ao_buku2

Audit Operasional PengadaanBUKU 2

Materi

Tujuan PengadaanMetode Pengadaan

Proses dan Pengendalian PengadaanE-Procurement

Prosedur Audit Pengadaan

AO PENGADAANAUDIT OPERASIONAL – BUKU 2

Audit

KONDISI

KRITERIA

GAP

AKIBAT

SEBAB

OPINI(TINDAKAN)

AUDITOR

REKOMENDASI

OpiniTindakan lebih lanjut.

sesuai Tujuan Audit dan Wewenang Auditor

Tujuan Pengadaan

• Murah ?• Kelancaran

Operasi ?• Adil ?• Supaya tidak

berhubungan dengan KPK ?

Kelancaran Operasi

Efektifitas dan Efisiensi Operasi

Pengorbanan yang Wajar

Ketaatan Terhadap Hukum (Regulasi)

Pemenuhan Standar Kendali Mutu

Tepat:Volume; Spesifikasi; Kualitas; Waktu

Produktifitas vs Pengorbanan Optimal

Kewajaran Harga & Pengorbanan Lain Untuk Memperoleh

Aman dan Berkelanjutan

Tidak Mengganggu Sertifikasi Mutu

ADA YANG LAIN ?

Remember

• Pengendalian Perlu Pengorbanan (avoid too high cost of control).

• OVER-CONTROLLED:– Tidak Efisien– Indikator Kecurangan

(fraudulence)– Menghambat Operasi dan

Pencapaian Tujuannya

• KENDALIKAN SESUAI KEPERLUAN

• Kebutuhan Pengendalian bersumber pada kebutuhan merespon risiko secara tepat.

PENGENDALIAN

ABATE - MITIGASI

RISIKO

TUJUANPENGENDALIAN

in designKebijakan; Prosedur; Pedoman; Juklak ...

in implementationneed test of control

Remember Internal Control

17 PRINSIP PENGENDALIAN INTERNAL

1. Menunjukkan Komitmen Terhadap Integritas dan Nilai Etika

2. Melaksanakan Tanggungjawab Pengawasan

3. Pengembangan Struktur, Otoritas dan Tanggungjawab

4. Menunjukkan Komitmen Terhadap Kompetensi

5. Mendorong Akuntabilitas (Mudah Dievaluasinya Pelaksanaan Tanggungjawab)

6. Menentukan Tujuan-Tujuan yang Relevan

7. Identifikasi dan Analisis Risiko

8. Mengases Risiko Kecurangan

9. Mengidentifikasi dan Menganalisa Perubahan Signifikan

13. Memanfaatkan Informasi yang Relevan

14. Melaksanakan Komunikasi Internal

15. Melaksanakan Komunikasi Eksternal

10. Memilih dan Mengambangkan Kegiatan Pengendalian

11. Memilih dan Mengembangkan Pengendalian Umum atas Teknologi

12. Menerapkan Melalui Kebijakan dan Prosedur

16. Melaksanakan Evaluasi Berjalan dan Evaluasi Terpisah

17. Mengevaluasi dan Mengkomunikasikan Defisiensi (Penurunan Efektifitas)

5 KOMPONEN

Lingkungan Pengendalian

Asesmen Risiko

Kegiatan PengendalianInformasi dan

KomunikasiPemantauan

MORE

Pengendalian Unik Pengadaan

Alat Kendali Populer

Metode Pengadaan• Spot (beli langsung di pasar)• Pelanggan Terbatas• Beauty Contest• Tender Terbatas• Tender Terbuka• Just in Time Contract

Alat Kendali Lain• Otorisasi• Anggaran• E-Procurement• Pemantauan Pasar Berkelanjutan• Owner Estimate• Jaminan SDM• Dll.

THE QUESTIONS• Bagaimana pengendalian masing-masing alat kendali tersebut berfungsi?• Tujuan apa yang dapat dicapai alat kendali tersebut ?• Risiko apa yang dapat dikelola dengan alat tersebut dan apakah ada risiko

tersebut ?• Kapan atau dalam kondisi apa diperlukan ?• Apakah ada dampak negatifnya (side effects) ?• Adakah alternatif lain yang lebih sedikit pengorbanannya ?

Metode Pengadaan

Metode Pengadaan• Spot (beli langsung di pasar)• Penunjukan Langsung• Beauty Contest (Terbatas)• Tender Terbatas• Tender Terbuka

• Apa tujuan atau manfaat persyaratan calon pemasok?• Apa kaitan nilai pengadaan dengan metode

pengadaan?• Kondisi apa saja yang penerapannya memberikan

manfaat optimal?• Kondisi apa saja yang penerapannya tidak

memberikan manfaat yang diharapkan?• Apakah dampak pencantumannya dalam kebijakan

dan prosedur?Apa Dasar Penerapannya ?• Nilai Pengadaan ?• Jenis Pengadaan ?• Keberadaan Pemasok ?• Kondisi Tertentu ?

Fungsi Metode Pengadaan

Lebih Banyak Pemasok

Lebih Tingggi Persaingan

Lebih Baik Penawarannya

Asumsi: Makin Terbuka Tender Makin Baik

SEBAGIAN FAKTA ANOMALI DAN KONSEKUENSIBARANG DAN JASA TERTENTU

Makin Tinggi BiayanyaTender Tidak Selalu Diikuti Pemasok yang Baik

Tender Lebih Banyak Diikuti Pedagang Perantara (Makelar / Calo)Tender Dapat Menutup Peluang Memperoleh Manfaat Keunikan Pemasok

Pembatasan Melalui Anggaran

• Apa kaitan fungsi pengendalian anggaran dengan tujuan pengadaan?

Pembatasan Wewenang Pengadaan

Proses Pengadaan

Rencana Operasi

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi

Permintaan Pengadaan

Perencanaan Pengadaan

Pelaksanaan Pengadaan

Penerimaan Barang / Jasa

Pembayaran

Estimasi (Penentuan) Kebutuhan

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran

Permintaan Pengadaam

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran

Perencanaan Pengadaad

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran

PelaksanaanPengadaan

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran


Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran

Pembayaran dan Penutupan Kontrak

Estimasi Kebutuhan

Rencana Operasi





Pembayaran

Terima KasihSemoga Menjadi Inspirasi untuk Pengembangan Diri dan Unit Anda

ao_buku2

Documents