AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIANOleh: Budi Prayogi,SE,MMReferensi : Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach. Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia

Pada bab ini akan membahas audit proses penggajian dan kepegawaian untuk audit atas laporan keuangan, Bab ini di,mulai dengan gambaran umum mengenai proses manajemen sumber daya manusia dan kemudian membahas tiga komponen dari model risiko audit.

A. Gambaran umum Proses Penggajian dan Kepegawaian

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses penggajian dan kepegawaian :• Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh• Jenis-jenis dokumen dan catatan• Fungsi-fungsi utama• Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruhDua jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian adalah :• Pembayaran kepada karyawan atas jasa yang diberikan• Akrual dan pembayaran dari kewajiban yang terkait dengan penggajian yang timbul dari jasa karyawan, termasuk untuk jaminan social dan pajak bagi pengangguran.

Proses penggajian dan kepegawaian mempengaruhi banyak akun dalam laporan keuangan. Akun yang paling berpengaruh secara signifikan oleh tiap jenis transaksi adalah sebagai berikut :

Jenis transaksi Akun yang dipengaruhiTransaksi penggajian KasPersediaanBerbagai kewajiban yang terkait dengan penggajian dan akun bebanTransaksi utang gaji KasBerbagai akrua; (seperti pajak penghasilan karyawan dan biaya pension)

Jenis-jenis dokumen dan catatanDokumen dan catatan yang terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian : :Catatan karyawan termasuk tingkat upah atau otorisasi gaji Merupakan catatan karyawan berisi informasi mengenai sejarah kerja setiap karyawan, termasuk tanggal pengangkatan, tingkat upah atau gaji, formulir otorisasi pemotongan gaji, tingkat upah dan otorisasi penyesuaian gaji, evaluasi kinerja, dan pemberitahuan perbehentian, jika ada.

W-4 dan formulir otorisasi pemotongan lainnya Karyawan harus mengotorisasi pemotongan dari gajinya. Organisasi oleh karena itu harus menggunakan formulir otorisasi untuk mendokumentasikan pemotongan tersebut. 

Kartu Jam kerjaDokumen ini mencatat jumlah jam kerja karyawan, termasuk waktu karyawan mulai dan berhenti bekerja.

Catatan cek gaji/setoran langsungCatatan ini menunjukkan jumlah yang dibayarkan ke karyawan atau jasa yang diberikannya.

Daftar gajiDokumen ini juga disebut sebagai jurnal penggajian, mengikhtisarkan semua pembayaran gaji kepada karyawan. Daftar gaji biasanya menunjukkan pembayaran kotor karyawan. 

Arsip induk penggajianArsip computer ini berisikan semua catatan entitas yang terkait dengan penggajian, termasuk informasi Dari tiap karyawan seperti nama, nomor jaminan social, tingkat gaji, dan otorisasi potongan. 

Laporan perubahan arsip induk penggajianLaporan ini berisi catatan perubahan yang dilakukan terhadap arsip induk penggajian.

Laporan penggajian berkalaPada tiap akhir minggu atau bulan, sejumlah laporan ikhtisar gaji dapat disiapkan.

Berbagai laporan dan formulir pajakKebanyakan perusahaan diminta untuk menyiapkan berbagai laporan pajak atas gaji. 

Fungsi – fungsi utamaTujuan pokok proses penggajian dan kepegawaian adalah (1) mencatat produksi dan jenis lain biaya gaji di dalam akun, (2) memastikan bahwa biaya gaji adalah untuk kegiatan perusahaan yang sah, (3) kewajiban yang masih harus di bayar untuk gaji dan upah, pajak atas gaji, dan berbagai program imbalan kerja bagi karyawan.PersonaliaFungsi personalia adalah bertanggung jawab atas pengelolaan kebutuhan sumber daya manusia di dalam organisasi. Hal ini termasuk mengangkat dan memberhentikan karyawan, menetapkan tingkat upah dan gaji, serta menetapkan dan mengawasi program imbalan kerja. SupervisiSupervisi atau penyelia di dalam departemen operasi dan pendukung bertanggung jawab untuk mereview dan menyetujui kehadiran karyawan dan infromasi waktu; pengawasan penjadwalan karyawan, produktivitas, dan varians biaya gaji.Pencatatan waktuFungsi pencatatan waktu menyiapkan informasi waktu karyawan bagi pemrosesan penggajian dan pemberian kode bagi distribusi akun.

Pemrosesan gajiBerfungsi untuk penghitungan gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih; mencatat dan membuat ikhtisar pembayaran dan verifikasi distribusi akun.Pengeluaran uangBerfungsi untuk pembayaran .kompensasi dan tunjangan karyawamBuku besarBerfungsi untuk akumulasi, klasifikasi dan pembuatan ikhtisar yang tepat dari penggajian di buku besar.

Pemisahan Tugas KunciSalah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi supervisi dan pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi-fungsi personalia, pemrosesan gaji, dan buku besar. 

AUDIT GAJI DAN PERSONALIA

A. Pemahaman SiklusSiklus Penggajian dan kepegawaian meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua pegawai tanpa memperhatikan klasifikasi atau penentuan kompensasi eksekutif dan tenaga kerja.

Siklus penggajian dan kepegawaian meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua pegawai tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi.

Siklus jasa dan personalia dala perusahaan industri melibatkan :• Fungsi personaliaTanggungjawabnya dalam mengangkat karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan bernagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan• Fungsi keuanganTanggungjawabnya atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan• Fungsi akuntansi Tanggungjawabnya atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan kos produk dan penyediaan informasi guna pengawan biaya tenaga kerja Dalam audit keuangan, siklus jasa personalia sangat dianggap penting. Hal ini dikarenakan :1. Gaji, upah, pajak penghasilan dan biaya ketenagakerjaan merupakan komponen biaya utama hampir disetiap perusahaan2. Biaya tenaga kerja sangat penting dalam penilaian persediaan sebagai biaya overhead dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi, sehingga klasifikasi dan alokasi yang tidak tepat menyebabkan misstatement income yang material.

3. Penggajian dan pengupahan merupakan titik rawan terjadinya inefisiensi dan kecurangan dalam suatu perusahaan.

Pengujian transaksi menjadi prosedur yang paling penting dalam siklus gaji dan personalia, karena :1. Tidak terdapatnya bukti dari pihak ketiga yang independen seperti konfirmasi untuk memeriksa biaya gaji yang belum dibayar.2. Audit jumlah-jumlah dalam perkiraan neraca dapat diperiksa lebih mudah bila auditor yakin bahwa jurnal-jurnal dan formulir PPh dipersiapkan dengan semestinya.

Dalam melakukan audit gaji dan upah hanya dialokasikan waktu yang sedikit dengan alasan :1. Pegawai mungkin saja akan mengadu kepada manajemen bila dibayar terlalu rendah.2. Semua transaksi penggajian dan pengupahan secara kas diseragamkan.3. Transaksi-transaksi upah dan gaji seharusnya telah diperiksa oleh bagian-bagian pajak diperusahaan untuk potongan-potongan PPh.

Dua jenis kecurangan yang lazim terjadi dalam silus penggajian dan pengupahan, yaitu :1. Pegawai-pegawai fiktifBentuk kecurangan ini dapat terjadi jika supervisor atau mandor juga berindak sebagai juru bayar.2. Kecurangan dalam jam-jam kerja

Perbedaan audit siklus peronalia dan siklus lainnya, yaitu :1. Hanya ada satu golongan transaksi untuk siklus penggajian2. Transaksi yang terkait dengan penggajian biasanya relatif kecil dibandingkan jumlah transaksi selama satu tahun3. Adanya anggapan bahwa Sistem Pengendalian Internal penggajian, baik pada kebanyakan perusahaan.

Rekening-rekening yang terkait dalam siklus penggajian dan personalia adalah :1. Biaya gaji dan upah2. Tunjangan (THR, Kesehatan, Tunjangan hari tua, dll)3. Biaya Overhead Pabrik4. Utang Gaji dan Upah5. Pajak Penghasilan Karyawan6. Kas dan Bank7. Persediaan8. Komisi-komisi

Hal-hal yang menyebabkan Auditor memperluas Prosedur dalam mengaudit Gaji dan Upah :1. Apabila upah dan gaji sangan mempengaruhi penilaian persediaan2. Apabila auditor curiga mengenai kemungkinan adanya penggelapan atau fraud dalam transaksi-transaksi penggajian dan pengupahan yang disebabkan Sistem Pengendalian Internal yang lemah.

Hubungan antara Upah, Gaji dan penilaian persediaan :

1. Bila tenaga kerja merupakan faktor material dalam penilaian persediaan, haruslah ada tekanan yang khusus atas tes-tes internal control atas klasifikasi upah dan gaji yang semestinya.2. Konsistensi dari periode ke periode dapat dites dengan meriview bagan perkiraan dan manual akuntansi.3. Penelusuran job tikets seorang pekerja yang mengerjakan tugas atau proses tertentu kecatatan-catatan akuntansi yang mempengaruhi penilaian persediaan.

B. Pemahaman Sistem Pengendalian Internal1. Lingkungan Pengendalian Seorang auditor internal harus terlebih dhulu mengetahui kondisi lingkungannya dengan menggunakan metode-metode seperti wawancara dan observasi terhadap pejabat dan karyawan dalam perusahaan dan juga pengetahuan dan pemahaman kepatuhan terhadap kebijakan dan aturan untuk karyawan

2. Sistem Informasi akuntansi• Seorang auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa- jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya.• Menggunakan dokumen-dokumen dan catatan akuntansi dalam prosedur penggajian. Biasanya menggunakan Time Tickets, ringkasan distribusi dan upah, cek ticket, dll.

3. Prosedur PengendalianFungsi-fungsi yang terkait dalam siklus gaji dan personalia :a. Hiring Employees, berkaitan dengan penempatan karyawan pada suatu unit kerjab. Authorizing Payroll Changes, berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah karyawan beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan.c. Preparing Attendance dan Time Keeping Data, berkaitan dengan pencatatan kehadiran karyawan dan aktifitas yang dikerjakan dalam tiap unit masing-masing.d. Preparing the Payroll, berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluru karyawan.e. Recording the Payroll, berkaitan dengan pencatatan transaksi penggajianf. Paying the Payroll, berkaitan dengan pembayaran gaji setiap karyawan.

4. Penetapan ResikoResiko yang sangat mungkin muncul dalam audit siklus gaji dan personalia pada utamanya adalah pada saat pembayaran gaji dan upah yang berlebih.

5. Monitoring

C. Tujuan Audit terhadap Siklus Gaji dan Personalia1. Asersi Keberadaan / Keterjadian• Apakah saldo biaya gaji dan upah dan ekening yang terkait benar-benar eksis pada tanggal neraca• Apakah seluruh transaksi gaji dan upah benar-benar terjadi dan tidak ada transaksi fiktif2. Asersi Kelengkapan• Apakah seluruh transaksi dan saldo yang semestinya tercantum dalam Laporan Keuangan sudah dicatat atau disajikan• Apakah ada transaksi pembayaran gaji yang beum dicatat

3. Asersi Hak dan Kewajiban• Apakah perusahaan mempunyai kewajiban legal atas biaya gaji dan upah dan rekening terkait pada tanggal neraca.4. Asersi penilaian dan pengalokasian• Apakah saldo biaya gaji, upah dan rekening terkait telah disajiakn pada jumlah yang tepat.• Apakah saldo biaya gaji, upah dan rekening terkait telah disajikan pada jumlah yang tepat.5. Asersi Pelaporan dan pengungkapan• Apakah transaksi dan saldo yang tercatat telah tepat diklasifikasikan, dijelaskan dan diungkapkan dalam neraca.

D. Program Audit1. Pengujian pengendaliana. Pengujian pengendalian biaya gaji dan upah• Minta register gaji dan upah, pilih sampel karyawan dan periksa kebenarannya.• Himpun arsip personalia, periksa kelengkapan arsip karyawan dan lakukan perbandingan informasi pengurangan gaji/ upah dengan catatan personalia.b. Pengujian pengendalian pendistribusian cek dan gaji• Pilih dan minta sampel gaji yang sudah di cancelled• Bandingkan tanda-tangan cek penerima dengan tanda tangan dalam catatan.• Mengamati pendistribusian cek secara langsung2. Pengujian Substantifa. Program audit awal• Buat top schedue• Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait• Lakukan tes matematis• Cocokkan

b. Prosedur analitis• Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya• Bandingkan saldo dan anggaran• Hitung rasioc. Detail transaksi• Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya• Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta laporan yang ditandatangani mandor• Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi• Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang dibuat• Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang tidak digunakan

d. Detail Sado• Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke kontrolnya• Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai Undang-undang• Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT

• Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal.• Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan upah.e. Penyajian dan Pengungkapan• Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba Rugi apakah sudah tepat.