112

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

3.1.1. Latar Belakang PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Berdiri tahun 1982 sebagai perusahaan patungan dengan

Manufacturer Hanover Leasing Corporation, Amerika Serikat, PT BFI

Finance Indonesia Tbk. (BFI) merupakan salah satu perusahaan

pembiayaan tertua di Indonesia. Pada tahun 1986, PT Bank Umum

Nasional (salah satu perusahaan dari grup Ongko) dan Essompark Ltd.,

Hong Kong mengambil alih kepemilikan Manufacturer Hanover Leasing

Corporation dalam perusahaan.

Pada tahun 1990, BFI mendapatkan izin sebagai perusahaan Multi

Finance, dari sebelumnya hanya sebagai perusahaan leasing; kemudian

berganti nama menjadi PT. Bunas Finance Indonesia. BFI mulai

melebarkan sayap di bidang leasing (sewa guna usaha), consumer

financing (pembiayaan konsumen) dan factoring (anjak piutang). D akhir

Mei 1990, BFI mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan

Surabaya (BES), yang sekarang berganti nama menjadi PT Bursa Efek

Indonesia (BEI).

Melewati krisis ekonomi di Asia, yang berawal di tahun 1997,

BFI menjadi salah satu dari sedikit perusahaan yang berhasil melakukan

restrukturisasi hutang lebih cepat dan tanpa bantuan dari pemerintah pada

tahun 2001. Sejak itu BFI menjadi satu dari beberapa perusahaan publik

113

Indonesia yang secara mayoritas dimiliki oleh pihak asing, sebagian besar

adalah lembaga keuangan terkenal. BFI juga menjadi perusahaan yang

memiliki neraca yang sehat tanpa piutang kepada perusahaan yang

memiliki hubungan istimewa dan tidak ada grup usaha yang mempunyai

saham mayoritas dan memegang kendali atas Perusahaan.

Setelah restrukturisasi hutang, BFI mengubah konsentrasi usaha

ke pembiayaan mobil dan sewa guna usaha. Pada saat yang sama juga

memfokuskan diri ke kawasan yang kaya akan sumber daya di Sumatera

dan Kalimantan.

Saat ini BFI adalah salah satu pemain utama di industri

pembiayaan alat berat dan kendaraan roda empat dan merupakan salah

satu perusahaan pembiayaan terbesar yang berdiri sendiri (tidak memiliki

perusahaan afiliasi). Portofolio piutang Perusahaan tersebar baik secara

geografis ke seluruh penjuru nusantara, serta diversifikasi merek dan

jenis kendaraan. Per Maret 2008, BFI memiliki lebih dari 60 cabang yang

tersebar diseluruh Indonesia, dan didukung oleh lebih dari 1,300

karyawannya, BFI mampu mendapatkan dan memproses aplikasi serta

menagih piutang secara efisien dan terbukti dengan beberapa

penghargaan terkait dengan pencapaian tersebut.

3.1.2. Kegiatan Usaha PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Sesuai dengan ijin yang dimiliki, ruang lingkup kegiatan

Perusahaan terutama adalah menjalankan kegiatan pembiayaan dalam

bentuk sebagai berikut :

114

• Sewa Guna Usaha

PT BFI Finance Indonesia Tbk. merupakan salah satu

perusahaan leasing yang tertua di Indonesia dengan spesialisasi pada

pembiayaan alat-alat berat, seperti mesin-mesin percetakan, tekstil

dan alat-alat transportasi. Perusahaan menyediakan berbagai program

pembiayaan yang akan disesuaikan dengan kebutuhan dan

kemampuan pelanggan dalam rangka meningkatkan keuntungan.

• Pembiayaan Konsumen

PT BFI Finance Indonesia Tbk. memberikan fleksibilitas dan

kecepatan persetujuan kredit khususnya dalam pembiayaan kendaraan

baru dan bekas termasuk kendaraan baru roda dua.

• Anjak Piutang

Saat ini perusahaan yang memerlukan modal untuk

mendukung pertumbuhan dan melakukan pembangunan akan

bekerjasama dengan pihak bank untuk mendapatkan pinjaman. Akan

tetapi, untuk memperoleh pinjaman dari bank memerlukan proses

yang cukup rumit khususnya bagi perusahaan yang masih

berkembang atau pre-profit companies. Bagi perusahaan yang

memiliki tagihan dagang yang berkualitas bisa menjual tagihan

dagang tersebut kepada perusahaan anjak piutang dengan nilai tunai

setelah dipotong diskon. Anjak piutang merupakan suatu cara

alternatife yang nyata untuk mendapatkan modal kerja.

115

Untuk mencapai misi Perusahaan yaitu memberi masyarakat

akses keuangan yang mudah dan terpercaya, Perusahaan memutuskan

untuk fokus pada sektor pembiayaan sewa guna usaha dan

pembiayaan konsumen khususnya kendaraan bermotor beroda empat

dengan target segmen pembiayaan untuk usaha kecil dan menengah.

Aktivitas pembiayaan konsumen merupakan pembiayaan yang

dikenakan bunga dalam bentuk penyediaan barang konsumen seperti

mobil kepada pemakai akhir dengan pembayaran angsuran secara

berkala. Sementara aktivitas pembiayaan sewa guna usaha merupakan

pembiayaan untuk penyediaan barang modal, seperti mesin-mesin

industri dan alat -alat berat dan barang modal lainnya.

3.1.3. Visi PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Visi dari PT. BFI Finance Indonesia Tbk. adalah menjadi mitra

solusi keuangan dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

3.1.4. Misi PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Misi dari PT. BFI Finance Indonesia Tbk. adalah memberi

masyarakat akses keuangan yang mudah dan terpercaya

116

3.1.5. Nilai-nilai Dasar PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Gambar 3.1 Nilai-nilai Dasar PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

3.1.6. Tujuan PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

PT. BFI Finance Indonesia Tbk. memiliki tujuan-tujuan yang

ingin dicapai, antara lain :

• Memberikan dan menjaga kualitas pelayanan yang tinggi

• Menghasilkan sumber-sumber pendapatan yang stabil dan kompetitif

• Memiliki struktur permodalan yang kuat

• Mengembangkan strategi pertumbuhan yang terpadu

• Unggul dalam hal efisiensi dan produktivitas

• Menciptakan nilai bagi pemegang saham

• Menjaga standar etika dan professional yang tinggi dalam operasional

bisnis

117

3.1.7. Struktur Organisasi PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. BFI Finance Indonesia Tbk.

3.1.8. Pembagian Tugas

Berikut ini merupakan uraian singkat tentang tugas dan tanggung

jawab masing-masing bagian PT. BFI Finance Tbk.:

1. Komisaris (Board of Commissioners)

Tugas utama komisaris ialah dalam bidang pengawasan yang

dimaksudkan untuk meyakinkan keberhasilan jangka panjang

118

Perusahaan dan memastikan bahwa perusahaan telah dikelola untuk

kepentingan pemegang saham di samping mempertimbangkan

kepentingan pihak terkait lainnya.

Secara umum, tanggung jawab dari Dewan Komisaris

termasuk hal-hal berikut ini :

• Melakukan evaluasi serta memberikan persetujuan atas strategi

bisnis perusahaan, anggaran tahunan dan kebijakan manajemen

resiko, sebagaimana disusun dan direkomendasikan oleh

manajemen.

• Memastikan bahwa keputusan atas hal hal yang di luar kebiasaan

serta pengeluaran belanja barang modal telah konsisten dan sesuai

dengan tujuan strategis jangka panjang Perusahaan.

• Memastikan bahwa Perusahaan dikelola untuk menjaga integritas

keuangan dan sesuai dengan perencanaan bisnis yang telah

disetujui oleh Komisaris dan keputusan yang telah diambil dalam

rapat pemegang saham.

2. Direktur (Board of Directors)

Tugas utama dari Direksi adalah menjaga aset Perusahaan

serta memastikan adanya pengembalian investasi yang memadai

kepada pemegang saham di samping memperhatikan kepentingan

pihak-pihak terkait lainnya. Berdasarkan struktur tata kelola

perusahaan, Direksi merupakan posisi tertinggi dalam struktur

organisasi Perusahaan.

119

Direksi menyelenggarakan rapat di antara anggota Direksi atas

hal-hal yang berkaitan dengan strategi bisnis dan aspek operasional

selain mengikuti rapat-rapat formal yang diselenggarakan dengan

Komisaris.

3. Komite Audit (Audit Committee)

Secara umum, tanggung jawab dari Dewan Komisaris

termasuk hal-hal berikut ini :

• Mengevaluasi informasi keuangan kwartalan sebelum

disampaikan ke Bapepam dan Bursa, untuk memastikan

kelengkapan dan kebenaran isi laporan.

• Menyelenggarakan rapat dengan Akuntan Publik dengan tujuan

memeriksa independensi dan objektivitas dari kantor akuntan

yang bersangkutan serta memastikan kecukupan dari cakupan

audit eksternal.

• Berdiskusi dengan Akuntan Publik mengenai rekomendasi hasil

temuan audit sebelumnya dan management letter terkait, serta

melakukan evaluasi atas cakupan audit setiap tahunnya.

• Melakukan penelaahan terhadap strategi sumber daya manusia

untuk memastikan adanya kesetaraan dan kesempatan bagi

seluruh karyawan, keberadaan dan efektifitas program pelatihan

dan pengembangan sumber daya manusia serta jenjang karir bagi

karyawan.

4. Komite Remunerasi (Remuneration Committee)

120

Komite Remunerasi bertanggung jawab untuk menetapkan

suatu kebijakan remunerasi bagi anggota Komisaris dan Direksi serta

menyusun rekomendasi kepada Komisaris atas paket remunerasi yang

berlaku bagi anggota Komisaris dan Direksi. Evaluasi tersebut

dilakukan secara tahunan. Untuk Direksi, evaluasi kinerja didasarkan

pada empat hal utama, meliputi; pencapaian kinerja keuangan,

efektifitas implementasi, manajemen resiko serta pencapaian terhadap

visi, misi dan tujuan perusahaan. Untuk Komisaris, penilaian terhadap

kinerja anggotanya ditinjau dari pelaksanaan tugas yang dikuasakan

oleh pemegang saham, pengawasan terhadap kegiatan perusahaan

serta memastikan efektifitas komite yang dibentuk dan etika bisnis.

Sebagaimana tercantum dalam piagam pembentukan komite

remunerasi, fungsi dari komite termasuk melakukan penilaian,

menyampaikan laporan dan rekomendasi kepada Komisaris atas

kebijakan remunerasi, program remunerasi dan menetapkan paket

remunerasi untuk Direksi dan Komisaris untuk diusulkan kepada

Rapat Umum Pemegang Saham untuk mendapat persetujuan atau

kepada Rapat Komisaris dalam hal Rapat Umum Pemegang Saham

telah mendelegasikan wewenangnya kepada Rapat Komisaris untuk

menetapkan besarnya remunerasi.

5. Komite Nominasi (Nomination Committee)

Komite Nominasi bertanggung jawab untuk memastikan

adanya proses yang jelas dalam hal penunjukan anggota Komisaris

dan Direksi yang baru. Hal ini untuk memastikan bahwa hanya

121

individu yang kompeten dan mampu memberikan kontribusi untuk

keberhasilan perusahaan yang akan ditunjuk. Komite Nominasi

dibentuk pada tanggal 29 Desember 2005, di mana tugas dan

kewajibannya menyusun kriteria serta melakukan penilaian, seleksi,

menominasikan dan merekomendasikan calon anggota Komisaris dan

Direksi baru kepada Rapat Umum Pemegang Saham untuk mendapat

persetujuan. Dalam melaksanakan tugasnya, komite

mempertimbangkan beberapa aspek berikut ini :

• Aspek profesional, memiliki pengetahuan dan pengalaman yang

diperlukan di bidang yang akan menjadi tanggung jawabnya

sehingga berhasil untuk mencapai tujuan, visi dan misi

Perusahaan.

• Kesediaan dan komitmen untuk bekerja secara penuh waktu bagi

Direksi dan bagi Komisaris paling tidak dapat menghadiri 50%

dari rapat rapat formal yang diselenggarakan Perusahaan.

• Melakukan penilaian kinerja individual maupun secara

menyeluruh di tingkat Komisaris dan Direksi.

6. Komite Manajemen Resiko (Risk Management Committee)

Komite Manajemen Resiko bertanggung jawab untuk

menentukan besarnya batas resiko yang dapat diterima oleh

Perusahaan dan memastikan bahwa Perusahaan melakukan usahanya

dalam batas kriteria res iko yang telah ditentukan. Komite melakukan

penilaian terhadap resiko operasional, likuiditas perusahaan, kualitas

122

portofolio dan kecukupan perhitungan cadangan piutang ragu ragu.

Laporan formal atas status usaha yang diperkirakan mengandung

resiko dapat diperoleh dari manajemen.

Komite ini juga mengawasi efektifitas dari kebijakan

manajemen resiko serta melakukan evaluasi terhadap faktor-faktor

internal dan eksternal yang dapat memberi dampak terhadap

Perusahaan. Untuk melaksanakan kewajibannya, komite bekerja sama

dengan auditor internal, khususnya dalam hal melakukan audit untuk

memastikan adanya proses manajemen resiko dalam setiap

pengambilan keputusan maupun kegiatan operasional dari setiap

divisi Perusahaan.

7. Sekertaris Perusahaan (Corporate Secretary)

Tugas dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan antara lain

meliputi :

• Bertanggung jawab atas corporate action Perusahaan

• Bertanggung jawab atas corporate communication dan investor

relation.

• Sebagai penghubung antara Perusahaan dengan Bapepam dan

pihak publik

• Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan

8. Regional Manager / Regional Coordinator

Tugas-tugas utama dari Regional Manager yaitu :

123

• Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan pemasaran dan

operasional sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang telah

ditetapkan perusahaan dan menjaga citra perusahaan

• Berhubungan dengan kepala-kepala cabang yang berada di

wilayahnya untuk mengawasi dan mengontrol kelancaran

kegiatan di cabang-cabang

9. Branches

Tugas-tugas utama dari cabang yaitu :

• Menjaga dan memelihara barang jaminan pelanggan dan harta

perusahaan yang berada di cabang

• Mengawasi dan mengontrol kelancaran operasional cabang

• Menjaga hubungan kerja yang baik dengan relasi

• Mengkoordinir dan mengarahkan semua bagian yang berada di

bawah tanggung jawabnya agar dapat bekerjasama dengan baik

dalam mendukung operasional cabang

• Melayani dan menjalin kerjasama dan hubungan yang baik

dengan customer

10. Marketing Division

Tugas-tugas utama dari divisi marketing yaitu :

• Merencanakan strategi pemasaran

• Mengadakan pembinaan dan pengembangan jalur pemasaran

• Menyelenggarakan riset pasar

• Mengkoordinasikan proses penawaran dengan fungsi terkait

124

• Menyajikan informasi harga perkiraan dari pemilik/pesaing

• Melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu yang

dikembangkan perusahaan

• Membina fungsi di lingkungannya dan SDM yang menjadi

tanggung jawabnya sesuai dengan arah perkembangan perusahaan

• Melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal yang terkait

dengan fungsi pemasaran dalam rangka upaya optimalisasi

perolehan pesanan, undangan tender

Divisi marketing dibagi menjadi beberapa bagian. Antara lain:

• Business Development Department

o Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan

o Mengadakan survey dan penelitian untuk menciptakan bisnis

baru

o Memperluas kerjasama dengan pihak lain untuk

pengembangan bisnis dan produk

o Mengendalikan efektifitas realisasi program kerja dalam

bidang bisnis perusahaan

• Product Development Retail 1- Department

Merencanakan dan melaksanakan pengembangan produk

aplikasi kredit individual beserta inovasi-inovasi pada setiap

produk.

• Product Development Retail 2- Department

125

Merencanakan dan melaksanakan pengembangan produk

aplikasi kredit company beserta inovasi-inovasi pada setiap

produk.

• Product Management Retail Department

o Mengatur jenis-jenis aplikasi kredit retail yang ditawarkan

kepada perorangan / individu

o Mengawasi aplikasi kredit perorangan yang telah diberikan,

apakah prosedur dan pembayaran berjalan dengan lancar atau

tidak.

• Product Management Corporate Department

o Mengatur jenis-jenis aplikasi kredit retail yang ditawarkan

kepada company

o Mengawasi aplikasi kredit company yang telah diberikan,

apakah prosedur dan pembayaran berjalan dengan lancar atau

tidak.

• Quality Assurance Department

o Mengawasi kondisi kualitas asset yang di-leasing ataupun di

kredit dari supplier

o Memberikan penilaian kondisi aset dengan nominal yang akan

diberikan

• Asset Management Department

o Mengatur dan menetapkan credit policy& collection

126

o Memonitor, menganalisa, dan mengarahkan pencapaian

pelaksanaan kredit yang sehat secara nasional

o Menyusun strategi, mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan

dan pelaksanaan collection agar tercapai tingkat collectibility

yang tinggi dan tingkat over due yang rendah

o Mengarahkan, mengesahkan, dan mengatur terlaksananya

administrasi dan proses penarikan, inventory dan penjualan

kembali produk jaminan secara baik dan aman

o Mengatur dan menetapkan program penanggulangan Account

Receiveable (A/R) Ex Work Order untuk meminimalkan

kerugian

o Merancang, mengimplementasikan, dan mengevaluasi

program Collection Management secara konsisten dengan

tujuan mendukung kegiatan pemeliharaan, penanggulangan,

dan pemulihan A/R terselenggara dengan baik

o Merancang dan menyusun organisasi Collection & Credit

yang efektif dan efisien

o Mengevaluasi, mengidentifikasi, dan membantu bawahan

dalam meningkatkan kemampuan mereka

11. Operation Division

Tugas-tugas utama dari divisi operasional yaitu :

• Melaksanakan kegiatan operasional berdasarkan kebijakan

perusahaan yang telah ditetapkan

127

• Melaksanakan Program Operasional dan mengusahakan

tercapainya optimalisasi pada perkembangan perusahaan

• Membuat dan memastikan tersedianya SOP dan kebijakan BFI

Finance yang mendukung kegiatan operational cabang

• Sosialisasi dan implementasi seluruh kebijakan dan prosedur BFI

Finance yang berlaku

• Melakukan peningkatan dalam hal proses, prosedur, pelaporan

dan aktivitas operational lainnya agar berjalan efektif dan efisien

• Memastikan proses excellence berjalan secara maksimal

• Mengkoordinasikan kegiatan operasional cabang dan

penyelesaian permasalahan operasional cabang dengan

departemen lain

• Memastikan semua pelanggan yang menjadi nasabah BFI

Finance, terutama pihak ketiga tidak ada keluhan

Divisi operasional dibagi menjadi beberapa bagian. Antara

lain :

• Finance & Treasury Departement

o Memonitor terhadap ketersediaan dan penggunaan dana

o Memastikan penyajian informasi keuangan yang akurat dan

tepat waktu

o Menjaga dan meningkatkan tingkat kepatuhan terhadap

peraturan dari instansi terkait yang berhubungan dengan

keuangan

128

o Pengendalian terhadap pengeluaran

o Pengendalian terhadap pembelanjaan investasi

• Human Resources & General Affairs Departement

o Meningkatkan employee satisfaction untuk terciptanya iklim

kerja yang positif

o Menjaga dan meningkatkan tingkat kepatuhan terhadap

peraturan ketenagakerjaan

o Memastikan bahwa seluruh kebijakan yang berhubungan

dengan sumber daya manusia dilakukan secara fair internal

maupun eksternal baik bagi BFI Finance dan para pegawainya

o Memonitor dan memastikan tersedianya kebutuhan sumber

daya manusia sesuai standar kualifikasi yang ditentukan dan

standar kerja yang dituntut untuk mendukung bisnis BFI

Finance

o Memonitor dan menjadi motor penggerak untuk

meningkatkan kinerja karyawan dan lingkungan kerja yang

positif

• Financial Control & Operation Departement

o Membuat perencanaan financial dari segala kegiatan

operasional perusahaan

o Melakukan pengawasan akan setiap biaya yang dikeluarkan

oleh setiap departemen

• System & Procedure Departement

129

o Merancang segala sistem dan prosedur dalam kegiatan

operasional perusahaan, seperti sistem pengajuan aplikasi,

sistem pembayaran, sistem pembatalan, dan sistem lain agar

semakin efektif dan efisien.

o Mengawasi jalannya sistem agar tidak terjadi penyimpangan-

penyimpangan

o Selalu mengevaluasi sistem yang telah diterapkan dan

memperbaikinya jika terdapat bagian yang kurang efektif dan

efisien.

• Quality Service Departement

o Selalu mengevaluasi sistem yang telah diterapkan dan

memperbaikinya jika terdapat bagian yang kurang efektif dan

efisien.

o Menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan yang akan

diberikan kepada customer

o Mencari Inovasi baru dalam memberikan pelayanan terhadap

customer

3.1.9. Prosedur yang sedang berjalan

3.1.9.1. Prosedur Pengajuan Aplikasi

1. Bagian marketing akan melayani Customer yang akan

mengajukan aplikasi kredit. Terdapat 2 macam marketing,

yakni marketing dealer dan marketing door to door.

130

2. Untuk marketing dealer, Customer akan datang sendiri ke

cabang BFI terdekat. Adapun customer yang dilayani tidak

hanya berupa individu, namun juga bisa berupa

perusahaan atau institusi tertentu. Sedangkan untuk

marketing door to door, marketing akan langsung

mendatangi rumah/kantor customer.

3. Marketing akan memberikan list merek barang yang ingin

dicicil oleh customer.

4. Sesudah menetapkan pilihan, maka customer akan mengisi

form pengajuan aplikasi, dibantu oleh marketing. Form

tersebut berupa :

a. Form Data Customer

Form ini berisi data pribadi customer.

b. Form Application Data

Form ini berisi sistem pembayaran yang akan

dilakukan oleh customer untuk mencicil barang yang

diinginkan.

c. Form Asset Data

Form ini berisi produk / barang yang akan

dibeli oleh customer secara kredit melalui BFI.

Produk / barang yang akan dicicil oleh customer harus

memiliki hubungan kerjasama dengan pihak BFI.

131

d. Form Insurance Data

Form ini berisi data pengajuan asuransi untuk

menjamin produk atau barang selama berada di pihak

customer.

e. Form Financial Data

Form ini berisi data keuangan, seperti

perhitungan bunga, besarnya kredit dan cicilan yang

harus dibayar customer.

f. Form Other Data

Form ini berisi data-data lain selain data-data

yang telah ada pada form-form sebelumnya.

5. Data pribadi hanya akan diisi jika customer yang

mengajukan aplikasi merupakan customer baru. Jika

customer lama, maka cukup mengisi Customer ID dan

data pada form pengajuan kredit lainnya.

6. Customer akan menerima bukti rangkap formulir

pengajuan aplikasi kredit.

7. Marketing dealer akan langsung menginput data

pengajuan aplikasi ke dalam basis data HO melalui

komputer kantor, sedangkan marketing door to door akan

langsung menginput data pengajuan aplikasi melalui PDA.

Hal ini dimaksudkan agar pengajuan aplikasi dapat segera

132

ditindaklanjuti oleh Committee Approval. Committee

Approval inilah yang akan memutuskan apakah pengajuan

aplikasi kredit disetujui atau tidak.

8. Proses pengajuan aplikasi sampai dengan disetujui oleh

Committee Approval akan memakan waktu paling cepat 3

jam.

3.1.9.2. Prosedur Persetujuan Aplikasi

1. Committee Approval terdiri dari Credit Analyst, Area

Manager, dan Board of Directors. Merekalah yang akan

memutuskan apakah pengajuan aplikasi akan disetujui

atau tidak. Untuk proses persetujuan, digunakan sistem

asset leveling, yakni proses persetujuan yang disesuaikan

antara nilai asset dan jabatan anggota Committee

Approval. Untuk nilai aset yang akan dicicil kurang dari

10 juta, maka cukup diputuskan oleh Credit Analyst.

Untuk nilai aset kurang dari 100 juta maka akan

diputuskan oleh Area Manager, dan seterusnya. Semakin

besar nilai aset, maka membutuhkan proses persetujuan

yang lebih lama dan harus disetujui oleh Committee

Approval yang jabatannya lebih tinggi.

2. Setiap ada data pengajuan aplikasi baru yang masuk ke

dalam basis data HO, maka Committee Approval akan

menerima email notification, sesuai dengan asset leveling

133

masing-masing. Lalu Committee Approval akan

mengakses basis data HO untuk menganalisa pengajuan

aplikasi, dan memutuskan apakah aplikasi tersebut

disetujui atau tidak.

3. Setelah itu, hasil persetujuan akan diinput ke dalam basis

data HO. Marketing akan menerima email notification

yang memberitahukan bahwa pengajuan aplikasi tersebut

telah disetujui atau ditolak.

Marketing akan menindaklanjuti hasil tersebut dengan

menginformasikannya ke customer.

3.1.9.3. Sistem penginputan data

1. Data pada form pengajuan aplikasi yang telah diisi oleh

customer akan langsung diinput oleh Marketing dealer

melalui PC dan Marketing door to door melalui PDA.

2. Data yang diperoleh pada proses pengajuan di setiap

kantor cabang BFI hanya bisa diinput ketika kantor cabang

terhubung dengan sambungan internet. Hal ini disebabkan

oleh kondisi dimana kantor cabang tidak memiliki basis

data sendiri, sehingga data harus langsung diinput ke

dalam basis data Head Office (HO) via internet.

Jika sambungan internet sedang terputus (dikarenakan permasalahan

teknis), maka proses penginputan data tidak dapat dilakukan, dan harus

menunggu sampai sambungan internet normal kembali.

134

3.1.10. Flow Chart

Gambar 3.3 Flow Chart Pengajuan dan Persetujuan Aplikasi

Gambar 3.4 Flow Chart Sistem Penginputan

135

3.1.11. Diagram Aliran Data

3.1.11.1. Diagram Konteks

Gambar 3.5 Diagram Konteks

136

3.1.11.2. Diagram Nol

Gambar 3.6 Diagram Nol

137

3.1.12. ERD basis data HO yang sudah ada

Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram

138

3.1.13. Perencanaan Basis Data (Database Planning)

3.1.13.1. Mission Statement

Tujuan dari perancangan sistem basis data SODA ini

ialah untuk membuat sistem basis data yang ternormalisasi,

terintegrasi dan terdistribusi yang dapat digunakan sebagai

sumber informasi pada bagian operasional serta dapat

dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan

3.1.13.2. Mission Objectives

Manfaat / Sasaran yang ingin dicapai dengan

perancangan sistem basis data SODA ini ialah:

• Menjamin keamanan dan integrasi data antara sistem basis

data lokal dan sistem basis data pusat.

• Transaksi yang tetap dapat berjalan seperti biasa walaupun

koneksi antar pusat dan lokal sedang mengalami

gangguan, sehingga proses bisnis perusahaan tidak lagi

mengalami gangguan.

• Terciptanya informasi basis data yang akurat sebagai

pendukung pengambilan keputusan pada perusahaan.

139

3.1.14. Definisi Sistem

Gambar 3.8 Definisi Sistem

Sistem yang dirancang mempunyai ruang lingkup yang meliputi

pengajuan aplikasi, persetujuan aplikasi serta penginputan data ke dalam

basis data.

140

3.1.15. Pengumpulan Data dan Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.15.1. Data Requirement

1. Customer

Menampilkan informasi dari customer PT BFI

yang mengajukan aplikasi kredit. Informasi tersebut

misalnya jenis customer (individu / company), nama

lengkap, alamat legal, tanggal lahir, riwayat pekerjaan,

riwayat pendidikan, kredibilitas, dll.

2. Asset

Menampilkan informasi dari asset / benda yang

sedang dalam proses perkreditan. Informasi tersebut

misalnya nama aset, jenis aset, nilai aset, jumlah aset,

kondisi aset, supplier yang menyediakan, dll.

3. Aplikasi

Menampilkan informasi dari aplikasi yang telah

diajukan. Informasi tersebut misalnya tanggal pengajuan

aplikasi, nama customer yang mengajukan, jenis asset

yang dibeli / disewa, lokasi kantor cabang yang diajukan,

supplier aset yang menyediakan, staf marketing yang

melayani proses pengajuan, dll.

4. Staff

Menampilkan informasi dari karyawan yang

bekerja pada PT BFI dan menangani transaksi. Informasi

tersebut misalnya nama karyawan, alamat karyawan,

141

riwayat pendidikan, riwayat kerja, kinerja karyawan,

jabatan, lokasi cabang tempat karyawan bekerja, dll.

5. Guarantor

Menampilkan informasi dari Guarantor dari

Customer yang akan menjamin bahwa customer layak

mengajukan kredit dan mampu membayar kredit.

Informasi tersebut misalnya nama guarantor, alamat

guarantor, hubungan dengan customer, riwayat

pendidikan, dll.

6. Insurance

Menampilkan informasi dari Insurance Company

yang akan mengasuransikan aset yang akan dikredit.

Informasi tersebut misalnya nama perusahaan, alamat

perusahaan, besarnya asuransi, premi, dll.

7. Product

Menampilkan informasi dari paket produk yang ditawarkan.

Informasi tersebut misalnya nama paket produk, deskripsi

produk, jenis pembayaran, bunga, cicilan, dll.

3.1.15.2. Transaction Requirement

1. User dapat meng-insert dan meng-update data sesuai

dengan status privilegenya.

142

2. Setiap terjadi penambahan data baru maupun perubahan

data ketika koneksi internet terputus, maka transaksi akan

disimpan dalam basis data lokal.

3. Ketika koneksi internet tersambung kembali, maka setiap

transaksi baru atau transaksi yang mengalami perubahan

akan disinkronisasi dan di-copy ke dalam basis data pusat.

3.1.15.3. General Requirement

1. Laju pertumbuhan Basis data

• Kurang lebih terdapat 50 pengajuan aplikasi baru

setiap harinya pada setiap kantor cabang

2. Kebutuhan Akses dan Jaringan

• Komputer pada kantor cabang terhubung dalam

jaringan lokal (LAN) perusahaan yang terhubung

dengan basis data lokal perusahaan yang memiliki

akses internet. Basis data harus dapat menangani

beberapa akses yang dilakukan bersamaan.

• Aplikasi pada komputer cabang harus dapat

mendeteksi adanya koneksi internet dalam melakukan

proses sinkronisasi. Komputer cabang tidak hanya

dapat melakukan sinkronisasi dan pengiriman data dari

lokal ke pusat, namun juga dapat melakukan proses

143

request data tertentu yang terdapat pada basis data

pusat, untuk dikirimkan kepada basis data lokal.

3. Performansi

• Pada waktu transaksi penuh / banyak, maka waktu

proses sinkronisasi dan pengiriman 100 data tidak

boleh lebih dari 12 detik.

• Pada waktu transaksi tidak penuh / banyak, maka

waktu proses sinkronisasi dan pengiriman 100 data

tidak boleh lebih dari 3 detik.

4. Security

• Basis data memakai perlindungan username dan

password

• Terdapat privilege atau hak akses berbeda untuk setiap

user tergantung kebutuhan. Untuk karyawan biasa,

mereka hanya boleh mengakses data yang berkaitan

dengan tugas mereka.

Setiap kepala subdivisi memiliki hak akses untuk melihat

seluruh data yang berkaitan dengan subdivisinya masing-

masing.

144

3.1.16. Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dialami oleh PT BFI Finance Indonesia ialah:

1. Sistem basis data yang tersentralisasi hanya pada Head Office (HO),

menyebabkan proses aliran data menjadi tidak efisien. Tidak efisien

karena proses pengaksesan basis data hanya dapat dilakukan Kantor

Cabang jika sambungan internet terhubung (tidak mengalami

gangguan) sedangkan kebutuhan pengaksesan basis data sangat tinggi

terutama untuk transaksi harian. Jika server basis data pusat sedang

mengalami gangguan (down), maka seluruh kantor cabang tidak dapat

mengakses basis data yang diperlukan. Pada kantor cabang pun tidak

terdapat basis data sementara yang menyimpan informasi yang

diperlukan. Hal ini akan berimbas pada efisiensi aktifitas operasional

perusahaan yang sangat bergantung informasi dari basis data sebelum

dapat mengambil keputusan.

2. Kondisi lain yang mempengaruhi basis data ialah sambungan internet

di Indonesia masih belum sempurna, sering mengalami gangguan

yang menyebabkan sambungan internet terputus. Hal ini terjadi

terutama pada beberapa kantor cabang BFI yang terletak di daerah

cukup terpencil, dimana belum tersedianya layanan internet yang

memadai, dan hanya dapat mengandalkan teknologi GPRS.

Permasalahan ini tentunya berakibat fatal pada kegiatan operasional

perusahaan yang ikut terganggu dengan adanya gangguan pada aliran

data. Ketika ada customer yang ingin melakukan pengajuan kredit,

proses persetujuan harus tertunda. Kebutuhan akan data yang up-to-

145

date dan real time menjadi tidak bisa terpenuhi. Kevakuman aktifitas

operasional tentunya akan menyebabkan kerugian yang tidak sedikit

bagi pihak perusahaan.

3. Basis data yang masih belum ternormalisasi sempurna, dimana

terdapat banyak data reduncancy. Hal ini disebabkan sepanjang

perjalanannya basis data mengalami pertambahan atribut maupun

entity yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda, sehingga

timbullah banyak redundancy data

3.1.17. Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT.

BFI Finance, terlebih dahulu kita perlu mengetahui beberapa pengertian

yang berhubungan dengan permasalahan tersebut. Antara lain :

1. Keamanan Data

• Data yang disinkronisasi sampai kepada basis data yang

diinginkan dengan benar.

• Pengaksesan basis data sesuai kebutuhan, tidak sembarang orang

dapat mengubah basis data.

Keamanan data dapat dicapai dengan:

• Memberikan hak akses sesuai dengan kebutuhan user, misalnya

hanya marketing yang dapat login terhadap aplikasi dan beberapa

fitur hanya aktif bila digunakan oleh user tertentu.

146

• Pada SQL service broker sudah terdapat sistem keamanan

tersendiri, yakni dialog security dan transport security berupa

certificate. Dialog security memastikan pengiriman data dilakukan

antara dua basis data yang diinginkan, sementara transport

security memastikan pengiriman data dilakukan antara dua

komputer yang diinginkan.

2. Integrasi Data

Integrasi Data ialah Data yang terdapat antara basis data yang satu

dengan basis data yang lain saling berhubungan dan datanya sama.

Integrasi data dapat dicapai dengan proses sinkronisasi yang

dilakukan antara basis data cabang dan pusat.

3. Availability data ialah

Data yang diinginkan tersedia kapanpun dibutuhkan.

Availability data dapat terpenuhi dengan menerapkan sistem baru

yang telah kami usulkan yakni:

1. mengubah sistem basis data tersentralisasi menjadi sistem basis

data terdistribusi sehingga kapanpun data ingin diakses, akan

selalu tersedia dan tidak tergantung pada ketersediaan jaringan

internet.

2. melakukan proses sinkronisasi berkala sehingga data yang

diperoleh sesuai.

Dari Permasalahan yang dialami oleh perusahaan studi kasus

skripsi ini, PT BFI Indonesia, Tbk., maka penulis mengusulkan untuk:

147

1. Merancang sistem basis data yang ternormalisasi sehingga tidak lagi

menimbulkan redundancy yang membuang space dari basis data.

2. Mengubah sistem basis data PT BFI yang tadinya tersentralisasi

(hanya terdapat di HO) menjadi distributed database berarsitektur

service oriented (SODA), di mana pada setiap kantor cabang akan

memiliki basis data masing-masing dengan rancangan yang sama

seperti pada basis data Head Office (HO), dan dapat menggunakan

proses messaging dalam pengiriman dan sinkronisasi data. Hal ini

akan mengatasi permasalahan kesulitan pengaksesan basis data yang

hanya terdapat di HO. Dengan sistem ini, ketika server basis data

pusat mengalami gangguan maka informasi tetap dapat diakses pada

basis data lokal (kantor cabang).

3. Menggunakan dan merancang SQL Service Broker yang mampu

melakukan proses pengiriman serta sinkronisasi data antar basis data

pusat (HO) dan lokal (Kantor Cabang) secara terjamin sehingga

diperoleh data yang terdapat pada kedua basis data tersebut

terintegrasi dan akurat. Data sentral pusat dapat digunakan sebagai

laporan pengambilan keputusan.

4. Membangun aplikasi yang dapat menjalankan proses pembuatan

koneksi antar basis data, melakukan sinkronisasi antar basis data serta

terdapat report history mengenai data apa saja yang pernah dikirim

dan diterima, berikut status pengiriman. Hal ini berguna untuk dapat

mengetahui kinerja pengiriman data serta dapat dilacak jikalau

terdapat data yang tidak akurat.