bab iv analisis praktek kerja lapangan 4.1...
TRANSCRIPT
17
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
4.1.1 Analisis Dokumen
Dari hasil praktek kerja lapangan kami di CV Total Arga Mandiri, kami
mendapat beberapa dokumen perusahaan tersebut. Dokumen yang kami terima
yaitu dokumen perjanjian kontrak antara perusahaan dengan konsumen. Kami
mendapatkan dokumen tersebut karena sesuai dengan judul laporan kami yaitu
tentang analisis alur proses pemasaran. Dokumen tersebut berisi perjanjian antara
perusahaan dengan konsumen yang didalamnya terdapat :
1. Jenis perjanjian
2. Harga kontrak dan cara pembayaran
3. Jangka waktu kontrak
4. Jaminan perusahaan
Dokumen – dokumen lain yang terlibat dalam perjanjian kontrak ini adalah :
1. Surat penawaran harga
2. Surat perjanjian kerjasama
3. Biodata perusahaan
4. Surat penujukan pekerjaan
Menurut kami, isi dari dokumen tersebut kurang spesifik. Karena didalam
perjanjian tersebut tidak dicantumkan perincian biaya total dari kontrak tersebut.
Menurut kami seharusnya perusahaan mencantumkan perincian biaya total dari
kontrak tersebut, agar lebih meningkatnya kepercayaan konsumen apabila
perusahaan dapat lebih terbuka lagi mengenai isi perjanjian kontrak tersebut.
18
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur pemasaran pada CV Total Arga Mandiri di Divisi Marketing :
1. Marketing mulai mencari calon konsumen untuk menawarkan billboard
reklame
2. Marketing menyerahkan data calon konsumen kepada sekretaris
3. Sekretaris membuat surat penawaran harga sesuai dengan permintaan
konsumen dan kemudian diserahkan kepada marketing yang bersangkutan
4. Marketing mendatangi dan menyerahkan surat penawaran harga kepada
calon konsumen
5. Jika terjadi negosiasi harga, maka pimpinan akan mendatangi langsung
calon konsumen tersebut
6. Jika terjadi kesepakatan harga, akan dilakukan transaksi dan diterbitkan
PO (Purchase Order) oleh klien dan SPK ( Surat Perjanjian Kerjasama)
7. Setelah kontrak selesai, maka pembuatan billboard dilakukan
19
Konsumen Marketing Sekertaris Pimpinan
Data calon
konsumen
Data calon
konsumen
a
Membuat
Membuat
surat
Surat
penawaran
Surat
penawaran
Input surat
penawaran harga
Cetak surat
penawaran harga
Surat
penawaran
DB
Surat
penawaran
Negosiasi
harga
Surat
negosiasi
Surat
negosiasi
12
3
4
4.1.2.1 Flowmap
20
Konsumen Marketing Sekertaris Pimpinan
Gambar 4.1
Flowmap alur pemasaran di Divisi Marketing CV Total Arga Mandiri
1
Input surat
negosiasi harga
2
Pembuatan SPK
3
SPKSPK
Membuat SPK
Cetak SPK
4
SPKSPK
Menyerahkan
SOK & PO
SPK & PO SPK & PO
21
Keterangan Gambar 4.1 :
a : arsip data konsumen
SPK : surat perjanjian kerjasama
PO : purchase order
22
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang memberi gambaran yang jelas
mengenai hubungan antar entitas-entitas, unsur-unsur organisasi yang
berhubungan dengan sumber data, pengolahan data dan informasi yang akan
digunakan dalam pembuatan aplikasi. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar
4.2 berikut :
SPK
Gambar 4.2
Diagram konteks sistem alur proses pemasaran di Divisi Marketing
Konsumen SI
Pemasaran di Divisi
Marketing
Marketing
Pimpinan
SPK
Data
Konsumen
Purchase
order
NegosiasiPurchase
order
23
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah refresentasi grafik dari sebuah sistem. DFD
menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut akan disimpan. DFD dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut :
Marketing
1
Membuat surat
penawaran
harga
data_konsumenkonsumen
data_konsumen
2
Proses
negosiasi
harga
SPK
Pimpinan
negosiasidata_spk
3
Membuat
SPK
Konsumen
data_spk
purchase_order
Gambar 4.3
DFD alur pemasaran di Divisi Marketing CV Total Arga Mandiri
4
Proses
Penyerahan SPK
data_spk 5
Proses
Purchase Order
data_po
24
4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan
Dalam pengelolaan pemasaran di CV Total Arga Mandiri masih ada beberapa
kendala dan kekurangan. Diantaranya keterlibatan Direktur dalam mengurusi
perjanjian pra kontrak dengan konsumen. Serta dalam pemasarannya, marketing
harus mendatangi konsumen secara door to door untuk menawarkan jasa dari
perusahaan. Dalam hal seperti itu menurut kami kurang efektif karena selain
memakan banyak waktu dan tenaga, karena apabila marketing tidak mendapatkan
konsumen, maka perusahaan tidak mendapatkan keuntungan dan order berkurang.
25
4.2 Usulan Perancangan Sistem
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Adapun yang dimaksud dengan perancangan sistem adalah suatu
gambaran dari informasi yang terjadi pada sistem yang bersangkutan.
Perancangan sistem ini merupakan suatu perancangan sistem yang diusulkan,
walaupun tidak mengalami banyak perubahan. Sehingga dalam penggunaannya
diharapkan mampu memecahkan masalah yang terjadi pada bagian yang kami
analisis yaitu dari alur proses pemasaran. Dengan itu dibuat suatu rancangan
sistem menggunakan Flowmap,Context Diagram(Diagram konteks),Data Flow
Diagram(DFD).
26
4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
4.2.2.1 Flowmap Yang Diusulkan
Konsumen Marketing Sekertaris Pimpinan
Data calon
konsumen
Data calon
konsumen
a
Membuat
surat
penawaran
Surat
penawaran
Surat
penawaran
Input surat
penawaran harga
DB
Cetak surat
penawaran harga
Surat
penawaran
Surat
penawaran
Input negosiasi
harga
Cetak surat
negosiasi harga
Surat negosiasi
harga
Surat negosiasi
12
3
4
27
Konsumen Marketing Sekertaris Pimpinan
Gambar 4.4
Flowmap alur pemasaran di Divisi Marketing CV Total Arga Mandiri
yang diusulkan
1
Input surat
negosiasi harga
2 3
Cetak surat
negosiasi harga
Surat negosiasi
harga sah
b
4
Cetak surat
negosiasi harga
SPKSPK
Menyerahkan
SOK & PO
SPK & PO SPK & PO
28
Keterangan :
a : arsip data konsumen
b arsip surat negosiasi
SPK : surat perjanjian kerjasama
PO : purchase order
29
4.2.2.2 Diagram Konteks yang Diusulkan
Konsumen
SI
Pemasaran di Divisi
Marketing
Marketing
Pimpinan
SPK
Data
Konsumen
Purchase
order
Negosiasi
Purchase
order
Gambar 4.5
Diagram Korteks yang diusulkan
30
4.2.2.3 Data Flow Diagram yang Diusulkan
Marketing
1
Membuat surat
penawaran
harga
data_konsumenkonsumen
data_konsumen
2
Proses
negosiasi
harga
Pimpinan
negosiasidata_spk
3
Membuat
SPK
Konsumen
data_spk
data_
purchase
order
SPK
purchase
_order
Gambar 4.6
Data Flow Diagram yang diusulkan
4
Purchase Order
31
4.2.2.4 Kamus Data
1 Nama Arus Data : data konsumen
Alias : -
Arus Data : konsumen – proses1, proses1 – f.konsumen
Struktur Data : id_konsumen, nama,alamat, no_tlp
2 Nama Arus Data : data spk
Alias : -
Arus Data : spk – proses3, proses3 – proses4
Struktur Data : id_konsumen, tgl_perjanjian, no_perjanjian,
jml_pembayaran
3 Nama Arus Data : data purchase order
Alias : -
Arus Data : f.spk – proses4, proses4 – purchase_order
Struktur Data : id_konsumen, tgl_perjanjian, no_perjanjian,
jml_pembayaran
32
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang diusulkan.
Adapun yang dimaksud dengan perancangan sistem adalah suatu
gambaran dari informasi yang terjadi pada sistem yang bersangkutan.
Perancangan sistem ini merupakan suatu perancangan sistem yang diusulkan,
walaupun tidak mengalami banyak perubahan tetapi lebih efektif dan efisien.
Karena dalam proses pemasarannya pimpinan perusahaan tidak langsung ikut
dalam proses pemasaran. Karena menurut kami fungsi dan tugas dari pimpinan
adalah memerintah dan mengelola perusahaan, bukan ikut dalam proses suatu
pekerjaan melainkan oleh marketing. Karena sudah merupakan tugasnya dalam
hal tersebut.