1  

BAB 4

EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR

BERBASIS ISO 9001:2008

4.1 Prosedur Evaluasi

Evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008 pada PT PUSPA

PHARMA merupakan suatu proses evaluasi terhadap proses yang berjalan dan

kinerja karyawan, untuk menentukan apakah prosedur yang dijalankan sudah sesuai

secara keseluruhan dengan SOP yang ada. Dengan melakukan evaluasi kesesuaian

antara prosedur dengan SOP, maka dapat diketahui bagaimana efektivitas dan

efisiensi dari SOP dalam pelaksanaannya, sehingga perusahaan dapat meningkatkan

kinerja prosedur berjalan yang masih belum optimal.

Untuk melakukan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008,

langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Perencanaan evaluasi

Tahap dalam menetapkan rencana evaluasi mulai dari penentuan ruang

lingkup evaluasi, penetapan tujuan evaluasi, dan persiapan penelitian

lapangan.

2. Pelaksanaan evaluasi

Tahap dalam melaksanakan evaluasi mulai dari pembuatan audit checklist,

pengumpulan bukti audit, menganalisa dan mengevaluasi hasil temuan,

membuat rekomendasi audit dalam audit checklist dan melakukan pemetaan

baru terhadap SOP.

3. Membuat laporan evaluasi

Tahap dalam membuat laporan evaluasi yang mencakup seluruh hasil

penelitian.

2  4.2 Perencanaan Evaluasi

Perencanaan merupakan fase awal pelaksanaan evaluasi yang dilakukan

untuk mempermudah dan mengarahkan proses kerja evaluasi sehingga lebih

efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan ditentukan ruang lingkup, tujuan

pelaksanaan, dan persiapan evaluasi.

1. Ruang lingkup evaluasi

Evaluasi prosedur menggunakan pendekatan berbasis ISO 9001:2008 dengan

klausul-klausul yang terdokumentasi di dalamnya. Prosedur divisi yang di

evaluasi adalah sebagai berikut :

a. Marketing-Ethical

PP.ETH.2-SOP.01 Marketing Plan

PP.ETH.2-SOP.02 Handling Customer Complain

PP.ETH.2-SOP.03 Customer Satisfaction Monitor

PP.ETH.2-SOP.04 Product Recall

PP.ETH.2-SOP.05 Order Management

PP.ETH.2-SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya

PP.ETH.2-SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk

b. PPIC

PP.PPIC.2-SOP.01 Pengendalian Inventory

PP.PPIC.2-SOP.02 Penentuan Produk Baru

c. Purchasing

PP.PUR.2-SOP.01 Prosedur Pembelian

PP.PUR.2-SOP.02 Seleksi dan Evaluasi Supplier

d. HRGA-Legal

PP.HRGA-Legal.2-SOP.01 Klaim Biaya Pengobatan

PP.HRGA-Legal.2-SOP.02 Pelatihan Karyawan

PP.HRGA-Legal.2-SOP.03 Cuti dan Ijin

PP.HRGA-Legal.2-SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen

PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 Perawatan Infrastruktur

PP.HRGA-Legal.2-SOP.09 Kritik dan Saran

PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 Pemutusan Hubungan Kerja

3  

PP.HRGA-Legal.2-SOP.11 Penundaan Penggajian

PP.HRGA-Legal.2-SOP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian

PP.HRGA-Legal.2-SOP.13 Perubahan Gaji

2. Tujuan pelaksanaan evaluasi

Tujuan dari pelaksanaan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008

pada PT PUSPA PHARMA adalah sebagai berikut :

1. Melakukan analisa terhadap prosedur yang berjalan di divisi

Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal pada PT

PUSPA PHARMA.

2. Memastikan prosedur pada Divisi Marketing Ethical, PPIC,

Purchasing, HRGA-Legal memenuhi SOP sesuai dengan

persyaratan standar (ISO 9001:2008).

3. Memberikan usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam

melakukan perbaikan jika terjadi deviasi dan ruang untuk

peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA PHARMA

berdasarkan hasil evaluasi prosedur yang dilakukan.

3. Persiapan dan penelitian lapangan

Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang

terdiri dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit.

a. Observasi

Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi

Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk

memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan

pada divisi tersebut.

b. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja

menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci

mengenai prosedur yang berjalan.

4  

c. Audit checklist

Daftar pertanyaan yang dibuat auditor sebagai rel agar fokus audit

tidak menyimpang, dan pertanyaan boleh dikembangkan. Auditor

menggunakan daftar pertanyaan tersebut dalam menjalankan

tugasnya.

4.3 Pelaksanaan Evaluasi

Evaluasi dilakukan untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan prosedur

berjalan dengan SOP yang telah ditentukan. Tahap pelaksanaan evaluasi meliputi :

a. Permintaan data untuk kepentingan tugas-tugas pemeriksaan

b. Penyusunan kriteria untuk audit checklist

c. Penilaian kesesuaian prosedur yang berjalan dengan SOP yang ada

d. Pengidentifikasian temuan-temuan

e. Pengumpulan data-data pendukung sebagai bukti audit

f. Penyusunan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan

g. Menganalisa dan mengevaluasi hasil temuan

5  

4.3.1 Audit checklist

4.3.1.1 Marketing Ethical

Tabel 4.1 Audit checklist Marketing Ethical

No Form : JPI.QMR.4-FR.15

CHECKLIST AUDIT

Date : 19 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian Marketing Ethical

No Persyaratan Prosedur

yang Diaudit

Kriteria

Audit

Metode Verifikasi In

Use

(Y/N)

Temuan

Dokumen Wawancara Observasi Jumlah

Sample

1. ISO

9001:2008

Clause 5.3

Quality Policy

Pemahaman

Quality

Policy

√ √ Y Pada ruangan Marketing-

Ethical, tidak ada lembar

sosialisasi Visi, Misi,

serta Quality Policy

perusahaan, maka

diusulkan untuk dibuat

dalam lembaran dan

ditempelkan pada

6  

ruangan.

2. ISO

9001:2008

Clause 5.4.1

Quality

Objective

Pemahaman

Quality

Objective

√ √ √ 2 dari 3

data

Y Quality Objective telah

dipahami, dijalankan dan

dievaluasi pencapaiannya

secara rutin.

3. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Catatan Mutu

(DICM)

√ √ √ 3 dari

17 data

Y • Catatan Daftar Induk

Catatan Mutu (DICM)

pada pintu lemari tidak

sesuai dengan DICM di

dalam lemari.

• DICM tidak lengkap

dan tidak

terdokumentasi dengan

rapi, maka diusulkan

untuk dirapikan.

4. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Dokumen

Eksternal

(DIDE)

√ √ √ 3 dari

16 data

Y • Daftar Induk Dokumen

Eksternal (DIDE) tidak

terdokumentasi dengan

rapi, maka diusulkan

untuk dirapikan.

• ITMA yang menjadi

panduan untuk

7  

menganalisa pasar dan

penjualan ditambahkan

sebanyak DIDE.

PP. Eth. 2 – SOP.01 Marketing Plan

5. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

dan 5.2

Customer

Focus,

PP. Eth. 2 –

SOP.01

Marketing

Plan

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Marketing

Plan

√ √ Y Pelaksanaan Marketing

Plan telah sesuai dengan

SOP.

6. ISO

9001:2008

Clause 8.2

Monitoring

and

Measurement

Evaluasi

pelaksanaan

Marketing

Plan

√ N Marketing Plan sudah

dibuat dengan baik,

namun belum adanya

evaluasi terhadap

keberhasilan setiap

rencana yang ada,

8  

sehingga diusulkan untuk

diadakan evaluasi

terhadap keberhasilan

setiap rencana yang ada,

dan jika rencana tidak

berhasil dilakukan,

diberikan alasan. Evaluasi

ini diperlukan sebagai

bahan referensi untuk

membuat Marketing Plan

berikutnya.

7. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.01

Marketing Plan

Kelengkapan

dokumentasi

Marketing

Plan

√ √ √ 2 dari 2

data

N Dokumen yang ada

terkait Marketing Plan,

telah terdokumentasi

dengan baik.

PP. Eth. 2 – SOP.02 Handling Customer Service

8. ISO

9001:2008

Clause 5.2

Customer

Kesesuaian

antara SOP

√ √ Y Pada SOP Handling

Customer Complain pada

9  

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Focus, 7.2.3

Customer

Communication

,8.3 Control of

Nonconforming

Product, 8.5.2

Corrective

Action, 8.5.3

Preventive

Action

PP. Eth. 2 –

SOP.02

Handling

Customer

Complain

dan

Pelaksanaan

Handling

Customer

Complain

poin 4.3, 4.5, 4.6,

dinyatakan bahwa Field

Force terlibat dalam

menganalisa keluhan dan

melakukan tindakan

perbaikan dan

pencegahan bersama

divisi terkait, tetapi dalam

pelaksanaannya, analisa

terhadap keluhan,

tindakan perbaikan dan

pencegahan dilakukan

oleh Product

Management bersama

divisi terkait.

Pada SOP Handling

Customer Complain pada

poin 4.6, dinyatakan

bahwa akan dilakukan

evaluasi efektifitas

pelaksanaan tindakan

perbaikan dan

10  

pencegahan, tetapi dalam

pelaksanaanya, Product

Management tidak

melakukan evaluasi.

Pada SOP Handling

Customer Complain pada

poin 4.10, dinyatakan

bahwa rekap data keluhan

pelanggan dilaporkan

kepada Manajemen secara

periodik satu bulan sekali,

tetapi pada

pelaksanaannya, rekap

data keluhan pelanggan

belum dilaporkan ke

Manajemen.

9. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

isi dokumen

dari Form

Catatan

Keluhan

Pelanggan

√ √ √ 3 dari

18 data

N Pada Form Catatan

Keluhan Pelanggan pada

tanggal 27 Juni 2011,

alamat dan nomor telepon

pelanggan tidak diisi.

Pada Form Follow-Up

11  

dan Form

Follow-Up

Keluhan

Pelanggan

Keluhan Pelanggan

tanggal 11 Juli 2011,

kolom date pada

verifikasi tidak diisi.

10. ISO

9001:2008

Clause 5.2

Customer

Focus

Pengelompok-

-an jenis

keluhan

pelanggan

√ N Belum diadakan

pengelompokan jenis

keluhan pelanggan, maka

diusulkan agar keluhan

pelanggan

dikelompokkan menjadi

dapat di-handle dan tidak

dapat di-handle.

11. ISO

9001:2008

Clause 7.2.3

Customer

Communication

, 5.2 Customer

Focus

Informasi

pemberitahuan

masalah terkait

keluhan

pelanggan

kepada

pelanggan

√ N Belum dilakukan

pemberitahuan terhadap

pelanggan terkait masalah

yang dikeluhkan

pelanggan, sehingga

diusulkan agar bagian

Marketing membuat dan

mengirimkan surat

pemberitahuan masalah

ke pelanggan.

12  

12. -- -- Verifikasi

pelaksanaan

tindakan

perbaikan dan

pencegahan

√ N Telah dilakukan verifikasi

pelaksanaan tindakan

perbaikan dan

pencegahan oleh Product

Manager, diusulkan agar

pelaksanaan tindakan

perbaikan dan

pencegahan diverifikasi

oleh QMR.

13. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Rekap data

keluhan

pelanggan

√ √ √ 2 dari 2

data

N Telah dilakukan rekap

data keluhan pelanggan,

tetapi rekap data keluhan

pelanggan pada bulan

Juni 2011, tidak

ditandatangani oleh

Business Development

Manager.

PP. Eth. 2 – SOP.03 Customer Satisfaction Monitor

14. ISO

9001:2008

Clause 8.2.1

Customer

Satisfaction,

8.4 Analysis of

Kesesuaian

antara SOP dan

Pelaksanaan

Customer

√ √ Pelaksanaan Customer

Satisfaction Monitor telah

sesuai dengan SOP.

13  

SOP

(Standard

Operating

Procedurer

Data, 8.5.2

Corrective

Action, 8.5.3

Preventive

Action

PP. Eth. 2 –

SOP.03

Customer

Satisfaction

Monitor

Satisfaction

Monitor

15. ISO

9001:2008

Clause 5.6.2

Input Review,

8.5.1 Continual

Improvement

Evaluasi

pelaksanaan

tindakan

perbaikan dan

pencegahan

terkait

Customer

Satisfaction

Monitor

√ Evaluasi terhadap

pelaksanaan catatan

tindakan perbaikan dan

pencegahan (CAPA)

dilakukan secara lisan,

maka diusulkan untuk

dilakukan evaluasi khusus

terhadap efektifitas

pelaksanaan CAPA dalam

bentuk terdokumentasi.

16. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Kelengkapan

dokumentasi

√ √ √ 2 dari 5

data

N Dokumen yang ada

terkait Customer

14  

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.03

Customer

Satisfaction

Monitor

pada Customer

Satisfaction

Monitoring

Satisfaction Monitor,

telah terdokumentasi

dengan baik.

PP.ETH.2.SOP.04 Product Recall

17. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP. Eth. 2 –

SOP.04

Product Recall

Kesesuaian

antara SOP dan

Pelaksanaan

Product Recall

√ Y Prosedur ini belum

pernah dilakukan.

PP. Eth. 2 – SOP.05 Order Management

18. ISO

9001:2008

Clause 5.2

Customer

Focus, 7.2.1

Determination

of

Requirements

Related to The

Product, 7.2.2

Review of

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Order

Management

√ √ Y Pada SOP Order

Management poin 4.1,

Product Manager akan

melakukan floating stock

sebelum membuat Usulan

Penerbitan Purchase

Order(PO), tetapi pada

pelaksanaannya Product

Manager tidak melakukan

15  

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Requirements

Related to The

Product, 7.2.3

Customer

Communication

, 7.5.1 Control

of Production

and Service

Provision

PP. Eth. 2 –

SOP.05 Order

Management

floating stock.

Pada SOP Order

Management poin 4.2,

4.4, 4.5, Product

Executive menangani PO,

tetapi pada

pelaksanaannya, pihak

yang menangani PO

adalah Marketing Admin.

19. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.05 Order

Management

Kelengkapan

isi persetujuan

PO

√ √ √ 3 dari

18 data

N Persetujuan PO meliputi 2

cara, yaitu : dengan tanda

tangan atau via email.

Untuk persetujuan PO via

email harus terlampir

bukti email yang sudah

dicetak, sedangkan pada

PO :

3 Juni 2011

16  

4 Juli 2011

15 Juli 2011

Persetujuan PO via email

tidak dilampirkan bukti

email dari Marketing

General Manager yang

sudah dicetak.

20. -- -- Pemenuhan

batas waktu

penyerahan

PO yang telah

disetujui ke

Bagian

Accounting

√ Y Penyerahan PO yang

telah disetujui ke Bagian

Accounting dilakukan

dengan segera.

21. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.05 Order

Management

Kelengkapan

bukti tanda

terima PO

dari Bagian

Accounting

berupa tanda

tangan di

setiap lembar

√ √ √ 3 dari

18 data

N Bukti tanda terima PO

dari Bagian Accounting

berupa tanda tangan

sudah lengkap.

17  

PO

22. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Minutes of

Meeting dan

Absensi

pertemuan

antara pihak

Marketing

dengan

Distributor

√ √ √ 3 dari

16 data

N Minutes of Meeting pada

tanggal :

7 Juni 2011 : pada kolom

Facilitator, Person

Responsible tidak diisi,

dan kolom Prepared By

tidak ditandatangani.

8 Juni 2011 : pada kolom

Person Responsible tidak

terisi, kolom Action Plan

tidak terisi secara

lengkap, dan kolom

Prepared By tidak

ditandatangani.

9 Juni 2011 : pada kolom

Person Responsible tidak

terisi, kolom Action Plan

tidak terisi secara

lengkap, dan kolom

Prepared By tidak

ditandatangani.

18  

Minutes of Meeting dan

Absensi pertemuan tidak

disimpan dengan rapi,

maka diusulkan semua

dokumentasi Minutes of

Meeting dan Absensi

pertemuan bulan terkait

disatukan, misalnya

dengan menggunakan

clip.

23. ISO

9001:2008

Clause 5.2

Customer

Focus

Pencatatan

konfirmasi

kepastian dari

Bagian

Logistik pada

PO bahwa

barang telah

dikirim

√ √ √ 3 dari

18 data

N Pada PO bulan Juli,

catatan kepastian

pengiriman berupa

tanggal Sales Order(SO),

tanggal Delivery

Order(DO), dan nomor

DO tidak ada.

24. ISO

9001:2008

Clause 7.2.3

Customer

Communication

Kelengkapan

surat

pemberitahu-

an promosi

√ √ √ 2 dari 3

data

N Surat pemberitahuan

promosi tidak

ditandatangani oleh

Marketing Manager dan

19  

kepada

Distributor

Marketing General

Manager, maka diusulkan

walaupun surat

pemberitahuan promosi

dikirim via email, surat

tersebut harus

ditandatangani, baru

kemudian di-scan dan

dikirim ke Distributor.

25. ISO

9001:2008

Clause 7.2

Customer-

Related

Process

Pelaksanaan

pertemuan

dengan

Distributor

secara rutin

√ √ √ 2 dari 4

data

N Telah dilakukan

pertemuan dengan

Distributor secara rutin,

terdapat bukti pertemuan

yaitu dalam Minutes of

Meeting dan Lembar

Absensi pertemuan,

usulan peningkatan yang

diusulkan adalah

diadakannya evaluasi

Minutes of Meeting bulan

sebelumnya pada saat

mengawali pertemuan

20  

bulan selanjutnya.

PP. Eth. 2 – SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya

26. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP. Eth. 2 –

SOP.06

Pengajuan dan

Permintaan

Biaya

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Pengajuan

dan

Permintaan

Biaya

√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan

dan Permintaan Biaya

telah sesuai dengan SOP.

27. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.06

Pengajuan dan

Permintaan

Biaya

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Pengajuan

dan

Permintaan

Biaya

√ √ √ 2 dari

10 data

N Dokumen yang ada

terkait Pengajuan dan

Permintaan Biaya, telah

terdokumentasi dengan

baik.

PP. Eth. 2 – SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk

28. ISO

9001:2008

SOP

PP. Eth. 2 –

Kesesuaian

antara SOP

dan

√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan

Permintaan Produksi

Produk telah sesuai

21  

(Standard

Operating

Procedure)

SOP.07

Pengajuan

Permintaan

Produksi

Produk

Pelaksanaan

Pengajuan

Permintaan

Produksi

Produk

dengan SOP.

29. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. Eth. 2 –

SOP.07

Pengajuan

Permintaan

Produksi

Produk

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Pengajuan

Permintaan

Produksi

Produk

√ √ √ 2 dari 3

data

N Dokumen yang ada

terkait Pengajuan

Permintaan Produksi

Produk, telah

terdokumentasi dengan

baik. Untuk saran

peningkatan, diusulkan

agar pada Form

Pengajuan Produk Baru

juga dicantumkan tanggal

form tersebut diajukan.

22  

4.3.1.2 PPIC

Tabel 4.2 Audit checklist PPIC

No Form : JPI.QMR.4-FR.15

CHECKLIST AUDIT

Date : 18 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian PPIC

No Persyaratan Prosedur

yang Diaudit

Kriteria

Audit

Metode Verifikasi In

Use

(Y/N)

Temuan

Dokumen Wawancara Observasi Jumlah

Sample

1. ISO

9001:2008

Clause 5.3

Quality Policy

Pemahaman

Quality

Policy

√ √ Y Quality Policy sudah

dipahami dengan baik,

serta sosialisasi lewat

lembaran yang ditempel

sudah ada.

2. ISO

9001:2008

Clause 5.4.1

Quality

Objective

Pemahaman

Quality

Objective

√ √ √ 2 dari 3

data

Y Quality Objective telah

dipahami, dijalankan dan

dievaluasi pencapaiannya

secara rutin.

23  

3. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Catatan Mutu

(DICM)

√ √ √ 3 dari

16 data

Y Tidak ada list Daftar

Induk Catatan Mutu

(DICM).

4. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Dokumen

Eksternal

(DIDE)

√ √ Y Tidak terdapat Daftar

Induk Dokumen

Eksternal (DIDE).

PP.PPIC.2-SOP.01 Pengendalian Inventory

5. ISO

9001:2008

SOP

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization,

8.2.4

Monitoring and

Measurement of

Product

PP.PPIC.2-

Kesesuaiaan

antara SOP

dengan

Pelaksanaan

Pengendalian

Inventory

√ √ Y Pelaksanaan Pelaksanaan

Pengendalian Inventory

telah sesuai dengan SOP,

namun dalam SOP tidak

dijelaskan Forecast Sales

yang telah disetujui

Direksi diberikan kepada

bagian PPIC sebagai

referensi dalam membuat

24  

(Standard

Operating

Procedure)

SOP.01-

Pengendalian

Inventory

analisa inventory.

Diusulkan agar pada SOP

dijelaskan bahwa

Forecast Sales tersebut

akan didistirbusikan

kepada bagian PPIC.

6. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Plan

Inventory

√ √ √ 2 dari 4

data

N Plan Inventory tidak

ditandatangani.

7. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kesesuaian

Form

PP.PPIC.4-

FR.03 Plan

Inventory

dengan

kelengkapan

persetujuan

√ √ √ 2 dari 4

data

N Pada form Plan

Inventory diusulkan

kolom persetujuan

ditandatangani oleh

pihak General Manager

atau Direksi

8. ISO

9001:2008

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

Penentuan

minimum

stock

inventory

√ N Saat ini, ukuran

minimum stock dalam

tempo 2,5 bulan, maka

diusulkan penentuan

minimum stock inventory

25  

dengan menggunakan

ukuran kuantitas barang.

9. ISO

9001:2008

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

Penentuan

minimum

stock raw

material dan

lead time

√ N Saat ini, penentuan

minimum stok raw

material dan lead time

belum dilakukan, maka

diusulkan agar dilakukan

penentuan minimum

stock raw material dan

lead time.

PP.PPIC.2-SOP.02 Penentuan Produk Baru

10. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

PP.PPIC.2-

SOP.02

Penentuan

Produk Baru

Kesesuaian

antara SOP

dengan

pelaksanaan

Penentuan

Produk Baru

√ √ Y Pada SOP Penentuan

Produk Baru tidak sesuai

dengan pelaksanaannya.

11. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

dokumentasi

pada

√ √ √ 2 dari 3

data

N Dokumen yang ada

terkait Penentuan Produk

Baru, telah

26  

Penentuan

Produk Baru

terdokumentasi dengan

baik.

12. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization,

7.5.3

Identification

and

Traceability

PP.PPIC.2-

SOP.02

Penentuan

Produk Baru

Pemantauan

terhadap

realisasi

produk baru

√ N Tidak ada pemantauan

terhadap perkembangan

proses produk baru,

diusulkan adanya

pemantauan terhadap

perkembangan proses

produk baru dan terdapat

laporan perkembangan

dalam indeks (%).

27  

4.3.1.3 Purchasing

Tabel 4.3 Audit checklist Purchasing

No Form : JPI.QMR.4-FR.15

CHECKLIST AUDIT

Date : 18 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian Purchasing

No Persyaratan Prosedur

yang Diaudit

Kriteria

Audit

Metode Verifikasi In

Use

(Y/N)

Temuan

Dokumen Wawancara Observasi Jumlah

Sample

1. ISO

9001:2008

Clause 5.3

Quality Policy

Pemahaman

Quality

Policy

√ √ Y Quality Policy sudah

dipahami, serta

sosialisasi lembaran yang

ditempel sudah ada.

2. ISO

9001:2008

Clause 5.4.1

Quality

Objective

Pemahaman

Quality

Objective

√ √ 2 dari 3

data

Y Quality Objective telah

dipahami, dijalankan dan

dievaluasi pencapaiannya

secara rutin.

28  

3. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Catatan Mutu

(DICM)

√ √ √ 3 dari

17 data

Y List Daftar Induk Catatan

Mutu (DICM) sudah

sesuai dengan dokumen

yang ada, namun DICM

belum disimpan dalam

tempat penyimpanan

yang semestinya.

4. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Dokumen

Eksternal

(DIDE)

√ √ Y Tidak mempunyai Daftar

Induk Dokumen

Eksternal (DIDE).

PP.PUR.2-SOP.01 Prosedur Pembelian

5. ISO

9001:2008

Clause 7.4.1

Purchasing

Process, 7.4.2

Purchasing

Information

Kesesuaian

antara SOP

dan Prosedur

Pembelian

√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan

Permintaan Produksi

Produk telah sesuai

dengan SOP.

29  

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.PUR.2-

SOP.01

Prosedur

Pembelian

6. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

dokumentasi

Purchase

Request dan

Purchase

Order

√ √ √ 3 dari

25 data

N Dokumen yang ada

terkait dengan Prosedur

Pembelian, telah

terdokumentasi dengan

baik.

7. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.PUR.2-

SOP.01

Prosedur

Pembelian

Kelengkapan

Form Berita

Acara

Pemeriksaan

Barang

(BAPB)

√ √ √ 2 dari

15 data

N Pada BAPB,

PPIC/Purchasing telah

melakukan verifikasi

sesuai SOP.

8. Job

Description

Purchasing

Staff

Pembuatan

laporan

bulanan

√ N Laporan bulanan

pembelian dan

outstanding PO tidak

30  

untuk

pembelian

dan

outstanding

PO

secara rutin dibuat, maka

diusulkan pembuatan

laporan tersebut

dilakukan secara rutin

setiap bulan.

9. ISO

9001:2008

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

Penentuan

minimum

stock raw

material dan

lead time

√ N Saat ini, penentuan

minimum stock raw

material dan lead time

belum dilakukan, maka

diusulkan agar dilakukan

penentuan minimum

stock raw material dan

lead time.

10. ISO

9001:2008

SOP

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization,

8.2.4

Monitoring and

Measurement of

Product

PP.PPIC.2-

Kesesuaiaan

antara SOP

dengan

Pelaksanaan

Pengendalian

Inventory

√ √ Y Pelaksanaan Pelaksanaan

Pengendalian Inventory

telah sesuai dengan SOP,

namun dalam SOP tidak

dijelaskan Forecast Sales

yang telah disetujui

Direksi diberikan kepada

bagian PPIC sebagai

referensi dalam membuat

31  

(Standard

Operating

Procedure)

SOP.01-

Pengendalian

Inventory

analisa inventory.

Diusulkan agar pada SOP

dijelaskan bahwa

Forecast Sales tersebut

akan didistirbusikan

kepada bagian PPIC.

PP.PUR.2-SOP.02 Seleksi dan Evaluasi Supplier

9. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 7.4.1

Purchasing

Process

PP.PUR.2-

SOP.02 Seleksi

dan Evaluasi

Supplier

Kesesuaian

antara SOP

dengan

Seleksi dan

Evaluasi

Supplier

√ √ Y Pelaksanaan Seleksi dan

Evaluasi Supplier telah

sesuai dengan SOP.

10. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.PUR.2-

SOP.02 Seleksi

dan Evaluasi

Supplier

Kelengkapan

dokumentasi

Form

Evaluasi

Supplier

√ √ √ 2 dari 2

data

N Kolom tanda tangan

supplier yang dievaluasi

tidak semuanya

ditandatangani oleh

supplier.

32  

11. -- -- Pemberitahu-

an

keterlambat-

an

pengiriman

inventory

oleh supplier

√ N Belum terdapat

pemberitahuan setiap

alasan keterlambatan

pengiriman inventory,

maka diusulkan agar

meminta surat

keterangan keterlambatan

beserta alasannya kepada

supplier. Surat

keterangan keterlambatan

tersebut dilaporkan

kepada manajemen dan

dijadikan sebagai

referensi pada saat

mengevaluasi supplier.

33  

4.3.1.4 HRGA-Legal

Tabel 4.4 Audit checklist HRGA-Legal

No Form : JPI.QMR.4-FR.15

CHECKLIST AUDIT

Date : 9 September 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian HRGA-Legal

No Persyaratan Prosedur

yang Diaudit

Kriteria

Audit

Metode Verifikasi In

Use

(Y/N)

Temuan

Dokumen Wawancara Observasi Jumlah

Sample

1. ISO

9001:2008

Clause 5.3

Quality Policy

Pemahaman

Quality

Policy

√ √ Y Quality Policy sudah

disosialisasikan dan

diketahui oleh karyawan,

dengan menempelkan

lembar Quality Policy di

ruangan HRGA-Legal

2. ISO

9001:2008

Clause 5.4.1

Quality

Objective

Pemahaman

Quality

Objective

√ √ √ 2 dari 7

data

Y Quality Objective telah

dipahami, dijalankan dan

dievaluasi pencapaiannya

secara rutin

34  

3. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Catatan Mutu

(DICM)

√ √ √ 3 dari

16 data

Y Catatan Daftar Induk

Catatan Mutu (DICM)

pada pintu lemari telah

sesuai dengan DICM di

dalam lemari, telah

didokumentasikan dengan

baik dan rapi

4. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements

& 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

Daftar Induk

Dokumen

Eksternal

(DIDE)

√ √ √ 3 dari

17 data

Y • Daftar Induk

Dokumen Eksternal

(DIDE) tidak

terdokumentasi

dengan rapi, maka

diusulkan untuk

dirapikan

• Catatan DIDE pada

pintu lemari tidak

sesuai dengan DIDE

di dalam lemari

PP. HRGA-Legal. 2 – SOP.01 Klaim Biaya Pengobatan

5. SOP

(Standard

Operating

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.01

Kesesuaian

antara SOP

dan

√ √ Y • Pada SOP tidak

disebutkan bahwa

karyawan hanya bisa

35  

Procedure) Klaim Biaya

Pengobatan

Pelaksanaan

Klaim Biaya

Pengobatan

mengajukan klaim

atas pengobatan

keluarga inti

(suami/istri/anak),

maka diusulkan

ditambahkan pada

SOP

• Pada SOP poin 4.1,

4.2, 4.3 disebutkan

bahwa bagian

Administrasi HRGA-

Legal yang menerima

pengajuan klaim

pengobatan, tetapi

pada kenyataannya,

yang melakukan

adalah bagian

Personalia HRGA-

Legal, karena belum

ada yang mengisi

bagian Administrasi

HRGA-Legal, maka

36  

diusulkan agar

dilakukan revisi

terhadap SOP

• Pada SOP poin 4.1

hanya disebutkan

pengajuan klaim

pengobatan lengkap

disertai kuitansi asli

dan dokumen

pendukung yang lain,

tetapi pada

kenyataannya, klaim

pengobatan disertai

dengan voucher,

maka diusulkan agar

ditambah pada SOP

• Pada SOP poin 4.2

disebutkan bahwa jika

berkas klaim

pengobatan tidak

lengkap dan tidak

benar, karyawan akan

37  

menerima

konsekuensi yang

timbul, tetapi pada

kenyataannya, jika

tidak benar, berkas

hanya dikembalikan

kepada karyawan dan

permintaan ditolak.

Diusulkan untuk

dilakukan revisi

terhadap SOP

• Pada SOP poin 4.4

disebutkan bahwa

bagian Personalia

akan menyerahkan

bukti klaim

pengobatan untuk

disetujui, tetapi pada

kenyataanya, yang

diserahkan adalah

Medical

Reimbursement Form.

38  

Kedua form tersebut

sama. Diusulkan

untuk dilakukan revisi

SOP

• Pada SOP poin 4.4

disebutkan bahwa

bukti klaim

pengobatan

diserahkan kepada

Bagian Finance,

setelah ditandatangani

oleh HRGA-Legal

Manager dan General

Affair Manager, tetapi

pada pelaksanaanya,

yang menandatangani

hanya HRGA-Legal

Manager

6. ISO

9001:2008

SOP

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Kelengkapan

dokumentasi

Klaim Biaya

Pengobatan

√ √ √ 3 dari

16

data5

N • Pada arsip Medical

Reimbursement

terdapat Form PPB,

tidak diurutkan

39  

(Standard

Operating

Procedure)

Legal. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

berdasarkan bulan,

sehingga diusulkan

untuk dirapikan

• Field Medical

Reimbursement tidak

diisi dengan lengkap,

seperti pada :

1. 29 Juli 2011 : field

nama pasien tidak

diisi

2. 28 Juli 2011 : field

nama pasien dan

hubungan tidak

diisi

3. 27 Juni 2011 : field

nama pasien,

hubungan dan

tanggal tidak diisi

7. ISO

9001:2008

SOP

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Kelengkapan

isi

persetujuan

Medical

√ √ √ 3 dari

16 data

N Medical Reimbursement

tidak ditandatangani oleh

General Affair Manager,

hanya ditandatangani

40  

(Standard

Operating

Procedure)

Legal. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

Reimburse-

Ment

HRGA-Legal Manager

PP. HRGA. 2 – SOP.03 Cuti dan Ijin

8. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Kesesuaian antara

SOP dan

Pelaksanaan Cuti

dan Ijin

√ √ Y • Pada SOP poin 4.2

dan 4.3 disebutkan

bahwa bagian HRGA-

Legal yang

menyerahkan kartu

cuti kepada atasan

karyawan dan

menginformasikan

hasil persetujuan

kepada karyawan,

tetapi pada

pelaksanaannya,

karyawan yang

meminta tanda tangan

kepada atasan, baru

kemudian diserahkan

41  

kepada bagian HRGA-

Legal untuk disetujui

• Pada SOP poin 4.5

disebutkan bahwa

untuk permohonan

ijin, karyawan dapat

mengisi lengkap

formulir permohonan

ijin kerja, tetapi pada

pelaksanaanya, pada

Puspa One tidak

terdapat formulir

permohonan ijin

kerja, yang ada adalah

Form Ijin

Meninggalkan

Kantor, maka

diusulkan agar

menyamakan

penamaan Form Ijin

Meninggalkan Kantor

42  

• Pada SOP poin 4.5

disebutkan bahwa

Form Ijin

Meninggalkan Kantor

diserahkan kepada

bagian HR, tetapi

pada pelaksanaannya

form tersebut

diserahkan kepada

Bagian HRGA-Legal

untuk disetujui

HRGA-Legal

Manager atau jika

HRGA-Legal

Manager tidak ada,

diwakilkan, maka

diusulkan agar

dilakukan

penambahan

informasi dalam SOP

43  

9. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Kelengkapan

dokumentasi pada

Cuti dan Ijin

√ √ √ 3 dari

25 data

N Dokumen yang ada

terkait Cuti dan Ijin, telah

terdokumentasi dengan

baik, tetapi seperti pada

tanggal 7 dan 28 Juli

2011, karyawan tidak

lengkap dalam mengisi

Form Ijin Meninggalkan

Kantor, field jabatan

tidak diisi

10. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Kelengkapan isi

persetujuan Form

Ijin Meninggalkan

Kantor

√ √ √ 3 dari

25 data

N Kolom tanda tangan

pimpinan divisi pada

Form Ijin Meninggalkan

Kantor untuk Office Boy

tidak ditandatangani,

maka kami usulkan agar

pihak HRGA-Legal

Manager yang

menandatangani kolom

tersebut

44  

PP. HRGA. 2 – SOP.04 Pelatihan Karyawan

11. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 6.2

Human

Resources

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.04

Pelatihan

Karyawan

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Pelatihan

Karyawan

√ √ Y Form Analisa Kebutuhan

Training dan Form

Penilaian Karyawan

harus dimasukkan ke

dalam Puspa One dengan

diberikan penomoran

form yang benar.

12. ISO

9001:2008

Clause 6.2.2

Competence,

Training and

Awareness

Pembuatan

rencana

training per-

periode

√ N Belum dilakukan

perencanaan training

per-periode

13. ISO

9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Kelengkapan

isi

persetujuan

usulan

training

√ √ √ 3 dari

20 data

N Pada SOP tidak

disebutkan bahwa usulan

training harus

diverifikasi oleh atasan,

padahal pada

kenyataannya sudah

dilakukan verifikasi.

Namun pada tanggal 28

45  

Juni 2011, kolom tanda

tangan untuk direksi dan

kepala divisi tidak diisi.

Maka diusulkan kolom

verifikasi tersebut diisi

dan pada SOP

ditambahkan prosedur

verifikasi oleh direksi

dan kepala divisi,

sehingga prosedur yang

ada lebih jelas

14. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.04

Pelatihan

Karyawan

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Pelatihan

Karyawan

√ √ √ 3 dari

20 data

N Dokumen yang ada

terkait Pelatihan

Karyawan, telah

terdokumentasi dengan

baik

15. ISO

9001:2008

Clause 6.2.2

Competence,

Evaluasi

dampak

√ N Belum dilakukan

evaluasi dampak training

46  

Training and

Awareness,

8.2.3

Monitoring and

Measurement

Process, 8.5.1

Continual

Improvement

training

dengan

peningkatan

produktivitas

kinerja

karyawan

dengan peningkatan

produktivitas karyawan,

maka diusulkan agar

dilakukan evaluasi, untuk

memastikan bahwa

training yang diberikan

berguna terhadap

peningkatan kualitas

kinerja karyawan

PP. HRGA. 2 – SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen

16. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 6.1

Provision of

Resources &

6.2 Human

Resources

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.07

Seleksi dan

Rekrutmen

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Seleksi dan

Rekrutmen

√ √ Y Pelaksanaan Seleksi dan

Rekrutmen telah berjalan

sesuai dengan SOP, dan

untuk usulan peningkatan

:

• Pada poin 4.2

dijelaskan bahwa

Form Permintaan

Karyawan Baru

diserahkan kepada

divisi HRGA-Legal

47  

dan dilakukan

verifikasi, pada

kenyataannya, form

tersebut diserahkan

kepada Bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal untuk

ditandatangani oleh

HRGA-Legal

Manager

• Pada poin 4.3

dijelaskan bahwa

Form Permintaan

Karyawan Baru yang

telah diverifikasi

tersebut kemudian

oleh Kepala Bagian

yang bersangkutan

diajukan kepada

Direktur untuk

disetujui, tetapi tidak

ada prosedur jelas

48  

yang mengatur alur

dokumen Form

Permintaan

Karyawan Baru yang

telah disetujui

direktur, diserahkan

kembali ke bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal

• Pada poin 4.6

dijelaskan bahwa

berkas lamaran yang

masuk, diseleksi atau

dipilah sesuai dengan

Bagian yang

membutuhkan dan

deskripsi pekerjaan

yang ada. Dan pada

poin 4.7 dijelaskan

bahwa berkas-berkas

lamaran diserahkan

kepada Divisi atau

49  

Bagian yang

membutuhkan untuk

diseleksi

kesesuaiannya

dengan karakteristik

dan deskripsi

pekerjaan yang telah

ditetapkan terlebih

dahulu. Pada

pelaksanaanya, pada

poin 4.6 berkas

lamaran yang masuk

diseleksi tahap 1 oleh

bagian Rekrutmen

HRGA-Legal, dan

poin 4.7 berkas

lamaran yang telah

lulus seleksi tahap 1,

diserahkan untuk

diseleksi kembali

oleh Kepala Bagian

50  

• Pada poin 4.12 dan

4.13 dijelaskan

bahwa calon

karyawan yang lulus

psikotes akan di

interview oleh User

dan Bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal, atau Kepala

Bagian atau Direktur,

tetapi tidak dijelaskan

secara jelas, bahwa

hasil dari wawancara

dicatat dalam Form

Hasil Wawancara

• Pada SOP, tidak

dijelaskan bahwa

karyawan yang telah

berhasil melewati

masa percobaan, akan

diberikan surat

karyawan tetap dari

51  

Staf Administrasi

HRGA-Legal

Sebaiknya dilakukan

revisi terhadap SOP

yang ada, agar prosedur

yang ada lebih jelas dan

mudah dipahami

17. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.07

Seleksi dan

Rekrutmen

Kelengkapan

isi

persetujuan

Seleksi dan

Rekrutmen

√ √ √ 3 dari

16 data

N Dokumen terkait Seleksi

dan Rekrutmen yang

membutuhkan

persetujuan dari atasan,

telah disetujui dan

terdokumentasi

18. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.04

Pelatihan

Kelengkapan

dokumentasi

pada Seleksi

dan

Rekrutmen

√ √ √ 3 dari

16 data

N Dokumen yang ada

terkait Seleksi dan

Rekrutmen, telah

terdokumentasi dengan

baik

52  

Karyawan

19. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements,

4.2

Documentation

Requirements

Ketersediaan

prosedur

mutasi,

promosi dan

demosi

karyawan

√ √ N Pada website Puspa One

tidak terdapat SOP

Mutasi Karyawan,

padahal mutasi karyawan

merupakan prosedur

kerja divisi HRGA-Legal.

Untuk saran peningkatan,

maka diusulkan

dibuatnya SOP Mutasi,

Promosi dan Demosi

Karyawan dan

ditampilkan pada website

Puspa One

PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 Perawatan Infrastruktur

20. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 6.3

Infrasturcture

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Infrastruktur

Kesesuaian

antara SOP

dengan

Perawatan

Infrastruktur

√ √ Y Pelaksanaan Perawatan

Infrastruktur telah

berjalan sesuai dengan

SOP

53  

21. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Infrastruktur

Kelengkapan

isi

persetujuan

Formulir

Permohonan

Perbaikan

Sarana

Kantor

√ √ √ 3 dari

17 data

N Terdapat

ketidaklengkapan isi

persetujuan Formulir

Permohonan Perbaikan

Sarana Kantor, misalnya

pada field tanda tangan

‘Hasil Pelaksanaan

Diterima Oleh’ tidak

ditandatangani oleh GA

22. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Infrastruktur

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Perawatan

Infrastruktur

√ √ √ 3 dari

17 data

N Dokumen yang ada

terkait Perawatan

Infrastruktur, telah

terdokumentasi dengan

baik

23. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Kejelasan

penggunaan

form pada

SOP

Perawatan

Infrastruktur

√ √ √ N • Pada SOP poin 4.2.2

dijelaskan GA

memastikan bahwa

semua infrastuktur

telah dilaksanakan

perawatannya sesuai

54  

Procedure) Infrastruktur dengan checklist,

tetapi tidak dijelaskan

prosedur secara rinci,

prosedur rinci tersebut

terdapat pada Work

Instruction (WI),

maka diusulkan agar

pada SOP

ditambahkan

keterangan mengenai

kode Work Instruction

(WI) yang terkait

• Pada SOP poin 4.2.3

dijelaskan Apabila

dalam perawatan

ditemukan kerusakan,

maka GA melakukan

perbaikan internal,

tetapi tidak dijelaskan

prosedur secara rinci,

prosedur rinci tersebut

terdapat pada Work

55  

Instruction (WI),

maka diusulkan agar

pada SOP

ditambahkan

keterangan mengenai

kode Work Instruction

(WI) yang terkait

24. ISO

9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements,

4.2

Documentation

Requirements

Ketersediaan

prosedur

pengadaan

sarana kantor

√ √ √ N Tidak terdapat prosedur

yang mengatur

pengadaan sarana kantor,

padahal permohonan

pengadaan sarana kantor

juga merupakan prosedur

kerja divisi HRGA-Legal.

Untuk saran peningkatan,

maka diusulkan

dibuatnya WI Pengadaan

Sarana Kantor

25. ISO

9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Konfirmasi

perbaikan

internal yang

telah

√ N Belum dilakukan

konfirmasi dari user yang

mengajukan perbaikan

atas perbaikan yang telah

56  

dilakukan

oleh GA atau

HRGA-Legal

Supervisor

dilakukan GA

PP.HRGA.2-SOP.09 Kritik dan Saran

26. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 5.5.3

Internal

Communication

PP.HRGA.2-

SOP.09 Kritik

dan Saran

Pelaksanaan

prosedur

untuk Kritik

dan Saran

√ Y Prosedur Kritik dan

Saran belum

dilaksanakan karena

kurangnya sosialisasi

terhadap karyawan, maka

diusulkan agar prosedur

kritik dan saran

disosialisasikan kepada

karyawan

PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 Pemutusan Hubungan Kerja

27. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Hubungan

Kerja

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

prosedur

√ √ Y Pelaksanaan Pemutusan

Hubungan Kerja telah

sesuai dengan SOP,

tetapi terdapat prosedur

pengecualian bahwa bagi

57  

Pemutusan

Hubungan

Kerja

yang mengajukan surat

pengunduran diri tidak

sesuai dengan ketentuan

yang ada, tidak akan

mendapat Surat

Referensi Kerja untuk

karyawan tetap atau

Surat Keterangan Kerja

untuk karyawan dalam

masa percobaan. Untuk

saran peningkatan, lebih

baik SOP Pemutusan

Hubungan Kerja

ditambahkan prosedur

tersebut agar lebih jelas

28. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Kelengkapan

isi

persetujuan

Pemutusan

Hubungan

Kerja

√ √ √ 3 dari

19 data

N Pada Exit Clearance

terdapat

ketidaklengkapan tanda

tangan oleh Direktur,

Accounting Manager,

Financial Manager,

HRGA-Legal Manager

58  

Procedure) Hubungan

Kerja

29. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Hubungan

Kerja

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Pemutusan

Hubungan

Kerja

√ √ √ 3 dari

19 data

N Dokumen yang ada

terkait Pemutusan

Hubungan Kerja, telah

terdokumentasi dengan

baik

30. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Hubungan

Kerja

Ketidaksesua

i-an kode

Form Usulan

Pemotongan

Gaji pada

website

Puspa One

√ √ Y Penamaan kode Form

Usulan Pemotongan Gaji

tidak sesuai antara SOP

Pemutusan Hubungan

Kerja dengan website

Puspa One. Untuk saran

peningkatan, sebaiknya

penamaan kode form

tersebut disamakan di

SOP dan website Puspa

One agar lebih mudah

form tersebut lebih

59  

mudah dicari pada

website

31. ISO

9001:2008

Clause 5.6.2

Input Review,

8.5.1 Continual

Improvement

Evaluasi

alasan

karyawan

yang ingin

mengundur-

kan diri

√ √ N Belum dilakukan

evaluasi bagi alasan

mengapa karyawan

mengundurkan diri, maka

disarankan agar setiap 3

bulan sekali dilakukan

perhitungan dan evaluasi

persentase karyawan

mengundurkan diri serta

alasannya untuk

dijadikan referensi

perbaikan perlakuan

terhadap karyawan

PP.HRGA-Legal2-SOP.11 Penundaan Penggajian

32. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal2-SOP.11

Penundaan

Penggajian

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Penundaan

√ √ Y Prosedur Pelaksanaan

Penundaan Gaji belum

dilaksanakan

60  

Gaji

33. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal2-SOP.11

Penundaan

Penggajian

Kesesuaian

antara SOP

dan form

terkait

√ √ Y Pada SOP, dicantumkan

bahwa form yang terkait

dengan Penundaan

Penggajian adalah Form

PP. HRGA-Legal.4-

FR.67. Sedangkan pada

kenyataannya, di website

Puspa One tidak terdapat

form tersebut. Maka

diusulkan untuk

menambahkan form

tersebut ke dalam website

Puspa One

PP.HRGA-Legal.2-SOP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian

34. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.12

Penyelesaian

Penundaan

Penggajian

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Penyelesaian

Penundaan

Gaji

√ √ Y Prosedur Pelaksanaan

Penyelesaian Penundaan

Gaji belum dilaksanakan

61  

35. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.04

Pelatihan

Karyawan,

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.07

Seleksi dan

Rekrutmen,

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.12

Penyelesaian

Penundaan

Penggajian

Kejelasan

definisi peran

Kepala

Bagian, User,

dan Pimpinan

Departemen

dalam SOP

Pelatihan

Karyawan,

Seleksi dan

Rekrutmen,

Penyelesaian

Penundaan

Penggajian

√ N Pada SOP Pelatihan

Karyawan, Seleksi dan

Rekrutmen, Penyelesaian

Penundaan Penggajian

tidak dijelaskan

mengenai definisi peran

dari Kepala Bagian, User

dan Pimpinan

Departemen. Untuk saran

peningkatan, dalam SOP

tersebut diterangkan

secara jelas perbedaan

peran Kepala Bagian,

User, Kepala Divisi dan

Pimpinan Departemen

PP.HRGA-Legal.2-SOP.13 Perubahan Gaji

36. SOP

(Standard

Operating

Procedure)

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.13

Perubahan Gaji

Kesesuaian

antara SOP

dan

Pelaksanaan

Perubahan

√ √ Y Pelaksanaan Perubahan

Gaji sudah sesuai dengan

SOP

62  

Gaji

37. ISO

9001:2008

SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.13

Perubahan Gaji

Kelengkapan

dokumentasi

pada

Perubahan

Gaji

√ N --

38. ISO

9001:2008

SOP

Clause 4.2

Documentation

Requirements

PP.HRGA-

Legal.2-SOP.13

Perubahan Gaji

Kelengkapan

isi

persetujuan

Perubahan

Gaji

√ N --

63  

4.4 Laporan Hasil Evaluasi

LAPORAN EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR

BERBASIS ISO 9001:2008 PADA PT PUSPA PHARMA

Kepada : PT PUSPA PHARMA

Divisi : Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal

Perihal : Laporan Hasil Evaluasi dan Pengembangan Prosedur

Berbasis ISO 9001:2008

Periode : Agustus-September 2011

Oleh :

Marcelina Picela

Amelia

Reis Adita Bunda

Binus University

Jakarta

2011

64  

I. Tujuan

Memastikan prosedur berjalan memenuhi SOP (Standard Operating

Procedure) sesuai dengan persyaratan standar (ISO 9001:2008), memberikan

usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam melakukan perbaikan jika terjadi

deviasi dan ruang untuk peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA

PHARMA.

II. Ruang Lingkup

Ruang lingkup evaluasi meliputi :

• Evaluasi berbasis ISO 9001:2008 dilakukan pada prosedur yang

berjalan di Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal

pada PT PUSPA PHARMA sebagai standar internasional untuk sistem

manajemen mutu.

III. Metode Penelitian

Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang terdiri

dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit.

a. Observasi

Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi

Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk

memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan

pada divisi tersebut.

b. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja

menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci

mengenai prosedur yang berjalan.

65  

IV. Hasil Evaluasi

Tabel 4.5 Laporan Evaluasi Marketing Ethical

No Form : JPI.QMR.4-FR.09

DEPT : QMO

Laporan Audit

TGL : 19 Augustus 2011 X1 : major

AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor

AUDITEE : Bagian Marketing Ethical X3 : observ.

No Temuan Jenis

Temuan

Tindakan

Koreksi &

Pencegahan

Date

Line

Verifikasi

Tanggal

Verifikasi

Oleh

(Ttd)

Persyaratan

Audit

Checklist

1. Tidak ada sosialisasi visi

& misi Quality Policy

perusahaan

X3 Menempelkan

lembar visi &

misi serta Quality

Policy pada

dinding ruangan

Marketing Ethical

-- -- -- ISO 9001:2008

5.3 Quality

Policy

Evidence

Audit

checklist/

Note

66  

2. List DICM di luar lemari

tidak sesuai isinya,

DICM tidak lengkap dan

tidak terdokumentasi

dengan rapi

X2 Dibuat list pada

kaca lemari dan

dokumen disusun

rapi

19/08/

11

19/08/11 -- ISO 9001:2008

4.1 General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

3. DIDE tidak

terdokumentasi dengan

rapi

X3 Penyimpanan

dokumen yang

terorganisir

-- -- -- ISO 9001:2008

4.1 General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

4. Belum adanya evaluasi

terhadap keberhasilan

pelaksanaan Marketing

Plan

X3 Diusulkan untuk

diadakan evaluasi

terhadap

keberhasilan

setiap rencana

program yang ada

baik di dalam

Marketing Plan,

-- -- -- ISO 9001:2008

8.2 Monitoring

and

Measurement

Evidence

Audit

checklist/

Note

67  

maupun program

di luar Marketing

Plan, dan jika

rencana tidak

berhasil

dilakukan,

diberikan alasan.

Evaluasi ini

diperlukan

sebagai bahan

referensi untuk

membuat

Marketing Plan

berikutnya

5. Pada SOP Handling

Customer Complain pada

poin 4.3, 4.5, 4.6,

dinyatakan bahwa Field

Force terlibat dalam

menganalisa keluhan dan

X2 Dilakukan revisi

terhadap SOP

Handling

Customer

Complain

24/08/

11

24/08/11 -- ISO 9001:2008

5.2 Customer

Focus, 7.2.3

Customer

Communication,

8.3 Control of

Evidence

Audit

checklist/

Note

68  

melakukan tindakan

perbaikan dan

pencegahan bersama

divisi terkait.

Kenyataannya, analisa

terhadap keluhan,

tindakan perbaikan dan

pencegahan dilakukan

oleh Product

Management bersama

divisi terkait.

Nonconforming

Product, 8.5.2

Corrective

Action, 8.5.3

Preventive

Action

SOP PP. Eth. 2

– SOP.02

Handling

Customer

Complain

6. Pada SOP Handling

Customer Complain pada

poin 4.6, dinyatakan

bahwa akan dilakukan

evaluasi efektifitas

pelaksanaan tindakan

perbaikan dan

pencegahan.

Kenyataannya, Product

X2 Dilakukan revisi

terhadap SOP

Handling

Customer

Complain

24/08/

11

24/08/11 -- ISO 9001:2008

5.2 Customer

Focus, 7.2.3

Customer

Communication,

8.3 Control of

Nonconforming

Product, 8.5.2

Corrective

Evidence

Audit

checklist/

Note

69  

Management tidak

melakukan evaluasi.

Action, 8.5.3

Preventive

Action

SOP PP. Eth. 2

– SOP.02

Handling

Customer

Complain

7. Pada SOP Handling

Customer Complain pada

poin 4.10, dinyatakan

bahwa rekap data

keluhan pelanggan

dilaporkan kepada

Manajemen secara

periodik satu bulan

sekali. Kenyataannya,

rekap data keluhan

pelanggan belum

dilaporkan ke

X2 Dilengkapi 24/08/

11

24/08/11 -- ISO 9001:2008

5.2 Customer

Focus, 7.2.3

Customer

Communication,

8.3 Control of

Nonconforming

Product, 8.5.2

Corrective

Action, 8.5.3

Preventive

Action

Evidence

Audit

checklist/

Note

70  

Manajemen. SOP PP. Eth. 2

– SOP.02

Handling

Customer

Complain

8. Ketidaklengkapan isi

dokumen dari Form

Catatan Keluhan

Pelanggan dan Form

Follow-Up Keluhan

Pelanggan

X2 Dilengkapi 24/08/

11

24/08/11 -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

9. Belum diadakan

pengelompokan jenis

keluhan pelanggan

X3 Diusulkan agar

keluhan

pelanggan

dikelompokkan

menjadi dapat

dihandle dan

tidak dapat

dihandle.

-- -- -- ISO 9001:2008

5.2 Customer

Focus

Evidence

Audit

checklist/

Note

71  

10. Belum adanya informasi

pemberitahuan masalah

terkait keluhan

pelanggan kepada

pelanggan

X3 Diusulkan agar

bagian Marketing

membuat dan

mengirimkan

surat

pemberitahuan

masalah ke

pelanggan.

-- -- -- ISO 9001:2008

7.2.3 Customer

Communication,

5.2 Customer

Focus

Evidence

Audit

checklist/

Note

11. Verifikasi pelaksanaan

tindakan perbaikan dan

pencegahan bukan oleh

QMR

X3 Diusulkan agar

pelaksanaan

tindakan

perbaikan dan

pencegahan

diverifikasi oleh

QMR.

-- -- --

--

Evidence

Audit

checklist/

Note

12. Rekap data keluhan

pelanggan tidak

ditandatangani oleh

Business Development

Manager.

X2 Sudah dilakukan 24/08/

11

24/08/11 -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

72  

13. Evaluasi pelaksanaan

tindakan perbaikan dan

pencegahan terkait

Customer Satisfaction

Monitor hanya secara

lisan.

X3 Diusulkan untuk

dilakukan

evaluasi khusus

terhadap

efektifitas

pelaksanaan

CAPA dalam

bentuk

terdokumentasi.

-- -- -- ISO 9001:2008

5.6.2 Input

Review, 8.5.1

Continual

Improvement

Evidence

Audit

checklist/

Note

14. Pelaksanaan prosedur

kerja tidak sesuai dengan

SOP Order Management

poin 4.1, 4.2, 4.4, 4.5

X2 Dilakukan revisi

terhadap SOP

Order

Management

24/08/

11

24/08/11 -- SOP PP.ETH.2 -

SOP 05 - Order

Management

Evidence

Audit

checklist/

Note

15. Persetujuan PO melalui

email tanggal 3 Juni, 4

Juli dan 15 Juli 2011

tidak terlampir bukti

email dari General

Manager

X2 Dilampirkan 19/08/

11

19/08/11 -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements,

SOP PP.ETH.2 -

SOP 05 - Order

Evidence

Audit

checklist/

Note

73  

Management

16. Absensi pertemuan dan

Minutes of Meeting tidak

tersimpan dengan rapi

X3 Diusulkan untuk

menyatukan

dokumen terkait,

misalnya dengan

menggunakan

paper clip

-- -- -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

17. Pada Minutes of Meeting

beberapa kolom

Facilitator, Person

Responsible tidak diisi

serta semua bagian

Prepared by tidak

ditandatangani

X3 Dilengkapi -- -- -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

18. Konfirmasi barang telah

dikirim berupa no. SO,

tgl DO dan no.DO di PO

bulan Juli tidak dicatat

X3 Dilakukan

pencatatan

19/08/

11

19/08/11 -- ISO 9001:2008

5.2 Customer

Focus

Evidence

Audit

checklist/

Note

74  

19. Surat pemberitahuan

promosi kepada

Distributor tidak

ditandatangani oleh

General Manager dan

Marketing Manager

X3 Diusulkan agar

surat

pemberitahuan

promosi yang

telah

ditandatangani di-

scan kemudian

dikirim kepada

distributor

-- -- -- ISO 9001:2008

7.2.3 Customer

Communication Evidence

Audit

checklist/

Note

75  

Tabel 4.6 Laporan Evaluasi PPIC

No Form : JPI.QMR.4-FR.09

DEPT : QMO

Laporan Audit

TGL : 18 Agustus 2011 X1 : major

AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor

AUDITEE : Bagian PPIC X3 : observ.

No Temuan Jenis

Temuan

Tindakan

Koreksi &

Pencegahan

Date

Line

Verifikasi

Tanggal

Verifikasi

Oleh (Ttd)

Persyaratan

Audit

Checklist

1. Tidak terdapat list Daftar

Induk Catatan Mutu

(DICM) pada luar lemari

tempat penyimpanan

DICM tersebut.

X2 Sudah dibuat list

DICM

05/09/

11

05/09/11 -- ISO 9001:2008

4.1 General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

76  

2. Tidak lengkapnya tanda

tangan pada kolom di

Plan Inventory

X3 Memastikan tanda

tangan di

dokumen Plan

Inventory lengkap

-- -- -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

3. Ketidaksesuaian form

PP.PPIC.4-FR.03 Plan

Inventory dengan

kelengkapan persetujuan

form

X3 Pada Form Plan

Inventory

diusulkan kolom

persetujuan

ditandatangani

oleh pihak

General Manager

atau Direksi

-- -- -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

4. Penentuan ukuran

minimum stock inventory

dalam satuan bulan

X3 Diusulkan

penentuan

minimum stock

inventory

menggunakan

ukuran kuantitas

barang

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

Evidence

Audit

checklist/

Note

77  

5. Belum dilakukan

penentuan minimum

stock raw material dan

lead time

X3 Dilakukan

penentuan

minimum stock

raw material &

lead time

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 7.1

Planning of

Product

Realization

Evidence

Audit

checklist/

Note

6. Tidak ada pemantauan

terhadap perkembangan

proses produk baru

X3 Diusulkan adanya

pemantauan

terhadap

perkembangan

proses produk

baru dan terdapat

laporan

perkembangan

dalam indeks (%)

-- -- -- ISO 9001:2008

7.1 Planning of

Product

Realization,

7.5.3

Identification

and Traceability

SOP PP.PPIC.2-

SOP.02

Penentuan

Produk Baru

Evidence

Audit

checklist/

Note

7. Penyampaian beberapa

informasi dalam meeting

tidak dicatat dan

didokumentasikan

X3 Diusulkan

informasi meeting

dicatat dan

didokumentasikan

-- -- --

--

Evidence

Audit

checklist/

Note

78  

Tabel 4.7 Laporan Evaluasi Purchasing

No Form : JPI.QMR.4-FR.09

DEPT : QMO

Laporan Audit

TGL : 19 Agustus 2011 X1 : major

AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor

AUDITEE : Bagian Purchasing X3 : observ.

No Temuan Jenis

Temuan

Tindakan

Koreksi &

Pencegahan

Date

Line

Verifikasi

Tanggal

Verifikasi

Oleh (Ttd)

Persyaratan

Audit

Checklist

1. List DICM sudah sesuai

dengan dokumen yang

ada, namun DICM belum

disimpan di tempat yang

semestinya

X3 DICM disimpan

di lemari dan

disusun agar

dapat mudah

ditemukan

-- -- -- ISO 9001:2008

4.1 General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

79  

2. Kolom tanda tangan

untuk Supplier yang

dievaluasi tidak

semuanya ditandatangani

X2 Dilengkapi 05/09/

11

05/09/11 -- ISO 9001:2008

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

3. Laporan bulanan

pembelian dan

outstanding PO tidak

secara rutin dibuat dan

tidak adanya prosedur

pembuatan laporan

pembelian pada SOP

PP.PUR.2-SOP.01

Prosedur Pembelian

X3 Diusulkan

pembuatan

laporan dilakukan

rutin bulanan dan

prosedur

pembuatan

laporan

pembelian

dimasukkan ke

dalam SOP

-- -- -- Job Description

Purchasing Staff

Evidence

Audit

checklist/

Note

80  

4. Belum terdapat

pemberitahuan setiap

alasan keterlambatan

pengiriman inventory

X3 Diusulkan agar

meminta surat

keterangan

keterlambatan

beserta alasannya

kepada supplier.

Surat keterangan

keterlambatan

tersebut

dilaporkan kepada

manajemen dan

dijadikan sebagai

referensi pada

saat mengevaluasi

supplier

-- -- --

--

Evidence

Audit

checklist/

Note

81  

Tabel 4.8 Laporan Evaluasi HRGA-Legal

No Form : JPI.QMR.4-FR.09

DEPT : QMO

Laporan Audit

TGL : 9 September 2011 X1 : major

AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor

AUDITEE : Bagian HRGA-Legal X3 : observ.

No Temuan Jenis

Temuan

Tindakan Koreksi

& Pencegahan

Date

Line

Verifikasi

Tanggal

Verifikasi

Oleh (Ttd)

Persyaratan

Audit

Checklist

1. Daftar Induk Dokumen

Eksternal (DIDE) tidak

terdokumentasi dengan

rapi

X3 DIDE

didokumentasi

dengan rapi dan

disusun

terorganisir agar

mudah ditemukan

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

82  

2. Catatan DIDE pada

pintu lemari tidak sesuai

dengan DIDE di dalam

lemari

X2 Dirapikan 5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements &

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

3. • Pada SOP tidak

disebutkan bahwa

karyawan hanya bisa

mengajukan klaim

atas pengobatan

keluarga inti

(suami/istri/anak)

• Pada SOP Klaim

Biaya Pengobatan

poin 4.1, 4.2, 4.3

disebutkan bahwa

bagian Administrasi

HRGA-Legal

X3 Diusulkan untuk

dilakukan revisi

terhadap SOP

agar prosedurnya

menjadi lebih

jelas.

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

Evidence

Audit

checklist/

Note

83  

menerima pengajuan

klaim, kenyataannya,

yang melakukan

adalah Personalia

HRGA-Legal, karena

belum ada yang

mengisi bagian

Administrasi HRGA-

Legal

• Pada SOP Klaim

Biaya Pengobatan

poin 4.1 hanya

disebutkan pengajuan

klaim pengobatan

lengkap disertai

kuitansi asli dan

dokumen pendukung

yang lain, tetapi pada

kenyataannya, klaim

pengobatan disertai

84  

dengan voucher

• Pada SOP Klaim

Biaya Pengobatan

poin 4.2 disebutkan

bahwa jika berkas

klaim pengobatan

tidak lengkap dan

tidak benar, karyawan

akan menerima

konsekuensi yang

timbul, tetapi pada

kenyataannya, jika

tidak benar, berkas

hanya dikembalikan

kepada karyawan dan

permintaan ditolak

• Pada SOP Klaim

Biaya Pengobatan

poin 4.4 disebutkan

bahwa bagian

85  

Personalia akan

menyerahkan bukti

klaim pengobatan

untuk disetujui, pada

kenyataannya, yang

diserahkan adalah

Medical

Reimbursement Form.

Kedua form tersebut

sebenarnya sama

4. Pada SOP Klaim Biaya

Pengobatan poin 4.4

disebutkan bahwa bukti

klaim pengobatan

diserahkan kepada

bagian Finance, setelah

ditandatangani oleh

HRGA-Legal Manager

dan General Affair

Manager, tetapi pada

X2 Merevisi SOP 5/10/

11

5/10/11 -- SOP PP.

HRGA. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

Evidence

Audit

checklist/

Note

86  

pelaksanaannya, yang

menandatangani hanya

HRGA-Legal Manager

5. Pada arsip Medical

Reimbursement terdapat

Form PPB, tidak

diurutkan berdasarkan

bulan

X3 Diusulkan agar

Medical

Reimbursement

dirapikan dan

diurutkan

berdasarkan bulan

agar mudah

ditemukan

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

6. Medical Reimbursement

tidak ditandatangani oleh

General Affair Manager,

hanya ditandatangani

HRGA-Legal Manager

X2 Merevisi SOP 5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

Evidence

Audit

checklist/

Note

87  

7. Field Medical

Reimbursement tidak

diisi dengan lengkap,

seperti pada :

29 Juli 2011 : field nama

pasien tidak diisi

28 Juli 2011 : field nama

pasien dan hubungan

tidak diisi

27 Juni 2011 : field nama

pasien, hubungan dan

tanggal tidak diisi

X2 Dirapikan 5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.01

Klaim Biaya

Pengobatan

Evidence

Audit

checklist/

Note

8. Pada SOP Cuti dan Ijin

poin 4.2 dan 4.3

disebutkan bahwa bagian

HRGA-Legal yang

menyerahkan kartu cuti

kepada atasan karyawan

dan menginformasikan

hasil persetujuan kepada

X2 Merevisi SOP 5/10/

11

5/10/11 -- SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Evidence

Audit

checklist/

Note

88  

karyawan, tetapi pada

pelaksanaannya,

karyawan yang meminta

tanda tangan kepada

atasan, baru kemudian

diserahkan kepada

bagian HRGA-Legal

untuk disetujui

9. Pada SOP Cuti dan Ijin

poin 4.5 disebutkan

bahwa untuk

permohonan ijin,

karyawan dapat mengisi

lengkap formulir

permohonan ijin kerja,

tetapi pada

pelaksanaanya, pada

Puspa One tidak terdapat

formulir permohonan ijin

kerja, yang ada adalah

X3 Diusulkan agar

dilakukan

perubahan pada

SOP dengan

menyamakan

nama form yang

digunakan dengan

nama form pada

prosedur

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Evidence

Audit

checklist/

Note

89  

Form Ijin Meninggalkan

Kantor

10. Pada tanggal 7 dan 28

Juli 2011, karyawan

tidak lengkap dalam

mengisi Form Ijin

Meninggalkan Kantor,

field jabatan tidak diisi

X2 Dirapikan 5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Evidence

Audit

checklist/

Note

11. Kolom tanda tangan

pimpinan divisi pada

Form Ijin Meninggalkan

Kantor untuk Office Boy

tidak ditandatangani

X3 Diusulkan agar

Pihak HRGA-

Legal Manager

menandatangani

kolom tersebut

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal. 2 –

SOP.03

Cuti dan Ijin

Evidence

Audit

checklist/

Note

12. Pada SOP poin 4.5

disebutkan bahwa Form

X3 Diusulkan agar

dilakukan

-- -- -- SOP PP.

HRGA. 2 –

Evidence

90  

Ijin Meninggalkan

Kantor diserahkan

kepada bagian HR, tetapi

pada pelaksanaannya

form tersebut diserahkan

kepada Bagian HRGA-

Legal untuk disetujui

HRGA-Legal Manager

atau jika HRGA-Legal

Manager tidak ada,

diwakilkan

penambahan

informasi dalam

SOP

SOP.03

Cuti dan Ijin

Audit

checklist/

Note

13. Tidak terdapat Form

Analisa Kebutuhan

Training dan Form

Penilaian Karyawan pada

website Puspa One

X2 Form Analisa

Kebutuhan

Training dan

Form Penilaian

Karyawan harus

dimasukkan ke

dalam Puspa One

dengan diberikan

penomoran form

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

91  

yang benar.

14. Belum dilakukan

perencanaan training

per-periode

X2 Akan dibuat

rencana training

5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 6.2.2

Competence,

Training and

Awareness

Evidence

Audit

checklist/

Note

15. Pada SOP Pelatihan

Karyawan tidak

disebutkan bahwa usulan

training harus

diverifikasi oleh atasan,

padahal pada

kenyataannya sudah

dilakukan verifikasi.

Namun pada tanggal 28

Juni 2011, kolom tanda

tangan untuk direksi dan

kepala divisi tidak diisi

X3 Diusulkan agar

kolom verifikasi

tersebut diisi dan

pada SOP

ditambahkan

prosedur

verifikasi oleh

direksi dan kepala

divisi, sehingga

prosedur yang ada

lebih jelas

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

16. Belum dilakukan

evaluasi dampak training

X3 Diusulkan

dilakukannya

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 6.2.2

Evidence

92  

dengan peningkatan

produktivitas karyawan

evaluasi untuk

memastikan

bahwa training

yang diberikan

berguna terhadap

peningkatan

kualitas kinerja

karyawan

Competence,

Training and

Awareness,

8.2.3

Monitoring and

Measurement

Process, 8.5.1

Continual

Improvement

Audit

checklist/

Note

17. Pada SOP Seleksi dan

Rekrutmen :

• Poin 4.2 dijelaskan

bahwa Form

Permintaan

Karyawan Baru

diserahkan kepada

divisi HRGA-Legal

dan dilakukan

verifikasi, pada

kenyataannya, form

X3 Diusulkan untuk

dilakukan revisi

terhadap SOP,

sehingga prosedur

yang ada lebih

jelas dan mudah

dimengerti

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 6.2

Human

Resources

SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.07

Seleksi dan

Rekrutmen

Evidence

Audit

checklist/

Note

93  

tersebut diserahkan

kepada Bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal untuk

ditandatangani oleh

HRGA-Legal

Manager

• Pada poin 4.3

dijelaskan bahwa

Form Permintaan

Karyawan Baru yang

telah diverifikasi

tersebut kemudian

oleh Kepala Bagian

yang bersangkutan

diajukan kepada

Direktur untuk

disetujui, tetapi tidak

ada prosedur jelas

yang mengatur alur

94  

dokumen Form

Permintaan

Karyawan Baru yang

telah disetujui

Direktur, diserahkan

kembali ke bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal

• Poin 4.6 dijelaskan

bahwa berkas

lamaran yang masuk,

diseleksi atau dipilah

sesuai dengan Bagian

yang membutuhkan

dan deskripsi

pekerjaan yang ada.

Dan pada poin 4.7

dijelaskan bahwa

berkas-berkas

lamaran diserahkan

95  

kepada Divisi atau

Bagian yang

membutuhkan untuk

diseleksi

kesesuaiannya

dengan karakteristik

dan deskripsi

pekerjaan yang telah

ditetapkan terlebih

dahulu. Pada

pelaksanaanya, pada

poin 4.6 berkas

lamaran yang masuk

diseleksi tahap 1 oleh

bagian Rekrutmen

HRGA-Legal, dan

poin 4.7 berkas

lamaran yang telah

lulus seleksi tahap 1,

diserahkan untuk

96  

diseleksi kembali

oleh Kepala Bagian.

• Poin 4.12 dan 4.13

dijelaskan bahwa

calon karyawan yang

lulus psikotes akan di

interview oleh User

dan Bagian

Rekrutmen HRGA-

Legal, atau Kepala

Bagian atau Direktur,

tetapi tidak dijelaskan

secara jelas, bahwa

hasil dari wawancara

dicatat dalam Form

Hasil Wawancara

• Pada SOP, tidak

dijelaskan bahwa

karyawan yang telah

berhasil melewati

97  

masa percobaan, akan

diberikan surat

karyawan tetap dari

Staf Administrasi

HRGA-Legal

18. Tidak terdapat SOP

Mutasi, Promosi dan

Demosi Karyawan

X3 Diusulkan

dibuatnya SOP

Mutasi, Promosi

dan Demosi

Karyawan

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements,

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

19. Terdapat

ketidaklengkapan isi

persetujuan Formulir

Permohonan Perbaikan

Sarana Kantor dan

Formulir Permohonan

Perbaikan Kepada

Maintenance

X3 Diusulkan agar

Formulir

Permohonan

Perbaikan Sarana

Kantor

diverifikasi

lengkap oleh

HRGA-Legal

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

98  

Supervisor

(Diajukan Oleh),

HRGA-Legal

Department

(Permohonan

Diterima Oleh),

Pimpinan Divisi

dan HRGA-Legal

Supervisor

(Diterima Oleh)

serta Formulir

Permohonan

Perbaikan Kepada

Maintenance

diverifikasi secara

lengkap oleh

HRGA-Legal

Supervisor

(Diajukan Oleh),

Pimpinan Divisi,

99  

Maintenance

(Dilaksanakan

Oleh) dan HRGA-

Legal Supervisor

(Hasil

Pelaksanaan

Diterima Oleh)

20. Pada SOP Perawatan

Infrastruktur poin 4.2.2

dijelaskan GA

memastikan bahwa

semua infrastuktur telah

dilaksanakan

perawatannya sesuai

dengan checklist, tetapi

tidak dijelaskan prosedur

secara rinci, prosedur

rinci tersebut terdapat

pada Work Instruction

(WI)

X3 Diusulkan agar

pada SOP

ditambahkan

keterangan

mengenai kode

Work Instruction

(WI) yang terkait

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Infrastruktur

Evidence

Audit

checklist/

Note

100  

21. Pada SOP Perawatan

Infrastruktur poin 4.2.3

dijelaskan apabila dalam

perawatan ditemukan

kerusakan, maka GA

melakukan perbaikan

internal, tetapi tidak

dijelaskan prosedur

secara rinci, prosedur

rinci tersebut terdapat

pada Work Instruction

(WI)

X3 Diusulkan agar

pada SOP

ditambahkan

keterangan

mengenai kode

Work Instruction

(WI) yang terkait

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.08

Perawatan

Infrastruktur

Evidence

Audit

checklist/

Note

22. Tidak terdapat prosedur

yang mengatur

pengadaan sarana kantor

X3 Diusulkan

dibuatnya WI

Pengadaan Sarana

Kantor

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.1

General

Requirements,

4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

101  

23. Belum dilakukan

verifikasi dari karyawan

yang mengajukan

permohonan perbaikan

internal

X3 Diusulkan agar

dilakukan

verifikasi

karyawan yang

mengajukan

permohonan

perbaikan internal

sebagai bukti

bahwa

pelaksanaan

perbaikan telah

selesai

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

Evidence

Audit

checklist/

Note

24. Prosedur Kritik dan

Saran belum

dilaksanakan karena

kurangnya sosialisasi

terhadap karyawan

X3 Diusulkan agar

prosedur kritik

dan saran

disosialisasikan

kepada karyawan

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 5.5.3

Internal

Communication

SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.09

Kritik dan Saran

Evidence

Audit

checklist/

Note

102  

25. Pada SOP Pemutusan

Hubungan Kerja tidak

terdapat prosedur

pengecualian bahwa bagi

yang mengajukan surat

pengunduran diri tidak

sesuai dengan ketentuan

yang ada, tidak akan

mendapat Surat

Referensi Kerja untuk

karyawan tetap atau

Surat Keterangan Kerja

untuk karyawan dalam

masa percobaan

X3 Diusulkan untuk

dilakukan

penambahan

prosedur

pengecualian

tersebut dalam

SOP agar lebih

jelas

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Hubungan Kerja

Evidence

Audit

checklist/

Note

26. Pada Exit Clearance

Form terdapat

ketidaklengkapan tanda

tangan oleh Direktur,

Accounting Manager,

Financial Manager,

X2 Dirapikan 5/10/

11

5/10/11 -- ISO 9001:2008

Clause 4.2

Documentation

Requirements

SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.10

Evidence

Audit

checklist/

Note

103  

HRGA-Legal Manager Pemutusan

Hubungan Kerja

27. Penamaan kode Form

Usulan Pemotongan Gaji

tidak sesuai antara SOP

Pemutusan Hubungan

Kerja dengan website

Puspa One

X3 Diusulkan agar

penamaan kode

form tersebut

disamakan di

SOP dan website

Puspa One agar

lebih mudah form

tersebut lebih

mudah dicari

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.10

Pemutusan

Hubungan Kerja

Evidence

Audit

checklist/

Note

28. Belum dilakukan

evaluasi bagi penyebab

karyawan mengundurkan

diri

X3 Diusulkan agar

setiap 3 bulan

sekali dilakukan

perhitungan dan

evaluasi

persentase

karyawan

mengundurkan

-- -- -- ISO 9001:2008

Clause 5.6.2

Input Review,

8.5.1 Continual

Improvement

Evidence

Audit

checklist/

Note

104  

diri serta

alasannya untuk

dijadikan

referensi

perbaikan

perlakuan

terhadap

karyawan

29. Pada SOP Penundaan

Penggajian poin 4.1,

dicantumkan bahwa form

yang terkait dengan

Penundaan Penggajian

adalah Form PP. HRGA-

Legal.4-FR.67,

sedangkan pada

kenyataannya, di Puspa

One tidak terdapat form

tersebut.

X3 Diusulkan agar

menambahkan

form tersebut ke

dalam Puspa One.

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.11

Penundaan

Penggajian

Evidence

Audit

checklist/

Note

105  

30. Pada SOP Pelatihan

Karyawan, Seleksi dan

Rekrutmen, Penyelesaian

Penundaan Penggajian

tidak dijelaskan

mengenai definisi peran

dari Kepala Bagian,

User, Kepala Divisi, dan

Pimpinan Departemen

X3 Diusulkan agar

dalam SOP

tersebut

diterangkan

secara jelas

perbedaan peran

Kepala Bagian,

User, Kepala

Divisi dan

Pimpinan

Departemen

-- -- -- SOP PP. HRGA-

Legal.2-SOP.02

Pelatihan

Karyawan, SOP

PP. HRGA-

Legal.2-SOP.07

Seleksi dan

Rekrutmen, SOP

PP. HRGA-

Legal.2-SOP.12

Penyelesaian

Penundaan

Penggajian

Evidence

Audit

checklist/

Note

106  

4.5 Pemetaan SOP (Standard Operating Procedure)

4.5.1 Marketing Ethical

Prosedur

SOP Marketing Plan

1. Setiap awal bulan Oktober, Pimpinan Marketing mengarahkan

tim untuk membuat perencanaan strategis tahun mendatang.

2. Perencanaan Marketing yang dilakukan adalah untuk produk-

produk yang sudah mendapatkan nomor registrasi atau izin dari

instansi yang berwenang yang sudah dipasarkan.

3. Marketing melakukan:

• Product Manager melakukan analisis pasar untuk

mendapatkan informasi keadaan makro (ekonomi, sosial,

politik), mikro (market size, market trend dan competitor).

• Marketing Manager melakukan analisis sales untuk

memperoleh informasi sales trend, market share dan atau

potential customer.

• Analisis produk menetapkan strategi penjualan yang tepat

dengan karakteristik produk tersebut.

4. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat

setingkatnya membuat rancangan Marketing Plan untuk setiap

produk yang menjadi tanggung jawab masing-masing yang

terdiri:

• Target penjualan (Sales Forecast), anggaran, dan strategi

pemasaran.

• Jumlah field force, area penempatan dan strategi penjualan.

5. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat

setingkatnya mengajukan persetujuan rancangan Marketing

Plan kepada General Manager dan atau pejabat setingkatnya.

6. General Manager dan atau pejabat setingkatnya menganalisa,

menyempurnakan dan merangkum rancangan Marketing Plan,

mencakup seluruh produk yang menjadi tanggungjawabnya.

107  

7. General Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan

persetujuan rancangan Marketing Plan kepada Direksi

selambat-lambatnya akhir November tahun berjalan.

8. Pimpinan Marketing dan atau Direksi melakukan koordinasi

dengan pimpinan divisi terkait untuk mensosialisasikan

Marketing Plan yang telah disetujui oleh Direksi selambat-

lambatnya akhir Desember tahun berjalan.

9. Pimpinan Marketing akan melakukan evaluasi terhadap

keberhasilan setiap Marketing Plan yang ada, dan jika ada

rencana yang tidak berhasil dilakukan, diberikan alasannya.

Hasil evaluasi akan dijadikan bahan referensi dalam membuat

Marketing Plan berikutnya.

SOP Handling Customer Complain

1. Field Force atau Marketing Admin menerima keluhan

pelanggan baik secara lisan maupun tulisan melalui telepon,

surat atau email.

2. Marketing Admin mencatat keluhan pelanggan pada Form

Catatan Keluhan Pelanggan (PP.ETH.4-FR.01) dan melakukan

identifilkasi kategori keluhan dengan parameter sebagai berikut

:

Kategori

Permasalahan

Penanggungjawab

Divisi

Otorisasi Kelayakan

Keluhan Pelanggan

Produk Marketing Product Manager

Pengiriman Logictic Logistic Manager

Pembayaran Finance Finance Manager

Pelayanan Marketing Sales Manager/Area

Sales Manager atau

penjabat setingkatnya

Kualitas Produk PPIC PPIC

108  

3. Product Management bersama divisi terkait menganalisa

keluhan yang diterima dan melakukan verifikasi kepada

pelanggan.

Apabila diperlukan dan dimungkinkan verifikasi dilakukan di

lokasi pelanggan.

4. Product Management akan menerbitkan Form Follow Up

Keluhan Pelanggan (PP.ETH.4-FR.02) untuk dilakukan

verifikasi dari Quality Control, menentukan jenis complain,

menentukan tindakan yang harus dilakukan.

5. Complain dibagi menjadi 2 yaitu Justified (dapat di-handle)

dan Unjustified (tidak dapat di-handle). Untuk Justified harus

membuat CAPA dengan menggunakan Form Tindakan

Perbaikan dan Pencegahan (PP.QMR4-FR.10) dan dilaporkan

ke QMR.

6. Product Management bersama dengan divisi terkait melakukan

tindakan perbaikan dan pencegahan.

7. Field Force akan menerima surat konfirmasi keluhan dan

penggantian barang dari Product Management dan

menyerahkannya kepada pelanggan.

8. Pelanggan akan menandatangani surat tanda terima atas surat

konfirmasi keluhan serta penggantian barang yang telah

diterima. Field Force menginformasikannya kepada Product

Management.

9. QMR akan melakukan verifikasi tindakan dengan terlebih

dahulu melihat tanda tangan pelanggan pada surat tanda terima.

10. Keluhan pelanggan dianggap selesai apabila tidak muncul

ketidaksesuaian dan atau keluhan yang sama dari pelanggan

yang bersangkutan.

11. Keluhan pelanggan yang telah dianalisa oleh Product

Management bersama divisi terkait diserahkan ke Marketing

Admin.

109  

12. Secara periodik 1 (satu) bulan sekali Marketing Admin merekap

data keluhan pelanggan untuk dilaporkan ke Manajemen.

SOP Customer Satisfaction Monitor

1. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management akan

membuat rencana kerja untuk pengukuran tingkat kepuasan

pelanggan.

• Pelaksanaan monitoring pengukuran tingkat kepuasan

pelanggan dilakukan setahun sekali setiap bulan Agustus.

• Tentukan prioritas pelanggan berdasarkan kinerja

organisasi.

2. Product Management melaksanakan pengukuran tingkat

kepuasan pelanggan melalui salah satu metode :

• Tanya jawab dengan pelanggan.

• Mengirimkan Form Kuesioner Survey Kepuasan

pelanggan (PP.ETH.4-FR.03).

• Meninjau kinerja organisasi melalui klaim dan keluhan

pelanggan.

3. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management untuk

menindaklanjuti hasil pemantauan kepuasan pelanggan secara

kualitatif dan kuantitatif dengan:

• Pengumpulan data

• Analisa data

• Membuat laporan hasil akhir atau kesimpulan

4. Sekretariat melakukan koordinasi guna membahas hasil survey

dengan divisi terkait serta menetapkan Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan (PP.QMR4-FR.10) merujuk arahan pimpinan

tertinggi Divisi Marketing.

5. Product Management melakukan monitoring hasil survey untuk

memastikan bahwa tindakan koreksi dan pencegahan

dilaksanakan.

110  

6. General Manager dan atau pimpinan setingkatnya melaporkan

hasil pelaksanaan survey kepuasan pelanggan dan

perkembangan monitoring-nya kepada Direksi didalam agenda

tinjauan manajemen.

7. Product Management melakukan evaluasi khusus terhadap

efektifitas pelaksanaan CAPA dalam bentuk terdokumentasi.

SOP Product Recall

1. Setelah menerima informasi penarikan produk dari Regulatory

Officer, tim Marketing menginformasikan secara langsung

ataupun melalui telepon, email atau fax, ke distributor, apotik,

instalasi farmasi Rumah Sakit, disertai dengan memberikan

Form Product Recall (PP.ETH.4-FR.04) yang harus diisi dan

dikirim kembali ke Puspa Pharma dalam waktu 2 x 24 jam.

2. Tim Marketing memberikan informasi rekonsiliasi, dengan

mengidentifikasikan jumlah lot produk yang diterima di

gudang, tersisa di gudang dan yang sudah didistribusikan.

3. Logistik/distributor memberikan informasi yang dapat dilacak

dengan baik, dengan memberikan daftar pelanggan yang

menerima batch yang terlibat dan jumlah total unit yang

dikirim setiap kali.

4. Marketing bekerja sama dengan Distributor, menarik produk

yang di-recall dengan cara mendatangi pelanggan jika

dibutuhkan.

5. Dokumen Product Recall akan disimpan oleh Logistik dan

Marketing minimum selama 7 tahun.

6. Produk yang sudah ditarik dari market akan dikumpulkan di

gudang logistik dan penanganan selanjutnya tergantung dengan

keputusan Management Puspa Pharma.

111  

SOP Order Management

1. Marketing Admin menerima Puchase Order (PO) dari

distributor melalui fax atau email .

2. PO dimintakan persetujuan kepada General Manager melalui

mekanisme :

• Approval PO dilakukan dengan cara menandatangani

hardcopy, atau jika persetujuan PO via email, harus

terlampir bukti email yang sudah dicetak.

3. PO yang telah disetujui diserahkan Marketing Admin ke bagian

Accounting.

4. Marketing Admin mendapat tanda terima PO dari bagian

Accounting berupa tanda tangan.

5. Marketing Admin akan memastikan PO distributor terpenuhi

melalui program Insys, dan Marketing Admin akan mencatat

tanggal Sales Order, tanggal dan nomor Delivery Order.

6. Jika PO tidak terpenuhi, maka Marketing Admin akan

memberikan informasi ke distributor via email.

SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya

1. Marketing mengajukan permintaan biaya dilengkapi dengan

dokumen-dokumen pendukung.

2. Marketing Admin mengisi Form Permohonan Pengeluaran

Biaya/PPB (PP.FIN.4-FR.03) yang telah diajukan oleh

Marketing.

3. Marketing Admin meminta persetujuan Sales Manager/Group

Sales Manager, Marketing Manager & General Manager.

4. Untuk pengajuan PPB level tertentu, persetujuan diajukan

sampai level Direktur (Approval PPB Mengacu pada matriks

approval PP.ETH.5-SD 03).

5. Bila pengajuan dana ditolak oleh Direktur maka proses

dianggap batal dan Marketing Admin menginformasikan ke

112  

Marketing yang mengajukan. Setelah diperbaiki dapat diajukan

kembali ke nomor 1.

6. Bila pengajuan dana disetujui, Marketing Admin

meregistrasikan pengajuan dana tersebut ke Accounting untuk

diproses lebih lanjut ke Finance.

7. Finance memberikan informasi tanda bukti transfer ke

Marketing Admin melalui email.

8. Marketing Admin menginformasikan bukti transfer ke

Marketing.

SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk

1. Untuk produk yang sudah dipasarkan, Business Development

Manager menganalisa hasil trend penjualan oleh Sales Team

dan membandingkan dengan stok produk yang ada.

2. Permintaan produksi dijalankan bila stok yang tersedia sudah

mendekati minimum stok level, sesuai dengan trend penjualan

yang terjadi.

3. Untuk produk baru, permintaan produksi dilaksanakan bila

produk baru sudah mendapatkan Nomor Izin Edar dari Badan

POM, serta Marketing sudah memutuskan untuk meluncurkan

produk tersebut.

4. Permintaan produksi dijalankan dengan menggunakan Form

Pengajuan Produksi Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan

dilampiri oleh Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01).

5. Pengajuan kedua formulir tersebut atas persetujuan GM dan

Direktur dan diajukan ke PPIC.

113  

Activity Diagram

SOP Marketing Plan

114  

SOP Handling Customer Complain

115  

SOP Customer Satisfaction Monitor

116  

SOP Product Recall

117  

SOP Order Management

118  

SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya

119  

SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk

120  

4.5.2 PPIC

Prosedur

SOP Pengendalian Inventory

MARKETING

1. Marketing membuat Forecast Sales untuk 1 tahun dengan

menggunakan Form Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01)

(Hardcopy).

2. Marketing mendapatkan persetujuan atas Forecast Sales

yang dibuat dari Direksi.

PPIC

3. Menentukan minimum stok inventory dengan menggunakan

ukuran kuantitas barang dan menentuka minimum stok raw

material dan lead time.

4. Membuat analisa inventory (PP.PPIC.3-WI.01) sebagai

input order barang jadi ke bagian produksi dan atau

supplier.

5. Membuat rencana order barang jadi ke bagian produksi dan

atau supplier.

6. Membuat perintah produksi ke Bagian Produksi dan atau

membuat Production Order (PP.PPIC.4-FR.02) kepada

supplier.

7. Melakukan analisa inventory dengan menggunakan Form Plan

Inventory (PP.PPIC.4-FR.03) dan ditandatangani oleh pihak

General Manager atau Direksi, kemudian dibandingkan dengan

penjualan yang terjadi untuk kemudian me-review inventory dan

perencanaan bulan berikutnya.

8. Memastikan barang jadi dari Produksi sesuai dengan

prosedur penerimaan barang (PP.LOG.2-SOP.01

Penerimaan dan penyimpanan barang).

121  

SOP Produksi Produk Baru

1. Bagian Marketing memberikan gagasan / ide untuk membuat

produk baru dengan membuat Form Pengajuan Produksi

Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan disertakan Forecas t

Order (PP.PPIC-FR.01) selama 12 bulan kepada PPIC.

2. PPIC mencari supplier atau pihak ketiga yang dapat

memproduksi gagasan / ide produk tersebut.

3. PPIC mendapatkan informasi perkiraan biaya dan mengajukan

ke Direksi.

4. PPIC menginformasikan ke Marketing

5. Marketing mengajukan registrasi produk baru berdasarkan

Prosedur Registrasi Produk Baru di BPOM (PP.RO.2-SOP.01)

6. Memantau perkembangan proses produk baru dan

dicantumkan ke dalam laporan perkembangan dalam indeks

(%).

122  

Activity Diagram

SOP Pengendalian Inventory

 

123  

SOP Produksi Produk Baru

4.5.3 Purchasing

Prosedur

SOP Prosedur Pembelian

1. User membuat Purchase Request (PP.PUR.4-FR.01 Purchase

Request). Purchase Request mendapat persetujuan dari atasan

User sesuai dengan matriks approval. Purchase request yang

telah disetujui diberikan kepada Purchasing atau User untuk

dijalankan.

2. Purchasing atau User menghubungi supplier untuk meminta

penawaran harga atau konfirmasi harga untuk repeat order.

124  

Untuk item/jasa baru, Purchasing atau User mencari minimal

2 (dua) supplier untuk perbandingan harga dan User

mengajukan permohonan penambahan item baru ke IT sesuai

dengan WI Pembuatan Master Data Item (PP.IT.3-WI.04)

3. Purchasing memproses input PO (PP.PUR.4-FR.04 Purchase

Order) ke dalam SAP. PO yang sudah diterbitkan

ditandatangani oleh Purchasing Manager. Jika Purchase

request sudah ditandatangani oleh Direktur, maka PO

diverifikasi oleh Finance. Jika Purchase request belum

ditandatangani oleh Direktur, maka PO harus ditandatangani

oleh Direktur. Untuk PO Intercompany, PO yang sudah

diterbitkan ditandatangani oleh Purchasing dan diberikan

kepada Accounting.

4. Untuk PO yang harus direvisi karena terjadi perubahan

spesifikasi barang (ukuran dan atau warna) yang

menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih tinggi dari

nilai PR sebelumnya, maka user mengajukan PR baru dan

mengajukan revisi PO ke Purchasing. Sedangkan perubahan

yang menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih rendah

dari nilai PR sebelumnya, maka user cukup

menginformasikan secara tertulis kepada Purchasing agar sisa

nilai PO dapat di-close (jika PO sudah diselesaikan

pembayarannya).

5. Penerimaan barang

• Untuk PO Item, barang diterima oleh pihak Gudang

dan gudang menerbitkan GRPO (Good Received

Purchase Order) dan mengisi Form Berita Acara

Pemeriksaan Barang (PP.PPIC.4-FR.05 Form Berita

Acara Pemeriksaan Barang). Barang diperiksa oleh QC

dan hasil pemeriksaan di verifikasi oleh Purchasing

125  

atau PPIC. Penerimaan dan penyimpanan barang

(PP.LOG.2-SOP.01).

• Untuk PO Jasa, User atau Purchasing menerima &

memeriksa jasa sesuai dengan spesifikasi PO dan

mengisi tanda terima jasa.

6. Proses pembayaran atas PO

Proses pembayaran atas PO dibagi menjadi dua berdasarkan

kesepakatan dengan supplier.

• PO Pembelian dengan Credit Term

Pembelian dengan credit term adalah pembelian

dengan pembayaran dalam jangka waktu tertentu

sesuai kesepakatan dengan supplier.

a. Accounting menerima kwitansi tagihan dari

supplier dilengkapi dengan PO Asli dari

Purchasing atau User, GRPO dari Logistik atau

Tanda Terima barang/jasa dari supplier.

b. Accounting memproses tagihan supplier ke dalam

SAP dengan membuat AP Invoice dan Purchasing

atau User membuat Voucher Bank atau Kas (BBK

atau BKK) yang sudah diverifikasi oleh atasan

Purchasing atau User.

c. Setelah disetujui oleh Direktur, AP Invoice dan

seluruh dokumen pendukung dikirimkan ke

Finance untuk proses pembayaran.

• PO Pembelian dengan Uang Muka (DP)

Pembelian dengan uang muka adalah pembelian

dengan pembayaran sebelum penerimaan barang atau

pada saat bersamaan dengan penerimaan barang.

a. Purchasing atau User menyerahkan PO ke bagian

Accounting untuk dibuatkan AP Down Payment

melalui SAP.

126  

b. AP DP diserahkan ke Finance untuk proses

pembayaran.

c. Bukti pembayaran di Fax ke supplier dengan

diketahui Purchasing atau User. Bila pembayaran

dengan tunai, Finance memberikan uang tunai

dengan tanda terima kepada Purchasing atau User.

d. GRPO/Tanda Terima, PO diserahkan ke

Accounting untuk pembuatan AP Invoice melalui

SAP.

e. AP Invoice dan seluruh dokumen pendukung

diserahkan ke Finance untuk pelunasan

pembayaran.

7. Setiap bulan, bagian Purchasing akan membuat laporan

pembelian dan outstanding PO untuk diserahkan kepada

Purchasing Manager

SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier

1. Seleksi Supplier

• User mencari data supplier baru dan supplier

pembanding (khusus untuk jasa tertentu tidak

diperlukan supplier pembanding seperti event job fair,

dll).

• User melakukan seleksi sesuai dengan kriteria yang

ada pada Form Seleksi Supplier (PP.PUR.4-FR.02)

dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi

secara objektif.

• User mengajukan persetujuan hasil seleksi supplier

kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya

yang sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.

• User melaporkan hasil seleksi supplier kepada

Purchasing.

127  

• Purchasing melakukan verifikasi data supplier yang

diberikan oleh user dan mendaftarkan supplier yang

lulus seleksi ke dalam daftar supplier terpilih.

2. Evaluasi Supplier

• User melakukan evaluasi supplier minimal setiap 6

bulan sekali berdasarkan kriteria yang terdapat pada

Form Evaluasi Supplier (PP.PUR.4-FR.03) dan

dokumen panduan evaluasi supplier dengan disertai

rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif.

• User mengajukan persetujuan hasil evaluasi supplier

kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya

yang sesuai dengan tanggungjawab pekerjaan.

• User melaporkan hasil evaluasi supplier kepada

Purchasing.

• Purchasing melaporkan hasil evaluasi kepada supplier

dan meminta tanggapan dari supplier atas hasil

evaluasi. Purchasing mengeluarkan nama supplier

yang tidak memenuhi kualifikasi dari daftar supplier

terpilih.

3. Daftar supplier terpilih dimasukkan kedalam SD Purchasing

128  

Activity Diagram

SOP Prosedur Pembelian

IC T Qua li ty Co ntr olLog ist ikA ccount in gFi nanceDi r ektu rPur chas ing M anage rP urch asin gAt asan Use rU serS uppl ie r

M e m b u at P u rc h a se R eq u e st ( P R )

{P u rc h a se

R e qu e s t}

M e n ga j uk a n p e rs e tu ju a n P R

M e ny e tu ju i p en g a ju a n P R

{P u r ch a se

R e qu e s t}

[A p p ro v ed ]M e n y e ra h ka n P R

M e n e rim a P R

M e m b e rik a n p e na w a r an

a ta u k on f irm a s i ha r g a

{S u ra t P e na w a r an/K o n fir m a si H a rg a }

M e ng a ju k an pe r m o ho n a n

p e n am ba h a n it em b a ru

M e m in ta p e n a w ar a n a ta u k o n fir m a si h a rg a

M em in ta p e n aw a r an

h a rg a

M e m b an d in g ka n

d u a su p p lie r

B ar a n g

l a m a

Ba r an g

b a ru

M em be r ik an pe n a w a ra n

h a rg a

{ Su r a t

P e n aw a r anH a rg a }

M e m il ih S u p pl ie r

{F o r m M o d if ik as i

D a ta b a se I te m M a s te r D at a }

M e la k uk a n p e na m b a h anite m ba r u

M e la k uk a n p e m e sa n a na n b a ra n g

{P O }

M en a n da t an g a n i P O

{P O }

[ A pp r o ve d 1 ]M e n ye tu j ui P O

M e n ga ju k a n

p er se t uj u an P O

{P O }

[ A p pr o ve d 2 ]M e m i nt a v er if ik as i P O

M en a n da t an g a n i P O

{ P O }

[A p p ro v ed ]

M e ny e ra h k an P O

M e n g a ju ka n P O

M e la k u ka n v e rif ik a si P O

{P O }

[ A pp r ov e d 3 ] M e n er im a P O

[ PO

In te r co m p a n y][P O B ia sa ]

M e n g iri m k an P O

M e n g iri m k an b a r an g

{T a n da T er im a }

M e n er im a b a ra n gM e ne r im a b a ra n g

[P O It em ]

[P O J a s a]

M e m er ik s a b ar a ng

M e n g is i t an d a t er im a

{T a nd aTe r im a }

[ Te r is i]

M e n e rb it ka n G oo d R e c e iv ed

Pu r ch a s e O rd e r (G R P O )

{G R P O }

M e ng is i F o rm B er ita A ca r a

P e m e r ik sa a n B a ra n g (F B A P B )

{ F B A P B }

M em er ik s a b ar a ng

{H a s il

P e m e rik s a an }M e la ku k a n ve r ifi ka s i h a s il pe m e r ik sa a n

M e n y im p a n b a ra n g

{H a s ilP e m e rik s a an }

[T e rv e ri fik a s i]

{ PO }

M e la k uk a n p e na g ih a n

{T a n d a

T e rim a }

[ T e ris i]

{ T a nd a

T e r im a }

{ K ui ta n si

T a g ih a n}

M em pr o se s t ag ih a n s u pp l ie r

{G R P O }

{P O }

{A P I nv o ic e }

M e ny e tu ju i V ou c h e r B a n k /K a s

[ A p pr o ve d ]

{ V ou c h er

B a n k/ K as }

M e m b u a t v o u ch e r b an k /k a s

M em i n ta v e rif ik a si V o u ch e r B an k /K a s

M el a ku k a n ve r ifi ka s i

V o u ch e r B an k /K a s

{V o u ch e r

B an k /K a s }

[T e rv e rif ik a si ]

M e m i nt a p er s et u ju an V ou c h er B a n k/ K a s

{ Vo u c h er

B a n k/ K as }

M e m b u a t A P In v oi ce

M e m i nt a p e rs e tu ju a n A P In v o ic e

M e n y et u ju i A P In vo i ce

[A p pr o ve d ]

{A P I n vo ic e }

M e n y er a hk a n A P I nv o ic e

M e n ye ra h k a n V ou c h e r B a n k /K a s

M el a ku k a n p ro se s p e m b a ya r an

[ C re d it T er m ]

M e ny e ra h k an PO

M e m b u a t D o w n P a y m e nt

{ D ow n P ay m e n t}

{ P O }

M e la k u ka n p r os e s p em ba y a ra n

ua n g m u k a

M e n g iri m k an B uk ti

P e m b a ya ra n k e S u pp li e r m el al u i f ax

{ Bu k ti

P e m b a ya ra n }

M em be r ik an ua n g tu n a i d e n ga n t a nd a t er im a

[T u n ai ]

[ T ra n sf er ]

M e n ye r ah k a n G R P O /

Ta n d a T e rim a d an P O

M e m b u a t A P In v oi ce

{G R P O }{T a nd a

Te r im a }{P O }

M e n ye r ah k a n A P In v o ic e

{A P In v oi ce }

M e la k u ka n p e lu n as a n p e m b ay a ra n

M em bu a t L ap o ra n B u la n a n

D a n O ut st a nd in g P O

{ La p o ra n

P e m b e lia n }

{O ut st a nd in g

P O }

{P O }

M e n e rim a la p or a n p em be li a n

d a n o ut st a nd in g P O

129  

SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier

o SOP Seleksi Supplier

130  

o SOP Evaluasi Supplier

4.5.4 HRGA-Legal

Prosedur

SOP Klaim Biaya Pengobatan

1. Bagian HRGA-Legal menerima pengajuan klaim pengobatan

lengkap dari karyawan dengan disertai kuitansi asli dan

voucher. Bagian HRGA-Legal menggunakan Medical

Reimbursement Form (PP.HRGA-Legal.4-FR.56) untuk

mencatat permohonan klaim biaya pengobatan dari karyawan.

131  

2. Bagian HRGA-Legal memeriksa kelengkapan dan kebenaran

data klaim tersebut. Jika berkas klaim pengobatan tidak

lengkap dan atau tidak benar maka seluruh berkas

dikembalikan kepada karyawan.

3. Jika pengajuan klaim melebihi plafon yang ditetapkan, maka

Bagian HRGA-Legal akan memberitahukan kepada karyawan

yang bersangkutan untuk penolakannya

4. Bagian HRGA-Legal menyerahkan Medical Reimbursement

Form ke Bagian Accounting untuk diproses ke Bagian Finance

setelah ditandatangani oleh HRGA-Legal Manager.

SOP Cuti dan Ijin

1. Permohonan cuti kecuali cuti masal harus diajukan paling

lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dengan mengisi

lengkap Kartu Cuti (PP.HRGA-Legal.4-FR.01), Kartu Cuti

yang telah diisi oleh karyawan diserahkan kepada kepala

bagiannya untuk mendapatkan persetujuan.

2. Bagian HRGA-Legal merevisi Kartu Cuti jika pengajuan cuti

tidak disetujui oleh atasan dari karyawan yang bersangkutan.

3. Jika disetujui, Kartu Cuti tersebut diserahkan kepada Bagian

HRGA-Legal untuk pencatatan sisa hak cuti.

4. Bagian HRGA-Legal menginformasikan kepada karyawan akan

hasil persetujuan HRGA-Legal Manager terhadap cuti yang

diajukan.

5. Permohonan ijin harus diajukan karyawan dengan mengisi

lengkap Form Ijin Meninggalkan Kantor (PP.HRGA-Legal.4-

FR.04b) untuk mendapat persetujuan kepala bagian dan

kemudian diserahkan kepada Bagian HRGA-Legal untuk

disetujui HRGA-Legal Manager atau jika HRGA-Legal

Manager tidak berada di tempat, persetujuan diwakilkan.

132  

SOP Pelatihan Karyawan

1. Divisi HRGA-Legal melakukan analisa kebutuhan training dan

menyusun program training berdasarkan beberapa sumber:

• Kesenjangan kompetensi

• Masukan dari Manajemen/Divisi terkait

2. Divisi HRGA-Legal membuat rencana training 6 bulan sekali,

berdasarkan kesenjangan kompetensi atau masukan dari

manajemen/divisi terkait.

3. Alur permintaan training

• Untuk program training internal/eksternal berasal dari

kesenjangan kompetensi maka Divisi HRGA-Legal

membuat penilaian karyawan matrik kompetensi yang

dinilai oleh Kepala Divisi/ Atasan langsung.

– Divisi HRGA-Legal menganalisa hasil penilaian

karyawan matrik kompetensi.

– Divisi HRGA-Legal segera melaporkan hasil GAP dan

usulan training dengan menggunakan Form Usulan

Training (PP.HRGA-Legal.4-FR.28) yang terdapat

pada penilaian karyawan matrik kompetensi kepada

Kepala Divisi.

• Untuk program training eksternal berasal dari Masukan

Manajemen/Divisi. terkait

– Divisi HRGA-Legal segera mensosialisasikan

mengenai adanya training eksternal tersebut dan

menanyakan secara interview kepada Kepala Divisi

bahwa karyawannya ada yang diikutkan dalam

training tersebut.

– Divisi HRGA-Legal segera membuat Form Usulan

Training dan meminta persetujuan dari direktur, dan

mendaftarkan peserta ke panitia yang mengadakan

training tersebut.

133  

– Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan

kepada peserta training.

• Untuk program training internal baik berasal dari

kesenjangan kompetensi maupun masukan

manajemen/divisi terkait

– Divisi HRGA-Legal melaksanakan training yang

sudah dijadwalkan.

– Divisi HRGA-Legal segera menginformasikan kepada

Kepala Divisi/Atasannya bahwa karyawannya

diikutkan dalam training tersebut dan memberikan

usulan training kepada Kepala Divisi/Atasan.

– Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan

kepada peserta training.

4. Pelaksanaan Training Internal

• Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah

ditentukan dan mengisi Form absensi kehadiran.

• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan

baik.

• Setelah dilakukannya training internal, karyawan akan

mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGA-

Legal.4-FR.30) untuk menilai trainer dan training yang

telah diberikan.

5. Evaluasi Training Internal

• Evaluasi training internal dapat dengan hasil Pre-Test dan

Post-Test

• Hasil tes (Pre-Test dan Post-Test) harus dilaporkan oleh

Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi

terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training

diadakan.

134  

6. Pelaksanaan Training Eksternal

• Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah

ditentukan.

• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan

baik.

• Setelah dilakukannya training eksternal, peserta training

akan mengisi Form Evaluasi Pelatihan Eksternal

(PP.HRGA-Legal.4-FR.31) untuk menilai trainer dan

training yang telah diberikan.

7. Evaluasi Training Eksternal

• Evaluasi training eksternal dengan melakukan

presentasi/sharing internal kepada karyawan-karyawan

terkait dan peserta mengisi Form Evaluasi Pelatihan

Internal (PP.HRGA-Legal.4-FR.30).

• Hasil evaluasi training eksternal harus dilaporkan oleh

Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi

terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training

diadakan.

8. Dokumentasi

• Divisi HRGA-Legal harus mendokumentasikan daftar hadir

untuk training internal atau salinan sertifikat pelatihan

untuk training eksternal, yang diterbitkan oleh pihak

terkait yang diterbitkan oleh pihak penyelenggara.

9. Evaluasi Dampak Training

• Divisi HRGA-Legal akan melakukan evaluasi dampak

training terhadap peningkatan produktivitas karyawan.

135  

SOP Seleksi dan Rekrutmen

1. Kepala Bagian yang menginginkan calon karyawan terlebih

dahulu mengisi Form Permintaan Karyawan Baru (PP.HRGA-

Legal.4-FR.40) sesuai dengan kebutuhan karyawan di bagian

atau divisinya.

2. Form Permintaan Karyawan Baru diteruskan ke Bagian

Rekrutmen HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi (tanda

tangan) pada Form Permintaan Karyawan Baru oleh HRGA-

Legal Manager.

3. Form Permintaan Karyawan Baru yang telah diverifikasi

tersebut kemudian oleh Kepala Bagian yang bersangkutan

diajukan kepada Direktur untuk disetujui. Setelah disetujui

Direktur, Kepala Bagian menyerahkan Form Permintaan

Karyawan Baru tersebut ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal

4. Dateline setiap Form Permintaan Karyawan Baru adalah 3

bulan terhitung sejak Form Permintaan Karyawan Baru

diterima oleh Divisi HRGA-Legal dan disetujui oleh Direktur

sampai dengan calon karyawan tersebut bergabung.

5. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menentukan cara-cara untuk

memperoleh calon karyawan sesuai dengan kualifikasi yang

telah ditentukan melalui proses rekrutmen, yaitu :

• Eksternal

– Iklan di media surat kabar, radio, atau internet.

– Sekolah-sekolah atau universitas-universitas ternama

dan memiliki alumni-alumni yang berkualitas sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

• Internal

– Iklan yang ditempel di dalam lingkungan perusahaan

sendiri.

– Rekomendasi dari karyawan internal.

136  

6. Berkas lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah oleh Bagian

Rekrutmen HRGA-Legal sesuai dengan Bagian yang

membutuhkan dan deskripsi pekerjaan yang ada.

7. Berkas-berkas lamaran yang sudah diseleksi diserahkan kepada

Divisi atau Bagian yang membutuhkan untuk diseleksi

kesesuaiannya dengan karakteristik dan deskripsi pekerjaan

yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

8. Untuk berkas lamaran yang sesuai dengan Divisi atau bagian

yang membutuhkan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal

menghubungi langsung calon karyawan untuk melakukan

proses psikotes. Sedangkan untuk bagian Admintrasi, PPIC dan

Accounting didahului dengan tes awal (tes excel).

9. Calon karyawan datang dengan membawa data-data yang

diperlukan dan mengisi Form Lamaran Kerja (PP. HRGA-

Legal.4-FR.41) yang telah disediakan.

10. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal melakukan psikotes,

sedangkan calon karyawan untuk Divisi Marketing yang tidak

mengikuti psikotes harus mendapatkan persetujuan General

Manager terkait dan mendapatkan rekomendasi dari calon

atasan langsungnya.

11. Berdasarkan hasil psikotes (PP. HRGA-Legal.5-SD.10) Bagian

Rekrutmen HRGA-Legal akan menetapkan rekomendasi atas

calon karyawan. Jika calon karyawan direkomendasikan maka

akan dilakukan prosedur sesuai nomor 12. Sedangkan jika

calon karyawan tidak direkomendasikan maka Bagian

Rekrutmen HRGA-Legal akan mendiskusikannya dengan user,

bila user memutuskan untuk merekrut calon karyawan tersebut

maka user harus meminta persetujuan General Manager terkait

dan /atau Direktur yang dibuktikan secara tertulis ke Bagian

Rekrutmen HRGA-Legal.

137  

12. Calon karyawan yang dinyatakan lulus psikotes akan mengikuti

proses interview dengan Bagian Rekrutmen HRGA-Legal dan

user. Hasil interview dicatat dalam Form Hasil Wawancara

(PP. HRGA-Legal.4-FR.39)

13. Untuk jabatan di atas Supervisor, wawancara dilakukan hanya

oleh Kepala Bagian yang membutuhkan dan / atau Direktur.

14. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan bernegosiasi dengan

calon karyawan mengenai kompensasi (gaji) berdasarkan

usulan dari Kepala Bagian sedangkan untuk karyawan diatas

level Supervisor, negosiasi akan dilakukan dengan General

Manager terkait dan/atau Direktur.

15. Bila tercapai kesepakatan maka Bagian Rekrutmen HRGA-

Legal akan membuat Form Persetujuan Karyawan Baru (PP.

HRGA-Legal.4-FR.35) yang berisi rincian gaji, tunjangan-

tunjangan, dan tanggal calon karyawan tersebut untuk mulai

bekerja di perusahaan.

16. Staf Administrasi HRGA-Legal membuat Perjanjian Kerja

Waktu Tidak Tertentu (PKWTT-Form PP. HRGA-Legal.5-

SD.02) atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT-Form

PP. HRGA-Legal.5-SD.13) untuk ditandatangani oleh calon

karyawan.

17. Setelah Perjanjian Kerja ditandatangani oleh pihak perusahaan

dan calon karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap, maka masing-

masing pihak menyimpan perjanjian kerja tersebut.

18. Penandatanganan Perjanjian Kerja :

a. Untuk jabatan di bawah Manager, pihak perusahaan

diwakili oleh HRGA-Legal Manager.

b. Mulai dari jabatan Manager ke atas, pihak perusahaan

diwakili oleh Direktur.

19. Pada hari pertama kerja, calon karyawan datang ke Divisi

HRGA-Legal terlebih dahulu.

138  

20. Setelah menerima penjelasan, maka selanjutnya Staf

Administrasi HRGA-Legal akan mendaftarkan nama yang

bersangkutan ke dalam mesin pencatat kehadiran, lalu

mengantarkan karyawan tersebut ke Divisi yang terkait.

21. Selama masa percobaan atau kontrak 3 (tiga) sampai 6 (enam)

bulan maka tanggung jawab pengawasan karyawan berada di

Divisi HRGA-Legal, kecuali untuk posisi tertentu.

22. Setelah melewati masa percobaan atau kontrak, Staf

Administrasi HRGA-Legal akan memberikan surat kerja tetap

kepada karyawan tersebut.

SOP Perawatan Infrasturktur

1. Penyusunan Jadwal Perawatan Berkala

GA menyusun jadwal perawatan Infrastruktur lainnya secara

berkala.

2. Pelaksanaan Perawatan Berkala

• GA mengumpulkan checklist dan data infrastruktur.

• GA memastikan bahwa semua infrastuktur telah

dilaksanakan perawatannya sesuai dengan checklist

berdasarkan WI Perawatan Infrastruktur (PP.HRGA-

Legal.3-WI.19).

• Apabila dalam perawatan ditemukan kerusakan, maka GA

melakukan perbaikan internal sesuai dengan WI Perbaikan

Kendaraan (PP.HRGA-Legal.3-WI.03) atau WI Perbaikan

Sarana Kantor (PP.HRGA-Legal.3-WI.05).

• Apabila perbaikan internal sebagaimana prosedur di atas

tidak berhasil, maka GA mengajukan perbaikan ke pihak

ketiga.

• Jika perbaikan telah selesai dilakukan, maka karyawan

yang mengajukan permintaan perbaikan tersebut diminta

139  

menandatangani form yang diajukan sebagai bukti bahwa

perbaikan telah dilaksanakan.

• GA memastikan bahwa hasil perbaikan dari pihak ketiga

sudah terselesaikan dengan baik.

3. Pencatatan perawatan setiap infrastruktur wajib dilakukan dan

didokumentasikan di bagian GA sebagai bukti telah

diselesaikannya perawatan tersebut.

SOP Kritik dan Saran

1. Karyawan yang ingin menulis kritik atau saran, mengambil

Form Kritik dan Saran (PP.HRGA-Legal.4-FR.20) di

Resepsionis

2. Karyawan memasukkan kritik dan saran yang sudah diisi ke

dalam kotak saran yang tersedia di Resepsionis.

3. Sekretaris Direksi mengambil Form Kritik dan Saran H – 5

sebelum diadakan Meeting Koordinasi.

4. Sekretaris Direksi merekap Form Kritik dan Saran dan

membagikan hasil rekap kepada masing-masing Pimpinan

Divisi terkait.

5. Pimpinan Divisi menganalisa dan melakukan tindakan

perbaikan atas kritik atau saran dan mengisi Form Tindakan

Perbaikan dan Pencegahan (PP.QMR4-FR.10)

6. Pimpinan Divisi melaporkan pada Meeting Koordinasi.

7. Sekretaris Direksi melakukan verifikasi atas Kritik atau Saran

dan melaporkan pada Meeting Koordinasi berikutnya.

SOP Pemutusan Hubungan Kerja

1. Divisi HRGA-Legal menerima surat pengunduran diri

karyawan atau surat pemberitahuan gagal masa percobaan yang

telah disetujui dan ditandatangani oleh atasan tertinggi di

divisinya serta telah diketahui oleh HRGA-Legal Manager.

140  

2. Surat pengunduran diri karyawan diajukan minimal 7 (tujuh)

hari kalender untuk karyawan pada masa percobaan atau 30

(tigapuluh) hari kelender sebelumnya untuk karyawan pada

masa evaluasi dan/atau karyawan tetap.

3. Divisi HRGA-Legal menyerahkan Exit Clearance (Form

PP.HRGA-Legal.4-FR.18) ke Divisi Accounting dan kemudian

Divisi Accounting akan menyerahkan kepada Divisi Finance

untuk dipastikan ada atau tidaknya kewajiban keuangan

terhadap perusahaan.

4. Divisi HRGA-Legal menerima kembali Exit Clearance dari

Divisi Finance dan jika masih ada kewajiban keuangan

terhadap perusahaan, maka Divisi HRGA-Legal mengajukan

kepada HRGA-Legal Manager untuk melakukan pemotongan

gaji di akhir bulan (PP.HRGA-Legal.4-FR.68) atau melakukan

“pending” terhadap gaji karyawan tersebut (PP.HRGA-Legal.4-

FR.67) selama belum ada pelunasan kepada perusahaan.

5. Divisi HRGA-Legal memeriksa pengembalian inventaris

perusahaan (kendaraan operasional dan handphone) serta ID

Card dan seragam.

6. Divisi HRGA-Legal melakukan perjanjian-perjanjian tertentu

dengan karyawan dan diketahui oleh HRGA-Legal Manager

apabila terdapat permasalahan dalam pengembalian aset

perusahaan dan/atau pelunasan hutang kepada perusahaan.

7. Divisi HRGA-Legal menginformasikan data karyawan yang

keluar kepada Divisi ICT untuk dihapus alamat email karyawan

yang bersangkutan dan/atau menghapus semua akses ke dalam

aplikasi perusahaan.

8. Divisi HRGA-Legal mengembalikan ijazah (bila ada) jika

semua administrasi yang berhubungan dengan perusahaan telah

selesai.

141  

9. Exit Clearance ditandatangani oleh Staf Divisi HRGA-Legal,

HRGA-Legal Manager, Atasan atau General Manager terkait,

Accounting Manager, Finance Manager, dan Direktur.

10. Karyawan yang keluar mengisi Form Exit Interview

(PP.HRGA-Legal.4-FR.17).

11. HRGA-Legal Manager mengeluarkan Surat Referensi Kerja

atau Surat Keterangan Kerja.

12. Bagi karyawan dalam masa percobaan yang mengajukaan surat

pengunduran diri dibawah 7 (tujuh) hari kalender tidak akan

mendapat Surat Keterangan Kerja atau bagi karyawan tetap

yang mengajukan surat pengunduran diri dibawah 30

(tigapuluh) hari kelender untuk karyawan pada masa evaluasi

dan/atau karyawan tetap, tidak akan mendapat Surat Referensi

Kerja.

13. Setiap 3 bulan sekali, Divisi HRGA Legal melakukan

perhitungan dan evaluasi persentase karyawan mengundurkan

diri serta alasannya untuk dijadikan referensi perbaikan

perlakuan terhadap karyawan

SOP Penundaan Penggajian

1. Kepala Bagian yang membutuhkan penundaan penggajian

untuk karyawannya, terlebih dahulu mengisi Form Usulan

Penundaan Penggajian (PP.HRGA-Legal.4-FR.67).

2. Form Usulan Penundaan Penggajian harus disetujui oleh

pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi

HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.

3. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah diverifikasi

oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur

untuk disetujui.

142  

4. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah disetujui oleh

Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk

dilaksanakan.

SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian

1. Kepala Bagian yang sudah menyetujui agar penundaan

penggajian dihentikan atau dicabut, terlebih dahulu mengisi

Form Penyelesaian Penundaan Penggajian/P3 (PP.HRGA-

Legal.4-FR.69).

2. Form P3 harus disetujui oleh Pimpinan Divisi terkait yang

kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan

verifikasi.

3. Form P3 yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager

selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.

4. Form P3 yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi

ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.

SOP Perubahan Gaji

1. Kepala Bagian yang akan mengajukan perubahan gaji staf-nya,

terlebih dahulu mengisi Form Usulan Perubahan Gaji

(PP.HRGA-Legal.4-FR.70).

2. Form Usulan Perubahan Gaji harus disetujui oleh pimpinan

Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal

untuk dilakukan verifikasi.

3. Form Usulan Perubahan Gaji yang telah diverifikasi oleh

HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur

untuk disetujui.

4. Form Usulan Perubahan Gaji yang telah disetujui oleh Direktur

dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.

143  

SOP Promosi Karyawan

1. Promosi dapat dilakukan dengan latar belakang sebagai berikut:

a. Adanya pengajuan dari atasan / manajemen dalam rangka

pengembangan karir karyawan.

b. Adanya permintaan karyawan untuk suatu posisi dimana

pemenuhannya dapat dilakukan dengan cara

mempromosikan karyawan internal untuk mengisi posisi

tersebut.

2. Untuk promosi karena adanya pengajuan dari atasan, maka

Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan

menggunakan Form Pengajuan Promosi Karyawan (PP.HRGA-

Legal.4-FR.63) kepada HRGA-Legal.

3. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur.

4. FPPK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses

oleh HRGA-Legal Manager.

SOP Demosi Karyawan

1. Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan

menggunakan Form Pengajuan Demosi Karyawan kepada

HRGA-Legal.

2. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur.

3. FPDK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses

oleh HRGA-Legal Manager.

SOP Mutasi Karyawan

1. Divisi yang bermaksud melakukan mutasi mengajukan

permintaan mutasi melalui Kepala Divisi secara tertulis kepada

HRGA-Legal.

2. HRGA-Legal segera menerbitkan surat mutasi dan

menyampaikan kepada karyawan terkait.

144  

Activity Diagram

SOP Klaim Biaya Pengobatan

145  

SOP Cuti dan Ijin

o Cuti

146  

o Ijin

147  

SOP Pelatihan Karyawan

o Pelatihan Internal

148  

o Pelatihan Eksternal

149  

SOP Seleksi dan Rekrutmen

150  

SOP Perawatan Infrasturktur

151  

SOP Kritik dan Saran

152  

SOP Pemutusan Hubungan Kerja

153  

SOP Penundaan Penggajian

154  

SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian

155  

SOP Perubahan Gaji

156  

SOP Promosi Karyawan

SOP Demosi Karyawan

157  

SOP Mutasi Karyawan