45

BAB 3

ANALISIS SISTEM PT. RIMO CATUR LESTARI TBK

3.1 Metode Analisis dan Perancangan

Dalam melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat 2

metode umum yang dapat kita gunakan. Metode-metode tersebut adalah metode top

down dan metode bottom up.

Metode top down merupakan perencanaan strategi dan diharapkan dapat

mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung prediksi

perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top down adalah

meneliti dan menganalisa organisasi secara keseluruhan dan menentukan sumber data

yang diperlukan perusahaan.

Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari

dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada sekarang. Berdasarkan sifat data

yang diperoleh, data tersebut merupakan current data(data sekarang), maka analisa

bottom up digunakan untuk memprediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi

Metode yang akan digunakan dalam analisis dan perancangan data warehouse

adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data

warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai sumber

dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna membantu proses pengambilan

keputusan.

46

3.2 Sejarah Singkat Perusahaan

Pertama kali didirikan dengan nama PT. Rimo Catur Lestari TBK dengan Akta

Perseroan Terbatas No. 126 tanggal 25 Maret 1987 yang dibuat di hadapan Anthony

Djoenardi, S.H., Notaris di Jakarta, dan telah mendapatkan pengesahan dari Menteri

Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2.9226.HT.01.01.TH88

tanggal 28 September 1988 dan telah didaftarkan pada Kepaniteraan Pengadilan Negeri

Jakarta Pusat di bawah No.2544/1988 tanggal 10 Nopember 1988 serta telah

diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.62/2000 tanggal 4 Agustus

2000, Tambahan Berita Negara 4243/2000.

Akta Pendirian tersebut telah diubah melalui Akta Risalah Rapat No.59 tanggal

26 April 1996 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardy, S.H., Notaris di Jakarta dan

telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan

Surat Keputusan No.C2.5977.HT.01.04.TH97 tanggal 2 Juli 1997 dan telah didaftarkan

di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Pusat di bawah

No.1296/BH.09.05/IX/1997 tanggal 16 September 1997 serta telah diumumkan dalam

Berita Negara Republik Indonesia No.3 tanggal 9 Januari 1998, Tambahan Berita

Negara No. 172/1998.

Selanjutnya terdapat pula perubahan Akta Pendirian berdasarkan Akta

Pernyataan Keputusan Rapat No.68 tanggal 31 Maret 2000 dan Akta Pernyataan

Keputusan Rapat No.59 tanggal 28 April 2000 dimana keduanya dibuat di hadapan

Toety Juniarto, S.H., Notaris di Jakarta. Akta-Akta mana memperoleh persetujuan dari

Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia pada tanggal 7 Juni 2000

dengan Surat Keputusan No.C-11.557.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di

Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat No.0695/RUB.09.02/VII/2000

47

tanggal 12 Juli 2000 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia

No.72 tanggal 8 September 2000, Tambahan Berita Negara No.5242/2000.

Selanjutnya Perseroan merubah namanya menjadi PT Rimo Catur Lestari Tbk

sesuai dengan Akta Berita Rapat No.22 tanggal 8 Juni 2000 yang dibuat di hadapan S.P

Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah memperoleh persetujuan dari

Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan

No.C.11933.HT.01.04.TH2000 tanggal 14 Juni 2000 dan telah didaftarkan di Kantor

Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No. 0821/RUB/09-02/VIII/2000

tanggal 10 Agustus 2000.

Melalui Akta Penyertaan Keputusan Rapat No.68 tanggal 30 Agustus 2000 yang

dibuat di hadapan S.P.Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah

dilaporkan kepada Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia dengan Nomor

Pelaporan No.C-20019.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran

Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No.0821/RUB.09-02/VIII/2000 tanggal 10

Agustus 2000.

3.3 Kegiatan Usaha dan Lokasi Perusahaan

Perusahaan bergerak dalam bidang usaha ritel pakaian jadi atau Departement

Store yang memfokuskan diri pada penjualan produk pakaian jadi, aksesoris dan

kosmetika. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan lebih memfokuskan pemilihan

lokasi toko yang cermat yang disertai dengan rencana jangka panjang yang matang,

sehingga meskipun jumlah toko relatif sedikit namun produktifitas penjualan masing-

masing toko cukup tinggi. Perusahaan membagi produk yang dijual kedalam 6(Enam)

bagian kelompok yang masing-masing ditangani oleh departemen khusus

48

yaitu:departemen kosmetik, departemen pakaian wanita, departemen pakaian pria,

departemen pakaian anak-anak, departemen non apparel, departemen netral. Dalam

melakukan pemilihan lokasi toko, perusahaan menetapkan kriteria yang ketat dan

perusahaan akan menilai kelangsungan perjanjian sewa menyewa tersebut jika jangka

waktu perjanjian tersebut berakhir berdasarkan produktifitas penjualan per meter

persegi. Jika lokasi toko tersebut dirasakan kurang menguntungkan maka perusahaan

akan mengurangi arealnya atau menutup lokasi yang dirasakan kurang menguntungkan

tersebut.

Beberapa kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan dalam menentukan lokasi

toko adalah sebagai berikut :

1. Lokasi toko berada dalam pusat perbelanjaan yang membidik pangsa pasar

masyarakat berpenghasilan menengah-menengah bawah sesuai dengan

segmen pasar perusahaan

2. Berada dalam suatu wilayah yang strategis dengan tingkat keramaian yang

cukup tinggi.

3. Berada dalam lokasi yang aman dan memiliki tingkat risiko yang kecil untuk

terjadinya kerusuhan.

4. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan penduduk dan kekuatan daya beli

wilayah bersangkutan.

5. Fasilitas dan potensi keuntungan dari pusat perbelanjaan berupa kebijakan

manajemen pusat perbelanjaan untuk mengadakan promosi dan event-event

khusus yang dapat menarik pengunjung.

49

Saat ini lokasi perusahaan terletak antara lain di :

1. 3(tiga) toko di Jakarta berlokasi di Mal Taman Anggrek, Pasar Baru dan Plaza

Gajah Mada

2. 1(satu) di wilayah Tangerang yaitu di Mal Karawaci

3. 1(satu) di Bandung terletak di Istana Plaza Bandung

4. 1(satu) di Surabaya yaitu di Tunjungan Plaza

5. 1(satu) di Bali (leasing place)

6. 1(satu) di Bekasi tepatnya di Mega Mall Bekasi.

3.4 Visi, Misi, Konsep, dan Motto Perusahaan

Visi, misi, konsep, serta Motto PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah sebagai

berikut :

Visi perusahaan :

To serve middle family in our retailer.

Misi perusahaan :

1. To transform into a professional corporate culture

2. To make each store a profit center

3. Return to profitability

Konsep perusahaan :

value for money store

Motto perusahaan : BUY MORE, PAY LESS!

50

3.5 Struktur Organisasi Perusahaan

Pengertian organisasi dalam arti sempit, yaitu organisasi merupakan

perkumpulan atau perserikatan antara dua orang atau lebih untuk mengadakan suatu

kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Sedangkan

pengertian organisasi dalam arti luas adalah hubungan struktural antara berbagai faktor

yang ada dalam perusahaan.

Setiap perusahaan biasanya mempunyai struktur organisasi masing-masing, agar

kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi mengambarkan

fungsi-fungsi dalam perusahaan yang dikoordinasikan bersama-sama melalui sesuatu

jalur wewenang dan tanggung jawab tersebut dan deskripsi kegiatan perusahaan secara

terperinci.

Suatu unsur penting untuk mengukur kebaikan setiap organisasi adalah adanya

pemisahan fungsi-fungsi yang meliputi antara lain :

1. Fungsi otorisasi

2. Fungsi pencatatan

3. Fungsi penyimpanan

4. Fungsi pelaksanaan

Meskipun terjadi pemisahan tugas, bukan berarti tidak adanya komunikasi dan

konsultasi antara satu bagian dengan bagian yang lain, tetapi sebaliknya semua bagian

harus diintregasikan dengan efisiensi usaha secara keseluruhan.

Sesuai dengan pasal 12 ayat 1 dan pasal 15 ayat 1 Anggaran Dasar, perusahaan

diurus dan dipimpin oleh Direksi di bawah pengawasan Komisaris. Lebih lanjut, sesuai

dengan pasal 11 ayat 3 dan pasal 14 ayat 4 anggota Direksi dan Komisaris dipilih,

diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS).

51

Adapun struktur organisasi yang terbentuk dapat digambarkan dalam bagan organisasi

berikut ini :

Gambar 3.1 Bagan Organisasi PT Rimo Catur Lestari TBK

3.5.1 Tugas dan Wewenang

Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar diatas. Adapun uraian

tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT. Rimo Catur Lestari TBK

adalah :

52

1. DIREKSI/DIREKTUR

Para direksi mempunyai tugas dan wewenang :

• Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk

kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Tugas

pokok Direksi adalah :

a. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan

b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan

• Setiap anggota Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab

menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

• Direksi berhak mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan tentang

segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat perusahaan dengan pihak lain

dan pihak lain dengan perusahaan, serta menjalankan segala tindakan, baik yang

mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, akan tetapi dengan pembatasan

bahwa untuk :

a. meminjam uang atas nama perusahaan

b. mempertanggungjawabkan atau menggadaikan atau dengan cara lain

membebani barang tidak bergerak perusahaan.

c. Ikut serta dalam suatu perusahaan lain atau mendirikan suatu usaha baru

d. Memperoleh atau memindah tangankan barang tidak bergerak atau hak

atas suatu perusahaan harus dengan persetujuan atau akta yang

bersangkutan turut ditandatangani seorang Komisaris perusahaan

• Memimpin, merencanakan dan melaksanakan semua rapat kerja perusahaan.

53

• Menetapkan dan melaksanakan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan

kegiatan perusahaan demi kemajuan perusahaan.

• Mengambil tindakan dan keputusan bagi perusahaan.

• Mengangkat dan memberhentikan manejer perusahaan.

• Aktif mengawasi seluruh jalannya perusahaan dan mengkoordinasi semua bagian

yang ada dibawahnya.

2. DIVISI MERCHANDISER AND BUYER

Divisi yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang dagangan,

negosiasi dengan supplier terhadap promo barang tersebut, MOU tentang target sales per

meter persegi, umur barang dan lain sebagainya. Di PT Rimo Catur Lestari Tbk. Tugas

dan tanggung jawab buyer di jabat sekaligus oleh divisi merchandiser.

3. DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY

Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah

• Memberi dukungan kepada semua divisi yang membutuhkan informasi sebagai

olahan dari data yang terekam juga kepada manajemen yang diperlukan untuk

analisis.

• Menganalisis kebutuhan user akan sebuah system yang handal untuk

keperluannya serta merancang dan membuat program komputer tersebut.

• Secara rutin setiap hari adalah melihat, memelihara, mencegah segala

tindakan/kejadian yang dapat merusak/menghilangkan data, program dan lainnya

54

yang tersimpan di komputer terutama server dengan cara mem-backup data serta

memasang program antivirus, firewall dan progam lainnya.

• Bertanggung jawab terhadap semua perangkat keras komputer yang ada di

lingkungan Rimo Department Store.

4. DIVISI ACCOUNTING & FINANCE

Tugas dan wewenang divisi ini adalah :

• Menyusun rencana kerja dan anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

• Melakukan pengendalian atas pelaksanaan pendapatan dan pengeluaran

perusahaan.

• Mengawasi tugas atau aktivitas-aktivitas sehari-hari dan bagian yang

dibawahinya.

• Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan keuangan.

• Menandatangani laporan tahunan.

• Menandatangani perjanjian-perjanjian sesuai dengan bidangnya.

Bagian akuntansi bertanggungjawab kepada manajer keuangan dan akuntansi dan

mempunyai tugas dan wewenang :

• Menyusun laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan yaitu neraca, laporan

rugi laba, laporan arus kas, laporan laba ditahan, catatan atas laporan keuangan.

• Menyelenggarakan pembukuan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.

• Melakukan pembayaran gaji karyawan.

55

• Mengunakan komputerisasi dalam pengolahan data perusahaan untuk

menghasilkan output bagi pihak yang berkepentingan.

• Membuat rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi stock di gudang.

5. DIVISI OPERATIONAL

Mengontrol kegiatan operasional toko sehari-hari. Men-drive target penjualan

yang telah disepakati dengan manajemen. Bersama-sama dengan tim merchandiser

memonitor kelengkapan, kedalaman barang yang di-display di lapangan serta

menganalisa barang dagang apakah barang tersebut broken-size, umurnya sudah lama

dan sebagainya.

6. DIVISI HUMAN RESOURCE

Tugas utama departemen ini adalah mengelola karyawan, memberikan pelatihan,

mendengarkan keluhan karyawan, bersama-sama dengan manajemen menetapkan

kebijakan umum peraturan perusahaan.

7. DIVISI ADVERTISING & PROMOTION

Departemen ini membuat promosi yang dapat digunakan oleh semua toko

(national promotion) maupun sebagian toko (local promotion) untuk mencapai target

penjualan yang telah diproyeksikan manajemen. Departemen ini bekerja sama dengan

departemen lainnya agar program promosi tidak bentrok dengan promosi lainnya serta

tidak menggangu margin yang ada.

56

8. DIVISI CUSTOMER SERVICE

Departemen ini bertugas melayani keluhan pelanggan, memberikan informasi

yang benar kepada pelanggan serta memberi masukan kepada departemen advertising

and promotion agar bagian tersebut dapat merancang suatu promosi yang tepat yang

dapat mengundang pelanggan melakukan transaksi di toko.

9. DIVISI BUSINESS AND DEVELOPEMENT

Divisi ini mempunyai tugas dan wewenang :

• Mengawasi divisi customer service, divisi leasing, divisi adv. and promotion.

• Menganalisa perkembangan perusahaan.

• Menganalisa lokasi toko yang dihubungkan dengan margin.

10. DIVISI KEUANGAN

Keuangan mempunyai tugas dan wewenang :

• Mengawasi divisi accounting & finance, divisi audit, dan divisi information

technology.

• Menyimpan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan.

• Memeriksa laporan dari divisi yang berhubungan dengan keuangan.

11. DIVISI AUDIT

Mengaudit setiap transaksi yang terjadi di RIMO meliputi pembelian, penjualan,

uang lembur, bonus dan sebagainya. Divisi ini membuat laporan kepada manajemen

57

setiap kejadian yang menyimpang atau tidak agar proses setiap transaksi di lingkungan

RIMO menjadi sehat.

12. DIVISI PROPERTY

Divisi ini bertanggung jawab terhadap semua peralatan perangkat keras didalam

gedung dimana lokasi toko berada seperti listrik, telepon, mesin-mesin dari bank untuk

akses data. Divisi ini bekerja sama dengan divisi IT untuk kegiatan yang berurusan

dengan komputer dan data.

13. DIVISI LEASING

Tugas dan tanggung jawab dari divisi ini adalah mencari orang yang ingin

menyewa tempat di dalam toko RIMO dan sebagai negosiator antara manajemen dengan

penyewa dalam urusan luas usaha yang disewa, jenis peruntukan, biaya yang timbul dan

sebagainya.

14. STORE MANAGER

Store manager mempunyai tugas dan wewenang

• Memimpin, menanggani dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan dimasing-

masing cabang

• Memberikan laporan keadaan toko dan mempertanggung jawabkannya kepada

pihak Direksi

58

3.6 Subjek Data dan Fungsi Bisnis

Subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok sumber

data yang terdiri dari orang atau barang. Subjek data berguna untuk menampilkan

informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel berikut ini dapat dilihat

subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.

Tabel 3.1 Subjek Data

Subjek Data Produk Persediaan Pembelian Penjualan Penyewaan Promosi Keuangan Gudang Toko Customer Supplier Karyawan Peralatan

Fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok aktivitas

perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri dari tujuan,

visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel di bawah ini dapat dilihat fungsi bisnis pada

PT. Rimo Catur Lestari TBK.

59

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis

Fungsi Bisnis Analisis Pasar Analisis Pelanggan Perencanaan Produk Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan Audit Perencanaan Laba Perencanaan Penjualan Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk Penjualan Produk Penyewaan Tempat usaha Promosi Produk Pemilihan Supplier Manajemen Fasilitas/Peralatan Perekrutan Karyawan Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Gudang Penentuan Lokasi Toko

3.7 Analisis Matriks

3.7.1 Organisasi vs Lokasi

Pada tabel di bawah ini merupakan matriks yang menjelaskan hubungan antara

organisasi dan lokasi. Dapat dilihat jika bagian-bagian utama dari organisasi terdapat di

pusat, oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kegiatan masing-masing departemen

secara umum dilaksanakan di pusat. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di cabang

merupakan hasil keputusan dari pusat.

60

Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi

Gaj

ah M

ada

Tam

an A

nggr

ek

Pas

ar B

aru

Mal

Kar

awac

i

Pla

za B

andu

ng

Tun

jung

an P

laza

Bal

i

Meg

a M

all B

ekas

i

Presiden Direktur x Business and Development Director x Direktur Keuangan x Direktur Operasional x CRM Manager x Adv and Promotion Manager x Leased Department Manager x Audit Manager x Financial and Accounting Manager x IT Manager x HRD Manager x Merchandiser and Buyer x Property Manager x Store Manager x x x x x x x x

Dari tabel di atas terlihat bahwa kegiatan dikendalikan dan berpusat di kantor

pusat , yaitu di Mal Taman Anggrek, Jakarta.

3.7.2 Organisasi vs Subjek Data

Pada tabel berikut ini dapat dilihat keterkaitan antara kegiatan yang dilakukan

antara bagian-bagian dari organisasi dengan subjek data.

61

Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data

Pro

duk

Per

sedi

aan

Pem

belia

n

Pen

jual

an

Pen

yew

aan

Pro

mos

i

Keu

anga

n

Gud

ang

Tok

o

Cus

tom

er

Sup

plie

r

Kar

yaw

an

Per

alat

an

Presiden Direktur x x x x x Business and Development Director x x x x x x x Direktur Keuangan x x x x x x x x Direktur Operasional x x x x x x x CRM Manager x x x x Adv and Promotion Manager x x x x x x Leased Department Manager x x x Audit Manager x x x x x Financial and Accounting Manager x x x x x x x x IT Manager x x HRD Manager x x Merchandiser and Buyer x x x x x Property Manager x Store Manager x x x x x x

62

3.7.3 Fungsi Bisnis vs Organisasi

Hubungan antara fungsi-fungsi bisnis yang dilakukan oleh bagian-bagian dari

organisasi dapat dilihat pada tabel 3.5 .

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi

Pre

side

n D

irekt

ur

Bus

ines

s and

Dev

elop

men

t Dire

ctor

Dire

ktur

Keu

anga

n

Dire

ktur

Ope

rasi

onal

CR

M M

anag

er

Adv

and

Pro

mot

ion

Man

ager

Lea

sed

Dep

artm

ent M

anag

er

Aud

it M

anag

er

Fin

anci

al a

nd A

ccou

ntin

g M

anag

er

IT M

anag

er

HR

D M

anag

er

Mer

chan

dise

r and

Buy

er

Pro

perty

Man

ager

Sto

re M

anag

er

Analisa Pasar A RA RA RA Analisa Pelanggan RA EW Perencanaan Produk A A RA I EW Perencanaan RA RA Operasional EW Manajemen Persediaan RA I W Audit RA I EW Perencanaan Laba A I RA I Perencanaan Penjualan RA RA RA W W W Negosiasi Harga Sewa I RA Tempat W Penggajian Karyawan RA I W Penerimaan Produk I RA dari Supplier Pembelian Produk dari RA Supplier W Penentuan Harga A A I RA I Produk EW

63

Penjualan Produk RA Penyewaan Tempat RA usaha W Promosi Produk RA RA E EW Pemilihan Supplier RA W Manajemen Fasilitas/ RA RA Peralatan EW EW Perekrutan Karyawan RA

EW Pembuatan Kartu RA Keanggotaan W Penentuan Lokasi Toko RA I I I W Penentuan Lokasi RA I I I Gudang W

Keterangan :

R : Direct management responsibility

Unit dari organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan

yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

A : Executive or Policy making authority

Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan

kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

I : Involved in the function

Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab

dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.

E : Technical expertise

Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi

bisnis.

64

W : Actual execution of the work

Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi

bisnis yang berkaitan.

3.7.4 Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data

untuk menentukan siapa yang berhak dan terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan.

Kegiatan tersebut adalah create, read, update, delete.

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Pro

duk

Per

sedi

aan

Pem

belia

n

Pen

jual

an

Pen

yew

aan

Pro

mos

i

Keu

anga

n

Gud

ang

Tok

o

Cus

tom

er

Sup

plie

r

Kar

yaw

an

Per

alat

an

Analisa Pasar R R R R R R R R R Analisa Pelanggan R R R R Perencanaan Produk R R R R R R R Perencanaan R R R R R R R R Operasional Manajemen Persediaan R R R R R R R R R Audit R R R R R Perencanaan Laba R R R R R R R R R U Perencanaan Penjualan R R R R R R R R U Negosiasi Harga Sewa R R R R R CR R R R Tempat U Penggajian Karyawan R R R R R CR R R U Penerimaan Produk R CR R R R R CR R R R R dari Supplier U U

65

Pembelian Produk dari CR R CR R CR Supplier U U U Penentuan Harga Produk R R R R R R R R R R R U Penjualan Produk R R CR R R R Penyewaan Tempat usaha CR R R U Promosi Produk R R R CR R R R U Pemilihan Supplier R R R R CR U Manajemen Fasilitas/ R CR Peralatan U Perekrutan Karyawan R CR UD Pembuatan Kartu R R R R R CR Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko R R R R R R R CR R Penentuan Lokasi R R R R R R R R CR Gudang

Keterangan : R : Read

Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.

C : Create

Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.

U : Update

Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis,

dimana data tersebut sebelumnya sudah ada.

D : Delete

Menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis.

66

Dari tabel matrik di atas kita dapat melihat bahwa setiap subjek fungsi yang ada

pada perusahaan melaksanakan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang

berkaitan dengan fungsi yang berupa create, read, update, delete data. Fungsi yang

memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut

sangat penting di dalam menjalankan perusahaan, selain itu fungsi tersebut memiliki

peran besar dalam proses pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.

3.8 Analisis Critical Success Factor

Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan sejumlah

faktor atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil yang baik

bagi perusahaan.

Analisis Critical Success Factor perlu dilakukan untuk menganalisa keunggulan

kompetitif yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lainnya. Critical Success

Factor bukanlah sasaran atau tujuan, melainkan apa yang harus dilakukan untuk

mencapai target yang ingin dicapai.

Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK antara lain :

• Penganalisaan kondisi pasar khususnya terhadap penjualan, agar bisa

mengadaptasikan diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat,

khususnya pada permintaan koleksi produk dengan mode yang sedang

fashionable.

• Peningkatan kualitas pelayanan dalam segi fasilitas, pelayanan, dan kecepatan

pelayanan, salah satunya dengan adanya kafe.

67

• Pemantauan atas jumlah suatu produk yang masuk dan keluar pada suatu gudang

tertentu yang dapat menginformasikan trend produk yang diminati oleh pasar

pada waktu tertentu dan wilayah tertentu.

• Penerapan status pembelian kepada supplier yang disebut OPEN sehingga

memudahkan supplier dalam mengirimkan produk terbaru tanpa harus PT. Rimo

Catur Lestari TBK melakukan PO sehingga potensial selling tidak hilang.

3.9 Analisis SWOT

Analisa berikut digunakan untuk menganalisis strength dan weakness yang ada

di perusahaan yang memanfaatkan setiap opportunitiy dengan memperhatikan threat

dari lingkungan di luar perusahaan, yang dapat menghambat kemajuan perusahaan.

Hasil analisis SWOT yang diperoleh pada PT. Rimo Catur Lestari TBK sebagai berikut:

1. strength

• Memiliki cabang-cabang di lokasi yang strategis.

• Memiliki koleksi produk yang beragam.

• Memiliki hubungan bisnis dan kerja sama yang baik dengan pemasok

(supplier) dan pelanggan (customer).

• Memiliki reputasi baik dan terpercaya.

2. weakness

• Promosi belum terpublikasi dengan baik.

• Kurang dapat memprediksikan produk yang cocok untuk lokasi tertentu

3. opportunity

• Kebutuhan masyarakat akan baju yang berkualitas cukup tinggi

68

Eksternal

Internal

• Permintaan pasar akan produk pakaian yang sedang trend sangat tinggi

4. threat

• Perekonomian Indonesia tidak stabil.

• Banyak bermunculan perusahaan yang bergerak di bidang retailer yang

menjadi saingan bisnis.

Tabel 3.7 Matriks SWOT

STRENGTH

(Kekuatan)

WEAKNESS

(Kelemahan)

OPPORTUNITY

(Peluang)

Strategi SO

Mensegmentasikan variasi

produk yang sesuai dengan

selera pasar di masing-masing

cabang

Strategi WO

Memaksimalkan penempatan

produk yang tepat untuk

cabang tertentu

THREAT

(Ancaman)

Strategi ST

Memberi jaminan kepada

pemasok (supplier) dalam

melakukan penjualan

berdasarkan reputasi yang

dimiliki perusahaan.

Strategi WT

Meningkatkan daya saing

pada cabang dengan

menempatan produk yang

tepat

69

3.10 Teknologi Informasi PT. Rimo Catur Lestari TBK

Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK digunakan

sebagai pendukung proses kinerja perusahaan agar semua aktivitas perusahaan dapat

dijalankan secara efektif dan efisien. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo

Catur Lestari TBK terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.

3.10.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang terdapat pada kantor pusat PT. Rimo Catur Lestari yaitu :

• 2 unit server

• 20 unit komputer sebagai workstation

• 40 unit machine register

• Jaringan yang menghubungkan server dengan workstation dan machine

register

3.10.2 Perangkat Lunak

Piranti lunak yang digunakan oleh PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah Windows

2000 server sebagai operating systemnya, sedangkan aplikasi sistem yang digunakan

untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan adalah :

• GL

• INVENTORY

• WAREHOUSE

• BUDGET

• POS

• CASH BANK

70

• CRM

• HRIS

3.10.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Pada tabel di bawah ini terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi.

Aplikasi ini berfungsi untuk meyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam

perusahaan.

Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

GL

INV

ENTO

RY

WA

REH

OU

SE

BU

DG

ET

PO

S

CA

SH B

AN

K

CR

M

HR

IS

Analisa Pasar x Analisa Pelanggan x x Perencanaan Produk x Perencanaan Operasional x Manajemen Persediaan x x Audit x x x x x x x Perencanaan Laba x Perencanaan Penjualan x Negosiasi Harga Sewa Tempat x Penggajian Karyawan x x x Penerimaan Produk dari Supplier x x Pembelian Produk dari Supplier x x x Penentuan Harga Produk x Penjualan Produk x x x Promosi Produk x x x x Penyewaan Tempat usaha x x Pemilihan Supplier x Manajemen Fasilitas/Peralatan x x Perekrutan Karyawan x x Pembuatan Kartu Keanggotaan x x Penentuan Lokasi Toko x x Penentuan Lokasi Gudang x x

71

3.10.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

Tabel di bawah ini memperlihatkan hubungan antara subjek data dengan aplikasi.

Masing-masing subjek data menggunakan aplikasi yang berkaitan.

Tabel 3.9 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

Pro

duk

Per

sedi

aan

Pem

belia

n

Pen

jual

an

Pen

yew

aan

Pro

mos

i

Keu

anga

n

Gud

ang

Tok

o

Cus

tom

er

Sup

plie

r

Kar

yaw

an

Per

alat

an

GL x x x x x x x x x INVENTORY x x x WAREHOUSE x x x BUDGET x x POS x x x CASH BANK x x x CRM x HRIS x x

3.11 Analisis Database

Database yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdapat beberapa

tabel-tabel yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari perusahaan tersebut. Berikut

ini merupakan tabel-tabel yang berkaitan erat dengan bidang pemasaran :

• Subjek data : Produk

Nama Tabel : im_merk

Primary Key : merk_id

Tabel 3.10 Tabel Merk

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan merk_id varchar 10 ID merk merk_desc varchar 50 Nama merk

72

Nama Tabel : im_article

Primary Key : article_id

Foreign Key : merk_id

Tabel 3.11 Tabel Artikel

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan article_id varchar 10 ID artikel merk_id varchar 10 ID merk article_desc varchar 50 Nama artikel article_type varchar 10 Tipe artikel

Nama Tabel : im_colour

Primary Key : colour_id

Tabel 3.12 Tabel Warna

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan colour_id varchar 10 ID warna colour_desc varchar 10 Deskripsi warna

Nama Tabel : im_satuan

Primary Key : satuan_id

Tabel 3.13 Tabel Satuan

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan satuan_id varchar 2 ID satuan satuan_desc varchar 10 Deskripsi satuan

73

Nama Tabel : im_size

Primary Key : size_id

Tabel 3.14 Tabel Ukuran

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan size_id varchar 2 ID ukuran size_desc varchar 10 Deskripsi ukuran

Nama Tabel : im_jenis1

Primary Key : dept_id

Tabel 3.15 Tabel Departemen

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan dept_id varchar 10 ID departemen dept_desc varchar 20 Nama departemen

Nama Tabel : im_jenis2

Primary Key : dept_id, sub_dept_id

Foreign Key : dept_id

Tabel 3.16 Tabel Sub Departemen

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan dept_id varchar 10 ID departemen sub_dept_id varchar 10 ID sub departemen sub_dept_desc varchar 20 Nama sub departemen

74

Nama Tabel : sku_master

Primary Key : sku_id

Foreign Key : article_id, dept_id, sub_dept_id, size_id, colour_id,

satuan_id

Tabel 3.17 Tabel SKU

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan article_id varchar 10 ID artikel dept_id varchar 10 ID departemen sub_dept_id varchar 10 ID subdepartemen sku_id varchar 15 ID sku sku_desc varchar 50 Nama sku size_id varchar 2 ID ukuran colour_id varchar 10 ID warna satuan_id varchar 2 ID satuan flag_konsinyasi varchar 1 Tipe barang harga_jual decimal 5 Harga barang dijual harga_beli decimal 5 Harga barang dibeli

• Subjek data : Promosi

Nama Tabel : ap_disc_hdr

Primary Key : site_id, disc_id

Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.18 Tabel Diskon

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko disc_id varchar 15 ID diskon disc_desc varchar 20 Jenis diskon disc_amount numeric 9 Jumlah diskon rupiah disc_percent numeric 9 Jumlah diskon persen date_start datetime 8 Tanggal diskon dimulai date_end datetime 8 Tanggal diskon selesai merk_id varchar 10 ID merk usr_disc decimal 5 Nilai diskon margin_rimo decimal 5 Persen margin untuk rimo margin_supplier decimal 5 Persen margin untuk supplier margin_disc decimal 5 Persen margin diskon margin_type char 1 Tipe Margin

75

Subjek data : Keuangan

Nama Tabel : budget_mou

Primary Key : site_id, merk_id, periode

Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.19 Tabel Budget MOU

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko merk_id varchar 10 ID merk periode datetime 8 Periode mou start_date datetime 8 Tanggal mou dimulai end_date datetime 8 Tanggal mou selesai mou_min decimal 9 Nilai mou yang harus dicapai

Nama Tabel : budget_plan_margin

Primary Key : site_id, merk_id, periode

Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.20 Tabel Target Budget

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko merk_id varchar 10 ID merk periode datetime 8 Periode perencanaan plan_margin decimal 9 Nilai margin yang direncanakan

Nama Tabel : im_merk_site

Primary Key : site_id, merk_id

Foreign Key : merk_id

Tabel 3.21 Tabel Margin

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 10 ID toko merk_id varchar 10 ID merk margin decimal 5 Nilai margin

76

Nama Tabel : pos_sls_dtl

Primary Key : site_id, tsact_no, row_no

Foreign Key : site_id, tsact_no, sku_id , disc1_id, disc2_id, disc3_id

Tabel 3.22 Tabel Detail POS

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko tsact_no varchar 15 ID transaksi row_no numeric 5 ID baris sku_id varchar 15 ID sku quantity numeric 5 Jumlah terjual harga_jual money 8 Harga jual harga_beli money 8 Harga beli disc1_id varchar 15 ID diskon disc2_id varchar 15 ID diskon disc3_id varchar 15 ID diskon

Nama Tabel : pos_sls_hdr

Primary Key : site_id, tsact_no

Foreign Key : site_id

Tabel 3.23 Tabel Header POS

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko tsact_no varchar 15 ID transaksi salesdate datetime 8 Tanggal penjualan shift char 1 Shift penjualan cashier varchar 6 ID tempat kasir ttl_gross money 8 Total penjualan kotor ttl_nett money 8 Total penjualan bersih pan varchar 15 ID kartu pelanggan card_id varchar 16 ID kartu kredit bukti varchar 15 ID bukti

77

Subjek data : Toko

Nama Tabel : gl_site

Primary Key : site_id

Tabel 3.24 Tabel Lokasi Toko

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko short_desc varchar 5 Nama singkat toko long_desc varchar 50 Nama toko site_region varchar 20 Kota toko

• Subjek data : Gudang

Nama Tabel : im_awal

Primary Key : gudang_id, article_id, periode

Foreign Key : gudang_id, article_id

Tabel 3.25 Tabel Gudang

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan gudang_id varchar 10 ID gudang article_id varchar 10 ID artikel periode datetime 8 Periode persediaan barang awal decimal 9 Jumlah artikel awal pada gudang hawal decimal 9 Jumlah artikel awal pada toko masuk decimal 9 Jumlah artikel yang masuk ke gudang keluar decimal 9 Jumlah artikel yang keluar dari gudang akhir decimal 9 Jumlah persediaan

Nama Tabel : im_gudang

Primary Key : gudang_id

Tabel 3.26 Tabel Lokasi Gudang

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan gudang_id varchar 10 ID gudang gudang_desc varchar 50 Nama gudang gudang_region varchar 20 Kota gudang

78

3.12 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan perusahaan yang bergerak dalam

perdagangan retail, dan memiliki toko di beberapa tempat. Oleh karena itu, PT. Rimo

Catur Lestari TBK memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat dan tepat,

sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak manajemen untuk mendukung proses

pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak manajemen perusahaan

merupakan laporan yang berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak manajemen

perusahaan.

Laporan ini terintegrasi, tersimpan secara historikal, serta tidak mengalami

perubahan. Dalam membantu pimpinan perusahaan menganalisa laporan yang

disediakan, maka laporan yang disajikan menampilkan informasi yang berupa grafik

sehingga mempermudah pihak manajemen untuk mengambil suatu keputusan dalam

rangka usaha pengembangan perusahaan.

3.13 Masalah yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi oleh unit-unit organisasi perusahaan antara lain :

• Data yang telah dikumpulkan dari berbagai unit dalam perusahaan, dirasakan

kurang adanya pengaksesan dan pengelolaan yang optimal seiring dengan

pertumbuhan perusahaan. Padahal data-data yang sudah dikumpulkan tersebut

dapat menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

• Adanya kendala dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang

pemasaran oleh pihak manajemen. Tidak tersedianya aplikasi yang membantu

79

dalam mengumpulkan dan menganalisa data pemasaran menyebabkan lambatnya

pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

3.14 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang diberikan perusahaan adalah membangun aplikasi data

warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan akan data yang terintegrasi secara

keseluruhan dari masing-masing bagian yang ada. Aplikasi data warehouse ini sangat

menunjang dalam proses pengambilan keputusan yang mempermudah pihak manajemen

dalam menganalisa keadaan perusahaannya.

Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan untuk laporan

kemudian mentransformasikan ke bentuk yang terintegrasi antara yang satu dengan yang

lainnya sehingga database yang akan dipakai merupakan data yang sudah terintegrasi.

Data-data ini merupakan data-data yang bersifat historikal sehingga dapat digunakan

dalam proses penganalisaan. Pengaksesan data yang diperlukan pada data warehouse

lebih cepat dibandingkan aplikasi sistem informasi lainnya karena data warehouse

berfokus pada performance query yang dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan.

Laporan dari data warehouse merupakan laporan ringkas yang interaktif, yang dapat

dimanipulasi oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya.