137

BAB 4

REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Setelah didapatkan hasil analisa pada bab tiga, maka hasil analisa tersebut

dijadikan suatu ruang lingkup pembahasan dan sejauh mana peranan SI/TI terhadap

strategi dan bisnis PT. SMCC Utama Indonesia. Dalam bab ini dipaparkan suatu hasil

analisa strategi dan sistem yang telah ada dan berjalan, dan disusun berdasarkan

framework yang diusulkan oleh Ward dan Peppard, 2002.

4.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi

Sistem informasi dapat memberikan suatu dampak positif bagi perusahaan. Oleh

karena itu sistem informasi yang telah ada dan berjalan didalam perusahaan haruslah

berjalan dengan suatu landasan strategi agar memiliki arah dan pola yang

berkesinambungan sehingga meningkatkan nilai unggul dalam proses bisnis perusahaan.

Dengan itu, strategi bisnis sistem informasi adalah bentuk atas hasil dari

perencanaan atas penggunaan sistem informasi yang diterapkan secara sistematis dan

komprehensif, yang membantu perusahaan dalam mengembangkan serangkaian langkah

kerja guna pencapaian visi, misi serta tujuannya.

Berdasarkan hasil analisis pada bab sebelumnya, dilihat dari aspek internal,

eksternal bisnis sistem informasi, bahwa perlu adanya suatu strategi yang lebih matang

dalam mengantisipasi kebutuhan yang sebenarnya belum dapat terpenuhi oleh sistem

informasi yang sudah ada—terlebih sistem informasi yang ada ini masih berjalan secara

138

parsial atau belum terintegrasi. Berikut dibawah ini beberapa rekomendasi atas strategi

sistem informasi yang akan menunjang performa bisnis PT. SMCC Utama Indonesia

dengan menggunakan sejumlah metoda pada sub bab ini.

4.1.1 Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis

Berikut adalah dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis baru :

Area Fungsional

Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subjek Data

Marketing - Mencari Customer - Pengelolaan informasi

- Mencari calon investor - Membuat list customer

- Penawaran - Data customer

Operational - Perencanaan Project Tender

- Pembuatan BoQ - Perencanaan Project

Operation - Pengawasan proyek - Pelaporan proyek - Pengecekan barang-

barang perusahaan

- Mempersiapkan segala kebutuhan untuk tender

- Menyusun material-material yang dibutuhkan sesuai dengan design

- Membuat rencana, strategi untuk implementasi suatu project

- Mengawasi jalannya proyek

- Memberikan laporan ke kantor pusat

- Mengecek dan memelihara barang-barang milik perusahaan

- Project Control Information System

- Depot Inventory Management

-

Finance - Pembelian material dan alat-alat proyek

- Penagihan pembayaran kepada customer

- Pembukuan

- Melakukan pembelian material-material yang dibutuhkan

- Melakukan pencatatan arus keluar masuk kas dan persetujuan pencairan dana perusahaan

- Melakukan penagihan pada customer

- Pembelian - Penagihan - Accounting

139

- Menyusun pembukuan sesuai dengan standarisasi yang diberikan oleh kantor pusat SMCC di Jepang

HRD - Perekrutan karyawan - Pengaturan absensi - Penggajian karyawan

- Melakukan perekrutan karyawan baru dan promosi jabatan karyawan

- Mengelola system absensi dan juga mengontrol absensi setiap karyawannya

- Membuat perhitungan gaji dan melakukan pembayaran gaji

- Kontrak kerja - Gaji - Centralized

Presence System

IT - Pemeliharaan perangkat dan jaringan

- Pengembangan teknologi informasi

- Mengelola perangkat dan jaringan computer

- Troubleshooting hardware dan software

- Teknologi informasi

Direksi - Perencanaan Strategi - Pengawasan

- Membuat strategi ke depan untuk menghadap persaingan yang ada dan membuat suatu perkembangan perusahaan

- Mengontrol perusahaan secara keseluruhan

- Menilai pekerjaan para karyawan dibawahnya

- Executive Information System

- Evaluasi

)* Rekomendasi area, fungsi dan subject bisnis baru.

Tabel 4.1 Rekomendasi area, fungsi, dan proses bisnis baru.

4.1.2 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs. Unit Organisasi

Rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis serta proses

pengelompokan/clustering matriks memperlihatkan adanya penambahan dan

perubahan beberapa area dan beberapa fungsi bisnis dalam perusahaan, sehingga

140

perlu dilakukan pemetaan matrik fungsi bisnis vs unit organisasi. Berikut adalah

usulan matriks fungsi bisnis vs unit organisasi:

Unit Organisasi Fungsi Bisnis

Top

Leve

l

Ope

ratio

nal

Proj

ect

Des

ign

Estim

ate

Mar

ketin

g

Dep

ot

IT

Fina

nce

HR

D

Perencanaan strategi *

Administrasi operasional *

Pembelian material dan alat-alat proyek *

Perencanaan project operation *

Estimasi waktu proyek *

Pembuatan design *

Pembuatan estimasi material dan biaya *

Mencari klien *

Penggunaaan alat-alat proyek *

Pemeliharaan jaringan dan perangkat sistem *

Pengembangan sistem informasi* *

Perencanaan keuangan *

Pembukuan *

Pencatatan cash flow *

Penagihan *

Perekrutan karyawan *

Pengaturan absensi *

Penggajian karyawan *

Pelatihan* *

Tabel 4.2 Rekomendasi matriks fungsi bisnis vs unit organisasi

141

Selanjutnya, setelah dipaparkan usulan matriks fungsi bisnis vs unit organisasi,

maka dapat disusun suatu usulan dengan metode entity relationship diagram dan

clustering matriks yang disajikan pada sub bab selanjutnya.

4.1.3 Rekomendasi Entity Relationship Diagram

Subjek Data Entitas Accounting Bank account

Faktur pajak Data customer Customer Evaluasi KPI Gaji Slip gaji Kontrak kerja NPWP Pembelian Supplier

Utang Purchase Order Bukti pembayaran

Penagihan Invoice Piutang

Penawaran Quotation Centralized Presence System (CPS) Karyawan Project Control Information System (PCIS)

Design Material Financial Report Form registration Contract agreement Work order Form Evaluasi Pekerjaan

Depot Inventory Management (DIM) Alat - alat berat Kendaraan

Corporate Asset Management (CAM) Aset kantor Executive Information System Progress report Teknologi informasi Hardware

Software Tabel 4.3 Tabel Subjek Data vs Entitas

142

Gambar 4.1 Usulan Entitiy Relationship Diagram

Berikut diatas ini adalah diagram hubungan antar entitas. (Entity Relationship

Diagram / ERD). Dengan dihasilkannya entitas-entitas kunci atau subjek data,

maka ERD perlu disusun ulang, dan perlu penambahan. Hal ini dimaksudkan

untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari perubahan dan penambahan

subjek data dalam rekomendasinya untuk PT. SMCC Utama Indonesia.

143

4.1.4 Clustering Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Clustering matrik adalah proses pengelompokan matrik fungsi bisnis

dengan subjek data, untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis dan subjek

data yang sesuai dan baik.Clustering matrik dapat dijadikan dasar dalam

menentukan sebuah area fungsional yang baru,dasar dalam menentukan

arsitektur informasi yang baik dari sebuah system dan dasar dalam menentukan

fungsi apa yang harus dijalankan serta data apa saja yang dibutuhkan dalam

suatu proses bisnis.

Berikut ini adalah pengelompokan matrik fungsi bisnis vs subjek data

yang diusulkan.Langkah-langkanya sebagai berikut :

1. Pada tahap I, pemetaan dilakukan seperti bab 3 ditambah dengan fungsi

bisnis dan subjek data baru yang diusulkan.Kode pemetaan digunakan pada

Clustering matrik adalah “C” (Create) untuk menjelaskan jika suatu fungsi

membuat dan memperbaharui suatu subjek data.Kemudian kode “R”

(Read) untuk menjelaskan jika fungsi membaca suatu subjek data,tapi tidak

merubahnya.

2. Langkah berikutnya adalah dengan memindahkan subjek data dengan

fungsi”C” ke bagian kiri dan fungsi bisnisnya diurutkan mulai dari bagian

atas.

3. Setelah subjek data dengan fungsi “C” dipindahkan kebagian kiri, fungsi

dan subjek data dikelompokan kedalam suatu area bisnis utama dengan

cara mengelompokan dalam bentuk kotak dan diarsir.

144

4. Selanjutnya dilakukan pemberian nama untuk masing-masing area bisnis

yang diarsir dan telah dikelompokan, kemudian jika terdapat aliran data

dari satu area ke area lainnya.Langkah terakhir adalah menggambarkan

aliran data tersebut dengan garis yang menghubungkan kebutuhan data

antar area bisnis.

145

4.1.4.1 Clustering Matriks Tahap Satu (1)

Subjek Data

Fungsi Bisnis

Acc

ount

ing

CPS

CA

M

Dat

a C

usto

mer

DIM

Eval

uasi

EIS

Gaj

i

Kon

trak

Ker

ja

Pem

belia

n

Pena

giha

n

PCIS

Tekn

olog

i Inf

orm

asi

Mencari customer C

Pengelolaan informasi R R R Perencanaan project tender

R R

Pembuatan design R R C

Pembuatan BoQ R R C

Perencanaan project operation

R R R R R R R R R R C R

Pembelian material dan alat-alat proyek

R R R R C

Penagihan pembayaran kepada customer

R R C R

Pembukuan C R R R R R R R R

Perekrutan karyawan R C

Pengaturan absensi C R R

Penggajian karyawan R C R

Pemeliharaan perangkat dan jaringan

R R C

Pengembangan sistem informasi*

R R C

Perencanaan Strategi R R R R R C R R

Pengawasan R R R R C R R R R

Tabel 4.4 Clustering Matriks Tahap Satu (1)

146

4.1.4.2 Clustering Matriks Tahap Dua (2)

Subjek Data

Fungsi Bisnis D

ata

Cus

tom

er

PCIS

Pem

belia

n

CA

M

DIM

Pena

giha

n

Acc

ount

ing

Kon

trak

Ker

ja

CPS

Gaj

i

Tekn

olog

i Inf

orm

asi

EIS

Eval

uasi

Mencari customer C

Pengelolaan informasi R R R Perencanaan project tender

R R

Pembuatan design R C R

Pembuatan BoQ R C R

Perencanaan project operation

R C R R R R R R R R R R

Pembelian material dan alat-alat proyek

R C C C R

Penagihan pembayaran kepada customer

R R C R

Pembukuan R R R R R C R R R

Perekrutan karyawan C R

Pengaturan absensi R C R

Penggajian karyawan R R C

Pemeliharaan perangkat dan jaringan

R R C

Pengembangan sistem informasi*

R R C

Perencanaan Strategi R R R R R R R C

Pengawasan R R R R R R R R C

Tabel 4.5 Clustering Matriks Tahap Dua (2)

147

4.1.1.3 Clustering Matriks Tahap Tiga (3)

Subjek Data

Fungsi Bisnis

Dat

a C

usto

mer

PCIS

Pem

belia

n

CA

M

DIM

Pena

giha

n

Acc

ount

ing

Kon

trak

Ker

ja

CPS

Gaj

i

Tekn

olog

i Inf

orm

asi

EIS

Eval

uasi

Mencari customer C

Pengelolaan informasi R R R Perencanaan project tender

R R

Pembuatan design R C R

Pembuatan BoQ R C R

Perencanaan project operation

R C R R R R R R R R R R

Pembelian material dan alat-alat proyek

R C C C R

Penagihan pembayaran kepada customer

R R C R

Pembukuan R R R R R C R R R

Perekrutan karyawan C R

Pengaturan absensi R C R

Penggajian karyawan R R C

Pemeliharaan perangkat dan jaringan

R R C

Pengembangan sistem informasi*

R R C

Perencanaan Strategi R R R R R R R C

Pengawasan R R R R R R R R C

Ket:

Marketing Operasional Finance HRD IT Direksi

Tabel 4.6 Clustering Matriks Tahap Tiga (3)

148

4.1.1.4 Clustering Matriks Tahap Empat (4)

Subjek Data

Fungsi Bisnis

Dat

a C

usto

mer

PCIS

Pem

belia

n

CA

M

DIM

Pena

giha

n

Acc

ount

ing

Kon

trak

Ker

ja

CPS

Gaj

i

Tekn

olog

i Inf

orm

asi

EIS

Eval

uasi

Mencari customer C

Pengelolaan informasi R R R

Perencanaan project tender

RR

Pembuatan design R C R

Pembuatan BoQ R C R

Perencanaan project operation

RC

RR R R R R R

R R R

Pembelian material dan alat-alat proyek

R

C C C R

Penagihan pembayaran kepada customer

RR C R

Pembukuan R R R R R C R R R

Perekrutan karyawan

C R

Pengaturan absensi R C

R

Penggajian karyawan R R C

Pemeliharaan perangkat dan jaringan

R R

C

Pengembangan sistem informasi*

R

R C

Perencanaan Strategi R R R R R R R C

Pengawasan R R R R R R R R C

Ket:

Marketing Operasional Finance HRD IT Direksi

* Usulan

Tabel 4.7 Clustering Matriks Tahap empat (4).

149

4.2 Strategi Bisnis Manajemen SI/TI

Strategi ini merupakan strategi yang menetapkan arah-arah kebijakan top level

manajemen dengan merestrukturisasikan organisasi perusahaan terutama dengan

kaitannya atas SI/TI yang ada dan yang kemudian dikembangkan di PT. SMCC Utama

Indonesia. Strategi bisnis manajemen ini berupa rekomendasi atas sejumlah hal, yang

dipaparkan pada sub bab dibawah ini.

150

4.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi

keterangan: Kotak yang bergaris pinggir tebal merupakan struktur usulan dan terkenakan suatu perubahan.

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Usulan PT. SMCC Utama Indonesia

4.2.2 Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab

1. Presiden Direktur

• Orang yang ditunjuk dan dikirim langsung dari SMCC Co., Ltd.

Jepang.

151

• Bertanggungjawab secara langsung kepada kantor pusat, SMCC

Co.,Ltd Jepang atas operasional, dan pelaporan kondisi perusahaan

secara periodik.

• Menjadi person-in-charge atas perintah langsung dari kantor pusat di

Jepang.

• Mengawasi kinerja direktur operasional ,finance & administration

director serta mengawasi kinerja IT Manager.

• Selalu mendapat laporan bulanan dan tahunan dari EIS

2. Direktur Operasional

• Bertanggungjawab langsung terhadap Presiden direktur.

• Mengontrol dan mengawasi operasional seluruh proyek.

• Memimpin seluruh manajer yang berkaitan dengan operasional

perusahaan.

• Bekerja sama dengan presiden direktur dalam menentukan strategi

bisnis dan operasional perusahaan.

• Bertanggungjawab atas kelancaran seluruh proyek yang sedang

berjalan.

• Melakukan koordinasi dan memimpin para manajer perusahaan.

• Dapat melihat laporan bulanan dan tahunan tentang opersional

melalui EIS.

• Memberikan laporan kepada Presiden Direktur.

152

• Menilai manajer-manajer yang ada dibawah kekuasaannya.

3. Direktur finance & HR

• Orang yang ditunjuk dan dikirim langsung dari SMCC Co, Ltd

Jepang

• Bertanggungjawab langsung kepada Presiden Direktur.

• Bertanggungjawab terhadap segala aktivitas keuangan dan keluar

masuknya uang (cash flow) perusahaan.

• Melaporkan keuangan perusahaan dan berhubungan langsung dengan

SMCC Co, Ltd Jepang.

• Melakukan otorisasi pencairan keuangan perusahaan bersama dengan

presiden direktur.

• Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik untuk

kemudian dilaporkan kepada Presiden direktur

• Dapat melihat laporan bulanan dan tahunan tentang Finance melalui

EIS.

• Melakukan otorisasi atas perekrutan ataupun pengurangan SDM.

• Menyetujui dan memberikan promosi atas suatu jabatan di

perusahaan.

• Memantau kinerja seluruh SDM perusahaan dalam EIS dan CAS.

• Memberikan laporan kepada Presiden Direktur.

• Menilai manajer-manajer yang ada dibawah pimpinannya.

153

4. Operational Administration

• Bertanggungjawab atas segala urusan didalam divisi operasional

perusahaan.

• Mempersiapkan laporan dari setiap manager di divisi operation

kepada direktur operasional

• Membantu para staff manajer untuk mempersiapkan file-file yang

diperlukan.

• Meminta tiap-tiap manajer untuk memberikan laporan perminggu

untuk nantinya dirangkum dan diberikan kepada direktur masing-

masing.

5. Senior Project Manager

• Bertanggungjawab dan berkolaborasi dengan Direktur Operasional

serta Presiden Direktur.

• Mengawasi dan mengontrol seluruh proyek yang ada dengan PCIS.

• Bertanggung jawab atas jalannya seluruh proyek.

• Melakukan audit internal atas jalannya operasional proyek.

• Menerapkan dan mengaudit standar kebijakan kualitas kerja dan

keamanan pekerja pada setiap proyek (quality & safety policy audit)

6. Design Manager

• Bertanggungjawab terhadap Direktur operasional

• Memimpin staf di divisi desain proyek.

154

• Membuat laporan dalam bentuk desain dan perancangan fisik dan

perhitungan teknik sipil atas rancang bangun yang diusulkan atas

suatu proyek yang akan dikerjakan.

• Berkolaborasi dengan Estimate Manager.

• Berkolaborasi dengan Senior Project Manager.

8. Estimate Manager

• Bertanggungjawab terhadap direktur operasional

• Melakukan estimasi perhitungan anggaran, laba-rugi, pembiayaan,

dan pengadaan material, atas suatu proyek yang akan dikerjakan.

• Berkolaborasi dengan Senior Project Manager

• Menyusun hasil estimasi.

• Memimpin staf dalam divisi estimate.

9. Marketing Manager

• Mencari peluang usaha dalam rangka mendapatkan dan meningkatkan

kontrak proyek-proyek baru.

• Melakukan pendekatan terhadap perusahaan / institusi / perorangan

(disebut sebagai investor) untuk menjadikan mereka sebagai customer

perusahaan.

• Menjalin hubungan dengan customer yang telah ada, agar dapat

menjadi customer yang memberikan proyek secara berkelanjutan

155

• Membuat laporan dan analisis pasar jasa konstruksi

• Berkolaborasi dengan Senior Project Manager.

11. Depot Manager

• Bertanggungjawab terhadap Depot PT. SMCC Utama Indonesia

(tempat penyimpanan peralatan & alat-alat berat pendukung proyek)

• Melakukan inventarisasi barang-barang di depot.

• Melakukan pengontrolan dan perawatan barang-barang di depot.

• Menjaga keamanan depot.

• Memimpin staf depot.

12. Accounting Manager

• Memimpin staff finance dan accounting.

• Melakukan pembukuan / jurnalisasi data-data finansial dan keuangan

kedalam akun buku besar.

• Membuat perhitungan pajak atas pengeluaran dan pendapatan

perusahaan.

• Membuat laporan keuangan dengan berdasarkan kaidah akuntansi

yang ditetapkan SMCC Co, Ltd Jepang.

• Melaporkan laporan keuangan dwimingguan kepada Direktur

Keuangan.

• Mengirimkan laporan keuangan kepada SMCC Co, Ltd Jepang.

156

13. HRD Manager

• Melakukan administrasi keorganisasian perusahaan, seperti

controlling job desk setiap karyawan.

• Melakukan penilaian kinerja dan standardisasi pekerjaan setiap

karyawan.

• Mengusulkan kenaikan jabatan (promosi) dan mempertimbangkan

pemecatan setiap karyawan di perusahaan.

• Memimpin staf divisi HRD, yaitu, staf penggajian, dan absensi.

• Membuat laporan HRD.

14. IT Manager

• Bertanggungjawab langsung terhadap Presiden direktur.

• memberikan laporan perkembangan langsung terhadap Presiden

direktur yang dimasukan kedalam EIS.

• Memilih kebutuhan TI yang cocok untuk PT. SMCC Utama

Indonesia.

• Bekerjasama dengan bagian Finance untuk kebutuhan pembelian

perangkat TI.

• Melakukan pendekatan dengan vendor SI/TI.

• Merancang sistem SI/TI yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan

• Melakukan penilaian terhadap bawahannya

157

15. IT Maintenance

• Bertanggungjawab langsung terhadap IT manajer

• Bertanggungjawab melakukan maintenance sistem komputer,

jaringan komputer, dan troubleshooting di kantor pusat maupun di

proyek

• Merancang sistem SI/TI yang dibutuhkan bagi para karyawan.

• Melakukan update terhadap software-software yang ada,yang berguna

untuk meningkatkan kinerja para karyawan.

• Mengontrol atau memonitor aktifitas-aktifitas SI/TI perusahaan.

• Memberitahukan kebutuhan SI/TI apa saja yang diperlukan oleh PT.

SMCC Utama Indonesia.

16. IT Support

• Bertanggungjawab langsung terhadap IT manajer

• Membantu perpindahan perangkat SI/TI pada PT. SMCC Utama

Indonesia

• Melakukan inventarisasi seluruh hardware & software yang ada.

• Memberitahukan kebutuhan SI/TI apa saja yang diperlukan oleh

PT. SMCC Utama Indonesia.

• Menginstall perangkat SI/TI dikantor proyek.

158

4.2.3 Rekomendasi Kualifikasi Personal SI/TI

Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di

perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh

perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi TI maka

diperlukan penambahan staf pada divisi IT. Berikut ini direkomendasikan untuk

kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh divisi IT, yaitu:

1. IT Manager

Pria / Wanita maksimal 27 tahun

Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 3.00

Mampu berbahasa Inggris aktif dan pasif dan sedikit bisa

berbahasa Jepang.

Bertanggungjawab terhadap pekerjaannya.

Tanggap terhadap masalah yang ada dan tanggap terhadap

kemajuan teknologi.

Menguasai program: Client Server/Web Base, VB.Net/ASP/PHP,

Database Engineer, SQL Server/MySQL/Access, dan sejenisnya

Berpengalaman membuat aplikasi berbasis Client Server, Web-

based

Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting sistem operasi

159

2. IT Maintenance

Pria/Wanita

Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan minimal 2.75

Menguasai bahasa pemrograman, diutamakan JAVA, VB.NET dan

SQL

Memiliki pengalaman sebagai IT Maintenance selama 1 tahun

Menguasai bahasa Inggris, minimal pasif

Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting sistem operasi

Dapat melakukan instalasi hardware dan software.

3. IT Support

Pria/Wanita

Berlatar belakang pendidikan ilmu komputer

IPK ≥ 2.75 dan pengalaman kerja minimal satu tahun.

Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware&software

Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting windows

Bisa menginstalasi hardware dan Software.

160

4.2.4 Rekomendasi Konsolidasi Critical Success

Factor dengan Key Performance Indicator

Divisi CSF KPI KPI Measurement

Design • Menggunakan design tools yang mendukung • Memiliki SDM yang berkualitas dan kreatif

Desain yang orisinil tidak mencotek / berbasis desain buatan perusahaan lain.

Kemiripan maksimum 30%

Estimate • Menggunakan estimate tools yang mendukung • Menggunakan metode perhitungan estimasi yang disesuaikan dengan environment • Unggul dalam memenangkan tender

Estimasi yang sesuai dengan kebutuhan customer dan sesuai dengan tekstur tanah

Kesesuaian permintaan berdasarkan spesifikasi minimal 85%

Harga material yang sesuai dengan budget customer

Price estimate tidak melebihi permintaan customer

Pemilihan material yang sesuai dengan kebutuhan customer

Material Terpilih dan berkualitas

Penetapan tawaran harga yang bersaing

Peluang menang tender 85%.

Operation • Mengontrol proses pengerjaan proyek • Tercapainya tiap target yang ditentukan • Diketahui tingkat / periode kebutuhan peningkatan asset • Arus keluar-masuk barang terinventasir dan terkelola • Menghasilkan terobosan jasa yang unik dan berbeda dibanding dengan pesaing. • Transparansi proyek

Pengerjaan proyek yang tepat waktu

On-time delivery

Pemilihan kualitas material yang berkualitas baik dan sesuai kebutuhan untuk menghasilkan jasa terbaik

Trusted Suppliers & Subcontractor

Meminimalisir kecacatan pekerjaan proyek

<5 defect per 300 checklist

Proyek dapat selesai dikerjakan dengan baik sesuai waktu yang disepakati dengan customer

Pre-qualification phase for supplier and subcontractor

Rapat mingguan dan laporan serta dokumenmilik supplier & subkon

Memberikan laporan progres pada customer proyek

Laporan detail progress proyek setiap minggu.

Proyek yang dihasilkan berkualitas sesuai dengan

Continuos Quality Control

161

kebutuhan customer

Marketing • Mencari customer yang potensial • Menjaga hubungan dengan

customer lama • Melakukan strategi pemasaran

untuk melakukan penetrasi pasar

Terjaganya hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan customer

Dapat mendapatkan proyek kembali dari setiap past customer minimal 2x.

Memastikan posisi perusahaan sebagai market leader.

Memperluas ruang lingkup pemasaran

Mendapatkan customer yang bertanggungjawab dalam segala hal

Ontime payment.

Dapat memberikan kualitas garansi yang menguntungkan customer

Masa retensi dan free maintenance s/d 365hari

Tabel 4.8 Konsolidasi CSF dan KPI

162

4.3 Strategi Bisnis Teknologi Informasi

Strategi bisnis teknologi informasi merupakan bagaimana PT. SMCC Utama

Indonesia memposisikan diri dan menjalankan bisnisnya dengan cara yang berbeda

dengan perusahaan lain, dengan didukung suatu perencanaan TI yang sistematis dan

terarah. Strategi ini harus memiliki keselarasan dengan strategi bisnis lainnya yang

dijalankan oleh PT. SMCC Utama Indonesia. Dalam melakukan penyelarasan TI, perlu

dilakukan suatu pertimbangan arah strategi bisnis yang jelas, komunikasi, komitmen dan

integrasi dari setiap fungsi bisnis dan entitas yang ada pada PT. SMCC Utama

Indonesia. Untuk itu, berikut selanjutnya dipaparkan sejumlah rekomendasi teknologi

informasi guna mendukung strategi bisnis PT. SMCC Utama Indonesia.

163

4.3.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan

Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Teknologi Informasi PT. SMCC Utama Indonesia

164

4.3.2 Rekomendasi Dukungan Hardware

Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI pada PT. SMCC Utama

Indonesia, maka perusahaan disarankan untuk memperbaharui dan menambah

beberapa perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini

dimaksudkan untuk mendukung kinerja perusahaan baik dari segi level strategis,

taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan perencanaan strategi sistem

dan teknologi informasi yang direkomendasikan Standarisasi Spesifikasi

Hardware Khususnya Pc Desktop yang direkomendasikan adalah sebagai

berikut:

1. Eksekutif yang terdiri dari Direktur Utama, Direktur Operasional,

Direktur HRD & Finance

2. Para Manager yang ada dalam setiap bagian.

3. Staf SI/TI yang Khususnya didalam pengembangan sistem, meliputi

seorang IT Maintenance dan IT Support

4. Staf lainnya yang berjumlah 40 orang staf.

165

Penambahan Hardware Komputer

Jenis Keterangan Jumlah (unit) Hardware Pc Desktop Presiden Direktur :

- Premium intel Core2 Duo T5850 - 4GB DDR2 - 500GB HDD SATAII - DVD±RW - VGA Nvidia GeForce 9300M GS - TV Tuner, Camera, Audio, NIC - WiFi, 22" WXGA - Win Vista Premium

1

Pc Desktop Direktur : - Core2 Duo E8400 - 2GB DDR2 - 320GB HDD SATA - DVD±RW, Audio, GbE NIC - VGA Intel GMA 4500 - Monitor LCD 18.5" (1859m) - Win XP Pro

2

Pc Desktop Manager : - Core2 Duo E7400 - 2GB DDR2 - 320GB HDD SATA - DVD±RW, Audio - 56K Modem, NIC - VGA NVIDIA GeForce G100 256MB - 17", 1440 x 900, 8ms, 500:1

3

Pc Desktop Karyawan : - Pentium Dual Core E5200 - 1GB DDR2 - 160GB HDD SATA - DVD±RW, Audio, NIC - VGA Intel GMA 3100 128MB (shared) - 15.6", 1366x768, 0.252mm, 8ms, 2000:1, 250cd/m² - Win Vista Business

15

Pc Desktop Karyawan Desain: - Core2 Quad Q8200 - 4GB DDR2 - 500GB HDD SATA - DVD±RW, Audio - 56K Modem, NIC - VGA NVIDIA GeForce G100 1GB - 20", 1680 x 900 , 0.2768 mm, 3 ms, 3000:1 (DCR)

3

Tabel 4.9 Rekomendasi Perangkat Personal Computer baru.

166

Upgrade File Server

Jenis Spesifikasi

Server

• File Server

Core 2 Duo 2,4 Ghz, 4GB RAM,

3 X 250 GB HDD Configured RAID 5

NEC 17” Monitor with VGA port splitter

Tabel 4.10 Spesifikasi File Server Baru

Penambahan Application Server

Jenis Spesifikasi

Server

Application Server

Intel Opteron 2214, 1GB DDR2-667 ECC

VGA 32MB, 2x GbE NIC, Rackmount 1U Case

(RAID 5 Ready)

2x 146GB 10k SAS 2.5" Hotswap HDD [431958-

B21]

Slim DVD/CDRW [ 331903-B21 ]

Tabel 4.11 Spesifikasi Application Server Baru

167

4.3.3 Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI

Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek

pendukung untuk jaringan tersebut khususnya pada keamanan data yang tersimpan

di dalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap

siapa-siapa saja yang berhak mengakses data tertentu yang disesuaikan dengan

keperluan dan tingkatan mereka, sangat direkomendasikan untuk diterapkan guna

menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.

Salah satu hal yang diusulkan untuk menjaga data perusahaan yang ada

adalah dengan cara melakukan backup data. Backup adalah proses membuat

duplikasi file atau database dan informasi di tempat yang terpisah. Ada 3 jenis

backup data yang bisa dipertimbangkan perusahaan, yaitu :

a. Backup penuh (Full Backup)

Full backup adalah menyalin semua data termasuk folder ke media

lain. Oleh karena itu, hasil full backup lebih cepat dan mudah saat

operasi restore. Namun pada saat pembuatannya membutuhkan waktu

dan ruang yang sangat besar.

b. Backup peningkatan (Incremental Backup)

Incremental backup adalah menyalin semua data yang berubah sejak

terakhir kali melakukan full backup atau differential backup.

Incremental backup disebut juga differential backup. Dan kelebihan

dari Incremental Backup yaitu membutuhkan waktu yang lebih

singkat. Jika banyak melakukan incremental backup, maka data yang

di-backup semakin kecil ukurannya. Backup ini lebih cepat daripada

168

full backup dan membutuhkan tempat sementara yang lebih kecil

daripada yang dibutuhkan oleh full backup. Sedangkan

kekurangannya yaitu waktu untuk restore sangat lama

c. Backup Cermin (Mirror Backup)

Mirror backup sama dengan full backup, tetapi data tidak di padatkan

atau dimampatkan (dengan format .tar, .zip, atau yang lain) dan tidak

bisa di lindungi dengan password. Dapat juga diakses dengan

menggunakan tools seperti Windows Explorer. Mirror backup adalah

metode backup yang paling cepat bila dibandingkan dengan metode

yang lain karena menyalin data dan folder ke media tujuan tanpa

melakukan pemadatan. Tapi hal itu menyebabkan media

penyimpanannya harus cukup besar.

4.4 Portofolio Aplikasi Masa Depan

Portfolio Aplikasi Masa Depan adalah suatu pendefinisian tentang rekomendasi

atas aplikasi yang tepat untuk kebutuhan PT. SMCC Utama Indonesia dimasa depan

(bukan saat ini), yang digunakan untuk memenuhi, mendukung dan mengoptimalkan

kegiatan bisnis PT. SMCC Utama Indonesia. Disamping itu, Portfolio ini dapat

dijadikan dasar sebagai acuan kebutuhan atas Teknologi Informasi dimasa mendatang

seiring dengan penerapan aplikasi yang dituangkan dalam portofolio ini.

169

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

Executive Information System ** Supply Chain Management (?)

Project Control Information System **

Depot Inventory Management **

Corporate Asset Management **

SMCC Japan Online Accounting System*

Auto-Cad *

SketchUp Pro *

Microsoft Office 2003 *

SMCC Utama Indonesia Web

Mail *

Centralized Presence System **

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Tabel 4.12 Portofolio Aplikasi Masa Depan untuk PT. SMCC Utama Indonesia

Keterangan Tabel:

(?) dapat dipertimbangkan, dan berpeluang mendukung strategi bisnis

perusahaan

* Aplikasi (sistem) yang telah ada dan sedang berjalan

** Aplikasi (sistem) yang direkomendasikan

Pada tabel Portofolio Aplikasi Masa Depan yang telah dipaparkan sebelumnya,

tertulis bahwa aplikasi Supply Chain Management (SCM) terletak pada High Potential,

yang berarti SCM akan menjadi sebuah High Potential jika PCIS sudah berjalan dengan

170

baik dan para Supplier sudah mempergunakan sistem SCM juga. SCM akan menjadikan

PT.SMCC Utama Indonesia beserta Supplier menjadi lebih terintegrasi, dekat serta

dapat berkolaborasi dengan sangat baik.

4.4.1 Centralized Presence System (CPS)

Centralized Presence System adalah suatu sistem pencatatan kehadiran

(absensi) karyawan secara terintegrasi dan terpusat. CPS berfungsi melakukan

pencatatan kehadiran setiap karyawan PT. SMCC Utama Indonesia, baik yang

berada disetiap kantor proyek dan kantor pusat di Jakarta. CPS juga merupakan

aplikasi yang dibuat oleh software house atas permintaan PT. SMCC Utama

Indonesia. CPS berfungsi guna memusatkan dan memudahkan monitoring atau

pengawasan kepada divisi HRD kantor pusat. Sehingga seluruh sumber daya

manusia yang dimiliki PT. SMCC Utama Indonesia dapat terpantau secara real-

time dan dapat menghilangkan budaya “titip absen”. CPS memiliki sistem

pemindai sidik jari yang terhubung dengan komputer setiap kantor proyek,

barulah dari tiap-tiap kantor, secara simultan saat itu juga, data absen yang

masuk langsung dikirim ke server utama kantor pusat.

(referensi aplikasi, diadopsi sebagian dari: Kronos Absence Manager,

http://www.kronos.com/absence-management/absence-management-

software.aspx)

171

4.4.2 Project Control Information System (PCIS)

PCIS ini adalah suatu sistem informasi yang di implementasikan pada

setiap kantor proyek. PCIS dibuat oleh suatu developer software khusus untuk

industri jasa konstruksi, yang bernama CCSA, PCIS ini bersifat aplikasi yang

tidak dapat dibeli, namun memiliki sistem sewa apabila PT. SMCC Utama

Indonesia pada akhirnya ingin menggunakannya. (Construction Computer

Software Application/CCSA-Candy Project Control Software.

http://www.ccssa.com).

Semakin banyak proyek (kantor proyek) maka PCIS yang ada akan

semakin banyak. Seluruh PCIS akan terintegrasi dengan EIS kantor pusat. Senior

Project Manager dapat mengakses PCIS, guna menentukan keputusan

operasional seluruh proyek. Dalam proses bisnisnya, perusahaan jasa konstruksi

seperti PT. SMCC Utama Indonesia memiliki sejumlah divisi atau departemen

utama dalam proses bisnisnya, seperti yang telah dipaparkan pada bab tiga.

Yakni, Marketing, Estimate, Design, HRD, Project, dan Finance-Accounting.

Divisi-divisi ini menghasilkan suatu output dalam perancangan suatu proyek

hingga pembangunannya. Oleh karena itu PCIS terbagi atas beberapa jenis

modul. Berikut dibawah ini:

172

4.4.2.1 Project Tender & Estimating Module

Modul ini menstadardisasikan proses tender dan estimasi dengan standar

khusus yang dimiliki PT. SMCC Utama Indonesia, dan juga dapat

disesuaikan dengan kebutuhan customer serta kondisi tender tertentu.

Sub Modul Pricing

staf Estimate dapat menetapkan harga penawaran pada dokumen

tender dengan cepat dan dapat mengidentifikasi elemen penting dari

suatu tender yang sedang diikutsertakan. Data harga yang didapat dari

supplier dapat diisi dan diupdate secara berkesinambungan kedalam

database sehingga memastikan harga penawaran lebih presisi. Untuk

kemudian dimasukkan kembali kedalam penghitungan ulang harga

nett dari PT. SMCC Utama Indonesia. Dengan sub modul ini,

penetapan harga dapat dikerjakan dengan suatu standar, sehingga

meminimalisir kesalahan dan mempercepat persiapan tender. BoQ

(bill of Quantities)—suatu dokumen permulaan tender; digandakan

dengan beberapa bagian, spesifikasi, dan deskripsi multi baris.

173

Sub Modul Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung disertakan dalam form yang terpisah didalam

dokumen estimasi. Dengan sub modul ini, staf estimate mendapatkan

update secara langsung ketika biaya tak terduga dan biaya tidak

langsung yang seketika berubah atau muncul dalam proses pembuatan

dokumen estimasi tender.

Sub Modul Subkontraktor

Dokumen-dokumen yang relevan di gandakan kedalam tools

subkontraktor—dimana didalamnya terdapat fitur pembanding dan

koleksi kontrak-kontrak kerjasama dengan subkontraktor yang pernah

ada dan dimiliki (bermitra) dengan PT. SMCC Utama Indonesia. Sub

modul ini juga berguna untuk memberikan harga terkini dari pihak

subkontraktor untuk disertakan kedalam dokumen utama estimasi dan

tender setelah ditambah nilai harga tambahan dari PT. SMCC Utama

Indonesia.

Sub Modul Cashflow Forecast

Ketika dokumen estimasi dan perencanaan proyek telah siap maka

akan terhubung dan ditransfer kedalam modul Cashflow. Dengan ini

maka akan memastikan tidak ada lagi items yang terlewat dan

langsung mensimulasikan cashflow proyek kedepannya, serta data

tersebut akan menjadi balance antara data cashflow dengan data

174

estimasi. Teknik ini memungkinkan alternatif tender untuk

diujicobakan dengan mudah dan keakuratan yang tinggi karena data

penawaran harga terkini disertakan kedalam analisa peramalan

cashflow kedepan.

Sub Modul Tender Finalisation

Jika terjadi perubahan disaat terakhir dokumen tender akan dibuat,

fitur pengkalkulasian-ulang yang akurat akan tetap memungkinkan

untuk dibuat dengan adanya sub modul ini. Sehingga memudahkan

para manajemen mid-level mudah untuk menentukan strategi untuk

memenangkan tender.

Berikut dibawah ini spesifikasi aplikasi sub modul Estimasi dan

Tender:

o proses analisis estimasi berbasiskan sumberdaya yang dimiliki

perusahaan.

o mampu menampung data dokumentasi dan harga-harga

hingga tak terbatas

o Layout dokumen yang dapat disesuaikan dengan karakter

pengguna.

o dokumen tabel (worksheets) dengan fitur pengaturan yang

sangat fleksibel.

o Penjadwalan proses tender.

o analisa nilai dan sumberdaya perusahaan.

175

o analisa produktivitas dan inefetivitas.

o mendukung beragam mata uang dan setiap bentuk form

penawaran dan penagihan.

o pengkoleksian,dan penentuan database kontrak kerjasama

dengan subkontraktor

o pembuatan laporan dan ekspor data

o terintegrasi dengan Modul Project Planning dan Project

Cashflow.

4.4.2.2 Modul Project Planning & Scheduling

Perencanaan dan pengaturan atas berjalannya suatu proyek dapat

dibuat dan ditetapkan dengan modul ini. Lebih akurat, presisi dan secara

realtime dapat memantau sudah seberapa jauh jalannya proyek. Berikut

dibawah ini sub modul yang terdapat di modul project planning &

scheduling ini.

Sub Modul Planning

Sub modul ini membantu para staf proyek dalam merencanakan setiap

pekerjaan selama proyek berlangsung dalam suatu susunan yang

sistematis. Dan juga, sub modul ini mengelola arus informasi dari staf

desain yang ada di kantor pusat dan kantor proyek, dikarenakan

kebutuhan informasi atas desain terus berkelanjutan sampai

selesainya proyek. Sub modul ini pun secara efektif melaporkan

176

status proyek telah sampai dimana kepada Site Manager, Project

Manager dan Senior Project Manager. Serta terintegrasi dengan

aplikasi project cashflow.

Sub Modul Progress & Organizing

Dengan mekanisme penyaringan (filtering) yang presisi, sub modul

ini menyajikan setiap aktivitas dan pekerjaan yang ada di proyek

dengan memberikan kode unik beserta deskripsi, sehingga

memudahkan Site Manager dalam mengontrol progress dan

mengorganisir setiap aktivitas pekerjaan di proyek. Sub modul ini

juga menyajikan fitur yang memungkinkan Site Manager untuk

memasukkan aktivitas dan atau pekerjaan baru agar selalu tercatat dan

tidak terlewat.

Sub Modul Scheduling

Site Supervisor dan Site Manager menggunakan sub modul ini untuk

mebuat dan mengontrol jadwal setiap aktivitas, sub modul ini dapat

mengatur secara otomatis aktivitas mana yang lebih penting dan

utama dalam penyajiannya berupa jadwal detil dan urutan prioritas.

Setiap material proyek yang masuk dan keluar pun terpantau dalam

sub modul ini, karena terintegrasi dengan Modul Materials Stock.

Spesifikasi aplikasi Modul Project Planning & Scheduling:

177

o Output berupa bagan-bagan dan kalender aktivitas proyek.

o Menyajikan daftar aktivitas dan pekerjaan yang sesuai dengan

pengguna. (user-defined)

o Bersifat berkesinambungan dan realtime.

o Terintegrasi dengan server kantor pusat

o Terintegrasi dengan modul estimate dan cashflow.

4.4.2.3 Modul Project Administration & Evaluation

Modul ini menyajikan keberlanjutan dari proses dan informasi yang

dihasilkan modul Estimate dan Tendering untuk digunakan segera dalam

proses administrasi dan penilaian, mulai dari awal proyek berjalan hingga

selesai. Berikut dibawah ini sub modul yang dimiliki oleh Project

Administration & Evaluation Module:

Sub Modul Design Section

Sub modul ini secara khusus untuk staf Drafter Proyek (gambar

desain konstruksi) guna memudahkan staf ini dalam mengirimkan

(submitting) gambar kepada bagian terkait (operasional; Site

Manager; Site Supervisor) serta menerima gambar (receiving) dari

178

staf Design kantor pusat. Serta untuk mengelola data-data gambar

yang tersimpan di kantor proyek.

Sub Modul Material Stock

Sub Modul ini berfungsi sebagai sarana bagi staf Stock proyek dalam

menginventarisasi dan membuat laporan atas material dan bahan

bangunan yang keluar dan masuk, agar ketika suatu material hampir

habis, sub modul ini akan memberikan notifikasi. sub modul ini men-

trigger sub modul Purchasing agar segera diproses dalam rangka

material segera datang.

Sub Modul Purchasing

Sub modul ini berfungsi untuk memroses setiap kegiatan pembelian

material dan bahan bangunan ke supplier dan subkontraktor,

menyimpannya dan menghasilkan dokumen purchase order untuk

dikirimkan ke supplier dan subkontraktor. Sub modul ini terintegrasi

dengan modul project tender & estimating.

Sub Modul Works

Sub modul ini menyediakan fungsi untuk memroses Purchase Order

yang telah di approval, sehingga material dan bahan bangunan yang

telah di beli telah atau sedang dikirim ke lokasi proyek oleh supplier

atau subkontraktor, dengan menghasilkan dokumen work order, agar

segera dapat dikerjakan di lokasi proyek. Sama seperti sub modul

179

purchasing, sub modul Works juga terintegrasi dengan modul project

tender & estimating.

Sub Modul Works Modelling

data dan dokumen tender selalu digunakan sebagai acuan pengerjaan

proyek. Namun dalam berjalannya proyek, dapat dipastikan selalu

terjadi perubahan yang diakibatkan permintaan tertentu dari pihak

customer, sehingga membuat staf proyek harus dapat menyesuaikan

kembali acuan tersebut. Modul ini mengantisipasi permasalahan

tersebut. Dengan menyajikan suatu form yang berfungsi melakukan

update atas data dan dokumen tender. Sehingga dapat diproses secara

singkat dan akurat.

Sub Modul Operasional & Penilaian Kinerja Proyek

Sub modul ini memudahkan staf administrasi proyek dalam

menentukan kebutuhan kantor proyek. dan mencatat aktivitas kantor

setiap harinya, sehingga memaksimalkan produktivitas kerja staf

kantor proyek. serta mengkalkulasikan progress proyek, kesesuaian

serta ketepatan pekerjaan di proyek. Agar didapat data yang aktual

sejalan dengan progress proyek Sub modul ini terintegrasi dengan

modul Project Planning & Organizing. Sub modul ini juga

memberikan umpan balik yang akurat untuk diberikan kepada divisi

estimasi.

180

Spesifikasi aplikasi Modul Project Administration & Valuation:

o Menggunakan data dan dokumen tender sebagai acuan kerja

o Memiliki kemampuan variabilitas dalam penetapan harga

o Layout file dokumen yang sesuai dengan pengguna (user-

defined)

o Memiliki fungsi untuk mengkalkulasikan kinerja dengan

presisi.

4.4.2.3 Modul Project Cash Flow & Finance-Accounting

Modul ini bersifat dapat disesuaikan (customizable) sesuai dengan

karakter masing-masing proyek. Karena setiap proyek memiliki karakter

tersendiri, namun tetap berpatokan pada satu standar yang ditetapkan oleh

kantor pusat. Dengan modul ini arus kas, keuangan dan akuntansi kantor

proyek menjadi optimal dan akurat. Berikut dibawah ini adalah sub

modul yang terdapat pada modul ini:

Sub Modul Cashflow

Sub Modul ini mengakomodir setiap aktivitas pembayaran, faktur,

dan sejenisnya dari supplier dan subkontraktor. Menghasilkan suatu

bentuk prediksi atas eskalasi biaya dan nilai. Suku bunga, nilai tukar

valuta asing, peraturan retensi, pra-pembayaran, dan faktor lainnya

dapat ditetapkan didalam sub modul ini. Agar ketika penetapan harga

181

dan lainnya yang sebelumnya telah ditetapkan di estimasi tetap dapat

berubah mengikuti fluktuasi ekonomi yang terjadi saat itu juga.

Sub modul ini pun juga memroses rancangan pembayaran proyek dari

customer.

Sub Modul Nett Present Value (NPV)

Sub modul ini memroses data cashflow menjadi bentuk hasil

kalkulasi nilai keuntungan bersih per minggu. Dapat dilihat dalam

dua sisi perspektif, kontraktor maupun customer sendiri. Sehingga

customer pun dapat memperhitungkan nilai investasinya atas

bangunan yang sedang dibangun.

4.4.2.5 Modul Project HR

Sub modul ini menyediakan sarana bagi staf HR Proyek (sumber

daya manusia) dalam mengelola dan mengontrol seluruh sumber daya

manusia yang terlibat di proyek. Mulai dari staf kantor proyek hingga

pekerja lapangan proyek. Data absensi sumber daya manusia di proyek

yang didapat dari sistem CPS (Centralized Presence System) terintegrasi

langsung dengan modul Project HR ini. Sehingga jam kerja masing-

masing staf dan tenaga proyek terpantau dan kalkulasi penggajian (biaya

tenaga kerja) dapat menjadi fair karena sesuai dengan jam kerja (terutama

ketika jam lembur) karena setiap staf dan tenaga proyek yang akan

lembur harus mengajukan izin lembur ke bagian HR Proyek agar dapat

diproses ke dalam modul ini.

182

4.4.2.6 Modul Project Monitoring & Reporting

Modul ini secara eksklusif hanya dapat diakses dan digunakan

oleh pimpinan proyek (Site Manager dan Project Manager). Karena

kegunaaan utama modul ini adalah untuk menentukan strategi,

pembuatan laporan dan pengawasan pekerjaan proyek secara

menyeluruh. Adapun sub modul yang ada didalam modul ini antara lain:

Sub Modul Activity Summarizing

Sub modul ini menyajikan fitur penyimpulan dari banyaknya

informasi yang dihasilkan dari seluruh modul, karena terintegrasi

secara realtime dengan seluruh modul yang ada dalam PCIS, dengan

level penyajian informasi yang sudah dikelompokkan per kategori

namun tetap dapat disajikan dengan sangat detil. Selain secara

pengelompokan per kategori, sub modul ini juga mampu

mengkombinasikan beberapa kategori sekaligus, sehingga dapat

mengakomodir kebutuhan pimpinan proyek atas setiap informasi

proyek dalam pembuatan keputusan.

Sub Modul Engineering Information

Sub modul ini berfungsi menyajikan informasi dari sisi teknik dan

perancangan proyek (engineering) yang terutama didapat dari bagian

desain / drafter karena langsung terintegrasi dengan modul Project

Administration & Evaluation terutama pada sub modul Design

Section.

183

Sub Modul Financial Information

Sub modul ini menyajikan informasi secara menyeluruh tentang

aktivitas keuangan, keadaan finansial proyek, dan setiap proses kas

keluar masuk ditampilkan disini. Informasi ditampilkan per kategori

dan dapat di kombinasikan beberapa kategori sekaligus. Dengan

modul ini, pimpinan proyek dapat mengirimkan laporan keuangan

proyek ke kantor pusat secara langsung dan realtime.

4.4.3 Depot Inventory Management (DIM)

Sistem informasi ini ditempatkan pada departemen Depot. Seperti yang

dijelaskan pada bab tiga, Depot adalah semacam gudang logistik milik PT.

SMCC Utama Indonesia yang berlokasi di Cikarang, Jawa Barat. Depot berisi

segala peralatan dan perlengkapan konstruksi, mulai dari yang ringan, kendaraan

operasional (pikup, truk) hingga alat berat. Dengan adanya DIM, maka akan

memudahkan staf depot dalam melakukan inventarisasi dan memantau keluar

dan masuknya setiap peralatan dan perlengkapan dari depot, dan mengetahui di

proyek mana sajakah peralatan dan perlengkapan tersebut berada. DIM berupa

aplikasi yang dibuat oleh f

DIM juga akan memberikan notifikasi kepada staf depot ketika dimana

suatu peralatan dan atau perlengkapan butuh maintenance, atau telah rusak, atau

hilang, atau telah habis masa pakainya. Sehingga Depot Manager dapat membuat

184

pengajuan pengadaan kembali kepada kantor pusat agar segera dapat diproses

pembeliannya. DIM juga terintegrasi dengan EIS kantor pusat.

(Referensi mengadopsi aplikasi: NCH Software, Inventoria Manager:

http://www.nchsoftware.com/inventory/index.html)

4.4.4 Corporate Asset Management (CAM)

Sistem informasi ini akan ditempatkan pada kantor pusat PT. SMCC

Utama Indonesia. Sama seperti CPS dan DIM, aplikasi ini diberikan kepada staf

IT untuk membuatnya ataupun diberikan kepada suatu software house untuk

membuatkannya. CAM digunakan oleh staf Administrasi kantor pusat. Terutama

oleh Administration & HR Manager. IT Manager CAM berfungsi sebagai sistem

informasi yang mengelola dan menginventarisasi seluruh aset yang dimiliki PT.

SMCC Utama Indonesia, mulai dari kantor pusat, kantor depot, hingga kantor

proyek. Adapun aset yang dikelola oleh CAM antara lain:

mobil dan motor kantor

seluruh perangkat elektronik (seperti komputer, laptop) , printer,

scanner, copier, drawer board, projector dsb.

Peralatan kantor. Seperti meja, kursi.

Perlengkapan pantry.

ATK (alat tulis kantor), binder, kabinet, kertas, kertas gambar, dsb.

185

4.4.5 Executive Information System

Salah satu peran penting yang dilakukan dalam pekerjaan para top-level

manajemen di dalam suatu organisasi adalah melakukan pengambilan keputusan.

Ruang lingkup pengambilan keputusan tersebut dapat tergantung kepada banyak

hal, seperti posisi mereka dalam suatu organisasi. Hirarki dalam manajemen

organisasi yang melakukan pengambilan keputusan, merekalah yang disebut

sebagai eksekutif. Keputusan yang diambil oleh para eksekutif tersebut

merupakan keputusan yang sangat penting, krusial, serta menyangkut dengan

kelangsungan hidup dalam jangka panjang perusahaan tersebut. Untuk

menjalankan pekerjaan yang efektif sebagai eksekutif ini diperlukan

pengambilan keputusan berdasarkan keputusan yang akurat, tepat, dapat

diandalkan dan informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki

relevansi dengan keputusan yang akan diambil. Untuk dapat melakukan

pengambilan keputusan yang tepat tersebut dalam skala informasi yang cukup

besar dapat dilakukan dengan menggunakan dukungan salah satu pendukung

pengolahan data sistem informasi yang tercakup dalam executive information

system ini (EIS). EIS ini memadukan seluruh informasi yang didapat dari setiap

divisi di PT. SMCC Utama Indonesia, kemudian juga terintegrasi dengan Project

Control Information System, sehingga informasi yang disajikan benar-benar

akurat, dan dapat di drill-down.

186

Karakteristik Data untuk EIS

Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi

kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data

yang dibutuhkan oleh EIS :

1. Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada

umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data,

dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2. Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan

eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian

data yang menyusun rangkuman data.

3. Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang

eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti

jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan

memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara

statis di basis data.

4. Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang,

misalnya lima tahun ke depan.

5. Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan

dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat

mengakses data eksternal (pesaing, supplier, customer) yang

dapat dibandingkan dengan data yang telah ada di PT. SMCC

Utama Indoenesia.

187

6. Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam

bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan

(critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

4.5 Rencana Implementasi

Implementasi dari sistem dan teknologi informasi akan membutuhkan waktu

tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu untuk

dibuatkan sebuah perencanaan implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga

hasil akhir dari dari sebuah perencanaan sistem dan teknologi informasi dapat terpenuhi

secara menyeluruh dan optimal. Penulis merekomendasikan implementasi secara

bertahap (Phased Project Impelementation), dikarenakan keadaan PT.SMCC Utama

Indonesia yang sedang dalam posisi bertahan atas kondisi perekonomian dan finansial,

namun sudah pada kondisi yang perlu dan membutuhkan pengembangan dibidang SI/TI.

Jika keadaannya sudah membaik mungkin pengembangan pada PT.SMCC Utama

Indonesia akan berjalan lebih cepat.

Implementasi SI/TI pada PT. SMCC Utama Indonesia direncanakan akan dapat

diselesaikan dalam jangka waktu tiga tahun yang dananya dikeluarkan per enam bulan.

Berikut ini adalah tabel yang merupakan rekomendasi dari jadwal implementasi SI/TI

pada PT. SMCC Utama Indonesia.

188

Tabel 4.13 Rencana dan Jadwal Implementasi

4.6 Perencanaan Biaya Hardware & Software

Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi

berdasarkan kebutuhan biaya didalam pengadaan serta penambahan infrastruktur

maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangan sistem

informasi.

Tabel dibawah ini adalah proyeksi dari penambahan unit komputer sebanyak 10

unit dan perbaikan beberapa komputer yang sudah tidak layak pakai, yang hanya akan

189

menghambat pekerjaan para karyawan. Serta diberikan daftar spesifikasi biaya untuk

meng-upgrade Server dan biaya untuk peningkatan jaringan komputer.

Spesifikasi dan Harga Pengadaan PC Baru.

Jenis Keterangan Harga Jumlah

(unit)

Hardware Pc Desktop Presiden Direktur :

- Premium intel Core2 Duo T5850

- 4GB DDR2

- 500GB HDD SATAII

- DVD±RW

- VGA Nvidia GeForce 9300M GS

- TV Tuner, Camera, Audio, NIC

- WiFi, 22" WXGA

Win Vista Premium

US$

1,697

1

Pc Desktop Direktur :

- Core2 Duo E8400

- 2GB DDR2

- 320GB HDD SATA

- DVD±RW, Audio, GbE NIC

- VGA Intel GMA 4500

- Monitor LCD 18.5" (1859m)

- Win XP Pro

US$

797

2

Pc Desktop Manager :

- Core2 Duo E7400

- 2GB DDR2

- 320GB HDD SATA

- DVD±RW, Audio

- 56K Modem, NIC

- VGA NVIDIA GeForce G100

256MB

- 17", 1440 x 900, 8ms, 500:1, 250

US$

699

3

190

cd/m²

Pc Desktop Karyawan :

- Pentium Dual Core E5200

- 1GB DDR2

- 160GB HDD SATA

- DVD±RW, Audio, NIC

- VGA Intel GMA 3100 128MB

(shared)

- 15.6", 1366x768, 0.252mm, 8ms,

2000:1, 250cd/m², WideScreen

- Win Vista Business

US$

494

15

Pc Desktop Karyawan Desain:

- Core2 Quad Q8200

- 4GB DDR2

- 500GB HDD SATA

- DVD±RW, Audio

- 56K Modem, NIC

- VGA NVIDIA GeForce G100 1GB

- 20", 1680 x 900 , 0.2768 mm, 3 ms,

3000:1 (DCR), D-Sub

US$

1.149

6

Tabel 4.14 Spesifikasi dan harga PC baru

191

Upgrade File Server

Jenis Spesifikasi Harga

Server

• File Server

Core 2 Duo 2,4 Ghz, 4GB RAM,

3 X 250 GB HDD Configured

RAID 5

NEC 17” Monitor with VGA port

splitter

US$ 1.235

Tabel 4.15 Spesifikasi dan harga File Server baru

Penambahan Application Server

Jenis Spesifikasi Harga

Server

• Application Server - Opteron 2214, 1GB DDR2-

667 ECC - VGA 32MB, 2x GbE NIC,

Rackmount 1U Case (RAID 5 Ready)

- 2x 146GB 10k SAS 2.5" Hotswap HDD [431958-B21]

- Slim DVD/CDRW [331903-B21 ]

US$ 1.990

Tabel 4.16 Spesifikasi dan harga Application Server baru

Keterangan:

Seluruh harga untuk hardware, didapat dari http://www.bhinneka.com akses

tanggal 20 Juni 2009 pukul 02.00 wib.

192

Pengembangan Sistem Informasi Perusahaan:

Sistem Informasi Biaya

PCIS (Candy CCSA-Candy Project

Control System)

US$ 3.500

EIS (Executive Information System) US$ 3.500

CAM (Corporate Assets Management) US$ 300

DIM (Depot Inventory Management) US$ 500

CPS (Centralized Absenced System) US$ 1.500

SCM (Supply Chain Management) US$ 3.000

Total US$ 12.300

Tabel 4.17 Biaya Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi

Pembelian Software Operating System

Software Jumlah Harga/Unit Harga

Microsoft Windows

XP Professsional

Corporate License

10 US$ 150 US$ 1.500

Tabel 4.18 Biaya Pembelian Lisensi Operating System

193

Total Biaya Pengembangan SI/TI

Rincian Pengembangan Biaya

PC Desktop Presiden Direktur USS 1.697

PC Desktop Direktur US$ 1.594

PC Desktop Manajer US$ 2.094

PC Desktop Karyawan US$ 7.410

PC Desktop Karyawan Desain US$ 6.894

Biaya Peningkatan Jaringan US$ 3.225

Pengembangan Sistem Informasi Perusahaan: US$ 12.300

Pembelian Software OS US$ 1.500

Jumlah US$ 36.714

Tabel 4.19 Total Biaya Pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi

Dari perhitungan total biaya pengembangan SI/TI pada tabel maka dapat

disimpulkan bahwa perkiraan total biaya dari implementasi sistem dan teknologi

informasi pada PT. SMCC Utama Indonesia memerlukan biaya sebesar US$ 36.714

dengan nilai tukar sebesar 1 US$ = Rp. 10.500,- maka menjadi Rp 385.497.000,-. Yang

berarti PT. SMCC Utama Indonesia diharuskan untuk menganggarkan biaya sebesar

128.499.000,-/tahun selama tiga fase (tiga tahun).