bab iii analisis deskriptif 3.1 data umum 3.1.1 sejarah
TRANSCRIPT
21
BAB III
ANALISIS DESKRIPTIF
3.1 DATA UMUM
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Pupuk Kalimantan Timur resmi berdiri pada 7 Desember 1977.
Perusahaan ini berlokasi di Bontang, Kalimantan Timur yang merupakan
anak perusahaan dari PT. Pupuk Indonesia (Persero). Bisnis utama PT.
Pupuk Kalimantan Timur (Pupuk Kaltim) yaitu memproduksi dan menjual
Urea, NPK dan Amoniak yang pemasarannya dilakukan ke luar negeri
maupun dalam negeri dengan kapasitas produksi saat ini 3,43 juta ton per
tahun untuk Urea, NPK sebanyak 350 ribu ron per tahun sedangkan
Amoniak sebanyak 2,74 ton per tahun.
Wilayah pemasaran pupuk distribusi dalam negeri meliputi 2/3
wilayah Indonesia yang terdiri dari sebagian besar wilayah Jawa Timur,
kawasan timur Indonesia sampai ke Papua dan Kalimantan, kecuali
Kalimantan Barat. Sedangkan untuk pemasaran luar negeri PT. Pupuk
Kalimantan Timur melakukan ekspor ke negara-negara di kawasan
Amerika Serikat, Amerika Selatan, Asia Pasifik dan sebagainya. Wilayah
pemasaran pupuk bersubsidi ditetapkan sesuai surat Direktur Utama PT.
Pupuk Indonesia (Persero) Nomor U-1308/A00000.UM/2012 tanggal 8
Oktober 2018 tentang Penugasan Tanggungjawab Pengadaan dan
Penyaluran Pupuk Bersubsidi untuk Sektor Pertanian.
22
3.1.2 Visi dan Misi
VISI
"Menjadi Perusahaan di bidang industri pupuk, kimia dan agribisnis kelas
dunia yang tumbuh dan berkelanjutan."
MISI
1. Menjalankan bisnis produk-produk pupuk, kimia serta portofolio
investasi dibidang kimia, agro, energi, trading dan jasa pelayanan
pabrik yang bersaing tinggi
2. Mengoptimalkan nilai perusahaan melalui bisnis inti dan
pengembangan bisnis baru yang dapat meningkatkan pendapatan dan
menunjang program kedaulatan pangan nasional
3. Mengoptimalkan utilisasi sumber daya di lingkungan sekitar maupun
pasar global yang didukung oleh sumber daya manusia yang
berwawasan internasional dengan menerapkan teknologi terdepan
4. Memberikan manfaat yang optimum bagi pemegang saham, karyawan
dan masyarakat serta peduli pada lingkungan
3.1.3 Nilai dan Budaya
1. Achievement Oriented (Berorientasi pada Pencapaian)
Insan Pupuk Kaltim tangguh dan profesional dalam mencapai
sasaran perusahaan dengan menegakkan nilai-nilai tangguh dan
profesional.
23
2. Customer Focus (Fokus pada Pelanggan)
Insan Pupuk Kaltim selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik
dan berkomitmen pada kepuasan pelanggan dengan menegakkan nilai-
nilai perhatian dan komitmen.
3. Teamwork (Kebersamaan)
Insan Pupuk Kaltim harus menjalin sinergi dan bersatu dalam
bekerja dengan mengutamakan nilai-nilai sinergi dan bersatu.
4. Integrity (Integritas)
Insan Pupuk Kaltim menjunjung tinggi kejujuran dan bertanggung
jawab dengan menjujung nilai-nilai jujur dan tanggungjawab.
5. Visionary (Visioner)
Insan Pupuk Kaltim berpikir jauh kedepan dan siap menghadapi
perubahan dinamika usaha dengan memperhatikan nilai-nilai inovatif
dan adaptif.
6. Environmentally Friendly (Ramah Lingkungan)
Insan Pupuk Kaltim selalu bertindak aman bagi keselamatan
dirinya, aset perusahaan dan lingkungan hidup serta memberi manfaat
bagi masyarakat luas untuk keberlanjutan perusahaan dengan
memperhatikan nilai-nilai aman dan berkelanjutan.
24
3.1.4 Makna Logo
Gambar 3.1
Logo Perusahaan
Makna :
1. Segi lima melambangkan Pancasila merupakan landasan idiil
perusahaan.
2. Daun dan Buah melambangkan kesuburan dan kemakmuran.
3. Lingkaran putih kecil adalah letak lokasi Bontang dekat Khatulistiwa.
4. Tulisan PUPUK KALTIM melambangkan keterbukaan perusahaan
memasuki era globalisasi.
5. Warna Jingga melambangkan semangat sikap kreatifitas membangun
dan sikap profesional dalam mencapai kesuksesan usaha.
6. Warna Biru melambangkan keluasaan wawasan Nusantara dan
semangat integritas untuk membangun bersama serta kebijaksanaan
dalam memanfaatkan sumber daya alam.
3.1.5 Anak Perusahaan dan Afiliasi
a. PT. Kaltim Industrial Estate (KIE)
Bergerak di bidang penyediaan lahan industri. Berlokasi dikawasan
bisnis PT. Pupuk Kaltim, Bontang. KIE dimiliki oleh PT. Pupuk
Kaltim 99,998 persen dan TKHT Pupuk Kaltim 0,002 persen.
25
b. PT. Pupuk Agro Nusantara
Bergerak di bidang industri pupuk NPK. Perusahaan ini dimiliki
oleh PT. Pupuk Kaltim sebesar 51 persen, PT. Perkebunan Nusantara
IV sebesar 34 persen dan PT. Perkebunan Nusantara V sebesar 15
persen.
c. PT. Kalimantan Agro Nusantara (KALINUASA)
Bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit yang didirikan pada
14 September 2009. Kalinuasa merupakan perusahaan patungan dari
PT. Perkebunan Nusantara XIII sebesar 51 persen dan PT. Pupuk
Kaltim sebesar 49 persen.
d. PT. Kaltim Amonium Nitrat (KAN)
Bergerak di bidang perindustrian amonium nitrat. KAN dimiliki
oleh PT. Pupuk Kaltim sebesar 34,96 persen dan PT. Dahana
Investama sebesar 65,04 persen.
e. PT. Kaltim Sahid Baritosodakimia (KSB)
Bergerak di bidang produksi dan penjualan soda Ash yang
didirikan pada 8 Mei 1991. KSB merupakan perusahaan patungan
antara PT. Pupuk Kaltim sebesar 20 persen, PT. Tunggal Setia Pratama
sebesar 30 persen dan PT. Huma Cakrawala sebesar 50 persen.
f. PT. Driver Kaltim Melamine (DKM)
Bergerak di bidang produksi dan perdagangan bahan baku
melamin. DKM merupakan perusahaan patungan antara PT. Pupuk
Kaltim sebesar 19,998 persen, Yayasan Pupuk Kaltim sebesar 0,002
26
persen, Barito Pasific Lumber Company sebesar 20 persen dan Driver
Far East BV sebesar 60 persen.
g. PT. Rekayasa Industri (Rekind)
Bergerak di bidang jasa engineering, procurement dan construction
(EPC). Perusahaan ini merupakan perusahaan patungan antara PT.
Pupuk Kaltim sebesar 4,79 persen, Pemerintah Republik Indonesia
sebesar 4,97 persen dan PT. Pupuk Indonesia sebesar 90,06 persen.
h. PT. Pukati Pelangi Patani Berseri
Bergerak di bidang pemasaran pupuk NPK yang merupakan
perusahaan patungan antara PT. Pupuk Kaltim sebesar 19 persen,
Yayasan Pupuk Kaltim sebesar 11 persen dan PT. Pelangi Prima
sebesar 70 persen.
i. PT. Padi Energi Nusantara (PEN)
Bergerak di bidang perdagangan dan jasa yang merupakan
perusahaan patungan antara PT. Pupuk Kaltim, PT. Pupuk Sriwidjaja
Palembang, PT. Pupuk Kujang, PT. Petrokimia Gresik, PT. Sang
Hyang Seri, PT. Rajawali Nusantara Indonesia yang masing-masing
sebesar 13,79 persen, sedangkan PT. Pupuk Iskandar Muda, Perum
Jasa Tirta I dan PT. Pertani masing- masing sebesar 3,45 persen, dan
Perum Jasa Tirta II sebesar 6,89 persen.
j. PT Pupuk Indonesia Energi (PIE)
Bergerak di bidang usaha penyediaan energi yang merupakan
usaha patungan antara PT. Pupuk Kaltim, PT. Petrokimia Gresik dan
27
PT. Rekayasa Industri masing-masing sebesar 10 persen. PT. Pupuk
Indonesia sebesar 50 persen, PT. Pupuk Kujang sebesar 5 persen, PT.
Iskandar Muda sebesar 5 persen.
k. PT. Pupuk Indonesia Pangan (PIP)
Bergerak di bidang usaha pertanian pangan, hortikultura,
peternakan, perkebunan, perdagangan dan jasa. Perusahaan ini
merupakan usaha patungan antara PT. Pupuk Kaltim sebsar 2,5 persen.
PT. Pupuk Indonesia sebesar 90 persen. PT. Petrokimia Gresik,PT.
Sriwidjaja Palembang serta PT. Pupuk Kujang masing-masing sebesar
2,5 persen.
l. PT. Kaltim Jordan Abadi (KJA)
Bergerak di bidang industri, perdagangan serta jasa. Perusahaan ini
merupakan usaha patungan antara PT. Pupuk Kaltim sebesar 60 persen
dan Jordan Phosphate Mines co., Plc sebesar 40 persen.
m. PT. Kaltim Daya Mandiri
Bergerak di bidang penyedia utilitas dan bahan baku industri
dengan presentase kepemilikan sebesar 80,75 persen.
n. PT. Kaltim Jasa Sekuriti
Bergerak di bidang penyeediaan jasa dengan kepemilikan sebesar
70 persen.
o. PT. Bintang Sintuk Hotel
Bergerak di bidang perhotekan dengan presentase kepemilikan
sebesar 20 persen.
28
p. PT. Pukati Niaga Sejahtera
Bergerak di bidang perdagangan ekspor dengan presentase
kepemilikan sebesar 19 persen.
q. PT. Pukati Pelangi Bahana Agropolitan
Bergerak di bidang perdangangan eskpor penyediaan bahan baku
pembuatan pupuk NPK dengan presentase kepemilikan sebesar 10
persen.
3.1.6 Alamat Kantor Pemasaran
Di bawah ini merupakan tabel alamat kantor pemasaran PT. Pupuk
Kalimantan Timur:
Tabel 3.1
Alamat Kantor Pemasaran
No Cabang Alamat
1 Jawa Timur Jl. Genteng Kali Nomor 55-57 Genteng, Surabaya,
Jawa Timur
2 Bali Jl. Ngurah Rai (Bypass) No. 242 Sanur, Bali
3 Lombok Jl. Sriwijaya Nomor 99 Mataram, Nusa Tenggara
Barat
4 Sumbawa Jl. Cendrawasih Nomor 123 B Sumbawa Besar
5 NTT Jl. Ade Irma Nomor 21 Kupang, Nusa Tenggara
Timur
6 Kalimantan Barat Jl. Ahmad Yani II Komplek Pertokoan Villa Ceria
Lestari No. 8 Kurubaya, Pontianak
7 Kalimantan Selatan atau
Kalimantan Tengah
Jl. Brigjen H. Hasan Basri Nomor 46A
Banjarmasin
8 Kalimantan Timur Jl. Kadri Oening Nomor 45, RT 31/ RW VI
Samarinda
9 Gorontalo Jl. 17 Agustus Nomor 56 Manado
10 Sulawesi Tengah Jl. Dr. Suharso Nomor 87 Palu
11 Sulawesi Tengggara Jl. Malik Raya Nomor 14 Kendari
12 Sulawesi Selatan Jl. Andi Pangeran Pettarani Makassae
13 Maluku Utara Jl. Jend. Sudirman Lorong Nomor 4 Pondok
Permai Aster Ambon
29
14 Papua Barat Jl. Kalapa Dua Nomor 3A Entrop
3.1.7 Tentang Produk
PT. Pupuk Kalimantan Timur dalam melakukan kegiatan bisnisnya
menghasilkan beberapa produk. Dibawah ini merupakan produk-produk
yang dihasilkan oleh PT. Pupuk Kalimantan Timur.
Tabel 3.2
Tentang Produk
GAMBAR PRODUK DESKRIPSI PRODUK
AMONIAK Amoniak diunakan sebagai bahan mentah dalam
industri kimia. Amoniak produksi perusahaan ini
dipasarkan dalam bentuk cair.
UREA
Pupuk Urea dipasarkan dengan merek dagang Daun
Buah untuk pupuk nosnsubsidi dan Pupuk Indonesia
untuk pupuk bersubsidi. Pupuk urea bentuk prill
(ukuran 1 sampai 3 milimeter) atau granul (ukuran 2
sampai 4 milimeter).
UREA GRANUL
DAUN BUAH
PT. Pupuk Kalimantan Timur memproduksi Urea
Granul Daun Buah (pupuk nonsubsidi) berwarna putih
dengan ukuran butiran 2 sampai 4,75 milimeter. Lebih
cocok digunakan untuk perkebunan merkipun dapat
digunakan untuk tanapan pangan.
30
UREA PRILL DAUN
BUAH
PT. Pupuk Kalimantan Timur memproduksi Urea Prill
Daun Buah (pupuk nonsubsidi) berwarna putih dengan
ukuran butiran 1 sampai 3,35 milimeter. Digunakan
untuk tanaman pangan dan industri.
NPK FERTILIZER
PHONSKA PUPUK
INDONESIA
PT. Pupuk Kaltim memproduksi pupuk majemuk NPK
yang terdiri dari dua jenis yaitu NPK Simple blending
dan NPK Fusion. Pelangi Maxi, Pelangi Unggul,
Pelangi Super dan Pelangi Prima merupakan merk
pupuk NPK yang dipasarkan oleh perusahaan ini.
Pupuk majemuk NPK (Compound) bersubsidi diberi
merk Phonska Pupuk Indonesia yanng diperuntukan
untuk tanaman pangan.
NPK PELANGI
Pupuk majemuk NPK (Blending) non subsidi diberi
merk NPK Pelangi, dengan pupuk yang berwarna-
warni.
31
2.1.8 Struktur Organisasi
a. Struktur Organisasi Kantor Pemasaran PT. Pupuk Kalimantan
Timur wilayah Jatim (Surabaya)
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PEMASARAN PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR WILAYAH JATIM (SURABAYA)
DIREKTUR KOMERSILGATOET GEMBIRO NUGROHO
GM. PEMASARAN PSO (PUBLIC SERVICE OBLIGATION)SYAMSU ALAMSYAH
MANAJER PEMASARAN PSO-1MUHAMMD YUSRI
KEPALA DIVISI KEUANGAN
DIANTI C. AGUSTIN
STAFF KEUANGAN
KEPALA DIVISI UMUMJOKO SUGIHARTONO
STAFF UMUM
GM. DISTRIBUSI
MANAJER DISTRIBUSI
SUPERINTENDENTMORDIYANTO
KEPALA DIVISI GUDANG
GATUT BUDI PRASETYO
BAGIAN PENGANTONGAN DAN PENERBITAN POSTO
PAK JARWO
BAGIAN PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN STOK
GUDANGPAK DHADI
BAGIAN PENGAWASAN PEMBONGKARAN KAPAL
MAS DAMAI
BAGIAN PENYIAPAN PERLENGKAPAN KARUNG
MAS TONI
BAGIAN VERIFIKASI DAN EVALUASI GUDANG
PAK TONI
Sumber: Data Internal Perusahaan
Gambar 3.2
Struktur organisasi PT. Pupuk Kalimantan Timur
NPK PELAGI AGRO
Pupuk majemuk NPK (Compund) merk yang
digunakan yaitu NPK Pelangi Agro, dengan pupuk
yang berwarna cokelat.
32
Berikut ini penjelasan masing-masing tugas dari struktur organisasi
sesuai dengan gambar 3.2:
a. Direktur Komersil
Bertanggungjawab dalam penyusunan pedoman GCG (Good
Corporate Governance), memantau dan menjaga kegiatan perusahaan
agar tidak menyimpang, memantau atau menjaga kepatuhan
perusahaan terhadap seluruh perjanjian dan komitmen yang dibuat oleh
perusahaan dengan pihak ketiga.
b. General Manajer
Bertanggungjawab dalam merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasi, mengawasi dan menganalisis semua aktivitas bisnis
perusahaan; memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan
perusahaan; dan memastikan setiap divisi melakukan strategi
pemasaran dengan efektif dan optimal
c. Manajer
Bertanggungjawab dalam membuat laporan secara berkala kepada
atasan atas hasil kerja beserta analisis permasalahannya, tindakan-
tindakan perbaikan atas masalah tersebut secara singkat dan jelas.
d. Kepala Divisi Keuangan dan Staff Keuangan
Kepala divisi keuangan salahsatunya bertanggungjawab dalam
merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas
perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan penerimaan kas dan
pengeluaran kas, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk
33
operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. Sedangkan
tanggungjawab staff keuangan yaitu melakukan pencatatan atas
transaksi pengeluaran dan penerimaan kas; memeriksa laporan
rekonsiliasi bank untuk memastikan data yang telah diinput sudah
benar; memungut dan menyetorkan pajak dan lain-lain.
e. Kepala Divisi Umum dan Staff
Kepala divisi umum bertanggungjawab atas aktivitas operasional
perusahaan; melakukan pengawasan atas aset yang dimiliki perusahaan
serta mengawasi dan mengevaluasi kinerja staff dibawahnya.
Sedangkan tanggungjawab staff umum yaitu melaksanakan program
kerja yang telah disusun oleh kepala divisi umum dan mengatur
kelengkapan alat tulis kantor dan kegiatan internal kantor.
2.1.9 Kegiatan Usaha Utama
a. Industri
Kegiatan usaha pada bidang industri yaitu mengolah bahan-bahan
mentah tertentu menjadi berbagai jenis pupuk dan hasil kimia lainnya
beserta produk turunannya.
b. Perdagangan
Kegiatan usaha pada bidang perdagangan yaitu melakukan
kegiatan distribusi dan perdagangan, baik dalam maupun luar negeri
yang berhubungan dengan Amoniak, Urea dan NPK serta produk-
produk lainnya.
34
c. Jasa
Kegiatan usaha utama pada bidang jasa yaitu melakukan studi
penelitian, pengembangan, pendidikan desain engineering,
pengantongan (bagging station), pabrikasi dan lain-lain dalam bidang
pertanian dan perkebunan.
3.2 DATA KHUSUS
3.2.1 Perbedaan Pupuk Subsidi dan Nonsubsidi
Perbedaan pupuk bersubsidi dan pupuk nonsubsidi salah satunya
yaitu bahwa pupuk subsidi merupakan pupuk yang mendapat subsidi
untuk pengadaan dan penyalurannya serta prosedur pendistribusian pupuk
subsidi hanya diberikan kepada kelompok tani dan atau petani di sektor
pertanian sesuai dengan alokasi pemerintah. Sedangkan, pupuk nonsubsidi
adalah pupuk yang tidak mendapat subsidi dari pemerintah maka
pengadaan dan penyalurannya di luar program pemerintah. Selain itu
terdapat beberapa perbedaan lainnya, yaitu:
Tabel 3.3
Perbedaan pupuk subsidi dan nonsubsidi
Pupuk Bersubsidi Pupuk Non subsidi
Harga Rp1.800/ Kg Rp4.400/kg
Warna Pink Putih
Merk Pupuk Indonesia Daun Buah
Komposisi
dan kualitas
Sama Sama
35
3.2.2 Alokasi Pupuk Bersubsidi
(1) Penyususnan Alokasi Pupuk Bersubsidi
Kebutuhan pupuk bersubsidi diperuntukan bagi kelompok tani dan
atau petani. Pupuk subsidi dapat dimanfaatkan untuk sektor pertanian
yang berkaitan dengan tanaman pangan, hortikultura, perkebunan, hijauan
pakan ternak serta budidaya ikan dan atau udang (termasuk pemanfaatan
lahan perhutani dan kehutanan untuk peningkatan produksi tanaman
pangan dan hortikultura). Penyususan alokasi pupuk bersubsidi dilakukan
dengan cara melakukan musyawarah anggota kelompok tani yang
didampingi oleh penyuluh pendamping, musyawarah tersebut dilakukan
dalam rangka menyusun RDKK (Rencana Definitif Kebutuhan
Kelompok). Selanjutnya RDKK hasil usulan dari kelompok petani tersebut
direkap mulai dari tingkat Desa, Kecamatan, Kabupaten/Kota dan
Provinsi.
(2) Alokasi dan Realokasi Pupuk Bersubsidi
Alokasi pupuk bersubsidi untuk sektor pertanian disetiap wilayah
ditetapkan melalui Peraturan Menteri Pertanian, Keputusan Kepala Dinas
Daerah Provinsi dan Keputusan Kepala Dinas Daerah Kabupaten/ Kota.
Karena keterbatasan Pemerintah dalam menyediakan anggaran pupuk
bersubsidi, maka alokasi pupuk yang tersedia akan lebih rendah dari
kebutuhan yang diusulkan. Penetapan alokasinya mempertimbangakan
serapan pupuk tahun sebelumnya sesuai dengan yang diusulkan dan sesuai
dengan ketersediaan anggaran tahun ini.
36
Untuk menghindari terjadinya konflik di lapangan akibat alokasi
pupuk yang tersedia lebih rendah dari kebutuhan yang diusulkan, maka
pendistribusian pupuk bersubsidi kepada petani atau kelompok tani
dilakukan secara proporsional antara RDKK (Rencana Definitif
Kebutuhan Kelompok) dan alokasi yang tersedia. Guna kelancaran
pelaksanaan penyediaan dan penyaluran pupuk bersubsidi di lapangan,
maka Keputusan Kepala Dinas Daerah Provinsi dan Keputusan Kepala
Dinas Daerah Kabupaten/Kota harus terbit paling lambat pada bulan
Januari.
Penggunaan pupuk bersubsidi di masing-masing wilayah tidak
terlepas dari musim yang terjadi, sehingga memungkinkan terjadinya
penggunaan pupuk bersubsidi tidak sesuai dengan alokasi yang telah
ditentukan. Untuk memenuhi kebutuhan pupuk di wilayah yang terjadi
kekurangan dapat dilakukan realokasi. Contohnya, jika disuatu
Kabupaten/Kota atau Kecamatan pada bulan ini stock pupuk bersubsidi
tidak mencukupi, maka pendistribusian pupuk bersubsidi di wilayahnya
dapat memanfaatkan sisa alokasi bulan sebelumnya dan atau dari alokasi
bulan berikutnya dengan cara tidak melampaui alokasi pupuk bersubsidi
untuk satu tahun di Kabupaten/Kota atau Kecamatan tersebut.
Penetapan realokasi antar wilayah dilakukan dengan
mempertimbangkan serapan pupuk tahun berjalan dan tahun sebelumnya,
rencana luas tanam dan atau dosis spesifik wilayah serta ketersediaan
alokasi pupuk bersubsidi.
37
3.2.3 Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi
PT. Pupuk Kalimantan Timur sebagai perusahaan yang
memproduksi dan mendistribusikan pupuk bersusidi untuk sektor
pertanian dengan wilayah tanggungjawab, mulai dari Lini I sampai ke Lini
IV wajib menjamin kelancaran pendistribusiannya sesuai dengan prinsip 6
(enam) tepat. Di bawah ini merupakan prosedur pendistribusian pupuk
bersubsidi yang disajikan dalam bentuk flowchart:
38
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PUPUK BERSUBSIDI PADA PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR
PELABUHAN DI KALIMANTANKANTOR PUSATP
has
e
MULAI
MEMBUAT SK3 DAN B/L SERTA MENGIRIMKAN
PUPUK CURAH
SK3 B/LPUPUK CURAH
1
1
SK3 B/LPUPUK CURAH
MEMBUAT MANIFEST
SK3 B/LPUPUK CURAH
MANIFEST
MENGIRIMKAN PUPUK CURAH
SK3 B/LPUPUK CURAH
MANIFEST
2
SK3: SURAT KONFIRMASI KEBERANGKATAN KAPAL
B/L: BILL OF LADING
Gambar 3.3
Flowchart Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi
39
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PUPUK BERSUBSIDI PADA PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR (LANJUTAN)
PELABUHAN DI SURABAYA DIVISI GUDANG
Ph
ase
2
SK3 B/LPUPUK CURAH
MANIFEST
3
3
B/L
MEMBUAT SIK
SIK
4
5
SELESAI BONGKAR DAN
PENGANTONGAN
MEMBUAT POSTO LINI II
POSTO LINI II
6
10
LAPORAN STOK PUPUK
MEMBUAT POSTO LINI III
POSTO LINI III
11
15
LAPORAN STOK PUPUK
SK3: SURAT KONFIRMASI KEBERANGKATAN KAPAL
B/L: BILL OF LADING
SIK: SURAT INSTRUKSI KERJA
POSTO: PURCHASING ORDER STOCK TRANSPORT ORDER
Gambar 3.3
Flowchart Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi (lanjutan)
40
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PUPUK BERSUBSIDI PADA PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR (LANJUTAN)
PERUSAHAAN BONGKAR MUAT EKSPEDITUR
Ph
ase
4
SIKPUPUK CURAH
MELAKUKAN PEMBONGKARAN
DAN PENGANTONGAN
PUPUK CURAH
SIKPUPUK IN BAG
SELESAI BONGKAR DAN
PENGANTONGAN
5
6
POSTO LINI II
MENGAMBIL DAN
MENGIRIMKAN PUPUK
POSTO LINI II
7
7
POSTO LINI II
8
8
POSTO LINI IIPUPUK CURAH
MELAKUKAN PENGIRIMAN
POSTO LINI IIPUPUK IN BAG
9
11
POSTO LINI III
MENGAMBIL DAN
MENGIRIMKAN PUPUK
POSTO LINI III
12
13
PUPUK IN BAG POSTO LINI III
MELAKUKAN PENGIRIMAN
PUPUK IN BAG POSTO LINI III
1417
POPUPUK IN BAG
MELAKUKAN PENGIRIMAN
POPUPUK IN BAG
18
SIK: SURAT INSTRUKSI KERJA
POSTO: PURCHASING ORDER STOCK TRANSPORT ORDER
PO: PURCHASING ORDER
Gambar 3.3
Flowchart Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi (lanjutan)
41
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PUPUK BERSUBSIDI PADA PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR (LANJUTAN)
LINI II (GUDANG PENYANGGA PROVINSI) LINI III (GUDANG PENYANGGA KABUPATEN)
Ph
ase
9
POSTO LINI IIPUPUK IN BAG
MEMBUAT BAR MUAT &
BAR BONGKAR
PUPUK IN BAGPOSTO LINI II BAR MUAT BAR BONGKAR
LAPORAN STOK PUPUK
MEMBUAT LAPORAN
STOK PUPUK
MELAKUKAN PENYIMPANAN
PUPUK IN BAG
10
12
POSTO LINI III
13
14
PUPUK IN BAGPOSTO LINI III
MEMBUAT BAR MUAT &
BAR BONGKAR
PUPUK IN BAGPOSTO LINI IIIBAR MUAT BAR BONGKAR
MEMBUAT LAPORAN
STOK PUPUK
MELAKUKAN PENYIMPANAN
PUPUK IN BAGLAPORAN STOK
PUPUK
15
16
SO
MEMBUAT PO
PO 17
POSTO: PURCHASING ORDER STOCK TRANSPORT ORDER
SO: SALES ORDER
Gambar 3.3
Flowchart Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi (lanjutan)
42
(LANJUTAN)
DISTRIBUTOR
Ph
ase
MEMBUAT SO
SO
16
18
POPUPUK IN BAG
SELESAI
POSTO: PURCHASING ORDER STOCK TRANSPORT ORDER
SO: SALES ORDER
Gambar 3.3
Flowchart Prosedur Pendistribusian Pupuk Bersubsidi (lanjutan)
43
Flowchart diatas merupakan prosedur pendistribusian pupuk
bersubsidi, dapat dilihat bahwa proses pendistribusiannya dimulai dari
Kantor Pusat (Lini I) yang berada di Bontang, Kalimantan Timr. Aktivitas
yang terjadi di Kantor Pusat tersebut yaitu membuat dokumen berupa SK3
(Surat Konfirmasi Keberangkatan Kapal) dan B/L (Bill of Lading) yang
selanjutnya akan dibawa ke pelabuhan di Kalimantan dengan membawa
pupuk yang masih curah. Setelah itu, pihak pelabuhan membuat dokumen
Manifest berdasarkan SK3, B/L dan pupuk curah yang selanjutnya akan
dikirimkan menuju ke Perusahaan Bongkar Muat (PBM) di Surabaya.
PBM melakukan pembongkaran dan pengantongan pupuk harus
berdasarkan SIK (Surat Instruksi Kerja) yang dibuat oleh Bagian Gudang,
pengantongannya menggunakan Mobile Bagging System (MBS). Setelah
dilakukan pembongkaran dan pengantongan, maka pupuk subsidi in bag
akan dikirimkan ke Gudang Penyangga Provinsi (Lini II) atau langsung ke
Gudang Penyangga Kabupaten (Lini III) menggunakan truk (ekspeditur).
Ekspeditur tersebut akan mengirimkan pupuk subsidi in bag setelah
dikeluarkannya dokumen POSTO (Purchasing Order Stock Transport
Order) dari Bagian Gudang. Jika ekspeditur telah menerima POSTO,
maka pupuk subsidi in bag dapat dilakukan pengiriman.
Pada saat terjadi transaksi pengeluaran barang dari Gudang
Penyangga Kabupaten (Lini III) untuk didistribusikan ke distributor,
distributor terlebih dahulu membuat SO (Sales Order) sesuai dengan
alokasi yang telah ditentukan kebutuhan pupuk per distributor selama
44
sebulan untuk kemudian diserahkan ke Gudang Penyangga Kabupaten
(Lini III). Setelah itu, pihak Gudang Lini III dapat mengeluarkan pupuk
sesuai alokasi yang telah ditentukan.
3.2.4 Pengendalian Internal terhadap Prosedur Pendistribusian Pupuk
Bersubsidi
Seluruh rangkaian aktivitas pendistribusian atau prosedur
pendistribusian yang dilakukan oleh PT. Pupuk Kalimantan Timur
memerlukan pengendalian internal yang baik agar perusahaan dapat
mencapai tujuan yang diinginkan. Hal tersebut tidak terlepas dari kegiatan
yang dilakukan pada masing-masing kantor pemasaran di setiap daerah,
contohnya pada Kantor Pemasaran wilayah Jawa Timur, tepatnya di
Surabaya. Kegiatan utama pendistribusian pupuk dikendalikan oleh
bagian divisi gudang yang saling terintegrasi dengan divisi lainnya.
Dibawah ini merupakan pengendalian internal yang terdapat pada divisi
gudang di PT. Pupuk Kalimantan Timur Kantor Pemasaran wilayah
Jawa Timur:
45
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tegas
KEPALA DIVISI
GUDANG
PAK GATUT
BAGIAN PENGANTONGAN
DAN PENERBITAN POSTO
PAK JARWO
BAGIAN PENGENDALIAN
DAN PENGAWASAN STOK
GUDANG
PAK DHADI
BAGIAN PENGAWASAN
PEMBONGKARAN KAPAL
MAS DAMAI
BAGIAN PENYIAPAN
PERLENGKAPAN KARUNG
MAS TONI
BAGIAN VERIVIKASI DAN
EVALUASI GUDANG
PAK TONI
Gambar 3.4
Struktur Organisasi Divisi Gudang
Gambar diatas dapat menunjukan pemisahan tugas yang dilakukan
oleh bagian divisi gudang. Dalam praktiknya seluruh aktivitas staff di
kantor bagian divisi gudang tidak ada yang diberi tanggungjawab
penuh untuk melakukan semua tahapan transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya
Sebelum proses penginputan data ke dalam komputer, dokumen
yang terima oleh divisi gudang dari divisi lain akan dilakukan
verifikasi terlebih dahulu untuk selanjutnya memberikan otorisasi
kepada kepala divisi gudang. Tahapan tersebut dilakukan agar
menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya untuk
melindungi kekayaan, menghindari hutang maupun biaya tambahan
46
serta peningkatan pendapatan. Dalam melakukan kegiatan tersebut
tentunya dilakukan oleh pegawai yang berkompeten dibidangnya
masing-masing, sehingga penetapan wewenangnya dengan
melakukaan perekrutan pegawai sesuai dengan kemampuannya
masing-masing..
Berikut ini wewenang divisi gudang di PT. Pupuk Kalimantan
Timur Kantor Pemasaran wilayah Jawa Timur:
1. Kepala Divisi Gudang
Kepala divisi gudang mempunyai wewenang dalam
pemberian persetujuan atas kegiatan yang telah dilakukan oleh
staff divisi gudang.
2. Bagian Pengantongan Dan Penerbitan POSTO (Purchasing Order
Stock Transport Order)
Bagian pengantongan dan penerbitan POSTO mempunyai
wewenang dalam pengantongan pupuk curah, dan penerbitan
dokumen POSTO untuk melakukan perintah mutasi pupuk dari
Lini II (Gudang Penyangga Provinsi) ke Lini III (Gudang
Penyangga Kabupaten).
3. Bagian Pengendalian dan pengawasan Stock Gudang
Bagian pengendalian dan pengawasan Stock Gudang
mempunyai wewenang dalam pengendalian dan pengawasan stock
pupuk yang ada di gudang sehingga kekurangan maupun
kelebihan stock dapat diawasi.
47
4. Bagian Pengawasan Pembongkaran Kapal
Bagian pengawasan pembongkaran kapal mempunyai
wewenang dalam pengawasan kapal yang digunakan untuk
mengangkut pupuk.
5. Bagian Verifikasi dan Evaluasi Gudang
Bagian verifikasi dan evaluasi gudang mempunyai
wewanang dalam pemeriksaan dokumen yang masuk ke divisi
gudang, evaluasi kegiatan angkutan pupuk dan verifikasi dan
validasi dokumen.
6. Bagian Penyiapan Perlengkapan Karung
Bagian penyiapan perlengkapan karung mempunyai
wewenang menyiapakan karung beserta perlengkapannya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Salah satu praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan
fungsi setiap unit organisasi yaitu penggunaan dokumen bernomor
urut bercetak karena dokumen merupakan alat yang memberikan
otorisasi terlaksananya transaksi. Selain itu setiap transaksi tidak
boleh dilakukan oleh satu orang dari awal sampai akhir transaksi,
tetapi harus dilakukan dengan campur tangan unit divisi lain.
Divisi gudang di PT. Pupuk Kalimantan Timur Kantor Pemasaran
wilayah Jawa Timur sudah mempunyai praktik yang sehat dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya, karena divisi ini telah
48
menggunakan dokumen bernomor urut bercetak. Contohnya yaitu saat
penerbitan dokumen POSTO, dokumen tersebut harus diurutkan
berdasarkan tanggal dan nomor POSTO.
Selain itu, divisi gudang tidak melakukan aktivitas transaksi dari
awal hingga akhir tetapi divisi ini bekerja sama dengan divisi lain
yaitu divisi penjualan dan keuangan.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten, perusahaan
dapat melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan
yang diinginkan oleh perusahaan. Divisi gudang di PT. Pupuk
Kalimantan Timur Kantor Pemasaran wilayah Jawa Timur telah
pempunyai seluruh staff yang berkompeten sesuai dengan
tanggungjawabnya sehingga pekerjaan divisi gudang dapat terlaksana
dengan baik.
3.2.5 Kelebihan Dan Kekurangan
(1) Kelebihan
a. Pengendalian internal terhadap prosedur pendistribusian pupuk
bersubsidi pada divisi gudang di PT. Pupuk Kalimantan Timur
Kantor Pemasaran wilayah Jawa Timur sudah baik. Diantaranya
terlihat pada pemisahaan tanggungjawab sesuai kewenangannya
masing-masing, penggunaan dokumen bernomor urut bercetak,
pemberian otorisasi secara tegas dan tidak melakukan aktivitas
transaksi dari awal hingga akhir oleh divisi gudang saja.
49
b. Seluruh kegiatan prosedur pendistribusian pupuk bersubsidi selalu
disertakan dokumennya. Salah satu contohnya yaitu dokumen
POSTO (Purchasing Order Stock Transport Order) yang berfungsi
untuk surat perintah mutasi pupuk yang dikeluarkan oleh bagian
gudang. POSTO digunakan untuk memindahkan pupuk dari Lini II
ke Lini III.
(2) Kekurangan
PT. Pupuk Kalimantan Timur dalam mendeskripsikan prosedur
pendistribusiannya menggunakan flowchart yang menurut penulis
kurang rinci. Sehingga jika flowchart tersebut dibuat secara lebih rinci
akan mempermudah pengguna mengetahui dokumen apa saja yang
harusnya dilampirkan serta otorisasinya dapat terlihat lebih jelas.
Selain itu, penggunaan flowchart dapat mempermudah melihat
langkah-langkah prosedur pendistribusian tersebut.