6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori - Teori Umum
2.1.1 Sistem
Menurut O’Brien (2005, p714), pengertian sistem adalah sebagai berikut:
a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk
kesatuan
b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang
bersama dengan menerima input serta mengasilkan output dalam proses
transformasi yang teratur.
c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi
teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi.
d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu.
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p457) adalah sekumpulan komponen
yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan
dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena mencakup
serangkaian aktifitas untuk mencari cara terbaik dalam mencapai tujuan.
7
2.1.2 Informasi
Menurut O’Brien (2005, p38), mendefinisikan informasi sebagai data
yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para
pemakai akhir tertentu.
Menurut Gondodiyoto (2007, p107), Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
Menurut Hall (2005, p5) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf,
sistem ialah sekelompok dan atau lebih komponen-komponen yang saling
berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk
mencapai tujuan yang sama (common puspose).
2.1.3 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p5) sistem informasi adalah kombinasi /
gabungan yang terorganisasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak,
jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan,
mentransformasikan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Ada tiga peran utama aplikasi bisnis dari sistem informasi yang
digambarkan sebagai piramida sistem informasi :
8
Gambar 2.1 Piramida tiga peran utama aplikasi bisnis Sistem Informasi
Sumber : James O’Brien (2003, p10)
Menurut Whitten (2004, p12), sistem informasi adalah sebuah pengaturan
orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi
yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi sebagai output
2.1.4 Proses Bisnis
Menurut D.V.Rama dan F.L. Jones (2008,p3) Proses bisnis (process bisnsis)
adalah urutan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh ,
menghasilkan serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari
9
proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus
transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada
umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah berbagai hal
yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan
lebih dari satu kejadian.
Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu :
1. Siklus perolehan atau pembelian (aquisition atau purchasing cycle)
mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
2. Siklus konversi (converstion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber
daya yang diperoleh menjadi barang –barang dan jasa. Contoh-contoh
kejadian converstion meliputi perakitan, penanaman, penggalian dan
pembersihan. Siklus konversi bisa bersifat kompleks. Tidak seperti kejadian
– kejadian di siklus pendapatan dan perolehan, konversi bisa jadi sangat
berbeda antara satu industri dengan yang lain.
3. Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan
barang dan jasa untuk para pelanggan.
Menurut Wysocki (2007,p121), proses bisnis adalah kumpulan kegiatan
yang membutuhkan satu atau lebih jenis masukan dari satu atau lebih sumber
yang berbeda dan menghasilkan nilai bagi pelanggan. Hal ini berfokus untuk
meyakinkan bahwa upaya yang berkaitan dengan proses yang nilai yang diterima
tidak lebih penting dari penyelesaian proses.
10
2.2 Teori – Teori Khusus
2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut O’Brien (2005, p699) Enterprise Resource Planning adalah
software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya
dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan
profitabilitasnya.
Menurut Dhewanto dan Falahah (2007), ERP merupkan singkatan dari
tiga elemen kata, yaitu Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber
daya), dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah
konsep yang berujung pada kata kerja, yaitu “Planning”, yang berarti bahwa
ERP menekankan pada aspek perencanaan. Konsep ERP dapat dijalankan
dengan baik jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastuktur
komputer baik perangkat lunak maupun perangkat keras sehingga
pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan
terintegrasi.
Sedangkan menurut Hossain, et all (2002, p2), Enterprise Resource
Planning adalah sistem software untuk manajemen bisnis, mencakup
modul-modul untuk mendukung area fungsional seperti perencanaan ,
produksi, penjualan, pemasaran, distribusi, keuangan, finansial, manajemen
sumberdaya manusia, manajemen proyek, manajemen persediaan , layanan
dan pemeliharaan , transportasi dan e-business.
11
2.2.2 Finance
Menurut Keown, et all (2005, p4) “Financial management is concerned
with the maintenance and creation of economic value or wealth.
Consequently, this course focuses on decision making with an eye toward
creating wealth.” yang berarti “Manajemen keuangan adalah sesuatu yang
berkaitan dengan pemeliharan dan penciptaan nilai ekonomi atau kekayaan.
Akibatnya, kegiatan tersebut terfokus pada pengambilan keputusan untuk
menciptakan kekayaan.”
Menurut Grinblatt (2002, p3) “Finance is the study of trade-offs between
the present and the future.” Yang berarti “Keuangan adalah suatu
pembelajaran mengenai pertukaran/ perdagangan antara masa sekarang dan
masa depan.
2.2.3 Inventory
Menurut Chase, Richard B., F. Roberts Jacobs, dan Nicholas J. Aquilano.
(2004, p545), persediaan adalah stok dari item atau sumber daya apapun yang
digunakan dalam sebuah perusahaan.
Menurut Warren, Reeve dan Fees (2006, p452), persediaan adalah
sesuatu yang digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang dijual
dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses
produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
12
Menurut PSAK 14 tahun 2007, persediaan adalah asset yang tersedia
untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, baik barang dagangan dalam
usaha dagang maupun barang jadi untuk manufacture, berada dalam proses
produksi (barang dalam proses manufacture dan pekerjaan dalam proses
kontraktor) dan dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (bahan
pembantu) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan sumber daya-
sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap
pemenuhan permintaan di perusahaan. Sistem persediaan adalah serangkaian
kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang
bertujuan untuk meminimumkan biaya total.
Menurut Yamit (2005,p3) tipe persediaan terdiri dari : persediaan alat-
alat kantor (supplies) , persediaan bahan baku (raw material), persediaan
barang dalam proses (in-process goods) dan persediaan barang jadi (finished
goods).
Dokumen-Dokumen dalam Persediaan
Menurut Assauri (2008, p283), pencatatan dalam pengawasan
persediaan adalah semua pencatatan atau pembukuan mengenai
penerimaan, persediaan di gudang, dan pengeluaran bahan baku dan lain-
lainnya serta hasil produksi suatu perusahaan. Pencatatan-pencatatan
tersebut diperlukan untuk menjamin bahan-bahan dipergunakan secara
13
efisien dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan persediaannya
dengan baik.
Menurut Assauri (2008,p284), pada dasarnya terdapat lima
catatam yang paling penting atau utama dalam sistem pengawasan
persediaan, yaitu :
1. Permintaan pembelian (Purchase requisition)
Dokumen ini merupakan permintaan dari bagian
persediaan kepada bagian pembelian untuk membeli bahan-bahan
atau barang-barang yang sesuai dengan jenis atau jumlah tertentu
seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan itu. Permintaan
itu diadakan untuk menjamin adanya persediaan yang cukup dari
bahan-bahan / barang-barang tersebut atau mengisi kembali
persediaan bila persediaan bahan-bahan tertentu yang ada akan
mendekati titik yang terendah yang telah ditentukan terlebih
dahulu. Biasanya daftar atau form ini dibuat rangkap tiga oleh
bagian perasaan. Rangkap aslinya dikirim kepada
Bagian pembelian untuk memungkinkan bagian ini
memperoleh wewenang untuk membeli bahan-bahan tersebut,
rangkap dua digunakan oleh bagian pembelian untuk
menggambarkan pesanan dan menyelesaikannya, dan rangkap
ketiga dipegang oleh bagian pemesanan (order) sebagai catatan
untuk menggambarkan permintaannya akan bahan-bahan ini.
14
2. Laporan penerimaan (Receiving report)
Dokumen ini penting karena satu copy / rangkap dari
laporan ini akan memberikan informasi bahwa penjaga gudang
telah menerima bahan-bahan yang dipesan ini di pabrik. Apabila
bahan-bahan perlu digunakan segera maka bahan-bahan itu dapat
dengan segera diinspeksi, walaupun ada ketentuan-ketentuan yang
harus diikuti. Pada waktu penerimaan bahan-bahan di gudang,
copy / rangkap laporan penerimaan yang menyertai bahan-bahan
itu terinci dan akan memberikan rincian bahan-bahan tersebut jika
telah disetujui oleh petugas yang melakukan inspeksi, maka
berarti bahan-bahan tersebut telah sesuai dengan standard an
spesifikasi yang diperlukan. Dengan demikian maka
petugas/penjaga gudang dapat mengisi kembali bahan-bahan
tersebut untuk menggantikan bahan-bahan yang sama yang telah
dikeluarkan dari perusahaan.
3. Catatan persediaan (Balance of stores record)
Dokumen ini merupakan catatan yang paling penting
dalam pengawasan persediaan. Dokumen/daftar ini merupakan
dasar atau titik pangkal dari pelaksanaan sistem pengawasan
persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun
bagi bagian accounting. Daftar ini seringkali dipergunakan
dengan nama yang berbeda seperti : Perpetual inventory card,
15
Stock record card, Stock ledger sheet, Balance of stores form,
Stores balance sheet dan Material ledger sheet.
Dengan Balance of stores card ini manajemen mungkin dapat
mencapai tujuan untuk mempunyai bahan-bahan yang tepat dan
tempat yang tepat,serta investasi yang minimum.Daftar ini juga
membantu pimpinan produksi untuk menetukan Delivery schedule
barang yang dibutuhkan. Informasi atau keterangan bahan-bahan
yang terdapat dalam Balance of stores card berbeda-beda
tergantung dari perusahaan yang menggunakannya. Akan tetapi
data minimum yang biasanya terdapat dalam daftar ini adalah :
- Gambaran atau deskripsi lengkap dari bahan-bahan tersebut.
- Jumlah dari bahan-bahan yang tersedia di gudang, yang
dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi.
- Jumlah bahan-bahan yang akan atau harus dibeli bila waktunya
telah tiba untuk mengadakan pemesanan baru.
- Harga bahan-bahan itu per unit.
- Jumlah yang dipakai selama suatu periode atau jangka waktu
tertentu.
- Nilai dari persediaan yang ada.
4. Daftar permintaan bahan (Material requisition form)
16
Merupakan formulir yang dibuat oleh petugas yang
dipergunakan oleh bagian pembelian dalam mengadakan
pesanan.Daftar ini juga penting dalam pengawasan persediaan
karena dapat menunjukkan bahan-bahan yang perlu segera dibeli
untuk pengisian kembali persediaan gudang.
5. Perkiraan pengawasan (Control accounting)
Catatan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mengawasi setiap pencatatan mutasi persediaan yang dilakukan
oleh bagian gudang. Semua pembelian akan didebit dan semua
pemakaian akan dikredit dalam perkiraan ini. Saldo perkiraan
pengawasan harus sama dengan saldo yang terdapat pada
“Perpetual inventory card”.Tidak sesuainya saldo diantara
keduanya mengharuskan diadakannya penyelidikan selanjutnya.
2.2.4 SAP
2.2.4.1 Sejarah SAP
SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada tahun
1972 yang berarti systeme, anwendungen and produkte in
derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa inggris adalah
systems,applications and products in data processing. SAP
17
merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman
yang dibangun oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001,p21)
2.2.4.2 Produk - Produk SAP
Beberapa produk SAP diantaranya adalah :
1. MySAP Business suite adalah paket lengkap dari open
enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang
dilibatkan, informasi, dan proses dan oleh karena itu
meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP
Business Suite menawarkan solusi bisnis yang felskibel untuk
perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang
besar dan proses yang berubah secara konstan (SAP AG,
2006, p1-14)
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi
industri dari mySAP business suite dengan built-in content,
peralatan , dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi
mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-
the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia
(SAP AG,2006, p1-25)
3. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan
untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk
bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai
beberapa ratus. Solusi ini mudah namun sangat kuat,
18
menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran
operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27)
SAP Business One merupakan sebuah solusi manajemen
operasional dan juga solusi yang easy-to-use untuk
perusahaan baru atau yang dinamis dengan ukuran 10 sampai
dengan beberapa ratus pekerja. SAP Business One
menawarkan solusi yang sederhana tetapi komprenhensif dan
dapat memberikan user pandangan secara keseluruhan
terhadap operasi bisnis serta aktivitas para pelanggannya.
2.2.4.3 Modul – Modul SAP Business One
Modul- modul yang terdapat pada SAP Business One , antara lain:
1. Administration Module
Modul administrasi terdiri dari pengaturan konfigurasi dasar
dari sistem termasuk currency conversion, system
initialization, definitions, data import / export, utilities,
approval procedures, license add-ons, dan alert management
functions. Pada modul ini data umum perusahaan disimpan.
SAP Business One memperbolehkan user untuk mengatur
beberapa company code. Komponen penting dari modul
administrasi adalah sistem administration yang harus
dijalankan setelah sebuah company baru ditentukan dalam
19
sistem. Fungsi penting dari sistem initialization adalah :
Company Detail, General Setting, Authorization, Document
Setting and Numbering, Opening Balance, Print Preference.
2. Financials Module
Modul Finansial memperbolehkan user untuk melakukan
semua transaksi accounting yang di lakukan sehari-hari dalam
perusahaan, termasuk membuat journal entry, rekonsiliasi
pajak, membuat seluruh laporan yang diperlukan user dari
setiap level dalam perusahaan. Modul Finance SAP Business
One terdiri dari : A Chart of Accounts and Edit Chart of
Accounts, Journal Entry and journal voucher Exchange Rate
Differences and Conversion Differences, A Budget Function,
and Cost Accounting.
3. The Sales Opportunities
Modul ini digunakan untuk menelusuri dan menganalisis
peluang sales berdasarkan kemajuan dari aktivitas sales .
Sejumlah reports dari sudut pandang operasional bisnis yang
berbeda bisa dihasilkan untuk analisis. Aktivitas ini termasuk
meeting dan negotiations , atau aktivitas lain . User dapat
memasukkan total penjualan yang diharapkan sehingga
potensi penghasilan dapat diperkirakan .
20
Untuk memproses sales , pilih Business Partners dan
Sales Opportunity dari menu utama. User dapat menggunakan
window the Sales Opportunity untuk add,update, dan delete.
Laporan Sales Opportunity digunakan untuk menganalisis
peluang sales. Laporan bisa berdasarkan pada semua
parameter atau bisa disaring berdasarkan parameter tertentu.
Sub-menu dalam modul Sales Opportunities adalah :
‐ Sales Quotation
‐ SO
‐ Delivery
‐ Returns
‐ A/R Invoice
‐ A/R Invoice + Payment
‐ A/R Credit Memo
‐ Automatic Summary Wizard
‐ Document Drafts
‐ Document Printing
‐ Dunning Wizard
‐ Sales Reports
4. Sales Module - A/R
Modul sales-A/R mencakup seluruh proses penjualan dari
membuat quotation untuk customer sampai pada invoicing.
21
Business One menyediakan berbagai macam sales dokumen
untuk user. Setiap dokumen mengacu pada tahapan yang
berbeda dalam proses sales.
Modul sales-A/R menyediakan beberapa pilihan yang
berbeda, termasuk Sales Quote,SO, Delivery, Returns, A/R
Invoice,Dunning Wizard , dan Sales Reports. Semua fungsi
ini dapat berawal dari referensi dokumen sebelumnya.
Fungsi-fungsi dari modul sales-A/R :
‐ Sales Quote
Sales Quote dalam Business One bukan merupakan
dokumen yang terikat secara sah. Sales Quote umumnya
digunakan untuk tujuan informasi saja. Dan bisa menjadi
link pertama dari rantai proses sales . Membuat sales
quote tidak memberikan dampak apapun di manapun
setelahnya seperti quantity di Inventory Management dan
nilai di Accounting.
‐ Sales Order
Sales order adalah dokumen yang terikat secara sah dan
tidak tergantung pada bidang usaha dari user. Sebagai
contoh , perusahaan user tidak akan melakukan produksi
jika tidak ada pesanan dari customer . Ketika user
memasukkan order tidak akan terjadi perubahan nilai di
Accounting. Jika order tersebut berisi item yang spesifik
dan quantitynya terdapat di Inventory Management
22
sebagai pesanan dari customer. User dapat melihat
quantity pesanan dalam berbagai macam laporan, seperti
Inventory Status , Informasi ini juga dapat dilihat di area
lain dari Businness One . Informasi ini sangat penting
untuk mengoptimalisasi transaksi pemesanan dan stok
cadangan.
- Delivery
Delivery adalah dokumen yang terikat secara sah . Tanpa
dokumen delivery , item hanya bisa dikirim jika invoice
sudah dibuat. Ketika user memasukkan delivery, secara
otomatis good issue juga dibuat. Dan stok di gudang yang
bersangkutan akan langsung berubah sesuai dengan item
yang keluar dari gudang untuk dikirim. Ketika stok
berubah, nilai dalam Accounting juga berubah. Ini adalah
sistem yang berkelanjutan.
‐ Returns
Ketika user membuat Returns, quantity dari stok
diperbaiki . Jika perusahaan user menjalankan sistem yang
berkelanjutan, maka jika membuat Return secara otomatis
membuat sebuah journal entry yang men-update nilai
stok.
‐ A/R Invoice
23
A/R Invoice adalah dokumen yang terikat secara sah .
Ketika A/R Invoice diterima , posting-an akan dibuat ke
account customer yang bersangkutan dalam accounting.
Jika A/R Invoice tidak didahului oleh catatan delivery
maka jumlah stok di gudang akan diperbaiki berdasarkan
A/R Invoice yang dikeluarkan.
5. Purchasing Module – A/P
Modul purchasing memperbolehkan user untuk
mengontrol proses pembelian , dari negosiasi dengan vendor
dan purchase requisitions sampau pada penerimaan item dan
menerima invoice dari vendor.
Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order
atau invoice dimasukkan ke dalam sistem, umumnya akan
langsung diarahkan sebagai sebuah purchasing document.
Berikut adalah beberapa purchasing document yang didukung
oleh SAP Business One :
‐ Purchase Order
Ketika sebuah purchase order dimasukkan , tidak ada
perubahan nilai yang terjadi di accounting, juga quantity
dari pesanan yang terdapat dalam Inventory Management
. User dapat melihat quantity yang telah dipesan dalam
24
berbagai laporan dan window , seperti inventory status
report dan item master data window.
‐ Receiving Purchase Order
Dokumen receiving purchase order harus dibuat segera
setelah perusahaan menerima item dari vendor. Ketika
receiving purchase order dimasukkan, item akan diterima
oleh gudang dan quantity akan di-update. Bagi perusahaan
yang menjalankan sistem persediaan yang berkelanjutan,
SAP Business one membuat posting-an yang bersangkutan
untuk meng-update nilai stok .
‐ A/P Invoice
Ketika invoice diterima dari vendor, account dari vendor
yang bersangkutan akan di buat dalam accounting. Jika
invoice yang diterima tidak didahului oleh pemesanan
barang maka stok di gudang akan bertambah ketika
invoice di buat. Jika invoice diterima tidak didahului oleh
penerimaan barang , maka sebuah pesan akan muncul
karena terindikasi kalau tidak ada barang yang telah
diterima.
6. The Business Partners Module
Modul ini memperbolehkan user untuk me-manage data dari
semua business partners. Ini juga memuat semua informasi
yang berhubungan dengan customers dan vendors. Informasi
25
ini dibutuhkan untuk men-support transaksi bisnis dan untuk
mempersiapkan dokumen bisnis. Potensial customer juga bisa
dipandang sebagai business partners. User dapat memasukkan
data dari business partners ke dalam sistem dalam rangka
untuk mengontrol marketing dan kegiatan sales. Kegiatan
sales melibatkan contact dengan pihak yang berkepentingan
seperti diskusi , meetings. Informasi spesiifik dari business
partner dan disimpan dalam sistem disebut master data.
Berikut adalah tipe dari informasi yang menggambarkan
master data :
‐ Company name, addresses(s), and telephone number(s)
‐ Contact person name, telephone number, e-mail address,
and so on.
‐ Payment terms/price list
‐ Payment system
‐ Accounting-related data
7. The Inventory Module
Dalam modul Inventory pada SAP Business One, sebuah
perusahaan dapat mengatur semua item dalam proses
pembelian, penjualan, pembuatan atau stok yang ada . Modul
Inventory berisi semua informasi tentang item master data
dari perusahaan user , item management, inventory
transactions, price lists, pick/pack, dan Inventory reports.
26
Dalam modul Inventory terdapat 3 tipe item :
‐ Purchase item
Purchase item adalah barang yang dibeli dari vendor.
Untuk dapat membeli sebuah item , item tersebut harus
didefinisikan dalam modul inventory.
‐ Sales item
Sales item adalah barang yang dijual ke customer. Untuk
dapat menjual sebuah item, item tersebut harus
didefinisikan dalam modul Inventory.
‐ Warehouse item
Warehouse item adalah barang yang terdapat dalam
gudang. Untuk dapat menggunakan sebuah item dalam
Inventory management, item tersebut harus didefinisikan
dalam modul Inventory.
8. Production
Modul produksi berisi penjelasan tentang Bills Of Material (
BOM ) dari suatu produk , membuat dan me-maintain
Production Orders, mengontrol penerimaan barang dan issue
orders to production, membuat laporan produksi. Dalam Bills
Of Material ( BOM ) sebuah produk jadi , dapat ditampilkan
komponen-komponen dan kuantitas untuk membuat produk
tersebut. Bills Of Material ( BOM ) berfungsi juga untuk
27
memastikan bahwa kuantitas komponen-komponen yang
dibutuhkan cukup untuk melakukan produksi .
Modul produksi terbagi menjadi :
‐ Production Bills Of Material ( PBOM )
Fungsi ini digunakan untuk menggambarkan struktur
hirearki dari komponen-komponen dalam BOM . PBOM
menggambarkan produk jadi yang dibuat dari komponen
yang berbeda gudang . Selama proses produksi komponen-
komponen tersebut berubah menjadi produk jadi .
‐ Assembly Bills Of Material ( ABOM )
Dalam ABOM berisi produk jadi yang tertera dalam
dokumen Sales Order ( Contohnya : satu set furniture
kebun ) . Produk jadi tersebut tidak disimpan satu set
dalam gudang .Meskipun demikian komponen-komponen
tersebut adalah item dalam gudang ( Contohnya : Kursi
kerbun , meja dan paying )
‐ Sales Bills Of Material ( SBOM )
SBOM dan ABOM sama-sama berisi produk jadi dalam
proses Sales. Perbedaan antara SBOM dan ABOM adalah
dalam ABOM hanya menampilkan produk jadinya
28
sedangkan dalam SBOM akan ditampilkan produk jadi
beserta komponen-komponennya.
9. The Banking Module
Modul banking menyediakan transaksi keuangan secara
lengkap termasuk incoming payments, deposit,outgoing
payments, payment systems, bank statements, dan
rezconciliations. Untuk transaksi perbankan, perbedaan
mendasar terdapat diantara incoming payments dan outgoing
payments. Fungsi incoming payment digunakan untuk
menginput semua pembayaran dari customer dan
menghubungkan dengan invoice terkait yang telah kita kirim.
Sedangkan fungsi outgoing payment untuk mengaikat
outgoing payment dengan invoice yang diterima dari vendor.
User bisa menggunakan beberapa metode pembayaran yang
berbeda seperti check, bank transfer didalam sistem. User
juga dapat memilih metode pembayaran yang berbeda untuk
setiap Business Partner. Modul banking juga terdapat fungsi
rekonsiliasi.
(Teufel et all, 2005)
2.2.5 Fit / Gap Analysis
2.2.5.1 Pengertian Analisa Fit / Gap
29
Menurut Charles A.(2004), analisis fit/gap adalah suatu analysis
tool yang melibatkan identifikasi kesenjangan antara kondisi
sekarang dengan kondisi masa depan yang diharapkan. Analisis
tersebut merupakan titik awal dalam proses implementasi untuk
kegiatan perbaikian proses. Fit/gap dapat digunakan untuk
meyakinkan bahwa proses perbaikan tidak langsung berpindah
dari identifikasi area-area permasalahan ke solusi yang diusulkan
tanpa memahami kondisi yang sedang berlangsung saat ini.
Menurut Hoffman dan Bateson (2006,p334), Gap analysis adalah
suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi
aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk
kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan
tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah
suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara
optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Gap
analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif yaitu :
- Organisasi (sumber daya manusia)
- Arah bisnis perusahaan
- Proses bisnis perusahaan
- Teknologi Informasi
30
Dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality , menurut
Hoffman dan Batemon (2006, p335) bahwa terdapat 5 quality
perspective dari service quality yaitu :
- Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya
perbedaan antara pengharapan antara keinginan yang
diinginkan oleh customer dengan keadaan yang telah
mereka terima sekarang
- Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh
customer dan pengharapan yang diinginkan oleh
manajemen perusahaan
- Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara
persepsi manajemen perusahaan dengan customer, yang
dimaksud di sini adalah standard dari delivery standard
2.2.5.2 Tujuan Analisa Fit / Gap
Analisis Fit/ Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user
proyek dan mengidenfikasi beberapa gap dalam functionality pada
SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam
functionality ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan
proses bisnis, laporan atau melakukan penyesuaian terhadap
software (customizing).
Tujuan dari analisa Fit/ Gap adalah :
31
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)
yang diperlukan
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses
bisnis perusahaan
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best
Practice”
5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan.
2.2.5.3 Langkah – Langkah dalam analisa Fit / Gap
2.2.5.3.1 Ranking Requirement
Requirement (kebutuhan) harus diidentifikasi berdasarkan level
prioritasnya. Hal ini memungkinkan tim dan sponsor proyek
untuk memastikan bahwa seluruh proses bisnis yang penting
diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ini
memungkinkan tim proyek untuk berfokus pada area yang paling
penting bagi organisasi dan menekankan dimana fungsionalitas
dapat menambah nilai bisnis yang tengah berjalan guna
meningkatkan proses bisnis, mewujudkan efisiensi atau
memperbaiki pelaporan. Tingkatan kebutuhan di bawah ini
diambil dari Projects Implementation Requirements Document.
32
Inisial-inisial di bawah ini mengidentifikasi kode yang digunakan
pada kolom Rank dari laporan analisis fit/gap:
Rank Description
HIGH/ Kebutuhan Kritis atau Tujuan Adalah kebutuhan yang sangat penting
terhadap tujuan diperlukan untuk operasi
dan tanpanya organisasi tidak dapat
berfungsi. Kebutuhan ini juga mencakup
pelaporan internal dan eksternal
MEDIUM/ Kebutuhan Nilai Tambah Adalah kebutuhan yang, jika dipenuhi,
akan meningkatkan proses bisnis secara
signifikan; kebutuhan ini seringkali
merupakan proses bisnis yang sedang
berjalan dan tidak penting terhadap bisnis
organisasi, namun jika dipenuhi akan
memberikan manfaat biaya yang
signifikan bagi organisasi.
LOW/ Kebutuhan yang Diinginkan Adalah kebutuhan yang baik jika dimiliki
dan hanya akan menambah sedikit nilai
terhadap proses bisnis dan dapat dicapai
melalui berbagai solusi atau perubahan
atas proses bisnis.
Tabel 2.1 Fit/gap Requirement dalam Analisis Fit/Gap
33
( Sumber : http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
2.2.5.3.2 Degree of Fit
Inisial-inisial berikut ini menjelaskan kode yang digunakan dalam
menentukan tingkatan kesesuaian (fit) atas laporan analisis fit/gap.
Kode Penjelasan
F Fit Kebutuhan telah dipenuhi seutuhnya oleh perangkat lunak.
G Gap Perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan ini sama sekali.
Komentar ditambahkan dan alternative yang diusulkan akan
diidentifikasi serta suatu rekomendasi dibuat; dapat berujung
untuk mengusulkan customization atas perangkat lunak.
P Partial fit Perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang mencukupi
kebutuhan. Solusi, pelaporan modifikasi atau customizations
akan tetap diidentifikasi apabila diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan secara penuh.
Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisis Fit/Gap
(Sumber : http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
34
2.2.6. Activity Diagram
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian workflow
adalah sebagai berikut :
“A workflow is the sequence of processing steps that completely handles one
business transaction or customer request.” yang berarti “ Suatu alur pekerjaan
adalah suatu rangkaian/ urutan langkah pengolahan yang digunakan untuk
menangani satu transaksi bisnis atau permintaan pelanggan.”
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian activity
diagram adalah sebagai berikut :
“An activity diagram is simply a workflow diagram that describes the various user
(or system) activities, the person who does each activity, and the sequential flow of
these activities.” yang berarti “ Diagram Aktivitas adalah sebuah diagram alur kerja
sederhana yang menggambarkan berbagai kegiatan pengguna (atau sistem) , oran g
yang melakukan aktivitas masing-masing, dan aliran urutan dari suatu aktivitas.”
2.2.7. Pajak
Definisi atau pengertian pajak menurut Soemahamidjaja dalam buku
“Perpajakan Indonesia” Karangan Waluyo (2008, h3). “Pajak adalah iuran wajib
berupa uang atau barang yang dipungut oleh penguasa berdasarkan norma-norma
hukum, guna menutup biaya produksi barang-barang dan jasa-jasa kolektif dalam
mencapai kesejahteraan umum “.
35
2.2.8. Pajak Pertambahan nilai
Definisi Pajak Pertambahan Nilai (PPN) menurut Muljono yaitu “Pajak
penjualan yang dipungut atas dasar nilai tambah yang timbul pada setiap
transaksi” (2008,p1).
2.2.9. Pajak Masukkan dan Pajak Keluaran
Definisi Pajak Masukan menurut Muljono yaitu Pajak masukan yaitu
Pajak Pertambahan nilai yang harus dikreditkan oleh Pengusaha Kena Pajak
karena perolehan Barang Kena Pajak dan/atau pemanfaatan Barang Kena Pajak
tidak berwujud dari luar daerah pabean dan atau pemanfaatan Jasa Kena Pajak
dari luar Daerah Pabean dan/atau impor Barang Kena Pajak (2008,p11).
Definisi Pajak Keluaran yaitu Pajak Pertambahan Nilai yang wajib
dipungut oleh Pengusaha Kena Pajak yang melakukan kegiatan penyerahan
Barang Kena Pajak, penyerahan Jasa Kena Pajak, ataupun ekspor Barang Kena
Pajak. Apabila dalam suatu Masa Pajak, Pajak Keluaran lebih besar daripada
Pajak Masukan maka selisihnya merupakan Pajak Pertambahan Nilai yang wajib
disetorkan oleh Pengusaha Kena Pajak kepada pemerintah. Sedangkan, apabila
dalam suatu Masa Pajak, Pajak Masukan yang dikreditkan lebih besar daripada
Pajak Keluaran, masa selisihnya merupakan kelebihan pajak yang dapat
dikompensasikan ke Masa Pajak berikutnya. (2008,p12)
36
2.3 Kerangka Pikir
I N P U T
P R O C E S S
O U T P U T
Sistem SAP Business
User
Requirement
Proses Bisnis
Perusahaan
Fit Gap Analysis
GAP
Rekomendasi