72

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Di tahun 2003, PT. Hydro Industrial Automation didirikan oleh

beberapa insinyur yang sudah memiliki pengalaman lebih dari dua

dekade dalam bidang hidrolik dan otomatisasi (hydraulic and

automation). Sejak berdiri, perusahaan ini bergerak dalam penjualan,

perbaikan, dan desain sistem dari berbagai macam peralatan hidrolik dan

mesin otomatisasi dalam indutri.

Kantor penjualan perusahaan ini terletak di kompleks Rukan Puri

Niaga III blok M 8 No. 3S, Jakarta Barat. Pabriknya berlokasi di

Tangerang (Jl. Raya Soka 117A, Curug, Tangerang) dengan total hampir

30 orang-orang yang berpengalaman dan memiliki keahlian dengan

mesin-mesin dan peralatannya.

Sampai sekarang, perusahaan ini telah bekerjasama dan melayani

pelanggan besar dari bermacam-macam area industri, seperti pulp dan

kertas, keramik, baja, semen, ban dan otomotif, plastik, dan lainnya.

Kegiatan penjualan PT. Hydro Industrial Automation sudah sangat

dikenal dan didukung oleh beberapa perusahaan industri di dunia

seperti :

- Rexroth Bosch Group : Perusahaan yang bergerak di bidang

teknologi hydraulic serta drive and control.

73

- Internormen Technology : Perusahaan yang sudah terkenal di dunia

dalam bidang hydraulic and lubrication filters termasuk modern

software, measuring equipment dan analisa sistem.

- Hy-Lok Corporation : Leader in fitting and valves for instruments

and process control system.

3.1.2 Tujuan Perusahaan

Adapun tujuan perusahaan yaitu :

• Menyediakan solusi ekonomis untuk komponen hidrolik, drive and

control, filtation, fitting and tubing untuk bermacam-macam aplikasi

dalam industri.

• Mengambil alih tugas-tugas seperti desain, pembuatan, dan

pemasangan mesin-mesin.

• Menyediakan solusi khusus untuk menjawab kebutuhan pelanggan

yang beragam.

3.1.3 Kegiatan bisnis utama

Kegiatan bisnis utama PT. Hydro Industrial Automation adalah

penjualan komponen mesin hidrolik dan merakit mesin hidrolik untuk

dijual kepada customer sesuai dengan kebutuhan masing-masing

customer.

3.1.4 Struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan mengenai hubungan-

hubungan diantara fungsi bagian-bagian maupun personil yang

74

menunjukkan kedudukan tanggung jawab dan wewenang di dalam suatu

organisasi. Struktur organisasi dapat dilihat dari gambar berikut :

75

Gam

bar 3.1 Organizational C

hart

76

3.1.5 Uraian tugas dan wewenang

Berdasarkan struktur organisasi yang ada maka pembagian

wewenang dan tanggung jawab perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Direktur

Wewenang dan tanggung jawab direktur mencakup seluruh aktivitas

perusahaan sebagai berikut :

• Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan

• Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara

keseluruhan

• Memeriksa dan memenuhi rencana kerja dan anggaran

perusahaan secara keseluruhan

b. Manager

Wewenang dan tanggung jawab manager mencakup seluruh aktivitas

perusahaan sebagai berikut :

• Melakukan pengawasan terhadap jalannya aktivitas perusahaan

• Memberikan rencana kerja jangka panjang kepada Direktur

• Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap

manager untuk bertanggung jawab kepadanya dan setiap

bawahan lain yang menjadi bawahannya

c. Manager Pabrik

Wewenang dan tanggung jawab manager pabrik mencakup seluruh

aktivitas pabrik sebagai berikut :

• Mengatur jalannya aktivitas pabrik

• Memberikan laporan kepada manager yang berhubungan dengan

jalannya aktivitas pabrik.

77

d. Administrasi pabrik

Wewenang dan tanggung jawab administrasi pabrik sebagai berikut :

• Membuat laporan terhadap jalannya aktivitas pabrik

• Membuat catatan mengenai setiap barang yang dibutuhkan sesuai

dengan jalannya aktivitas pabrik

e. Drafter

Wewenang dan tanggung jawab drafter mencakup bagian pabrik

sebagai berikut :

• Membuat gambaran perancangan mesin yang akan di buat

f. Supervisor

Wewenang dan tanggung jawab supervisor mencakup bagian pabrik

sebagai berikut :

• Mengawasi jalannya aktivitas pabrik

• Bertanggung jawab penuh kepada manager pabrik

g. Mechanical Operator

Wewenang dan tanggung jawab mechanical operator sebagai berikut

:

• Menguji mesin yang telah dibuat dari pabrik

• Memberikan laporan kepada supervisor jika ada kekurangan atau

kesalahan

h. Technician

Wewenang dan tanggung jawab technician sebagai berikut :

• Menerima rancangan yang dibuat oleh drafter, dan membuat

mesin yang dirancang

78

• Membantu mechanical operator dalam menguji mesin yang telah

dibuat

i. Helper

Wewenang dan tanggung jawab helper sebagai berikut :

• Membantu setiap pekerjaan yang berlangsung di dalam pabrik

• Membantu para pekerja dalam menjalankan proses di dalam

pabrik

j. Sales manager

Wewenang dan tanggung jawab sales manager mencakup bagian

sales perusahaan sebagai berikut :

• Bertanggung jawab secara langsung kepada manager

• Mengatur dan mengawasi para sales dalam menjalankan tugas

dan tanggung jawab masing-masing

• Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan yang telah

ditentukan

k. Sales

Wewenang dan tanggung jawab sales sebagai berikut :

• Bertanggung jawab kepada sales manager

• Melakukan penawaran barang ke toko-toko berdasarkan

wilayahnya masing-masing

• Merundingkan harga, syarat pembayaran dan jadwal pengiriman

barang

• Melakukan kontrak penjualan

79

l. Manager keuangan

Wewenang dan tanggung jawab manager keuangan sebagai berikut :

• Mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan bidang

keuangan perusahaan, seperti mengawasi keuangan perusahaan,

membayar gaji karyawan

• Membuat laporan keuangan perusahaan yang akan diserahkan

kepada direktur

m. Staf keuangan

Wewenang dan tanggung jawab staf keuangan sebagai berikut :

• Bertanggung jawab kepada manager keuangan atas laporan

keuangan tiap periode

• Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan

• Mempersiapkan dan membuat faktur penjualan

• Mengatur lalu-lintas tagihan

• Menghitung pembayaran gaji karyawan

3.2 Gambaran Sistem

Sistem yang sedang berjalan pada PT. Hydro Industrial Automation masih

dilakukan secara manual dimana pencatatan hasil penjualan masih menerapkan

cara penyalinan data pada buku penjualan. Data penjualan tersebut secara

manual diketik ulang melalui aplikasi Microsoft Excel. Sedangkan untuk

pengendalian persediaan barang, perusahaan mengandalkan seorang personil

untuk mencatat informasi aliran persediaan barang dan kemudian dilaporkan

kepada atasan dalam bentuk lisan atau tulisan.

80

3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Berikut ini akan ditampilkan diagram-diagram aliran data pada

bagian operasional PT. Hydro Industrial Automation. Diagram alir data

yang akan ditampilkan merupakan bagian dari sistem yang berjalan.

Adapun diagram alir data sistem yang sedang berjalan adalah sebagai

berikut :

Gambar 3.2 Diagram Konteks Pengadaan Barang

81

Gambar 3.3 Diagram Nol Pengadaan Barang

82

Proses bisnis yang terjadi pada PT. Hydro Industrial Automation ialah

keluar masuknya barang di gudang hanya dilakukan ketika ada proses

pembelian dan penjualan barang. Ketika terjadi proses pembelian barang maka

persediaan barang di gudang bertambah. Dan ketika terjadi proses penjualan

barang maka persediaan barang di gudang berkurang.

3.2.2 Analisis kebutuhan informasi

• Identifikasi kebutuhan informasi

Pengguna Kebutuhan Informasi

Direktur Informasi mengenai data penjualan yang

terjadi dari suatu periode, dimana data

tersebut dapat digunakan sebagai

pertimbangan untuk melakukan pembelian

barang. Informasi mengenai data

pembelian, retur pembelian, retur

penjualan yang terjadi pada periode

tertentu.

Manager Keuangan Informasi mengenai pembelian dan retur

pembelian yang di dalamnya mencakup

data supplier, keterangan barang, total

pembelian dan total retur pembelian.

Informasi mengenai penjualan dan retur

penjualan yang di dalamnya mencakup

data customer, keterangan barang, total

penjualan dan total retur penjualan.

83

Informasi mengenai persediaan barang

yang di dalamnya mencakup spesifikasi

barang dan jumlah stok.

Sales manager Informasi mengenai penjualan dimana

mencakup data customer dan keterangan

barang yang ingin dibeli oleh customer

tersebut.

Informasi mengenai persediaan barang

yang tersedia di dalam gudang.

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

• Identifikasi entitas

Entity Name Description

Customer Organisasi / individu yang membeli

barang pada PT. Hydro Industrial

Automation

Supplier Supplier barang dari PT. Hydro Industrial

Automation

Barang Jenis-jenis barang yang dimiliki oleh

perusahaan dan juga banyaknya barang

yang dimiliki oleh perusahaan

ReturPenjualan Retur barang dari customer yang

dikembalikan kepada perusahaan

ReturPembelian Retur barang dari perusahaan ke supplier

Pembelian Semua detail yang menyangkut

pembelian dari supplier

84

Penjualan Semua detail barang yang dipesan oleh

customer

Pembayaran Detail pembayaran yang dilakukan oleh

perusahaan ke supplier

Pegawai Karyawan yang bekerja pada PT. Hydro

Industrial Automation

Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Entitas

3.2.3 Permasalahan yang dihadapi

Masalah yang dihadapi oleh PT. Hydro Industrial Automation

adalah sebagai berikut :

• Tidak terintegrasinya sistem penjualan dan sistem pembelian

sehingga perolehan data pada persediaan menjadi tidak akurat.

• Pencatatan stok barang masih dilakukan secara manual.

• Kesulitan dalam penyimpanan berkas karena transaksi pembelian dan

penjualan yang terjadi cukup banyak.

• Pencatatan persediaan barang yang sering tidak sama antara bagian

gudang dan kantor.

• Kesulitan dalam mencatat data customer PT. Hydro Industrial

Automation yang menyebabkan sering terjadinya pencatatan ulang

data customer yang sama.

Berhubungan dengan hal tersebut, maka penulis berusaha

menganalisis dan mencari solusi dari kelemahan sistem yang telah

disebutkan di atas serta membuat perancangan basisdata pengadaan

85

barang yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan. Harapan penulis,

PT. Hydro Industrial Automation dapat mengefisienkan waktu dan biaya

yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas-aktivitas yang berlangsung

pada perusahaan.

3.2.4 Solusi pemecahan masalah

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, maka akan dirancang

sistem basisdata pengadaan barang dengan menggunakan program

basisdata SQL Server 2005, yang diharapkan dapat membantu PT. Hydro

Industrial Automation dalam menghadapi masalah.

Dari permasalahan yang dihadapi, berikut ini diusulkan beberapa

pemecahan masalah, yaitu :

1. Merancang suatu aplikasi basisdata pengadaan barang sehingga

proses pencarian data menjadi lebih mudah dan cepat.

2. Membuat suatu pengecekan menghindari terjadinya penggunaan atau

pengeluaran kode transaksi secara berulang kali.

3. Membuat suatu aplikasi basisdata yang dapat menghasilkan laporan

atau output yang tersaji dengan rapi dan mudah dipahami, yang

berguna dalam penganalisisan dalam pengambilan keputusan.

Secara garis besar, cara kerja aplikasi basisdata ini adalah jika

dilakukan transaksi maka basisdata akan secara otomatis meng-update

jumlah persediaan barang yang ada sesuai dengan tipe transaksi. Dengan

demikian diharapkan dapat mengurangi kesalahan yang terjadi dengan

sistem manual.