45
BAB 3
ANALISIS SISTEM PT. RIMO CATUR LESTARI TBK
3.1 Metode Analisis dan Perancangan
Dalam melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat 2
metode umum yang dapat kita gunakan. Metode-metode tersebut adalah metode top
down dan metode bottom up.
Metode top down merupakan perencanaan strategi dan diharapkan dapat
mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung prediksi
perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top down adalah
meneliti dan menganalisa organisasi secara keseluruhan dan menentukan sumber data
yang diperlukan perusahaan.
Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari
dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada sekarang. Berdasarkan sifat data
yang diperoleh, data tersebut merupakan current data(data sekarang), maka analisa
bottom up digunakan untuk memprediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi
Metode yang akan digunakan dalam analisis dan perancangan data warehouse
adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data
warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai sumber
dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna membantu proses pengambilan
keputusan.
46
3.2 Sejarah Singkat Perusahaan
Pertama kali didirikan dengan nama PT. Rimo Catur Lestari TBK dengan Akta
Perseroan Terbatas No. 126 tanggal 25 Maret 1987 yang dibuat di hadapan Anthony
Djoenardi, S.H., Notaris di Jakarta, dan telah mendapatkan pengesahan dari Menteri
Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2.9226.HT.01.01.TH88
tanggal 28 September 1988 dan telah didaftarkan pada Kepaniteraan Pengadilan Negeri
Jakarta Pusat di bawah No.2544/1988 tanggal 10 Nopember 1988 serta telah
diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.62/2000 tanggal 4 Agustus
2000, Tambahan Berita Negara 4243/2000.
Akta Pendirian tersebut telah diubah melalui Akta Risalah Rapat No.59 tanggal
26 April 1996 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardy, S.H., Notaris di Jakarta dan
telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan
Surat Keputusan No.C2.5977.HT.01.04.TH97 tanggal 2 Juli 1997 dan telah didaftarkan
di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Pusat di bawah
No.1296/BH.09.05/IX/1997 tanggal 16 September 1997 serta telah diumumkan dalam
Berita Negara Republik Indonesia No.3 tanggal 9 Januari 1998, Tambahan Berita
Negara No. 172/1998.
Selanjutnya terdapat pula perubahan Akta Pendirian berdasarkan Akta
Pernyataan Keputusan Rapat No.68 tanggal 31 Maret 2000 dan Akta Pernyataan
Keputusan Rapat No.59 tanggal 28 April 2000 dimana keduanya dibuat di hadapan
Toety Juniarto, S.H., Notaris di Jakarta. Akta-Akta mana memperoleh persetujuan dari
Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia pada tanggal 7 Juni 2000
dengan Surat Keputusan No.C-11.557.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di
Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat No.0695/RUB.09.02/VII/2000
47
tanggal 12 Juli 2000 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia
No.72 tanggal 8 September 2000, Tambahan Berita Negara No.5242/2000.
Selanjutnya Perseroan merubah namanya menjadi PT Rimo Catur Lestari Tbk
sesuai dengan Akta Berita Rapat No.22 tanggal 8 Juni 2000 yang dibuat di hadapan S.P
Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah memperoleh persetujuan dari
Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan
No.C.11933.HT.01.04.TH2000 tanggal 14 Juni 2000 dan telah didaftarkan di Kantor
Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No. 0821/RUB/09-02/VIII/2000
tanggal 10 Agustus 2000.
Melalui Akta Penyertaan Keputusan Rapat No.68 tanggal 30 Agustus 2000 yang
dibuat di hadapan S.P.Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah
dilaporkan kepada Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia dengan Nomor
Pelaporan No.C-20019.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran
Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No.0821/RUB.09-02/VIII/2000 tanggal 10
Agustus 2000.
3.3 Kegiatan Usaha dan Lokasi Perusahaan
Perusahaan bergerak dalam bidang usaha ritel pakaian jadi atau Departement
Store yang memfokuskan diri pada penjualan produk pakaian jadi, aksesoris dan
kosmetika. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan lebih memfokuskan pemilihan
lokasi toko yang cermat yang disertai dengan rencana jangka panjang yang matang,
sehingga meskipun jumlah toko relatif sedikit namun produktifitas penjualan masing-
masing toko cukup tinggi. Perusahaan membagi produk yang dijual kedalam 6(Enam)
bagian kelompok yang masing-masing ditangani oleh departemen khusus
48
yaitu:departemen kosmetik, departemen pakaian wanita, departemen pakaian pria,
departemen pakaian anak-anak, departemen non apparel, departemen netral. Dalam
melakukan pemilihan lokasi toko, perusahaan menetapkan kriteria yang ketat dan
perusahaan akan menilai kelangsungan perjanjian sewa menyewa tersebut jika jangka
waktu perjanjian tersebut berakhir berdasarkan produktifitas penjualan per meter
persegi. Jika lokasi toko tersebut dirasakan kurang menguntungkan maka perusahaan
akan mengurangi arealnya atau menutup lokasi yang dirasakan kurang menguntungkan
tersebut.
Beberapa kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan dalam menentukan lokasi
toko adalah sebagai berikut :
1. Lokasi toko berada dalam pusat perbelanjaan yang membidik pangsa pasar
masyarakat berpenghasilan menengah-menengah bawah sesuai dengan
segmen pasar perusahaan
2. Berada dalam suatu wilayah yang strategis dengan tingkat keramaian yang
cukup tinggi.
3. Berada dalam lokasi yang aman dan memiliki tingkat risiko yang kecil untuk
terjadinya kerusuhan.
4. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan penduduk dan kekuatan daya beli
wilayah bersangkutan.
5. Fasilitas dan potensi keuntungan dari pusat perbelanjaan berupa kebijakan
manajemen pusat perbelanjaan untuk mengadakan promosi dan event-event
khusus yang dapat menarik pengunjung.
49
Saat ini lokasi perusahaan terletak antara lain di :
1. 3(tiga) toko di Jakarta berlokasi di Mal Taman Anggrek, Pasar Baru dan Plaza
Gajah Mada
2. 1(satu) di wilayah Tangerang yaitu di Mal Karawaci
3. 1(satu) di Bandung terletak di Istana Plaza Bandung
4. 1(satu) di Surabaya yaitu di Tunjungan Plaza
5. 1(satu) di Bali (leasing place)
6. 1(satu) di Bekasi tepatnya di Mega Mall Bekasi.
3.4 Visi, Misi, Konsep, dan Motto Perusahaan
Visi, misi, konsep, serta Motto PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah sebagai
berikut :
Visi perusahaan :
To serve middle family in our retailer.
Misi perusahaan :
1. To transform into a professional corporate culture
2. To make each store a profit center
3. Return to profitability
Konsep perusahaan :
value for money store
Motto perusahaan : BUY MORE, PAY LESS!
50
3.5 Struktur Organisasi Perusahaan
Pengertian organisasi dalam arti sempit, yaitu organisasi merupakan
perkumpulan atau perserikatan antara dua orang atau lebih untuk mengadakan suatu
kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Sedangkan
pengertian organisasi dalam arti luas adalah hubungan struktural antara berbagai faktor
yang ada dalam perusahaan.
Setiap perusahaan biasanya mempunyai struktur organisasi masing-masing, agar
kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi mengambarkan
fungsi-fungsi dalam perusahaan yang dikoordinasikan bersama-sama melalui sesuatu
jalur wewenang dan tanggung jawab tersebut dan deskripsi kegiatan perusahaan secara
terperinci.
Suatu unsur penting untuk mengukur kebaikan setiap organisasi adalah adanya
pemisahan fungsi-fungsi yang meliputi antara lain :
1. Fungsi otorisasi
2. Fungsi pencatatan
3. Fungsi penyimpanan
4. Fungsi pelaksanaan
Meskipun terjadi pemisahan tugas, bukan berarti tidak adanya komunikasi dan
konsultasi antara satu bagian dengan bagian yang lain, tetapi sebaliknya semua bagian
harus diintregasikan dengan efisiensi usaha secara keseluruhan.
Sesuai dengan pasal 12 ayat 1 dan pasal 15 ayat 1 Anggaran Dasar, perusahaan
diurus dan dipimpin oleh Direksi di bawah pengawasan Komisaris. Lebih lanjut, sesuai
dengan pasal 11 ayat 3 dan pasal 14 ayat 4 anggota Direksi dan Komisaris dipilih,
diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS).
51
Adapun struktur organisasi yang terbentuk dapat digambarkan dalam bagan organisasi
berikut ini :
Gambar 3.1 Bagan Organisasi PT Rimo Catur Lestari TBK
3.5.1 Tugas dan Wewenang
Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar diatas. Adapun uraian
tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT. Rimo Catur Lestari TBK
adalah :
52
1. DIREKSI/DIREKTUR
Para direksi mempunyai tugas dan wewenang :
• Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk
kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Tugas
pokok Direksi adalah :
a. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan
b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan
• Setiap anggota Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab
menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
• Direksi berhak mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan tentang
segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat perusahaan dengan pihak lain
dan pihak lain dengan perusahaan, serta menjalankan segala tindakan, baik yang
mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, akan tetapi dengan pembatasan
bahwa untuk :
a. meminjam uang atas nama perusahaan
b. mempertanggungjawabkan atau menggadaikan atau dengan cara lain
membebani barang tidak bergerak perusahaan.
c. Ikut serta dalam suatu perusahaan lain atau mendirikan suatu usaha baru
d. Memperoleh atau memindah tangankan barang tidak bergerak atau hak
atas suatu perusahaan harus dengan persetujuan atau akta yang
bersangkutan turut ditandatangani seorang Komisaris perusahaan
• Memimpin, merencanakan dan melaksanakan semua rapat kerja perusahaan.
53
• Menetapkan dan melaksanakan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan
kegiatan perusahaan demi kemajuan perusahaan.
• Mengambil tindakan dan keputusan bagi perusahaan.
• Mengangkat dan memberhentikan manejer perusahaan.
• Aktif mengawasi seluruh jalannya perusahaan dan mengkoordinasi semua bagian
yang ada dibawahnya.
2. DIVISI MERCHANDISER AND BUYER
Divisi yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang dagangan,
negosiasi dengan supplier terhadap promo barang tersebut, MOU tentang target sales per
meter persegi, umur barang dan lain sebagainya. Di PT Rimo Catur Lestari Tbk. Tugas
dan tanggung jawab buyer di jabat sekaligus oleh divisi merchandiser.
3. DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY
Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah
• Memberi dukungan kepada semua divisi yang membutuhkan informasi sebagai
olahan dari data yang terekam juga kepada manajemen yang diperlukan untuk
analisis.
• Menganalisis kebutuhan user akan sebuah system yang handal untuk
keperluannya serta merancang dan membuat program komputer tersebut.
• Secara rutin setiap hari adalah melihat, memelihara, mencegah segala
tindakan/kejadian yang dapat merusak/menghilangkan data, program dan lainnya
54
yang tersimpan di komputer terutama server dengan cara mem-backup data serta
memasang program antivirus, firewall dan progam lainnya.
• Bertanggung jawab terhadap semua perangkat keras komputer yang ada di
lingkungan Rimo Department Store.
4. DIVISI ACCOUNTING & FINANCE
Tugas dan wewenang divisi ini adalah :
• Menyusun rencana kerja dan anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
• Melakukan pengendalian atas pelaksanaan pendapatan dan pengeluaran
perusahaan.
• Mengawasi tugas atau aktivitas-aktivitas sehari-hari dan bagian yang
dibawahinya.
• Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan keuangan.
• Menandatangani laporan tahunan.
• Menandatangani perjanjian-perjanjian sesuai dengan bidangnya.
Bagian akuntansi bertanggungjawab kepada manajer keuangan dan akuntansi dan
mempunyai tugas dan wewenang :
• Menyusun laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan yaitu neraca, laporan
rugi laba, laporan arus kas, laporan laba ditahan, catatan atas laporan keuangan.
• Menyelenggarakan pembukuan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Melakukan pembayaran gaji karyawan.
55
• Mengunakan komputerisasi dalam pengolahan data perusahaan untuk
menghasilkan output bagi pihak yang berkepentingan.
• Membuat rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi stock di gudang.
5. DIVISI OPERATIONAL
Mengontrol kegiatan operasional toko sehari-hari. Men-drive target penjualan
yang telah disepakati dengan manajemen. Bersama-sama dengan tim merchandiser
memonitor kelengkapan, kedalaman barang yang di-display di lapangan serta
menganalisa barang dagang apakah barang tersebut broken-size, umurnya sudah lama
dan sebagainya.
6. DIVISI HUMAN RESOURCE
Tugas utama departemen ini adalah mengelola karyawan, memberikan pelatihan,
mendengarkan keluhan karyawan, bersama-sama dengan manajemen menetapkan
kebijakan umum peraturan perusahaan.
7. DIVISI ADVERTISING & PROMOTION
Departemen ini membuat promosi yang dapat digunakan oleh semua toko
(national promotion) maupun sebagian toko (local promotion) untuk mencapai target
penjualan yang telah diproyeksikan manajemen. Departemen ini bekerja sama dengan
departemen lainnya agar program promosi tidak bentrok dengan promosi lainnya serta
tidak menggangu margin yang ada.
56
8. DIVISI CUSTOMER SERVICE
Departemen ini bertugas melayani keluhan pelanggan, memberikan informasi
yang benar kepada pelanggan serta memberi masukan kepada departemen advertising
and promotion agar bagian tersebut dapat merancang suatu promosi yang tepat yang
dapat mengundang pelanggan melakukan transaksi di toko.
9. DIVISI BUSINESS AND DEVELOPEMENT
Divisi ini mempunyai tugas dan wewenang :
• Mengawasi divisi customer service, divisi leasing, divisi adv. and promotion.
• Menganalisa perkembangan perusahaan.
• Menganalisa lokasi toko yang dihubungkan dengan margin.
10. DIVISI KEUANGAN
Keuangan mempunyai tugas dan wewenang :
• Mengawasi divisi accounting & finance, divisi audit, dan divisi information
technology.
• Menyimpan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan keuangan
perusahaan.
• Memeriksa laporan dari divisi yang berhubungan dengan keuangan.
11. DIVISI AUDIT
Mengaudit setiap transaksi yang terjadi di RIMO meliputi pembelian, penjualan,
uang lembur, bonus dan sebagainya. Divisi ini membuat laporan kepada manajemen
57
setiap kejadian yang menyimpang atau tidak agar proses setiap transaksi di lingkungan
RIMO menjadi sehat.
12. DIVISI PROPERTY
Divisi ini bertanggung jawab terhadap semua peralatan perangkat keras didalam
gedung dimana lokasi toko berada seperti listrik, telepon, mesin-mesin dari bank untuk
akses data. Divisi ini bekerja sama dengan divisi IT untuk kegiatan yang berurusan
dengan komputer dan data.
13. DIVISI LEASING
Tugas dan tanggung jawab dari divisi ini adalah mencari orang yang ingin
menyewa tempat di dalam toko RIMO dan sebagai negosiator antara manajemen dengan
penyewa dalam urusan luas usaha yang disewa, jenis peruntukan, biaya yang timbul dan
sebagainya.
14. STORE MANAGER
Store manager mempunyai tugas dan wewenang
• Memimpin, menanggani dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan dimasing-
masing cabang
• Memberikan laporan keadaan toko dan mempertanggung jawabkannya kepada
pihak Direksi
58
3.6 Subjek Data dan Fungsi Bisnis
Subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok sumber
data yang terdiri dari orang atau barang. Subjek data berguna untuk menampilkan
informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel berikut ini dapat dilihat
subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.
Tabel 3.1 Subjek Data
Subjek Data Produk Persediaan Pembelian Penjualan Penyewaan Promosi Keuangan Gudang Toko Customer Supplier Karyawan Peralatan
Fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok aktivitas
perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri dari tujuan,
visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel di bawah ini dapat dilihat fungsi bisnis pada
PT. Rimo Catur Lestari TBK.
59
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis
Fungsi Bisnis Analisis Pasar Analisis Pelanggan Perencanaan Produk Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan Audit Perencanaan Laba Perencanaan Penjualan Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk Penjualan Produk Penyewaan Tempat usaha Promosi Produk Pemilihan Supplier Manajemen Fasilitas/Peralatan Perekrutan Karyawan Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Gudang Penentuan Lokasi Toko
3.7 Analisis Matriks
3.7.1 Organisasi vs Lokasi
Pada tabel di bawah ini merupakan matriks yang menjelaskan hubungan antara
organisasi dan lokasi. Dapat dilihat jika bagian-bagian utama dari organisasi terdapat di
pusat, oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kegiatan masing-masing departemen
secara umum dilaksanakan di pusat. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di cabang
merupakan hasil keputusan dari pusat.
60
Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi
Gaj
ah M
ada
Tam
an A
nggr
ek
Pas
ar B
aru
Mal
Kar
awac
i
Pla
za B
andu
ng
Tun
jung
an P
laza
Bal
i
Meg
a M
all B
ekas
i
Presiden Direktur x Business and Development Director x Direktur Keuangan x Direktur Operasional x CRM Manager x Adv and Promotion Manager x Leased Department Manager x Audit Manager x Financial and Accounting Manager x IT Manager x HRD Manager x Merchandiser and Buyer x Property Manager x Store Manager x x x x x x x x
Dari tabel di atas terlihat bahwa kegiatan dikendalikan dan berpusat di kantor
pusat , yaitu di Mal Taman Anggrek, Jakarta.
3.7.2 Organisasi vs Subjek Data
Pada tabel berikut ini dapat dilihat keterkaitan antara kegiatan yang dilakukan
antara bagian-bagian dari organisasi dengan subjek data.
61
Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data
Pro
duk
Per
sedi
aan
Pem
belia
n
Pen
jual
an
Pen
yew
aan
Pro
mos
i
Keu
anga
n
Gud
ang
Tok
o
Cus
tom
er
Sup
plie
r
Kar
yaw
an
Per
alat
an
Presiden Direktur x x x x x Business and Development Director x x x x x x x Direktur Keuangan x x x x x x x x Direktur Operasional x x x x x x x CRM Manager x x x x Adv and Promotion Manager x x x x x x Leased Department Manager x x x Audit Manager x x x x x Financial and Accounting Manager x x x x x x x x IT Manager x x HRD Manager x x Merchandiser and Buyer x x x x x Property Manager x Store Manager x x x x x x
62
3.7.3 Fungsi Bisnis vs Organisasi
Hubungan antara fungsi-fungsi bisnis yang dilakukan oleh bagian-bagian dari
organisasi dapat dilihat pada tabel 3.5 .
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
Pre
side
n D
irekt
ur
Bus
ines
s and
Dev
elop
men
t Dire
ctor
Dire
ktur
Keu
anga
n
Dire
ktur
Ope
rasi
onal
CR
M M
anag
er
Adv
and
Pro
mot
ion
Man
ager
Lea
sed
Dep
artm
ent M
anag
er
Aud
it M
anag
er
Fin
anci
al a
nd A
ccou
ntin
g M
anag
er
IT M
anag
er
HR
D M
anag
er
Mer
chan
dise
r and
Buy
er
Pro
perty
Man
ager
Sto
re M
anag
er
Analisa Pasar A RA RA RA Analisa Pelanggan RA EW Perencanaan Produk A A RA I EW Perencanaan RA RA Operasional EW Manajemen Persediaan RA I W Audit RA I EW Perencanaan Laba A I RA I Perencanaan Penjualan RA RA RA W W W Negosiasi Harga Sewa I RA Tempat W Penggajian Karyawan RA I W Penerimaan Produk I RA dari Supplier Pembelian Produk dari RA Supplier W Penentuan Harga A A I RA I Produk EW
63
Penjualan Produk RA Penyewaan Tempat RA usaha W Promosi Produk RA RA E EW Pemilihan Supplier RA W Manajemen Fasilitas/ RA RA Peralatan EW EW Perekrutan Karyawan RA
EW Pembuatan Kartu RA Keanggotaan W Penentuan Lokasi Toko RA I I I W Penentuan Lokasi RA I I I Gudang W
Keterangan :
R : Direct management responsibility
Unit dari organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan
yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
A : Executive or Policy making authority
Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan
kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
I : Involved in the function
Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab
dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.
E : Technical expertise
Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi
bisnis.
64
W : Actual execution of the work
Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi
bisnis yang berkaitan.
3.7.4 Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data
untuk menentukan siapa yang berhak dan terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan.
Kegiatan tersebut adalah create, read, update, delete.
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Pro
duk
Per
sedi
aan
Pem
belia
n
Pen
jual
an
Pen
yew
aan
Pro
mos
i
Keu
anga
n
Gud
ang
Tok
o
Cus
tom
er
Sup
plie
r
Kar
yaw
an
Per
alat
an
Analisa Pasar R R R R R R R R R Analisa Pelanggan R R R R Perencanaan Produk R R R R R R R Perencanaan R R R R R R R R Operasional Manajemen Persediaan R R R R R R R R R Audit R R R R R Perencanaan Laba R R R R R R R R R U Perencanaan Penjualan R R R R R R R R U Negosiasi Harga Sewa R R R R R CR R R R Tempat U Penggajian Karyawan R R R R R CR R R U Penerimaan Produk R CR R R R R CR R R R R dari Supplier U U
65
Pembelian Produk dari CR R CR R CR Supplier U U U Penentuan Harga Produk R R R R R R R R R R R U Penjualan Produk R R CR R R R Penyewaan Tempat usaha CR R R U Promosi Produk R R R CR R R R U Pemilihan Supplier R R R R CR U Manajemen Fasilitas/ R CR Peralatan U Perekrutan Karyawan R CR UD Pembuatan Kartu R R R R R CR Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko R R R R R R R CR R Penentuan Lokasi R R R R R R R R CR Gudang
Keterangan : R : Read
Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.
C : Create
Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.
U : Update
Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis,
dimana data tersebut sebelumnya sudah ada.
D : Delete
Menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis.
66
Dari tabel matrik di atas kita dapat melihat bahwa setiap subjek fungsi yang ada
pada perusahaan melaksanakan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang
berkaitan dengan fungsi yang berupa create, read, update, delete data. Fungsi yang
memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut
sangat penting di dalam menjalankan perusahaan, selain itu fungsi tersebut memiliki
peran besar dalam proses pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.
3.8 Analisis Critical Success Factor
Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan sejumlah
faktor atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil yang baik
bagi perusahaan.
Analisis Critical Success Factor perlu dilakukan untuk menganalisa keunggulan
kompetitif yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lainnya. Critical Success
Factor bukanlah sasaran atau tujuan, melainkan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai target yang ingin dicapai.
Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK antara lain :
• Penganalisaan kondisi pasar khususnya terhadap penjualan, agar bisa
mengadaptasikan diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat,
khususnya pada permintaan koleksi produk dengan mode yang sedang
fashionable.
• Peningkatan kualitas pelayanan dalam segi fasilitas, pelayanan, dan kecepatan
pelayanan, salah satunya dengan adanya kafe.
67
• Pemantauan atas jumlah suatu produk yang masuk dan keluar pada suatu gudang
tertentu yang dapat menginformasikan trend produk yang diminati oleh pasar
pada waktu tertentu dan wilayah tertentu.
• Penerapan status pembelian kepada supplier yang disebut OPEN sehingga
memudahkan supplier dalam mengirimkan produk terbaru tanpa harus PT. Rimo
Catur Lestari TBK melakukan PO sehingga potensial selling tidak hilang.
3.9 Analisis SWOT
Analisa berikut digunakan untuk menganalisis strength dan weakness yang ada
di perusahaan yang memanfaatkan setiap opportunitiy dengan memperhatikan threat
dari lingkungan di luar perusahaan, yang dapat menghambat kemajuan perusahaan.
Hasil analisis SWOT yang diperoleh pada PT. Rimo Catur Lestari TBK sebagai berikut:
1. strength
• Memiliki cabang-cabang di lokasi yang strategis.
• Memiliki koleksi produk yang beragam.
• Memiliki hubungan bisnis dan kerja sama yang baik dengan pemasok
(supplier) dan pelanggan (customer).
• Memiliki reputasi baik dan terpercaya.
2. weakness
• Promosi belum terpublikasi dengan baik.
• Kurang dapat memprediksikan produk yang cocok untuk lokasi tertentu
3. opportunity
• Kebutuhan masyarakat akan baju yang berkualitas cukup tinggi
68
Eksternal
Internal
• Permintaan pasar akan produk pakaian yang sedang trend sangat tinggi
4. threat
• Perekonomian Indonesia tidak stabil.
• Banyak bermunculan perusahaan yang bergerak di bidang retailer yang
menjadi saingan bisnis.
Tabel 3.7 Matriks SWOT
STRENGTH
(Kekuatan)
WEAKNESS
(Kelemahan)
OPPORTUNITY
(Peluang)
Strategi SO
Mensegmentasikan variasi
produk yang sesuai dengan
selera pasar di masing-masing
cabang
Strategi WO
Memaksimalkan penempatan
produk yang tepat untuk
cabang tertentu
THREAT
(Ancaman)
Strategi ST
Memberi jaminan kepada
pemasok (supplier) dalam
melakukan penjualan
berdasarkan reputasi yang
dimiliki perusahaan.
Strategi WT
Meningkatkan daya saing
pada cabang dengan
menempatan produk yang
tepat
69
3.10 Teknologi Informasi PT. Rimo Catur Lestari TBK
Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK digunakan
sebagai pendukung proses kinerja perusahaan agar semua aktivitas perusahaan dapat
dijalankan secara efektif dan efisien. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo
Catur Lestari TBK terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.
3.10.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang terdapat pada kantor pusat PT. Rimo Catur Lestari yaitu :
• 2 unit server
• 20 unit komputer sebagai workstation
• 40 unit machine register
• Jaringan yang menghubungkan server dengan workstation dan machine
register
3.10.2 Perangkat Lunak
Piranti lunak yang digunakan oleh PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah Windows
2000 server sebagai operating systemnya, sedangkan aplikasi sistem yang digunakan
untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan adalah :
• GL
• INVENTORY
• WAREHOUSE
• BUDGET
• POS
• CASH BANK
70
• CRM
• HRIS
3.10.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Pada tabel di bawah ini terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi.
Aplikasi ini berfungsi untuk meyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam
perusahaan.
Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
GL
INV
ENTO
RY
WA
REH
OU
SE
BU
DG
ET
PO
S
CA
SH B
AN
K
CR
M
HR
IS
Analisa Pasar x Analisa Pelanggan x x Perencanaan Produk x Perencanaan Operasional x Manajemen Persediaan x x Audit x x x x x x x Perencanaan Laba x Perencanaan Penjualan x Negosiasi Harga Sewa Tempat x Penggajian Karyawan x x x Penerimaan Produk dari Supplier x x Pembelian Produk dari Supplier x x x Penentuan Harga Produk x Penjualan Produk x x x Promosi Produk x x x x Penyewaan Tempat usaha x x Pemilihan Supplier x Manajemen Fasilitas/Peralatan x x Perekrutan Karyawan x x Pembuatan Kartu Keanggotaan x x Penentuan Lokasi Toko x x Penentuan Lokasi Gudang x x
71
3.10.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi
Tabel di bawah ini memperlihatkan hubungan antara subjek data dengan aplikasi.
Masing-masing subjek data menggunakan aplikasi yang berkaitan.
Tabel 3.9 Matriks Subjek Data vs Aplikasi
Pro
duk
Per
sedi
aan
Pem
belia
n
Pen
jual
an
Pen
yew
aan
Pro
mos
i
Keu
anga
n
Gud
ang
Tok
o
Cus
tom
er
Sup
plie
r
Kar
yaw
an
Per
alat
an
GL x x x x x x x x x INVENTORY x x x WAREHOUSE x x x BUDGET x x POS x x x CASH BANK x x x CRM x HRIS x x
3.11 Analisis Database
Database yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdapat beberapa
tabel-tabel yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari perusahaan tersebut. Berikut
ini merupakan tabel-tabel yang berkaitan erat dengan bidang pemasaran :
• Subjek data : Produk
Nama Tabel : im_merk
Primary Key : merk_id
Tabel 3.10 Tabel Merk
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan merk_id varchar 10 ID merk merk_desc varchar 50 Nama merk
72
Nama Tabel : im_article
Primary Key : article_id
Foreign Key : merk_id
Tabel 3.11 Tabel Artikel
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan article_id varchar 10 ID artikel merk_id varchar 10 ID merk article_desc varchar 50 Nama artikel article_type varchar 10 Tipe artikel
Nama Tabel : im_colour
Primary Key : colour_id
Tabel 3.12 Tabel Warna
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan colour_id varchar 10 ID warna colour_desc varchar 10 Deskripsi warna
Nama Tabel : im_satuan
Primary Key : satuan_id
Tabel 3.13 Tabel Satuan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan satuan_id varchar 2 ID satuan satuan_desc varchar 10 Deskripsi satuan
73
Nama Tabel : im_size
Primary Key : size_id
Tabel 3.14 Tabel Ukuran
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan size_id varchar 2 ID ukuran size_desc varchar 10 Deskripsi ukuran
Nama Tabel : im_jenis1
Primary Key : dept_id
Tabel 3.15 Tabel Departemen
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan dept_id varchar 10 ID departemen dept_desc varchar 20 Nama departemen
Nama Tabel : im_jenis2
Primary Key : dept_id, sub_dept_id
Foreign Key : dept_id
Tabel 3.16 Tabel Sub Departemen
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan dept_id varchar 10 ID departemen sub_dept_id varchar 10 ID sub departemen sub_dept_desc varchar 20 Nama sub departemen
74
Nama Tabel : sku_master
Primary Key : sku_id
Foreign Key : article_id, dept_id, sub_dept_id, size_id, colour_id,
satuan_id
Tabel 3.17 Tabel SKU
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan article_id varchar 10 ID artikel dept_id varchar 10 ID departemen sub_dept_id varchar 10 ID subdepartemen sku_id varchar 15 ID sku sku_desc varchar 50 Nama sku size_id varchar 2 ID ukuran colour_id varchar 10 ID warna satuan_id varchar 2 ID satuan flag_konsinyasi varchar 1 Tipe barang harga_jual decimal 5 Harga barang dijual harga_beli decimal 5 Harga barang dibeli
• Subjek data : Promosi
Nama Tabel : ap_disc_hdr
Primary Key : site_id, disc_id
Foreign Key : site_id, merk_id
Tabel 3.18 Tabel Diskon
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko disc_id varchar 15 ID diskon disc_desc varchar 20 Jenis diskon disc_amount numeric 9 Jumlah diskon rupiah disc_percent numeric 9 Jumlah diskon persen date_start datetime 8 Tanggal diskon dimulai date_end datetime 8 Tanggal diskon selesai merk_id varchar 10 ID merk usr_disc decimal 5 Nilai diskon margin_rimo decimal 5 Persen margin untuk rimo margin_supplier decimal 5 Persen margin untuk supplier margin_disc decimal 5 Persen margin diskon margin_type char 1 Tipe Margin
75
Subjek data : Keuangan
Nama Tabel : budget_mou
Primary Key : site_id, merk_id, periode
Foreign Key : site_id, merk_id
Tabel 3.19 Tabel Budget MOU
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko merk_id varchar 10 ID merk periode datetime 8 Periode mou start_date datetime 8 Tanggal mou dimulai end_date datetime 8 Tanggal mou selesai mou_min decimal 9 Nilai mou yang harus dicapai
Nama Tabel : budget_plan_margin
Primary Key : site_id, merk_id, periode
Foreign Key : site_id, merk_id
Tabel 3.20 Tabel Target Budget
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko merk_id varchar 10 ID merk periode datetime 8 Periode perencanaan plan_margin decimal 9 Nilai margin yang direncanakan
Nama Tabel : im_merk_site
Primary Key : site_id, merk_id
Foreign Key : merk_id
Tabel 3.21 Tabel Margin
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 10 ID toko merk_id varchar 10 ID merk margin decimal 5 Nilai margin
76
Nama Tabel : pos_sls_dtl
Primary Key : site_id, tsact_no, row_no
Foreign Key : site_id, tsact_no, sku_id , disc1_id, disc2_id, disc3_id
Tabel 3.22 Tabel Detail POS
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko tsact_no varchar 15 ID transaksi row_no numeric 5 ID baris sku_id varchar 15 ID sku quantity numeric 5 Jumlah terjual harga_jual money 8 Harga jual harga_beli money 8 Harga beli disc1_id varchar 15 ID diskon disc2_id varchar 15 ID diskon disc3_id varchar 15 ID diskon
Nama Tabel : pos_sls_hdr
Primary Key : site_id, tsact_no
Foreign Key : site_id
Tabel 3.23 Tabel Header POS
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko tsact_no varchar 15 ID transaksi salesdate datetime 8 Tanggal penjualan shift char 1 Shift penjualan cashier varchar 6 ID tempat kasir ttl_gross money 8 Total penjualan kotor ttl_nett money 8 Total penjualan bersih pan varchar 15 ID kartu pelanggan card_id varchar 16 ID kartu kredit bukti varchar 15 ID bukti
77
Subjek data : Toko
Nama Tabel : gl_site
Primary Key : site_id
Tabel 3.24 Tabel Lokasi Toko
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan site_id varchar 4 ID toko short_desc varchar 5 Nama singkat toko long_desc varchar 50 Nama toko site_region varchar 20 Kota toko
• Subjek data : Gudang
Nama Tabel : im_awal
Primary Key : gudang_id, article_id, periode
Foreign Key : gudang_id, article_id
Tabel 3.25 Tabel Gudang
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan gudang_id varchar 10 ID gudang article_id varchar 10 ID artikel periode datetime 8 Periode persediaan barang awal decimal 9 Jumlah artikel awal pada gudang hawal decimal 9 Jumlah artikel awal pada toko masuk decimal 9 Jumlah artikel yang masuk ke gudang keluar decimal 9 Jumlah artikel yang keluar dari gudang akhir decimal 9 Jumlah persediaan
Nama Tabel : im_gudang
Primary Key : gudang_id
Tabel 3.26 Tabel Lokasi Gudang
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan gudang_id varchar 10 ID gudang gudang_desc varchar 50 Nama gudang gudang_region varchar 20 Kota gudang
78
3.12 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan perusahaan yang bergerak dalam
perdagangan retail, dan memiliki toko di beberapa tempat. Oleh karena itu, PT. Rimo
Catur Lestari TBK memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat dan tepat,
sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak manajemen untuk mendukung proses
pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak manajemen perusahaan
merupakan laporan yang berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak manajemen
perusahaan.
Laporan ini terintegrasi, tersimpan secara historikal, serta tidak mengalami
perubahan. Dalam membantu pimpinan perusahaan menganalisa laporan yang
disediakan, maka laporan yang disajikan menampilkan informasi yang berupa grafik
sehingga mempermudah pihak manajemen untuk mengambil suatu keputusan dalam
rangka usaha pengembangan perusahaan.
3.13 Masalah yang Dihadapi
Masalah yang dihadapi oleh unit-unit organisasi perusahaan antara lain :
• Data yang telah dikumpulkan dari berbagai unit dalam perusahaan, dirasakan
kurang adanya pengaksesan dan pengelolaan yang optimal seiring dengan
pertumbuhan perusahaan. Padahal data-data yang sudah dikumpulkan tersebut
dapat menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.
• Adanya kendala dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang
pemasaran oleh pihak manajemen. Tidak tersedianya aplikasi yang membantu
79
dalam mengumpulkan dan menganalisa data pemasaran menyebabkan lambatnya
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
3.14 Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang diberikan perusahaan adalah membangun aplikasi data
warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan akan data yang terintegrasi secara
keseluruhan dari masing-masing bagian yang ada. Aplikasi data warehouse ini sangat
menunjang dalam proses pengambilan keputusan yang mempermudah pihak manajemen
dalam menganalisa keadaan perusahaannya.
Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan untuk laporan
kemudian mentransformasikan ke bentuk yang terintegrasi antara yang satu dengan yang
lainnya sehingga database yang akan dipakai merupakan data yang sudah terintegrasi.
Data-data ini merupakan data-data yang bersifat historikal sehingga dapat digunakan
dalam proses penganalisaan. Pengaksesan data yang diperlukan pada data warehouse
lebih cepat dibandingkan aplikasi sistem informasi lainnya karena data warehouse
berfokus pada performance query yang dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan.
Laporan dari data warehouse merupakan laporan ringkas yang interaktif, yang dapat
dimanipulasi oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya.