pengelolaan arsip pada bagian kerjasama …...pengelolaan arsip pada bagian kerjasama sekretariat...

55
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang Manajemen Administrasi Disusun Oleh : ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO D1509001 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

Upload: buikiet

Post on 25-Apr-2019

235 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO

D1509001

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

Page 2: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO

D1509001

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Budiharjo, M.Si

NIP. 19540602 198601 1 001

Page 3: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO

D1509001

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Dra. Sudaryanti, M.Si ……………..

NIP. 19570426 198601 2 002

2. Penguji 2 Drs. Budiharjo, M.Si ……………..

NIP. 19540602 198601 1 001

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program

Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Drs. Sudarto, M. Si

NIP. 19540805 198503 1 002 NIP. 19550202 198503 1 006

Page 4: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

MOTTO

1. Lebih baik terlambat dan mau mencoba sesuatu yang anda

anggap benar daripada tidak sama sekali.

2. Kekuatan yang sesungguhnya tidak memukul dengan keras,

tetapi tepat sasaran.

3. Anda harus bersabar menjadi sesosok ulat jika anda ingin

menjadi sesosok kupu-kupu. (Antoine De Saint)

Page 5: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan hasil karya Tugas Akhir ini

teruntuk :

1. Orang tuaku yang selalu mendukung dan

mendoakan.

2. Yang terhormat Bapak Ibu Dosen

Pembimbing.

3. Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta.

4. Seluruh teman-temanku.

5. Almamater tercinta.

6. Seluruh pembaca.

Page 6: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : Albertus Seno Anindito Sulaksono

NIM : D1509001

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ;

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT

DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012

Yang Membuat Pernyataan,

Albertus Seno Anindito Sulaksono

Page 7: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa,

berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan

penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA

BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA

SURAKARTA ”.

Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai

kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan

referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan

dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini

tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk

itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada:

1. Bapak Drs. Budiharjo, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir

yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan

pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku penguji tugas akhir.

3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku pembimbing akademik telah

membimbing selama menempuh studi dan memberi nasehat penulis.

4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik.

5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Drs. Hari Prianto selaku Kepala Bagian Kerjasama Sekretariat

Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan izin magang serta

seluruh staf dan jajarannya.

7. Sekretariat Daerah Kota Surakarta.

8. Bapak Marwar dan Bapak Surono selaku petugas administrasi yang

selalu membantu dan menyiapkan selama perkuliahan.

Page 8: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

9. Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar penulis

yang telah memberi dukungan moral maupun material.

10. Kawan-kawan Manajemen Administrasi tahun 2009 yang selalu

menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman

seperjuangan yang memberikan kesan yang tak terlupakan dan

pelajaran berharga.

11. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

12. Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat

disebutkan satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya penulis

ucapkan atas bantuan dan dukungannya selama ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi

para pembaca dan pihak yang berkepentingan.

Surakarta, Juni 2012

Penulis

Page 9: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

JUDUL ..................................................................................................................... i

PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii

PENGESAHAN ..................................................................................................... iii

MOTTO ................................................................................................................. iv

PERSEMBAHAN ................................................................................................... v

PERNYATAAN ..................................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI……………………………………………………………………...ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

ABSTRAK ............................................................................................................ xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah............................................................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengelolaan ............................................................................. 4

B. Pengertian Arsip ................................................................................................. 4

C. Jenis Arsip .......................................................................................................... 7

D. Fungsi Serta Peran Arsip .................................................................................... 9

E. Tujuan Arsip ....................................................................................................... 11

F. Sarana Penataan Arsip ........................................................................................ 11

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan .............................................................. 15

H. Sistem Menata Arsip .......................................................................................... 16

I. Penemuan Kembali Arsip ................................................................................... 19

J. Penyusutan Arsip ............................................................................................... 19

K. Pemusnahan Arsip .............................................................................................. 20

L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ...................................................... 20

M. Metode Pengamatan .......................................................................................... 21

Page 10: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta .......................................................................................... 26

B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana .......................................... 27

C. Visi dan Misi ............................................................................................. 28

D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta ....................................................................... 33

BAB IV PEMBAHASAN

A. Tahap – Tahap Pengelolaan Arsip ........................................................... 35

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................................. 42

B. Saran ........................................................................................................ 42

DAFTAR PUSTAKA

PEDOMAN WAWANCARA

LAMPIRAN

Page 11: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 ....................................................................................................... 24

Page 12: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

ABSTRAK

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO. D1509001.

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT

DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program

Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2012. 42 halaman.

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap

organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar

akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu

dibutuhkan, demikian pula di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan

yang sangat penting guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di

Kantor tersebut.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang

pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta.

Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang

dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta

beberapa data yang berada di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta.

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip di Kantor

Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai

prosedur dan dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas

dalam penataan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan

tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar

tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

Page 13: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini kebutuhan akan suatu informasi sangatlah tinggi dan mutlak

bagi semua organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi baik yang berorientasi

mengarah mencari keuntungan maupun yang tidak mencari keuntungan dipastikan

mempunyai suatu unit kerja khusus di bidang administrasi, yang pada akhirnya

berhubungan dengan kegiatan kearsipan.

Kegiatan suatu organisasi memerlukan banyak informasi dan data yang

salah satu sumber dari data tersebut adalah arsip. Bentuk dari arsip bukan hanya

tertulis tetapi juga sesuatu yang dapat dilihat dan didengarkan. Arsip mempunyai

peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena

itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya,

penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat

diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan

yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen inilah

yang selanjutnya disebut kearsipan.

Fungsi arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu

organisasi terutama mengenai kegiatan-kegitan yang berlangsung dalam

organisasi itu dikarenakan arsip menghasilkan sumbangan yang nyata bagi

organisasi bila arsip dikelola dengan tepat sehingga penataan arsip menjadi bagian

yang penting dan patut disorot pelaksanaannya di dalam organisasi. Apabila

pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan selayaknya maka dipastikan dapat

menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan organisasi.

Sistem pengelolaan arsip diperlukan agar setiap arsip dapat terawat dan

terpelihara dengan sebaik-baiknya. Dengan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat

dapat menunjang kelancaran berbagai pekerjaan di suatu organisasi serta dapat

memberikan informasi secara lengkap, riil dan akurat. Namun sejauh ini masalah

kearsipan sepertinya masih kurang mendapat perhatian yang selayaknya dari

Page 14: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

berbagai instansi yang ada, seperti hilangnya arsip karena sistem penyimpanan

yang kurang sistematis. Arsip-arsip yang berada didalam instansi tersebut harus

ditata secara teratur agar mempermudah dalam pencarian arsip apabila sewaktu-

waktu arsip dibutuhkan.

Demikian halnya pada Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta, arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang

kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat

keputusan secara cepat dan tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu

tergantung pada ketepatan informasi yang terkandung di dalam arsip. Oleh karena

itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan

petugas arsip maupun pimpinan yang akan menggunakannya.

Bidang kearsipan jelas bukan bidang yang dapat di anggap remeh karena

bidang ini juga cukup penting seperti bidang lainnya yang ada, hal itu tertera jelas

dengan di buatnya undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang

mendefinisikan arsip sebagai :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara

dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Maka dari itu butuh keahlian dan ketrampilan khusus dalam mengelola

arsip. Pola penempatan pegawai juga harus diperhatikan demi menunjang

kelancaran kegiatan organisasi. Dengan demikian peran kearsipan sangatlah terasa

nyata.

Disini penulis ingin menjelaskan mengenai pelaksanaan tata kearsipan

yang khususnya mengenai pengelolaan arsip dan berusaha menjelaskannya

mencapai ruang lingkup yang lebih luas dalam instansi tersebut.

Page 15: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

Dari uraian di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut:

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan hal-hal diatas yang telah dikemukankan maka masalah yang

akan dibahas dalam penulisan ini adalah :

“Bagaimana Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat

Daerah Pemerintah Kota Surakarta ?”

C. Tujuan Pengamatan

Penelitian yang dilakukan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta ini bertujuan :

1. Tujuan Operasional : Mengetahui tentang sistem Pengelolaan Arsip

Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota

Surakarta.

2. Tujuan Fungsional : Dapat dijadikan pengembangan ilmu

pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Tujuan Individual : Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberi penjelasan mengenai pengelolaan arsip Pada Bagian

Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

2. Sebagai wadah pembelajaran bagi pihak pihak yang berhubungan

terutama dalam masalah kearsipan.

Page 16: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengelolaan

Menurut W. J. S. Poerwadarminta (2002 : 469) pengelolaan juga biasa

diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen,

yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan

sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi

yang telah ditetapkan.

Menurut T. Hani Handoko (1997 : 8) pengelolaan adalah proses yang

membantu merumuskan kebijaksanaan dan memberikan pengawasan pada semua

hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa

diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari usaha-usaha para anggota

organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya

agar mencapai tujuan organisasi.

Serta di situs blogger http://wordpress.com/ pengelolaan adalah proses

yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang

memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan

kebijakan dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan arsip dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah suatu proses

atau kegiatan dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dengan menggunakan

sumber daya yang tersedia, dimulai dari kegiatan penataan, penyimpanan,

penemuan kembali arsip, kegiatan pemindahan arsip sampai dengan pemusnahan

arsip.

B. Pengertian Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006:32) dalam bahasa Latin arsip disebut

sebagai Archivum atau Archium, dari kata-kata tersebut diterapkan dalam bahasa

Indonesia dipakai istilah “arsip” yang berlaku sampai sekarang. Disamping

pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari

Page 17: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang dipergunakan

dalam kegiatan administrasi kearsipan.

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut

Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari

bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata

Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya

dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berarti “gedung

pemerintahan”.

Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu:

a. Organisasi, instansi atau lembaga yang mengelola serta

menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (data).

b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.

Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :

1. Peraturan Presiden No.31 Tahun 1961

TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN

a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,

maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya.

b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya

dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi

negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi,

yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

2. The Liang Gie (200 : 20)

Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan

Earl Strong dalam The Liang Gie (1996:115) “Written knowns

facts of event and transactions of the organization. Record may

Page 18: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

be in the form of correspondence, data; executed printed forms;

and cards, sheets, or books to which facts are posted”.

Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah

“Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa –

peristiwa dan kegiatan – kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu

dapat terwujud dalam bentuk surat – surat, data; barang – barang

cetakan; kartu – kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam

mana dicantumkan fakta.”

3. Menurut Ig. Wursanto (1991 : 12)

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau

pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu

sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah

dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat

didefinisikan sebagai kumpulan naskah–naskah atau dokumen

dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan –

keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di

perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah

atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh

semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen

dalam negeri dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya.

a. Dasar-dasar pengelolaan kearsipan :

1. Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis.

2. Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan

teratur.

3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan.

4. Penyusutan dan pemusnahan berkas sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

b. Penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang perlu

diperhatikan oleh pegawai kearsipan :

Page 19: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi

dalam mengelola arsip.

2. Prosedur kerja cukup sederhana.

3. Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah

dalam pengisiannya.

C. Jenis Arsip

Ig. Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi:

1. Menurut subjek atau isinya

a. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan

seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat

penagihan, dan daftar gaji.

b. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian

seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.

c. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah

pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga

barang, surat permintaan kebutuhan barang.

d. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah

pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran

(GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi

siswa dan guru.

2. Arsip menurut sifat kepentingannya

a. Arsip nonessensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan

pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang

penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang

terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau

kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota

Page 20: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.

b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang

masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan

kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini

masih disimpan antara 2 atau 3 (tahun). Contohnya antara lain

: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram,

dan lain-lain.

c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai

nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan

sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari

penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam

membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain :

Surat keputusan (penangkatan, pemindahan,pemberhentian) daftar

sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan

keuangan, dan lain-lain.

d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat

permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.

Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil

ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai,

dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk

pegawai dan lain-lain.

3. Arsip menurut fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat

dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya

yaitu :

1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan

bagi kelangsungan kerja.

2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah mulai menurun.

3. Arsip In-aktif yaitu arsip yang jarang sekali

Page 21: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

4. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

a. Surat

Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan

yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti

naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan,

notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan

bon penjualan.

b. Pita rekaman

c. Piringan hitam

d. Mikro film

Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan

tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan

penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut

hard copy.

D. Fungsi Serta Peran Arsip

a) Fungsi arsip antara lain:

1) Fungsi Sejarah

Arsip yang merekam kejadian atau peristiwa dan informasi

akan masa lampau dan menyuguhkan informasi untuk masa

depan.

2) Fungsi Yuridis

Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi yang memiliki fungsi

sebagai penunjang legalitas atau alat bukti apabila dibutuhkan.

3) Fungsi Ilmu Pengetahuan

Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk orang

lain yang membutuhkan gunapenambah ilmu pengetahuan.

Page 22: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

4) Fungsi Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat

dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan

apabila diperlukan.

b) Peran arsip yaitu :

1) Alat utama ingatan organisasi.

2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan

keputusan.

4) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

5) Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan

yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan

kesinambungan serta perkembangan.

6) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap

kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

7) Sebagai pedoman kerja.

8) Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara

langsung atau tidak langsung dalam penyusunan

perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan

berbangsa dan bernegara.

9) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Pentingnya dari sebuah fungsi arsip tersebut diatas sangat membantu bagi

pihak perusahaan atau instansi karena dapat dipergunakan untuk membedakan

jenis arsip, baik arsip tersebut arsip aktif ataupun arsip inaktif. Hal tersebut

dilakukan dikarenakan tempat untuk menyimpan arsip berbeda-beda. Tempat

Penyimpanan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu dalam menemukan

arsip kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu

diperlukan.

Page 23: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

E. Tujuan Arsip

Tujuan dari arsip yaitu :

1. Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya

pencurian atau kebakaran.

2. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan

maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu,

dengan sistem penyimpanan arsip.

3. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan

cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.

4. Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang

berdaya guna dan berhasil guna.

F. Sarana Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti, (2005:50) sebelum proses menata arsip, terlebih

dahulu perlunya untuk memahami tentang istilah serta sarana yang berkaitan

dalam memperlancar pelaksanaan menata arsip.

Di bawah ini sarana yang perlu dipersiapkan jika memang dibutuhkan di

instansi yang bersangkutan :

1. Indeks

Indeks sebagai alat untuk menunjukan isi masalah perihal

suatu dokumen atau sekelompok dokumen. Indeks merupakan

bahan kegiatan membuat, membentuk petunjuk, petunjuk

keterangan, isi masalah, perihal di dalam satu atau sekelompok

dokumen serta menyusun secara sistematis. Manfaat

mengindeks adalah untuk mengelompokan atau menyatukan arsip

yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas, dan

juga sebagai sarana untuk menemukan arsip kembali. Indeks

dapat disusun sebagai berikut :

a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement)

ataupun secara sekelompok yang sejenis yang tersusun secara

abjad.

Page 24: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah

pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan

masalah pokok ke dua, ketiga dan seterusnya yang

merupakan bagian dari masalah pokok kedua dan

seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan

tingkatnya.

Mengindeks adalah suatu cara menentukan ciri atau

tanda dari suatu dokumen, yang akan dijadikan petunjuk dan

tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam

susunan mana dokumen tersebut, yaitu harus dimasukan

kedalam file dari beberapa kata yang dapat dijadikan tanda

pengenal sebaiknya ditentukan saja yang paling tepat dan sesuai

sebagai tanda pengenal utama (main caption), sedangkan kata-

kata lainnya dapat digunakan sebagai cross-reference.

Indeks dalam kearsipan lebih sering digunakan indeks

masalah kecuali arsip kepegawaian yang sudah tentu tanda

pengenalnya memakai nama-nama orang langsung. Di dalam

kearsipan, masalah yang tersimpul di dalam surat atau naskah

adalah berupa persoalan, perihal, gagasan atau kegiatan.

Menentukan tanda pengenal masalah memerlukan pengolahan

analitis untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pasti atas

amanat surat yang bersangkutan. Untuk memperoleh kata yang

tepat dan pasti dari suatu arsip, surat atau naskah maka harus

diambil kata benda sebagai kata tangkap. Kata sifat dan kata

keterangan lainnya di dalam indeks tidak dipakai sebagai kata

tangkap melainkan sebagai keterangan yang memperjelas arti dan

maksud untuk menyatakan adanya perbedaan dengan kata tangkap

lainnya.

Kata tangkap untuk nama organisasi perlu diperhatikan

atas nama organisasi itu dikenal masyarakat. Dengan demikian

yang diambil adalah nama organisasi itu sendiri, sedangkan

Page 25: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

wadah dan fungsinya kegiatan hanya sebagai penjelas untuk

membedakan dengan kata tangkap lainnya. Apabila organisasi

memakai nama orang sebagai nama organisasi, maka nama

orang itu tidak perlu dibalik-balik dengan menempatkan nama

keluarga atau nama yang dianggap sebagai nama keluarga, tetapi

diambil secara keseluruhan.

Nama badan-badan resmi (Pemerintahan) dan partai

politik, kata tangkapnya tidak perlu dibalik-balik dalam indeks.

Apabila badan atau organisasi tersebut lebih dikenal sebagai

singkatan, maka sebaikya singkatan tersebut yang dijadikan

kata tangkap untuk indeks. Indeks nama tempat diambil sebagai

kata tangkapnya ialah nama sebenarnya.

Indeks nama orang, nama tunggal yang terdiri atau

satu nama saja di ambil nama dirinya, nama ganda

menggunakan nama terakhir dari nama ganda tersebut apabila

terdapat nama keluarga yang majemuk maka dapat di

manfaatkan tunjuk silang. Untuk nama orang yang terpisah-

pisah dapat menggunakan nama keluarga, nama wanita yang

telah menikah dapat menggunakan kata tangkap suaminya.

Nama yang berubah-ubah kata tangkapnya adalah nama yang telah

diubah paling akhir dan nama sebelumnya dapat dijadikan tunjuk

silang. Sebutan, gelar, jabatan, pangkat kata tangkapnya adalah

nama terakhir yang bukan merupakan gelar atau bagian dari gelar,

tunjuk silang juga dapat dijadikan alternative jika namanya terlalu

sukar.

2. Mengabjad

Mengabjad adalah mengatur susunan kata pengenal

pertama berdasarkan urutan abjad A sampai dengan Z.

terdapat tiga cara mengabjad diantaranya huruf demi huruf

maksudnya meneliti setiap hurufnya karena setiap huruf

menentukan letak dalam urutan. Kata demi kata maksudnya di

Page 26: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

dalam kata pengenal dianggap satu kata berdiri sendiri dan

menentukan letak urutan indeks.

3. Tunjuk Silang

Tunjuk silang adalah suatu cara untuk mempertemukan

beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya

mengenai satu hal yang sama. Petunjuk silang ada 2 macam

yaitu penunjuk langsung dan tidak langsung, petunjuk

langsung adalah menunjukan tentang satu nama yang

memiliki lebih dari satu .

4. Pola Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut

urusan atau masalah secara logis dan sistematis

berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan

atau menghimpunnya. Pola klasifikasi menurut adalah

penggolongan arsip berdasarkan atas isi keterangan yang

terkandung didalam arsip.

Jika disimpulkan maka klasifikasi arsip adalah

menghimpun dan mengelompokan arsip – arsip secara

sistematis berdasarkan isi keterangan yang terkandung

dalam arsip tersebut.

Tujuan pola klasifikasi arsip sebagai dasar penataan arsip

secara sistematis, sedangkan guna klasifikasi arsip adalah :

2. Untuk mengelompokan arsip yang urusan atau

masalahnya sama kedalam satu berkas.

3. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan

sistematis.

3. Untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

Page 27: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Ig. Wursanto (1991: 32-60)

adalah sebagai berikut :

1) Map merupakan lipatan kertas atau karton manila yang diperuntukkan

menyimpan arsip.

2) Folder adalah lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk

persegi panjang diperuntukkan menyimpan , menempatkan sekelompok

arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat

kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang

digunakan apakah vertikal atau leteral.

3) Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan

sebuah arsip.

4) Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang

yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-

berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga,

empat, atau lima laci.

5) Almari Arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk

menyimpan berkas-berkas atau arsip.

6) Rak Arsip adalah sejenis almari yang tidak terdapat pintu digunakan

untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;

1.Ordner.

Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan

beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan

peralatan ini adalah kronologis, baik secara sistem murni maupun

kronologis digabung dengan sistem lain.

Page 28: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

2. Filling Cabinet.

Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada sistem sentralisasi

dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua

sistem kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan

hangingfolder).

3. Komputer.

Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan

komputer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti sistem

manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini menggabungkan sistem

penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

H. Sistem Menata Arsip

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi

pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memlihara arsip sebaik mungkin

agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu- waktu diperlukan

kembali merupakan suatu hal yang sangat penting. Untuk itu setiap organisasi

harus dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip tersebut agar

mudah ditemukan dan terhindar dari kehilangan arsip- arsip penting.

Penataan arsip yang dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan

penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga

perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip

(Filing system). Filing System menurut Sedarmayanti (2005:195) adalah

pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan

dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Dengan kata lain sistem penataan arsip (Filing system) adalah

pengelolaan berkas – berkas yang diatur dengan sistematis agar berkas dapat

tersipan dengan baik.

Dalam sistem penataan arsip terdapat 5 macam sistem penataan arsip yaitu

Page 29: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

1. Sistem Abjad (Alphabetical)

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut

Ig. Wursanto (1991:49) adalah :

“Penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang

dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor/lembaga

yang didalamnya termuat nama- nama seperti nama orang, nama

organisasi, nama tempat atau nama wilayah, atau nama pokok soal

disimpan menurut tata urutan susunan abjad”.

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut

Sedarmayanti (2005:61) adalah: salah satu system menata arsip dengan

menggunakan abjad (A sampai Z) sebagai kodenya.

Dari kedua definisi diatas penulis dapat menarik kesimpulan

bahwa sistem penataan arsip menurut abjad adalah salah satu sistem

yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks, dengan

penyusunan subjeknya sesuai dengan urutan A sampai dengan Z. Untuk

penyusunannya dapat dibagai menjadi 4 golongan, yaitu : nama

orang, nama perusahaan swasta, nama instansi pemerintah, dan nama

organisasi sosial.

2. Sistem Masalah ( Subject )

Penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah menurut Ig.

Wursanto (1991:101) adalah suatu perkataan atau anak kalimat yang

dijadikan sebagai tanda penyebutan sesuatu hal dalam surat untuk

keperluan penyimpanan surat tersebut menurut pokok masalah. Sedangkan

menururt Sedarmayanti (2005:62) adalah sistem masalah atau perihal

adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan pada kegiatan

yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan

organisasi atau perusahan yang menggunakan sistem ini. Sehingga dapat

disimpulkan sistem masalah adalah sistem yang berdasarkan kegiatan

yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan pada suatu

perusahaan yang menggunakan sistem ini. Contoh penggunaan sistem

Page 30: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

masalah, misalnya berkenaan dengan kepegawaian dikelompokan menjadi

salah satu masalah pokok (subjek).

3. Sistem Nomor ( Numerical )

Menurut Ig. Wursanto (1991:121) adalah rangkaian angka tertentu yang

dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal.

Menurut Sedarmayanti (2005:63) sistem nomor adalah salah satu sistem

menata arsip yang didasarkan kepada kelompok permasalahan yang

diberi nomor tertentu. Dengan kata lain dapat disimpulkan sistem nomor

adalah sistem yang berdasarkan kelompok permasalah yang diberi

nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsip.

4. Sistem Tanggal ( Chronological )

Menurut Ig. Wursanto (1991:198) dalam bidang kearsipan, tanggal

surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan

penyusunan surat. Menurut Sedarmayanti (2005:64) sistem tanggal ini

adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada urutan

tanggal, yang mana pada umumnya tanggal termaksud diperhatikan dari

datangnya surat. Keseluruhan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan

sistem tanggal adalah sistem yang berdasarkan urutan tanggal bulan,

dan tahun yang mana pada umumnya tanggal tersebut diambil dari

datangnya surat yang dapat dijadikan pedoman dalam pengaturan dan

penyusunan surat.

5. Sistem Wilayah ( Geographical )

Menurut Ig. Wursanto (1991:184) adalah suatu sistem penyimpanan

arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip – arsip yang

akan disimpan, penyusunan diatur menurut suatu wilayah atau daerah yang

menjadi alamat surat. Menurut Sedarmayanti (2005:65) Sistem wilayah

adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada daerah atau

wilayah tertentu.

Bila disimpulkan sistem wilayah ini adalah sistem yang

berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang

Page 31: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

tertentu pula. Untuk sistem wilayah ini dapat dipergunakan nama

daerah wilayah untuk pokok permasalahannya.

I. Penemuan Kembali Arsip

Dalam penemuan kemabli arsip atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian,

yaitu:

1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional :

Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan

manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.

2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional :

Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak

untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik (

computer ). Fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin

mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih.

Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan

memory card.

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,

petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan.

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.

c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip.

d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan

mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.

J. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah:

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam

lingkungan lembaga- lembaga Negara atau badan-badan pemerintah

masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Page 32: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.

Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu

penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip

ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan

perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat:

a. Ruangan untuk penyimpanan.

b. Biaya untuk pengadaan sarana.

c. Waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan.

K. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan

arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan

secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Prosedur-prosedur dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:

a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai

kegunaan lagi, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih,

dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait.

c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat

bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.

d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan

bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.

L. Masalah-Masalah Dalam Pengelolaan Arsip

Menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan

sebagai berikut :

1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang

kurang sempurna, sistem pemeliharaan kurang diperhatikan dan

kurang sistematis, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh

Page 33: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya

lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

2. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana

yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

3. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan

kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari

para ahli kearsipan.

4. Bertambahnya terus - menerus arsip-arsip tanpa di ikuti dengan

penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat

penyimpanan arsip tidak mecukupi.

5. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat

perhatian yang semestinya.

M. METODE PENGAMATAN

Dalam metode penelitian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal

tentang teknik pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis

data.

1. Jenis pengamatan

Jenis pengamatan yang digunakan yaitu metode deskriptif kualitatif yang

dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa dan

beberapa data yang berada di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta serta suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk

memahami suatu fenomena dalam konteks sosial secara alamiah dengan

Page 34: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti

dengan fenomena yang diteliti.

2. Lokasi Pengamatan

Lokasi dalam penelitian ini bertempat di kantor Bagian Kerjasama

Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dengan pertimbangan bahwa

penanganan permasalahan mengenai arsip dilokasi tersebut cukup memadai

dan menarik untuk diamati khususnya berkaitan dengan pengelolaan arsip.

Penulis mengambil lokasi pengamatan tersebut karena penulis ingin

mengetahui kenapa di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta yang merupakan intansi besar dalam hal

pengelolaan arsip masih menerapkan pola yang sederhana dengan peralatan

dan perlengkapan yang cukup memadai walaupun masih terhitung belum

komplit serta belum adanya ruangan/tempat khusus guna menyimpan arsip.

3. Sumber data

Sumber Data merupakan sumber fakta atau keterangan dari suatu obyek

yang diteliti, sumber data dalam Tugas Akhir ini adalah :

a. Narasumber (informan)

Jenis sumber data yang berupa manusia atau biasa disebut

responden. Dalam hal ini adalah Pegawai Bagian Kerjasama

Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

b. Dokumen

Dalam pengamatan ini diperoleh data dari beberapa surat-surat

peribadi, buku atau catatan harian, surat kabar, atau dokumen

pemerintah.

c. Peristiwa/kejadian

Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas,

atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran

penelitiannya. Peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu

Page 35: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

terjadi serta lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara

langsung di lapangan.

d. Riset Pustaka

Penulis telah membaca buku-buku yang berada di perpustakaan

Universitas Sebelas Maret khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik yang berkaitan dengan topik permasalahan yang akan

penulis bahas/angkat pada Laporan Tugas Akhir ini.

4. Teknik pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

a. Observasi

Observasi yaitu suatu proses melihat, mengamati, dan mengamati

serta merekam perilaku secara sistematis untuk suatu tujuan

tertentu dan ini dilakukan secara langsung pada Bagian Kerjasama

Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

b. Dokumentasi

Metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan

menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek

sendiri/orang lain tentang subjek.

c. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93), dalam proses analisi interaktif

terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami

oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :

1) Reduksi Data

Merupakan komponen pertama dalam analisis, merupakan

proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi

data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang

pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum

pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah

berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski

Page 36: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja

konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun

pelaksanaan penelitian dan juga waktu menentukan cara

pengumpulan data yang akan digunakan.

2) Sajian Data

Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara

logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah

dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti

untuk berbuat sesuatu pada analisis atau tindakan lain

berdasarkan pemahamannya tersebut.

3) Penarikan Simpulan dan Verifikasi.

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses

pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi

agar cukup mantap dan benar - benar bisa

dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus

diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih

kokoh dan lebih bisa dipercaya.

Untuk lebih jelasnya proses analisa data interaktif dapat dilihat dari gambar

dibawah ini :

Gambar 2.1 : Proses Analisa Data Interaktif

Sumber : H.B. Sutopo(2002:98)

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN

SIMPULAN / VERIFIKASI

Page 37: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

Penulis menggunakan Model Analisis interaktif (interaktif model of

analisis) dalam pengamatan ini, yang biasanya digunakan dalam penelitian.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah :

1. Pengumpulan data.

2. Melakukan analisas awal dari data yang diperoleh.

3. Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila ternyata dalam

menganalisisnya dirasa kurang mendalam.

4. Penarikan kesimpulan terakhir.

Page 38: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah pemerintah

Kota Surakarta

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008

tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Kota Surakarta dan Peraturan

Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran Tugas Pokok,

Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta, tugas Bagian

Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah menyusun

perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas

perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan serta

fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan daerah di

bidang kerjasama.

Adapun Fungsi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta antara lain :

1. Perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang

kerjasama;

2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang kerjasama;

3. Pelaksanaan sebagian urusan bidang kerjasama;

4. Pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan

daerah di bidang kerjasama;

5. Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis bidang

kerjasama;

6. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan

di bidang kerjasama;

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten

Pemerintahan sesuai tugas pokok dan fungsinya.

Page 39: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana

1. Susunan Kepegawaian

Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta

pada tahun 2011 memiliki jumlah personil sebanyak 16 orang Pegawai

Negeri Sipil yang dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Berdasarkan Jabatan

No. Jabatan Jumlah %

1. Kepala Bagian 1 6,25%

2. Kepala Sub Bagian 2 12,5%

3. Staf 13 81,25%

b. Berdasarkan pangkat/golongan

No. Pangkat Gol Jumlah %

1. Pembina Tk. I IV b 1 6,25%

2. Penata Tk. I III d 3 18, 75%

3. Penata III c 2 12,5%

4. Penata Muda Tk. I III b 5 31,25%

5. Penata Muda III a 3 18, 75%

6. Pengatur Muda Tk. I II b 2 12,5%

c. Berdasarkan jenis kelamin

6 (enam) orang laki-laki atau sekitar 37,5 %;

10 (sepuluh) orang perempuan atau sekitar 62,5 %

2. Sarana dan Prasarana

No. Nama Barang Jumlah

1. Ruang kepala bagian 1

2. Ruang kantor 1

3. Kendaraan roda 4 2

4. Kendaraan roda 2 1

5 Mesin ketik manual 2

Page 40: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

6 Lemari besi 2

7. Filling besi 8

8. Lemari kaca 1

9. Papan nama instansi 3

10. Mesin absensi 1

11. Kursi besi 10

12. Meja telepon 1

13. Kursi tangan 1

14. Kursi putar 6

15. Kursi lipat 17

16. Meja Biro 15

17. AC split 4

18. Kipas angin 3

19. PC unit 1

20. Laptop 1

21. Printer 1

22. Computer Compatible 3

23. Meja tamu 1

24. Proyektor + attachment . 1

25. Pesawat telepon 1

26. Faximile 1

C. Visi dan Misi

Visi dan Misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota

Surakarta yaitu :

a. Visi

Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus

diwujudkan pada masa yang akan datang. Seperti diketahui bersama

bahwa visi Pemerintah Kota Surakarta tahun 2010-2014 adalah

"Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat dan Memajukan Kota

Dilandasi Spirit Solo Sebagai Kota Budaya". Dengan mengacu pada Visi

Kota Surakarta tersebut, maka visi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Page 41: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

Kota Surakarta adalah "Optimalisasi Kerjasama Yang Bertumpu Pada

Kearifan Lokal dan Upaya Mensejahterakan Masyarakat ".

Penyusunan visi Bagian Kerjasama tersebut didasarkan pada upaya

Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta untuk

ikut berpartisipasi dalam Pembangunan Kota Surakarta dengan

mewujudkan kerjasama daerah yang berlandaskan pada keunggulan dan

potensi yang dimiliki oleh Kota Surakarta.

Guna mewujudkan visi tersebut terdapat misi yang harus

dilaksanakan. Misi Pemerintah Kota Surakarta antara lain :

1. Mengembangkan dan meningkatkan ekonomi kerakyatan

melalui pengembangan sektor riil, pemberdayaan usaha mikro,

kecil, menengah dan koperasi dengan fasilitasi kredit,

menuntaskan penataan PKL, melanjutkan program revitalisasi

pasar tradisional, meningkatkan kemampuan manajemen

pedagang pasar serta mempromosikan keberadaan pasar dan

pedagang.

2. Pengembangan budi pekerti, tata krama dan tata nilai budaya

Jawa melalul ranah pendidikan, keteladanan, penyelenggaraan

event-event dan program- program pendukung Iainnya.

3. Memperkuat karakter kota dengan aksentuasi Jawa dan

melestarikan aset - aset budaya, baik yang tangible (bendawi)

maupun intangible (tak bendawi).

4. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di

bidang pendidikan, antara lain dengan program sekolah gratis,

sekolah plus, bantuan pendidikan masyarakat, pengembangan

sarana dan prasarana pendidikan, meningkatkan kualitas tenaga

pendidik dan kependidikan.

5. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di

bidang kesehatan, di antaranya melalui Program Pelayanan

Kesehatan Masyarakat Surakarta (PKMS), meningkatkan

kualitas pelayanan kesehatan bersertifikasi ISO, makin

Page 42: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

memberdayakan Posyandu Balita dan Lansia, perbaikan gizi

masyarakat serta menekan angka kematian ibu dan bayi.

6. Meningkatkan akses ke lapangan kerja dengan titik berat pada

menciptakan wirausahawan baru melalui pelatihan, bantuan

permodalan dan membangun jejaring pemasaran produk.

7. Membuka lapangan kerja baru dengan menciptakan iklim

investasi yang makin kondusif (Kota Ramah Investasi) dan

suasana kota yang aman dan damai.

8. Meningkatkan sarana dan prasarana kota antara lain jalan dan

jembatan, transportasi, air bersih, sanitasi dan drainase,

penuntasan pemugaran rumah tidak layak huni (RTLH),

penertiban hunian tak berizin, pengembangan ruang terbuka

hijau dan pengelolaan persampahan.

9. Pengembangan brand image kota dengan melakukan penataan

kawasan wisata, budaya dan perdagangan serta meningkatkan

event-event bertaraf nasional dan internasional.

b. Misi

Sedangkan misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a) Mendorong penyediaan pelayanan publik, sarana dan prasarana publik;

b) Mendorong penyelesaian masalah-masalah daerah;

c) Mendorong pengembangan brand image dan promosi potensi kota;

Guna mewujudkan misi tersebut, terdapat tujuan yang akan dicapai

oleh Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta,

yaitu :

a) Meningkatkan kerjasama di bidang pelayanan publik;

b) Meningkatkan kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah daerah;

c) Meningkatkan kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik;

d) Meningkatkan kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan

potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;

e) Meningkatkan kerjasama regional;

Page 43: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

f) Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kinerja pelaksanaan

kebijakan di bidang kerjasama.

1. Strategi

Guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan tersebut maka

diperlukan strategi sebagai berikut :

a) Meningkatkan kerjasama antar daerah baik dari dalam negeri maupun

luar negeri.

b) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah baik dalam

negeri maupun luar negeri.

c) Meningkatkan kerjasama dengan pihak ketiga baik dari dalam negeri

maupun luar negeri.

2. Sasaran

Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu 5

(lima) tahun adalah sebagai berikut :

a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik;

b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah

daerah;

c) Meningkatnya kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik;

d) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan

potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;

e) Meningkatnya kerjasama regional;

f) Meningkatnya efektifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang

kerjasama.

Adapun di tahun 2011 ini, sasaran utama yang hendak dicapai meliputi :

a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik;

dengan indikator sebagai berikut :

1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyediaan pelayanan

publik;

2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain di bidang

penyediaan pelayanan publik yang terselesaikan;

3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam penyediaan

Page 44: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

pelayanan publik;

4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam penyediaan

pelayanan publik;

5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan

pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam penyediaan

pelayanan publik.

b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah

daerah; Dengan indikator sebagai berikut :

1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyelesaian masalah-

masalah daerah;

2. Jumlah rumusan kebijakan di bidang kerjasama tentang

penyelesaian masalah-masalah daerah yang terselesaikan;

3. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam bidang

kerjasama penyelesaian masalah-masalah daerah;

4. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama penyelesaian

masalah- masalah daerah;

5. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama penyelesaian

masalah- masalah daerah;

6. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan

pemerintahan daerah di bidang kerjasama penyelesaian masalah-

masalah daerah.

c) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan

potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional.

1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas

pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun

internasional;

2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam upaya

memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat

nasional maupun internasional;

3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam upaya

memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat

Page 45: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

nasional maupun internasional;

4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam upaya

memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat

nasional maupun internasional;

5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan

pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam upaya

memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat

nasional maupun internasional.

d) Mengoptimalkan kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.

D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta

Pengelolaan arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap

tersebut adalah sebagai berikut:

1) Penataan Arsip, melalui proses yang terdiri dari memisah-

misahkan arsip, memeriksa lampiran, menyisihkan salinan

yang akan dimusnahkan, mengelompokkan isinya dan

menentukan title serta penempatan sekat.

2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip yang terdiri dari alat-alat

kearsipan seperti lemari arsip, computer dan sebagainya

serta ruang arsip untuk menyimpan arsip.

3) Pemeliharaan Arsip yaitu upaya untuk memelihara arsip

terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan

mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik

terutama informasi arsip.

4) Pemindahan Arsip yaitu menyeleksi arsip, menentukan

arsip sesuai daftar dan dilaksanakan menurut suatu jadwal

tertentu yang disebut jadwal reterensi.

Page 46: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

5) Pemusnahan Arsip yang merupakan menghapus

keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut.

Dalam pemusnahan arsip biasanya yang perlu diperhatikan

adalah membuat daftar arsip, membuat berita cara

pemusnahan dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang.

Page 47: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam

bentuk apapun baik dokumen, naskah dan sebagainya yang di dalamnya

memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang suatu kejadian,

sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Proses

pengelolaan kearsipan sangat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran.

Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh

orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan.

Dalam bagian ini penulis menyajikan hasil pengamatan dan pembahasan

pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Hal yang

akan penulis bahas adalah sebagai berikut:

A. Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota

Surakarta pengelolaan arsip dilakukan melalui tahapan-tahapan.

Tahap-tahap tersebut adalah

1) Penataan Arsip

2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip

3) Pemeliharaan Arsip

4) Pemindahan Arsip

5) Pemusnahan Arsip

Berikut ini adalah pembahasannya:

A. Tahap – Tahap Dalam Pengelolaan Arsip

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi

penting guna menunjang proses kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi

ataupun intansi. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap intansi pemerintah

maupun swasta sehingga dalam kegiatan pengelolaannya harus dilakukan secara

seksama, berikut merupakan tahap-tahap dalam pengelolaan arsip:

Page 48: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

1) Penataan

Adapun tahap - tahap penataan berkasnya sebagai berikut:

a. Memisah-misahkan antara arsip yang sedang dikelola dengan arsip

yang sudah tidak dipergunakan (untuk segera dimusnahkan). Hal

itu dilakukan untuk mempermudah dalam kegiatan penataan. Bila

tidak dipisahkan terlebih dahulu nantinya dapat tercampur antara

arsip yang tidak lagi dipakai dengan yang masih terpakai.

b. Memeriksa lampirannya. Di dalam arsip sebagian terdapat

beberapa lampiran yang mengandung data-data penting sehingga

harus di periksa secara seksama.

c. Menyisihkan salinan-salinan atau copyan yang rangkap untuk

segera dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap). Hal itu

dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan berkas yang

tidak terpakai yang dapat memakan tempat.

d. Mengelempokkan isinya. Sebelum ditata arsip sebaiknya

dikelompokkan berdasarkan isinya sehingga bila sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah.

e. Menentukan title atau indeks berkas. Hal itu berguna untuk

membedakan dokumen yang satu dengan yang lainnya dalam suatu

berkas (yang merupakan suatu kesatuan arsip) dalam rak atau

lemari arsip.

f. Penempatan sekat dan folder bila memang diperlukan guna

mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang akan

digunakan.

2) Fasilitas

Fasilitas merupakan sarana untuk melancarkan suatu

kegiatan dalam pelaksanaan fungsi serta memberikan suatu

kemudahan dalam menunjang kelancaran suatu kegiatan.

Page 49: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Dalam kegiatan mengarsip dibutuhkan suatu fasilitas yang berupa

peralatan dan perlengkapan demi menunjang kelancaran kegiatan

pengelolaan arsip. Fasilitas kearsipan juga merupakan faktor

pendukung kegiatan kearsipan. Berikut adalah fasilitas yang

tersedia :

a. Alat-alat kearsipan.

Alat-alat kearsipan yang digunakan di kantor Bagian Kerjasama

Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain:

i. Lemari arsip.

ii. Mesin mesin foto kopi.

iii. Staples.

iv. Buku Ekspedisi.

v. Alat pelubang kertas.

vi. Bolpoin/spidol/pensil.

vii. Tipex/penghapus.

viii. Klip.

ix. Filling cabinet.

x. Komputer

xi. Mesin Ketik.

xii. Map.

b. Ruang Kearsipan.

Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta belum ada ruangan khusus yang digunakan

untuk menyimpan arsip, sehingga pemeliharaan terhadap arsip

yang ada tidak maksimal. Tidak terdapatnya ruangan khusus

untuk penyimpanan arsip tersebut menandakan diperlukannya

fasilitas atau peralatan kearsipan yang memadai dan semestinya

juga terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk

menyimpan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip mudah

dalam hal perawatan dan pengawasannya.

Page 50: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

3) Pemeliharaan Arsip

Dalam situs www. arsipjatim. Go .id// Manajemen Arsip,

sistem pemeliharaan upaya untuk memelihara arsip terutama

ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan -

tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip,

disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.

Pemeliharaan arsip harus memperhatikan dua faktor pokok yang

dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu

dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga serta

mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung.

Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari

kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa

melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil.

Langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan

untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya serta

pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara

seperti :

a) Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip - arsip yang sudah

rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan

dan dapat disimpan kembali.

b) laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua)

lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari

bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga.

Dengan cara itu,arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

c) Sedangkan pengamanan informasi yang terkandung dalam

arsip ( isi ) dapat dilakukan dengan cara mengalih media ke

dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro

film, fich, dan ke media digital.

Page 51: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang

diterapkan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip

beserta informasinya biasanya dilakuan dengan cara mengalih

media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada

micro film, fich, dan ke media digital (disimpan di komputer).

4) Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip menurut Amsyah (1989,215)

Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu

jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Jadwal reterensi

adalah jadwal yang berisikan daftar umur dari berbagai jenis arsip

yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan

pemindahan dan pemusnahan arsip. Umumnya kantor –

kantor mengelola kearsipan berdasarkan asas kombinasi

sentralisasi – desentralisasi. Artinya, selama masih aktif arsip maka

arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing,

sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada

unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindahan

arsip dari file aktif berpindah ke file inaktif. Petugas pemindahan

diharapkan dapat melaksanakan pemindahan dengan cara:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan

dipindahkan.

b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur

arsip yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang

masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan

(untuk file campuran harus dipilih lebih teliti). Untuk

kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka

pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan

Page 52: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip. Petugas harus

membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta daftar

jenis arsip yang akan diserahkan, berita acara

ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak

yang menerima.

Pemindahan arsip yang diterapkan di kantor Bagian

Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta juga

menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi.

Kegiatan pemindahan biasa dilakukan oleh petugas kearsipan dan

dibantu oleh beberapa pegawai di kantor tersebut. Cara yang

dipakai adalah sebagai berikut:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan.

b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip

yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih

diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan.

5) Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip atau dokumen adalah menghapus

keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Hal

tersebut adalah tindakan untuk menghancurkan atau memusnahkan

arsip atau dokumen secara fisik yang tidak memiliki nilai namun

penghancuran arsip tidak sepenuhnya dilakukan secara total

sehingga dihilangkan identitasnya. Pemusnahan arsip yang

dilakukan dikantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta dilakukan dengan cara:

a) Arsip disobek dengan cara yang baik dan benar.

b) Arsip dimusnahkan dengan cara dibakar bilamana

diperlukan.

Page 53: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

c) Arsip dimusnahkan dengan menggunakan mesin

penghancur kertas.

d) Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi (habis masanya)

tidak dibenarkan atau tidak diperbolehkan untuk

dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Biasanya dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara

lain:

1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.

2. Memilah atau memeriksa kembali arsip yang akan

dimusnahkan.

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Disaksikan oleh beberapa kepala bagian atau

pejabat yang berwenang.

Page 54: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Kantor Bagian

Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, dapat diambil

kesimpulan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta telah ditangani dengan baik sekalipun ditunjang

dengan perlengkapan dan peralatan yang masih terhitung sederhana. Hal ini dapat

diketahui dari:

1. Secara keseluruhan pengelolaan arsip sudah dilakukan sesuai

prosedur yang ditentukan.

2. Pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat

Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-

tahapan:

a. Penataan Arsip

b. Fasilitas Dalam Penataan Arsip

c. Pemeliharaan Arsip

d. Pemindahan Arsip

e. Pemusnahan Arsip

B. Saran

Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun

tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum

dikelola karena terbatasnya tempat.

Page 55: PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA …...PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama:

Jakarta

Handoko, T. Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta : BPFE.

Poerwadaminta, W.J.S. 2002. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai

Pustaka

Sedarmayanti. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit PT.

Refika Aditama.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret

University Press.

The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Undang – undang No.7 Tahun 1971. Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.

Jakarta.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. 1989. Paradigma Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:

Penerbit Amara Books.

Internet :

www.arsipjatim.go.id//ManajemenArsip

http://www.duniaarsip.com/kelola-arsip/

http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-

arsip.html/#more-362

http://wordpress.com/

http://maulana07.blogspot.com/2009/03/laporan-hasil-observasi-di-bidang-

arsip.html?zx=88df6062abbeaa21