8

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Daryanto (2011) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi

penggajian pada Pusat Koperasi Unit Desa (PUSKUD) Mina Baruna Jawa

Tengah masih terdapat kelemahan dan belum sesuai dengan teori.

Kelemahan yang terjadi yaitu kerangkapan tugas di fungsi personalia

dengan bagian pencatat waktu hadir. Absensi kehadiran juga masih

menggunakan daftar manual belum menggunakan kartu jam hadir dengan

mesin pencatat waktu dan tidak adanya jurnal umum dan kartu biaya. Di

dalam pengawasan perkembangan departemen juga tidak memiliki laporan

prestasi kerja yang digunakan sebagai dokumen pendukung, namun

dokumen lain, prosedur dan catatan akuntansi sudah baik dan sesuai teori

sistem akuntansi yang telah ada.

Sirwandi (2014) menyatakan sistem informasi akuntansi penggajian

yang diterapkan pada Koperasi Unit Desa Nandhi Murni Kota Batu sesuai

dengan teori yang dipaparkan oleh Mulyadi (2001) tentang bagian yang

terkait, namun masih terdapat beberapa kelemahan seperti kurangnya

pengawasan pada setiap unit, terdapat kerangkapan jabatan pada kasir

dengan pencatatan akuntansi.

Indriani (2015) menyatakan pada Credit Union Dharma Bhakti

Yogyakarta telah menerapkan sistem akuntansi penggajian dengan baik dan

9

sesuai teori yang digunakan, namun terdapat kelemahan pada pengawasan

daftar hadir. Credit Union Dharma Bhakti Yogyakarta menerapkan

kepercayaan penuh kepada karyawan, namun hal ini dapat dikatakan kurang

efektif karena dapat menimbulkan kecurangan. Sehingga diperlukan

evaluasi terhadap daftar hadir karyawan.

Handayani & Budiwinarto (2016) menyimpulkan bahwa sistem

akuntansi penggajian pada KSP. Bhina Raharja Cabang Sragen masih

terdapat kelemahan pada kerangkapan jabatan dan pemeriksaan

pengendalian intern. Kerangkapan jabatan yang terjadi seperti bagian

pembuat daftar gaji merangkap sebagai bagian keuangan, pimpinan kantor

cabang merangkap sebagai fungsi kepegawaian. Untuk pemeriksaan

pengendalian intern yang dilakukan juga kurang efektif dikarenakan hanya

dilakukan setiap dua bulan sekali. Pengawasan terhadap absensi karyawan

juga masih terdapat kelemahan karena tidak adanya kartu absensi.

Benson (2018) menyimpulkan bahwa Koperasi Kredit CU Semarong

telah melaksanakan sistem akuntansi penggajian didengan baik dan sesuai

dengan teori. Namun tetap saja diperlukan pengawasan yang lebih akurat

pada pencatatan kartu jam hadir karyawan khususnya waktu lembur,

diharapkan pemeriksaan dilakukan secara teratur dan berkala.

Berdasarkan dari hasil penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa

sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di masing-masing organisasi

terutama pada koperasi masih belum melakukan prosedur dengan baik.

Kelemahan sering muncul pada kerangkapan jabatan pada fungsi personalia

10

dengan bagian pencatat waktu hadir, tidak ada dokumen jurnal umum, kartu

biaya dan laporan prestasi kerja sebagai dokumen pendukung. Untuk

absensi juga masih menggunakan daftar manual (Daryanto, 2011). Terdapat

kerangkapan jabatan pada kasir dengan pencatatan akuntansi maupun

keuangan, kurang pengawasan setiap unitnya (Sirwandi, 2011).

Penelitian Indriani (2015) terdapat kurangnya pengawasan daftar

hadir. Pada penelitian Handayani & Budiwinarno juga terdapat kerangkapan

jabatan pada bagian pembuat daftar gaji dengan bagian keuangan, pimpinan

kantor juga merangkap sebagai fungsi kepegawaian, tidak adanya kartu

absensi dan kurangnya pemeriksaan pengendalian internal. Menurut Benson

(2018) kurangnya pengawasan yang dilakukan dan pemeriksaan yang lebih

teratur dan berkala.

B. Teori dan Kajian Pustaka

1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan utama SIA adalah mencatat, meringkas dan dikumpulkan

menjadi informasi untuk kepentingan organisasi tersebut, sehingga

memudahkan pemahaman data yang diperoleh, pengaksesan file serta

pembaharuan. Kemudian data dapat diproses dan ditelusuri terkait transaksi

yang telah dilakukan secara bolak – balik dari awal transaksi hingga laporan

keuangan (Romney dan Steinbart, 2016).

Romney dan Steinbart (2016) beberapa cara SIA dapat membantu

meningkatkan pengambilan keputusan yaitu :

11

a. Dapat mengidentifikasi kondisi yang diperlukan manajemen.

b. Memberikan tindakan dasar untuk memilih alternative dan mengurangi

ketidakpastian.

c. Dapat menganalisis pengambilan keputusan di masa depan dan

memberikan peningkatan dari keputusan sebelumnya.

d. Memberikan informasi tepat dan akurat.

e. Memperbaiki tata letak barang sehingga dapat mendorong penjualan

tambahan dan menganalisis data penjualan yang telah dibeli.

2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Romney dan Steinbart (2016), komponen sistem informasi akuntansi

terdiri dari :

a. Orang – orang yang terlibat dalam berbagai fungsi dan yang

menjalankan sistem,

b. Prosedur dan instruksi baik manual atau terotomatisasi yang

digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.

c. Data – data perusahaan dan transaksi-transaksi bisnis yang dijalankan,

d. Perangkat lunak yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan,

e. Peralatan teknologi informasi, yang berupa komputer, perangkat

periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang diperlukan sistem

informasi akuntansi.

f. Pengendalian internal yang cukup memadai untuk mengukur

keamanan yang menyimpan data sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi dapat dikatakan berguna sebagai informasi yang

bermutu harus melihat karakteristik informasi sebagai berikut :

12

a. Relevan

Dapat dikatakan relevan jika mampu menjadi sebuah pengambilan

keputusan dalam membuat prediksi, mengkonfirmasi dan

memperbaiki anggaran atau perkiraan sebelumnya.

b. Andal

Jika informasi dapat dijamin keakuratan dan terbebas dari

penyimpangan yang terjadi.

c. Lengkap

Segala aspek-aspek penting terkandung dalam sebuah informasi

tersebut telah disajikan yang merupakan sebagai dasar masalah atau

aktivitas.

d. Tepat waktu

Informasi ini dapat berguna pada saat waktu yang dibutuhkan untuk

pengambilan keputusan.

e. Dapat dipahami

Penyajian informasi ini telah jelas dan memudahkan pembaca yang

bersangkutan.

f. Dapat diverifikasi

Dengan pengetahuan yang baik, informasi dapat diverifikasi oleh

dua pihak yang bekerja secara independen dan menghasilkan

informasi yang sama.

Maka dari itu informasi memiliki peranan penting dalam organisasi.

Dalam proses pengambilan keputusan dapat dibantu oleh sistem

13

informasi akuntansi tersebut. Sehingga untuk mencapai tujuan

sistem informasi dan perusahaan, sistem informasi yang bagus harus

memenuhi prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem.

3. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2016) Sistem akuntansi memiliki unsur pokok yang

terdiri dari formulir, catatan yang berisi jurnal, buku besar, buku pembantu

dan laporan. Berikut penjelasan masing-masing unsur :

a. Formulir

Digunakan sebagai pencatatan transaksi. Formulir ini sering

disebut sebagai dokumen, karena formulir ini digunakan mencatat

atau dokumentasi kejadian transaksi di perusahaan. Media pertama

yang digunakan dalam pencatatan sistem akuntansi secara manual

adalah formulir yang dibuat dari kertas.

b. Jurnal

Catatan akuntansi yang digunakan dalam mencatat,

mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya ialah

jurnal. Sumber informasi yang digunakan untuk jurnal ialah formulir.

Pada jurnal ini diklasifikasikan untuk pertama kalinya menurut

golongan sesuai dengan informasi yang akan disajikan di laporan

keuangan. Data dalam jurnal ini diringkas, hasil ringkasannya berupa

(jumlah rupiah transaksi) selanjutnya di posting ke buku besar.

Berikut contoh jurnal yaitu jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,

jurnal penjualan dan junal umum.

14

c. Buku Besar

Buku besar (general ledger) ini terdiri dari akun-akun yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat di jurnal.

Akun-akun ini telah sesuai berdasarkan unsur-unsur yang akan

disajikan di laporan keuangan. Buku besar ini dapat diartikan sebagai

tempat menggolongkan data keuangan dan dapat dijadikan sebagai

sumber informasi keuangan dalam penyajian laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Buku pembantu ini dimasukkan di dalam buku besar jika

diperlukan rincian lebih lanjut. Buku pembantu ini merinci data

keuangan yang ada dalam akun tertentu di dalam buku besar.

Contohnya piutang dagang yang memiliki banyak nama debitur

sehingga diperlukan pembantu piutang tiap-tiap debitur tersebut.

Sesudah digolongkan dan diringkas di akun buku besar dan

pembantu,maka buku pembantu dan buku besar ini merupakan catatan

akuntansi terakhir. Setelah catatan akuntansi ini masuk ke dalam

laporan keuangan.

e. Laporan

Laporan keuangan ini merupakan hasil akhir dari proses

akuntansi, berupa neraca, laba rugi, laporan perubahan laba yang

ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,

laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang

akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

15

Informasi yang memberikan keluaran (output) sistem akuntansi

merupakan laporan keuangan. Laporan ini bisa dilihat dari layar

monitor komputer dan dapat berbentuk hasil cetak komputer.

4. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Sistem akuntansi penggajian adalah sistem yang mengatur

tentang penggajian dalam sebuah perusahaan yang melibatkan fungsi

kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi (Mulyadi, 2016).

Setiap fungsi memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam

menjalankan prosedur penggajian tersebut. Menurut Baridwan (2009)

sistem akuntansi penggajian merupakan sistem penggajian karyawan

yang dibayarkan setiap bulan dan dirancang sedemikian rupa dalam

menyediakan informasi keuangan untuk manajemen supaya

memberikan kemudahan dalam pengelolaan perusahaan.

Menurut Mardi (2011) menyatakan bahwa sistem penggajian

merupakan bagian pada sistem informasi akuntansi yang prosesnya

mengalami pengulangan, karena gaji tersebut dibayarkan secara

periodic (tiap minggu maupun tiap bulanan) dan dibayarkan pada

waktu yang sama.

b. Pengertian Gaji

Gaji merupakan balas jasa atas kinerja karyawan yang memiliki

jenjang jabatan manager dan pembayarannya dilakukan setiap bulan,

sedangkan upah merupakan balas jasa atas kinerja karyawan yang

16

dibayarkan berdasarkan atas jam kerja, hari kerja atau jumlah produk

yang dihasilkan oleh karyawan (Mulyadi, 2016).

Menurut Jusuf (2001), gaji yang dibayarkan perusahaan kepada

pegawai dan tarif gaji yang dinyatakan perbulannya, telah meliputi

seluruh gaji bersih. Gaji merupakan hak yang memberikan wewenang

kepada pegawai untuk ditagih kepada perusahaan. Gaji ini

dimunculkan karena prestasi kerja.

Pengambilan keputusan yang akurat sangat diperlukan

manajemen, sehingga diperlukan sistem informasi akuntansi

penggajian yang baik. Adapun informasi yang diperlukan oleh

manajemen dalam kegiatan sistem informasi akuntansi penggajian

ialah :

a. Dalam periode akuntansi tertentu membutuhkan informasi seberapa

besar jumlah biaya gaji sebagai beban organisasi .

b. Selama periode akuntansi tertentu memerlukan informasi seberapa

besar jumlah biaya gaji sebagai beban dalam pusat

pertanggungjawaban.

c. Selama periode akuntansi tertentu membutuhkan besar jumlah gaji

yang diterima karyawan.

d. Selama periode akuntansi tertentu memerlukan rincian unsur biaya

gaji yang menjadi beban organisasi dalam setiap pusat

pertanggungjawaban.

17

5. Koperasi

Pengertian koperasi menurut Rudianto (2010) adalah sebuah badan usaha

yang mengelola manfaat dan sumber daya ekonomi dengan berdasarkan

prinsip koperasi dan norma usaha ekonomi guna meningkatkan

kesejahteraan anggota. Prinsip yang diutamakan pada koperasi ini adalah

asas kekeluargaan. Dapat dikatakan bahwa koperasi merupakan gerakan

ekonomi rakyat dan ekonomi nasional.

6. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

Menurut Mulyadi (2016) dokumen yang dibutuhkan dapat

meningkatkan keakuratan dalam sistem akuntansi penggajian, antara lain:

a. Dokumen pendukung perubahan gaji

Dokumen-dokumen ini berupa surat keputusan pengangkatan

karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan

pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),

pemindahan, dll. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian dan

didistribusikan ke fungsi pembuat daftar gaji yang digunakan sebagai

pembuatan daftar gaji.

b. Kartu jam hadir

Dokumen yang digunakan dalam mencatat jam hadir karyawan

yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu. Bentuk kartu jam hadir

ini bisa berupa daftar hadir manual maupun berupa kartu hadir dengan

mesin pencatat waktu.

18

c. Kartu jam kerja

Kartu jam kerja digunakan oleh fungsi pencatat waktu dalam

mencatat tenaga kerja langsung seperti pabrik yang berguna dalam

pengerjaan pesanan atau produk kemudian dicocokkan dengan kartu

jam hadir.

d. Daftar gaji

Berisi tentang jumlah gaji kotor (bruto) setiap karyawan dan

berisi potongan-potongan yang diberlakukan di perusahaan.

e. Rekap daftar gaji

Dokumen ini berupa ringkasan gaji per departemen yang telah

dibuat dari dokumen daftar gaji. Biasanya digunakan oleh perusahaan

yang berproduksi berdasarkan pesanan dan menggunakan sistem upah

langsung.

f. Surat pernyataan gaji

Dokumen ini berfungsi sebagai catatan rincian gaji setiap

karyawan yang diterima karyawan beserta catatan potongan-potongan

yang berlaku di perusahaan tersebut dan dibuat oleh fungsi pembuat

daftar gaji.

g. Amplop gaji

Gaji yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar

karyawan diserahkan menggunakan amplop beserta surat pernyataan

gaji.

19

h. Bukti kas keluar

Dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi yang berisi perintah

perintah pengeluaran uang yang diberikan kepada fungsi keuangan,

dengan informasi yang diperoleh dari daftar gaji.

7. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

Menurut Mulyadi (2016) terdapat empat catatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem akuntansi penggajian, yaitu:

a. Jurnal umum

Fungsi dari jurnal umum ini digunakan untuk mencatat

distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di

dalam perusahaan.

b. Kartu harga pokok produk

Fungsi kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat

upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk produk

pesanan.

c. Kartu biaya

Fungsi kartu biaya digunakan dalam pencatatan biaya tenaga

kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non-produksi di

setiap departemen. Bukti memorial merupakan sumber dalam

pencatatan kartu biaya tersebut.

d. Kartu penghasilan karyawan

Fungsi dari kartu penghasilan karyawan untuk mencatat

penghasilan dan potongan-potongan yang diberlakukan oleh

20

perusahaan kepada karyawan. Kartu ini dibuat guna sebagai

dasar perhitungan PPh dan sebagai tanda terima gaji dan

diberikan tanda tangan oleh karyawan. Setiap karyawan akan

mengetahui jumlah gaji dirinya dan akan dirahasiakan.

8. Fungsi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

Menurut Mulyadi (2016) dalam sistem akuntansi penggajian terdapat

beberapa fungsi yaitu :

a. Fungsi Kepegawaian

Bertugas sebagai merekrut karyawan baru, menyeleksi calon

pegawai, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat

keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan

pemberhentian karyawan. Berada dibawah departemen personalia dan

umum.

b. Fungsi Pencatat Waktu

Bertugas sebagai menyediakan catatan waktu hadir semua

karyawan. Pada fungsi pencatat waktu hadir karyawan harus terpisah

dari pembuat daftar gaji. Bagian ini dibawahi oleh departemen

personalia dan umum.

c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Bertugas sebagai pembuat daftar gaji yang merinci jumlah

penghasilan bruto setiap karyawan beserta potongan-potongan yang

berlaku di perusahaan tersebut. Daftar gaji ini nantinya akan diberikan

kepada fungsi akuntansi untuk dibuat bukti kas keluar yang digunakan

21

sebagai dasar pembayaran gaji karyawan. Bagian ini dibawahi oleh

departemen personalia dan umum.

d. Fungsi Akuntansi

Bertugas mencatat kewajiban yang muncul dalam pembayaran

gaji karyawan misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana

pension. Adapun sistem akuntansi penggajian berada ditangan: bagian

utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.

1) Bagian utang ini berperan mencatat utang yang berhubungan

dengan penggajian dan menyediakan pembayaran gaji yang telah

tercantum dalam daftar gaji karyawan. Bagian ini juga yang

mengeluarkan bukti kas keluar beserta otorisasi kepada fungsi

pembayar gaji untuk membayarkan gaji karyawan.

2) Bagian kartu biaya berfungsi sebagai mencatat distribusi biaya ke

dalam kartu harga pokok produk (untuk tenaga kerja langsung

pabrik).

3) Bagian jurnal berfungsi mencatat jurnal, mencatat biaya gaji dalam

jurnal umum.

e. Fungsi Keuangan

Berwenang mencairkan cek untuk pembayaran gaji ke bank, lalu

uang tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji karyawan dan

diberikan kepada pihak yang berhak

22

9. Formulir dan laporan prosedur penggajian

Menurut Baridwan (2009) formulir dan laporan yang digunakan dalam

prosedur penggajian ialah daftar gaji dan check register, cek gaji atau

amplop gaji, Paystub atau employee’s earning’s statement (laporan gaji

karyawan), Employee’s record (catatan gaji karyawan)

a. Daftar gaji dan check register

Merupakan perhitungan gaji dan upah para karyawan, setiap

daftar gaji memuat satu karyawan saja. Di dalam nya terdapat nama,

nomor kartu hadir, jam kerja biasa dan lembur, tariff gaji atau upah,

jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-

potongan dan jumalh gaji bersih.

b. Cek gaji atau amplop gaji

Cek tersebut akan digunakan apabila pembayaran melalui cek,

jika dibayar tunai maka menggunakan amplop gaji. Kesamaan cek gaji

dan amplop gaji ialah sama-sama terdapat nama karyawan jumlah gaji

bersih, penunjang salah satunya yaitu nomor kartu hadir.

c. Paystub atau employee’s earning’s statement (laporan gaji karyawan)

Formulir yang berisi data gaji kotor, potongan-potongan dan gaji

bersih. Nantinya akan diserahkan bersama gaji kepada karyawan.

d. Employee’s record (catatan gaji karyawan)

Catatan ini merupakan data yang berisi kumpulan gaji karyawan

secara terperinci. Catatan ini bisa terdiri dari periode tertentu, bulanan

mapun triwulan.

23

10. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian

Menurut Mulyadi (2016) dalam Beberapa jaringan prosedur

penggajian yaitu :

a. Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan mencatat waktu hadir

pegawai. Kartu hadir pegawai harus mendapat otorisasi masing-

masing pegawai setiap kehadiran dan pulang dari perusahaan.

b. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah bertujuan sebagai pembuat

daftar gaji dan upah. Surat keputusan pengangkatan karyawan baru,

kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,

daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir merupakan data dasar

yang dipergunakan dalam pembuatan daftar gaji.

c. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah diperuntukkan dalam

pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.

d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat

untuk fungsi keuangan guna surat perintah dalam pengeluaran dana

dan telah ditetapkan tanggal tertentu sebagai keperluan seperti yang

telah tercantum dalam dokumen tersebut. Pembuatan bukti kas keluar

ini diisi oleh fungsi akuntansi bagian utang.

e. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Kedua fungsi ini memiliki tugas masing-masing, yaitu pada

fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas dan fungsi

keuangan bertugas mengeluarkan cek pembayaran gaji.

24

Menurut Mulyadi (2016) sistem akuntansi penggajian dapat dikatakan

baik jika telah memenuhi elemen-elemen sistem pengendalian intern, yaitu :

a. Terdapat struktur organisasi yang telah menunjukkan tanggung jawab

fungsional secara jelas.

b. Prosedur pencatatan dan sistem wewenang yang baik.

c. Terdapat praktik sehat dalam menjalankan fungsi dan tugas ditiap

bagian organisasi.

d. Tanggung jawab dan mutu karyawan yang telah sesuai dan memadai.

11. Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian

Menurut Mulyadi (2016) terdapat tujuan dari penyusunan prosedur

penggajian yaitu:

a. Digunakan dalam menentukan perhitungan gaji secara tepat dan

efektif besar gaji yang diterima karyawan perusahaan.

b. Menyediakan catatan-catatan yang teliti dan akurat untuk seluruh gaji,

potongan-potongan dan tunjangan-tunjangan yang diberikan.

c. Memuaskan cara pembayaran gaji kepada karyawan.

d. Menyusun laporan pajak secara akurat untuk diberikan kepada

inspeksi pajak.

e. Diperlukan dalam menetapkan dan pengecekan suatu sistem dan

menghindari kesalahan dan kecurangan yang terjadi.

12. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Berikut merupakan keterangan gambar sistem penggajian atas

pembayaran sebuah jasa yang diberikan kepada karyawan yang gajinya

25

dibayar perbulan, tidak berdasarkan jumlah jam atau hari kerja maupun hasil

produk. Biaya tenaga kerja yang dikeluarkan tidak dibebankan pada produk

sehingga sistem penggajian ini hanya diperlukan pencatatan waktu kerja

(Mulyadi, 2016).

Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penggajian

Mulai

Mencatat

jam hadir

karyawan

Kartu jam hadir

Membuat

daftar

haidr

KJH 2

Daftar Hadir 1

Karyawan

1

1

KJH 2

Daftar Hadir 1

Membuat

daftar

gaji

Membuat

rekap gaji

SPG

2

RDG

2

Daftar Gaji 1

Kartu

Penghasilan

Karyawan2

8

Kartu

Penghasilan

Karyawan

DG 2

Bukti Kas 3

Keluar

T

AT

Bagian Gaji dan UpahBagian Pencatat Waktu

KJH = Kartu Jam Hadir

RDG = Rekap Daftar Gaji

SPG = Surat Pernyataan Gaji

DG = Daftar Gaji

(Sumber: Mulyadi,2016)

26

2

KPK

SPG

2

RDG 1

2

Daftar 1

Gaji

Membuat

bukti kas

keluar

SPG

2

RDG 1

2

DG 1

32

Bukti Kas 1

Keluar

KPK

3 4

7

RDG 2

DG 1

Bukti Kas 1

Keluar

9

Mencatat nomor

cek pada register

bukti kas keluar

Register

Bukti Kas

Keluar

Bagian Utang

KPK = Kartu

Penghasilan Karyawan

(Sumber: Mulyadi,2016)

27

4

KPK

SPG

RDG 2

2

DG 1

3

Bukti Kas 1

Keluar

Mengisi cek

&

Memintakan

tanda tangan

atas cek

Menguangkan

cek ke bank

dan

memasukkan

uang ke

amplop gaji

Membayarkan gaji

kepada karyawan

& meminta tanda

tangan atas kartu

penghasilan

karyawan

Membubuhkan

cap lunas pada

bukti dan

dokumen

pendukungnya

6

6

SPG

RDG 2

2

DG 1

3

Bukti Kas 1

Keluar

7 8

Dimasukkan ke dalam

amplop gaji bersama dengan

pemasukkan uang gaji

Bagian Keuangan

KPK

(Sumber: Mulyadi,2016)

28

3 9

BKK 2

RDG 1

Bukti

Memorial

Kartu

Biaya

5

N

RDG 2

Daftar Gaji 1

Bukti Kas 1

Keluar

Register

CekN

BKK 2

RDG 1

Membuat

bukti

memorial

BKK 2

RDG 1

Bukti Memorial

Jurnal

Umum5

Selesai

Bagian Akuntansi

BKK = Bukti Kas Keluar

(Sumber: Mulyadi,2016)

13. Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian

Tujuan sistem akuntansi penggajian adalah untuk menghindari

pembayaran-pembayaran gaji yang melebihi jumlah gaji yang sebenarnya

sekaligus mencegah perhitungan jumlah yang salah. Adapun tujuan

pengendalian intern dari prosedur-prosedur sistem akuntansi penggajian

adalah untuk menetapkan jumlah gaji yang tepat dan yang seharusnya

dibayarkan kepada karyawan yang berhak menerima.

29

14. Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016) terdapat beberapa unsur dalam pengendalian

internal sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sebagai berikut:

a. Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan.

2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi

operasi.

b. Sistem Otorisasi

1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah

harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus

didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji

dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan

yang bersangkutan.

6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

30

7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi

oleh fungsi akuntansi.

c. Prosedur Pencatatan

1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji dan upah karyawan.

2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

d. Praktik yang Sehat

1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja

sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi

biaya tenaga kerja langsung.

2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan

pembayaran.

4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar

gaji dan upah.

15. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Menurut Mulyadi (2016) terdapat Sembilan sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan yaitu :

31

a. Setiap karyawan yang namanya terdapat dalam daftar gaji harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang

ditandatangani oleh direktur.

Diperlukan pengawasan nama-nama karyawan yang tercantum

dalam daftar gaji, karena pembayaran gaji didasarkan atas dokumen

daftar gaji tersebut. Dalam menghindari nama karyawan fiktif (tidak

berhak), maka`harus mendapat tandatangan dari manajemen puncak

(seperti direktur utama).

b. Setiap perubahan gaji harus didasarkan pada surat keputusan direktur

keuangan.

Setiap perubahan yang digunakan sebagai dasar dalam perhitungan

gaji karyawan harus diotorisasi pihak yang berwenang guna menjamin

keandalan data gaji karyawan.

c. Setiap potongan gaji karyawan selain dari pajak penghasilan harus

didasarkan surat potongan gaji yang telah diotorisasi fungsi kepegawaian.

Pemotongan atau pengurangan gaji karyawan harus diotorisasi oleh

fungsi kepegawaian. Tidak semua fungsi dapat melakukan

pemotongan gaji yang menjadi hak karyawan tanpa mendapat

persetujuan fungsi kepegawaian.

d. Kartu jam hadir harus ditandatangani oleh fungsi pencatat waktu

Kartu jam hadir ini harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

karena digunakan sebagai salah satu dasar perhitungan penghasilan

karyawan guna mendapatkan perhitungan gaji yang akurat.

32

e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh departemen karyawan yang

bersangkutan.

Dalam jam lembur sangat diperlukan otorisasi oleh kepala

departemen karyawaan agar dapat menjamin bahwa lembur yang

dilakukan benar-benar diperlukan dan pekerjaan tersebut memang

tidak bisa dilakukan pada jam kerja biasa (regular).

f. Daftar gaji harus diotorisasi fungsi personalia

Persetujuan dari fungsi personalia ialah untuk menunjukkan bahwa :

1) Karyawan yang tedapat di daftar gaji benar-benar karyawan

yang diangkat berdasarkan surat keputusan pejabat yang

berwenang.

2) Tarif yang diajukan telah sesuai dengan perhitungan gaji

dan tarif yang berlaku telah sesuai dengan surat keputusan

pejabat yang berwenang.

3) Data yang digunakan sebagai dasar perhitungan gaji telah

diotorisasi pihak yang berwenang.

4) Perhitungan gaji yang ada telah dicek keakuratan dan

ketelitiannya.

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi

akuntansi

Bukti kas keluar merupakan surat perintah pencairan dana yang

diberikan kepada fungsi keuangan. Pengisi surat tersebut ialah fungsi

akuntansi (bagian utang) dan diotorisasi oleh kepala departemen

akuntansi keuangan.

33

h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji karyawan

Daftar gaji dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji. Informasi yang

ada dalam catatan penghasilan karyawan tersebut digunakan dalam

perhitungan pajak penghasilan guna memenuhi kewajiban karyawan.

Sistem pengendalian internal mewajibkan diadakan rekonsiliasi antara

perubahan data guna mengecek ketelitian data yang ada di kartu

penghasilan karyawan.

i. Tarif upah yang tercantum di kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya

oleh fungsi akuntansi biaya

Fungsi ini bertanggung jawab terhadap distribusi upah langsung ke

dalam kartu pokok produk pesanan. Berdasarkan data dalam kartu jam

kerja distribusi upah dapat dilakukan, sehingga tarif upah yang telah

dihitung harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.

16. Praktik yang Sehat

a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum

digunakan sebagai dasar perhitungan.

Kartu jam hadir berfungsi sebagai pencatatan jumlah hadir karyawan

sedangkan kartu jam kerja berfungsi sebagai pencatatan jumlah jam

bekerja. Sehingga kedua dokumen tersebut harus dibandingkan guna

melihat kecocokkan dan keakuratan.

34

b. Memasukkan kartu jam hadir harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu

Dalam menjamin keakuratan kartu jam hadir harus diawasi oleh fungsi

pencatat waktu untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan

check clock benar-benar hadir di perusahaan.

c. Perhitungan daftar gaji harus diverifikasi keakuratan dan ketelitiannya

oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum pembayaran dilakukan.

Fungsi akuntansi harus memverifikasi perhitungan gaji guna menjamin

keakuratan dan kebenaran perhitungan. Unsur sistem pengendalian

internal ini menjamin keandalan bukti kas keluar yang dibuat atas

dasar dokumen pendukung.

d. Catatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi perhitungan pajak

penghasilan karyawan.

PPh pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan yang

dikumpulkan selama satu tahun, sehingga diperlukan rekonsiliasi

perhitungan pajak dengan data dalam catatan penghasilan karyawan

yang terkait.

e. Fungsi pembuat daftar gaji harus menyimpan catatan penghasilan

karyawan.

Catatan penghasilan karyawan ini berfungsi sebagai tanda telah

diterimanya gaji oleh karyawan yang berhak, selanjutnya catatan

tersebut ditandatangani oleh karyawan yang namanya tercantum dan

catatan ini disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian di arsip

sesuai abjad nama karyawan.