prosedur pemutakhiran sop keuangan siklus …

PROSEDUR PEMUTAKHIRAN SOP KEUANGAN SIKLUS

INVENTORY PADA PT X

Kevin William dan Kurnia Irwansyah Rais

Program Studi S1 Ekonomi Akuntansi

Abstrak

Laporan magang ini membahas tentang prosedur pemutakhiran SOP keuangan siklus

inventory yang dilakukan pada PT X yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas

pengendalian internal atas pelaporan keuangan mereka. PT X menunjuk KAP RSM AAJ

Associates untuk melakukan pemutakhiran sehubungan dengan terbatasnya sumber daya

manusia dan waktu yang dimiliki untuk melakukan proses pemutakhiran. Proses

pemutakhiran dilakukan melalui delapan tahap, yaitu penerimaan penugasan, melakukan

pengamatan awal, walkthrough dengan klien, menulis pemutakhiran sesuai hasil walkthrough,

review dari senior manager tim pemutakhiran, melakukan pemetaan atas perubahan yang

terjadi, meminta persetujuan klien, serta kompilasi dan sosialisasi SOP. Hasil laporan magang

ini menyimpulkan bahwa PT X menggunakan teknik campuran antara teknik narasi dan

teknik flowchart serta metode pengembangan berkala. PT X melakukan pemutakhiran SOP

keuangannya secara berkala dalam rangka meningkatkan kualitas pengendalian internal atas

pelaporan keuangan.

Kata kunci:

SOP; Internal Control; Inventory

Abstract

This Internship Report discusses about the updating procedure of Financial Standard

Operating Procedures Inventory Cycle in order to enhance the quality of internal control in PT

X. PT X appoint KAP RSM AAJ Associates to perform the update due to the limited time and

human resources available to do the updating process. The updating process conducted

through eight stages which are assignment acceptance, initial observations, walkthrough with

the client, write down the updates according walkthrough results, review from updating team

senior manager, mapping the changes that occured, approval from client, as well as

compilation and socialization of SOP. The results of this internship report concluded that PT

X uses mixed techniques between narration techniques and flowchart techniques and also

periodic development methods. PT X updates their Financial SOP periodically in order to

enhance the internal control over their financial reporting.

Key Words:

SOP; Internal Control; Inventory

Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013

Pendahuluan

Dalam rangka meningkatkan pengendalian internal atas laporan keuangan mereka, PT X

sebagai salah satu operator jasa telekomunikasi terbesar di Indonesia secara periodik

melakukan pemutakhiran atas SOP keuangan yang mereka gunakan. Selain dari itu,

perkembangan dari bisnis PT X sendiri juga merupakan salah satu faktor yang menjadi

pertimbangan perlu dilakukannya pemutakhiran atas SOP keuangan tersebut. Secara lebih

spesifik yang akan dibahas dalam laporan magang ini adalah mengenai pemutakhiran atas

siklus inventory pada PT X.

Pembahasan dalam laporan magang ini memiliki beberapa tujuan, antara lain adalah: (1)

mengetahui metode dan teknik yang digunakan dalam pemutakhiran SOP pada PT X, (2)

mengetahui prosedur yang dilakukan oleh KAP RSM AAJ Associates dalam melakukan

pemutakhiran, (3) mengetahui penyebab terjadinya perubahan pada SOP inventory PT X,

serta (4) mengetahui hambatan yang ditemui dalam prosedur pemutakhiran SOP pada PT X.

Tinjauan Teoritis

Suatu organisasi tentunya menginginkan agar kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan

efisien sehingga menghasilkan kinerja terbaik. Oleh karena itu, organisasi berusaha

menetapkan peraturan – peraturan dan aktivitas – aktivitas pengendalian yang dianggap

memadai. Sejalan dengan hal tersebut, pengendalian menjadi bagian yang tidak terpisahkan

pada saat membahas penerapan SOP yang efektif karena SOP sendiri harusnya menjadi

subsistem dari pengendalian. Dapat disimpulkan bahwa SOP tidak akan efektif jika tidak

didukung dengan pengendalian internal yang memadai. (Annisa, 2011)

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission’s (COSO),

pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris,

manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan

keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam kategori (1)

efektivitas dan efisiensi operasi, (2) keandalan pelaporan keuangan, serta (3) kepatuhan

terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Sementara itu menurut Tambunan (2008), pengertian SOP adalah pedoman yang berisi

prosedur – prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan

untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, tindakan, dan penggunaan fasilitas

pemrosesan dilaksanakan oleh orang – orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara


efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Pengembangan dan penggunaan dari SOP

merupakan hal penting dari quality system yang baik, hal ini disebabkan karena SOP

menyediakan pedoman untuk setiap individu dalam perusahaan agar dapat menghasilkan

performa terbaik dalam pekerjaan, dan juga memfasilitasi konsistensi pada kualitas dan

integritas dari sebuah produk atau hasil akhir.

Tambunan kemudian juga menjelaskan bahwa terdapat beberapa metode untuk melakukan

penyusunan SOP, yaitu metode penyusunan baru, pengembangan sebagian, pengembangan

keseluruhan, dan pengembangan berkala. Lebih lanjut lagi, terdapat beberapa teknik

penyusunan SOP yang sering digunakan, yaitu teknik naratif, teknik flowchart, teknik tabular,

dan teknik campuran.

Terkait dengan laporan magang ini sendiri yang membahas siklus inventory pada PT X,

menurut KPMG International (2004) inventory pada umumnya bukan merupakan bagian

signifikan dari laporan keuangan perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi, hal ini

disebabkan karena produk yang ditawarkan perusahaan biasanya berupa jasa. Inventory dalam

industri telekomunikasi sendiri meliputi device, kartu voucher, dan SIM card.

Profil Perusahaan

RSM AAJ Associates adalah sebuah perusahaan internasional yang memiliki kedudukan kuat

di Indonesia dan menawarkan jasa tingkat dunia. RSM AAJ Associates ini berlokasi di

Jakarta dan Surabaya. RSM AAJ Associates berdiri pada tahun 1985 oleh Amir Abadi Jusuf

dengan perkembangan yang cukup pesat sampai akhirnya menjadi penyedia jasa praktik

akuntansi dan audit kelima terbesar di Indonesia. RSM AAJ Associates merupakan anggota

dari RSM International, sebuah organiasi global yang bergerak pada bidang jasa profesional.

Sementara itu, PT X adalah anak perusahaan Perseroan yang bergerak di bidang

telekomunikasi, informasi, media, dan edutaintment. Lebih spesifik lagi, produk utama yang

ditawarkan oleh PT X merupakan jasa operator telepon seluler. Saham mayoritas dari PT X

adalah PT A (Persero) sebesar 65% dan PT B sebesar 35%.

Pembahasan

Pembahasan berisi mengenai metode dan teknik yang digunakan dalam penyusunan SOP

inventory pada PT X, tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X, hasil pemutakhiran


SOP inventory pada PT X, dan hambatan – hambatan yang dihadapi dalam pemutakhiran SOP

inventory pada PT X.

Metode yang digunakan dalam penyusunan SOP Inventory pada PT X adalah metode

pengembangan berkala, dimana metode ini digunakan untuk memperbaiki manual atau

pedoman SOP yang sudah ada. Dikarenakan adanya kegiatan pengembangan dan

pemeliharaan SOP yang sifatnya sudah terjadwal, maka proyek kali ini lebih sering disebut

pemutakhiran SOP karena pada dasarnya sudah ada SOP yang digunakan oleh PT X.

Pemutakhiran ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang sudah

berubah dalam berbagai hal dibandingkan pada saat SOP lama dibuat.

Untuk proses – proses lain sebenarnya terdapat beberapa kondisi dimana metode penyusunan

SOP menggunakan metode penyusunan baru, yaitu dimana memang sebelumnya belum ada

SOP yang berlaku untuk proses tersebut. Hal ini disebabkan karena berkembangnya PT X

sehingga mereka semakin berinovasi dalam menawarkan berbagai barang dan jasa baru yang

tentunya akan membutuhkan manual baru pula yang dapat digunakan sebagai pedoman.

Beberapa SOP yang menggunakan metode penyusunan baru tersebut biasanya terkait dengan

proses revenue, sementara untuk proses inventory sendiri tidak ada SOP yang menggunakan

metode penyusunan baru.

Teknik penyusunan SOP inventory pada PT X adalah teknik campuran, yaitu kombinasi

antara teknik bagan arus (flowchart) dengan teknik naratif. Teknik flowchart adalah teknik

spesifik yang menggunakan simbol – simbol khas, dimana setiap simbol memiliki makna

tersendiri. Dengan menggunakan gambar dan simbol, banyak penjelasan yang akan menjadi

lebih singkat. Sementara itu teknik naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi

dan penjelasan dengan kalimat sesuai kaidah bahasa yang benar ditambah istilah – istilah

yang lazim digunakan dalam organiasi untuk menjelaskan langkah – langkah kegiatan dalam

organisasi. Keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi penting agar

tidak ada perbedaan persepsi di antara pembaca dan pelaksana prosedur.

Alasan digunakannya teknik campuran antara teknik flowchart dan teknik naratif adalah

dikarenakan masing – masing teknik memiliki kekuatan dan kelemahannya tersendiri.

Sebenarnya teknik flowchart merupakan teknik yang sangat direkomendasikan untuk dipakai

dalam penyusunan SOP, akan tetapi terdapat permasalahan bahwa tidak semua orang

memahami teknik tersebut. Maka dari itu dibutuhkan juga teknik naratif untuk melengkapi


teknik flowchart tersebut, selain itu teknik naratif juga digunakan untuk memastikan tidak

terdapat kesalahpahaman dari flowchart yang tersedia.

Pembahasan kedua adalah mengenai tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X yang

diawali dengan penerimaan penugasan. Menerima penugasan meliputi menerima batasan SOP

apa saja yang akan diperbaharui, pengenalan kepada tim pemutakhiran SOP dengan pihak –

pihak yang terlibat, serta penetapan jadwal kerja dari tim pemutakhiran SOP untuk proyek

kali ini. Untuk penugasan kali ini, diperoleh kesempatan untuk melakukan pemutakhiran atas

SOP siklus inventory yang terdiri atas lima sub-proses, yaitu: penerimaan material, distribusi,

monitoring, month end, dan write off.

Setelah menerima penugasan dan jadwal kerja, dilakukan pengamatan awal pada SOP

inventory yang ada. Yang dilakukan dalam pengamatan awal antara lain adalah melakukan

diskusi secara umum dengan tim penyusun, mengidentifikasi hal – hal yang sepertinya perlu

dilakukan pemutakhiran, dan mengatur jadwal walkthrough dengan pihak client.

Setelah pihak client setuju untuk melakukan walkthrough, maka akan dilakukan kegiatan

walkthrough tersebut. Dalam kegiatan walkthrough, auditor menanyakan kesesuaian SOP

yang existing dengan keadaan yang sesungguhnya berlangsung pada PT X. Selain daripada

menanyakan kesesuaian, auditor juga menanyakan hal – hal yang pada tahap sebelumnya

(tahap pengamatan awal) dianggap janggal. Pada tahap walkthrough ini segala hal yang masih

belum dipahami oleh auditor harus diklarifikasi kepada client agar tidak terjadi

kesalahpahaman. Selama kegiatan walkthrough berlangsung, auditor perlu mencatat hal – hal

apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama untuk kemudian dilakukan pemutakhiran.

Setelah kegiatan walkthrough selesai dilakukan dan auditor juga sudah merasa tidak ada lagi

hal yang dianggap kurang jelas, maka tahap selanjutnya adalah menuangkan hasil

walkthrough tersebut untuk melakukan pemutakhiran terhadap SOP existing. Dalam

melakukan pemutakhiran, dibutuhkan keahlian untuk menggunakan software pendukung

seperti Microsoft Word dan Microsoft Visio. Pada beberapa kasus, terjadi banyak perubahan

dalam sebuah proses yang membutuhkan banyak perubahan pada SOP existing. Perubahan

tersebut harus dituangkan dalam bentuk flowchart dan juga narasi. Kemudian untuk

memudahkan semua pihak, hal – hal yang terjadi perubahan juga diberi tanda untuk

mengetahui dimana saja terjadi perubahan antara SOP lama dengan SOP baru.


Setelah menuangkan perubahan yang terjadi sesuai dengan hasil walkthrough dengan client,

maka akan dilakukan review oleh senior manager tim pemutakhiran. Pada tahap review ini,

senior manager akan mengecek satu per satu SOP yang telah selesai dimutakhirkan oleh tim.

Review ini mencakup review atas hal – hal teknis seperti penggunaan tanda baca, jenis format

yang dipakai, kerapihan SOP secara keseluruhan, sampai dengan hal – hal yang bersifsat

pengendalian. Senior manager melakukan analisa apakah pengendalian yang ada dalam PT X

sudah cukup jika SOPnya demikian. Setelah selesai melakukan review, senior manager akan

memberikan beberapa notes yang disampaikan kepada tim yang bertanggung jawab terhadap

proses tersebut untuk kemudian dijawab. Notes tersebut berisi atas kekurangan – kekurangan

yang dianggap senior manager perlu diperbaiki. Mulai dari hal teknis seperti penulisan,

sampai dengan kejanggalan yang ada menurut senior manager. Setelah mendapat notes

tersebut, auditor diharapkan untuk menjawab komentar dari senior manager, jika ada

komentar yang tidak bisa dijawab sendiri maka perlu dilakukan tanya jawab dengan pihak

client mengenai komentar yang diajukan oleh senior manager. Setelah seluruh komentar

dijawab, maka auditor harus mengirimkan jawaban atas notes tersebut kepada senior manager

beserta SOP yang sudah dimutakhirkan kembali berdasarkan notes sebelumnya. Jika senior

manager sudah merasa puas atas jawaban yang diberikan, maka tahapan selanjutnya dapat

dilanjutkan. Namun jika belum, maka tahapan ini akan diulang terus – menerus sampai kedua

belah pihak, yaitu auditor dan senior manager setuju.

Setelah selesai melakukan pemutakhiran terhadap flowchart dan narasi yang terdapat SOP

sesuai dengan review dari senior manager tim pemutakhiran, auditor bertugas untuk

melakukan pemetaan atas apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama ke SOP baru

yang sesuai hasil walkthrough. Hal ini perlu dilakukan sesuai dengan permintaan counterpart.

Pihak counterpart ingin mengetahui perubahan apa saja yang terjadi untuk kemudian mereka

diskusikan apakah mereka setuju atas perubahan tersebut.

Pihak counterpart memang memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak perubahan

yang diungkapkan oleh client berdasarkan hasil walkthrough dikarenakan memang

sebenarnya tugas pemutakhiran ini adalah tugas dari counterpart, namun karena terbatasnya

sumber daya manusia yang mereka miliki dan budget yang tersedia, maka PT X memutuskan

untuk melakukan outsourcing untuk penugasan pemutakhiran SOP ini.

Untuk perubahan yang disetujui pihak counterpart, maka dapat dilanjutkan ke tahap

selanjutnya yaitu tahap meminta persetujuan dari client. Namun untuk perubahan yang tidak


disetujui, perlu dilakukan walkthrough ulang dengan pihak client untuk membahas komentar

dari counterpart yang tidak menyetujui hasil walkthrough sebelumnya. Jika pihak client

setuju atas komentar yang disampaikan oleh counterpart, maka pemutakhiran akan dilakukan

berdasarkan komentar counterpart. Ketika client masih tidak setuju dengan apa yang

disampaikan counterpart, maka akan terus dilakukan proses berulang – ulang sampai kedua

belah pihak yaitu client dengan counterpart setuju.

Setelah terjadi kesepakatan antara client dengan counterpart atas perubahan yang terjadi,

maka tahap selanjutnya adalah meminta persetujuan dari client atas SOP yang telah

dimutakhirkan. Untuk meminta persetujuan client, dibutuhkan tanda tangan pada form

persetujuan pemutakhiran SOP yang wajib ditandatangani minimal oleh level Head of

Department. Selain itu, dibutuhkan paraf dari Head of Department terkait pada setiap lembar

SOP untuk memastikan bahwa SOP baru tersebut benar – benar dibaca.

Setelah SOP dari seluruh proses dan sub – proses telah selesai dimutakhirkan dan disetujui,

maka akan dilakukan review terakhir dari senior manager tim penyusunan untuk memastikan

tidak ada kesalahan (biasanya kesalahan yang terjadi bersifat teknis untuk tahap ini). Setelah

selesai melakukan review terakhir, SOP akan dikompilasi berdasarkan prosesnya masing –

masing untuk kemudian diserahkan pada pihak PT X yang kemudian akan melakukan

sosialisasi kepada karyawan mereka atas SOP yang telah dimutakhirkan.

Summary Atas Tahapan Pemutakhiran SOP pada PT X

Menerima Penugasan

Melakukan Pengamatan Awal

Walkthrough dengan Auditee

Menulis Pemutakhiran Sesuai dengan

Hasil Walkthrough

Review dari Senior Manager Tim Pemutakhiran

Memetakan Perubahan yang

Terjadi

Meminta Persetujuan Auditee

Kompilasi SOP dan Sosialisasi


Pembahasan ketiga adalah mengenai hasil dari pemutakhiran SOP inventory pada PT X.

Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama departemen yang terkait dengan

aktivitas pada SOP, perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output,

penggambaran sistem yang terkait dengan aktivitas namun belum tergambarkan, maupun

perubahan yang diakibatkan oleh penambahan prosedur baru yang dilakukan dalam lapangan.

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Penerimaan Material

No. Perubahan

Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru

1

Dokumen

Output

Aktivitas 3

"Menyiapkan

Berita Acara

Pemeriksaan

Barang"

adalah BAPB

Dokumen

Output

Aktivitas 3

"Menyiapkan

Berita Acara

Pemeriksaan

Barang"

adalah BAPB

dan BAPW

Penambahan dokumen

output berupa Berita

Acara Pemeriksaan

Waktu Penyelesaian

Pekerjaan (BAPW)

dalam penerimaan

material dari supplier

Memastikan ketepatan waktu

penerimaan barang, dengan

demikian proses produksi

dapat berjalan sesuai dengan

rencana

2

Dokumen

Input Aktivitas

4 "Membuat

Berita Acara

Serah Terima

Barang"

adalah

Formulir

Pemeriksaan

Kedatangan

Barang dan

BAPB

Dokumen

Input Aktivitas

4 "Membuat

Berita Acara

Serah Terima

Barang"

adalah

Formulir

Pemeriksaan

Kedatangan

Barang,

BAPB, dan

BAPW

Penambahan dokumen

input berupa BAPW

sebagai dampak dari

penambahan pada

aktivitas sebelumnya

Memastikan ketepatan waktu

penerimaan barang, dengan

demikian proses produksi

dapat berjalan sesuai dengan

rencana

3

Simbol

flowchart

Aktivitas 5

"Melakukan

Proses Review

dan Aprroval

terhadap

BAST" adalah

simbol process

Simbol

flowchart

Aktivitas 5

"Melakukan

Proses Review

dan Aprroval

terhadap

BAST" adalah

manual

operation

Perubahan simbol dalam

flowchart karena

menyesuaikan dengan

keadaan di lapangan

bahwa kegiatan

dilakukan secara manual

-


Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Distribusi

No. Perubahan


1

Predefined

Process sebelum

Aktivitas 1

"Menerima

Replenishment

Order" adalah

Prepaid -

Penjualan Kartu /

Voucher / E-

Voucher kepada

Authorized

Dealer dan

Postpaid -

Penjualan Kartu /

Voucher / E-

Voucher kepada

Gerai

Predefined

Process sebelum

Aktivitas 1

"Menerima

Replenishment

Order" adalah

Inventory -

Permintaan

Kartu / Voucher

/ Fisik / Device

dari Kantor

Regional ke

Kantor Pusat

Perubahan predefined

process karena setelah

diidentifikasi lebih lanjut

SOP yang terhubung

dengan aktivitas tersebut

merupakan SOP

Inventory - Permintaan

Kartu / Voucher / Fisik /

Device dari Kantor

Regional ke Kantor Pusat,

dengan demikian terdapat

sinkronisasi yang lebih

jelas bahwa

Replenishment Order

untuk melakukan

distribusi memang

muncul dari masing -

masing Kantor Regional

PT X terlebih dahulu yang

kemudian diteirma oleh

pihak Kantor Pusat

Sinkronisasi antara SOP

Kantor Pusat dengan

SOP Kantor Regional

2 Dokumen Input

Aktivitas 1 adalah

Replenishment

Order

Dokumen Input

Aktivitas 1

adalah

Replenishment

Order dan Nota

Dinas

Penambahan dokumen

input berupa Nota Dinas

untuk memastikan

validasi atas

Replenishment Order

yang diterima Kantor

Pusat

Validasi tambahan atas

kegiatan distribusi yang

akan dilakukan

3

Setelah Aktivitas

5 "Mengirimkan

Barang beserta

IDO kepada

Kantor Area"

dilanjutkan terus

sampai pada

Aktivitas 8

Setelah

Aktivitas 5

"Mengirimkan

Barang beserta

IDO kepada

Kantor Area"

dilanjutkan

dengan

Predefined

Process

Inventory -

Penerimaan

Kartu / Voucher

Fisik / Device

dari Kantor

Pusat ke Kantor

Regional

Perubahan predefined

process karena setelah

diselidiki lanjutan dari

Aktivitas 5 pada SOP

lama sudah tergambarkan

lebih detail pada SOP

Kantor Regional, dengan

demikian untuk Aktivitas

berikutnya dapat mengacu

pada SOP Kantor

Regional tersebut

Sinkronisasi antara SOP

Kantor Pusat dengan

SOP Kantor Regional


Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Monitoring

No. Perubahan


1

Aktivitas 3

"Melakukan

Perhitungan

Fisik dan

Mencatat

Kondisi

Barang"

memiliki

dokumen

input Cycle

Count Order

Dokumen Input

Cycle Count Order

juga merupakan

dokumen output

pada Aktivitas 3

Dokumen Cycle Count

Order juga digunakan

dalam Aktivitas 4

"Menginput dan

Menganalisa Data

Perhitungan di Sistem

Paradise", dengan

demikian dokumen ini

diubah menjadi

dokumen output yang

tadinya adalah

dokumen input pada

flowchart

-

2 Aktivitas 6

"Melakukan

Pemeriksaan

Terhadap

Stock

Report"

Penambahan

Sistem terkait

Aktivitas 6

"Melakukan

Pemeriksaan

Terhadap Stock

Report" yaitu

Sistem Paradise

Pada SOP lama, sistem

Paradise tidak

tergambarkan dalam

flowchart, padahal

aktivitas ini dilakukan

menggunakan Sistem

Paradise yaitu sistem

yang digunakan PT X

dalam pencatatan

inventory dari seluruh

gudang mereka

-

3 Dokumen

Input pada

Aktivitas 16

"Menginform

asikan

kepada

Departemen

Revenue

Accounting"

adalah

Dokumen

Pendukung

Aktivitas 16 diubah

menjadi

“Menginformasika

n kepada Pre-Paid

Revenue

Accounting

Department”

beserta penjabaran

dokumen output:

Nota Dinas Perihal

Laporan K2P3

Kantor Pusat dan

Regional, K2P3

Pusat dan Regional,

Berita Acara

Kehilangan /

Kerusakan, serta

Inventory Balance

Consolidated Sheet

Terjadi penjelasan atas

apa yang dimaksud

dengan Dokumen

Pendukung pada

aktivitas ini, selain itu

posisi dokumen juga

diubah dari dokumen

input menjadi

dokumen input karena

dokumen - dokumen

ini akan dilanjutkan

kepada aktivitas

selanjutnya (dalam hal

ini bersambung

dengan SOP Inventory

- Month End)

Deskripsi yang lebih jelas

atas apa yang dimaksud

dengan Dokumen

Pendukung, dengan

demikian akan

meminimalisir

kemungkinan terjadinya

salah pengertian atas apa

yang dimaksud dengan

Dokumen Pendukung


Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Month End

No. Perubahan


1 Simbol Flowchart

Aktivitas 1

“Menyiapkan dan

Mengirimkan

Laporan

Penerimaan

Barang” : Manual

Operation

Simbol Flowchart

Aktivitas 1

“Menyiapkan dan

Mengirimkan

Laporan

Penerimaan

Barang” : Process

Perubahan simbol

dalam flowchart

karena

menyesuaikan

dengan keadaan di

lapangan bahwa

kegiatan dilakukan

melalui proses

dalam sistem

-

2

Sistem yang terkait

dengan Aktivitas 1

: Paradise

Sistem yang terkait

dengan Aktivitas 1

: Paradise dan

Oasis

Penambahan sistem

yang terkait dengan

aktivitas, yaitu

Sistem Oasis

Sistem Oasis berfungsi

untuk pembuatan PR,

pengadaan barang, PO,

monitoring, dan anggaran

terkait inventory

3 Sistem yang terkait

dengan sebagian

besar aktivitas pada

SOP ini

berhubungan

dengan Oracle (PO

Oracle dan GL

Oracle)

Penggunaan nama

PO Oracle dan GL

Oracle diganti

menjadi PO

Module dan GL

Module

Penyesuaian

penamaan menurut

modul yang

digunakan (Oracle

merupakan nama

sistem ERP yang

digunakan

perusahaan dimana

di dalamnya

terdapat berbagai

modul yang lebih

spesifik)

-

4

Aktivitas 7

“Menghitung Unit

Cost untuk

Persediaan Kartu

dan Voucher”

Aktivitas 7

“Menghitung Unit

Cost untuk

Persediaan Kartu,

Voucher, dan

Device”

Penambahan jenis

inventory yang

dihitung unit

costnya, yaitu

Device

Penegasan atas inventory

apa saja yang dimiliki

oleh PT X


5 Aktivitas 8

“Mencatat Jurnal

Adjustment Atas

Hasil Perhitungan

Unit Cost”

Aktivitas 8

“Mencatat Jurnal

Adjustment Atas

Hasil Perhitungan

Unit Cost” terkait

dengan sistem GL

Module

Penambahan atas

sistem yang terkait

dengan aktivitas,

tadinya belum

digambarkan dalam

SOP

-

6

Terdapat

Predefined Process

Inventory Write

Off sebelum

Aktivitas 20

“Melakukan

Rekonsiliasi Nilai

Persediaan

Inventory”

Predefined Process

sebelum Aktivitas

20 “Melakukan

Rekonsiliasi Nilai

Persediaan

Inventory”

dihapuskan

Penghapusan

Predefined Process

dari SOP lama

karena setelah

ditelusuri kedua

SOP tersebut tidak

saling berhubungan Sinkronisasi antar SOP


Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Write Off

No. Perubahan


1 Dokumen Output

Aktivitas 1

“Membuat Nota

Dinas Pengajuan

Write Off” : Nota

Dinas

Dokumen Output

Aktivitas 1

“Membuat Nota

Dinas Pengajuan

Write Off” : Nota

Dinas Perihal

Pengajuan Write

Off

Terjadi penjelasan

atas Nota Dinas

mana yang

dimaksud pada

aktivitas ini (hal ini

mengingat terdapat

berbagai macam

Nota Dinas yang

diedarkan dalam

PT X)

Mengurangi kemungkinan

terjadinya penyalahartian

atas Nota Dinas apa yang

dimaksud pada SOP

sebelumnya

2

Dokumen Input

Aktivitas 3

“Menerima

Kembali Nota

Dinas Pengajuan

Write Off dari VP

Area” : List of

Write Off Item dan

Nota Dinas

Dokumen Input

Aktivitas 3

“Menerima

Kembali Nota

Dinas Feedback

dari Head of

Department dan

Head of Group” :

List of Write Off

Item dan Nota

Dinas Feedback

Terjadi penjelasan

atas Nota Dinas

mana yang

dimaksud pada

aktivitas ini (hal ini

mengingat terdapat

berbagai macam

Nota Dinas yang

diedarkan dalam

PT X)

Mengurangi kemungkinan

terjadinya penyalahartian

atas Nota Dinas apa yang

dimaksud pada SOP

sebelumnya

3

Setelah Aktivitas 3

“Menerima

Kembali Nota

Dinas Pengajuan

Write Off dari VP

Area” dilanjutkan

dengan Aktivitas 4

“Membuat Nota

Dinas Penugasan

Cek Fisik

Inventory Write

Off”

Setelah Aktivitas 3

“Menerima

Kembali Nota

Dinas Pengajuan

Write Off dari VP

Area” dilanjutkan

dengan aktivitas

baru “Melakukan

Validasi Data”

Perubahan atas

aktivitas tersebut

terjadi karena PT X

melakukan

perubahan

kebijakan bahwa

write off kini dapat

dilakukan kapan

saja (pada SOP

lama write off

masih dilakukan

secara periodik),

dengan demikian

dibutuhkan

prosedur tambahan

untuk melakukan

write off yang

dapat dilakukan

kapan saja ini

Dengan write off yang

dapat dilakukan kapan

saja, maka PT X tidak

perlu menunggu periode

tertentu jika ingin

mengurangi inventory

yang mereka anggap

sudah tidak dibutuhkan

atau kualitasnya tidak

memadai lagi, sehingga

inventory yang mereka

miliki diharapkan dapat

memiliki kualitas yang

seluruhnya baik

Pembahasan terakhir adalah mengenai hambatan yang ditemui dalam proses pemutakhiran.

Hambatan – hambatan ini digolongkan menjadi tiga golongan besar, yaitu hambatan personal,

hambatan manajerial, dan hambatan operasional.

Hambatan personal dalam proses pemutakhiran disebabkan oleh karyawan PT X yang kurang

memiliki motivasi untuk menerapkan SOP dan ikut serta dalam penyusunan SOP. Hal ini

terlihat dari sulitnya pihak PT X untuk melakukan diskusi atas kegiatan pemutakhiran SOP.


Selain itu terdapat beberapa pihak dari PT X pada saat walkthrough dilakukan hanya

menyatakan bahwa tidak terjadi perubahan, namun ketika sudah sampai pada tahap

pengesahan dan diminta untuk memberi tanda tangan barulah mereka menjelaskan apa saja

yang berubah, sehingga proses pemutakhiran perlu mengalami revisi kembali.

Kemudian hambatan manajerial yang ditemukan adalah kurangnya dorongan manajemen

dalam melakukan sosialisasi kepada karyawan bahwa SOP memberikan manfaat dan

merupakan sebuah sistem yang tidak terlepas dari PT X. Hal ini dibuktikan dalam beberapa

kesempatan pihak PT X cenderung menunda – nunda kegiatan pemutakhiran ini.

Sementara itu, hambatan operasional terjadi dikarenakan oleh lokasi beberapa departemen

yang tersebar sehingga dibutuhkan waktu lebih untuk bertemu dengan pihak PT X dalam

mendiskusikan pemutakhiran SOP.

Kesimpulan

Secara garis besar, pemutakhiran SOP yang dilakukan oleh PT X secara berkala merupakan

indikasi yang baik bahwa manajemen PT X menyadari pentingnya SOP dalam kegiatan usaha

mereka karena SOP dapat digunakan sebgai pedoman bagi para karyawan untuk melakukan

aktivitasnya sehari – hari. Selain itu hal ini juga menunjukkan keseriusan manajemen PT X

dalam melakukan persaingan di tengah industri telekomunikasi yang semakin sengit di

Indonesia. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari laporan magang ini:

(1) SOP Keuangan PT X disusun menggunakan teknik campuran serta metode pengembangan

berkala; (2) Prosedur pemutakhiran diawali dari penerimaan penugasan, melakukan

pengamatan awal, walkthrough dengan auditee, menulis pemutakhiran sesuai hasil

walkthrough, review dari senior manager, pemetaan perubahan, meminta persetujuan auditee,

dan kompilasi; (3) Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama Departemen terkait,

perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output, penggambaran sistem

yang belum digambarkan, maupun memang terdapat penambahan prosedur yang terjadi; (4)

Hambatan yang ditemui bersifat personal, manajerial, dan operasional.

Saran

Berdasarkan pengalaman selama melaksanakan fieldwork di PT X, terdapat beberapa saran

yang diberikan, yaitu:


(1) Melakukan sosialisasi kepada para karyawan atas pentingnya SOP dalam sebuah

perusahaan. Sosialisasi ini dapat dilakukan dengan cara memberikan pesan tertulis

bagi setiap kepala bagian perusahaan yang terkait prosedur pemutakhiran ataupun

dengan cara mengadakan pertemuan antara pihak counterpart, konsultan, dan bagian

perusahaan yang terkait dengan prosedur pemutakhiran. Hal ini ditujukan agar untuk

kegiatan pemutakhiran di periode – periode yang akan datang semua pihak dari PT X

dapat semakin kooperatif, sehingga kegiatan akan berjalan lebih efektif dan efisien.

Selain itu sosialisasi ini juga diharapkan dapat membuat karyawan PT X lebih

mempersiapkan diri serta waktu jika ada tim pemutakhiran SOP yang ingin melakukan

walkthrough.

(2) Pihak counterpart sebaiknya lebih konsisten dalam menerapkan bagaimana format

penulisan yang akan dipakai, karena dalam penugasan yang lalu pihak counterpart

beberapa kali meminta dilakukan perubahan penggunaan format yang tentunya

memakan waktu untuk dilakukan pembetulan. Hal yang dapat dilakukan pihak

counterpart adalah membuat sebuah pedoman tertulis mengenai bagaimana tata cara

penulisan SOP yang akan dipakai oleh PT X.

(3) Pihak counterpart sebaiknya mengundang dan menjadwalkan walkthrough dengan

pihak departmen terkait yang lokasinya tersebar, sehingga prosedur pemutakhiran

dapat dilakukan lebih efisien.

Kemudian berdasarkan pengalaman selama melaksanakan magang di KAP RSM AAJ

Associates, terdapat beberapa saran yang diberikan, yaitu:

(1) KAP sebaiknya memberikan pelatihan yang lebih relevan bagi para peserta magang

mengenai penugasan yang akan diberikan agar para peserta magang dapat melakukan

pekerjaannya dengan lebih baik. Misalkan jika penugasan yang akan diterima adalah

pemutakhiran SOP maka pelatihan yang diberikan sebaiknya berkaitan dengan

penugasan tersebut.

(2) KAP seharusnya dapat memberikan bimbingan yang lebih baik bagi peserta magang

dalam melaksanakan tugasnya mengingat para peserta magang yang belum memiliki

pengalaman. Ada baiknya peserta magang diberikan review atau konsultasi secara

periodik untuk menilai performa peserta selama periode magang berlangsung. Selain

itu KAP juga setidaknya memberikan seorang senior in charge untuk setiap peserta

magang, sehingga peserta magang tahu benar apa yang harus dilakukan selama

penugasan berlangsung.


(3) KAP sebaiknya menugaskan lebih banyak senior dalam tim pemutakhiran SOP,

dengan demikian tahapan review oleh senior manager tim pemutakhiran dapat

dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam penugasan yang lalu, hanya terdapat

satu senior manager yang melakukan review sehingga terjadi delay yang cukup lama

untuk menunggu hasil review dari senior manager. Akan lebih baik lagi jika

komposisi tim pemutakhiran SOP diisi berimbang antara staff KAP dengan peserta

magang, karena pada penugasan yang lalu tim pemutakhiran lebih banyak diisi oleh

peserta magang dibandingkan staff dari KAP tersendiri.

(4) KAP sebaiknya memberikan opsi bagi para peserta magang untuk memilih divisi

mana yang akan dipilih dalam kegiatan magang yang dilakukan, dengan demikian

para peserta magang dapat memilih pekerjaan yang lebih sesuai dengan minat masing

– masing pribadi.

(5) KAP sebaiknya melakukan prosedur walkthrough sebagaimana mestinya, yaitu ikut

menelusuri aktivitas yang terdapat pada SOP klien maupun melihat bukti – bukti

dokumen yang tercantum dalam SOP.

(6) KAP sebaiknya lebih memperhatikan aspek pengendalian internal dari klien, bukan

hanya sekedar melakukan pemutakhiran sesuai dengan apa yang diucapkan oleh pihak

counterpart dan klien.

Sementara itu, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan bagi pihak Fakultas terkait

program magang:

(1) Melakukan seleksi bagi perusahaan yang menyediakan kesempatan magang. Pihak

Fakultas sebaiknya mencari tahu terlebih dahulu pekerjaan apa yang akan dilakukan

oleh calon peserta magang pada masa magang tersebut. Akan lebih baik jika peserta

magang untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih relevan terhadap ilmu yang selama

ini didapat di perkuliahan.

(2) Pihak Fakultas juga sebaiknya memberikan pengarahan kepada perusahaan yang

menyediakan tempat magang bahwa peran mahasiswa pada masa magang lebih

kepada membantu penugasan, bukan sebagai pekerja inti perusahaan. Dengan

demikian diharapkan peserta magang dapat memperoleh pengetahuan yang lebih luas

karena dimungkinkan untuk mempelajari beberapa penugasan sekaligus, bukan

terpusat pada satu penugasan saja.


Kepustakaan

Annisa. (2011). Penyusunan dan Penilaian SOP Keuangan dan Administrasi Siklus

Pengeluaran Yayasan ABC. Depok : Universitas Indonesia.

KPMG International (2004). IFRS Accounting in the Telecommunications Industry. Swiss :

Author.

Tambunan, Rudi. (2008). Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures. Maiestas

Publishing.


prosedur pemutakhiran sop keuangan siklus …

Documents