audit operasional atas pengelolaan ...audit operasional atas pengelolaan persediaan bahan baku...

AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN

PERSEDIAAN BAHAN BAKU MAKANAN DAN

MINUMAN

Studi Kasus di Kopi Bule

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Yohanes Korian Suryo

162114085

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN

PERSEDIAAN BAHAN BAKU MAKANAN DAN

MINUMAN

Studi Kasus di Kopi Bule

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


162114085

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2020


ii


iii


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

“Banyaklah rancangan di hati manusia, tetapi keputusan Tuhan-lah yang

terlaksana.”

Amsal 19: 21

“Tidak ada pilihan yang salah, hanya bagaimana cara kita menjalaninya.”

Kupersembahkan kepada:

Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria tempatku berdoa,

Bapak dan Ibu yang selalu mendoakan,

Kedua Kakakku yang selalu menjadi acuan untuk menjadi lebih,

Orang terdekat dan teman-temanku yang selalu mendukung.


v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:

AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN BAHAN

BAKU MAKANAN DAN MINUMAN

(Studi Kasus di Kopi Bule)

dan diajukan untuk diuji pada tanggal 8 Mei 2020 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini

tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil

dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol

yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang

saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian

atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan

orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil

tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya

terima.

Yogyakarta, 29 Mei 2020

Yang membuat pernyataan,



vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini saya, mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Yohanes Korian Suryo

NIM : 162114085

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:




Beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma untuk menyimpan, mengalihkan dalam

bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada

saya selama tetap tercantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.


Yang menyatakan



vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terimakasih penulis haturkan kepada Tuhan Yesus

Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan kasihnya kepada penulis sehingga

dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi

salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,

Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, dukungan,

dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan

terimakasih kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas

Sanata Dharma.

2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma.

4. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA., selaku pembimbing yang

telah membantu serta membimbing dalam penulisan skripsi.

5. Semua dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah

mencurahkan ilmu dan pengalamannya selama proses perkuliahan.

6. Rwin Allen Vickery selaku owner dan manajer Kopi Bule serta teman

seperjuangan semasa SMA yang telah bersedia memberikan ijin untuk

melakukan penelitian.


viii

7. Bapak dan Ibu yang penulis kasihi, terimakasih atas dukungan dan doa

yang senantiasa diberikan.

8. Mas Lindung dan Mbak Nanda selaku kakak penulis yang selalu menjadi

acuan bagi penulis agar selalu menjadi lebih.

9. Monika Anindya Wulandari yang senantiasa memberikan dukungan dan

menjadi tempat keluh kesah bagi penulis.

10. Teman-teman kuliah dan keluarga HIMAKS 2018, terimakasih telah

menemani dan memberikan banyak pengalaman bagi penulis.

11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhir kata, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam

skripsi ini, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca.

Semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca dan dapat digunakan sebagaimana

mestinya.


Penulis


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ................................. v

HALAMAN PUBLIKASI ..................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xv

ABSTRAK ........................................................................................................... xvi

ABSTRACT ........................................................................................................ xvii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

B. Rumusan Masalah ....................................................................... 4

C. Batasan Penelitian ....................................................................... 4

D. Tujuan Penelitian......................................................................... 4

E. Manfaat penelitian ....................................................................... 5

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 6

BAB II Tinjauan Pustaka .............................................................................. 8

A. Persediaan.................................................................................... 8

1. Pengertian ......................................................................... 8

2. Sifat Persediaan ................................................................ 8


x

3. Persediaan Bahan Baku .................................................. 10

4. Faktor-faktor Penentu Jumlah Persediaan Bahan Baku . 10

B. Makanan dan Minuman ............................................................. 11

1. Pengertian ....................................................................... 11

2. Penyimpanan .................................................................. 12

C. Pengauditan ............................................................................... 13

1. Pengertian Pengauditan .................................................. 13

2. Pengelompokan Audit .................................................... 14

3. Jenis Auditor .................................................................. 15

D. Audit Operasional ..................................................................... 16

1. Pengertian ....................................................................... 16

2. Tujuan ............................................................................ 17

3. Ruang Lingkup ............................................................... 18

4. Sasaran Audit ................................................................. 18

5. Tahapan Audit ................................................................ 19

E. Pengendalian Internal ................................................................ 21

1. Pengertian ....................................................................... 21

2. Komponen Pengendalian Internal .................................. 21

F. Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas ......................................... 22

1. Pengertian ....................................................................... 22

2. Indikator Penentuan ....................................................... 23

G. Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah.......................................... 25

1. Pengertian ....................................................................... 25

2. Kriteria ........................................................................... 26

3. Tujuan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah .................. 27


xi

4. Pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah ..... 27

H. Kerangka Berpikir ..................................................................... 28

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 30

A. Jenis Penelitian .......................................................................... 30

B. Subjek Penelitian ....................................................................... 31

C. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................... 31

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 31

1. Observasi ........................................................................ 31

2. Wawancara ..................................................................... 32

3. Checklist ......................................................................... 32

4. Dokumentasi .................................................................. 32

E. Teknik Analisis Data ................................................................. 33

1. Survei Pendahuluan ........................................................ 33

2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian

Manajemen ................................................................... 34

3. Pengujian Terinci ........................................................... 37

4. Pengembangan Laporan.................................................. 37

BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN ............................. 39

A. Profil Perusahaan....................................................................... 39

B. Sejarah Perusahaan .................................................................... 39

C. Produk Kopi Bule ...................................................................... 40

D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................ 41

E. Job Description .......................................................................... 41

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN.................................... 43

A. Survei Pendahuluan ................................................................... 43


xii

B. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian

Manajemen ................................................................................ 49

1. Pembelian Bahan Baku .................................................. 49

2. Penerimaan Bahan Baku ................................................ 54

3. Penyimpanan Bahan Baku ............................................. 58

4. Pemakaian Bahan Baku.................................................. 63

C. Pengujian Terinci....................................................................... 66

D. Pengembangan Laporan ............................................................ 86

BAB VI PENUTUP ...................................................................................... 96

A. Kesimpulan ............................................................................... 96

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................. 96

C. Saran .......................................................................................... 96

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 98

LAMPIRAN ......................................................................................................... 100

Lampiran 1 – Daftar Pertanyaan Wawancara........................................... 101

Lampiran 2 – Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku....................... 102

Lampiran 3 – Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku..................... 104

Lampiran 4 – Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku .................. 106

Lampiran 5 – Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku ...................... 108

Lampiran 6 – Contoh Dokumen Formulir Purchase................................ 110

Lampiran 7 – Contoh Faktur dari Pembelian Eceran ............................... 111

Lampiran 8 – Contoh Faktur dari Pembelian Melalui Pemasok .............. 112

Lampiran 9 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Bar .... 113

Lampiran 10 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian


xiii

Kitchen ............................................................................. 114

Lampiran 11 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Bar...... 115

Lampiran 12 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian

Kitchen ............................................................................. 116

Lampiran 13 – Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)

Tertulis ............................................................................. 117

Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan

Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang .................. 119

Lampiran 15 – Rekomendasi Daftar Pemasok Tertulis............................ 121

Lampiran 16 – Rekomendasi Kartu Persediaan ....................................... 122

Lampiran 17 – Surat Keterangan Penelitian............................................. 123


xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Format Checklist ............................................................................. 35

Tabel 2 Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule ........................... 46

Tabel 3 Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku ................................... 49

Tabel 4 Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku ................................ 54

Tabel 5 Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku ............................. 58

Tabel 6 Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku ................................... 63

Tabel 7 Checklist Pengujian Standard Operating Procedure .................... 67


xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Struktur Organisasi Kopi Bule ....................................................... 41

Gambar 2 Dokumen Permintaan Pembelian ................................................... 72

Gambar 3 Dokumen Pesanan Pembelian ........................................................ 72

Gambar 4 Dokumen Laporan Penerimaan Barang ......................................... 73

Gambar 5 Kartu Persediaan ............................................................................ 75


xvi

ABSTRAK





NIM: 162114085

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil pengauditan operasional

dengan menilai efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan kegiatan pengelolaan

persediaan bahan baku makanan dan minuman. Berdasarkan penilaian tersebut,

diberikan rekomendasi perbaikan kepada manajer perusahaan.

Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, checklist,

dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan pada penelitian adalah

deskriptif analitis dengan berdasarkan prosedur audit operasional.

Hasil audit menunjukkan bahwa secara keseluruhan kegiatan pengelolaan

persediaan bahan baku makanan dan minuman sudah dilakukan secara efektif,

sangat efisien, dan sangat ekonomis. Terdapat beberapa rekomendasi yang

diberikan, yaitu: membuat standard operating procedure (SOP) tertulis,

melengkapi dokumen dalam pengelolaan bahan baku, penerapan kebijakan

pemisahan kepentingan, membuat daftar pemasok tertulis, penunjukkan seseorang

yang bertanggungjawab atas pengawasan persediaan, penerapan metode first in

first out (FIFO), membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname, dan

membuat mekanisme pelaporan kesalahan pemakaian bahan baku.

Kata kunci: Audit Operasional, Persediaan, Bahan Baku, Efektif, Efisien,

Ekonomis.


xvii

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT OF RAW MATERIAL INVENTORY

MANAGEMENT OF FOODS AND BEVERAGES

(A Case Study at Kopi Bule)


NIM: 162114085

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

This study aims to determine the results of operational auditing by

assessing the effectiveness, efficiency, and economy of managing food and

beverage raw materials. Based on this assessment, recommendations are

suggested to the company's managers.

Data is collected by observation, interviews, checklists, and

documentation. The data analysis technique used in this study is descriptive

analysis based on operational audit procedures.

Overall, the audit results show that food and beverage raw materials

management has been carried out effectively, very efficient,and very economical.

There are several recommendations given, namely: creating a written standard

operating procedure (SOP), completing documents in the management of raw

materials, implementing a separation of personal and company's interest policy,

making a list of suppliers, selecting a person who is responsible for inventory

control, implementing the first in first out (FIFO) inventory method, making a

written instruction of the stock opname activity, and create a reporting

mechanism for the use of raw materials.

Keywords: operational audit, inventory, raw material, effective, efficient,

economy.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dunia bisnis merupakan salah satu penyokong pertumbuhan ekonomi

suatu negara. Banyak jenis bisnis yang berjalan dalam suatu negara, mulai dari

bisnis berskala kecil hingga bisnis berskala besar. Saat ini, banyak

bermunculan bisnis baru di Indonesia. Bisnis dengan kekayaan maksimal

mencapai sepuluh milyar rupiah, dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun

2008 termasuk ke dalam Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 yang mengatur

mengenai Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah ini, UMKM memiliki tujuan

yaitu menumbuhkan dan mengembangkan usahanya dalam rangka

membangun perekonomian nasional berdasarkan demokrasi ekonomi yang

berkeadilan. Atas tujuan yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 20

Tahun 2008 terlihat bahwa UMKM memiliki andil dalam pembangunan

ekonomi nasional.

Tahun 2018 menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan

Menengah yang diolah dari data Badan Pusat Statistik diperkirakan berjumlah

64.194.057 unit usaha. Jumlah ini memiliki persentase 99,99% dari total usaha

yang ada di Indonesia. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat persaingan dalam

UMKM itu sendiri sangat ketat. Besarnya andil dan ketatnya persaingan

UMKM ini menjadikan alasan bahwa pengembangan UMKM merupakan hal

yang penting.


2

Pengembangan UMKM merupakan upaya yang dilakukan oleh

pemerintah, pemerintah daerah, dunia usaha, dan masyarakat. Pengembangan

ini dapat melalui pemberian fasilitas, bimbingan, pendampingan, dan bantuan

perkuatan untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan dan daya

saing UMKM. Tujuan dari pengembangan ini yaitu menumbuhkan dan

mengembangkan kemampuan UMKM sehingga dapat menjadi usaha yang

tangguh dan mandiri.

Salah satu bagian yang dapat dikembangkan dalam suatu bisnis adalah

pengelolaan persediaan bahan baku. Menurut Zimmerer yang dikutip oleh

Mukhlishotul Jannah yang termuat dalam Jurnal Islamiconomic (2015: 30-

31), salah satu penyebab kegagalan suatu usaha adalah pengendalian

persediaan yang kurang baik. Persedian merupakan investasi terbesar dalam

suatu bisnis kecil. Menurut Agoes (2017: 298), terdapat bermacam-macam

jenis persediaan, salah satunya adalah persediaan bahan baku.

Berdasarkan artikel yang ditulis oleh Alrizal Noerpratomo yang dimuat

dalam ALMANA (2018: 20-30), dalam kesimpulannya dikatakan bahwa

waktu pemesanan bahan baku yang tidak diperhitungkan dan tidak

mempunyai persediaan bahan baku yang mencukupi mempengaruhi

berlangsungnya proses produksi dari perusahaan. Selain itu kualitas bahan

baku yang baik juga akan menghasilkan produk yang berkualitas baik pula.

Berdasarkan artikel ini, maka pengelolaan persediaan bahan baku dapat

dimaksimalkan guna meningkatkan daya saing UMKM.


3

Peningkatan pengelolaan persediaan bahan baku UMKM dapat

dilakukan dengan dilakukannya audit operasional atas kegiatan pengelolaan

persediaan bahan baku. Audit operasional sendiri menurut Agoes (2017:14)

adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan,

termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan

oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah

dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Menurut Rahayu (2010: 11),

audit operasional dapat digunakan untuk mengungkapkan kekurangan dalam

perencanaan seperti kurang adanya rencana standar, kebijakan, dan prosedur

yang baik serta kelemahan pengelolaan bahan dan fasilitas.

Berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh dari hasil audit

operasional, akan dibuat rekomendasi guna melakukan perbaikan-perbaikan

yang dibutuhkan perusahaan berkaitan dengan temuan-temuan tersebut.

Rekomendasi ini diharapkan dapat memperkuat dan meningkatkan

kemampuan UMKM khususnya dalam pengelolaan persediaan bahan baku.

Pengembangan UMKM ini bertujuan agar UMKM dapat menjadi usaha yang


Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan

penelitian dengan judul “Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan

Bahan Baku Makanan dan Minuman (Studi Kasus di Kopi Bule)”. Kopi

Bule sebagai salah satu UMKM yang bergerak pada jasa penyediaan makanan

dan minuman di Yogyakarta akan diperlukan sebagai subjek penelitian oleh

penulis serta kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku mulai dari


4

pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian akan dijadikan sebagai

objek penelitian.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang pada penelitian ini, rumusan masalah pada

penelitian ini adalah “Apa hasil audit operasional atas pengelolaan persediaan

bahan baku pada Kopi Bule?”

C. Batasan Penelitian

Batasan masalah dari penelitian ini difokuskan pada kegiatan

pembelian persediaan bahan baku, penerimaan persediaan bahan baku,

penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian persediaan bahan baku

pada Kopi Bule dan tidak membahas mengenai kebijakan atau aturan yang

ditetapkan perusahaan berkaitan dengan pencatatan akuntansinya dengan

tujuan agar penelitian ini tidak menyimpang dan mempertegas batasan audit

yang dilakukan.

D. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk memberikan analisis dan memberikan

rekomendasi perbaikan kepada Kopi Bule berdasarkan hasil audit yang telah

dilaksanakan atas pengelolaan persediaan bahan baku sehingga turut

mengembangkan Kopi Bule selaku UMKM untuk dapat menjadi usaha yang



5

E. Manfaat Penelitian

Dengan adanya penelitian ini, diharapkan hasil penelitian ini dapat

memberikan manfaat bagi:

A. Kopi Bule

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi

perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan dari Kopi Bule dalam

meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pengelolaan

persediaan bahan baku, serta dapat memberikan pengembangan yang

menjadikan Kopi Bule menjadi usaha yang tangguh dan mandiri.

B. Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi kepustakaan

bagi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dan menambah referensi

bagi mahasiswa yang tertarik di bidang yang sama.

C. Pembaca

Penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi dan

memberikan gambaran mengenai pelaksanaan audit operasional atas

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).

D. Peneliti

Penelitian ini menjadi wadah dalam mengimplementasikan

pengetahuan yang didapatkan peneliti dalam perkuliahan sekaligus


6

menjadi sarana praktik bagi peneliti dalam melaksanakan proses

pengauditan.

F. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab I ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab II ini menguraikan mengenai teori pendukung atau pendapat

para ahli serta konsep yang berhubungan dengan pokok bahasan

penelitian serta kerangka berpikir penelitian.

BAB III METODE PENELITIAN

Bab III ini menguraikan mengenai jenis penelitian, subjek

penelitian, objek penelitian, waktu dan tempat penelitian, teknik

pengumpulan data, dan teknik analisis data.

BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

Bab IV ini menguraikan mengenai informasi dari Kopi Bule mulai

dari profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, sejarah

perusahaan, dan struktur organisasi.


7

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Bab V ini menguraikan tentang pelaksanaan penelitian berupa

proses-proses audit operasional yang dilaksanakan dari awal

sampai akhir serta melaporkan hasil audit dan memberikan

rekomendasi berdasarkan temuan selama proses audit.

BAB VI PENUTUP

Bab VI ini menguraikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian,

keterbatasan dalam penelitian, serta memberikan saran bagi pihak-

pihak terkait terutama Kopi Bule dan saran bagi penelitian

selanjutnya.


8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Persediaan

1. Pengertian

Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, hal

14.2 s/d 14.2-IAI, 2015) yang dimuat dalam Agoes (2017: 298),

persediaan merupakan aset:

a. yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;

b. dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau

c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses

atau pemberian jasa.

Menurut Ristono (2013: 1), persediaan dapat diartikan sebagai

barang-barang yang disimpan dan akan digunakan atau dijual pada masa

atau periode yang akan datang.

2. Sifat Persediaan

Menurut Agoes (2017: 298), persediaan mempunyai sifat-sifat

sebagai berikut:

a. Biasanya merupakan aset lancar (current assets) karena memiliki

perputaran kurang atau sama dengan satu tahun.

b. Merupakan jumlah yang besar, terutama dalam perusahaan dagang dan

industri.


9

c. Memiliki pengaruh besar terhadap laporan posisi keuangan (neraca)

dan perhitungan laba rugi, karena penentuan persediaan pada akhir

periode yang salah akan berakibat kesalahan dalam jumlah aset lancar

dan total aset, beban pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih,

taksiran pajak penghasilan, pembagian dividen dan laba rugi ditahan,

dan kesalahan tersebut akan terbawa hingga periode berikutnya.

Contoh yang biasa digolongkan sebagai persediaan adalah:

a. Bahan baku (raw materials)

b. Barang dalam proses (work in process)

c. Barang jadi (finished goods)

d. Suku cadang (spare-part)

e. Bahan pembantu: oli, bensin, solar

f. Barang dalam perjalanan (goods in transit), yaitu barang yang sudah

dikirim pemasok tetapi belum sampai di gudang perusahaan.

g. Barang konsinyasi: consigment out (barang perusahaan yang dititip

jual pada perusahaan lain). Sedangkan consignment in (barang

perusahaan lain dititip jual di perusahaan) tidak boleh

dilaporkan/dicatat sebagai persediaan perusahaan.


10

3. Persediaan Bahan Baku

Menurut Ristono (2013: 5), bahan baku dibagi menjadi dua

kelompok, yaitu:

a. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk

dan merupakan bagian utama dari barang jadi dimana biayanya dapat

ditelusuri dengan mudah dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan

baku langsung sangat dipengaruhi besarnya volume produksi atau

perubahan output. Sehingga dapat dikatakan bahan baku langsung

bersifat variabel.

b. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang

digunakan pada proses produksi, tetapi biayanya sulit ditelusuri.

4. Faktor-faktor Penentu Jumlah Persediaan Bahan Baku

Menurut Ristono (2013: 6), permasalahan suatu perusahaan adalah

bagaimana menentukan tingkat persediaan yang optimal, oleh karena itu

perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat persediaan.

Tingkat persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh:

a. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, bertujuan untuk menjaga

kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. kebutuhan bahan baku

yang semakin tinggi, maka semakin tinggi pula tingkat persediaan.

b. Volume produksi yang direncanakan, hal ini ditentukan oleh

penjualan terdahulu dan ramalan penjualan. Tingkat volume produksi


11

yang semakin tinggi, maka kebutuhan akan bahan baku juga

meningkat, sehingga tingkat persediaan juga akan meningkat.

c. Kontinuitas produksi tidak terhenti, menjaga proses produksi agar

tetap berjalana maka dibutuhkan tingkat persediaan yang tinggi.

d. Sifat bahan baku/penolong, apakah cepat rusak (durable good) atau

tahan lama (undurable good). Bahan berumur pendek dan cepat rusak

akan mempengaruhi tingkat persediaan menjadi semakin sedikit guna

menjaga keadaan bahan tersebut.

B. Makanan dan Minuman

1. Pengertian

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

(Permenkes) Nomor 329 Tahun 1976, makanan adalah barang yang

digunakan sebagai makanan atau minuman manusia, termasuk permen

karet dan sejenisnya, akan tetapi bukan obat.

Sedangkan pada Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2012 tentang

pangan, dijelaskan bahwa pangan adalah sesuatu yang berasal dari sumber

hayati produk pertanian, perkebunan, kehutanan, perikanan, peternakan,

perairan, dan air, baik yang diolah maupun tidak diolah yang

diperuntukkan sebagai makanan atau minuman bagi konsumsi manusia

termasuk bahan tambahan pangan, bahan baku pangan, dan bahan lainnya

yang digunakan dalam proses penyiapan, pengolahan, dan/atau pembuatan

makanan atau minuman.


12

Menurut Soekrisno yang termuat dalam Suarsana (2007: 79),

persediaan makanan dan minuman terdiri dari:

a. Food Item: yang dibagi menjadi 2 bagian yaitu:

1) Groceries yaitu jenis bahan makanan yang terdiri dari makanan

dalam kaleng, minyak, pastry product, makanan dalam kemasan,

bumbu-bumbuan, beras, kacang-kacangan, gula, makanan dan

bumbu dalam botol dan lain sebagainya.

2) Perishable yaitu jenis bahan makanan yang terdiri dari: buah-

buahan, sayur-sayuran, bumbu-bumbu segar, telor, daging-daging,

ikan dan hasil laut lainnya.

b. Beverage Item yang terdiri dari beberapa jenis:

1) Hard Liquor.

2) Wine & Champagne.

3) Beers.

4) Soft Drinks.

5) Juices (aneka jus).

2. Penyimpanan

Menurut Suarsana (2007: 84-85), berdasarkan jenis barang

persediaan yang disimpan di dalamnya, terdapat dua jenis gudang

penyimpanan yaitu:

a. Daily Store

b. General Store


13

Daily store adalah gudang tempat menyimpan barang persediaan

berupa makanan dan minuman, dimana tingkat aktivitasnya setiap hari

sangat tinggi, dapat dilihat dari transaksi keluar masuk barang yang sangat

tinggi. Tingkat kesibukannya jauh lebih tinggi dibandingkan dengan

gudang lainnya seperti gudang barang material (general store).

Di gudang daily store ini disimpan bahan-bahan makanan dan

minuman seperti di bawah ini:

a. Makanan yang cepat rusak (perishable)

b. Makanan yang dibuat dari bahan susu dan sejenis (dairy product)

c. Makanan jenis daging, unggas dan ikan laut (meat, poultry, fish and sea

food)

d. Makanan jenis sembako (groceries)

e. Jenis minuman (beverages)

C. Pengauditan

1. Pengertian Pengauditan

Menurut Hery (2016: 10) pengauditan adalah proses sistematis

yang bertujuan memperoleh dan mengevaluasi (secara obyektif) bukti

yang berkaitan dengan asersi tentang suatu tindakan dan kejadian

ekonomi, dan menentukan tingkat kepatuhan antara asersi dengan kriteria

yang telah ditetapkan, kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada

pihak yang berkepentingan.

Sedangkan menurut Agoes (2012: 4) auditing adalah pemeriksaan

secara kritis dan sistematis, yang dilakukan pihak independen atas laporan


14

keuangan yang telah disusun oleh pihak manajemen, beserta catatan-

catatan pembukuan dan buki-bukti pendukungnya, dimana bertujuan untuk

memberikan opini mengenai kewajaran atas laporan keuangan tersebut.

2. Pengelompokan Audit

Menurut Hery (2016: 12-13), audit dapat dikelompokan menjadi

lima jenis yaitu:

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah

laporan keuangan klien telah sesuai dengan standar akuntansi yang

berlaku. Laporan keuangan yang diaudit meliputi laporan posisi

keuangan, laporan laba rugi komprehensif, laporan perubahan ekuitas,

dan laporan arus kas, termasuk ringkasan kebijakan akuntansi dan

informasi penjelasan lainnya.

b. Audit Pengendalian Internal

Audit pengendalian internal bertujuan untuk memberikan

pendapat berkaitan dengan efektivitas pengendalian internal yang

diterapkan klien. Tujuan dan tugas yang terdapat di audit pengendalian

internal dan audit laporan keuangan saling terkait, sehingga standar

audit untuk perusahaan publik mewajibkan audit terpadu atas

pengendalian internal dan laporan keuangan.


15

c. Audit Ketaatan

Audit ketaatan dilakukan untuk menentukan sejauh mana

aturan, kebijakan, hukum, perjanjian, atau peraturan pemerintah telah

ditaati oleh klien.

d. Audit Operasional

Audit operasional dilakukan untuk mengevaluasi (secara

sistematis) sebagian atau seluruh operasi perusahaan apakah sumber

daya yang dimiliki telah digunakan secara efektif dan efisien. Hasil

audit ini berupa rekomendasi perbaikan operasi kepada manajemen.

Audit ini juga disebut sebagai audit kinerja atau audit manajemen.

e. Audit Forensik

Audit forensik dilakukan untuk mendeteksi atau mencegah

aktivitas kecurangan. Contoh dilakukannya audit forensik adalah

dilakukan pemeriksaan dalam hal terjadinya kecurangan bisnis (atau

penipuan oleh karyawan), penyidikan pidana, perselisihan antara

pemegang saham dan manajemen, serta lain sebagainya.

3. Jenis Auditor

Menurut Hery (2016: 2-5), terdapat empat jenis auditor, yaitu:

a. Auditor Pemerintah

Auditor pemerintah adalah auditor yang bertugas melakukan

audit atas keuangan negara yang terdapat pada instansi-instansi

pemerintah.


16

b. Auditor Forensik

Akuntansi forensik adalah suatu disiplin ilmu yang

menggunakan keahlian auditing, akuntansi dan investigasi untuk

membantu penyelesaian sengketa keuangan dan pembuktian atas

dugaan telah terjadi tindakan fraud (kecurangan).

c. Auditor Internal

Auditor internal merupakan auditor yang bertanggungjawab

kepada manajemen suatu perusahaan sehingga berstatus sebagai

karyawan dari perusahaan tersebut.

d. Auditor Eksternal

Auditor eksternal merupakan pihak independen di luar

perusahaan, yang melakukan pemeriksaan untuk memberikan pendapat

(opini) mengenai kewajaran laporan keuangan yang telah disusun oleh

manajemen perusahaan klien.

D. Audit Operasional

1. Pengertian

Arens dan Loebecke (1997) yang termuat dalam Andayani (2008:

10) mengemukakan bahwa istilah audit operasional lebih dikenal dengan

audit manajemen atau audit kinerja. Audit operasional selalu dikaitkan

dengan efisiensi dan efektivitas, termasuk mengevaluasi dan menguji

efektivitas pengendalian internal (pengujian atas pengendalian) sebagai

bagian dari audit operasional.


17

Menurut Agoes (2017: 14), management audit (operational audit)

adalah pemeriksaan atas kegiatan operasi perusahaan, termasuk kebijakan

akuntansi dan kebijakan operasional yand diterapkan oleh manajemen, dan

bertujuan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan kegiatan

operasi tersebut.

Sedangkan menurut Bayangkara (2016: 2), audit manajemen

adalah evaluasi atas efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Audit

manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus

dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berwewenang lebih tinggi.

Audit manajemen dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas,

program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang

bisa diaudit guna melakukan penilaian dan melaporkan penggunaan

sumber daya dan dana apakah telah efisien, serta menilai apakah tujuan

dari program dan aktivitas yang direncanakan dapat tercapai dan tidak

melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan.

2. Tujuan

Menurut Bayangkara (2016: 5), audit manajemen bertujuan

melakukan identifikasi atas kegiatan, program, dan aktivitas yang

membutuhkan perbaikan, dan memberikan rekomendasi agar dapat

tercapainya perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas

pada perusahaan tersebut. Berdasarkan dengan tujuannya, audit ini


18

diutamakan pada berbagai objek yang diperkirakan dapat diperbaiki dan

mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.

Menurut Andayani (2008: 11), tujuan utama audit operasional

adalah membantu manajemen dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi,

dan keekonomisan operasinya. Fokus audit ini adalah pada masa depan,

berbeda dengan audit laporan keuangan, yang berfokus historis.

3. Ruang Lingkup

Menurut Bayangkara (2016: 5), ruang lingkup audit manajemen

meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat

berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu

dari program atau aktivitas yang dilakukan.

4. Sasaran Audit

Menurut Bayangkara (2016: 5), sasaran dalam audit manajemen

adalah kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan

yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan atau

peningkatan, baik dari segi efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan. Ada

tiga elemen pokok dalam sasaran audit :

1. Kriteria (criteria)

Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu

atau kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.


19

2. Penyebab (cause)

Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh

setiap individu atau kelompok di dalam perusahaan. Penyebab

dapat bersifat positif, program atau aktivitas berjalan dengan

tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya

bersifat negatif, program atau aktivitas berjalan dengan tingkat

efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah

ditetapkan.

3. Akibat (effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria

yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif

menunjukkan program atau aktivitas berjalan dengan tingkat

pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan.

Sementara akibat positif menunjukkan bahwa aktivitas atau

program telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian

yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

5. Tahapan Audit

Prosedur audit yang dilaksanakan dalam audit manajemen tidaklah

seluas general (financial) audit, hal ini disebabkan penekanan audit

manajemen pada evaluasi terhadap kegiatan operasi perusahaan. Menurut

Agoes (2017: 14-15), terdapat empat tahapan dalam suatu manajemen

audit:


20

a. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Survei pendahuluan dimaksudkan untuk mendapat gambaran

mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab

dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan

questionnaires.

b. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen

(Review and Testing Of Management Control System)

Untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian

manajemen yang terdapat di perusahaan. Biasanya digunakan

management control questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan

narrative serta dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk

through the documents).

c. Pengujian Terinci (Detailed Examination)

Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk

mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah

ditetapkan manajemen. Dalam hal ini auditor harus melakukan

observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di

perusahaan.

d. Pengembangan Laporan (Reporting Development)

Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak

memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan,

laporan yang dibuat mirip dengan management letter, karena berisi

temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai penyimpangan yang


21

terjadi terhadap kriteria (standard) yang berlaku yang menimbulkan

inefisiensi, inefektivitas, dan ketidakhematan (pemborosan) dan

kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen (management

control system) yang terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga

memberikan saran-saran perbaikan.

E. Pengendalian Internal

1. Pengertian

Menurut SA 315 dalam Agoes (2017: 162), pengendalian internal

merupakan proses yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh

pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola, manajemen, dan personel

lain untuk menyediakan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan

suatu entitas yang berkaitan dengan keandalan laporan keuangan, efisiensi

dan efektivitas operasi, dan kepatuhan terhadap perundang-undangan.

2. Komponen Pengendalian Internal

Menurut SA 315 dalam Agoes (2017: 162), pengendalian internal

terdiri atas lima komoponen yang saling terkait berikut ini:

a. Lingkungan Pengendalian menetapkan corak suatu organisasi,

mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan

pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian

intern, menyediakan disiplin dan struktur.


22

b. Penaksiran Risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap

risiko yang relevan untuk mencapai tujuanya, membentuk suatu dasar

utuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.

c. Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang

membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

d. Informasi dan Komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan,

dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang

memugkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

e. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja

pengendalian intern sepanjang waktu.

F. Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomis

1. Pengertian

Menurut Agoes (2012: 167), pendekatan audit yang biasa

dilakukan dalam suatu management audit adalah menilai efisiensi,

efektivitas, dan keekonomisan dari setiap fungsi yang terdapat dalam

perusahaan.

Efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan ini memiliki arti sendiri-

sendiri. Menurut Hans Kartikahadi yang termuat dalam Agoes dan

Hoesada (2012: 167), pengertian efektivitas, efisiensi, dan kehematan

(economy) dapat diuraikan sebagai berikut:


23

1. Efektivitas dimaksud bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi

telah mencapai tujuanya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja,

kuantitas hasil kerja, maupun batas waktu yang ditargetkan.

2. Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir

kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau

menghasilkan sesuatu.

3. Kehematan (economy) berarti cara penggunaan sesuatu barang

(hal) secara berhati-hati dan bijak (prudent) agar diperoleh hasil

yang terbaik.

Menurut Agoes dan Hoesada (2012: 167), jika suatu goal,

objective, program dapat tercapai dalam batas waktu yang

ditargetkantanpa memedulikan biaya yang dikeluarkan, maka hal tersebut

disebut efektif. Jika dengan biaya (input) yang sama bisa dicapai hasil

(output) yang lebih besar, maka hal tersebut disebut efisien. Jika suatu

hasil (output) bisa diperoleh dengan biaya (input) yang lebih kecil/murah

dengan mutu output yang sama, maka hal tersebut disebut ekonomis.

2. Indikator Penentuan

Menurut Rob Raider yang dimuat dalam Agoes dan Hoesada (2012: 168),

terdapat beberapa indikator yang dapat digunakan untuk menilai

efektifitas, efisiensi, dan ekonomis sebagai berikut:


24

a. Efektifitas

Efektivitas terkait dengan pencapaian hasil yang didasarkan pada

sasaran dan tujuan atau beberapa kriteria lain yang dapat diukur.

Auditor dapat melihat dari beberapa hal berikut ini:

1) Menilai sistem perencanaan organisasi agar mencapai sasaran,

tujuan, dan rencana terperinci.

2) Menilai kecukupan sistem manajemen untuk mengukur efektivitas.

3) Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.

4) Mengidentifikasi faktor hasil kinerja yang memuaskan.

b. Efisiensi

Efisien terkait dengan tanggung jawab organisasi dalam pengeluaran

yang minimum, auditor dapat melihat beberapa hal berikut:

1) Kesesuaian prosedur manual dan komputerisasi.

2) Keefisienan sistem dan prosedur operasi.

3) Hierarki organisasi dan pola komunikasi

4) Tidak terdapat duplikasi kegiatan

5) Pentingnya tahapan kerja

c. Ekonomis

Menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait penggunaan sumber

daya, auditor dapat memperhatikan beberapa hal berikut:

1) Pembelian telah mengikuti praktik pembelian yang umum.


25

2) Jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi penting.

3) Memiliki persediaan yang cukup di perusahaan

4) Menggunakan peralatan dan sumber daya sesuai dengan kebutuhan

G. Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

1. Pengertian

Pada Undang-undang Nomor 20 Tahun 2008, dijelaskan pengertian usaha

mikro, usaha kecil, dan usaha menengah sebagai berikut:

a. Usaha Mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan dan/atau

badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria Usaha Mikro

sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini.

b. Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang

dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan

merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang

dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak

langsung dari Usaha Menengah atau Usaha Besar yang memenuhi

kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang

ini.

c. Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri,

yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan

merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki,

dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung

dengan Usaha Kecil atau Usaha Besar dengan jumlah kekayaan bersih


26

atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-

Undang ini.

2. Kriteria

Pasal 6 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 menyatakan,

(1) Kriteria Usaha Mikro adalah sebagai berikut:

a. Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp50.000.000,00 (lima

puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat

usaha; atau

b. Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp300.000.000,00

(tiga ratus juta rupiah).

(2) Kriteria Usaha Kecil adalah sebagai berikut:

a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh

juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima

ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha;

atau

b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00

(tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak

Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).

(3) Kriteria Usaha Menengah adalah sebagai berikut:

a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus

juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00

(sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat

usaha; atau


27

b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2.500.000.000,00

(dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai paling banyak

Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).

(4) Kriteria sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf b, dan ayat

(2) huruf a, huruf b, serta ayat (3) huruf a, huruf b nilai nominalnya

dapat diubah sesuai dengan perkembangan perekonomian yang diatur

dengan Peraturan Presiden.

3. Tujuan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

Tujuan usaha mikro, kecil, dan menengah menurut Undang-undang

No 20 tahun 2008 yaitu menumbuhkan dan mengembangkan usahanya

dalam rangka membangun perekonomian nasional berdasarkan demokrasi

ekonomi yang berkeadilan.

4. Pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

Berdasarkan Undang-undang No 20 tahun 2008, pemberdayaan

usaha mikro, kecil, dan menengah adalah upaya yang dilakukan

pemerintah, pemerintah daerah, dunia usaha, dan masyarakat secara

sinergi dalam bentuk penumbuhan iklim dan pengembangan usaha

terhadap usaha mikro, kecil, dan menengah sehingga mampu tumbuh dan

berkembang menjadi usaha yang tangguh dan mandiri. Pengembangan

adalah upaya yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah, dunia

usaha, dan masyarakat untuk memberdayakan usaha mikro, kecil, dan

menengah melalui pemberian fasilitas, bimbingan, pendampingan, dan


28

bantuan perkuatan untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan

dan daya saing usaha mikro, kecil, dan menengah.

H. Kerangka Berpikir

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki andil yang

besar terhadap pertumbuhan ekonomi suatu negara. Tingkat persentase

UMKM yang sangat besar dalam dunia bisnis menjadikan persaingan antar

UMKM sangat ketat. Andil dan persaingan ini menjadikan pengembangan

UMKM adalah hal yang sangat diperlukan. Pengembangan ini bertujuan untuk

mengembangkan UMKM menjadi usaha yang mandiri dan tangguh.

Salah satu penyebab kegagalan suatu usaha menurut Zimmerer yang

dikutip oleh Mukhlishotul Jannah yang termuat dalam Jurnal Islamiconomic

(2015: 30-31) adalah pengendalian persediaan yang kurang baik. Salah satu

persediaan adalah persediaan bahan baku. Persediaan bahan baku yang tidak

dikendalikan dengan baik dapat mengganggu jalannya operasi dan merugikan

perusahaan.

Audit operasional dapat dilaksanakan untuk membantu mengukur

kecukupan pengendalian internal dan menilai efektivitas, efisiensi, dan

ekonomis suatu operasi, salah satunya kegiatan pengelolaan persediaan bahan

baku. Berdasarkan hasil audit, akan diberikan rekomendasi perbaikan kepada

manajemen perusahaan untuk meningkatkan operasi perusahaan. Tahapan

audit yang dilaksanakan berdasarkan tahapan manajemen audit yang termuat

dalam Agoes yang disesuaikan oleh peneliti. Cakupan yang diaudit adalah


29

kegiatan pengelolaan bahan baku, dimulai dari pembelian, penerimaan,

penyimpanan, hingga pemakaian.


30

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus atau penelitian kasus. Penelitian

kasus adalah penelitian yang dilaksanakan secara intensif, terinci, serta

mendalam terhadap suatu organisasi, lembaga atau gejala tertentu. Ditinjau

dari wilayahnya, maka penelitian in meliputi daerah atau subjek yang sempit.

Tetapi ditinjau dari sifat penelitiannya, penelitian ini lebih mendalam.

(Arikunto 2013: 185). Penelitian kasus ini dilakukan di Kopi Bule yang

beralamat di Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif

analitis. Menurut Moh. Nazir dalam Prastowo (2016: 201-202), “metode

deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia,

suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas

peristiwa pada masa sekarang.”

Sementara menurut Surakhmad dalam Prastowo (2016: 205), secara

lebih spesifik dan terperinci mengemukakan bahwa ciri khas (sifat-sifat

tertentu yang pada umumnya ada) dalam metode deskriptif terdiri dari dua

macam sebagai berikut:

1. Memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada masa

sekarang, pada masalah-masalah aktual.


31

2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan, kemudian

dianalisis (karena itu metode ini sering pula disebut metode analitis).

B. Subjek Penelitian

Pada penelitian ini yang akan menjadi subjek penelitian adalah

manajer, head kitchen, dan head bar pada Kopi Bule, Jalan Supadi No. 4,

Yogyakarta.

C. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Kopi Bule, Jalan Supadi No. 4,

Yogyakarta.

2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2019 hingga

Februari 2020.

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini terdapat

empat cara, yaitu:

1. Observasi

Secara umum observasi dapat diartikan sebagai kegiatan

memperhatikan sesuatu menggunakan mata. Secara pengertian psikologi,

observasi merupakan kegiatan yang memperhatikan suatu objek dengan

menggunakan seluruh indra yang dimiliki manusia, yaitu melalui

penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan pengecap (Arikunto

2013: 199-200). Pada penerapannya, metode ini digunakan untuk


32

mengamati kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku pada Kopi Bule,

dimulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.

2. Wawancara

Wawancara atau interviu merupakan komunikasi dua arah yang

dilakukan antara peneliti sebagai pewawancara (interviewer) dengan

terwawancara guna memperoleh informasi yang dibutuhkan (Arikunto

2013: 198). Wawancara ini bertujuan untuk memperoleh data valid

berkaitan dengan objek yang diteliti. Responden dalam wawancara ini

adalah manajer, head bar, dan head kitchen.

3. Checklist

Menurut Arikunto (2013: 202) checklist, yaitu daftar variabel yang

akan dikumpulkan datanya. Pelaksanaannya, peneliti tinggal memberikan

tanda yang biasanya berupa centang pada variabel apabila muncul gejala

yang dimaksud. Penggunaan checklist ini bertujuan untuk mengetahui

apakah kondisi yang terjadi di Kopi Bule telah sesuai dengan pernyataan

yang terdapat dalam tabel checklist.

4. Dokumentasi

Menurut Arikunto (2013: 201), dokumentasi berasal dari kata

dokumen, yang berarti barang-barang tertulis. Pelaksanaan metode

dokumentasi ini, dilakukan penyelidikan terhadap benda-benda tertulis

seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat,

catatan harian, dan sebagainya. Dokumentasi ini bertujuan untuk


33

memperoleh dokumen yang digunakan untuk kegiatan pembelian, kartu

persediaan perusahaan, dan faktur dari pemasok perusahaan.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang akan digunakan dalam menjawab uraian

masalah pada penelitian ini menggunakan tahapan audit manajemen menurut

Agoes (2017: 14-15) dengan langkah berikut:

1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Pelaksanaan pengauditan operasional atas pengelolaan bahan baku

ini dimulai dengan melakukan survei pendahuluan. Survei pendahuluan

dilakukan untuk mengetahui gambaran umum operasi dari perusahaan

secara garis besar. Gambaran umum mengenai perusahaan dapat diamati

melalui struktur organisasi dan karakteristik operasi perusahaan. Selain

untuk mengetahui gambaran dari perusahaan, tujuan khusus dari survei

pendahuluan ini adalah untuk memahami proses yang akan diaudit, yaitu

aktivitas pengelolaan bahan baku.

Melalui tahap survei pendahuluan ini diperoleh pengetahuan atau

gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan yaitu proses

pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule. Informasi umum dan latar

belakang yang diperlukan antara lain:

a. Jenis aktivitas

b. Lokasi

c. Orang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut

d. Kebijakan yang menyangkut aktivitas


34

e. Prosedur khusus untuk penyelesaian aktivitas

Informasi ini akan diperoleh dengan melakukan observasi di unit yang

berkaitan serta melakukan wawancara kepada pihak terkait.

Setelah didapatkan informasi umum maka akan dilakukan proses

perumusan tujuan, luas, dan periode audit. Pada tahap ini pula peneliti

akan menyampaikan mengenai tujuan, luas, serta periode audit kepada

pihak perusahaan. Pihak perusahaan disini adalah manajemen. Tujuan

audit akan berdasarkan pada alasan dilakukannya audit, luas audit

mengacu pada cakupan audit, serta periode audit mengacu pada waktu

pelaksanaan audit.

2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review

and Testing of Management Control System)

Tahap ini akan dilakukan review atas pengendalian internal yang

ada pada perusahaan berkaitan dengan kegiatan pengelolaan persediaan

bahan baku. Tujuan dari tahap ini untuk mengetahui potensi-potensi risiko

yang mungkin terjadi dalam kegiatan tersebut. Review akan dilakukan

dengan bantuan checklist yang berasal dari beberapa sumber dan beberapa

penyesuaian yang telah disiapkan oleh peneliti.


35

Bentuk dari checklist tersebut seperti berikut ini:

Tabel 1: Format Checklist

Nama Organisasi : Periode Audit :

Program yang di audit :

No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan

1

2

3

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah Jawaban Catatan:

Ya Tidak

Sumber: Bhayangkara, 2016: 120

Berdasarkan checklist tersebut juga dilakukan pengukuran tingkat

efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan operasi perusahaan. Pengukuran

menggunakan skala Guttman yaitu skala yang digunakan untuk jawaban

yang bersifat jelas (tegas) dan konsisten. Skala Guttman dapat digunakan

dalam bentuk pilihan ganda ataupun dalam bentuk checklist (Riduwan

2013: 16-17). Pada checklist yang digunakan dalam penelitian ini, setiap

jawaban “Ya” memiliki bobot (1) dan jawaban “Tidak” memiliki bobot

(0). Analisis hasil dari checklist ini dilakukan seperti pada skala Likert

seperti berikut:

Keterangan:

p = persentase

f = total skor jawaban checklist

n = total skor maksimal checklist


36

Berdasarkan hasil penghitungan persentase tersebut, akan

dikelompokkan ke dalah kriteria sebagai berikut:

a. Efektif

0% - 20% = sangat tidak efektif

21% - 40% = tidak efektif

41% - 60% = cukup efektif

61% - 80% = efektif

81% - 100% = sangat efektif

b. Efisien

0% - 20% = sangat tidak efisien

21% - 40% = tidak efisien

41% - 60% = cukup efisien

61% - 80% = efisien

81% - 100% = sangat efisien

c. Ekonomis

0% - 20% = sangat tidak ekonomis

21% - 40% = tidak ekonomis

41% - 60% = cukup ekonomis

61% - 80% = ekonomis

81% - 100% = sangat ekonomis


37

3. Pengujian Terinci (Detailed Examination)

Tahap ini dilakukan untuk menguji apakah standard operating

procedure (SOP) perusahaan telah dijalankan dengan baik atau belum.

Pengujian ini dilakukan dengan bantuan checklist yang memiliki format

sama dengan checklist pada tahap sebelumnya. Selain itu, tahap ini juga

dilakukan untuk mencari bukti-bukti yang cukup dan relevan berdasarkan

temuan pada tahap sebelumnya untuk menentukan tindakan-tindakan apa

saja yang perlu dilakukan dalam suatu kegiatan atau suatu proses yang

memiliki risiko. Berdasarkan penyimpangan-penyimpangan yang

ditemukan, dilakukan analisis berkaitan dengan dampak apa yang akan

ditimbulkan dari penyimpangan atau risiko-risiko tersebut.

Seluruh temuan pada kegiatan pengelolaan bahan baku akan

dirangkum pada akhir tahap ketiga. Temuan-temuan akan dianalisis

menjadi beberapa bagian. Bagian tersebut adalah kelemahan atau risiko

yang terjadi, kriteria yang sebaiknya diterapkan, penyebab dari temuan

tersebut, akibat dari temuan tersebut, dan rekomendasi perbaikan atas

temuan tersebut. Hasil analisis ini juga akan digunakan sebagai bagian dari

laporan audit yang akan dikembangkan pada tahap keempat.

4. Pengembangan Laporan (Report Development)

Tahap terakhir adalah menyusun laporan hasil pelaksanaan

pengauditan atas pengelolaan bahan baku. Pada tahap terakhir ini, peneliti

selaku auditor tidak memberikan opini kewajaran atas laporan keuangan

perusahaan, tetapi akan berbentuk mirip dengan management later. Dalam


38

laporan ini nantinya akan disampaikan hasil temuan-temuan selama

pemeriksaan mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria yang

berlaku yang nantinya akan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas, dan

ketidakhematan pada perusahaan. Laporan juga akan memuat kelemahan-

kelemahan yang ada dalam sistem pengendalian manajemen yang ada

pada perusahaan.

Hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya

berkaitan dengan temuan, kriteria, penyebab, akibat, dan rekomendasi,

hasil tersebut akan dilampirkan dalam laporan audit ini. Tujuan dari

pemberian rekomendasi atau saran perbaikan adalah guna meningkatkan

kegiatan atau operasi perusahaan yang diaudit agar dapat lebih efektif,

efisien, dan ekonomis. Selain itu, laporan audit ini juga akan berguna bagi

manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan kedepannya agar

lebih optimal.


39

BAB IV

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

A. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : Kopi Bule

Media Sosial : kopibule (Instagram)

Alamat : Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta

B. Sejarah Perusahaan

Kopi Bule pertama kali dicetuskan pada sekitar bulan November

2018. Pada Januari 2019, konsep ini mulai matang dan siap untuk dieksekusi.

Hingga akhirnya Kopi Bule melakukan grand opening pada tanggal 1 Maret

2019. Kopi Bule sendiri memiliki tujuan atau keinginan untuk mengedukasi

tentang kopi kepada konsumen. Edukasi ini ingin mengenalkan bahwa rasa

kopi sebenarnya tidak pahit. Selain itu Kopi Bule ingin menjadi wadah bagi

konsumen untuk saling berinteraksi dari mulanya tidak saling mengenal,

duduk di tempat yang sama, hingga akhirnya saling berinteraksi.

Pemilihan produk kopi sebagai andalan utama dari Kopi Bule berasal

dari pengalaman salah satu pendiri sekaligus manajer Kopi Bule yaitu Rwin

dimana kopi merupakan salah satu minuman yang bersifat adiktif tetapi legal

atau tidak bersifat dilarang. Kopi bisa menjadikan orang lebih tenang dan

menjadikan suasana mengobrol lebih santai dengan kata lain kopi sebagai

pemicu untuk menimbulkan interaksi. Hal pembeda antara Kopi Bule dengan

tempat lain yang sejenis adalah tempat yang nyaman dan yang terutama rasa


40

kopi yang berasal dari keahlian barista dalam memunculkan rasa yang sesuai

dengan keinginan konsumen.

C. Produk Kopi Bule

Kopi Bule merupakan usaha yang menyediakan produk makanan dan

minuman. Kopi merupakan andalan utama dari perusahaan ini, hal ini dapat

terlihat dengan jelas dari nama perusahaan itu sendiri. Selain kopi, terdapat

aneka macam olahan minuman yang berbahan baku non-kopi yang ditujukan

bagi konsumen yang tidak menyukai kopi. Minuman pada Kopi Bule selain

menggunakan bahan baku utama kopi untuk menu kopinya, juga banyak

menggunakan bahan baku susu dan buah-buahan.

Tidak hanya minuman, Kopi Bule juga menyediakan menu makanan

yang beraneka ragam. Mulai dari makanan ringan hingga makanan berat

dapat dipilih pada daftar menu perusahaan. Tiap bulan terdapat menu baru

yang dapat dinikmati. Termasuk ketika bertepatan dengan momen tertentu,

Kopi Bule akan menyediakan menu spesial yang dapat ditemui hanya pada

saat momen tersebut. Produk makanan dan minuman dari Kopi Bule ini tidak

hanya dapat diperoleh dengan mengunjungi lokasinya secara langsung, tetapi

dapat pula diperoleh melalui aplikasi pesan antar yang sudah umum di

Indonesia.


41

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun struktur organisasi yang ada dalam Kopi Bule dapat dilihat

pada gambar berikut.

Gambar 1: Struktur Organisasi Kopi Bule

Sumber: Kopi Bule

E. Job Description

Adapun job description pada Kopi Bule adalah sebagai berikut:

1. Penasihat dan Pengawas Keuangan

a. Memberikan masukkan terhadap kebijakan perusahaan

b. Mengawasi pengelolaan keuangan perusahaan

2. Manajer

a. Mengelola operasi perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan

b. Menentukan kebijakan perusahaan

c. Memberikan otorisasi atas operasi perusahaan

d. Bertanggungjawab atas kegiatan pembelian

3. Asisten Manajer

a. Membantu manajer dalam mengelola operasi perusahaan

b. Ikut menentukan kebijakan perusahaan


42

c. Memberikan otorisasi atas operasi perusahaan dengan sepengetahuan

atau persetujuan manajer

d. Ikut bertanggungjawab atas kegiatan pembelian

e. Bertanggungjawab dalam penyusunan laporan keuangan

4. Head Bar

a. Mengkoordinasikan karyawan dibagian bar

b. Membantu menyampaikan kebijakan dari manajemen

c. Berkoordinasi dengan head kitchen

5. Head Kitchen

a. Bertanggungjawab membuat menu baru setiap bulannya

b. Mengkoordinasikan karyawan dibagian kitchen

c. Membantu menyampaikan kebijakan dari manajemen

d. Berkoordinasi dengan head bar


43

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Survei pendahuluan ini dilakukan dengan wawancara langsung

kepada manajer Kopi Bule. Wawancara ini bertujuan untuk memahami

jalannya operasi dari Kopi Bule itu sendiri. Kopi Bule sendiri merupakan

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) yang terletak di kota

Yogyakarta tepatnya di Jalan Supadi No. 4. Usaha utama dari Kopi Bule ini

adalah kedai kopi dimana juga menjual berbagai makanan baik ringan

maupun makanan berat.

Kegiatan pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule ini dapat dirinci

menjadi empat bagian, yaitu:

1. Pembelian Bahan Baku

Proses pembelian bahan baku diawali dengan laporan di akhir

setiap harinya yang berupa laporan bahan baku yang sudah memasuki

jumlah yang kritis atau batas minimum. Bahan baku yang berada dalam

jumlah kritis akan dilakukan pembelian pada keesokan harinya. Apabila

persediaan bahan baku berada pada keadaan kritis di tengah kegiatan

operasi, maka dapat dilakukan pembelian bahan baku secara langsung

pada saat itu juga tetapi dengan syarat terdapat karyawan lain yang tetap

berada pada bagian kitchen atau bar. Bahan baku sendiri terbagi menjadi

dua bagian, yaitu bahan baku makanan yang dikelola oleh bagian kitchen

dan bahan baku minuman yang dikelola oleh bagian bar.


44

Pembelian bahan baku pada Kopi Bule dilakukan dengan dua

cara, yaitu melalui pemasok (supplier) dan secara langsung seperti ke

pasar. Pembelian melalui pemasok biasanya dilakukan oleh manajer atau

asisten manajer sedangkan pembelian langsung atau eceran dapat

dilakukan oleh karyawan bagian mana saja dengan sepengetahuan

manajer atau asisten manajer. Bahan baku yang dibeli melalui pemasok

belum tentu akan tiba di hari yang sama.

Bahan baku dengan tingkat penggunaan paling banyak dan

merupakan bahan baku utama akan dilakukan pembelian melalui

pemasok, contohnya adalah pembelian biji kopi dimana produk andalan

dari Kopi Bule adalah minuman kopi dengan bermacam-macam jenis.

Bahan baku dengan tingkat penggunaan sedikit, bahan baku yang tidak

tahan lama atau bahan baku yang dibeli karena keadaan mendesak

dilakukan pembelian dengan cara langsung atau secara eceran. Bahan

baku bersifat mendesak adalah bahan baku yang sebenarnya dapat dibeli

melalui pemasok tetapi terpaksa membeli langsung dikarenakan

persediaan yang sudah sangat menipis dan harus menunggu barang datang

dari pemasok.

2. Penerimaan Bahan Baku

Proses penerimaan bahan baku dibagi menjadi dua proses, yaitu

penerimaan bahan baku yang dibeli secara langsung dan bahan baku yang

dibeli melalui pemasok. Pengecekan atas bahan baku melalui pembelian

eceran bertujuan untuk memastikan apakah bahan baku yang dibeli telah


45

sesuai dengan list yang akan dibeli atau tidak. Jika terdapat bahan baku

yang kurang, maka pihak manajer akan menanyakan terlebih dahulu

alasannya. Ketika sudah dilakukan pengecekan, maka bahan baku akan

dicatat dalam daftar persediaan bahan baku. Setelah dilakukan pencatatan,

bahan baku baru bisa dilakukan penyimpanan.

Proses penerimaan bahan baku dari pemasok merupakan

tanggung jawab dari manajer atau asisten manajer. Apabila kedua pihak

ini tidak dapat menerima bahan baku, maka manajer akan menunjuk salah

satu karyawannya untuk bertanggungjawab menerima bahan baku dari

pemasok. Ketika bahan baku diserahkan ke pihak Kopi Bule, pemasok

akan memberikan invoice yang akan digunakan untuk melakukan

pengecekan bahan baku. Setelah dilakukan pengecekan, maka dilakukan

pencatatan ke kartu persediaan dan dilakukan penyimpanan.

3. Penyimpanan Bahan Baku

Proses penyimpanan bahan baku dilakukan setelah persediaan

bahan baku sampai di Kopi Bule dan dilakukan pengecekan serta

pencatatan. Penyimpanan bahan baku ini dibagi menjadi dua, yaitu

persediaan bahan baku untuk bagian kitchen dan persediaan bahan baku

untuk bagian bar. Penyimpanan persediaan bahan baku pada Kopi Bule

tidak diletakkan pada ruang khusus atau gudang, tetapi diletakkan pada

area kerja dari bagian kitchen dan bar.


46

4. Pemakaian Bahan Baku

Ketika bahan baku digunakan oleh karyawan, pemakaian bahan

baku baru harus dilakukan pelaporan pemakaian bahan baku. Setelah

dilakukan pelaporan, barulah bahan baku bisa digunakan. Perusahaan juga

telah melakukan stock opname secara rutin. Kegiatan stock opname

dilakukan oleh karyawan bagian bar dan kitchen.

Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis dalam kegiatan

pengelolaan bahan bakunya. Prosedur dalam operasi pengelolaan bahan baku

hanya berupa lisan yang disampaikan kepada karyawan ketika awal bekerja di

perusahaan. Prosedur tertulis ini bukanlah suatu kewajiban untuk dimiliki,

namun alangkah lebih baik apabila perusahaan memiliki prosedur secara

tertulis.. Berdasarkan hasil pada survei pendahuluan ini, standard operating

procedure (SOP) perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut:

Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule

Pembelian Bahan Baku

No Keterangan

1 Melakukan pengecekan terhadap tingkat persediaan untuk

mengetahui tingkat persediaan bahan baku.

2 Melakukan pelaporan kepada manajer atau asisten manajer

apabila jumlah persediaan sudah menipis.

3 Membeli bahan baku melalui supplier akan dilakukan oleh

manajer.

4 Membeli bahan baku secara eceran (non-supplier) akan

dilakukan oleh karyawan bagian terkait (bar/kitchen).

5 Mengisi Formulir Purchase yang sudah tersedia untuk

pembelian eceran sesuai dengan kebutuhan.


47

Lanjutan Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule

6 Melakukan persetujuan kepada manajer/asisten manajer sebelum

melakukan pembelian dengan meminta tandatangan persetujuan

dari penanggungjawab sekaligus meminta uang untuk pembelian

bahan baku.

7 Melakukan pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam

Formulir Purchase.

Penerimaan Bahan Baku

A. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pemasok

8 Menerima bahan baku dari supplier dilakukan oleh

manajer/asisten manajer.

9 Apabila manajer/asisten manajer berhalangan untuk menerima

bahan baku, maka manajer akan menunjuk karyawan untuk

bertanggungjawab menerima bahan baku.

10 Melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang diterima.

11 Melakukan pembayaran apabila dilakukan pembayaran secara

tunai.

12 Melakukan penyimpanan.

B. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pembelian Eceran

13 Menyerahkan Formulir Purchase disertai nota/struk pembelian

dan kembalian (jika ada) kepada manajer/asisten manajer oleh

karyawan yang melakukan pembelian.

14 Melakukan pengecekan dengan membandingkan bahan baku

yang diterima dengan Formulir Purchase, apabila terdapat

kekurangan atau kelebihan bahan baku, berikan alasan yang

dapat dipertanggungjawabkan.


Penyimpanan Bahan Baku

16 Melakukan penyimpanan bahan baku sesuai tempatnya setelah

barang diterima dan dilakukan pengecekan (baik dari supplier

maupun pembelian eceran).

17 Melakukan pencatatan bahan baku masuk kedalam kartu

persediaan (Google Spreadsheet).

18 Melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp) yang

menginformasikan bahan baku masuk serta jumlahnya.


48

Lanjutan Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule

19 Karyawan yang mendapat shift terakhir, melakukan

penghitungan di akhir hari (stock opname) atas persediaan bahan

baku di bagiannya masing-masing (bar/kitchen).

20 Mencatat hasil stock opname ke dalam kartu persediaan (Google

Spreadsheet).

Pemakaian Bahan Baku

21 Melakukan pemakaian bahan baku sesuai dengan pesanan

pelanggan.

22 Melakukan pelaporan dalam grup perusahaan (whatsapp) apabila

membuka bungkus persediaan bahan baku baru.

23 Membuang bahan baku secara langsung apabila bahan baku

sudah tidak layak pakai.

Sumber : Kopi Bule

Selain melakukan pencarian informasi berkaitan dengan kegiatan

pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule, peneliti juga melakukan pencarian

informasi umum dari Kopi Bule. Informasi umum ini berupa profil

perusahaan, sejarah terbentuknya, serta struktur organisasi dan job

description dari masing-masing bagian. Informasi-informasi ini dapat dilihat

pada gambaran umum Kopi Bule.

Setelah dilakukan pengumpulan informasi awal untuk memahami

kegiatan operasi dari Kopi Bule, selanjutnya akan dilakukan perumusan

tujuan, luas, dan periode audit. Tujuan audit ini adalah untuk menemukan

kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku

makanan dan minuman pada Kopi Bule yang membutuhkan perbaikan serta

memberikan rekomendasi perbaikan atas kegiatan-kegiatan tersebut. Luasan

dari audit ini adalah terbatas pada kegiatan pengelolaan persediaan bahan

baku yang mencakup pada kegiatan pembelian, penerimaan, penyimpanan,


49

dan pemakaian. Periode dari audit ini dilakukan pada bulan Januari 2020.

Tujuan, luas, dan periode audit ini telah disampaikan kepada pihak

manajemen dari Kopi Bule.

B. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review

and Testing of Management Control System)

Tahap kedua ini dilakukan dengan bantuan checklist yang sudah

disiapkan oleh peneliti. Pada tahap ini pula, penelaahan dan analisis dibagi

menjadi empat bagian pokok seperti yang sudah dirumuskan pada luas audit

yaitu mencakup kegiatan pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku,

penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian persediaan bahan baku.

Masing-masing kegiatan akan dilakukan pengujian apakah kegiatan tersebut

sudah dapat dikatakan efektif, efisien, dan ekonomis atau tidak.

1. Pembelian Bahan Baku

Berikut hasil checklist pengujian kegiatan pembelian bahan baku:

Tabel 3: Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku

Nama Organisasi: Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020

Program yang diaudit: Pembelian Persediaan Bahan Baku


Efektivitas

1 Apakah perusahaan

memiliki prosedur kegiatan

pembelian?

√

Tetapi tidak tertulis,

disampaikan secara

lisan.

2 Apakah setiap dokumen

telah diberikan nomor

tercetak secara berurutan?

√


50

Lanjutan Tabel 3: Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku

3 Apakah pembelian

diketahui oleh pihak

manajemen?

√

Efisiensi

4 Apakah terdapat bagian

yang melakukan

pembelian?

√

Tetapi menjadi satu

dengan bagian

lainnya.

5 Apakah terdapat dokumen

permintaan pembelian?

√


order pembelian?

√

7 Apakah bahan baku dari

pemasok dapat dibeli

setiap saat?

√

8 Apakah perusahaan

memiliki alternatif

pemasok?

√

Ekonomis

9 Apakah perusahaan

memiliki daftar pemasok?

√

Tetapi tidak

terdokumentasi.

10 Apakah dilakukan evaluasi

berkala terhadap pemasok

perusahaan?

√

Hanya akan

dilakukan ketika

perusahaan

dirugikan.

A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan

di atas: -

B Catatan lain: -

Diaudit Oleh:


Tanggal: 11 Februari 2020

Jumlah

Jawaban

Catatan: -

Ya Tidak

8 2

Sumber: Baridwan (2009: 176-178), Bayangkara (2016: 80, 83), Mulyadi

(2016: 4, 248, 255), Romney (2016: 474, 476), Suarsana (2007:76)


51

Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan atas

kegiatan pembelian bahan baku, diperoleh persentase 66,67% untuk

indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 50% untuk indikator

ekonomis. Hasil tersebut menunjukkan bahwa kegiatan pembelian bahan

baku dikatakan efektif, sangat efisien, dan sangat cukup ekonomis.

Kopi Bule dalam menjalankan kegiatan pembelian bahan baku

telah memiliki prosedur yang harus dijalankan oleh karyawannya.

Prosedur ini tidak tertulis, tetapi disampaikan secara lisan kepada

karyawannya ketika awal karyawan tersebut bekerja. SOP tidak tertulis ini

menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak memiliki

dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah lebih baik

apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis

sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang

mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini

adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan

karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai

tidak sesuai standar perusahaan.

Perusahaan juga telah memiliki dokumen permintaan pembelian

dan dokumen pesanan pembelian dalam menunjang kegiatan pembelian

mereka. Namun, dokumen-dokumen tersebut belum memiliki nomor

dokumen tercetak secara berurutan. Nomor dokumen dilakukan dengan

penulisan manual. Seharusnya nomor dokumen tercetak secara urut di

dalam dokumen untuk meminimalisir risiko nomor urut berganda. Tidak


52

adanya nomor urut juga memungkinkan terjadinya duplikasi transaksi

yang terjadi. Nomor urut digunakan sebagai bentuk pengendalian untuk

memastikan bahwa hanya terdapat satu transaksi untuk satu dokumen.

Nomor urut juga memudahkan ketika melakukan pengecekan apabila

terjadi kesalahan dalam transaksi. Selanjutnya, setiap pembelian yang

dilakukan telah diotorisasi oleh manajer, sehingga setiap pesanan

pembelian diketahui oleh pihak manajer.

Kegiatan pembelian pada perusahaan telah dilakukan oleh bagian

tertentu, seperti pembelian melalui pemasok akan dilakukan oleh manajer

atau asisten manajer, sedangkan pembelian secara eceran dilakukan oleh

karyawan bar atau kitchen yang bertugas saat itu. Pembelian melalui

pemasok dapat dilakukan pemesanan setiap saat, tetapi tetap terdapat

waktu pengirimannya. Hal ini mengharuskan perusahaan memiliki strategi

yang baik kapan dilakukan pemesanan agar bahan baku tiba di perusahaan

di waktu yang tepat. Jika persediaan sudah menipis dan bahan baku yang

berasal dari pemasok belum tiba, perusahaan sudah memiliki alternatif

pemasok. Alternatif pemasok ini berguna untuk membantu perusahaan

ketika membutuhkan bahan baku segera mungkin.

Perusahaan juga sudah memiliki pemasok-pemasok yang menjadi

pemasok utama dan alternatif perusahaan. Pemasok-pemasok tersebut

tidak terdokumentasikan dalam bentuk daftar yang rinci. Selama pemasok

perusahaan belum berjumlah banyak, adanya daftar tertulis belum menjadi

kewajiban yang harus dilengkapi perusahaan. Alangkah lebih baik apabila


53

perusahaan tetap mendokumentasikan daftar pemasok tersebut, dengan

harapan ketika perusahaan semakin berkembang dan memiliki daftar

pemasok yang banyak akan memudahkan kegiatan pembelian perusahaan.

Tidak adanya daftar pemasok dapat menimbulkan risiko dimana

pembelian mungkin saja tidak dilakukan melalui pemasok yang

diotorisasi.

Otorisasi pemasok merupakan bentuk seleksi pemasok yang

memenuhi kriteria manajemen. Apabila tidak dilakukan pembelian melalui

pemasok-pemasok tersebut, mungkin saja produk yang diperoleh kurang

berkualitas dan memiliki harga yang lebih tinggi. Pemasok tersebut juga

harus dilakukan evaluasi secara berkala. Evaluasi selama ini dilakukan jika

dalam keadaan dimana perusahaan merasa dirugikan, tetapi selama ini

perusahaan belum merasa ada masalah dengan pemasok yang mereka

miliki. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa pemasok masih

memenuhi kriteria dari manajemen, dan melihat apakah ada pemasok lain

yang lebih menguntungkan dari pemasok yang perusahaan miliki.


54

2. Penerimaan Bahan Baku

Berikut hasil checklist pengujian kegiatan penerimaan bahan

baku:

Tabel 4: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020

Program yang di audit: Penerimaan Persediaan Bahan Baku


Efektivitas

1 Apakah perusahaan


penerimaan?

√

Tidak tertulis,

disampaikan secara

lisan.

2 Apakah dilakukan

pemeriksaan kualitas

bahan baku yang diterima?

√

3 Apakah terdapat prosedur

apabila bahan baku yang

diterima tidak sesuai

dengan pesanan?

√

Tidak tertulis.

4 Apakah pembayaran yang

dilakukan telah mendapat

persetujuan dari pihak

manajemen?

√

Efisiensi

5 Apakah terdapat bagian

yang melakukan

penerimaan?

√

Menjadi satu

dengan bagian

lainnya.

6 Apakah dilakukan

pembuatan laporan

penerimaan barang?

√


55

Lanjutan Tabel 4: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Ekonomis

7 Apakah dilakukan

pencocokan bahan baku

diterima dengan order

pembelian?

√

Kecuali pembelian

melalui pemasok.

8 Apakah pemasok

memberikan jaminan atas


√

9 Apakah setiap tagihan dari

pemasok telah dicocokkan

dengan penerimaan bahan

baku?

√


di atas: -

B Catatan lain: -

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan: -

Ya Tidak

9 0

Sumber: Baridwan (2009: 176), Bayangkara (2016: 94-95, 97), Mulyadi

(2016: 4, 255), Romney (2016: 481-482), Suarsana (2007: 76)

Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan pada

kegiatan penerimaan bahan baku, diperoleh hasil persentase 100% untuk


ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa kegiatan

penerimaan bahan baku sangat efektif, sangat efisien, dan sangat

ekonomis.

Kopi Bule sudah memiliki prosedur yang mengatur kegiatan

penerimaan. SOP kegiatan penerimaan ini tidak berbentuk tertulis, tetapi


56

disampaikan langsung kepada karyawan ketika awal mereka bekerja di

perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan pembelian SOP tidak tertulis ini

menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak memiliki

dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah lebih baik

apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis

sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang

mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini

adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan

karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai

tidak sesuai standar perusahaan.

Perusahaan selalu melakukan pemeriksaan atas bahan baku yang

diterima baik melalui pemasok maupun pembelian secara eceran atau

bukan pemasok. Bahan baku yang diterima dicek baik dari segi kualitas

dan segi kuantitas. Bahan baku yang dibeli secara eceran atau tidak

melalui pemasok akan dilakukan pencocokkan dengan dokumen pesanan

pembelian. Sedangkan, pembelian melalui pemasok hanya dicocokkan

dengan invoice dikarenakan tidak adanya dokumen pesanan pembelian.

Bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan terdapat prosedur

untuk mengatasinya, namun prosedur tersebut tidak tertulis. Apabila

pembelian melalui pemasok, manajer akan menghubungi pihak pemasok

untuk meminta pertanggungjawaban. Pihak pemasok sendiri memberikan

jaminan bagi perusahaan apabila bahan baku tidak sesuai dengan pesanan.

Namun, bila pembelian melalui eceran atau bukan pemasok, karyawan


57

yang melakukan pembelian akan dimintai alasan pertanggungjawaban.

Berkaitan dengan ini, seharusnya perusahaan mendokumentasikan

prosedur secara tertulis apabila terjadi ketidaksesuaian bahan baku yang

diterima dengan yang dipesan.

Kegiatan penerimaan bahan baku sudah dilakukan oleh bagian

tertentu seperti halnya bagian pembelian. Bagian tersebut tidak terpisah

dengan bagian lainnya, seperti penerimaan bahan baku dari pemasok

dilakukan oleh manajer atau asisten manajer, sedangkan pembelian

melalui eceran dapat diterima oleh karyawan bagian bar atau kitchen yang

bertugas saat itu. Setiap bahan baku yang diterima melalui pembelian

eceran atau bukan pemasok akan dilakukan pembuatan laporan

penerimaan barang, pelaporan melalui media grup perusahaan (whatsapp),

serta pencatatan dalam kartu persediaan. Namun, pembelian melalui

pemasok tidak dilakukan pembuatan laporan penerimaan barang secara

tertulis, hanya melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp)

dan pencatatan ke dalam kartu persediaan saja.

Setiap tagihan dari pemasok (invoice) selalu dicocokkan dengan

penerimaan bahan baku, dan pembayaran tagihan tersebut bergantung pada

perjanjian antara manajer dan pemasok apakah akan dibayar tunai, utang,

atau dibayar melalui transfer. Setiap pembayaran sudah mendapat

persetujuan dari pihak manajemen. Sebaiknya, perusahaan tetap

melakukan tindakan yang sama terhadap pembelian melalui pemasok,

dengan membuat laporan penerimaan barang secara tertulis.


58

3. Penyimpanan Bahan Baku

Berikut hasil checklist pengujian kegiatan penyimpanan bahan

baku:

Tabel 5: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku


Program yang di audit: Penyimpanan Persediaan Bahan Baku


Efektivitas

1 Apakah perusahaan


penyimpanan bahan baku?

√

Tidak tertulis,

disampaikan secara

lisan.

2 Apakah persediaan di

bawah pengawasan orang

tertentu?

√

3 Apakah penyimpanan telah

diatur sesuai dengan

tanggal penerimaan?

√

4 Apakah bahan baku slow

moving, usang, rusak,

dipisahkan?

√


untuk pelaksanaan stock

opname?

√

Tidak tertulis,

disampaikan secara

lisan.

Efisiensi

6 Apakah persediaan telah

diatur secara rapih dan

tertib?

√

7 Apakah penyimpanan

dipisahkan antara bahan

baku makanan dan

minuman?

√

Terdapat beberapa

bahan baku yang

disimpan

bersamaan.


59

Lanjutan Tabel 5: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku

8 Apakah telah dilakukan

penghitungan (stock

opname) atas persediaan

bahan baku secara rutin?

√

Dilakukan setiap

hari.

9 Apakah perusahaan

memiliki kartu persediaan?

√

Ekonomis

10 Apakah dalam

penyimpanan sudah

mencegah bahan baku dari:

a. Pencurian?

√

b. Kerusakan? √

c. Kebakaran, banjir,

dan risiko lainnya?

√

11 Apakah telah diterapkan

jumlah minimum dan

maksimum persediaan?

√


di atas:-

B Catatan lain: -

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan: -

Ya Tidak

11 2

Sumber: Agoes (2017: 318-319), Baridwan (2009: 126), Mulyadi (2016:

489), Suarsana (2007: 76), Ristono (2013: 7)


kegiatan penyimpanan bahan baku, diperoleh hasil persentase 60% untuk


ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa kegiatan


60

penyimpanan bahan baku cukup efektif, sangat efisien, dan sangat

ekonomis.


penyimpanan. SOP kegiatan penyimpanan ini tidak berbentuk tertulis,

tetapi disampaikan langsung kepada karyawan ketika awal mereka bekerja

di perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan sebelumnya, SOP tidak

tertulis ini menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak

memiliki dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah

lebih baik apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut

secara tertulis sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi

karyawan. Risiko yang mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki

prosedur tertulis ini adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena

perlu arahan dan karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil

yang dicapai tidak sesuai standar perusahaan.

Persediaan bahan baku telah disimpan secara aman yang terhindar

dari pencurian, kerusakan, kebakaran, banjir, dan risiko lainnya. Peletakan

persediaan sudah diatur secara rapi, sesuai dengan jenis bahan bakunya.

Bahan baku yang digunakan oleh bagian bar dan kitchen telah dipisahkan.

Area bar menyimpan bahan baku minuman saja, begitu pula area kitchen

menyimpan bahan baku makanan saja. Perusahaan tidak memiliki area

gudang khusus penyimpanan bahan baku karena jumlah bahan baku yang

tidak terlalu banyak dan membutuhkan tempat luas, sehingga

penyimpanannya diletakkan di area kerja bar dan kitchen. Terdapat pula


61

bahan baku yang digunakan oleh kedua bagian tersebut, dan diletakkan di

tempat yang sama, contohnya lemon.

Bahan baku yang jarang terpakai dipisahkan dengan meletakkan

bahan baku tersebut di area yang tidak mengganggu penggunaan bahan

baku lainnya. Sedangkan bahan baku yang sudah tidak layak pakai, akan

langsung dibuang demi menjaga kualitas produk yang dihasilkan.

Perusahaan juga menerapkan metode persediaan minimum dan

maksimum. Persediaan minimum ini diukur dengan merata-rata penjualan

setiap minggunya sehingga ketika persediaan di bawah batas minimum,

perusahaan akan melakukan pembelian bahan baku. Sedangkan persediaan

maksimum berdasarkan penjualan tertinggi.

Perusahaan juga sudah melakukan stock opname yang dilakukan

setiap harinya ketika kegiatan operasi perusahaan akan selesai. Kegiatan

stock opname ini memiliki prosedur yang harus dilakukan oleh karyawan

yang bertugas. Karyawan yang bertugas melakukan stock opname adalah

karyawan bar dan kitchen yang mendapat shift terakhir setiap harinya.

Prosedur stock opname perusahaan ini disampaikan secara lisan kepada

karyawan, dan tidak tertulis seperti halnya SOP kegiatan penyimpanan

bahan baku.

Risiko dari kelemahan ini sama halnya dengan tidak adanya SOP

tertulis pada kegiatan penyimpanan bahan baku, seperti kesalahan

penghitungan dengan satuan yang berbeda dengan yang telah ditentukan

oleh perusahaan. Alangkah lebih baik apabila perusahaan membuat


62

prosedur secara tertulis berkaitan dengan kegiatan stock opname agar

karyawan memiliki panduan yang jelas dalam melakukan stock opname.

Hasil penghitungan stock opname lalu dimasukkan kedalam kartu

persediaan yang dimiliki perusahaan dengan bantuan Google Spreadsheet.

Sebaiknya perusahaan memiliki instruksi secara tertulis secara rinci

mengenai pelaksanaan stock opname agar dapat dilaksanakan secara benar.

Persediaan bahan baku Kopi Bule tidak dalam pengawasan orang

tertentu, selama ini pengawasan dilakukan secara langsung oleh manajer

dengan bantuan kartu persediaan (Google Spreadsheet) yang bisa diakses

dengan mudah. Tidak adanya pengawasan terhadap penyimpanan bahan

baku menjadikan risiko pengelolaan persediaan bahan baku tidak sesuai

aturan perusahaan. Contoh tidak sesuai dengan aturan adalah peletakkan

penyimpanan bahan baku tidak sesuai tempatnya atau tidak dilakukan

pencatatan pada kartu persediaan ketika bahan baku diterima perusahaan.

Penyimpanan bahan baku tidak diatur sesuai dengan tanggal

penerimaan, hanya berdasarkan jenisnya saja. Bahan baku yang lama yang

tertumpuk dengan bahan baku baru akan berisiko menjadikan bahan baku

tersebut tidak segera terpakai yang mengakibatkan bahan baku rusak dan

tidak layak pakai, sehingga dapat merugikan perusahaan. Peletakkan bahan

baku secara urut dengan tanggal penerimaannya dapat membantu dalam

pemberlakukan metode first in first out (FIFO) dalam pemakaian bahan

baku. Sebaiknya perusahaan tidak hanya meletakkan bahan baku sesuai

jenisnya saja, tetapi melakukan proses peletakkan sesuai dengan tanggal


63

penerimaannya agar mendukung penerapan metode FIFO atas pemakaian

bahan baku.

4. Pemakaian Bahan Baku

Berikut hasil checklist pengujian kegiatan pemakaian bahan baku:

Tabel 6: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku


Program yang di audit: Pemakaian Persediaan Bahan Baku


Efektivitas

1 Apakah perusahaan


pemakaian bahan baku?

√

Tidak tertulis,

disampaikan secara

lisan.

2 Apakah terdapat pelaporan

atas kesalahan pemakaian

bahan baku?

√

Efisiensi

3 Apakah pengambilan

bahan baku dilakukan oleh

orang tertentu?

√

4 Apakah terdapat laporan

tertulis atas penggunaan

bahan baku?

√

Tetapi tidak

terdokumentasikan.

Ekonomis

5 Apakah setiap pemakaian

bahan baku berdasarkan

bukti penjualan tertulis?

√

6 Apakah penggunaan bahan

baku telah menerapkan

metode first in first out

(FIFO)?

√


64

Lanjutan Tabel 6: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku

7 Apakah kelebihan

penggunaan bahan baku

dikembalikan ke gudang

atau tempat penyimpanan?

√


di atas: -

B Catatan lain: -

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan: -

Ya Tidak

5 2

Sumber: Agoes (2017: 318), Mulyadi (2016: 4, 473), Suarsana (2007: 76)


kegiatan pemakaian bahan baku, diperoleh hasil persentase 50% untuk

indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 66,67% untuk

indikator ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa

kegiatan penyimpanan bahan baku sangat cukup efektif, sangat efisien,

dan ekonomis.


pemakaian. Standard operating procedure (SOP) kegiatan penyimpanan

ini tidak berbentuk tertulis, tetapi disampaikan langsung kepada karyawan

ketika awal mereka bekerja di perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan

sebelumnya, SOP tidak tertulis ini menjadi kelemahan bagi perusahaan

dimana perusahaan tidak memiliki dokumen tertulis sebagai acuan kerja

karyawannya. Alangkah lebih baik apabila perusahaan

mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis sehingga dapat


65

menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang mungkin

muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini adalah

karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan karyawan

tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai tidak sesuai

standar perusahaan.

Pengambilan bahan baku untuk makanan hanya bisa diambil oleh

karyawan bagian kitchen yang sedang bertugas. Sebaliknya, pengambilan

bahan baku untuk minuman hanya bisa diambil oleh bagian bar yang

sedang bertugas. Setiap pemakaian bahan baku telah dilakukan pelaporan,

namun pelaporan ini tidak terdokumentasikan. Bentuk laporan pemakaian

bahan baku ini tidak formal dan tidak spesifik. Pelaporan dilakukan

melalui grup perusahaan (whatsapp) dan hanya melaporkan setiap

membuka bungkus bahan baku baru.

Pemakaian bahan baku pada perusahaan sendiri sudah sesuai

dengan bukti penjualan tertulis. Perusahaan sendiri sudah memiliki buku

resep untuk setiap menu yang dijual, sehingga karyawan memiliki acuan

dalam membuat pesanan pelanggan. Jika bahan baku diambil terlalu

berlebih, selama bahan baku tersebut masih bisa disimpan, maka akan

dilakukan penyimpanan kembali. Kesalahan pembuatan menu atau

pengambilan bahan baku yang terlalu banyak dan tidak dapat disimpan

kembali menjadi kendala bagi perusahaan karena perusahaan belum

memiliki media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan-kesalahan

tersebut.


66

Tidak adanya media pelaporan dan pencatatan ini menjadi

kelemahan bagi perusahaan, dimana tidak adanya pelaporan kesalahan ini

bisa menimbulkan tidak dicatatnya kerugian perusahaan. Tidak

dilakukannya pengakuan atas kerugian perusahaan ini akan berdampak

hingga pada laporan keuangan perusahaan dimana laba perusahaan akan

lebih tinggi dari yang seharusnya. Sebaiknya perusahaan menyediakan

media untuk melakukan pelaporan atau mencatat apabila terjadi kesalahan

pembuatan pesanan atau kesalahan pemakaian bahan baku sebagai bentuk

pengakuan atas kerugian perusahaan.

Pemakaian bahan baku pada perusahaan belum menerapkan

metode first in first out (FIFO) pada seluruh bahan baku. Penerapan

metode FIFO ini masih sebatas pada bahan baku yang tidak bertahan lama,

seperti sayur dan buah. Risiko yang muncul dari tidak diterapkan metode

FIFO ini sama halnya dengan peletakkan bahan baku tidak urut sesuai

tanggal penerimaannya. Bahan baku lama, yang tidak segera terpakai akan

berisiko melewati masa batas pakainya atau mengalami kerusakan

sehingga tidak layak untuk digunakan Sebaiknya perusahaan menerapkan

metode FIFO dalam pemakaian seluruh bahan baku perusahaan.

C. Pengujian Terinci (Detailed Examination)

Tahap ketiga dalam proses audit adalah pengujian terinci dimana

tahap ini melakukan pengujian apakah standard operating procedure (SOP)

dilaksanakan atau tidak. Selain itu, tahap ini juga dilakukan pencarian bukti-

bukti berkaitan dengan temuan-temuan pada tahap sebelumnya. Hasil pada


67

tahap ini yang menjadi dasar dalam menentukan rekomendasi-rekomendasi

perbaikan agar kegiatan atau operasi perusahaan menjadi lebih baik.

Berikut hasil pengujian SOP perusahaan yang sudah dilaksanakan:

Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure

Nama Perusahaan:

Kopi Bule

Periode Audit:

Desember 2019 – Januari 2020

Program yang diaudit: Kegiatan Pembelian Bahan Baku

No Pernyataan Ya Tidak Keterangan

1 Dilakukan pengecekan tingkat

persediaan setiap hari?

√

2 Melaporkan kepada manajer atau

asisten manajer ketika persediaan

menipis?

√

3 Pembelian melalui supplier

dilakukan oleh manajer?

√

4 Pembelian eceran dilakukan oleh

karyawan bagian terkait

(bar/kitchen)?

√

5 Dilakukan pengisian Formulir

Purchase sesuai dengan

kebutuhan?

√

Hanya pembelian

yang dilakukan

secara eceran

6 Dilakukan persetujuan kepada

manajer/asisten manajer dan

meminta uang untuk pembelian

bahan baku?

√

7 Melakukan pembelian sesuai

dengan yang tercantum dalam

Formulir Purchase?

√

Program yang diaudit: Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

Pembelian Bahan Baku Melalui Supplier

8 Penerimaan bahan baku dari

supplier dilakukan oleh

manajer/asisten manajer?

√


68

Lanjutan Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure

9 Ketika manajer/asisten manajer

berhalangan untuk menerima

bahan baku, akan dilakukan

penunjukkan terhadap karyawan

untuk bertanggungjawab

menerima bahan baku?

√

10 Dilakukan pengecekan terhadap


√

11 Dilakukan pembayaran apabila

dilakukan pembayaran secara

tunai?

√ Sesuai perjanjian

antara pemasok

dengan manajer.

12 Dilakukan penyimpanan setelah

proses penerimaan selesai?

√

Pembelian Bahan Baku Melalui Eceran

13 Menyerahkan Formulir Purchase

disertai nota/struk pembelian dan

sisa uang belanja (jika ada)

kepada manajer/asisten manajer?

√

14 Dilakukan pengecekan dengan

membandingkan bahan baku yang

diterima dengan Formulir

Purchase, apabila terdapat

kekurangan atau kelebihan bahan

baku, memberikan alasan yang

dapat dipertanggungjawabkan?

√

15 Dilakukan penyimpanan setelah

proses penerimaan selesai?

√

Program yang diaudit: Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku

16 Setelah melewati tahap

pengecekan, bahan baku disimpan

sesuai tempatnya?

√

17 Dilakukan pencatatan bahan baku

masuk ke dalam kartu persediaan

(Google Spreadsheet)?

√


69

Lanjutan Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure

18 Dilakukan pelaporan melalui grup

perusahaan (whatsapp) yang

menginformasikan bahan baku

masuk serta jumlahnya?

√

19 Karyawan yang mendapatkan shift

terakhir melakukan penghitungan

di akhir hari (stock opname) atas

persediaan bahan baku di

bagiannya masing-masing

(bar/kitchen)?

√

20 Hasil stock opname dicatat dalam

kartu persediaan (Google

Spreadsheet)?

√

Program yang diaudit: Kegiatan Pemakaian Bahan Baku

21 Dilakukan pemakaian bahan baku

sesuai dengan pesanan pelanggan

(sesuai dengan buku resep)?

√

22 Dilakukan pelaporan dalam grup

perusahaan (whatsapp) apabila

membuka bungkus persediaan

bahan baku baru?

√

23 Dilakukan pembuang bahan baku

secara langsung apabila bahan

baku sudah tidak layak pakai?

√

Diaudit Oleh: Yohanes Korian Suryo

Tanggal Audit: 11 Februari 2020

Sumber: Perusahaan

Berdasarkan hasil checklist standard operating procedure di atas,

dapat dikatakan bahwa karyawan telah melakukan kegiatannya berdasarkan

SOP yang disampaikan lisan oleh manajer. Terdapat kelemahan dengan tidak

adanya dokumen order pembelian ketika melakukan pembelian melalui

pemasok. Pembelian melalui pemasok merupakan tanggungjawab manajer.


70

Ketika ditanyakan alasannya, hal ini dikarenakan pembelian melalui pemasok

dilakukan dengan mengirim pesan menggunakan whatsapp secara langsung

kepada pemasok. Isi pesan tersebut juga tidak berbentuk formal, melainkan

sebatas memesan produk apa dan dalam jumlah berapa.

Pada tahap ini, dilakukan kegiatan lebih lanjut berkaitan dengan hasil

checklist pada tahap sebelumnya. Intensitas pembelian bahan baku pada

perusahaan dapat dikatakan tidak terlalu tinggi. Kegiatan pembelian bahan

baku dapat dilihat dalam dokumen kartu persediaan yang memuat tambahan

bahan baku yang dibeli. Berdasarkan bukti tersebut, hampir setiap hari

dilakukan pembelian bahan baku. Tetapi pembelian bahan baku ini tidak

dalam jumlah yang sangat banyak mengingat perusahaan masih bertaraf

UMKM.

Selain itu, didapatkan informasi dari manajer bahwa kegiatan

pembelian biasanya dilakukan satu hingga dua kali dalam sehari. Berdasarkan

intensitas dan jumlah pembelian yang tidak begitu banyak, bagian pembelian

dan bagian penerimaan yang terpisah dengan bagian lainnya masih belum

dibutuhkan. Alasan lainnya yaitu perusahaan yang masih dalam taraf UMKM,

akan terbebani dengan penambahan karyawan untuk bagian pembelian dan

bagian penerimaa.

Berkaitan dengan dokumen permintaan pembelian, pesanan

pembelian, dan laporan penerimaan bahan baku, dokumen yang dimiliki oleh

perusahaan untuk kegiatan ini adalah Formulir Purchase. Formulir Purchase

yang dimiliki perusahaan hanya sebanyak satu lembar dimana dokumen ini


71

berguna sebagai dokumen permintaan pembelian sekaligus pesanan pembelian

dan juga berguna sebagai laporan penerimaan bahan baku. Pada dokumen ini

terdapat kelengkapan tanggal, purchase order number, lokasi belanja, nama

dan tandatangan pembelanja, nama dan tandatangan penanggung jawab

dimana yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini adalah manajer dan

asisten manajer sehingga ini merupakan bentuk pengendalian internal yaitu

otorisasi dari pihak manajer, lalu terdapat pula nama dan tandatangan

penerima ketika bahan baku diterima di Kopi Bule. Isi dari dokumen ini

berupa order yaitu bahan baku yang akan dibeli serta report sebagai

pengecekan sekaligus laporan ketika barang diterima di Kopi Bule.

Pembelian yang dilakukan melalui pemasok dilakukan langsung oleh

manajer atau asisten manajer. Pembelian melalui pemasok dilakukan ketika

bahan baku berada di bawah jumlah minimum sesuai dengan data stock

opname. Pembelian melalui pemasok ini tidak menggunakan dokumen

pesanan pembelian, melainkan pesan informal kepada pemasok yang berisikan

bahan baku yang dibeli dan jumlahnya. Dokumen permintaan pembelian dan

pesanan pembelian seharusnya dilakukan pemisahan dimana pembuatan

dokumen ini bertujuan untuk merekam data transaksi perusahaan dan

menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi dalam perusahaan. Selain

melakukan pemisahan, perlu dilakukan pemberian nomor tercerak secara urut

pada setiap dokumennya.


72

Berikut contoh dokumen permintaan pembelian yang dapat digunakan

oleh perusahaan:

Nama Perusahaan

Yogyakarta PERMINTAAN PEMBELIAN

No : 1212

Kepada Yth.: Manajer Tanggal : 01/01/20X1

Nama : peminta

Bagian : Bar/kitchen

No Nama Item Kuantitas

Gambar 2: Dokumen Permintaan Pembelian

Sumber: Baridwan (2009: 176)

Berikut contoh dokumen pesanan pembelian yang dapat digunakan

oleh perusahaan:

Nama

Perusahaan

Yogyakarta ORDER PEMBELIAN

Yogyakarta, 01 Januari

20X1

No. Order Pembelian : 3434 Kepada Yth:

No. Permintaan Pembelian : 1212 (Tempat Pembelian)

Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Harga

Nomor Order Pembelian harap

Sdr. cantumkan dalam Faktur dan Surat Pengiriman

Nama

Manajer

Gambar 3: Dokumen Pesanan Pembelian



73

Berikut contoh dokumen laporan penerimaan bahan baku yang dapat

digunakan oleh perusahaan:

Nama Perusahaan

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

No. LPB : 5656

No. Order Pembelian : 3434

Diterima Dari : No. Permintaan Pembelian : 1212

Via :

Kuantitas Nama Item Tempat Penyimpanan

Bar Kitchen

Dihitung Oleh

Tanggal

:

:

Disimpan Oleh

Tanggal

:

:

Gambar 4: Dokumen Laporan Penerimaan Barang


Berkaitan dengan dokumen kartu persediaan perusahaan, dokumen ini

digunakan pula menjadi pencatatan hasil stock opname serta pencatatan bahan

baku masuk. Dokumen ini berupa dokumen elektronik dengan bantuan Google

Spreadsheet yang bisa diakses oleh seluruh karyawan. Berdasarkan dokumen

ini pula manajer melakukan pengolahan menjadi bentuk chart yang akan

menunjukkan peningkatan atau penurunan penjualan.

Dokumen ini berupa halaman excel dimana disediakan untuk jangka

waktu satu bulan. Kelengkapan yang ada pada dokumen ini dimulai dari baris

pertama adalah tanggal penginputan dimana nantinya masing-masing kolom

akan berisi tanggal selama satu bulan. Baris selanjutnya adalah nama peng-

input yang melakukan pemasukkan data sekaligus melakukan stock opname.

Kemudian dalam tabelnya termuat bahan baku yang berisi jumlah hasil stock


74

opname. Dokumen bagian bar dan kitchen dilakukan pemisahan sehingga

menjadi tanggung jawab karyawan masing-masing bagian dalam melakukan

stock opname.

Ditemukan berdasarkan dokumen pada bagian kitchen tepatnya

tanggal 1 Januari 2020 tidak dilakukan pencatatan hasil stock opname. Setelah

dilakukan penelusuran, diketahui bahwa karyawan yang bertugas saat itu tidak

mengusai penggunaan Google Spreadsheet dan tidak disediakan dokumen

manualnya, sehingga tidak dilakukan pencatatan. Tidak adanya pencatatan ini

menjadikan manajer tidak dapat melihat kenaikan atau penurunan penjualan

saat itu. Buruknya, hal ini dapat mengakibatkan tidak dilakukannya pembelian

bahan baku yang sudah menipis dan mengganggu operasi penjualan.

Kendala utama dalam kartu persediaan perusahaan ini adalah

melakukan pencatatan setiap penggunaan bahan bakunya. Sehingga

perusahaan selalu melakukan stock opname setiap harinya untuk menentukan

perlu atau tidaknya dilakukan pembelian bahan baku. Hasil stock opname hari

sebelumnya ditambah dengan pembelian hari ini dikurangi dengan hasil stock

opname hari ini akan menunjukkan jumlah pemakaian bahan baku. Jumlah

pemakaian bahan baku ini diasumsikan sebagai tingkat penjualan perusahaan.

Hal ini menjadi kelemahan dikarenakan perusahaan tidak memiliki

pelaporan kesalahan pembuatan pesanan, dan tidak dimasukkan ke dalam

kartu persediaan. Apabila terjadi kesalahan pembuatan pesanan, tidak seluruh

hasil penghitungan menunjukkan penjualan, tetapi harus dikurangi dengan

kesalahan tersebut.


75

Berikut kartu persediaan dari perusahaan yang telah dilakukan

perbaikan sehingga dapat meminimalisir risiko yang ada:

Kartu Persediaan

Bar/Kitchen

Tanggal 1 Januari 20x1 2 Januari 20x1

Pencatat Nama Nama Nama Nama Nama Nama

Item Tambahan Kesalahan Sisa Tambahan Kesalahan Sisa

Gambar 5: Kartu Persediaan

Sumber: Perusahaan

Dilakukan pula compliance test yang bertujuan untuk melihat apakah

bukti-bukti pembelian bahan baku telah dicatat dengan benar ke dalam kartu

persediaan atau tidak. Pengambilan bukti dilakukan secara sampling dan

secara acak tanggal pada bulan Januari 2020. Diambil transaksi tanggal 7, 14,

dan 26 Januari 2020. Berdasarkan bukti tersebut, bahan baku diterima sudah

dicatat secara benar ke dalam kartu persediaan perusahaan.

Dibalik ketaatan dalam pencatatan, terdapat kelemahan yang menjadi

risiko yang merugikan bagi perusahaan. Kelemahan tersebut adalah pembelian

masih tidak dipisahkan antara kebutuhan pribadi dengan kebutuhan

perusahaan. Hal ini terbukti pada tanggal 26 Januari 2020, terdapat pembelian

untuk kebutuhan pribadi yang menjadi satu dengan pembelian perusahaan.

Risiko yang muncul dari kelemahan ini adalah kemungkinan terjadinya

pembelian kebutuhan pribadi yang dibiayakan kepada perusahaan sehingga

perusahaan mengalami kerugian. Sebaiknya perusahaan melakukan kebijakan


76

untuk pembelian bahan baku sebagai keperluan perusahaan tidak digabungkan

dengan pembelian untuk keperluan pribadi.

Berdasarkan ketiga tahap yang sudah dilalui, temuan dapat dirangkum

dan dianalisis sebagai berikut:

1. Temuan

a. Perusahaan belum standard operating procedure (SOP) secara tertulis

yang mengatur kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan

dan minuman mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

pemakaian tetapi terdapat prosedur yang disampaikan secara lisan.

b. Dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan

barang menjadi satu formulir yang disebut Formulir Purchase serta

tidak disertai nomor urut tercetak.

c. Terdapat pembelian bahan baku (keperluan perusahaan) menjadi satu

dengan pembelian keperluan pribadi.

d. Perusahaan belum memiliki daftar pemasok secara tertulis dan tidak

terdapat evaluasi atas pemasok perusahaan secara berkala.

e. Tidak adanya orang atau bagian tertentu yang melakukan pengawasan

khusus atas pengelolaan persediaan bahan baku milik perusahaan.

f. Peletakan penyimpanan seluruh bahan baku makanan dan minuman

tidak dilakukan secara urut sesuai dengan tanggal penerimaannya serta

pemakaian seluruh bahan baku terkecuali bahan baku berumur pendek

tidak dilakukan dengan menggunakan metode first in first out (FIFO).


77

g. Perusahaan belum memiliki instruksi tertulis atas kegiatan stock

opname dan tidak adanya sosialisasi atau pelatihan kepada karyawan

dalam melakukan stock opname khususnya penggunaan alat bantu

Google Spreadsheet.

h. Tidak tersedianya media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan

pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan

baik secara tertulis maupun pencatatan di dalam kartu persediaan

perusahaan.

2. Kriteria

a. Terdapat standard operating procedure (SOP) tertulis yang mengatur

secara jelas jalannya kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku

dimulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.

b. Terdapat pemisahan dokumen permintaan pembelian, pesanan

pembelian, dan laporan penerimaan barang yang disertai otorisasi

pihak manajemen dan terdapat nomor urut tercetak di setiap

dokumennya.

c. Terdapat pemisahan kepentingan antara kepentingan perusahaan

dengan kepentingan pribadi.

d. Terdapat daftar tertulis yang memuat informasi seluruh pemasok

perusahaan dan dilakukan evaluasi berkala atas pemasok yang dipilih

oleh perusahaan.

e. Terdapat pengawas yang bertugas mengawasi persediaan bahan baku

yang ada pada perusahaan.


78

f. Peletakan penyimpanan bahan baku dilakukan secara urut sesuai

dengan tanggal penerimaan baku dan pemakaian bahan baku dilakukan

dengan metode first in first out (FIFO).

g. Terdapat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname dan dilakukan

sosialisasi atau pelatihan atas kegiatan stock opname kepada seluruh

karyawan.

h. Terdapat pelaporan dan pencatatan atas kesalahan pemakaian bahan

baku atau kesalahan dalam pembuatan menu pesanan pelanggan oleh

karyawan.

3. Penyebab

a. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis

dianggap belum diperlukan, sehingga penyampaian secara lisan sudah

dianggap cukup.

b. Mempercepat kegiatan pembelian dan penerimaan bahan baku oleh

karyawan.

c. Tidak adanya kebijakan pemisahan kepentingan pribadi dan

kepentingan perusahaan dengan jelas.

d. Daftar pemasok dianggap tidak perlu karena kegiatan pembelian

melalui pemasok dilakukan oleh manajer, evaluasi dilakukan hanya

ketika pemasok melakukan kesalahan besar yang merugikan

perusahaan.


79

e. Persediaan bahan baku dianggap menjadi tanggungjawab dari masing-

masing bagian (bar/kitchen) sehingga seluruh karyawan

bertanggungjawab atas persediaan yang ada di bagiannya.

f. Peletakan bahan baku hanya dilakukan sesuai jenisnya tanpa

mempertimbangkan kapan bahan baku itu diterima, pemakaian bahan

secara FIFO hanya diterapkan pada bahan baku yang tidak tahan lama

seperti sayur dan buah.

g. Penyampaian atas instruksi stock opname secara lisan dianggap sudah

cukup, dan karyawan dianggap sudah mengusai penggunaan teknologi

di era moderen seperti sekarang.

h. Kejadian kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan

menu sangat jarang terjadi pada perusahaan, sehingga perusahaan

belum membuat laporan atau dokumen untuk mencatat kesalahan yang

mungkin terjadi.

4. Akibat

a. Kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku berisiko tidak adanya

kesamaan tahapan kerja yang berdampak tidak terpenuhinya standar

perusahaan. Contoh, seharusnya dilakukan pengecekan ketika biji kopi

diterima perusahaan, tetapi terdapat karyawan yang langsung mencatat

dan menyimpan biji kopi tersebut, dampaknya kualitas dan kuantitas

biji kopi berisiko tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan.

b. Tidak adanya dokumentasi terpisah atas kegiatan pembelian bahan

baku hingga penerimaan bahan baku berisiko tidak dapat terpantaunya


80

proses pengadaan persediaan bahan baku, dan berisiko diterima tidak

sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan. Contoh, dokumen

pesanan pembelian digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan sedang

melakukan pemesanan biji kopi. Ketika biji kopi sudah sampai di

perusahaan, akan dilakukan pencocokan biji kopi yang diterima

dengan yang dipesan pada dokumen pesanan pembelian. Ketika

perusahaan tidak memiliki dokumen tersebut, terdapat risiko bahwa

biji kopi yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan dikarenakan

tidak terdapat bukti yang berguna untuk memastikan pesanan tersebut

dan perusahaan harus membayar atas biji kopi yang tidak sesuai

tersebut.

c. Terdapat risiko penyalahgunaan wewenang, dimana kepentingan

pribadi dibebankan kepada perusahaan, sehingga perusahaan

mengalami kerugian. Contoh, ketika dilakukan pembelian eceran

bahan baku makanan di pusat grosir, karyawan yang bertugas saat itu

membeli keperluan pribadinya dan menjadikan pembayaran tersebut

dalam satu faktur dengan bahan baku perusahaan. Ketika dilakukan

pelaporan kepada perusahaan, terdapat risiko tidak terdeteksinya

pembelian pribadi karyawan tersebut sehingga perusahaan

membayarkan sesuai nominal total pembelian. Hal ini menunjukkan

bahwa perusahaan menanggung biaya pribadi karyawan.

d. Berisiko terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak

terotorisasi, evaluasi yang tidak dilakukan secara berkala


81

mengakibatkan perusahaan tidak memiliki informasi keandalan

pemasok untuk menentukan kebijakan yang akan dipilih. Contoh,

perusahaan memiliki kriteria atas pemasok biji kopi dimana harus

memenuhi kriteria harga, kualitas, dan keandalan pemasok tersebut.

Ketika pemasok telah dipilih perusahaan, hal ini menunjukkan bahwa

pemasok tersebut telah memenuhi kriteria perusahaan. Apabila

pembelian dilakukan melalui pemasok yang tidak terotorisasi, terdapat

risiko dimana biji kopi yang diterima tidak memiliki kualitas sesuai

kriteria perusahaan atau memiliki harga yang terlalu tinggi. Pemasok

perusahaan juga harus dilakukan evaluasi, dimana bertujuan untuk

melihat apakah pemasok tersebut masih memenuhi kriteria perusahaan

sehingga perusahaan tidak dirugikan.

e. Terdapat risiko pengelolaan bahan baku tidak sesuai dengan aturannya

dikarenakan tidak adanya controling dari pengawas. Contoh, tidak

adanya pengawas yang melakukan pengecekan atas penyimpanan

bahan baku dapat menimbulkan risiko dimana biji kopi tidak

diletakkan sesuai di tempatnya yang mengakibatkan dapat merusak

kualitas biji kopi tersebut.

f. Terdapat risiko dimana bahan baku lama tidak segera terpakai hingga

melewati masa pakai atau mengalami kerusakan sehingga tidak layak

pakai sehingga merugikan perusahaan. Contoh, kotak susu tidak

diletakkan sesuai tanggal penerimaannya dan tidak dipakai dengan

menggunakan metode FIFO. Kotak susu yang diletakkan di bagian


82

yang sulit terjangkau seperti diurutan paling belakang dalam almari

pendingin dan selalu tertutupi kotak susu baru ketika dilakukan

pembelian memunculkan risiko dimana susu tersebut akan tidak segera

terpakai. Hal ini dapat mengakibatkan susu tersebut melewati masa

pakainya sehingga tidak layak untuk dipakai kembali sehingga

perusahaan mengalami kerugian.

g. Kegiatan stock opname berisiko tidak berjalan sesuai dengan aturan

dan tidak dilakukan pencatatan atas hasil stock opname dikarenakan

kurang mampunya karyawan dalam melakukan kegiatan stock opname.

Contoh, perusahaan memiliki standar dalam penentuan satuan untuk

setiap jenis bahan baku seperti biji kopi menggunakan satuan gram.

Ketika tidak terdapat instruksi yang jelas, memunculkan risiko dimana

karyawan menggunakan satuan yang berbeda seperti gram dan

bungkus yang berakibat kartu persediaan tidak akan menunjukkan

kuantitas yang sebenarnya. Prosedur ini sebaiknya disosialisasikan

dengan jelas agar tidak terulang kejadian dimana hasil stock opname

tidak dicatat seperti tanggal 1 Januari 2020.

h. Terdapat risiko dimana dokumen kartu persediaan tidak menunjukkan

nilai pemakaian bahan baku dikarenakan penjualan yang sebenarnya,

dan tidak dicatatnya kerugian yang timbul di dalam laporan keuangan

perusahaan. Contoh, terdapat pelanggan yang memesan minuman non

kopi, tetapi karyawan menyiapkan minuman kopi. Tidak adanya

pencatatan kesalahan pemakaian bahan baku atau pembuatan pesanan


83

menimbulkan perusahaan tidak mengakui kerugian sebanyak secangkir

kopi yang telah disiapkan karyawan.

5. Rekomendasi

a. Perusahaan sebaiknya memiliki standard operating procedure (SOP)

tertulis atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku secara rinci

dan jelas, dimulai dari pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku,

penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian bahan baku.

Rekomendasi SOP secara rinci dapat dilihat pada lampiran 13. SOP ini

bukanlah suatu keharusan untuk dimiliki perusahaan apabila karyawan

masih bekerja sesuai dengan prosedurnya. Namun akan menjadi suatu

kebaikan apabila perusahaan memiliki prosedur yang terdokumentasi.

b. Perusahaan sebaiknya melengkapi dokumen yang dimiliki, yaitu

dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Laporan

Penerimaan Barang dengan otorisasi dan memiliki nomor urut tercetak.

Rekomendasi dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian,

dan Laporan Penerimaan Barang dapat dilihat pada lampiran 14.

Dokumen ini berguna sebagai bentuk pengendalian atas kegiatan

pembelian dan penerimaan bahan baku perusahaan.

c. Perusahaan sebaiknya menerapkan kebijakan dalam pemisahan

kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan, setiap kepentingan

perusahaan harus memiliki dokumen yang terpisah dengan

kepentingan pribadi. Contoh pemisahan kepentingan ini adalah dengan


84

tidak disertainya pembelian untuk kepentingan pribadi pada setiap

pembelian bahan baku perusahaan.

d. Perusahaan sebaiknya memiliki daftar pemasok secara tertulis yang

berisi informasi secara rinci atas pemasok yang dimiliki oleh

perusahaan dan dilakukan evaluasi secara berkala. Rekomendasi daftar

pemasok dapat dilihat pada lampiran 15. Hal ini bertujuan untuk

meminimalisir terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang

tidak terotorisasi. Evaluasi bertujuan untuk melihat apakah pemasok

masih menguntungkan atau terdapat alternatif lain yang lebih

menguntungkan. Daftar pemasok akan sangat berguna apabila

perusahaan memiliki pemasok yang cukup banyak. Harapannya ketika

perusahaan semakin berkembang, maka kebutuhan akan pemasok tentu

akan meningkat sehingga akan lebih dimudahkan apabila dikelola

dalam bentuk daftar pemasok tertulis.

e. Perusahaan sebaiknya menjadikan Head Bar dan Head Kitchen sebagai

pengawas atas persediaan bahan baku di masing-masing bagian. Tugas

pengawasan ini berguna untuk memastikan pengelolaan persediaan

bahan baku seperti penyimpanan bahan baku, pencatatan bahan baku,

pemakaian bahan baku dan kegiatan stock opname telah berjalan

dengan baik sesuai dengan ketentuan perusahaan. Penambahan

tanggungjawab ini juga meminimalisir pengeluaran biaya tambahan

untuk menambah karyawan yang bertugas dalam pengawasan.


85

f. Perusahaan sebaiknya mulai menerapkan peraturan peletakan

penyimpanan seluruh bahan baku urut sesuai dengan tanggal

penerimaan dan menerapkan metode first in first out (FIFO) dalam

seluruh pemakaian bahan baku. Contoh penerapan ini dapat dilakukan

dengan memberikan label tanggal penerimaan bahan baku dan

meletakkannya dalam batch sesuai dengan tanggal penerimaannya.

Pemakaian bahan baku dimulai dengan bahan baku yang diterima

terlebih dahulu. Pelabelan ini dimungkinkan dilakukan karena

mengingat tingkat persediaan bahan baku pada perusahaan masih

tergolong sedikit. Penerapan ini bertujuan untuk menjaga kualitas dari

bahan baku sehingga meminimalisir kerugian perusahaan.

g. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock

opname secara rinci dan jelas apabila dibutuhkan, serta melakukan

sosialisasi dan pelatihan dalam melakukan stock opname kepada

seluruh karyawan termasuk pemakaian dokumen kartu persediaan

perusahaan. Hal ini bertujuan agar seluruh karyawan mampu

melakukan stock opname secara benar dan meminimalisir risiko tidak

dilakukannya pencatatan hasil stock opname seperti yang terjadi pada

perusahaan tanggal 1 Januari 2020.

h. Perusahaan sebaiknya menambahkan bagian khusus untuk pencatatan

kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan

pelanggan oleh karyawan di dalam kartu persediaan. Rekomendasi ini

dapat dilihat pada lampiran 16 dimana berdasarkan kartu persediaan


86

yang telah dimiliki oleh perusahaan dilakukan sedikit perbaikan. Hal

ini bertujuan sebagai bentuk pengakuan perusahaan atas kerugian yang

terjadi dan serta dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja karyawan.

Secara keseluruhan, berdasarkan checklist jumlah jawaban “Ya” atas

indikator efektivitas sebanyak sepuluh, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak

empat. Berdasarkan penghitungan, persentase efektivitas secara keseluruhan

pada kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku yaitu sebesar 71,43%.

Persentase ini menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan bahan baku pada

perusahaan dapat dikatakan efektif.

Berdasarkan checklist, jawaban “Ya” untuk indikator efisiensi

sebanyak 13, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak nol. Persentase efisiensi

berdasarkan hasil penghitungan sebesar 100%. Persentase ini menunjukkan

bahwa pengelolaan persediaan bahan baku pada perusahaan sudah sangat

efisien.

Berdasarkan checklist, jawaban “Ya” pada indikator ekonomis

sebanyak sepuluh, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak dua. Hasil dari

penghitungan pada indikator ekonomis menunjukkan persentase sebesar

83,33%. Persentase ini menunjukkan bahwa perusahaan dalam pengelolaan

persediaan bahan bakunya sudah dikatakan sangat ekonomis.

D. Pengembangan Laporan (Report Development)

Tahap terakhir dalam audit operasional adalah melaporkan hasil

temuan berupa kelemahan yang ditemukan dalam aktivitas atau operasi

perusahaan. Bentuk pelaporan yang dilakukan adalah berupa laporan audit


87

yang ditujukan kepada manajer perusahaan. Tujuannya adalah untuk

membantu manajer dalam menentukan arah kebijakan dari perusahaan dan

rekomendasi yang diberikan bukanlah suatu keharusan untuk diterapkan oleh

perusahaan. Laporan audit akan menyajikan kondisi yang terjadi dalam

perusahaan, kriteria yang seharusnya terjadi, sebab dan akibat, serta

rekomendasi yang diberikan guna meminimalisir risiko yang terjadi. Berikut

akan disajikan laporan hasil audit operasional atas pengelolaan persediaan

bahan baku makanan dan minuman.


88

Laporan Hasil Audit Operasional Atas Pengelolaan

Persediaan Bahan Baku Makanan dan Minuman

Yogyakarta, 28 Februari 2020

Perihal : Laporan Hasil Audit Operasional

Kepada

Yth. Manajer Kopi Bule

Di Yogyakarta

Saya telah melakukan audit atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan

baku makanan dan minuman pada Kopi Bule, Yogyakarta untuk periode Januari

2020. Audit operasional ini bertujuan untuk menemukan kelemahan atas kegiatan

pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan minuman pada Kopi Bule dan

memberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama

pelaksanaan audit. Berdasarkan hasil audit, kegiatan pengelolaan persediaan

bahan baku makanan dan minuman pada Kopi Bule masih memiliki kelemahan

mendasar, seperti tidak adanya standar operasional prosedur yang melandasi

kegiatan dalam pengelolaan persediaan bahan baku.

Hasil audit terperinci akan disajikan dalam bentuk laporan audit yang

meliputi:

Bab I : Informasi dan Latar Belakang

Bab II : Ruang Lingkup Audit

Bab III : Kesimpulan Audit

Bab IV : Rekomendasi Audit

Dalam pelaksanaan audit ini, saya mendapat dukungan dan bantuan dari

banyak pihak, mulai dari pimpinan hingga para karyawan. Untuk itu saya

mengucapkan terimakasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama

proses audit ini.

Hormat Saya,



89

LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN

BAHAN BAKU MAKANAN DAN MINUMAN

Bab I

Informasi Latar Belakang

Kopi Bule adalah salah satu Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

(UMKM) yang ada di Kota Yogyakarta, tepatnya Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta.

Minuman olahan kopi merupakan salah satu produk andalan dari Kopi Bule,

selain itu Kopi Bule juga menyediakan minuman non kopi serta berbagai jenis

makanan yang bisa dipesan. Kopi Bule didirikan dengan tujuan menjadi media

dimana orang-orang dapat berinteraksi, dengan bantuan kopi menjadikan interaksi

itu menjadi semakin akrab.

Persaingan dengan usaha sejenis menjadikan Kopi Bule memerlukan

pengembangan. Salah satunya adalah pengembangan terhadap pengelolaan

persediaan bahan baku makanan dan minuman. Salah satu cara dalam melakukan

pengembangan adalah dengan cara melakukan audit operasional terhadap kegiatan

tersebut. Tujuannya adalah untuk memberikan rekomendasi perbaikan sehingga

Kopi Bule dapat bertahan dan menjadi UMKM yang tangguh dan mandiri.


90



Bab II

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit operasional ini adalah kegiatan pengelolaan

persediaan bahan baku makanan dan minuman periode bulan Januari 2020. Audit

operasional ini mencakup empat kegiatan, yaitu pembelian persediaan bahan

baku, penerimaan persediaan bahan baku, penyimpanan persediaan bahan baku,

dan pemakaian persediaan bahan baku.


91



Bab III

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama proses audit

berjalan, kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut:

1. Temuan

a. Perusahaan belum standard operating procedure (SOP) secara tertulis

yang mengatur kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan

minuman mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

pemakaian tetapi terdapat prosedur yang disampaikan secara lisan.

b. Dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan

barang menjadi satu formulir yang disebut Formulir Purchase serta tidak

disertai nomor urut tercetak.

c. Terdapat pembelian bahan baku (keperluan perusahaan) menjadi satu

dengan pembelian keperluan pribadi.

d. Perusahaan belum memiliki daftar pemasok secara tertulis dan tidak

terdapat evaluasi atas pemasok perusahaan secara berkala.

e. Tidak adanya orang atau bagian tertentu yang melakukan pengawasan

khusus atas pengelolaan persediaan bahan baku milik perusahaan.

f. Peletakan penyimpanan seluruh bahan baku makanan dan minuman tidak

dilakukan secara urut sesuai dengan tanggal penerimaannya serta

pemakaian seluruh bahan baku terkecuali bahan baku berumur pendek

tidak dilakukan dengan menggunakan metode first in first out (FIFO).

g. Perusahaan belum memiliki instruksi tertulis atas kegiatan stock opname

dan tidak adanya sosialisasi atau pelatihan kepada karyawan dalam

melakukan stock opname khususnya penggunaan alat bantu Google

Spreadsheet.

h. Tidak tersedianya media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan

pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan baik

secara tertulis maupun pencatatan di dalam kartu persediaan perusahaan.

2. Kriteria

a. Terdapat standard operating procedure (SOP) tertulis yang mengatur

secara jelas jalannya kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku dimulai

dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.

b. Terdapat pemisahan dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian,

dan laporan penerimaan barang yang disertai otorisasi pihak manajemen

dan terdapat nomor urut tercetak di setiap dokumennya.


92

c. Terdapat pemisahan kepentingan antara kepentingan perusahaan dengan

kepentingan pribadi.

d. Terdapat daftar tertulis yang memuat informasi seluruh pemasok

perusahaan dan dilakukan evaluasi berkala atas pemasok yang dipilih oleh

perusahaan.

e. Terdapat pengawas yang bertugas mengawasi persediaan bahan baku yang

ada pada perusahaan.

f. Peletakan penyimpanan bahan baku dilakukan secara urut sesuai dengan

tanggal penerimaan baku dan pemakaian bahan baku dilakukan dengan

metode first in first out (FIFO).

g. Terdapat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname dan dilakukan

sosialisasi atau pelatihan atas kegiatan stock opname kepada seluruh

karyawan.

h. Terdapat pelaporan dan pencatatan atas kesalahan pemakaian bahan baku

atau kesalahan dalam pembuatan menu pesanan pelanggan oleh karyawan.

3. Penyebab

a. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap

belum diperlukan, sehingga penyampaian secara lisan sudah dianggap

cukup.

b. Mempercepat kegiatan pembelian dan penerimaan bahan baku oleh

karyawan.

c. Tidak adanya kebijakan pemisahan kepentingan pribadi dan kepentingan

perusahaan dengan jelas.

d. Daftar pemasok dianggap tidak perlu karena kegiatan pembelian melalui

pemasok dilakukan oleh manajer, evaluasi dilakukan hanya ketika

pemasok melakukan kesalahan besar yang merugikan perusahaan.

e. Persediaan bahan baku dianggap menjadi tanggungjawab dari masing-

masing bagian (bar/kitchen) sehingga seluruh karyawan bertanggungjawab

atas persediaan yang ada di bagiannya.

f. Peletakan bahan baku hanya dilakukan sesuai jenisnya tanpa

mempertimbangkan kapan bahan baku itu diterima, pemakaian bahan

secara FIFO hanya diterapkan pada bahan baku yang tidak tahan lama

seperti sayur dan buah.

g. Penyampaian atas instruksi stock opname secara lisan dianggap sudah

cukup, dan karyawan dianggap sudah mengusai penggunaan teknologi di

era moderen seperti sekarang.

h. Kejadian kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan

menu sangat jarang terjadi pada perusahaan, sehingga perusahaan belum

membuat laporan atau dokumen untuk mencatat kesalahan yang mungkin

terjadi.


93

4. Akibat

a. Kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku berisiko tidak berjalan sesuai

dengan tujuan perusahaan, dan karyawan tidak bertanggungjawab atas

kerjanya karena tidak adanya acuan tertulis dalam mereka bekerja.

b. Tidak adanya dokumentasi atas kegiatan pembelian bahan baku hingga

penerimaan bahan baku, sehingga berisiko tidak dapat terpantaunya

persediaan yang dipesan oleh perusahaan dan bahan baku yang dibeli atau

diterima tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c. Terdapat risiko penyalahgunaan wewenang, dimana kepentingan pribadi

dibebankan kepada perusahaan, sehingga perusahaan mengalami kerugian.

d. Berisiko terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak

terotorisasi, evaluasi yang tidak dilakukan secara berkala dapat membuat

perusahaan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pemasok yang

lebih menguntungkan.

e. Terdapat risiko pemakaian bahan baku tidak sesuai dengan aturannya

dikarenakan tidak adanya controling dari pengawas.

f. Terdapat risiko dimana bahan baku lama tidak segera terpakai hingga

melewati masa pakai atau mengalami kerusakan sehingga tidak layak

pakai sehingga merugikan perusahaan.

g. Kegiatan stock opname berisiko tidak berjalan sesuai dengan aturan dan

tidak dilakukan pencatatan atas hasil stock opname dikarenakan kurang

mampunya karyawan dalam melakukan kegiatan stock opname.

h. Terdapat risiko dimana dokumen kartu persediaan tidak menunjukkan nilai

pemakaian bahan baku dikarenakan penjualan yang sebenarnya, dan tidak

dicatatnya kerugian yang timbul di dalam laporan keuangan perusahaan.


94



Bab IV

Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan dan kekurangan yang ditemukan selama proses

audit, maka diberikan rekomendasi yang bisa dilakukan untuk memperbaiki

kelemahan dan kekurangan tersebut.

Rekomendasi:

1. Perusahaan sebaiknya memiliki standard operating procedure (SOP) tertulis

atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku secara rinci dan jelas,

dimulai dari pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, penyimpanan

persediaan bahan baku, dan pemakaian bahan baku. SOP ini bukanlah suatu

keharusan untuk dimiliki perusahaan apabila karyawan masih bekerja sesuai

dengan prosedurnya. Namun akan menjadi suatu kebaikan apabila perusahaan

memiliki prosedur yang terdokumentasi.

2. Perusahaan sebaiknya melengkapi dokumen yang dimiliki, yaitu dokumen

Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang

dengan otorisasi dan memiliki nomor urut tercetak. Dokumen ini berguna

sebagai bentuk pengendalian atas kegiatan pembelian dan penerimaan bahan

baku perusahaan.

3. Perusahaan sebaiknya menerapkan kebijakan dalam pemisahan kepentingan

pribadi dan kepentingan perusahaan, setiap kepentingan perusahaan harus

memiliki dokumen yang terpisah dengan kepentingan pribadi. Contoh

pemisahan kepentingan ini adalah dengan tidak disertainya pembelian untuk

kepentingan pribadi pada setiap pembelian bahan baku perusahaan.

4. Perusahaan sebaiknya memiliki daftar pemasok secara tertulis yang berisi

informasi secara rinci atas pemasok yang dimiliki oleh perusahaan dan

dilakukan evaluasi secara berkala. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir

terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak terotorisasi.

Evaluasi bertujuan untuk melihat apakah pemasok masih menguntungkan atau

terdapat alternatif lain yang lebih menguntungkan. Daftar pemasok akan

sangat berguna apabila perusahaan memiliki pemasok yang cukup banyak.

Harapannya ketika perusahaan semakin berkembang, maka kebutuhan akan

pemasok tentu akan meningkat sehingga akan lebih dimudahkan apabila

dikelola dalam bentuk daftar pemasok tertulis.

5. Perusahaan sebaiknya menjadikan Head Bar dan Head Kitchen sebagai

pengawas atas persediaan bahan baku di masing-masing bagian. Tugas


95

pengawasan ini berguna untuk memastikan pengelolaan persediaan bahan

baku seperti penyimpanan bahan baku, pencatatan bahan baku, pemakaian

bahan baku dan kegiatan stock opname telah berjalan dengan baik sesuai

dengan ketentuan perusahaan. Penambahan tanggungjawab ini juga

meminimalisir pengeluaran biaya tambahan untuk menambah karyawan yang

bertugas dalam pengawasan.

6. Perusahaan sebaiknya mulai menerapkan peraturan peletakan penyimpanan

seluruh bahan baku urut sesuai dengan tanggal penerimaan dan menerapkan

metode first in first out (FIFO) dalam seluruh pemakaian bahan baku. Contoh

penerapan ini dapat dilakukan dengan memberikan label tanggal penerimaan

bahan baku dan meletakkannya dalam batch sesuai dengan tanggal

penerimaannya. Pemakaian bahan baku dimulai dengan bahan baku yang

diterima terlebih dahulu. Pelabelan ini dimungkinkan dilakukan karena

mengingat tingkat persediaan bahan baku pada perusahaan masih tergolong

sedikit. Penerapan ini bertujuan untuk menjaga kualitas dari bahan baku

sehingga meminimalisir kerugian perusahaan.

7. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname

secara rinci dan jelas apabila dibutuhkan, serta melakukan sosialisasi dan

pelatihan dalam melakukan stock opname kepada seluruh karyawan termasuk

pemakaian dokumen kartu persediaan perusahaan. Hal ini bertujuan agar

seluruh karyawan mampu melakukan stock opname secara benar dan

meminimalisir risiko tidak dilakukannya pencatatan hasil stock opname seperti

yang terjadi pada perusahaan tanggal 1 Januari 2020.

8. Perusahaan sebaiknya menambahkan bagian khusus untuk pencatatan

kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan

pelanggan oleh karyawan di dalam kartu persediaan. Hal ini bertujuan sebagai

bentuk pengakuan perusahaan atas kerugian yang terjadi dan serta dapat

digunakan sebagai alat ukur kinerja karyawan.

Keputusan untuk menindaklanjuti rekomendasi perbaikan atas

kelemahan-kelemahan dalam kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku

merupakan kewenangan pihak manajemen Kopi Bule. Apabila tidak segera

dilakukan perbaikan, dikhawatirkan peluang terjadinya sesuatu yang buruk

semakin tinggi dalam kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan

minuman.


96

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit operasional atas kegiatan pengelolaan

persediaan bahan baku makanan dan minuman di Kopi Bule, dapat

disimpulkan bahwa kegiatan pengelolaan persediaan tersebut dapat dikatakan

sudah efektif, sangat efisien, dan sangat ekonomis. Masih cukup banyak

kelemahan atau risiko yang ditemukan pada operasi perusahaan. Kelemahan-

kelemahan tersebut dapat berdampak mengganggu operasi perusahaan atau

merugikan perusahaan itu sendiri.

B. Keterbatasan Penelitian

Selama proses audit operasional dilaksanakan, terdapat keterbatasan

penelitian dimana perusahaan tidak memiliki standard operating procedure

(SOP) secara tertulis sehingga peneliti tidak dapat menilai apakah prosedur

yang menjadi acuan perusahaan telah memiliki pengendalian yang baik guna

mendukung kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku atau tidak. Selain itu,

tidak adanya dokumen yang lengkap mengakibatkan peneliti tidak dapat

melakukan penelusuran atas jalannya transaksi pembelian.

C. Saran

Berikut saran yang dapat peneliti berikan berdasarkan hasil penelitian

kepada pihak perusahaan dan penelitian selanjutnya:

1. Bagi Kopi Bule

a. Membuat standard operating procedure (SOP) tertulis secara rinci.


97

b. Melengkapi dokumen yang dimiliki terutama dokumen permintaan

pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang.

c. Menerapkan kebijakan yang memisahkan kepentingan perusahaan

dengan kepentingan pribadi.

d. Membuat daftar pemasok yang sudah diotorisasi oleh manajemen

disertai informasi lengkap pemasok tersebut.

e. Menunjuk atau menugaskan head bar dan head kitchen sebagai

penanggungjawab dalam melakukan pengawasan atas persediaan

bahan baku.

f. Penyimpanan bahan baku diletakkan urut sesuai tanggal penerimaan

dan menerapkan metode FIFO dalam pemakaian bahan baku.

g. Membuat instruksi tertulis secara rinci yang mengatur kegiatan stock

opname dan dilakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan.

h. Menyediakan mekanisme pelaporan kesalahan pemakaian bahan baku

atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh

karyawan.

2. Bagi Penelitian Selanjutnya

Penelitian selanjutnya diharapkan dapat melakukan audit

operasional atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku Kedai Kopi

yang sudah memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis

dan memiliki dokumen pembelian yang lengkap guna menilai jalannya

kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku apakah sudah efektif, efisien,

dan ekonomis.


98

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, S. 2017. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan

Publik Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Agoes, S., Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Jakarta: PT. Indeks.

Andayani, W. 2008. Audit Internal Edisi 1. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA.

Arikunto, S. 2013. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT

Rineka Cipta.

Baridwan, Z. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode.

Yogyakarta: BPFE.

Bayangkara, I. 2016. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Hery. 2016. Auditing dan Asurans. Jakarta: Grasindo.

Jannah, M. 2015. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kegagalan Usaha.

Islamiconomic Vol. 6, 25-41.

Jusup, H. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Yogyakarta: Bagian

Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Kementerian Koperasi dan UKM. 2018. Perkembangan Data Usaha Mikro, Kecil,

dan Menengah (UMKM) dan Usaha Besar (UB) Tahun 2017-2018.

http://www.depkop.go.id/data-umkm#. Diakses tanggal 28 Februari 2020

Kumaat, V. G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.


99

Noerpratomo, A. 2018. Pengaruh Persediaan Bahan Baku dan Proses Produksi

Terhadap Kualitas Produk di CV Banyu Biru Connection. Jurnal

Manajemen dan Bisnis (ALMANA) Vol. 2 No. 2, 20-30.

Riduwan. 2012. Skala Pengukuran Variabel-variabel Penelitian. Bandung:

Alfabeta.

Ristono, A. 2013. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Romney, Marshall B., Paul John Steinbart (2016). Sistem Informasi Akuntansi.

Jakarta: Salemba Empat.

Siti Kurnia Rahayu, E. S. (2010). Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman

Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Suarsana, N. 2007. Siklus Pengadaan Barang: Aplikasi di Perhotel dan Restoran.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Tampubolon, R. 2005. Risk and Systems-Based: Internal Auditing. Jakarta: PT

Elex Media Komputindo.

TMBooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha

Mikro, Kecil, dan Menengah


100

LAMPIRAN


101

Lampiran 1 – Daftar Pertanyaan Wawancara

Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Profil Perusahaan:

a. Apa nama perusahaan ini?

b. Dimana alamat perusahaan ini?

c. Kegiatan apa saja yang dilakukan perusahaan ini?

2. Terbentuknya Perusahaan:

a. Siapa yang mendirikan?

b. Tahun berapa didirikan?

c. Apa alasan didirikan perusahaan ini?

d. Bagaimana perkembangan perusahaan ini?

3. Bagaimana struktur organisasi di perusahaan ini?

4. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka?

5. Apakah terdapat SOP secara tertulis terutama pada kegiatan yang

berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku?

6. Apakah terdapat bagian tersendiri pada kegiatan:

a. Pembelian bahan baku?

b. Penerimaan bahan baku?

c. Penyimpanan bahan baku?

d. Penggunaan bahan baku?

7. Apakah bagian yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku

memiliki uraian tugas (jobdesk) secara tertulis?

8. Bagaimanakah jalannya kegiatan:

a. Pembelian bahan baku?

b. Penerimaan bahan baku?

c. Penyimpanan bahan baku?

d. Pemakaian bahan baku?


102

Lampiran 2 – Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku

Nama Organisasi : Periode Audit:

Program yang di audit: Pembelian Persediaan Bahan Baku


Efektivitas

1 Apakah perusahaan memiliki

prosedur kegiatan pembelian?

2 Apakah setiap dokumen telah

diberikan nomor tercetak

secara berurutan?

3 Apakah pembelian diketahui

oleh pihak manajemen?

Efisiensi

4 Apakah terdapat bagian yang

melakukan pembelian?


permintaan pembelian?


order pembelian?

7 Apakah bahan baku dari

pemasok dapat dibeli setiap

saat?


alternatif pemasok?

Ekonomis


daftar pemasok?

10 Apakah dilakukan evaluasi

berkala terhadap pemasok

perusahaan?

A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di

atas:


103

Lanjutan Lampiran 2 : Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku

B Catatan lain:

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Ya Tidak

Sumber: Baridwan (2009: 176-178), Bayangkara (2016: 80, 83), Mulyadi (2016:

4, 248, 255), Suarsana (2007:76)


104

Lampiran 3 – Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku


Program yang di audit: Penerimaan Persediaan Bahan Baku


Efektivitas


prosedur kegiatan penerimaan

bahan baku?

2 Apakah dilakukan

pemeriksaan kualitas bahan

baku yang diterima?


apabila bahan baku yang

diterima tidak sesuai dengan

pesanan?

4 Apakah pembayaran yang

dilakukan telah mendapat

persetujuan dari pihak

manajemen?

Efisiensi

5 Apakah terdapat bagian yang

melakukan penerimaan?

6 Apakah dilakukan pembuatan

laporan penerimaan barang?

Ekonomis

7 Apakah dilakukan

pencocokan bahan baku

diterima dengan order

pembelian?


105

Lanjutan Lampiran 3: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku

8 Apakah pemasok

memberikan jaminan atas


9 Apakah setiap tagihan dari

pemasok telah dicocokkan

dengan penerimaan bahan

baku?

A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di atas:

B Catatan lain:

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Ya Tidak

Sumber: Baridwan (2009: 176), Bayangkara (2016: 94-95, 97), Mulyadi (2016: 4,

255), Suarsana (2007: 76)


106

Lampiran 4 – Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku


Program yang di audit: Penyimpanan Persediaan Bahan Baku


Efektivitas


prosedur kegiatan

penyimpanan bahan baku?

2 Apakah persediaan di bawah

pengawasan orang tertentu?

3 Apakah penyimpanan telah

diatur sesuai dengan tanggal

penerimaan?

4 Apakah bahan baku slow

moving, usang, rusak,

dipisahkan?


dalam pelaksanaan stock

opname?

Efisiensi

6 Apakah persediaan telah

diatur secara rapih dan tertib?

7 Apakah penyimpanan

dipisahkan antara bahan baku

makanan dan minuman?

8 Apakah telah dilakukan

penghitungan (stock opname)

atas persediaan bahan baku

secara rutin?


kartu persediaan?


107

Lanjutan Lampiran 4: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku

Ekonomis

10 Apakah dalam penyimpanan

sudah mencegah bahan baku

dari:

d. Pencurian?

e. Kerusakan?

f. Kebakaran, banjir, dan

risiko lainnya?

11 Apakah telah diterapkan

jumlah minimum dan

maksimum persediaan?


B Catatan lain:

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Ya Tidak

Sumber: Agoes (2017: 318-319), Baridwan (2009: 126), Mulyadi (2016: 489),

Suarsana (2007: 76), Ristono (2013: 7)


108

Lampiran 5 – Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku


Program yang di audit: Pemakaian Persediaan Bahan Baku


Efektivitas


prosedur kegiatan pemakaian

bahan baku?

2 Apakah terdapat pelaporan

atas kesalahan pemakaian

bahan baku?

Efisiensi

3 Apakah pengambilan bahan

baku dilakukan oleh orang

tertentu?

4 Apakah terdapat laporan

tertulis atas penggunaan

bahan baku?

Ekonomis

5 Apakah setiap pemakaian

bahan baku berdasarkan bukti

penjualan tertulis?

6 Apakah penggunaan bahan

baku telah menerapkan

metode first in first out

(FIFO)?

7 Apakah kelebihan

penggunaan bahan baku

dikembalikan ke gudang atau

tempat penyimpanan?



109

Lanjutan Lampiran 5: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku

B Catatan lain:

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Ya Tidak

Sumber: Agoes (2017: 318), Mulyadi (2016: 4, 473), Suarsana (2007: 76)


110

Lampiran 6 – Contoh Dokumen Formulir Purchase


111

Lampiran 7 – Contoh Faktur dari Pembelian Eceran


112

Lampiran 8 – Contoh Faktur dari Pembelian Melalui Pemasok


113

Lampiran 9 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Bar


114

Lampiran 10 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Kitchen


115

Lampiran 11 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Bar


116

Lampiran 12 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Kitchen


117

Lampiran 13 – Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP) Tertulis

Pembelian Bahan Baku

No Keterangan

1 Melakukan pengecekan terhadap tingkat persediaan untuk

mengetahui tingkat persediaan bahan baku.

2 Melakukan pelaporan kepada manajer atau asisten manajer

apabila jumlah persediaan sudah menipis.

3 Membeli bahan baku melalui supplier akan dilakukan oleh

manajer.

4 Membeli bahan baku secara eceran (non-supplier) akan

dilakukan oleh karyawan bagian terkait (bar/kitchen).

5 Mengisi Formulir Purchase yang sudah tersedia untuk

pembelian eceran sesuai dengan kebutuhan.

6 Makukan persetujuan kepada manajer/asisten manajer sebelum

melakukan pembelian dengan meminta tandatangan persetujuan

dari penanggungjawab sekaligus meminta uang untuk pembelian

bahan baku.

7 Melakukan pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam

Formulir Purchase.

Penerimaan Bahan Baku

A. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pemasok

8 Menerima bahan baku dari supplier dilakukan oleh

manajer/asisten manajer.

9 Apabila manajer/asisten manajer berhalangan untuk menerima

bahan baku, maka manajer akan menunjuk karyawan untuk

bertanggungjawab menerima bahan baku.

10 Melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang diterima.

11 Melakukan pembayaran apabila dilakukan pembayaran secara

tunai.


B. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pembelian Eceran

13 Menyerahkan Formulir Purchase disertai nota/struk pembelian

dan kembalian (jika ada) kepada manajer/asisten manajer oleh

karyawan yang melakukan pembelian.


118

Lanjutan Lampiran 13: Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)

Tertulis

14 Melakukan pengecekan dengan membandingkan bahan baku

yang diterima dengan Formulir Purchase, apabila terdapat

kekurangan atau kelebihan bahan baku, berikan alasan yang

dapat dipertanggungjawabkan.


Penyimpanan Bahan Baku

16 Melakukan penyimpanan bahan baku sesuai tempatnya setelah

barang diterima dan dilakukan pengecekan (baik dari supplier

maupun pembelian eceran).

17 Melakukan pencatatan bahan baku masuk kedalam kartu

persediaan (Google Spreadsheet).

18 Melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp) yang

menginformasikan bahan baku masuk serta jumlahnya.

19 Karyawan yang mendapat shift terakhir, melakukan

penghitungan di akhir hari (stock opname) atas persediaan bahan

baku di bagiannya masing-masing (bar/kitchen).

20 Mencatat hasil stock opname ke dalam kartu persediaan (Google

Spreadsheet).

Pemakaian Bahan Baku

21 Melakukan pemakaian bahan baku sesuai dengan pesanan

pelanggan.

22 Melakukan pelaporan dalam grup perusahaan (whatsapp) apabila

membuka bungkus persediaan bahan baku baru.

23 Membuang bahan baku secara langsung apabila bahan baku

sudah tidak layak pakai.

Sumber : Kopi Bule


119

Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan

Pemebelian, dan Laporan Penerimaan Barang

Nama Perusahaan

Yogyakarta PERMINTAAN PEMBELIAN

No : 1212

Kepada Yth.: Manajer Tanggal : 01/01/20X1

Nama : peminta

Bagian : Bar/kitchen

No Nama Item Kuantitas


Nama

Perusahaan

Yogyakarta ORDER PEMBELIAN

Yogyakarta, 01 Januari

20X1

No. Order Pembelian : 3434 Kepada Yth:

No. Permintaan Pembelian : 1212 (Tempat Pembelian)

Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Harga

Nomor Order Pembelian harap

Sdr. cantumkan dalam Faktur dan Surat Pengiriman

Nama

Manajer



120

Lanjutan Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan

Pemebelian, dan Laporan Penerimaan Barang

Nama Perusahaan

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

No. LPB : 5656

No. Order Pembelian : 3434

Diterima Dari : No. Permintaan Pembelian : 1212

Via :

Kuantitas Nama Item Tempat Penyimpanan

Bar Kitchen

Dihitung Oleh

Tanggal

:

:

Disimpan Oleh

Tanggal

:

:



121

Lampiran 15 – Rekomendasi Daftar Pemasok Tertulis

Nama Bahan

Baku

Nama

Pemasok

Status

Pemasok

Alamat Kontak

Pemasok

Kopi PT ABC Utama Yogyakarta 081812345678

Kopi PT XYZ Alternatif Klaten 088787654321

Susu DEF Utama Yogyakarta 027443215678

Dst.

Sumber : TMBooks (2015: 104)


122

Lampiran 16 – Rekomendasi Kartu Persediaan

Kartu Persediaan

Bar/Kitchen

Tanggal 1 Januari 20x1 2 Januari 20x1

Pencatat Nama Nama Nama Nama Nama Nama

Item Tambahan Kesalahan Sisa Tambahan Kesalahan Sisa

Sumber: Perusahaan


123

Lampiran 17 – Surat Keterangan Penelitian


audit operasional atas pengelolaan ...audit operasional atas pengelolaan persediaan bahan baku...

Documents