BAB 3GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Gambaran Umum Apotek Graha Pontianak.Apotek GRAHA adalah perusahaan berbentuk peseroan terbatas (PT.) Graha Niaga Raya, yang bergerak dibidang retail/penjualan alat dan produk farmasi yang berdiri sejak tahun 2002, sebagai apotek yang beroperasi 12 jam ternyata berhasil mendapat tempat di hati masyarakat Pontianak dalam waktu yang relatif sangat singkat. Komitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik dengan harga yang tetap sama pada pagi, siang, malam, hari biasa maupun hari libur telah membuahkan hasil yang sangat menggembirakan. Adapun lokasi yang strategis Apotek Graha Jl. K.H. Wahid Hasyim No. 121/35, Pontianak juga menjadi faktor penentu keberhasilan Apotek Graha dalam menjaring konsumen tetap dan konsumen potensial.. Faktor lain yang mendukung keberhasilan ini adalah komitmen semua staff Apotek GRAHA yang telah menjadikan Apotek GRAHA sebagai apotek 12 jam yang mampu beroperasi 365/366 hari setahun alias tidak pernah tutup sehingga pada tahun 2005 meraih penghargaan dari Depertemen Kesehatan Republik Indonesia sebagai Apotek yg sehat secara management dan apotek dengan kualitas pelayanan yang baik

3.1.1 Sejarah Perusahaan.Apotek Graha PontianakA. Landasan Hukum Pendirian Perusahaan

1. Akta Pendirian Perusahaana.Nomor Akta :13

b.Tanggal :11 Mei 2009

c.Nama Notaris :Mahmud Said, S.H.

2. Akta Perubahan Terakhira.Nomor Akta :2

b.Tanggal :10 Agustus 2009

c.Nama Notaris :Dra. Rahmanita Rusli, SH.

B. Pengurus1. Komisaris PT. Graha Niaga RayaNo.NamaNo. KTPJabatan dalam

Badan Usaha

1.2.Yelin Herlina, S. Kom.Jati Nendra, SE.09.5206.580976.028509.5206.270386.0054Komisaris UtamaKomisaris

2. Direksi PT. Graha Niaga RayaNo.NamaNo. KTPJabatan dalam

Badan Usaha

1.2.Yesi Lambangsari, SE, MM.Drs. Kiagus Muhamad Jafar09.5206.700174.024009.5206.030896.5508Direktur UtamaDirektur

3.1.2 Visi dan Misi Apotek GRAHA3.1.2.1 Visi Apotek GRAHA1. Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang menyediakan ragam obat yang komplit, buka 12 jam termasuk hari libur, yang tersebar di seluruh daerah di Kalbar.2. Menjadi merek nasional kebanggan bangsa Indonesia yang menjadi berkat dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.

3.1.2.2 Misi Apotek GRAHAMisi-misi yang dimiliki Apotek GRAHA dalam tujuan mencapai visi perusahaan adalah:1. Menyediakan pilihan obat komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi- siang-malam dan hari libur, Apotek GRAHA melayani masyarakat selama 12 jam perhari 7 hari perminggu dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang hari, malam hari maupun hari libur.2. Menyediakan kualitas pelayanan yang prima, Apotek GRAHA senantiasa mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan.

3.1.3 Struktur Organisasi Apotek Graha dan Uraian Tugas serta Wewenang3.1.3.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Apotek Graha Tahun 20143.1.3.2 Uraian Tugas dan WewenangAdapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur Apotek GRAHA adalah sebagai berikut:

1. Direktur/PSA1) Pemilik Sarana Apotek (PSA) adalah pemilik perusahaan.2) PSA adalah yang memperkerjakan para staff Apotek GRAHA.3) PSA berhak menerima dan memberhentikan karyawannya.4) Pada umumnya yang menjadi Direkutr (PSA) adalah Penerima Waralaba atau orang yang diberi mandate oleh Penerima Waralaba untuk melaksanakan manajemen umum dari gerai waralaba yang bersangkutan.5) Tanggung jawab meliputi :a) Mewakili perusahaan dalam beragam kegiatan non-teknis kefarmasian, kegiatan teknis kefarmasian merupakan wewenang dan tanggung jawab APA.b) Melakukan rekrutmen,

c) Menentukan kebijakan kepegawaian menurut ketentuan Perusahaan.d) Mengusahakan tercapainya target kinerja sesuai dengan proyeksi keuangan.e) Memantau persaingan f) Merencanakan strategi pemasaran.

2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah pelaksana dan penanggung jawab operasional harian Apotek GRAHA.2) APA dibantu oleh APP (Apoteker Pendamping).3) Memeriksa dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul4) Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply5) Memeriksa (cek) kebersihan apotek6) Mengelola keuangan7) Kepegawaian :a) Melakukan rekrutmen karyawan bersama FSEE (direktur)b) Melakukan Meeting Bulanan c) Membuat jadwal karyawan untuk 1 bulan ke depan d) Memberi kebijakan permohonan libur/izin/cuti karyawan.e) Mengatur pertukaran/pergantian jadwal kerja dan libur/izin/cuti f) Memberi perintah/penugasan lembur untuk karyawang) Evaluasi dan pembinaan karyawan (pencatatan pada buku pembinaan dengan disepakati karyawan dan APA, serta dilaksanakannya tes product knowledge secara periodik)h) Pembayaran gaji (dilakukan setiap tanggal 24)8) Pengendalian stok9) Filing10) Yang Dapat didelegasikan kepada APP dan AA :11) Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM12) Kehumasan13) Tara timbangan secara periodik (1 tahun) 14) Pengendalian dan penjaminan mutu (Quality Assurance) sesuai SOP15) Dokumentasi kesalahan dan problem solving-nya yang terjadi dalam pelayanan 16) Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit dan pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)17) Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor waktu expired obat18) Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan, ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)

19) Pelayanan Konsultasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) Obat 20)Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah dalam melakukan Follow Up)

3. Apoteker Pendamping (APP)1) Apoteker Pendamping (APP) bertugas membantu APA2)Memeriksa secara acak stok barang minimal 10 item, dengan menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah terdapat dalam kartu stok3)Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik.4)Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply5) Memeriksa (cek) kebersihan apotek6) Mengelola keuangan7) Pengendalian stok8) Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM9) Tara timbangan secara periodik (1 tahun)10) Pengendalian dan penjaminan mutu (Quality Assurance) sesuai SOP17) Dokumentasi kesalahan dan problem solving-nya yang terjadi dalam pelayanan

4. Asisten Apoteker (AA)1) Membantu Tugas APA mengisi daftar absensi2) Melayani penjualan obat resep dan non-resep3) Bersama APA/APP, bertanggung jawab dalam pembelian antar apotek4) Menyiapkan obat5) Melayanin penjualan resep dan non-resep melaui telepon atau fax, untuk pasien dan non-pasien6) Pengendalian stok7) Menerima barang dari supplier serta melakukan cek Expired Date (ED) dan batch number sesuai dengan faktur8) Menyetok barang yang telah diterima dari supplier, menyesuaikan dengan kartu stok dan menata obat yang baru datang di outlet ataupun gudang9) Menata kembali barang (obat) yang telah digunakan, serta mengembalikan ke tempat yang seharusnya10) Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan racik11) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data master 12) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data pembelian

5. Assisten Apoteker (AA) Pembelian1) Staff pembelian merangkap AA bertugas membantu APA dalam melakukan dan memonitor pembelian obat2) Kebutuhan obat cito (obat yang harus segera digunakan pasien)3) Memeriksa barang habis di defecta regular4) Menyusun faktur yang masuk5) Melakukan pembelian ke supplier (melakukan deal dengan supplier dan membuat SP)6) Menerima barang dari supplier7) Menginformasikan jika ada barang baru yang sudah tersedia di apotek (plus informasi harga) kepa APA/APP.8) Entry pembelian dan retur pembelian ke program9) Mengelola barang stok di gudang (First ED Firsh Out/FEFO)10) Mengelola stok kadarluarsa di Buku Informasi Kadarluarsa sampai 2 tahun ke depan.13) Melakukan labeling harga14) Memeriksa (cek) barang yang belum datang, disesuaikan dengan buku defecta regular15) Mengisi daftar hadir

6. Bagian Administrasi Umum1) Admistrasi bertugas menangani pencatatan voucher dan keluar masuknya uang.2) Menyiapkan keperluan uang tunai3) Keuangan melakukan penggantian atas pengeluaran-penguluaran kasir dengan Dana Kas Kecil, dan penggantian tersebut disetorkan ke Bank dengan slip yang berbda dengan slip penjualan .4) Memeriksa email5) Melakukan informasi pemesanan catering6) Melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek 7) Memeriksa komposisi loker tukar (tidak boleh ada nominal pecahan)8) Memeriksa/memastikan semua loker dalam keadaan terkunci9) Memeriksa/memastikan semua data sudah di simpan di almari (tidak boleh ada data yang tercecer dan harus diletakkan ditempat yang seharusnya)10) Membuat laporan penjualan harian (omzet) ke Direktur (PSA) dan APA13) Memeriksa email

7. Bagian Gudang1) Memeriksa secara acak stok barang minimal 30 item, dengan menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah yang terdapat dalam kartu stok2) Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual, serta jumlah yang terdapat dalam form serah terima narkotika

8. Bagian Akunting1) Akunting bertugas melakukan pembukuan keuangan dengan cermat.2) Memeriksa laporan penjualan harian (3 shift)3) Mengambil bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan Keuangan4) Memriksa keabsahan bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan Keuangan5) Mencetak (print) laporan jurnal harian6) Memeriksa (cek) jurnal dengan bukti yang terlampir7) Membuat jurnal dari bukti-bukti pembelian, penjualan dan keuangan8) Bukti Memorial dari kesalahan/ketidakcocokkan yang ditemukan9) Bukti Memorial dari :10) Membuat rekonsiliasi bank11) Membuat cash flow (arus kas)12) Membuat analisa umur hutang13) Memeriksa (checking) kelengkapan data yang masuk ke buku pembantu14) Posting ke buku besar15) Membuat Laporan Keuangan rangkap 4 (untuk FSOR, PSA, APA, arsip accounting)

9. Kasir1) Kasir bertugas menangani pembayaran dan memasukkan transaksi ke cash register2) Menghitung modal awal kasir dan menukar ke loker (disaksikan oleh salah 1AA dan mengisi form)3) Melakukan serah terima dengan shift sebelumnya 4) Menyiapkan alat tulis, kalkulator, nota manual, kertas roll printer, kertas roll EDC, dan pita printer5) Melakukan login dan password pada setiap pergantian shift6) Selalu senyum sambil mengarahkan pandangan kepada pelanggan7) Mengucapkan dengan jelas jumlah yang harus dibayar8) Menerima pembayaran dengan 2 tangan sambil tersenyum9) Mengucapkan dengan jelas jumlah uang yang diterima10) Melanjutkan proses ke cash register11) Menyiapkan uang kembalian12) Menyerahkan barang kepada pelanggan13) Mencetak laporan penjualan per-shift14) Mengambil uang tunai dari cash register dan segera dipisahkan menurut uang modal kasir dan hasil penjualan tunai