40

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Umum 5S

5S berasal dari bahasa jepang yang diawali dengan huruf ‘S’, dan merupakan

sebuah filosofi dan cara dalam menyusun dan mengatur tempat kerja. 5S adalah suatu

sistem yang berperan dalam mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan

produktivitas melalui perawatan tempat kerja dan menggunakan penandaan visual

untuk mencapai hasil yang konsisten. 5S merupakan komponen penting dari Visual

Factory (Workplace) Management (VFM), dan 5S juga berkaitan dengan Lean

Manufacturing, continuous improvement, maupun Kaizen dimana 5S merupakan

salah satu pilar dari tiga pilar utama gemba kaizen diantaranya standarisasi, 5S, dan

penghapusan pemborosan (muda).

Pendekatan 5S memang dikembangkan di negara Jepang dan merupakan

kunci sukses untuk mentransformasikan industri menjadi industri kelas dunia. Pada

dasarnya 5S merupakan proses perubahan perilaku melalui perubahan tempat kerja

dengan menerapkan penataan dan kebersihan tempat kerja, memang kondisi tempat

kerja mencerminkan perlakuan seseorang terhadap pekerjaannya dan perlakuan

terhadap pekerjaan ini mencerminkan sikapnya terhadap pekerjaan.

41

Bahkan 5S dapat dilihat sebagai kegiatan pertama untuk membiasakan diri

bekerja dengan standar. Dengan menerapkan prinsip “A Place for everything, and

everything in its place”, maka setiap pekerja dibiasakan bekerja dalam lingkungan

kerja standar “standar tempat“ yang jelas. 5S adalah huruf awal dari lima kata Jepang,

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke, yang dalam bahasa Indonesia di

terjemahkan menjadi 5R, yaitu: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Kata-kata

tersebut mencerminkan urutan penerapan dari proses transformasi 5S. Beberapa

keuntungan dari penerapan 5S adalah dicapainya perbaikan dan peningkatan efisiensi,

pelayanan, keuntungan, dan keselamatan.

5S merupakan konsep yang sangat sederhana sehingga mudah dimengerti baik

tujuan maupun penerapannya. Namun, 5S ini sulit sekali diterapkan dengan benar.

Sebegitu mendasarnya sehingga banyak orang beranggapan bahwa sikap kerja yang

produktif dan tempat kerja yang tertata rapi ada dengan sendirinya, tetapi

kenyataannya menunjukan bahwa hal itu masih harus diciptakan.

Masih banyak orang yang menganggap bahwa 5S identik dengan kebersihan,

sesuatu anggapan yang tidak sepenuhnya salah dan juga tidak sepenuhnya benar.

Tetapi anda bisa melihat dan membaca melalui buku-buku atau literatur yang lain

bahwa pada dasarnya 5S merubah Basic Mentality kita dan melakukan perubahan dari

suatu hal-hal yang sederhana yang bisa kita lakukan saat ini juga.

42

2.2 Komponen-Komponen Dalam 5S

5S 5C 5R 5P

Seiri Clear-out Ringkas Pemilahan

Seiton Classify Rapi Penataan

Seiso Cleaning Resik Pembersihan

Seiketsu Conformity Rawat Pemantapan

Shitsuke Custom Rajin Pembiasaan

(Sumber: Internet)

Gambar 2.1 Siklus 5S

43

2.2.1 Seiri (Ringkas/Pemilahan)

A. Definisi: Merupakan kegiatan penyusunan, dalam arti memilah semua

peralatan, bahan, dan lain-lain di tempat kerja dan menyimpan benda yang

perlu saja (memilah antara sesuatu yang perlu dan yang tidak perlu), sekaligus

memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan dalam jangkauan supaya

lebih efisien dengan memperhatikan frekuensi pemakaian. Benda lainnya

dapat disimpan atau dibuang jika tidak perlu. Hal ini dapat mengurangi

ketidakefektifan dalam bekerja.

B. Tujuan:

• Menetapkan kriteria bertujuan untuk mengeliminasi yang tidak

diperlukan.

• Belajar melakukan stratifikasi manajemen, lakukan prioritas.

• Mampu melakukan orientasi pada penyebab.

C. Prinsip: Stratifikasi manajemen dan berorientasi kepada penyebab (dealing

with the cause).

D. Kegiatan-kegiatan Seiri antara lain:

• Menyingkirkan yang tidak di perlukan.

• Membersihkan tempat kerja.

• Orientasi kepada penyebab terhadap kekotoran dan kebocoran.

44

• Mengatur kembali gudang.

• Mengecek penutup dan lantai untuk mencegah kebocoran.

• Menghilangkan debu dan rumput.

• Penerapan visual management seperti pemberian label.

E. Dasar Pemilahan

Salah satu kunci pokok pemilahan adalah mendefinisikan apa yang

termasuk dalam pemilahan. Bagaimana mengetahuinya bila Anda teratur atau

tidak? Apa prinsip yang memegang peranan di sini? Jika kita memutuskan

untuk menerapkan pemilahan, bagaimana mengetahui kapan harus berhenti?

Walaupun dinyatakan bahwa pemilahan adalah seni membuang

barang, pernyataan tersebut mungkin harus diperbaiki, karena membuang

barang hanya merupakan langkah awal - meskipun langkah awal yang

penting. Mulailah dengan membuang segala sesuatu yang tidak perlu. Sambil

melakukan itu, sebaiknya perhatikan dengan cermat peralatan yang tidak

berfungsi dengan baik dan suku cadang yang rusak, lihat gambar berikut:

45

Gambar 2.2 Proses Pemilahan

Jelas, gagasan untuk membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan

membutuhkan penilaian dan manajemen startifikasi. Jika dilakukan dengan

benar, gagasan itu juga membutuhkan pembersihan tempat-tempat yang

tercemar minyak dan tempat kotoran menumpuk sedemikian rupa sehingga

tidak dapat dilihat bentuk aslinya agar dapat diputuskan apakah akan disimpan

atau tidak. Anda tidak akan mengetahui apakah barang itu diperlukan - artinya

derajat kepentingannya – sampai barang itu terlihat bentuk aslinya yang

terbaik dan berfungsi dengan baik.

F. Stratifikasi Menurut Kepentingannya dan Memutuskan Dimana

Menyimpan Barang.

Manajemen stratifikasi mencakup memutuskan pentingnya suatu

barang, mengurangi persediaan barang yang tidak diperlukan, sekaligus

46

memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan dalam jarak dekat

supaya lebih efisien. Maka kunci pokok manajemen stratifikasi yang baik

adalah kemampuan untuk membuat keputusan tentang frekuensi pemakaian

(yang merupakan cara lain untuk mengatakan tingkat kepentingannya) untuk

memastikan bahwa barang berada ditempatnya (lihat tabel 2.1). Barang yang

tidak diperlukan harus disimpan jauh-jauh, sebaliknya barang yang diperlukan

disimpan di dekat kita (lihat Tabel 2.2).

Tabel 2.1 Azas Pemilahan

47

Tabel 2.2 Menyimpan Barang yang Diperlukan

Anda perlu memliki kesadaran untuk membuang barang yang rusak

atau cacat sebagaimana Anda perlu memiliki kesadaran untuk

memperbaikinya.

Sekali stratifikasi dilakukan, Anda dapat memutuskan apa yang ingin

Anda lakukan dengan barang yang tidak dipergunakan lebih dari sekali dalam

setahun. Disimpan atau dibuang? Jika Anda memutuskan untuk

menyimpannya, berapa banyak yang perlu disimpan? Sebaiknya Anda

menganggap sedikit yang Anda perlukan jika tidak sering dipergunakan. Jika

pembersihan besar dilakukan seperti ini, tidak jarang ditemukan sampah

berton-ton yang tidak diperlukan. Lakukan pembersihan lagi maka akan Anda

ketemukan lagi. Ini merupakan proses tanpa akhir.

48

G. Membuang Yang Tidak Diperlukan

Dalam melaksanakan tugas membuang yang tidak perlu, urutannya

adalah sebagai berikut:

1. Memutuskan ruang lingkup operasi (tempat kerja dan daerah mana)

dan target yang ingin dicapai.

2. Bersiap-siap

3. Melatih karyawan untuk mengenal apa yang tidak diperlukan.

4. Menentukan jumlah dan memberi nilai.

5. Melakukan pemeriksaan dan penilaian manajemen, serta memberikan

petunjuk bagaimana melakukannya dengan lebih baik di kemudian

hari.

Diagram 2.1 Diagram Ringkas/Pemilahan

49

2.2.2 Seiton (Rapi/Penataan)

A. Definisi: Kegiatan yang fokus kepada perlunya tempat kerja yang teratur.

Teratur dalam hal ini berarti menyusun peralatan dan material-material agar

cepat dan mudah mencarinya sewaktu dibutuhkan. Peralatan harus disimpan

pada tempatnya berada dan biasa digunakan untuk menghilangkan gerakan

atau aktivitas yang tidak perlu.

B. Tujuan:

• Membuat fix barang-barang di tempat kerja.

• Layout dan penempatan yang efisien (termasuk safety dan quality).

• Meningkatkan produktivitas dengan menghilangkan waktu yang

dibutuhkan untuk mencari sesuatu.

C. Prinsip: Penyimpanan secara fungsional dan efisiensi waktu dalam pencarian

sesuatu.

D. Kegiatan-kegiatannya antara lain:

• Membenahi tempat penyimpanan barang.

• Segala sesuatu harus jelas tempatnya.

• 30 detik pengambilan barang dan penempatan barang.

• Penyetandaran sistem file.

• Dibuat zone dan indikasi untuk penempatan barang.

50

• First in-first out dan menata papan pengumuman.

• Dibuat safety line lurus dan sudutnya jelas.

• Penempatan material, spare part, tools, peralatan, dan lain-lain sesuai

dengan fungsinya.

E. Teknologi Penataan

Menyimpan barang yang sebaiknya Anda lakukan. Setelah membuang

barang yang tidak diperlukan, masalah berikutnya ialah mengambil keputusan

berapa banyak yang akan disimpan dan dimana menyimpannya. Terdapat tiga

aturan dalam pentaaan, yaitu:

1. Tentukan tempat barang yang tepat.

Harus ada kriteria untuk menentukan tempat untuk barang-barang

secara tepat. Jika tidak ada krtieria dan pola tertentu, tidak mungkin

seseorang mengetahui dimana tempatnya yang tepat, dan ini berarti

akan diperlukan waktu lebih banyak untuk menyimpan atau

mengambilnya.

2. Tentukan bagaimana menyimpan barang.

Hal ini penting sekali untuk penyimpanan fungsional. Barang harus

disimpan supaya mudah ditemukan dan mudah diambil. Penyimpanan

harus dilakukan dengan memperhatikan supaya mudah ditemukan

kembali.

51

3. Taati aturan penyimpanan.

Ini berarti selalu menyimpan kembali barang ke tempatnya semula.

Manajemen persediaan barang sangat diperlukan untuk mengetahui

apakah Anda kehabisan bahan dan produk atau tidak.

KlasifikasiFungsionalSeragam Rencanakan & Tentukan:

•Format Label: bahan, warnaukuran & jenis huruf

•Siapa Pembuat Label?•Kapan harus selesai?

Laksanakan:•Pembuatan & Penempelan Label•Meninjau penerapan Rapi•langsung ditempat kerja

Pertimbangan faktor:•Minimasi pemindahanbahan, manusia & alat

•Kemudahan untukmengaksesalat / sarana bersama

•Kenyamanan suasana kerja(adanya ruang istirahat)•Kesehatan & Keselamatan

Tata letak Tempat Kerja Label /Tanda Pengenal

RAPI = PENATAAN

Tempat SimpanFrekuensiPemakaian

Sering:harian /mingguan

Kadang:2 minggu /bulana

Jarang:semester /tahunan

Stasiun Kerja

Rak /Lemari disekitar StasiunKerja

Gudang(penitipan)

Rencanakan & Tentukan:Standar NamaStandar tempat simpanPeraturan peminjaman, penyimpanan& pengembalian dokumen

Siapkan:•Tempat simpan:bahan & alat kerja

•Locker untukkaryawan

Terbuka Tertutup

Diagram 2.2 Diagram Rapi/Penataan

F. Menentukan Dimana Barang Akan Disimpan

1. Membuang Barang yang Tidak Diperlukan

Langkah pertama adalah mengurangi persediaan barang sampai setengahnya.

Sebaiknya jangan memiliki lebih dari satu barang dari setiap jenis pada suatu

waktu tertentu. Lebih dari satu berarti terlalu banyak.

52

2. Tentukan Metode Analitis Untuk Stratifikasi dan Tata Letak Penyimpanan

Ada beberapa barang yang ingin Anda simpan dekat dan barang lain di tempat

yang lebih jauh. Jenis stratifikasi inilah yang diperlukan. Apakah barang yang

disimpan dekat Anda benar-benar harus ada dekat Anda?. Dalam

melaksanakan ini, perlu dipertimbangkan tata letak seluruh bangunan. Barang

yang sering dipakai lebih baik disimpan di dekat pintu. Barang berat harus

ditempatkan sedemikian rupa sehingga dapat dipindahkan dnegan mudah.

Dalam melakukan stratifikasi ini, penting sekali untuk bekerja dalam

kerangkan kerja analitis yang sistematis.

3. Standar Pemberian Nama

Putuskan nama apa yang akan dipergunakan dan taati keputusan itu.

Penggunaan dua nama untuk barang yang sama hanya akan mengacaukan.

Ada kalanya dua barang berbeda memiliki nama yang sama. Ada pula

beberapa barang yang disebut dengan nama yang sama walaupun ada sedikit

perbedaan di antaranya.

G. Menentukan Bagaimana Menyimpan Barang

1. Pelajari Penyimpanan Fungsional

Penyimpanan fungsional adalah penyimpanan yang tentu saja dilakukan

dengan mempertimbangkan mutu, keamanan, efisiensi, dan konservasi.

53

• Ada berbagai pertimbangan mutu berdasarkan sifat produk tertentu,

tetapi yang paling penting adalah berhati-hati untuk jangan keliru

menafsirkan barang-barang dengan nama berbeda. Manusia cenderung

membuat kesalahan dengan barang yang serupa.

• Barang yang tampaknya serupa, memiliki nama yang serupa, atau

memiliki nomor yang sama harus disimpan berjauhan. Seringkali akan

membantu bila menggambar garis besar alat pada papan alat dan

menggunakan warna berbeda untuk menghindari kekeliruan.

Kemungkinan lain adalah menggunakan garis dan panel nama,

sehingga bila tombol dengan nama alat tertentu ditekan, sebuah lampu

akan menyala pada papan alat yang dikehendaki.

2. Nama dan Lokasi

Segala sesuatu harus memiliki nama yang dapat dimengerti oleh setiap orang

dan setiap orang harus memahami apa arti nama itu. Bila barang itu tidak

memiliki nama, Anda tidak dapat memberinya tempat dan tidak seorang pun

akan mengetahui dimana harus mencarinya.

• Dalam memberikan tempat penyimpanan, tentukan bukan hanya

lokasinya tetapi juga raknya. Tentukan dimana segala sesuatu akan

diletakkan dan pastikan bahwa itu benar-benar tempatnya.

• Nama barang dan lokasinya harus dijadikan satu.

54

3. Mempermudah Mengambil dan Menyimpan Barang

• Seluruh proses ini bertujuan untuk memperlancar pekerjaan, karena

bila setiap barang memiliki tempat dan ada ditempatnya masing-

masing, hal ini akan mengurangi kekeliruan dan pekerjaan menjadi

lancar.

• Juga akan membantu bila lokasi penyimpanan tidak berserakan di satu

tempat. Barang harus disimpan di tempatnya masing-masing, dan

sistem itu harus dapat dimengerti, apakah diklasifikasi menurut fungsi,

produk, proses, dan sebagainya.

• Dalam merancang fasilitas penyimpanan, barang berat harus

diletakkan di lantai atau di atas roli sehingga mudah dipergunakan.

Barang lain dapat digantung pada sangkutan, dan barang yang sring

dipakai harus paling mudah ditemukan.

• Menempatkan barang sehingga mudah ditemukan dan mudah

dipergunakan berarti mempermudah pekerjaan yang akan segera

dimulai. Sejumlah orang lebih mudah mengambil barang yang

diletakkan setinggi lutut atau bahu.

• Penting untuk memanfaatkan seluruh ruang penyimpanan yang ada.

Ini berarti merancang ruang sehingga cocok untuk menyimpan setiap

barang.

55

H. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Menyimpan Barang

• Garis penanda dan tempat penyimpanan barang.

• Stan, rak, dan roli.

• Mesin dan alat lain.

• Mata pisau.

• Material dan pekerjaan dalam proses.

• Persediaan untuk hal tak terduga.

• Minyak.

• Instrumen dan alat ukur.

• Barang besar.

• Barang kecil dan barang yang banyak dipakai.

• Sediaan barang untuk diberi label dan untuk dipamerkan.

I. Menambah Warna Pada Tempat Kerja (Strategi Pengecatan)

Lantai :

Semua lingkungan kerja dicat dengan warna yang tidak menimbulkan stress.

Tempat istirahat sebaiknya memakai warna yang berkesan rileks.

Lantai dapat dicat setelah layout telah benar-benar ditentukan dan semua

barang mempunyai tempat yang pasti.

56

Menggambar garis di lantai

Sekali warna lantai telah ditentukan, maka lantai dapat dibagi menjadi bagian-

bagian dengan menggunakan garis.

Garis pemisah

Garis pemisah adalah garis yang membedakan lorong dan tempat

kerja. Meskipun biasanya garis-garis tersebut berwarna kuning, tetapi

dapat juga digunakan warna putih.

Garis jalan keluar / masuk

Jalan keluar / masuk harus dibuat dan diberi tanda. Ini yang dikenal

sebagai garis keluar / masuk

Garis pintu masuk

Kebanyakan kita telah mengalami bahwa pintu tiba-tiba terbuka

langsung di depan. Penting mengetahui dari arah mana pintu terbuka.

Garis arus lalu lintas

Hal yang penting adalah menetapkan kebijakan arus lalu lintas untuk

tempat berjalan dan berkendara di dalam pabrik. Ini adalah cara utama

untuk menghindari tabrakan dan kecelakaan.

Pola selang – seling

Pola selang-seling terdiri atas garis miring kuning dan hitam, yang

berfungsi sebagai tanda bahaya.

57

Garis ruang penyimpanan

Ruangan untuk tempat penyimpanan harus jelas dipisahkan dengan

garis. Contoh utama adalah meja & tempat kerja yang digunakan

untuk menyimpan pekerjaan yang sedang berlangsung.

2.2.3 Seiso (Resik/Pembersihan)

A. Definisi: Terkait kegiatan untuk menciptakan tempat kerja yang selalu bersih.

Perlunya untuk membersihkan tempat kerja tiap akhir shift. Kuncinya adalah

kebersihan harus senantiasa dilakukan sehari-hari, bukan hanya pada saat

tempat kerja sudah kotor.

B. Tujuan:

• Derajat kebersihan disesuikan dnegan kebutuhan. Pencapaian nihil

kotoran dan nihil debu.

• Menemukan masalah kecil pada saat inspeksi kebersihan.

• Mengerti bahwa kebersihan merupakan bagian dari inspeksi.

C. Prinsip: Cleaning merupakan item inspeksi dan derajat dari kebersihan

dinilai.

D. Kegiatan-kegiatannya adalah:

• Mengatur prosedur kebersihan harian.

• Melakukan kebersihan di area kerja.

58

• Melakukan inspeksi cleaning dan memperbaiki masalah kecil yang ada

di area kerja.

• Membersihkan tempat yang tidak diperhatikan orang.

• Membuat prioritas 5S.

E. Sasaran Seiso

1. Area Penyimpanan

Kategori ini termasuk bermacam-macam barang dan tempat.

2. Peralatan

Kita harus selalu merawat mesin kita sendiri dan menjaga kebersihan

serta kerapiannya.

3. Lingkungan

Bila tempat dimana kita bekerja setiap hari tertutup dengan debu yang

melekat, kita akan dengan mudah mengalami depresi.

F. Ancangan Tiga Langkah

Pada umumnya terdapat tiga langkah pembersihan yang benar.

Pertama, aktivitas tingkat makro membersihkan segala sesuatu dan mencari

cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan

keseluruhan gambaran. Kedua, tingkat individual menangani tempat kerja

59

khusus dan mesin khusus. Ketiga, tingkat mikro, dimana suku cadang dan alat

khusus dibersihkan dan penyebab kotoran dicari dan diperbaiki.

Gambar 2.3 Ancangan Tiga Langkah

G. Membersihkan Tempat Kerja dan Peralatan

Prosedur

Ada empat langkah yang harus diikuti:

1. Bagi daerah itu menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung

jawab untuk tiap bagian.

2. Tentukan apa yang harus dibersihkan, urutannya, dan kemudian

kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya

pembersihan sehingga sumber masalahnya dapat dianalisis.

3. Revisi cara melakukan pembersihan dan alat yang dipergunakan

sehingga tempat yang sukar dibersihkan akan mudah dibersihkan.

4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa

yang dikehendaki.

60

Gambar 2.4 Mempromosikan Tempat Kerja yang Lebih Bersih

Daerah dan Tanggung Jawab

Dalam mengalokasikan tanggung jawab untuk aktivitas 5S, sebaiknya

diawali dengan tanggung jawab kelompok untuk daerah tertentu. Kemudian

Anda dapat membuatnya menjadi tanggung jawab kelompok dengan satu

orang sebagai pemimpin kelompok.

Pergantian Tanggung Jawab

Tanggung jawab bersama berarti merupakan tanggung jawab setiap

orang, tetapi seringkali diartikan bukan sebagai tanggung jawab seseorang.

Sejumlah perusahaan mencoba mengatasinya dengan memberikan tanggung

jawab secara bergantian kepada anggota kelompok itu. Caranya adalah

dengan melakukan pergantian harian yang bertujuan untuk menyebarkan

tanggung jawab. Dalam menyebarkan tanggung jawab untuk jenis pekerjaan

61

yang tidak disukai orang, seseorang ketika menyelesaikan pekerjaannya harus

memastikan bahwa pekerjaan ietu diserahterimakan kepada orang berikutnya.

Jika tidak ada tanggung jawab individual yang digariskan dengan jelas dan

tidak ada semangat kerjasama dalam memelihar daerah tanggung jawab

kelompok, tidak mungkin diharapkan kerjasama yang baik.

Membuat Peta Tanggung Jawab

Dalam aktivitas 5S, sebaiknya pekerjaan dimulai dengan menganggap

tanggung jawab individual dengan pengertian bahwa orang wajib saling

membantu dalam mengerjakan bagian yang benar-benar sulit. Anda dapat

mulai dengan membuat peta daerah tanggung jawab individual. Dalam

melakukan ini, semua tugas harus diberikan sejelas mungkin dan tidak ada

satupun yang tidak didefinisikan, tidak ditugaskan atau masih kabur.

RESIKRESIK

SaranaSarana KebersihanKebersihan OperasiOperasi PembersihanPembersihan AwalAwal ResikResik per Area /per per Area /per alatalat

Rencanakan & laksanakan :• Apa, berapa dan dimana

jenis Alat Kebersihan yang efektif untuk kondisitempat kerja kita

• Denah letak alat-alatkebersihan

Rencanakan & laksanakan :• Kapan & bagaimana kami

bersama-sama membersihkan atap, langit-langit & dinding ?

• Alat apa saja yang dibutuhkanuntuk kegiat- an membersihkan atap danlangit-langit ?

• Dalam jangka waktu berapalama atap & langit - langitperlu dibersihkan satukali?

Rencanakan & Laksanakan :• Peta dan Label tanggung-

jawab RESIK• Standar warna cat• Denah dan Jadwal

Pengecatan• Perluasan ke area / alat

lainnya

Diagram 2.3 Diagram Resik/Pembersihan

62

2.2.4 Seiketsu (Rawat/Pemantapan)

A. Definisi: Kegiatan ini adalah untuk menjaga sesuatu terorganisir, tertata, dan

besih dalam arti merawat apa yang sudah ada.

B. Tujuan:

• Standar manajemen untuk memelihara 5S.

• Melakukan inovasi dengan ”visual management” sehingga

keabnormalan dapat terlihat dengan jelas.

C. Prinsip: Visual management dan standarisasi.

D. Kegiatan-kegiatannya antara lain:

• Manajemen secara visual dan penyetandaran 5S (tanda ok, tanda arah,

tanda arah buka dan tutup, dan lain-lain).

• Daerah yang berbahaya ditandai dengan benar.

• Pemberian kode warna pipa dan label tanda peringatan.

E. Menampilkan Ketidaknormalan dengan Kontrol Visual

Karena oranglah yang mengendalikan dan mengatur sesuatu, karyawan

Anda harus dapat membedakan antara yang normal dengan yang tidak dan

melakukan suatu tindakan.

63

Ketidaknormalan seringkali merupakan segala sesuatu yang membuat

seseorang yang tidak mencarinya gagal menemukannya, tetapi seseorang yang

waspada dan penuh perhatian akan menemukannya.

Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan timbul ke

permukaan? Dalam pekerjaan sehari-hari, kita menggunakan pikiran untuk

mengingat segala sesuatu dan kelima panca indra untuk melaksanakan tugas

terbaik kita. Yang penting adalah mengubah indra statis kita menjadi

kesadaran yang dinamis. Telah diperkirakan bahwa 60% aktivitas manusia

berawal dengan penglihatan. Itulah sebabnya, mengapa manajemen visual

kadang-kadang disebut sebagai penjelmaan kesadaran visual.

F. Yang Ditonjolkan Oleh Manajemen Visual

Berikut ini diringkaskan apa yang ditonjolkan dalam manajemen visual

dan yang membuatnya lebih mudah divisualisasikan:

Gambar 2.5 Manajemen Visual yang Ditonjolkan

64

G. Alat dan Metode Untuk Kontrol Visual

Sudah jelas bahwa Anda memerlukan alat bantu visual dalam kontrol

visual. Anda harus melatih keterampilan dalam merancang alat kreatif untuk

memperlancar proses ini. Tentu saja salah jika hanya mengandalkan tanda

visual saja dan Anda juga memerlukan keempat indra lain untuk membantu

orang memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang sedang terjadi.

Untuk memberikan gambaran tentang berbagai jenis peragaan kontrol

visual yang dibutuhkan, misalnya ada:

• Peragaan untuk membantu orang mencegah membuat kesalahan

operasi.

• Waspada terhadap bahaya.

• Indikasi dimana barang harus diletakkan.

• Penandaan peralatan.

• Peringatan untuk berhati-hati dan cara operasi.

• Peragaan pemeliharaan preventif.

• Instruksi.

H. Metode Manajemen Visual

Label

Peralatan harus diberi label dengan nama dan fungsinya. Hal ini berlaku untuk

setiap barang.

65

• Minyak pelumas. Ini adalah salah satu barang yang paling mudah

dimengerti dan setiap wadah harus diberi label dengan jenis (mutu)

minyak, warna, dan untuk apa.

• Label manajemen presisi. Ini harus menunjukkan derajat presisi,

tingkat manajemen dan periode berlakunya.

• Label pemeriksaan tahunan. Pada dasarnya sama dengan stiker

pemeriksaan pada mobil Anda yang menunjukkan kapan harus

diperiksa. Label harus ditempelkan pada semua peralatan sehingga

Anda tidak kehilangan satu pemeriksaan pun.

• Label temperatur. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk

menunjukkan derajat panas, termasuk label khusus dan pewarnaan.

Beberapa barang dapat berubah dengan berubahnya temperatur dan

yang lain mencatat temperatur tertinggi sehingga Anda dapat

menemukan masalah yang timbul seketika, meskipun kebetulan Anda

tidak berada di tempat itu pada saat itu.

• Label tanggung jawab. Label ini harus menunjukkan siapa yang

bertanggung jawab atas apa. Setiap orang harus bertanggung jawab

atas sesuatu, dan segala sesuatu harus menjadi tanggung jawab

seseorang.

66

• Label lain. Di antara beberapa label lain yang dapat Anda pergunakan

adalah label yang menunjukkan barang itu untuk apa dan menarik

perhatian orang untuk memperhatikan keamanan khusus.

• Label daerah pada meteran. Pada setiap meteran harus ada petunjuk

yang jelas tentang nilai normal apa dan dimana daerah berbahayanya.

Hal ini harus dicatat dengan jelas di label, mungkin ditekankan dengan

pemberian kode warna. Prinsip yang sama berlaku untuk persediaan

barang, dan harus ada beberapa indikasi visual bila saatnya tiba untuk

memesan ulang.

• Tanda cocok. Dengan membuat garis pada mesin dan pada baut atau

sekrup, Anda dapat mengetahui dengan jelas kapan baut atau sekrup

diputar dengan kencang. Selain itu, gagal menyatu dengan garis

memberikan tanda visual dengan segera bahwa baut itu lepas.

• Tanda posisi. Merupakan gagasan yang baik memberikan tanda posisi

kecil dimana barang disimpan. Buat gambar telapak kaki dimana orang

harus berdiri. Buat tanda di lantai untuk menunjukkan daerah

berbahaya. Buat garis untuk menunjukkan dimana alat harus berhenti.

Pasang berbagai tanda visual sehingga setiap orang dapat melihat apa

yang sedang terjadi dan untuk mengantisipasi apa yang akan terjadi

kemudian.

67

RAWAT

RAPI

Kanban sediaanMencegah kelebihansediaanApakah peraturanpeminjaman, pengambilan & penyimpanan barang/alat sudah dipatuhi?

MempertahankanKondisi Optimum

Mekanisme KendaliVisualMekanisme Anti SalahPemeriksaanBerkala

RESIK

Mengatasi sumberkotorMencegah debumelekatMencegahrembesancairan & minyakMencegahkebocoran

RINGKAS

Operasi buka lemariOperasi harta karunPatroli label merahAdakah proseduruntuk ‘menyingkirkan’barang yang tidakdiperlukan?

Diagram 2.4 Diagram Rawat/Pemantapan

2.2.5 Shitsuke (Rajin/Pembiasaan)

A. Definisi: Kegiatan untuk membentuk kebiasaan, terkait dengan melakukan

segala hal dengan benar dan memastikan tempat dalam keadaan selamat.

B. Tujuan:

• Partisipasi penuh dalam hal pengembangan kebiasaan dalam hal

mematuhi aturan di tempat kerja.

• Melakukan komunikasi dan umpan balik secara rutin.

C. Prinsip: Pembiasaan dan disiplin di tempat kerja.

D. Kegiatan-kegitannya antara lain adalah :

• Semua melakukan cleaning dan menyediakan waktu untuk olahraga

dengan rutin.

68

• Kenakan alat safety dengan baik.

• Latihan terhadap penanganan keadaan darurat (emergency).

• Pembuatan manual 5S.

• Pembiasaan disiplin ditempat kerja.

E. Pembentukan Kebiasaan

Tidak terlalu sulit memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang

diharapkan dari Anda.

• Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda menginginkan hasil yang

baik.

• Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk memperoleh mutu yang

terjamin.

• Atur supaya setiap orang mengambil bagian dan setiap orang

melakukan sesuatu, kemudian mengimplemetsikannya.

• Atur segala sesuatu sehingga setiap orang merasa tanggung jawab atas

apa yang mereka kerjakan.

Orang harus mengungkapkan dengan kata-kata tanggung jawab

masing-masing setiap hari, dan mereka harus

melaksanakannya.

Jika mereka membuat kesalahan, manajemen harus

menunjukkannya dan memastikan bahwa hal itu diperbaiki.

69

↓

• Inilah cara melembagakan praktik yang baik, dan bagaimana Anda

menciptakan tempat kerja yang disiplin.

↓

• Setiap orang bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat

perusahaan.

F. Kampanye Ketaatan Pada Peraturan

Praktik adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa orang-oarang dapat

melakukan apa yang harus mereka lakukan setiap hari. Walaupun rutinitas

sehari-hari harus selalu memperkuat kebiasaan baik, seringkali hal itu

merupakan pekerjaan yang membosankan serta menghalangi kemampuan

seseorang. Itulah sebabnya Anda harus membuat tema khusus untuk

membahas latihan dan menyuruh setiap orang mempraktikan hal yang sama.

Usahakan supaya Anda dapat menemukan suatu cara untuk membuat

permainan mengenai hal itu – mula-mula untuk kesenangan kemudian sebagai

kompetisi. Sekalipun orang telah mengetahui bagaimana melakukan sesuatu,

mempraktikan dengan cara ini akan menyegarkan ingatan dan mengasah

keterampilan.

70

PenjabaranQuality Objective

OrganisasiPembelajar

KebiasaanPositif

InformasiTepat Waktu

•Tepat janji•Tepat waktu•Tata cara komunikasi

telepon•One sheet report•One point lesson•Kaizen Visual

Information board•Satu ide kaizen

perorang per bulan

•Jabarkan Qualityobjective sampai tingkatperorangan

• Monitor dan evaluasipencapaian Q.O.

• Sesi umpan balik

•Rencanakan &Laksanakan

•Pembagian kelompokbelajar

•Penetapan tema belajardan jadwal pertemuan

•Jadwal & kegiatankelompok belajar

Butir informasi:• Efisiensi• Produktivitas•Efektivitas•Cycle Time•Set up Time•Break Down•Delay•Hasil Evaluasi 5R•Kegiatan KAIZEN •dll.

RAJIN

Diagram 2.5 Diagram Rajin/Pembiasaan

2.3 Tujuan dan Manfaat 5S

Tujuan dari penerapan 5S:

• Mengeliminasi waste/pemborosan (barang, waktu, tempat).

• Aktivitas 5S lebih menekankan pada pentingnya keteraturan pada tempat

kerja. Hal ini merupakan pentingnya dalam hal pencegahan terhadap

accident, pencegahan kebakaran atau tergelincir karena kebocoran oli.

• Untuk meningkatkan efisiensi ditempat kerja, misalnya waktu yang

dibutuhkan dalam pencarian alat-alat dapat dikurangi jika alat-alat tersebut

diatur rapi dan mudah dikenali penempatanya.

• 5S berpengaruh juga terhadap quality, khususnya pencegahan kontaminasi

dalam produk.

71

• Menjaga lingkungan kerja dalam keadaan baik, mewujudkan tempat kerja

yang nyaman dan pekerjaan yang menyenangkan.

• Melatih manusia pekerja yang mampu mandiri mengelola pekerjaannya.

• Mewujudkan perusahaan bercitra positif di mata pelanggan tercermin dari

kondisi tempat kerja.

Manfaat dari penerapan 5S:

• Meningkatkan kualitas.

• Mencapai standarisasi kerja.

• Mengurangi waktu lembur dan waktu siklus.

• Mengurangi biaya simpan dan mengurangi downtime mesin

• Meningkatkan moral pekerja.

• Lingkungan kerja menjadi bersih dan rapi.

• Peningkatan produktivitas para pekerja dan menambah motivasi kerja.

• Mengurangi pemborosan serta mengurangi tingkat kecelakaan.

• Memberikan keamanan dan keselamatan dalam bekerja.

• Menumbuhkan kedisiplinan dalam bekerja.

• Meningkatkan keuntungan.

72

2.4 5S + 1 (SAFETY)

Seiring dengan penggunaan program 5S di perusahaan-perusahaan ataupun

organisasi, maka berbagai macam faktor ditambahkan ke dalam komponen 5S. Salah

satu faktor yang sangat berkaitan dengan 5S adalah faktor keselamatan (safety).

Faktor keselamatan merupakan faktor yang sangat penting, bahkan di beberapa

perusahaan menjadi pokok bahasan tersendiri dan program tersendiri sebagai wujud

keseriusan perusahaan terhadap keselamatan dan untuk mencapai tingkat keselamatan

yang tinggi. Untuk itu pula di beberapa perusahaan yang menerapkan 5S, faktor

safety kerap kali dikaitkan dan ditambahkan ke dalam program yang kemudian

dikenal sebagai sistem 5S + 1 (Safety). Sistem 5S sendiri memberikan manfaat dan

kontribusi yang besar dalam hal pencapaian dan peningkatan angka keselamatan di

pabrik. Oleh karena itu, faktor safety ini dirasa perlu untuk dikaitkan dan dijalankan

seiring dengan sistem 5S.

5S + 1 (Safety) merupakan salah satu sistem yang menawarkan cara untuk

meng-upgrade performa perusahaan ataupun organisasi dengan fokus pada efektivitas

organisasi lingkungan kerja dan standarisasi prosedur kerja. 5S + 1 (Safety) akan

menyederhanakan lingkungan kerja Anda bersamaan dengan itu juga memperbaiki

efisiensi kualitas serta keamanan kerja (safety).

73

Filosofi 5S + 1 (Safety)

Proses improvement yang apabila diterapkan secara penuh & berkelanjutan akan

memberikan:

1. Pengaruh peningkatan moral dari para pekerja secara menyeluruh.

2. Menciptakan kesan yang positif dari pihak customer/pelanggan.

3. Meningkatkan efisiensi perusahaan ataupun organisasi.

Alasan Penerapan 5S + 1 (Safety):

1. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan memberikan kenyamanan dan

keselamatan kerja.

2. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan produktivitas

kerja.

3. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan efisiensi

terhadap waktu kerja.

4. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan menghasilkan produk

berkualitas dengan jumlah defect yang rendah.

5. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan mempromosikan

organisasi/perusahaan, control secara visual dan kebersihan terhadap

pelanggan ataupun calon pelanggan.

74

2.5 Metode Analisis Data dan Pemecahan Masalah

2.5.1 Diagram Pareto

Pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan untuk memilih prioritas

kendala/resiko yang hendak diperbaiki. Pareto chart bekerja dengan memaparkan

dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan relatif dari berbagai

masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto chart ini sendiri

merupakan hubungan antara sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan

(dari nilai tertinggi hingga terendah) dengan nilai satuan dari item itu sendiri seperti

frekuensi, harga, dan waktu.

Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan

mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah

yang memberikan dampak terbesar. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha

penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut.

Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan The Pareto Principles,

yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang

paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi. Gunakanlah pareto chart

untuk mengidentifikasikan beberapa isu vital dengan menerapkan aturan

perbandingan 80:20, artinya 80% peningkatan dapat dicapai dengan memecahkan

20% masalah terpenting yang dihadapi.

75

2.5.2 Diagram Sebab-Akibat (Fishbone Diagram)

Diagram sebab akibat dibuat oleh Kaurou Ishikawa pada tahun 1943 dan

kemudian disebut sebagai diagram Ishikawa. Pada tahun 1950 di Jepang, Kaurou

Ishikawa menjadi salah satu cara untuk menggambarkan penyebab dari suatu

masalah. Diagram fishbone-nya ata yang lebih dikenal dengan Ishikawa Fishbone

membantu menangkap dan menggambarkan berbagai kemungkinan penyebab dari

suatu masalah dan menjadi suatu standar dalam analisis akar masalah (root cause

analysis). Dimulai dengan masalah, kemudian dijabarkan berbagai kemungkinan

penyebab dengan membagi cabang menjadi beberapa kategori seperti tulang ikan.

Kategori-kategori tersebut diantaranya adalah material, method, machine,

measurement, environment, dan people.

Gambar 2.6 Diagram Sebab-Akibat

Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa

tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan

76

mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang

ditemukan. Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan

hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan

menyediakan gambaran tentang “mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek

yang diakibatkan dari masalah tersebut”.

Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk

memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah.

Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang

menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang

berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut.

2.5.3 Root Cause Analysis (5 Whys)

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menggali akar penyebab

masalah (root cause analysis) adalah dengan menggunakan metode 5Whys.

5 Whys adalah suatu metode untuk menggali penyebab masalah yang lebih

mendalam secara sistematis untuk menemukan cara penanggulangan yang lebih

dalam pula. Mengidentifikasi akar penyebab masalah dan mengembangkan tindakan

penanggulan.

Metode ini pertama kali dikembangkan oleh Sakichi Toyoda dan digunakan

sebagai metodologi Toyota Motor Corporation selama perkembangan manufaktur

77

mereka. Metode ini merupakan bagian penting dari proses penyelesaian masalah yang

menjadi bagian dari Toyota Production System.

Taiichi Ohno seorang manajer Toyota pada tahun 1950 menjelaskan bahwa

metode 5 Whys adalah dasar dari pendekatan ilmiah Toyota. Ia mengatakan

“pemecahan masalah yang sebenarnya membutuhkan identifikasi ‘akar penyebab’

bukan ‘sumber’, akar penyebab terletak tersembunyi di balik sumber”. Dengan

mengulang bertanya mengapa sebanyak lima kali, masalah yang sebenarnya akan

ditemukan begitu juga dengan solusinya.

Metode 5 Whys ini sangat berguna ketika permasalahan yang diangkat

melibatkan faktor manusia (human factors) atau interaksi.

Manfaat 5 Whys:

• Membantu mengidentifikasi akar penyebab (root cause) dari suatu

permasalahan.

• Menentukan hubungan antara akar penyebab yang berbeda-beda dari suatu

permasalahan.

• Merupakan tools yang sederhana, mudah untuk diselesaikan tanpa analisis

secara statistik.

Cara mengerjakan 5 Whys:

1. Tulis/jabarkan masalah yang ditemukan. Dengan menulis atau menjabarkan

masalah akan membantu dalam menyusun atau merumuskan masalah dan

78

menjelaskannya dengan lengkap. Ini juga membantu tim untuk tetap fokus

pada permasalahan yang sama.

2. Bertanya mengapa masalah dapat terjadi dan menuliskan jawabannya dibawah

masalah.

3. Jika jawaban yang dikemukakan belum mengena pada permasalahan yang

dijabarkan pada step 1, maka lanjutkan bertanya mengapa dan tulis

jawabannya ke bawah.

4. Terus lakukan step 3 hingga tim setuju bahwa akar penyebab masalah telah

ditemukan. Bertanya mengapa ini dapat dilakukan kurang atau lebih dari lima

kali.

Berikut beberapa bentuk penulisan 5Whys:

Gambar 2.7 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys - 1

79

Gambar 2.8 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys - 2

Gambar 2.9 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys – 3

80

5 Whys dan Fishbone Diagram

Metode 5 Whys dapat digunakan secara individual/berdiri sendiri atau dapat

menjadi bagian dari fishbone diagram. Fishbone diagram membantu dalam

mengungkapkan keseluruhan penyebab (cause) yang mungkin/potensial dari suatu

masalah. Setiap inputs cause yang dijabarkan pada fishbone diagram dapat digunakan

pada metode 5 Whys untuk digali lebih dalam lagi akar penyebabnya.