6 

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori - Teori Umum

2.1.1 Sistem

Menurut O’Brien (2005, p714), pengertian sistem adalah sebagai berikut:

a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk

kesatuan

b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang

bersama dengan menerima input serta mengasilkan output dalam proses

transformasi yang teratur.

c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi

teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi.

d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu.

Menurut Williams dan Sawyer (2005, p457) adalah sekumpulan komponen

yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan

dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena mencakup

serangkaian aktifitas untuk mencari cara terbaik dalam mencapai tujuan.

7  

  

2.1.2 Informasi

Menurut O’Brien (2005, p38), mendefinisikan informasi sebagai data

yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para

pemakai akhir tertentu.

Menurut Gondodiyoto (2007, p107), Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

Menurut Hall (2005, p5) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf,

sistem ialah sekelompok dan atau lebih komponen-komponen yang saling

berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk

mencapai tujuan yang sama (common puspose).

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p5) sistem informasi adalah kombinasi /

gabungan yang terorganisasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak,

jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan,

mentransformasikan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Ada tiga peran utama aplikasi bisnis dari sistem informasi yang

digambarkan sebagai piramida sistem informasi :

8  

  

Gambar 2.1 Piramida tiga peran utama aplikasi bisnis Sistem Informasi

Sumber : James O’Brien (2003, p10)

Menurut Whitten (2004, p12), sistem informasi adalah sebuah pengaturan

orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi

untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi

yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi sebagai output

2.1.4 Proses Bisnis

Menurut D.V.Rama dan F.L. Jones (2008,p3) Proses bisnis (process bisnsis)

adalah urutan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh ,

menghasilkan serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari

9  

  

proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus

transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada

umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah berbagai hal

yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan

lebih dari satu kejadian.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu :

1. Siklus perolehan atau pembelian (aquisition atau purchasing cycle)

mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

2. Siklus konversi (converstion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber

daya yang diperoleh menjadi barang –barang dan jasa. Contoh-contoh

kejadian converstion meliputi perakitan, penanaman, penggalian dan

pembersihan. Siklus konversi bisa bersifat kompleks. Tidak seperti kejadian

– kejadian di siklus pendapatan dan perolehan, konversi bisa jadi sangat

berbeda antara satu industri dengan yang lain.

3. Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan

barang dan jasa untuk para pelanggan.

Menurut Wysocki (2007,p121), proses bisnis adalah kumpulan kegiatan

yang membutuhkan satu atau lebih jenis masukan dari satu atau lebih sumber

yang berbeda dan menghasilkan nilai bagi pelanggan. Hal ini berfokus untuk

meyakinkan bahwa upaya yang berkaitan dengan proses yang nilai yang diterima

tidak lebih penting dari penyelesaian proses.

10  

  

2.2 Teori – Teori Khusus

2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut O’Brien (2005, p699) Enterprise Resource Planning adalah

software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur,

distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya

dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan

profitabilitasnya.

Menurut Dhewanto dan Falahah (2007), ERP merupkan singkatan dari

tiga elemen kata, yaitu Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber

daya), dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah

konsep yang berujung pada kata kerja, yaitu “Planning”, yang berarti bahwa

ERP menekankan pada aspek perencanaan. Konsep ERP dapat dijalankan

dengan baik jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastuktur

komputer baik perangkat lunak maupun perangkat keras sehingga

pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan

terintegrasi.

Sedangkan menurut Hossain, et all (2002, p2), Enterprise Resource

Planning adalah sistem software untuk manajemen bisnis, mencakup

modul-modul untuk mendukung area fungsional seperti perencanaan ,

produksi, penjualan, pemasaran, distribusi, keuangan, finansial, manajemen

sumberdaya manusia, manajemen proyek, manajemen persediaan , layanan

dan pemeliharaan , transportasi dan e-business.

11  

  

2.2.2 Finance

Menurut Keown, et all (2005, p4) “Financial management is concerned

with the maintenance and creation of economic value or wealth.

Consequently, this course focuses on decision making with an eye toward

creating wealth.” yang berarti “Manajemen keuangan adalah sesuatu yang

berkaitan dengan pemeliharan dan penciptaan nilai ekonomi atau kekayaan.

Akibatnya, kegiatan tersebut terfokus pada pengambilan keputusan untuk

menciptakan kekayaan.”

Menurut Grinblatt (2002, p3) “Finance is the study of trade-offs between

the present and the future.” Yang berarti “Keuangan adalah suatu

pembelajaran mengenai pertukaran/ perdagangan antara masa sekarang dan

masa depan.

2.2.3 Inventory

Menurut Chase, Richard B., F. Roberts Jacobs, dan Nicholas J. Aquilano.

(2004, p545), persediaan adalah stok dari item atau sumber daya apapun yang

digunakan dalam sebuah perusahaan.

Menurut Warren, Reeve dan Fees (2006, p452), persediaan adalah

sesuatu yang digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang dijual

dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses

produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.

12  

  

Menurut PSAK 14 tahun 2007, persediaan adalah asset yang tersedia

untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, baik barang dagangan dalam

usaha dagang maupun barang jadi untuk manufacture, berada dalam proses

produksi (barang dalam proses manufacture dan pekerjaan dalam proses

kontraktor) dan dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (bahan

pembantu) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan sumber daya-

sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap

pemenuhan permintaan di perusahaan. Sistem persediaan adalah serangkaian

kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang

bertujuan untuk meminimumkan biaya total.

Menurut Yamit (2005,p3) tipe persediaan terdiri dari : persediaan alat-

alat kantor (supplies) , persediaan bahan baku (raw material), persediaan

barang dalam proses (in-process goods) dan persediaan barang jadi (finished

goods).

Dokumen-Dokumen dalam Persediaan

Menurut Assauri (2008, p283), pencatatan dalam pengawasan

persediaan adalah semua pencatatan atau pembukuan mengenai

penerimaan, persediaan di gudang, dan pengeluaran bahan baku dan lain-

lainnya serta hasil produksi suatu perusahaan. Pencatatan-pencatatan

tersebut diperlukan untuk menjamin bahan-bahan dipergunakan secara

13  

  

efisien dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan persediaannya

dengan baik.

Menurut Assauri (2008,p284), pada dasarnya terdapat lima

catatam yang paling penting atau utama dalam sistem pengawasan

persediaan, yaitu :

1. Permintaan pembelian (Purchase requisition)

Dokumen ini merupakan permintaan dari bagian

persediaan kepada bagian pembelian untuk membeli bahan-bahan

atau barang-barang yang sesuai dengan jenis atau jumlah tertentu

seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan itu. Permintaan

itu diadakan untuk menjamin adanya persediaan yang cukup dari

bahan-bahan / barang-barang tersebut atau mengisi kembali

persediaan bila persediaan bahan-bahan tertentu yang ada akan

mendekati titik yang terendah yang telah ditentukan terlebih

dahulu. Biasanya daftar atau form ini dibuat rangkap tiga oleh

bagian perasaan. Rangkap aslinya dikirim kepada

Bagian pembelian untuk memungkinkan bagian ini

memperoleh wewenang untuk membeli bahan-bahan tersebut,

rangkap dua digunakan oleh bagian pembelian untuk

menggambarkan pesanan dan menyelesaikannya, dan rangkap

ketiga dipegang oleh bagian pemesanan (order) sebagai catatan

untuk menggambarkan permintaannya akan bahan-bahan ini.

14  

  

2. Laporan penerimaan (Receiving report)

Dokumen ini penting karena satu copy / rangkap dari

laporan ini akan memberikan informasi bahwa penjaga gudang

telah menerima bahan-bahan yang dipesan ini di pabrik. Apabila

bahan-bahan perlu digunakan segera maka bahan-bahan itu dapat

dengan segera diinspeksi, walaupun ada ketentuan-ketentuan yang

harus diikuti. Pada waktu penerimaan bahan-bahan di gudang,

copy / rangkap laporan penerimaan yang menyertai bahan-bahan

itu terinci dan akan memberikan rincian bahan-bahan tersebut jika

telah disetujui oleh petugas yang melakukan inspeksi, maka

berarti bahan-bahan tersebut telah sesuai dengan standard an

spesifikasi yang diperlukan. Dengan demikian maka

petugas/penjaga gudang dapat mengisi kembali bahan-bahan

tersebut untuk menggantikan bahan-bahan yang sama yang telah

dikeluarkan dari perusahaan.

3. Catatan persediaan (Balance of stores record)

Dokumen ini merupakan catatan yang paling penting

dalam pengawasan persediaan. Dokumen/daftar ini merupakan

dasar atau titik pangkal dari pelaksanaan sistem pengawasan

persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun

bagi bagian accounting. Daftar ini seringkali dipergunakan

dengan nama yang berbeda seperti : Perpetual inventory card,

15  

  

Stock record card, Stock ledger sheet, Balance of stores form,

Stores balance sheet dan Material ledger sheet.

Dengan Balance of stores card ini manajemen mungkin dapat

mencapai tujuan untuk mempunyai bahan-bahan yang tepat dan

tempat yang tepat,serta investasi yang minimum.Daftar ini juga

membantu pimpinan produksi untuk menetukan Delivery schedule

barang yang dibutuhkan. Informasi atau keterangan bahan-bahan

yang terdapat dalam Balance of stores card berbeda-beda

tergantung dari perusahaan yang menggunakannya. Akan tetapi

data minimum yang biasanya terdapat dalam daftar ini adalah :

- Gambaran atau deskripsi lengkap dari bahan-bahan tersebut.

- Jumlah dari bahan-bahan yang tersedia di gudang, yang

dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi.

- Jumlah bahan-bahan yang akan atau harus dibeli bila waktunya

telah tiba untuk mengadakan pemesanan baru.

- Harga bahan-bahan itu per unit.

- Jumlah yang dipakai selama suatu periode atau jangka waktu

tertentu.

- Nilai dari persediaan yang ada.

4. Daftar permintaan bahan (Material requisition form)

16  

  

Merupakan formulir yang dibuat oleh petugas yang

dipergunakan oleh bagian pembelian dalam mengadakan

pesanan.Daftar ini juga penting dalam pengawasan persediaan

karena dapat menunjukkan bahan-bahan yang perlu segera dibeli

untuk pengisian kembali persediaan gudang.

5. Perkiraan pengawasan (Control accounting)

Catatan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk

mengawasi setiap pencatatan mutasi persediaan yang dilakukan

oleh bagian gudang. Semua pembelian akan didebit dan semua

pemakaian akan dikredit dalam perkiraan ini. Saldo perkiraan

pengawasan harus sama dengan saldo yang terdapat pada

“Perpetual inventory card”.Tidak sesuainya saldo diantara

keduanya mengharuskan diadakannya penyelidikan selanjutnya.

2.2.4 SAP

2.2.4.1 Sejarah SAP

SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada tahun

1972 yang berarti systeme, anwendungen and produkte in

derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa inggris adalah

systems,applications and products in data processing. SAP

17  

  

merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman

yang dibangun oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001,p21)

2.2.4.2 Produk - Produk SAP

Beberapa produk SAP diantaranya adalah :

1. MySAP Business suite adalah paket lengkap dari open

enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang

dilibatkan, informasi, dan proses dan oleh karena itu

meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP

Business Suite menawarkan solusi bisnis yang felskibel untuk

perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang

besar dan proses yang berubah secara konstan (SAP AG,

2006, p1-14)

2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi

industri dari mySAP business suite dengan built-in content,

peralatan , dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi

mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-

the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia

(SAP AG,2006, p1-25)

3. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan

untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk

bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai

beberapa ratus. Solusi ini mudah namun sangat kuat,

18  

  

menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran

operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27)

SAP Business One merupakan sebuah solusi manajemen

operasional dan juga solusi yang easy-to-use untuk

perusahaan baru atau yang dinamis dengan ukuran 10 sampai

dengan beberapa ratus pekerja. SAP Business One

menawarkan solusi yang sederhana tetapi komprenhensif dan

dapat memberikan user pandangan secara keseluruhan

terhadap operasi bisnis serta aktivitas para pelanggannya.

2.2.4.3 Modul – Modul SAP Business One

Modul- modul yang terdapat pada SAP Business One , antara lain:

1. Administration Module

Modul administrasi terdiri dari pengaturan konfigurasi dasar

dari sistem termasuk currency conversion, system

initialization, definitions, data import / export, utilities,

approval procedures, license add-ons, dan alert management

functions. Pada modul ini data umum perusahaan disimpan.

SAP Business One memperbolehkan user untuk mengatur

beberapa company code. Komponen penting dari modul

administrasi adalah sistem administration yang harus

dijalankan setelah sebuah company baru ditentukan dalam

19  

  

sistem. Fungsi penting dari sistem initialization adalah :

Company Detail, General Setting, Authorization, Document

Setting and Numbering, Opening Balance, Print Preference.

2. Financials Module

Modul Finansial memperbolehkan user untuk melakukan

semua transaksi accounting yang di lakukan sehari-hari dalam

perusahaan, termasuk membuat journal entry, rekonsiliasi

pajak, membuat seluruh laporan yang diperlukan user dari

setiap level dalam perusahaan. Modul Finance SAP Business

One terdiri dari : A Chart of Accounts and Edit Chart of

Accounts, Journal Entry and journal voucher Exchange Rate

Differences and Conversion Differences, A Budget Function,

and Cost Accounting.

3. The Sales Opportunities

Modul ini digunakan untuk menelusuri dan menganalisis

peluang sales berdasarkan kemajuan dari aktivitas sales .

Sejumlah reports dari sudut pandang operasional bisnis yang

berbeda bisa dihasilkan untuk analisis. Aktivitas ini termasuk

meeting dan negotiations , atau aktivitas lain . User dapat

memasukkan total penjualan yang diharapkan sehingga

potensi penghasilan dapat diperkirakan .

20  

  

Untuk memproses sales , pilih Business Partners dan

Sales Opportunity dari menu utama. User dapat menggunakan

window the Sales Opportunity untuk add,update, dan delete.

Laporan Sales Opportunity digunakan untuk menganalisis

peluang sales. Laporan bisa berdasarkan pada semua

parameter atau bisa disaring berdasarkan parameter tertentu.

Sub-menu dalam modul Sales Opportunities adalah :

‐ Sales Quotation

‐ SO

‐ Delivery

‐ Returns

‐ A/R Invoice

‐ A/R Invoice + Payment

‐ A/R Credit Memo

‐ Automatic Summary Wizard

‐ Document Drafts

‐ Document Printing

‐ Dunning Wizard

‐ Sales Reports

4. Sales Module - A/R

Modul sales-A/R mencakup seluruh proses penjualan dari

membuat quotation untuk customer sampai pada invoicing.

21  

  

Business One menyediakan berbagai macam sales dokumen

untuk user. Setiap dokumen mengacu pada tahapan yang

berbeda dalam proses sales.

Modul sales-A/R menyediakan beberapa pilihan yang

berbeda, termasuk Sales Quote,SO, Delivery, Returns, A/R

Invoice,Dunning Wizard , dan Sales Reports. Semua fungsi

ini dapat berawal dari referensi dokumen sebelumnya.

Fungsi-fungsi dari modul sales-A/R :

‐ Sales Quote

Sales Quote dalam Business One bukan merupakan

dokumen yang terikat secara sah. Sales Quote umumnya

digunakan untuk tujuan informasi saja. Dan bisa menjadi

link pertama dari rantai proses sales . Membuat sales

quote tidak memberikan dampak apapun di manapun

setelahnya seperti quantity di Inventory Management dan

nilai di Accounting.

‐ Sales Order

Sales order adalah dokumen yang terikat secara sah dan

tidak tergantung pada bidang usaha dari user. Sebagai

contoh , perusahaan user tidak akan melakukan produksi

jika tidak ada pesanan dari customer . Ketika user

memasukkan order tidak akan terjadi perubahan nilai di

Accounting. Jika order tersebut berisi item yang spesifik

dan quantitynya terdapat di Inventory Management

22  

  

sebagai pesanan dari customer. User dapat melihat

quantity pesanan dalam berbagai macam laporan, seperti

Inventory Status , Informasi ini juga dapat dilihat di area

lain dari Businness One . Informasi ini sangat penting

untuk mengoptimalisasi transaksi pemesanan dan stok

cadangan.

- Delivery

Delivery adalah dokumen yang terikat secara sah . Tanpa

dokumen delivery , item hanya bisa dikirim jika invoice

sudah dibuat. Ketika user memasukkan delivery, secara

otomatis good issue juga dibuat. Dan stok di gudang yang

bersangkutan akan langsung berubah sesuai dengan item

yang keluar dari gudang untuk dikirim. Ketika stok

berubah, nilai dalam Accounting juga berubah. Ini adalah

sistem yang berkelanjutan.

‐ Returns

Ketika user membuat Returns, quantity dari stok

diperbaiki . Jika perusahaan user menjalankan sistem yang

berkelanjutan, maka jika membuat Return secara otomatis

membuat sebuah journal entry yang men-update nilai

stok.

‐ A/R Invoice

23  

  

A/R Invoice adalah dokumen yang terikat secara sah .

Ketika A/R Invoice diterima , posting-an akan dibuat ke

account customer yang bersangkutan dalam accounting.

Jika A/R Invoice tidak didahului oleh catatan delivery

maka jumlah stok di gudang akan diperbaiki berdasarkan

A/R Invoice yang dikeluarkan.

5. Purchasing Module – A/P

Modul purchasing memperbolehkan user untuk

mengontrol proses pembelian , dari negosiasi dengan vendor

dan purchase requisitions sampau pada penerimaan item dan

menerima invoice dari vendor.

Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order

atau invoice dimasukkan ke dalam sistem, umumnya akan

langsung diarahkan sebagai sebuah purchasing document.

Berikut adalah beberapa purchasing document yang didukung

oleh SAP Business One :

‐ Purchase Order

Ketika sebuah purchase order dimasukkan , tidak ada

perubahan nilai yang terjadi di accounting, juga quantity

dari pesanan yang terdapat dalam Inventory Management

. User dapat melihat quantity yang telah dipesan dalam

24  

  

berbagai laporan dan window , seperti inventory status

report dan item master data window.

‐ Receiving Purchase Order

Dokumen receiving purchase order harus dibuat segera

setelah perusahaan menerima item dari vendor. Ketika

receiving purchase order dimasukkan, item akan diterima

oleh gudang dan quantity akan di-update. Bagi perusahaan

yang menjalankan sistem persediaan yang berkelanjutan,

SAP Business one membuat posting-an yang bersangkutan

untuk meng-update nilai stok .

‐ A/P Invoice

Ketika invoice diterima dari vendor, account dari vendor

yang bersangkutan akan di buat dalam accounting. Jika

invoice yang diterima tidak didahului oleh pemesanan

barang maka stok di gudang akan bertambah ketika

invoice di buat. Jika invoice diterima tidak didahului oleh

penerimaan barang , maka sebuah pesan akan muncul

karena terindikasi kalau tidak ada barang yang telah

diterima.

6. The Business Partners Module

Modul ini memperbolehkan user untuk me-manage data dari

semua business partners. Ini juga memuat semua informasi

yang berhubungan dengan customers dan vendors. Informasi

25  

  

ini dibutuhkan untuk men-support transaksi bisnis dan untuk

mempersiapkan dokumen bisnis. Potensial customer juga bisa

dipandang sebagai business partners. User dapat memasukkan

data dari business partners ke dalam sistem dalam rangka

untuk mengontrol marketing dan kegiatan sales. Kegiatan

sales melibatkan contact dengan pihak yang berkepentingan

seperti diskusi , meetings. Informasi spesiifik dari business

partner dan disimpan dalam sistem disebut master data.

Berikut adalah tipe dari informasi yang menggambarkan

master data :

‐ Company name, addresses(s), and telephone number(s)

‐ Contact person name, telephone number, e-mail address,

and so on.

‐ Payment terms/price list

‐ Payment system

‐ Accounting-related data

7. The Inventory Module

Dalam modul Inventory pada SAP Business One, sebuah

perusahaan dapat mengatur semua item dalam proses

pembelian, penjualan, pembuatan atau stok yang ada . Modul

Inventory berisi semua informasi tentang item master data

dari perusahaan user , item management, inventory

transactions, price lists, pick/pack, dan Inventory reports.

26  

  

Dalam modul Inventory terdapat 3 tipe item :

‐ Purchase item

Purchase item adalah barang yang dibeli dari vendor.

Untuk dapat membeli sebuah item , item tersebut harus

didefinisikan dalam modul inventory.

‐ Sales item

Sales item adalah barang yang dijual ke customer. Untuk

dapat menjual sebuah item, item tersebut harus

didefinisikan dalam modul Inventory.

‐ Warehouse item

Warehouse item adalah barang yang terdapat dalam

gudang. Untuk dapat menggunakan sebuah item dalam

Inventory management, item tersebut harus didefinisikan

dalam modul Inventory.

8. Production

Modul produksi berisi penjelasan tentang Bills Of Material (

BOM ) dari suatu produk , membuat dan me-maintain

Production Orders, mengontrol penerimaan barang dan issue

orders to production, membuat laporan produksi. Dalam Bills

Of Material ( BOM ) sebuah produk jadi , dapat ditampilkan

komponen-komponen dan kuantitas untuk membuat produk

tersebut. Bills Of Material ( BOM ) berfungsi juga untuk

27  

  

memastikan bahwa kuantitas komponen-komponen yang

dibutuhkan cukup untuk melakukan produksi .

Modul produksi terbagi menjadi :

‐ Production Bills Of Material ( PBOM )

Fungsi ini digunakan untuk menggambarkan struktur

hirearki dari komponen-komponen dalam BOM . PBOM

menggambarkan produk jadi yang dibuat dari komponen

yang berbeda gudang . Selama proses produksi komponen-

komponen tersebut berubah menjadi produk jadi .

‐ Assembly Bills Of Material ( ABOM )

Dalam ABOM berisi produk jadi yang tertera dalam

dokumen Sales Order ( Contohnya : satu set furniture

kebun ) . Produk jadi tersebut tidak disimpan satu set

dalam gudang .Meskipun demikian komponen-komponen

tersebut adalah item dalam gudang ( Contohnya : Kursi

kerbun , meja dan paying )

‐ Sales Bills Of Material ( SBOM )

SBOM dan ABOM sama-sama berisi produk jadi dalam

proses Sales. Perbedaan antara SBOM dan ABOM adalah

dalam ABOM hanya menampilkan produk jadinya

28  

  

sedangkan dalam SBOM akan ditampilkan produk jadi

beserta komponen-komponennya.

9. The Banking Module

Modul banking menyediakan transaksi keuangan secara

lengkap termasuk incoming payments, deposit,outgoing

payments, payment systems, bank statements, dan

rezconciliations. Untuk transaksi perbankan, perbedaan

mendasar terdapat diantara incoming payments dan outgoing

payments. Fungsi incoming payment digunakan untuk

menginput semua pembayaran dari customer dan

menghubungkan dengan invoice terkait yang telah kita kirim.

Sedangkan fungsi outgoing payment untuk mengaikat

outgoing payment dengan invoice yang diterima dari vendor.

User bisa menggunakan beberapa metode pembayaran yang

berbeda seperti check, bank transfer didalam sistem. User

juga dapat memilih metode pembayaran yang berbeda untuk

setiap Business Partner. Modul banking juga terdapat fungsi

rekonsiliasi.

(Teufel et all, 2005)

2.2.5 Fit / Gap Analysis

2.2.5.1 Pengertian Analisa Fit / Gap

29  

  

Menurut Charles A.(2004), analisis fit/gap adalah suatu analysis

tool yang melibatkan identifikasi kesenjangan antara kondisi

sekarang dengan kondisi masa depan yang diharapkan. Analisis

tersebut merupakan titik awal dalam proses implementasi untuk

kegiatan perbaikian proses. Fit/gap dapat digunakan untuk

meyakinkan bahwa proses perbaikan tidak langsung berpindah

dari identifikasi area-area permasalahan ke solusi yang diusulkan

tanpa memahami kondisi yang sedang berlangsung saat ini.

Menurut Hoffman dan Bateson (2006,p334), Gap analysis adalah

suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi

aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk

kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan

tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah

suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara

optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Gap

analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif yaitu :

- Organisasi (sumber daya manusia)

- Arah bisnis perusahaan

- Proses bisnis perusahaan

- Teknologi Informasi

30  

  

Dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality , menurut

Hoffman dan Batemon (2006, p335) bahwa terdapat 5 quality

perspective dari service quality yaitu :

- Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya

perbedaan antara pengharapan antara keinginan yang

diinginkan oleh customer dengan keadaan yang telah

mereka terima sekarang

- Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh

customer dan pengharapan yang diinginkan oleh

manajemen perusahaan

- Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara

persepsi manajemen perusahaan dengan customer, yang

dimaksud di sini adalah standard dari delivery standard

2.2.5.2 Tujuan Analisa Fit / Gap

Analisis Fit/ Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user

proyek dan mengidenfikasi beberapa gap dalam functionality pada

SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam

functionality ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan

proses bisnis, laporan atau melakukan penyesuaian terhadap

software (customizing).

Tujuan dari analisa Fit/ Gap adalah :

31  

  

1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan

2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)

yang diperlukan

3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses

bisnis perusahaan

4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best

Practice”

5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan.

2.2.5.3 Langkah – Langkah dalam analisa Fit / Gap

2.2.5.3.1 Ranking Requirement

Requirement (kebutuhan) harus diidentifikasi berdasarkan level

prioritasnya. Hal ini memungkinkan tim dan sponsor proyek

untuk memastikan bahwa seluruh proses bisnis yang penting

diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ini

memungkinkan tim proyek untuk berfokus pada area yang paling

penting bagi organisasi dan menekankan dimana fungsionalitas

dapat menambah nilai bisnis yang tengah berjalan guna

meningkatkan proses bisnis, mewujudkan efisiensi atau

memperbaiki pelaporan. Tingkatan kebutuhan di bawah ini

diambil dari Projects Implementation Requirements Document.

32  

  

Inisial-inisial di bawah ini mengidentifikasi kode yang digunakan

pada kolom Rank dari laporan analisis fit/gap:

Rank Description

HIGH/ Kebutuhan Kritis atau Tujuan Adalah kebutuhan yang sangat penting

terhadap tujuan diperlukan untuk operasi

dan tanpanya organisasi tidak dapat

berfungsi. Kebutuhan ini juga mencakup

pelaporan internal dan eksternal

MEDIUM/ Kebutuhan Nilai Tambah Adalah kebutuhan yang, jika dipenuhi,

akan meningkatkan proses bisnis secara

signifikan; kebutuhan ini seringkali

merupakan proses bisnis yang sedang

berjalan dan tidak penting terhadap bisnis

organisasi, namun jika dipenuhi akan

memberikan manfaat biaya yang

signifikan bagi organisasi.

LOW/ Kebutuhan yang Diinginkan Adalah kebutuhan yang baik jika dimiliki

dan hanya akan menambah sedikit nilai

terhadap proses bisnis dan dapat dicapai

melalui berbagai solusi atau perubahan

atas proses bisnis.

Tabel 2.1 Fit/gap Requirement dalam Analisis Fit/Gap

33  

  

( Sumber : http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)

2.2.5.3.2 Degree of Fit

Inisial-inisial berikut ini menjelaskan kode yang digunakan dalam

menentukan tingkatan kesesuaian (fit) atas laporan analisis fit/gap.

Kode Penjelasan

F Fit Kebutuhan telah dipenuhi seutuhnya oleh perangkat lunak.

G Gap Perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan ini sama sekali.

Komentar ditambahkan dan alternative yang diusulkan akan

diidentifikasi serta suatu rekomendasi dibuat; dapat berujung

untuk mengusulkan customization atas perangkat lunak.

P Partial fit Perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang mencukupi

kebutuhan. Solusi, pelaporan modifikasi atau customizations

akan tetap diidentifikasi apabila diperlukan untuk memenuhi

kebutuhan secara penuh.

Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisis Fit/Gap

(Sumber : http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)

34  

  

2.2.6. Activity Diagram

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian workflow

adalah sebagai berikut :

“A workflow is the sequence of processing steps that completely handles one

business transaction or customer request.” yang berarti “ Suatu alur pekerjaan

adalah suatu rangkaian/ urutan langkah pengolahan yang digunakan untuk

menangani satu transaksi bisnis atau permintaan pelanggan.”

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian activity

diagram adalah sebagai berikut :

“An activity diagram is simply a workflow diagram that describes the various user

(or system) activities, the person who does each activity, and the sequential flow of

these activities.” yang berarti “ Diagram Aktivitas adalah sebuah diagram alur kerja

sederhana yang menggambarkan berbagai kegiatan pengguna (atau sistem) , oran g

yang melakukan aktivitas masing-masing, dan aliran urutan dari suatu aktivitas.”

2.2.7. Pajak

Definisi atau pengertian pajak menurut Soemahamidjaja dalam buku

“Perpajakan Indonesia” Karangan Waluyo (2008, h3). “Pajak adalah iuran wajib

berupa uang atau barang yang dipungut oleh penguasa berdasarkan norma-norma

hukum, guna menutup biaya produksi barang-barang dan jasa-jasa kolektif dalam

mencapai kesejahteraan umum “.

 

35  

  

2.2.8. Pajak Pertambahan nilai

Definisi Pajak Pertambahan Nilai (PPN) menurut Muljono yaitu “Pajak

penjualan yang dipungut atas dasar nilai tambah yang timbul pada setiap

transaksi” (2008,p1).

2.2.9. Pajak Masukkan dan Pajak Keluaran

Definisi Pajak Masukan menurut Muljono yaitu Pajak masukan yaitu

Pajak Pertambahan nilai yang harus dikreditkan oleh Pengusaha Kena Pajak

karena perolehan Barang Kena Pajak dan/atau pemanfaatan Barang Kena Pajak

tidak berwujud dari luar daerah pabean dan atau pemanfaatan Jasa Kena Pajak

dari luar Daerah Pabean dan/atau impor Barang Kena Pajak (2008,p11).

Definisi Pajak Keluaran yaitu Pajak Pertambahan Nilai yang wajib

dipungut oleh Pengusaha Kena Pajak yang melakukan kegiatan penyerahan

Barang Kena Pajak, penyerahan Jasa Kena Pajak, ataupun ekspor Barang Kena

Pajak. Apabila dalam suatu Masa Pajak, Pajak Keluaran lebih besar daripada

Pajak Masukan maka selisihnya merupakan Pajak Pertambahan Nilai yang wajib

disetorkan oleh Pengusaha Kena Pajak kepada pemerintah. Sedangkan, apabila

dalam suatu Masa Pajak, Pajak Masukan yang dikreditkan lebih besar daripada

Pajak Keluaran, masa selisihnya merupakan kelebihan pajak yang dapat

dikompensasikan ke Masa Pajak berikutnya. (2008,p12)

 

 

36  

  

2.3 Kerangka Pikir

    

 I N P U T 

  P R O C E S S 

  O U T P U T 

Sistem SAP Business 

User 

Requirement 

Proses Bisnis 

Perusahaan 

Fit Gap Analysis 

GAP 

Rekomendasi