106

BAB 4

USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN

TEKNOLOGI INFORMASI

4.1 Strategi Sistem Informasi Bisnis

Dalam pembuatan sistem informasi yang dibutuhkan oleh PT. Sinar Jaya Sukses

Mandiri yang telah melalui proses pengamatan dan analisis ditemukan beberapa

kelemahan seperti yang dijelaskan pada bab 3. Sebagai solusi maka disarankan untuk

diadakannya perubahan seperti pada tabel di bawah ini :

Tabel 4-1 Usulan terhadap sistem yang sedang berjalan

Sistem yang berjalan Usulan terhadap Sistem yang berjalan

Sistem Permasalahan Sistem HSCM,

Accurate Belum tersedianya sistem terintegrasi antara service center dengan gudang sparepart (value shop)

Menerapkan CRM (Customer Relationship Management)

- Mengembangkan sistem HSCM, dan mengintegrasikan dengan Accurate.

- Menerapkan sms gateway terintegrasi dengan HSCM

- Menerapkan sistem penjualan online

HSCM Belum tersedianya sistem yang memberikan status servis kepada pelanggan (PEST)

Belum tersedianya sistem yang menghubungkan perusahaan dengan distributor (value shop)

Belum tersedianya sistem penggajian (value shop)

Menerapkan HRMS (Human Resource Management System)

- Menerapkan sistem penggajian - Mengembangkan sistem absensi

terintegrasi dengan penggajian - Menerapkan sistem perekrutan

HIT Belum terintegrasinya absen karyawan dengan penggajian karyawan. (value shop)

Belum tersedianya sistem perekrutan karyawan (value shop)

Belum tersedianya aplikasi untuk request peralatan ATK dari masing-masing divisi (value shop)

Menerapkan sistem pengadaan peralatan operasional

- Menerapkan sistem request pengadaan operasional

- Menerapkan sistem pemilihan vendor

Belum tersedianya aplikasi u.menentukan vendor penjual peralatan operasional. (value shop)

GL, POS

Belum terintegrasinya data penjualan antara finance dengan sales&warehouse

Mengembangkan dan menerapkan sistem terintegrasi antara GL dengan POS

107

4.1.1 Usulan Aplikasi Perusahaan

Dari berbagai permasalahan pada perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

terdapat, beberapa area perubahan dari sistem yang ada. Namun dilihat dari manfaat

yang di dapatkan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri, permasalahan pada sistem HSCM

menjadi perhatian yang sangat penting. Dalam sistem HSCM merupakan sistem yang

berhubungan langsung terhadap pelanggan dalam memberikan pelayan yang optimal.

Dengan adanya sistem CRM, maka diharapkan tingkat pelayanan terhadap pelanggan

akan lebih baik lagi.

Adapun penjelasan dari sistem CRM adalah :

Pembangunan Sistem SMS Gateway

Penerapan Sistem CRM berbasis SMS gateway ini diterapkan dengan tujuan

untuk lebih memfokuskan pelayanan yang diberikan oleh pihak HT-mobile dalam

membantu pelanggan mereka untuk menyelesaikan permasalahan mereka

terhadap perangkat HT-mobile yang mereka miliki. Sistem CRM berbasis SMS

gateway ini akan mencakup 2 fungsi utama yaitu :

- Sistem tracking informasi perbaikan telepon seluler (service order)

sistem ini akan memberikan informasi mengenai estimasi lama pengerjaan,

status perbaikan servis, status kerusakan, informasi pergantian suku cadang

serta konfirmasi/persetujuan pergantian suku cadang.

- Sistem keluhan dan saran

sistem ini akan menerima segala keluhan yang di hadapi oleh pelanggan

terhadap produk yang telah mereka gunakan dan memberikan solusi dini dari

keluhan tersebut. Di samping itu sistem ini akan menampung saran dari

108

pelanggan terhadap produk ataupun hal lain yang berhubungan dengan

produk dari PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri.

Pengembangan Sistem terintegrasi antara HSCM dengan Accurate (sistem stock

gudang suku cadang pengganti).

Pengembangan Sistem terintegrasi antara HSCM dengan Accurate

merupakan suatu sarana solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh internal

perusahaan terhadap kasus pemisahan antara sistem HSCM (pergantian suku

cadang) yang ada saat ini dengan sistem Accurate yang memuat stok gudang suku

cadang. Di harapkan dengan pengintegrasian dari kedua sistem ini akan

mempercepat bagian pelayanan servis dalam pengambilan keputusan suku cadang

yang akan diganti terutama dalam penentuan estimasi pengerjaan.

Pembangunan Sistem Penjualan kedistributor berbasis online

Pembangunan sistem penjualan ke distributor berbasis online merupakan

salah satu upaya dalam peningkatan hubungan baik antara perusahaan dengan

rekan bisnis yang telah ada. Diharapkan dengan adanya sistem penjualan online

ini akan mempercepat proses pemesanan, serta mempermudah pihak distributor

dalam memantau hasil pemesanan mereka. Proses yang ada dalam solusi ini

meliputi : kegiatan order, pemantauan status pengiriman, serta pembuatan invoice

dari barang yang telah terkirim.

Usulan perubahan pada sistem HRMS adalah :

Pada area pemberdayaan sumber daya manusia. kebutuhan akan aplikasi

pengelolaan karyawan masih belum tepenuhi. Sistem yang ada saat ini hanya mengelola

109

kehadiran karyawan. Untuk penghasilan laporan masih menggunakan aplikasi excel.

Dengan adanya human resource management system (HRMS) di harapkan pengelolaan

karyawan seperti pencatatan absensi, lembur, ijin, perekrutan dan perhitungan

penggajian karyawan menjadi lebih baik lagi.

Usulan perubahan pada sistem pengadaan peralatan operasional adalah :

Pada area purchasing yang merupakan bagian pemantauan kebutuhan operasional,

ditemukan permasalahan belum tersedianya sistem yang menangani kebutuhan

pengadaan operasional. sehingga karyawan pada setiap divisi mengalami kesulitan

dalam melakukan request terhadap kebutuhan operasionalnya. Untuk itu dibutuhkan

suatu pengembangan sistem pemantauan kebutuhan operasional yang dapat menampung

request dan memprosesnya lebih cepat. Dalam rekomendasi sistem ini memuat dua

fungsi utama yang meliputi :

- Fungsi request kebutuhan, yang di bangun menggunakan web berbas is internal

Yang menampung request kebutuhan operational pada masing-masing divisi.

- Fungsi pengolahan request, merupakan fungsi backend yang di kelola oleh bagian

purchasing dalam melakukan tindakan dari request yang ada. Meliputi pencarian

vendor, penawaran harga, dan penerimaan barang.

Usulan perubahan pada sistem POS dan GL adalah :

Masalah utama dalam area ini adalah belum terintegrasinya sistem yang ada pada

saat ini, sehingga dalam kegiatan pengecekan dan perencanaan penjualan mengalami

proses keterlambatan serta terjadi kesulitan dalam melakukan kendali antara data yang

110

diterima oleh bagian sales dan warehouse dengan data yang diterima dari bagian

finance perihal jumlah penjualan produk.

4.1.2 Usulan Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Tabel 4-2 Usulan Area, Fungsi Dan Proses Bisnis

Area Fungsional

Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis

Bus

ines

s D

evel

opm

ent

Pengelolaan Karyawan

HRMS* mengadakan penilaian kinerja karyawan

mengadakan pelatihan excel mendata peserta pelatihan Fingerprint, HRMS*

mendata absensi karyawan

Excel, HRMS*

mencatat ij in karyawan

Excel, HRMS*

mencatat surat sakit karyawan

Excel, HRMS*

melakukan perhitungan gaji karyawan

Excel, HRMS*

melakukan perhitungan lembur karyawan

Excel, HRMS*

melakukan perhitungan potongan gaji karyawan

menyeleksi cv pelamar melakukan psikotest merekrut karyawan baru

Pengelolaan IT

excel membuat anggaran it excel mendata aset it perusahaan melakukan maintenance

hardware & software memonitor kerja server memasang & memonitor

jaringan sistem perusahaan

Fina

nce

& A

ccou

ntin

g

Pengelolaan Keuangan

GL, GL+POS*

memproses arus ka s

excel membuat anggaran rutin GL, GL+POS*

membuat daftar piutang

excel membuat daftar cicilan piutang excel memantau perubahan kurs

mata uang GL, GL+POS*

menerima bukti pembayaran piutang

mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang

GL+POS* membuat bukti pengeluaran uang

111

Pencatatan Akuntansi

excel menerima data jumlah stok barang

GL mencatat jumlah stok barang GL mencatat perubahan jumlah

stok barang excel menerima laporan status

barang yang diservis excel menerima laporan

pengeluaran sparepart GL membuat laporan jumlah stok

barang

Pengelolaan Pajak

excel mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan

badan pajak excel melakukan pembayaran pajak

barang impor excel mengurus pajak penghasilan

karyawan excel mengurus pajak penghasilan

perusahaan melakukan pembayaran pajak

iklan excel mengelola bukti pembayaran

pajak perusahaan

Pro

cure

men

t

Manajemen Produk

excel melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk

excel membuat perancangan strategi produk (fitur)

excel membuat laporan proses produksi produk

melakukan pengecekan performa produk

menyampaikan keluhan pelanggan

excel membuat laporan hasil testing sample produk

melakukan pengecekan sample produk

Pengadaan Produk

excel melakukan request sample produk

memonitor kinerja pabrik word membuat laporan request

sample produk excel mengelola bukti penerimaan

sample produk excel menerima laporan hasil testing

sample produk word membuat kontrak

Sal

es &

w

areh

ouse

Penjualan Barang

POS, CRM*

pencatatan order

POS, GL+POS*

melakukan pencatatan retur dari distributor

mendistribusian produk ke distributor

112

Word, CRM*

membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh distributor

memantau distribusi barang ke distributor

membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor

CRM* membuat faktur penjualan barang

Pengendalian Stok Gudang

excel meminta data penjualan barang ke admin sales

POS mendata nomor imei yang dikirim dari pabrik kegudang warehouse

pengecekan barang masuk dari pabrik

POS pencatatan barang rusak yang datang dari pabrik

excel pendaftaran barang siap jual POS pencatatan deliver order pengiriman pesanan ke

distributor POS mutasi antar gudang POS pencatatan stok barang di

masing-masing gudang POS membuat jadwal pengiriman mengatur surat pengizinan

pengiriman

Gen

eral

Affa

ir Pengadaan Barang

sistem pengadaan operasional*

menerima form permintaan kebutuhan

pembuatan purchase order melalukan pemesanan barang

maupun iklan Excel, sistem pengadaan operasional*

memilih vendor terbaik

melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor

memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media

penerimaan barang kebutuhan excel membuat tabel perbandingan

harga barang kebutuhan sistem

pengadaan operasional*

Membuat laporan pembelian

113

Pemeliharaan Persediaan

mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan

excel

mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance

excel membuat laporan maintenance perusahaan

excel

membuat penjadualan maintenance

word

melakukan dokumentasi terhadap kegiatan maintenance

mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance

excel membuat laporan pengeluaran maintenance

excel mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun

Mar

ketin

g

Pengendalian Stok Gudang

memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.

memeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak supplier

memeriksa laporan pengiriman barang iklan

memberikan persetujuan pemberian barang promosi

Anggaran

excel penentukan budget marketing excel melakukan perencanaan

terhadap event pemasaran excel pengalokasi budget marketing

Promosi

excel pengalokasian human resource untuk event

excel membuat jadwal event marketing

excel merencanakan promosi kerjasama

excel memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada general manager.

excel membuat jadwal pemasangan iklan

memeriksa laporan penayangan iklan

excel pendistribusian iklan di setiap daerah

photoshop, corel draw

merancang design media pemasaran

114

Ser

vice

Pelayanan pelanggan

hscm pencatatan setiap service order oleh service center

hscm pengecekan status service order

hscm daftar perbaikan service order Excel, CRM*

membuat laporan kerusakan handphone

CRM* menginformasikan pergantian su ku cadang

CRM* Menginformasikan status servis produk

Pendataan suku cadang

Word membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik

melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang

menentukan waktu pemesanan kembali barang sparepart

menentukan waktu pengiriman sparepart

melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang

accurate memeriksa catatan jumlah sparepart

excel membuat laporan kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang

accurate pendataan pengeluaran suku cadang ke service center

accurate pendataan penerimaan suku cadang ke service center

accurate membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service center

4.1.3 Usulan Subjek Data

Tabel 4-3 Usulan Subjek Data

Departemen Subjek Data

Dire

ktur

Gen

eral

Man

ager

Manager Business Development

Supervisor IT Anggaran IT Software Hardware

Supversior HR Absensi Cuti Lembur izin

115

Karyawan Gaji Kinerja karyawan

Manager R&D Procurement

SCM Officer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak Laporan pembelian*

Product management Produk Laporan kerusakan Produk* Laporan keluhan customer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Sample Produk

Manager service Supervisor sparepart Logistik

Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk*

Supervisor workshop Produk Informasi Pergantian suku cadang* Laporan kerusakan Produk* Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk* Laporan keluhan customer

Manager General Affair Supervisor Maintenance

Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance

116

Laporan kerusakan Produk* Supervisor Puchasing Pemasok*

Purchase request* Surat permintaan pembelian* Laporan pembelian*

Manager Sales & Distribution

Sales Laporan pengiriman* Persediaan Faktur Penjualan* Retur* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Pencatatatn Order* Konsumen

warehouse Laporan persediaan Persediaan Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan* Pencatatatn Order*

Marketing staff marketing Laporan pengiriman* Persediaan Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan Laporan Pengiriman Barang Iklan Approval Barang Promosi Produk Budget Marketing Laporan Marketing

Manager Finance & Accounting

Supervisor Accounting Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang

117

Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk* Persediaan Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Jurnal Neraca Fixed assets Gaji Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian* Laporan pembelian*

Supervisor Finance Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Tagihan*

Supervisor Tax Admin Laporan Pembelian* Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Faktur Penjualan* Retur* Pencatatatn Order* Tagihan* Neraca Fixed assets Pajak

118

4.1.4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data

Tabel 4-4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 1)

Sub jek DataLa

pora

npe

ngiri

man

Lapo

ran

pem

belia

nPe

mes

anan

Spa

rePa

rtLa

pora

nPe

nerim

aan

Spa

rePa

rtSp

arep

art

Arus

kas

Piut

ang

Bukt

iPen

gelu

aran

Uang

Bukt

iPem

baya

ran

Piu

tang

Lapo

ran

pers

edia

anBu

ktiP

enga

mbi

lan

Spa

rePa

rtPr

oduk

Info

rmas

iPer

gant

ian

Parts

Lapo

ran

keru

saka

nPr

oduk

Sura

tPen

yera

han

Pro

duk

Ser

vice

Sura

tPen

gam

bila

nPr

oduk

Afte

rSer

vice

Stat

usSe

rvic

ePr

oduk

Lapo

ran

kelu

han

cust

omer

Pers

edia

anJa

dwal

Peng

irim

anPe

ndat

aan

Bar

ang

Rus

akda

riPa

brik

Mut

asiA

ntar

Gud

ang

Deliv

ery

Ord

erPe

ndat

aan

IME

IFa

ktur

Pen

jual

anRe

tur

Sura

tPer

janj

ian

Ker

jasa

ma

Dist

ribut

orPe

ncat

atat

nO

rder

Tagi

han

Jurn

alNe

raca

Fixe

das

sets

Paja

kAb

sens

iCu

tiLe

mbu

riz

inKa

ryaw

anG

aji

Kine

rjaka

ryaw

anKo

ntra

kKo

nsum

enPe

ndat

aan

Fixe

dAs

set

Lapo

ram

Peng

elua

ran

Mai

nten

ance

Jadw

alM

aint

enan

ceLa

pora

nM

aint

enan

cem

aint

enan

ceAn

ggar

anIT

Lapo

ran

test

ing

sam

ple

Lapo

ran

Pros

esPr

oduk

siTe

stin

gSa

mpl

ePr

oduk

Lapo

ran

Requ

estS

ampl

eRe

ques

tSam

ple

Prod

ukKi

nerja

Pabr

ikSa

mpl

eP

rodu

kBu

dget

Mar

ketin

gLa

pora

nM

arke

ting

Prom

osi

Softw

are

Hard

ware

Stok

Bar

ang

Ikla

nLa

pora

nPe

nerim

aan

Pro

duk

Ikla

nLa

pora

nPe

ngiri

man

Bara

ngIk

lan

Appr

oval

Bara

ngPr

omos

iPe

mas

okPu

rcha

sere

ques

tSu

ratp

erm

inta

anpe

mbe

lian

Lapo

ran

pem

belia

n

Fungsi Bisn is * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Kary awan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPencatat an Akunt ans i R R R R R R R R R R R R R R C C C R R R R R RPenge lolaan Pajak R R R R R R R R R R R CManajemen Produk C R C C C C CPengadaan Produk C C R R R C C C RPenjua lan Barang * C R C C C C CPengenda lian Stok Gudang C C C C C C C R RPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Pers ediaan R C C C C CPengenda lian Stok Gudang Merchand ise R R R R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPel ayanan pelanggan * R C C C C C RPendataan suk u cadang C C C C R R R RPenge lolaan IT C C C

119

Tabel 4-5 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 2)

Sub jek Dat a

Abse

nsi

Cuti

Lem

bur

izin

Kary

awan

Gaj

iKi

nerja

kary

awan

Arus

kas

Piut

ang

Bukt

iPen

gelu

aran

Uang

Bukt

iPem

baya

ran

Piu

tang

Tagi

han

Jurn

alNe

raca

Fixe

das

sets

Paja

kPr

oduk

Lapo

ran

kelu

han

cust

omer

Lapo

ran

test

ing

sam

ple

Lapo

ran

Pros

esP

rodu

ksi

Test

ing

Sam

ple

Pro

duk

Sam

ple

Pro

duk

Lapo

ran

pem

belia

nKo

ntra

kLa

pora

nRe

ques

tSam

ple

Requ

estS

ampl

ePr

oduk

Kine

rjaPa

brik

Fakt

urP

enju

alan

Retu

rSu

ratP

erja

njia

nK

erja

sam

aD

istri

buto

rPe

ncat

atat

nO

rder

Lapo

ran

peng

irim

anKo

nsum

enPe

rsed

iaan

Jadw

alPe

ngiri

man

Pend

ataa

nB

aran

gR

usak

dari

Pab

rikM

utas

iAnt

arG

udan

gDe

liver

yO

rder

Pend

ataa

nIM

EILa

pora

npe

rsed

iaan

Pem

asok

Purc

hase

requ

est

Sura

tper

min

taan

pem

belia

nLa

pora

npe

mbe

lian

Pend

ataa

nFi

xed

Asse

tLa

pora

mP

enge

luar

anM

aint

enan

ceJa

dwal

Mai

nten

ance

Lapo

ran

Mai

nten

ance

mai

nten

ance

Stok

Bar

ang

Ikla

nL a

pora

n Pe

nerim

aan

Prod

uk Ik

lan

L apo

ran

Peng

irim

an B

aran

g Ik

lan

A ppr

oval

Bar

ang

Prom

osi

Budg

etM

arke

ting

Lapo

ran

Mar

ketin

gPr

omos

iLa

pora

nke

rusa

kan

Pro

duk

Sura

tPen

yera

han

Pro

duk

Ser

vice

Sura

tPen

gam

bila

nP

rodu

kA

fterS

ervi

ceSt

atus

Serv

ice

Pro

duk

Info

rmas

i Per

gant

ian

Par

tsPe

mes

anan

Spar

ePar

tLa

pora

nPe

nerim

aan

Spar

ePar

tSp

arep

art

Bukt

iPen

gam

bila

nSp

areP

art

Angg

aran

ITSo

ftwar

eHa

rdw

are

Fungsi Bisnis * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Kary awan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPenca tat an Akuntansi R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R RPenge lolaan Pa jak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C C RPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jua lan Barang * C C C C C C RPengenda lian Stok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Persediaan C C C C C RPengenda lian Stok Gudang Merc handis e R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPelayanan pe langgan * R R C C C C CPenda taan s uku c adang R R R R C C C CPenge lolaan IT C C C

120

Tabel 4-6 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 3)

Sub jek Dat aA

bsen

siC

uti

Lem

bur

izin

Kar

yawa

nG

aji

Kin

erja

kary

awan

Aru

ska

sP

iuta

ngB

ukti

Peng

elua

ran

Uan

gB

ukti

Pem

baya

ran

Piut

ang

Tagi

han

Jurn

alN

erac

aFi

xed

asse

tsP

ajak

Pro

duk

Lapo

ran

kelu

han

cust

omer

Lapo

ran

test

ing

sam

ple

Lapo

ran

Pro

ses

Pro

duks

iTe

stin

gS

ampl

eP

rodu

kS

ampl

ePr

oduk

Lapo

ran

pem

belia

nK

ontra

kLa

pora

nR

eque

stSa

mpl

eR

eque

stS

ampl

eP

rodu

kK

iner

jaPa

brik

Fakt

urPe

njua

lan

Ret

urS

urat

Per

janj

ian

Kerja

sam

aDi

strib

utor

Pen

cata

tatn

Ord

erLa

pora

npe

ngiri

man

Kon

sum

enP

erse

diaa

nJa

dwal

Peng

irim

anP

enda

taan

Bara

ngRu

sak

dari

Pabr

ikM

utas

iAnt

arG

udan

gD

eliv

ery

Ord

erP

enda

taan

IMEI

Lapo

ran

pers

edia

anP

emas

okP

urch

ase

requ

est

Sur

atpe

rmin

taan

pem

belia

nLa

pora

npe

mbe

lian

Pen

data

anFi

xed

Asse

tLa

pora

mPe

ngel

uara

nM

aint

enan

ceJa

dwal

Mai

nten

ance

Lapo

ran

Mai

nten

ance

mai

nten

ance

Sto

k Ba

rang

Ikla

nLa

pora

n P

ener

imaa

n P

rodu

k Ik

lan

L apo

ran

Pen

girim

an B

aran

g Ik

lan

App

rova

l Bar

ang

Pro

mos

iB

udge

tMar

ketin

gLa

pora

nM

arke

ting

Pro

mos

iLa

pora

nke

rusa

kan

Prod

ukS

urat

Pen

yera

han

Pro

duk

Ser

vice

Sur

atP

enga

mbi

lan

Prod

ukAf

terS

ervi

ceS

tatu

sS

ervi

ceP

rodu

kIn

form

asi P

erga

ntia

n Pa

rtsP

emes

anan

Spa

rePa

rtLa

pora

nP

ener

imaa

nS

pare

Part

Spa

repa

rtB

ukti

Peng

ambi

lan

Spa

rePa

rtA

ngga

ran

ITS

oftw

are

Har

dwar

e

Fungsi Bisnis * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Karyawan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPenca tat an Akun tansi R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R RPenge lolaan Pa jak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C C RPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jua lan Barang * C C C C C C RPengenda lian Stok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Persediaan C C C C C RPengenda lian Stok Gudang Merc handise R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPelayanan pe langgan * R R C C C C CPenda taan s uku c adang R R R R C C C CPenge lolaan IT C C C

121

Tabel 4-7 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 4)

Sub jek Data

Abs

ensi

Cut

iLe

mbu

riz

inK

arya

wan

Gaj

iK

iner

jaka

ryaw

anA

rus

kas

Piu

tang

Buk

tiPe

ngel

uara

nUa

ngB

ukti

Pem

baya

ran

Piu

tang

Tagi

han

Jurn

alN

erac

aFi

xed

asse

tsP

ajak

Pro

duk

Lapo

ran

kelu

han

cust

omer

Lapo

ran

test

ing

sam

ple

Lapo

ran

Pros

esPr

oduk

siTe

stin

gSa

mpl

ePr

oduk

Sam

ple

Pro

duk

Lapo

ran

pem

belia

nK

ontra

kLa

pora

nRe

ques

tSam

ple

Req

uest

Sam

ple

Prod

ukK

iner

jaPa

brik

Fakt

urP

enju

alan

Ret

urS

urat

Per

janj

ian

Ker

jasa

ma

Dis

tribu

tor

Pen

cata

tatn

Ord

erLa

pora

npe

ngiri

man

Kon

sum

enP

erse

diaa

nJa

dwal

Peng

irim

anP

enda

taan

Bar

ang

Rus

akda

riP

abrik

Mut

asiA

ntar

Gud

ang

Del

iver

yO

rder

Pen

data

anIM

EI

Lapo

ran

pers

edia

anP

emas

okP

urch

ase

requ

est

Sur

atpe

rmin

taan

pem

belia

nLa

pora

npe

mbe

lian

Pen

data

anFi

xed

Asse

tLa

pora

mPe

ngel

uara

nM

aint

enan

ceJa

dwal

Mai

nten

ance

Lapo

ran

Mai

nten

ance

mai

nten

ance

Sto

kBa

rang

Ikla

nLa

pora

nPe

nerim

aan

Prod

ukIk

lan

Lapo

ran

Peng

irim

anB

aran

gIk

lan

App

rova

lBar

ang

Prom

osi

Bud

getM

arke

ting

Lapo

ran

Mar

ketin

gP

rom

osi

Lapo

ran

keru

saka

nP

rodu

kS

urat

Pen

yera

han

Prod

ukSe

rvic

eS

urat

Pen

gam

bila

nP

rodu

kA

fterS

ervi

ceS

tatu

sSe

rvic

ePr

oduk

Info

rmas

iPer

gant

ian

Par

tsP

emes

anan

Spa

rePa

rtLa

pora

nPe

nerim

aan

Spar

ePar

tS

pare

part

Buk

tiPe

ngam

bila

nSp

areP

art

Ang

gara

nIT

Sof

twar

eH

ardw

are

Fungsi Bis nis * * * * * * * * * * * * *Pengelo laan Karyawan C C C C C C CPengelo laan Keuangan C C C C CPencat atan Ak unt ans i R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R R RPengelo laan Pajak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C CPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jualan Ba rang * C C C C C C RPengendalian St ok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Pers ediaan C C C C C RPengendalian St ok Gudang Merc handise R R R C C C CAnggaran R C Rpromosi R C CPelayanan pelanggan * R R C C C C CPendat aan suku cadang R R R R C C C CPengelo laan IT C C C

122

4.1.5 Portofolio Aplikasi Masa Depan

Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang

digunakan oleh perusahaan dimasa depan untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan oleh perusahaan guna mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu

portofolio aplikasi ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan

perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi yang akan datang.

Strategic High Potential

- CRM (Order service berbasis SMS) - Sistem ERP

- POS+GL (Sales and Warehouse, finance)

- HSCM (Service) - Accurate (gudang sparepart) - HRMS (HRD) - Sistem pengadaan kebutuhan (General

Affair)

- Microsoft Office 2007 (word, excel, power point).

- Adobe Potoshop - Adobe Reader - Corel

Key Operational Support

Gambar 4-1 Matriks Portofolio Aplikasi Masa Depan

4.2 Strategi Manajemen SI/TI

4.2.1 Usulan Perubahan Struktur Organisasi

Dari analisis Area, fungs i dan proses bisnis didapatkan penambahan aplikasi

diarea servis SMS gateway. Dengan adanya penambahan aplikasi ini diharapkan

pelayanan terhadap pelanggan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri dalam area perbaikan

handset dapat lebih baik. Sehingga kepuasan pelanggan dapat meningkat. Pada sisi

service office penambahan fungsi pengecekan dan order sparepart merupakan suatu

solusi yang ditawarkan untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan. Customer

Service pada masing-masing servis center dapat langsung memberikan informasi

123

mengenai pergantian suku cadang, estimasi lama pengerjaan dan status suku cadang

yang masih ada di gudang.

Pada penerapan sistem informasi servis berbasis SMS gateway, dalam prosesnya

akan membutuhkan perawatan berkala dalam basis data dan perangkat SMS gateway itu

sendiri. Untuk itu dibutuhkan seorang tenaga support yang ahli dalam merawat sistem

yang akan dibangun dan bertanggung jawab dalam memelihara data yang masuk dari

pelanggan melalui jaringan SMS gateway ini. Tenaga support ini pun harus dapat

mengestimasi kemampuan penyimpanan inbox yang ada sehingga message yang masuk

dapat terkendali dan dapat ter-cover.

Untuk itu, diusulkan penambahan 1 orang technical support pada divisi service

yang akan melakukan maintenance hardware dan software dari seluruh aplikasi sms

gateway. Untuk seorang technical support diberi gaji Rp. 2.000.000 perbulan.(sumber:

history data salary tahun 2009). Dengan requirement:

‐ Menguasai troubleshooting aplikasi maupun perangkat sms gateway.

‐ Mampu membuat laporan mengenai keluhan dan saran dari pelanggan.

Dikarenakan adanya penambahan fungsi baru pada PT. Sinar Jaya Sukses

Mandiri, maka diusulkan adanya perubahan pada struktur organisasi. Tujuannya adalah

untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja dalam mengembangkan perusahaan. Berikut

ini adalah gambar rekomendasi struktur organisasi pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri.

124

 

Gambar 4-2 Usulan Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

4.3 Strategi Teknologi Informasi (TI)

Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan

dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi

perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.

4.3.1 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Tabel 4-8 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Sedang Digunakan Dibeli Keterangan Pemakai Perangkat jml Spesifikasi Spesifikasi unit harga total

General Manager

Notebook

1

APPLE MacBook Air: Intel Core2 Duo 1.86GHz 2GB DDR3 128GB SSD

Kingston 2GB

SODIMM DDR3 PC-

10666

8 493.000 3.944.000

Tambah memory untuk: - General Manager - Manager

Manager 7

HP Presario CQ42-263TU: Core i5-450M 2GB DDR3 320GB HDD DVD±RW,

125

Junior Manager 4

HP Presario CQ41: Core i3-350 Ram 2GB DDR3 500GB HDD DVD±RW V-GEN

SODIMM DDR3 1GB

14 158.000 2.212.000

Tambah memory untuk: - Junior Manager - admin

Admin 10

HP Presario CQ42-359TU: Pentium P6200 1GB DDR3 320GB HDD DVD±RW

Staff PC

DESKTOP 20

Monitor LCD 15,6 inch Memory DDR2 2G Hardisk 120GB VGA onboard Mouse + keyboard standart DVD R

Vgen DDR2 1GB 20 155.500 3.110.000

Tambah memory untuk: - Staff

Serv er HSCM

1

Spesif ikasi: Processor Q8300 Ram 4GB DDR2 Hd 2x250GB VGA onboard

VISIPRO 2GB

1 304.000 304.000 Tambahan memory untuk: - serv er

GSM Modem Itegno spesif ikasi: USB, GPRS Modem, PCI sopport

1 1.800.000 1.800.000 untuk membangun sms gateway

Harga Total 11.370.000

Keterangan: (*) harga per tanggal 23-01-2011 sumber: www.bhineka.com

126

4.3.2 Usulan Arsitektur Jaringan

Usulan arsitektur jaringan akan menggambarkan mengenai teknologi informasi yang akan ditambahkan dan dihilangkan

berdasarkan strategi teknologi informasi. Usulan arsitektur jaringan akan dijabarkan pada gambar dibawah ini.

Gambar 4-3 Usulan Arsitektur Jaringan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

127

4.4 Rencana Implementasi

4.4.1 Perencanaan Biaya

Untuk pembangunan beberapa sistem sesuai dengan usulan diatas, PT. Sinar Jaya

Sukses Mandiri menggunakan jasa IT Consultant Juno. Juno merupakan developer yang

membangun sistem HSCM. Dalam pembangunan aplikasinya, terdapat sebuah tim yang

terdiri dari system development, project manager dan system analyst. Untuk seorang

system development diberi gaji sebesar Rp. 2.475.023,- per bulan, sedangkan untuk

seorang project manager diberi gaji sebesar Rp. 4.261.060,- per bulan, dan untuk

seorang system analyst diberi gaji sebesar Rp. 2.970.082,- per bulan. Penambahan biaya

akan dibebankan apabila perusahaan ingin meng-customize aplikasi yang telah dibuat

sesuai dengan requirement awal sebesar Rp. 2.000.000,- perbulan selama masa

implementasi sistem. (Sumber: http://www.zdnetasia.com/indonesia-it-salary-

benchmark-2010-62204816.htm)

Berikut adalah rincian biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan dalam usulan

aplikasi sesuai dengan tabel 4.1 diatas:

128

Tabel 4-9 Perencanaan Biaya

(sumber data: penyelenggaraan pelatihan HSCM tahun lalu)

Sistem KeteranganDeveloper JunoPengerjaan 6 bulanBiaya Develop Rp37.968.741Pelatihan Rp18.240.000

Ket:Jumlah service center = 30Lama pelatihan = 3 hariUang kos t = 50 rb/hariUang makan = 36 rb/ hariTransport = 500 rb/ orang (12)Transport = 250 rb/ orang (18)

Developer JunoPengerjaan 6 bulanBiaya Develop Rp29.058.495Perawatan Rp300.000Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan Rp10.160.000

Ket:Jumlah distributor = 20Lama pelatihan = 3 hariUang kos t = 50 rb/hariUang makan = 36 rb/ hariTransport = 250 rb/ orang

Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp81.877.374Pelatihan -Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan -Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan -

Total biaya Rp378.686.318

HRMS Pembangunan Sistem Pengelolaan Karyawan dan Implementasinya

Pembangunan Sistem Penjualan Online dan Implementasi

POS + GL Pembangunan Sistem terintegrasi antara POS dan GL dan implementas inya

Procurement Pembangunan Sistem Procurement dan Implementasinya

CRM Penambahan modul di HSCM untuk Accurate dan pengintegrasian HSCM dengan Accurate

Pembangunan Sms Gateway dan pengintegrasian dengan HSCM

Usulan SistemBiaya

129

4.4.2 Perencanaan Waktu

Implementasi sistem dan teknologi informasi membutuhkan waktu tertentu dan

melibatkan dana yang cukup besar, terutama dalam penyelenggaraan pengadaan

peralatan SMS Gateway. Untuk itu, maka perlu dibuat perencanaan implementasi yang

baik dan benar, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan strategis sistem informasi

dapat terpenuhi dengan optimal.

Implementasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri diperkirakan dapat diselesaikan

dalam waktu 5 tahun. Berikut ini tabel jadwal rencana implementasi SI/IT pada PT.

Sinar Jaya Sukses Mandiri :

Tabel 4-10 Perencanaan Waktu

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4Strategi SIPengembangan sistem HSCMPengintegrasian s istem HSCM dengan accuratePembangunan sistem SMS gatewayPengintegrasian s istem HSCM dengan SMS gatewayPembangunan sistem penjualan online ke distributorImplementasi s istem penjualan online ke distributorPembangunan sistem terintegrasi antara general ledger & point of salesImplementasi s istem integrasi general ledger & point of sales

Pembangunan sistem pengadaan peralatan operasionalImplementasi s istem pengadaan peralatan operasionalPembangunan sistem human resource management system (HRMS)Implementasi s istem human resource management system (HRMS)

Strategi Manajem en SI /ITPerekrutan technical supportPelatihan staff service centerPelatihan distributorPelatihan staff sales & warehousePelatihan staff finance dan accountingPelatihan karyawanPelatihan staff human resource development

Strategi TIPembelian hardwarePembenahan struktur jaringanPembenahan serverPemeliharaan SI/IT

Activity PlanTahun Ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 Tahun ke-4