Ika Fitri Listianti (201594403006)Sekolah Tinggi Manajemen Risiko dan Asuransi

KOMUNIKASI

Transfer dan Pemahaman maknaMemindahkan atau menyampaikan informasi, ide, gagasan kepada orang lain untuk dapat dipahami dan dimengerti makna yang disampaikan kepada orang tersebut.

Fungsi – fungsi komunikasi

Komunikasi organisasi

Proses Komunikasi

Arah Komunikasi

Komunikasi Antarpersonal

Pilihan Saluran Komunikasi

Hambatan komunikasi yang

efektif

Isu – isu terkini dalam komunikasi

KOMUNIKASI

Fungsi – fungsi komunikasi

Kontrol

Motivasi

Informasi

Ekspresi emosion

al

Pesan yang akan

dikirim

Penyandian pesan

Pesan disandika

n SALURAN Pesan

diterima

Pengirim Penerima

Gangguan

Umpan balik

Proses Komunikasi

Yaitu langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman makna.

Proses Komunikasi

1. Pengirim, mengirimkan pesan dengan cara menyandikan pemikirannya

• Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.

Pesan yang akan

dikirim

Penyandian pesan

Pengirim

SALURAN

2. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran formal disediakan oleh organisasi,,

dan mengikuti rantai otoritas dlm organisasi Saluran informal, diciptakan secara spontan

dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

Pesan disandika

n

Pesan diterima

Penerima

Proses Komunikasi

3. Penerima (komunikan) adl obyek yg menjadi sasaran pesan. Sebelum pesan diterima, dilakukan

penerjemahan sandi sehingga simbol-simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan

Gangguan4. Gangguan, mewakili berbagai hambatan

komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan Baik datang dari pengirim, saluran, penerima

maupun umpan balik.

Umpan balik

5. Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.

Arah KomunikasiVertikal

Horizontal

Kom

unik

asi k

ebaw

ah

komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi keatas

•Komunikasi mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi, dalam suatu kelompok atau organisasi.

•Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada orang-orang yang memegang kekuasaan, memeberi mereka informasi mengenai proses pencapaian tujuan dan menyamapaikan masalah-masalah terkini.

Arah KomunikasiHorizontal

Komunikasi horizontal terjadi ketika adanya komunikasi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, di antara anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama , antarmenejer pada tataran yang sama, atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal.komunikasi horizontal sering kali dibutuhkan unutk menghemat waktu dan membantu koordinasi.

Presiden Direktur

Manajer Pemasaran

Manajer Produksi

Manajer personalia

Manajer keuangan

Kom

unik

asi k

ebaw

ahKom

unikasi keatas

Laporan, masalah, gagasan, sikap, klasifikasi, penyelesaian dan

penjelasan

Prosedur, Pengarahan, intruksi, penugasan, kebijakan

Koordinasi, pemecahan masalah

Arah Komunikasi

Komunikasi Antarpersonal

Komunikasi

nonverbal

Komunikasi lisan

Komunikasi Tertulis

Kekuatan : Kecepatan dan umpan balik

Kelemahan :Ketika pesan harus disampaikan kepada sejumlah orang, semakin besar kemungkinan penyimpangannya

Kekuatan :Dapat disimpan (dokumentasi) sehingga apabila ingin melihat lagi pesat tersebut. suatu saat kita dapat membacanya dikemudian hari.

Kelemahan :Memakan waktu dan kurang interaktif

Lisan

Tulisan

Komunikasi Antarpersonal

Komunikasi Non-Verbal

Bahasa tubuh

Ekspresi wajah

Intonasi

Jarak fisik

Kekuatan:Mendukung komunikasi lain dan menyediakan ungkapan perasaan dan emosi yang tampak.

Kelemahan:Dalam memahami makna dari komunikasi non -verbal dapat menimbulkan persepsi yang

berbeda, sehingga kadang terjadi kesalapahaman penafsiran makna.

JARINGAN RANTAI

• Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. • Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat ditemui

dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku.

JARINGAN RODA• Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak

sebagai perantara komunikasi antara semua kelompok.• Jaringan ini akan ditemukan pada sebuah tim dengan seorang

pemimpin yang kuatJARINGAN SELURUH SALURAN• Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok

untuk saling berkomunikasi secara aktif.• Jaringan ini biasanya ditemukan pada tim – tim dimana semua

anggota bebas untuk berkontribusi dan tidak ada yang memegang peran pemimpin

Jaringan kelompok kecil formal

Komunikasi organisasi

Kelompok jaringan kecil dan ukuran-ukuran efektifitasnya

Tipe tipe jaringan

Kriteria Rantai Roda Seluruh saluran

Kecepatan Menengah Cepat CepatKetelitian Tinggi Tinggi MenengahKemunculan seorang Pemimpin Menengah Tinggi Tidak ada Kepuasan Anggota Menengah Rendah Tinggi

Jaringan Komunikasi Informal

Komunikasi organisasi

Desas - Desus

Karakterisrik utama desas – desusInformal, tidak dikendalikan oleh manajemenDirasakan oleh kebanyakan karyawan sebagai hal yang lebih dapat

dipercaya dibandingkan komunikasi formalSebagian besar digunakan untuk pelayanan kepentingan diri dari mereka

yang menggunakannyaAkibat dari:

Keinginan untuk informasi tentang situasi pentingKeadaan yang ambigu

Cara untuk mengurangi konsekwensi desas-desus

1. Mengumumkam daftar waktu untuk membuat keputusan penting.

2. Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia

3. Menekankan aspek negatif, begitu juga aspek positif dari keputusan – keputusan dan rencana masa depan.

4. Mendiskusikan secara terbuka kemungkinan kasus terburuk dimana hal itu hampir tidak pernah sama dengan apa yang diprediksikan.

E-mail Keuntungan: Ditulis, diubah dan disimpan dengan cepat, Biaya untuk pendistribusian relatif rendah. Kerugian: Pengganggu aktivitas kerja bila karyawan menggunakannya untuk kepentingan pribadi, Tidak adanya unsur emosional.

Komunikasi Berbantu Komputer

Komunikasi organisasi

Pesan Singkat Keuntungan:

Email atau pesan langsung dikirimkan pada layar penerima pesan

Kerugian: Dapat mengganggu dan mengacaukan.

Komunikasi Berbantu Komputer

Komunikasi organisasi

Suatu jaringan informasi sebuah organisasi yang berfungsi seperti situs web tetapi hanya anggota dalam organisasi itu saja yang dapat mengaksesnya

Suatu jaringan informasi yang menghubungkan karyawan dengan penyuplai, pelanggan, dan mitra atau partner.

INTRANET

EKSTRANET

VIDEO KONFRENSI

Suatu perluasan intranet atau ekstranet yang memungkinkan pertemuan face-to-face via jaringan video.

Manajemen Pengetahuan Komunikasi organisasi

Mengapa Manajemen pengetahuan penting ? Aset intelektual sama pentingnya dengan aset fisik. Ketika individu pergi untuk cuti atau pensiun maka

pengetahuan dan pengalaman mereka juga ikut. Sebuah sistem Manajemen pengetahuan mengurangi pemborosan dan membuat organisasi lebih efisien.

Suatu proses untuk mengorganisasi dan mendistribusikan pengetahuan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat dan pada saat yang tepat

Pilihan Saluran Komunikasi

Kekayaan SaluranSejumlah informasi yang dapat disampaikan pada suatu peristiwa komunikasi.

Karakteristik kekayaan saluran:1. Menangani berbagai isyarat secara serempak.2. Memudahkan umpan balik dengan cepat.3. Apakah konteks itu sangat pribadi.

Kesempurnaan Informasi dari Saluran Komunikasi

Kesempurnaan saluran yang rendah

Kesempurnaan saluran yang tinggi

Rutin Tidak rutin

Laporan formal buletin

Pidato yang direkam

sebelumnya

Kelompok diskusi online, kelompok kerja

Pidato langsung Konferensi Video

Memo, surat E-mail Surat suara (voice mail)

Percakapan telepon

Percakapan tatap muka

Hambatan Komunikasi yang efektif

PenyaringanSebuah manipulasi pengiriman informasi sehingga akan terlihat lebih baik oleh penerima.

Persepsi yang selektifOrang secara selektif memilih dengan mengintepretasikan apa yang mereka lihat atas dasar minat mereka, latar belakang, pengalaman, dan sikap.

Kelebihan informasiSebuah kondisi dimana informasi melebihi kapasitas yang dapat diproses individu.

24

Emosi

Bagaimana perasaaan penerima ketika suatu pesan diterima akan mempengaruhi bagaimana pesan itu diartikan.

Bahasa

Kata – kata mempunyai maksud dan arti yang berbeda kepada orang yang berbeda.Kesulitan Komunikasi

Ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya terkait komunikasi lisan, komunikasi tertulis atau kedua-duanya.

Hambatan Komunikasi yang efektif

Hambatan komunikasi antara laki-laki dan perempuan

• Laki-laki mengarah pada– Menggunakan pembicaraan

untuk menekankan status– Berbicara dan mendengar suatu

bahasa status dan kebebasan– Keluhan karena wanita bicara

terus menerus mengenai permasalahan mereka.

– Berterus terang– Menggap wanita tidak percaya

diri dan tidak kompetem.

• Wanita mengarah pada:– Menggunakan pembicaraan untuk

menciptakan koneksi dan keakraban– Berbicara dan mendengar suatu

bahasa hubungan dan kedekatan – Mengkritik laki-laki yang tidak

mendengar. – Menyatakan penyesalan dan

memberikan pertimbangan atas suatu percakapan.

– Menutupi otoritas pencapaian untuk tidak di anggap sombong.

Isu – isu terkini dalam komunikasi

26

Sikap Diam sebagai KomunikasiKetiadaan suara atau kegaduhan

– Bentuk Kekuatan dari Komunikasi– Dapat menandai adanya:

- Persetujuan - Frustasi- Kemarahan - Ketakutan- Perbedaan pendapat

Isu – isu terkini dalam komunikasi

Komunikasi yang “Benar secara politis”Memiliki pembendaharaan kata yang luas sehingga dapat berkomunikasi dengan baik dan benar secara politis.

Dalam suatu kekuatan pekerja yang berbeda, kita harus sensitif terhadap bagaimana kata-kata itu mempengaruhi orang lain.

Contoh : orang cacat jasmani, buta, dan lebih tua.Digantikan dengan : kelemahan fisik, lemahnya penglihatan, dan senior.

Konotasi Kata Ilmu Semantik

Perbedaan Nada Perbedaan Persepsi

Hambatan – hambatan komunikasi lintas kultural

Komunikasi Lintas Kultural

Maksud isyarat-isyarat tangan berbeda di setiap negara

Hambatan Komunikasi dan Konteks Kultural

High-Konteks KulturKultur yang sangat mempercayakan pada isyarat nonverbal

Low-Konteks Kultur

Kultur yang sangat mempercayakan pada kata-kata untuk menyampaikan maksud dari komunikasi.

Panduan Kultural

Penanaman Empati

Menekankan Uraian

Mengembangkan Suatu Hipotesis

Mengasumsikan Perbedaan

Terima Kasih