analisis pengelolaan arsip di sekretariat ?· analisis pengelolaan arsip di sekretariat tahun 20...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA

SKRIPSI

Oleh :

DESSY TRI NURIDAYATI

(k7412047)

FAKULTAS KEPENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

TAHUN 2016

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Dessy Tri Nurhidayati

NIM : K7412047

Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

menyatakan bahwa skripsi saya berjudul ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP

DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

KOTA SURAKARTA ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain

itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan

dicantumkan dalam daftar pustaka.

Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan,

saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.

Surakarta, Agustus 2016

Yang membuat pernyataan

Dessy Tri Nurhidayati

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA

Oleh :

DESSY TRI NURIDAYATI

(k7412047)

Skripsi

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana

Pendidikan pada Program Studi

Pendidikan Administrasi Perkantoran

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

AGUSTUS 2016

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

PERSETUJUAN

Nama : Dessy Tri Nurhidayati

NIM : K7412047

Judul skripsi : ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

KOTA SURAKARTA

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta, September 2016

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I, Pembimbing II,

Dr. Tri Murwaningsih, M.Si Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.

NIP. 19661202 199203 2 002 NIP 195105101976031003

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

PENGESAHAN SKRIPSI

Nama : Dessy Tri Nurhidayati

NIM : K7412047

Judul Skripsi : ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS

PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA

SURAKARTA

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari Rabu,

tanggal Agustus 2016 dengan hasil LULUS dan revisi maksimal

bulan. Skripsi telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.

Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:

Nama Penguji Tanda Tangan Tanggal

Ketua : Dr. Hery Sawiji, M.Pd.

Sekretaris : Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd

Anggota I : Dr. Tri Murwaningsih, M.Si

Anggota II : Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.

Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

pada:

Hari : ..........

Tanggal : ......

Mengesahkan

Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Kepala Program Studi

Universitas Sebelas Maret, Pendidikan Administrasi Perkantoran,

Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.

NIP 196101241987021001 NIP 195105101976031003

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

ABSTRAK

Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI

SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA

SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret Surakarta, Agustus 2016.

Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan: (1) pengelolaan arsip di Sekretariat

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta, (2) hambatan dan upaya

yang dilakukan dalam pelaksanaan pengelolaan.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus.

Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball

sampling. Subjek penelitian ini adalah pegawai sub bagian dari Sekretariat, yang

bekerja di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta. Teknik

pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, dokumentasi, dan observasi.

Uji keabsahan data degan triangulasi sumber dan metode. Analisis data

menggunakan interactive model.

Hasil penelitian menunjukkan: (1) pengelolaan arsip di sub bagian dari

Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta dimulai dengan

adanya penetapan tugas pokok dan fungsi, serta aktivitas surat masuk, penyimpanan

arsip berada di gudang dan di ruang kerja, pegawai dalam melakukan pengelolaan

arsip belum baik, penyimpanan dan pertanggungjawaban arsip diserahkan kepada

pegawai dengan memanfaatkan fasilitas peralatan penyimpanan yang dimiliki,

sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem tanggal, subjek, dan

wilayah. Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan secara insidental, pemindahan

dilakukan dalam waktu 5-10 tahun, pemusnahan belum terlaksana. (2) Kendala

dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat meliputi: (a) kurang

ketersediaan gudang, (b) kurang pegawai dan tenaga ahli, (c)pengamanan dokumen

yang kurang diperhatikan, (d) tidak adanya pedoman dalam melakukan pengelolaan

dokumen. Sedangkan upaya dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat

dengan cara: (a) Memaksimalkan fungsi fasilitas penyimpanan arsip, (b) Adanya

kerja sama antar pegawai dan siswa magang, (c) Pemanfaatan peralatan

penyimpanan dan back-up data, (d) Kewenangan dan tanggungjawab petugas

terhadap dokumen yang dikelola.

Kata Kunci : pengelolaan arsip, kearsipan, dinas pendidikan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

ABSTRACT

Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS

AT EDUCATION DEPARTMENT OF YOUTH AND SPORTS DIVISION

SECRETARIAT SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Faculty of Teacher Training

and Education Sebelas Maret Universitas, August 2016.

The aim of this research to describe: (1) archives manaemen at Education

Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta, (2) obstacle and

efforts that to done archives management.

This is qualitative research with case studi approach. Sampling techniques used

are purposive and sowball sampling. Researchs subject is divisi Sekretariats

employee, whos work at Education Department Of Youth And Sports. Data

collections Techniques is interview, documentation, dan observation. Data Validity

uses triangulation source dan method. Data analysis technique used interactive

model.

The result of data analysis shows that: (1) achives management at Education

Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta starts determination of

duties and functions and also incoming mail activities, place of archives storage in

warehouse and in workspace, employee in managing the archive is not good, storage

and archival responsibilities handed over to employees by utilizing storage facilities

owned equipment, archive storage system that applied is the system date , subject

and region. Care and maintenance is done incidentally archive, displacement is done

within 5-10 years, removal not yet implemented. (2) Obstacle in archives

management at Divisi Sekretariat cover: (a) there is less warehouse, (b) less

employees and experts, (c) Security documents less attention, (d) the absence of

guidance in managing documents. While the efforts in archives management at

Divisi Sekretariat cover: (a) maximizing function facility archival storage, (b) the

cooperation among employees and student interns, (c) utilization of storage

equipment and back- up data, (d) the authority and responsibilities of officers of the

document maintained.

Key word: archives management, archival, education department.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

MOTTO

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah

selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain

dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap

(Q.S Al-Insyirah:6)

Change is only evidence of live

Perubahan adalah pertanda kehidupan

(Evelyn Waugh)

Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa

dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah

(Thomas Alva Edision)