i

SISTEM PENGELOLAAN

ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF PADA BAGIAN

ADMINISTRASI KREDIT PD BPR BANK SOLO

S K R I P S I

Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat

Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi

Oleh

Dina Setya Ariyani

162009019

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2013

ii

iii

iv

v

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa

yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga

dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi

yang berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Pada Bbagian

Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo” dengan baik dan lancar.

Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana.

Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak

menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari

berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula

perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah

memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.

2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas

Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik

terbaik untuk penulis.

3. Arief Sadjiarto, S.E, M.Pd. selaku Ketua Program Studi Pendidikan

Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi.

4. Dra. Sri Muryani, MM. selaku dosen pembimbing skripsi serta selaku wali

studi yang banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada

vi

penulis dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan

Ekonomi.

5. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Boetje, Pak Kusjadi, Pak Alex,

Pak Bambang, Pak Arief, Ibu Entri, Ibu Sri Muryani.

6. Seluruh pegawai PD BPR Bank Solo yang telah membantu penulis dalam

menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis sampai

penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.

7. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan,

motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta

Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai

harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan

Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”

8. Rizal Satria SH, Mbak Neni Maristiana, Diki Setya Pambudi Utama

(adekQ tersayang), kakak-kakakku, sahabat, Penyemangat, dan Motivator

terbaik yang selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal.

9. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Sri Lestari, Teguh Wahyu Aji, Dewi

Anjani, Onny Yonada, Tira Kardinawati, Diah Aristanti, Melani, Tri

Rahayu (trex), Auliya, Arum terima kasih untuk kerjasama, bantuan,

kebersamaan, dan persahabatannya. Teman-teman angkatan 2009

khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman PE 2009 pada

umumnya yang telah memberikan motivasi dan dukungannya.

10. Semua rekan peserta ujian 9 September 2013 Megawati, Angga, Nova

Akmalia, Diah Aristanti, Karina Han, Novita Ambarsari, Permana Aji,

vii

Vichi, Sabet, dan semua teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu per

satu yang turut memberikan dukungan selama ujian berlangsung.

Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya

kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini

dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi

tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.

Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa

masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan

adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka

penyempurnaan skripsi ini.

Salatiga, September 2013

Penulis

viii

MOTTO

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan

Maka apabila kamu telah selesai,

Kerjakanlah dengan sungguh-sungguh yang lain

Dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap

(Q.S Alam Nasrah : 6, 7, 8)

Orang yang berakal tidak akan bosan untuk

Meraih manfaat berfikir,

Tidak putus asa dalam menghadapi keadaan

Dan tidak akan pernah berhenti

Dari berfikir dan berusaha

(Aidh bin Abdullah Al-Qarni)

Besar kecilnya keberhasilan Anda

Hampir dipastikan

Ditentukan oleh besar kecilnya

Kepercayaan Anda

Gagal mempersiapkan adalah mempersiapkan untuk gagal

(Dina Setya Ariyani)

ix

PERSEMBAHAN

Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga,

Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :

Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan

Kakak dan adikku yang aku sayangi

Motivator dan penyemangat hidupku

Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini

x

ABSTRAK

Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang

sangat penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran.

Manajemen kearsipan yang baik diperlukan oleh semua kantor untuk

memperlancar kegiatan perkantoran. Penelitian ini dimulai pada tanggal 29

Maret 2013 dan berakhir pada 12 Juli 2013. Masalah penelitian ini adalah

Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian

administrasi kredit PD BPR Bank Solo. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui

sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi

kredit PD BPR Bank Solo. Penelitian ini menggunakan metode penelitian

kualitatif. Sumber data penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data

diperoleh dari pengamatan, wawancara, dan dokumentasi. Penelitian ini

menggunakan prosedur analisis model interaktif dari Miles dan Hubberman yang

mencakup proses koleksi data, reduksi data, penyajian data dan pengambilan

kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah

Sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara Sentralisasi oleh petugas

administrasi kredit. Penataan arsip dinamis inaktif belum sesuai dengan Renstra

PD BPR Bank Solo 2011 yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Tidak ada

pegawai khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah

pegawai itu sendiri yaitu pegawai administrasi kredit. Peralatan yang digunakan

belum memadahi dan tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan

arsip inaktif menjadi satu dengan ruang kerja pegawai yaitu dibawah meja kerja

pegawai. Pemusnahan belum pernah dilakukan.

Kata kunci : system, arsip, dinamis

xi

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah ......................................................................... 5

1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................... 6

1.4. Signifikansi Penelitian .................................................................. 6

1.5. Keterbatasan Penelitian .................................................................. 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Arsip .............................................................................................. 8

2.1.1. Pengertian Arsip .................................................................. 8

2.1.2. Wujud Arsip ........................................................................ 9

2.1.3. Penggolongan Arsip ............................................................ 9

2.1.4. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................. 10

2.1.5. Penemuan Kembali Arsip ................................................... 12

2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip ............................................. 14

2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip .................................................. 16

2.2. Sistem ............................................................................................ 16

2.2.1. Arti Sistem .......................................................................... 16

2.2.2. Arti Sistem Filing ................................................................ 17

2.2.3. Sistem Kearsipan ................................................................. 21

2.2.4. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................. 23

2.3. Manajemen Kearsipan ................................................................... 24

2.3.1. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................. 25

2.4. Dokumentasi dan Administrasi Kredit .......................................... 25

2.4.1. Pengurusan Tata Cara Pengadministrasian Kredit ............ 27

2.4.2. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis .................... 29

2.4.3. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip .................................. 31

2.4.4. Penemuan Kembali Arsip ................................................. 35

2.4.5. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik ............................. 37

xii

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Jenis dan Metode Penelitian ......................................................... 39

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................... 39

3.3. Sumber Data .................................................................................. 40

3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................................... 40

3.5. Instrumen Penelitian ...................................................................... 44

3.6. Metode Analisis Data .................................................................... 45

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian ............................................................................. 48

4.1.1. Visi dan Misi PD BPR Bank Solo .................................... 48

4.1.2. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo ............................ 49

4.1.3. Gambar Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank Solo ... 51

4.1.4. Sistem Pengelolaan Kearsipan di PD BPR Bank Solo ...... 53

1. Sistem Penyimpanan Arsip di PD BPR Bank Solo ........... 53

2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip Bagian Administrasi

Kredit di PD BPR Bank Solo ........................................... 55

3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR

Bank Solo ......................................................................... 58

4. Ruang Khusus ................................................................... 59

5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip ....... 60

6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR

Bank Solo ......................................................................... 76

7. Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit

di PD BPR Bank Solo ...................................................... 76

8. Pemusnahan Arsip ............................................................. 78

4.2. Pembahasan .................................................................................. 78

4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan .......................................... 78

4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip ...................................... 80

4.2.2.1.Pengurusan Dokumen Penting .............................. 81

4.2.2.2.Pengurusan Dokumen Monitoring ........................ 81

4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian

Administrasi Kredit ........................................................... 83

4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip ........................................... 85

4.2.5. Ruang Penyimpanan Arsip ................................................ 86

4.2.6. Perawatan Arsip ................................................................ 86

xiii

4.2.7. Penemuan Kembali Arsip ................................................. 87

4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip .................................. 88

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ................................................................................... 89

5.2. Saran ............................................................................................ 90

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 92

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Jenis Arsip Dinamis dan Sistem

Penyimpanannya ......................................................................... 22

Tabel 3.1. Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan

Data ............................................................................................ 44

Tabel 6.1. Kegiatan Penelitian di PD BPR Bank Solo

Bagian Administrasi Kredit ........................................................ 93

Tabel 6.2. Rangkuman Kegiatan Peneliti ..................................................... 118

Tabel 6.3. Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo .......... 131

Tabel 6.4. Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo .............. 135

Tabel 6.5. Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo ............... 137

Tabel 6.6. Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo ................................................ 140

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Sistem Kearsipan ....................................................................... 18

Gambar 3.1. Analisis Data Kualitatif ............................................................. 46

Gambar 4.1. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo ................................... 49

Gambar 4.2. Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank Solo ......................... 51

Gambar 6.1. Penyajian Data .......................................................................... 122

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Data Collection Tabel 6.1 Kegiatan Penelitian di PD BPR Bank Solo

Bagian Administrasi Kredit ........................................................................... 93

Data Reduction Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti .............................. 118

Data Display Gambar 6.1 Penyajian Data ...................................................... 122

Keterangan Data Display ............................................................................... 123

Conclution Drawing/Verifying ........................................................................ 124

Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo ........................................................ 125

Tahapan Pemberian Kredit ............................................................................. 126

Flow Chart Tahapan Pemberian Kredit .......................................................... 127

Foto-foto .................................................................................................... 128

Tabel 6.3 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo ............. 128

Tabel 6.4 Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo ............. 135

Tabel 6.5 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo ............. 137

Tabel 6.6 Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo ..................................................... 140