Perkembangan Peranan Sistem Informasi dan Teknologi dalam Organisasi: Sudut Pandang Strategis Oleh:Arie Miradi (0540084)Gunady Siddik (0540108)

PendahuluanSebagian besar organisasi dalam berbagai bidang baik industri, komersial atau pemerintahan bergantung secara mendasar pada sistem informasi yang dimilikiDengan berkembangnya e-commerce, penggunaan teknologi selain diterima juga sangat diharapkan dalam menjalankan bisnis. Pemahaman terhadap peranan sistem informasi berbasis teknologi sangat membantu dalam mengatur sistem informasi dan teknologi informasi secara strategis

Faktor-faktor yang BerpengaruhFaktor-faktor yang mempengaruhi laju dan keefektifan perkembangan SI/TI dan menghasilkan keuntungan dalam organisasi antara lain:Kemampuan teknologiPerekonomian dalam menjalankan teknologiAplikasi yang layakKeterampilan dan kemampuan yang tersediaKeterampilan dan kemampuan dalam organisasi untuk menggunakan aplikasiTekanan pada organisasi tertentu atau suatu industri untuk meningkatkan kinerja

Perbedaan Sistem Informasi dan Teknologi InformasiSistem Informasi (SI) sudah ada dalam organisasi jauh sebelum munculnya Teknologi Informasi (TI)TI mengacu pada teknologi yang berupa perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasiTI dipisahkan menjadi TANGIBLE dan INTANGIBLETI memfasilitasi akuisisi, pemrosesan, penyimpanan, pengiriman dan penyebaran informasi dan bentuk digital lainnya

Sistem InformasiSI adalah sarana untuk orang-orang dan organisasi, mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan dan menyebarkan informasi dengan memanfaatkan teknologi.SI melibatkan studi tentang teori dan praktik yang berkaitan dengan sosial dan fenomena teknologiSI akan tetap dalam keadaan berkembang dan berubah terus menerus dalam menanggapi inovasi teknologi dan interaksi yang saling menguntungkan dengan manusia secara menyeluruh.

Sistem Informasi dan Teknologi InformasiBeberapa SI benar-benar dijalankan secara otomatis oleh Teknologi Informasi.Bentuk lain dari penerapan SI dan TI adalah Aplikasi.Ada 2 bentuk dasar aplikasi:Penggunaan umumPenggunaan khusus

Kegagalan Investasi Organisasi dalam Penerapan SI dan TIInvestasi organisasi lebih sering dialihkan untuk teknologiSeharusnya, konsepkan yang harus didukung dan yang dibutuhkan untuk mendukung

E-Business dan E-CommerceMerupakan bentuk strategi penerapan SI dan TI oleh organisasi dalam dunia nyataE-Commerce adalah kegiatan komersil atau bisnis secara elektronisE-Business adalah otomasi dari proses bisnis internal sebuah organisasi menggunakan internet dan teknologi browserPotensi manfaat dan dampak dari SI/TI bentuk ini telah dibesar-besarkan dan mengakibatkan kehebohan luar biasa

Teknologi Informasi bukanlah Strategi BisnisPernyataan yang menyesatkan dan tidak membantu Pada masa kini, TI bukanlah tentang bisnis, tapi TI adalah bisnis itu sendiriRangan dan Adner berpendapat: semakin cepat perusahaan berhenti terganggu oleh kehebohan teknologi baru, semakin cepat perusahaan dapat berfokus pada strategi kunci yang mengajarkan bahwa pengalaman bisnis dari beberapa dekade akan mengajarkan kita: terlepas dari bidang industri yang dijalankan suatu perusahaan

3 Aspek pembeda InternetPervasive = menjalar = meresap = luasInteraktifMedia penyampaian baru

Pandangan dan Model Awal SI/TI dalam OrganisasiAwal 1950an, komputer mulai digunakan dalam bisnisPertengahan sampai akhir 1960an, komputer mainframe serbaguna mulai dikembangkan.

Pandangan dan Model Awal SI/TI dalam Organisasi (2)Sepanjang 1970an, berkembangnya minicomputer yang lebih canggih dan kuat serta digunakan untuk berbagai aplikasi bisnis yang tidak layak dan ekonomis dalam sebuah lingkungan mainframeBerkembangnya peranan SI konsep terpusat dan terpadu

Model Awal SI dan TIModel yang paling dikenal adalah yang dikembangkan oleh Gibson dan Nolan selama 1970anModel ini, menggunakan model portfolio aplikasi bertingkat, yang didefinisikan oleh AnthonyTingkatan kegiatan manajemen dibagi menjadiPerencanaan strategisPengendalian manajemenPengendalian operasional

Pengelompokan Aplikasi berdasarkan Tingkatan Manajemen

Pengembangan Model Nolan dan GibsonNolan dan Gibson mengajukan model evolusioner berdasarkan analisis kegunaan SI/TI pada beberapa organisasi AmerikaModel pengembangannya awalnya terdiri dari 4 tahap pertumbuhan, kemudian 2 tahap berikutnya ditambahkan oleh Nolan

Pengembangan Model Nolan dan Gibson (2)Analisis mempertimbangkan 6 aspek terhadap SI/TI dan manajemen dalam organisasi yang dipelajari yaitu:Tingkat pengeluaran SI/TIKonfigurasi teknologiPortfolio aplikasiPengorganisasian pemrosesan data/TIPerencanaan pemrosesan data/IT dan pendekatan pengendalianKarakteristik kesadaran penggunaModel ini dianggap memiliki kelemahan berupa kesederhanaannya.Pada awal 1990-an, riset empiris menyimpulkan bahwa model ini menyediakan sedikit bantuan untuk CIO atau direktur TI dalam usaha menciptakan sebuah unit SI sukses dalam sebuah organisasi. Tetapi terlepas dari keterbatasan, model ini terus digunakan oleh praktisi hari ini.

Model Awal SI dan TI lain Untuk mendapatkan Manajemen Sistem Informasi yang efektif, digunakan pendekatan top-down, yaitu strategi dari manajemen SI/TI, kegiatan-kegiatan terkait, dan sumberdaya organisasiPenelitian oleh Hirschheim dan rekannya mendukung peralihan ini dan mendeskripsikan model 3 tahap yaitu:DeliveryReorientationReorganization

Pandangan dan Model Awal: Tahun 1980-anPerkembangan Personal Computer (PC) dan perangkat lunak bantu ikut mengembangkan end-user computingPerkembangan ini membuat 2 fungsi baru yang ditambahkan dalam daftar SI/TI yaitu:Enquiry: akses fleksibel terhadap data dan informasi yang dijalankan oleh penggunaAnalysis: pendukung keputusan, dengan pemrosesan fleksibel dari data dan informasi

Pandangan dan Model Awal: Tahun 1980-an (2)Pada era ini, aplikasi yang digunakan berubah secara cepat selama waktu yang pendek tapi bermanfaatAplikasi yang ada pada era ini menyediakan informasi untuk manajer dan profesional yang membutuhkannya dan kemampuan untuk memproses/mengubah menjadi informasi yang dibutuhkanPada era sebelumnya aplikasi yang ada dikenal sebagai Data Processing (DP), dan di era ini sebagai Management Information System (MIS)Mulai masuknya era ketiga yaitu Strategic Information System seiring semakin matangnya DP dan semakin meluasnya MIS

Era DP dan MISPengembangan Sistem Informasi yang lebih baik dan luas terkait pada 3 jalinan berikut:Hardware (Perangkat Keras)Software (Perangkat Lunak)Methodology (Metode)Pendekatan DP berfokus pada masalah/kegiatan/proses untuk memastikan otomasi dari SI/TI terhadap kegiatan itu mendapatkan peningkatan efisiensi yang dibutuhkan

Era DP dan MIS (2)Di masa depan, diperkirakan 50% dari investasi SI/TI terkait dengan peningkatan efisiensi dalam hal ini Data ProcessingSemakin banyaknya data yang tersimpan dalam sistem komputer, maka manajer akan semakin menyadari bahwa menggunakan informasi tersebut akan meningkatkan keefektifan pengambilan keputusan

Era DP dan MIS (3)Untuk hal itulah maka dikembangkan MIS yang menggunakan perangkat lunak Database yang mampu memberikan akses fleksibel terhadap informasiTetapi penghitungan investasi yang diharapkan kembali dari MIS tidak semenarik DPPada beberapa organisasi, terjadi keretakan antara pengguna dan profesional TI yang menyebabkan kegagalan penyelesaian era MISSecara berkala, aplikasi MIS semakin terpisah dari sistem DP

Era DP dan MIS (4)Berkembangnya konsep Office Automation yang semakin membuka peluang konflik antara profesional TI dan pengguna manajemen.Semakin banyaknya bentuk informasi yang dapat digunakan pada teknologi yang sama, tidak hanya berupa teks tapi juga gambar dan suaraPada beberapa kasus, hal tersebut menyediakan cara yang lebih baik dalam berkomunikasi dan mempresentasikan informasi sesuai keinginan manajer

Era DP dan MIS (5)Menurut Paul Strassman dapat diambil 2 kesimpulan dari DP dan MIS yaitu:Manajemen yang baik: rasio biaya tinggi, menggunakan sumberdaya baru, meningkatkan efektifitasManajemen yang buruk: peningkatan rasio biaya, pengurangan biaya komponen, mencari penghematan dan efisiensi

Model Tiga EraDikenal sebagai era Strategic Information System (SIS)Objektif utama dari Strategic information systems: meningkatkan daya saing dengan mengubah sifat atau melakukan bisnisKunci utama dari SIS:Sama baiknya seperti MISAplikasi SIS tidak berbeda dari DP atau MIS, hanya dampaknya terhadap bisnisAplikasi SIS dapat membuat stres pada aplikasi DP dan MIS yang dikembangkan untuk lingkungan yang kurang menuntut sehingga perlu pembangunan ulang agar memperoleh manfaat dari SIS

Kegunaan Strategis dari SI/TI: KlasifikasiEmpat tipe utama sistem strategis yaitu:Menyebarkan informasi melalui sistem berbasis teknologiMenghasilkan integrasi yang lebih efektif dari penggunaan informasiMenyebabkan organisasi dapat mengembangkan, menghasilkan, memasarkan, dan mengirimkan produk atau jasa baru atau pengembangan berdasarkan informasiMenyediakan pengelolaan eksekutif dengan informasi untuk mendukung pengembangan dan implementasi strategi

Kegunaan Strategis dari SI/TI: KlasifikasiNotowidigdo membagi SIS menjadi:Sistem internal yang memiliki manfaat langsung untuk perusahaanSistem eksternal yang memiliki manfaat langsung untuk pelanggan perusahaanVenkatraman mendeskripsikan 3 tipe revolusioner penggunaan TIBusiness process redesignBusiness network redesignBusiness scope redefinition

Terhubung dengan Pelanggan dan SupplierOrang kunci yang terlibat dalam sistem jaringan eksternal adalah sales/marketing dan manajemen distribusiSetiap sistem akan membutuhkan kerjasama dari rekan dagang.

Meningkatkan Integrasi dari Proses InternalIntegrasi internal dari informasi yang efektif bisa di hasilkan dengan melewati beberapa hambatan tradisionalEnterprise Resource Planning (ERP) adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi yang mengintegrasikan informasi dan proses berbasis informasi

Produk dan Layanan Berbasis InformasiKonsep ini berdasar pada perencanaan strategisUntuk mendapatkan keunggulan dari aplikasi ini dibutuhkan pengetahuan yang mendalam terhadap produk dari suatu industri

Executive Information SystemMenyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manajemen eksekutif untuk mendukung keputusan strategisInformasi yang dibutuhkan yaitu informasi mengenai pasar, pelanggan, dan non pelanggan, teknologi, keuangan dunia dan perubahan ekonomi yang terorganisir dengan baik

Fokus dan Konteks SIS

Faktor-Faktor Sukses dalam SISFokus eksternal, bukan internal: mengacu pada pelanggan, pesaing, supplier, bahkan industri lain dan hubungan bisnis dan kesamaan dengan dunia bisnis luarMenambah nilai, bukan mengurangi biaya: secara sederhana diartikan sebagai menghasilkan produk atau jasa yang lebih baik tetapi tidak mengurangi biaya produksi untuk menekan biaya marjinal.Berbagi Manfaat: di dalam organisasi, dengan supplier, pelanggan, konsumen, dan bahkan pesaing pada beberapa kesempatan

Faktor-Faktor Sukses dalam SIS (2)Memahami pelanggan: dan apa yang mereka lakukan dengan produk atau jasa, bagaimana mereka mengambil manfaat dari produk atau jasa dan masalah yang mungkin mereka temuiInovasi berkendali bisnis, bukan berkendali teknologi: tekanan pasar mengendalikan pengembangan dalam beberapa kasus. Pengembangan Bertahap: tidak seluruh visi aplikasi berubah menjadi kenyataanMenggunakan informasi yang didapat dari sistem untuk mengembangkan bisnis

Faktor-Faktor Sukses dalam SIS (3)Faktor-faktor itulah yang secara umum memiliki perilaku yang berbeda terhadap penggunaan SI/TITeknologi adalah pemicu yang menyediakan keuntungan jangka pendek dan kesempatan mengembangkan sistem baruTapi SI baru yang dikembangkan, memanfaatkan teknologi, dapat menyediakan keunggulan lain yang mungkin lebih mampu bertahan terhadap penjiplakan pesaing

Implikasi ManajemenAlasan utama perbedaan manajemen strategis dalam era SIS:Dunia luar (pelanggan, pesaing, supplier) bisa menjadi penghasut dari kegunaan SI/TIManajemen eksekutif harus membuat penilaian tentang investasi yang akan berpengaruh terhadap strategi bisnisKedua hal tersebut digabungkan sebagai analisis dampak kompetitif

Implikasi Manajemen (2)Berfokus pada teknologi tidak mendorong suksesnya penerapan strategisEarl berpendapat harus ada pembeda antara strategi SI dan strategi TIStrategi SI berpusat pada pertanyaan apa sedangkan strategi TI pada pertanyaan bagaimana

Implikasi Manajemen (3)

Portfolio Aplikasi untuk Era Kombinasi

Apa Strategi SI/TI?Strategi SI/TI terdiri dari 2 bagian: komponen SI dan komponen TIStrategi SI mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan infomasi dan sistem untuk mendukung keseluruhan strategi dari bisnisStrategi TI berpusat pada menyelaraskan cara organisasi meminta informasi dan sistem yang akan didukung oleh teknologi

Arah Strategis

Arah Strategis (2)Manajemen tidak seharusnya mengidentifikasi dan mengadopsi teknologi terbaik yang tersedia untuk restrukturisasi organisasi tanpa pertimbangan 2 arah yang relevanKeduanya adalah potensi persaingan dan tingkat pelayanan

Akibat Ketiadaan Strategi SI/TIInvestasi sistem yang dibuat tidak mendukung objektif bisnisKehilangan kendali terhadap SI/TI, mengarah pada perjuangan secara individual untuk memperoleh objektif yang tidak seharusnya melalui SI/TISistem tidak terintegrasiMengarah pada penurunan produktifitasTidak ada mekanisme untuk memutuskan tingkat sumberdaya optimalInformasi manajemen yang buruk

Akibat Ketiadaan Strategi SI/TI (2)Kesalahpahaman antara pengguna dan spesialis TIStrategi teknologi kacau dan terbatasnya pilihanKekurangan infrastruktur dari investasi yang dilakukanSemua proyek dievaluasi berdasarkan hanya pada keuangan

Akibat Ketiadaan Strategi SI/TI (3)Investasi terhadap SI/TI yang bermasalah dapat menjadi sumber konflikPembenaran lokal dari investasi menghasilkan manfaat yang sebenarnya kontraproduktifSistem secara rata-rata memiliki hidup yang lebih pendek daripada hidup bisnis yang diharapkan

Konteks Strategi SI/TIKonteks dari strategi SI/TI berbeda untuk setiap organisasiAda 2 konteks yang harus dipahami yaitu: konteks internal dan konteks eksternal

Konteks InternalAda dua akibat dari tekanan yang berasal dari luar:Infusi: tingkat suatu organisasi menjadi tergantung pada SI/TI untuk menjalankan operasi inti dan mengatur bisnisDifusi: tingkat TI menjadi terpecah ke seluruh organisasi dan keputusan yang menyangkut kegunaannya

Konteks Internal (2)

Konteks Internal (3)Organisasi akan terus berubah dimulai dari kuadran rendah-rendah, ke arah kuadran tinggi-rendahTetapi datangnya era SIS, memaksa organisasi bergerak memasuki kuadran tinggi-tinggi dan bergantung pada arah yang diambil pada era sebelumnyaAkibatnya, semakin ketergantungan suatu organisasi terhadap SI/TI, semakin terpusat dan terstruktur pendekatan untuk perencanaan dan pengendaliannya

Konteks Ekternal

Konteks Eksternal (2)Pergerakan pesaing, munculnya pesaing baru, mempengaruhi dinamisme sebuah industriStrategi yang dimainkan organisasi juga berpengaruh terhadap pergerakan pesaingPada konteks ini, manajemen harus menentukan penguasaan teknologi organisasi untuk mendongkrak ketakberlanjutan, asimetri dan ketidaksempurnaan informasi untuk keuntungan bisnis

Pengorganisasian Kemampuan SIDisiplin manajemen strategis telah lama berupaya memunculkan sumber keunggulan kompetitif berkelanjutanDari kalimat tersebut dapat dipecah menjadi keunggulan kompetitif dan berkelanjutan

Pengorganisasian Kemampuan SI (2)Dalam sudut pandang SI, berkelanjutan adalah kemampuan organisasi untuk secara terus menerus mengirimkan nilai bisnis eksplisit melalui SI/TI yang mengarah pada keunggulanMenurut Dvorak, organisasi terkenal dengan kinerja TI tinggi bukanlah penyihir secara teknis, tetapi kemampuan mereka mengatur kegiatan SI/TI yang membuat mereka berhasil

KesimpulanMemahami peranan SI/TI dapat membantu organisasi dalam melakukan manajemen strategi dan membuat strategi-strategi bisnis yang memberikan keuntunganSI akan terus berkembang mengikuti inovasi dalam teknologiTeknologi informasi bukanlah strategi bisnis, tetapi strategi bisnis sebaiknya mulai berbasiskan teknologi informasi

Kesimpulan (2)Strategic Information System akan meningkatkan daya saing dengan mengubah sifat atau melakukan bisnisEra DP dan MIS yang telah ada dan banyak yang dapat dipelajari dari keduanyaInovasi penggunaan informasi dan teknologi baru adalah kunci utama dalam pembuatan pilihan untuk perubahan

Kesimpulan (3)Strategi SI sebaiknya dilakukan lebih radikal dan lebih mudah diadaptasikan di masa datang daripada seperti yang ada di masa laluKesuksesan evolusi perencanaan strategis dari SI/TI adalah sebuah proses yang bergantung pada user dan manajemen seniorSaat ini, memisahkan aspek strategi SI/TI dari strategi bisnis sangat sulit karenanya diperlukan alat dan teknik analisis strategis dan perencanaan bisnis yang mendekati strategi SI/TI

TERIMA KASIH