pengelolaan arsip dinamis inaktif studi kasus pada unit
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian RI
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu
Perpustakaan (S.IP)
oleh
BIMO NUGERAHA
NIM: 1113025100037
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H/ 2017 M
i
LEMBARAN PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian RI
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Bimo Nugeraha
NIM: 1113025100037
Di Bawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP. 19620301 199903 1 001
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H/ 2017 M
ii
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Mahasiswa : BIMO NUGERAHA
N I M : 1113025100037
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang
merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan
merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang
lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap
gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan
kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari
menjadi tanggung jawab saya.
Jakarta, Juni 2017
BIMO NUGERAHA
iii
LEMBAR
PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI
Nama : Bimo Nugeraha
NIM : 1113025100037
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI
Ujian Skripsi : 20 Juni 2017
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 14 Juli 2017
Tanda Tangan Tanggal
1. Ketua Sidang : Pungki Purnonomo, M.Lis ........................ .............
NIP. 19641215 199903 1 005
2. Sekretaris Sidang : Mukmin Suprayogi, M.Si ........................ .............
NIP. 19620301 199903 1 001
3. Pembimbing : Mukmin Suprayogi, M.Si ........................ .............
NIP. 19620301 199903 1 001
4. Penguji 1 : Nurul Hayati. M. Hum ........................ ............. NIP.
5. Penguji 2 : Fahma Rianti, M. Hum ........................ ............. NIP.
iv
ABSTRAK
Bimo Nugeraha (NIM: 1113025100037). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi
Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian RI. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta. 2017.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme pengelolaan dan
perlengkapan arsip dinamis inaktif serta kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis
inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang
digunakan dalam pengumpulan data adalah wawancara, observasi, riset
kepustakaan dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan
meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian
mengungkapkan bahwa dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis
inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI
sudah sesuai dengan mekanisme yang berlaku pada lingkup Kementerian Pertanian
RI. Akan tetapi, terdapat unit pengolah yang belum melaksanakan mekanisme
pengelolaan arsip dinamis inaktif sesuai dengan mekanisme yang berlaku terutama
dalam mekanisme pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah menuju Unit
Kearsipan. Fasilitas yang digunakan untuk melakukan mekanisme pengelolaan
arsip dinamis inaktif sudah sesuai dengan standar. Namun, terdapat fasilitas yang
perlu diperdayagunakan secara maksimal dalam membantu pengelolaan arsip
dinamis inaktif, seperti aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM
INAKTIF). Juga, terdapat kendala dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip
dinamis inaktif, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak ada samanya pemahaman
antara unit pengolah dengan Unit Kearsipan mengenai pengelolaan arsip dinamis
inaktif dan tidak adanya anggaran khusus pada unit pengolah dalam melakukan
pengelolaan arsip.
Kata kunci: pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip dinamis inaktif, Unit
Kearsipan.
v
ABSTRACT
Bimo Nugeraha (NIM: 1113025100037). Management of Inactive Records: Case
Study at Archives Unit and The Bureau of Public Procurement of The Ministry
of Agriculture of RI. Supervised by Mukmin Suprayogi, M.Si. Library and
Information Science Courses Faculty of Adab and Humanities Islamic State
University Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017.
The purpose of this study was to determine the mechanism of the management of
inactive records and equipment as well as constraints on the management of
inactive records at Archives Unit and the Bureau of Public Procurement of the
Ministry of Agriculture of RI. This type of research is descriptive qualitative
approach. Techniques used in data collection are observation, interviews, library
research and documentation. Data analysis technique used include data reduction,
data presentation, and conclusion. The results revealed that in conducting the
mechanism of management of inactive records in the Archives Unit of Bureau of
Public and Procurement of Ministry of Agriculture of RI is in accordance with the
mechanism applicable to the scope of the Ministry of Agriculture of RI. However,
there is a processing unit which has not implemented an inactive records
management mechanism in accordance with the prevailing mechanism especially
in the inactive inactive records transfer mechanism from the processing unit to the
Archive Unit. The facilities used to carry out the inactive records management
mechanism are in line with the standards. However, there are facilities that need to
be maximally leveraged in assisting inactive archives management, such as
INAKTIF Management Information System (SIM INAKTIF). Also, there are
obstacles in conducting inactive records management mechanisms: lack of
awareness and unequal understanding between the processing unit and the Archive
Unit on the management of the inactive records and the absence of a special budget
on the processing unit in managing the records.
Keywords: management of records inactive, inactive records, Archives Unit.
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘Alamiin, segala puji dan syukur penulis
panjatkan atas kehadirat Allah Subhanahu wa Ta’ala. Shalawat serta salam
penulis sampaikan bagi junjungan Nabi besar Muhammad Shallallah ‘Alayhi
wa Sallam beserta keluarga dan sahabatnya. Karena, berkat rahmat dan
pertolongan-Nya penulis dapat menghadapi segala kendala dan menyelesaikan
skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian”.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa terdapat kekurangan dan
keterbatasan ilmu yag dimiliki, sehingga skripsi ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang membangun tentunya
penulis butuhkan dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Dalam pelaksanaan
penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari
berbagai pihak. Pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN
vii
Syarif Hidayatullah Jakarta, sekaligus dosen pembimbing yang telah
berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta
meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam penyelesaian skripsi
ini.
4. Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing
Akademik yang telah memberikan pengarahan dan serta masukan
atas penelitian penulis.
5. Seluruh Bapak/ Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah senantiasan mencurahkan
ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi masa depan penulis
nantinya.
6. Ibu Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM, selaku Kepala Subbag Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yang telah
memberikan izin serta memberikan dukungan kepada penulis dalam
melaksanakan penelitian.
7. Bapak Lucki Engel K. S.Hum dan Ibu Marviana Dewi, A.md, selaku
Arsiparis pada Subbagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu
dalam membantu penyusuna skripsi ini.
8. Bapak Isman, Ibu Cici, dan Ibu Lita, selaku Arsiparis pada Unit
Pengolah Kementerian Pertanian yang telah meluangkan pikiran,
tenaga dan waktu dalam membantu penyusuna skripsi ini.
viii
9. Segenap Arsiparis pada Subbagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian.
10. Teristimewa, untuk kedua orangtua penulis tercinta, bapak Samsudin dan
mama Tumini, yang selalu melimpahkan kasih sayang yang amat besar
kepada penulis, serta tidak pernah merasa lelah untuk terus mendidik,
membimbing, mengingatkan, senantiasa mendo’akan dan memberikan
bantuan moril dan materil kepada penulis.
11. Adik tercinta Naria Eliestyanti, yang selalu memberikan dukungan dan
perhatian kepada penulis.
12. Nenek tercinta penulis, Nenek Asmi, yang selalu memberikan perhatian
dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya kepada penulis.
13. Keluarga Besar Alm. Saenan selaku orangtua bapak, yang selalu
memberikan perhatian dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya
kepada penulis.
14. Keluarga Besar Mbah Lamin selaku orangtua ibu, yang selalu
memberikan perhatian dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya
kepada penulis.
15. Sahabatku, Fahmi, Dito, Ari, Ade, Miko, Iqbal, Arif, Ageng, dan
Adam. Terimakasih telah memberikan saran dan mengingatkan
ketika ada perilaku yang salah.
16. Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
angkatan 2013, khususnya IPI A 2013. Semoga kita semua dapat
menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang
lain. Amiiin Yaa Rabbal’alamin.
ix
17. Teman-teman KKN HIJRAH dan KKN EKALAYA 2016, Rizky,
Puji, Riska, Annita, Nabila, Tara, Rina, Ilyas, Yoga, Bahar, Cici,
Ilham S.R, Iham S, Riski, Hakiki, Luthfi, Syamsul, Hilda Eneng,
Fitri, dan Dwi.
18. Keluarga Besar UKM Bola Voli UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Dan semua yang sudah banyak mendukung penulis dalam
menyelesaikan skripsi, yang tidak dapat diucapkan saru persatu, Terima kasih
atas perhatian dan dukungannya, semoga Allah membalas semua kebaikan dan
doa yang sudah diberikan kepada penulis. Aamiiiiin.
Jakarta, 23 Maret 2017
Penulis
x
DAFTAR ISI
LEMBARAN PENGESAHAN .............................................................................. i
LEMBAR PERNYATAAN .................................................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI ................................. iii
ABSTRAK ............................................................................................................ iv
ABSTRACT ........................................................................................................... v
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vi
DAFTAR ISI .......................................................................................................... x
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
B. Identifikasi Masalah .................................................................... 6
C. Pembatasan dan Perumusan Masalah ......................................... 7
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 8
E. Definisi Istilah ............................................................................ 9
F. Sistematika Penulisan ................................................................. 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Unit Kerasipan .......................................................................... 11
1. Definisi Unit Kearsipan ....................................................... 11
2. Fungsi Unit Kearsipan ......................................................... 11
B. Arsip Dinamis Inaktif ............................................................... 12
1. Definisi Arsip Dinamis ........................................................ 12
2. Definisi Arsip Dinamis Inaktif ............................................. 13
3. Pengelolaan Arsip Dinamis Inakif ....................................... 14
xi
a. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ................. 14
b. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ................... 16
a) Penciptaan dan Penerimaan ...................................... 17
b) Penyimpanan ............................................................. 20
c) Pemeliharaan ............................................................. 29
d) Penyusutan dan Pemusnahan .................................... 33
4. Perlengkapan Arsip Dinamis Inakif ..................................... 37
C. Penelitian Terdahulu ................................................................. 38
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................... 41
B. Kriteria Informan ...................................................................... 42
C. Indikator Penelitian ................................................................... 43
D. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 46
a) Sumber Data Primer ............................................................. 46
b) Sumber Data Sekunder......................................................... 47
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...................................... 48
1. Teknik Pengolahan Data ...................................................... 48
2. Teknik Analisis Data ............................................................ 49
F. Tempat dan Jadwal Penelitian .................................................. 50
1. Tempat Penelitian ................................................................ 50
2. Jadwal Penelitian.................................................................. 50
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian ............................................................. 52
1. Sejarah Beridirinya Unit Kearsipan Biro UP KEMENTAN 52
2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Biro UP
KEMENTAN ....................................................................... 54
3. Struktur Organisasi Biro UP KEMENTAN ......................... 56
4. Rencana Program Kegiatan Unit Kearsipan Biro UP
KEMENTAN ....................................................................... 57
5. Rencana Kerja Kegiatan Unit Kearsipan Biro UP
KEMENTAN Tahun 2016-2017 .......................................... 57
6. Koleksi Arsip Dinamis Inaktif ............................................. 59
xii
7. Sarana dan Prasarana ........................................................... 60
8. Waktu Kerja ......................................................................... 63
9. Kebijakan Kearsipan Kementerian Pertanian ...................... 63
10.Anggaran .............................................................................. 65
B. Hasil Penelitian ......................................................................... 65
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian ......................................................... 66
(a) Penciptaan dan Penerimaan .......................................... 66
(b) Penyimpanan ................................................................ 71
(c) Pemeliharaan ................................................................. 75
(d) Penyusutan dan Pemusnahan......................................... 78
2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian ......................................................... 82
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit
Kearsiapan Kementerian Pertanian ...................................... 85
C. Pembahasan .............................................................................. 87
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian ......................................................... 87
(a) Penciptaan dan Penerimaan .......................................... 87
(b) Penyimpanan ................................................................ 91
(c) Pemeliharaan ................................................................ 94
(d) Penyusutan dan Pemusnahan ....................................... 96
2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian ......................................................... 98
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit
Kearsipan Kementerian Pertanian ........................................ 99
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................. 101
B. Saran ....................................................................................... 102
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 104
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
xiii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip.......................................................... 29
2. Tabel 3.1: Indikator Penelitian ............................................................ 44
3. Tabel 3.2: Jadwal Penelitian ............................................................... 50
4. Tabel 4.1: Rencana Kerja Unit Kearsipan........................................... 57
5. Tabel 4.2: Daftar Inventaris Arsip Dinamis Inaktif ............................ 59
6. Tabel 4.3: Sarana dan Prasaran Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .. 61
7. Tabel 4.4: Jam Kerja Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan..... 63
8. Tabel 4.5: Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ....... 64
9. Tabel 4.6 JUKLAK/ JUKNIS/ SOP/ PEDOMAN ............................. 64
10. Tabel 4.7: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada
Unit Kearsipan .................................................................. 83
11. Tabel 4.8: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada
Unit Pengolah Biro KP....................................................... 84
12. Tabel 4.9: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada
Unit Pengolah Biro Perencanaan ....................................... 84
13. Tabel 4.10: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada
Unit Pengolah Biro UP....................................................... 84
xiv
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 2.1: Siklus Hidup Arsip Dinamis .......................................... 17
2. Gambar 4.1: Struktur Organisasi Biro UP .......................................... 56
3. Gambar 4.2: Anggaran Unit Kearsipan Biro UP ................................ 65
4. Gambar 4.3: Flowchart Pemindahan Arsip ........................................ 68
5. Gambar 4.3: Flowchart Penerimaan Arsip ......................................... 70
6. Gambar 4.4: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan ........ 73
7. Gambar 4.5: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Penataan.............. 74
8. Gambar 4.6: Flowchart Penyusutan dan Pemusnahan Arsip .............. 80
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2 Surat Tugas Menjadi Dosen Pembimbing
Lampiran 3 Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 4 Surat Izin Penelitian
Lampiran 5 Saranan dan Prasarana Arsip Dinamis Inaktif pada Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 6 Piagam Penyelenggaraan Kearsipan dari Arsip Nasional
Indonesia (ANRI) Kepada Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 7 Surat Edaran Penyelenggaraan Kearsipan pada Lingkup
Kementerian Pertanian
Lampiran 8 Serah Terima dan Daftar Arsip Terlampir Penyusutan Arsip
Kementerian Pertanian
Lampiran 9 Draft Pertanyaan Wawancara
Lampiran 10 Lembar Observasi
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya sebuah
organisasi, baik pada kantor Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.
Sebab, kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.1 Setiap
kegiatan tersebut, baik kantor lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi
selalu memiliki masalah yang berkaitan dengan arsip.
Arsip merupakan kumpulan dokumen yang memiliki harga sebagai nilai
berkelanjutan.2 Melihat arsip memiliki nilai berkelanjutan, hal ini sangatlah
penting keberadaanya bagi sebuah organisasi. Arsip memiliki peranan penting
dalam proses penyajian informasi bagi suatu organisasi dalam proses
pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan di organisasi tersebut.3
Merupakan hal yang mustahil apabila suatu organisasi baik itu instansi
perkantoran maupun sebuah organisasi dapat memberikan sebuah data dan
1Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta Dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1997). h. 2 2Kennedy Schauder, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2nd
(Australia: LONGMAN, 1998), h. 7 3Basir Barthos, h. 2
2
informasi yang baik, lengkap, dan akurat kepada seluruh anggota organisasi
jika tanpa adanya sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Dengan adanya sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan, dapat
memberikan pelayanan yang efektif bagi seluruh anggota organisasi tersebut.
Melihat sangat pentingnya kearsipan, Pemerintah Indonesia menaruh
perhatian yang cukup besar mengenai Kearsipan. Hal ini dibuktikan dengn
terdapat peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai
memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh
Negara.4
Berdasarkan ketentuan fungsi arsip, menegaskan adanya dua jenis sifat arsip
dan arti arsip secara fungsionil, yakni: arsip dinamis dan arsip statis.5 Arsip
dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.6
Karena arsip merupakan salah satu dari sumber informasi, maka
membutuhkan sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam menciptakan
efektifitas, efisiensi, dan produktivitas organisasi. Oleh sebab itu dibutuhkan
4Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan, 2009, h. 1 5Basir Barthos, h. 12 6Basir Barthos, h. 3
3
suatu pengelolaan (manajemen) arsip yang baik di sebuah organisasi. Salah
satu bentuk arsip yang membutuhkan perhatian khusus dalam pengelolaannya
yaitu arsip dinamis inaktif.
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan (Biro UP) Kementerian
Pertanian adalah unit pengolah arsip yang berada di bawah salah satu Biro yang
terdapat di bawah Kementerian Pertanian (Kementan). Sesuai dengan
namanya, Unit Kearsipan Biro UP Kementan mempunyai tugas melaksanakan
koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan, serta memliki fungsi pelaksanaan
pengelolaan arsip dan dokumentasi serta bimbingan kearsipan lingkup
Kementan. Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, Unit ini mengatur
koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan di lingkup Kementan, mulai dari
penciptaan dan penerimaan arsip lalu proses penyebaran, penggunaan,
penyimpanan hingga penempatan dan pemusnahan arsip seperti: Surat
Keputusan Menteri Pertanian, Surat Kepegawaian juga yang lainnya.
Hasil observasi awal menunjukkan bahwa Kementan, telah memiliki Unit
Kearsipan yang berada di bawah Biro UP Kementan. Sekalipun telah
terbentuknya Unit Kearsipan, namun sering sekali terjadi ada sejumlah
dokumen yang nampaknya belum dikelola dengan baik. Pengelolaan yang
baik, yang sesuai dengan prosedur diperlukan agar dokumen dapat dikelola
sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku. Permasalahan yang ditemukan saat
dilakukan observasi awal antara lain:
1. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan masih terdapat non-
arsip seperti blanko yang tercampur dengan arsip.
4
2. SOP yang kurang berjalan dengan baik
3. Fasilitas temu kembali arsip dan alat bantu penunjang pengelolaan arsip
yang kurang termanfaatkan dengan baik
Masih ada terjadi arsip kacau atau sering kali terjadi sebuah dokumen sulit
untuk ditemukan dan apabila ditemukan diperlukan waktu yang cukup lama.
Melihat kondisi yang terjadi di lingkup Kementan masih banyak arsip inaktif
yang masih tersimpan di masing-masing unit kerja dan dalam penyimpanannya
pada unit kerja masih ditemukan arsip yang di simpan di dalam karung,
tentunya hal ini dapat merusak kondisi fisik arsip menjadi kotor bahkan rusak.
Selain itu, saat melakukan proses pemindahan arsip inaktif yang terdapat di
unit kerja menuju ke Unit Kearsipan, arsip inaktif yang diterima oleh Unit
Kearsipan dari unit kerja masih belum dikelola sesuai dengan ketentuan yang
berlaku, arsip dinamis inaktif yang diserahkan masih tercampur dengan non-
arsip (blanko). Akibatnya fungsi dari Unit Kearsipan Biro UP Kementan
sebagai pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta bimbingan
kearsipan lingkup Kementan pemanfaatannya masih sangat terbatas, seperti
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan ternyata tidak ada. Hasil temuan
lainnya saat melakukan observasi awal yaitu terdapat fasilitas untuk membantu
pengelolaan arsip dinamis inaktif melalui sebuah sistem infomasi yang disebut
SIM INAKTIF (Sistem Informasi Manajemen INAKTIF) belum
termanfaatkan dengan optimal, serta dengan terdapatnya arsip-arsip yang
masih menumpuk dan saat dilakukan pemindahan arsip dari unit kerja ke unit
kearsipan masih tercampur dengan non-arsip, mengindikasikan bahwa
5
arsiparis yang terdapat di unit kerja belum menjalankan SOP (Standard
Operating Procedure) dengan baik.
Pengelolaan dokumen yang tertata rapi dan bersih, diajarkan dan dianjurkan
di dalam ajaran Islam. Hal ini disebutkan dalam firman atau hadits riwayat
Muslim No. 135 dari Abu Malik Asj’ary, yaitu: “Ath-thahuuru syatrul iimaan.”
Artinya: ”Kebersihan itu sebagian dari keimanan”.7 Ajaran dan anjuran
tentang kebersihan juga diisyaratkan pada bidang pengeloaan, bahwa setiap
dokumen dalam hal ini setiap pekerjaan di dalam dokumentasi juga harus
bersih dan rapih. Dengan demikian, maka dokumen tersebut bisa ditemukan
kembali dengan baik dan benar, serta pelayanan yang diberikan juga maksimal.
Pelayanan diberikan secara maksimal-pun juga diajarkan dalam agama Islam,
yang disebutkan di dalam sabda Rasulullah yang berbunyi: “Janganlah kalian
membebani mereka dengan sesuatu yang mereka tidak mampu. Jika kalian
membebankan sesuatu kepada mereka, maka bantulah.”8 Dengan demikian,
maka pelayanan yang maksimal dapat terwujud dengan cara memperlakukan
orang lain dengan sebaik-baiknya.
Pengaturan dokumen yang tertata rapih bisa mengalahkan kebatilan yang
tidak terorganisasi. Peringatan agama bagi organisasi yang tidak melakukan
kebenaran yang terorganisasi seperti yang diungkapan oleh Ali bin Abi Thalib,
yaitu: “Kebenaran yang tidak terorganisasi akan dikalahkan oleh kebatilan
7H.A. Razak and H. Rais Latief, Terjemahan Hadis Shahih Muslim, 1st ed. (Jakarta:
Pustaka Al-Husna, 1978), h. 144 8Abdul Aziz bin Fathi as-Sayyid Nada, ‘Pasal 1 Adab Al-Ijaarah: Memperkejakan
Orang’, Ensiklopedia Adab Islam: Menurut al-Qur’an Dan as-Sunnah, Vol. 1 (Jakarta: Pustaka
Imam Syafii, 2007), h. 50
6
yang terorganisasi”. Oleh sebab itu, penataan dokumen oleh Nabi sejak dahulu
sudah menganjurkan bahwa pengaturan itu secara terorganisasi sudah
ditekankan oleh Nabi, karena organisasi yang tidak teratur dan berantakan akan
dapat dihancurkan oleh organisasi yang tertata rapih namun batil. Pengaturan
dokumen yang rapih, juga mencerminkan pelayanan prima. Secara hukum
lembaga tersebut sudah accountable, secara akuntabilitas atau
pertanggungjawabannya kepada masyarakat juga terpenuhi. Sebagaimana
prinsip dari suatu pengaturan record, yaitu harus memiliki nilai evidence,
accountability, dan informasi. Jika sudah seperti ini, kebenaran yang tidak
terorganisasi bisa saja dilakukan oleh orang-orang yang berniat tidak baik.
Organisasi tersebut bisa saja memanfaatkan bukti yang ada, yang dapat
dipertanggungjawabkan, dan informatif yang dimiliki untuk menghancurkan
organisasi yang baik namun tidak tertata dengan rapih. Jika seumpamanya
kebenaran tidak berprinsip pada seperti ini, bisa saja dikalahkan dengan
kebatilan yang terorganisasi.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan
pengkajian lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif, yang
kemudian dituangkan ke dalam skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif Studi Kasus Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian”.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas,
terdapat berbagai permasalahan dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti
7
pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian.
Permasalahan tersebut antara lain:
1. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan masih terdapat non-
arsip seperti blanko yang tercampur dengan arsip.
2. SOP yang kurang berjalan dengan baik
3. Fasilitas temu kembali arsip dan alat bantu penunjang pengelolaan arsip
yang kurang termanfaatkan dengan baik
C. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka penulis memberikan
pembatasan masalah menjadi:
a. Mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan
Kementerian Pertanian.
b. Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif.
c. Kendala dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Dari pembatasan masalah di atas, untuk mempermudah pelaksanaan
penelitian ini, maka penulis merumuskan masalah penelitian ke dalam bentuk
pertanyaan-pertanyaan. Sehingga rumusan masalah penelitian ini adalah:
a. Bagaimana mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada
Kementerian Pertanian?
b. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam melakukan mekanisme
pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian?
8
c. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif
di Kementerian Pertanian?
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berdasarkan pada perumusan masalah di atas, penelitian ini bertujuan
untuk:
a. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada
Kementerian Pertanian.
b. Untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dalam melakukan
mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian
Pertanian.
c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kementerian Pertanian.
Berdasarkan tujuan penelitian di atas, penelitian ini dapat memberikan
manfaat sebagai berikut:
a. Secara praktis, diharapkan dari hasil penelitian ini dapat menjadi
acuan dan memberikan kontribusi atau sebagai bahan masukkan
kepada Unit Kearsipan di Kementerian Pertanian dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
b. Manfaat keilmuan untuk penelitian ini adalah untuk menjadi salah
satu acuan dalam mengembangkan Ilmu Perpustakaan khususnya
tentang arsip dinamis atau records management (RM).
9
c. Dari penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu
pengetahuan bagi peneliti tentang pengelolaan arsip dinamis
khususnya pengelolaan arsip dinamis inaktif dan memberikan
manfaat di kemudian hari bagi peneliti saat terjun langsung di dunia
kerja. Serta, penelitian ini juga merupakan salah satu syarat bagi
penulis untuk memperoleh gelar S.IP
E. Definisi Istilah
Pengelolaan arsip adalah upaya untuk merencanakan, melaksanakan,
memantau dan mengevaluasi kegiatan kearsipan di Unit Kearsipan Biro Umum
dan Pengadaan Kementerian Pertanian.
Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
telah menurun (jarang digunakan) dan dipergunakan untuk kepentingan
referensi yang berlaku di Kementerian Pertanian.
Unit Kearsipan adalah unit pengolah arsip dinamis inaktif yang berada di
bawah lingkup Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian.
F. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembahasan penelitian ini, penulis menguraikan
secara sistematis pembahasan ke dalam lima bab, sebagai berikut:
Bab I: Pendahuluan
Pada bab ini penulis mengemukaan tentang: latar belakang,
identifikasi masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan
penelitian dan manfaat penelitian, definisi istilah, serta sistematika
penulisan.
10
Bab II: Tinjauan Literatur
Bab ini membahasa mengenai definisi unit kearsipan, fungsi unit
kearsipan, definisi arsip dinamis, definisi arsip dinamis inaktif,
perlengkapan arsip dinamis inaktif, definisi pengelolaan arsip
dinamis inaktif, aspek-aspek pengelolaan arsip dinamis inaktif dan
penelitian terdahulu.
Bab III: Metode Penelitian
Bab ini berisi tentang jenis dan pendekatan penelitian, kriteria
informan, indikator penelitian, teknik pengumpulan data, serta
teknik pengolahan dan analisis data, serta tempat dan jadwal
penelitian.
Bab IV: Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini membahas tentang gambaran umum objek penelitian, hasil
penelitian dan pembahasan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian.
BAB V: Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diberikan untuk bagian
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Unit Kerasipan
1. Definisi Unit Kearsipan
Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengelola Arsip yang sudah diselesaikan oleh Unit Pengolahan/ Unit
Kerja untuk disimpan, dipelihara, dan digunakan.9 Menurut Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa unit
kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
2. Fungsi Unit Kearsipan
Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 17 ayat (1) tentang Kearsipan
memiliki fungsi:10
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
9Unit Kearsipan Kementerian Pertanian, Panduan Penyusutan Arsip Kementerian
Pertanian (Jakarta, 2013), h. 3 10Republik Indonesia, h. 15
12
B. Arsip Dinamis Inaktif
1. Definisi Arsip Dinamis
Secara etimologi istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut archief,
dalam bahasa Inggris disebut archive yang berasal dari bahasa Yunani,
yaitu ”Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata ”Arche”
berkembang menjadi kata ”ta archia” yang berarti catatan. Lalu dari kata
”ta archia” berkembang lagi menjadi kata ”archeon” yang berarti ”gedung
pemerintahan”.11
Secara terminologi, arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto film,
mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen
lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya,
serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima
oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau
karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.12
Dalam bahasa Inggris, terdapat tiga istilah yang berkaitan dengan
arsip yaitu: file, record dan archive.13 Istilah file lebih mengarah kepada
tempat penyimpanan arsip, record mengarah kepada arsip dinamis,
sedangkan archive lebih mengarah kepada arsip statis.
11Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, 4th ed. (Jakarta:
Djambatan, 1996), h. 8-9 12Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 18 13Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 11
13
Menurut ISO: 15489 mendefinisikan arsip dinamis adalah sebagai
berikut:
“information created, received, and maintained as evidence and
information by an organisation or person, in pursuance of legal
obligations or in the transaction of business.”14
Arsip dinamis adalah proses informasi diciptakan, diterima, dan disimpan
sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau perorangan, dalam
pembuatan kebijakan atau bukti transaksi bisnis. Sedangkan definisi lain
menjelaskan bahwa, arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.15 Sehingga dapat
disimpulkan bahwa, arsip dinamis merupakan kumpulan arsip yang masih
digunakan oleh suatu organisasi, lembaga pemerintahan, lembaga swasta
maupun perguruan tinggi untuk melakukan suatu perencanaan,
penyelenggaraan, pembuktian, serta evaluasi dalam menjaga kelancaran
serta keakuratan informasi bagi seluruh anggota organisasi.
2. Definisi Arsip Dinamis Inaktif
Seperti yang sudah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya bahwa
istilah record lebih mengarah kepada arsip dinamis. Arsip dinamis
merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
14Pauline Joseph, Shelda Debowski, and Peter Goldschmidt, ‘Emerald Article: Pardigm
Shifts in Recordkeeping Responsisbilities: Implications for ISO 15489’s Implementation’, Records
Management Journal, Vol. 22 (2012), h. 55–77 diakses pada 20 Maret 2017 dari
http://members.rimpa.com.au/lib/StaticContent/StaticPages/pubs/nat/inForum2011/inForum2011_
PJoseph_paper.pdf 15Basir Barthos, h. 3
14
kegiatan perkantoran sehari-hari.16 Arsip dinamis itu sendiri dibagi
menjadi dua jenis, yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
serta masih dikelola oleh Unit Pengolah, sedangkan Arsip Dinamis Inaktif
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-
hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Records Center).
3. Pengelolaan Arsip Dinamis Inakif
a. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Pengelolaan arsip dinamis merupakan hal yang penting
dilakukan bagi suatu lembaga untuk menjamin dan membantu
ketersediaan informasi dalam penyelenggaraan kegiatan suatu
lembaga sebagai bahan akuntabilitas, akurat, dan alat bukti yang sah.
Pengelolaan arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara
efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan.
“Records management is the field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, reciept, maintenance,
use and disposition of records”.17
16Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 28 17Elizabeth Sheperd and Geoffrey Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles
and Practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 1
15
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem
yang memenuhi persyaratan:
1) andal;
2) sistematis;
3) utuh;
4) menyeluruh; dan
5) sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.18
Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk mengontrol dan
memanfaatkan arsip dan informasi yang terkandung, untuk menciptakan
keuntungan bagi organisasi.
“Records management service, therefore, aims to control and exploit
the records and their information they contain, for the benefit of the
creating organization”.19
Dari beberapa penjalasan mengenai pengelolaan arsip dinamis di
dapat bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah suatu kegiatan
yang secara efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan
yang bertujuan untuk mengontrol dan memanfaatkan arsip dan
informasi yang terkandung, untuk menciptakan keuntungan bagi
organisasi selama arsip tersebut masih dibutuhkan dan digunakan oleh
18Republik Indonesia, h. 27 19Michael Cook, The Management of Information from Archives, 2nd ed (London: Gower
Publishing Company Limited, 1999), h. 8
16
suatu organisasi, lembaga negeri, lembaga swasta, maupun perguruan
tinggi.
b. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Manajemen arsip sebagai sistem pengendalian terhadap semua
rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya
pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali,
hingga disposisi terakhir.20 Secara umum, manajemen arsip dinamis
tidak lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip, yaitu: tahap penciptaan
dan penerimaan dari luar organisassi (creation), tahap distribusi
(distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan
(maintenance), dan disposisi akhir (disposition).21
Sedangankan menurut Sulistyo Basuki, terdapat lima fase siklus
hidup arsip dinamis. Fase tersebut dimulai dari awal penciptaan dan
penerimaan arsip lalu proses penyebaran, penggunaan, penyimpanan
hingga penempatan dan pemusnahan dengan alur siklus sebagai
berikut:22
20Elizabeth Sheperd and Geoffrey Yeo, h. 1 21Judith-Read Smith, et. all., Record Management (USA: South Western, 2002), h. 135 22Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 19
17
Gambar 2.1: Siklus Hidup Arsip Dinamis
Berikut uraian mengenai beberapa tahapan yang terjadi dalam
siklus hidup arsip dinamis inaktif:
a) Penciptaan dan Penerimaan
Penciptaan dan penerimaan merupakan tahap awal dari
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif yang di
ciptakan atau diterima organisasi memuat berbagai informasi yang
terkait dengan seluruh kegiatan dan berguna sebagai pedoman bagi
manager dalam menentukan suatu kebijakan bagi lembaganya.
Karena arsip dinamis inaktif tidak tercipta dengan sendirinya, atau
dapat dikatakan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang
diciptakan oleh unit pengolah berdasarkan tugas dan fungsinya dan
sudah mencapai jangka waktu tertentu untuk dipindahkan ke Unit
Kearsipan dari penyimpanannya di unit pengolah, maka prosedur
Penciptaan dan
Penerimaan
Korespondensi
Formulir
Laporan
Gambar
Salinan
Mikrobentuk
Penempatan
Penyimpanan
Pemusnahah
Penyebaran
Internal
Eksternal
Penyimpanan
Berkas
Temu Balik
Transfer
Penggunaan
Pengambilan keputusan
Dokumentasi
Respon
Rujukan
18
yang dapat dilakukan dalam proses pemindahan arsip dari unit
pengolah ke Unit Kearsipan sebagai berikut:23
1) Menyiangi (Weeding)
Memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka
waktu penyimpanannyaa dan arsip-arsip yang sudah tidak
dipergunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan unit kerja
yang bersangkutan. Kegiatan menyiangi (weeding) akan
menghasilkan:
a) Arsip-arsip yang dapat dipindahkan ke Pusat
Penyimpanan Arsip
b) Arsip-arsip yang dapat dimusnahkan oleh unit
pengolah yang bersangkutan, dan
c) Arsip-arsip yang kadang-kadang masih dipergunakan
oleh unit pengolah bersangkutan sehingga harus
ditinggal sebagai arsip semi aktif pada unit pengolah.
2) Mempersiapkan Alat-Alat
Sebelum melakukan pemindahan, harus dipersiapkan
terlebih dahulu alat-alat yang dipergunakan untuk
menampung pemindahan tersebut, seperti: folder, filling
cabinet, guide, rak, dan lain-lain. Apabila perlu, disiapkan
juga ruangan tersendiri.
23Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217-219
19
3) Membuat Daftar
Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dari unit
pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip harus dibbuatkan
daftarnya, daftar tersebut berisi:
a) Nama Unit Pengolah yang memindahkan
b) Pokok Masalah
c) Masalah
d) Jangka waktu penyimpanan berkas
e) Tahun berkas yang bersangkutan
f) Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita
rekaman, microfilm, dan lain-lain)
g) Keadaan fisik arsip (baik, rusak)
h) Jumlah berkas
4) Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke
Pusat Penyimpanan Arsip
Dalam surat isian tersebut antara lain disebutkan:
a) Nama Unit Pengolah
b) Tanggal Persetujuan
c) Tanggal Penyerahan
d) Pejabat yang Menyerahkan
e) Tanggal Penerimaan Penyerahan
f) Pejabat yang Menerima Penyerahan
5) Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip
20
Dalam berita acara tersebut antara lain disebutkan:
a) Tanggal, Bulan dan Tahun saat berita acara itu
dibuat.
b) Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak
yang menerima.
Sedangkan prosedur yang dapat dilakukan dalam proses
penerimaan arsip dinamis inaktif yaitu:24
a) Memeriksa kelengkapan naskah,
b) Penandatanganan bukti penerimaan,
c) Penyortiran,
d) Pembukaan, dan
e) Pemberian cap penerimaan
b) Penyimpanan
Penyimpanan merupakan tahap kedua dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif. Penyimpanan hendaknya dilakukan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah.
24Yeyen Sukrilah, ‘Kegiatan Kearsipan Tata Usaha SMP Negeri Se-Kecamatan Sleman’,
Hanata Widya: Jurnal Manajemen Pendidikan, Vol. 2 (2013), h. 4 diakses pada 06 Juli 2017 dari
journal.student.uny.ac.id/ojs/index.php/fipmp/article/viewFile/562/550
21
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah.
Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau
dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali
arsip adalah sebagai berikut:25
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi,
menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan
sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan
maupun arsip pribadi pimpinan.
b. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang
baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa
faktor penunjang, antara lain :
1. Kesederhanaan
2. Ketepatan Menyimpan Arsip
3. Penempatan Arsip
4. Petugas Arsip
c Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
d Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting
yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal
kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu untuk
25Kurniatun, ‘Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam Menunjang Layanan Informasi
Di Arsip UGM’, Jurnal Kearsipan, Vol. 6 (2011), h. 121 diakses pada 03 Juni 2016 dari http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan
22
menemukan atau mempertimbangkan kembali bila
sewaktu–waktu diperlukan.
e Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat
memahami seluruh media informasi yang ada dan
mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta
pemusnahan bila perlu.
Untuk arsip dinamis inaktif itu sendiri disimpan pada pusat rekod
(records center). Penyimpanan arsip dapat menggunakan beberapa
asas, yaitu:
a. Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah asas yang digunakan oleh
organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit
kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan pada
pusat penyimpanan, dan jika ada unit kerja yang ingin
menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat
rekod (records center).26
b. Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu
organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan
unit kerja masing-masing.27 Pada pengunaan asas ini, arsip
dinamis akan disimpan di bagian yang bersangkutan
26Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 62 27Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 106
23
sehingga menghemat waktu untuk mencari informasi yang
tepat dan akurat.
c. Kombinasi
Pada asas ini masing-masing bagian menyimpan arsip
dinamis di bawah kendali sistem terpusat.28 Biasanya
digunakan pada organisasi yang memilik cabang.
Secara umum, prosedur penyimpanan antara lain:29
a) Membuat indeks. Kegiatan indeks yaitu:30
1. Membaca secara cermat untuk menentukan inti arsip
dinamis.
2. Menentukan judul/ caption arsip dinamis secara tepat.
3. Memberikan keterangan-keterangan lain yang
menjadi petunjuk (indeks) dari arsip dinamis yang
bersangkutan .
4. Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya
(sub subjek) dari arsip dinamis.
b) Memberi Kode
c) Menyortir
d) Menyimpan atau menempatkan di lemari arsip dan diberi
label
28Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 62 29Malabay, ‘Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka
Tertib Administrasi Kearsipan Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer’, Jurnal Ilmu Komputer,
2014, h. 76 diakses pada 12 Februari 2017 dari http://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU-Journal-
3655-malabay2.pdf. 30Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 16
24
Arsip dinamis inaktif dapat disimpan dengan menggunakan
beberapa sistem penyimpanan, antara lain:
a) Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dinamis berdasarkan abjad nama
orang, organisasi atau kantor.31 Sistem abjad juga berkaitan
dengan nama tempat, nama benda, nama kota atau daerah.32
Sistem penyimpanan berdasarkan sistem abjad, memiliki
dua format penyimpanan, yaitu:
1. Susunan abjad huruf demi huruf. Susunan ini
dibedakan lagi menjadi dua, yaitu: susunan kamus
(A-Z) dan susunan kelompok atau golongan.
Misalnya: Administrasi Negara, Lembaga.
2. Susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan ini
nama-nama yang terdiri dari dua kata atau lebih,
tidak ditulis menjadi satu. Misalnya: Amiruddin,
Bandungan.
b) Sistem Subjek (Subject Filling System)
Subject Filling merupakan tata cara penyimpanan arsip-
arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai
pedoman untuk mengaturnya.33 Misalnya:
31A. W. Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Press,
1986), h. 105 32Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 79 33Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 102
25
KEPEGAWAIAN (main subject)
Pengangkatan (sub subject)
Pengangkatan Capeg (sub-sub subject)
Pengangkatan PNS (sub-sub subject)
Pengangkatan dalam pangkat (sub-sub
subject)
c) Sistem Nomor atau Angka (Numerical Filling System)
Sistem nomor adalah tata cara menyusun arsip-arsip
dengan mempergunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya.34 Nomor dapat diberikan
menurut sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem
persepuluhan atau decimal numeric, misalnya: 00, 10, 20,
30, 40, dan seterusnya sampai dengan 90, atau 000, 100,
200, 300, 400, dan seterusnya sampai dengan 900.
Contohnya:
090 Perjalanan Dinas
091 Perjalanan Dinas Presiden/ Wakil Presiden ke Daerah
092 Perjalanan Dinas Para Menteri ke Daerah
093 Perjalanan Dinas Pejabat Tinggi
094 Perjalan Dinas Para Pegawai
095 Perjalanan Dinas tam asing ke Daerah
34Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 121
26
d) Sistem Wilayah (Geoghraphic Filling System)
Sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah.35 Susunan
satuan wilayah atau daerah dapat berupa satuan-satuan
wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan seperti
misalnya propinsi, kabupaten/ kotamadya, kecamatan,
dapat juga menurut sesuatu lingkungan geografis seperti
misalnya pulau, kepulauan, ibu kota propinsi dan
sebagainya.
e) Sistem Kronologis (Chronological Filling System)
Sistem kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
dengan menunjukkan:36
1. waktu surat itu ditandatangani
2. mulai berlakunya surat tersebut
3. saat dikeluarkannya surat bersangkutan
4. saat yang menunjukkan hari, bulan dan tahun dari
berlangsungnya suatu kejadian atau peristiwa
Pada tahap penyimpanan ini, organisasi atau lembaga dapat
membuat jadwal retensi arsip (JRA) yang berguna sebagai acuan
atau pedoman dalam penyusutuan dan pemusnahan arsip dinamis
inaktif. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
35Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 184 36Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 198
27
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.37 Tujuan pembuatan jadwal
retensi arsip (JRA) yaitu:
a) Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang
tidak memiliki jangka waktu simpan lama.
b) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan
bagi kepentingan administrasi.
c) Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Penetapan JRA dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a) JRA ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-Lembaga Negara
atau Badan-Badan Pemerintah masing-masing Daerah
setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
b) JRA disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para
pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan
kegiatan instansinya masing-masing. Dan dalam
melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)
jika menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan
37Republik Indonesia, h. 6
28
Administrasi Kepegawaian Negara jika menyangkut
masalah kepegawaian.
c) Rancangan JRA hasil kerja panitia tersbut harus mendapat
persetujuan Kepala Arsip Nasional sebelum ditetapkan oleh
Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang
bersangkutan.
d) Untuk JRA Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu
memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.
Dalam menentukan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif, hal
terpenting yang dilakukan dari penyusunan JRA yaitu:
mengadakan inventarisasi dan menilai kegunaan arsip.38 Adapun
nilai kegunaan arsip itu sendiri sebagai berikut:
a. Nilai kegunaan Administratif
b. Nilai kegunan Dokumentasi
c. Nilai kegunaan Hukum
d. Nilai kegunaan Fiskal
e. Nilai kegunaan Perorangan
f. Nilai kegunaan Pemeriksaan
g. Nilai kegunaan Penunjangn
h. Nilai kegunaan Penelitian/ Sejarah
Bentuk jadwal retensi arsip adalah tabel dengan pembidangan
kelompok maslah pokok (main subject) yang dapat diperinci lebih
38Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 212
29
lanjut menjadi pokok masalah yang lebih kecil (sub subject).
Subjek-subjek yang terdapat dalam tabel JRA merupakan pokok
masalah, perincian masalah, jangka waktu penyimpanan (rekod
aktif/ inaktif) dan nilai (sementara/ permanen).39
Tabel 2.1:
Jadwal Retensi Arsip
Pokok Perincian Jangka waktu Penyimpanan
Nilai
Sementara Permanen
Kepegawa-ian
Pengada-an Pegawai
1. Lamaran 2. Penyari-
ngan 3. 4.
Aktif............th Inaktif.........th Aktif............th Inaktif.........th
c) Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk
menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.40
Pemeliharaan arsip dinamis dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
pemeliharaan dari segi fisik, isi dan perlengkapan penunjang
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pemeliharaan arsip dinamis
inaktif dapat mempertimbangkan ruang penyimpanan dan
pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan arsip sebaiknya
jangan terlalu lembab, harus terang dan menggunakan penerangan
alam (sinar matahari), ada ventilasi secukupnya, bebas dari
kemungkinan terjadinya: kebakaran, banjir, dan serangga, terpisah
39Basir Barthos, h. 121-122 40Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 220
30
dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dan disesuaian dengan
bentuk arsip yang disimpan. Sedangkan untuk pengaturan suhu
ruangan, suhu udara berkisar antara 65°F sampai 75°F, dan
kelembaban udara sekitar 50° dan 65°, jika kelembaban melebihi
65° akan mengakibatkan kelapukan pada arsip.41 Dalam
pengaturan suhu ruangan, dapat juga menggunakan A.C yang
dipasang selama 24jam non-stop yang berfungsi untuk mengatur
kelembaban dan temperatur udara juga mengurangi banyaknya
debu. Secara umum, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam
pemeliharaan arsip dinamis adalah:42
1) Membersihkan ruangan. Sebaiknya ruang penyimpanan
dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner)
sekurang-kurangnya seminggu sekali.
2) Pemeriksaan ruang dan sekitarnya. Sedikitnya setiap enam
bulan sekali ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif
diperiksa untuk mengawasi jika ada serangga yang dapat
merusak arsip dinamis.
3) Penggunaan racun serangga. Setiap enam bulan sekali ruang
penyimpanan arsip disemprot dengan dengan racun
serangga seperti D.D.T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama
Benzene Hexachloride yang dilakukan kearah dinding,
41Basir Barthos, h. 56 42Basir Barthos, h. 58-60
31
lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu. Penggunaan
racun serangga ini disebut dengan fumigasi. Fumigasi
merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah,
mengobati, dan mensterilkan arsip.43
4) Mengawasi serangga anai-anai.Untuk mengawasi serangga
anai-anai, kita dapat menggunakan sodium arsenite.
Sodium ini dapat diletakan di celah-celah lemari.
Sedangkan untuk almari yang terbuat dari kayu, sebaiknya
dioles dengan dieldrin dengan cara mengolesinya dengan
kuas sejalan dengan garis-garis kayu.
5) Larangan makan dan merokok. Semua jenis makanan dalam
bentuk apapun tidak boleh dibawa ke ruang penyimpanan
arsip dinamis inaktif karena sisa-sisa makanan merupakan
daya tarik serangga dan tikus. Selain itu, merokok di dalam
ruang penyimpanan arsip juga dilarang karena ruang
penyimpanan harus bebas dari asap rokok, terlebih jika
ruangan ber-AC. Untuk mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan tersebut, maka kita dapat menggunakan gas
CO2.
6) Rak penyimpanan. Rak penyimpanan arsip dinamis inaktif
sebaiknya terbuat dari logam, dimana jarak papan rak yang
43Yayan Daryana, Modul 1: Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip
(Jakarta: Universitas Terbuka), h. 10 diakses pada 14 Juni 2017 dari
repository.ut.ac.id/4105/1/ASIP4320-M1.pdf
32
terbawah lantai sekitar enam inchi (6 inch), sehingga
memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan
membersihkan lantai pada bagian bawah rak.
7) Meletakkan arsip. Arsip dinamis inaktif jangan diletakkan
secara berdesak-desakan dan jangan diletakkan pada tempat
yang lebih kecil dari ukuran arsip dinamis.
8) Mengeringkan arsip yang basah. Sebaiknya, arsip dinamis
inaktif yang basah jangan dikeringkan di bawah sinar
matahari secara langsung. Untuk mempercepat pengeringan
arsip dinamis inaktif, dapat menggunakan kipas angin atau
dapat membuka jendela-jendela dan pintu-pintu. Selain itu,
dapat juga menggunakan kertas penyerap (blotting).
9) Arsip dinamis yang tidak terpakai. Sebaiknya, arsip dinamis
inaktif disimpan pada tempat tersendiri secara teratur agar
tidak menimbulkan penumpukkan.
10) Arsip dinamis yang rusak atau sobek. Untuk arsip dinamis
inaktif yang sobek, kita dapat menggunakan perekat
berbahan dasar kanji agar tulisan atau kertas tidak rusak
juga.
Untuk pemeliharaan arsip elektronik/ digital, dapat dilakukan
dengan cara menjaga atau meng-upgrade media, software, format
33
penyimpanan, dan isi arsip dinamis. Berikut ini merupakan
panduan dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik/ digital:44
1. Jauhkan arsip dinamis elektronik resmi dan pribadi terpisah
2. Simpan ke format standar seperti Portable Document
Format (PDF), Post Scrip (PS), atau file teks.
3. Gunakan folder bernama sesui dengan jenis atau seri untuk
menyimpan arsip dinamis.
4. Simpan arsip dinamis ke folder tertentu pada drive atau
server cadangan, bukan pada komputer.
d) Penyusutan dan Pemusnahan
Aspek terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah
penyusutan dan pemusnahan. Tujuan penyusutan dan pemusnahan
arsip dinamis inaktif dapat dilihat dari dua segi, yaitu dari segi
administratif dan dari segi penelitian:45
1. Dari Segi Admisitratif
a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang
masih aktif dengan arsip inaktif.
b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-
waktu diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian dan lain-lain.
44Fermi National Laboratory (FERMILAB), Employee Records Management
(FERMILAB, 2012), h. 13 45Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 11
34
d. File aktif akan lebih longgar untuk menampung
bertambahnya arsip yang baru.
e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan
menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di
tempat yang lebih baik.
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai
permanen, sehingga arsip tersebut dapat diperlukan dan
diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya.
g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.
2. Dari Segi Penelitian Ilmiah
Membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian,
terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis,
karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang
penelitian ilmiah.
Dasar pertimbangan tentang penyusutan dan pemusnahan arsip
dinamis yaitu Perturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai
pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yang memuat
hal-hal sebagai berikut:46
a) Bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi
pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat
seirama dengan dinamika kehidupan bangsa.
46Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan
Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, 1979, h. 1
35
b) Bahwa dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepatguna
kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional seperti dimaksudkan dalam
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu
mengatur penyusutan arsip dalam Peraturan Pemerintah.
Sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan Penyusutan dan
Pemusnahan arsip dinamis inaktif, organisasi dapat merujuk
Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal retensi arsip (JRA) adalah
suatu daftar yang memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat digunakan atau dimusnahkan.47 JRA
berguna untuk meninjau kembali arsip dinamis inaktif yang akan
dipermanenkan/ dimusnahkan. Prosedur atau tahapan dalam
melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif erat
kaitannya dengan prosedur pemindahan arsip, yaitu:
a) Menyiangi (Weeding). Tujuan dari weeding adalah
memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka
waktu penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak
digunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan kerja yang
bersangkutan.48
b) Mempersiapkan Alat-Alat. Peralatan yang dipergunakan
antara lain: folder, filling cabinet, guide, rak, dan lain-lain
47Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 210 48Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217
36
yang digunakan untuk menampung pemindahan arsip
dinamis dari unit pencipta ke pusat rekod.
c) Membuat Daftar. Dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang
akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan
rekod. Daftar tersebut berisi:
1. Nama Unit Pengolah yang memindahkan
2. Pokok Masalah
3. Masalah
4. Jangka waktu penyimpanan berkas
5. Tahun berkas yang bersangkutan
6. Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita
rekaman, microfilm, dan lain-lain)
7. Keadaan fisik arsip (baik, rusak)
8. Jumlah berkas
d) Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke
Pusat Penyimpanan Arsip. Surat isian pemindahan arsip
tersebut berisi antara lain:
1. Nama Unit Pengolah
2. Tanggal Persetujuan
3. Tanggal Penyerahan
4. Pejabat yang Menyerahkan
5. Tanggal Penerimaan Penyerahan
6. Pejabat yang Menerima Penyerahan
37
e) Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Dalam
berita acara disebutkan tanggal, bulan, tahun, nama dan
jabatan pihak yang menyerahkan juga yang menerima arsip
dinamis inaktif.
4. Perlengkapan Arsip Dinamis Inaktif
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya.49 Penjelasan mengenai kriteria pemilihan
peralatan dan perlengkapan yang tepat dikemukan oleh Betty R. Rick:50
“Equipment selection criteria can be categorized as (1) storage and
retrival requirements, (2) space requirement, (3) security requirements,
(4) equipment cost, (5) operation cost, (6) number of individuals regularly
accessing the records, and (7) physical characteristics of the records.”
Kriteria pemilihan peralatan dapat dikategorikan sebagai berikut, (1)
kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali, (2) kebutuhan ruang, (3)
kebutuhan keamanan, (4) harga peralatan, (5) biaya pengoperasian, (6)
jumlah orang yang secara rutin mengakses arsip tersebut, dan (7) karakter
fisik arsip. Berdasarkan penjelasan tersebut, Perlengkapan arsip bisa
berupa map, folder, guide, filling cabinet, lemari, rak, dan rotatory
filling.51 Sedangkan berdasarkan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012
tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara,
standar prasarana dan sarana kearsipan meliputi:
49Jonner Hasugian, ‘Pengantar Kearsipan’, h. 7 diakses pada 15 Juni 2016 dari
http://repository.usu.ac.id/xmlui/handle/123456789/1804 50Kurniatun, h. 117 51Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 32
38
a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari:
1) Ruang transit arsip;
2) Ruang pengolahan;
3) Ruang penyimpanan;
4) Ruang restorasi; dan
5) Ruang pelayanan
b. Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan
sosial);
c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file,
roll o’pack); dan
d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif,
daftar berkas, daftar isi berkas).
C. Penelitian Terdahulu
Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Studi Kasus pada
Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan” yang
disusun oleh Rizca Amelia Akbar dan diajukan pada tanggal 17 April 2015.
Skripsi ini diperoleh dari Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora,
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Metode yang
digunakan pada skripsi tersebut adalah metode deskriptif dengan pendekatan
kualitatif dengan tema yang relevan dengan skripsi penulis. Sedangkan, yang
membedakan skripsi tersebut dengan skripsi penulis yaitu: tempat penelitian,
cakupan dan pembahasan, serta pemilihan informan dan kriterianya. Hasilnya
adalah pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia
39
(MUI) Kota Tangerang Selatan belum sepenuhnya berjalan dengan baik,
khususnya pada aspek penyimpanan, pemeliharaan, pemusnahan dan
penyusutan. Namun dari segi penciptaan dan penerimaan, telah berjalan
dengan baik. Perlengkapan arsip yang digunakan Sekretariat Majelis Ulama
Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan kondisinya cukup baik dan layak
digunakan, namun perlu dilakukan penambahan perlengkapan arsip dinamis
dan digunakan secara maksimal. Dan kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis, terdiri dari: anggaran, fasilitas penunjang, sistem pengamanan,
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan.
Sedangkan artikel jurnal ilmiah yang penulis anggap relevan dengan
penelitian yang dilakukan penulis bersumber dari Jurnal Kearsipan ANRI Vol.
6/ANRI/12/2011 yang berjudul “Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam
Menunjang Layanan Informasi Di Arsip UGM” yang ditulis oleh Kurniatun.
Artikel dalam Jurnal ini penulis peroleh dari situs internet yaitu:
http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan. Metode yang
digunakan pada artikel jurnal tersebut adalah metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Yang membedakan artikel jurnal tersebut dengan skripsi
penulis yaitu: tema penelitian, tempat penelitian, cakupan dan pembahasan,
serta pemilihan informan dan kriterianya. Hasilnya adalah penerapan sistem
penataan arsip kartografi di Arsip UGM belum semuanya sesuai dengan teori
kearsipan, perubahan penggunaan sistem penataan arsip kartografi, temu
kembali arsip menggunakan Daftar Koleksi Arsip Kartografi dan
40
Kearsitekturan (DKA), dan tingkat kepuasan layanan temu kembali arsip
masih kurang karena belum adanya daftar katalog arsip.
41
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian sendiri dapat diartikan sebagai cara yang digunakan untuk
mendapatkan sebuah data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.52 Dalam metode
penelitian ini, penulis akan memberikan pemaparan mengenai metode yang
digunakan dalam penelitian ini yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian,
kriteria informan, indikator penelitian, teknik pengumpulan data, teknik
pengolahan dan analisis data serta penelitian terdahulu.
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif
analisis yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan
arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian. Penelitian deskriptif yaitu
penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menjelaskan suatu
keadaan sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya atau apa adanya.53 Tujuan
penelitian deskriptif ini adalah untuk menggambarkan secara sistematis,
faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang
diselidiki.54 Penelitian ini umumnya dilakukan pada penelitian dalam bentuk
52Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D (Bandung: Alfabet,
2013), h. 2 53Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60 54Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54
42
studi kasus. Penelitian studi kasus adalah penelitian yang menempatkan
sesuatu atau objek yang diteliti sebagai kasus.55
Pendekatan penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian ini
menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan penelitian kualitatif adalah
penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang
dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, dll.,
secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa,
dan dengan suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan
berbagai metode alamiah.56 Pendekatan penelitian ini dipilih karena digunakan
untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung
makna.57
B. Kriteria Informan
Dalam melakukan penelitian kualitatif, penulis harus cermat dalam
menentukan orang-orang (informan) yang akan diwawancarai.58 Penulis
mengambil informan sebanyak 5 orang, yaitu:
1) Kepala Subbag. Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian, yaitu Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM. Alasan penulis
memilih beliau sebagai informan, karena beliau merupakan kepala dari
55Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif: Teori Dan Praktik (Jakarta: Bumi
Aksara, 2013), h. 113 56Lexy J. Moleong, Metode Pendekatan Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2009),
h. 6 57Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2014), h. 3 58Emzir, Analsis Data: Metode Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Press, 2011), h. 53
43
Subbag. Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. Beliau juga yang
memiliki
2) wewenang dalam membuat semua kebijakan terkait pengelolaan arsip
dinamis, terutama arsip dinamis inaktif yang menjadi tusi dari Unit
Kearsipan.
3) Pengadministrasi Umum Subbag. Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian (Arsiparis Ahli), yaitu Lucki Engel K.
S.Hum. Alasan penulis memilih beliau sebagai informan, karena beliau
merupakan staf atau arsiparis ahli di Unit Kearsipan. Beliau yang
menangani atau melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang
terdapat di Kementerian Pertanian.
4) 3 (tiga) orang arsiparis dari unit pengolah, yaitu Isman dari Biro Keuangan
dan Perlengkapan, Cici dari Biro Perencanaan, dan Lita dari Biro Umum
dan Pengadaan. Alasan penulis memilih beliau sebagai informan, karena
di setiap Biro Kementerian Pertanian terdapat unit yang melakukan
pengelolaan arsip, serta penulis ingin mengetahuai sejauh mana
pengelolaan arsip dinamis di masing-masing unit pengolah terutama arsip
dinamis inaktif.
C. Indikator Penelitian
Dalam penelitian, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan
indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman
44
Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, serta beberapa literatur
yang diperoleh dari buku dan jurnal.
Adapun variabel yang digunakan penulis sebagai indikator penilaian
dalam penelitian ini, antara lain:
a) Pengelolaan arsip dinamis inaktif berdasarkan siklus hidup arsip
dinamis inaktif dan dasar hukum pengelolaan arsip dinamis pada Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian.
b) Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif.
c) Kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel penelitian tersebut
ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut:
Tabel 3.1:
Indikator Penelitian
No. Variabel Sub Variabel Indikator 1.
Pen
gel
ola
an A
rsip
Din
amis
In
akti
f
Siklus Hidup Arsip
Dinamis Inaktif
1. Penciptaan dan Peneriman:
Penciptaan Menciptakan arsip dinamis
inaktif yang baik dan
benar.
Mampu menggolongkan
arsip dinamis inaktif yang
tercipta.
Melakukan pemindahan
arsip inaktif sesuai dengan
SOP Pemindahan Arsip.
Mencatat surat-surat pada
buku agenda surat keluar
Penerimaan Menerima arsip dinamis
inaktif dengan baik dan
benar.
Mampu menggolongkan
arsip dinamis inaktif yang
diterima.
45
Menerima pemindahan
arsip dinamis inaktif
sesuai dengan SOP
Pemindahan Arsip.
Mencatat surat-surat pada
buku agenda surat masuk
2. Penyimpanan: Menggunakan asas
penyimpanan yang sesuai
dengan lingkup Kementerian
Pertanian.
Menggunakan sistem
penyimpanan yang konsisten
dan sesuai dengan lingkup
Kementerian Pertanian.
Menemukan kembali arsip
dinamis inaktif dengan cepat.
Menentukan retensi arsip
dinamis inaktif.
Menyimpan arsip dinamis
inaktif sesuai dengan
prosedur.
3. Pemeliharaan: Memelihara arsip dinamis
inaktif dengan baik dan
benar.
Menggunakan ruang
penyimpanan arsip dinamis
inaktif yang sesuai dengan
standar.
4. Penyusutan dan Pemusnahan: Melakukan penilaian arsip
dinamis inaktif.
Menyusutkan arsip sesuai
dengan JRA.
Memusnahkan arsip dinamis
inaktif dengan metode yang
baik dan benar.
Menyerahka arsip dinamis
inaktif yang memiliki nilai
guna ke ANRI.
Dasar Hukum
Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif
1. Adanya keterlibatan pimpinan
dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif
2. Membuat kebijakan/ peraturan/
SOP mengenai pengelolaan arsip
dinamis
2.
Fas
ilit
as A
rsip
Din
amis
Inak
tif
Sarana dan Prasaran
Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif
1. Menggunakan perlengkapan yang
sesuai dengan standar.
2. Mendayagunakan perlengkapan
yang tersedia.
3. Merawat perlengkapan yang
tersedia.
46
D. Teknik Pengumpulan Data
Dalam suatu penelitian teknik pengumpulan data adalah hal yang sangat
penting untuk memperoleh data yang akan digunakan untuk proses analisis
data lebih lanjut. Sumber data penelitian ini diperoleh dari dua sumber data,
yakni sumber data primer dan sumber data sekunder.
a) Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah sumber data pertama atau asli yang
diperoleh di lapangan, meliputi: wawancara dan observasi. Adapun
sumber data primer pada penelitian ini antara lain:
1) Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.59 Penulis
melakukan tanya jawab secara lisan kepada informan.
Wawancara dilakukan untuk menjawab permasalahan penelitian
mengenai mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif dan
59Lexy J. Moleong, h. 186
3.
Ken
dal
a P
eng
elola
an A
rsip
Din
amis
Inak
tif
Hambatan
Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif
1. Tersedianya fasilitas penunjang
yang memadai
2. Mampu mengamankan arsip
dinamis inaktif
3. Merekrut pegawai yang memiliki
kualifikasi di bidang kearsipan atau
serupa.
4. Mampu mengoptimalkan SDM
yang tersedia untuk mengelola
arsip dinamis dengan mengikuti
berbagai kegiatan pembinaan.
5. Membuat anggaran khusus untuk
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
47
kendala yang terjadi dalam mekanisme pengelolaan arsip dinamis
inaktif.
2) Observasi
Observasi digunakan untuk memfokuskan terhadap suatu gejala,
kejadian dengan maksud menafsirkannya, mengungkapkan
faktor-faktor penyebabnya, dan menemukan kaidah-kaidah yang
mengaturnya.60 Teknik ini digunakan untuk menjawab
permasalahan penelitian mengenai fasilitas yang digunakan
dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.
b) Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder adalah sumber data kedua yang diperoleh
melalui perantara atau secara tidak langsung yang diigunakan sebagai
pelengkap data pada penelitian, meliputi: riset kepustakaan dan
dokumentasi. Adapun sumber data sekunder pada penelitian ini antara
lain:
1) Riset Kepustakaan
Adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencari sumber data tertulis
yang dapat dijadikan landasan teori untuk memperkuat proses
analisis data. Penulis melakukan pencarian data menggunakan
bahan-bahan pustaka yang terkait dengan permasalahan penelitian
baik berupa fisik maupun elektronik.
60Emzir, h. 38
48
2) Dokumentasi
Adalah sumber tertulis yang berisikan tentang informasi. Peneliti
akan mencari dokumen yang berkaitan dengan penelitian, seperti:
otobiografi, surat-surat pribadi, buku atau catatan harian, memorial
kliping, dokumen pemerintah atau swasta, data di server dan
flashdisk, data tersimpan di website, dan lain-lain.61
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
1. Teknik Pengolahan Data
Adalah teknik yang digunakan dalam mengolah data yang bersumber
dari informan mengenai topik tertentu yang dilakukan dengan wawancara
oleh penulis dengan informan ke dalam tulisan untuk kemudian dianalisis
untuk menjadi sebuah data.
Teknik pengolahan data yang digunakan pada penelitian ini berupa
data penelitian yang diperoleh dari jawaban para informan dengan
menggunakan instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan dan
wawancara. Setelah data diperoleh melalui wawancara dengan para
informan, maka percakapan yang dihasilkan dari rekaman wawancara
tersebut dicatat dan dibuat tranksripnya untuk kemudian dianalisis lebih
lanjut. Wawancara tersebut menggunakan handphone sebagai salah satu
instrumen yaitu alat perekam.
61Imam Gunawan, h. 175
49
Dalam mengambil data untuk diolah diperlukan instrumen yang
menunjang. Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk
mengukur suatu fenomena alam maupun sosial yang diamati. Fenomena ini
disebut juga sebagai variabel penelitian. Dalam penelitian kualitatif
instrumen penelitian atau alat penelitian yang utama adalah peneliti itu
sendiri. Tetapi secara spesifik instrumen penelitian yang digunakan adalah
daftar pertanyaan untuk wawancara. Kemudian data diolah berdasarkan
rekaman yang dihasilkan.
2. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data adalah sebuah kegiatan untuk mengatur
mengurutkan, mengelompokkan, memberi kode/ tanda, dan
mengategorikannya sehingga diperoleh suatu temuan berdasarkan fokus
masalah yang ingin dijawab.62 Adapun teknik analisis data sebagai
berikut:63
(a) Reduksi Data
Merupakan kegiatan merangkum, memilih hal-hal pokok,
memfokuskan pada hal-hal penting, dan mencari tema dan polanya.
(b) Penyajian Data
Merupakan sekumpulan informasi tersusun, digunakan untuk lebih
meningkatkan pemahaman dan analisis sajian data.
62Imam Gunawan, h. 209 63Imam Gunawan, h. 211
50
(c) Penarikan Kesimpulan
Merupakan hasil penelitian yang menjawab fokus penelitian
berdasarkan analisis data. Dan disajikan dalam bentuk deskriptif objek
penelitian dengan berpedoman pada kajian penelitian.
F. Tempat dan Jadwal Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini di laksanakan di Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian yang beralamat di Jalan Harsono RM
No. 3 Ragunan, Jakarta Selatan.
2. Jadwal Penelitian
Setelah penulis menentukan tempat penelitian, selanjutnya penulis
melakukan observasi awal dan permintaan izin untuk melakukan
penelitian. Penelitian dilaksanankan dari bulan Desember 2015, Januari-
Februari 2016, dan Maret 2016.
Tabel 3.2:
Jadwal Penelitian
No Kegiatan
2017
Januari Februari Maret
Minggu
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Penyusunan Proposal Skripsi
2. Pengajuan Proposal dan Dosen Pembimbing
51
3. Pelaksanaan Bimbingan Skripsi
4. Penelitian
5. Penyusunan Skripsi
6. Pengajuan Sidang
52
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian64
1. Sejarah Beridirinya Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian
Kementerian Pertanian merupakan salah satu Kementerian yang
memiliki peran strategis dalam perekonomian nasional melalui penyediaan
bahan pangan, bahan baku industri, pakan dan bioenergi sebagai sumber
devisa negara dan penyedia lapangan kerja.
Untuk mewujudkan tujuan dan sasaran pembangunan pertanian,
Kementerian Pertanian memiliki rencana strategis dan rencana kinerja
tahunan. Seluruh aktivitas Kinerja Kementerian Pertanian sesuai Rencana
Strategis dan Rencana Kinerja Tahunan tersebut secara keseluruhan
tercatat atau terekam dalam arsip.
Struktur organisasi yang besar dan banyaknya program dan kegiatan
yang dilakukan akan menghasilkan arsip yang banyak. Dalam jangka
waktu 1 Tahun, kita bisa membayangkan ribuan arsip akan dihasilkan.
Oleh karena itu perlu pengelolaan arsip yang profesional. Jika tidak, maka
64Sub Bagian Kearsipan, ‘Profil Unit Kearsipan Kementerian Pertanian’ (Kementerian
Pertanian, 2015)
53
kita akan kehilangan sumber informasi yang sangat penting. Pentingnya
arsip dapat dilihat dari 3 dimensi, yaitu arsip sebagai dokumentasi masa
lalu, catatan masa kini dan informasi untuk masa yang akan datang.
Pengelolaan arsip yang tidak profesional akan menimbulkan berbagai
permasalahan antara lain: arsip sukar ditemukan jika segera diperlukan,
penumpukan arsip pada ruang kerja, bercampurnya arsip lama dan baru,
rusaknya arsip bahkan hilang atau musnahnya arsip yang bernilai guna
tinggi.
Sub Bagian Kearsipan pertama kali berada di bawah Biro Tata Usaha
pada Tahun 1986, mengalami beberapa kali perubahan nomenklatur dari
Biro Tata Usaha dan Perlengkapan, Biro Tata Usaha dan Kepegawaian,
sampai Biro Tata Usaha dan Organisasi Tata Laksana. Namun sempat
menjadi Bagian Kearsipan dan Penggandaan Biro Perencanaan. Bagian
Kearsipan dan Penggandaan membawahi Sub Bagian Penataan dan
Pemeliharaan; Sub Bagian Penyusutan; dan Sub Bagian Penggandaan.
Lalu Kembali lagi menjadi Sub Bagian Kearsipan Bagian Tata Usaha di
Biro Perencanaan Tahun 2010.
Pada tahun 2011 Sub Bagian Kearsipan di bawah Bagian Kearsipan dan
Administrasi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Kemudian, Sub Bagian
Kearsipan mengalami perubahan nomenklatur kembali pada Tahun 2015
di bawah Bagian Kearsipan dan Tata Usaha Biro Umum dan Pengadaan,
berdasarkan Permentan No. 43/Permentan/OT.010/8/2015 Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, dan juga sesuai dengan:
54
a) UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab II Pasal 17 Ayat 2
“Unit Kearsipan pada Lembaga Negara berada di lingkungan
sekretariat pada setiap lembaga negara sesuai dengan struktur
organisasi”,
b) Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Organisasi
Kementerian Lembaga,
c) Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara.
2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
mempunyai visi, misi, tugas dan fungsi untuk melaksanankan dan
mengontrol pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pertanian.
Berikut merupakan visi, misi, tugas dan fungsi Unit Kearsipan Biro Umum
dan Pengadaan Kementerian Pertanian, yaitu:
a) Visi
Terwujudnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki
akuntabilitas (accountability) dan transparansi sebagai bentuk
pertanggung jawaban kepada publik (masyarakat umum) dan kepada
para stakeholders yang tertata, tertib, rapi, aman, akurat, serta dapat
disajikan secara cepat dan tepat.
55
b) Misi
1) Menyelenggarakan Penciptaan, Penataan, Perawatan,
Pemeliharaan, Pelestarian dan Pemanfaatan arsip konvensional dan
media baru (elektronik).
2) Meningkatkan kajian dan Pengembangan sistem, sarana dan
prasarana, sumber daya manusia dan permasyarakatan serta
pengawasan kearsipan.
c) Tugas
Unit Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan
penyelenggaraan kearsipan.
d) Fungsi
Unit Kearsipan menyelenggarakan fungsi pelaksanaan pengelolan
arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup
kementerian pertanian.
56
3. Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian
Gambar 4.1: Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan
Adapun sumber daya manusia pada Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian, adalah sebagai berikut:
1. Kas.Subag Unit Kearsipan : Luh Putu Yuni A, SE,MM
2. Arsiparis Ahli : Lucki Angel Karwar, S.Hum
Ella Juliana, SE
Kunaeroh, SE
3. Arsiparis Terampil : Marviana Dewi, A.md
Rosqi Nurani MW, A.md
4. Staff/Umum : Asti Yulia Agustina, SE
Titi Trian Rati
Sumirat
Wijiyati
Bhara Nur Phasma, S.Hum
Imam Subarkah, S.Sos
Risna P.
5. THL : Fathur Rohman, A.md
57
4. Rencana Program Kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian pertanian
memiliki beberapa program kegiatan, yaitu:
a) Program Arsip Aset/ Vital
b) Program Arsip Terjaga
c) Program Arsip Media Baru
d) Program Pengembangan Jaringan Elektronisasi Kearsipan
Kementerian Pertanian
e) Program Pengawasan/ Audit Kearsipan Internail
5. Rencana Kerja Kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian Tahun 2016-2017
Berdasarkan rencana program kegiatan yang akan dilakukan Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, untuk
memastikan program Unit Kearsipan berjalan dengan lancar, maka
disusun rencana kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian sebagai berikut:
Tabel 4.1:
Rencana Kerja Unit Kearsipan
NO KEGIATAN TAHUN
1 Penyusunan Kebijakan
Penyelesaian Permentan tentang
Jadwal Retensi Arsip
2016
58
Penyelesaian Permentan tentang
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
2016
Penyusunan Pedoman Pengelolaan
Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
2016
Penyusunan Juknis Pengelolaan Arsip
Aktif
2016
Penyusunan Juknis Alih Media Arsip 2017
2 Pembinaan Kearsipan
Bimtek Penyusunan DUPAK Arsiparis 2016
Sosialiasi PERKA ANRI No. 38
Tahun 2015 tentang Pedoman
Pengawasan Kearsipan
2016
Forum Arsiparis Kementerian
Pertanian
2016
Diklat Pengangkatan Arsiparis Ahli
dan Terampil
2016 - 2017
Diklat Teknis Kearsipan 2016 - 2017
Lomba Tertib Arsip 2016 - 2017
Lomba Arsiparis Teladan 2016
3 Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip terjaga, seperti
MOU kerjasama Luar Negeri Bidang
Pertanian
2017
Pengelolaan arsip vital 2017
Implementasi TNDE pada Eselon I
lingkup Kementan
2016 - 2017
Pengembangan Jaringan Elektronisasi
Arsip Inaktif
2016 - 2017
4 Pengembangan Sarana dan Prasarana
Kearsipan
59
Renovasi ruang penyimpanan arsip 2016 - 2017
Penyediaan Sarana Penyimpanan Arsip
Media Baru, seperti peta, CD, Foto dll.
2016 - 2017
Penambahan Rak Arsip Statis 2016 - 2017
Penyediaan sarana kearsipan lainnya 2016 - 2017
6. Koleksi Arsip Dinamis Inaktif
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
memiliki koleksi arsip dinamis inaktif yang beragam yang tersimpan pada
records center atau pusat arsip, seperti pada tabel berikut:
Tabel 4.2:
Daftar Inventaris Arsip Dinamis Inaktif
No. Kode
Klasifikasi Uraian
Kurun Waktu
Tingkat Perkemb
angan
Media Arsip
Kondisi
Jumlah
Lokasi Simpan Status
Gedung Rak Baris Boks Folder
1. PL 230
Pemanfaatan BLPP dan BKPI
1995 Copy Kertas Baik 3
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1
5.G.024 1 Dinilai
Kembali
2. PL 420
Izin Anggota Panitia Tender
1995 Asli Kertas Baik 2
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1
5.G.024 1 Dinilai
Kembali
3. PL 420
Kampus APP Malang
1995 Asli Kertas Baik 2
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
4. PL 420
Usul Penetapan Pemenang Tenmder Projeck Pengembangan Benih Kedelai Hubah Pemerintah Jepang
1995 Asli Kertas Baik 3
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
5. PL 420
Usul Penetapan Pemenang Tenmder Projeck Pengembangan
1995 Copy Kertas Baik 3
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
60
Benih Kedelai Hubah Pemerintah Jepang
6. PL 420
Pemohonan Persetujuan Pemilihan Langsung Pengadaan Bibit Teh T.A. 1994/1995 untuk Tahun Tanam 1995/1996 pada Bagian Project TCSSP Jawa Barat
1995 Copy Kertas Baik 23
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
7. PL 420
Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera
1995 Asli Kertas Baik 12
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
8. PL 420
Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera
1995 Copy Kertas Baik 5
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
9. PL 420
Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera
1995 Copy Kertas Baik 5
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
10. PL 420
Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera
1995 Copy Kertas Baik 5
Pusat Arsip Kementrian Pertanian
1 5.G.024 1 Dinilai
Kembali
7. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasaran yang dimiliki Unit Kearsipan yang digunakan
dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, yaitu:
61
Tabel 4.3:
Sarana dan Prasarana Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
No. Jenis Barang Bentuk
1. Boks Arsip
2. Hanging Map and
Guide
3. Filling Cabinet
4. Rak Statis
5. Mobile File
62
6. Komputer dan
Printer
9. Komputer Temu
Kembali dan
Scanner
10. Meja
11. Thermohygrometer
63
13. Gedung Arsip
14. Air Conditioner
(AC)
8. Waktu Kerja
Waktu kerja efektif Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian adalah:
Tabel 4.4:
Jam Kerja Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Hari Jam Kerja
Senin-Kamis 07.30 - 16.00
Jum’at 08.00 - 16.30
9. Kebijakan Kearsipan Kementerian Pertanian
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
juga sudah membuat kebijakan terkait pengelolaan arsip dinamis di
lingkungan Kementerian Pertanian yang dijelaskan dalam tabel berikut:
64
Tabel 4.5:
Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis
NO INSTRUMEN NO & TANGGAL
PERATURAN
PERIHAL KET
1 Tata Naskah
Dinas
07/Permentan/TU.120/2/2016,
Tgl. 12 Februari 2016
Tata Naskah Dinas
Kementerian
Pertanian
-
2 Klasifikasi Arsip 121/Permentan/OT.140/10/2014,
Tgl. 17 Okt 2014
Klasifikasi Arsip
lingkup Kementerian
Pertanian
-
3 JRA Tahun 2006 77/Kpts/OT.140/2/2006,
Tgl. 6 Februari 2006
Pedoman Tata Cara
Penyusutan Arsip dan
Jadwal Retensi Arsip
Departemen Pertanian
-
4 JRA Tahun 2016
(Penyempurnaan)
JRA Substantif
No.B/327/TU.140/A/02/2016,
tgl 2 Februari 2016
JRA Fasilitatif
No.B-841/TU.140/03/2016,
tgl 10 Maret 2016
Surat Permohonan
Persetujuan JRA
Subtantif dan
Fasilitatif
Dalam proses
persetujuan
ANRI
5 Klasifikasi
Keamanan dan
Hak Akses
DRAFT PERMENTAN tentang
Klasifikasi Keamanan dan Hak
Akses
Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip
Dinamis Kementerian
Pertanian
-
Tabel 4.6:
JUKLAK/ JUKNIS/ SOP/ PEDOMAN
NO INSTRUMEN NO & TANGGAL
PERATURAN PERIHAL
1 Pedoman Penilaian
Lomba Tertib Arsip
Penetapan Kepala Biro
Keuangan dan Perlengkapan,
2014
Pedoman Penilaian dan
Pemberian Penghargaan
Lomba Tertib Arsip Bagi
Unit Kerja Lingkup
Kementerian Pertanian
65
2 SOP Penyusutan Arsip Penetapan Kepala Biro
Keuangan dan Perlengkapan,
2014
Standar Operasional
Prosedur Penyusutan Arsip
Kementerian Pertanian
10. Anggaran
Dalam melaksanakan semua tugas dan rencana kerja dari Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan, dibutuhkan anggaran guna
melancarkan semua tugas dan rencana kerja dari Unit Kearsipan. Berikut
anggaran yang dianggarkan oleh Unit Kearsipan setiap tahunnya:
Gambar 4.2: Anggaran Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil penelitian
yang diperoleh melalui wawancara. Adapun hasil yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
2011; 4 M 2012;
2,1 M
2013; 2,3 M
2014; 1,7 M
2015; 2 M
2016; 2,9 M
66
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian
(a) Penciptaan dan Penerimaan
Dalam penciptaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Biro
Umum dan Pengadaan tidak semua arsip dinamis inaktif tercipta dari
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan, tetapi juga dari masing-
masing unit pengolah yang berada di Kementerian Pertanian. Dari unit
kearsipan dan unit pengolah tersebut tercipta berbagai jenis arsip
dinamis inaktif, seperti hasil wawancara sebagai berikut:
Arsip yang tercipta banyak sesuai dengan tusi nya Cuma masalahnya
belum semua unit kerja itu melaksanakan penyusutan. Cuma yang
terbanyak saat ini hanya dari fungsi Fasilitatif yang ada di Sekjen.65
Yaa kalau disini kan semuanya arsip keuangan, kalau yang lagi saya
proses semuanya arsip keuangan yang berbentuk SPJ keuangan
semuanya ngumpul disini.66
Disini yang baru tercipta itu DIPA dan SPPLS dan TUP.67
Di Biro Umum dan Pengadaan selaku studi panitranya ya, arsipnya
itu arsip masuk dan arsip keluar. Ada surat masuk biasa, segera sama
undangan.68
Berdasarkan jawaban hasil wawancara dengan para informan, arsip
dinamis inaktif yang tercipta dari unit kearsipan dan unit pengolah
yaitu: SPJ Keuangan, DIPA, SPPLS, TUP, surat masuk dan surat
keluar, serta arsip tercipta berdasarkan tusi dari tiap unit pengolah.
Pada tahap penciptaan arsip dinamis inaktif, sebenarnya tidak ada
65Lucki Engel, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 66Isman, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 67Cici, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 68Lita, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017.
67
prosedur khusus dalam penciptaannya. Sebagaimana hasil wawancara
sebagai berikut:
Kalau arsip dinamis inaktif itu kan tidak sengaja diciptakan, memang
tercipta secara otomatis dari hasil pelaksanaan kegiatan beda dengan
buku. Minimal sesuai dengan Tata Naskah.69
Hal senada diungkapkan dalam penciptannya arsip dinamis inaktif
tidak memiliki prosedur khusus dalam penciptaannya, yang ada hanya
prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Sebagaiamana hasil wawancara sebagai berikut:
Kalau inaktif..........proses pemindahan dari unit
pengolah.........mereka mengirimnkan misalkan arsip misalnya udah
ada daftar arsipnya memindahkan arsip sesuai dengan jenjangnya
dulu dari unit pengolah ke unit kearsipan 2 dulu, dari 2 masuk ke 1,
dari 1 baru ke pusat sehingga itu nanti menjadi tahapan yang benar-
benar dikawal oleh penciptannya jadi tidak langsung.70
Ya prosedurnya itu tadi, pertama saya data dulu, udah saya data, saya
laporkan ke pimpinan saya kepala Biro, nanti kepala Biro bersurat
untuk memindahkan arsip karena arsip yang terdapat disini
volumenya udah penuh ke Biro Umum ke Biro Bu Putu, nanti ada
balasan dari Biro Bu Putu bahwa disetujui, daftar arsip saya jilid
satunya buat Bu Putu, satunya buat arsip saya bahwa saya udah
pernah mengirimkan ini berkas, setelah siap dikirim ada berita acara
serah terima, yang tanda tangan berita acara serah terima kepala
Biro di sana sama disini.71
Kita pilah-pilah dari karung, ke susunan data, kita urutkan dulu
sesuai sifatnya, tahunanya, itu bagian kepegawaian, keuangan,
dipipih-pilih dulu setelah itu nanti kita masukkan ke tabel lembar
kelasifikasi, setelah di data dimasukkan ke dalam boks arsip, dicatat
kode, nomor boks, tahunnya dan jumlah file di dalam satu boks itu.72
Berdasarkan jawaban para informan tersebut, prosedur
pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
69Lucki Engel. 70Luh Putu Yuni Anggraeni, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 71Isman. 72Cici.
68
yaitu: pertama, memilah arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan,
kedua, dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan,
ketiga, mengajukan surat pemindahan arsip, keempat, jika sudah ada
surat balasan baru dikirimkan arsip dinamis inaktif yang akan
dipindahkan.
Gambar 4.3: Flowchart Pemindahan Arsip
Hal tersebut sudah sesuai dengan SOP pemindahan arsip yang
berlaku di Kementerian Pertanian, sebagaimana hasil wawancara
sebagai berikut:
Mulai beberapa tahun ini kita sudah mulai tertib sudah sesuai, yang
pertama ada surat usul untuk pemindahan, terus arsip yang
dipindahin harus ada daftarnya, udah tertata dalam boks, terus dibuat
berita acara.73
73Lucki Engel.
Ya
Tidak Daftar Arsip
Pindah
Mulai
Sesuai?
Jadwal Retensi
Daftar Arsip
Pindah
SELESAI
Mempersiapkan & meneliti
Arsip Pindah
Memeriksa & mencocokkan Arsip pindah dengan Daftar
Arsip
Membuat Daftar Arsip pindah
Menyeleksi retensi & memilah Arsip Pindah
69
Akan tetapi, terdapat unit pengolah yang masih belum mengetahui
bagaiman prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif ke unit
kearsipan. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut:
Saya kurang mengetahui gimana prosedurnya.74
Selain itu, terdapat juga prosedur penerimaan arsip dinamis inaktif
yang diterima oleh unit kearsipan dari unit pengolah. Penulis
memperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
Pertama ngajuin surat permohonan usul pemindahan, setelah itu
diterima disposisinya ke arsiparis yang punya tanggungjawab ke unit
pemindahan tersebut. Kita sudah bagi tugas tiap unit esolon berbeda,
nanti dari kita mengecek daftar dengan fisiknya keseluruhan, terus
memeriksa daftarnya secara kaidahnya sudah informatif atau belum,
kalau memang sudah sesuai antara daftar dengan fisiknya baru
pelaksanaan pemindahannya, kalau sudah ditandatanganin berita
acaranya.75
Berdasarkan jawaban informan, proses penerimaan arsip dinamis
inaktif yang dilakukan unit kearsipan yaitu: pertama, pengajuan usul
pemindahan, kedua, dilakukan pengecekan atau penyesuaian daftar
arsip dengan fisiknya, ketiga, memeriksa daftar berdasarkan
kaidahnya, keempat, melaksanakan penerimaan, dan kelima,
dibuatkan berita acaranya.
74Lita. 75Lucki Engel.
70
Gambar 4.4: Flowchart Penerimaan Arsip
Terkait dengan penerimaan arsip dinamis inaktif, tidak ada kriteria
khusus dalam penerimaan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah.
Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut:
Ya
Tidak Daftar Arsip
Pindah
Mulai
Sesuai?
Memindahkan Arsip
Jadwal
Retensi
Daftar Arsip
Pindah
Menata Arsip Pindah
Memberikan label boks Arsip Pindah
Menerima Arsip
Filing
SELESAI
- Berita Acara - Pemindahan/ - Daftar Arsip
Mempersiapkan &
meneliti Arsip Pindah
Memeriksa & mencocokkan Arsip
pindah dengan Daftar Arsip
Membuat Daftar Arsip pindah
Menyeleksi retensi & memilah Arsip
Pindah
71
JRA, kan kita punya JRA jadi kan tau ini arsip udah harus diserahkan.
Setahu saya kalau masih aktif 2 tahun, tapi kalau sudah inaktif 10
tahun baru dimusnahkan.76
Baru hanya DIPA dan LS, itu yang memang sudah dari tahun-tahun
lama 2009, 2008 sampai yang terakhir yang baru dikasih bagian ini
2012.77
Semua surat ga ada yang ga diserahin, terakhir tahun 2016.78
Dari hasil wawancara tersebut, unit pengolah mengirimkan arsip
dinamis inaktif kepada unit kearsipan jika arsip dinamis tersebut telah
memasuki masa retensinya berdasarkan pedoman pada JRA (Jadwal
Retensi Arsip) yang dimiliki.
(b) Penyimpanan
Organisasi/ Lembaga dapat menggunakan beberapa asas
penyimpanan arsip dinamis inaktif berdasarkan besar atau kecilnya
suatu organisasi/ lembaga tersebut. Mengenai asas yang digunakan
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian,
diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
Lebih ke desentralisasi, kalaupun dengan rentan kendali yang kayak
gini kayaknya sentralisasi ga mungking, karena sentralisasinya hanya
di pengolah saja hanya di TU, jadi setiap surat masuk keluar harus
lewat TU. Tapi untuk sentralisasi tidak mungkin dengan rentan
kendali kami yang seperti ini.79
Berdasarkan hasil wawancara, asas penyimpanan arsip dinamis
inaktif yang digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian adalah asas desentralisasi. Akan tetapi,
76Isman. 77Cici. 78Lita. 79Luh Putu Yuni Anggraeni.
72
walaupun arsip dinamis inaktif merupakan tusi dari Unit Kearsipan,
dalam penciptaanya arsip dinamis inaktif merupakan pemindahan dari
unit pengolah ke Unit Kearsipan, jadi dalam hal ini memberikan
tanggung jawab kepada masing-masing unit pengolah dalam
melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif sebelum dilakukan
pemindahan ke Unit Kearsipan.
Dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif yang
disimpan, terdapat pedoman yang berlaku dalam penyimpanan arsip
dinamis inaktif tersebut, seperti hasil wawancara berikut:
Kalau penyimpanan sudah kita coba bantu dengan JRA kita yang kita
punya, JRA Fasilitatif dan JRA Substantif. Kalau yang Fasilitatif kan
lebih ke yang adminsitrasi, keuangan dan sebagainya, sedangkan
Substantif lebih ke teknis karena Kementerian Pertanian merupakan
Kementerian teknis yang notabene sangat luat rentan kendali.........80
Yang jelas ada tempatnya, jadi kita pedomannya dari orang arsip di
sana. Yang jelas ada tempat arsipnya, arsipnya harus di boks-in.81
Kode Klasifikasi.82
Berdasarkan jawaban para informan tersebut, dalam melakukan
penyimpanan arsip dinamis inaktif pada records center Unit
Kearsipan serta unit pengolah menggunakan pedoman penyimpanan
berupa: JRA dan Kode Klasifikasi. Namun, terdapat unit pengolah
yang belum menggunakan pedoman sama sekali dalam melakukan
penyimpanan arsip dinamis inaktif, sebagaimana hasil wawancara
beritkut:
80Luh Putu Yuni Anggraeni. 81Isman. 82Cici.
73
Kalau di sini tidak menggunakan, karena sifatnya masih sederhana.
Di sini disimpen aja, tapi kiranya udah lama banget kayak tahun 2011
baru kita pindahin.83
Dalam melakukan penyimpanan tersebut, digunakan juga prosedur
melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif, penulis memperoleh
hasil wawancara sebagai berikut:
Pertama kalau hasil dari pemindahan kita sudah tentukan dengan
lokasi simpan, ini blok apa, nomor rak nya berapa, jadi kita udah
punya kode posisi simpan, Jadi setelah dilakukan tandatangan, kita
lakukan yang namanya re-boksin, jadi boks yang terima itu kita kasih
nomor boks sesuai dengan lokasi tempat simpan. Jadi nomor boks nya
kita ganti dengan nomor lokasi simpan. Kalau yang penataan juga
begitu, setelah di tata dan entri kita kasih nomor label sesuai dengan
lokasi simpan.84
Berdasarkan jawaban wawancara, prosedur yang telah digunakan
Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
pada records center, yaitu: jika berasal dari pemindahan, ditentukan
kode simpan, lalu melakukan pengeboksan ulang, dan nomor boksnya
diganti dengan lokasi simpan. Sedangkan penaataan, setelah di tata
dan di entri, diberi label sesuai dengan lokasi simpannya.
Gambar 4.5: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan
83Lita. 84Lucki Engel.
Pemindahan
Menentukan Kode
Simpan
Mempersiapkan &
meneliti Arsip Pindah Pengeboksan Ulang
Selesai
74
Gambar 4.6: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan
Terkait dengan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif, jawaban
yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Sesuai dan tergantung jenis arsipnya, berdasarkan JRA.85
Kalau disini 2 tahun..........86
Itu sesuai dengan sifatnya, dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).87
Berdasarkan hasil jawaban wawancara, Unit Kearsipan sudah
memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di unit kearsipan
dan unit pengolah. Akan tetapi terdapat unit pengolah yang belum
menggunakannya, seperti hasil wawancara berikut:
Jangka waktunya, kita nyimpen juga dari yang tahun 2014. Jadi
sekitar 3 tahun.88
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, tidak semua unit pengolah
menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip) dalam melakukan
penyimpanan arsip dinamis inaktif.
85Lucki Engel. 86Isman. 87Cici. 88Lita.
Penataan
Meng-entri Arsip
Menentukan Lokasi
Simpan dan Diberi
Label
Selesai
75
Dalam menemukan arsip dinamis inaktif yang tersimpan, sebelum
adanya aplikasi untuk temu kembali arsip, menggunakan daftar arsip.
Namun, nantinya akan digunakan sebuah aplikasi yang digunakan
untuk temu kembali arsip yang tersimpan. Seperti hasil wawancara
berikut:
Arahnya nanti menggunakan aplikasi, kalau udah ter-input di aplikasi
tinggal ketik lalu search kata kuncinya, lalu langsung ketemu. Lalu
karena belum semua ke input, biasanya dari daftar arsip.89
Berdasarkan hasil jawaban wawancara, dalam temu kembali arsip
dinamis inaktif yang tersimpan akan digunakan sebuah aplikasi dalam
pencarian arsip yang tersimpan. Namun, karena belum semua arsip
yang ada terinput ke dalam aplikasi tersebut, mengakibatkan harus
menggunakan daftar arsip dalam pencariannya. Sehingga pencarian
arsip yang tersimpan, sedikit lebih lama dari pada menggunakan
aplikasi.
(c) Pemeliharaan
Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, unit
kearsipan memiliki usaha-usaha agar arsip dinamis tetap terjaga
dengan baik kondisinya, seperti hasil wawancara berikut:
Pemeliharaan kalau dari sarana, untuk menjaga suhu pakai AC, terus
untuk mencegah kelembapan pakai silica gel di taruh di masing-
masing boks, lalu ada pakai kamper untuk mencegah tikus atau
serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu pakai
termohygrometer.90
89Lucki Engel. 90Lucki Engel.
76
Juga, dalam memelihara arsip dinamis inaktif yang tersimpan
pernah dilakukan proses fumigasi. Namun proses fumigasi tersebut
hanya sekali dilakukan. Sebagaimana hasil wawancara berikut:
..........Fumigasi pernah kita lakukan sekali, kalau itu arsip yang
memang lama dan kondisinya udah parah, tapi setelah itu tidak
pernah dilakukan dan terakhir 2014 pas awal pemungsian gedung
arsip.91
Berdasarkan hasil jawaban wawancara, usaha-usaha untuk
menjaga arsip dinamis inaktif agar tetap terjaga dengan baik, cara
yang dilakukan unit kearsipan yaitu: kalau dari sarana, menggunakan
AC untuk menjaga suhu, lalu digunakan termohygrometer guna
mengetahui kondisi suhu ruangan. Sedangkan cara untuk menjaga
arsip dinamis inaktif agar tetap terjaga, digunakan silica gel yang di
taruh dalam tiap boks arsip dan penggunaan kamper di rak arsip guna
mencegah gangguan dari tikus dan serangga, serta dilakukan
fumigasi.
Sebelum usaha-usaha pemeliharaan tersebut dilakukan, terlebih
dahulu dilakukan survey/ pengecekan arsip dinamis inaktif yang
tersimpan. Sebagaimana hasil wawancara berikut:
Peninjauan kembali, di beberapa tahun ini, itu yang dilakukan.
Karena banyak perpindahan misalkan dari Gedung A ke sini, terus
lagi datang rak baru harus di tata lagi, jadi banyak posisi arsip yang
daftarnya ada tapi fisiknya kurang.92
91Lucki Engel. 92Lucki Engel.
77
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, unit kearsipan dalam
beberapa tahun ke belakang selalu melakukan peninjauan kembali
arsip dinamis inaktif yang tersimpan. Karena datangnya rak baru hasil
pemindahan subbagian kearsipan dari Biro Keuangan dan
Perlengkapan ke Biro Umum dan Pengadaan, serta mengakibatkan
banyaknya arsip dinamis inaktif yang ada daftarnya tetapi fisiknya
tidak ada.
Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, semua jenis
arsip dinamis yang tersimpan termasuk dalam kegiatan pemeliharaan
arsip dinamis inaktif. Sebagaimana hasil wawancara berikut:
Semua, kan treatment nya dilakukan di satu lantai gedung itu. Paling
yang beda seperti SK Menteri di taruh penyimpanannya pada mobile
file.93
Berdasarkan hasil wawancara, tidak ada kriteria khusus untuk
menentukan jenis arsip dinamis inaktif apa yang akan dilakukan
pemeliharaan. Yang berbeda hanya SK Menteri yang disimpan pada
mobile file.
Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, unit
kearsipan membuat SOP (Standard Operating Procedure) dalam
melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Seperti hasil
wawancara berikut:
SOP tahun ini baru dibikin tentang pemeliharaan. Sebelumnya
mungkin ada, tapi tidak dijalankan.........94
93Lucki Engel. 94Lucki Engel.
78
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, prosedur unit kearsipan
baru akan membuat SOP tentang pemeliharaan arsip dinamis inaktif.
Dijelaskan bahwa, sebelumnya mungkin terdapat SOP mengenai
pemeliharaan namun tidak berjalan.
Demi menjaga nilai-nilai khazanah yang terdapat pada arsip
dinamis inaktif, pihak Kementerian Pertanian memberikan kebijakan
khusus terkait pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Sebagaimana hasil
wawancara berikut ini:
..........kita udah beberapa kali mengeluarkan surat edaran, isinya
mengatur penyiapan ruangan, melakukan penyusutan secara
berkala, pemberkasan arsip, menyediakan anggaran itu bentuknya
surat edaran sekretaris jenderal.95
Berdasarkan hasil wawancara, pihak Kementerian Pertanian
memberikan perhatian khusus terkait pemeliharaan arsip dinamis
inaktif yang termuat dalam surat edaran yang isinya mengatur
penyimpanan ruangan, melakukan penyusutan berkala, pemberkasan
arsip, dan menyediakan anggaran yang keluarkan oleh sekretaris
jenderal.
(d) Penyusutan dan Pemusnahan
Penyusutan dan pemusnahan merupakan tahap terakhir dari
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Unit Kearsipan melakukan kegiatan
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tersimpan,
sebagaimana hasil wawancara berikut:
95Lucki Engel.
79
Kalau ga dilakukan nanti penuh, lalu ga efisien juga. Untuk
mengurangi volume signifikan dilakukan pemusnahan, jadi ga
menghabiskan ruang penyimpanan sama biaya pemeliharaan. Juga
penyelamatan nilai guna ke ANRI.96
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, unit kearsipan melakukan
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif guna mengurangi
jumlah volume arsip serta, serta tidak menghabiskan ruang
penyimpanan dan mengurangi biaya pemeliharaan sehingga lebih
efisien.
Dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis
inaktif, digunakan prosedur penyusutan dan pemindahan arsip
dinamis inaktif. Sebagaimana hasil wawancara berikut:
Pertama tim arsiparis menyiapkan daftar arsip yang akan
dimusnahkan, setelah ada daftarnya, masuk ke Bu Putu diajukan
rekomendasi pemusnahan, diadakan rapat bersama ANRI, unit
pencipta, lalu disusun notulen, disusun rekomendasi penilaian, lalu
dibuat surat usul musnah ke Arsip Nasional, kelengkapannya yaitu:
daftar arsip usul musnah, surat turunan peninjau panitia penilai,
notulen rapat, setelah itu sampling dari daftar tersebut, setelah oke
baru surat persetujuan dari kepala ANRI ke sekjen. Setelah itu
dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangan sekjen, lalu usul
pemusnahan, lau digunakan pihak ketiga untuk pencacahan, lalu
dibuatkan berita acara pemusnahannya ditandatangan dari Biro
Hukum, dari Irjen, sama arsiparis yang ikut menyakiskan
pencacahan.97
Berdasarkan hasil wawancara, prosedur penyusutan dan
pemusnahan arsip dinamis inaktif adalah dibuatkan daftar arsip yang
akan dimusnahkan, kemudian diajukan rekomendasi usul musnah,
diadakan rapat antara ANRI, unit pencipta, dan Unit Kearsipan, lalu
96Lucki Engel. 97Lucki Engel.
80
dibuatkan notulen rapat dan disusun rekomendasi penilaian, kemudian
menunggu keputusan dari kepala ANRI, setelah itu dibuatkan SK
penetapan musnah yang ditandatangani sekjen, kemudian usul
musnah dan dilakukan pencacahan oleh pihak ketiga, terakhir
dibuatkan berita acara pemusnahannya yang ditandatangani oleh Biro
Hukum, Irjen, dan arsiparis yang menyaksikan pencacahan.
Gambar 4.7: Flowchart Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Sebelum dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis
inaktif yang tersimpan, dilakukan peninjauan kembali arsip dinamis
MULAI
Mencocokkan Arsip yang
diusulkan musnah dengan
daftar Arsip Usul Musnah
SELESAI
Filing
tidak
ya
Mengajukan
permintaan persetujuan
dengan melampirkan
rekomendasi Panitia
tidak
Sesuai
?
Melaksanakan
Pemusnahan
ya
Setuju
SK Tim
Notulen rapat
Rekomendasi
SK Persetujuan
Musnah
Berita Acara
Daftar Pertelaan
Arsip Musnah
81
inaktif yang akan disusutkan dan dimusnahkan. Seperti hasil
wawancara berikut:
Prosesnya..........misalkan satu orang atau satu tim menyiapkan daftar
yang akan dimusnahkan, setelah itu baru adakan rapat yang
mengundang ANRI, unit penciptannya, sama arsiparis, nanti dibedah
satu-satu, terus setalah itu ada rekomendasi, notulen rapat dikirim ke
ANRI nanti di sana diperiksa kembali, kalau sudah setuju baru
dimusnahkan.98
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dilakukan peninjauan
kembali arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan
pemusnahan.
Dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan
penyusutan dan pemusnahan, digunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip)
sebagai kriteria dalam penentuan arsip dinamis inaktif yang akan
dilakukan penyusutkan dan dimusnahkan. Sebagaimana hasil
wawancara berikut:
Karena kita sudah punya JRA, jadi berdasarkan JRA. Kalau tanpa
JRA, kita pakai kriteria nilai guna.99
Berdasarkan hasil wawancara, kriteria penentuan arsip dinamis
inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan dengan
menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip). Jika tidak menggunakan
JRA, ditentukan berdasarkan kriteria nilai guna arsip dinamis inaktif.
98Lucki Engel. 99Lucki Engel.
82
Proses penysutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif,
diperlukan saksi guna mengawal proses penysutan dan pemusnahan
sesuai dengan prosedurnya. Sebagaimana hasil wawancara berikut:
Ada, dari uni pencipta, sekjen, irjen sama dari ANRI.100
Berdasarkan hasil wawancara, proses penyusutan dan pemusnahan
arsip terdapat saksi yang mengawal proses berlangsungnya
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, yaitu: unit
pencipta, sekjen, irjen, dan ANRI.
2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian
Pertanian
Sesuai dengan tujuan kedua dari skripsi ini, yaitu untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, maka
hasil wawancara diperoleh sebagai berikut:
Kita ada mobile file, ada rak arsip statis, kalau termasuk sarana kita juga
punya gedung atau ruang.101
Hal senada juga diungkapkan oleh arsiparis yang berada di unit
pengolah, sebgaimana hasil wawancara berikut:
Ya medianya kertas, komputer itu saja kalau disini. Sama itu tadi mobile
file ada 4 dibelakang.102
Yaitu boks arsip aja.103
100Lucki Engel. 101Lucki Engel. 102Isman. 103Cici.
83
Boks file, kalau yang masih baru masih di bindeks itu, ga ada tempat
penyimpanan khusus, paling disimpen di ruang belakang aja.104
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, fasilitas yang digunakan oleh
unit kearsipan dan unit pengolah dalam melakukan pengelolaan arsip
dinamis inaktif antara lain: mobile file, rak arsip statis, komputer, boks
arsip, dan gedung penyimpanan arsip dinamis inaktif. Hasil observasi yang
dilakukan peneliti juga menunjukkan, bahwa fasilitas yang digunakan
untuk melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:
Tabel 4.7:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan
Jenis Jumlah Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip 1 Baik
Mobile File 6 Baik
Rak Arsip 295 Baik
Komputer Kerja 17 Baik
Meja Kerja 26 Baik
Kursi Kerja 22 Baik
Boks Arsip 7.475 Baik
Lemari Arsip 1 Baik
104Lita.
84
Tabel 4.8:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah
Biro Keuangan dan Perlengkapan
Jenis Jumlah Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip 1 Baik
Mobile File 4 Baik
Boks Arsip 100 Baik
Meja Kerja 1 Baik
Kursi Kerja 1 Baik
Komputer Kerja 1 Baik
Tabel 4.9:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah
Biro Perencanaan
Jenis Jumlah Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip 1 Baik
Lemari Arsip 10 Baik
Boks Arsip 160 Baik
Meja Kerja 1 Baik
Kursi Kerja 4 Baik
Tabel 4.9:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah
Biro Umum dan Pengadaan
Jenis Jumlah Kondisi
Boks Arsip 14 Baik
Meja Kerja 2 Baik
85
Kursi Kerja 2 Baik
Komputer Kerja 2 Baik
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian
Dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif, terdapat beberapa kendala
yang dihadapi oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian yaitu, kurangnya kesadaran dan tidak samanya
pemahaman antara unit kearsipan dengan unit pengolah dan anggaran
dana. Penulis memperoleh hasil wawancara mengenai kendala dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai berikut:
(a) Kurangnya Kesadaran dan Tidak Samanya Pemahaman
Kendala pertama yaitu, kurangnya kesadaran dan tidak samanya
pemahaman, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
Kendalanya banyak kalau bicara mengenai kendala, teman-teman
yang tadi pemahamannya belum sama ketika menyerahkan arsip
dalam boks memang benar sudah rapih, namun ketika teman-teman
arsiparis mengecek kembali isinya kadang-kadang sesuai itu kendala
yang paling utama. Sehingga kami khawatir di daftar arsipnya isinya
A tetapi isinya B ini yang harus kita, karena kita yang bertanggjawab
atas arsip yang sudah dipindahkan itu. Proses pemindahan yang
perlu harus kawal, apa isi fisiknya dengan softcopy dengan
hardcopynya sesuai.105
Hal senada juga diungkapkan oleh arsiparis ahli Unit Kearsipan,
sebagaimana hasil wawancara berikut:
Kendalanya itu, Pertama kesadaran dari pihak-pihak pengolah atau
ketidaktahuan dari unit pengolah untuk melakasanakan proses
105Isman.
86
pemberkasan arsip dari awal tercipta, jadi akhinya menumpuk.
Kemudian sosialisasi yang tidak berjalan dari eselon 1 bagian sub.
Tata usaha, setelah dilakukan sosialisasi tidak disampaikan ke unit
atau UPT di bawahnya, jadi tidak berjenjang dilakukan sosisalisasi.
Lalu arsip yang diserahkan terpisah-pisah tidak satu kesatuan, jadi
banyak deskripsinya.106
Berdasarkan jawaban wawancara, unit pengolah di Kementerian
Pertanian masih belum sadar akan pentingnya melakukan pengelolaan
arsip dinamis, terutama arsip dinamis inaktif. Meskipun sudah
dilakukan sosialisasi oleh pihak Unit Kearsipan, namun sosialisasi
tersebut tidak berjenjang dilakukan, misalkan: Unit Kearsipan
melakukan sosialisasi ke eselon 1 bagian sub. Tata Usaha, tetapi tidak
disampaikan kembali ke unit atau UPT yang berada di bawahnya.
(b) Anggaran Dana
Kendala ketiga, yaitu anggaran dana. Sebagaimana hasil
wawancara berikut:
...........Juga boks arsip yang habis karena tidak ada anggaran untuk
membeli boks lagi.107
Berdasarkan jawaban wawancara, unit pengolah tidak memiliki
anggaran dana khusus dalam melakukan pengelolaan arip dinamis
inaktif. Karena anggaran dana hanya di prioritaskan pada kegiatan
atau rencana kerja dari Biro yang menaungi unit pengolah tersebut.
106Lucki Engel. 107Cici.
87
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian
(a) Penciptaan dan Penerimaan
Penciptaan dan penerimaan merupakan tahap awal dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif yang tercipta
dari unit kearsipan dan unit pengolah yaitu: SPJ Keuangan, DIPA,
SPPLS, TUP, surat masuk dan surat keluar, serta arsip tercipta
berdasarkan tusi dari tiap unit pengolah. Berdasarkan hasil
wawancara, sebenarnya arsip dinamis inaktif tidak tercipta dengan
sendirinya pada unit kearsipan dan unit pengolah. Tetapi, melalui
proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan yang
sudah mencapai masa inaktif atau telah sampai jangka waktunya,
dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip.108 Dalam proses
pemindahan arsip tersebut, terdapat prosedur yang dapat dilakukan
dalam proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke Pusat
Penyimpanan Arsip sebagai berikut:109
1. Menyiangi (Weeding)
Memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka
waktu penyimpanannyaa dan arsip-arsip yang sudah tidak
dipergunakan lagi oleh unti pengolah atau satuan unit kerja yang
108Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217 109Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217-219
88
bersangkutan. Kegiatan menyiangi (weeding) akan
menghasilkan:
a). Arsip-arsip yang dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan
Arsip
b) Arsip-arsip yang dapat dimusnahkan oleh unit pengolah yang
bersangkutan, dan
c) Arsip-arsip yang kadang-kadang masih dipergunakan oleh
unit pengolah bersangkutan sehingga harus ditinggal sebagai
arsip semi aktif pada unit pengolah.
2. Mempersiapkan Alat-Alat
Sebelum melakukan pemindahan, harus dipersiapkan
terlebih dahulu alat-alat yang dipergunakan untuk menampung
pemindahan tersebut, seperti: folder, filling cabinet, guide, rak, dan
lain-lain. Apabila perlu, disiapkan juga ruangan tersendiri.
3. Membuat Daftar
Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dari unit
pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip harus dibbuatkan daftarnya,
daftar tersebut berisi:
a) Nama Unit Pengolah yang memindahkan
b) Pokok Masalah
c) Masalah
d) Jangka waktu penyimpanan berkas
e) Tahun berkas yang bersangkutan
89
f) Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita rekaman,
microfilm, dan lain-lain)
g) Keadaan fisik arsip (baik, rusak)
h) Jumlah berkas
4. Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke Pusat
Penyimpanan Arsip
Dalam surat isian tersebut antara lain disebutkan:
a) Nama Unit Pengolah
b) Tanggal Persetujuan
c) Tanggal Penyerahan
d) Pejabat yang Menyerahkan
e) Tanggal Penerimaan Penyerahan
f) Pejabat yang Menerima Penyerahan
5. Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip
Dalam berita acara tersebut antara lain disebutkan:
a) Tanggal, Bulan dan Tahun saat berita acara itu dibuat.
b) Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima.
Prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan dari
unit pengolah ke unit kearsipan, sudah sesuai dengan prosedur
pemindahan arsip, walaupun masih terdapat unit pengolah yang belum
melakukan pemindahan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Sebelum dilakukan pemindahan, unit pengolah memilah arsip dinamis
90
inaktif yang akan dipindahkan, kemudian membuat daftar arsip
dinamis inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan, lalu unit
pengolah mengajukan surat pemindahan arsip, terakhir jika sudah ada
surat balasan dari Unit Kearsipan baru dilakukan pemindahan arsip
dinamis inaktif ke Unit Kearsipan.
Kemudian, prosedur yang dapat dilakukan dalam prosedur yang
dapat dilakukan dalam proses penerimaan arsip dinamis inaktif
yaitu:110
a) Memeriksa kelengkapan naskah,
b) Penandatanganan bukti penerimaan,
c) Penyortiran,
d) Pembukaan, dan
e) Pemberian cap penerimaan
Dalam proses penerimaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan
Unit Kearsipan dari unit pengolah, juga sudah sesuai dengan prosedur
yang berlaku, yaitu: Unit Kearsipan menerima pengajuan usul
pemindahan arsip dinamis inaktif, kemudian pihak Unit Kearsipan
melakukan pengecekan atau penyesuaian daftar arsip dinamis inaktif
dengan fisiknya, setelah itu Unit Kearsipan memeriksa daftar arsip
dinamis inaktif berdasarkan kaidahnya, lalu Unit Kearsipan
melaksanakan penerimaan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah,
110Yeyen Sukrilah, h. 4
91
dan terakhir, Unit Kearsipan membuat berita acaranya pemindahan
arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan.
(b) Penyimpanan
Asas penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan
Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian menggunakan
asas desentralisasi. Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan
suatu organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit
kerja masing-masing.111 Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadan
Kementerian Pertanian memberikan tanggung jawab kepada masing-
masing unit pengolah untuk menyimpan arsip dinamisnya sendiri.
Namun, jika sudah mencapai masa retensinya dan menjadi arsip
dinamis inaktif akan dilakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke
Unit Kearsipan dan disimpan pada records center. Karena arsip
dinamis inaktif yang diserahkan ke Unit Kearsipan dari unit pengolah,
sudah menjadi tanggung jawab dari Unit Kearsipan sepenuhnya.
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan
arsip dinamis inaktif pada records center Unit Kearsipan Biro Umum
dan Pengadaan Kementerian pertanian, adalah sistem penyimpanan
berdasarkan subjek. Sistem penyimpanan subjek (Subject Filling)
merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan
mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk
111Saiman, h. 106
92
mengaturnya.112 Namun terdapat perbedaan dalam melakukan
penyimpanan arsip dinamis inaktif antara Unit Kearsipan dengan unit
pengolah. Terdapat unit pengolah dalam melakukan penyimpan arsip
dinamis inaktif hanya berdasarkan pada bulan dan tahunnya saja.
Sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh Unit
Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan adalah sistem penyimpanan
subjek, maka prosedur yang dapat dilakukan dalam penyimpanan
menurut subjek, yaitu:113
a) Membuat indeks. Kegiatan indeks yaitu:114
1. Membaca secara cermat untuk menentukan inti arsip dinamis.
2. Menentukan judul/ caption arsip dinamis secara tepat.
3. Memberikan keterangan-keterangan lain yang menjadi
petunjuk (indeks) dari arsip dinamis yang bersangkutan .
4. Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya (sub
subjek) dari arsip dinamis.
b) Memberi Kode
c) Menyortir
d) Menyimpan atau menempatkan di lemari arsip dan diberi label
Berdasarkan hasil wawancara prosedur penyimpanan arsip
dinamis inaktif yang telah dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Biro
Umum dan Pengadaan adalah membaca, menentukan judul, memberi
112Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 102 113Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 112-114 114Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 16
93
kode, menyortir, dan menyimpan serta menempatkan arsip juga
pemberian label. Dari 4 prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif
berdasarkan subjek, Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan telah
melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan
prosedur. Walaupun, pada kenyataannya sistem penyimpanan arsip
dinamis inaktif yang dilakukan antara Unit Kearsipan dan unit
pengolah belum seragam.
Terkait dengan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif,
organisasi/ lembaga dapat membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA)
sebagai pedoman/ acuan ketika akan melaksanakan penyusutan dan
pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.115
Dari hasil wawancara diperoleh, Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian sudah membuat dan memiliki
Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tetapi, Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang
terdapat dan berlaku di Kementerian Pertanian dibagi menjadi dua
jenis, yaitu: JRA fungsi Fasilitatif dan JRA fungsi Substantif. Untuk
JRA Fasilitatif baru selesai di revisi pada tahun 2016 kemarin,
115Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan. h. 6
94
sedangkan JRA Substantif hingga saat ini masih dalam proses
penggarapan.
Dalam memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dinamis inaktif yang tersimpan, sebelum adanya aplikasi temu
kembali arsip, Unit Kearsipan menggunakan daftar arsip untuk
menemukan kembali arsip yang tersimpan. Namun, saat ini Unit
Kearsipan sudah menggunakan aplikasi temu kembali yang bernama
Sistem Informasi Manajemen Inaktif (SIM INAKTIF) yang
merupakan pengembangan dari aplikasi RECIS (Record’s Center
Information System) yang dibuat oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) karena menyesuaikan dengan kebutuhan dari unit
pengolah di Kementerian Pertanian. Namun aplikasi ini belum bisa
diakses secara online, untuk dapat mengaksesnya harus datang
terlebih dahulu ke records center yang berada di Kementerian
Pertanian.
(c) Pemeliharaan
Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, usaha-
usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip dinamis inaktif
dibagi menjadi tiga, yaitu: pemeliharaan dari segi fisik, isi dan
perlengkapan penunjang pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Pemeliharaan arsip dinamis inaktif dapat mempertimbangkan ruang
penyimpanan dan pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan
arsip sebaiknya jangan terlalu lembab, harus terang dan menggunakan
95
penerangan alam (sinar matahari), ada ventilasi secukupnya, bebas
dari kemungkinan terjadinya: kebakaran, banjir, dan serangga,
terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dan disesuaian dengan
bentuk arsip yang disimpan. Untuk menghindarkan arsip dari
gangguan serangga, bisa dilakukan fumigasi. Fumigasi merupakan
salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati, dan
mensterilkan arsip.116 Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan,
suhu udara berkisar antara 65°F sampai 75°F, dan kelembaban udara
sekitar 50° dan 65°, jika kelembaban melebihi 65° akan
mengakibatkan kelapukan pada arsip.117
Usaha-usaha yang telah dilakukan Unit Kearsipan Biro Umum
dan Pengadaan Kementerian Pertanian, seperti: kalau dari sarana
menggunakan AC, terus untuk mencegah kelembapan pakai silica gel
di taruh di masing-masing boks, lalu ada pakai kamper untuk
mencegah tikus atau serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu
pakai termohygrometer, serta pernah dilakukan fumigasi pada tahun
2014 pada saat awal pemungsian records center. Juga tahun ini sedang
digarap mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang
mengatur tentang pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Sehingga arsip
dinamis inaktif lebih terjaga kelestarian juga khazanahnya.
116Yayan Daryana, h. 10 117Basir Barthos, h. 56
96
(d) Penyusutan dan Pemusnahan
Langkah terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah
tahap penyusutan dan pemusnahan. Dasar pertimbangan tentang
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis yaitu Perturan Pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979 sebagai pelaksanaan Undang-Undang Nomor
7 Tahun 1971, yang memuat hal-hal sebagai berikut:118
1. Bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi
pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat
seirama dengan dinamika kehidupan bangsa.
2. Bahwa dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepatguna
kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional seperti dimaksudkan dalam
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu
mengatur penyusutan arsip dalam Peraturan Pemerintah.
Berdasarkan hasil wawancara, Unit Kearsipan Biro Umum dan
Kementerian Pertanian sudah melakukan kegiatan penyusutan dan
pemusnahan arsip dinamis inaktif. Kegiatan ini dilakukan karena,
untuk mengurangi volume arsip dinamis inaktif yang tersimpan juga
tidak mengahabiskan ruang penyimpanan serta mengurangi biaya
pemeliharaan arsip. Arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan
penyusutan dan pemusnahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi
118Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan
Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, h. 1
97
Arsip (JRA) yang sudah dibuat oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian.
Alur kerja atau prosedur penyustan dan pemusnahan arsip
dinamis inaktif erat kaitannya dengan arsip dinamis inaktif. Prosedur
pemusnahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan Unit Kearsipan Biro
Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian adalah dibuatkan daftar
arsip yang akan dimusnahkan, kemudian diajukan rekomendasi usul
musnah, diadakan rapat antara ANRI, unit pencipta, dan unit
kearsipan, lalu dibuatkan notulen rapat dan disusun rekomendasi
penilaian, kemudian menunggu keputusan dari kepala ANRI, setelah
itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangani sekjen,
kemudian usul musnah dan dilakukan pencacahan oleh pihak ketiga,
terakhir dibuatkan berita acara pemusnahannya yang ditandatangani
oleh Biro Hukum, Irjen, dan arsiparis yang menyaksikan pencacahan.
Kemudian proses penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif
terebut terdapat saksi yang mengawal proses berlangsungnya
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, yaitu: unit
pencipta, sekjen, irjen, dan ANRI. Serta sesuai dengan Jadwal Retensi
Arsip (JRA) tiap tahun rutin dilakukan penyerahan arsip ke Arsip
Nasional Republik Indonesia.
98
2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian
Pertanian
Dalam penggunaan fasilitas kegiatan pengelolaan arsip dinamis
inaktif, dapat dilakukan dengan memilih kriteria sebagai berikut: (1)
kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali, (2) kebutuhan ruang, (3)
kebutuhan keamanan, (4) harga peralatan, (5) biaya pengoperasian, (6)
jumlah orang yang secara rutin mengakses arsip tersebut, dan (7) karakter
fisik arsip. Perlengkapan arsip dinamis inaktif itu sendiri bisa berupa map,
folder, guide, filling cabinet, lemari, rak, dan rotatory filling.119
Berdasarkan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman
Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, standar prasarana dan
sarana kearsipan meliputi:
a) Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari:
(1) Ruang transit arsip;
(2) Ruang pengolahan;
(3) Ruang penyimpanan;
(4) Ruang restorasi; dan
(5) Ruang pelayanan
b) Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan
sosial);
c) Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file,
roll o’pack); dan
119Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 32
99
d) Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif,
daftar berkas, daftar isi berkas).
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, fasilitas yang
digunakan oleh Unit Kearsipan sudah sesuai dengan standar yang berlaku,
yaitu: mobile file, rak arsip statis, komputer, boks arsip, dan gedung
penyimpanan arsip dinamis inaktif. Namun di unit pengolah, hanya
beberapa unit pengolah saja yang ada dan menggunakan fasilitas tersebut,
seperti: boks arsip, mobile file, dan ruang penyimpan arsip dinamis inaktif,
selebihnya hanya menaruh arsip di boks arsip saja dan tidak ada tempat
penyimpanan khusus arsip dinamis inaktif.
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan
Kementerian Pertanian
Dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, terkadang
terdapat kendala yang dihadapi oleh organisasi/ lembaga. Kendala dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif, antara lain: 1). Kurangnya kesadaran
terhadap pentingnya arsip bagi organisasi; 2). Pegawai kearsipan yang
kurang cakap; 3). Peralatan yang tidak memadai, karena kurangnya
dana.120 Berdasarkan hasil wawancara, ada 2 kendala yang dihadapi Unit
Kearsipan Biro UP Kementan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak samanya pemahaman,
tenaga/ SDM, dan anggaran dana.
120Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 29
100
Kendala Pertama, yaitu kurangnya kesadaran dan tidak samanya
pemahaman. Unit pengolah yang belum mengkuti secara sepenuhnya SOP
yang berlaku mengakibatkan banyaknya ketidaksesuaian antara daftar
arsip dinamis inaktif yang dipindahkan dengan fisiknya. Sosialisasi sudah
diberikan oleh Unit Kearsipan, akan tetapi sosialisasi ini tidak berjenjang
dalam arti pihak yang diberi sosialisai tidak mensosialisasikan kembali
informasi yang di terima ke jenjang yang dibawahnya. Misalkan, pihak
eselon 1 menerima sosialisasi mengenai pengelolaan kearsipan, namun
tidak diteruskan hasil sosialisasi tersebut kepada unit keja atau UPT di
bawahnya.
Kendala Kedua, yaitu anggaran dana. Sebenarnya untuk di Unit
Kearsipan sudah memiliki anggaran dana tersendiri setiap tahunnya untuk
melakukan pengelolaan arsip. Untuk tahun ini saja, anggaran yang
dianggarakan oleh Unit Kearsipan sekitar 1,5milliar rupiah yang berasal
dari dana APBN. Jumlah tersebut disesuaikan dengan belanja modal pada
tiap tahunnya. Akan tetapi kondisi tersebut berbanding terbalik yang
terjadi pada unit pengolah. Unit pengolah tidak memiliki anggaran khusus
dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Misalkan: ada unit
pengolah yang kehabisan boks untuk menyimpan arsip, karena tidak
adanya anggaran maka arsip tersebut masing berada di dalam karung
dalam penyimpannya.
101
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari pengumpulan data, pengolahan data, analisis data
dan pembahasan dalam penelitian ini perihal pengelolaan arsip dinamis inaktif
pada Unit Kearsipan Biro UP Kementan, dapat disimpulkan hal-hal sebagai
berikut:
1. Mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan
Kementan sudah sesuai dengan mekanisme yang berlaku. Akan tetapi,
masih terdapat unit pengolah yang masih belum melakukan pemindahan
arsip sesuai dengan mekanisme pemindahan arsip. Juga, dalam mekanisme
pemeliharaan arsip masih belum maksimal dilakukan. Kegiatan
pemeliharaan arsip dengan cara fumigasi baru sekali dilakukan pada tahun
2014.
2. Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian sudah sesuai dengan standar. Namun ada beberapa perlengkapan
yang perlu adanya pendayagunaan yang maksimal, seperti: terdapat
aplikasi yang dapat membantu melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif dengan cepat dan mudah yang bernama Sistem Informasi
Manajemen Inaktif (SIM INAKTIF).
102
3. Dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif, ada 2 kendala yang dihadapi oleh
Unit Kearsipan Biro UP Kementan, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak
adanya kesamaan pemahaman antara unit pengolah dengan Unit Kearsipan
dan tidak adanya anggaran khusus pada unit pengolah dalam melakukan
pengelolaan arsip.
B. Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah disebutkan di atas, penulis
hendak mengemukakan beberapa saran kepada Unit Kearsipan Biro UP
Kementan mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif, sebagai berikut:
1. Sebaiknya Unit Kearsipan melakukan proses evaluasi (evaluation) dan
pengawasan (controlling) terkait dengan mekanisme pengelolaan arsip
agar sesuai dengan mekanisme yang ada. Juga, dalam mekanisme
pemeliharaan arsip sebaiknya proses fumigasi dilakukan secara berkala
untuk menjaga kelestarian arsip dan menjaga khazanah arsip yang
tersimpan.
2. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM INAKTIF)
sebaiknya perlu dikembangkan lagi agar dapat digunakan secara optimal
dan membantu pengelolaan serta temu kembali arsip di lingkungan
Kementan.
3. Sebaiknya Unit Kearsipan yang mempunyai tugas sebagai pembina
kearsipan di lingkup Kementan memberikan pengertian-pengertian
kembali atau sosialisasi secara berkelanjutan akan pentingnya pengelolaan
arsip yang baik dan membantu merumuskan kebijakan-kebijakan yang
103
mendukung proses pengelolaan arsip pada unit kerja agar tidak ada lagi
unit kerja yang tidak memiliki anggaran tersendiri dalam melakukan
pengelolaan arsip.
4. Saran untuk penelitian selanjutnya dalam mengembangkan tema penelitian
ini mengenai aspek pengelolaan arsip dinamis inakitf yaitu mengenai
peran aplikasi SIM INAKTIF dalam menunjang kebutuhan informasi bagi
Kementerian Pertanian dan organisasi lain yang terkait agar lebih
maksimal penggunaanya.
104
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, 4th ed. Jakarta:
Djambatan, 1996.
ANRI. Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit
Kearsipan pada Lembaga Negara. 2012.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta Dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 1997.
Cook, Michael. The Management of Information from Archives, 2nd ed. London:
Gower Publishing Company Limited, 1999.
Daryana, Yayan. Modul 1: Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip
(Jakarta: Universitas Terbuka), h. 10 diakses pada 14 Juni 2017 dari
repository.ut.ac.id/4105/1/ASIP4320-M1.pdf
Emzir. Analsis Data: Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2011.
Fermi National Laboratory (FERMILAB). Employee Records Management.
FERMILAB, 2012.
Goldschmidt, Pauline Joseph, Shelda Debowski, and Peter, ‘Emerald Article:
Pardigm Shifts in Recordkeeping Responsisbilities: Implications for ISO
15489’s Implementation’, Records Management Journal, Vol. 22 (2012), h.
55–77 diakses pada 20 Maret 2017 dari
http://members.rimpa.com.au/lib/StaticContent/StaticPages/pubs/nat/inForum
2011/inForum2011_PJoseph_paper.pdf
Gunawan, Imam. Metode Penelitian Kualitatif: Teori Dan Praktik. Jakarta: Bumi
Aksara, 2013.
Hasugian, Jonner, ‘Pengantar Kearsipan’, h. 7 diakses pada 15 Juni 2016 dari
http://repository.usu.ac.id/xmlui/handle/123456789/1804
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Kurniatun, ‘Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam Menunjang Layanan
Informasi Di Arsip UGM’, Jurnal Kearsipan, Vol. 6 (2011), h. 117 diakses pada
03 Juni 2016 dari http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan
Latief, H.A. Razak and H. Rais. Terjemahan Hadis Shahih Muslim, 1st ed. Jakarta:
Pustaka Al-Husna, 1978.
105
Malabay, ‘Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam
Rangka Tertib Administrasi Kearsipan Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer’,
Jurnal Ilmu Komputer, 2014, h. 76 diakses pada 12 Februari 2017 dari
http://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU-Journal-3655-malabay2.pdf.
Moleong, Lexy J. Metode Pendekatan Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,
2009.
Nada, Abdul Aziz bin Fathi as-Sayyid. ‘Pasal 1 Adab Al-Ijaarah: Memperkejakan
Orang’, Ensiklopedia Adab Islam: Menurut al-Qur’an Dan as-Sunnah, Vol. 1.
Jakarta: Pustaka Imam Syafii, 2007.
Natsir, Mohammad. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003.
Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang
Penyusutan Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971. 1979.
Republik Indonesia. Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan, 2009.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Schauder, Kennedy. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping,
2nd ed. Australia: LONGMAN, 1998.
Smith, Judith-Read, et. all. Record Management. USA: South Western, 2002.
Sub Bagian Kearsipan, ‘Profil Unit Kearsipan Kementerian Pertanian’.
Kementerian Pertanian, 2015.
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2014.
Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabet,
2013.
Sukrilah,Yeyen Sukrilah, ‘Kegiatan Kearsipan Tata Usaha SMP Negeri Se-
Kecamatan Sleman’, Hanata Widya: Jurnal Manajemen Pendidikan, 2 (2013),
4. diakses pada 06 Juli 2017 dari
journal.student.uny.ac.id/ojs/index.php/fipmp/article/viewFile/562/550
Sulistyo Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.
____________. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003.
Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. Panduan Penyusutan Arsip Kementerian
Pertanian. Jakarta, 2013.
106
Widjaja, A. W. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press,
1986.
Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
__________. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yeo, Elizabeth Sheperd and Geoffrey. Managing Records: A Handbook of
Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2
Surat Tugas Menjadi Dosen Pembimbing
Lampiran 3
Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 4
Surat Izin Penelitian
Lampiran 5
Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan
Pengadaan Kementerian Pertanian
1. Boks Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
2. Rak Statis Penyimpanan Boks Arsip
3. Moile File Penyimpanan Boks Arsip
4. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM INAKTIF)
5. Komputer Temu Kembali Arsip Dinamis Inaktif yang Tersimpan
6. Ruang Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
7. Lemari Penyimpanan ArsipVideo
Lampiran 6
Piagam Penghargaan Penyelenggaraan Kearsipan dari Arsip Nasional Indonesia (ANRI)
Kepada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 7
Surat Edaran Penyelenggaraan Kearsipan pada Lingkup Kementerian Pertanian
Lampiran 8
Berita Acara Serah Terima dan Daftar Arsip Terlampir Penyusutan Arsip Kementerian
Pertanian
1. Pemindahan
2. Penyerahan
3. Pemusnahan
Lampiran 9
Draft Pertanyaan Wawancara
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian
Nama Informan : Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM.
Jabatan : Kepala Subbagian Kearsipan
Tempat Wawancara : Records Center Kementerian Pertanian
Waktu Wawancara : 17 Maret 2017
1. Bagaimana sejarah berdirinya Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian
Pertanian?
Jawab:
Pertama unit kami Unit Kearsipan Kementerian itu awalnya memang pindah-pindah
belum kerumpunnya, baru 2016 lalu kita baru masuk kerumpunnya yaitu Biro Umum
dan Pengadaan. Sebelumnya kita di Biro Keuangan dan Perlengkapan yang kor. Bisnis
di Biro Keuangan dan Perlangkapan adalah laporan keuangan menuju YPP, tetapi ada
kearsipan disitu sudah bagian dari yang terpisah sebenarnya, sehingga setelah digodok
struktur organisasinya yang pas itu harus masuk kerumpunnya yaitu Biro Umum, kan
dimana-mana kan umum itu masuk sub kearsipan karena disitu ada arsip tercipta,
penggunaannya, pemeliharaannya, sampai ke penyusutan itu lebih pas di Umum
fungsinya. Kita baru bergabung di Biro Umum baru untuk sampai saat ini baru se-tahun.
Kondisi kenapa kita di Biro Umum yang tadi kan sudah terjawab, karena sudah masuk
dalam satu rumpunnya.
2. Apa saja visi, misi, tujuan dan fungsi Unit Kearsipan?
Jawab:
Ya kalau misi, visi, sudah bapak bisa baca disana ya, kalau misinya kan memang kita
ingin mencapai, ingin meningkatkan penciptaan, penataan, perawatan, pemeliharaan,
kelestarian, pemanfaatan arsip konvensional dan media baru sesuai dengan yang
diamanatkan Undang-Undang 43 terkait Kearsipan itu misi kami. Kalau visi itu sendiri
ya, kita mewujudkan arsip sebagai sumber informasi yang sudah akuntabilitas itu sudah
jelas, kita ingin dulu menata arsip yang tadinya notabene itu kacau atau berantakan dan
sebainya belum tertata dengan rapi sampai dengan arsip yang memang sudah
gelondongan seperti itu kita tata dulu sambil kita juga paralel membenahi sistemnya
yang kedepannya, jadi jangan sampai nanti contohnya orang mengirim arsip ke Unit
Kearsipan atau Unit Pengolah mengirim arsip ke Unit Kearsipan itu tidak sesuai dengan
prosedur misalkan pakai karung, atau dus-dus rokok dan sebagainnya itu sudah tidak
sesuai, padahal di dalam karung itu pun belum tentu seluruhnya arsip, sebagian kecil
saja arsip dan sebagian besar adalah non-arsip.
3. Secara keseluruhan, ada berapa jumlah staf pada Unit Kearsipan ? dan rata-rata apa
latar belakang pendidikannya?
Jawab:
Kalau background pendidikan mereka memang ada yang dari kearsipan dari UGM, dari
yang ada sekarang 14 sub, 11orang, 12 orang dan ada orang yang THL itu 1, itu 3 atau
4 itu sudah usia di atas 50 dan yang bener-bener arsiparis itu baru 5, 2 calon, nah yang
2 calon itu hasil diklat.
4. Berapa hari kerja efektif Unit Kearsipan selama seminggu? Mulai dari jam berapa
sampai jam berapa waktu kerjanya?
Jawab:
Ya kalau efektif, sesuaidengan kami di aturan PNS setengah 8 sampai jam 4 kalau
senin-kami, tapi kalau hari jum’at tambah setengah jam lagi, setengah 8 sampai
setengah 5. Itu efektif kami kerja dari jam kantor, tapi kerja betul itu pun bisa ada jam
istirahat jam 12 sampai jam 1.
5. Apa saja program kerja Unit Kearsipan? Apakah semua program tersebut sudah
berjalan dengan baik?
Jawab:
Ya kalau program kan, kami akui dengan kondisi yang masih kami proses pembenahan
ini masih banyak program yang harus kita benahi dalam proses misalnya program
penyusutan, yang awalnya pemahaman itu belum seluruhnya tau itu bagaiman proses
penyusutan arsip, perlu kami tegaskan kembali pada masing-masing eselon 1 supaya
program bisa berjalan harus dilakukan secara berjenjang bukan ujug-ujug
memindahkan langsung ke eselon 1, karena masing-masing eselon 1 juga punya
disarankan punya anggaran untuk membina bagaimana tata kelola arsip dilingkupnya
sehingga kami harus selalu mengadakan koordinasi dengan eselon 1 terkait
Kementerian Pertanian yaitu 11 eselon 1 saat ini tadinya 12 eselon 1, satu eselon 1 di
liquidasi yaitu Irjen. P2HP.
6. Arsip dinamis inaktif apa saja yang diterima Unit Kearsipan? Dan berapa jumlah arsip
dinamis inaktif yang dimiliki?
Jawab:
Kalau liat jumlah kami belum bisa keseluruhan karena kami juga akan mencoba
membuat aturan terkait aplikasi itu jauh lebih bisa terekam jumlahnya nanti. Untuk jenis
arsip apa saja kalau di records center posisi di gedung arsip pusat otomatis yang berada
di pusat, untuk badan litbang, untuk tanaman pangan dan dirjen. Hortikultura posisinya
di pasar minggu.
7. Apakah ada SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jika ada, berikan
alasannya membuat SOP dan bagaimana bentuk SOP tersebut? Namun, jika tidak ada,
panduan/ pedoman apa yang digunakan dalam mengelola arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kalau SOP kami coba bangun, karena yang namanya arsip dinamis kan, arsip aktif,
arsip inaktif, dan arsip vital. Kalau inaktif nya karena itu menjadi tusi kami, kami coba
bangun namanya SOP Pemindahan Arsip, Pemusnahanan dan Penyerahan Arsip.
8. Bagaimana alur kerja pengelolaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kalau inaktif kami sudah punya yang tadi saya bilang SOP nya, proses pemindahan
dari unit pengolah kami utamakan yang di kantor pusat berjalan, mereka mengirimnkan
misalkan arsip misalnya udah ada daftar arsipnya memindahkan arsip sesuai dengan
jenjangnya dulu dari unit pengolah ke unit kearsipan 2 dulu, dari 2 masuk ke 1, dari 1
baru ke pusat sehingga itu nanti menjadi tahapan yang benar-benar dikawal oleh
penciptannya jadi tidak langsung.
9. Asas apa yang dipakai dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? (Ada asas
sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi). Jika menggunakan salah satu asas tersebut,
berikan alasan mengapa menggunakan asas tersebut?
Jawab:
Lebih ke desentralisasi, kalaupun dengan rentan kendali yang kayak gini kayaknya
sentralisasi ga mungking, karena sentralisasinya hanya di pengolah saja hanya di TU,
jadi setiap surat masuk keluar harus lewat TU. Tapi untuk sentralisasi tidak mungkin
dengan rentan kendali kami yang seperti ini.
10. Fasilitas apa saja yang menunjang pengelolaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kalau fasilitas, luar biasa kami kembali ke komitmen pimpinan kami saat ini..........kami
melakukan dulu setelah keliatan yang iniloh tidak ada saranannya ini yang kami
butuhkan jauh lebih cepat untuk mendapatkan sarananya.
11. Bagaimana penyimpanan arsip dinamis inaktif? Disimpan berdasarkan apa? Dan
berapa lama masa penyimpananya?
Jawab:
Kalau penyimpanan sudah kita coba bantu dengan JRA kita yang kita punya, JRA
Fasilitatif dan JRA Substantif. Kalau yang Fasilitatif kan lebih ke yang adminsitrasi,
keuangan dan sebagainya, sedangkan Substantif lebih ke teknis karena Kementerian
Pertanian merupakan Kementerian teknis yang notabene sangat luat rentan kendali
teknisnya disitu ada perkebunan, disitu ada tanaman pangan, disitu ada hortikultura dan
badan ketahanan pangan.
12. Adakah anggaran khusus dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? Kalau
ada, berapa besar jumlah anggaran tersebut dan berasal dari mana sumber dana
tersebut?
Jawab:
Kalau anggaran APBN sudah jelas, ga mungkin dari luar APBN..........terus kalau
jumlahnya fluktuatif artinya ada misalnya dana yang tinggi itu karena terkait belanja
modal, belanja modal terkait saranan dan prasarana, kalau lebih banyak belanja sarana
dan prasarana tentunya dia akan membesar, tetapi ada tahun yang sarana dan
prasarananya tidak kami tonjolkan lebih ke pembinannya tidak terlalu besar jadi
fluktuatif..........untuk tahun 2017 sekitar 1,5-an sampai 1,6-an karena kita ada belanja
terkait dengan rak statis.
13. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kendalanya banyak kalau bicara mengenai kendala, teman-teman yang tadi
pemahamannya belum sama ketika menyerahkan arsip dalam boks memang benar
sudah rapih, namun ketika teman-teman arsiparis mengecek kembali isinya kadang-
kadang sesuai itu kendala yang paling utama. Sehingga kami khawatir di daftar arsipnya
isinya A tetapi isinya B ini yang harus kita, karena kita yang bertanggjawab atas arsip
yang sudah dipindahkan itu. Proses pemindahan yang perlu harus kawal, apa isi
fisiknya dengan softcopy dengan hardcopynya sesuai.
14. Apa tanggung jawab Unit Kerja kepada Unit Kearsipan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif?
Jawab:
Ya tanggungjawabnya kalau melihat amanat Undang-Undang sudah jelas banget,
mereka mempunyai tanggung jawab untuk mengolah arsipnya dulu, benar-banar di tata
dalam bentuk di berkasakan misalnya di dalam boks arsip tidak diserahkan dalam
bentuk karung, terus ada daftarnya dan tanggungjawabnya memberikan informasi ke
Unit Kearsipan jenjang di atasnya..........Tanggungjawab kami(Unit Kearsipan)
bagaimana mengamankan informasi yang baik itu fisik maupun yang masih kondisi
fisiknya juga dan informasinya bisa kita menyimpan, memelihara, bahkan merawat
ketika nanti dibutuhkan kami siap memberikan informasi.
15. Apa yang menjadi fokus Unit Kearsipan kedepannya?
Jawab:
Kalau fokus kami, gedung arsip ini full menjadi tanggungjawab kami dalam arti
difungsikan betul, karena bisa di lihat di lantai 2 gedung arsip ini masih menempel
dengan kantor yang seharusnya gedung arsip ini sudah full fungsinya untuk sebagai
penyimpanan arsip.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian
Nama Informan : Lucki Engel K. S.Hum
Jabatan : Pengadministrasi Umum Subbagian Kearsipan
(Arsiparis Ahli)
Tempat Wawancara : Kantor Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
Waktu Wawancara : 16 Maret 2017
A. Penciptaan dan Penerimaan Arsip Dinamis Inaktif
1. Penciptaan
a. Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari Unit Kearsipan maupun dari tiap
Unit Kerja eselon 1 Kementerian Pertanian?
Jawab:
Arsip yang tercipta banyak sesuai dengan tusi nya Cuma masalahnya belum
semua unit kerja itu melaksanakan penyusutan. Cuma yang terbanyak saat ini
hanya dari fungsi Fasilitatif yang ada di Sekjen. Kalau dari eselon lain ada dari
peternakan, dirjen P2HP karena bagian ini bubar semua arsipnya diserahkan ke
kami.
b. Bagaimana prosedur penciptaan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa saja
yang dilakukan dalam penciptaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kalau arsip dinamis inaktif itu kan tidak sengaja diciptakan, memang tercipta
secara otomatis dari hasil pelaksanaan kegiatan beda dengan buku. Minimal
sesuai dengan Tata Naskah.
c. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang
diciptakan?
Jawab:
Kita sudah standar kalau sosialisasi ke eselon 1, UPT ataupun unit kerja bahwa
format daftarnya itu sesuai dengan aplikasi yang kita punya. Jadi kalau sudah
sesuai dengan format kita bisa tinggal pindahkan ke aplikasi karena sudah sesuai
formatnya.
d. Apakah dalam penciptaan arsip dinamis inaktif dilaksanakan berdasarkan analisis
fungsi dan tugas dari tiap unit eselon 1? Berikan alasannya?
Jawab:
Seperti yang saya bilang tadi, arsip tercipta karena melaksankan fungsinya sesuai
dengan tupoksi nya. Jadi tercipta berdasarkan fungsinya.
e. Apakah ada buku agenda arsip dinamis inaktif keluar?
Jawab:
Kalau form peminjaman ada, juga ada buku agenda peminjamanya, kita juga bikin
laporan peminjaman arsip dinamis inaktif setiap tahun.
f. Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah
dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip?
Jawab:
Mulai beberapa tahun ini kita sudah mulai tertib sudah sesuai, yang pertama ada
surat usul untuk pemindahan, terus arsip yang dipindahin harus ada daftarnya,
udah tertata dalam boks, terus dibuat berita acara.
g. Apakah Unit Kearsipan memiliki arsip dinami inaktif dalam bentuk elektronik/
digital? Jika iya, berdasarkan kriteria apa? Dan bagaiman cara pengelolaannya?
Jawab:
Kalau ektronik udah ada, sudah mulai di scan tapi masih skalai prioritas, seperti
peraturan menteri, terus SK menteri tetapi volumenya belum terlalu banyak
karena kita masih fokus untuk entri data seluruh koleksi yang ada. Terus yang ada
juga masih metadata nya saja belum full elektronik.
h. Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta dari unit
kerja dan unit kearsipan?
Jawab:
Kita belum pernah hitung volume secara keseluruhan dari tiap tahunnya.
2. Penerimaan
a. Arsip dinamis inaktif apa saja yang diterima dari Unit Kearsipan maupun dari tiap
Unit Kerja eselon 1 Kementerian Pertanian?
Jawab:
Pada saat dia usul, pada saat dia inaktif atau umurnya sudah inaktif kita terima,
kita ga nentuin kriterianya. Karena sudah kewajiban kita mengelola arsip inaktif,
jadi tanpa melihat bentuk atau jenis arsipnya.Tapi kita ada kebijakan arahan, jika
ada pemindahan ke pusat arsip kementerian, arsip substansi dan yang punya nilai
permanen atau umurnya panjang.
b. Bagaimana prosedur penerimaan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa saja
yang dilakukan dalam penerimaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Pertama ngajuin surat permohonan usul pemindahan, setelah itu diterima
disposisinya ke arsiparis yang punya tanggungjawab ke unit pemindahan tersebut.
Kita sudah bagi tugas tiap unit esolon berbeda, nanti dari kita mengecek daftar
dengan fisiknya keseluruhan, terus memeriksa daftarnya secara kaidahnya sudah
informatif atau belum, kalau memang sudah sesuai antara daftar dengan fisiknya
baru pelaksanaan pemindahannya, kalau sudah ditandatanganin berita acaranya.
c. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang
diterima?
Jawab:
Banyak dari lingkup sekretaris jenderal, terus banyak lagi dari ditjen. Peternakan
dan kesehatan hewan, ada dari dirjen. Hortikultura, terus hasil akuisisi dari unit
eselon 1 yang di likuidasi.
d. Apakah ada buku agenda arsip dinamis inaktif masuk?
Jawab:
Lebih dibuatkan enteri sekitar 20rb-an berkas
e. Dari mana saja arsip dinamis inaktif diperoleh?
Jawab:
Dari unit eselon 2 lingkup sekjen, sama eselon 1 beberapa. Karena seperti
tanaman pangan mereka punya gedung sendiri, jadi bukan diarahi untuk
dipindahin ke pusat, karena kita punya tempat terbatas, jadi di keep di mereka
sampai retensinya habis.
f. Apakah Unit Kearsipan menerima arsip diamis inaktif dalam bentuk digital/
elektronik? Jika iyak, arsip dinamis inaktif apa yang diterima?
Jawab:
Belum, paling ada beberapa arsip-arsip bentuk video dari Humas. Karena banyak
bikin filler tentang paket tayangan siaran di tv, iklan layanan masyarakat.
g. Apakah dalam menerima arsip dinamis inaktif menjadi tanggung jawab
sepenuhnya Unit Kearsipan?
Jawab:
Ya dari berita acara tersebut kita sebutin bahwa sesudah melakukan pemindahan
itu, hak pengelolaan dan tanggungjawab itu sepenuhnya menjadi tanggungjawab
Unit Kearsipan.
h. Asas apa yang dipakai dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? (Ada
asas sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi). Jika menggunakan salah satu
asas tersebut, berikan alasan mengapa menggunakan asas tersebut?
Jawab:
Inaktif, kita desentralisasi. Jadi pertama kan unit kerja kita kan banyak, dan
tempatnya itu bukan satu lokasi, jadi ada di beberapa tempat lokasinya berbeda
dan mereka punya depot atau ruang penyimpanan kearsipan sendiri. Kita
sarankan juga agar memiliki tempat penyimpanan arsip inaktif.
B. Penyimpanan
1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa yang
dilakukan?
Jawab:
Pertama kalau hasil dari pemindahan kita sudah tentukan dengan lokasi simpan, ini
blok apa, nomor rak nya berapa, jadi kita udah punya kode posisi simpan, Jadi setelah
dilakukan tandatangan, kita lakunya yang namanya re-boksin, jadi boks yang terima
itu kita kasih nomor boks sesuai dengan lokasi tempat simpan. Jadi nomor boks nya
kita ganti dengan nomor lokasi simpan. Kalau yang penataan juga begitu, setelah di
tata dan entri kita kasih nomor label sesuai dengan lokasi simpan.
2. Media/ perlengkapan penyimpanan arsip dinamis inaktif apa saja yang dimiliki Unit
Kearsipan?
Jawab:
Kita ada mobile file, ada rak arsip statis, kalau termasuk sarana kita juga punya gedung
atau ruang.
3. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan?
Jawab:
Sesuai dan tergantung jenis arsipnya, berdasarkan JRA.
4. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan?
Jawab:
Kalau pedoman belum dibikin, paling kita buat layout penyimpanan.
5. Dalam menemukan kembali arsip dinamis inaktif yang tersimpan, bagaimana cara
menemukannya kembali?
Jawab:
Arahnya nanti menggunakan aplikasi, kalau udah ter-input di aplikasi tinggal ketik
lalu search kata kuncinya, lalu langsung ketemu. Lalu karena belum semua ke input,
biasanya dari daftar arsip.
C. Pemeliharaan
1. Adakah SOP/ kebijakan tertulis mengenai pemeliharaan arsip dinamis inaktif? Berikan
alasannya?
Jawab:
SOP tahun ini baru dibikin tentang pemeliharaan. Sebelumnya mungkin ada, tapi tidak
dijalankan. Paling pembersihan ruangan secara rutin oleh cleaning service, tapi kalau
pembersihan sampai ke boks tidak rutin dilakukan tiap minggu. Fumigasi pernah kita
lakukan sekali, kalau itu arsip yang memang lama dan kondisinya udah parah, tapi
setelah itu tidak pernah dilakukan dan terakhir 2014 pas awal pemungsian gedung
arsip.
2. Terkait dengan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, apakah ada survey/ pengecekan
arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Peninjauan kembali, di beberapa tahun ini, itu yang dilakukan. Karena banyak
perpindahan misalkan dari Gedung A ke sini, terus lagi datang rak baru harus di tata
lagi, jadi banyak posisi arsip yang daftarnya ada tapi fisiknya kurang.
3. Bagaimana cara/ usaha untuk melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Pemeliharaan kalau dari sarana, untuk menjaga suhu pakai AC, terus untuk mencegah
kelembapan pakai silica gel di taruh di masing-masing boks, lalu ada pakai kamper
untuk mencegah tikus atau serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu pakai
termohygrometer.
4. Kriteria arsip dinamis inaktif apa saja yang termasuk kedalam kegiatan pemeliharaan
arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Semua, kan treatment nya dilakukan di satu lantai gedung itu. Paling yang beda seperti
SK Menteri di taruh penyimpanannya pada mobile file.
5. Apakah ada instruksi dari pihak Kementerian Pertanian khususnya Menteri Pertanian
untuk memelihara arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Ada, kita udah beberapa kali mengeluarkan surat edaran, isinya mengatur penyiapan
ruangan, melakukan penyusutan secara berkala, pemberkasan arsip, menyediakan
anggaran itu bentuknya surat edaran sekretari jenderal.
D. Penyusutan/ Pemusnahan
1. Apakah Unit Kearsipa telah melakukan kegiatan penyusutan/ pemusnahan arsip
dinamis inaktif? Berikan alasan?
Jawab:
Kalau ga dilakukan nanti penuh, lalu ga efisien juga. Untuk mengurangi volume
signifikan dilakukan pemusnahan, jadi ga menghabiskan ruang penyimpanan sama
biaya pemeliharaan. Juga penyelamatan nilai guna ke ANRI.
2. Apakah Unit Kearsipan melakukan peninjauan kembali arsip dinamis inaktif yang
akan disusutkan/ dimusnakan? Berikan alasannya?
Jawab:
Prosesnya panjang, misalkan satu orang atau satu tim menyiapkan daftar yang akan
dimusnahkan, setelah itu baru adakan rapat yang mengundang ANRI, unit
penciptannya, sama arsiparis, nanti dibedah satu-satu, terus setalah itu ada
rekomendasi, notulen rapat dikiri ke ANRI nanti disanan diperiksa kembali, kalau
sudah setuju baru dimusnahkan.
3. Kriteria penilaian apa yang digunakan untuk menyusutkan/ memusnahkan arsip
dinamis inaktif? Berikan alasannya?
Jawab:
Karena kita sudah punya JRA, jadi berdasarkan JRA. Kalau tanpa JRA, kita pakai
kriteria nilai guna.
4. Bagaiman alur kerja pemusnahan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan?
Jawab:
Pertama tim arsiparis menyiapkan daftar arsip yang akan dimusnahkan, setelah ada
daftarnya, masuk ke Bu Putu diajukan rekomendasi pemusnahan, diadakan rapat
bersama ANRI, unit pencipta, lalu disusun notulen, disusun rekomendasi penilaian,
lalu dibuat surat usul musnah ke Arsip Nasional, kelengkapannya yaitu: daftar arsip
usul musnah, surat turunan peninjau panitia penilai, notulen rapat, setelah itu sampling
dari daftar tersebut, setelah oke baru surat persetujuan dari kepala ANRI ke sekjen.
Setelah itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangan sekjen, lalu usul
pemusnahan, lau digunakan pihak ketiga untuk pencacahan, lalu dibuatkan berita
acara pemusnahannya ditandatangan dari Biro Hukum, dari Irjen, sama arsiparis yang
ikut menyakiskan pencacahan.
5. Bagaimana metode/ cara pemusnahan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan?
Jawab:
Dari pihak ketiga langsung dicacah, nanti dari pihak ketiga dibikin surat pernyataan
di atas materai dari pihak ketiga.
6. Apakah Unit Kearsipan membuat daftar jenis arsip dinamis inaktif yang akan
disusutkan/ dimusnahkan? Berikan alasannya?
Jawab:
Ya tadi sudah dijelaskan dalam prosesnya
7. Apakah Unit Kearsipan membuat surat dan berita acara penyusutan/ pemusnahan arsip
dinamis inaktif?
Jawab:
Ya dibuat semua, yang tadi dijelaskan prosesnya.
8. Apakah ada saksi dalam pemusnahan arsip dinamis inaktif? Siapa saja saksinya?
Jawab:
Ada, dari uni pencipta, sekjen, irjen sama dari ANRI
9. Arsip dinamis inaktif apa saja yang termasuk kategori arip yang dimusnahkan/
dipermanenkan? Apakah ada kebijakan dari Unit Kearsipan untuk menyerahkan arsip
dinamis inakif ke Arsip Nasional Indonesia (ANRI)? Berikan alasannya?
Jawab:
Seperti yang udah dibilang tadi, udah termuat di dalam JRA. Disitu sudah ada jenis
arsip, retensi dan nasib akhirnya. Ya rutin, setiap tahun ada yang diserahkan .
10. Apakah ada perlengkapan yang digunakan dalam penyusutan/ pemusnahan arsip
dinamis inaktif? Jika ada, apa saja?
Jawab:
Untuk pencacahan ya kita gunakan mesin pencacah dari yang besar dan yang kecil
mesinnya ada, tapi ya butuh waktu yang lama untuk melakukannya, karena butuh
waktu dan tenaga yang banyak.
11. Bagaimana dengan penentuan nasib akhir/ retensi arsip dinamis inaktif? Apakah akan
dimusnahkan atau disimpan secara permanen? Berikan alasannya?
Jawab:
Itu udah tertuang di dalam JRA.
D. Pertanyaan Tambahan
1. Kendala apa saja dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif?
Jawab:
Kendalanya itu, Pertama kesadaran dari pihak-pihak pengolah atau ketidaktahuan dari
unit pengolah untuk melakasanakan proses pemberkasan arsip dari awal tercipta, jadi
akhinya menumpuk. Kemudian sosialisasi yang tidak berjalan dari eselon 1 bagian
sub. Tata usaha, setelah dilakukan sosialisasi tidak disampaikan ke unit atau UPT di
bawahnya, jadi tidak berjenjang dilakukan sosisalisasi. Lalu arsip yang diserahkan
terpisah-pisah tidak satu kesatuan, jadi banyak deskripsinya.
2. Arsip apa saja yang termasuk arsip dinamis inaktif di Pusat Arsip?
Jawab:
Khazanah yang lumayan lengkap itu Surat Korespondensi Sekretaris Jenderal sama
Menteri, terus Surat-Surat Keputusan Sekretaris Jenderal sama Menteri itu yang utama
dan yang paling sering dicari. Terus pertanggungjawaban keuangan sekitar 50%
sisanya ada dari Pusdatin, itu data-data statistik, dari Pusat Perizinan, dari Peternakan,
dari P2HP.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian
Nama Informan : Isman
Jabatan : Arsiparis Unit Pengolah Biro Keuangan dan
Perlengkapan
Tempat Wawancara : Kantor Subbag Keuangan
Waktu Wawancara : 17 Maret 2017
1. Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja?
Jawab:
Yaa kalau disini kan semuanya arsip keuangan, kalau yang lagi saya proses semuanya
arsip keuangan yang berbentuk SPJ keuangan semuanya ngumpul disini.
2. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang
diciptakan?
Jawab:
Disusun berdasarkan tahun
3. Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja?
Jawab:
Ga nentu juga, karena tergantung volume anggaran dan kegiatan. Tahun 2014 ada 27
dus, kalau yang 2011 hampir 92 bus, jadi tidak bisa diprediksi berapa jumlah arsip yang
harus tercipta, tetapi sekitar 1000 arsip lebih.
4. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja?
Jawab:
Kalau disini 2 tahun..........ini kemarin kenapa agak lama disini karena saya sendiri yang
mengerjakan sahurusnya setiap 2tahun harus dikirim ke gedung arsip.
5. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan?
Jawab:
Yang jelas ada tempatnya, jadi kita pedomannya dari orang arsip disana. Yang jelas ada
tempat arsipnya, arsipnya harus di boks-in.
6. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja?
Jawab:
Karena saya sendiri ya seperti biasa aja, pertama tahun berjalan kan masih aktif masih
belum saya kelola. Kalau yang sudah inaktif baru saya dus-dusin dan saya data. Lalu
saya simpan di ruang arsip baru dipindahkan ke gedung arsip.
7. Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah
dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya?
Jawab:
Udah, karena saya mengikuti aturan dari Bu Putu. Harus di data dulu, harus dimasukin
boks, boksnya itu ditulis apa aja isinya, baru kita kirim arsipnya.
8. Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan?
Jawab:
Ya prosedurnya itu tadi, pertama saya data dulu, udah saya data, saya laporkan ke
pimpinan saya kepala Biro, nanti kepala Biro bersurat untuk memindahkan arsip karena
arsip yang terdapat disini volumenya udah penuh ke Biro Umum ke Biro Bu Putu, nanti
ada balasan dari Biro Bu Putu bahwa disetujui, daftar arsip saya jilid satunya buat Bu
Putu, satunya buat arsip saya bahwa saya udah pernah mengirimkan ini berkas, setelah
siap dikirim ada berita acara serah terima, yang tanda tangan berita acara serah terima
kepala Biro disana sama disini.
8. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya?
Jawab:
Yang pertama karena saya sendiri itu perlu tenaga untuk mengerjakan ini, saya meminta
bantuan OB dan kadang anak PKL yang laki-laki untuk mengangkat ini semua karena
ga ada tenaga saya mindahin sendirian.
9. Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit
Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Iya dibuatkan
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Nanti, setelah ada surat balasan baru dibikin berita acara serah terima tersebut pakai
materai di tandatangan pimpinan, saya pegang satu dan yang satu lagi Biro Umum.
11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan
diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
JRA, kan kita punya JRA jadi kan tau ini arsip udah harus diserahkan. Setahu saya kalau
masih aktif 2 tahun, tapi kalau sudah inaktif 10 tahun baru dimusnahkan.
12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada
Unit Kerja?
Jawab:
Ya medianya kertas, komputer itu saja kalau disini. Sama itu tadi mobile file ada 4
dibelakang.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian
Nama Informan : Cici
Jabatan : Arsiparis Unit Pengolah Biro Perencanaan
Tempat Wawancara : Ruang Rapat Terbatas Biro Perencanaan
Waktu Wawancara : 17 Maret 2017
1. Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja?
Jawab:
Disini yang baru tercipta itu DIPA dan SPPLS dan TUP
2. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang
diciptakan?
Jawab:
Berupa kertas, mayoritas berupa buku, kertas, lembaran, peta wilayah juga ada.
3. Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja?
Jawab:
Satu tahun itu kemarin aja 2000 berkas yang sudah inaktif yang diserahkan dari Biro
Perencanaan ke records center.
4. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja?
Jawab:
Itu sesuai dengan sifatnya, dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).
5. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan?
Jawab:
Kode Klasifikasi
6. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja?
Jawab:
Pengelolaanya itu kita dari berupa karung-karung, masih ngacak masih bercampur,
dari satu karung itu kami pilah-pilah lagi, kita rapikan kembali, lalu kita mencatat
pada tabel kode klasifikasi arsip lalu masuk ke arsip dinamis inaktif...........Setelah
2000-an ke atas itu dicampur gitu aja, dulu sih sistemnya masih dicampur-campur gitu
aja.
7. Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah
dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya?
Jawab:
Sudah, karena kan dia ada tanda terima penyerahan Kabbag, Kasub, ke bagian
kearsipan sudah sesuai SOP dan sudah persetujuan kedua belah pihak antara Biro
Perencanaan dan Kearsipan untuk dipindahkan ke ruang records center.
8. Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan?
Jawab:
Kita pilah-pilah dari karung, ke susunan data, kita urutkan dulu sesuai sifatnya,
tahunanya, itu bagian kepegawaian, keuangan, dipipih-pilih dulu setelah itu nanti kita
masukkan ke tabel lembar kelasifikasi, setelah di data dimasukkan ke dalam boks
arsip, dicatat kode, nomor boks, tahunnya dan jumlah file di dalam satu boks itu.
8. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya?
Jawab:
Kendalanya itu jika satu map itu tercecer, tidak sesuai dengan urutannya, masih
tercampur dengan map-map lainnya. Juga boks arsip yang habis karena tidak ada
anggaran untuk membeli boks lagi.
9. Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit
Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Dibuatkan, itu diserahkan ke ruang arsipnya memang harus ada daftarnya karena biar
mengecek dalam 1 boks isinya ada apa aja, dan inaktif nya dari tahun keberapa.
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Serah terima dan berita acaranya ada, kan sesuai dengan SOP.
11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan
diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Baru hanya DIPA dan LS, itu yang memang sudah dari tahun-tahun lama 2009, 2008
sampai yang terakhir yang baru dikasih bagian ini 2012.
12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada
Unit Kerja?
Jawab:
Yaitu boks arsip aja.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian
Pertanian
Nama Informan : Lita
Jabatan : Arsiparis Unit Pengolah Biro Umum dan Pengadaan
Tempat Wawancara : Ruang Kepala Biro Umum dan Pengadaan
Waktu Wawancara : 17 Maret 2017
1. Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja?
Jawab:
Di Biro Umum dan Pengadaan selakuk studi panitranya ya, arsipnya itu arsip masuk
dan arsip keluar. Ada surat masuk biasa, segera sama undangan.
2. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang
diciptakan?
Jawab:
Hanya kertas saja ga ada yang lain.
3. Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja?
Jawab:
Banyak yaa, untuk yang keluar untuk tahun 2016 sekitar 2000-an.
4. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja?
Jawab:
Jangka waktunya, kita nyimpen juga dari yang tahun 2014. Jadi sekitar 2 tahun
5. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan?
Jawab:
Kalau disini tidak menggunakan, karena sifatnya masih sederhana. Disini disimpen aja,
tapi kiranya udah lama banget kayak tahun 2011 baru kita pindahin.
6. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja?
Jawab:
Biasanya kita file aja sih, dibundle terus dimasukkin boks arsip lalu ditaruh diruang
kecil dibelakang ruangan.
7. Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah
dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya?
Jawab:
Selama ini belum dilakukan, masih hanya disimpen aja disini. Baru melaksanankan
kemarin karena diminta dan sudah di klasifikasi di unit kearsipan
8. Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan?
Jawab:
Saya kurang mengetahui gimana prosedurnya.
8. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya?
Jawab:
Kayaknya ga ada kendala, karena kita sudah urutin berdasarkan bulan, tanggal,
langsung dikirim aja, nanti unit kearsipan yang sortir lagi berdasarkan kode.
9. Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit
Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Kurang mengetahui karena saya hanya mengurusi surat masuk saja dan belum
dibuatkan daftarnya, karena yang nge-file kemarin teman saya
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit
kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Karena sudah kenal dengan orang di Unit Kearsipan langsung diserahkan saja, karena
juga satu Biro jadi tidak perlu dibuatkan.
11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan
diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan?
Jawab:
Semua surat ga ada yang ga diserahin, terakhir tahun 2016.
12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada
Unit Kerja?
Jawab:
Boks file, kalau yang masih baru masih di bindeks itu, ga ada tempat penyimpanan
khusus, paling disimpen di ruang belakang aja.
Lampiran 10
Lembar Observasi
BIODATA PENULIS
Bimo Nugeraha. Lahir di Kota Jakarta, pada tanggal 19 Oktober 1995.
Penulis merupakan anak pertama dari dua bersaudara. Ayahanda penulis
bernama Samsudin dan ibunda bernama Tumini. Memiliki adik
perempuan yang bernama Naria Elies Tyanti. Saat ini, penulis bertempat
tinggal di Jalan Jati Padang III RT 005 RW 05 No. 16 Kel. Jati Padang
Kec. Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Riwayat pendidikan yang pernah
ditempuh penulis, yaitu dimulai dari Playgroup Melati Suci (1999-2000),
Taman Kanak-Kanak Islam Raudhatul Athfal Nurul Iman (2000-2001),
SDN Jati Padang 05 Pagi (2001-2007), SMPN 218 Jakarta (2007-2010),
dan SMA FATAHILLAH (2010-2013). Kemudian, pada tahun 2013 penulis melanjutkan
pendidikan S1 di Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil
program studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Prestasi Non-akademik yang
pernah diraih yakni pernah juara 2 lomba Murottal antar SD, juara 1, 2 dan 3 dalam kejuaraan
bola voli tingkat SMP, juga pernah mewakili Tim Jakarta Selatan dalam kejauaraan bola voli
tingkat DKI tahun 2013 dan pernah mewakili kontingen UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam
perhelatan PIONIR 2015 di Palu, Sulawesi Tengah cabang Bola Voli, mewakili UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta dalam ajang The 3rd Padjadjaran National Volleyball (VOLTOUR) di
UNPAD, Jatinangor pada bulan Mei 2016, mewakili UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam
ajang Volleyball Competition Of IPB (VOLLACI) di IPB, Dramaga, Bogor bulan Desember
2016 dan mewakili UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam ajang Pekan Olahraga Mahasiswa
Provinsi (POMPROV) DKI Jakarta ke V dan ke VI pada tahun 2014 & 2017. Prestasi
akademik yang dimiliki yakni pernah mengikuti olimpiade biologi antar SMP dan mengikuti
olimpiade ekonomi antar SMA. Adapun organisasi dan ekstrakurikuler yang pernah diikuti
adalah:
1. Anggota Tim Bola Voli SMPN 218 Jakarta (tahun: 2007-2010)
2. Anggota ROHIS SMA Fatahillah (tahun: 2011-2013)
3. Anggota Pancoran Student Leadership Program (PSLP) (tahun: 2011)
4. Ketua Karang Taruna Unit RW Kelurahan Jatipadang (tahun: 2014-2015)
5. Anggota Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Federasi Olahraga Mahasiswa (FORSA)
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (tahun: 2013-sekarang)
6. Ketua Divisi Bola Voli FORSA UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (tahun: 2016)