ANALISIS SISTEM INFORMASI –

TEKNIK PENEMUAN FAKTA

&

PENEMUAN PERSYARATAN

Pertemuan ke-5

REQUIREMENTS DISCOVERY

(PENEMUAN PERSYARATAN)

Proses dan teknik yang digunakan analisis sistem

untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan

memahami persyaratan sistem.

Proses Penemuan Persyaratan :

• Menemukan dan analisis masalah

• Menemukan persyaratan

• Mendokumentasikan dan menganalisis

persyaratan

• Manajemen Persyaratan 2

Menemukan Dan Analisis Masalah• Alat populer yang digunakan tim pengembang untuk mengidentifikasi,

menganalisis, dan menyelesaikan masalah adalah diagram Ishikawa.

• Diagram Ishikawa sebuah alat grafis yang digunakan untukmengidentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah,sebab dan akibat dari masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibatatau diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena menyerupai tulangikan.

• Kepala ikan adalah akibat Effect dan satu panah tebal diagram menuju

Effect. Terdapat 7 faktor pokok yang tidak berkaitan yaitu 7M :

1. Material (bahan mentah atau komponen)

2. Manpower (faktor manusia)

3. Method (desain dan proses prosedur operasi)

4. Machines (mesin dan perlengkapan dalam proses)

5. Measurement (peralatan dan teknik yang dipakai untuk mengambil

data)

6. Maintenance (sistem penyediaan perawatan)

7. Management (kebijakan, aturan kerja, dan lingkungan kerja)

• Diagram ini dapat dipakai untuk menganalisa hampir semua

permasalahan. 3

Cara Membuat Diagram

Ishikawa

4

Contoh Diagram Ishikawa

5

Menemukan Persyaratan

• Fact-finding (Penemuan Fakta) adalah sebuah teknik yangdigunakan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat pentingdalam fase analisis persyaratan.

• Proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan,wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untukmengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, danreferensi sistem. Disebut juga pengumpulan informasi ataupengumpulan data.

• Teknik Penemuan Fakta

1. Sampling Dokumentasi, Laporan, dan File

2. Meneliti dan mengunjungi situs

3. Observasi lingkungan kerja

4. Questionnaire

5. Wawancara

6. Prototyping

7. Joint requirements planning 6

Mendokumentasikan Dan

Menganalisis Persyaratan

• Mendokumentasikan Draf Persyaratan

• Menganalisis Persyaratan

• Merumuskan Persyaratan

7

Manajemen Persyaratan

• Requirements management (Manajemen persyaratan)

meliputi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengaturbagaimana perubahan terhadap suatu persyaratandikendalikan.

• Manajemen Persyaratan menetapkan bagaimana sebuahperubahan yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimanaperubahan dianalisis dalam hal impaknya terhadaplingkup, jadwal, dan biaya, bagaimana perubahanditerima atu ditolak, dan bagaimana perubahandiimplementasikan jika disetujui.

8

TEKNIK PENEMUAN FAKTA

1. Sampling Dokumentasi, Laporan, dan File

2. Meneliti dan mengunjungi situs

3. Observasi lingkungan kerja

4. Questionnaire

5. Wawancara

6. Prototyping

7. Joint requirements planning

9

Sampling Dokumentasi, Laporan dan File

• Mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada.

• Mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang

representatif (Sampling).

• Contoh dokumen dan file yang sudah ada dapat

menyajikan banyak fakta dan detail dengan sedikit atau

tanpa komunikasi personal langsung. Analis harus

mengumpulkan dokumen historis, manual operasi bisnis

beserta formnya, dan dokumen sistem informasi.

10

Meneliti dan Mengunjungi Situs

Penelitian adalah teknik yang sering digunakan

berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa.

Sekarang penelitian menjadi lebih mudah dengan adanya

Internet dan World Wide Web (WWW). Kunjungi situs

(Site Visits) merupakan bentuk penelitian khusus.

11

Observasi Lingkungan Kerja

Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedangdilakukan.

Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan fakta/data yangcukup efektif untuk mempelajari suatu sistem.

Kelebihan Observasi :

– Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi(ada validitas)

– Melihat langsung kehidupan (fakta)

– Dapat menggambarkan lingkungan fisik

– Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi).

Kelemahan Observasi :

– Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman

– Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkatkesulitan tertentu)

– Mengganggu aktifitas kehidupan

– Orang yang diamati cenderung berlaku baik

12

Petunjuk Melakukan Observasi

• Yang harus dilakukan :

– Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa?bagaimana?

– Minta ijin kepada yang berwenang

– Selalu rendah hati

– Melakukan pencatatan hasil pengamatan

– Kaji ulang hasil pengamatan

– Berusaha tidak mengganggu aktifitas

– Pilih aktifitas yang dianggap penting

– Jangan membuat asumsi

13

Questionnaire

Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus

yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi

dan pendapat dari responden.

Kelebihan Questionnaire :

– Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar

– Responden tidak terganggu

– Hasilnya biasanya lebih objektif

Kelemahan Questionnaire :

– Responden merasa dibatasi

– Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuaidengan situasinya

– Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat 14

• Petunjuk Membuat Questionnaire :

– Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan

– Tentukan pertanyaan yang cocok

– Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harusjelas/sederhana

– Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segeraperbaiki

• Tipe :

– Free Format Questionnaire

– Fixed Format Questionnaire• check-off questionare

• yes/no questionere

• choice questionare

• opinion questionare

Questionnaire

(Lanjutan)

15

Wawancara

• Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analis

sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui

interaksi face-to-face.

• Kelebihan Wawancara :

– Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka

– Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi

– Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orangyang diwawancarai

– Dapat menanyakan kegiatan khusus

• Kelemahan Wawancara :

– Membutuhkan waktu lama

– Tergantung pada kepandaian pewawancara (human relation)

– Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu

– Sangat mengganggu kerja orang yang diwawancarai

16

• Sifat pertanyaan :

– Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas; jaga penampilan

– Jangan memasukan pendapat pribadi

– Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit

– Hindari pertanyaan yang menakutkan/mengkhawatirkan

– Hindari pertanyaan yang mengkritik

– Jangan menggunakan kata ‘anda’, ‘kamu’ dsb, dan carilah katayang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group

• Persiapan Wawancara :

– Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari

– Atur waktu yang tepat

– Buat jadual

– Buat panduan wawancara

• Melakukan wawancara :

– Mengenalkan diri

– Menjelaskan tujuan wawancara

– Menjelaskan peran dari orang yang diwawancarai

– Menghilangkan kesan menginterogasi

– Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara17

– Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah danmenyenangkan

– Jangan memotong pembicaraan

– Mintalah pendapat/ide-ide tambahan

– Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar

– Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti

– Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasilwawancara dan minta orang yang diwawancara untukmembetulkan bila ada kesalahan

– Ucapkan terima kasih dan mintalah kesediaan kembaliuntuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembalibila perlu

18

Prototyping

• Discovery Prototyping tindakan membuat representatif

skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna

untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.

19

Joint Requirements Planning

(JRP)

• Joint Requirements Planning (JRP) adalah teknik yang

menggunakan fasilitas workshop untuk membawa secara

bersama pemilik, pengguna, dan analis sistem serta

terkadang desainer dan pembangun sistem untuk

bergabung melakukan analisis sistem.

20

STRATEGI PENEMUAN FAKTA

• Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analisdapat mempelajari banyak hal tanpa kontak dengan orang.

• Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja

• Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkankuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami denganbaik.

• Lakukan wawancara (atau sesi kerja kelompok). Kareana kebanyakanfakta yang berhubungan telah dikumpulkan dengan metode low-user-contact, maka wawancara dapat digunakan untuk menguji danmemperjelas isu-isu dan masalah yang paling sulit (sebagai alternatif,gunakan teknik JRP untuk mengganti atau melengkapi wawancara).

• (Opsional). Buatlah prototipe penemuan untuk semua persyaratanfungsional yang tidak dipahami atau untuk persyaratan yang perludivalidasi.

• Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untukmenguji fakta (biasanya wawancara atau observasi). 21

Fakta Yang Harus Didapatkan

• Fakta Organisasi :

– Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi

– Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum

– Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagiantertentu)

– Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial)

• Fakta Kegiatan :

– Aktifitas kerja / kegiatan

– Orang atau pelaku di setiap kegiatan

– Alat / perangkat kerja (fisik)

– Formulir-formulir atau dokumen yang digunakan dalam setiapaktifitas

– Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukanpada setiap aktifitas

– Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkunganluar) 22

Fakta Yang Harus Didapatkan

• Fakta Proses & Data (detail) :

– Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban,performansi, detail pelaku dsb)

– Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber,arsip/penyimpanan, dsb)

• Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :

– Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihakmanajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat

– Mengetahui detail kualitas informasi (cakupan data, perolehaninformasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yangdigunakan, format, target / fungsi, dsb)

• Fakta harapan user /pengguna :

– Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkaitterhadap sistem yang ada

• Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemenkhususnya menyangkut performansi sistem

23

Detail Fakta Prosedur

• Prosedur Kerja

• Nama dan deskripsi/fungsi prosedur

• Hukum atau norma yang berlaku untuk setiapprosedur dan deskripsi/penjelasannya

• Proses-proses yang ada pada prosedur danketerkaitan antar proses

• Pelaku yang menjalankan prosedur (deskripsi danjabatannya)

• Permasalahan yang muncul dalam penerapanprosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan /ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanyalayanan, dsb)

24

Detail Fakta Formulir

– Formulir / Dokumen

• Nama dan deskripsi/fungsi formulir

• Item data setiap formulir

• Tingkat keterbacaan formulir

• Kemudahan pengisian formulir

• Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali

• Periode dan volume/frekuensi formulir

• Identifikasi formulir

• Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir

(kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan

dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)

25

Detail Fakta Personil

– Personil

• Nama dan deskripsi personil

• Job Deskripsi

• Jabatan & rangkapan kerja

• Kinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja

personil, intelegensia/pendidikan)

• Permasalahan yang muncul dari personil atau

penilaian sementara atas keberadaan yang

bersangkutan. (kinerjanya, keluhan personil,

menyangkut beban, dsb)

26

TERIMA KASIH