bab 4 rekomendasi perencanaan sistem informasi dan...

125

BAB 4

REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

DAN TEKNOLOGI INFORMASI

4.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi

Strategi bisnis sistem informasi merupakan salah satu hasil dari proses

analisis terhadap sistem informasi dan teknologi informasi. Hal ini dikhususkan

untuk menjelaskan manfaat dari sistem informasi dan teknologi informasi

disetiap unit bisnis yang ada guna pencapaian visi dan misi perusahaan. Hal ini

dimulai dari susunan organisasi dan fungsi bisnis yang disesuaikan dengan hasil

analisis, kesemuanya itu disesuaikan pula dengan kebutuhan dari user dan

perusahaan serta disesuaikan pula dengan strategi yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

Setelah melakukan analisis strategi sistem berjalan pada bab sebelumnya,

serta terkait dengan penerapan strategi sistem dan teknologi informasi yang

terintegrasi pada masa yang akan datang maka diperlukan suatu area fungsional

baru di dalam Divisi IT Planning, yang meliputi beberapa unit bisnis:

• Complaint Management Division

Complaint Management Division adalah bagian yang akan menangani

keluhan – keluhan dari para user. Hal ini dapat terjadi jika didalam

aplikasi (project) yang ada mengalami debug atau user ingin

126

menambahkan atau mengurangi fungsi dari aplikasi yang sudah

diimplementasikan. Alasan pengusulan adanya Complaint Management

Division karena didalam struktur organisasi yang lama menimbulkan

ketidakjelasan akan fungsi bisnis yang dilakukannya oleh sebab itu

diperjelas kembali namanya dengan lebih menspesifikan fungsi bisnisnya

dengan penamaan divisinya.

• Budgeting Division

Budgeting Division adalah bagian yang akan berfungsi untuk

memperkirakan biaya proyek yang berkerjasama dengan divisi lainnya

seperti EIS, VAS, Billing dan CRM; negosiasi harga dengan vendor; dan

membuat anggaran belanja proyek. Alasan pengusulan adanya Budgeting

Division adalah untuk mengurangi redudansi data pada proses pembuatan

anggaran, membuat proses budgeting lebih terfokus hanya pada proses

pembuatan biaya saja.

• Analysis Request

Analysis Request adalah bagian yang akan berfungsi untuk mengalisis

request dari user yang masuk ke Divisi IT Planning. Request akan di

klarifikasikan berdasarkan jenis proyek yang ada di dalam divisi IT

Planning. Setelah itu baru proyek akan dibagikan ke subdivisi yang

sesuai, yaitu subdivisi EIS Planning jika proyek tersebut berhubungan

dengan EIS Planning, VAS Planning jika proyek tersebut masuk kedalam

127

vas Planning, CRM & Billing Planning jika proyek tersebut termasuk ke

dalam CRM & Billing Operation. Alasan pengusulan adanya Analysis

Request adalah membantu setiap divisi untuk memilih proyek yang sesuai

dengan divisinya tersebut; mempercepat proses pelaksanaan proyek

karena semakin cepat dianalisisisnya proyek itu dan untuk divisi apa,

maka semakin cepat juga prosesnya; dan nantinya akan dilaksanakan

rapat dengan keseluruhan divisi mengenai pembagian proyek tersebut

namun rapat tersebut akan dipimpin oleh divisi analysis request dan akan

diawasi oleh group head sehingga tidak akan ada kesalahpahaman.

• Knowledge Management

Knowledge Management adalah bagian yang akan berfungsi untuk

memberikan dan menyebarkan informasi mengenai proyek; mulai dari

cara pembuatan proyek, data – data yang diperlukan dalam pembuatan

proyek; dan juga dengan knowledge management ini, user dapat

mengupdate data – data yang diperlukan dalam pembuatan proyek secara

online. Alasan pengusulan Knowledge Management adalah membantu

setiap pegawai di IT Planning untuk mengetahui perkembangan proyek

yang sedang dijalankan, membantu dalam proses pengambilan keputusan,

dan yang paling utama adalah untuk penyebaran knowledge.

Berikut ini adalah fungsi – fungsi bisnis dan entitas subjek data baru, terkait

dengan rekomendasi area fungsional baru dan pertumbuhan fungsi bisnis.

128

Fungsi Bisnis baru yang diusulkan, adalah :

- Melayani user

- Memberikan, mengupdate, menyebarkan informasi

- Memperkirakan budget proyek

- Menganalisis proyek

Entitas / Subjek Data baru yang diusulkan, adalah:

- Karyawan

- Analisis Request

- Hardware

- Software

4.1.1 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Clustering matriks adalah proses pengelompokan matriks fungsi p

bisnis dengan subjek data, untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis

dan subjek data yang sesuai dan baik. Clustering matriks dapat dijadikan

dasar dalam menentukan sebuah area fungsional baru, dasar dalam

menentukan arsitektur informasi yang baik dari sebuah sistem, dan dasar

dalam menentukan fungsi apa yang harus dijalankan serta data apa yang

harus dibutuhkan dalam suatu proses bisnis.

129

Berikut ini adalah pengelompokan matriks bisnis vs subjek data yang

diusulkan. Langkah – langkah pemetaan dan pengelompokkannya adalah:

1. Pada tahap 1 pemetaan dilakukan seperti pada bab 3 ditambah dengan

fungsi bisnis dan subjek data baru yang diusulkan. Kode pemetaan

yang digunakan pada clustering matriks adalah “C”. Untuk

menjelaskan jika suatu fungsi membuat dan memperbaharui suatu

subjek data. Kemudian kode “R” untuk menjelaskan jika fungsi

membaca suatu subjek data tapi tidak merubahnya.

2. Langkah berikut adalah dengan memindahkan subjek data dengan

fungsi “C” (create) ke bagian kiri dan fungsi bisnisnya diurutkan mulai

dari bagian atas.

3. Setelah subjek data dengan fungsi “C” dipindahkan ke bagian kiri,

fungsi dan subjek data dikelompokkan ke suatu area bisnis dengan cara

mengelompokan ke dalam bentuk kotak dan diarsir.

4. Selanjutnya diberikan pemberian nama untuk masing – masing area

bisnis yang diarsis dan telah dikelompokkan, kemudian jika terdapat

aliran data dari satu area ke area lainnya. Langkah terakhir adalah

menggambarkan aliran data tersebut dengan garis yang

menghubungkan data antar area bisnis.

Comment [U1]:

130

Tabel 4.1 Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap 1)

Subjek data

Fungsi Bisnis

Use

r

Bud

get

Pere

ncan

aan

Proy

ek

Kar

yaw

an

Req

uest

Ana

lisis

Keb

utuh

an

Har

dwar

e*

Soft

war

e*

Perencanaan & Controlling

R C R

Perencanaan Keuangan

R C R R R

Memperkirakan Budget proyek*

C

Menganalisis Kebutuhan

R R C

Analisis proyek*

C R

Mengembangkan proyek

C C R R R R

Memberikan, mengupdate dan menyebarkan informasi*

R R R C R R R R

Standarisasi proyek

R C C

Melayani complaint user*

C R R C

Ket : * Fungsi bisnis yang perlu ditambahkan

Comment [U2]:

131


Subjek data

Fungsi Bisnis

Pere

ncan

aan

Bud

get

Ana

lisis

Keb

utuh

an

Proy

ek

Kar

yaw

an

Har

dwar

e*

Soft

war

e*

Use

r

Req

uest


C R R


C R R R R


C


C R R

Analisis proyek *

R C


R C C R R R


R R R R C R R R

Standarisasi proyek

R C C


R R C C


132


Subjek data

Fungsi Bisnis

Pere

ncan

aan

Bud

get

Ana

lisis

Keb

utuh

an

Proy

ek

Kar

yaw

an

Har

dwar

e*

Soft

war

e*

Use

r

Req

uest


C R R


C R R R R


C


C R R

Analisis proyek *

R C


R C C R R R


R R R R C R R R

Standarisasi proyek

R C C


R R C C


133


Subjek data

Fungsi Bisnis

Pere

ncan

aan

Bud

get

Ana

lisis

Keb

utuh

an

Proy

ek

Kar

yaw

an

Har

dwar

e*

Soft

war

e*

Use

r

Req

uest


C R R


C R R R R


C


C R R

Analisis proyek *

R C


R C C R R R


R R R R C R R R

Standarisasi proyek

R C C


R R C C


Head division

Budgeting

CRM & Billing Operation

Analysis request

VAS analysis

Knowledge management

EIS planning

Complaint management

134

4.1.2 Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Berikut adalah dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis baru

berdasarkan hasil clustering matriks.

Tabel 4.5 Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis

Group Head Perencanaan & controlling

• Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan yang ada di IT Planning.

• Dan merencanakan strategi – strategi umum yang akan digunakan di dalam IT Planning.

Division Head Perencanaan & Controlling

• Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan di dalam divisi masing – masing. Serta merencanakan Strategi – strategi yang akan digunakan di setiap divisi.

Budgeting*

Perencanaan Keuangan, Perkiraan Budget project

• Perencanaan anggaran biaya dan realisasi proyek.

• Membuat anggaran tahunan.

Complaint Management*

Analisis & Melayani complaint User

• Mengganti permintaan dokumen, Menganalisis dampak manajemen dan memproritaskan penyelesaian masalah manajemen.

• Mengganti Permintaan distribusi untuk proyek dan atau grup operasi.

• Mengkaji ulang implementasi yang sudah dilakukan.

• Membantu user dalam menangani masalah ketika software eror.

Analysis Request* Analisis proyek • Menganalisis proyek akan diserahkan

ke bagian VAS, EIS atau CRM & Billing

VAS Planning Mengembangkan System

• Pengembangan sistem baru : mengembangkan kebutuhan bisnis dan teknis IT.

CRM & Billing Operation Menganalisis Kebutuhan

• Meningkatkan kualitas dari sistem fungsionalitas.perluasan kapasitas.

EIS Planning Standarisasi proyek • Standarisasi kontrak. • Standarisasi Proses bisnis IT

Knowledge Management*

Memberikan,mengupdate dan menyebarkan Informasi

• Memberikan informasi tentang proyek kepada karyawan IT Planning

Ket : * Area fungsi yang perlu ditambahkan

135

Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok atau subjek data yang baru

dihasilkan dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis adalah sebagai

berikut :

Tabel 4.6 Subjek Data dan Entitas Data

Subjek Data Entitas Data

User User

Request Draf PB (project Brief)

DCR

RFP ( Request For Proposal )

Analisis kebutuhan Dokumen Analisis

TOR

Budget Anggaran

Project Brief

Perencanaan

PR ( Purchasing Requetition )

PO ( Purchase Order )

WO (Work Order)

Karyawan*

Karyawan Planning

Karyawan Procurement

Karyawan Project

Karyawan Operational

Karyawan Complaint Management

Karyawan Knowledge Management

Karyawan Budgeting

proyek Project Software

User Manual

Teknikal Dokumen

Spesifikasi Hardware

Software* Software

Hardware * Hardware

Ket : * Subjek data yang perlu ditambahkan

136

4.1.2.1 Rekomendasi ERD

Dengan dihasilkannya entitas – entitas kunci atau entitas

kelompok atau subjek data baru, maka diperlukan untuk

menggambarkan kembali diagram hubungan entitas (ERD), hal ini

dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas –

entitas kunci atau kelompok entitas atau subjek data dalam

perusahaan. Berikut ini adalah ERD yang diusulkan :

user

Divisi Analysis Request

DivisiIT Planning

Draft PB

DCRPR

DokumenAnalisis

Anggaran

TOR

PODivisiBudgeting

DivisiKnowledge

Management

RFP

Divisi Procurement

WorkOrder

Divisi Project

ProjectSoftware

Operational

User Manual

Spesifikasi Hardware

TeknikalDokumen

Divisi Complaint

Management Divisi EIS Planning

Divisi VAS Planning

Divisi CRM & Billing Planning

Divisi Budgeting

Vendor

Hasil evaluasi teknik

Proposal

Gambar 4.1 ERD yang diusulkan

Comment [U3]: perbendaharaan

Comment [U4]: hapalkan

Comment [U5]: Cari perbendaharaannya

137

4.1.2.2 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Proses pengelompokan atau clustering matriks dan

rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis

memperlihatkan adanya penambahan dan perubahan beberapa area

dan fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan. Untuk itu perlu

dilakukan pemetaan kembali matriks fungsi bisnis vs unit organisasi,

hal yang dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan tugas dan

tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit organisasi terhadap

fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan berdasarkan pada hasil

pengelompokan atau clustering matriks dan dekomposisi area, fungsi,

dan proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matriks fungsi

bisnis dan unit organisasi yang diusulkan :

Tabel 4.7 Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Unit Organisasi

Fungsi Bisnis

Planning Procurement& Project

Project Operational

Perencanaan &

Controlling

*

Analisis & Change * * * *

Perencanaan Keuangan *

Mengembangkan Sistem *

Menganalisis Kebutuhan * *

Standarisasi proyek *

Comment [U6]: pelajari

Comment [U7]: artinya


138

Tabel 4.8 Fungsi Bisnis VS Sub Unit Organisasi pada IT Planning

Sub unit organisasi

Fungsi organisasi A

naly

sis R

eque

st*

CR

M &

Bill

ing

plan

ning

Vas

Pla

nnin

g

Bud

getin

g*

EIS

Pla

nnin

g

Com

plai

nt M

anag

emen

t*

Kno

wle

dge

Man

agem

ent*

Analisis proyek * *

Menganalisis Kebutuhan *

Mengembangkan Sistem *

Perencanaan Keuangan,

Perkiraan Budget project*

*

Standarisasi proyek *

Analisis & Melayani complaint User*

*

Memberikan, mengupdate dan menyebarkan Informasi*

*

Ket : * Sub unit organisasi dan fungsi organisasi yang perlu ditambahkan

139

4.1.2.3 Budget

Gambar 4.2 Proses Bisnis yang diusulkan menggunakan Budget

Proses bisnis yang diusulkan pada proyek yang menggunakan

budget (1) user akan membuat DCR (Design Change Requirement)



140

dan draf PB (project brief) kemudian akan (2) diberikan kepada

analysis request yang ada di Divisi IT Planning, (3)proyek tersebut

akan di analisis terlebih dahulu dan akan ditentukan kemana proyek

tersebut akan dikerjakan apakah group EIS, group VAS, group CRM,

setelah proyek ditempatkan pada group yang benar maka akan

dilakukan(4) finalisasi project brief dan (5)akan dilakukan pembuatan

TOR (Term of Reference)setelah itu akan (6)dilakukan konfirmasi

budget kepada Divisi Budgeting dan (7)pengecekkan pun dilakukan

oleh Divisi Budgeting, apakah anggaran perusahaan untuk satu tahun

mencukupi proyek tersebut? setelah pengecekkan budget maka(8)

Group Divisi IT Planning akan meminta untuk melakukan analisis

dampak – dampak proyek yang akan dikerjakan,(9) proyek tersebut

akan di analisis dampak dan resiko yang mungkin akan ditimbulkan

dan(10) hasil analisis akan diberikan kepada Group Divisi IT

Planning, setelah analisis selesai dilakukan maka(11) akan dibuatkan

PR (Purchasing Requetition ) di SAP setelah itu(12) PR akan dicetak,

PR tersebut akan (13)diberikan kepada Division Head untuk meminta

persetujuan (14) setelah PR disetujui maka(15) PR akan diberikan

kepda Group Divisi IT Planning, kemudian (16) akan dilanjutkan

dengan pembuatan RFP (Request For Proposal),(17) setelah dokumen

yang ada (PR, PB, TOR, RFP) akan diberikan kepada bagian bagian

Procurement, setelah dokumen diterima(17) bagian Procurement

(18)akan memberikan RFP(Request For Proposal) kepada vendor dan

(19)vendor akan membuat proposal sebagai balasan dari RFP yang







141

akan (20)diberikan kepada bagian procurement,setelah proposal

diterima akan(21) dilakukan technical evaluation untuk memilih

proyek yang akan diambil, (22)dan hasilnya akan diberikan kepada

bagian Procurement, setelah itu bagian Procurement akan

(23)melakukan request budget untuk proyek dan (24)Divisi Budgeting

akan membuat perkiraan dana untuk proyek tersebut, kemudian

(25)perkiraan budget tersebut akan diberikan kepada bagian

Procurement kembali, setelah (26)budget proyek diketahui maka

Divisi Budgeting akan melakukan negosiasi harga dengan vendor,

setelah harga disepakati (27)maka bagian Procurement akan membuat

usulan PO (Purchase Order), (28)usulan PO tersebut akan diserahkan

kepada Group Divisi IT Planning,(29) setelah PO disetujui maka (30)

PO tersebut akan diberikan kepada Divisi Project, setelah (31) PO

diterima maka proyek akan langsung dikembangkan oleh Divisi

Project dan vendor, (32)setelah proyek selesai maka akan dilakukan

testing dan implementasi (33) kemudian Divisi Project akan

membuat dokumentasi proyek (user guid, technical document,

spesifikasi hardware)(34) dan proyek akan diberikan kepada Divisi

Operationl untuk dilakukan release programe (35) dan dokumen

proyek akan diberikan kepada Divisi Operational (36) apabila Divisi

Operational menemukan bug maka akan dilakukan komplain

kepada Complaint Management (37) apabila Divisi Operational tidak

menemukan bug maka proyek akan langsung diberikan kepada user,

Comment [U17]: yaitu melakukan pemilihan project yang paling baus dan paling murah sehingga didapatkan project yang diiinginkan


142

(38)apabila user menemukan bug pada saat penggunaan maka user

akan melakukan komplain kepada Divisi Complaint Management.

Comment [U19]: perannya apa??

143

Work Flow yang diusulkan menggunakan budget

Ket : Gambar diteruskan pada halaman selanjutnya

144

Gambar 4.3 Work flow yang diusulkan menggunakan Budget

145

4.1.2.4 Non-Budget

Gambar 4.4 Proses Bisnis yang diusulkan Non-Budget

146

Proses bisnis yang non-budget (1) user membuat DCR (Design Change

Requirement) dan mebuat draft PB (2) dan akan diberikan kepada IT Planning

yang langsung diterima oleh Divisi Anlisys Request kemudian (3)proyek akan

diberikan kepada Group Divisi IT Planning berdasarkan proyek, diantaranya

group EIS, group VAS, group CRM, (4)setelah itu maka akan dilakukan

finalisasi darf PB dan (5)akan dibuat TOR (Term Of Reference) kemudian

Group Divisi IT Planning akan (6) meminta kepada Divisi Knowledge

Management untuk membuat analisis proyek dan (7)Divisi KM akan

menganalisi dampak –dampak dan resiko yang kemungkinan timbul dari

proyek tersebut dan akan mengecek kontrak dengan vendor (8) hasil analisis

tersebut akan diberikan kepada Group Divisi IT Planning dan (9) akan

dilanjutkan dengan membuat PR (purchasing request) di SAP dan (10)PR akan

dicetak yang (11)kemudian akan diberikan kepada Head Division untuk

dimintai persetujuan, (12)setelah PR disetujui akan (13)diberikan kepada Group

Divisi IT Planning, (14)kemudian work order pun akan dibuat untuk diberikan

kepada vendor, setelah itu (15)dokumen(PR, PB, TOR, Work order) akan

dikumpulkan dan akan diberikan kepada bagian Procurement, setelah

dokumen diterima maka (16) work order akan diberikan kepada vendor dan

Divisi Project, (17)vendor dan Divisi Project akan mengembangkan proyek,

setelah proyek selesai akan (18)dilakukan testing dan implementasi, dan (19)

Divisi Operational akan membuat dokumentasi proyek (user guid, technical

document, spesifikasi hardware), (20)proyek tersebut akan diberikan kepada

Divisi Opeartional untuk dilakukan release programe, dan (21)dokumen

147

proyek pun akan diberikan kepada Divisi Operational, apabila Divisi

Opartional menemukan adanya bug maka (22)akan dilakukan klaim kepada

Divisi Complaint Management, (23)apabila Divisi Operational tidak

menemukan bug maka proyek tersebut akan langsung diberikan kepada user

dan (24)apabila user menemukan bug maka user pun akan melakukan komplain

kepada Divisi Complaint Management.

148

Work flow yang diusulkan Non-budget

Ket : Gambar diteruskan pada halaman selanjutnya

149

Gambar 4.5 Work flow yang diusulkan Non-Budget

150

4.1.3 Portfolio Aplikasi Masa Depan

Portfolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang

digunakan oleh perusahaan dimasa yang akan datang, untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan guna mendukung kegiatan bisnis

perusahaan. Selain itu, portfolio aplikasi digunakan sebagai dasar untuk

mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi

yang akan datang.

Tabel 4.9 Matriks Portofolio yang diusulkan

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

( ) EIS

( ) ERP

(** ) KM

(**) Complaint Management

(**) E- learning

(**) Document management

( ) SAP

- modul Finance - Controlling - Material management & SRM - Sales distribution - Bussiness warehouse - HR

(*) Procurement

(*) card management

(*) asset managemet,

(*) SOX Tracking Document

(*) Office Automation

(*) Microsoft Office 2000, XP

(*) Absensi

(**)Wi-Fi

KEY OPERATIONAL SUPPORT




151

Keterangan ;

( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lebih lanjut.

(*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan.

(**) = Aplikasi yang diusulkan dan akan diterapkan.

Berikut akan dijelaskan satu persatu aplikasi yang potensial dan

direkomendasikan dalam menunjang strategi serta proses bisnis perusahaan dimasa

yang akan datang.

4.1.3.1 Knowledge Management

Knowledge Management adalalah proses menangkap (capture), menyimpan

(stay), dan medistribusikan (distribute) seluruh knowledge yang ada di

organisasi guna menciptakan nilai bisnis dan membentuk keunggulan atau

keuntungan yang kompetitif. Knowledge Management biasanya

dikombinasikan dengan dua tipe aktifitas seperti berikut:

a. Aktifitas untuk mendokumentasikan dan menyediakan pengetahuan di

setiap diri individu kemudian disebarkan ke dalam database sebuah

organisasi

b. Aktifitas dengan memfasilitasi penggunaan groupware, email dan

internet dalam pertukaran setiap pemikiran yang ada di setiap

individidu organisasi.

Comment [U23]: perdalam


152

Manfaat Knowledge Management

Ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan,

diantaranya adalah:

1. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.

Dengan jelas bahwa setiap keputusan diambil atas dasar informasi

dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek. Misal:

knowledge sharing yang selalu membahas dinamika pasar dan

tuntutan kebutuhan pelanggan, membuat perusahaan selalu

berorientasi untuk menjual apa yang benar-benar disukai oleh

pasar

2. Meningkatkan respon terhadap pelanggan.

Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi

tanggung jawab pemasaran dan customer service, namun menjadi

napas seluruh organisasi.

3. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses.

Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan

membuat organisasi dapat beerja lebih cerdas dalam

memanaatkan seluruh sumber daya yang ada dari waktu ke

waktu.

4. Meningkatkan jumlah produk atau jasa, dan meningkatkan

kemampuan dalam berinovasi

153

Produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih

mudah dan cepat untuk diciptakan. Maka dari itulah timbul

sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian

penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang atau

kelompok dalam organisasi.

4.1.3.2 Complaint Management System

Complaint Management System dalam konteks software yang usulkan adalah

suatu sistem yang dapat membantu divisi IT Planning untuk dapat mengatasi

permasalahan yang timbul. Contohnya adalah apabila ada error, pemahaman

mengenai software yang diimplementasikan, dsb. Dengan adanya sistem ini

akan membantu user agar dapat langsung menyampaikan keluhan terhadap

sistem yang sudah diimplementasikannya.

Keuntungan yang dapat diperoleh adalah :

Membantu user untuk mengatasi error, bug, dsb.

Membantu user apabila ada hal – hal yang tidak dimengerti

Memudahkan divisi IT Planning untuk mengetahui apabila user

mengalami kesulitan

Dapat dijadikan dokumentasi dan akan dijadikan evaluasi terhadap

sistem / proyek yang sudah dibuat.


154

4.1.3.3 E – Learning

E-learning merupakan suatu jenis belajar mengajar yang memungkinkan

tersampaikannya bahan ajar ke pada karyawan dengan menggunakan media

internet, intranet atau media jaringan komputer lain E-learning adalah sistem

pendidikan yang menggunakan aplikasi elektronik untuk mendukung belajar

mengajar dengan media internet, jaringan komputer, maupun komputer

standalone. E-learning adalah semua yang mencakup pemanfaatan komputer

dalam menunjang peningkatan kualitas pembelajaran, termasuk di dalamnya

penggunaan mobile technologies seperti PDA dan MP3 players. Juga

penggunaan teaching materials berbasis web dan hypermedia, multimedia

CD-ROM atau web sites, forum diskusi, perangkat lunak kolaboratif, e-mail,

blogs, wikis, computer aided assessment, animasi pendidikan, simulasi,

permainan, perangkat lunak manajemen pembelajaran, electronic voting

systems, dan lain-lain. Juga dapat berupa kombinasi dari penggunaan media

yang berbeda. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem atau

konsep pendidikan yang memanfaatkan teknologi informasi dalam proses

belajar mengajar dapat disebut sebagai suatu e-learning.

Keuntungan menggunakan e-learning diantaranya:

Menghemat waktu proses belajar mengajar

Mengurangi biaya perjalanan

Menghemat biaya pendidikan secara keseluruhan (infrastruktur,

peralatan, buku)

Comment [U26]: periksa lagi

155

Menjangkau wilayah geografis yang lebih luas

Melatih pelajar lebih mandiri dalam mendapatkan ilmu

pengetahuan.

Tidak terbatas ruang dan waktu

Standardisasi materi

Otomatisasi administrasi

Kenyamanan dan kemampuannya untuk diakses dari mana saja dan

kapan saja.

Untuk menyampaikan pembelajaran, e-learning selalu diidentikkan dengan

penggunaan internet. Namun sebenarnya media penyampaian sangat beragam

dari internet, intranet, CD, DVD, mp3, PDA, dan lain-lain. Penggunaan

teknologi internet pada e-learning umumnya dengan pertimbangan memiliki

jangkauan yang luas. Ada juga beberapa lembaga pendidikan dan perusahaan

yang menggunakan jaringan intranet sebagai media e-learning sehingga

biaya yang disiapkan relatif lebih murah.

4.1.3.4 Document Management System

Document Management System adalah suatu sistem yang digunakan untuk

melakukan pengaturan berbagai tipe dokumen dengan tujuan mempermudah

user menemukan berbagai dokumen yang diperlukan serta meniadakan

redundancy data.

156

Document Management System berfungsi sebagai aplikasi penyimpan

dokumen-dokumen penting anda. Mulai dari pengkategorisasian dokumen,

otorisasi pengguna, pemisahaan dokumen per versi, pencarian perbedaan isi

dokumen setiap versi yang berbeda hingga ke pencarian data pada dokumen.

Pencarian data pada dokumen meliputi pencarian sederhana pada metadata

dokumen, sampai pada pencarian isi dokumen. Selain dari itu Document

Management System dapat menampilkan dokumen dari setiap aktifitas yang

membutuhkan pengiriman dokumen, maka jika digabungkan Workflow

Management System dan Document Management System akan mempermudah

setiap proses prosedur apapun.

Fungsi Document Management System adalah sebagai berikut;

1. Fungsi perpustakaan, yang memungkinkan pengguna melihat

dokumen yang tersimpan dalam database.

2. Fungsi pengelompokan (Indeks) dokumen sesuai dengan klasifikasi

dan kriterianya.

3. Fungsi pencarian (Searching) dan pengambilan dokumen yang

mudah dan cepat, sesuai teks aslinya, kata petunjuk, subject dan

profilnya.

4. Fungsi keamanan terhadap dokumen. Misalnya mengatur hak untuk

membaca, mengubah atau membagikan dokumen ke orang lain.

5. Kontrol terhadap versi dokumen, dan perubahan isi dokumen.

157

6. Fungsi Check-in dan Check-out dokumen. Fungsi ini memungkinkan

pengerjaan bersama suatu dokumen dengan hanya memperbolehkan

satu orang untuk mengerjakan dalam satu waktu (check-out). Dan

setelah dilakukan perubahan dokumen dimasukkan kembali (check

in) ke tempat penyimpanannya, dan kemudian dapat digunakan oleh

pengguna lain.

7. Fungsi menjalankan secara otomatis aplikasi yang sesuai dengan

dokumennya. dan kemampuan melihat isi dokumen tanpa membuka

aplikasinya.

4.2 Strategi Management SI / TI

Adalah strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh pihak manajemen

yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yan akan diimplementasikan oleh

perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem

informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, dan kebijakan dengan sumber

daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.

158

4.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi

Perubahan dalam struktur organisasi dengan menambahkan area fungsional

baru yaitu area SI / TI dengan unit organisasinya yaitu ;

Gambar 4.6 Struktur Organisasi yang baru

4.2.2 Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan rekomendasi struktur organisasi yang diusulkan diatas, maka

perubahan dan penambahan tugas dan tanggung jawab yang terjadi lebih banyak di

area IT Planning. Perpindahan tugas dan tanggung jawab diantara kedua area bisnis

tersebut adalah :

159

Tabel 4.10 Tugas dan wewenang

NO Jabatan Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

1 Group Head • Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan yang ada di IT Planning.

• Dan merencanakan strategi – strategi umum yang akan digunakan di dalam IT Planning.

2 Division Head • Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan di dalam divisi masing – masing. Serta merencanakan Strategi – strategi yang akan digunakan di setiap divisi

3 VAS Planning • Pengembangan sistem baru : mengembangkan kebutuhan bisnis dan teknis IT.

4 CRM & Billing Operation • Meningkatkan kualitas dari sistem fungsionalitas.perluasan kapasitas.

5 EIS Planning • Standarisasi kontrak. • Standarisasi Proses bisnis IT

6 Complaint Management* • Melayani user ketika proyek mengalami error.

7 Knowledge Management*

• Memberikan informasi tentang proyek kepada karyawan IT Planning

8 Budgeting* • Perencanaan anggaran biaya dan realisasi proyek. • Membuat anggaran tahunan.

9 Analysis Request* • Menganalisis proyek akan diserahkan ke bagian VAS, EIS atau CRM & Billing.

Ket : *Jabatan yang diusulkan

4.2.3 Rekomendasi Kualifikasi Personal SI / TI

Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi diperusahaan

bergantung pada kualitas personil SI / TI yang akan di rekrut oleh perusahaan

nantinya. Oleh karena itu direkomendasikan untuk kualifikasi atau persyaratan yang

dimiliki karyawan SI / TI yaitu :

160

1. Karyawan Complaint Management

a. Pria / Wanita Umur max 35 Tahun.

b. Dapat menggunakan Bahasa Inggris secara Aktif.

c. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai

akreditasi yang baik.

d. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

e. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer.

f. Mampu berkomunikasi dengan baik kepada orang lain.

g. Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah.

h. Memahami keinginan dan fokus pada user

2. Karyawan Budgeting


b. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai


c. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

d. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer

e. Memiliki kemampuan dibidang akuntasi dan keuangan

f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris.

3. Karyawan Analisis Request





161


e. Memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah

f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris

4. Karyawan Knowledge Management






e. Cekatan dalam mencari informasi

f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris

g. Dapat menganalisa dan menyaring informasi dengan baik.

4.3 Strategi Teknologi Informasi

Strategi Teknologi Informasi merupakan salah satu bentuk output dalam model

perencanaan SI / TI yang mencangkup rekomendasi standar perangkat keras yang

digunakan, infrastruktur jaringan, aspek – aspek lainnya yang berkaitan dengan

penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan.

4.3.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan

Arsitektur jaringan yang diusulkan adalah jaringan Wi – Fi tetapi jaringan

tersebut hanya tersedia di ruang rapat dan di ruang group head, untuk ruangan yang

lainnya mengusulkan untuk tetap menggunakan jaringan LAN. Keuntungan yang


162

dapat peroleh dari Wi – Fi adalah biaya pemeliharaan yang murah, infrastruktur

berdimensi kecil, pembangunannya cepat, mudah dan murah untuk direlokasi dan

mendukung portabilitas. Komunikasi tanpa kabel / nirkabel (wireless) telah menjadi

kebutuhan dasar atau gaya hidup baru masyarakat informasi. LAN nirkabel yang

lebih dikenal dengan jaringan Wi – Fi menjadi teknologi alternative dan relative

lebih mudah untuk diimplementasikan di lingkungan kerja (SOHO / Small Office

Home Office), seperti di perkantoran, laboratorium computer, dan sebagainya.

Instalansi perangkat jaringan Wi – Fi lebih fleksibel karena tidak membutuhkan

penghubungan kabel antar computer. Tidak seperti halnya Ethernet LAN (Local

Area Network) / jaringan konvensional yang menggunakan jenis kabel coaxial dan

kabel UTP (Unshielded Twisted Pair) sebagai media transfer. Komputer dengan Wi

– Fi Device dapat saling terhubung yang hanya membutuhkan ruang atau space

dengan syarat jarak jangkauan dibatasi kekuatan pancaran sinyal radio dari masing –

masing komputer.

Teknologi Jaringan Wi – Fi

Wi – Fi atau Wireless Fidelity adalah salah satu standar Wireless Networking tanpa

kabel, hanya dengan komponen yang sesuai dapat terkoneksi ke jaringan. Teknologi

Wi – Fi memiliki standar, yang ditetapkan oleh sebuah institusi internasional yang

bernama Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE), yang secara umum

sebagai berikut :

- Standar IEEE 802.11a yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 5 Ghz yang memiliki

kecepatan 54 Mbps dan jangkauan jaringan 300 m.

Comment [U28]: pelajari jaringan

163

- Standar IEEE 802.11b yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 2 ,4 Ghz yang memiliki

kecepatan 11 Mbps dan jangkauan jaringan 100 m.

- Standar IEEE 802.11g yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 2 , 4 Ghz yang

memiliki kecepatan 54 Mbps dan jangkauan jaringan 300 m.

Teknologi Wi – Fi yang akan diimplementasikan adalah standar IEEE 802.11g

karena standar tersebut lebih cepat untuk proses transfer data dengan jangkauan

jaringan yang lebih jauh serta dukungan vendor (perusahaan pembuat software).

Perangkat tersebut bekerja di frekuensi 2 , 4 Ghz atau disebut sebagai pita frekuensi

ISM (Industrial, Scientific, and Medical) yang juga digunakan oleh peralatan lain,

seperti microwave open, cordless phone, dan Bluetooth.

Keamanan Jaringan Wi – Fi

Pancaran sinyal yang ditransmisikan pada jaringan Wi – Fi menggunakan frekuensi

secara bebas sehingga dapat ditangkap oleh komputer lain sesama user Wi – Fi.

Untuk mencegah user yang tidak berhak masuk ke dalam jaringan, ditambahkan

sistem pengamanan, misalnya WEP (Wired Equivalent Privacy). Jadi, user tertentu

yang telah memiliki otorisasi saja yang dapat menggunakan sumber daya jaringan

Wi – Fi. Keamanan jaringan Wi – Fi secara umum terdiri dari NonSecure dan Share

Key (Secure).

- Non Secure / Open : komputer yang memiliki Wi – Fi dapat menangkap

transmisi pancaran dari sebuah Wi – Fi dan langsung dapat masuk ke dalam

jaringan tersebut.

164

- Share Key : untuk dapat masuk ke dalam jaringan Wi – Fi diperlukan kunci

atau password, contohnya sebuah network yang menggunakan WEP.

Selain pengamanan yang telah dituliskan diatas, masih terdapat cara lain agar

jaringan Wi – Fi dapat berjalan dengan baik dan aman, antara lain :

Gambar 4.7 Jaringan

- Membeli Access Point dengan fasilitas password bagi administratornya

sehingga user dapat dengan mudah mengacak – acak jaringan.

- Selain menggunakan WEP, dapat ditambahkan WPA (Wi – Fi Protected

Access)

- Membatasi akses dengan mendaftarkan MAC Address dari komputer klien

yang berhak mengakses jaringan.

165

4.3.2 Rekomendasi Dukungan Hardware

Standarisasi spesifikasi hardware khususnya PC Desktop yang direkomendasikan

terdiri dari 3 kategori :

• Group Head

Sistem Operasi Windows XP Profesional :

CPU Pentium IV

Memory RAM 512 MB

Harddisk Space 100GB

Graphic Card : Super VGA 1024 x 768

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

Wireless USB Adapter

Software Microsoft Windows XP Profesional Bootable CD +

CD Driver lengkap

Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse, Monitor

• Division Head


CPU Pentium IV

Memory RAM 512 MB

Harddisk Space 80GB


166




CD Driver lengkap


• Staff


CPU Pentium IV

Memory RAM 256 MB

Harddisk Space 60GB





CD Driver lengkap


Ditambah dengan perangkat keras pendukung seperti :

- UPS (Uninterruptible Power Supply)

- Wireless Access Point

167

Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan

perusahaan dengan Spesifikasi minimum komputer untuk instalansi Windows

Server 2003 Enterprise Edition adalah sebagai berikut :

- CPU Pentium IV

- Memory RAM 512 MB

- Harddisk Space 100GB

- Graphic Card Super VGA 1024 x 768

- Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

- Wireless Access Point

- Software Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition Bootable CD +

CD Driver lengkap (Motherboard, VGA card, Sound card, NIC, Wi – Fi

Device)

- CD – ROM Drive, Floppy disk drive, Keyboard, Mouse, Monitor

4.3.3 Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI

Dalam suatu jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek – aspek

pendukung untuk jaringan tersebut, khususnya pada keamanan data yang tersimpan

didalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa

– siapa saja orang yang berhak mengakses data tertentu disesuaikan dengan keperluan

dan tingkatan sangat diusulkan untuk diterapkan dalam menjamin keamanan dan

kerahasiaan data perusahaan. Selain itu, scenario back-up dan recovery data juga

harus diperhatikan secara seksama.

168

Back-up adalah proses membuat duplikasi file atau database informasi

ditempat yang terpisah, sedangkan recovery adalah proses untuk meng-install ulang

file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan atau kerusakan atau

kehilangan datanya. Dengan banyaknya data dan informasi yang bersifat kritis dari

perusahaan, dan karena file atau database dapat mengalami kerusakan atau

kehilangan data atau kesalahan data, maka perusahaan diusulkan untuk melakukan

backup data dalam kurun waktu 1 minggu sekali yang berfungsi sebagai cadangan

atau pelindung bila data yang asli mengalami kerusakan.

Ada beberapa strategi yang dapat dijadikan pilihan dalam melakukan backup

dan recovery data, yaitu strategi kakek – bapak – anak, strategi pencatatan ganda

dan strategi dumpling. Stategi kakek – bapak – anak biasanya digunakan untuk data

yang berasa di media simpanan luar magnetic. Strategi ini dilakukan dengan

menyimpan 3 generasi file induk bersama-sama dengan file transaksinya.

Sedangkan Pencatatan ganda ( dual recording ) dilakukan dengan menyimpan

2 buah salinan database yang lengkap secara terpisah, yang bila nantinya terjadi

suatu transaksi, maka kedua salinan tersebut akan di update secara bersama – sama.

Staretgi dual recording ini sangan tepat dan harus selalu pada keadaan siap. Tetapi

perlu dipertimbangkan pula dari segi biaya cukup mahal, karena memerlukan 2 buah

processor dan 2 buah database. Sedangkan strategi dumpling dilakukan dengan

menyalin semua atau sebagian dari database ke media backup yang lain, dapat

berupa pita magnetic atau disket.

169

4.4 Rencana Implementasi

Implementasi dari sistem dan teknologi informasi akan membutuhkan waktu

tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu untuk

dibuatkan sebuah perencanaan implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil

akhir dari sebuah perencanaan sistem dan teknologi dapat terpenuhi secara menyeluruh

dan optimal.

Implementasi SI / TI pada Divisi IT Planning pada PT. Indosat, Tbk direncanakan

akan dapat diselesaikan dalam jangka waktu 1 tahun. Berikut ini adalah tabel yang

merupakan rekomendasi dari jadwal implementasi SI / TI pada divisi IT Planning pada

PT. Indosat, Tbk:

170

26 4.4 Rencana Implementasi

Tabel 4.11 Jadwal Implementasi

Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Agust Sept Okt Nov Des No.

Tahap Implementasi

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Struktur Organisasi

2. Aplikasi : Document Management System

3. Aplikasi :

Complaint Management System

4. Aplikasi :

E – Learning

5. Aplikasi :

Knowledge Management System

171

4.5 Perencanaan Biaya

Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi

berdasarkan kebutuhan biaya didalam pengadaan serta penambahan infrastruktur maupun

asset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangkan sistem informasi.

Tabel berikut adalah proyeksi barang – barang disertai dengan perkiraan biaya

yang akan dibutuhkan dalam mengimplementasi strategi SI / TI.

Group Head

Tabel 4.12 Spesifikasi Hardware Group Head

Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga (S)

Processor Pentium IV 1 676.800 676.800 Memory RAM 512 MB

1 319.600 319.600

Hardisk Space 100 GB

1 940.000 940.000

Grapic Card : Super VGA 1024 x 768 1 404.200 404.200 Network Interface Card (NIC)

kecepatan 10 / 100 Mbps

1 329.000 329.000

Software Microsoft XP Profesional

Bootable CD + CD Driver Lengkap

1 2.773.000 2.773.000

Floppy Disk Drive, Keyboard,

Mouse,Monitor

1 2.051.400 2.051.400

172

Division Head

Tabel 4.13 Spesifikasi Hardware Division Head


Processor Pentium IV

7 676.800 4.737.600

Memory RAM 512 MB

7 319.600 2.237.200

Hardisk Space 80 GB

7 498.200 3.487.400

Grapic Card : Super VGA 1024 x 768

7 404.200 2.829.400


7 329.000 2.303.000

Software Microsoft XP Profesional Bootable CD + CD Driver Lengkap

7 2.773.000 19.411.000

Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse,Monitor

7 2.051.400 14.359.800

Staff

Tabel 4.14 Spesifikasi Hardware Staff


Processor Pentium IV 50 676.800 33.840.000

Memory RAM 256 MB 50 188.000 9.400.000

Hardisk Space 60 GB 50 423.000 21.150.000

Grapic Card : Super VGA 1024 x 768 50 404.200 20.210.000


50 329.000 16.450.000

Software Microsoft XP Profesional Bootable CD + CD Driver Lengkap

50 2.773.000 138.650.000


50 2.051.400 102.570.000

173

Peralatan Mendukung

Tabel 4.15 Spesifikasi Peralatan Pendukung


UPS ( Unninterruptible Power Supply ) 58 300.000 17.400.000

HUB / Concentrator 1 1.000.000 1.000.000

Kabel UTP ( Unshielded Twisted Pair ) 300 m 2000 600.000

Connector RJ 45 58 5000 290.000

Wireless Access Point 1 1.400.600 1.400.600

Printer, Scanner, Faximile, mesin

Fotocopy

1 10.000.000 10.000.000

Hardware untuk Server

Tabel 4.16 Spesifikasi Hardware untuk Server


CPU Pentium IV 1 678.800 678.800

Software Microsoft Server 2003 1 8.789.000 8.789.000

Memory RAM 512 MB 1 319.600 319.600

Hardisk Space 100GB 1 940.000 940.000

Graphic Card Super VGA 1024 x 768 1 404.200 404.200

Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

1 329.000 329.000


1 2.051.400 2.051.400

Sumber harga : www.bhineka.com

bab 4 rekomendasi perencanaan sistem informasi dan...

Documents