bab ii ta
TRANSCRIPT
NAMA : RATIH ZAMZAMI
Politeknik Unggul LP3M Medan
2007
BAB II
LANDASAN TEORITIS
2.1 Otomatisasi Peralatan Kantor
Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk
mencatat, mengirim, mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja
secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi. Mesin
kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan secara efektif, efisien dan produktif. Dewasa ini di kalangan dunia
usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin
kantor yang modern, guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih
optimal.
Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik
perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan
bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Mekanisasi kantor dengan
perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada
kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Otomatisasi kantor yang
dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang
sangat besar terhadap manajemen perkantoran.
Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern, macamnya mesin
perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah, mulai dari
yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. Diantaranya yang cukup
umum yakni:
1. Mesin tik
2. Komputer
3. Mesin pengganda warkat (stensil)
4. Mesin photocopy
5. Mesin penghancur kertas
6. Mesin komunikasi
Dalam beberapa tahun yang silam, telah muncul perubahan-perubahan
dramatis dalam tipe peralatan kantor. Mesin-mesin tersebut sangat efektif,
efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan
untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional.
2.1.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di
Modernisasi
A. Komputer dan Mesin Tik
Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik
manual, pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. Secara
mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik
ulang proposal tersebut, secepatnya di sebabkan manager melakukan dan
beberapa perubahan isi proposal tersebut.
Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik
manual (old fashion), sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan
secepatnya. Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan
pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja.
Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik, yakni dari mesin ketik
manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. Maka seorang
sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu
singkat (efisien, efektif dan produktiv). Berikit ini adalah gambar mesin tik
kuno (old fashion) dan komputer.
1. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil”
Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa
perusahaan yang berbeda, dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama
dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi
untuk kontrak. Dengan mesin ketik manual, sekretaris harus mengetik
proposal itu berulang kali. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer),
sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga
sekali.
Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong
dimana sekretaris akan mengisinya, misalkan tanggalnya, nama dan alamat
perusahaan, dan terutama sekali spesifikasinya. Kemudian sekretaris bisa
menyimpannya sebagai proposal “formulir”, dan mengambilnya setiap saat
sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut.
Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang
tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir, dan mencetak versi
final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris
dengan susah payah dari awal hingga akhir.
Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpah-
limpah. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan
memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan
mengoreksinya. Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saat-
saat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan
surat yang sama pada beberapa orang.
Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan
kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. Karena banyak hal
yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal
yang sudah dibuat sebelumnya. Menggunakan system pemerosesan kata
berarti, bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu, hanya
menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru
dalam beberapa menit.
2. Menggunakan system cari dan ganti.
Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk
merubah kata, nama dari keseluruhan surat, dokumen atau halaman yang
panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya
sekali saja. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat
dokumen sekretaris seluruhnya, dan mengidentifikasikan kata, nama, tersebut
menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris.
Jika ada perubahan dalam produk, sekretaris bisa menghilangkan nama
itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen. Program tertentu akan
“menganjurkan” sekretaris, sehingga sekali kata itu muncul, sekretaris akan di
minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan
perubahan. Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total
dengan perintah sekali.
3. Menggunakan program “periksa ejaannya”
Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi
hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik, yang menghendaki
pengetikan ulang. Atau jeleknya lagi, manager menyuruh siapa saja yang
membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. Menggunakan program
pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas
perintah, program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan
pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu.
Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke
dalam “kamus” seperlunya. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan
bahwa nama-nama perusahaan, nama-nama karyawan atau nama-nama
produk yang sering digunakan tidak salah eja. Sistem ini bukan alat
pembuktian kebodohan, karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang
mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya.
Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di
inginkan sekretaris. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two”
bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”,
program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan.
Disini pertimbangan sekretaris harus ada. Dengan begitu masalah ini tidak
akan terjadi lagi.
B. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy
Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil
naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. Untuk dapat menggandakan naskah
asli tersebut, maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah
asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada
mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan, cara yang
demikian akan memakan waktu yang cukup lama.
Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis
(modern), karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah
dan cepat. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah
yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat, sesuai dengan kebutuhan,
tanpa merusak bahan aslinya. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur
jika ingin hasilnya seperti:
o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.
o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.
o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan
aslinya.
o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya.
o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam
waktu yang sangat singkat.
o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus,
sehingga hemat.
Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan
mesin photocopy.
C. Mesin Penghancur Kertas
Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja, kadang-
kadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat
dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi. Cara tersebut sangat cukup
membahayakan. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang
digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman.
Dengan mesin ini, berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan
cepat. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas.
D. Mesin/Alat Komunikasi
Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat
beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word
processing). Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan
berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat, di sebabkan dalam
dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan
dengan cepat. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis.
Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi,
maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang,
yakni dengan melalui jasa pos. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:
Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari
Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari
Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari
Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari
Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X, pada
tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa
pakaian jadi. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut
harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007,
karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Akan tetapi bagaimana pasan itu
bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas.
Dalam beberapa tahun yang silam, otomatisasi mesin perkantoran
telah tercipta yakni diantaranya :
1. Telex
Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan
cepat layaknya komunikasi pada telepon, tetapi telex tidak mengirimkan
suara, melainkan berbentuk cetakan. Masing-masing perusahaan yang saling
berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita
ke seluruh pelosok dunia, baik siang, pagi atau malam hari. Berita melalui
telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat,
sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). Berikut penulis
cantumkan gambar mesin telex.
2. Fax
Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di
dalam negeri, masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun
berupa gambar, dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax. Fax
mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak.
Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya, naskah yang dikirim
dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. Dapat menghemat biaya,
mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. Sehingga
sangan cepat dan tepat. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax.
2.1.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor
Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan
yakni:
Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.
Jenis mesin hendaknya praktis
Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan
pekerjaan.
Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.
Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
Mutu mesin haruslah baik.
Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.
Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan
mesin kantor.
Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.
2.1.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor
Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor, walaupun melalui
tahap perencanaan terlebih dahulu, akan diperoleh beberapa keuntungan yakni
sebagai berikut :
Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesin-
mesin manual (old fashion).
Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat
menambah mutu pekerjaan.
Pekerjaan akan terlihat lebih rapi.
Menghemat waktu.
Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya
dengan menggunkan computer.
Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat di
pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.
2.1.4 Kerugian Menggunakan Mesin Kantor
Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.
Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan
untuk jenis mesin tertentu.
Sulit mendapat operator mesin yang cakap, dan perlu biaya untuk
melatih mereka.
Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat
atau diterapkan.
Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin
tertentu bila terjadi kerusakan.