5

BAB II

DASAR TEORI

Bab ini akan membahas dasar teori yang melandasi penulisan tesis ini yaitu

pekerjaan, proses, struktur organisasi, sistem informasi, sistem informasi yang

peduli proses, teknik pemodelan proses beserta pola dan contoh bahasa

pemodelan proses yang ada saat ini.

II.1 Pekerjaan

Manusia bekerja untuk bertahan hidup. Kita bekerja untuk menghasilkan barang-

barang yang diperlukan dalam kehidupan kita seperti makanan dan pakaian. Tapi

saat ini, seorang manusia tidak membuat semua barang yang dibutuhkannya

sendiri, karena hal tersebut tidak mungkin dan tidak efisien. Oleh karena itu, saat

ini kita membentuk unit-unit usaha yang menghasilkan barang dalam ragam

terbatas dengan cara yang paling efisien [1].

Dalam konteks tesis ini, kita membatasi definisi pekerjaan menjadi suatu tugas

yang diberikan untuk menyelesaikan suatu kasus tertentu [1]. Oleh karena itu

suatu perkerjaan adalah gabungan antara tugas dan kasus. Suatu item pekerjaan

akan hilang pada saat mulai dikerjakan, dan menjadi suatu aktifitas. Pekerjaan

secara natural adalah diskrit, maksudnya adalah suatu pekerjaan dapat ditentukan

awal dan akhirnya dan dapat dibedakan satu dengan lainnya [1].

II.2 Proses

Istilah “proses bisnis” atau lebih singkat “proses” sering digunakan dalam

berbagai konteks dengan bermacam-macam pengertian. Definisi dari proses yang

digunakan dalam tesis ini adalah kumpulan dari tugas-tugas yang saling

berhubungan, dimulai sebagai suatu respon terhadap suatu kejadian,

menghasilkan sesuatu yang spesifik untuk kustomer dan pihak-pihak yang

berkepentingan dengan proses tersebut [7].

6

II.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah struktur yang menerangkan bagaimana pekerjaan

dilakukan dengan pembagian diantara staf dalam organisasi tersebut [1]. Dalam

banyak kasus pembagian ini tidak dimaksudkan dengan pembagian staf secara

fisik tetapi pembagian berdasarkan fungsi atau jabatan yang dilakukan oleh staf-

staf tersebut. Seorang staf dapat memangku beberapa fungsi dan jabatan selama

masa tugasnya dan seorang staf juga dimungkinkan memangku beberapa fungi

dan jabatan dalam satu waktu sesuai dengan kondisi organisasi tempat dia

bekerja.

Hal penting dalam pembagian fungsi dan jabatan dalam struktur organisasi adalah

pembagian tanggung jawab dan kewenangan. Seorang staf yang diberikan suatu

tanggung jawab harus disertai kewenangan yang memungkinkan dia untuk

melakukan hal-hal yang berhubungan dengan tanggung jawab yang diberikan [1].

Kewenangan ini bisa jadi merupakan kewenangan untuk mendelegasikan

tanggung jawab dan kewenangan yang dimiliki ke staff dibawahnya atau ke

pihak luar yang ditunjuk sebagai partner outsource. Dan sebaliknya staf yang

mendelegasikan tanggung jawab dan kewenangannya harus memastikan bahwa

pekerjaan yang telah didelegasikan dilakukan dengan baik.

Ada tiga bentuk stuktur organisasi yang umum dipakai oleh perusahaan. Ketiga

bentuk struktur organisasi tersebut adalah :

1. Struktur Hierarki

Struktur hierarki adalah struktur yang paling banyak dipakai oleh perusahaan.

Struktur ini dapat diidentifikasian dengan penggambaran struktur organisasi

menyerupai pohon. Karena banyaknya organisasi yang menggunakan struktur

ini, menyebabkan penggambaran struktur organisasi ini disebut juga dengan

organizational chart [1].

7

Gambar II-1. Contoh penggambaran struktur organisasi hierarki

Penggambaran menggunakan struktur hierarki seperti yang terlihat dalam

gambar II-1 menggunakan node dari pohon yang bukan daun menggambarkan

satu kesatuan fungsi dari organisasi tersebut, sedangkan node yang berupa

daun merupakan penggambaran dari kelompok staff atau departemen. Tiap

dahan menggambarkan hubungan otoritas antar node yang diatas ke node

bawah yang dihubungkan oleh dahan tersebut. Selain menggambarkan

otoritas, dahan juga menggambarkan jalannya komunikasi antar bagian dalam

departemen dimana tiap departemen yang hendak berhubungan dengan

departemen lain harus mengikuti jalur dahan yang menghubungkan antar

departemen tersebut.

2. Struktur Matriks

Struktur ini adalah struktur yang memiliki 2 dimensi, yaitu dimensi fungsional

dan hieraki. Dimensi hierarki pada struktur ini sama persis dengan struktur

hierarki, yaitu staff dikelompokkan berdasakan kapasitas dan fungsi dalam

organisasi. Sedangkan dimensi fungsional merupakan pengelompokan staf

berdasarkan tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok tersebut [1].

Tiap orang dalam struktur organisasi ini memiliki dua atasan, yaitu atasan dari

segi hierarki dan atasan dari segi fungsional. Atasan dari segi hierarki biasa

disebut kepala departemen sedangkan atasan dasi segi fungsional biasanya

disebut kepala proyek. Pekerjaan (atau dalam konteks struktur matriks biasa

disebut proyek) adalah unik. Yaitu tidak dapat dibentuk struktur organisasi

yang tetap dalam tiap proyek, tetapi berubah-ubah mengikuti karakter dari

8

proyek tersebut. Oleh karena sifat tersebut maka staf dikelompokkan secara

tetap dalam struktur hierarki.

Struktur matriks biasanya dipergunakan oleh organisasi yang berkerja

berdasarkan proyek seperti perusahaan kontraktor bangunan dan software

house. Organisasi seperti ini biasanya tidak melakukan pekerjaan yang tetap

tetapi unik dari satu proyek ke proyek lain. Dimungkinkan dalam struktur

organisasi ini seseorang yang terlibat dalam proyek A untuk terlibat dalam

proyek B dengan kapasitas fungsi yang sama seperti yang terlihat dalam

contoh alokasi staf di gambar II-2.

Gambar II-2. Contoh penggambaran struktur organisasi matriks

3. Struktur Jaringan

Struktur organisasi ini sering juga disebut struktur organisasi virtual. Dalam

struktur organisasi ini, para staff bertindak sebagai principal (pemberi

pekerjaan) dan contractor (pelaku pekerjaan) secara otomatis [1]. Maksud dari

otomatis disini adalah tidak ada hubungan formal yang permanen, tetapi tiap

staf yang akan terlibat direkrut terlebih dahulu kemudian diberikan tugas

secara serial dimana satu staf akan melakukan perkerjaan dan hasil dari

pekerjaan tersebut menjadi sumber tugas dari staf yang lain.

II.4 Sistem Informasi

Pengertian dari sistem informasi adalah jenis dari sistem kerja yang

mempergunakan teknologi informasi untuk mendapatkan, mengirim, menyimpan,

memanipulasi dan menampilkan informasi dan mendukung satu atau lebih sistem

kerja yang lain [2]. Terdapat dua unsur dalam definisi diatas, yaitu teknologi

9

informasi dan sistem kerja. Yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah

perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan untuk mendapatkan,

meyimpan, mengirim dan menampilkan informasi. Sedangkan yang dimaksud

dengan sistem kerja adalah sistem dimana staf yang terlibat dalam proses

mempergunakan informasi, teknologi dan sumber daya lain untuk menghasilkan

produk yang diinginkan oleh kustomer baik kustomer internal maupun kustomer

eksternal organisasi.

Gambar II-3. Pandangan terintegrasi tentang sistem informasi

Pada gambar II-3 terlihat pandangan menyeluruh dari sistem informasi yang

terdisi dari 6 entitas yaitu kustomer, produk, proses bisnis, pihak yang terkait,

informasi dan teknologi [2]. Kustomer adalah aktor yang terlibat dengan sistem

informasi melalui pertukaran produk atau servis. Produk dan servis adalah hasil

dari bisnis proses yang mempergunakan pihak yang terkait, informasi dan

teknologi. Pihak yang terkait orang-orang yang melakukan pekerjaan. Informasi

adalah data-data yang berhubungan dengan produk, kustomer dan proses yang

berguna bagi jalannya proses. Teknologi adalah hal yang dipergunakan dalam

proses bisnis untuk melakukan pekerjaan dengan cara baru yang lebih efisien.

10

Ada banyak cara untuk mengklasifikasikan sistem informasi. Berikut ini adalah

pengklasifikasian sistem informasi berdasarkan peran dari sistem informasi

terhadap proses yang dilakukan dalam organisasi [1] :

1. Sistem Informasi Kantor

Sistem informasi jenis ini membantu para staf untuk melaksanakan dan

mengatur proses bisnis dengan kemampuan untuk memproses informasi

mendasar seperti menulis dokumen, menggambar, melakukan perhitungan

dan komunikasi. Sistem informasi jenis ini tidak mengetahui hal apapun

tentang proses bisnis walaupun data yang diproses oleh sistem informasi ini

mungkin mengandung pengetahuan tentang proses bisnis yang sedang

dilakukan.

2. Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem jenis ini yang juga sering disebut sebagai sistem registrasi. Bertugas

untuk meregistrasi dan mengkomunikasikan aspek-aspek yang relevan dari

perubahan yang terjadi dalam proses, kemudian menyimpan perubahan-

perubahan tersebut untuk kebutuhan di kemudian hari. Sistem ini berpusat

pada sistem penyimpanan data dan menggunakan suatu standar protokol

tertentu untuk mengkomunikasikan data yang disimpannya. Sistem ini

memiliki sedikit pengetahuan tentang proses terutama berkaitan dengan

kejadian yang muncul dan bagaimana data dari kejadian tersebut disimpan.

3. Knowledge Management System

Sistem informasi jenis ini menangani pengambilan dan distribusi dari

pengetahuan yang diperlukan oleh staf-staf yang memerlukan pengetahuan

tersebut. Sistem ini bertujuan untuk memastikan pengetahuan yang benar

tersedia pada waktu yang tepat bagi staf yang memerlukan untuk

menyelesaikan tugasnya. Sistem ini biasanya dihubungkan dengan sistem

lain seperti sistem penyimpanan dokumen digital.

4. Sistem Pendukung Keputusan

Sistem ini adalah sistem yang berinteraksi dengan staf yang

menggunakannya dan kemudian dengan data-data yang diambil dari hasil

11

interaksi menyediakan data-data yang diperlukan untuk mendukung

keputusan berdasarkan situasi yang diberikan saat interaksi. Ada dua jenis

sistem pendukung keputusan. Jenis pertama adalah jenis yang dibangun

berdasarkan model matematika, sedangkan jenis yang kedua adalah jenis

yang dibangun berdasarkan logical reasoning system.

5. Sistem Control

Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem pengambil keputusan. Sistem

ini memperhitungkan dan mengimplementasikan keputusan secara otomatis

berdasarkan status yang tercatat dalam proses.

Sebuah sistem informasi sering merupakan kombinasi dari jenis-jenis diatas. Dari

segi efisiensi, sistem kontrol merupakan sistem yang paling efisien sebab tidak

memerlukan campur tangan staf untuk mengambil keputusan. Akan tetapi sistem

kontrol merupakan sistem informasi yang sangat terbatas implementasinya

disebabkan sulitnya mengimplementasikan sistem yang benar-benar otomatis

untuk mengambil keputusan, apalagi jika keputusan yang diambil tersebut dalam

level strategis. Oleh karena itu, sistem pendukung keputusan merupakan model

yang paling mungkin diimplementasikan dalam perangkat lunak sistem informasi.

Akan tetapi kebanyakan dari sistem informasi yang terdapat saat ini merupakan

sistem informasi kantor atau sistem pemroses transaksi.

II.5 Sistem Informasi Peduli Proses

Sistem informasi peduli proses adalah sistem perangkat lunak yang mengatur dan

melakukan operasi yang terdapat dalam proses, yang melibatkan orang, aplikasi

dan sumber informasi dan menggunakan model proses sebagai dasarnya [2].

Kebanyakan dari model proses diekspresikan dalam bahasa pemodelan visual.

Model proses ini diinstansiasi berkali-kali berdasarkan jumlah kejadian yang

dapat menginisialisasi proses tersebut. Aliran proses dilakukan dengan cara yang

telah ditentukan dalam model proses, walaupun memungkinkan terjadinya variasi

berdasarkan kondisi yang terjadi selama proses dijalankan.

12

Keuntungan dari sistem informasi yang peduli proses adalah :

1. Terdapat diagram yang dijadikan alat pemodelan proses yang standar.

Diagram tersebut dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan

proses seperti manjer dan analis bisnis yang menentukan struktur dari proses

bisnis dan bagian IT yang mengimplementasikan proses bisnis tersebut

kedalam perangkat lunak.

2. Sistem informasi didasarkan pada diagram model, bukan pada kode program.

Hal ini memungkinkan penggantian proses bisnis tanpa pengubahan atau

hanya memerlukan sedikit penyesuaian terhadap kode program.

3. Penunjukan tugas kepada staf dilakukan secara otomatis sehingga dapat

meningkatkan efisiensi penggunaan waktu dan sumber daya yang diperlukan.

4. Memungkinkan pembuatan simulasi proses sebelum proses

diimplementasikan untuk memprediksikan performasi dari proses yang akan

dilakukan dan memprediksikan sumber daya yang diperlukan agar proses

tersebut dapat berjalan lancar.

5. Memungkinkan pembuatan aplikasi monitoring untuk mengawasi dan

menganalisa performansi proses sehingga proses tersebut dapat terus

disempurnakan.

Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proses, sistem

informasi peduli proses dapat di klasifikasikan menjadi 3 jenis [2], yaitu :

1. Manusia ke Manusia

Yaitu sistem informasi peduli proses yang sebagian besar tugas yang

dikerjakan memerlukan intervensi dari manusia. Hampir tidak ada tugas yang

dikerjakan secara otomatis oleh aplikasi dan aplikasi yang terlibat hanya

melakukan dukungan interaksi antara manusia dengan komputer.

2. Aplikasi ke Aplikasi

Yaitu sistem informasi peduli proses yang hanya melibatkan aplikasi-aplikasi

untuk melakukan tugas-tugas dalam proses secara otomatis.

13

3. Manusia ke Aplikasi

Yaitu sistem informasi peduli proses yang mengandung tugas-tugas yang

dikerjakan oleh manusia dan tugas yang dikerjakan oleh aplikasi secara

otomatis tanpa campur tangan manusia. Tujuan dari sistem informasi peduli

proses jenis ini adalah untuk menciptakan sistem kerja antara manusia dan

mesin yang terintegrasi.

II.6 Pemodelan Proses dan Contoh Bahasa Pemodelan

Proses

Model proses dalam bisnis adalah abstraksi aktifitas yang terdapat dalam bisnis

dan bagaimana mereka saling berhubungan satu sama lain beserta hubungannya

dengan sumber daya untuk mencapai tujuan dari proses [3].

Komponen dalam model proses adalah sebagai berikut [1] :

1. Kasus

Kasus adalah sesuatu yang dikontrol dalam proses atau bisa disebut sebagai

hasil dari proses yang sedang dalam tahap pengerjaan. Sebuah kasus harus

memiliki identitas yang unik sehingga dapat direferensi selama proses

pengerjaan. Sebuah kasus hidup dalam jangka waktu tertentu, yaitu dimulai

dari awal pengaktifan proses sampai selesainya proses.

2. Tugas

Tugas adalah unit logika dari pekerjaan yang tidak dapat dipecah lagi. Tugas

harus dikerjakan secara penuh dari awal sampai akhir tugas. Apabila terjadi

masalah pada pengerjaan tugas, maka tugas tersebut harus diulang dari awal.

Tugas merupakan unit pekerjaan umum yang tidak dikaitkan dengan kasus

tertentu. Apabila tugas dikaitkan dengan kasus tertentu, maka tugas tersebut

disebut dengan item pekerjaan yang apabila mulai dikerjakan akan disebut

sebagai aktifitas.

3. Proses

Proses adalah cara suatu kasus yang memiliki jenis tertentu akan dilakukan.

Proses menjelaskan tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan beserta urutan

dari tugas-tugas berikut.

14

4. Routing

Routing adalah penentuan jalur dari tugas yang perlu dilakukan berdasarkan

urutan kejadian dari proses tersebut.

Berbagai bahasa pemodelan proses telah dikeluarkan oleh berbagai organisasi,

baik organisasi non profit maupun organisasi komersial. Dari keseluruhan bahasa

pemodelan tersebut, terdapat perbedaan komponen dan cara penggambaran

model, akan tetapi terdapat kesamaan pola-pola yang dipakai dalam bahasa-

bahasa pemodelan tersebut. Berikut ini adalah beberapa pola yang biasanya

terdapat dalam bahasa pemodelan proses.

1. Proses Dasar

Pola ini adalah pola untuk operasi dasar dari proses. Yang termasuk dalam

jenis ini adalah :

a. Sekuens

Sekuens berarti suatu aktifitas harus menunggu aktifitas

sebelumnya selesai sebelum aktifitas tersebut dilakukan.

b. Pemecahan Paralel

Proses dibagi menjadi beberapa instan yang berjalan bersamaan.

c. Sinkronisasi

Beberapa instan dari proses yang sebelumnya terpisah dalam

pemecahan paralel digabung menjadi satu instan setelah semua

instan mencapai tahap ini.

d. Pilihan Ekslusif

Proses bercabang ke satu jalur tertentu dari dua jalur yang mungkin

dipilih berdasarkan kondisi dari proses saat itu.

e. Penyatuan Sederhana

Beberapa instan yang sebelumnya terpisah dalam pola pemecahan

paralel digabung dengan aturan salah satu instan yang mencapai

tahap ini diteruskan sedangkan instan lain dihentikan.

15

2. Percabangan Tingkat Lanjut

Pola jenis ini berhubungan dengan pemisahan proses menjadi beberapa

instan beserta proses penyatuannya dengan menggunakan aturan yang

lebih kompleks daripada pola pemisahan dan penyatuan yang ada dalam

pola dasar. Pola ini biasanya jarang diimplementasikan, akan tetapi ada

beberapa sistem informasi peduli proses yang mengimplementasikannya,

walaupun jumlahnya terbatas. Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah :

a. Multi Pilihan

Pola ini memungkinkan proses untuk memilih beberapa jalur dari

alternatif pilihan berdasarkan kondisi dari proses saat itu.

b. Penyatuan Tersinkronisasi

Pola ini adalah kebalikan dari proses multi pilihan. Pada pola ini,

penyatuan dilakukan terhadap instan yang tercipta disebabkan oleh

pola multi pilihan. Pola ini hanya menunggu satu instan untuk

sampai pada tahap ini.

c. Penyatuan Multi Instan

Pola ini memungkinkan penyatuan jalur proses tanpa penyatuan

instan. Tahap ini akan dieksekusi sebanyak instans yang datang.

d. Diskriminator

Pola ini memungkinkan penyatuan instan dari instan yang tercipta

pada pemecahan paralel. Hal yang khusus dari pola ini adalah

instan yang pertama datang ke tahap ini akan mengaktifkan

aktifitas akan tetapi sebelum bergerak ke tahap selanjutnya harus

menunggu semua instan selesai.

3. Struktur

Adalah pola yang memungkinkan pembentukan blok eksekusi proses.

Yang termasuk dalam pola ini adalah sebagai berikut :

a. Loop

Pola yang memungkinkan suatu jalur dilakukan beberapa kali oleh

instan dari proses sebelum melangkah ke tahap selanjutnya.

16

b. Terminasi Implisit

Memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah dalam

tahap selanjutnya dari pola loop tanpa harus menyelesaikan seluruh

langkah loop.

4. Multi Instan

Pola yang berguna untuk proses yang terbagi menjadi beberapa instan.

Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah sebagai berikut :

a. Multi Instan Tanpa Sinkronisasi

Menyatukan jalur beberapa instan tanpa menyatukan beberapa

instan tersebut.

b. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Desain

Memecah proses menjadi beberapa instan sejumlah instan yang

ditentukan dalam model yang dibuat saat model didesain.

c. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Dijalankan

Memecah proses menjadi beberapa instan sesuai dengan jumlah

yang didapat dari data proses selama proses dijalankan.

d. Multi Instan Tanpa Pengetahuan Saat Dijalankan

Memecah proses menjadi beberapa instans sesuai dengan kondisi

yang dibutuhkan.

5. Pembatalan

Adalah pola yang memungkinkan pembatalan aktivitas atau kasus yang

dilaksanakan dalam proses berdasarkan kondisi tertentu. Yang termasuk

dalam jenis ini adalah :

a. Pembatalan Aktivitas

Pola yang memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah

ke tahap selanjutnya apabila aktifitas tersebut memiliki antrian

dengan aturan tertentu.

b. Pembatalan Kasus

Pola yang memungkinkan pembatalan kasus secara keseluruhan

termasuk semua instan anak yang tercipta.

17

Berikut ini adalah beberapa bahasa pemodelan proses yang umum dipakai :

1. Unified Modeling Language (UML)

UML adalah bahasa pemodelan visual, berorientasi objek dan multi guna.

Bahasa pemodelan ini utamanya digunakan untuk memodelkan sistem

perangkat lunak, akan tetapi bahasa pemodelan ini juga dapat

dipergunakan untuk pemodelan proses bisnis.

Blok dasar dari pemodelan proses menggunakan UML adalah aktifitas.

Aktifitas adalah perilaku yang berisi urutan aksi yang terkoordinasi. Oleh

karena itu pemodelan proses menggunakan UML biasanya dilakukan

menggunakan diagram aktifitas. Diagram aktifitas memvisualisasikan

urutan dari aksi yang harus dilakukan termasuk juga pengaturan aliran

aksi dan aliran data.

Notasi diagram aktifitas yang dipergunakan untuk membentuk model

proses mempergunakan UML terlihat digambar II-4, II-5, II-6, II-7, II-8

dan II-9.

Gambar II-4. Aksi pada diagram aktifitas UML

Gambar II-5. Pilihan pada diagram aktifitas UML

18

Gambar II-6. Komponen paralel pada diagram aktifitas

Gambar II-7. Pengiriman sinyal pada diagram aktifitas

Gambar II-8. Partisi pada diagram aktifitas

Gambar II-9. Penangan eksepsi pada diagram aktifitas

19

2. Business Process Modelling Notation (BPMN)

BPMN adalah notasi standar yang digunakan untuk memodelkan proses

bisnis dalam sebuah workflow. BPMN dibangun oleh Business Process

Management Initiative (BPMI) dan dirawat oleh Object Management

Group (OMG) setelah kedua organisasi tersebut bergabung pada 2005.

Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi standar yang dapat

dimengerti oleh semua pihak-pihak yang terlibat dalam proses seperti

analis bisnis yang membuat dan memperbaiki proses, developer tehnik

yang mengimplementasikan proses bisnis kedalam aplikasi dan para

manajer yang mengatur dan mengawasi pelaksanaan proses bisnis.

Notasi yang dipergunakan dalam BPMN terlihat pada gambar II-10, II-11,

II-12, II-13, II-14 dan II-15.

Gambar II-10. Aktifitas dalam BPMN

Percabangan Berdasarkan Data

Percabangan ParalelPercabangan BerdasarkanEvent

Gambar II-11. Percabangan dalam BPMN

Gambar II-12. Pembacaan dan penulisan data eksternal dalam BPMN

20

Gambar II-13. Dokumentasi dalam BPMN

Gambar II-14. Pembagian divisi dalam BPMN

Gambar II-15. Event dalam BPMN