47  

BAB 3

DESKRIPSI UMUM APLIKASI QUESTION ANSWER

AND CORRECTIVE ACTION REQUEST

3.1. Sekilas Perusahaan

3.1.1. Sejarah BINUS University

BINUS University pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan

komputer jangka pendek dengan nama Modern Computer Course. BINUS

University yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 sekarang ini dipimpin

oleh Rector of Binus University, Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM.

Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang

berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.

Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya

pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi

Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika

dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli

1984, ATK mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Kemudian pada

tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada

tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK

Bina Nusantara.

48  

  

Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK Bina

Nusantara dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh

Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986.

Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga

andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah

Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Bina Nusantara

didirikan dengan Program Strata-1 (S1) jurusan Manajemen Informatika dan

Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik

Komputer (S1).

Pada tanggal 9 November 1987, AMIK Bina Nusantara dilebur ke

dalam STMIK Bina Nusantara sehingga terbentuk sebuah lembaga yang

menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STMIK

Bina Nusantara berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan

dan jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993

mendapat kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem

Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang

tersebut.

Pada tanggal 8 Agustus 1996, BINUS University berdiri dan secara

sah diakui oleh pemerintah. STMIK Bina Nusantara kemudian melebur ke

dalam BINUS University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS

University memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis,

Fakultas Sains & Teknik, Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi,

Fakultas Komunikasi & Multimedia dan Program BINUS Online Learning.

 

49  

  

3.1.2. Struktur Organisasi

 

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi

50  

  

3.1.3. Unit Pendukung

BINUS University memiliki unit-unit pendukung antara lain:

• Academic Development

- Instructional Development Center (IDC)

- Lecturer Resource Center (LRC)

- Character Building Development Center (CBDC)

• Operation & Resource Management

- Student Registration And Service Center (SRSC)

- Academic Operation Center (AOC)

- Software Laboratory Center (SLC)

- Library and Knowledge Center (LKC)

• Student Affairs and Community Development

- Student Creativity Development Center (SCDC)

- Student Advisory Center (SAC)

- BINUS Career Center

- Community Development Center

- BINUS Square Program Development

• Collaboration and Institutional Development

- BINUS Entrepreneurship Center (BEC)

- BINUS Institutional Development Center

- BINUS Collaboration Center (BCC)

- BINUS International Office

51  

  

• Research and Intellectual Capital

- Research Office

• Quality

- Quality Management Center (QMC)

• Technology

- Information Technology Directorate

3.1.4. Quality Management Center (QMC)

Istilah QMC mulai dikenal sejak bulan September 2007 setelah

sebelumnya dikenal dengan nama Center of Quality Assurance (CfQ). QMC

yang sekarang dipimpin oleh General Manager of QMC, Cuk Tho, S .Kom.,

MM., M.Com merupakan suatu biro yang bertugas memonitor jaminan mutu

suatu universitas.  QMC berkolaborasi dengan berberapa pihak, antara lain

Institusi BINUS University, mahasiswa/alumni, dosen dan karyawan,

industri/konsultan berkualitas, pemerintah, Higher Education Institution

(HEI). Visi dari Biro QMC adalah untuk memulai/memimpin jaringan

komunitas BINUS University (BINUSIAN) di dalam pengembangan teori dan

praktek di dalam penilaian, pemeliharaan dan peningkatan mutu dan yang

lebih spesifik untuk institusi pendidikan yang lebih tinggi di Indonesia. Dalam

menjalankan tugasnya, QMC menyediakan layanan Question Answer (QA)

and Corrective Action Request (CAR).

52  

  

3.1.5. Information Technology Directorate

Salah satu kekuatan dari BINUS University adalah aktifitas operasi

akademis yang begitu kuat serta dukungan IT sebagai salah satu kunci

kekuatan yang dimiliki oleh BINUS Group.

Pada bulan Agustus 2005, IT Directorate Bina Nusantara secara resmi

dibentuk dalam bentuk departemen dan bertanggung jawab langsung kepada

BINUS Group. IT Directorate bertanggung jawab untuk mendukung

pengimplementasian IT pada seluruh bisnis unit yang ada pada BINUS

Group. Saat ini, IT Directorate terletak pada Kampus Syahdan, gedung H

lantai 2. IT Directorate dipimpin oleh General Manger of IT, Eddy Santosa

Jaya, S .Kom., MM. IT Directorate memiliki lima fungsi utama yaitu :

- IS Development

Departemen ini dikepalai oleh: Yosef Bernardus Wirian,

S .Kom., S .Si. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan

aplikasi yang mencakup BINUS University, BINUS Business School,

BINUS Consulting & Training, BIS Simprug, BIS Serpong, BINUS

Center, BINUS Square, Finance Directorate, Marketing Directorate,

Strategic Planning & Corporate Development Directorate, Widia

Center of Excellence for Teaching and Learning, Talent Management

Directorate, General Affair & Legal Directorate dan Information

Technology Directorate.

 

53  

  

- University IS Development

Departemen ini dikepalai oleh: Karto Iskandar, S .Kom., MM

dan Specialist: Wihendro, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung

jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area BINUS

University, BINUS Business dan BINUS Online Learning.

- School IS Development

Departemen ini dikepalai oleh: Lawrence Wibisono,c

M.S/M.Sc. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan

aplikasi yang mencakup area BINUS School Simprug, BINUS School

Serpong and perpustakaan pada BINUS Group.

- Technology Development

Departemen ini dikepalai oleh: Gintoro, S .Kom., MM.

Departemen ini bertanggung jawab untuk research teknologi-teknologi

baru untuk diimplementasikan pada BINUS Group. Selain

bertanggung jawab research teknologi baru, Techonolgy development

department bertanggung jawab untuk me-manage human resources

(Associate Member) serta sebagai mediator komunikasi antara IT

Directorate dengan user.

- IT Operation

Departemen ini dikepalai oleh: Johan Muliadi Kerta,

S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk mendukung

pengoperasian IT pada BINUS Group serta komunitas disekitarnya. IT

Operation memiliki dua peran penting, yaitu: Network and

Communication, yang bertanggung jawab untuk infrastruktur jaringan

54  

  

untuk BINUS Group dan Data Center, bertanggung jawab untuk

pengoperasian data untuk BINUS Group.

3.2. Peranan Kelompok Internship

Kelompok internship adalah mahasiswa/i BINUS University yang

mengerjakan projek yang diberikan IT Directorate dalam rangka pembuatan skripsi.

Kelompok internship berperan sebagai programmer dan analyst system untuk

aplikasi Question Answer (QA) and Corrective Action Request (CAR).

3.3. Kondisi sekarang

Aplikasi QA and CAR sebelumnya berjalan pada Lotus Note dimana

beberapa fitur masih manual seperti nomor surat dimana pengguna harus

memasukkan nomor surat secara manual. QA and CAR yang ada sebelumnya juga

hanya bisa digunakan untuk satu biro saja, bila ada beberapa biro yang terkait

dengan suatu masalah pengguna harus membuat QA and CAR yang sama. Tentu

saja hal ini menyebabkan sistem berjalan kurang efisien.

Dari kondisi sistem yang sedang berjalan tersebut muncul beberapa masalah

sehingga sistem yang lama tersebut perlu dimigrasikan ke platform SharePoint.

Masalah paling utama adalah Lotus Note yang tidak dapat terintegrasi dengan mail

server BINUS yang baru yaitu Exchange Server. Fitur aplikasi yang lama seperti

penomoran surat yang manual pun menimbulkan masalah dimana pengguna perlu

mengingat penomoran yang sudah ada, sehingga tidak ada surat dengan nomor yang

sama. Aplikasi yang lama juga tidak memiliki fitur seperti reminder yang dapat

mengingatkan pengguna jika pengguna belum memberikan tanggapan. Workflow

QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3.

55  

  

 

Gambar 3.2 Workflow QA

56  

  

 

Gambar 3.3 Workflow CAR

 

57  

  

Use Case QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.4 dan 3.5 :

 

Gambar 3.4 Use Case proses QA yang sedang berjalan

 

Gambar 3.5 Use Case proses CAR yang sedang berjalan

58  

  

Tabel 3.1 Dokumentasi Use Case QA

Use Case Actor Deskripsi Approve QA Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC

memeriksa isi form QA dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.

Export to Spreadsheet QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC mengekspor semua dokumen QA beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.

Create QA Form QMC

Mendeskripsikan kejadian dimana QMC membuat form QA sesuai dengan topik masalah yang ada. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.

Fill Response QMC Biro/Unit Terkait

Mendeskripsikan kejadian dimana QMC atau Biro/Unit Terkait memberi tanggapan atas topik masalah yang ada sesuai biro masing-masing. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.

Send Email Notification Mendeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Biro/Unit Terkait dan email QMC ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QMC dan Biro/Unit Terkait dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form QA.

View QA Form QMC Biro/Unit Terkait User

Mendeskripsikan dimana semua actor yang terdiri dari QMC, Biro/Unit terkait, dan User dapat melihat isi dari form QA.

59  

  

Tabel 3.2 Dokumentasi Use Case CAR

Use Case Actor Deskripsi Approve CAR Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana

QMC memeriksa isi form CAR dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.

Export to Spreadsheet QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC mengekspor semua dokumen CAR beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.

Create CAR Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC membuat form CAR berdasarkan QA form yang ada dimana kondisi Approved QA Form harus sudah dipenuhi terlebih dahulu. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.

Approved QA Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QA form sudah disetujui oleh Head of QMC Department.

Fill Response QMC Reviewer/PIC

Mendeskripsikan kejadian dimana QMC atau Reviewer/PIC memberi respon atas permasalahan yang ada. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.

Send Email Notification Mendeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Reviewer/PIC dan email Head of QMC Department serta QMC PIC ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QMC dan Reviewer/PIC dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form CAR.

View CAR Form QMC Reviewer/PIC User

Mendeskripsikan dimana semua aktor yang terdiri dari QMC, Reviewer/PIC, dan User dapat melihat isi dari form CAR.

60  

  

3.4. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang sedang dihadapi sistem yang sedang berjalan antara lain:

• Sistem pada Lotus Note tidak terintegrasi dengan mail server BINUS

University yaitu Exchange Server.

• Aplikasi pada Lotus Note belum sesuai dengan permintaan pengguna.

• Beberapa fitur pada aplikasi yang lama belum terotomatisasi.

3.5.Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk

membangun sebuah aplikasi yang mampu :

• Menyediakan aplikasi QA and CAR yang dapat terintegrasi dengan

Exchange Server.

• Menyediakan rancangan aplikasi QA and CAR yang dapat berjalan sesuai

dengan workflow yang ada.

• Mengotomatisasi beberapa fitur sehingga aplikasi dapat berjalan efektif dan

efisien.