pengelolaan arsip inaktif - arsip.unair.ac. (kedua), telah mengadakan serah terima arsip statis...

Download PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF - arsip.unair.ac. (Kedua), telah mengadakan serah terima arsip statis seperti

Post on 15-Oct-2019

6 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

    OLEH : RINTA KURNIATI

    DISAMPAIKAN PADA

    BIMBINGAN TEKNIS TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

    PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

    OLEH : RINTA KURNIATI

    DISAMPAIKAN PADA

    BIMBINGAN TEKNIS TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

    14 SEPTEMBER 201914 SEPTEMBER 2019

  • BIO FILEBIO FILE

    • RINTA KURNIATI • Jakarta, 26 April 1970 • Alamat : Jl. Karang Pola IV Dalam Nomor 47,

    Rt . 002/09 Jatipadang Ps. Minggu Jak-Sel. Telp : 0895328519712, 7805851 ext. 238 Email : - rintakurniati@gmail.com,

    - info@anri.go.id • Pendidikan : D III Kearsipan FSUI

    S1 Kearsipan STIA-LAN • Pengalaman Bekerja: 1994 – 2008 Fungsional Arsiparis

    2009 - 2014 Kepala Sub Bagian Persuratan dan Penggandaan

    2015 – sekaraang Fungsional Arsiparis

  • DASAR HUKUM PENYUSUTAN ARSIP

    1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

    2. PP RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

    3. Perka ANRI No.No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip

  • 1. UU 43/2009 Ps. 40 (2) 2. PP 28/2012 Ps.31

    PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    Meliputi kegiatan:

    1 PENCIPTAAN

    ARSIP

    2 PENGGUNAAN

    ARSIP

    3 PEMELIHARAAN

    ARSIP

    4 PENYUSUTAN

    ARSIP

  • PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

    1

  • PEMINDAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN PT

    a. Pemindahan arsip yg memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain;

    b. Pemindahan arsip yg memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.

    (PP Nomor 28 Th 2012 pasal 62)

  • KETENTUAN PEMINDAHAN ARSIP

    1. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab unit pengolah

    2. Pemindahan dilaksanakan setelah melewati retensi aktif

    3. Pemindahan dilakukan dengan penandatangan BA dan dilampiri dengan daftar arsip yg akan dipindahkan

    4. BA dan Daftar arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dan Unit Kearsipan

  • PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP

    1. Menentukan kapan waktu arsip dipindahkan 2. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan:

    • Menyeleksi arsip inaktif berdasarkan JRA • Menata arsip inaktif • Membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan

    3. Meminta persetujuan pimpinan 4. Berkoordinasi dengan Unit Kearsipan

    • Pembuat berita acara pemindahan arsip • Tempat

    5. Melaksanakan pemindahan arsip ke unit kearsipan

  • Daftar arsip aktif

  • Menyeleksi Arsip inaktif berdasarkan JRA : Daftar Berkas & JRA disandingkan

  • Labeling

  • BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP Nomor : ………………..

    Pada hari ini …… tanggal……. bulan….…. tahun……… yg bertandtangan di bawah ini, berdasrkan JRA & berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksankan pemindahan arsip ……… sebanyak ………… tercantum dalam daftar arsip yang dipindahkan sebagaimana terlampir.

    Berita Acara ini dibuart dalam rangkap 2 (dua) dan para pihak menerima satu rangkap yyang mempunyai kekuatan hukum sama.

    Dibuat di,….tempat……tgl………. PIHAK YANGMEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

    Jabatan Jabatan Ttd Ttd

    Nama tanpa gelar Nama tanpa gelar NIP NIP

  • PENGGUNAAN ARSIP INAKTIF

    2

  • KETENTUAN PENGGUNAAN ARSIP INAKTIF

    1. Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif utk kepentingan penggunaan internal & kepentingan publik

    2. Dalam rangka ketersediaan arsip utk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media

    3. Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan SKKAAD

  • LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS

  • HAL–HAL YANG PERLU DIATUR DALAM PEMINJAMAN:

    a. Siapa yg diberi akses utk menggunakan arsip (sesuaikan dengan KKAD)

    b. Siapa yg berwenang memberikan ijin peminjaman

    c. Berapa lama jangka waktu peminjaman d. Untuk kepentingan apa arsip dipinjam

    (kepentingan dinas, tdk blh menambah atau mengurangi arsip, perpanjangan waktu seijin petugas, hrs mengembalikan arsip tepat waktu)

    e. Semua peminjaman arsip hrs dicatat (lembar/buku peminjaman)

  • HAL- HAL YG PERLU DILAKUKAN DALAM PENEMUAN KEMBALI ARSIP

    a. memahami, menelaah apa yg diminta b. menentukan indeks dr materi arsip yg

    diminta c. menemukan tempat penyimpanan arsip

    (sesuai klasifikasi arsip) d. menemukan arsip yg diminta e. mengisi lbr/buku peminjaman f. jika arsip yg diminta tdk ditemukan :

    meneliti lbr disposisi, meneliti lbr tunjuk silang, meneliti lbr/buku peminjaman

  • PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP 1. Permintaan/peminjaman arsip

    - melalui telp / pegawai - permintaan berdsrkan masalah, asal pengirim, tanggal atau

    informasi lain sesuai kepentingannya 2. Pencarian arsip

    - menggunakan daftar arsip tmp penyimpanan 3. Penemuan kembali arsip (Retrieval)

    - mengeluarkan arsip dilengkapi sarana out indikator 4. Penulisan di sarana peminjaman

    - buku peminjaman / formulir 5. Kontrol & Pengembalian

    waktu kembali, cek kelengkapan, kondisi, mngeluarkan out indikator, cek paraf/ttd pengembalian

    6. Penempatan kembali arsip

  • FORMULIR PEMINJAMAN

    INDEKS : ………………………… ………………………… …………………………

    Tanggal Kembali : ……………………….. Tanggal Perpanjangan: ………………………..

    Nama peminjam / Unit Kerja : ……………….. …………………………

    Tanggal Peminjaman …………………………

    Media : ………………… Kode Lokasi : …………………………

    Paraf Peminjaman Peminjam Petugas ………… …………

    Paraf Pengemablian Peminjam Petugas ………… …………

  • BUKU PEMINJAMAN

    NO PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP

    TGL PINJAM

    PARAF TGL KEMBALI

    PARAF

  • OUT INDIKATOR

    NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM TANGGAL PINJAM TGL KEMBALI KET

  • PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

    3

  • KETENTUAN PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

    1. Pemelihaaran arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan

    2. Pemeliharaan dilaksanakan melalui kegiatan penataan dan penyimpaan

    3. Penataan dan penyimpanan dilakukan berdasarkan asas asal usul dan aturan asli

    4. Penataan arsip inaktif di unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan: pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi, dan penyusunan daftar arsip inaktif

  • 1. Pemeriksaan • Meneliti apakah arsip benar telah inaktif sesuai JRA • Meneliti kelengkapan berkas arsip, bila belum lengkap

    ditanyakan ke unit asal. Bila arsip benar-benar tdk lengkap, minta arsip pengganti kpd pejabat berwenang

    • Meneliti kondisi fisik arsip dan memperbaiki apabila ada arsip rusak

    • Memperhatikan hubungan arsip yang berasal lebih dari satu unit kerja (tunjuk silang). Tunjuk silang bisa dalam bentuk lembaran, guide, atau folder yang diletakkan dlm boks. Juga dpt dituangkan dalam daftar arsip

    LANGKAH - LANGKAH PENATAAN & PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

  • 2. Penyortiran • Menyortir arsip dan non arsip

    3. Penataan arsip dan bok • Menempatkan arsip pada boks dgn

    memperhatikan penataan arsip pada masa aktif, • Pelabelan, memberi nomor boks sesuai nomor

    urut atau lokasi simpan. Penomoran boks harus konsisten, Contoh : A.01.03.05 (ruang A, rak 1, baris 3,

    boks nomor 50) • Penataan boks pada rak

    4. Pembuatan daftar arsip inaktif

  • PENOMORAN

    Contoh: A : gedung/ ruang 01: rak 03: baris 50: boks

    A.01.03.50

  • PENATAAN BOKS PADA RAK

    1 2 3 4 5 6 7 8 9

    6069

    5950

    79

    4940

    2029 30

    39

    10 19

    70

    II

    III

    IV

  • DAFTAR ARSIP INAKTIF No Kode

    Kalsifikasi Jenis Arsip

    Kurun waktu

    Tingkat Perkembangan

    Jml Ket No. Definitif Folder &

    Bok

    Lokasi Simpan

    Retensi & nasib

    akhir

    Kategori Arsip

    Tempat, tanggal, bulan, tahun Jabatan,

    ttd Nama

  • PENYUSUTAN ARSIP

    4

  • 4.1 PEMUSNAHAN ARSIP

  • PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN PT

    a. Pemusnahan arsip di lingkungan PT yg memiliki retensi dibawah 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan PT setelah mendapat :  pertimbangan dari tim penilai arsip  persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan

    lain yang sejenis

    b. Pelaksanaan pemusnahan arsip m

Recommended

View more >