analisis pengelolaan dan pengendalian persediaan usaha

Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah – Studi Kasus Toko Sinamar

Ratu Tika Bravani, Thomas H. Secokusumo

Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Email: [email protected]

Abstrak

Skripsi ini menganalisis pengendalian internal serta pengelolaan persediaan toko Sinamar yang masih manual. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui kondisi pengendalian internal persediaan serta menganalisis pengelolaannya agar lebih efisien. Skripsi ini merupakan penelitian yang bersifat deskriptif. Hasil analisis yang mayoritas diperoleh melalui wawancara menyimpulkan bahwa Sinamar memerlukan sejumlah perbaikan untuk pengendalian internal. Kebijakan mengenai jumlah penyimpanan persediaan juga perlu diperbaiki. Dengan model EOQ, diketahui bahwa Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Model tersebut dapat diterapkan hanya jika Sinamar dapat memperoleh informasi akurat mengenai persediaan, salah satunya melalui komputerisasi atas sistem manualnya. Hasil analisis keuntungan biaya secara kuantitatif dan kualitatif menunjukkan bahwa komputerisasi tersebut perlu diwujudkan.

Analysis of Management and Control Over Inventory of Small Medium Enterprise – Study

Case: Sinamar Store

Abstract

This study analyzes the internal control and inventory management over Sinamar store which is still in manual system. The purpose of this study is to understand the internal control condition of inventory and how to manage it due to efficiency improvement. This thesis is qualitative descriptive. The results, by which majority of the data collected from deep interview, shows that Sinamar needs to improve its internal control due to several lack. Procedure in determining amount of inventory carried should be resolved as well. According to EOQ model, Sinamar might be able to reduce the carrying cost of inventory. The model could be applied only if Sinamar could maintain the accurate information about inventory, which is done by computerizing its manual system. Results from benefit cost analysis through quantitative and qualitative shows that system computerization should be done. Keywords: Benefit and cost anaysis; Computerized accounting information system; Internal Control

Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013

Pendahuluan

Industri besar seringkali dianggap sebagai penggerak pembangunan perekonomian. Namun,

industri besar bukan merupakan satu-satunya cara yang efektif untuk membangun perekonomian

negara berkembang. Sektor informal seperti usaha kecil menengah (UKM) atau usaha individu

dapat menjadi solusi lainnya. Usahanya yang lebih mengutamakan padat karya dapat membantu

mengatasi permasalahan negara dalam hal pengangguran.

Semakin banyaknya unit UKM yang beroperasi secara tidak langsung dapat mendukung

pertumbuhan ekonomi nasional. Menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah,

jumlah unit usaha kecil menengah di Indonesia mendominasi unit usaha keseluruhan dengan

pangsa UKM sebanyak 99.99% dan mampu menampung sebanyak 97,24% tenaga kerja.

Sementara itu, usaha besar hanya memiliki pangsa 0.01% dari usaha yang terdapat di Indonesia

pada tahun 2011. Perkembangan jumlah unit usaha dari tahun 2006 sampai 2010 pun sektor

UKM sedikit lebih pesat jika dibandingkan dengan usaha besar yaitu 9.8% sedangkan usaha

besar hanya 5.69% (Perkembangan Data Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Tahun 2006-2010,

2012). Meskipun demikian jumlah perusahaan besar yang sangat minor itu mampu menyumbang

PDB sebesar 43,47% sementara kontribusi dari UKM mencapai 57% pada tahun 2012. Perbedaan

jumlah kontribusi PDB tidak terlalu signifikan jika berdasarkan angka tersebut. Unit UKM

berpotensi untuk menyumbang PDB lebih besar mengingat jumlah unitnya yang jauh lebih

banyak jika dibandingkan dengan perusahaan besar. UKM mendominasi perekonomian Indonesia

sehingga pengembangan unit tersebut akan meningkatkan kinerja perekonomian secara

keseluruhan. Semakin besar kontribusi usaha kecil dan menengah semakin kuat ekonomi negara

tersebut (Astuti, 2007).

Perlu perhatian lebih baik dari pemerintah maupun masyarakat dalam memajukan UKM terutama

dalam menghadapi tantangan globalisasi. Semakin ketatnya persaingan antara UKM dengan

perusahaan besar menuntut pelaku UKM harus mencari keunggulan kompetitif yang dapat

membantu mereka dalam meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan. Pengembangan

kegiatan operasional perlu dilakukan agar UKM tidak kalah bersaing sehingga usaha dapat

berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Beberapa hal perlu diperhatikan, salah satunya adalah

perhatian terhadap persediaan barang dagang karena secara tidak langsung hal tersebut dapat


memengaruhi laba secara keseluruhan. Dengan pengelolaan persediaan yang baik, efisiensi

kegiatan operasional dapat ditingkatkan sehingga UKM mampu bersaing dengan perusahaan

besar. Terlebih jika manajemen persediaan didukung oleh sistem terkomputerisasi yang

memadai. Dengan didukung teknologi modern, penyimpanan persediaan dapat dilakukan secara

online dan real-time, serta dapat diambil dan dilakukan analisis data untuk setiap unitnya

(William, 1986). Namun untuk komputerisasi sistem informasi akuntansi, UKM memerlukan

biaya investasi yang berpengaruh terhadap tingkat pengembalian di masa yang akan datang.

Beberapa faktor utama seperti tingginya biaya serta kurangnya pengetahuan terkait penggunaan

sistem yang semestinya membuat kontrol persediaan dilakukan secara manual berdasarkan

intuisi. Faktor penghambat dalam mengelola persediaan tersebut harus dicari jalan keluar. Usaha

kecil menengah tetap membutuhkan sistem komputer dan kontrol persediaan (William,1986).

Selain mempertimbangkan manfaat dan biaya ketika merencanakan komputerisasi sistem

informasi akuntansi, usaha juga perlu mengevaluasi penerapan pengendalian internalnya selama

ini. Evaluasi pengendalian internal atas iklim usaha perlu turut dipertimbangkan agar perusahaan

dapat mengantisipasi kekurangan kontrol sehingga keamanan aset dapat lebih terjamin. Sistem

informasi akuntansi terkomputerisasi tidak mungkin optimal jika tidak didukung oleh

pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal mendukung efektivitas penggunaan

sistem komputer.

Penelitian ini akan membahas tentang toko Sinamar sebagai salah satu UKM yang seluruh

kegiatannya berpusat di Pusat Grosir Metro Tanah Abang. Selama ini tidak terdapat pengkajian

atas pengendalian internal persediaan dan pengelola mengawasi sendiri jalannya usaha sehingga

seringkali terjadi kelalaian dalam pengamanan aset. Sinamar menggunakan metode pencatatan

manual untuk mengelola seluruh aktivitas persediaan. Sistem pengelolaan persediaan yang tidak

terkomputerisasi meningkatkan eror sehingga Sinamar diperkirakan membutuhkan suatu sistem

yang dapat membantu meningkatkan keakuratan pengelolaan persediaan.

Dengan demikian, penulis berniat untuk menjabarkan bagaimana pengelolaan dan pengendalian

persediaan barang dagangan toko Sinamar yang kegiatan operasionalnya bersifat manual.

Kemudian, keputusan mengenai pengelolaan persediaan dianalisis dengan mempertimbangkan

biaya serta keuntungannya (cost versus benefit).


Tinjauan Literatur

Pengendalian internal merupakan sebuah proses yang diimplementasikan oleh manajemen dan

disusun agar dapat memberikan keyakinan untuk informasi terkait keuangan dan kegiatan

operasional secara handal, kepatuhan dengan peraturan, prosedur, rencana, hukum, dan ketetapan

lainnya, melindungi aset, efisiensi kegiatan operasional, pencapaian misi dan tujuan yang telah

dibangun perusahaan, serta integritas dan nilai etika (Moeller, 2009).

Pengendalian internal memiliki beberapa kerangka kontrol. Kerangka yang berlaku internasional

merupakan COSO. Konsep pengendalian internal berdasarkan COSO dijelaskan dari berbagai

dimensi yang didefinisikan sebagai berikut:

Internal control is a process, affected by an entity’s board of directors, management, and

other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of

objectives in the following categories

Berdasarkan definisi umum tersebut COSO menggunakan model tiga dimensi untuk

mendeskripsikan sistem pengendalian internal suatu usaha. Model tersebut terdiri dari tiga

komponen utama pengendalian internal, segmen pengendalian internal, dan tingkat kerangka

pengendalian internal yang harus selalu berhubungan satu sama lain. Termasuk dalam tingkat

kerangka pengendalian internal dimulai dari yang teratas sampai terbawah adalah sebagai berikut

(Moeller,2009):

1. Lingkungan Pengendalian: Merupakan hal mendasar dari pengendalian internal, terdiri dari

integritas dan etika, kompetensi, dewan direksi dan komite audit, filosofi dan gaya

kepemimpinan, struktur organisasi, otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan sumber daya

manusia.

2. Penilaian Risiko: COSO mengemukakan bahwa risiko harus dipertimbangkan dari tiga

perspektif yaitu risiko usaha karena faktor eksternal, risiko usaha karena faktor internal, serta

risiko karena aktivitas spesifik.

3. Aktivitas Pengandalian: merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan

bahwa tindakan yang diidentifikasi untuk menanggulangi suatu risiko telah dilaksanakan

seperti pemisahan tanggung jawab serta pelaporan dan dokumentasi yang memadai.

4. Komunikasi dan Informasi: prosedur komunikasi yang efektif dibutuhkan untuk

mempermudah komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal.


5. Proses pengawasan: berfungsi untuk menilai efektivitas komponen pengendalian internal

yang telah diterapkan sehingga dapat mengambil tindakan koreksi yang sesuai.

Sementara itu, pengelolaan persediaan penting untuk diperhatikan perusahaan yang memiliki

saldo persediaan besar seperti pada perusahaan retail atau manufaktur. Penerapan manajemen

persediaan membutuhkan identifikasi serta pengaturan biaya yang dikeluarkan perusahaan.

Biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dibagi ke dalam enam bagian besar (Horngren

2009) yaitu:

1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost)

Biaya ini merupakan biaya yang diperoleh dari pemasok termasuk biaya pengiriman. Biaya

pembelian merupakan komponen pembentuk harga pokok penjulan paling besar.

2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)

Termasuk di dalam biaya pemesanan adalah biaya untuk menyiapkan dan menerbitkan

permintaan pembelian (purchase orders), biaya yang dikeluarkan untuk menerima dan

memeriksa barang yang dipesan, membandingkan tagihan yang diterima dengan permintaan

pembelian dan bukti pengiriman ketika melakukan pembayaran.

3. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)

Biaya penyimpanan adalah biaya yang muncul akibat menahan persediaan. biaya

penyimpanan dapat berupa biaya kesempatan (opportunity cost) atas modal yang ditanamkan

pada suatu investasi dan biaya yang berhubungan dengan penyimpanan persediaan seperti

sewa gudang, asuransi, barang yang usang, atau barang rusak.

Biaya kesempatan didapat dari hasil perkalian biaya pembelian persediaan per unit dengan

biaya modal (cost of capital). Biaya modal merupakan tingkat pengembalian minimum yang

diharapkan atas modal yang ditanam pada suatu aset atau proyek (Ross, 2010). Biaya modal

terdiri dari biaya ekuitas (cost of equity) dan biaya utang (cost of debt) yang komposisinya

tergantung dari struktur pembiayaan yang dimiliki entitas. Biaya ekuitas dan biaya utang

dapat dihitung menggunakan rumus SML (Security Market Line)

E(Ri) = Rf + βi [ E(RM) – Rf ) (2.1)


Hasil tersebut merupakan capital asset pricing model (CAPM) yang menunjukkan bahwa

pengembalian yang diharapkan untuk sebuah aset bergantung pada tiga hal yaitu (Ross,

2010):

• The pure time value of money: diukur dengan risk-free rate, Rf, merupakan pengembalian

ketika menunggu uang yang diinvestasikan, tanpa mengambil risiko.

• The reward for bearing systematic risk: diukur dengan market risk premium, E(RM) – Rf,

merupakan pengembalian yang ditawarkan pasar karena telah menanggung risiko

sistematis sekaligus menunggu.

• The amount of systematic risk: diukur oleh beta (βi), merupakan besarnya systematic risk

yang terdapat dalam aset tertentu, dibandingkan dengan rata-rata aset.

• Cost of capital yang didapat dari perhitungan tersebut merupakan tingkat diskon

minimum yang diharapkan dari sebuah investasi agar dapat menarik. Setelah tingkat

diskon ditemukan, angka tersebut dikalikan dengan biaya pembelian persediaan per unit

sehingga menghasilkan biaya peluang.

4. Biaya Kehabisan Persediaan (stockout cost)

Biaya ini muncul saat perusahaan kehabisan persediaan yang diminta pelanggan sehingga

perusahaan harus bereaksi cepat untuk memenuhinya sebelum mengalami kerugian.

5. Biaya Kualitas (quality cost)

Biaya kualitas merupakan biaya yang muncul ketika karakteristik barang atau jasa tidak

memenuhi spesifikasi yang diharapkan pelanggan.

6. Biaya Penyusutan (shrinkage cost)

Biaya ini adalah biaya yang mungkin timbul karena adanya pencurian barang oleh orang luar,

penggelapan barang oleh karyawan, kesalahan klasifikasi barang dan kesalahan pencatatan.

Analisis dengan menggunakan EOQ mengabaikan biaya pembelian, biaya kualitas, biaya

kehabisan persediaan, dan biaya penyusutan. Tujuan dari penerapan model persediaan adalah

untuk meminimalkan biaya pemesanan (ordering cost) dan penyimpanan (carrying cost) yang

relevan karena

Relevant Total Cost (RTC)=Relevant Ordering Cost+Relevant Carrying Cost (2.2)

Sehingga jumlah total biaya relevan untuk kuantitas yang dipesan dalam satu tahun adalah


RTC = Annual relevant ordering cost + Annual relevant carrying cost

= (number of purchase orders per years x relevant ordering cost per purchase orders) +

(average inventory in unit x annual relevant carrying cost per unit)

= ( !!

x P ) + ( !! x C ) (2.3)

Sedangkan untuk menghitung EOQ dapat menggunakan rumus

EOQ = !!"!

(2.4)

keterangan:

D = permintaan dalam satuan untuk jangka waktu spesifik

P = biaya pemesanan yang relevan untuk setiap pemesanan

C = biaya penyimpanan yang relevan untuk setiap unit persediaan pada jangka waktu yang

sama dengan D

Sementara itu komputerisasi sistem informasi akuntansi berguna untuk mempermudah proses

mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi serta data lainnya agar dapat

menghasilkan informasi untuk pembuat keputusan. Meski SIA berperan besar dalam

menjalankan usaha, belum semua entitas menerapkan sistem informasi akuntansi yang teratur

seperti dengan menggunakan bantuan IT. Untuk mengimplementasi sistem informasi akuntansi

yang terkomputerisasi, entitas perlu mengikuti tahap dalam system development life cycle

(SDLC). Tahapan tersebut terdiri dari lima langkah yaitu analisis sistem, perancangan konsep,

perancangan fisik, implementasi dan konversi, serta operasional dan perawatan (Romney, 2012).

Perlu dilakukan perencanaan yang matang sepanjang tahap dalam SDLC agar sistem yang

dibangun terorganisir dengan baik. Romney berpendapat bahwa dengan perencanaan yang baik,

tujuan penerapan sistem berkorespondensi dengan rencana strategis organisasi secara

keseluruhan. Sistem akan lebih efisien, subsistem lebih terkoordinir, dan entitas memiliki dasar

dalam memilih aplikasi yang sesuai untuk pengembangan. Terdapat dua perencanaan

pengembangan sistem yang dibutuhkan yaitu project development plan dan master plan

(Romney, 2012), dengan penjelasan sebagai berikut.


1. Project Development Plan

Perencanaan ini meliputi analisis biaya dan keuntungan, penentuan kebutuhan pengembangan

dan operasional (sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan),

serta jadwal kegiatan yang dibutuhkan untuk membangun dan mengoperasikan sistem baru.

Untuk analisis biaya dan keuntungan, Ryan dan Gates (2004) berpendapat bahwa analisis

keputusan untuk berinvestasi IT dengan metode tradisional, seperti NPV, IRR, payback

period, kurang tepat ketika terdapat banyak investasi IT yang tidak memiliki tingkat

pengembalian sesuai (Rehesaar, 2005). Alternatif dari metode tradisional adalah menentukan

benefit untuk bisnis terlebih dahulu baru kemudian menghitung biaya untuk mendapatkannya.

Metode tersebut dikenal dengan Benefit Cost Analysis (BCA).

2. Master Plan

Perencanaan ini menjelaskan apa saja komponen sistem, bagaimana pengembangannya, siapa

yang akan mengembangkan, bagaimana cara mendapatkan sumber daya untuk

mengembangkan sistem, serta arah dan tujuan perkembangan sistem informasi akuntansi

(Romney, 2012). Porter dan Millar (1985) mengatakan bahwa secara umum terdapat tiga cara

IT mempengaruhi daya saing yaitu (1) dengan mengubah struktur industri; (2) dengan

mendukung strategi biaya dan diferensiasi; serta (3) dengan menciptakan peluang untuk

menghasilkan bisnis baru dari bisnis yang sudah ada (Qureshil, Kamal, dan Wolcott, 2009).

Sementara usaha kecil menengah umumnya memiliki dua tujuan dalam mengaplikasikan IT

yaitu untuk meningkatkan kegiatan operasional harian dan proses transaksi serta untuk

meningkatkan interaksi dan hubungan dengan konsumen.

Gambar 2.4 Focus Dominance Model Sumber: Qureshil (2009)


Terdapat kerangka analitis dari Levy (2001) yang disebut focus-dominance model yang dapat

memberi gambaran umum mengenai arah pengembangan sistem informasi akuntansi. Model

focus-dominance meneliti potensi nilai yang dapat diperoleh UKM atas kapabilitas IT

miliknya. Dua fokus strategi yang dijelaskan dalam model yaitu pilihan antara strategi cost

reduction atau value added serta dominasi konsumen—sedikit konsumen atau banyak, yang

terbagi dalam empat kuadran.

Metode Penelitian

Penelitian ini dilakukan terhadap Toko Sinamar yang merupakan salah satu usaha menengah

tertua di Pusat Grosir Metro Tanah Abang yang bergerak sejak tahun 1959. Toko tekstil ini

awalnya bergerak sebagai penjual grosir kain seperti belacu, sprei, dan selimut untuk memenuhi

kebutuhan konsumen hulu. Usaha ini bermula ketika H. Nawawi Hamid berhijrah dari tanah

kelahirannya, Sumatera Barat, untuk berdagang di Jakarta. Setelah tahun 2003, Toko Sinamar

dipimpin oleh Dra. Aswita Dewi, Putri ke 4 H. Nawawi Hamid. Mayoritas pengumpulan data

berasal dari wawancara langsung dengan Dra. Aswita Dewi dan penanggung jawab gudang serta

tinjauan lokasi.

Persediaan yang diteliti adalah produk belacu yang merupakan produk pertama sekaligus andalan

yang dijual oleh Sinamar. Sinamar memiliki sepuluh jenis belacu, yang terdiri dari belacu L 155,

belacu A1, belacu Rapel, belacu Kanvas, belacu L 120, belacu Kantong PE, belacu Cap Gajah,

dan belacu Katun. Semua dibedakan berdasarkan kualitas serta ketebalannya. Pembelian dapat

dilakukan secara meteran, per pis (1 pis sama dengan 40 meter), atau per yard (1 yard sama

dengan 90 cm). Dari seluruh jenis produk, belacu memiliki permintaan stabil untuk dijadikan

sebagai bahan penelitian.

Hasil Analisis

Dalam kurun beberapa minggu pengamatan ditemukan beberapa kasus serta risiko yang dihadapi

Sinamar. Dengan demikian pengendalian internal yang diperlukan untuk mengantisipasi hal

tersebut dibagi menurut beberapa aktivitas persediaan. Untuk aktivitas pemesanan, risiko yang

dihadapi diantaranya kelalaian dalam pemesanan, luputnya catatan kebutuhan gudang karena

human error, serta pemesanan stok yang kurang efektif. Salah satu pengendalian yang dapat

dilakukan adalah melakukan pendokumentasian dengan cermat. Sinamar harus mengeluarkan


purchase order. Salinan purchase order tersebut akan dipegang oleh pengelola, bagian gudang,

dan pemasok. Dengan adanya purchase order, Sinamar akan memperkuat proses verifikasi

pemesanan. Bagian gudang akan turut mengawasi pelaksanaan pemesanan, apakah sudah dipesan

dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Pengendalian terhadap jumlah fisik persediaan

yang dimiliki juga perlu dilakukan. Pengelola perlu mengetahui dengan pasti berapa jumlah pasti

persediaan yang dimiliki sebelum mengotorisasi pemesanan agar tercapai pemesanan yang

ekonomis.

Sementara itu pengendalian untuk aktivitas penerimaan dan penyimpanan dengan risiko

kesalahan penerimaan dan pencatatan serta kerusakan dan kehilangan barang dapat diterapkan.

Pada saat penerimaan, sebaiknya Sinamar memiliki penanggung jawab yang menerima barang

dari vendor. Tugasnya adalah memeriksa kesesuaian barang yang dikirim dengan purchase order.

Penerimaan pemesanan dilakukan bila barang tersebut sesuai dengan purchase order.

Penanggung jawab gudang yang telah ada harus diperjelas fungsi serta lingkup kerjanya

Penambahan pegawai tidak diperlukan karena penanggung jawab gudang blok F dapat

melakukan fungsi penerimaan apabila tugas didelegasikan dengan baik.Setelah diterima, barang

disimpan di dalam gudang. Risiko terkait penyimpanan dapat diantisipasi Sinamar dengan

kontrol fisik. Salah satunya menyimpan persediaan dengan baik untuk menghindarkan persediaan

dari pencurian, kerusakan, atau karat. Sinamar setiap lima tahun telah melakukan penyemprotan

anti rayap untuk menghindari risiko kerusakan. Kemudian untuk keamanan Sinamar perlu

menciptakan sistem keamanan untuk meminimalisir akses terhadap gudang. Pemasangan CCTV

juga dapat menjadi solusi.

Kontrol fisik melalui stock opname telah dilakukan setahun sekali. Namun menurut pengakuan

pemilik, selalu terdapat perbedaan signifikan antara persediaan tercatat dengan yang terdapat di

gudang. Hal tersebut dapat terjadi karena pencurian atau sistem pencatatan yang kurang rapi dan

cermat. Namun berdasarkan pengamatan, alasan kedua merupakan yang mungkin tejadi.

Seringkali ketika terjadi transaksi, pengelola terlalu sibuk untuk mencatatnya.

Secara umum Sinamar telah melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi pemeliharaan

aset dengan fungsi pencatatan. Hal tersebut sudah baik meskipun pada praktiknya ketika

pengelola sedang tidak datang ke toko terdapat salah seorang pegawai Sinamar yang memiliki

akses terhadap persediaan dan pencatatan. Sesekali orang kepercayaan tersebut menjaga gudang


sekaligus melayani pelanggan. Apabila pengelola tidak ada, pegawai itulah yang memberikan

keputusan penjualan apabila ada pemesanan besar sekaligus melakukan pencatatan di meja kasir.

Hal tersebut memperbesar risiko penyalahgunaan meskipun mayoritas pegawai dipercaya oleh

pengelola karena sudah dianggap saudara. Seharusnya fungsi gudang dengan fungsi pencatatan

benar-benar dipisahkan. Pengelola harus memiliki cadangan pegawai yang bertanggung jawab

secara jelas untuk menangani pencatatan transaksi. Sinamar khususnya blok F memerlukan

tambahan pegawai untuk melakukan input data agar total persediaan di gudang dapat diketahui

secara akurat. Volume transaksi di blok F lebih besar jika dibandingkan dengan blok A dan B

sehingga penambahan pegawai diperlukan untuk menangani fungsi kasir dan pembukuan.

Sedangkan untuk blok A dan B tidak memerlukan penambahan pegawai karena koordinator

operasional masih mampu melakukan fungsi tersebut dengan sejumlah pembenahan prosedur

pencatatan. Dengan penambahan pegawai serta pembenahan prosedur pencatatan diharapkan

risiko terjadinya kesalahan perhitungan persediaan seperti kasus sebelumnya dapat diminimalisir.

Untuk menghindari kasus kurangnya tempat penyimpanan persediaan, sebaiknya Sinamar

menyimpan persediaan dengan jumlah cukup. Penyimpanan dengan jumlah cukup memberikan

peluang bagi pengelola untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Luas gudang yang

terbatas dapat dimanfaatkan untuk menyimpan jenis persediaan lain, misalnya handuk pakistan

dalam kasus Sinamar, yang berpotensi untuk lebih laku apabila jumlah persediaan lain tidak

menumpuk dan memenuhi gudang.

Pada aktivitas penyaluran persediaan terdapat beberapa pengendalian yang dapat dilakukan untuk

mengurangi ketidakjelasan total persediaan yang dimiliki. Sinamar harus menegakkan sistem

otorisasi sebelum melakukan pembelian persediaan. Apabila blok A maupun B membutuhkan

persediaan, maka sebaiknya pembelian diotorisasi terlebih dahulu oleh pengelola. Persediaan

harus masuk ke gudang blok F agar didata untuk kemudian disalurkan ke masing-masing blok.

Rekonsilisasi seluruh data barang masuk dan keluar dari setiap blok dengan blok F mengurangi

risiko perbedaan jumlah yang tercatat dengan jumlah fisik.

Sementara itu untuk risiko dalam aktivitas penjualan sebagian besar berkaitan dengan verifikasi

data. Terdapat dua verifikasi data yang perlu ditingkatkan oleh Sinamar yaitu verifikasi data

ketika pengiriman barang dan verifikasi data ketika penjualan. Verifikasi pengiriman barang


merupakan prosedur pengecekan yang dimulai ketika awak gudang mengambil barang hingga

akhirnya diserahan kepada ekspedisi. Pengelola mengakui bahwa Sinamar cukup sering

mengalami kesalahan penghitungan yang disebabkan oleh human error, seperti misalnya kasus

ketidaksesuaian jumlah barang yang diterima pelanggan. Cara untuk mengurangi kesalahan

tersebut adalah melakukan pengendalian dengan memperbanyak proses verifikasi. Pegawai

gudang yang mengambil barang berbeda dengan yang akan membawanya ke jasa pengiriman dan

prosedur penghitungan ulang selalu dilakukan. Sementara itu, verifikasi data ketika penjualan

dilakukan kepada para pelanggan retail maupun grosir yang beli di tempat. Sinamar sebaiknya

selalu memberikan bukti pembayaran yang sederhana namun dapat memperinci transaksi secara

jelas. Salinan bukti juga disimpan oleh Sinamar. Proses verifikasi memberikan keamanan

bertransaksi bagi kedua belah pihak.

Sedangkan untuk risiko terkait aktivitas pembayaran, seluruhnya cukup diatasi dengan pemisahan

tanggung jawab. Pengelola lebih berisiko melakukan kesalahan ketimbang kecurangan mengingat

penyimpanan dokumen serta pencatatan terkait utang dengan pemasok tidak tersusun rapi. Beban

kerja yang terlalu banyak sebaiknya mendorong pengelola untuk memiliki kasir sendiri.

Selain pengendalian internal, didapatkan beberapa hasil mengenai pengelolaan persediaan.

Untuk penyederhanaan, jenis produk yang diteliti hanya jenis belacu karena pemesanan per tahun

cenderung tetap. Meskipun begitu, selama ini Sinamar tidak menggunakan model apapun dalam

menentukan kuantitas pemesanan persediaan sehingga jumlahnya selalu overstock. Pengelola

tidak mengetahui kondisi persediaan sebenarnya sebab tidak ada sistem informasi akuntansi yang

mengolah hasil pencatatan setiap transaksi sebagai tren. Pemesanan persediaan tidak dalam

jumlah ekonomis sehingga Sinamar mengeluarkan biaya implisit seperti biaya penyimpanan.

Berdasarkan model EOQ, Sinamar telah melakukan inefisiensi kuantitas penyimpanan terhadap

sepuluh jenis produk belacu seperti terlihat pada tabel 1

Sinamar mengalami sejumlah biaya penyimpanan. Terdapat peluang penggunaan sumber daya

finansial yang hilang karena tersimpan dalam sejumlah persediaan. Dari tabel 2.2 untuk alternatif

antara kuantitas pemesanan lama dengan yang menggunakan model EOQ, didapatkan bahwa

terdapat perbedaan biaya yang cukup besar sejumlah Rp157,287,647. Perbedaan paling

signifikan antar kedua alternatif berasal dari biaya penyimpanan yang terdiri dari biaya peluang

dan sewa gudang. Apabila Sinamar menyimpan barang sesuai kapasitas EOQ maka biaya

penyimpanan


Tabel 1 Perbandingan Kuantitas Pemesanan

Jenis Belacu EOQ Tanpa EOQ

Spesial 6 50 L 155 4 25

A1 3 25 Rapel 107 2,000

Kanvas 96 2,000 L120 388 4,500

Kantong PE 415 5,000 Cap Gajah 12 60

Katun 85 1,800

dapat dihemat sampai dengan Rp78,959,090 meskipun terdapat peningkatan biaya pemesanan

sebesar Rp800,000. Apabila kuantitas pemesanan sesuai EOQ maka tidak diperlukan ruang yang

terlalu banyak untuk menyimpan persediaan sehingga terdapat penghematan penggunaan gudang

sebesar Rp21,492,601. Penghematan tersebut dapat terjadi dengan asumsi ruang dalam gudang

dapat digunakan untuk menampung jenis persediaan lain.

Tabel 2 Perbandingan Alternatif Pemesanan Persediaan

Sementara itu kurangnya perhatian pengelola terhadap persediaan juga menimbulkan sejumlah

jenis persediaan mengalami perputaran rendah, yaitu jenis bulu import, kelambu, handuk

polyster, dan kain putih cap koi yang perputarannya lebih dari satu tahun. Dengan tingkat

pengembalian sebesar 12.97% maka Sinamar mengalami kerugian dari biaya penyimpanan

sebesar Rp23,929,650.

Untuk itu Sinamar memerlukan peningkatan kontrol persediaan dengan memperbaiki sistem

informasi akuntansinya melalui proses komputerisasi. Tahap komputerisasi toko Sinamar

Biaya Alternatif A Alternatif B Perbedaan Peluang Pembelian 183,985,935 126,349,979 57,635,956 Penyimpanan 80,016,809 1,057,720 78,959,089 Pemesanan 148,000 948,000 (800,000) Gudang 23,958,332 2,465,731 21,492,601 Total 288,109,078 130,821,431 157,287,647


berdasarkan focus dominance model hanya untuk efisiensi kegiatan operasional dalam jangka

pendek. Sementara untuk ke depannya komputerisasi diharapkan dapat meningkatkan inovasi

dalam melayani pelanggan misalnya transaksi online. Karena untuk peningkatan efisiensi,

investasi yang dibutuhkan untuk komputerisasi tidak terlalu besar. Namun komputerisasi tersebut

tetap memerlukan sejumlah dana. Biaya yang tergolong pengeluaran awal terdiri dari PC, mesin

kasir, CCTV online, pelatihan pegawai, konseptor, AC, exhaust fan, dan sekat ruangan dengan

total keseluruhan sebesar Rp67,162,000. Sementara estimasi biaya operasional yang akan rutin

dikeluarkan Sinamar per tahunnya terdiri dari staf ahli komputer, biaya perlengkapan, serta biaya

perawatan dan cadangan dengan total sebesar Rp53,080,000. Dalam tabel tersebut tidak terdaftar

harga untuk perangkat lunak karena diasumsikan untuk tujuan efisiensi operasional Sinamar

hanya menggunakan aplikasi Ms. Excel yang sudah termasuk dalam PC.

Meskipun terdapat sejumlah dana yang harus dikeluarkan untuk komputerisasi, perhitungan NPV

untuk jangka waktu lima tahun dengan tingkat diskonto sebesar 12.97% menunjukkan bahwa

Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Penghematan yang dapat dilakukan

terhadap total biaya penyimpanan berjumlah Rp181,217,297 yang terdiri dari Rp157,287,647

untuk biaya penyimpanan persediaan yang disimpan berlebih dan Rp23,929,650 untuk biaya

persediaan dengan perputaran rendah. Sementara itu, estimasi biaya apabila Sinamar akan

melakukan komputerisasi sistem informasi akuntansi terdiri dari investasi awal Rp67,162,000

dan biaya operasional per tahunnya sebesar Rp53,080,000. Hasil perhitungan NPV atas hasil

investasi dalam kurun lima tahun, didapatkan bahwa Sinamar dapat melakukan penghematan

sebesar Rp404,975,000. Penghematan tersebut merupakan biaya implisit. Diasumsikan dengan

menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi serta perbaikan pengendalian

internal, pengelola dapat mengetahui dengan pasti kondisi serta tren persediaan sehingga sumber

finansial dapat digunakan secukupnya dan tepat sasaran.

Kesimpulan

Sinamar memiliki sejumlah risiko dalam mengelola persediaan. Risiko tersebut terdapat dalam

setiap aktivitas mulai dari pemesanan, penerimaan, penyimpanan, distribusi antartoko, penjualan,

dan pembayaran. Perbaikan terhadap pengendalian persediaan diperlukan baik secara umum

maupun spesifik setiap aktivitas. Sinamar perlu memperjelas wewenang dan tanggung jawab

masing-masing personil. Selain itu kegiatan pendokumentasian dan verifikasi perlu diperketat


mengingat banyaknya kasus kelalaian. Sementara itu untuk pengelolaan persediaan sepuluh jenis

belacu yang dimiliki Sinamar, kuantitas pemesanan perlu diperhatikan karena apabila terlalu

banyak yang disimpan Sinamar akan mengalami biaya penyimpanan yang tidak sedikit karena

peluang yang hilang. Penyimpanan yang terlalu banyak merupakan akibat ketidaktahuan

pengelola atas tren permintaan. Data transaksi yang selama ini dimiliki bersifat manual dan tidak

dapat menentukan pemesanan secara ekonomis. Pengelola juga berisiko untuk mengabaikan jenis

persediaan dengan perputaran rendah karena tidak mengetahui total fisik barang yang dimilki.

Sinamar membutuhkan komputerisasi sistem informasi akuntansi karena dengan begitu Sinamar

dapat melakukan penghematan sebesar Rp404,975,000. Penghematan tersebut merupakan

efisiensi kegiatan operasional Sinamar yang berasal dari pengurangan biaya penyimpanan.

Daftar Referensi

Astuti, Era. Pengaruh Karakteristik Internal Perusahaan Terhadap Penyiapan Dan Penggunaan

Informasi Akuntansi Perusahaan Kecil dan Menengah di Kabupaten Kudus. Semarang:

Universitas Diponegoro, 2007.

“Computer and Gadget.” <http://www.bhinneka.com/aspx/bhindexpc.aspx> diposting pada Mei

2013

Damodaran, Aswath. “Country Default Spreads and Risk Premiums.” Diposting pada Januari

2013. < http://pages.stern.nyu.edu/~adamodar/New_Home_ Page/datafile/ctryprem.html>

Dewi, Aswita. Direct interview. Jakarta: April 2013

Frensidy, Budi. Matematika Keuangan. Jakarta: Salemba Empat, 2010

Fuerst, William L. (1986). “Small Business Get A New Look at ABC Analysis for Inventory

Control”. Journal of Small Business Management, 39.

Hidayat, Taufik. Membuat Aplikasi Excel Untuk UKM. Jakarta: Media Kita, 2013.

Horngren, Datar, et al., ed. Cost Accounting: A Managerial Emphasis. New Jersey: Prentice Hall,

2009.


Horngren, Harrison, et al. Akuntansi di Indonesia: Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat, 1997.

Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Data Usaha Mikro, Kecil, Menengah

(UMKM) dan Usaha Besar (UB) Tahun 2006-2010. 27 Januari 2012. <

http://www.depkop.go.id/index.php?option=com_phocadownload

&view=file&id=257:data-usaha-mikro-kecil-menengah-umkm-dan-usaha-besar-ub-tahun-

2006-2010&Itemid=93>

Kieso, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield. Intermediate Accounting: Volume 1. New

Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2011.

Moeller, Robert R. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of Knowledge. New

Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2009.

Mohammad BS, A. “UKM Pun Pantas Pakai ERP.” Diposting pada 20 Januari 2011. <

http://swa.co.id/technology/ukm-pun-pantas-pakai-erp>

Pembukuan Toko Sinamar periode tahun 2012.

Qureshil, Mehruz Kamal, Peter Wolcott. (2009). “Information Technology Interventions for

Growth and Competitiveness in Micro-Enterprises”. Journal of E-Business Research. Vol

5, Issue 1.

Rehesaar, Amanda Mead. (2005). “An Extension of Benefit Cost Analysis to IS/IT Investments”.

The Business Review. 2005: p.89.

Romney, Paul J. Steinbart. Accounting Information Systems. Essex: Pearson, 2012.

Ross, Randolph W. Westerfield, and Bradford D. Jordan. Fundamentals of Corporate Finance.

New York: Mc Graw-Hill, 2010.

Sekaran, Uma. Research Method for Business (4th ed.). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.,

2003.

Starr, David W. Miller. Inventory Control: Theory and Practice. New Delhi: Prentice Hall, 1981.


Trisula International Tbk PT (TRIS.JK) Key Developments. April 2013.

<http://www.reuters.com/finance/stocks/TRIS.JK/key-developments>

Universitas Indonesia – Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa.

Yunhar. Direct interview. Jakarta: April 2013


analisis pengelolaan dan pengendalian persediaan usaha

Documents