6

BAB 2

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Percetakan Penebar Swadaya semula merupakan anak perusahaan Majalah

Trubus yang dulu berada di bawah Yayasan Sosial Tani Membangun (YSTM) atau

sekarang lebih dikenal dengan nama Bina Swadaya Group. Majalah Trubus adalah

sebuah majalah yang menjadi cikal bakal PT. Percetakan Penebar Swadaya. Awalnya,

PT. Percetakan Penebar Swadaya muncul karena kebutuhan internal akan unit cetak

tersendiri untuk majalah Trubus. Hal ini dikarenakan pencetakan majalah Trubus

sebelumnya harus dilakukan di Jogjakarta sehingga kendala jarak dan komunikasi

semakin membuat proses tidak efektif dan efisien. Sehingga, pada tanggal 13 Januari

1982, Bina Swadaya Group memutuskan untuk membeli 1 unit mesin cetak untuk

dioperasikan di Kampung Tipar-Cimanggis-Bogor. Unit cetak internal ini dulu diberi

nama PT. Penebar Swadaya dengan personil berjumlah 6 orang. Setelah tiga tahun

berselang, PT. Penebar Swadaya berhasil menambah 1 unit mesin cetak, 3 unit mesin

penunjang, dan 47 orang karyawan.

Setelah mengalami perkembangan yang cukup pesat dan ingin melakukan

ekspansi usaha, pada tahun 1991 percetakan yang semula ada di Kampung Tipar-Bogor

dipindahkan ke kawasan industri Ciracas Jakarta Timur hingga saat ini. Kemudian, pada

tahun 1992 Bina Swadaya Group memberi kewenangan kepada unit percetakan ini untuk

mengurus dirinya sendiri karena prestasi yang telah ditunjukkan. Pemberian

kewenangan ini berarti memerlukan adanya pembenahan manajemen, administrasi,

7

perangkat mesin & sumber daya manusia supaya ketergantungan terhadap Bina

Swadaya yang ada selama ini dapat dihilangkan. Oleh karena itu, pada tahung 2001, PT.

Penebar Swadaya berubah nama menjadi PT. Percetakan Penebar Swadaya dan

memisahkan diri dari unit penerbitan. Hingga tahun 2002, PT. Percetakan Penebar

Swadaya telah memiliki 7 unit mesin cetak dan 11 unit mesin penunjang yang

dioperasikan 24 jam, dan didukung oleh 125 karyawan yang bekerja dalam 3 shift.

PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki visi “Menjadi salah satu percetakan

terkemuka di Indonesia yang mengutamakan pengabdian kepada profesi grafika dan

pelayanan kepada masyarakat luas”. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Percetakan

Penebar Swadaya memiliki misi antara lain Meningkatkan kepuasan dan loyalitas

pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas SDM dan kesejahteraan hidup karyawan,

serta ikut ambil bagian dalam pengembangan keterampilan bagi dunia pendidikan pada

umumnya dan grafika pada khususnya. Perusahaan percetakan ini mempunyai slogan

“Tidak Sekedar Mencetak”. Makna dari slogannya adalah PT. Percetakan Penebar

Swadaya adalah tidak berwawasan bisnis semata (business oriented) tetapi juga

mempunyai komitmen untuk ikut mengembangkan wawasan sosial dan pendidikan

(social and education oriented – masyarakat sosial dan masyarakat pendidikan)

khususnya di lingkungan sekitar PT. Percetakan Penebar Swadaya.

Sejak awal didirikan hingga saat ini, PT. Percetakan Penebar Swadaya yang

bertempat di Jl. Suci/Industri No. 44 Susukan-Ciracas, Jakarta Timur 13750 mengalami

perkembangan yang cukup pesat. Hal ini dikarenakan pengalaman, harga, dan kualitas

yang diberikan cukup memuaskan klien atau customer yang ingin mencetak di sana.

Area usaha PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki luas tanah seluas 2.860 m2, luas

bangunan 1.349 m2, dan daya listrik sebesar 105.000 watt. Selain percetakan, sasaran

8

usaha perusahaan ini antara lain desain grafis, pengiriman barang cetakan, dan

packaging.

2.2. Jasa Pelayanan

Seperti yang telah disebutkan di atas, PT. Percetakan Penebar Swadaya tidak

hanya menawarkan jasa cetak. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai jasa yang

ditawarkan:

1. Cetak

Melayani pencetakan majalah, buku-buku penerbit, buletin, brosur, poster,

agenda, kalender, dan masih banyak lagi, dengan kondisi:

• Film separasi dan kertas dari pelanggan

• Film separasi dan kertas dari PT. Percetakan Penebar Swadaya

2. Desain grafis

Melayani pembuatan desain-desain dan layout untuk buku, majalah, kalender,

packaging untuk makanan, dan lain-lain.

3. Packaging

Melayangi pembuatan dus untuk buku, kue, nasi, popcorn, obat-obatan, dan

shopping bag.

4. Pengiriman

Melayani pengiriman barang atau hasil cetakan ke seluruh wilayah nusantara,

bekerja sama dengan kantor pos besar dan jasa kargo. PT. Percetakan Penebar

Swadaya telah berpengalaman mencetak dan mengirimkan hasil cetakan keluar

pulau Jawa seperti Irian Jaya, Maluku, Sumatra, Kalimantan, Bali, dan NTB.

9

2.3. Produk yang Dihasilkan

Produk yang dihasilkan oleh PT. Percetakan Penebar Swadaya sangatlah

bervariasi. Mulai dari poster, flyer, shopping bag, majalah, buku, kalender, katalog,

majalah, dan lain-lain. Namun, untuk memfokuskan pada pokok permasalahan,

pembahasan akan dikhususkan ke produk majalah khususnya majalah bitmap yang

dicetak secara continue di PT. Percetakan Penebar Swadaya. Majalah lain yang juga

dicetak di percetakan ini antara lain Trubus, Biskom, Bank Niaga, Bank Buana, dan lain-

lain. Untuk sebab dan alasan kenapa majalah tersebut yang dibahas, dapat dilihat pada

BAB 5 Analisa dan Pembahasan.

10

2.4. Proses Produksi

Berikut adalah proses produksi dari majalah bitmap yang menjadi fokus pembahasan:

Gambar 2.1 Proses Produksi Majalah

Pelanggan

Order

Pemasaran

Penawaran

Harga/Quotation

Kesesuaian Penyelesaian Order dengan

Jadwal Produksi

Revisi Harga?

Pembatalan Order

OK ?

YA

TIDAK

OK ?

TIDAK

YA

MOU

TIDAK YA

Pracetak(Layout dan Desain)

OK ?YA

TIDAK

OK ?YA

TIDAK

Revisi Film

Persiapan

OK ? YA

TIDAK

Analisa Sebab Akibat

Cetak

Pelipatan Halaman dengan Mesin

Lipat Susun

Penyusunan Halaman Secara Manual

PotongLem

Pembuatan

Separasi Film

Pengecekan Materi

Pembuatan Plat Cetak

Cetak Majalah

Sortir Packaging Kirim

Pengeleman

Majalah dengan Mesin

Pemotongan dengan Mesin

Potong 3 Sisi

Pensortiran

Secara Manual

Pengepakan Majalah

Pengiriman Majalah ke

Tempat Klien

OK ? YA

TIDAK

Revisi Cacat Revisi Materi

11

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Pemasaran.

Jika diteliti, proses produksi PT. Percetakan Penebar Swadaya sudah dimulai di

tahap Pemasaran. Mengingat saat customer mulai tertarik untuk mencetak di Penebar

Swadaya, tenaga pemasaran sudah harus tahu scheduling dari proses produksi yang

sedang berlangsung sehingga dapat menjanjikan kapan order dapat diselesaikan. Bagian

pemasaran juga mempunyai tugas untuk mengkalkulasi kebutuhan customer seperti jenis

kertas, oplah, film, variasi cetak, finishing, tebal, dan masih banyak lagi. Kemudian,

memberitahukan kepada bagian PPKP atau PPIC untuk mengetahui ketersedian bahan,

waktu, sumber daya manusia, dan hal lainnya.

2. Pracetak

Pada proses pracetak, unit ini akan memvisualisasikan dalam format grafis atau

desain yang diinginkan oleh customer atau pelanggan. Unit ini juga dilengkapi dengan

komputer-komputer grafis yang cukup powerfull, jaringan, dan Internet. Proses

pembuatan film dilakukan di proses ini dan PT. Percetakan Penebar Swadaya didukung

oleh 3 biro film separasi yang berpengalaman untuk menghasilkan output film dengan

kualitas optimal.

12

Gambar 2.2 Bagian Pracetak

3. Persiapan

Pada proses ini akan melakukan montage film sesuai dengan bidang cetak, yang

selanjutnya diproses ke bidang plat untuk dicetak.

4. Cetak

Proses pencetakan majalah dilakukan setelah film diproses ke plat dengan

menggunakan mesin printing seperti Heidelberg. Pada proses cetak, majalah bitmap

yang sudah selesai dicetak terutama cover akan diberi finishing berupa vernis. Finishing

vernis bertujuan untuk memberi kesan mengkilat pada cover majalah agar tambah

menarik perhatian. Pada proses ini, didukung oleh operator cetak, pembantu operator

cetak, dan bagian gudang untuk menyediakan bahan baku kertas. Kesalahan atau

penyebab cacat yang terjadi di proses ini adalah bagian roll pada mesin cetak yang

kadang bergeser sehingga membuat hasil cetak buram atau berbayang, warna kurang

sesuai dengan harapan, hasil cetakan kurang tajam, dan cetakan tidak rapi.

13

Gambar 2.3 Mesin Cetak Majalah

5. Finishing

Proses produksi untuk finishing terdiri dari beberapa proses yang saling berkaitan

satu dengan yang lainnya, yaitu Lipat, Susun, Lem, Potong, Sortir, Packaging, dan

Pengiriman. Berikut ini penjelasannya:

a. Lipat

Proses ini dilakukan secara manual dan mekanis, tergantung dari produk yang

dibuat. Proses ini melipat halaman yang telah dicetak agar memudahkan proses

selanjutnya.

b. Susun

Pada proses ini, dilakukan penyusunan halaman sesuai dengan yang telah

ditentukan sebelumnya. Proses ini bisa dilakukan secara manual maupun mekanis.

Di proses ini, kesalahan yang biasa terjadi yaitu penyusunan halaman yang berganda,

halaman kurang, dan kesalahan urutan halaman majalah

14

Gambar 2.4 Proses Susun

c. Lem

Pada proses ini, majalah bitmap akan dilem dengan menggunakan mesin lem.

Biasanya, kesalahan yang terjadi di proses ini relatif kecil karena mesin lem relatif

stabil atau memiliki sedikit error. Yang perlu diperhatikan adalah daya rekat lem

sehingga majalah dapat tahan lama setelah dijual ke pasar.

15

Gambar 2.5 Mesin Lem

d. Potong

Setelah majalah selesai dilem, dilakukan pemotongan sesuai dengan tanda

potong yang telah diberikan saat membuat film. Presisi potong yang tepat diperlukan

untuk menjaga hasil potong sesuai dengan tanda potong yang telah diberikan. Faktor

setting mesin, manusia dari segi presisi dan daya tahan terhadap lelah, serta tanda

potong merupakan kunci hasil potong yang benar. Kesalahan yang umum terjadi

adalah hasil potong tidak sesuai harapan, kesalahan setting mesin, lelah, metoda

yang salah, dan lain-lain.

16

Gambar 2.6 Mesin Potong

e. Sortir

Dibandingkan semua proses yang ada di atas, proses sortir merupakan proses

kunci dari pengendalian kualitas dan tolak ukur hasil cetak majalah bitmap. Pada

proses ini dilakukan pengecekan terhadap majalah yang sudah jadi dan siap

dipacking. Bagian-bagian yang diperiksa antara lain: cover majalah, hasil lem,

banyaknya halaman, urutan halaman, kualitas cetak di halaman dalam, kesalahan

potong, dan kemungkinan kesalahan di setiap proses yang telah dijabarkan seperti di

atas.

Dalam menanggani kemungkinan kesalahan yang mungkin terjadi seperti faktor

4M1E (Man, Method, Machine, Material, Environment), percetakan mengambil

kebijakan untuk mencetak lebih majalah atau biasa disebut buffer. Misalnya, jika

order majalah sebesar 3.000 eksemplar, maka percetakan akan mencetak 3.300

sebagai buffer untuk mengganti majalah yang cacat.

17

Gambar 2.7 Proses Sortir Manual

f. Packing

Setelah disortir, majalah yang sudah sesuai standar atau keinginan customer

dibungkus kertas agar terlindung dan tetap bersih saat dikirim.

Gambar 2.8 Proses Packaging

18

g. Pengiriman

Majalah yang telah dibungkus rapi siap diantar ke tempat customer.

2.5. Ruang Lingkup Perusahaan dan Struktur Organisasi

Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi dan manajemen yang baik,

karena dengan adanya struktur organisasi yang baik, setiap perusahaan dapat mengerti

dan menentukan tugas dan tanggung jawab-jawab masing-masing karyawan. Melalui

struktur organisasi yang baik setiap tugas dapat dikelompokkan sehingga karyawan

dapat melaksanakan tugasnya secara terarah untuk mencapai apa yang menjadi tujuan

perusahaan. Struktur organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya adalah sebagai

berikut:

19

Gambar 2.9 Struktur Organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya

20

Susunan Organisasi:

Komisaris Utama : Pinus Lingga

Komisaris : Ir. Hj. Kuslistyorini

Ir. Yani Trisnawati

Direktur Utama : Soekatno

Direktur : Dwi Wahyuni

Manager Keuangan dan Akutansi : Dwi Wahyuni

Manager Pemasaran : Richard Radja R

Manager Umum & Personalia : Icuk Sugiyarmi

Manager Produksi : Adi Nugroho

Sekretariat : Suminar N

Kepala Percetakan Unit II : Sunito

Kabag Pemasaran Unit II : Ratna Hendarti

Kabag Akunt dan Keu Unit II : Siti Sa’adah

Kabag Produksi Unit II : Sunito

Kabag Umum Personalia Unit II : Murni Handayani

21

2.6. Unit Perencanaan Pengendalian dan Kontrol Produksi

Unit PPKP atau yang lebih dikenal dengan nama PPIC (Product Planning &

Inventory Control) di Percetakan Penebar Swadaya memegang peranan yang cukup

penting. Tugas unit ini antara lain:

1. Melakukan penyusunan anggaran saat order sudah diterima

2. Menentukan ukuran plano yang sesuai dengan produk yang dicetak.

3. Menentukan material yang dibutuhkan seperti banyaknya kertas

4. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang dan pembelian mengenai

stok material yang tersedia untuk produksi.

5. Menuliskan detil spesifikasi majalah yang akan dicetak di kantong order.

Unit PPKP bisa dibilang memiliki tugas untuk memantau keseluruhan proses.

Orang bertanggung jawab di unit ini memiliki alur hampir ke semua proses dan unit lain.

Jika ada kesalahan saat proses produksi, unit inilah yang pertama akan diberitahu.