7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Prosedur

Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008: 35),

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-

langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan

tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana

melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa

yang melakukannya.

Menurut Allen dalam Solihin (2009: 71), “prosedur (prosedures) merupakan

metode atau cara yang baku untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.”

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warrren D. Stallings, Jr.

dalam Umam (2014: 151) mendefinisikan, “prosedur sebagai berikut: urutan-

urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang

harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana

mengerjakannya.”

Dari definisi-definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli, penulis

menyimpulkan bahwa prosedur adalah tahapan atau urutan kegiatan yang

dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

2.2. Penyewaan

2.2.1. Pengertian Penyewaan

Menurut undang-undang pasal 1548 KUH dalam Widjaya (2008: 168):

Sewa menyewa adalah suatu perjanjian dengan mana pihak yang satu

mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya

kenikmatan suatu barang, selama suatu waktu tertentu dan dengan

pembayaran suatu harga, yang oleh pihak tersebut belakangan disanggupi

pembayarannya.

8

2.2.2. Unsur Sewa-Menyewa

Di dalam definisi yang diberikan oleh undang-undang dalam pasal 1548

KUH Perdata dalam Widjaya (2008:169), beberapa unsur bahwa sewa-menyewa

adalah:

1. Merupakan suatu perjanjian

2. Terdapat pihak-pihak yang mengingatkan diri

3. Pihak yang satu memberikan kenikmatan atas sesuatu barang kepada pihak

yang lain, selama suatu waktu tertentu

4. Dengan pembayaran sesuatu harga yang tersanggupi oleh pihak yang lainnya

2.2.3. Kewajiban pihak yang menyewakan

Dalam Widjaya (2008:170), kewajiban pihak yang menyewakan, antara

lain:

1. Menyerahkan barang yang disewakan kepada si penyewa

2. Memelihara barang yang disewakan sedemikian rupa sehingga dapat dipakai

untuk keperluan yang dimaksudkan, dan

3. Memberikan si penyewa kenikmatan yang tertera atas barang yang

disewakan, selama berlangsungnya sewa-menyewa

4. Menyerahkan barang yang disewakan dalam keadaan terpelihara segala-

galanya

5. Selama waktu sewa, menyuruh melakukan pembetulan-pembetulan pada

barang yang disewakan yang perlu dilakukan, kecuali pembetulan-

pembetulan yang menjadi kewajiban si penyewa,

9

6. Menanggung si penyewa terhadap semua cacat atas barang yang disewakan,

yang merintangi pemakian barang, walaupun pihak yang menyewakan tidak

mengetahuinya pada waktu perjanjian sewa itu dibuat. Apabila cacat itu telah

mengakibatkan suatu kerugian bagi si penyewa, kepada pihak yang

menyewakan diwajibkan memberikan ganti rugi.

Apabila selama waktu sewa barang yang disewakan sama sekali musnah

karena suatu kejadian yang tak disengaja, perjanjian sewa gugur demi hukum.

Tetapi apabila hanya musnah sebagaian, si penyewa dapat memilih menurut

keadaan; meminta pengurangan harga sewa, ataukah meminta bahkan pembatalan

perjanjian sewa.

2.3. Meeting

2.3.1. Pengertian Meeting

Menurut Pendit dalam Noor (2007:4), “Meeting berarti rapat, pertemuan,

atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung

dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau serikat dengan adanya tujuan yang hendak

dicapai dalam organisasi.”

Menurut Roger dalam Noor (2007:4) mendefinisikan: “meeting is a general

term indicating the coming together of a number of people in one place, to confer

of carry out particular activity. Can be on an ad hoe basis or according to a set

pattern.”

Menurut Dewi (2011: 129), “Rapat merupakan bentuk komunikasi yang

dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan

tertentu.”

10

Menurut Lawalata (2012: 35):

Rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah

tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi.

Dari rapat inilah akan keluar keputusan-kepututsan yang mengikat yang

akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang

terlihat di dalam serta menghasilkan keputusan bagi kelanjutan hidup

organisasi. Dengan kata lain, rapat merupakan pertemuan antara para

anggota dari mulai staf sampai dengan pimpinan di lingkungan kantor,

perusahaan atau organisasi untuk membicarakan dan merundingkan suatu

masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

2.3.2. Macam-Macam Rapat

Menurut Lawalata (2012:36), rapat dibedakan menjadi beberapa jenis

tergantung pada segi peninjauannya seperti berikut.

a. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan

kepada pada anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan

organisasi, tentang prosedur kerja atau tata cara kerja baru untuk

mendapat keseragaman kerja.

2. Rapat pemecahan masalah ialah rapat yang bertujuan mencari pemecahan

tentang suatu masalah yang sedang dihadapi (problem solving).

3. Rapat perundingan ialah rapat yang bertujuan menghindari timbulnya

suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan

kedua belah pihak.

b. ]Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat formal, ialah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara

resmi mendapatkan undangan.

11

2. Rapat informal ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu

perencanaan formal dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja

dan dengan siapa saja.

3. Rapat terbuka ialah rapat yang dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang

dibahas bukan masalah rahasia.

4. Rapat tertutup ialah rapat yang dihadiri oleh peserta tertentu dan biasanya

membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.

c. Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat mingguan ialah rapat yang diadakan sekali seminggu, membahas

masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing

manajer.

2. Rapat bulanan ialah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir

bulan untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan

lalu.

3. Rapat tahunan ialah rapat yang diadakan sekali setahun untuk membahas

hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada tahun lalu.

d. Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat rutin ialah rapat yang sudah ditentukan waktunya, biasanya

dilaksanakan mingguan, bulanan atau bahkan tahunan.

2. Rapat incidental ialah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung

pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah

yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang harus

segara dipecahkan.

12

2.3.3. Istilah-istilah Rapat

Istilah rapat dan penjelasannya secara umum menurut Dewi (2011: 130)

antara lain:

a. Konferensi, adalah pertemuan/ rapat yang diadakan antara negara dan

umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintahan.

b. Kongres, diartikan beberapa macam:

1. Aktivitas datang bersama dalam suatu pertemuan untuk bertukar

pendapat antara beberapa orang.

2. Pertemuan antara kepala negara dan menteri luar negeri, atau duta

besar, atau wakil negara lainnya untuk membicarakan dan merumuskan

masalah internasional.

3. Bentuk badan pembuatan undang-undang tertinggi dalam negara

terutama negara republik.

4. Organisasi yang tugasnya merencanakan, merumuskan dan memberikan

penilaian mengenai sesuatu hal yang menonjol dan menarik perhatian

umum terhadap anggotanya.

c. Seminar, adalah pertemuan/ rapat yang biasanya diadakan untuk

membicarakan masalah dalam mencapai keseragaman pendapat.

d. Lokakarya, adalah pertemuan/ rapat yang biasanya diadakan untuk

membicarakan masalah dalam mewujudkan kehendak/ maksud.

e. Simposium, adalah pertemuan/ rapat yang mendiskuskan masalah.

f. Diskusi, adalah pertemuan/ rapat yang pembicaraannya adalah untuk

memecahkan masalah.

13

g. Musyawarah, adalah pertemuan/ rapat yang dilakukan untuk mencapai

kepentingan bersama.

h. Muktamar, mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran tetapi sama

dengan kongres dan musyawarah. Hanya istilah ini sering dipergunakan

untuk organisasi islam sebagai forum tertinggi mengatasi masalah

organsasinya.

i. Kampanye, rapat akbar, rapat umum, pengajian umum, istilah tersebut

termasuk jenis pertemuan yang bertujuan mencari pendukung.

2.3.3 Mempersiapkan Rapat

Menurut Lawalata (2012:37) perencanaan rapat harus memenuhi 5W+1H

yaitu sebagai berikut:

1. Why. Mengapa rapat diselenggarakan? Apa yang menjadi tujuan rapat?

Apakah rapat ini merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut?

Tujuan dari rapat harus dijelaskan dalam undangan rapat. Pencantuman

tujuan pada undangan rapat membantu memberikan gambaran kepada peserta

rapat mengenai hal-hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut.

2. When. Kapan rapat akan diselenggarakan? Undangan rapat yang baik akan

menunjukkan waktu pelaksanaan rapat, kapan rapat akan dimulai dan kapan

rapat akan berakhir. Pemberitahuan mengenai waktu pelaksanaan rapat akan

sangat membantu peserta dalam mempersiapkan apa yang mereka butuhkan

untuk rapat tersebut.

3. Where. Di mana rapat akan diselenggarakan? Dengan adanya undangan rapat

sangat membantu mengarakan peserta ke tempat pertemuan akan diadakan.

14

Jika dibutuhkan akomodasi khusus untuk menuju tempat pertemuan tersebut

maka pihak penyelenggara harus mempersiapkan rangkaian perjalanan

tersebut.

4. Who. Siapa saja peserta rapat? Siapa saja yang sebaiknya mengikuti rapat

tersebut? Siapa yang akan menjadi moderator untuk rapat tersebut? Siapa saja

yang boleh mengikuti persidangan, siapa yang punya hak untuk berbicara dan

menyampaikan pendapat dan siapa yang punya hak untuk membuat

keputusan? Undangan langsung dikirimkan kepada peserta rapat baik melalui

e-mail ataupun surat.

5. What. Agenda rapat seperti apa yang akan dibahas dalam rapat? Penyusunan

agenda rapat harus diusahakan terperinci, bila perlu alokasi waktu untuk

setiap pembahasan dibuat terperinci dan siapa yang bertanggung jawab untuk

setiap materi dalam rapat.

6. How. Bagaimanakah rapat akan diselenggarakan (menurut sifatnya)? Rapat

formal atau nonformat, terbuka atau tertutup? Tentukan apakah rapat yang

diselenggarakan hanya bertujuan untuk sekadar brainstorming, mengambil

sebuah keputusan, merundingkan sesuatu hal, pemecahan suatu masalah, dan

sebagainya.

2.3.4 Mempersiapkan Pengumuman

Menurut Lawalata (2012: 38) beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum

memutuskan untuk membuat undangan rapat dan menginformasikan kepada

peserta rapat adalah sebagai berikut.

15

1. Venue

Dalam menentukan venue ada beberapa hal yang harus diperhatikan, bukan

hanya sekedar menyesuaikan dengan budget yang disediakan oleh perusahaan

tetapi perhatian terhadap peserta, akses masuk, segi keamanan, kenyamanan,

dan kelengkapan fasilitas juga menjadi pertimbangan dalam menentukan

venue. Berikut hal-hal yang patut dipertimbangkan dalam menentukan venue:

a. Suitability: Apakah tempat yang dipilih sudah sesuai dengan image

perusahaan?

b. Location: Apakah tempat yang dipilih mudah untuk diakses atau

didatangi?

c. Availability: Apakah tempat tersebut tersedia pada tanggal yang

diperlukan? Seberapa fleksibel mereka jika anda harus mengubah tanggal

rapat?

d. Size: Apakah kapasitas tempat tersebut sesuai dengan peserta rapat?

Apakah ruangan rapat yang cukup besar sudah menjamin kenyamanan

bagi pesertanya?

e. Facilities: Apakah tempat tersebut menyediakan projector, papan tulis,

dan alat-alat tulis yang diperlukan untuk rapat? Apakah mereka juga

dapat menyediakan minuman seperti teh, kopi, dan makanan kecil?

f. Cost: Apakah tempat yang anda pilih sesuai dengan budget perusahaan?

Apakah mereka bisa memberikan potongan harga khusus untuk

pemesanan ini? Apakah harga yang ditawarkan masih dapat

dinegosiasikan? Bagaimana cara pembayaran yang berlaku? Bagaimana

peraturan pembatalan pemesanan tempat?

16

Dalam memilih venue, perlu dipertimbangkan jumlah peserta yang hadir

dengan bentuk pengaturan tempat duduk atau bentuk penataan kursi dalam

ruangan (meeting room layout). Usahakan agar tatanan ruang kondusif untuk

melakukan rapat, tujuannya adalah agar setiap orang bisa melakukan kontak

mata satu dengan lainnya. Tidak ada salahnya berdiskusi terlebih dahulu

dengan pimpinan sebelum menentukan tata ruangan rapat. Adapun tata ruang

(layout) rapat yang umum digunakan sebagai berikut:

a. Classroom style

Terdapat dua sampai tiga kursi dalam satu baris meja, dengan meja yang

diatur menghadap ke depan. sangat sesuai untuk pelaksanaan rapat yang

bertujuan memberikan informasi, bukan pemecahan masalah. Jumlah

peserta rapat berskala kecil ke sedang (medium), dengan kapasitas 30

sampai dengan 150 orang. Ruangan seperti ini sesuai untuk melaksanakan

training.

b. Theater style

Dengan dereta kursi menghadap ke depan, tidak terdapat meja seperti

classroom style. Bentuk ruangan rapat seperti ini sangat ideal untuk acara-

]acara seperti acara ceramah, seminar, pidato, peluncuran produk dan

sebagainya. Kapasitas peserta 100 sampai dengan 175 orang. Ruangan

seperti ini sesuai untuk rapat yang tujuannya mengkomunikasikan secara

nonverbal kepada peserta bahwa mereka diminta datang hanya untuk

mendengarkan apa yang disampaikan pemimpin rapat. Kontak mata

peserta hanya tertuju kepada pemimpin rapat.

17

c. Conference style

Tata ruang rapat dengan kapasitas 5 sampai dengan 25 orang. Sangat

sesuai untuk rapat yang bertujuan hanya untuk brainstorming, pertemuan

yang digelar untuk memperoleh solusi, mengeluarkan ide, mempererat tim

hingga mengembangkan kreativitas. Brainstorming tidak ada pemimpin

rapat, lebih mirip dengan diskusi grup, dimasa setiap orang memiliki

kedudukan yang sama, sehingga setiap ide dari individual patut dijadikan

pertimbangan.

d. U-shape

U-shape style dirancang untuk rapat yang melibatkan adanya peran serta

semua peserta rapat, kontak mata dan keintiman antara peserta dengan

pemimpin rapat sangat diperlukan. Kapasitas tata ruang seperti ini sesuai

untuk jumlah peserta 10 sampai dengan 30 orang.

e. Hollow square

Hampir sama dengan conference style, tata ruang rapat seperti hollow

square juga sesuai dengan rapat yang bertujuan hanya untuk

brainstorming di mana ruangan seperti ini memberikan kebebasan bagi

pesertanya untuk melakukan diskusi, level keintiman lebih dekat karena

tiap peserta dapat melakukan kontak mata.

Tata ruang (layout) dipilih berdasarkan pertimbangan jumlah partisipan,

hubungan masing-masing partisipan, level keintiman, jenis rapat (apakah

diskusi, presentasi, seminar, dan sebagainya), apakah dalam rapat itu

meningkatkan atau memperkecil interaksi, dan pertimbangan lainnya.

18

2. Date and Time

Pemilihan waktu tergantung pada sifat seminar, masalah serius atau hal

ringan yang hanya berupa informasi pengetahuan. Agar rapat dapat berjalan

dengan baik, faktor waktu harus diperhatikan, jangan sampai rapat

berlangsung tanpa ada kepastian waktu. Tentukan durasi dan batas waktu

pelaksanaan rapat, kapan harus dimulai dan diakhiri, kapan waktu beristirahat

(coffee break, lunch, dan sebagainya) jika sidang harus berlangsung lama.

2.4. Convention Center

Menurut Noor (2007: 30) istilah: “convention center/ meeting room sering

digunakan untuk menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas

eksibisi, hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap.”

Selain hotel, banyak convention center dibangun di banyak negara, hal ini

berkaitan dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaran kegiatan meeting.

Banyak convention center yang dibangun khusus disiapkan untuk beragam jumlah

pengunjung, mulai dari raturan sampai ribuan pengunjung.

Menurut Gede Sarya dan Ifandy Herriyanto (2012: 82), “Pengertian dari

kata convention adalah konvensi, rapat, perjanjian atau persetujuan. Sedangkan

pengertian dari kata center adalah pusat, pusat kegiatan, tengah. Jadi istilah

convention center bisa diartikan sebagai pusat kegiatan konvensi, rapat, atau

pertemuan.”

Gedung convention center merupakan gedung pusat kegiatan pertemuan

dengan berbagai aktifitas publik di dalamnya.

19

Gedung convention center ini merupakan gedung dengan berbagai fasilitas

ruang yang bisa menampung berbagai macam kegiatan, seperti kegiatan eksebisi

atau pameran, resepsi pernikahan, pertemuan besar, ajang promosi berbagai

produk. Sebagai gedung pusat pertemuan, tentu harus didukung dengan berbagai

fasilitas penunjang kegiatan seperti fasilitas cafe untuk istirahat atau santai

pengunjung, fasilitas pusat infomasi, dan fasilitas-fasilitas lainnya.