bab ii -...
TRANSCRIPT
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Untuk mengawali pembahasan tentang perancangan sistem informasi,
pemahaman akan sistem terlebih dahulu harus ditekankan. Definisi sistem
perkembangan sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem digunakan.
Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum, para ahli
mendefinisikan sistem sebagai berikut:
2.1.1. Sistem
Menurut Jogiyanto (2009:2) “Sistem dapat didefinisikan dengan
pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen”.
Menurut Sutarman (2009:5) “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling
berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian
suatu tujuan utama”.
Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu
prosedur atau elemen yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam
sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai
tujuan yang diharapkan.
9
1. Karakteristik Sistem
Karakterristik Sistem menurut Mulyanto (2009:2) mempunyai:
a. Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi
sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi
sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang
saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila
suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang
lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem, sedangkan sistem
yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya.
b. Batasan Sistem (Boundary System)
Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
Lingkungan luar adalah apa pun di luar batas dari sistem yang dapat
mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan
ataupun yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya
harus dijaga sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah
sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem.
d. Penghubung (interface) Antar Komponen
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang
10
akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga
keluaran (output). Dengan adanya penghubung, suatu subsistem dapat
berinteraksi dan berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk
satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam
sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input), yaitu bahan yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat
beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu masukan yang
diproses untuk mendapatkan keluaran.
f. Mempunyai Pengolahan (processing)
Pengolahan (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan
dari masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
g. Mempunyai Sasaran (Objective) dan Tujuan
Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal).
Apabila sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem.
Tanpa adanya tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan terkendali.
h. Mempunyai Keluaran (output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat
berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya
sebagai sisa pembuangan.
11
i. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (Control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2. Klasifikasi Sistem
Menurut Mulyanto (2009:8) Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut
pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abstak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
1) Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa
pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik.
2) Sistem fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik
dan dapat dilihat dengan mata.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human
made system).
1) Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena
proses alam, bukan buatan manusia.
2) Sistem buatan manusia (human made systems) adalah sistem yang
terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia.
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic
system).
1) Sistem tertentu (deterministic systems) yaitu sistem yang
operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi diantara
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti.
12
2) Sistem tidak tentu (probabilistic systems) yaitu sistem yang
hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
1) Sistem tertutup (closed systems) yaitu sistem yang tidak
berhubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak
berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem
ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari
pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-
benar 17 tertutup, yang ada hanyalah sistem yang relatif tertutup
(relative closed system). Sistem relatif tertutup biasanya
mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu serta tidak
terpengaruh oleh keadaan di luar sistem.
2) Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan
dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan
lingkunga luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem
lain dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini
mampu beradaptasi dan memiliki sistem pengendalian yang baik
karena lingkungan luar yang bersifat merugikan dapat
mengganggu jalannya proses di dalam sistem.
13
3. Pengertian Informasi
Menurut Mulyanto (2009:12) “Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih bergunna dan berarti bagu yang menerimanya,
sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu
kejadian yang nyata”.
Menurut Jogiyanto (2009:8) “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya“.
4. Klasifikasi Sistem
Menurut Mulyanto (2009:8) Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut
pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abstak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
1) Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa
pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik.
2) Sistem fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik
dan dapat dilihat dengan mata.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human
made system).
1) Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena
proses alam, bukan buatan manusia.
2) Sistem buatan manusia (human made systems) adalah sistem yang
terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia.
14
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic
system).
1) Sistem tertentu (deterministic systems) yaitu sistem yang
operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi diantara
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti.
2) Sistem tidak tentu (probabilistic systems) yaitu sistem yang
hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
1) Sistem tertutup (closed systems) yaitu sistem yang tidak
berhubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak
berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem
ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari
pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-
benar 17 tertutup, yang ada hanyalah sistem yang relatif tertutup
(relative closed system). Sistem relatif tertutup biasanya
mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu serta tidak
terpengaruh oleh keadaan di luar sistem.
2) Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan
dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan
lingkunga luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem
lain dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini
mampu beradaptasi dan memiliki sistem pengendalian yang baik
15
karena lingkungan luar yang bersifat merugikan dapat
mengganggu jalannya proses di dalam sistem.
2.1.2. Basis Data
Menurut Connolly dan Begg (2010:65) “database adalah sekumpulan data
tersebar yang berhubungan secara logis dan penjelasan dari data ini dirancang
untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi”.
Menurut Gottschalk dan Saether (2010:41) “database adalah sekumpulan
data yang terorganisir untuk mendukung banyak aplikasi secara efisien dengan
memusatkan data dan mengontrol data redundant”.
Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database
adalah kumpulan data yang berhubungan secara logikal dan disimpan berdasarkan
suatu skema untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
2.1.3. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini
menggunakan model waterfall (Sukamto dan Salahuddin, 2013:28) terbagi
menjadi tiga tahapan, yaitu:
Sumber: (Sukamto dan Salahuddin, 2013:28)
Gambar II.1
Ilustrasi waterfall
16
1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif, untuk
mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Kebutuhan
perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk di dokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang berfokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan prosedur
pengkodean. Tahap ini menstranslasikan kebutuhan perangkat lunak dari
tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat
diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain
perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu untuk di
dokumentasikan.
3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak. Hasil dari
tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat
pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian terfokus pada perangkat lunak dari segi logika dan fungsional
serta memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan
untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang
dihasilkan sesuai dengan yang dinginkan.
17
5. Pendukung (support)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami
perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena
adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau
perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap
pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan
mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang
sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
2.2. Teori Pendukung
2.2.1. Data Flow Diagram
Sutabri (2012:116) “Data Flow Diagram adalah suatu network yang
menggambarkan suatu system automat atau komputerisasi, manualisasi, atau
gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan
komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya”.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram, yaitu:
1. Konsep Dasar
Diagram Alir Data adalah gambar grafis yang memperlihatkan aliran data
dari sumbernya dalam objek,kemudian melewati suatu proses yang
nantinya akan ditransformasikan kedalam tujuan lain yang ada di objek
lain. Diagram alir data memuat proses yang akan mentransformasikan
data,aliran data yang menggerakan data, objek yang memproduksi dan
mengkonsumsi data serta data store yang menjadi tempat penyimpanan
data.
18
2. Aturan Main
a. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity secara langsung.
b. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara data
store dengan data store secara langsung.
c. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara data
store dengan external entity secara langsung (atau sebaliknya).
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada data flow yang
keluar.
e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebihaliran data
yang berbeda.
3. Langkah – langkah Mengembangkan DAD
a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan
digunakan untuk menentukan berbagai macam: Entitas Eksternal,
Aliran Data, Proses-proses, Penyimpanan data.
b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas
eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.
c. Menggambar diagram nol yang menunjukkan proses-proses dan
penyimpanan data.
d. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0.
e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan
untuk setiap proses dan aliran data.
19
4. Tahapan Proses Pembuatan DAD
Tahapan Pembuatan Diagram Arus Data dapat dibagi menjadi 3 tingkatan
kontruksi Diagram Alir Data:
a. Diagram Konteks Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan
sumber serta tujuan data yang akan diproses atau digunakan untuk
menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang
ada.
b. Diagram Nol Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan
proses lebih terperinci dari diagram konteks.
c. Diagram Detail Diagram detail dibuat untuk menggambarkan arus
data secara lebih men-detail lagi dari tahapan proses yang ada dalam
diagram nol.
2.2.2. Entity Relation Diagram
Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak”. Proses
memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data dapat disimpan dan
diambil secara efisien.
Entity Relationship (ER) data model didasarkan pada presepsi
terhadadunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek – objek dasar yang disebut
entitas dan hubungan antar objek. Entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia
nyata yang dapat dibedakan dari objek lain. Sehingga contoh, masing – masing
mahasiswa adalah entitas dan mata kuliah dapat pula dianggap sebagai entitas.
Entitas digambarkan dalam basis data dengan kumpulan atribut. Misalnya
atribut nim, nama, alamat, dan kota bisa menggambarkan data mahasiswa tertentu
20
dalam suatu universitas. Atribut – atribut membentuk entitas mahasiswa.
Demikian pula, atribut kodeMK, namaMK, dan SKS mendeskripsikan entitas
mata kuliah.
Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas. Sebagai contoh, relasi
menghubungkan mahasiswa dengan mata kuliah yang diambilnya. Kumpulan
semua entitas bertipe sama disebut kumpulan entitas (Entity Set), sedangkan
kumpulan semua relasi bertipe sama disebut kumpulan relasi (Relationship Set).
Struktur logis (skema database) dapat ditunjukan secara grafis dengan ER yang
dibentuk dalam komponen – komponen sebagai berikut:
1. Entitas (Entity)
Adalah sesuatu yang nyata atau abstrak dimana kita akan menyimpan data.
Ada 4 kelas entitas, yaitu misalnya admin, anggota, transaksi,
peminjaman/pengembalian dan data buku.
2. Relasi (Relationship)
Adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas,
misalnya proses pembayaran pegawai. Kardinalitas menentukan kejadian
suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan.
Misalnya, mahasiswa bisa mengambil banyak mata kuliah.
3. Atribut (Atribute)
Adalah ciri umum semua atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu.
Sebutan lain atribut adalah properti, elemen data, data field. Misalnya
nama, alamat, nomor pegawai, dan gaji adalah atribut entitas pegawai.
Sebuah atribut atau kombinasi atribut yang mengidentifikasikan satu dan
21
hanya satu instansi suatu entitas disebut kunci utama atau pengenal.
Misalnya, nomor pegawai adalah kunci utama untuk pegawai.
2.2.4. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) Memberikan batasan bahwa
LRS adalah “ sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram –
ER akan mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu dalam kaitan dengan
konvensi ke LRS.
2.2.5. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada
flowchart dan mencerminkan keterangan yang jelas tentang data dicatatnya untuk
maksud keperluan itu. Menurut Kristanto (2008:72) yaitu, “Kumpulan elemen –
elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam
penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem”.
Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Nama Arus Data
Arus data yang harus dicatat ke kamus data sehingga mereka yang
membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut
tentang suatu arus data tertentu dapat langsung dicari dengan mudah.
2. Alias atau Nama Lain
Alias atau Nama lain dari data yang dituliskan perlu ditulis karena data
yang sama mempunyai nama yang berbeda.
22
3. Bentuk Data
Telah diketahui, bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan
serta dokumentasi, hasil cetakan komputer, dengan demikian bentuk dari
data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir.
4. Arus Data
Menunjukkan dari mana data mengalir, data kemana, data menuju,
keterangan arus data ini perlu dicata dikamus data, supaya memudahkan
mencari arus data didalam data diagram alir data (DAD).
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang
arus data tersebut.
6. Periode
Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat
dikamus data karena dapat diperlukan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume perlu dicatat, kamus data adalah tentang volume rata-rata atau
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya
arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.
23
8. Struktur Data
Menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
itemitem atau elemen-elemen data.
2.2.5. Notasi Tipe Data
Untuk menunjukkan informasi didalam membuat spesifikasi elemen data
ataupun spesifikasi format input atau output suatu data dipergunakan notasi-notasi
sebagai berikut:
1. Notasi Tipe Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data
Tabel II.1
Notasi Tipe Data
Sumber: Kendall & Kendall (2010:344)
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ang ditampilkan dalam seperti spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
24
2. Notasi Struktur Data
Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Notasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.4
Notasi Struktur Data.
Notasi Keterangan
= Terdiri dari (consist of)
+ Dan (AND)
() Pilihan (YA atau TIDAK)
{} Pengulangan proses (Iterasi)
[] Salah satu (memilih salah satu elemen data didalam kurung Braket ini)
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (Key Field)
Sumber: Kendall & Kendall (2010:338)
2.2.6. Key
Field Key atau atribut kunci yang dapat digunakan sebagai berikut:
1. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik
suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
2. Kunci Primer (Primary Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan
tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci
kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih
satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.
25
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci
alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4. Kunci Tamu (Foreign Key)
Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan
yang menunjukan keinduknya.
2.2.7. Pengkodean
Menurut Kadir (2009:298) bahwa “kode digunakan untuk tujuan
mengklasifikasikan data,memasukkan data ke dalam komputer dan untuk
mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.
Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena
dengan kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu
kerangka (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau
kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya
dibuat. Biasanya dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka,
huruf, atau kombinasi keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai
berikut:
1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang
menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
26
1. Harus mudah diingat Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan
dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili
dengan kodenya.
2. Harus Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya.
Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-
perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus Efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga
akan efisien bila direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah
dipergunakan.
6. Harus Distandarisasi Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan.
7. Spasi Dihindari Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat
mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip Karakter yang hampir serupa bentuk dan
bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.
9. Panjang Kode Harus Sama Masing-masing kode yang sejenis harus
mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan didalam sistem
informasi diantarannya:
1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item
27
yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya gabungan huruf dan angka,
kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat
terlalu panjang.
Contohnya:
JKT Jakarta
BGR Bogor
2. Kode Urut (Squential Code)
Merupakan kode yang nilalinya urut antara satu kode dengan kode
berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah
dieterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk
pengendalian. Kelemahan kode ini antara lain penambahan kode ini hanya
dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak
mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, tidak
fleksibel jika terjadi perubahan kode.
3. Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum
yang diharapkan.
4. Kode group (Group Code)
Kode kelompok merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap
field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain nilai
28
dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat diubah atau dibuang
sebagian, dapat menunjukkan jenjang dari data, kelemahan kode ini adalah
kode dapat menjadi panjang.
Contohnya :
X X – X X – X X X
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Merupakan kode yang mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka
desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 100 sampai
dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. File adalah kumpulan
dari record-record yang sejenis, akses file adalah metode yang
menunjukkan bagaimna suatu program komputer akan membaca record-
record dari suatu file-file dapat diakses dengan dua cara, yaitu:
a. Sequential (Urut)
b. Direct (Random)
Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika didalam file
yang didalam file yang dihubungkan satu dengan lainnya. Terbagi atas tiga jenis:
1. File urut
2. File urut berindex
No Urut Transaksi
Bulan Terjadinya Transaksi
Tahun Terjadinya Transaksi
29
3. File urut langsung
Database adalah kumpulan data operasional dari suatu organisasi atau
perusahaaan yang disimpan secara intergrasi denga menggunakan metode terentu
dengan menggunakan komputer, sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainnya. Perangkat lunak yang mengolah database,
disebut sistem manajemen database (Databese Management Sistem). Orang yang
bertanggung jawab atas dasar dan DBMS adalah pengelola database (Database
Administrator).