pedoman 5s pdf web upm

iPEDOMAN 5S

Universitas Darma Persada

PEDOMAN 5S

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

Jl. Radin Inten II (terusan Casablanca)Pondok Kelapa - Jakarta Timur 13450Telp. (021) 8649051, 8649053, 8649057 Fax. 021 8649052E-mail : [email protected] homepage : http://www.unsada.ac.id

ii

PEDOMAN 5S


iii

PEDOMAN 5S


STANDAR5S

PEDOMAN 5S

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

PEDOMAN5S

Universitas Darma PersadaJl. Radin Inten II, Pondok Kelapa Jakarta Timur 13450

Telp. (021) 8649051, 8649053, 8649057 Fax. (021) 8649052E-mail : [email protected]

Home page : http://www.unsada.ac.id

Disetujui oleh

2011 Revisi : Tanggal : 14 Oktober 2011 Rektor

ProsesPenanggungjawab

Nama Jabatan

1. Perumusan

Ir. Endro Prabowo, M.ScDrs Boedi Setyo Hartono, Ak,MMDra Endang Tri Pujiastuti, MMMetty Suwandany, SS, M.PdTheresiana Dwirina Novita, STDhimas Satria, M. EngTrisno Upoyo, SE, MM

Tim Penerapan

5S

2. Pemeriksaan Ir Agus Sun Sugiharto, MT Wakil Rektor I

3. Persetujuan DR. Ir. Oloan P. Siahaan, M.Eng,MAEP Rektor

4. Pengendalian Dra. Endang Tri Pujiastuti, MM Kepala UPM

iPEDOMAN 5S


PRAKATA

5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) merupakan suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang, ini digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja

organisasi secara menyeluruh. Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan dengan penerapan kaizen (perbaikan berkesinambungan) agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan aktivitas perusahaan atau industri.

5S dapat diterapkan pada perusahaan atau industri yang berbeda-beda, termasuk juga dalam bidang pendidikan, karena program 5S bersifat fleksibel yang dapat diterapkan sesuai dengan lingkungan kerjanya.

Program 5S tersebut merupakan suatu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para sivitas akademika dalam melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan. Hal ini sejalan dengan tujuan Universitas sebagai institusi yang memberikan jasa pelayanan dituntut dapat memberikan pelayanan yang memuaskan pemangku kepentingan atau stakeholder.

Menjalankan program 5S membutuhkan pengetahuan dan komitmen yang kuat dari setiap orang yang terlibat di dalamnya, sehingga akan

ii

PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persadai

memberikan perbedaan yang signifikan setelah menjalankan program

ini. Oleh karena itu, buku ini diterbitkan untuk dapat menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan 5S di lingkungan Universitas Darma Persada.

Diharapkan dengan diterbitkannya buku ini dapat mendorong sivitas akademika agar memiliki kesadaran yang tinggi untuk melaksanakan program 5S.

Selamat menjalankan program 5S, dan semoga berhasil.

Jakarta, 14 Oktober 2011Rektor

Dr. Ir. Oloan P. Siahaan, M.Eng,MAEP

iii

PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persadaii

DAFTAR ISI Halaman

PRAKATA ................................................................................... i DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................... 1

BAB II LUAS LINGKUP PROGRAM 5S A. Fungsi Program 5S ............................................... 3B. Tujuan Program 5S ............................................... 5C. Pihak yang Bertanggungjawab Dalam Pencapaian Program 5S .......................................................... 6D. Definisi Istilah ...................................................... 6

BAB III PENETAPAN, PELAKSANAAN, PENGENDALIAN DAN PENGEMBANGAN PROGRAM 5S................ 8

BAB IV PRORAM 5S A. Standar Seiri ....................................................... 16 B. Standar Seiton ...................................................... 18C. Standar Seisou ...................................................... 22D. Standar Seiketsu ................................................... 25E. Standar Shitsuke ................................................... 31

BAB IV STRATEGI IMPLEMENTASI PROGRAM 5S ......... 34

1PEDOMAN 5S


BAB IPENDAHULUAN

5S pada dasarnya merupakan program peningkatan mutu dan produktivitas yang terkait dengan lingkungan tempat kerja dalam arti bagaimana tempat kerja dikelola dan bagaimana karyawan memelihara tempat kerjanya. Hal ini mencerminkan sikap karyawan terhadap pekerjaannya.

5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para karyawan dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Seiri, S2-Seiton, S3-Seiso, S4-Seiketsu, S5-Shitsuke.

S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah memenuhi seluruh kegiatan S1 sampai dengan S4, maka telah memperoleh status S5-Shitsuke atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai standar yang ditetapkan dan berarti telah menerapkan budaya kerja.

Sejalan dengan program 5S, Universitas Darma Persada melalui Kebijakan SPMI berkomitmen menerapakan filosofi kaizen yang meliputi 5 (lima) unsur atau 5 S yaitu Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke dalam upaya peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous improvement).

2PEDOMAN 5S


Penerapan 5S di suatu organisasi termasuk perguruan tinggi sering kali tidak berjalan sebagaimana mestinya karena kurangnya pemahaman di antara pimpinan unit kerja selaku pengambil keputusan dan sebagai penentu arah kebijakan di unit kerja yang bersangkutan mengenai penerapan 5S dan perananannya. Oleh karena itu, dalam rangka upaya peningkatan pengelolaan penyelenggaraan pendidikan, Universitas Darma Persada menyusun pedoman 5S untuk diterapkan di seluruh unit kerja dan diimplementasikan oleh sivitas akademika Universitas Darma Persada.

3PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persadaiii

BAB IILUAS LINGKUP PEDOMAN 5S

Pedoman 5S Universitas Darma Persada merupakan suatu acuan untuk mencapai sasaran program penerapan budaya kerja agar seluruh sivitas akademika Universitas Darma Persada menyadari pentingnya kaizen sebagai falsafah dasar dalam setiap aktivitasnya, memahami konsep 5S dan manfaat 5S serta memahami langkah-langkah implementasi 5S sehingga peningkatan mutu pengelolaan penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan secara berkelanjutan serta menjadikan 5S sebagai budaya kerja di seluruh unit kerja dan diimplementasikan oleh sivitas akademika Universitas Darma Persada.

Kaizen merupakan filsafat, sikap, cara berpikir dan cara berperilaku yang berpusat pada kekuatan kultur/kebudayaan. Kaizen juga merupakan suatu kebudayaan yang fokus terhadap perbaikan secara terus menerus untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam menghasilkan produk atau

jasa atau ide. Dalam hal penyelenggaraan pendidikan , Universitas Darma Persada yang bergerak di bidang jasa menghasilkan output lulusan, maka dalam proses menghasilkan lulusan, kaizen dijadikan sebagai falsafat program 5S untuk menciptakan budaya kerja.

Budaya kerja 5S terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Adapun budaya kerja 5S yang diterapkan di Universitas Darma Persada mengadopsi dasar-dasar 5S yaitu sebagai berikut :

4PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persadaiv

1. Seiri, merupakan kegitan memilah atau menyortir dan membuang barang atau file yang tidak dipergunakan lagi ke tempat pembuangan atau recycle bin agar tempat penyimpanan menjadi lebih efisien dan dapat dipergunakan untuk menyimpan barang atau file yang memang

penting dan dibutuhkan. Selain itu tempat kerja menjadi terlihat lebih rapi dan memberikan kenyamanan untuk bekerja.

2. Seiton, merupakan kegiatan merapikan semua barang dan file penting yang harus dilakukan dengan teliti, terorganisir dan sistematis untuk memudahkan dalam mengidentifikasi file jika sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencarinya.

3. Seiso, merupakan kegiatan membersihkan tempat kerja, ruangan kerja dan lingkungan kerja secara rutin yaitu dengan melakukan kebersihan harian, pemeriksaan kebersihan dan pemeliharaan kebersihan.

4. Seiketsu, merupakan kegiatan perawatan atau maintenance terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan dalam tahap Seiri, Seiton, Seiso.

5. Shitsuke, merupakan suatu kebiasaan dan pemeliharaan program 5S yang sudah berjalan yang terkait dengan perilaku rajin dan kedisiplinan dalam melaksanakan program Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu.

5PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persada1

A. FUNGSI PEDOMAN 5S

1. Sebagai salah satu acuan dalam pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan di Universitas Darma Persada.

2. Sebagai salah satu alat peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan di Universitas Darma Persada.

3. Sebagai pedoman dalam rangka penyempurnaan secara terus menerus dalam melaksanakan aktivitas kerja dalam rangka meningkatkan produktivitas.

B. TUJUAN PROGRAM 5S

1. Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, teratur, aman dan nyaman dengan prinsip kaizen.

2. Mengubah cara berpikir dan perilaku pribadi sivitas akademika dalam melaksanakan pekerjaan dan berperilaku yang disesuaikan dengan budaya kerja.

3. Meningkatkan kedisiplinan sivitas akademika di segala bidang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya.

4. Sebagai salah satu alat untuk meningkatkan produktivitas kerja.5. Sebagai salah satu alat untuk promosi institusi, fakultas, jurusan/

progam studi, lembaga dan unit kerja lain untuk meningkatkan jumlah mahasiswa dan peserta kursus.

6PEDOMAN 5S


C. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB DALAM PENCAPAIAN PROGRAM 5S

Dalam implementasi program 5S, terdapat pihak/subyek yang bertanggung jawab terhadap pencapaian dan pemenuhan program 5S yaitu :1. Pimpinan Universitas, Fakultas, Proram Pascasarjana, Jurusan/

Program Studi.2. Pimpinan Lembaga, UPT dan Biro.3. Tenaga Pendidik (Dosen) dan Tenaga Kependidikan.4. Karyawan Administrasi.5. Mahasiswa.

D. DEFINISI ISTILAH

1. 5S : suatu istilah yang mengandung makna memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para karyawan dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang meliputi Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke.

2. Seiri : mengatur segala sesuatu, memilah sesuatu dengan aturan atau prinsip tertentu, membedakan antara yang diperlukan dan membuang yang tidak diperlukan.

7PEDOMAN 5S


3. Seiton : menentukan tata letak ruangan dengan rapi untuk mempermudah dalam menemukan barang yang diperlukan.

4. Seiso : menghilangkan sampah dan barang yang tidak terpakai agar peralatan perkantoran dan tempat kerja menjadi lebih bersih.

5. Seiketsu : melaksanakan pemeliharan atau maintenance barang, tempat kerja dan lingkungan kerja dengan melaksanakan seiri, seiton, seiso secara teratur.

6. Shitsuke : menjadikan kegiatan seiri, seiton , seiso dan seiketsu sebagai suatu kebiasaan untuk berdisplin dalam mematuhi peraturan dan budaya kerja.

7. Budaya Kerja : suatu falsafah yang didasarkan pada pandangan hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan juga pendorong yang dibudayakan dalam suatu kelompok dan tercermin dalam sikap menjadi perilaku, cita-cita, pendapat, pandangan serta tindakan yang terwujud sebagai kerja.

8. Kaizen : suatu konsep dan filsafat dari Jepang yang berarti perbaikan secara terus menerus.

8PEDOMAN 5S


BAB IVPENETAPAN, PELAKSANAAN, PENGENDALIAN DAN PENINGKATAN PROGRAM 5S

Implementasi 5S akan efektif dalam meningkatkan mutu pengelolaan penyelenggaraan pendidikan, khususnya di Universitas Darma Persada yang menyangkut pelayanan, pengurangan biaya, waktu lead time yang lebih pendek, meningkatkan produktivitas karyawan serta mengurangi kerusakan barang investasi dan mengurangi kecelakaan kerja, bila penerapan 5S dilaksanakan secara bertahap dan berkesinambungan sesuai urutannya atau tahap demi tahap. Disamping itu, impementasi 5S akan berjalan efektif, bila seluruh unit kerja dan pelaku 5S yaitu karyawan akademik maupun non akademik, mahasiswa atau sivitas akademika Universitas Darma Persada mau menjalankan secara konsisten dan bertanggungjawab serta bersedia menjalankan 5S dengan melandasi pola pikir dan pola tindak dengan memprioritaskan mutu dan kaizen.

Oleh karena itu, dalam pelaksanaan 5S diperlukan suatu prosedur atau tahapan mulai dari penetapan, pelaksanaan, pengendalian (monitoring dan evaluasi) termasuk audit internal dan pengembangan/peningkatan mutu 5S.

Dalam penetapan, pelaksanaan, pengendalian dan pengembangan program 5S secara berkelanjutan Universitas Darma Persada menggunakan model

9PEDOMAN 5S


kendali mutu PDCA yaitu langkah proses kendali mutu yang meliputi perencanaan (plan), pelaksanaan (do), evaluasi (check) dan tindakan penyempurnaan (action) yang akan menghasilkan kaizen atau peningkatan mutu berkelanjutan (continuous improvement) dengan mengacu pada Kebijakan SPMI tahun Akademik 2010/2011-2013/2014 dan Manual SPMI tahun akademik 2010/2011-2013/2014 yang secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Tahap Penetapan Program 5S

Tahap penetapan standar 5S dimulai dari tahap perencanaan, penyusunan draft pedoman 5S, penyempurnaan pedoman 5S yang berfungsi sebagai acuan dalam mengimplementasikan 5S.

Tahap-tahap penetapan pedoman 5S adalah sebagai berikut :

a. Rektor membentuk Tim 5S. b. Tim 5S melakukan analisis kebutuhan untuk menyusun progam 5S

dengan mengacu pada visi, misi dan Kebijakan SPMI Universitas Darma Persada.

c. Tim 5S melakukan kegiatan pengumpulan dokumen, studi banding ke perusahaan atau institusi yang telah melaksanakan program 5S dengan baik.

10

PEDOMAN 5S


d. Tim 5S melakukan perumusan dalam bentuk draf melalui rapat-rapat kerja.

e. Tim 5S melakukan penyempurnaan dokumem pedoman 5S melalui rapat dengan pimpinan universitas beserta jajarannya.

f. Hasil penyempurnaan program 5S diajukan kepada pimpinan universitas untuk mendapatkan persetujuan untuk diimplementasikan kepada seluruh unit kerja atau sivitas akademika Unsada

2. Tahap Pelaksanaan Program 5S

Tahap pelaksanaan program 5S merupakan suatu tahapan dimana seluruh sivitas akademika melaksanakan kegiatan 5S sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman 5S.

Adapun tahap-tahap pelaksanaan 5S dimulai dengan kegiatan sosialisasi atau lokakarya atau workshop serta penerapan 5S di unit kerja masing-masing Universitas Darma Persada yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Tim 5S melakukan persiapan teknis dan administrasi untuk keperluan sosialisasi program 5S ke seluruh sivitas akademika.

11

PEDOMAN 5S


b. Tim 5S menyenggarakan sosialiasai program 5S kepada sivitas akademika dalam rangka memberikan pemahaman yang sama tentang penting dan manfaatnya 5S dalam penyelenggaraan pendidikan di Universitas Darma Persada dan bagaimana melaksanakan kegiatan/pekerjaan baik secara keseluruan, kelompok maupun individu.

c. Lokakarya atau workshop dilaksanakan dalam rangka membentuk organisasi 5S di seluruh unit kerja dan membuat kerangka atau bagan proses 5S sesuai dengan standar yang ditetapkan.

d. Penerapan program 5S diawali dengan kegiatan S1-Seiri dan dilanjutkan dengan tahap-tahap berikutnya sampai dengan mencapai S5 di masing-masing unit kerja dan masing-masing individu termasuk organisasi mahasiswa.

3. Tahap Pengendalian Program 5S

Pengendalian diperlukan untuk mengukur kesesuaian dan ketercapaian program kerja dalam upaya mengevaluasi implementasi program 5S secara periodik dan menjaga keberlanjutan program 5S yang diterapkan di seluruh unit kerja dengan cara monitoring, evaluasi dan audit internal.

12

PEDOMAN 5S


Pengendalian 5S dimulai dengan kegiatan monitoring dan evaluasi serta audit internal.

Adapun tahap-tahap pengendalian melalui monitoring dan evalausi dilaksanakan oleh Tim 5S yang secara garis besar dijelaskan sebagai berikut :

a. Tim 5S melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan atau semesteran) secara berkala sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan terhadap pelaksanaan 5S di seluruh unit kerja, termasuk organisasi kemahasiswaan.

b. Tim 5S melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan program 5S terhadap semua aspek sesuai dengan pedoman yang ditetapkan.

c. Tim 5S melakukan evaluasi terhadap temuan-temuan hasil pemantauan dan pencatatan atau rekaman berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya terhadap pelaksanaan program 5S oleh semua unit kerja.

d. Tim 5S melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan atau bila tidak sesuai dengan pedoman yang ditetapkan.

e. Tim 5S membuat laporan tertulis tentang temuan dan hasil evalausi, kemudian disampaikan kepada pimpinan Universitas Darma Persada untuk ditindaklanjuti.

13

PEDOMAN 5S


Disamping pengendalian program 5S dilaksanakan oleh Tim 5S dengan monitoring dan evalausi, maka dalam rangka peningkatan mutu pengedalian pelaksanaan 5S dilaksanakan pula dengan cara audit internal yang dilaksanakan pada setiap berakhirnya satu siklus yaitu satu tahun kalender akademik oleh Tim Audit Internal Unit Penjaminan Mutu (UPM).

Adapun tahap-tahap pengendalian melalui audit internal yang dilaksanakan oleh Tim Audit Internal UPM secara garis besar dijelaskan sebagai berikut:

a. Tim Audit Internal UPM membuat perencanaan audit program 5S untuk setiap unit kerja termasuk organisasi kemahasiswaan.

b. Tim audit internal menyampaikan jadwal audit kepada auditi. c. Tim audit internal melaksanakan audit dengan cara melakukan

pencatatan, pemeriksaan dokumen dan aktivitas serta wawancara di lokasi auditi.

d. Tim audit internal melakukan diskusi tentang temuan-temuan dengan auditi khususnya temuan terhadap penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen untuk segera diperbaiki dalam jangka waktu sesuai dengan yang disepakati.

e. Tim audit internal melakukan pembuatan laporan kepada rektor untuk ditindaklanjuti.

14

PEDOMAN 5S


4. Tahap Pengembangan/Peningkatan Program 5S

Peningkatan mutu program 5S diperlukan ketika dalam satu siklus pelaksanaan program telah berakhir, yaitu setiap 1 (satu) tahun kalender akademik berdasarkan pada hasil audit internal yang dilaksanakan oleh tim audit internal setiap awal tahun akademik.

Peningkatan mutu dimaksudkan untuk mencapai standar yang ditetapkan dan peningkatan mutu yang telah tercapai dengan cara benchmarking internal dan eksernal.

Adapun tahap-tahap pengembangan/peningkatan kegiatan 5S secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Pimpimam Universitas Darma Persada dan UPM mempelajari dan melakukan peninjauan terhadap laporan Tim 5S dan Tim Audit Internal.

b. Pimpinan Universitas Darma Persada menyelenggarakan rapat pimpinan untuk mengevaluasi hasil pemeriksaan dan peninjauan atas laporan Tim 5S dan Tim Audit Internal dan melaksanakan kaji ulang terhadap laporan tersebut.

c. Pimpinan Universitas Darma Persada melakukan pengambilan keputusan atas adanya penyimpangan dan menentukan kebijakan dalan rangka usaha penigkatan mutu melalui program 5S.

15

PEDOMAN 5S


BAB VPROGRAM 5S

S1SEIRI

A. DEFINISI

SEIRI berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa sampah dan membuang barang yang tidak berguna.

Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi. Di tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan timbulnya gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang keluhan setiap orang yang mengeluhkan sempitnya ruang kerja mereka karena terlalu banyak barang.

B. AKTIFITAS1. Melakukan Pemeriksaan a. Periksa Rak-rak Periksa barang yang tidak dipakai dan tidak berguna.

Cek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.

Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama

menyimpan barang-barang.

16

PEDOMAN 5S


b. Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinet Cek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.

Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier) dan meteran penunjuk (dial gauge). Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan, seperti

seperti majalah, komik kartun dan lain-lain.c. Periksa Lantai Bagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat

yang perlu mendapat perhatian. Cek alat yang tidak dipakai dan tidak berguna.

d. Cek penyimpanan barang ( tinta catridge, alat tulis dan lainnya)

Periksa barang-barang yang tidak pernah dipindahkan dan

berdebu, perlu diperhatikan.e. Periksa di luar area kerja Periksa dokumen/barang yang tidak dipindahkan selama 5

tahun dan telah rusak. Periksa peralatan yang tidak dipakai namun masih saja

disimpan.f. Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam area kerja)

Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari

dinding tempat dokumen yang tidak dipakai. Cek produk sample atau produk demo.

12

17

PEDOMAN 5S


2. Melakukan Pemilahana. Pemilahan terhadap status setiap barang, alat, mesin, dokumen,

ruang, pekerjaan dan sebagainya yang diperlukan dan berkaitan dengan fungsi, tugas dan tanggungjawab dalam unit kerja dan terhadap setiap barang bersama dan barang pribadi yang diperlukan.

b. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan fungsi atau kegunaannya.

c. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan dan tingkat kebutuhannya ( sering-kadang-jarang ) dipergunakan.

d. Pemilahan dan eliminasi barang yang tidak diperlukan pada sumbernya dengan cara pengelompokam barang ke dalam kategori diperlukan dan tidak diperlukan serta kelompok lainnya.

3. Melakukan Pembuangan a. Membuang item yang ada nilainya dengan cara :

Dikumpulkan menjadi satu dan dikoordinir unit tertentu.

Melakukan penawaran kepada pihak lain atau mencari

pembeli yang menawarkan harga tinggi. b. Membuang item yang tidak ada nilai ekonomisnya dengan

segera dan cara aman sesuai peraturan yang berlaku dan tidak mengganggu lingkungan kerja.

18

PEDOMAN 5S


S2 SEITON

A. DEFINISI

Seiton berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas. Hal yang

penting dalam kegiatan Seiton ini adalah : Menjaga kerapian dokumen/barang, sehingga jika diperlukan

mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah tanpa memerlukan waktu yang lama.

Merapikan tempat kerja. Semua dokumen dan barang yang tidak berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benar-benar bermanfaat di tempatnya.

B. AKTIFITAS

1. Membuang segala sesuatu yang tidak berguna. Dalam aktifitas ini lakukan sesuai dengan fakta-fakta penting

yang telah dijelaskan sebelumnya dalam SEIRI.2. Membersihkan rak-rak penyimpanan. Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang

telah ditetapkan dalam bagian SEIRI harus di-sub kelompokkan kembali.

19

PEDOMAN 5S


Selain itu rak tambahan (jika diperlukan) dibuat seminim mungkin dengan mempertimbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan yang tepat.

3. Menentukan tempat penyimpanan. Perlu dibuat kesepakatan di unit kerja untuk menentukan

cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut :a. Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.b. Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi

antara bagian siku dan bahu.c. Barang yang jarang dipakai harus disimpan di tempat lain

dengan membedakannya menurut penggunaan (kumpulkan semua barang yang jarang dipakai tersebut di tempat yang sama). Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan.

4. Membuat tanda tempat penyimpanan. Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori.

Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label peralatan.a. Tanda Lokasi.

Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.

20

PEDOMAN 5S


Ruang pertemuan atau rapat, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.

Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat penyimpanannya.

b. Cara penentuan nomor tanda lokasi. Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit

sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor 1, 2, 3, dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label dengan huruf A, B, C secara berurutan secara vertikal.

5. Memberi label pada dokumen dan barang-barang yang disimpan.

Dengan label, dapat mengetahui apa yang disimpan serta untuk memastikan kembali apapun yang disimpan pada rak itulah yang kita butuhkan.

a. Label PeralatanLabel ini membantu orang agar dengan mudah dapat mengidentifikasi barang/dokumen yang dicari dan juga ketika mau mengembalikannya lagi. Sebuah simbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak di mana tempat rak itu berada.

21

PEDOMAN 5S


b. Cara menempelkan label. Label ditempel pada bagian depan suatu alat, label harus

mudah dilihat, dibedakan dan dipahami oleh semua orang termasuk orang luar.

Gunakan berbagai warna untuk mempermudah pembedaan.

6. Membuat tabel daftar barang. a. Lokasi rak harus dicatat dalam tabel.b. Untuk membedakan secara tepat suatu lokasi untuk menyimpan

apa, yaitu dengan mendaftar barang apa saja yang ada pada rak di dalam tabel sesuai dengan jenisnya. Misalnya rak yang berisi buku referensi dan skripsi dibedakan tabelnya.

c. Memudahkan mencari dan memperoleh apa yang dibutuhkan. d. Mempersingkat waktu pencarian apa yang diperlukan, sehingga

dapat menghemat banyak waktu pencarian suatu barang.

7. Pemeriksaan bahwa semua dokumen dan barang berada sesuai tempatnya.Semua dokumen dan barang harus ditempatkan sesuai dengan label atau sebagaimana telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan mekanisme untuk memastikan bahwa semua orang di area tersebut memahami mekanisme penyimpanan dan pengembalian barang di area tersebut atau melakukan inovasi atau mencari cara lain demi kemudahan praktis.

22

PEDOMAN 5S


S3SEISO

A. DEFINISI

Seiso berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi sepenuhnya tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan. Hal yang terpenting dalam melakukan kegiatan seiso adalah :a. Secara langsung melakukan kegiatan kebersihan yang berarti

menyapu dan membersihkan dalam usaha merapikan tempat kerja termasuk tempat penyimpanan dokumen/barang.

b. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih nyaman.

c. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk memeriksa adanya kelalaian bekerja karena peralatan dalam kondisi kotor dapat menimbulkan masalah lebih lanjut.

B. AKTIFITAS

1. Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman.a. Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam

membentuk hubungan yang baik dengan tempat kerja. Kondisi ini juga mempunyai efek yang besar sehingga setiap orang mau berada dan siap bekerja di tempat kerja.

23

PEDOMAN 5S


b. Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara psikologis dengan membuat diri mereka merasa nyaman dan

tidak merasa stress.c. Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai

merupakan prioritas berikutnya sesudah membuang semua barang yang tidak berguna atau yang tidak diinginkan.

2. Melakukan langkah-langkah pentinga. Membersihkan area kerja sampai tuntas dan membuang semua

dokumen/barang yang tidak berguna.b. Tetapkan batasan untuk membagi area.

Garis pemisah untuk tempat berjalan.

Tetapkan simbol di lantai misalnya tidak ada penghalang di

area tersebut dan sebagainya. Gambar di lantai menunjukkan lokasi yang biasanya

terdapat benda berukuran kecil misalnya tempat sampah, tempat dispenser, alat pemadam kebakaran dan sebagainya.

3. Menghilangkan penyebab timbulnya kotoran Menghilangkan kotoran yang mengotori area lingkungan kerja

Misalnya : spidol bekas mengajar di ruang kelas segera dibuang atau diisi ulang agar tidak menumpuk di white board.

24

PEDOMAN 5S


4. Membersihkan area kecil yang sering terabaikan.a. Lakukan pengecetan atau gosok dengan lilin untuk mencegah

debu menebal.b. Di area di mana ketepatan dan presisi alat kerja dibutuhkan

misalnya laboratorium harus diambil tindakan pencegahan yang sangat ekstrim terhadap kotoran seperti debu dan sisa pembuangan.

5. Melakukan pembersihan dengan seksama dan membangun lingkungan yang lebih baik di area-area :

a. Di sekitar white board ruang kelas/rapat.b. Di sekitar lantai, partisi dinding, dinding dan sudut.c. Di bagian atas, di atas atap, sudut dan sisi lain.d. Tabung bola lampu dan sudut-sudutnya.e. Di bagian atas dan bawah meja termasuk sekeliling rak.

25

PEDOMAN 5S


S4 SEIKETSU

A. DEFINISI

Seiketsu merupakan sebuah kegiatan standarisasi di mana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui S1, S2 dan S3. Pada waktu yang sama penerapan kontrol visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi, karena dapat membantu meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu:1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan

dengan tepat dan memenuhi standar (control visual).

B. AKTIFITAS

1. Untuk mempertahankan 3 (Tiga) S yang pertama, berikut hal yang harus dilakukan;a. Menentukan langkah-langkah dalam standarisasi. Dalam menetapkan standar diperlukan partisipasi seluruh

tim kecil (small group) dalam setiap unit kerja.

26

PEDOMAN 5S


Masing-masing tim kecil akan menetapkan standar

masing-masing tim yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Dokumen dan barang, serta area dengan karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap tim kecil.

Demikian juga masing-masing unit kerja harus menetapkan standar dan membahas perbaikan yang diperlukan melalui proses yang sama dengan tim kecil tersebut, yaitu dengan cara : Set standar area.

Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing

tim kecil dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar unit kerja.

Mengumpulkan standar unit kerja untuk dikembangkan

sebagai standar bersama di tingkat universitas. Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru

yang ditetapkan oleh administrator (standar universitas). Menerapkan standar tersebut dalam tim.

b. Prinsip prinsip menetapkan standar. Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat

berjalan, dinding, langit-langit, pintu, jendela dan tirai.

27

PEDOMAN 5S


Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang

digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, ruang P3K,

laboratorium, tempat penyimpanan dan sebagainya.

Contoh: Peralatan yang memerlukan penetapan tandar di dalam kantor antara lain sebagai nerikut :

Meja kerja.

Kursi.

Lemari dinding dan tempat penyimpanan file. Papan tulis.

Telepon.

Mesin tik.

Mesin fotokopi.

Mesin fax.

Rak-rak.

Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan

ceret. Kipas angin.

Pendingin udara (AC).

Gantungan kunci dan sebagainya.

28

PEDOMAN 5S


Contoh: Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet antara lain

Tempat cuci tangan.

Barang barang yang bersih.

Tisu gulungan.

Cermin.

Pengering tangan.

Tempat sampah.

Sabun dan sebagainya.

c. Menjadwal pelaksanaan 5S. Masing-masing unit kerja harus membuat jadwal waktu

5S secara jelas yang mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day.

d. Menjadwal Audit 5S. Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap

perbaikan yang dilakukan, perlu dilakukan audit internal dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah karyawan mengabaikan pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.

29

PEDOMAN 5S


2. Menetapkan standar kontrol visual Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai

penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat memahami pesan cepat dan akurat. Kontrol visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia guna pencarian dokumen / barang peralatan yang disimpan di suatu tempat.

Dengan menerapkan kontrol visual di seluruh unit kerja, maka akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.

Jenis kontrol visual. a. Label ( simbol atau huruf):

Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan barang-barang yang dicek secara visual.

Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan

yang rumit. Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan

pemeriksaan peralatan dalam masa penilaian. Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.

Jenis tanda-tanda lainnya.

30

PEDOMAN 5S


Contoh: Jenis kontrol visual yang berbeda : Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan. Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan. Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian

area Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa. Label-label pada dokumen, peralatan, dan lokasi. Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart). Tanda-tanda yang menunjukkan arah.

b. Batas kontrol. Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran

seperti kondisi normal/ abnormal dan kondisi yang sebenarnya.

Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti tanda sesuai (Match Mark)

Tentukan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.

c. Ide visual. Buat sebuah peta yang menyatakan area yang

bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan secara hati-hati di kampus (bila ada).

Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.

31

PEDOMAN 5S


S5-SHITSUKE

A. DEFINISI

Kedisiplinan untuk mempraktekan 5S dalam keseharian, membuatnya menjadi kebiasaan dan akhirnya menjadi suatu budaya dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.

B. AKTIFITAS

1. Membuat lembaran pemeriksaan pelaksanaan 5S secara bulanan sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan dalam S4.

2. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan merencanakan jadwal tahunan berupa tanggal, waktu, area dan pemeriksa untuk melakukan penilaian (audit). Jangan lakukan pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika kondisi yang amat tidak biasa terjadi.

3. Melakukan pertemuan bulanan small group, unit kerja dan pimpinan universitas yang memastikan kembali bahwa kegiatan berjalan dengan lancar karena masalah-masalah yang diprediksi terbuka untuk dibahas dengan cara brainstorming.

32

PEDOMAN 5S


4. Melakukan Evaluasi (Auditor)

a. Prosedur Evaluasi. Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem

pembuatan nilai yang berhubungan dengan sasaran yang ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang lebih tinggi kearah kegiatan yang penting. Proses evaluasi harus dilaksanakan setiap bulan dengan menetapkan tanggal dan waktu pemeriksaan. Area yang akan dievaluasi harus memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai pada pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa (auditor) akan mengisi formulir penilaian 5S sesuai dengan laporan dan area actual yang diperiksa kemudian membuat rekomendasi dan saran perbaikan jika diperlukan. Selanjutnya nilai yang telah dihitung dikirim ke koordinator 5S untuk dibandingkan hasil yang telah dicapai di unit kerja sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh kemajuan aktivitas.

Penilaian standar S1-S3 dibuat berdasarkan penilaian pemeriksa di mana masing-masing auditor akan menilai hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau melaksanakan pertemuan yang membahas masing-masing sudut pandang

33

PEDOMAN 5S


pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masing-masing area yang dinilai.

Penilaian akan dilaksanakan pada tiga tingkat jabatan yang berbeda yaitu dalam tim kecil , kemudian tingkat kepala unit kerja (middle management) dan tingkat universitas (top management).

Catatan: tim kecil harus menilai kinerja mereka secara konsisten setiap bulan bahkan sesudah melewati pemeriksaan terakhir oleh kepala unit kerja dan pimpinan universitas guna memastikan kembali standar yang terbaik.

b. Formulir evaluasi. Membuat formulir untuk keperluan evaluasi tersebut di atas.

5. Melakukan Penilaian (Auditor)

Penilaian kemajuan untuk 5S akan dilaksanakan setiap bulan melalui akumulasi nilai (angka) kemajuan dari aktivitas yang dilakukan dalam tim kecil dari masing-masing unit kerja, kemudian menyerahkan hasil tersebut kepada pimpinan universitas engan salinan dikirimkan ke Tim 5S untuk memperoleh kesimpulan secara menyeluruh.

34

PEDOMAN 5S


BAB IV STRATEGI IMPLEMENTASI PROGRAM 5S

Strategi pencapaian imlementasi program 5S yang diterapkan di

Universitas Darma Persada berkaitan dengan penetapan, pelaksanaan/

pemenuhan, pengendalian, pengembangan / peningkatan mutu

pendidikan yang salah satunya diwujudkan dengan melaksanakan

program 5S.

Dalam upaya pemenuhan program 5S yang diterapkan di semua unit

kerja termasuk organisasi mahasiswa, beberapa strategi implementasi

yang dilakukan dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan,

pengendalian. pengembangan / peningkatan program 5S , antara lain:

1. Dalam penetapan pedoman 5S melalui mekanisme seperti yang

diatur melalui strategi antara lain :

a. Mempelajari dan memahami pedoman-pedoman yang berkaitan

dengan program 5S.

b. Melakukan studi banding ke berbagai perusahaan dan atau

universitas yang telah dengan baik baik mengimplementasi

program 5S.

35

PEDOMAN 5S


c. Melibatkan secara aktif unit kerja terkait dalam perancangan,

penyusunan dan penetapan pedoman 5S di tingkat universitas,

fakultas, program pasca sarjana, jurusan/progam studi serta

unit kerja lain serta organisasi mahasiswa.

2. Dalam pelaksanaan program 5S, strategi pemenuhan atau

pencapaian Program 5S dilakukan melalui mekanisme dengan

mengadopsi Manual SPMI Unsada yaitu dengan :

a. Menyelenggarakan lokakarya atau workshop, pelatihan,

seminar secara terstruktur dan terencana baik, yang sesuai

dengan perencanaan program 5S.

b. Melakukan sosialisasi program 5S, kepada para pejabat

struktural bidang akademik, para dosen, staf administrasi,

mahasiswa alumni dan semua sumber daya manusia yang

terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan di Unsada.

3. Dalam implementasi program 5S diperlukan manajemen

pengendalian dengan mengacu pada manual SPMI antara lain :

a. Melaksanakan monitoring dan usaha peningkatan pelaksanaan

program 5S di semua unit kerja agar terbangun siklus kaizen

yang berkelanjutan atau continuous quality improvement.

36

PEDOMAN 5S


b. Melakukan manajemen pengendalian program 5S melalui

monitoring dan evaluasi penyempurnaan dan peninjauan pedoman

5S yang dilakukan setiap akhir tahun akademik.

c. Melaksanakan audit internal guna mengetahui kekuatan dan

kelemahan berbagai kriteria yang ditetapkan dalam program 5S

dan sebagai penilaian (assessment) dari setiap unit kerja terkait

program 5S dalam mengontrol pelaksanaan/pemenuhan program

5S dengan mengacu pada Audit Internal Charter Universitas

Darma Persada.

4. Melaksanakan pengembangan / peningkatan program 5S yang

diperlukan ketika program 5S dilaksanakan dalam satu siklus atau

kurun waktu tahun akademik berakhir melalui :a. Benchmarking internal (antar jurusan/program studi) dan eksternal

(antar jurusan/program studi instutusi atau perguruan tinggi lain). b. Mengusahakan kerja sama dengan antar jurusan/progam studi dan

atau unit kerja internal dan eksternal, dengan tujuan peningkatan mutu program 5S.

37

PEDOMAN 5S


38

PEDOMAN 5S


pedoman 5s pdf web upm

Documents