bab 4 teori dan metodologi sistem

SISTEM INFORMASI MANAJEMENPROGRAM STUDI S1 - SISTEM

INFORMASIINSTITUT TEKNOLOGI TELKOM

CHAPTER 04TEORI DAN METODOLOGI

SISTEM

DEFINISI SISTEM

2

Sistem : sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen SistemTujuanMasukanKeluaranProsesMekanisme pengendalianUmpan balik

Sistem (Lanjutan…)

3

Sistem berinteraksi dengan :Lingkungan dan

Memiliki batas sistem

TUJUAN SISTEM

4

Setiap sistem memiliki tujuan (goal)

Tujuan berfungsi sebagai pengarah sistem

Tiga tujuan utama SI (Hall, 2000)

Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen,

Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen,

Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Tujuan Sistem (Lanjutan…)

5

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani Bank? Pasar Swalayan? Toko Buku Online?

MASUKAN

6

Segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses

Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan).

Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan)

PROSES

7

Bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran

Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan seperti:Meringkas data, Melakukan perhitungan, Mengurutkan data.

KELUARAN

komponen Sistem informasi8

Merupakan hasil dari pemrosesan

Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya

9

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) untuk mengendalikan output dan meyesuaikan pada inputnya.

Masukan Proses Keluaran

Mekanisme Pengendalian

Umpan balik

MEKANISME PENGENDALIAN DAN UMPAN BALIK

Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik (Lanjutan…)

10

Tujuan umpan balik adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan

Pada sistem informasi, umpan balik dapat diperoleh dari setiap pemakaiProgram yang salah diperbaikiProgram disesuaikan dengan keluaran yang dikehendaki

BATAS (BOUNDARY)

11

Pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan)

Batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem

Perus.A

Perus.B

Perus.A

PerusB

Borderless Enterprise

PERUBAHAN BATAS SISTEM

12

(a) Sistem tradisional berbasis kertas

(b) Sistem pemesanan dilakukan secara langsung

Pelanggan

Penerimaan Surat

Pemrosesan Pesanan

S e d i a a n

Produk pesanan

Ketersediaan produk

Pelanggan

S e d i a a n

Pesanan

Ketersediaan Produk

Pesanan Konfirmasi

LINGKUNGAN


Segala sesuatu yang berada di luar sistem

Contoh: Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank, dan Pesaing

PerusahaanX

Lingkungan

SUBSISTEM

14

Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil

Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem disebut subsistem.

CONTOH SISTEM DAN SUBSISTEM

15

Sistem Subsistem

Sistem mobil Subsistem bahan bakarSubsistem pendorongSubsistem kelistrikanSubsistem rem

Sistem komputer

CPUMasukanKeluaranPenyimpan sekunder

Sistem informasi perusahaan

Sistem informasi akuntansiSistem informasi pemasaranSistem informasi personaliaSistem informasi produksi

SUPERSISTEMJika suatu sistem menjadi

bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dikenal dengan sebutan supersistem

Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai supersistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah subsistem dan pemerintah pusat adalah supersistem

16

Pemerintah Pusat

Provinsi

Kabupaten

Supersistemdari

Kabupaten

Supersistemdari Provinsi

ANTARMUKA SUBSISTEM


Masukan

Keluaran

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem Antarmuka Subsistem

MODEL ANTARMUKA SUBSISTEM

18

CONTOH ANTARMUKA SUBSISTEM

19

Transaksi

Antarmuka

Cabang offline Cabang online

Validasi Transaksi

Transaksi tak absah

Transaksi absah

Transaksi

Pemutakhiran

Induk

Transaksi baru

Pemasukan Transaksi

KLASIFIKASI SISTEM


Abstrak Vs. FisikDeterministik Vs. ProbabilistikTerbuka Vs. TertutupAlamiah Vs. BuatanSederhana Vs. Kompleks

KLASIFIKASI SISTEM

Sistem Abstrak Vs Sistem FisikSistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)

Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)

KLASIFIKASI SISTEM [Lanjutan]

Sistem Alamiah Vs Sistem BuatanSistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dalam artian tidak dibuat oleh manusia. (Sistem Tata Surya, Sistem Galaxi, Sistem Reproduksi dll.)

Sistem Buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system (contoh Sistem Informasi)


Sistem Deterministik Vs ProbabilistikSistem Tertentu (Deterministic System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi

dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; Sistem Komputer)

Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. (Contoh : Sistem Manusia)


Sistem Tertutup Vs TerbukaSistem Tertutup (Close System) adalah

sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya

turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi

kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan

sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

SISTEM TERTUTUP DAN RELATIF TERTUTUP

25

SISTEM TERBUKA DAN TERTUTUP

26

Sistem sediaan barang (I nventory system) berbasis komputer

Laporan sediaan barang

Pemesanan Barang

Menentukan barang yang

dipesan beserta jumlahnya

Sistem sediaan barang (I nventory system) berbasis komputer

Pemesanan Barang

I nduk Sediaan

Jumlah < Level

Minimum

Ya

Keputusan diambil oleh komputer

(a) Sistem terbuka (b) Sistem relatif tertutup

I nduk Sediaan

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

MODEL

Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity)

Jenis-jenis modelModel FisikModel NaratifModel GrafikModel Matematika

JENIS MODELModel Fisik Penggambaran entitas

dalam bentuk 3 dimensi.Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru

Model Naratif menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan.

Model Grafik menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk.Contoh: DFD, Flowchart

Model Matematika segala formula atau persamaan matematika.Contoh: Persamaan Trigonometri

KEGUNAAN MODEL

Mempermudah pengertianMempermudah komunikasiMemperkirakan masa depan

MODEL SISTEM UMUMMerupakan diagram grafik yang disertai narasi yang menggambarkan organisasi secara umum dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

Sistem terbuka berhubungan dengan lingkungannya dan sistem tertutup tidak

SISTEM FISIKMengubah sumber daya input menjadi

sumber daya output, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka

Arus Sumber dayaArus MaterialArus PersonilArus MesinArus Uang

SISTEM KONSEPTUALSistem yang menggunakan

sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik

Sistem terbuka :Sistem lingkaran terbukaSistem lingkaran tertutup

Elemen sistem konseptual :Manajemen,Pengolah InformasiStandar next

SISTEM LINGKARAN TERBUKA

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

back

SISTEM LINGKARAN TERTUTUP

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

Mekanisme pengendalian

Umpan balik Umpan balik

back

PENGENDALIAN MANAJEMEN

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenInformasi Informasi

back

PENGOLAH INFORMASI

back

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output


Pengolah Informasi

Data

STANDAR

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output


Pengolah Informasi

Data

Standar

next

MANAGEMENT BY EXCEPTIONStandar dikombinasikan dengan outpur informasi

dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE

MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar.

Tiga keuntungan MBEManajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang

berlangsung normalLebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat

menerima perhatian lebih menyeluruhPerhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada

hal-hal yang tidak berjalan semestinya

MANAGEMENT BY EXCEPTION

Kendala MBE :Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan

Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan

Perhatian harus tetap diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat

Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

ARUS KEPUTUSAN DAN LINGKUNGANMerupakan modifikasi lain pada model

umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik.

Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

MANAJEMEN SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenKeputusan Informasi

Pengolah Informasi

Data

Standar

Sumber Daya Fisik

Sumber Daya Fisik

Informasi dan Data

Lingkungan

PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Contoh : Pasar Swalayan Arus material; bahan makanan dan barang2 lain yang dijual Arus personil; manajer toko, kasir, pegawai gudang dan

orang2 lain yang dipekerjakan Arus mesin; komputer, kalkulator, barcode scanner, telepon,

kulkas, rak-rak Arus uang; pemasukan dari pelanggan dan pengeluaran

berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik

Proses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar, memotong daging.

Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer, barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai barang

Standar kinerja; kuota penjualan, anggaran operasi

Contoh 2 : Kantor PengacaraArus material; perlengkapan pencatatan, kertas, buku2Arus personil; pengacara, partner, office boyArus mesin; komputer, teleponArus uang; pemasukan dari klien, pengeluaran untuk

biaya kantor, biaya sidang, dll.Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah

(klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan).

Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.Pengolah informasi meliputi komputer, database hukumStandar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan

rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus, memenangkan persidangan, menerima laba, database hukum

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDEKATAN SISTEM

PEMECAHAN MASALAHMasalah suatu kondisi yang memiliki potensi

untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Gejala kondisi yang dihasilkan oleh masalah

Pemecahan masalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Masalah terstruktur elemen2 atau hubungan2 antar elemen dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tidak terstruktur elemen2 atau hubungan2 antar elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah. Masalah semi terstruktur sebagian elemen2 atau hubungan2 antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.

PEMECAHAN MASALAHPentingnya pemecahan masalah bukan

didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada konsekuensinya.

Keputusan pemilihan suat strategi atau tindakan

Pengambilan keputusan tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Elemen proses pemecahan masalahMasalahPemecah Masalah (Manajer), lihat gambar

PEMECAHAN MASALAHGambar elemen-elemen proses pemecahan

masalah

Informasi

Pemecah Masalah (Manajer)

Standar

Masalah

Solusi

Kendala

Berbagai solusi

alternatif

PENDEKATAN SISTEMLangkah-langkah pemecahan masalah

dengan pendekatan sistem :Usaha PersiapanUsaha DefinisiUsaha Pemecahan

USAHA PERSIAPANLangkah 1 Memandang perusahaan sebagai suatu

sistem, dg menggunakan model umum perusahaanLangkah 2 Mengenali sistem lingkungan;

pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan

Langkah 3 Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkat2 manajemen, arus sumber saya

Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai

USAHA DEFINISILangkah 4 bergerak dari tingkat sistem

ke subsistem; sistem dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

Langkah 5 menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu;

Langkah 5

6.Proses

Transformasi

1.Standar

3.Manajemen

4.Pengolah Informasi

2.Output

5.Input

USAHA PEMECAHANMeliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannyaLangkah 6 Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint application design, group decision support system.Langkah 7 Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya

USAHA PEMECAHANLangkah 8 Memilih solusi terbaik;

analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer)

Langkah 9 Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan.

Langkah 10 membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

MENELAAH PENDEKATAN SISTEM

1. Memandang perusahaan sebagai

suatu sistem

2. Mengenali sistem lingkungan

3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan

4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu;

6. Mengidentifikasi berbagai alternatif7. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi8. Memilih solusi terbaik9. Menerapkan solusi10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

FAKTOR-FAKTOR MANUSIAGaya merasakan masalah (problen sensing

styles); bagaimana manajer menghadapi masalahPenghindar masalahPemecah masalahPencari masalah

Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajerGaya teraturGaya menerima

Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.Gaya sistematikGaya intuitif

MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PERSPEKTIF

Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat

Pendekatan sistem hanyalah cara memecahkan masalah

Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar

jump

SEKIAN DAN TERIMAKASIH

bab 4 teori dan metodologi sistem

Documents