arsip nasional republik indonesiaanri.go.id/assets/download/23protap no 23 tahun 2010 tentang... ·...
TRANSCRIPT
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Februari 2010
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 23 TAHUN 2010
TENTANG
PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip merupakan khasanah budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap
informasi yang terkandung didalamnya sehingga dapat didayagunakan untuk berbagai
kepentingan baik pemerintah maupun masyarakat. Di dalam arsip akan tercermin dinamika
kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara secara
nyata, lengkap dan benar. Agar informasi tersebut tidak rusak atau hilang karena berbagai
faktor perusak maka harus diupayakan pelestarian medianya. Salah satu media yang
digunakan untuk arsip adalah kertas yang juga dipakai sebagai bahan untuk arsip kartografik.
Arsip kartografik dengan bahan dasar kertas merupakan bahan yang mudah
rusak/terurai yang disebabkan oleh pelapukan. Proses kerusakan tersebut dapat diawali dari
dalam kertas sendiri karena penggunaan bahan yang miskin serat dan zat tambahan yang
tidak memenuhi syarat. Informasi yang terekam dalam arsip kartografik dibuat dengan
bermacam-macam tinta seperti pensil, crayon, arang kayu, cat air, dan perekat dengan bahan-
bahan tambahan lainnya yang bersatu dengan cetakan dalam proses fotografis. Seiring
dengan bertambahnya usia, bahan tinta yang digunakan dalam arsip kartografik tersebut
dapat menyebabkan memudarnya tulisan dan gambar. Untuk itu perlu diupayakan tindakan
untuk mencegah atau menghambat kerusakan lebih lanjut agar arsip kartografik tidak
semakin rapuh dan hancur.
Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip kartografik yang tersimpan di
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) khususnya untuk arsip kartografik dengan
kondisi yang rusak maka perlu dilakukan tindakan perawatan, perbaikan dan pengawetan
arsip sesuai standar dan ketentuan teknis kearsipan yang berlaku.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Kartografik adalah untuk
memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan salah satu metode perbaikan arsip
kartografik yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip.
Tujuanya adalah untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara
dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap
pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun
kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.
C. Ruang Lingkup
Materi Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Kartografik ini meliputi Prosedur Perbaikan
Arsip Kartografik, Langkah-langkah Perbaikan Arsip Kartografik Menggunakan Bahan
Lamatech Cloth, dan Langkah-langkah Perbaikan Arsip Kartografik dengan Sistem Manual.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedure (SOP) Administrasi
Pemerintah;
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009.
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Perbaikan Arsip adalah usaha yang bertujuan untuk mengembalikan fisik dan keutuhan
fungsional suatu arsip dengan memperbaiki kembali akibat-akibat kerusakan dan
perubahan yang terjadi pada arsip.
2. Peta adalah pola permukaan bumi yang dilukiskan pada bidang datar. Gambar ini dapat
menyatakan fisika, lahan, keadaan politik. Jenis peta geologi, peta politik, dan
sebagainnya.
3. Arsip Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafis atau
fotogravimetrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala
tertentu. Termasuk jenis ini adalah peta, bagan, dan sejenisnya termasuk teks
penjelasannya.
4. Deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan
member bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang
berasal dari luar maupun dari dalam kertas.
5. Lamatech Cloth adalah bahan yang digunakan untuk perbaikan arsip kartografik dalam
bentuk kain yang mengandung lem perekat.
6. Spatula adalah alat seperti sendok bertangkai panjang dengan ujung pipih yang dipakai
untuk membuka lem yang melekat pada arsip.
7. Non woven sheet adalah lembaran kertas sintetik yang digunakan sebagai alas arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
BAB II
PROSEDUR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
Prosedur perbaikan arsip kartografik melalui tahapan sebagai berikut:
1. Kepala Subdirektorat Restorasi Arsip melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan
kegiatan perbaikan arsip kartografik dengan Kepala Subdirektorat Penyimpanan Arsip
Konvensional.
2. Kasubdit Restorasi Arsip menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip
kartografik.
3. Kasubdit Restorasi Arsip menginstruksikan Kasi Restorasi Arsip Konvensional untuk
pelaksanaan perbaikan arsip kartografik.
4. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima daftar arsip kartografik dari Kasubdit Restorasi
Arsip.
5. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menganalisis bahan-bahan dan data arsip kartografik
yang akan diperbaiki dan menginstruksikan Staf dan Arsiparis untuk memperbaiki arsip
kartografik sesuai dengan kondisi fisik arsip.
6. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip kartografik yang akan
diperbaiki.
7. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip
kartografik yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip.
8. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip
kartografik menggunakan metode:
a. Perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth (Lampiran2); atau
b. Perbaikan arsip kartografik menggunakan sistem manual (Lampiran3).
9. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan
yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip kartografik (Lampiran 4).
10. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip
Konvensional.
11. Kasi Restorasi Arsip konvensional melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip kartografik
kepada Kasubdit Restorasi arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik ini dapat menjadi pedoman
dalam melaksanakan perbaikan arsip kartografik yang sangat menunjang kelancaran kegiatan
preservasi arsip untuk untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana
fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik
sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai
ilmu pengetahuan.
Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Kartografik ini mulai berlaku pada tanggal
ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Februari 2010
DIREKTUR PRESERVASI,
KOEWATO
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 23 TAHUN 2010
TENTANG
PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
LAMPIRAN 2 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
MENGGUNAKAN BAHAN LAMATECH CLOTH
LAMPIRAN 3 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK DENGAN
SISTEM MANUAL
LAMPIRAN 4 CONTOH FORMULIR HASIL PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
DIAGRAM ALIR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Staf
Seksi Restorasi
Arsip Konvensional
Arsiparis
Kasi Restorasi
Arsip Konvensional
Kasubdit Restorasi
Arsip
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip kartografik
2 Menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip kartografik
3 Menginstruksikan Kasi Restorasi untuk pelaksanaan perbaikan arsip kartografik
4 Menerima daftar arsip kartografik dari Kasubdit Restorasi Arsip
5 Menganalisis bahan-bahan dan data arsip kartografik yang akan diperbaiki dan menginstruksikan Staf dan Arsiparis untuk memperbaiki arsip kartografik sesuai dengan kondisi fisik arsip
6 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip kartografik yang akan diperbaiki
7 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip kartografik yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip
8 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip kartografik menggunakan metode: a. Perbaikan arsip
kartografik dengan menggnakan bahan lamatech cloth; atau
b. Perbaikan arsip kartografik dengan sistem manual
Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Staf
Restorasi Arsip Media
Baru
Arsiparis
Kasi
Restorasi Arsip Media
Baru
Kasubdit Restorasi
Arsip
Kasubdit
Penyimpanan Arsip
Konvensional 9 Staf Seksi Restorasi Arsip
Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip kartografik
10 Menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip Konvensional
11 Melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip kartografik kepada Kasubdit Restorasi Arsip
Norma waktu : 5 hari kerja
DIREKTUR PRESERVASI,
KOEWATO
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
MENGGUNAKAN BAHAN LAMATECH CLOTH
Langkah-langkah perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth adalah
sebagai berikut:
1. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan.
Peralatan yang perlu dipersiapkan yaitu: mesin pres pemanas, meja kerja kaca (meja
mounting), rak pengering, setrika kecil/solder listrik, cutter/kacip/gunting/pemotong kertas,
pemberat, penggaris/mistar, pensil, penghapus, spatula, kuas ukuran 2 inci, spons.
Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: arsip kartografik, lamatech cloth larutan phytate/book
keeper atau larutan CaCO3 1% (w/v 1 gram CaCO3 dilarutkan dalam 100 ml akuades), non
woven sheet, kertas lilin.
2. Membersihkan arsip kartografik dari debu dan kotoran lainnya dengan kuas dan spons.
Kotoran yang menempel diangkat dengan menggunakan spatula. Apabila terdapat tambalan
berupa selotipe atau yang sejenisnya baim yang di bagian depan atau belakang arsip
kartografik harus dilepas dengan menggunakan setrika kecil/solder listrik.
3. Melakukan deasidifikasi, dengan tahapan sebagai berikut:
a. menyiapkan arsip kartografik yang akan diperbaiki;
b. menyiapkan larutan phytate/book keeper/larutan CaCO3 1% (kalsium karbonat);
c. menyiapkan spon busa dan plastik astralon;
d. meletakan arsip kartografik diatas plastik astralon;
e. mencelupkan spon busa ke dalam larutan kalsium karbonat lalu di tekan-tekankan keatas
permukaan kartografik dengan hati-hati sampai merata, sehingga kotoran dan asamnya
terlihat keluar;
f. tiriskan kartografik dengan cara dianginkan sampai setengah kering
4. Melakukan perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth, dengan tahapan
sebagai berikut:
a. meletakkan arsip kartografik yang akan diperbaiki diatas meja mounting;
b. memotong bahan lamatech cloth yang akan digunakan sesuai dengan ukuran arsip
kartografik yang akan diperbaiki;
c. buka lamatech cloth dari lapisan kertas lilin yang menempel;
Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
d. meletakkan arsip kartografik diatas lamatech cloth yang telah dibuka lapisannya;
e. agar arsip kartografik tidak bergerak pada saat diperbaiki maka letakkan pemberat diatas
arsip;
f. gunakan solder atau setrika kecil untuk merekatkan sementara antara arsip dengan
lamatech cloth pada beberapa sudut arsip;
g. rapikan tepi lamatech cloth yang tersisa dengan memotongnya dan sisakan dengan lebar
1,5 cm untuk membuat bingkai;
h. buat bingkai pada tepi arsip dengan melipat tepi lamatech cloth kedalam sehingga
menjadi lipatan selebar 1 cm;
i. sudut-sudut lamatech cloth dipotong seperti huruf “V” kemudian dilipat sehingga
membentuk sudut siku;
Gambar 1. Meletakkan arsip kartografikdi atas lamatech cloth
Gambar 2. Merekatkan arsip kartografik menggunakan
setrika kecil pada keempat sudut arsip
Gambar 3. Garis lipatan dan potongan lamatech cloth
Garis lipatan
Garis potongan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
j. arsip kartografik siap untuk dipres dengan mesin press pemanas.
Catatan :
1) Perbaikan arsip kartografik dengan bahan lamatech cloth khusus untuk arsip
kartografik dengan informasi hanya satu muka/permukaan;
2) Untuk arsip kartografik dengan bagian tepi yang sobek pemotongan lamatech cloth
menutupi bagian tepi yang hilang tersebut;
3) Jika di bagian belakang arsip kartografik terdapat stempel, maka pada lamatech
cloth yang menempel dengan stempel tersebut dipotong sesuai ukurannya.
5. Melakukan pengepresan arsip kartografik, dengan tahapan sebagai berikut:
a. periksa kondisi mesin press dalam keadaan baik;
b. panaskan mesin hingga suhu mencapai 75-80° C;
c. letakkan arsip kartografik diatas mesin press pemanas. Agar arsip/dokumen tidak
melekat atau lengket pada mesin, gunakan kertas lilin sebagai pelindung sehingga panas
tidak mengenai arsip secara langsung;
d. pengepresan dilakukan selama 15 s/d 30 detik, kemudian angkat segera arsip kartografik
dan disimpan secara mendatar.
6. Memeriksa hasil perbaikan, dengan tahapan sebagai berikut:
a. periksa dengan teliti setiap arsip kartografik yang sudah diperbaiki;
b. jika lamatec cloth sebagian tidak menempel, harus diperbaiki ulang pada lembar yang
tidak menempel dengan solder/setrika kecil;
c. jika lamatech cloth tidak bisa menempel seluruhnya, harus diperbaiki dengan
membersihkan bagian punggung arsip kartografik yang diperbaiki atau mengganti
bahan lamatech cloth;
Gambar 4. Pengepresan arsip kartografik dengan lamatech cloth menggunakan mesin press pemanas
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
d. jika timbul kerutan, diratakan kembali dengan menggunakan solder/setrika kecil,
kemudian dipres kembali dengan mesin press panas.
Gambar 5. Arsip kartografik setelah diperbaiki
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
LANGKAH-LANGKAH
PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK DENGAN SISTEM MANUAL
Langkah-langkah perbaikan arsip kartografik menggunakan bahan lamatech cloth
adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan arsip kartografik yang akan dirawat dan diperbaiki
2. Meletakan mika diatas meja berlampu
3. Mengoleskan lem perekat diatas mika
4. Memasang kain kasa diatas mika yang telah diberi perekat
5. Meletakan kertas conqueror diatasnya sambil mengoleskan lem perekat
6. Meletakan arsip kartografik diatas plastik astralon
7. Meletakan arsip diatas kertas conqueror dengan hati-hati sambil mengatur posisinya
8. Menutup/menambal apabila ada arsip yang berlubang dan robek dengan bubur kertas
secukupnya lalu diratakan dengan kuas
9. Melindungi seluruh pinggiran arsip dengan hand made paper
10. Mengeringkan arsip dengan kipas angin selama ± 24 jam
11. Arsip siap dipotong/dirapikan
Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
CONTOH FORMULIR
HASIL PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK
FORMULIR PERBAIKAN ARSIP KARTOGRAFIK SUBDIREKTORAT RESTORASI ARSIP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Hasil Perbaikan Arsip Kartografik menggunakan Bahan Lamatech Cloth
Asal / Lokasi : …………………………………………………………………..
Jumlah : …………………………………………………………………..
No. No. Arsip Judul Skala Ukuran Warna Edisi/Tahun Ket.
Jakarta, ………………. Mengetahui Penanggung jawab Petugas Perbaikan
(..............................) (..............................)
Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010