bab 3 analisa sistem yang berjalan 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00187-if bab...

41

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

3.1.1 Tahun berdiri, badan hukum, akta dan alamat

Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) didirikan berawal dari

adanya kesamaan pandangan dan keinginan dari Pegawai-Pegawai PLN untuk dapat

meningkatkan taraf kesejahteraannya melalui suatu wadah diluar struktur kedinasan

PLN.

Bertitik tolak dari hal diatas, maka dibentuklah suatu wadah untuk

menghimpun dana yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan usaha yang

dapat memberikan manfaat secara ekonomi kepada para Pegawai PLN. Wadah

tersebut pada awalnya disebut sebagai DKP atau Dana Kesejahteraan Pegawai

dengan anggota yang terdiri dari Pegawai-Pegawai di lingkungan PLN Sektor

Pulogadung dengan jumlah angota kurang lebih sebayak 40 orang.

Untuk mendukung kegiatan DKP maka setiap anggota diwajibkan untuk

menyimpan uang iuran pokok sebesar Rp 5.000,- (Lima ribu) per orang dan iuran

wajib per bulan yang disesuaikan dengan Golongan pegawai yang bersangkutan.

Adapun aktifitas yang pertama kali dilaksanakan adalah Usaha simpan Pinjam.

Sejalan dengan makin berkembangnya keanggotaan dan aktifitas ekonomi

anggota, maka dirasakan perlu untuk membentuk wadah yang lebih dapat menjamin

kontinuitas kegiatan dan legalitas usaha. Untuk itulah, berdasarkan kesepakatan

rapat para anggota DKP pada tanggal 16 Oktober 1982, dibentuklah Koperasi

42

sebagai wadah baru yang diharapkan akan lebih berkembang dalam upaya

membantu meningkatkan kesejahteraan para anggotanya.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Koperasi yang telah dibentuk di

lingkungan PLN Sektor Pulogadung didaftarkan di Departemen Koperasi DKI

Jakarta dan mendapat Pengesahan Koperasi sebagai Badan Hukum dengan Surat

Keputusan Nomor : 1698/B.H.I tanggal 26 September 1983 dengan nama Koperasi

Pegawai PLN Sektor Pulogadung dan disingkat KOPSEGA

Dengan turunnya Surat Keputusan tersebut diatas maka ditetapkanlah tanggal

26 September sebagai Hari berdirinya Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung.

DATA PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung

Nama Singkatan : KOPSEGA

Alamat Perusahaan : Jl.Raya Bekasi KM.21 Jakarta Timur.

No Telp : (021) – 4609288

No Badan Hukum : 1698/B.H./1/. Tgl. 26-09-1983

No NPWP : 01.393.237.1-004.000

No SIUP : 1184/1184/K/09-05/PK/VII/96 (Tgl : 25-07-1996)

No TDP : 0904003676 Tgl 13-09-2005

Tabel 3.1 Data Perusahaan

43

3.1.2 Bidang Usaha

Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) bergerak dalam

bidang usaha jasa dan perdagangan. Oleh karena itu dalam proses uahanya tidak

lepas dari prinsip-prinsip ekonomi yang tetap berdasar kepada asas koperasi yaitu

mengutamakan kesejahteraan anggota. KOPSEGA merupakan koperasi serba usaha

yang menjalankan usaha-usaha sebagai berikut :

1. Simpan pinjam khusus anggota

2. Jual-beli barang untuk anggota dan non anggota. Untuk anggota sistem

pembayaran dapat dilakukan secara kreit.

3. Jasa

Dalam menjalankan usahanya, KOPSEGA terbagi kedalam tiga kelompok

usaha, yaitu :

1. Unit Usaha Simpan Pinjam

Usaha-usaha yang dilakukan pada unit ini adalah sebagai berikut :

A. Simpanan Anggota

Pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung

(KOPSEGA) terdapat empat jenis simpanan anggota yaitu :

a) Simpanan Pokok

Dibayarkan hanya satu kali saja, pada saat awal

masuk menjadi anggota Koperasi yang besarnya Rp.

50.000,-

b) Simpanan Wajib

Dibayar setiap bulan yang besarnya berdasarkan

golongan gaji anggota yang bersangkutan.. Simpanan

44

pokok dan Simpanan wajib tidak dapat diambil

sewaktu-waktu tetapi akan dibayarkan secara utuh

apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dari

keanggotaan koperasi.

c) Simpanan Sukarela

Simpanan sukarela dari anggota koperasi, jumlahnya

tidak ditentukan dan dapat sewaktu-waktu disimpan.

d) Simpanan Khusus

Simpanan Anggota yang disimpan secara khusus

dengan nominal yang cukup besar. Simpanan khusus

ini tidak dimasukan dalam perhitungan Sisa Hasil

Usaha (SHU).

Bagi anggota yang mengundurukan diri dari keanggotaan

koperasi, simpanan anggota akan dikembalikan secara penuh yaitu

sejumlah simpanan dari awal sampai waktu yang bersangkutan berhenti.

B. Pinjaman Anggota

Bidang ini membantu anggota yang memerlukan dana untuk

memenuhi kebutuan. Anggota yang memerlukan pinjaman dapat

mengajukan permohonan pinjaman, permohonan yang memenuhi

persyaratan akan diberikan pinjaman dan pembayarannya

45

diangsur setiap bulan. Bunga yang dibebankan kepada anggota

yang meminjam adalah 1,5% dari total pinjaman.

2. Unit usaha pertokoan

Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki

oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan barang-barang kebutuhan

karyawan, seperti barang kebutuhan pokok, barang elektronik, sepeda

motor dll. Seluruh karyawan PT.PLN sektor Pulogadung non anggota

juga dapat memanfaatkan unit pertokoan KOPSEGA.

3. Unit usaha jasa

Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki

oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan pelayanan jasa seperti : sewa

kendaraan, service alat elektronik, foto copy, wartel, konstruksi dan

pengadaan jasa lainnya. Pelayanan jasa KOPSEGA dapat digunakan oleh

anggota dan non anggota koperasi.

3.1.3 Sisa Hasil Usaha (SHU)

Sisa hasil usaha (SHU) merupakan pendapatan KOPSEGA yang diperoleh

dalam satu tahun, setelah diperhitungkan dengan biaya Operasional dan biaya

penyusutan Aktiva.

ALOKASI SISA HASIL USAHA (SHU)

15% Untuk cadangan

46

60% Untuk anggota

10% Untuk pengurus

2.5% Untuk dana social

2.5% Untuk dana pendidikan

5% Untuk dana kesejahteraan pegawai

5% Untuk dana pembangunan daerah kerja

Tabel 3.2 Alokasi Sisa Hasil Usaha (SHU)

3.1.4 Prestasi yang pernah dicapai

1. Sertifikasi Klasifikasi Nomor : 194/KLS/KUKM/JT/VII/2003 tanggal 26 Juli

2003 dari Kantor Dinas Koperasi dan UKM Jakarta Timur yang menetapkan

KOPSEGA sebagai Koperasi dengan Klasifikasi A (Sangat Baik) dengan

Nilai 96,01

2. Piagam Penghargaan Gubernur DKI Jakarta yang diberikan kepada

KOPSEGA sebagai salah satu Koperasi Teladan, Terbaik Tingkat DKI

Jakarta Tahun 2003.

3. Piagam Penghargaan Walikota Jakarta Timur yang diberikan kepada

Kopsega sebagai salah satu Koperasi Berprestasi Tahun 2004 dengan

Nomor Keputusan : 158/2004 Tanggal 16 Agustus 2004.

4. Sertifikat Kepala Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Propinsi DKI

Jakarta yang menetapkan KOPSEGA sebagai Kelas A (Sangat Baik) dengan

Nomor Keputusan : 095/2005 tanggal 16 Juni 2005.

47

5. Piagam Penghargaan Gubernur Propinsi DKI Jakarta yang diberikan kepada

KOPSEGA sebagai Koperasi Berprestasi Tingkat Propinsi DKI Jakarta

Tahun 2005 dengan Nomor Keputusan 1167/2005 Tanggal 16 Juni 2005.

48

3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

3.2.1 Struktur Organisasi KOPSEGA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Rapat Anggota

Ketua Koperasi

Wakil Ketua Koperasi

Bendahara Sekretaris

Unit Usaha Simpan Pinjam

Unit Usaha Pertokoan

Unit Usaha Jasa

Akuntansi

49

3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian tugas dan tanggung jawab pengurus Koperasi Pegawai PT.PLN

Sektor Pulogadung (KOPSEGA).

1) Ketua

a) Mengarahkan dan memimpin para anggota pengurus secara umum

dalam rangka pencapaian tujuan koperasi

b) Mendisposisi surat masuk dan menandatangani surat keluar

c) Memimpin rapat-rapat pengurus dan rapat anggota koperasi

d) Menandatangani surat persetujuan pengeluaran uang

e) Mewakili koperasi dalam bernegosiasi dengan pihak-pihak yang ingin

bekerjasama dengan koperasi

Tanggung Jawab :

a) Bertaggung jawab atas pengelolaan koperasi secara keseluruhan

2) Wakil Ketua

a) Mewakili ketua dalam kegiatan koperasi

b) Mengkoordinir pengurus dan membina karyawan koperasi dalam

melaksanakan usaha koperasi

c) Melaksanakan administrasi kepegawaian

d) Merencanakan dan melaksanakan penerimaan, penempatan dan

pemberhentian karyawan.

e) Merencanakan dan membuat sistem penghasilan

f) Mengkoordinir pembuatan dan penyimpanan file-file karyawan

Tanggung Jawab:

50

a) Tersalurnya informasi secara baik bagi pihak-pihak yang memerlukan

b) Terciptanya hubungan harmonis dengan unit kerja dan instansi yang

terkait

3) Sekretaris

a) Melaksanakan tata laksana surat dan arsip

b) Membuat administrasi pendaftaran anggota

c) Membuat buku induk anggota

d) Mempersiapkan agenda dan jadwal rapat

e) Membuat resume rapat

f) Menyimpan surat-surat penting koperasi

g) Mengurus asuransi dan perpajakan

h) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan administrasi koperasi

Tanggung Jawab :

a) Bertanggung jawab terhadap surat keluar dan masuk

b) Keteraturan dan ketersedaiaan surat-surat penting koperasi

c) Bertanggung jawab terhadap kesiapan materi rapat

d) Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

administrasi koperasi

4) Bendahara

a) Membuat rencana anggaran penerimaan dan belanja koperasi

b) Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran koperasi

c) Mengendalikan monitoring anggaran dan pelaporan keuangan

51

d) Melaksanakan pencatatan pembukuan atas penerimaan dan

pengeluaran kas dan bank

e) Membuat pertanggung jawaban keuangan

f) Menacari sumber pendanaan koperasi

g) Membuat perincian kewajiban koperasi dan menyusun jadwal

pembayarannya

Tanggung Jawab :

a) Kelancaran uang masuk dan keluar

b) Kebenran pembukuan

c) Keamanan penyimpanan uang

d) Keamanan penyimpanan cek

e) Kebenaran penulisan cek

5) Akuntansi

a) Membuat laporan akuntansi secara berkala

b) Melaksanakan inventarisasi atas asset koperasi

c) Mengarsip dokumen keuangan dan akuntansi

Tanggung jawab :

a) Kebenaran laporan akuntansi

6) Unit usaha jasa

a) Membuat rencana kerja / anggaran bidang jasa

b) Melaksanakan kegiatan penyediaan jasa

52

c) Membuat laporan unit usaha jasa secara berkala

d) Mengarsip dokumen-dokumen kontrak kerja

Tanggung Jawab :

a) Kebenaran rencana kerja dan anggaran yang dibuat

b) Kebenaran pembuatan laporan unit usaha jasa

c) Kelancaran operasional pada unit usaha jasa

7) Unit usaha pertokoan

a) Membuat rencana anggaran bidang toko

b) Melaksanakan kegiatan perdagangan di toko untuk memenuhi

kebutuhan anggota koperasi

c) Membuat laporan unit usaha pertokoan secara berkala

d) Melakukan setoran tunai ke bendahara

e) Melaksanakan stock opname barang toko secara berkala (triwulan)

f) Menyimpan bon penjualan barang secara kredit dari anggota dan

melaksanakan pemotongan kepada anggota setiap bulan

g) Membuat laporan pembelian dan penjualan toko setiap bulan

Tanggung Jawab :

a) Kelancaran operasioanal unit pertokoan

b) Kebenaran laporan unit usaha perokoan

c) Kebenaran setoran tunai ke bendahara

d) Ketersediaan barang toko

e) Kebenaran laporan pembelian dan penjualan

53

8) Unit usaha simpan pinjam

a) Membuat rencana anggaran unit simpan pinjam

b) Melaksanakan kegiatan unit simpan pinjam secara tertib

c) Membuat buku simpanan anggota

d) Membuat kartu utang anggota koperasi

e) Mencari sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan unit simpan

pinjam

f) Membuat opname saldo utang secara berkala (triwulan)

g) Membuat laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam setiap

triwulan

h) Melaksanakan penagihan / pemotongan atas pinjaman anggota

i) Mengarsipkan bon-bon utang dan dokumen transaksi bidang unit

simpan pinjam

Tanggung Jawab :

a) Kebenaran anggaran unit simpan pinjam

b) Kelancaran kegiatan operasional unit simpan pinjam

c) Kebenaran laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam

3.3 Analisa sistem yang berjalan

3.3.1 Sistem unit usaha pertokoan yang sedang berjalan

3.3.1.1 Sistem pembelian barang yang sedang berjalan

a. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan terhadap persediaan

barang yang ada

b. Unit usaha pertokoan membuat surat pemesanan pembelian barang

kemudian mengirimnya kepada supplier

54

c. Supplier menerima surat pemesanan barang kemudian mengirim

barang-barang yang dipesan

d. Setelah barang diterima oleh unit usaha pertokoan, kemudian unit

usaha pertokoan melakukan pembayaran lalu supplier akan

memberikan faktur pembelian sebagai tanda bukti pembayaran.

e. Unit usaha pertokoan menyimpan faktur-faktur transaksi pembelian

selanjutnya dipergunakan sebagai bukti.

f. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi pembelian yang

selanjutnya dipergunakan sebagai dasar pembuatan laporan

pembelian.

g. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang

3.3.1.2 Sistem penjualan barang yang sedang berjalan

a. Anggota melakukan pemesanan barang

b. Unit usaha pertokoan mengecek ketersediaan barang yang dipesan,

bila barang tersedia maka segera dilakukan transaksi penjualan.

c. Unit usaha pertokoan membuat faktur penjualan rangkap 2 (dua),

satu lembar untuk anggota dan satu lembar untuk disimpan sebagai

arsip.

d. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan yang

selanjutnya digunakan sebagai dasar pembuatan laporan penjualan

e. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang

55

3.3.1.3 Sistem penjualan barang secara kredit yang sedang berjalan

a. Anggota mengajukan permohonan pembelian barang secara kredit

b. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan daftar piutang anggota,

jika angsuran perbulan lebih dari 1/3 dari gaji maka permohonan

ditolak

c. Unit usaha pertokoan memberikan konfirmasi kepada anggota apakah

permohonan diterima atau ditolak

d. Jika permohonan diterima maka anggota mengambil barang yang

dipesan

e. Unit usaha pertokoan memberikan kartu piutang kepada anggota

f. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap piutang

g. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan kredit

h. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang

3.3.2 Sistem unit usaha simpan pinjam yang sedang berjalan

3.3.2.1 Sistem simpanan anggota yang sedang berjalan

a. Anggota mengisi form penyimpanan sesuai dengan jenis simpanan

yang akan dilakukan (Simpanan pokok, Simpanan wajib, Simpanan

sukarela atau Simpanan khusus) untuk diserahkan kepada unit usaha

simpan pinjam

b. Unit usaha simpan pinjam mengecek kembali form simpanan tersebut

dan memvalidasi dengan uang yang disetorkan, bila valid maka unit

usaha simpan pinjam akan membuat dua rangkap bukti simpan

pinjam. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan

56

simpanan, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip dan untuk

pembuatan laporan simpan pinjam

c. Unit usaha simpan pinjam melakukan update data terhadap jumlah

simpanan anggota

d. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi simpanan

3.3.2.2 Sistem pinjaman anggota yang sedang berjalan

a. Anggota membuat surat permohonan pinjaman

b. Unit usaha simpan pinjam menerima surat permohonan pinjaman dari

anggota kemudian mengecek utang anggota, bila angsuran perbulan

lebih dari 1/3 gaji maka permohonan ditolak

c. Unit usaha simpan pinjam memberikan konfirmasi kepada anggota

mengenai permohonan pinjaman.

d. Jika permohonan diterima , maka anggota akan mengambil uang

pinjaman dan juga menerima bukti pinjaman yang diberikan oleh unit

usaha simpan pinjam

e. Unit usaha simpan pinjam melakukan update terhadap utang anggota

f. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi pinjaman

3.3.2.3 Sistem pembayaran angsuran yang sedang berjalan

a. Anggota melakukan pembayaran angsuran

b. Unit usaha simpan pinjam melakukan validasi jumlah uang yang

dibayarkan dengan data utang anggota

57

c. Bila uang yang dibayarkan sesuai dengan jumlah angsuran anggota

perbulan pada data utang anggota, maka unit usaha simpan pinjam

melakukan update data utang anggota

d. Unit usaha simpan pinjam membuat dua rangkap bukti setoran

angsuran. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan

angsuran, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.

58

3.4 Data Flow Diagram

3.4.1 Diagram Konteks

Anggota Koperasi

Ketua Koperasi

Supplier Unit UsahaPertokoan

Sistem Simpan Pinjam , Pembelian

Dan Penjualan

Mengisiform

simpanan

Menyerahkan Uang

PermohonanPinjaman

Permohonan Pembelian

Secara Kredit

Mengambil uang

Pinjaman

Pengambilanbarang

Pembayaranangsuran

Memesan barang

Pembayaran pesanan

Konfirmasi Pesanan

BuktiSimpanan

KonfirmasiPinjaman

KonfirmasiPembelian

Secara Kredit

BuktiPinjaman

KartuPiutang

BuktiAngsuran

Konfirmasi pesanan

Faktur penjualan

MengecekPersediaan

barang

MembuatSurat

PemesananBarang

Daftar barang

Laporan

Pinjaman

Laporan

Pembelian

Laporan

Penjualan

SuratPemesanan barang

Membayar PembelianBarang

Mengirim barang

Faktur Pembelian

Laporan

Si

mpanan

Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang berjalan

59

3.4.2 Diagram Nol

AnggotaKoperasi

KetuaKoperasi

1.0Cek FormSimpanan

Mengisi form simpanan

3.0Cek Piutang

Anggota

Simpanan

4.0TransaksiPinjaman

Mengambil uang pinjaman

Bukti pinjamanPinjaman

6.0TransaksiPenjualan

Kredit

7.0Transaksi

PembayaranAngsuran

8.0TransaksiPenjualan

Tunai

5.0Cek

PersediaanBarang

Pengambilan barang

Kartu Piutang

Permohonan pinjaman

Konfirmasi pinjaman

Konfirmasi simpanan

2.0TransaksiSimpanan

Menyerahkan uang

Bukti simpanan

Pembayaran angsuran

Bukti angsuran

Memesan barang

Piutang

Angsuran

Konfirmasi pesanan

Barang

Permohonan pembelian secara kredit

Konfirmasi pembelian secara kredit

Penjualan

9.0Pembuatan

Surat Pemesanan

Barang

Pembayaran pesanan

Faktur Penjualan

Unit UsahaPertokoan

Mengecek persediaan barang

Daftar barang

Membuat surat pemesanan barang

SupplierSurat pemesanan barang

10.0Transaksi Pembelian

Mengirim barang

Membayar pembelian barang

Faktur Pembelian

Supplier

Pembelian

Anggota

11.0Pembuatan

Laporan

Laporan

Si

mpanan

Laporan

Pinjaman

Laporan

Penjualan

Laporan

Pembelian

Gambar 3.3 Diagram Nol sistem yang berjalan

60

3.4.3 Diagram Rinci

3.4.3.1 Diagram Rinci 1.0

Gambar 3.4 Diagram Rinci 1.0



61





62


AnggotaKoperasi

5.1Menerima pesanan anggota

Memesan barang

5.2Cek Persediaan

Barang

Unit UsahaPertokoan

Pesanan anggota

5.3Pesanan anggotadisetujui

Pesanan valid

Konfirmasi pesanan

Mengecek persediaan barang

5.4Pembuatan

daftar barang

Data barang

Daftar barang

Barang


63





64





65



66



67

3.5 Definisi Sistem

3.5.1 Mission Statement

Mission statement untuk aplikasi basis data pada Koperasi Pegawai PT.PLN

Sektor Pulogadung adalah untuk meningkatkan kinerja operasional koperasi dengan

cara mengintegrasikan data-data kedalam sebuah system basis data koperasi. Setelah

data-data diintegrasikan kedalam database maka proses manajemen file, pengolahan

data dan proses-proses lainnya yang berhubungan dengan operasional koperasi akan

dilakukan oleh aplikasi yang dibuat khusus. Keuntungan dari penggunaan aplikasi

ini antara lain adalah :

1 Mempermudah manajemen file

2 Mempermudah pencatatan transaksi simpan pinjam

3 Mempermudah pencatatan transaksi penjualan dan pembelian

4 Mempermuah pembuatan laporan pembelian dan penjualan

5 Mempermudah pembuatan Laporan simpan pinjam

3.5.2 Mission Objective

Mission Objective untuk aplikasi sistem basis data operasional pada Koperasi

Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung adalah :

1. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Simpanan.

2. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pinjaman.

3. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pembelian.

4. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Penjualan.

68

5. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Angsuran

6. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Anggota.

7. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Pengurus

8. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Piutang

9. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Barang.

10. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Supplier.

11. Mencari transaksi penjualan

12. Mencari transaksi pembelian

13. Mencari transaksi simpanan

14. Mencari transaksi pinjaman

15. Mencari transaksi angsuran

16. Mencari anggota

17. Mencari barang

18. Melaporkan Penjualan.

19. Melaporkan Pembelian.

20. Melaporkan Simpanan

21. Melaporkan Pinjaman

69

3.5.3 Sistem Boundary

Dikarenakan banyaknya aktivitas yang terjadi pada proses operasional

KOPSEGA maka kami membatasi ruang lingkup sistem kepada aktivitas

pembelian, penjualan, simpan pinjam dan persediaan barang.

Gambar 3.15 Sistem Boundary

70

3.5.4 Analisa User View

Agar sistem yang akan dibuat memiliki kemanan yang baik dan sesuai dengan

kebutuhan user, maka kami membagi user view berdasarkan kebutuhan pengurus

dan data KOPSEGA.

Access

Type

Ketua

Koperasi

Wakil Ketua Unit Simpan

Pinjam

Unit Usaha

Pertokoan

Simpanan Maintain X

Query X

Report X X X

Pinjaman Maintain X

Query X

Report X X X

Pembelian Maintain X

Query X

Report X X X

Penjualan Maintain X

Query X

Report X X X

Angsuran Maintain X

Query X

Report X X X

Piutang Maintain X

71

Query X

Report X X X

Anggota Maintain

Query

Report X X

Pengurus Maintain

Query

Report X X

Barang Maintain X

Query X

Report X X

Supplier Maintain X

Query X

Report X X

Tabel 3.3 User View

Tabel diatas menggambarkan user view dari pengurus KOPSEGA terhadap

data KOPSEGA. Penjelasan dari tabel diatas dapat dituliskan sebagai berikut :

Entitas Simpanan : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat laporan Simpanan. Unit simpan

pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up

data), Query(insert, update, delete), membuat

dan melihat report (laporan).

72

Entitas Pinjaman : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat laporan Pinjaman. Unit simpan



dan melihat report (laporan).

Entitas Pembelian : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat laporan Pembelian. Unit usaha

pertokoan dapat melakukan maintenance

(Back-up data), Query(insert, update, delete),

membuat dan melihat report (laporan).

Entitas Penjualan : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat laporan Penjualan. Unit usaha

pertokoan dapat melakukan maintenance

(Back-up data), Query(insert, update, delete),

membuat dan melihat report (laporan).

Entitas Angsuran : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat data Angsuran. Unit simpan


data), Query(insert, update, delete) data

Angsuran.

73

Entitas Piutang : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melihat laporan Piutang. Unit simpan



dan melihat laporan piutang.

Entitas Anggota : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melakukan Query(insert, update, delete)

data Anggota.

Entitas Pengurus : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat melakukan Query(insert, update, delete)

data Pengurus.

Entitas Barang : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat data Barang. Unit usaha pertokoan dapat

melakukan maintenance (Back-up data),

Query(insert, update, delete) data Barang.

Entitas Supplier : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi

dapat data Supplier. Unit usaha pertokoan

dapat melakukan maintenance (Back-up data),

Query(insert, update, delete) data Supplier.

74

3.6 User Requirement Specification

3.6.1 Data Requirements

Informasi yg diinput :

1. Anggota

Informasi yang berisi data-data anggota koperasi.

2. Pengurus

Informasi yang berisi data-data pengurus koperasi

3. Barang

Informasi yang berisi data barang yang akan dijual oleh koperasi

4. Suplier

Informasi yang berisi data-data supplier yang melakukan kerjasama

dengan koperasi

5. Penjualan

Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan barang yang

dilakukan oleh koperasi baik secara tunai maupun kredit

6. Pembelian

Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian barang dari supplier

7. Simpanan

Informasi yang berisi data-data transaksi setor simpanan yang dilakukan

oleh anggota koperasi

8. Pinjaman

Informasi yang berisi data-data transaksi peminjaman uang yang

dilakukan oleh anggota koperasi

9. Angsuran

75

Informasi yang berisi data-data transaksi pembayaran angsuran pinjaman

yang dilakukan oleh anggota koperasi

10. Piutang

Informasi yang berisi data-data piutang yang dimiliki koperasi

Informasi yang dihasilkan :

1. Laporan simpanan

Informasi yang berisi data-data transaksi simpanan yang terjadi selama

periode waktu tertentu.

2. Laporan pinjaman

Informasi yang berisi data-data transaksi pinjaman yang terjadi selama


3. Laporan Penjualan

Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan baik tunai maupun

kredit yang terjadi selama periode waktu tertentu.

4. Laporan Pembelian

Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian yang terjadi selama


5. Faktur Penjualan

Informasi yang berisi data-data bukti penjualan barang yang dilakukan

oleh koperasi

6. Faktur Pembelian

Informasi yang berisi data-data bukti pembelian barang yang dilakukan

oleh koperasi

76

7. Bukti Simpanan

Informasi yang berisi data-data bukti transaksi penyetoran simpanan yang


8. Bukti pinjaman

Informasi yang berisi data-data bukti transaksi peminjaman uang yang


9. Bukti angsuran

Informasi yang berisi data-data bukti pembayaran angusran yang


3.6.2 Transaction Requirements

Data entry

Memasukkan data Simpanan

Memasukkan data Pinjaman

Memasukkan data Penjualan

Memasukkan data Pembelian

Memasukkan data Angsuran

Data update dan delete

Update / delete data Anggota

Update / delete data Pengurus

Update/delete data Simpanan

Update / delete data Pinjaman

Update / delete data Penjualan

77

Update / delete data Angsuran

Update / delete data Piutang

Update / delete data Barang

Update / delete data Supplier

Data Query

A. Melihat data anggota yang melakukan transaksi

B. Melihat data transaksi penjualan

C. Melihat data pengurus yang memproses penjualan

D. Melihat data transaski pembelian

E. Melihat data pengurus yang memproses pembelian

F. Melihat data suplier yang memproses pembelian

G. Melihat data transaski pinjaman

H. Melihat data pengurus yang memproses pinjaman

I. Melihat data transaski angsuran

J. Melihat data pengurus yang memproses angsuran

K. Melihat data transaski simpanan

L. Melihat data pengurus yang memproses simpanan

M. Melihat data Anggota

N. Melihat data Pengurus

O. Melihat data Barang

P. Melihat data Supplier

Q. Melihat data Jabatan

R. Melihat data Posisi

78

3.7 Permasalahan yang dihadapi

Analisa sistem Operasional pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung

masih menghadapi permasalahan. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan

sebagai berikut :

1. Sistem yang digunakan masih semi komputerisasi, yaitu

menggunakan file berformat excel sebagai media penyimpanan data

dan pencatatan transaksi.

2. Manajemen file dan pengolahan data masih dilakukan secara manual

sehingga memboroskan waktu , tenaga , dan juga menghambat kinerja

operasional.

3. Proses pembuatan laporan juga masih dilakukan secara manual

sehingga prosesnya membutuhkan waktu yang lama.

4. Jumlah anggota yang semakin bertambah membuat frekuensi

transaksi yang terjadi semakin banyak, dengan sistem yang sekarang

proses pencatatan dan pengolahan data semakin sulit.

Dengan permasalahan yang sedang dihadapi mungkin saja dapat teratasi dengan

sistem yang sudah terkomputerisasi dengan baik sehingga proses pengolahan data

transaksi dan pembuatan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah melakukan analisa sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Pegawai

PT.PLN Sektor Pulogadung. Penulis membuat solusi yang dapat menyelesaikan masalah

yang sedang dihadapi, yaitu perancangan sistem basis data operasional yang mencakup

simpan pinjam, pembelian dan penjualan,. Sistem basis data yang baru ini dapat

79

meningkatkan kinerja operasional pada koperasi. Sehingga proses manajemen dan

pengolahan data dapat dilakukan secara terkomputerisasi agar kebutuhan akan informasi

yang cepat dan akurat dapat terpenuhi secara efektif dan efisien. Selain itu sistem yang

baru ini dapat membantu mempercepat proses pembuatan laporan karena data yang

dibutuhkan telah terintegrasi didalam database dan telah terhubung dengan sistem yang

baru.

bab 3 analisa sistem yang berjalan 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00187-if bab...

Documents