29

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Latar Belakang Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Mandiri Dipta Cipta adalah sebuah perusahaan berskala nasional yang

bergerak di bidang property. PT. Mandiri Dipta Cipta juga merupakan salah satu unit

perusahaan dari Agung Sedayu Group.

PT. Mandiri Dipta Cipta memulai sejarahnya pada bulan Maret 2004. Yang

belokasi di jalan Gunung Sahari Raya. PT. Mandiri Dipta Cipta juga memiliki karyawan

kurang lebih 1500 tenaga kerja, PT. Mandiri Dipta Cipta adalah perusahaan yang

mengelola Mangga Dua Square, dari penyediaan tempat berupa kios-kios dan ruko serta

fasilitas yang diperlukan.

PT. Mandiri Dipta Cipta juga sangat memperhatikan setiap yang pelayanan jasa

yang diberiakan kepada pengguna kios dan ruko, tidak hanya dalam pemberian fasilitas

tapi dalam pemasaran mereka juga selalu bersaing, dan ini dapat kita lihat Mangga Dua

Square dapat menjadi pusat elektronik di Jakarta.

Itu semua tidak lepas dari tenaga kerja kerja yang di rekrut secara profesional,

dan pemberian program-program pelatihan bagi tenaga kerja yang baru di rekrut maupun

karyawan yang sudah lama, sehingga tenaga kerja dapat menjadi profesional. Sistem

manajemen yang baik dan di bantu tenaga konsultan.

PT. Mandiri Dipta Cipta juga sudah menerapkan system informasi di dalam setiap

kegiatannya. Aktivitas itu di mulainya komputerisasi di bidang dan penerapan intranet di

dalam perusahaan.

30

 

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Mandiri Dipta Cipta adalah:

“Kami adalah Property Developer yang Terpercaya dan Menjadi Market

Leader”.

Sedangkan Misi PT. Mandiri Dipta Cipta adalah:

“ Kami adalah Property Developer yang selalu melayani dengan MUTU

UNGGUL TEPAT WAKTU dan BIAYA EFISIEN “.

3.2 Struktur Organisasi PT. Mandiri Dipta Cipta

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Mandiri Dipta Cipta adalah model

organisasi terstruktur yang di pimpin oleh Direktur. Direktur dalam menjalankan

tugasnya dibantu oleh Wakil Direktur dan General Manager. General Manager dalam

bekerja juga dibantu oleh para manager dari setiap devisi. Terdiri dari devisi Area and

Enforcement Manager, Fitout and Improvement Manager, Human Resource and

General Affair Manager, Engineering Manager, Promosi Manager, Finance and

Accounting Manager. Semua bagian tersebut di pimpin oleh seorang manager dan para

manager tersebut akan dibantu oleh chief dan para supervisor.

Struktur organisasi dalam setiap perusahaan diperlukan untuk memudahkan

pengkoordinasian antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, maupun individu dengan

kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda sehingga dapat

terbentuk kerjasama yang baik antar kelompok yang terlibat di dalamnya untuk

mencapai visi dan misi perusahaan.

31

 

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan dapat di

lihat pada gambar 3.1 berikut ini.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mandiri Dipta Cipta

3.2.1 Tugas dan Wewenang

PT. Mandiri Dipta Cipta telah memberlakukan suatu prosedur dasar mengenai

tugas, wewenang dan tanggung jawab dari tiap karyawan yang bekerja pada perusahaan.

Dimana tugas, wewenang dan tanggung jawab tersebut diuraikan secara garis besar dan

jelas. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing posisi pada

setiap bagian devisi adalah sebagai berikut:

32

 

1. Direktur

a. Bertanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan.

b. Menetapkan kebijaksanaan umum dan strategi yang harus dijalankan

perusahaan.

c. Meminta laporan pertanggung jawaban dari setiap manager.

d. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan.

2. Wakil Direktur

a. Membantu direktur dalam melaksanakan semua tugas

b. Memberikan usulan sebagai bahan pertimbangan untuk direktur dalam

membantu pengambilan suatu keputusan.

c. Dapat berfungsi sebagai pimpinan apabila direktur sedang bertugas keluar

kota atau berhalangan.

3. General Manager

a. Bertanggung jawab dalam memberikan laporan kepada direktur utama dan

wakil direktur.

b. Bertanggung jawab terhadap jalannya operasi perusahaan.

c. Mereview, mengevaluasi dan mengendalikan pelaksanaan kerja pada

karyawannya.

d. Memeriksa dan menyetujui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh bagian finance

baik pembayaran hutang maupun biaya-biaya operasional perusahaan.

4. Area dan Enforcement Manager

Dalam melaksanakan tugasnya devisi ini dipecah menjadi dua bagian menjadi

bagian out door dan in door dan masing-masing bagian di coordinator oleh

33

 

seorang chief area, dan di bantu oleh supervisor. Tugas dan tanggung jawabnya

adalah sebagai berikut:

1. Area out door

- Mengurusi pemeliharaan tanaman yang berada di luar mall.

- Mengurusi pembuangan sampah dan puing dari temapat pembuangan

sampah ke temapat pembuanga akhir.

- Mengurusi pengadaan cleaning servis untuk area di luar mall.

- Mengurusi penempatan security di area luar mall.

- Mengurusi jalur parkir di luar mall.

2. Area in door

- Mengurusi perlengkapan dan pengadaan barang untuk toilet.

- Mengurusi penempatan cleaning servis di dalam mall.

- Mengurusi perlengkapan pembuangan

- Mengurusi penempatan security di dalam mall.

5. Fitout dan Improvement Manager

Di dalam devisi ini di pecah menjadi dua bagian yaitu bagian fitout dan

improvement yang masing-masing dipimpin oleh chief dan di bantu supervisor.

1. Fitout

- Mengurusi permintaan para pengguna kios atau rukan untuk memperbaiki

kios dan rukan mereka, jika ada kerusakan.

34

 

2. Improvement

- Mengurusi kerusakan bangunan, misalnya ada keramik lantai yang pecah

maka harus diganti dan mereka mencari atau menghubungi pihak

kontarktor untuk diperbaiki.

6. Human Resource dan General Affair

Di devisi ini juga terdapat dua bagian yaitu bagian Human Resource dan General

Affair yang masing-masing di pimpin oleh chief dan di bantu supervisor.

1. Human Resource

- Menangani perekrutan karyawan, penggajian, absensi karyawan, tukar

shift, mutasi, seragam karyawan.

2. General Affair

- Mengurusi hal- hal umum, misalnya kendaraan operasional kantor,

pemesanan alat tulis kantor, pemesanan catering karyawan, pembelian

material untuk stok gudang.

7. Engineering Manager

Di dalam engineering manager dalam melaksanakan tugasnya di bagi menjadi

dua bagian yaitu engineering bagian mall dan engineering bagian rukan.

Tuagsnya adalah mengurusi semua masalah yang berhubungan dengan semua

fasilitas mall dan rukan serta memperbaikinya.

8. Promosi Manager

Dalam melaksanakan tugasnya promosi manager dibantu oleh chief event dan

commercial, serta di bantu juga oleh seorang supervisor. Tugasnya sebagai

berikut:

35

 

- Mengadakan survey ke mall lain untuk melihat event apa yang sedang

menjadi trend.

- Menciptakan ide-ide unik untuk memajukan perkembangan mall

- Mencari orang-orang yang mau menyewa area hall di dalam mall yang dapat

menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.

- Mencari orang-orang yang mau menyewa neon box atau media iklan.

9. Finance dan Accounting Manager

Dalam melaksanakan tugasnya manager finance dan accounting dibantu seorang

chief finance dan accounting, dan chief finance dan accounting dibantu lagi oleh

dua orang supervisor finance dan supervisor accounting. Tugasnya sebagai

berikut:

- Menagih tagihan perbaikan atas jasa service kios atau rukan.

- Membayar tagihan pembayaran pembelian persediaan barang.

- Memesan stok untuk gudang

- Mengupdate semua transaksi pembelian dan pembayaran

Diasumsikan terdapat divisi marketing, karena di dalam PT. Mandiri Dipta Cipta

tidak ada divisi marketing PT, Mandiri Dipta Cipta, karena mereka hanya mengelola

gedung. Dan jika ada yang mau menyewa dan membeli, harus berhubungan langsung

dengan Kantor pemasaran.

36

 

3.3 Analisis Strategi PT. MANDIRI DIPTA CIPTA

3.3.1 Analisis Model 5 Daya Porter

Melalui 5 daya dari porter, perusahaan dapat mengetahui adanya aktivitas

persaingan yang cukup potensial maupun aktivitas kerja sama yang mungkin dilakukan

dengan perusahaan lain.

Gambar 3.3.1 Analisis 5 Daya Porter

3.3.1.1 Ancaman Dari Pendatang Baru

Bagi PT. Mandiri Dipta Cipta, datangnya pemain baru perlu di cermati dan di

antisipasi, apakah kehadiran para pemain baru tersebut akan mempersempit lahan

persaingan bisnis atau dapat dijadikan sebagai mitra dalam pengembangan bisnis baru.

Peluang masuknya pendatang baru dalam bisnis jasa pengelolaan gedung cukup

besar, karena dapat kita lihat sekarang banyak berdiri gedung-gedung baru. Dan mereka

Ancaman dari pendatang baru

Persaingan antar competitor.

Pasar Pagi mangga dua WTC

Kekuatan dari customer

Kekuatan penawaran dari

customer

CV.abadi CV.sentosa

Ancaman dari barang pengganti

37

 

juga memberi pelayanan yang sama, serta para customer yang selalu melihat celah

tempat untung mengembangkan usahanya, jadi usaha para perusahaan pengelola gedung

secara otomatis akan memberikan pelayanan lebih agar gedung-gedung atau kios-kios di

dalam gedung mereka dapat terisi penuh. Sehingga peluang bagi perusahaan pendatang

baru yang mau memasuki dunia bisnis ini masih terbuka lebar, tentunya dengan

menyediakan fasilitas dan pelayanan yang lebih baik dari perusahaan yang telah terlebih

dahulu bergerak di bidang ini.

Dengan adanya pendatang baru yang muncul maka akan menambah persaingan di

bidang jasa pengelolaan gedung atau kios-kios. Sebelum memasuki bisnis ini banyak hal

yang harus di pertimbangkan antara lain modal yang besar, karyawan yang memiliki

skill yang baik di bidangnya, networking yang luas sehingga dapat membantu

mendapatkan pelanggan. Sehingga perusahaan yang akan mengeluti bisnis ini harus

memiliki pengetahuan dan memahami segala spesifikasi dan resiko yang akan dihadapi.

Selain itu mereka juga harus memiliki SDM yang ahli dalam hal-hal teknis yang

berhubungan dengan bisnis ini. Dengan adanya pendatang baru yang muncul maka akan

menambah persaingan di bidang pengelolaan gedung ini.

Ancaman dengan adanya pendatang baru bagi bisnis ini bisa dikatakan cukup

besar, karena adanya tambahan pendatang baru akan mempersempit lahan bisnis dalam

bidang jasa pengelolaan gedung. Apalagi jika pendatang baru tersebut memiliki kualitas

dan potensi yang lebih baik dari perusahaan-perusahaan yang telah berdiri. Sedangkan

bagi PT. Mandiri Dipta Cipta sendiri ancaman akan datangnya pendatang baru tidak

begitu berpengaruh besar, karena PT. Mandiri Dipta Cipta telah memiliki pelanggan

tetap yaitu para penyewa kios-kios dan rukan di area mangga dua square.

38

 

3.3.1.2 Kekuatan Penawaran Dari Pemasok

PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki berbagai macam pemasok untuk mendukung

jalannya proses bisnis dan kegiatan operasional. Oleh karena itu, kekuatan tawar-

menawar pemasok memiliki pengaruh yang besar terhadap PT. Mandiri Dipta Cipta

karena tanpa para pemasok aktivitas perusahaan akan mengalami hambatan. Karena

hubungan dengan pemasok bersifat saling membutuhkan dan menguntungkan, PT.

Mandiri Dipta Cipta menjalin hubungan baik pemasok dan berusaha membina hubungan

yang bersifat jangka panjang.

Pemasok perusahaan ini diantaranya adalah pemasok berbagai macam bahan

bangunan, peralatan dan perlengkapan operasional perusahaan, serta jenis peralatan

lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Salah satu yang menjadi pemasok tetap

adalah CV. Sentosa.

PT. Mandiri Dipta Cipta menjalin kerja sama yang baik dengan pemasok yang

baru atau pun pemasok yang sudah lama bekerja sama dengan mereka. Hubungan

jangaka panjang dengan pemasok dapat terjalin dikarenakan PT. Mandiri Dipta Cipta

berusaha secara konsisten membeli produknya, melakukan transaksi secara jujur dan

membayar dengan tepat waktu. Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam memenuhi

kebutuhan, PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki hubungan yang kuat dengan para

pemasoknya karena hubungan dengan pemasok itu bersifat saling membutuhkan dan

saling menguntungkan satu sama lain.

39

 

3.3.1.3 Kekuatan Penawaran Dari Pembeli

PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki pelanggan tetap yaitu para pengguna kios dan

rukan, maupun calon pelanggan yang baru bergabung menggunakan kios dan rukan. PT.

Mandiri Dipta Cipta memiliki ketergabtungan dengan pelanggan dalam meningkatkan

laba perusahaan. Semakin banyak kios dan rukan yang disewa dan di beli oleh

pelanggan akan semakin meningkatkan pemasukan. Tetapi semakin banyak kios dan

rukan yang disewa dan di beli sama konsumen merupakan suatu keberhasilan yang

dicapai oleh perusahaan. Jadi kesimpulanya penawaran pembeli memiliki hubungan

yang kuat terhadap jasa pengelolaan gedung.

3.3.1.4 Ancaman Dari Barang Pengganti

Dengan adanya barang pengganti memungkinkan pelanggan menggunkan jasa

pengelolaan lain dari luar atau pelanggan memiliki alternative lain dalam menggunakan

anggarannya untuk memperlancar proses bisnisnya.

Tetapi dalam hal pengelolan kios dan rukan sepenuhnya adalah tanggung jawab

PT. Mandiri Dipta Cipta sebagai pihak pngelola. Semua kerusakan wajib dilaporkan ke

pihak PT. Mandiri Dipta Cipta, baik itu kerusakan gedung, maupun kerusakan kios dan

rukan yang di sewa, dan jika kerusakan kios dan rukan maka pelanggankan di kenakan

biaya service. Pelayanan yang baik yang disediakan PT. Mandiri Dipta Cipta adalah

kunci suksesnya proses bisnis mereka. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam bisnis ini

belum ada barang pengagntinya yang dapat menggantikan posisi pelayanan yang sudah

ada, dikarenakan pelanggan telah merasa puas akan pelayanan yang diberikan, daripada

40

 

harus mengganti pelayanan yang ada tapi lebih baik pelayanan yang sudah ada

ditingkatkan lagi oleh PT. Mandiri Dipta Cipta.

3.3.1.5 Persaingan Antar Kompetitor

Pesaing bisnis yang dihadapi oleh perusahaan pada umumnya juga telah memilki

pengalaman bisnis, dan juga kredibilitas yang cukup dapat dipercaya oleh para

konsumen diantaranya adalah Pasar Pagi Mangga Dua dan WTC Mangga Dua.

Persaingan ini perlu dicermati dan diantisipasi. Kehadiran para pesaing dapat dijadikan

mitra kerja dalam pengembangan bisnis ini.

Adapun ancaman persaingan bisnis pengelolaan gedung ini cukup besar

dikarenakan hampir semuanya memiliki jaringan bisnis yang cukup baik. Dalam hal ini

PT. Mandiri Dipta Cipta property management Mangga Dua Square harus tetap

waspada terhadap para pesaing yang sudah memiliki sistem management yang baik

dalam pengelolaan gedung. Oleh karena itu perusahaan harus meningkatkan keahlian

dan kompetensi karyawannya, karena jika hal ini tidak diperhatikan maka PT. Mandiri

Dipta Cipta akan tertinggal dengan para pesaingnya yang memiliki inovasi-inovasi ke

depan yang dapat mengancam posisi perusahaan. Serta berusaha untuk memenuhi

kepuasan pelanggan dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan ketika pelanggan

memerlukan pelayanan atas kios-kios dan rukan mereka.

Hal tersebut harus diperhatikan karean jika tidak PT. Mandiri Dipta Cipta akan

tertinggal dari pesaingnya yang merasa memiliki kompetensi yang lebih dalam hal

pelayanan konsumen dan pengelolaan gedung. Dan apabila tertinggal maka akan sulit

untuk mengembalikan kepercayaan pelanggan terhadap PT. Mandiri Dipta Cipta.

41

 

3.4 Analisis Internal dan Eksternal Perusahaan Berdasarkan Matrik SWOT

Sebelum menganalisis berdasarkan matriks SWOT perlu menganalisis hal-hal

yang berhubungan internal dan eksternal perusahaan. Yang berhubungan dengan faktor

internal adalah mengenai kekuatan dan kelemahan dari perusahaan dan yang

berhubungan dengan faktor eksternal adalah faktor-faktor dari luar perusahaan seperti

ancaman dan peluang . Analisis internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai

berikut :

1. Analisis Internal

Analisis internal adalah analisis mengenai kekuatan dan kelemahan yang

dimiliki perusahaan.

Kekuatan yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA adalah sebagai

berikut :

a. Memiliki SDM yang berkualitas

SDM merupakan salah satu faktor utama penunjang kesuksesan suatu

perusahaan . Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT.MANDIRI DIPTA

CIPTA ditunjang oleh kemampuan SDM yang berkualitas dan bersertifikat

serta memiliki pengalaman kerja yang telah di akui. Perekrutan pegawai

dipilih secara ketat berdasarkan kompetensi yang terbaik dan dalam

peningkatannya selalu diberi training ataupun workshop agar kemampuan

dan kompetensi yang dimiliki karyawan akan terus berkembang .

b. Reputasi Perusahaan

Dalam bisnis property, PT.MANDIRI DIPTA CIPTA memiliki reputasi yang

baik dimata pelanggan maupun pesaingnya.

42

 

Selain itu, PT.MANDIRI DIPTA CIPTA adalah salah satu anak perusahaan

dari AGUNG SEDAYU GRUP yang merupakan perusahan property.

c. Memiliki infrastruktur perusahaan yang baik.

Infrastrukstur seperti tanah, bangunan, dan kendaraan yang dimiliki

perusahaan cukup memadai berbanding dengan jumlah pengguna dalam

perusahaan. Sehingga dapat digunakan secara optimal oleh karyawan.

Sehingga kegiatan kegiatan perusahaan dalam melayani pelanggan dapat

berjalan dengan baik.

d. Adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok

PT.MANDIRI DIPTA CIPTA melihat kebutuhan yang selalu meningkat

pada setiap permintaan perbaikan pelayanan gedung dari pelanggan. Sebagai

solusi untuk permasalahan ini maka perusahaan melakukan kerjasama

dengan pemasok agar permintaan perbaikan oleh pelanggan terhadap kios-

kios atau rukan mereka dan pengelolaan gedung mangga dua square dapat

tercapai.

Disamping kekuatan-kekuatan yang ada, terdapat juga beberapa kelemahan

yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA

Kelemahan tersebut diantara nya :

a. Kurangnya berkembangnya bagian-bagian yang berkenan dengan inovasi

pelayanan dan pengelolaan. dalam perusahaan telah menyebabkan

kurangnya variasi pelayanan yang dihasilkan, sedangkan persaingan

dengan perusahaan-perusahaan sejenis semakin ketat. Hal ini dapat

berakibat berpindahnya pelanggan ke perusahaan lain.

43

 

b. Penyampaian informasi kepada setiap divisi yang terlambat

Setiap ada kerusakan yang dilaporkan oleh pelanggan akan diterima oleh

bagian fit out melalui telepon. Dan bagian fit out menerima dan

menyuruh bagian engineering untuk mengecek kerusakan. Dan bagian

engineering akan melakukan pengecekan dan memperbaiki jika stok

barang tidak ada digudang harus lapor kebagian FA untuk melakukan

pembelian stok. Dan itu memakan waktu yang cukup lama.

c. Biaya pelayanan yang dikenakan kepada pelanggan untuk memperbaiki

kerusakan kios atau rukan cukup mahal.

Meskipun pelayanan yang diberikan baik namun kenyataan yang tidak

dapat dihindari adalah harga pelayanan yang cukup mahal. Pelayanan

yang diberikan hanya dapat dibeli oleh kalangan menengah keatas.

2. Analisis Eksternal

Analisis eksternal memperhatikan kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh

PT. MANDIRI DIPTA CIPTA dalam menjalankan bisnisnya.

Berikut ini adalah peluang yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA :

a. Adanya loyalitas pelanggan.

Perusahaan telah memiliki basis pelanggan yang setia terhadap pelayanan-

pelayanan perusahaan. Hal ini merupakan peluang yang harus dimanfaatkan

oleh perusahaan untuk semakin memperluas pangsa pasar dengan

menghasilkan pelayanan-pelayanan yang bervariatif.

44

 

b. Pemanfaatan teknologi informasi

Dengan ada nya penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi didalam

PT.MANDIRI DIPTA CIPTA, maka akan memberikan kesempatan dalam

meningkatkan teknologi pelayanan dan memperluas jaringan bisnis. Selain

itu dengan adanya penggunaan teknologi informasi, maka akan memudahkan

SDM dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

c. Mulai banyak lembaga tenaga kerja yang tumbuh dapat dijadikan mitra

Dengan adanya lembaga yang menyiapkan tenaga kerja sehingga

memudahkan perusahaan untuk mencari karyawan baru lebih professional.

Sehingga tenaga kerja berkriteria yang dibutuhkan oleh PT.MANDIRI

DIPTA CIPTA dapat terpenuhi.

Beberapa ancaman yang mengganggu PT.MANDIRI DIPTA CIPTA dalam

menjalankan bisnisnya adalah sebagai berikut :

a. Bertambahnya jumlah pesaing

Dengan bertambahnya jumlah pesaing dapat menyebabkan perusahaan

mengalami penurunan permintaan pelayanan.

b. Keterlambatan pemberian pelayanan terhadap keluhan konsumen

Dengan ada keterlambatan pelayanan yang diberikan oleh pihak pengelola

kepada konsumen dapat membuat konsumen merasa kecewa.

c. Kerusakan yang terjadi disengaja maupun tidak disengaja.

45

 

Table 3.3.1 Matrix SWOT pada lingkungan internal PT.MANDIRI DIPTA CIPTA

Kekuatan Bobot Rating jumlah

1. membeli SDM yang berkualitas.

2. memiliki infrastruktur yang baik

3. adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok

4. reputasi perusahaan

0,20

0,10

0,15

0,10

2

3

2

4

0,4

0,3

0,3

0,4

Subtotal 1,4

kelemahan Bobot Rating Jumlah

1. kurangnya berkembangnya bagian berkenaan dengan

inovasi pelayanan dan pengelolaan

2. penyampaian informasi kepada setiap divisi yang

terlambat.

3. biaya pelayanan yang dikenakan kepada pelanggan

untuk memperbaiki kerusakan kios/rukan cukup

mahal.

1

2

1

0,2

0,3

0,1

Subtotal 0,61

Total 1,00 0.79

46

 

Tabel 3.3.2 Matrix SWOT pada lingkungan eksternal PT.MANDIRI DIPTA CIPTA

A. peluang Bobot Rating jumlah

1. adanya loyalitas pelanggan. 2. pemanfaatan teknologi informasi 3. mulai banyak lembaga tenaga kerja

yang tumbuh dapat di perluakan mitra

0,15

0,2

0,2

3

2

2

0,45

0,4

0,4

Subtotal 1,25

B. ancaman Bobot Rating jumlah

1. bertambahnya jumlah pesaing. 2. keterlambatan pemberian pelayanan

terhadap keluhan konsumen. 3. kerusakan yang terjadi disengaja atau

tidak disengaja

0,10

0,15

0,20

2

1

1

0,2

0,15

0,2

Subtotal 0,55

Total 1,00 0,7

PELUANG 1.25 ANCAMAN 0.55

KEKUATAN 1.4 KELEMAHAN 0.61

Titik X = KEKUATAN – KELEMAHAN

Titik X = 1,4 – 0,61 = 0,79

Titik Y = PELUANG – ANCAMAN

Titik Y = 1,25 – 0,55 = 0,7

47

 

Gambar 3.4 Koordinat perhitungan SWOT

Setelah melakukan analisis faktor-faktor SWOT, maka dapat ditetapkan strategi-

strategi yang mungkin digunakan oleh perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis.

Strategi-strategi pilihan ini dapat banyak membantu perusahaan dalam hal

memaksimalkan kekuatan dan kesempatan yang dimilikinya, mengambil setiap

kesempatan yang ada dari kelemahan yang dimilikinya, atau menggunakan kekuatan

yang ada untuk menghadapi ancaman yang mungkin timbul dikemudian hari, atau

mengantisipasi agar ancaman yang tidak menyerang sisi lemah yang dimiliki perusahaan

48

 

3.4.1 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT

Lingkungan internal

Lingkungan eksternal

Kekuatan (s)

1. memiliki SDM yang berkualitas.

2. memiliki infrastruktur yang baik

3. adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok

4. reputasi perusahaan

Kelemahan (w)

1. kurangnya berkembangnya bagian berkenaan dengan inovasi pelayanan dan pengelolaan

2. penyampaian informasi kepada setiap divisi yang terlambat.

3. biaya pelayanan yang dikenakan kepada pelanggan untuk memperbaiki kerusakan kios/rukan cukup mahal.

Peluang (O)

1. adanya loyalitas pelanggan.

2. Adanya pendanaan dari investor.

3. mulai banyak lembaga tenaga kerja yang tumbuh dapat di perluakan mitra

Starategi (SO)

1. menigkatkan kualitas SDM dan jasa pelayanan.

2. meningkatkan komunikasi karyawan dengan menggunakan teknologi informasi.

3. meningkatkan hubungan kerjasama dengan pemasok.

Strategi (WO)

1. meningkatkan kompetensi SDM yang mampu menghadapi pasar global di bidang perkerjaan property.

2. meningkatkan kualitas SDM.

3. merangsang dan mengembangkan aplikasi yang saling berhubungan dan mampu mengelola semua kebutuhan informasi dari mana saja dan kapan saja.

Ancaman (T)

1. bertambahnya jumlah pesaing.

2. keterlambatan pemberian pelayanan terhadap keluhan konsumen.

3. kerusakan yang terjadi disengaja atau tidak disengaja

Strategi (ST)

1. meningkatkan hubungan dengan pelanggan

2. tersedianya biaya lebih untuk renovasi kerusakan.

Strategi (WT)

1. meningkatkan teknologi informasi dalam menghadapi persaingan.

2. melaksanakan efisiensi dan efektivitas pada penggunaan peralatan dan pengelolaan gedung.

Tabel 3.6 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT

49

 

Pemetaan strategi berdasarkan SWOT

Gambar

3.5 Knowledge Goal

3.5.1 Normative

1. Menciptakan budaya self learning kepada karyawan

2. Menciptakan keadaan dan situasi yang memberikan keleluasaan didalam

menyampaikan aspirasi

Strategic

1. Mendayagunakan knowledge

2. Membuat sistem pendokumentasian

Strategi berdasarkan SWOT

1. meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

2. meningkatkan fasilitas teknologi informasi agar kinerja perusahaan lebih optimal.

3. meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

4. mengantisipasi pelayanan baru dari perusahaan-perusahaan pesaing lainnya.

Operasional divisi information system

1. meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

2. meningkatkan kualitas dan teknologi sesuai dari pembaharuan teknologi untuk mendukung kinerja perusahaan.

3. mengembangkan aplikasi pendukung operasional tiap divisi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

4. mendukung sepenuhnya proses penyimpanan/ pengelolaan dan pendistribusian data dan informasi kepada setiap divisi perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

50

 

Operational

1. Mendukung kinerja keseluruhan dengan IT support

2. Memelihara serta mengelola setiap asset yang berhubungan dengan database

dan divisi information sistem

3. Melibatkan sistem dokumentasi dan referensi

Tabel 3.7 Pemetaan knowledge goal

Operasional divisi information sistem Knowledge goal

1. 2. 1 3. hfahjhjsdajhjd

1. mengembangkan aplikasi pendukung operasional tiap divisi untuk meningkatkan kinerja divisi di perusahaan.

2. meningkatkan fasilitas dan teknologi sesuai kebutuhan dan pembaharuan teknologi untuk mendukung kinerja perusahaan.

3. meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

4. mendukung sepenuhnya proses penyimpanan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi kepada setiap divisi perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Normative

1. menciptakan budaya self learning kepada karyawan

2. menciptakan keadaan dan siruasi yang memberikan keleluasaan di dalam menyampaikan aspirasi.

Strategic

1. mendayagunakan knowledge 2. membuat sistem

Operational

1. mendukung kinerja keseluruhan dengan IT support

2. memelihara serta mengelola setiap asset yang berhubungan dengan database dan divisi information system.

3. mengelibatkan sistem dokumentasi dan referensi.

51

 

3.6 Identifikasi Knowledge Goals

Analisa pengidentifikasian knowledge dalam perusahaan di bagi atas 2 (dua)

bagian besar, yaitu analisa berdasarkan struktur perusahaan (structural) dan analisa

menurut operasi functional perusahaan. Dimana setiap knowledge yang telah

teridentifikasi dibagi menjadi dua jenis knowledge, yaitu tacit knowledge dan explicit

knowledge.

3.6.1 Structural

3.6.1.1 Explicit Knowledge

1. Tugas, tanggung jawab dan wewenang perbagian yang tertulis jelas tetapi

kurang lengkap dalam bentuk dokumen. Adapun dokumen tersebut tidak

menguraikan secara rinci tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang

harus dilakukan oleh karyawan. Dokumen tersebut menguraikan sebagian

besar tugas dan tanggung jawab tetapi tidak lengkap . Dokumen ini diberikan

kepada tiap kepala divisi untuk diberikan kepada karyawan baru secara lisan.

Dengan begitu, hasil yang didapatkan kurang maksimal. Mengingat, tugas,

wewenang dan tanggung jawab yang diberikan secara lisan tidak dapat

diingat secara lengkap oleh karyawan. Dokumen yang diberikan secara lisan

merupakan dasar bagi karyawan baru untuk melanjutkan tugas dan

wewenang yang diberikan oleh atasan. Jika dokumen ini dapat disimpan

didalam database dan ditampilkan melalui komputer, maka dokumen ini akan

dapat diakses oleh seluruh karyawan yang membutuhkan. Dan hal ini akan

sangat membantu didalam pengefektifan kinerja karyawan yang mengetahui

dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya didalam perusahaan.

52

 

2. Data dan informasi mengenai pelanggan yang tersimpan didalam database

seperti alamat tempat domisili pelanggan, kios atau rukan yang sedang

ditempati, lamanya waktu penyewaaan, keluhan-keluhan yang pernah terjadi,

lamanya menanggapi keluhan dari pelanggan dan berbagai macam data serta

informasi lainnyam yang dapat memberikan kekuatan bagi perusahaan

didalam menjaga dan meningkatkan hubungan antara pelanggan dengan

perusahaan. Dengan adanya informasi yang jelas mengenai pelanggan,

perusahaan akan dapat melayani pelanggan dengan lebih baik. Selain itu,

informasi yang ada juga berguna bagi perusahaan didalam melakukan inovasi

pelayanan serta merancang strategi perusahaan.

3. Data dan informasi karyawan tiap divisi seperti alamat tempat tinggal

karyawan, status didalam perusahaan, lama bekerja karyawan, gaji yang

diterima, serta kontribusi didalam perusahaan, dan kemampuan khusus yang

dimiliki karyawan. Melalui data ini, perusahaan akan dengan lebih mudah

mengenal dan menilai karyawan yang ada. Data ini juga berguna sebagai

media pendukung didalam penempatan yang dilakukan terhadap karyawan

didalam perusahaan. Dengan data yang akurat, kontribusi maksimal dari

karyawan dapat dimanfaatkan dengan baik didalam perusahaan.

3.6.1.2 Tacit Knowledge

Perusahaan ini tidak memiliki tempat penyimpanan ide tiap karyawan yang

memiliki suatu gambaran tentang system struktur perusahaan. Dengan adanya suatu

tempat untuk menyimpan ide dari karyawan-karyawan tersebut, maka perusahaan dapat

mengembangkan struktur system didalam perusahaan agar menjadi lebih baik. Selain

53

 

itu, dengan mengetahui keluhan-keluhan terhadap system yang sedang berjalan,

perusahaan akan mengetahui kelemahan didalam sistemnya dan dapat memperbaiki atau

bahkan menyempurnakan system tersebut. Selama ini banyak usulan dari karyawan yang

ingin memperbaiki system yang sedang berjalan sekarang. Sebagian besar struktur yang

mereka rancang cukup baik. Tetapi karena tidak terdapat media untuk menyimpan ide-

ide tersebut maka ide-ide tersebut seakan hilang begitu saja.

3.6.2 Functional

3.6.2.1 Explicit knowledge

1. Pemberitahuan informasi melalui memo

Memo merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk memberitahukan

info kepada seseorang mengenai tugas dan tanggung jawab yang

berhubungan dengan pekerjaannya. Memo dibuat berdasarkan kepentingan

pekerjaan dan atas persetujuan dari atasan. Memo selalu dilengkapi dengan

nomor surat dan tanda tangan dari atasan sehingga bersifat resmi dan harus

dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Misalnya memo mengenai

penugasan akan suatu pekerjaan. Memo merupakan bagian dari knowledge

yang bersifat explicit karena bersifat tertulis dan dapat didokumentasikan.

2. Notulen rapat

Rapat merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan untuk

membicarakan permasalahan sehingga dapat menghasilkan solusi sebagai

pemecahan masalah. Rapat dapat diadakan secara umum maupun secara

internal saja yang biasanya diikuti oleh bagian tertentu. Dapat juga rapat

54

 

diikuti oleh jajaran tertentu misalnya para manajer dan dipimpin oleh

direktur. Pada saat rapat diselenggarakan, hal-hal yang dibicarakan didalam

rapat tersebut akan ditulis oleh notulis rapat dan hasilnya disebut dengan

notulen rapat. Notulen rapat merupakan functional knowledge yang secara

explicit ada didalam perusahaan.

3. Pendokumentasian laporan kerja

Laporan pekerjaan dibuat secara berkala oleh karyawan mengenai apa saja

agenda yang telah berhasil dicapai maupun belum bisa tercapai berserta

alasan-alasannya selama kurun waktu tertentu. Laporan ini dapat digunakan

sebagai evaluasi untuk menilai sejauh mana kinerja perusahaan. Laporan

kerja merupakan functional knowledge yang secara explicit ada didalam

perusahaan.

3.6.2.2 Tacit Knowledge

Ide dan pemikiran karyawan yang memiliki inovasi tetapi diluar tugas dan

wewenangnya. Ide dan inovasi tersebut seperti inovasi produk dan system kerja yang

dianggap lebih efektif . Selama ide tersebut hilang begitu saja karena tidak adanya media

penyimpanan. Selain itu ide-ide tersebut telah disampaikan tidak dilanjuti secara cepat

oleh atasanya.

55

 

3.6.3 Behavior

3.6.3.1 Explicit Knowledge

- Media komunikasi karyawan melalui e-mail

Dengan ada nya system intranet yang sudah dimiliki perusahaan, maka

komunikasi dengan sesama karyawan melalui e-mail atau chatting merupakan

suatu sarana yang praktis untuk menyampaikan informasi yang diperlukan. E-

mail dapat digunakan untuk menyampaikan informasi yang penting seperti

undangan rapat,memo dan dapat juga digunakan untuk transfer data/file

sharing. Sarana komunikasi membantu karyawan dalam menyebarluaskan

informasi yang berguna bagi kelancaran proses kerja. E-mail merupakan

behavior knowledge yang bersifat explicit yang ada didalam perusahaan.

3.6.3.2 Tacit knowledge

- Sharing / temu keakraban

Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada peringatan hari raya, akhir tahun atau

pada hari-hari tertentu, perusahaan mengadakan temu keakraban diantara para

karyawan untuk memelihara hubungan yang baik dengan karyawan. Dalam

kesempatan tersebut, para karyawan diberi kesempatan untuk saling bertukar

ide, pendapat maupun pengalaman yang dimilikinya baik itu pembicaraan

mengenai luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Dengan diadakannya

kegiatan tersebut, para karyawan secara tidak langsung dibina untuk dapat

membiasakan diri melakukan knowledge sharing. Kegiatan ini merupakan

56

 

bagian dari knowledge yang secara tacit ada didalam perusahaan karena

berisikan gagasan,ide, pengalaman dari pemikiran karyawannya sendiri.

- Rapat / Meeting

Rapat adalah suatu bentuk komunikasi formal didalam perusahaan dimana

didalam rapat tersebut dikumpulkan orang-orang terkait untuk dapat berdiskusi

dan bertukar pendapat mengenai suatu masalah dan untuk mencari alternative

solusi yang tepat dari permasalahan yang dihadapinya. Kegiatan ini merupakan

bagian dari knowledge yang secara tacit ada didalam perusahaan karena

berisikan gagasan, ide dan pengalaman dari para karyawan untuk

keberlangsungan perusahaan.

3.7 Proses bisnis sedang berjalan

Gambar 3.9 Rich picture

57

 

3.7.1 Keterangan Proses Bisnis

1. Pelanggan akan melaporkan kepada bagian Area dan Enforcement jika ada

kios atau rukan mengalami kehilangan atau kemalingan, bagian Area dan

Enforcement akan menindak lanjutin laporan tersebut, bukan hanya itu

pelanggan mall juga bisa melaporkan kalau ada karyawan yang kurang sopan

saat menjalankan tugas.

2. Pihak Area dan Enforcement akan menerima dan menindak lanjutin setiap

masukkan dan laporan dari pihak pelanggan.

3. Pelanggan akan melaporkan kerusakan yang dialami kios atau rukan mereka

dan akan meminta untuk diperbaiki.

4. Tanggapan atas meminta perbaikkan akan di terima bagian FitOut dan

Improvement baik kerusakan kios atau rukan dan kerusakan gedung

(escalator rusak, keramik lantai pecah, atau toilet rusak).

5. Dari semua hasil keluhan dan laporan kerusakan yang di terima pihak FitOut

dan Improvement, akan diserahkan untuk diperbaiki kepada pihak

engineering, pihak engineering pun akan menegecek kerusakan dan

memperbaikinya.

6. Pihak engineering akan melaporkan semua kegiatan perbaikan kepada pihak

FitOut dan improvement.

7. Pihak Engineering akan memgecek dan memperbaiki semua kerusakan yang

dialami pelanggan.

8. Setelah selesai memperbaiki pihak Engineering akan memberikan surat

perbaikan sebagai bukti perbaikan ke pihak FA.

58

 

9. Pihak FA akan mengeluarkan tagihan atas biaya perbaikan kios atau rukan

kepada pelanggan.

10. Pelanggan akan membayar tagihan tersebut ke pihak FA

11. Jika ada pelanggan yang ingin memasang iklan berupa neon box atau ingin

menyewa hall untuk pameran maka dapat dating ke pihak Promosi.

12. Pihak Promosi akan melayani kemauan pelanggan tersebut.

13. Setelah deal antara pihak Promosi dan Pelanggan maka akan ada pembayaran

atas pelayanan yang telah di berikan pihak Promosi kepada pelanggan.

14. Jika pihak Fitout dan Enforcement membutuhkan fasilitas perusahaan seperti

butuh karyawan maka bisa mengajukan ke pihak HRD

15. Jika pihak Engineering membutuhkan alat transport, pembelian material,

serta karyawan dapat ke pihak HRD

16. Jika pihak Promosi kekurangan karyawan dan ingin memberhentikan

karyawan yang berulah maka dapat meminta bantuan HRD.

17. Pihak FA juga bisa meminta peraturan pengajian karyawan dan

membutuhkan karyawan bisa ke pihak HRD.

18. SDM yang melamar kerja untuk divisi tertentu akan di seleksi oleh pihak

HRD.

19. Pihak HRD merekrut karyawan baru sesuai kebutuhan tiap divisi.

Asumsi: pihak HRD akan menerima karyawan yang sesuai kriteria yang

dibutuhkan, atau bahkan bisa melakukan outsourching (security dan tukang

parkir). Setelah menerima SDM sesuai criteria maka akan di tepatkan sesuai

divisi yang membutuhkan.

59

 

3.8 Permasalahan yang ada.

Dalam menjalankan tugasnya setiap devisi memiliki beberapa permasalahan

yang menggangu jalannya aktivitas perusahaan dalam memberikan pelayanan dan

pengelolan gedung. Dan terkadang kritik dan saran dari pelanggan juga sering tidak

sampai ke setiap devisi.

1. Belum memiliki suatu wadah untuk sharing knowledge yang akan menigkatkan

pengetahuan antar karyawan di setiap devisi.

2. Kurangnya kesadaran akan pentingnya knowledge untuk membangun suatu

individu per divisi di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan.

3. Kurangnya sharing antara pelanggan dan pengelola, karena saran dan kritik

pelanggan dapat membantu dalam meningkatkan pelayanan.

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan uraian permasalahan yang tertera di atas, penulis akan merancang

sebuah aplikasi knowledge management bagi perusahaan baik secara internal maupun

secara eksternal. Aplikasi yang dibuat akan memiliki kegunaan diantaranya sebagai

berikut:

1. Menyediakan fasilitas untuk memnudahkan sharing knowledge antar karyawan

di dalam perusahaan antar divisi.

2. Menyediakan Forum kritik dan saran bagi pelanggan, agar kritik dan saran

tersebut dapat dijadikan informasi bagi perusahaan dalam melayani pelanggan.

3. Menyediakan fasilitas untuk memberitahukan informasi mengenai berita dan

peristiwa yang sedang terjadi di lingkungan perusahaan.