“audit operasional pada proses pengajuan
TRANSCRIPT
i
“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN
CASH ADVANCE BESERTA LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI
KONTROL SETIAP PENGELUARAN
(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)
SKRIPSI
By
FITRIA IKA NURJANAH
008201205032
Diajukan untuk
Fakultas Bisnis, President University
Dalam memenuhi persyaratan
untuk
Gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi
PRESIDENT UNIVERSITY
Cikarang Baru – Bekasi
Indonesia
2016
ii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Bersama dengan ini, Lembar Pengesahan Penguji menyatakan bahwa skripsi yang
berjudul “Audit Operasional Pada Proses Pengajuan Cash Advance Beserta Laporan
Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi Kontrol Setiap Pengeluaran di PT MEDIA
TELEKOMUNIKASI MANDIRI” yang diserahkan oleh Fitria Ika Nurjanah, Program
Studi Akuntansi, Fakultas Bisnis, telah dinilai dan terbukti lulus ujian lisan pada (hari
dan tanggal ujian sidang)
Ketua Penguji,
(Gatot Imam Nugroho., Ak., MBA)
Penguji 1
(Dr. Sumarno Zain., Ak., MBA)
Penguji 2
(Misbahul Munir., MBA., Ak., CPMA., CA )
iii
SURAT REKOMENDASI PEMBIMBING
Skripsi ini dipersiapkan dan diserahkan oleh :
Nama : Fitria Ika Nurjanah
ID Mahasiswa : 008201205032
Fakultas : Bisnis
Program Studi : Akuntansi
Bidang Strudi : Audit
Judul Skripsi : Audit Operasional Pada Proses Pengajuan Cash Advance Laporan
Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi Kontrol Setiap Pengeluaran
di PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI
Telah ditinjau dan telah memenuhi kebutuhan untuk sidang atau Oral Defense sebagai
bagian dari persyaratan untuk Sarjana Ekonomi untuk jurusan Akuntansi.
Cikarang, Indonesia, 26 Februari 2016
Yang mengakui, Pembimbing Skripsi,
Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA. Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA.
Ketua Program Studi Akuntansi Pembimbing
iv
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN
Saya dengan ini menyatakan bahwa skripsi dengan judul “Audit Operasional Pada
Proses Pengajuan Cash Advance Beserta Laporan Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi
Kontrol Setiap Pengeluaran di PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI” adalah
adalah asli ditulis oleh saya sendiri berdasarkan penelitian milik sendiri dan tidak
pernah digunakan untuk tujuan apapun sebelumnya. Oleh karena itu saya mohon
dilanjutkan untuk sidang lisan skripsi ini.
Cikarang, Indonesia, 26 Februari 2016
Peneliti,
FITRIA IKA NURJANAH
(008201205032)
v
“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES
PENGAJUAN CASH ADVANCE BESERTA LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI
KONTROL SETIAP PENGELUARAN
(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)
ABSTRAK
Salah satu unsur penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah adanya pengendalian internal terhadap seluruh operasional perusahaan yang berperan dalam melakukan pemeriksaan internal perusahaan. Pimpinan perusahaan memerlukan audit operasional yang menyajikan informasi mengenai efektivitas dan efisiensi pengendalian internal terhadap aktivitas operasional perusahaan. Audit operasional ini berfungsi untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam pengendalian internal sehingga pengendalian tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan manajemen.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode historis, kepustakaan, observasi, analisa data disertasi dengan wawancara, jenis dan sumber data primer dan sekunder. Untuk mendapatkan data-data dan informasi terkait pengajuan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawabannya penulis melibatkan beberapa departemen, yaitu project departement, FA Departement dan HRD.
Hasil penelitian menunjukan bahwa prosudur terkait proses pengajuan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawaban masih belum bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh karyawan atau engineer terutama pada pelaporan laporan pertanggungjawaban yang masih banyak sekali mengalami keterlambatan. Kurangnya fungsi kontrol mengenai pengajuan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan realisasi laporan pertanggungjawaban. Masih banyak sekali transaksi-transaksi yang tidak didukung dengan evidence (bukti) dan memerlukan justifikasi untuk mengklarifikasikan transaksi yang terjadi. Tidak ada evaluasi berkala terkait prosedur Cash Advance dan komponen lainnya.
Berdasarkan penelitian dan hasil pembahasan yang telah dilakukan, penulis memberikan beberapa rekomendasi untuk PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI, antara lain : dapat mengevaluasi secara keseluruhan mengapa banyak sekali karyawan atau engineer yang tidak tertib dalam administrasi perusahaan, memberikan training terkait dengan proses administrasi perusaahaan, memberikan sanksi yang tegas bagi yang tidak mematuhi peraturan perusahaan, semua elemen perusahaan mereka masing-masing agar dapat berkomunikasi dengan baik, memberikan solusi dan kebijakan terkait transaksi-transaksi yang tidak ada kwitansi atau bon.
Key word : Cash Advance, Laporan Pertanggungjawaban, Evidence, Fungsi Kontrol, Evaluasi secara Keseluruhan.
vi
KATA PENGANTAR
ASSALAMUALAIKUM Wr.Wb.
Puji syukur kehadirat ALLAH SWT atas segala limpahan rahmat dan
anugerahNya, yang telah memberikan petunjuk, kemudahan, dan kelancaran sehingga
penulis dapat menyelesaikan Proposal Skripsi ini dengan baik.
Proposal ini dibuat sebagai persyaratan mahasiswa/i pada Fakultas Bisnis President
University untuk dapat menyelesaikan Skripsi ini. Dalam kesempatan ini, penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang secara
langsung maupun tidak langsung turut membantu, mendorong, berbagi ilmu dan
pengalaman kepada penulis selama masa penelitian hingga saat diselesaikannya laporan
skripsi ini, yaitu kepada :
1. Bapak, Ibu dan adik – adik saya tercinta yang telah memberikan dukungan baik
moril maupun materil, serta doa dan kasih sayang yang tak terhingga. Alhamdulillah
Jaza Kumullohu Khoiro
2. Bapak Mochamad Abadan, Ak., CPA., CPMA., QIA., PIA., CA. Selaku dosen
pembimbing yang telah memberikan bimbingan, koreksi, masukan, nasehat,
kesabaran, wawasan dan pengarahannya demi terselesaikannya skripsi ini.
3. Bapak Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA. Selaku Ketua Program Studi Akuntansi
dan Dekan Fakultas Bisnis President University.
4. Seluruh Dosen Fakultas Bisnis Jurusan Akuntansi President University.
5. Murniati dan Febby Yani Ruchyat terima kasih atas motivasi, semangat dan
dukungannya.
6. Teman-teman Accounting Batch 2012 President University yang sangat luar biasa
kompak, kasih sayang dan persahabatan yang tak terhingga. Terima Kasih atas doa
dan dukungan kalian selama ini.
vii
7. Dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi
ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita
semua serta memberikan balasan kepada pihak-pihak yang telah bersedia membantu
penulis menyelesaikan laporan skripsi ini. Amin.
Wassalamualaikum Wr Wb.
Penulis
(Fitria Ika Nurjanah)
viii
DAFTAR ISI
COVER .................................................................................................................. i
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. ii
SURAT REKOMENDASI ................................................................................. iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN .............................................................. iv
ABSTRAK ............................................................................................................ v
KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi
DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiii
GLOSARIUM ................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 4
1.3 Batasan Masalah .............................................................................................. 5
1.4 Tujuan Penelitian ............................................................................................. 5
1.5 Manfaat Penelitian ........................................................................................... 6
1.6 Metode Penelitian ............................................................................................ 6
ix
1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ...................................................... 7
1.8 Sistematika Penulisan ...................................................................................... 7
BAB II LANDASAN TEORI .............................................................................. 9
2.1 Audit Operasional ............................................................................................ 9
2.1.1 Pengertian Audit Operasional................................................................. 9
2.1.2 Tujuan Audit Operasional .................................................................... 11
2.1.3 Tahap – Tahap Audit Operasional ........................................................ 14
2.1.4 Keterbatasan Audit Operasional .......................................................... 17
2.1.5 Laporan Audit Operasional ................................................................ 17
2.1.6 Ruang Lingkup Audit Operasional ...................................................... 19
2.1.7 Struktur Pengendalian Internal ............................................................ 19
2.2 Pengertian Project ........................................................................................ 24
2.2.1 Prosedur Berkaitan Dengan Proses Persyaratan
Administrasi Perusahaan ..................................................................... 25
2.2.2 Prosedur Pengajuan Dan Pencairan Cash Advance .............................. 29
2.2.3 Prosedur Pengajuan Cash Advance Yang Tidak
Sesuai Dengan Rencana Awal .............................................................. 31
2.2.4 Prosedur Pengajuan Kekurangan Cash Advance .................................. 32
2.2.5 Prosedur Ketentuan Laporan Pertanggungjawaban
Terhadap Cash Advance ...................................................................... 33
2.2.5 Prosedur Informasi Berkaitan Dengan Proses
Pencairan Cash Advance ..................................................................... 34
x
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN ................................................................... 36
3.1 Metodologi Penetian .................................................................................... 36
3.1.1 Jenis Dan Sumber Data ....................................................................... 38
3.2 Profil Perusahaan .......................................................................................... 39
3.2.1 Kegiatan Perusahaan ........................................................................... 39
3.2.2 Visi Dan Misi Perusahaan ................................................................... 40
3.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................... 41
BAB IV ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN ........................................ 44
4.1 Deskripsi Objek Penelitian .......................................................................... 44
4.2 Uraian Hasil Penelitian .................................................................................. 47
4.2.1 78% Laporan Pertanggungjawaban Mengalami Keterlambatan .......... 47
4.2.2 45% Laporan Pertanggungjawaban Tidak Memiliki
Cukup Bukti Sah. ................................................................................. 51
4.2.3 Outstandning Cash Advance terhadap Project yang sudah selesai ...... 54
4.2.4 Realisasi Cash Advance Memiliki Perbedaan Mencapai 63% ............. 57
4.2.5 Terdapat Penyelewengan Cash Advance Pada Pemberian
Fee Pengawas Lapangan (Waspang) Yang Mencapai 32% ................. 61
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................... 64
5.1 KESIMPULAN ........................................................................................... 64
5.2 SARAN UNTUK PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI ............... 65
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1 List COA
2. Tabel 2.2 PIC Cash Advance
3. Tabel 4.1 Source Inquery Commited vs Realization
4. Tabel 4.2 Source Inquery Outstanding PUM
xii
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 2.2 Form Persetujuan Mutasi Nilai Anggaran
2. Gambar 2.3 Form Persetujuan Tambah Nilai Anggaran
3. Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. LAMPIRAN 1 : COMPANY’S CONFIRMATION LETTER
2. LAMPIRAN 2 : THESIS CONSULTATION AND ADVISING SHEET
3. LAMPIRAN 3 : EVIDENCE
xiv
GLOSARIUM
AMR : (Additional Material Request)
BOD : (Board of Director)
COA : (Chart of Account)
FA : (Finance Accounting)
HRD : (Human Resource Departemen)
IP : (Internet Protocol)
PB : (Fabrikasi)
PM : (Project Manager)
PS : (Power System)
PUM : (Pengajuan Uang Muka)
PT MTM : (PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)
RAB : (Rencana Anggaran Biaya)
RKAP : (Rencana Kerja Anggaran Pekerjaan)
SP : (Surat Peringatan)
SPV : (Supervisior)
Waspang : (Pengawas Lapangan)
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mencapai
keuntungan yang maksimum. Hal ini menyebabkan persaingan dalam dunia usaha
dimana perusahaan berupaya untuk tetap menghasilkan produk dan memberikan
pelayanan yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan. Persaingan yang terjadi
menyebabkan perusahaan harus menyadari perlunya manajemen yang baik dengan
menerapkan pengendalian intern yang memadai agar tercapai pengelolaaan yang lebih
efektif dalam kegiatan perusahaan.
Salah satu unsur penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah adanya
pengendalian internal terhadap seluruh operasional perusahaan yang berperan dalam
melakukan pemeriksaan internal perusahaan. Pimpinan perusahaan memerlukan audit
operasional yang menyajikan informasi mengenai efektivitas dan efisiensi pengendalian
internal terhadap aktivitas operasional perusahaan. Audit operasional ini berfungsi
untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam
pengendalian internal sehingga pengendalian tersebut dapat berjalan sesuai dengan
harapan manajemen.
Sehubungan dengan sistem telekomunikasi global yang berkembang sangat pesat dan
telah membawa masyarakat menuju dunia telekomunikasi dan informasi yang bisa
didapatkan dengan mudah dan cepat. Industri jasa telekomunikasi merupakan sektor
bisnis yang tengah berkembang di tengah krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia ini.
2
Begitu juga bagi perusahaan pemasangan IP (Internet Protocol) yang membantu
berkembangnya keberhasilan dan kesuksesan dalam perusahaan telekomunikasi.
PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI (PT MTM) merupakan salah satu
perusahaan yang bergerak dibidang telekomunikasi atau jaringan seperti pemasangan IP
(Internet Protocol), fabrikasi dan power system, dan merupakan partner dari PT
Telekomunikasi Indonesia (Telkom), PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel), PT
Indosat, PT Ericsson, PT NEC Indonesia, PT Datacomm Diangraha, PT Multipolar, PT
Indonesia Comnets Plus (Icon+) dan masih banyak lagi. Dikarenakan perusahaan ini
merupakan perusahaan jasa yang berhubungan dengan jaringan telekomunikasi, dimana
seluruh aktifitasnya pekerjaannya memerlukan sumber daya manusia (SDM) atau sering
disebut engineer yang berkompeten dan bersertifikasi dalam bidang telekomunikasi atau
jaringan, untuk menjalankan dan mengerjakan project dari satu tempat ke tempat lain
dari satu pulau ke pulau lain dan terkadang juga PT MTM mendapatkan project di
daerah yang sangat terpencil dan aksesnya sangat sulit, oleh sebab itu untuk
melancarkan rutin operasional pekerjaan tersebut perusahaan terbagi menjadi beberapa
departemen yang terdiri dari Marketing Dept, Project Dept (IP, PS, PB), Purchasing
Dept, Finance Accounting (FA) Dept dan HRD & GA Dept,
Dikarenakan sebagian besar project tersebut dilakukan dalam kurun waktu beberapa
minggu bahkan beberapa bulan, maka karyawan atau engineer tersebut harus memenuhi
beberapa kualifikasi persyaratan agar dapat mengerjakan project tersebut. Karyawan
atau engineer harus dalam keadaan yang sehat, berkompeten dalam project yang akan
dilaksanakan, tidak memiliki tanggungan secara administrasi perusahaan, harus bisa
selalu memberikan informasi kepada atasan atau leader terkait proses pekerjaan yang
sedang dilakukan. Sebelum karyawan atau engineer dikirim ke lokasi project maka
leader atau admin terkait harus mengajukan permohonan cash advance yang akan
3
diberikan kepada karyawan atau engineer, dimana cash advance tersebut akan
dipergunakan untuk kebutuhan selama mengerjakan project.
Cash Advance diberikan bukan untuk pembelanjaan hal yang bersifat materil, karena
hal-hal yang bersifat materil sudah diberikan diluar cash advance misalnya, pembelian
material untuk pekerjaan akan diproses oleh Purchasing Departement dan langsung
dikirim melalui ekspedisi ke lokasi project, lalu untuk transportasi karyawan atau
engineer dari kantor menuju lokasi akan ada Project Departement yang akan
memesankan tiket bus atau tiket pesawat menuju lokasi project. Namun Cash Advance
diberikan kepada karyawan atau engineer untuk keperluan selama di lokasi project di
luar biaya-biaya diatas.
Karyawan atau engineer yang ditugaskan harus sudah direncanakan dan dijadwalkan
dengan jelas apa yang harus dilakukan untuk terselesaikannya project, maka karyawan
atau engineer membawa cash advance yang sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya
(RAB), seperti makan minum, tools material, fee pengawas lapangan, penginapan,
transportasi, telekomunikasi dan lain-lainnya, semua kebutuhan akan dibuatkan proses
administrasinya oleh Project Dept dan akan diajukan kepada FA Dept.
Pelaporan laporan pertanggungjawaban harus sesuai dengan peraturan yang ada
diperusahaan, yaitu 8 hari setelah Cash Advance direalisasikan atau dicairkan
pembayarannya karyawan atau engineer harus melaporkan pertanggungjawaban
mereka, sering sekali pelaporan yang tidak tepat waktu membuat karyawan atau
engineer mendapatkan Surat Peringatan sampai dengan Surat Rekomendasi Human
Resource Departement (HRD) karena belum melaporkan laporan pertanggungjawaban
mereka. Terkadang juga transaksi-transaksi yang terjadi belum didukung dengan
evidence (bukti) yang kuat, misalnya pembelian material dengan nilai di atas
4
Rp1.000.000 tidak bermaterai, hal ini membuat penulis tertarik untuk menganalisa
permasalahan-permasalahan yang terjadi agar sistem Cash Advance di PT MEDIA
TELEKOMUNIKASI MANDIRI dapat berjalan sesuai dengan policy perusahaan.
Dikarenakan Cash Advance dan Laporan Pertanggungjawabannya merupakan hal yang
sangat sensitive di perusahaan ini maka dari itu berdasarkan uraian latar belakang di atas
penulis bermaksud untuk melakukan penelitian dengan judul :
“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN CASH ADVANCE
BESERTA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI
KONTROL SETIAP PENGELUARAN
(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI).
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan di atas, maka rumusan masalah
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Apakah proses pelaporan laporan pertanggungjawaban karyawan atau
engineer tepat waktu?
2. Apakah semua realisasi dalam laporan pertangungjawaban sesuai dengan
Cash Advance yang sudah diajukan?
3. Apakah kelengkapan semua evidence (bukti) dalam laporan
pertangungjawaban sudah sesuai?
4. Apakah ada penyelewengan terhadap transaksi yang ada dilaporan
pertanggungjawaban karyawan atau engineer?
5
1.3 BATASAN MASLAAH
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Dalam penelitian ini penulis mengambil satu sample project data pengajuan
pencaiarn cash advance dan laporan pertanggungjawaban dalam project
“Pengadaan dan Pemasangan IP Clock PTP Grand Master 2015”.
2. Penelitian ini melibatkan beberapa departemen untuk mendapatkan semua
evidence (bukti) dan informasi terkait dengan laporan pertanngungjawaban
tersebut.
3. Tidak semua laporan pertanggungjawaban didukung dengan data yang
lengkap misalnya, tidak adanya beberapa kwitansi atau bon terhadap
beberapa transaksi.
4. Penulis mendapatkan data pertanggal 11 Februari 2016.
1.4 TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mengklarifikasikan dan membuktikan apakah semua laporan
pertanggungjawaban sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya yang ada
diperusahaan.
2. Mengklarifikasikan dan membuktikan semua evidence (bukti) terkait laporan
pertanggungjawaban cash advance.
3. Menganalisa seberapa besar pengaruh kepatuhan karyawan atau engineer
terhadap ketertiban laporan pertanggungjawaban atas cash advance yang
sudah diberikan.
4. Mengevaluasi apakah sistem cash advance dan laporan pertanggungjawaban
ini sudah efektif dan efisien.
6
1.5 MANFAAT PENELITIAN
Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat pengetahuan mengenai
jenis-jenis industri Telekomunikasi atau jaringan beserta macam tata cara pengeluaran
dana operasional untuk melakukan sebuah project dan pengaruh kepatuhan karyawan
atau engineer lainnya terhadap perusahaan. Maka diharapkan dapat berguna bagi semua
pihak, diantaranya :
1. Bagi penulis
Sebagai pengalaman mengenai tata cara atau macam-macam jenis pengeluaran
dana operasional perusahaan yang terjadi dan dapat mengetahui apa saja
transaksi yang sering terjadi ketika karyawan atau engineer berada di lapangan.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai sumbangan pemikiran dan bahan pertimbangan bagi manajemen dalam
membuat dan mengambil keputusan dalam karakteristik pengajuan cash advance
beserta laporan pertanggungjawaban agar tidak terjadi perilaku tidak semestinya
(disfuncional behavior).
3. Bagi Peneliti Lain
Sebagai refensi tambahan dan memberikan gambaran bagi peneliti-peneliti lain
yang ingin meneliti cash advance beserta laporan pertanggungjawaban di
perusahaan Telekomunikasi atau Jaringan.
1.6 METODE PENELITIAN
Peneliti menggunakan metode kepustakaan, observasi, analisa data disertasi dengan
wawancara, jenis dan sumber data primer dan sekunder. Dimana terdiri atas keterlibatan
project departement, FA Departement dan HRD. Dalam penelitian ini penulis harus
meninjau langsung lokasi penelitian untuk mendapatkan data primer dan data sekunder.
7
1.7 LOKASI DAN WAKTU PELAKSANAAN PENELITIAN
Penulis menggunakan metode kepustakaan dan analisa data, yaitu dengan
mengumpulkan data-data dan melakukan analisa dari data yang didapatkan dari PT
MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI dan buku-buku yang terdapat di
perpustakaan President University. Dalam menganalisa data-data yang terkumpul
penulis harus mempelajari semua yang berkaitan dengan pembahasan masalah dengan
cara membaca dan mempelajari buku-buku, penulisan ilmiah, company profile, dan
artikel-artikel.
Pelaksanaan penelitian ini dilakukan di perpustakaan kampus President University yaitu
“Adam Kurniawan Library” dan di rumah penulis. Sedangkan waktu yang diperlukan
untuk membuat penelitian ini kurang lebih selama dua bulan.
1.8 SISTEMATIKA PENULISAN
Penulisan skripsi ini disusun secara teratur dalam bab per bab, dimana masing-masing
bab terdiri dari beberapa sub bab, bertujuan mempermudahan pembahasan materi serta
untuk mempermudah pembaca memahami garis besar penelitian ini. Isi dan
pembahasan penelitian ini disajikan dalam bentuk sistematika sebagai berikut :
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, lokasi dan waktu pelaksanaan
penelitian dan sistematika penulisan yang digunakan untuk menarik pembaca
dan penulis dalam meneliti.
2. BAB II LANDASAN TEORI
8
Bab ini membahas teori-teori dan materi secara terperinci sebagai dasar dalam
melakukan penelitian mengenai Audit Operasional pada Cash Advance beserta
laporan pertanggungjawaban serta membahas bagaimana langkah-langkah yang
dilakukan dalam penelitian dan bagaimana cara melakukan penelitian
operasional, perumusan hipotesis serta kerangka pemikiran teoritis
3. BAB III METODE PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN
Bab ini membahas bagaimana langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian
dan bagaimana cara melakukan penelitian, gambaran umum perusahaan, struktur
organisasi beserta uraian tugas dan kegiatan pokok perusahaan.
4. BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas tentang data-data yang didapat untuk diteliti dan dianalisa
dengan menggunakan menggunakan tahap-tahap dalam melakukan audit
operasional.
5. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini membahas kesimpulan dari hasil analisis yang sudah dilakukan dan
saran-saran sebagai rekomendasi untuk perusahaan dan bagi peneliti-peneliti
selanjutnya
9
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang mendukung penelitian ini.
Teori-teori tersebut akan membantu dalam proses pembentukan kerangka pemikiran
untuk perumusan hipotesis. Penjelasan teori ini juga akan membantu dalam
menganalisis hasil penelitian.
2.1 AUDIT OPERASIONAL
Audit operasional merupakan salah satu jenis audit, dimana istilah audit operasional
tidak seumum audit laporan keuangan karena audit operasional sering digunakan
bergantian dengan audit manajemen. Umumnya, setelah selesainya audit operasional,
auditor akan memberi rekomendasi untuk perbaikan kepada manajemen untuk
memperbaiki jalannya operasi perusahaan.
Dalam skripsi ini, penulis menggunakan istilah audit operasional secara luas, sepanjang
tujuannya adalah untuk memberikan efisiensi dan efektivitas perusahaan maupun
bagian-bagian lainnya.
2.1.1 PENGERTIAN AUDIT OPERASIONAL
Audit Operasional adalah pengkajian atas setiap bagian organisasi terhadap prosedur
operasi standar dan metode yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk
mengevaluasi efisiensi dan efektivitas.
10
Ada banyak pengertian yang didefinisikan oleh para ahli mengenai audit operasional.
Salah satunya menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahlan Jusuf A.A (2003),
“Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian maupun dari prosedur dan
metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya,
pada saat penyelesaian audit operasional, audit akan memberikan sejumlah saran kepada
manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan. “(h.4).
Agoes. S (2004) mendefinisikan, “audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap
kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan
operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan
operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. “(h.9).
Casler dan Crochet (1999) mendefinisikan, “audit operasional adalah suatu proses yang
sistematis untuk menilai efektifitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi dibawah
pengendalian manajemen dan melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari
penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan. “(p.109).
Dari beberapa definisi audit operasional di atas, dapat disimpulkan bahwa pada
prinsipnya audit operasional dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi efisiensi dan
efektivitas kegiatan objek yang diaudit sehingga jika ada suatu masalah yang timbul
dapat segera diidentifikasi untuk dicari pemecahan masalahnya.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa audit operasional memiliki
karakteristik sebagai berikut :
1 Suatu proses yang sistematis yang terdiri dari serangkaian prosedur yang
tersetruktur.
2 Mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti secara objektif.
11
3 Adanya perbandingan informasi perusahaan yang dapat diukur dengan kriteria
yang telah ditetapkan untuk menentukan kesesuaian antara keduanya.
4 Pemeriksaan dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen, yaitu
mempunyai pengetahuan yang cukup sehingga dapat memahami kriteria yang
ditetapkan, juga kompeten dalam menentukan jumlah dan jenis bukti yang
dibutuhkan agar dapat menarik kesimpulan dengan tepat. Sikap independen
ditunjukan dengan memiliki mental yang bebas dan sikap yang tidak memihak.
5 Adanya komunikasi yang melaporkan hasil penemuan audit dan sejauh mana
kesesuaian informasi perusahaan dengan kriteria yang telah ditetapkan kepada
pihak yang berkepentingan.
2.1.2 TUJUAN AUDIT OPERASIONAL
Secara umum, tujuan dari audit operasional adalah membantu manajemen untuk
meningkatkan efektifitas, efisiensi dan keekonomisan dalam kegiatan operasinya.
1. Menilai kegiatan atas prestasi
Audit operasional meliputi penelitian terhadap kegiatan dari fungsi yang diperiksa,
yaitu membandingkan cara fungsi tersebut melakukan aktivitasnya dengan tujuan
yang telah ditetapkan oleh manajemen, selain itu dibandingkan pula dengan kriteria
pengukuran lainnya, misalnya rasio industri sejenis.
2 Mengidentifikasikan kesempatan untuk perbaikan
Peningkatan nilai efektifitas, efisiensi dan ekonomis merupakan kategori dari
kebanyakan perbaikan yang dapat diklasifikasikan. Auditor dapat mengidentifikasi
beragai kesempatan untuk perbaikan dengan cara menganalisasi hasil wawancara
dengan orang-orang internal maupun eksternal perusahaan, mengobservasi kegiatan,
12
menelaah laporan keuangan masa lalu dan sekarang, mempelajari transaksi,
melakukan perbandingan dengan standar industri serta melaksanakan penilaian
profesional berdasarkan pengalaman dan cara-cara yang sesuai. Efektifitas adalah
hubungan antara keluaran suatu pusat pertanggungjawaban dengan sasaran yang
harus dicapainya. Sedangkan efisiensi adalah perbandingan antara keluaran (ouput)
dengan masukan (input), atau dengan kata lain jumlah keluaran yang dihasilkan
dengan satu unit input yang kita pergunakan.
3 Mengembangkan rekomendasi dengan perbaikan atau tindak lanjut.
Pada umumnya saran atau rekomendasi diberikan kepada manajemen yang
bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional
perusahan. Setelah rekomendasi disampaikan kepada pihak manajemen, pihak
auditor harus memastikan apakah perubahan yang direkomendasikan telah
dilakukan dan jika tidak harus dicari penyebabnya.
Menurut Tunggal, A. W (2008) menyatakan, “Beberapa tujuan dari audit
operasional adalah :
Objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan
ketidakberesan dalam unsur diuji oleh auditor operasional dan untuk
menunjukan perbaikan apa yang memungkinkan untuk memperoleh hasil
yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.
Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling
efisien.
Untuk mengusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk
mencapai tujuan apabila manajemen organisasi yang kurang pengetahuan
tentang pengelolaan yang efisien.
13
Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan.
Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan dengan
setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan
kepada manajemen
Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang
efektif dan efisien dari tujuan dan tanggung jawab mereka.”(h.40).
Menurut Guy (2003), “Audit Operasional dirancang untuk memenuhi satu atau lebih
tujuan berikut :
1 Menilai kinerja.
Setiap audit operasional meliputi penilaian kinerja dilakukan dengan
membandingkan kegiatan organisasi dengan satu tujuan seperti, kebijakan,
standar, dan sasaran organisasi yang ditetapkan manajemen atau pihak yang
menugaskan serta dengan dua kriteria penilaian lain yang sesuai.
2 Mengidentifikasi peluang perbaikan.
Peningkatan efektivitas, efisiensi dan ekonomi merupakan kategori yang luas
dari pengklasifikasian sebagian besar perbaikan. Auditor dapat mengidentifikasi
peluang perbaikan tertentu dengan mewawancarai individu (apakah dari dalam
atau dari luar organisasi), mengobservasi operasional, menelaah laporan audit
operasional masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi,
membandingkan dengan standar industri menggunakan pertimbangan
profesional berdasarkan pengalaman atau menggunakan sarana dan cara lain
yang sesuai.
3 Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. Sifat
dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama pelaksanaan
audit operasional.”(p.421).
14
2.1.3 TAHAP-TAHAP AUDIT OPERASIONAL
Dalam melakukan audit operasional adanya suatu kerangka tugas sebagai pedoman
dalam melaksanakan pemeriksaan. Kerangka tugas dalam suatu audit operasional terdiri
dari tahap-tahap sebagai berikut :
1 Tahap Perencanaan (The Planning Phase)
Tujuan utama dari tahap ini adalah :
a. Mengumpulkan informasi mengenai area atau fungsi operasional.
b. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi pada area operasional.
c. Mulai mengembangkannya menjadi audit program tahap perencana.
2 Tahap Penyusunan Audit Program (Audit Program Phase)
Tujuan dari audit program ini adalah untuk :
a. Sebagai rencana tindakan untuk menyelesaikan audit operasional
b. Melakukan pemeriksaan pendahuluan (Preliminery review) pada tahap
perencanaan.
c. Sebagai jembatan atau penghubung antara tahap perencanaan dengan
tahap kerja lapangan.
d. Melaksanakan pemeriksaan operasional secara efisiensi dan efektif.
3 Tahap Pemeriksaan Lanjutan (Field Work Phase)
Auditor menganalisa kegiatan untuk menentukan keefektifan dari manajemen
dan pengawasan yang berhubungan. Fungsi semacam ini diuji dalam perasi yang
sebenarnya dengan penekanan khusus pada daerah yang sulit di kontrol dan
memiliki titik kelemahan yang tinggi.
15
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menentukan apakah suatu situasi
membutuhkan peningkatan, apakah situasi tersebut menuntut perhatian lebih dan
apa yang harus dilakukan untuk mengatasi situasi tersebut.
4 Tahap Pengembangan Temuan Audit (Development of Audit Finding)
Tahap ini meliputi :
a. Pengumpulan data untuk memperoleh informasi yang signifikan.
b. Evaluasi temuan, yang mengandung unsur :
• Condition : apa yang ditemukan?
• Criteria : apa yang seharusnya terjadi
diperusahaan?
• Cause : mengapa hal tersebut dapat terjadi
diperusahaan?
• Effect : apa akibatnya bagi kegiatan operasional
perusahaan?
• Recommendation : apa yang dilakukan untuk perbaikan
situasi tersebut?
5 Tahap Pelaporan (Reporting Phase)
Tujuan dari pembuatan laporan pemeriksaan adalah untuk :
a. Menyajikan informasi yang bermanfaat dan tepat waktu atas operasi
yang tidak efisien dan masalah lainnya.
b. Merekomendasikan perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
Laporan pemeriksaan (audit report) merupakan kesimpulan dari seluruh
hasil dari pelaksanaan pemeriksaan operasional.
16
Menurut Arens dan Loebbecke (2000), “Ada tiga tahap yang dilakukan dalam
melakukan audit operasional yaitu:
1. Perencanaan
Perencanaan dalam audit operasional serupa dengan perencanaan untuk audit atas
laporan keuangan historis. Seperti dalam audit laporan keuangan, auditor operasional
harus menentukan lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit
organisasional, juga perlu menentukan staff yang tepat dalam penugasan, mendapatkan
informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memakai struktur pengendalian
intern, serta menentukan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. Perbedaan
utama antara perencanaan audit operasional dengan audit laporan keuangan adalah
sangat banyaknya keragaman dalam audit operasional. Oleh karena keragamannya,
seringkali sulit menentukan tujuan khusus pada suatu audit operasional, sehingga
tujuannnya akan didasarkan pada kriteria yang dikembangkan untuk penugasan.
2. Pengumpulan dan evaluasi bahan bukti
Dengan cara yang sama seperti pada audit keuangan, auditor operasional harus
mengumpulkan cukup bahan bukti yang kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak
guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang diuji.
Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti
• Survai Lokasi Penelitian • Menganalisa data yang sudah
di dapatkan • Audit Lanjutan • Pelaporan
Pelaporan dan Tindak Lanjut
Perencanaan
17
3. Pelaporan dan tindak lanjut
Dua perbedaan utama dalam laporan audit operasional dan keuangan yang
mempengaruhi laporan audit operasional. Pertama, dalam audit operasional, laporan
biasanya dikirim hanya untuk pihak manajemen, dan satu salinan untuk unit atau
departemen yang diperiksa. Tidak adanya pemakaian pihak ketiga, mengurangi
pembakuan kata-kata dalam laporan audit operasional. Kedua, keragaman audit
operasional memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang
lingkup audit, temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi.
Hubungan kedua faktor ini mengakibatkan banyak perbedaan dalam laporan audit
operasional. Penulisan laporan seringkali memakan banyak waktu agar temuan-temuan
dan rekomendasi disampaikan secara jelas. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa
dalam audit operasional di saat rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada
manajemen, yang tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan
yang direkomendasikan telah dilakukan dan jika tidak apakah alasannya.”(p.278).
2.1.4 KETERBATASAN AUDIT OPERASIONAL
Audit operasional merupakan suatu alat bantu yang baik, akan tetapi audit operasional
ini tetap memiliki keterbatasan-keterbatasan, yaitu :
a. Keterbatasan waktu pemeriksaan .
b. Keterbatasan pengetahuan pemeriksa.
c. Keterbatasan data-data yang diperoleh.
d. Adanya hambatan dari pihak terkait didalam pemeriksaan.
2.1.5 LAPORAN AUDIT OPERASIONAL
18
Seperti halnya audit laporan keuangan, sebagai hasil akhir audit operasional akan
dikeluarkan pula suatu laporan hasil audit oleh auditor. Bagi pimpinan organisasi
perusahaan yang bersangkutan di dalam audit, laporan audit merupakan bukti nyata
yang mereka lihat mengenai audit yang telah dilakukan.
Fungsi audit report adalah :
1 Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan operasional.
2 Mempengaruhi manajemen agar melakukan perbaikan atau tindakan.
3 Menanyakan manfaat pemeriksaan operasional bagi manajemen.
4 Manarik perhatian manajemen.
Bentuk laporan audit operasional dapat berupa tulisan maupun lisan. Laporan harus
ditulis dari konsep ke detail serta temuan harus diuraikan secara terperinci dan manfaat
yang akan diproleh jika rekomendasi dilakukan. Pada dasarnya suatu laporan audit
operasional akan meliputi komponen-komponen sebagai berikut :
1 Tujuan dan ruang lingkup.
2 Prosedur-prosedur yang digunakan oleh auditor.
3 Temuan-temuan saat melakukan penelitian.
4 Rekomendasi-rekomendasi bila diperlukan.
Ringkasan laporan hasil audit itu hendaknya :
1 Menjelaskan ruang lingkup, manfaat dan tujuan audit.
2 Menyajikan hal-hal aktual dan akurat.
3 Menjelaskan temuan dan rekomendasi untuk perbaikan perusahaan.
19
4 Mencantumkan informasi, temuan dengan didukung oleh bukti-bukti yang
cukup untuk menunjukan dasar permasalahan yang dilaporkan serta kebenaran
dan kelayakannya.
5 Membuat identifikasi dan penjelasan mengenai masalah yang memerlukan
penelaahan lebih lanjut dari auditor.
6 Menyertakan tindakan manajemen yang patut diperhatikan terutama dalam
perbaikan manajemen yang memerlukan perluasan lebih lanjut.
7 Menempatkan prioritas pada perbaikan di masa depan dan bukannya pada kritik
di masa lalu.
2.1.6 RUANG LINGKUP AUDIT OPERASIONAL
Audit Operasional berhubungan dengan semua tahapan kegiatan untuk perusahaan.
Begitu luasnya lingkup yang dapat dicakup oleh operasional audit, sehingga perusahaan
harus benar-benar mengerti kapan dan pada bidang apa suatu operasional audit
dibutuhkan.
Berdasarkan bidang kegiatan usaha yang dapat diinvestigasi ruang lingkup operasional
audit dapat mencakup audit mengenai :
1 Kesesuaian, praktek dan ketaatan organisasi pada arah dan tujuan yang telah
ditetapkan.
2 Project, yaitu apakah project sudah berada pada tingkat paling efisien, efektif
dan ekonomis.
3 Pengendalian organisasi, yaitu apakah fungsi-fungsi dalam organisasi yang ada
sekarang sedah efektif dan sesuai dengan perusahaan.
2.1.7 STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL
20
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2007), “Pengendalian internal adalah sistem yang
meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terorganisasi yang dianut dalam
suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan
keandalan data akuntansi serta meningkatkan efisiensi usaha. “(h.39).
Struktur pengendalian intern menurut COSO (Committe of Sponsoring Organizations of
the Treadway) mencakup lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang
dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan
pengendalian dapat dipenuhi.
Pengendalian intern terdiri dari lima komponen, yaitu :
1 Lingkup Pengendalian
Lingkup pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang
mencerminkan sikap menyeluruh manajemen tertinggi, direktur dan komisaris
dan pemilik suatu entitas terhadap pengendalian dan pentingnya terhadap satuan
usahan tersebut.
Berikut merupakan komponen yang sangat penting dalam lingkungan
pengendalian yang harus menjadi bahan pertimbangan bagi para auditor :
a. Nilai intergritas dan etika
Hal ini meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau
mengurangi intensif dan godaan yang dapat menyebabkan pegawai
bertindak tidak jujur, melanggar hukum.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keterlampilan yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas-tugas. Komitmen terhadap kompetensi
meliputi pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterlampilan
21
yang diperlukan dan gabungan antara kecerdasan, pelatihan dan
pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.
c. Dewan komisaris atau komite audit
Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen
dan anggota-anggotanya aktif serta menilai aktivitas manajemen.
Tanggung jawab komite audit adalah mengawasi proses pelaporan
keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketentuan kepada
undang-undang dan peraturan.
d. Falsafah manajemen dan gara operasi
Falsafah merupakan seperangkat keyakinan dasar yang menjadi
parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Sedangkan gaya operasi
mencerminkan ide manajemen tentang bagaimana operasi suatu entitas
harus dilaksanakan. Pemahaman mengenai falsafah manajemen dan
gaya operasi ini membuat auditor dapat merasakan sikap mereka
terhadap pengendalian.
e. Struktur organisasi
Struktur organisasi suatu usaha membatasi garis tanggung jawab dan
wewenang yang ada. Dengan memahami struktur organisasi, auditor
dapat mempelajari manajemen dan elemen fungsional usaha dan
menaksir bagaimana kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan
pengendalian dilaksanakan.
f. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Hal ini mencakup cara-cara seperti catatan dari manajemen tentang
pentingnya pengendalian dan masalah-masalah yang berkaitan dengan
pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, penjelasan tugas
22
karyawan dan kebijakan terkait dan dokumen kebijakan yang
menggambarkan perilaku pegawai.
g. Kebijakan dan prosedur kepegawaian
Aspek yang paling penting dalam pengendalian adalah pegawai. Oleh
karena itu, metode bagaimana pegawai direktrut, dievaluasi dan digaji
harus diperhatikan dan dikendalikan dengan baik.
2 Penetapan Resiko oleh Manajemen
Penetapan resiko dilakukan sebagai bagian dari perancangan dan pengoperasian
struktur pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan.
Jika manajemen secara efektif menilai dan beraksi terhadap resiko, auditor
biasanya mengumpulkan lebih sedikit bahan bukti dibandingkan jika
manajemen tidak dapat mengidentifikasi atau beraksi terhadap resiko yang
signifikan.
3 Sistem Akuntansi
Kegunaan sistem akuntansi satu satuan usaha untuk mengidentifikasikan,
menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan
transaksi-transaksi kedalam satu satuan usaha serta mengelola akuntabilitas atas
aktiva terkait. Untuk perusahaan kecil dengan keterlibatan aktif pemilik, sistem
akuntansi sederhana dengan suatu mikro komputer yang mencakup seorang
akuntan yang jujur dan kompeten akan memberikan sistem akuntansi yang
memadai. Perusahaan
4 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh pihak manajemen
telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian dibagi menjadi lima kategori yaitu
23
pemisahan tugas yang cukup, otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas,
dokumen dan catatan yang memadai, pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
dan pengecekan independen atas pelaksanaan.
5 Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas struktur pengendalian intern
sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personal yang seharusnya
melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian
pengendalian. Pemantauan dilakukan pada saat yang tepat untuk menentukan
apakah struktur pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan
dan untuk menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah
memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
Menurut Munawir (1997), “Struktur pengendalian intern diartikan sebagai berikut :
Struktur pengendalian intern suatu perusahaan meliputi kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa
tujuan perusahaan tersebut akan dapat dicapai. “(h.229).
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa struktur pengendalian intern
bertujuan untuk :
1. Menjaga harta kekayaan perusahaan.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong dalam meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.
4. Mendorong agar ditaatinya kebijakan manajemen.
24
Arti pentingnya struktur pengendalian intern bagi manajemen dimana pengakuan
tersebut semakin meluas dengan alasan :
Semakin luas lingkup dan ukuran perusahaan mengakibatkan di dalam banyak hal
manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi
terhadap jalannya operasi perusahaan. Manajemen hanya harus mempercayai berbagai
laporan dan hasil analisis mengenai keefektifan operasinya. Sedangkan tanggung jawab
yang utama untuk menjaga keamana harta milik perusahaan dan untuk mencegah
kesalahan-kesalahan dan ketidakberesan terletak di tangan manajemen. Pengecekan dan
review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik akan dapat melindungi
dari kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan penyimpangan
yang akan terjadi.
Dilain pihak, adalah tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara
menyeluruh atau secara detail untuk hampir semua transaksi perusahaan didalam waktu
dan biaya yang terbatas. Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya
struktur pengendalian intern termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat
diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan wewenang dan
tanggung jawabnya dengan tepat.
2.2 PENGERTIAN PROJECT
Project adalah suatu kegiatan investasi yang menggunakan faktur-faktor produksi atau
pengerjaan untuk menghasilkan barang atau jasa tertentu yang dapat diharapkan
memproleh keuntungan dalam suatu periode tertentu. Project juga dapat diartikan usaha
sementara yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk yang unik atau sebuah
layanan, seperti kebanyakan usaha lain.
25
Tujuan utama dari project adalah memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
Menurut Larson Gray (2011) menyatakan, “Ada beberapa karakteristik pada sebuah
project yaitu :
1. Tujuan didirikan sebuah project
2. Menentukan jangka waktu project diawal dan diakhir
3. Melibatkan beberapa departemen terkait
4. Melakukan pekerjaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya
5. Spesifikasi terhadap waktu, biaya dan kinerja yang baik.”(p.97).
2.2.1 PROSEDUR BERKAITAN DENGAN PROSES PERSYARATAN
ADMINISTRASI PERUSAHAAN
Sehubungan dengan semakin berkembangnya telekomunikasi global, hal ini
berhubungan dengan pekerjaan atau project pemasangan IP (Internet Protocol) yang
semakin meluas sampai pelosok negeri, oleh karena itu PT MTM harus menyusun
stratagi agar setiap project pemasangan IP (Internet Protocol) dan support
telekomunikasi lainnya dengan biaya yang sudah diperhitungkan dengan sangat
terperinci sekalipun di daerah terpencil biaya yang dikeluarkan harus sangat
diperhitungkan dengan detail.
Biasanya PT MTM membuat beberapa strategi agar setiap pengeluaran biaya harus di
lakukan sesuai dengan rules perusahaan, antara lain :
a. Dibuatkan Kode Project
26
Maksud dan tujuannya dibuatkan kode project adalah agar setiap pekerjaan
memiliki kode project tersendiri sehingga setiap biaya yang sudah dikeluarkan bisa
masuk ke kode project tersebut untuk dapat teridentifikasi dengan mudah sebagai
dasar menghitung untung dan rugi project tersebut dan untuk pengumpulan kode
project semauanya direkap oleh FA departement.
Misalnya : kami mendapatkan project baru, yaitu pembangunan tower di Papua dari
PT Telekomunikasi Indonesia Tbk, maka pekerjaan itu masuk ke kode project
tertentu misal 15-IP-001, jadi setiap biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menunjang
project tersebut harus masuk ke kode project 15-IP-001 bertujuan agar setiap
pengeluaran tidak masuk ke kode project lain.
b. Dibuatkan Budget
Maksud dan tujuannya dibuatkan budget adalah agar setiap pengeluaran yang akan
dilakukan harus sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Pekerjaan (RKAP) dimana
RKAP disusun ditahun sebelumnya dengan dimusyawarahkan secara bersama dan
disetuji oleh direksi.
c. Dibuatkan Chart of Account (COA)
Maksud dan tujuan dibuatkan COA adalah agar setiap pengeluaran yang terjadi
harus mengacu pada COA tersebut agar penelompokan pengeluaran dilaporan
keuangan dapat teridentifikasi.
Misalnya : karyawan atau engineer A akan dikirim ke daerah Palembang selama 10
hari , maka admin Project Dept harus membuatkan pengajuan Voucher Cash
Advance senilai Rp.10.000.000 dimana pengajuan cash advance tersebut harus di
27
break down berdasarkan masing-masing COA, bertujuan agar setiap pengeluaran
dapat diklasifikasikan berdasarkan COA tersebut.
COA COA Description Total
501010200 Material 5.000.000 501010621 Transport Project 1.500.000 501010625 Makan & Minum 750.000 501010610 Peralatan & Perlengkapan 1.250.000 501010626 Pengawas Lapangan 1.500.000 10.000.000
Tabel 2.1 List COA
d. Control Budget
Maksud dan tujuan dibuatkan Control Budget adalah agar setiap pengeluaran yang
diajukan project dept atau departemen terkait sesuai dengan RKAP dan masih dalam
budget yang normal, hal ini juga sebagai kontrol agar project tersebut tidak
mengalami kerugian karena setiap pengeluaran operasional akan selalu di kontrol
oleh team FA Dept. Apabila pengajuan dana melebihi budget yang ada maka dari
team FA Dept akan menginformasikan bahwa budget tersebut sudah over budget.
Ada beberapa solusi apabila budget tersebut over budget, antara lain :
FA Dept akan memberikan beberapa pilihan yaitu :
Mutasi budget, yaitu mutasi nilai dari budget yang masih ada sebagai
tambahan ke budget yang sudah minus
Misalnya : budget ekspedisi kode project 15-PS-001 sudah over budget senilai
Rp.1.500.000,- lalu dari budget traveling masih ada sisa sekitar Rp.10.000.000,-
maka dari departemen tersebut bisa untuk memutasi dari budget traveling senilai
28
Rp.1.500.000,- ke budget ekpedisi dan pastinya harus dengan persetujuan direksi
keuangan.
*terlampir form mutasi budget
Gambar 2.2 Form Persetujuan Mutasi Nilai Anggaran
Tambah budget, yaitu menambah budget yang sudah minus agar proses
pengajuan dana bisa masuk ke FA Dept untuk direalisasikan pencairannya.
Misalnya : budget material kode project 15-PS-005 sudah over budget karena
ada Additional Material Request (AMR) senilai Rp.51.000.000,- untuk project
tersebut maka project dept harus menambahkan budget agar material yang
butuhkan bisa segera dikirim ke lokasi
29
*Terlampir form penambahan budget
Gambar 2.3 Form Persetujuan Tambah Nilai Anggaran
2.2.2 PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENCAIRAN CASH ADVANCE
1. Setiap karyawan atau engineer yang berangkat akan diberikan Cash Advance
diawal dengan tata cara tersebut dan berlaku untuk semua area sesuai dengan
tarif yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
2. Pengajuan Cash Advance diajukan kepada departemen FA hari senin s/d kamis
paling lambat pukul 12.00 WIB dan Hari Jum’at tidak ada pengajuan.
3. Pencairan Cash Advance yang dimaksud point 1, adalah minggu depanya (Hari
selasa-jum’at)
Misalnya :
30
4. Request pencairan Cash Advance apabila ada perubahaan nama, site lokasi, nilai
dsb, yang dimaksud dalam point 2 H-1 maksimal pukul 12.00 WIB dari hari
senin-kamis, Hari Jum’at tidak ada request pencairan dana hari Jum’at.
Sehingga request pencairan dari User Supervisor dan Project Managet (SPV &
PM) maksimal pukul 10.00 WIB.
5. Tidak ada pencairan dana Cash Advance pada hari senin, karena senin jadwal
pencarairan HRD, GA, Marketing dan operasional lainnya.
6. Pengajuan dan pencairan Cash Advance untuk Special Case harus disertai
dengan justifikasi terlebih dahulu dari Tim Project dan mendapatakn Approval
dari Board of Director (BOD). Special Case maksimal di ajukan paling lambat
pukul 14.00 WIB.
7. Pengajuan dan Pencairan Cash Advance untuk Meeting koordinasi area
Jabotabek maksimal Rp.1,500,000.
8. PIC berkaitan dengan pengajuan dan pencairan Cash Advance
No PIC User Divisi
1 PIC Pembuat Pegajuan Endang Mayawati Admin Project
2 PIC Requset Pencairan Ke FA Endang Mayawati Admin Project
3 PIC Pencairan (Cashier) Wina Nur Anisa Cashier FA
Tabel 2.2 PIC Cash Advance
31
Berikut merupakan prosedur berkaitan dengan pembuatan Cash Advance oleh
admin Project Departement
a. Membuat rekap data (review) pengajuan Cash Advance antara rencana dan
realisasi dilakukan oleh admin project, ditambahkan nomor urut pengajuan
(prenumber)
Misalnya : 090914-001di tulis di pojok kiri atas lembar voucher Cash Advance
b. Pengajuan dimasukan dalam satu Map satu tanggal, disertai rincian nomor
pengajuan diluar amplop.
c. Report rencana dan realisasi pengajuan Cash Adnavance dilaporkan ke:
- GM Project: R. Fauzi & Ziaul Chaq.
- PM Project: Reza, Bangga, Faisal, Bahrudin, Andi Aulia, Ali
Nurhasan (HRD)
- SPV Project: Findia, Satria, Citra, Inggi, Akbar, Choirul, Maulana
Fauzan, Fauzan Dedy, Jerry, Nurfadillah Fitrah, Syamsudin, Endi,
Samsono.
- FA: Wina Nur Anisa, Laila Tussa’adah & Avista.
oleh Endang Mayawati setiap hari maksimal pukul 16.00.
2.2.3 PROSEDUR PENGAJUAN CASH ADVANCE YANG TIDAK SESUAI
DENGAN RENCANA AWAL
(1) Jika pekerjaan lebih cepat dari rencana awal, maka karyawan atau
engineer harus mengembalikan uang sisa Cash Advance sesuai dengan
pengeluaran yang sudah di lakukan.
(2) Jika pekerjaan tidak jadi dilakukan maka engineer harus mengembalikan
uang secara full kepada perusahaan.
32
(3) Jika pekerjaan lebih lama dari rencana awal, maka team leader harus
mengajukan Cash Advance baru sesuai dengan lama pekerjaan.
(4) Dalam Pengajuan dan Pencairan Cash Advance maksimal karyawan atau
engineer memiliki outsanding Cash Advance hanya satu jadi, setiap
engineer maksimal dua pengajuan Cash Advance.
Misalnya : Jika pekerjaan Project A selama 5 hari , maka pengajuan Cash
Advance adalah sesuai dengan project A, diajukan selama 5 hari.
Apabila pekerjaan project A bisa diselesaikan dalam 4 hari maka laporan
pertanggungjawaban Cash Advance dan sisa Cash Advance harus
dikembalikan.
Apabila ada pekerjaan project A dan atau B selama tiga hari di lokasi yang
sama. Maka Leader membuat pengajuan Cash Advance baru untuk project
A dan atau B dan bisa di request untuk pencairan.
Namun apabila, laporan pertanggungjawaban dan sisa Cash Advance project
A dan atau B belum diselesaikan maka sanksi akan berjalan.
2.2.4 PROSEDUR PENGAJUAN KEKURANGAN CASH ADVANCE
Prosedur pengajuan kekurangan cash advance ketentuan sebagai berikut :
a. Jika ada kekurangan Cash Advance sebesar Rp.500.000 sampai dengan
Rp.2.000.000 harus ada approval Pak Johan selaku direktur keuangan
(BOD).
b. Jika ada kekurangan Cash Advance sebesar Rp.2.000.000 atau lebih
maka harus approval Pak Kowim selaku direktur utama (BOD)
33
Rekonsiliasi antara tim Project (Endang Mayawati) dan FA (Wina Nur Anisa)
dua minggu sekali di hari Jum’at week 2 dan week 4 Jam 15.00 WIB.
2.2.5 PROSEDUR KETENTUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TERHADAP CASH ADVANCE
1. Laporan Pertanggungjawaban dilaporkan kepada departemen keuangn
paling lambat maksimal 8 (delapan) hari kalender dengan ketentuan:
- Rekap laporan pertanggungjawaban yang sudah di tanda tangani
karyawan atau engineer dan atasannya.
- Laporan diserahkan ke Endang Mayawati (admin project)
- Dalam rekap laporan disertai dengan nomor Cash Advance, kode
Project dan ringkasan pengeluaran berdasarkan masing-masing
COA.
- Lampiran pendukung berupa bukti-bukti transaksi yang sah dimata
hukum dan sudah disusun berurutan sesuai nomor urut rekap
laporan pertanggungjawaban.
- Apabila ada sisa atau kelebihan Cash Advance langsung
dikembalikan bersama dengan laporan pertanggungjawabannya.
2. Apabila tidak bisa mengikuti ketentuan pada nomor 1 maka, berlaku
ketentuan sebagai berikut:
a. Hari ke-9 belum ada laporan masuk, akan ada peringatan lisan 1 (sms,
backup email)
b. Hari ke-10 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 1
c. Hari ke-11 belum ada laporan masuk, ada peringatan lisan 2
d. Hari ke-12 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 2,
e. Hari ke-13 belum ada laporan masuk, ada peringatan lisan 3
34
f. Hari ke-14 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 3.
g. Hari ke-15 tidak ada respon, maka yang bersangkutan akan di
selesaikan dengan tanpa syarat oleh HRD
3. Untuk peringatan lisan berupa sms/email yang mengeluarkan project (team
leader yang bersangkutan), sedangkan surat peringatan 1 s/d 3 yang
mengeluarkan adalah software finance.
4. List Cash Advance sudah bisa diakses lewat software finance oleh (admin
project, supervisior dan project manager).
5. Perhitungan SP berdasarkan 1 nomor Cash Advance.
6. Laporan Cash Advance berupa soft copy (Scan/Photo) dengan aktualnya
harus sama (tidak boleh ada perbedaan laporan). Laporan yang di kirimkan
dengan format Excel di TOLAK.
2.2.6 PROSEDUR INFORMASI BERKAITAN DENGAN PROSES PENCAIRAN
CASH ADVANCE.
Prosedur penginformasian berkaiatan dengan proses pencaiaran cash advance sebagai
berikut :
1. Pengajuan cash advance diajukan kepada FA Dept berupa : voucher
pengajuan cash advance sudah disetujui oleh project manager, engineer
tersebut dan RAB yang sesuai dengan aturan dari perusahaa.
2. Cash advance akan dicairakan oleh FA Dept seminggu setelah pengajuan
tersebut dinyatakan lengkap dan memenuhi aturan dari keuangan.
3. Pemberitahuan pembayaran akan secara otomatis oleh software finance akan
di email kepada engineer secara langsung dan departemen terkait.
35
4. Engineer wajib melaporkan pertanggungjawabannya maksimal 8 hari setelah
pencairan Cash Advance dan akan diterima oleh FA Dept apabila laporan
pertanngungjawaban memenuhi syarat seperti :
a. Mencantumkan secara detail biaya yang sudah dikeluarkan lalu
mengelompokannya sesuai dengan COA dan budget yang sesuai
dengan saat pengajuan cash advance.
b. Keterangan pemakaian uang tersebut harus jelas, quantity barang dan
totalnya.
c. Apabila terdapat transaksi makan maka harus ada kwitansi atau bon
dari tempat makan tersebut dan menyebutkan siapa saja yang ikut
makan ditambah no handphone nya.
d. Apabila ada penginapan maka harus ada kwitansi dan bon dari
penginapan tersebut.
e. Apabila ada sewa mobil atau naik kendaraan lainnya maka harus
menyertakan dokumentasi mobilnya dan kwitansi atau bon terkait
transaksi tersebut.
f. Apabila ada fee untuk pengawas lapangan (waspang) atau helper
maka harus ada foto dokumentasi orangnya dan kwitansi bermaterai
cukup
g. Apabila membeli tools dan additional material maka harus
mendokumentasikan tools dan material yang sudah dibeli baik
sebelum dipasang atau sudah dipasang.
h. Laporan pertanggungjawaban sebelum masuk ke departemen
keuangan harus sudah mendapat approval dari Project Manager.
36
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN
3.1 METODOLOGI PENELITIAN
Dalam studi kasus, peneliti memerlukan data untuk mendukung penelitian ini dan
diproses agar bisa untuk diambil kesimpulan terkait dengan Cash Advance dan Laporan
Pertanggungjawaban yang diberikan kepada karyawan atau engineer di PT MEDIA
TELEKOMUNIKASI MANDIRI.
Metodologi penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah metode
kepustakaan, observasi dan analisis data dengan melakukan wawancara (interview).
Serta penulis juga memperlajari berdasarkan data historis yang ada pada perusahaan dan
buku-buku berkaitan dengan penelitian, dilaksanakan dengan cara mempelajari
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penyusunan skripsi ini.
I. Metode Kualitatif
Penelitian kulitatif adalah penelitian tentang riset yang bersifat deskriptif dan
cenderung menggunakan analisis. Landasan teori dimanfaatkan sebagai
pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan, penelitian
kualitatif jauh lebih subjektif daripada penelitian atau survey kuantitatif dan
menggunakan metode sangat berbeda dari mengumpulkan informasi,
terutama individu, dalam menggunakan wawancara secara mendalam dan
grup fokus.
37
II. Metode Kepustakaan
Penelitian yang dilakukan dengan mengunjungi perpustakaan dan
perusahaan guna memperoleh data, buku-buku dan sumber-sumber data
lainnya yang menyangkut topik pembahasan
III. Metode Observasi
Observasi adalah proses mendapatkan data perusahaan yang mendukung
objek pembahasan yang ada dan terjadi di lapangan dengan cara
pengumpulan data melalui pihak-pihak terkait. Sehingga melalui observasi
ini, peneliti dapat memperoleh informasi lebih mendalam. Peneliti juga
melakukan penelitian arsip dengan menggunakan penelusuran data yang
didapatkan dalam sistem keuangan (software) untuk mengetahui kejadian
masa lalu. Dalam penelitian ini, pengambilan data-data tertentu yang
diangap sesuai kriteria dan memiliki relevansi dengan penelitian yang
dilakukan. Pengamatan secara langsung atas kegiatan proses pelaksanaan
project perusahaan yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas.
IV. Metode Analisis Data
Menganalisis data yang sudah didapatkan dengan cara mengidentifikasi
setiap unsur-unsur yang ada mulai dari proses pengajuan cash advance,
pencaiaran cash advance sampai dengan proses pelaporan realisasi
pertanggungjawabanny dan mengamati temuan (finding) secara mendalam.
Melakukan interview
Wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkaiatan dengan project
agar semua informasi yang didapatkan sesuai dengan data-data yang
didapatkan.
38
3.1.1 JENIS DAN SUMBER DATA
Dengan mengetahui jenis penelitian yang dilakukan, maka jenis data yang
digunakan dalam penelitian dapat ditentukan, jenis data yang digunakan adalah
data kualitatif, yaitu data yang berupa penjelasan atau keterangan dari obyek
penelitian,antara lain data mengenai lingkungan project, proses administrasi,
struktur organisasi, strategi delivery project perusahaan, dan fungsi kontrol.
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data Primer
Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung
dari sumber asli. Data ini meliputi seluruh data dalam area aktivitas project,
yaitu data mengenai lingkungan project, proses administrasi, struktur organisasi,
strategi delivery project perusahaan, dan fungsi control, dimana data ini akan
dianalisis melalui audit operasional.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara
tidak langsung melalui media perantara. Data ini meliputi data dari perusahaan
berupa data Cash Advance seperti daftar seluruh pengeluaran, laporan
operasional, biaya-biaya lain project, dan ketaatan karyawan atau engineer
dalam penggunaan Cash Advance.
Dalam menganalisa, peneliti harus berdasarkan bukti-bukti yang dapat
dipertanggungjawabkan, yaitu berupa permohonan pencairan cash advance, laporan
oprasional, penjelasan secara terperinci setiap transaksi-transaksi, kondisi budget
transaksi tersebut dan dokumen-dokumen penunjang lainnya yang ada di PT Media
Telekomunikasi Mandiri.
39
3.2 PROFIL PERUSAHAAN
3.2.1 KEGIATAN PERUSAHAAN.
PT. Media Telekomunikasi Mandiri (MTM) didedikasikan untuk menyediakan
solusi teknologi berkualitas tinggi yang meningkatkan klien, efisiensi, produktivitas dan
profitabilitas. Untuk dapat menguntungkan klien, MTM membentuk kemitraan dengan
para pemimpin industri termasuk JUNIPER, ALCATEL LUCENTS, CISCO, DELL,
TELLABS, FUJITSU, dan SUN MICROSYSTEM.
PT Media Telekomunikasi Mandiri (MTM) adalah sebuah perusahaan swasta
yang didirikan pada tahun 2008. Dengan semangat kemandirian ekonomi, pada tahun
pertama MTM telah berhasil menyelesaikan beberapa proyek pada memberikan Civil,
Mechanical and Electrical (CME), IT dan telekomunikasi fasilitas pendukung di
beberapa perusahaan telekomunikasi di Indonesia.
Bagian dari komitmen kami untuk memberikan solusi terbaik bagi pelanggan
kami, kami terus mengembangkan sumber daya dan kompetensi sebagai berikut:
40
a. Network engineers dengan industri sertifikasi terkemuka
b. Lebih dari 100 teknisi lapangan yang handal dan dilengkapi dengan up to
date kompetensi
c. IR dan Konsultan Telekomunikasi dengan standar yang telah diuji dan
berpengalaman dalam proyek telekomunikasi Internasional
d. Managemen proyek yang handal.
SaliGading Bersama (SGB Group) sebagai unit usaha di bidang IT dan penyedia
solusi telekomunikasi. Dengan profesionalisme yang kita miliki dan dukungan penuh
dari kelompok, kita peran yang lebih besar dalam industri.
3.2.2 Visi dan Misi :
Visi :
Untuk menjadi IT dan Telekomunikasi penyedia solusi perusahaan
lokal terkemuka di Indonesia untuk mengejar harapan pelanggan dinami
Misi :
41
a. Mengedepankan nilai terbaik bagi pelanggan, pemegang saham dan
karyawan dengan selalu berinovasi terus menerus
b. Memberikan solusi dan layanan yang sesuai dengan situasi
dan kondisi di industri telekomunikasi Indonesia dengan
mengedepankan profesionalisme dan team work.
c. Terus mengembangkan kompetensi.
3.2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
PT. Media Telekomunikasi Mandiri memiliki berbagai departemen dan divisi yang
mempunyai tugas khusus masing-masing untuk menangani berbagai fungsinya dan
dipimpin oleh seorang Director. Berikut ini adalah struktur organisasinya :
Tabel 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
a. Komisaris
KOMISARIS
42
Komisaris merupakan organ perseroan yang bertugas melakukan pengawasan
secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi
nasihat kepada direksi.
b. Direktur Utama
Direktur Utama/pimpinan merupakan struktur organisasi perusahaan yang
tertinggi. Bagian ini merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap segala
bentuk operasional atau berjalannya roda perusahaan.
c. Sekertaris
Sekertaris melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif seperti
mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.
d. Direktur Operasional
Direktur Operasional bertanggung jawab untuk memastikan organisasi berjalan
sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan dan memenuhi harapan para
pelanggan dan klien dengan cara yang efektif dan efisien. Tugas utamanya
membuat perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang lebih banyak dengan
biaya yang lebih rendah.
e. Direktur Marketing
Direktur Marketing memegang bagian yang sangat penting dalam sebuah
industri. Bidang pemasaran perlu memastikan bahwa kebutuhan dari para
konsumen dapat terpenuhi dan dalam waktu yang sama mereka juga bisa
meningkatkan keuntungan atau profit dari perusahaan itu sendiri.
f. Direktur Keuangan
43
Direktur Keuangan merupakan salah satu kepentingan di dalam manajemen
yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pemanfaatan sumber
daya keuangan dalam kegiatan entitas secara efisien dan efektif.
g. Direktur Umum
Direktur Umum bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional departemen
logistik dan HRD & GA
h. Manager
Manager bertanggung jawab dan memastikan rutin operasional perusahaan dapat
berjalan sesuai dengan goal perusahaan.
i. Staff / admin
Staff / admin melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyedia fasilitas dan
layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk
mendukung kelancaran operasional perusahaan.
3.2.4 PRODUCT AND SERIVICE
44
BAB IV
ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
4.1 DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN
Dalam penelitian ini penulis mengambil salah satu contoh project di PT MEDIA
TELEKOMUNIKASI MANDIRI dimana penulis berharap dalam pengambilan sample
tersebut dapat menggambarkan secara keseluruhan sistem Cash Advance beserta
laporan pertanggungjawaban yang terjadi diperusahaan ini.
Penulis mengambil sample satu project, yaitu “ Pengadaan dan Pemasangan IP
Clock PTP Grand Master 2015”
Berikut merupakan rincian budget dan biaya-biaya dalam pelaksanaan project
“Pengadaan dan Pemasangan IP Clock PTP Grand Master 2015”
Tabel 4.1 **Source Inquery Commited vs Realization
45
Berdasarkan data di atas dapat dilihat bahwa semua pengeluaran yang digunakan dalam
project tersebut meliputi beberapa COA, dimana data yang penulis munculkan nilainya
hanya transaksi yang penggunaannya melalui cash advance. Pengeluaran yang
menggunakan Cash Advance sebesar Rp317.832.400
Keterangan :
∞ Project
Project merupakan kode tersendiri atas pekerjaan tersebut, atau sering disebut
prenumber dalam mengidentifikasi setiap transaksi yang terjadi.
∞ COA
COA merupakan kode nomor transaksi.
∞ COA Description
COA Description merupakan penjelasan mengenai pengelompokan penggunaan
transaksi-transaksi yang akan dilakukan.
∞ Budget
Budget merupakan sebuah anggaran sejumlah uang yang akan dipergunakan
untuk melaksanakan suatu project.
∞ Committed
Committed merupakan sejumlah permohonan pencaiaran uang yang sudah
diajukan dari departemen terkait untuk kelancaran Project tersebut.
∞ Realization merupakan sejumlah permohonan pencaiaran uang yang berasal dari
pengajuan yang diajukan departemen terkait dan sudah direalisasikan pencaiaran
pendanaan nya oleh bagian keuangan sesuai dengan peraturan perusahaan.
∞ C Variance
46
C Variance merupakan selisih antara Budget dengan Committed hal ini bertujuan
agar ada fungsi kontrol terhadap permohonan pengajuan agar tidak melebihi
budget yang sudah ditetapkan.
∞ R Variance
R Variance merupakan selisih antara Budget dengan Realization hal ini
bertujuan agar ada fungsi kontro terhadap perealisasian pembayaran yang sudah
dilakukan berdasarkan permohonan pengajuan pencaiaran dari departemen
terkait.
Berdasarkan pembahasan uraian pembiayaan di atas penulis bertujuan untuk
menganalisa setiap transaksi-transaksi yang dikeluarkan dengan penggunaan Cash
Advance yang akan digambarkan melalui Laporan Pertanggungjawaban masing-masing
pengguna Cash Advance yaitu karyawan atau engineer.
Selama berjalannya Project Pengadaan dan Pemasangna IP Clock PTP Grand Master
2015. Project departement sudah mengajukan 46 transaksi cash advance kepada
departemen keuangan, dimana sebagian besar sudah direalisasikan pembayarannya,
dikarenakan sangat beragam penggunaannya, sehingga sangat menarik sekali untuk
dianalisa karena beraneka macam lokasi yang dikerjakan oleh karyawan atau engineer,
dimana medan yang dihadapi memiliki tandatangan tersendiri sehingga dapat
mempengaruhi karyawan atau engineer untuk bisa megirimkan informasi kepada leader
hal ini berpengaruh terhadap ketertiban proses pelaporan pertanggungjawabannya.
Penulis akan menganalisa proses pelaporan pertanggungjawabannya apakah sesuai
dengan peraturan perusahaa atau ada kendala-kendala lain yang menyebabkan karyawan
atau engineer belum melaporkan pertanggungjawaban mereka.
47
4.2 URAIAN HASIL PENELITIAN
4.2.1 78% Laporan Pertanggungjawaban Mengalami Keterlambatan
Berdasarkan data yang sudah diperoleh penulis dari perusahaan pertanggal 11
Februari 2016 hanya ada satu karyawan saja yang belum melaporkan
pertanggungjawabannya, namun penulis mencoba menelusuri dan menganalisa terhadap
laporan pertanggungjawaban yang sudah dilaporkan apakah tepat waktu atau sesuai
dengan peraturan perusahaan.
Namun menurut data yang didapatkan penulis dari departemen keuangan dapat diambil
kesimpulan bahwa banyak sekali karyawan atau engineer yang belum menaati
peraturan-peraturan perusahaan terkait proses atau prosedur dalam cash advance. Hanya
ada 10 dari 46 transaksi cash advance yang sudah tertib melaporkan
pertanggungjawaban mereka dengan tepat waktu terhadap cash advanve yang sudah
diberikan, selebihnya 36 transaksi cash advance yang tidak tertib dalam pelaporan
pertanggungjawaban mereka.
Hal ini membuat penulis ingin lebih jauh lagi untuk meneliti dan menganalisa
sebenarnya ada kendala-kendala apa saja yang mempengaruhi karyawan atau engineer
untuk sulit sekali melaporkan laporan pertanggungjawaban mereka.
Laporan Pertanggungjawaban dilaporkan kepada departemen keuangan paling
lambat maksimal 8 (delapan) hari kalender dengan ketentuan:
- Rekap laporan pertanggungjawaban yang sudah di tanda tangani
karyawan atau engineer dan atasannya.
- Laporan diserahkan ke Endang Mayawati (admin project)
48
- Dalam rekap laporan pertanggungjawaban disertai dengan nomor
Cash Advance, kode Project dan ringkasan pengeluaran berdasarkan
masing-masing COA.
- Lampiran pendukung berupa bukti-bukti transaksi yang sah dimata
hukum dan sudah disusun berurutan sesuai nomor urut rekap
laporan pertanggungjawaban.
Apabila ada sisa atau kelebihan Cash Advance langsung dikembalikan bersama dengan
laporan pertanggungjawabannya.
Penyebab utama terjadinya penyimpangan adalah kurangnya kesadaran semua
elemen yang terdapat di perusahaan, karyawan atau engineer yang melanggar peraturan
perusahaan, leader yang tidak mengontrol setiap kegiatan-kegiatan bawahannya,
departemen keuangan yang kurang dalam pemeriksanaan laporan pertanggungjawaban,
begitu juga dengan HRD tidak bisa memberikan sanksi yang semestinya diberikan
kepada karyawan atau engineer yang tidak menaati peraturan, hal ini membuat
peraturan yang sudah dibuat tidak dapat dijalankan dengan semestinya.
Adapun itu penulis melakukan beberapa cara untuk mendapatkan informasi dan data
yang akurat, penulis melakukan beberapa prosedur untuk dapat mengidentifikasi
penyebab permasalahan yang ada, antara lain :
1. Memeriksa apakah reminder terkait laporan pertanggungjawaban cash advance
kepada karyawan atau engineer berjalan sesuai dengan prosedur perusahaan.
Dalam tahap ini penulis melakukan pemeriksaan terhadap email dari software
keuangan apakah berjalan atau tidak, hasilnya adalah ternyata semua prosedur
terkait email otomatis dari software sudah berjalan, bahkan atasan karyawan
49
atau engineer beserta admin departemen terkait mendapatkan tembusan email
nya juga.
2. Melakukan wawancara terhadap departemen keuangan.
Penulis melakukan wawancara terhadap departemen keuangan, hasilnya adalah
ternyata bahwa sebenarnya karyawan atau engineer sebagian sudah melaporkan
laporan pertanggungjawaban mereka, namun karena banyak sekali transaksi-
transaksi yang tidak didukung dengan bukti-bukti yang kuat dan justifikasi yang
belum bisa meyakinkan pemeriksa, maka dari itu departemen keuangan
mengembalikan kembali laporan pertanggungjawaban mereka kepada
departemen terkait untuk dapat memberikan bukti-bukti yang dapat
dipertanggungjawabkan dan sah dimata hukum yang berlaku. Dan laporan
pertanggungjawaban tersebut untuk bisa diserahkan kembali kepada departemen
keuangan biasanya memakan waktu beberapa hari. Hal ini yang membuat
mengapa karyawan atau engineer mendapatkan SP1 hingga Rekomendasi HRD.
3. Melakukan wawancara terhadap departemen terkait, yaitu project
Penulis melakukan wawancara terhadap departemen project, hasilnya adalah tim
project beranggapan bahwa tim keuangan mempersulit proses administrasi kami,
karena setiap transaksi-transaksi yang terjadi harus bukti-bukti misalnya,
kwitansi atau bon ketika naik ojek, ketika kita entertaint kepada pengawas
lapangan masa harus difoto juga orangnya, ketika ketika ketika makan di warteg
masa kita minta kwitansi atau bon dan masih banyak sekali transaksi-transaksi
yang kami tidak bisa memberikannya, pada dasarnya kami tim project juga pasti
ingin memberikan laporan pertanggungjawaban yang sesuai namun apa boleh
buat, setiap laporan pertanggungjawaban dari teman-teman karyawan atau
engineer pasti akan diperiksa terlebih dahulu oleh admin project dan disetuji
50
oleh atasan tersebut, untuk bisa masuk ke keuangan kami sendiri terkadang yang
membuatkan kwitansi-kwitansi untuk transaksi yang sebenarnya tidak ada
kwitansinya. Tapi memang ada sebagian karyawan atau engineer yang sangat
sulit untuk diberitahukan terkait administrasi yang ada, mereka hanya
memikirkan project saja, yang penting saya dikirim ke lapangan diberi uang dan
selesai. Hal ini yang membuat kami tim leader harus bekerja keras untuk
memberitahukan atau menyampaikan kepada karyawan atau engineer terkait
administrasi yang ada diperusahaan.
4. Melakukan wawancara terhadap departemen HRD
Penulis melakukan wawancara terhadap departemen HRD terkait banyak sekali
karyawan atau engineer yang tidak mematuhi peraturan perusahaan yang sudah
dibuat. Kontrol seperti apa HRD untuk mencegah atau menangani karyawan
atau engineer seperti itu, hasilnya adalah kami departemen HRD ketika
mendapatkan tembusan email dari teman-teman lapangan yaitu Rekomendasi
HRD dimana isinya adalah bahwa karyawan atau engineer tersebut harus
menyelesaikan atau diselesaikan. Hal ini membuat kami bimbang. Ya kami
sangat menyayangkan sekali mengapa banyak karyawan atau engineer banyak
yang mendapat surat rekomendasi HRD, biasanya ketika kami mendapat
tembusan email tersebut kami langsung memanggil karyawan atau engineer
yang bersangkutan, kami melakukan sharing satu sama lain, ternyata hasilnya
sangat beragam diantara mereka memang terkendala dengan lokasi yang sangat
sulit sekali untuk bisa mengirimkan laporan pertanggungjawaban mereka, ada
juga karyawan yang memang sudah melaporkan laporan pertanggungjawaban
mereka yang dikirimkan via ekspedisi seperti tiki, jne dan kantor pos, ternyata
laporan yang mereka kirim tidak sampai dikantor, ada juga yang memang si
51
karyawan atau engineer tidak tertib dalam laporan mereka. Kami HRD harus
bisa memilah dan mengambil keputusan yang sesuai dengan penjelasan dari
karyawan atau engineer.
Tapi sebagian besar ya mereka lolos dikarenakan mereka masih sangat
dibutuhkan untuk mengerjakan project yang sedang berjalan.
Efek yang ditimbulkan dari keterlambatan pelaporan pertanggungjawaban
adalah banyak schedule pekerjaan yang terhambat karena karyawan atau engineer yang
akan dikirim ke lokasi project belum bisa diberikan cash advance karena mereka masih
memiliki tanggungan outstanding sehingga mereka tidak bisa dikirim ke lokasi project.
Hal ini akan membuat project yang dikerjakan mengalami keterlambatan yang akan
berdampak akan dikenakannya saksi pinalty yaitu pemotongan nilai pada tagihan yang
akan dibayarkan oleh pihak costomers. Dampak lain yang ditimbulkan yaitu kurangnya
ketertiban karyawan atau engineer terhadap policy perusahaan.
Rekomendasi adalah melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap
departemen terkait agar proses cash advance beserta laporan pertanggungjawaban
sesuai dengan policy perusahaan, memberikan training yang membangun agar semua
elemen perusahaan memiliki kesadaran bahwa policy yang sudah dibuat agar dijalankan
sebagaimana mestinya tanpa terkecuali, serta memberikan sanksi yang tegas kepada
karyawan atau engineer yang melanggar karena kalau dari perusahaan tidak
memberikan sanksi yang tegas karyawan atau engineer tersebut tidak akan merasa takut
mendapatkan sanksi sehingga terus mengulangu kesalahan mereka.
4.2.2 45% Laporan Pertanggungjawaban Tidak Memiliki Cukup Bukti Sah.
52
Untuk mengidentifikasi apakah semua evidence (bukti) terkait laporan
pertanggungjawaban atas cash advance, penulis melakukan beberapa cara untuk
mendapatkan semua informasi dan data terkait dengan permasalahan tersebut.
Setelah mengumpulkan beberapa sample laporan pertanggungjawaban karyawan atau
engineer penulis mempunyai data-data dan informasi untuk melakukan pemeriksaan
dan analisa. Dan dapat disimpulkan bahwa cash advance yang diberikan sebagian besar
untuk transportasi saat melakukan project dan banyak pengunaan untuk naik ojek
dimana tidak ada kwitansi atau bon dan juga penggunaan ojek yang diluar batas
misalnya, karyawan atau engineer diberikan cash advance untuk 5 hari sebesar
Rp5.000.000 namun penggunaannya hanya digunakan untuk naik ojek saja, hal ini
membuat pertanyaan mengapa tidak menyewa motor saja untuk 5 hari sehingga biaya
yang dikeluarkan lebih rendah, namun apa boleh buat karyawan atau engineer tersebut
membuatkan bon pengganti dimana akan di tanda tangani oleh atasan mereka sebagai
tanda bahwa atasan mereka sudah menyetujui transaksi tersebut, justifikasi atas
transaksi-transaksi yang sekiranya memerlukan klarifikasi lebih lanjut misalnya, naik
taksi ketika sedang dilapangan, padahal peraturan perusahaan tidak membolehkan
karyawan atau engineer pada level bawah untuk menggunkan taxi sebagai transportasi
mereka, namun banyak juga yang beralasan dengan mereka membawa material yang
banyak dan sebagainya . Ada juga perbedaan nilai yang sangat terlihat yaitu copy
dokumen ATP di Papua membutuhkan biaya yang sangat besar adalah Rp2.000
perlembar, banyak juga kwitansi atau bon yang bukan dari penjualnya, seperti sewa
mobil yang banyak dilakukan karyawan atau engineer mereka melampirkan
dokumentasi kendaraan dan kwitansi yang bukan dari penyedia rental mobil yang resmi.
Setelah memeriksa dan mengidentifikasi laporan pertanggungjawaban terhadap
kelengkapan evidence (bukti) banyak yang sudah melengkapi setiap transaksi yang
53
terjadi, namun ada beberapa transaksi yang memang evidence nya belum sah dimata
hukum dan belum bisa meyakinkan apakah memang transaksi tersebut terjadi. Hal ini
juga yang membuat mengapa sering terlambatnya karyawan atau engineer dalam
melaporkan pertanggungjawaban mereka kepada departemen keuangan.
Berdasarkan kondisi yang sudah dibahas di atas dapat dijelaskan bahwa semua
transaksi saat kegiatan project berlangsung banyak sekali transaksi yang tidak sesuai
dengan kebijakan yang sudah dibuat oleh perusahaan, antara lain :
1. Penggunaan cash advance untuk naik ojek dengan nilai yang sangat
besar, peraturan perusahaan menerangkan bahwa karyawan atau
engineer yang ditempatkan di daerah yang transaportasinya sulit maka
diperkenankan untuk menyewa motor untuk karyawan atau engineer
yang tidak membawa material dan mobil untuk karyawan atau engineer
yang membawa banyak material, hal ini untuk meminimalikan biaya
transaportasi yang besar karena menggunakan alat transportasi yang
berulang-ulang.
2. Penggunaan cash advance untuk naik taxi, peraturan perusahaan
menerangkan hanya level leader dan manajer saja yang boleh naik taxi
ketika berada di lokasi project, sehingga karyawan atau engineer jangan
menggunakan taxi untuk alat transportasi karena taxi relatif lebih mahal
daripada alat transportasi lainnya.
3. Laporan pertanggngjawaban harus disertai dengan evidence (bukti) pada
setiap transaksi yang sudah dilakukan tanpa terkecuali, baik berupa
kwitansi bermaterai cukup, dokumentasi barang atau meterial saat dibeli
dan setelah dipasang dalam pekerjaan.
54
Penyebab utama dalam kurangnya evidence (bukti) pada laporan
pertanggungjawaban para karyawan atau engineer adalah kurangnya kesadaran bagi
karyawan atau engineer yang tidak memahami betul proses administrasi yang ada di
perusahaan, tidak adanya penjelasan mengenai rule yang harus dilaksanakan oleh
karyawan atau engineer ketika dikirim ke lokasi project, namun pada dasarnya memang
tidak semua transaksi-transaksi yang terjadi dapat memiliki evidence, misalnya
karyawan atau engineer ketika naik angkot, ojek, makan dan naik angkutan umum
lainnya, sehingga banyak karyawan atau enggineer membuat kwitansi atau bon sendiri,
pemberian fee untuk waspang dan security yang ada dilokasi project.
Dampak yang ditimbulkan dalam kurangnya evidence pada laporan
pertanggungjawaban para karyawan atau engineer yaitu, saat audit laporan keuangan
atau audit pajak banyak sekali transaksi yang tidak dapat dibebenkan oleh perusahaan
karena evidence yang tidak cukup untuk meyakinkan auditor sehingga akan terjadi
koreksi fiskal positif, dengan kata lain akan menambah laba perusahaan yang
berdampak pada pengenaan pajak yang besar juga.
Rekomendasi terkait evidence yang sangat kurang adalah perusahaan harus lebih
memberikan sosialisasi atau training kepada karyawan atau engineer yang akan dikirim
ke lokasi project, agar mereka menyadari bahwa pentingnya evidence untuk perusahaan
ketika proses audit terjadi. Dan memberikan solusi atau alternatif lain terhadap
transaksi-transaksi yang memang sebenarnya terjadi namun tidak memiliki evidence
yang kuat.
4.2.3 Outstanding Cash Advance Terhadap Project Yang Sudah Selesai.
55
Selanjutnya penulis mendapatkan temuan bahwa masih ada beberapa transaksi
pengajuan cash advance yang belum direalisasikan pembayarannya padahal project
tersebut sudah selesai (finished).
Tabel 4.2 **Source Inquery Outstanding PUM
Berdasarkan data tersebut, dapat dilihat bahwa ada beberapa Cash Advance yang belum
direalisasikan pembayarannya kepada karyawan atau engineer padahal project tersebut
sudah selesai, namun data tersebut sudah mengurangi budget project tersebut, data yang
diambil pada tanggal 11 Februari 2016.
Berdasarkan peraturan perusahaan departemen yang sudah mengajukan cash
advance kepada departemen keuangan mohon agar dapat dilakukan request pencairan
cash advance paling lambat 2 minggu setelah diajukan. Apabila lewat dari batas yang
ditentukan mohon untuk bisa mengklarifikasikan pengajuan cash advance tersebut
kepada manajer keuangan secara langsung.
Penulis mencoba mendapatkan informasi dari divisi terkait dengan cara
mengajukan beberapa pertanyaan mengenai pengajuan tersebut mengapa belum
direalisasikan pembayarannya karena beberapa alasan, antara lain :
56
→ Belum ada schedule pengerjaan project dari pihak customers, sehingga
karyawan atau engineer belum bisa langsung ke lokasi project.
→ Belum ada kepastian dari atasan karyawan atau engineer apakah mereka layak
diterjunkan ke lapangan atau tidak.
→ Pengajuan Cash Advance belum direalisasikan pembayarannya oleh pihak
keuangan karena pengajuan Cash Advance tersebut over budget.
→ Project tersebut di hold karena cuaca atau medan lapangan project tidak
mendukung.
→ Adanya relokasi atau pemindahan lokasi project ke lokasi lainnya, hal tersebut
terkait dengan adanya perubahan atau amandemen pada kontrak.
→ Karyawan atau engineer masih mempunyai dua outstanding cash advance,
karena sesuai dengan peraturan perusahaan karyawan atau engineer tidak boleh
memiliki pengajuan cash advance lebih dari dua.
→ Adanya perubahan budget, nilai dalam pengajuan cash advance.
→ Adanya perubahan nama karyawan atau engineer.
→ Karyawan atau engineer masih dalam pengawasan HRD.
Dampak yang ditimbulkan adalah pengajuan tersebut sudah mengurangi budget
yang sudah ada sehingga ketika menghitung profit dalam project tersebut menjadikan
keuntungan yang didapatkan menjadi rendah. Dan juga membuat data transaksi yang
sudah direkam oleh software keuangan menjadi tidak valid karena transaksi tersebut
belum benar-benar akan direalisasikan bahkan kemungkinan akan dibatalkan.
Rekomendasi terkait masih ada beberapa outstanding pengajuan cash advance
adalah agar ada rekonsiliasi antara departemen keuangan dengan departemen terkait
project tersebut agar memastiakan mana-mana saja pengajuan cash advance yang masih
57
bisa diproses lebih lanjut atau mana-mana saja pengajuan cash advance yang sudah
tidak valid, hal ini untuk mengurangi terjadinya pencatatan pada penggunaan budget
yang sebenarnya tidak akan terjadi.
4.2.4 Realisasi Cash Advance Memiliki Perbedaan Mencapai 63%
Penulis melakukan analisa terkait perbedaan atau variance yang sangat besar
antara perencanaan pengajuan cash advance dengan realisasi laporan
pertanggungjawabannya yang mencapai 63%
Berdasarkan data yang sudah didapatkan dapat disimpulkan bahwa terdapat variance
yang sangat besar yaitu Rp432.808.861 atau 63% dimana departemen terkait melakukan
perencanaan pengajuan cash advance di awal adalah Rp691.120.000 dan ternyata
realisasi penggunaannya adalah Rp258.311.139 atau hanya 37%.
Hal ini membuat pengalokasian budget diawal yang sangat besar padahal aktualnya jauh
dari yang sudah direncanakan dalam RAB.
Perusahaan menjelaskan bahwa setiap departemen yang akan mengajukan cash
advance kepada departemen keuangan harus dijelaskan penggunaan cash advance
dengan mencantumkan RAB pada setiap pengajuannya, dan saat realisasi tidak boleh
terdapat selisih yang sangat signifikan maksimal 10% s/d 15%, karena akan
mempengaruhi pengalokasian budget diawal.
Untuk mendapatkan keterangan terkait penyebab variance yang sangat besar
penulis mencoba mengumpulkan informasi dan bukti-bukti terkait hal tersebut, dengan
melakukan beberapa strategi untuk dapat mengklarifikasikan variance yang terjadi.
Langkah – Langkah yang harus dilakukan, sebagai berikut :
58
1 Melakukan wawancara secara langsung terhadap Project Manager (PM)
Melakukan wawancara secara langsung terhadap Project Manager (PM)
merupakan langkah awal dalam mengklarifikasikan beberapa pertanyaan
berikut:
Mengapa Project Manager (PM) memberikan Cash Advance kepada
karyawan atau engineer yang diperintahkan untuk mengerjakan proyek
dilapangan dengan nilai yang cukup besar?
Mengapa ketika mengajukan Cash Advance estimasi biaya yang sudah
diajukan dan digambarkan dengan Rencana Anggara Biaya (RAB)
sebagai acuan nilai yang tertera pada Cash Advance mengalami
perbedaan yang cukup besar dengan realisasi atau aktualnya?
Apakah alasan memberikan Cash Advance dengan nilai yang besar
karena budget yang tersedia masih cukup?
Penulis mengajukan beberapa pertanyaan terhadap Project Manager (PM)
dimana jawaban atas pertanyaan sebagai berikut :
Kami (Project Departement) memberikan Cash Advance kepada
engineer dengan nilai yang sudah wajar, nilai tersebut sudah kami
perhitungkan dengan kondisi lapangan yang bermacam-macam, kami
tidak mengetahui kendala-kendala apa saja yang akan dihadapi oleh
para engineer karena lokasi project yang berada dipedalaman.
Kami mempertimbangkan banyak hal yang dihadapi oleh para
engineer, misalnya saja lokasi project di papua bagian dalam
diamana engineer tersebut untuk mencapai lokasi harus nail pesawat
dari Jakarta (Bandara Soekarno Hatta) menuju Papua, dari bandara
Papua engineer harus naik lagi pesawat militer karena untuk
59
mencapai lokasi hanya pesawat militerlah yang bisa ditumpangi.
Pastinya kita harus bayar mahal untuk mencapai lokasi, belum lagi
engineer membawa peralatan dan material yang cukup banyak
sehingga banyak sekali helper yang dibutuhkan dan kita harus bayar
dengan sangat mahal, makan, penginapan dan lainnya juga
memerlukan biaya yang tidak terduga. Oleh sebab itu kami
memberikan Cash Advance dengan nilai yang cukup besar, toh nanti
kalau ada sisa operasional akan dikebalikan ke perusahaan sesuai
dengan laporan operasional kami dan apabila uang operasional yang
diberikan maka engineer akan menggunakan uang pribadi untuk
kebutuhan project yang nanti setibanya dikantor akan di Reimburst
sesuai dengan laporan operasionalnya.
Ya karena kami kan hanya estimasi yang dituangkan melalui
Rencana Aanggaran Biaya (RAB) untuk realisasi atau aktualnya
setelah kita mengetahui medan lapangan yang kita kerjakan, namun
pada dasarnya kami (Project Departement) berusaha sebaik dan
semaksimal mungkin agar apa yang sudah direncanakan atau estimasi
yang sudah kami buat sesuai dengan realisasi teman-teman engineer
dilapangan. Kami juga melakukan beberapa verifikasi transaksi-
transaksi yang ada, karena tidak semua transaksi yang mereka
laporankan sesuai dengan kenyataannya baik dari sisi nilai maupun
sebagainya.
Ya selama masih on budget no problem yang penting semua data-
data terkait kelengkapan administrasi yang dibutuhkan oleh tim
keuangan tercukupi.
60
2 Melakukan wawancara kepada departemen keuangan terkait hal-hal yang
berkaitan dengan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawaban.
Apakah selama ini ketertiban dalam administrasi berkaitan dengan Cash
Advance beserta Laporan Operasionalnya sudah sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang ada?
Mengapa terdapat variance yang cukup besar antara nilai cash advance
yang sudah diajukan dengan realisasi laporan operasionalnya?
Penulis mengajukan beberapa pertanyaan terhadap Departemen Keuangan
dimana jawaban atas pertanyaan sebagai berikut :
Sejauh ini banyak sekali laporan operasional yang tidak sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, sehingga kami
(departemen keuangan) harus mengkonfirmasikan lebih lanjut terkait
transaksi-transaksi yang belum bisa dipertanggungjawabkan, kami
sudah mengembalikan laporan operasional teman-teman engineer
kepada departemen project untuk memberikan justifikasi terhadap
laporan tersebut namun sering sekali justifikasi yang diberikan belum
bisa membuat kami yakin dengan transaksi tersebut, makanya proses
klarifikasi laporan operasional sangat lama bisa sekitar satu minggu
sejak laporan operasional tersebut masuk ke keuangan.
Kami berharap kepada departemen project untuk lebih tertib dalam
proses kelengkapan data dan administrasi lainnya.
Terkait variance yang cukup besar antara pengajuan Cash Advance
dengan Laporan Realisasinya, kami hanya bisa mengingatkan dan
memberikan masukan ke departemen project terkait hal tersebut,
kami juga tidak bisa menolak pengajuan tersebut karena selama
61
budget yang mereka gunakan masih ada kami akan memproses
pengajuan tersebut. Kami tim keuangan merupakan team support
untuk teman-teman project dan lainnya.
Dampak yang akan ditimbulkan adalah kurangnya perencanaan awal yaitu saat
mengajukan cash advance yang menyebabkan laba awal yang diperkirakan kecil namun
kenyataannya menjadi besar karena realisasi sebenarnya sangat jauh dari rencana awal.
Hal tersebut berpengaruh pada perhitungan pajak yang sudah dihitung diawal dengan
nilai yang kecil namun sebenarnya pajak yang harus dikeluarkan besar.
Rekomendasi terkait variance yang sangat besar adalah harus ada departemen
cost management yang akan menghitung setiap biaya yang akan dikeluarkan ketika ada
project yang akan dikerjakan, mengetahui transaksi-transaksi apa saja yang akan terjadi
dilapangan, hal ini mencegah agar project yang didapatkan tidak mengalami kerugian
karena kurangnya pengetahuan perusahaan terhadap kasus-kasus yang akan terjadi
dalam project tersebut, pada dasarnya setiap project memiliki karakteristik yang
berbeda-beda.
4.2.5 Terdapat Penyelewengan Cash Advance Pada Pemberian Fee Pengawas
Lapangan (Waspang) Yang Mencapai 32%.
Terdapat beberapa transaksi fee waspang yang dilakukan oleh karyawan atau
engineer pada penggunaan cash advance yang sudah diberikan mencapai 32%, total
pengajuan cash advance 47 dan transaksi yang diindikasikan terdapat kecurangan pada
pemberian fee waspang sebanyak 15 atau 32% dari total pengajuan, penulis
mendapatkan informasi yang berasal dari salah seorang engineer yang tidak bisa
disebutkan nama dan berasal dari project yang sedang dikerjakan, bahwa ada satu
Project Manager (PM) yang melakukan penyelewengan fee waspang yaitu ketika
62
engineer sebut saja engineer A melaporkan laporan pertanggungjawaban mereka
kepada PM meraka dimana didalam transaksi laporan pertanggungjawaban terdapat fee
waspang yang sebenarnya hanya Rp250.000 namun PM tersebut mengintruksikan
kepada engineer A untuk mengganti kwitansinya menjadi Rp750.000 dimana
Rp500.000 uang tersebut diberikan kepada PM tsb.
Berdasarkan peraturan perusahaan setiap transaksi yang terjadi harus sesuai
dengan keadaan sebenarnya, tidak ada manipulasi data berupa kenaikan harga yang
diberikan untuk pihak eksternal perusahaan, hal tersebut berlaku untuk semua elemen
yang ada di perusahaan tanpa terkecuali. Apabila melanggar maka akan dikenakan
sanksi berupa pemutusan hubungan kerja.
Hal tersebut dapat terungkap ketika engineer bersangkutan akan resign dari
perusahaan, ketika itu engineer tersebut membuat surat yang ditujukan kepada HRD
terkait hal ini, analisa yang didapatkan adalah ketika engineer A masih sebagai
karyawan perusahaan dimana engineer A masih dibawah naungan PM tersebut,
engineer A tidak bisa menolak apa yang telah diperintahkan kepadanya karena takut
dikeluarkan dari project yang sedang berjalan dan juga engineer A takut mendaparkan
penilaian jelek dari PM nya.
Dampak yang dihasilkan adalah adanya pengeluaran yang lebih besar daripada
yang sebenarnya terjadi, sehingga mempengaruhi keuntungan project tersebut. Adanya
ketidak jujuran dari PM nya, dari PM nya saja sudah tidak jujur dan tidak tanggung
jawab apalagi bawahannya, mungkin hal ini juga yang membuat karyawan atau
engineer tidak tertib dalam proses administrasi perusahaan.
Rekomendasi kepada perusahaan terkait penyelewengan fee waspang adalah
harus ada pengontrolan terhadap transaksi-transaksi yang melibatkan pihak eksternal
63
dan memastikan apakah yang dibayarkan oleh karyawan atau engineer kepada pihak
eksternal sudah benar-benar disampaikan dengan nilai yang sebenarnya atau tidak,
menanamkan kepedulian kepada setiap elemen perusahaan mengenai pentingnya
menjaga nilai-nilai perusahaan agar perusahaan bisa terus berkembang dan maju demi
kesejahteraan bersama.
64
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.I KESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka penulis memberikan beberapa kesimpulan
terhadap uraian yang sudah dijelaskan, sebagai berikut :
→ Setelah penulis melakukan pemeriksaan dan penelitian terhadap Cash Advance
beserta Laporan Pertanggungjawaban dapat disimpulkan hanya ada 10 dari 46
transaksi cash advance yang sudah tertib melaporkan pertanggungjawaban
mereka dengan tepat waktu terhadap cash advanve yang sudah diberikan,
selebihnya 36 transaksi cash advance yang tidak tertib dalam pelaporan
pertanggungjawaban mereka.
→ Terdapat banyak sekali transaksi-transaksi yang ada dilaporan
pertanggungjawaban yang tidak memiliki cukup bukti yang sah, banyak
transaksi hanya untuk keperluan transportasi seperti naik ojek dengan nilai total
yang mencapai jutaan rupiah, masih banyak transaksi yang memerlukan
justifikasi lebih lanjut dari atasan mereka masing-masing terkait dengan
pengeluaran diluar pekerjaan, seringnya karyawan atau engineer membuat
sendiri kwitansi atau bon atas transaksi yang terdapat dilaporan
pertanggungjawaban.
→ Terdapat beberapa pengajuan cash advance yang belum direalisasikan
pembayarannya kepada karyawan atau engineer padahal project tersebut sudah
selesai, dimana pengajuan cash advance tersebut sudah mengurangi budget
65
project tersebut, hal ini akan berpengaruh secara otomatis terhadap profit yang
akan dihasilkan semakin rendah.
→ Dapat disimpulkan bahwa terdapat variance yang sangat besar yaitu
Rp432.808.861 atau 63% dimana departemen terkait melakukan perencanaan
pengajuan cash advance di awal adalah Rp691.120.000 dan ternyata realisasi
penggunaannya adalah Rp258.311.139 atau hanya 37%, hal ini terjadi karena
kurangnya fungsi kontrol terhadap perencanaan di awal project.
→ Terdapat beberapa transaksi fee waspang yang dilakukan oleh karyawan atau
engineer pada penggunaan cash advance yang sudah diberikan mencapai 32%,
total pengajuan cash advance 47 dan transaksi yang diindikasikan terdapat
kecurangan pada pemberian fee waspang sebanyak 15 atau 32% dari total
pengajuan.
5.2 SARAN UNTUK PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI
Berdasarkan temuan-temuan audit tersebut di atas, maka penulis memberikan beberapa
saran untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada di perusahaan sebagai berikut :
1. Melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap departemen terkait agar proses
cash advance beserta laporan pertanggungjawaban dapat tepat waktu.
2. Memberikan training terkait policy perusahaan kepada semua karyawan atau
engineer.
3. Memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan atau engineer yang melanggar
karena kalau dari perusahaan tidak memberikan sanksi yang tegas karyawan atau
engineer tersebut tidak akan merasa takut mendapatkan sanksi sehingga terus
mengulangu kesalahan mereka.
66
4. Terkait evidence yang sangat kurang perusahaan harus lebih memberikan
sosialisasi atau training kepada karyawan atau engineer yang akan dikirim ke
lokasi project, agar mereka menyadari bahwa pentingnya evidence untuk
perusahaan ketika proses audit terjadi.
5. Memberikan solusi atau alternatif lain terhadap transaksi-transaksi yang
memang sebenarnya terjadi namun tidak memiliki evidence yang kuat.
6. Sebelum laporan pertanggungjawaban dimasukan ke departemen keuangan,
kelengkapan beserta justifikasi dari atasan harus dilengkapi terlebih dahulu.
7. Terkait dengan masih ada beberapa outstanding pengajuan cash advance harus
dilakukannya rekonsiliasi antara departemen keuangan dengan departemen
terkait minimal setiap minggu sekali.
8. Departemen keuangan setidaknya seminggu sekali mengirimkan list pengajuan
cash advance secara keseluruhan kepada GM Project, hal ini berfungsi sebagai
pengingat departemen tersebut bahwa masih ada pengajuan yang belum
direalisasikan.
9. Terkait variance yang sangat besar yaitu harus ada departemen cost management
yang akan menghitung setiap biaya yang akan dikeluarkan ketika ada project
yang akan dikerjakan, mengetahui transaksi-transaksi apa saja yang akan terjadi
dilapangan, hal ini mencegah agar project yang didapatkan tidak mengalami
kerugian karena kurangnya pengetahuan perusahaan terhadap kasus-kasus yang
akan terjadi dalam project tersebut, pada dasarnya setiap project memiliki
karakteristik yang berbeda-beda.
10. terkait penyelewengan fee waspang yaitu harus ada pengontrolan terhadap
transaksi-transaksi yang melibatkan pihak eksternal dan memastikan apakah
67
yang dibayarkan oleh karyawan atau engineer kepada pihak eksternal sudah
benar-benar disampaikan dengan nilai yang sebenarnya atau tidak.
11. Menumbuhkan dan menanamkan kepedulian kepada setiap elemen perusahaan
mengenai pentingnya menjaga nilai-nilai perusahaan agar perusahaan bisa terus
berkembang dan maju demi kesejahteraan bersama.
68
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, S. (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik Edisi ketiga. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia.
Arens, A.L. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu buku satu. Edisi Indonesia. Terjemahan Jusuf, Amir A. Salemba Empat, Jakarta.
Arens, A.L., Alvin, A., Elder, Randal, J & Beasly, Mark, S. (2010). Auditing and assurance services: An Integrated Approach, 13th Edition. New Jersey: Upple Saddle
River.
Company Profile PT Media Telekomunikasi Mandiri
Fani. (2012). Audit Operasional Penjualan. Laporan Skripsi, Cikarang: President University.
Ikatan Akuntansi Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.
Krismiai. (2005).Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Marshall & Paul, J. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan, Jakarta: Salemba Empat.
President University (2010) Thesis Guidelines Handbook.
Sawyer, L. B., & Sumners, G. E. (1988). Sawyer’s internal auditing: The practice of
modern internal auditing (revised & enlarged). Altamonte Spring, Florida: The Institute of Internal Auditors, Inc.
Software Keuangan PT Media Telekomunikasi Mandiri
Tata, S. (2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset.
Tunggal, A.W. (2008). Dasar-dasar Audit Operasional. Jakarta: Harvarindo.
Tunggal, A.W. (2011). Pengantar Internal Auditing. Jakarta : Harvarindo.
Website President University (www.presidentuniversity.ac.id)
Website PT. Media Telekomunikasi Mandiri (http://www.medkommandiri.com/)
69