pengelolaan arsip pada bagian kerjasama …...pengelolaan arsip pada bagian kerjasama sekretariat...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA
SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang
Manajemen Administrasi
Disusun Oleh :
ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO
D1509001
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA
SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO
D1509001
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Budiharjo, M.Si
NIP. 19540602 198601 1 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA
SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO
D1509001
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Dra. Sudaryanti, M.Si ……………..
NIP. 19570426 198601 2 002
2. Penguji 2 Drs. Budiharjo, M.Si ……………..
NIP. 19540602 198601 1 001
Mengetahui,
Dekan, Ketua Program
Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Drs. Sudarto, M. Si
NIP. 19540805 198503 1 002 NIP. 19550202 198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
1. Lebih baik terlambat dan mau mencoba sesuatu yang anda
anggap benar daripada tidak sama sekali.
2. Kekuatan yang sesungguhnya tidak memukul dengan keras,
tetapi tepat sasaran.
3. Anda harus bersabar menjadi sesosok ulat jika anda ingin
menjadi sesosok kupu-kupu. (Antoine De Saint)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan hasil karya Tugas Akhir ini
teruntuk :
1. Orang tuaku yang selalu mendukung dan
mendoakan.
2. Yang terhormat Bapak Ibu Dosen
Pembimbing.
3. Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta.
4. Seluruh teman-temanku.
5. Almamater tercinta.
6. Seluruh pembaca.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : Albertus Seno Anindito Sulaksono
NIM : D1509001
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ;
“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT
DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”adalah betul-betul karya
sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2012
Yang Membuat Pernyataan,
Albertus Seno Anindito Sulaksono
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa,
berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan
penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA
BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA
SURAKARTA ”.
Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai
kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan
referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan
dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini
tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk
itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada:
1. Bapak Drs. Budiharjo, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir
yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan
pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku penguji tugas akhir.
3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku pembimbing akademik telah
membimbing selama menempuh studi dan memberi nasehat penulis.
4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik.
5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Drs. Hari Prianto selaku Kepala Bagian Kerjasama Sekretariat
Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan izin magang serta
seluruh staf dan jajarannya.
7. Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
8. Bapak Marwar dan Bapak Surono selaku petugas administrasi yang
selalu membantu dan menyiapkan selama perkuliahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
9. Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar penulis
yang telah memberi dukungan moral maupun material.
10. Kawan-kawan Manajemen Administrasi tahun 2009 yang selalu
menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman
seperjuangan yang memberikan kesan yang tak terlupakan dan
pelajaran berharga.
11. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
12. Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat
disebutkan satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya penulis
ucapkan atas bantuan dan dukungannya selama ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi
para pembaca dan pihak yang berkepentingan.
Surakarta, Juni 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
JUDUL ..................................................................................................................... i
PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii
PENGESAHAN ..................................................................................................... iii
MOTTO ................................................................................................................. iv
PERSEMBAHAN ................................................................................................... v
PERNYATAAN ..................................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI……………………………………………………………………...ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi
ABSTRAK ............................................................................................................ xii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah............................................................................ 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengelolaan ............................................................................. 4
B. Pengertian Arsip ................................................................................................. 4
C. Jenis Arsip .......................................................................................................... 7
D. Fungsi Serta Peran Arsip .................................................................................... 9
E. Tujuan Arsip ....................................................................................................... 11
F. Sarana Penataan Arsip ........................................................................................ 11
G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan .............................................................. 15
H. Sistem Menata Arsip .......................................................................................... 16
I. Penemuan Kembali Arsip ................................................................................... 19
J. Penyusutan Arsip ............................................................................................... 19
K. Pemusnahan Arsip .............................................................................................. 20
L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ...................................................... 20
M. Metode Pengamatan .......................................................................................... 21
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta .......................................................................................... 26
B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana .......................................... 27
C. Visi dan Misi ............................................................................................. 28
D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta ....................................................................... 33
BAB IV PEMBAHASAN
A. Tahap – Tahap Pengelolaan Arsip ........................................................... 35
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................................. 42
B. Saran ........................................................................................................ 42
DAFTAR PUSTAKA
PEDOMAN WAWANCARA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 ....................................................................................................... 24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
ABSTRAK
ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO. D1509001.
PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT
DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program
Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2012. 42 halaman.
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap
organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar
akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu
dibutuhkan, demikian pula di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan
yang sangat penting guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di
Kantor tersebut.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang
pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang
dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta
beberapa data yang berada di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta.
Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip di Kantor
Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai
prosedur dan dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas
dalam penataan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan
tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar
tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini kebutuhan akan suatu informasi sangatlah tinggi dan mutlak
bagi semua organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi baik yang berorientasi
mengarah mencari keuntungan maupun yang tidak mencari keuntungan dipastikan
mempunyai suatu unit kerja khusus di bidang administrasi, yang pada akhirnya
berhubungan dengan kegiatan kearsipan.
Kegiatan suatu organisasi memerlukan banyak informasi dan data yang
salah satu sumber dari data tersebut adalah arsip. Bentuk dari arsip bukan hanya
tertulis tetapi juga sesuatu yang dapat dilihat dan didengarkan. Arsip mempunyai
peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena
itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya,
penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat
diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan
yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kearsipan.
Fungsi arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu
organisasi terutama mengenai kegiatan-kegitan yang berlangsung dalam
organisasi itu dikarenakan arsip menghasilkan sumbangan yang nyata bagi
organisasi bila arsip dikelola dengan tepat sehingga penataan arsip menjadi bagian
yang penting dan patut disorot pelaksanaannya di dalam organisasi. Apabila
pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan selayaknya maka dipastikan dapat
menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan organisasi.
Sistem pengelolaan arsip diperlukan agar setiap arsip dapat terawat dan
terpelihara dengan sebaik-baiknya. Dengan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat
dapat menunjang kelancaran berbagai pekerjaan di suatu organisasi serta dapat
memberikan informasi secara lengkap, riil dan akurat. Namun sejauh ini masalah
kearsipan sepertinya masih kurang mendapat perhatian yang selayaknya dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
berbagai instansi yang ada, seperti hilangnya arsip karena sistem penyimpanan
yang kurang sistematis. Arsip-arsip yang berada didalam instansi tersebut harus
ditata secara teratur agar mempermudah dalam pencarian arsip apabila sewaktu-
waktu arsip dibutuhkan.
Demikian halnya pada Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang
kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat
keputusan secara cepat dan tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu
tergantung pada ketepatan informasi yang terkandung di dalam arsip. Oleh karena
itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan
petugas arsip maupun pimpinan yang akan menggunakannya.
Bidang kearsipan jelas bukan bidang yang dapat di anggap remeh karena
bidang ini juga cukup penting seperti bidang lainnya yang ada, hal itu tertera jelas
dengan di buatnya undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang
mendefinisikan arsip sebagai :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Maka dari itu butuh keahlian dan ketrampilan khusus dalam mengelola
arsip. Pola penempatan pegawai juga harus diperhatikan demi menunjang
kelancaran kegiatan organisasi. Dengan demikian peran kearsipan sangatlah terasa
nyata.
Disini penulis ingin menjelaskan mengenai pelaksanaan tata kearsipan
yang khususnya mengenai pengelolaan arsip dan berusaha menjelaskannya
mencapai ruang lingkup yang lebih luas dalam instansi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dari uraian di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut:
“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA
SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan hal-hal diatas yang telah dikemukankan maka masalah yang
akan dibahas dalam penulisan ini adalah :
“Bagaimana Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat
Daerah Pemerintah Kota Surakarta ?”
C. Tujuan Pengamatan
Penelitian yang dilakukan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta ini bertujuan :
1. Tujuan Operasional : Mengetahui tentang sistem Pengelolaan Arsip
Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota
Surakarta.
2. Tujuan Fungsional : Dapat dijadikan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Tujuan Individual : Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Memberi penjelasan mengenai pengelolaan arsip Pada Bagian
Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.
2. Sebagai wadah pembelajaran bagi pihak pihak yang berhubungan
terutama dalam masalah kearsipan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengelolaan
Menurut W. J. S. Poerwadarminta (2002 : 469) pengelolaan juga biasa
diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen,
yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan.
Menurut T. Hani Handoko (1997 : 8) pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijaksanaan dan memberikan pengawasan pada semua
hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa
diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari usaha-usaha para anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan organisasi.
Serta di situs blogger http://wordpress.com/ pengelolaan adalah proses
yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang
memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan.
Pengelolaan arsip dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah suatu proses
atau kegiatan dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dengan menggunakan
sumber daya yang tersedia, dimulai dari kegiatan penataan, penyimpanan,
penemuan kembali arsip, kegiatan pemindahan arsip sampai dengan pemusnahan
arsip.
B. Pengertian Arsip
Menurut Suraja Yohannes (2006:32) dalam bahasa Latin arsip disebut
sebagai Archivum atau Archium, dari kata-kata tersebut diterapkan dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “arsip” yang berlaku sampai sekarang. Disamping
pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang dipergunakan
dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut
Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari
bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata
Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya
dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berarti “gedung
pemerintahan”.
Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu:
a. Organisasi, instansi atau lembaga yang mengelola serta
menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (data).
b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.
Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :
1. Peraturan Presiden No.31 Tahun 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,
maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi,
yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
2. The Liang Gie (200 : 20)
Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan
Earl Strong dalam The Liang Gie (1996:115) “Written knowns
facts of event and transactions of the organization. Record may
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
be in the form of correspondence, data; executed printed forms;
and cards, sheets, or books to which facts are posted”.
Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah
“Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa –
peristiwa dan kegiatan – kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu
dapat terwujud dalam bentuk surat – surat, data; barang – barang
cetakan; kartu – kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam
mana dicantumkan fakta.”
3. Menurut Ig. Wursanto (1991 : 12)
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah
dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat
didefinisikan sebagai kumpulan naskah–naskah atau dokumen
dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan –
keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di
perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah
atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh
semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen
dalam negeri dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya.
a. Dasar-dasar pengelolaan kearsipan :
1. Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis.
2. Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan
teratur.
3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan.
4. Penyusutan dan pemusnahan berkas sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
b. Penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang perlu
diperhatikan oleh pegawai kearsipan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi
dalam mengelola arsip.
2. Prosedur kerja cukup sederhana.
3. Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah
dalam pengisiannya.
C. Jenis Arsip
Ig. Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi:
1. Menurut subjek atau isinya
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan
seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat
penagihan, dan daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga
barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran
(GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi
siswa dan guru.
2. Arsip menurut sifat kepentingannya
a. Arsip nonessensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan
pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau
kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.
b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang
masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan
kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini
masih disimpan antara 2 atau 3 (tahun). Contohnya antara lain
: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram,
dan lain-lain.
c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai
nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan
sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari
penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam
membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain :
Surat keputusan (penangkatan, pemindahan,pemberhentian) daftar
sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan
keuangan, dan lain-lain.
d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat
permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.
Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil
ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai,
dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk
pegawai dan lain-lain.
3. Arsip menurut fungsinya
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat
dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya
yaitu :
1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan
bagi kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip In-aktif yaitu arsip yang jarang sekali
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
4. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti
naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan,
notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan
bon penjualan.
b. Pita rekaman
c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan
tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut
hard copy.
D. Fungsi Serta Peran Arsip
a) Fungsi arsip antara lain:
1) Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam kejadian atau peristiwa dan informasi
akan masa lampau dan menyuguhkan informasi untuk masa
depan.
2) Fungsi Yuridis
Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi yang memiliki fungsi
sebagai penunjang legalitas atau alat bukti apabila dibutuhkan.
3) Fungsi Ilmu Pengetahuan
Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk orang
lain yang membutuhkan gunapenambah ilmu pengetahuan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
4) Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat
dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan
apabila diperlukan.
b) Peran arsip yaitu :
1) Alat utama ingatan organisasi.
2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan
keputusan.
4) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
5) Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan
yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan
kesinambungan serta perkembangan.
6) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
7) Sebagai pedoman kerja.
8) Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara
langsung atau tidak langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan
berbangsa dan bernegara.
9) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Pentingnya dari sebuah fungsi arsip tersebut diatas sangat membantu bagi
pihak perusahaan atau instansi karena dapat dipergunakan untuk membedakan
jenis arsip, baik arsip tersebut arsip aktif ataupun arsip inaktif. Hal tersebut
dilakukan dikarenakan tempat untuk menyimpan arsip berbeda-beda. Tempat
Penyimpanan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu dalam menemukan
arsip kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
E. Tujuan Arsip
Tujuan dari arsip yaitu :
1. Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya
pencurian atau kebakaran.
2. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan
maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu,
dengan sistem penyimpanan arsip.
3. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan
cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.
4. Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang
berdaya guna dan berhasil guna.
F. Sarana Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti, (2005:50) sebelum proses menata arsip, terlebih
dahulu perlunya untuk memahami tentang istilah serta sarana yang berkaitan
dalam memperlancar pelaksanaan menata arsip.
Di bawah ini sarana yang perlu dipersiapkan jika memang dibutuhkan di
instansi yang bersangkutan :
1. Indeks
Indeks sebagai alat untuk menunjukan isi masalah perihal
suatu dokumen atau sekelompok dokumen. Indeks merupakan
bahan kegiatan membuat, membentuk petunjuk, petunjuk
keterangan, isi masalah, perihal di dalam satu atau sekelompok
dokumen serta menyusun secara sistematis. Manfaat
mengindeks adalah untuk mengelompokan atau menyatukan arsip
yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas, dan
juga sebagai sarana untuk menemukan arsip kembali. Indeks
dapat disusun sebagai berikut :
a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement)
ataupun secara sekelompok yang sejenis yang tersusun secara
abjad.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah
pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan
masalah pokok ke dua, ketiga dan seterusnya yang
merupakan bagian dari masalah pokok kedua dan
seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan
tingkatnya.
Mengindeks adalah suatu cara menentukan ciri atau
tanda dari suatu dokumen, yang akan dijadikan petunjuk dan
tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam
susunan mana dokumen tersebut, yaitu harus dimasukan
kedalam file dari beberapa kata yang dapat dijadikan tanda
pengenal sebaiknya ditentukan saja yang paling tepat dan sesuai
sebagai tanda pengenal utama (main caption), sedangkan kata-
kata lainnya dapat digunakan sebagai cross-reference.
Indeks dalam kearsipan lebih sering digunakan indeks
masalah kecuali arsip kepegawaian yang sudah tentu tanda
pengenalnya memakai nama-nama orang langsung. Di dalam
kearsipan, masalah yang tersimpul di dalam surat atau naskah
adalah berupa persoalan, perihal, gagasan atau kegiatan.
Menentukan tanda pengenal masalah memerlukan pengolahan
analitis untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pasti atas
amanat surat yang bersangkutan. Untuk memperoleh kata yang
tepat dan pasti dari suatu arsip, surat atau naskah maka harus
diambil kata benda sebagai kata tangkap. Kata sifat dan kata
keterangan lainnya di dalam indeks tidak dipakai sebagai kata
tangkap melainkan sebagai keterangan yang memperjelas arti dan
maksud untuk menyatakan adanya perbedaan dengan kata tangkap
lainnya.
Kata tangkap untuk nama organisasi perlu diperhatikan
atas nama organisasi itu dikenal masyarakat. Dengan demikian
yang diambil adalah nama organisasi itu sendiri, sedangkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
wadah dan fungsinya kegiatan hanya sebagai penjelas untuk
membedakan dengan kata tangkap lainnya. Apabila organisasi
memakai nama orang sebagai nama organisasi, maka nama
orang itu tidak perlu dibalik-balik dengan menempatkan nama
keluarga atau nama yang dianggap sebagai nama keluarga, tetapi
diambil secara keseluruhan.
Nama badan-badan resmi (Pemerintahan) dan partai
politik, kata tangkapnya tidak perlu dibalik-balik dalam indeks.
Apabila badan atau organisasi tersebut lebih dikenal sebagai
singkatan, maka sebaikya singkatan tersebut yang dijadikan
kata tangkap untuk indeks. Indeks nama tempat diambil sebagai
kata tangkapnya ialah nama sebenarnya.
Indeks nama orang, nama tunggal yang terdiri atau
satu nama saja di ambil nama dirinya, nama ganda
menggunakan nama terakhir dari nama ganda tersebut apabila
terdapat nama keluarga yang majemuk maka dapat di
manfaatkan tunjuk silang. Untuk nama orang yang terpisah-
pisah dapat menggunakan nama keluarga, nama wanita yang
telah menikah dapat menggunakan kata tangkap suaminya.
Nama yang berubah-ubah kata tangkapnya adalah nama yang telah
diubah paling akhir dan nama sebelumnya dapat dijadikan tunjuk
silang. Sebutan, gelar, jabatan, pangkat kata tangkapnya adalah
nama terakhir yang bukan merupakan gelar atau bagian dari gelar,
tunjuk silang juga dapat dijadikan alternative jika namanya terlalu
sukar.
2. Mengabjad
Mengabjad adalah mengatur susunan kata pengenal
pertama berdasarkan urutan abjad A sampai dengan Z.
terdapat tiga cara mengabjad diantaranya huruf demi huruf
maksudnya meneliti setiap hurufnya karena setiap huruf
menentukan letak dalam urutan. Kata demi kata maksudnya di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
dalam kata pengenal dianggap satu kata berdiri sendiri dan
menentukan letak urutan indeks.
3. Tunjuk Silang
Tunjuk silang adalah suatu cara untuk mempertemukan
beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya
mengenai satu hal yang sama. Petunjuk silang ada 2 macam
yaitu penunjuk langsung dan tidak langsung, petunjuk
langsung adalah menunjukan tentang satu nama yang
memiliki lebih dari satu .
4. Pola Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut
urusan atau masalah secara logis dan sistematis
berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan
atau menghimpunnya. Pola klasifikasi menurut adalah
penggolongan arsip berdasarkan atas isi keterangan yang
terkandung didalam arsip.
Jika disimpulkan maka klasifikasi arsip adalah
menghimpun dan mengelompokan arsip – arsip secara
sistematis berdasarkan isi keterangan yang terkandung
dalam arsip tersebut.
Tujuan pola klasifikasi arsip sebagai dasar penataan arsip
secara sistematis, sedangkan guna klasifikasi arsip adalah :
2. Untuk mengelompokan arsip yang urusan atau
masalahnya sama kedalam satu berkas.
3. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis.
3. Untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Ig. Wursanto (1991: 32-60)
adalah sebagai berikut :
1) Map merupakan lipatan kertas atau karton manila yang diperuntukkan
menyimpan arsip.
2) Folder adalah lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk
persegi panjang diperuntukkan menyimpan , menempatkan sekelompok
arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat
kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang
digunakan apakah vertikal atau leteral.
3) Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan
sebuah arsip.
4) Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang
yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-
berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga,
empat, atau lima laci.
5) Almari Arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip.
6) Rak Arsip adalah sejenis almari yang tidak terdapat pintu digunakan
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;
1.Ordner.
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan
beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan
peralatan ini adalah kronologis, baik secara sistem murni maupun
kronologis digabung dengan sistem lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua
sistem kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan
hangingfolder).
3. Komputer.
Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan
komputer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti sistem
manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini menggabungkan sistem
penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.
H. Sistem Menata Arsip
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memlihara arsip sebaik mungkin
agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu- waktu diperlukan
kembali merupakan suatu hal yang sangat penting. Untuk itu setiap organisasi
harus dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip tersebut agar
mudah ditemukan dan terhindar dari kehilangan arsip- arsip penting.
Penataan arsip yang dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga
perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip
(Filing system). Filing System menurut Sedarmayanti (2005:195) adalah
pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan
dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Dengan kata lain sistem penataan arsip (Filing system) adalah
pengelolaan berkas – berkas yang diatur dengan sistematis agar berkas dapat
tersipan dengan baik.
Dalam sistem penataan arsip terdapat 5 macam sistem penataan arsip yaitu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
1. Sistem Abjad (Alphabetical)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut
Ig. Wursanto (1991:49) adalah :
“Penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang
dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor/lembaga
yang didalamnya termuat nama- nama seperti nama orang, nama
organisasi, nama tempat atau nama wilayah, atau nama pokok soal
disimpan menurut tata urutan susunan abjad”.
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut
Sedarmayanti (2005:61) adalah: salah satu system menata arsip dengan
menggunakan abjad (A sampai Z) sebagai kodenya.
Dari kedua definisi diatas penulis dapat menarik kesimpulan
bahwa sistem penataan arsip menurut abjad adalah salah satu sistem
yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks, dengan
penyusunan subjeknya sesuai dengan urutan A sampai dengan Z. Untuk
penyusunannya dapat dibagai menjadi 4 golongan, yaitu : nama
orang, nama perusahaan swasta, nama instansi pemerintah, dan nama
organisasi sosial.
2. Sistem Masalah ( Subject )
Penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah menurut Ig.
Wursanto (1991:101) adalah suatu perkataan atau anak kalimat yang
dijadikan sebagai tanda penyebutan sesuatu hal dalam surat untuk
keperluan penyimpanan surat tersebut menurut pokok masalah. Sedangkan
menururt Sedarmayanti (2005:62) adalah sistem masalah atau perihal
adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan pada kegiatan
yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan
organisasi atau perusahan yang menggunakan sistem ini. Sehingga dapat
disimpulkan sistem masalah adalah sistem yang berdasarkan kegiatan
yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan pada suatu
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Contoh penggunaan sistem
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
masalah, misalnya berkenaan dengan kepegawaian dikelompokan menjadi
salah satu masalah pokok (subjek).
3. Sistem Nomor ( Numerical )
Menurut Ig. Wursanto (1991:121) adalah rangkaian angka tertentu yang
dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal.
Menurut Sedarmayanti (2005:63) sistem nomor adalah salah satu sistem
menata arsip yang didasarkan kepada kelompok permasalahan yang
diberi nomor tertentu. Dengan kata lain dapat disimpulkan sistem nomor
adalah sistem yang berdasarkan kelompok permasalah yang diberi
nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsip.
4. Sistem Tanggal ( Chronological )
Menurut Ig. Wursanto (1991:198) dalam bidang kearsipan, tanggal
surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan
penyusunan surat. Menurut Sedarmayanti (2005:64) sistem tanggal ini
adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada urutan
tanggal, yang mana pada umumnya tanggal termaksud diperhatikan dari
datangnya surat. Keseluruhan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan
sistem tanggal adalah sistem yang berdasarkan urutan tanggal bulan,
dan tahun yang mana pada umumnya tanggal tersebut diambil dari
datangnya surat yang dapat dijadikan pedoman dalam pengaturan dan
penyusunan surat.
5. Sistem Wilayah ( Geographical )
Menurut Ig. Wursanto (1991:184) adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip – arsip yang
akan disimpan, penyusunan diatur menurut suatu wilayah atau daerah yang
menjadi alamat surat. Menurut Sedarmayanti (2005:65) Sistem wilayah
adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada daerah atau
wilayah tertentu.
Bila disimpulkan sistem wilayah ini adalah sistem yang
berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
tertentu pula. Untuk sistem wilayah ini dapat dipergunakan nama
daerah wilayah untuk pokok permasalahannya.
I. Penemuan Kembali Arsip
Dalam penemuan kemabli arsip atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian,
yaitu:
1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional :
Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan
manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.
2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional :
Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak
untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik (
computer ). Fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin
mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih.
Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan
memory card.
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,
petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan.
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip.
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.
J. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga- lembaga Negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.
Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu
penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip
ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan
perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat:
a. Ruangan untuk penyimpanan.
b. Biaya untuk pengadaan sarana.
c. Waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan.
K. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan
arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan
secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Prosedur-prosedur dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih,
dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait.
c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat
bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.
d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip
Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan
bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.
L. Masalah-Masalah Dalam Pengelolaan Arsip
Menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan
sebagai berikut :
1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sempurna, sistem pemeliharaan kurang diperhatikan dan
kurang sistematis, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya
lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
2. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana
yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
3. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari
para ahli kearsipan.
4. Bertambahnya terus - menerus arsip-arsip tanpa di ikuti dengan
penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mecukupi.
5. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat
perhatian yang semestinya.
M. METODE PENGAMATAN
Dalam metode penelitian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal
tentang teknik pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis
data.
1. Jenis pengamatan
Jenis pengamatan yang digunakan yaitu metode deskriptif kualitatif yang
dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa dan
beberapa data yang berada di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta serta suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk
memahami suatu fenomena dalam konteks sosial secara alamiah dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti
dengan fenomena yang diteliti.
2. Lokasi Pengamatan
Lokasi dalam penelitian ini bertempat di kantor Bagian Kerjasama
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dengan pertimbangan bahwa
penanganan permasalahan mengenai arsip dilokasi tersebut cukup memadai
dan menarik untuk diamati khususnya berkaitan dengan pengelolaan arsip.
Penulis mengambil lokasi pengamatan tersebut karena penulis ingin
mengetahui kenapa di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta yang merupakan intansi besar dalam hal
pengelolaan arsip masih menerapkan pola yang sederhana dengan peralatan
dan perlengkapan yang cukup memadai walaupun masih terhitung belum
komplit serta belum adanya ruangan/tempat khusus guna menyimpan arsip.
3. Sumber data
Sumber Data merupakan sumber fakta atau keterangan dari suatu obyek
yang diteliti, sumber data dalam Tugas Akhir ini adalah :
a. Narasumber (informan)
Jenis sumber data yang berupa manusia atau biasa disebut
responden. Dalam hal ini adalah Pegawai Bagian Kerjasama
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.
b. Dokumen
Dalam pengamatan ini diperoleh data dari beberapa surat-surat
peribadi, buku atau catatan harian, surat kabar, atau dokumen
pemerintah.
c. Peristiwa/kejadian
Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas,
atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran
penelitiannya. Peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
terjadi serta lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara
langsung di lapangan.
d. Riset Pustaka
Penulis telah membaca buku-buku yang berada di perpustakaan
Universitas Sebelas Maret khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik yang berkaitan dengan topik permasalahan yang akan
penulis bahas/angkat pada Laporan Tugas Akhir ini.
4. Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
a. Observasi
Observasi yaitu suatu proses melihat, mengamati, dan mengamati
serta merekam perilaku secara sistematis untuk suatu tujuan
tertentu dan ini dilakukan secara langsung pada Bagian Kerjasama
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.
b. Dokumentasi
Metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan
menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek
sendiri/orang lain tentang subjek.
c. Tehnik Analisis Data
Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93), dalam proses analisi interaktif
terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami
oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :
1) Reduksi Data
Merupakan komponen pertama dalam analisis, merupakan
proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi
data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang
pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah
berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja
konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun
pelaksanaan penelitian dan juga waktu menentukan cara
pengumpulan data yang akan digunakan.
2) Sajian Data
Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara
logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah
dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti
untuk berbuat sesuatu pada analisis atau tindakan lain
berdasarkan pemahamannya tersebut.
3) Penarikan Simpulan dan Verifikasi.
Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses
pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi
agar cukup mantap dan benar - benar bisa
dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus
diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih
kokoh dan lebih bisa dipercaya.
Untuk lebih jelasnya proses analisa data interaktif dapat dilihat dari gambar
dibawah ini :
Gambar 2.1 : Proses Analisa Data Interaktif
Sumber : H.B. Sutopo(2002:98)
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN
SIMPULAN / VERIFIKASI
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Penulis menggunakan Model Analisis interaktif (interaktif model of
analisis) dalam pengamatan ini, yang biasanya digunakan dalam penelitian.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah :
1. Pengumpulan data.
2. Melakukan analisas awal dari data yang diperoleh.
3. Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila ternyata dalam
menganalisisnya dirasa kurang mendalam.
4. Penarikan kesimpulan terakhir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah pemerintah
Kota Surakarta
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Kota Surakarta dan Peraturan
Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran Tugas Pokok,
Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta, tugas Bagian
Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah menyusun
perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas
perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan serta
fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan daerah di
bidang kerjasama.
Adapun Fungsi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta antara lain :
1. Perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang
kerjasama;
2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang kerjasama;
3. Pelaksanaan sebagian urusan bidang kerjasama;
4. Pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan
daerah di bidang kerjasama;
5. Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis bidang
kerjasama;
6. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan
di bidang kerjasama;
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten
Pemerintahan sesuai tugas pokok dan fungsinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana
1. Susunan Kepegawaian
Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta
pada tahun 2011 memiliki jumlah personil sebanyak 16 orang Pegawai
Negeri Sipil yang dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Berdasarkan Jabatan
No. Jabatan Jumlah %
1. Kepala Bagian 1 6,25%
2. Kepala Sub Bagian 2 12,5%
3. Staf 13 81,25%
b. Berdasarkan pangkat/golongan
No. Pangkat Gol Jumlah %
1. Pembina Tk. I IV b 1 6,25%
2. Penata Tk. I III d 3 18, 75%
3. Penata III c 2 12,5%
4. Penata Muda Tk. I III b 5 31,25%
5. Penata Muda III a 3 18, 75%
6. Pengatur Muda Tk. I II b 2 12,5%
c. Berdasarkan jenis kelamin
6 (enam) orang laki-laki atau sekitar 37,5 %;
10 (sepuluh) orang perempuan atau sekitar 62,5 %
2. Sarana dan Prasarana
No. Nama Barang Jumlah
1. Ruang kepala bagian 1
2. Ruang kantor 1
3. Kendaraan roda 4 2
4. Kendaraan roda 2 1
5 Mesin ketik manual 2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
6 Lemari besi 2
7. Filling besi 8
8. Lemari kaca 1
9. Papan nama instansi 3
10. Mesin absensi 1
11. Kursi besi 10
12. Meja telepon 1
13. Kursi tangan 1
14. Kursi putar 6
15. Kursi lipat 17
16. Meja Biro 15
17. AC split 4
18. Kipas angin 3
19. PC unit 1
20. Laptop 1
21. Printer 1
22. Computer Compatible 3
23. Meja tamu 1
24. Proyektor + attachment . 1
25. Pesawat telepon 1
26. Faximile 1
C. Visi dan Misi
Visi dan Misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota
Surakarta yaitu :
a. Visi
Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus
diwujudkan pada masa yang akan datang. Seperti diketahui bersama
bahwa visi Pemerintah Kota Surakarta tahun 2010-2014 adalah
"Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat dan Memajukan Kota
Dilandasi Spirit Solo Sebagai Kota Budaya". Dengan mengacu pada Visi
Kota Surakarta tersebut, maka visi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Kota Surakarta adalah "Optimalisasi Kerjasama Yang Bertumpu Pada
Kearifan Lokal dan Upaya Mensejahterakan Masyarakat ".
Penyusunan visi Bagian Kerjasama tersebut didasarkan pada upaya
Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta untuk
ikut berpartisipasi dalam Pembangunan Kota Surakarta dengan
mewujudkan kerjasama daerah yang berlandaskan pada keunggulan dan
potensi yang dimiliki oleh Kota Surakarta.
Guna mewujudkan visi tersebut terdapat misi yang harus
dilaksanakan. Misi Pemerintah Kota Surakarta antara lain :
1. Mengembangkan dan meningkatkan ekonomi kerakyatan
melalui pengembangan sektor riil, pemberdayaan usaha mikro,
kecil, menengah dan koperasi dengan fasilitasi kredit,
menuntaskan penataan PKL, melanjutkan program revitalisasi
pasar tradisional, meningkatkan kemampuan manajemen
pedagang pasar serta mempromosikan keberadaan pasar dan
pedagang.
2. Pengembangan budi pekerti, tata krama dan tata nilai budaya
Jawa melalul ranah pendidikan, keteladanan, penyelenggaraan
event-event dan program- program pendukung Iainnya.
3. Memperkuat karakter kota dengan aksentuasi Jawa dan
melestarikan aset - aset budaya, baik yang tangible (bendawi)
maupun intangible (tak bendawi).
4. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di
bidang pendidikan, antara lain dengan program sekolah gratis,
sekolah plus, bantuan pendidikan masyarakat, pengembangan
sarana dan prasarana pendidikan, meningkatkan kualitas tenaga
pendidik dan kependidikan.
5. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di
bidang kesehatan, di antaranya melalui Program Pelayanan
Kesehatan Masyarakat Surakarta (PKMS), meningkatkan
kualitas pelayanan kesehatan bersertifikasi ISO, makin
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
memberdayakan Posyandu Balita dan Lansia, perbaikan gizi
masyarakat serta menekan angka kematian ibu dan bayi.
6. Meningkatkan akses ke lapangan kerja dengan titik berat pada
menciptakan wirausahawan baru melalui pelatihan, bantuan
permodalan dan membangun jejaring pemasaran produk.
7. Membuka lapangan kerja baru dengan menciptakan iklim
investasi yang makin kondusif (Kota Ramah Investasi) dan
suasana kota yang aman dan damai.
8. Meningkatkan sarana dan prasarana kota antara lain jalan dan
jembatan, transportasi, air bersih, sanitasi dan drainase,
penuntasan pemugaran rumah tidak layak huni (RTLH),
penertiban hunian tak berizin, pengembangan ruang terbuka
hijau dan pengelolaan persampahan.
9. Pengembangan brand image kota dengan melakukan penataan
kawasan wisata, budaya dan perdagangan serta meningkatkan
event-event bertaraf nasional dan internasional.
b. Misi
Sedangkan misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a) Mendorong penyediaan pelayanan publik, sarana dan prasarana publik;
b) Mendorong penyelesaian masalah-masalah daerah;
c) Mendorong pengembangan brand image dan promosi potensi kota;
Guna mewujudkan misi tersebut, terdapat tujuan yang akan dicapai
oleh Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta,
yaitu :
a) Meningkatkan kerjasama di bidang pelayanan publik;
b) Meningkatkan kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah daerah;
c) Meningkatkan kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik;
d) Meningkatkan kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan
potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;
e) Meningkatkan kerjasama regional;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
f) Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kinerja pelaksanaan
kebijakan di bidang kerjasama.
1. Strategi
Guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan tersebut maka
diperlukan strategi sebagai berikut :
a) Meningkatkan kerjasama antar daerah baik dari dalam negeri maupun
luar negeri.
b) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah baik dalam
negeri maupun luar negeri.
c) Meningkatkan kerjasama dengan pihak ketiga baik dari dalam negeri
maupun luar negeri.
2. Sasaran
Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu 5
(lima) tahun adalah sebagai berikut :
a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik;
b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah
daerah;
c) Meningkatnya kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik;
d) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan
potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;
e) Meningkatnya kerjasama regional;
f) Meningkatnya efektifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang
kerjasama.
Adapun di tahun 2011 ini, sasaran utama yang hendak dicapai meliputi :
a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik;
dengan indikator sebagai berikut :
1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyediaan pelayanan
publik;
2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain di bidang
penyediaan pelayanan publik yang terselesaikan;
3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam penyediaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
pelayanan publik;
4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam penyediaan
pelayanan publik;
5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan
pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam penyediaan
pelayanan publik.
b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah
daerah; Dengan indikator sebagai berikut :
1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyelesaian masalah-
masalah daerah;
2. Jumlah rumusan kebijakan di bidang kerjasama tentang
penyelesaian masalah-masalah daerah yang terselesaikan;
3. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam bidang
kerjasama penyelesaian masalah-masalah daerah;
4. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama penyelesaian
masalah- masalah daerah;
5. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama penyelesaian
masalah- masalah daerah;
6. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan
pemerintahan daerah di bidang kerjasama penyelesaian masalah-
masalah daerah.
c) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan
potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional.
1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas
pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun
internasional;
2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam upaya
memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat
nasional maupun internasional;
3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam upaya
memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
nasional maupun internasional;
4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam upaya
memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat
nasional maupun internasional;
5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan
pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam upaya
memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat
nasional maupun internasional.
d) Mengoptimalkan kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.
D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta
Pengelolaan arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Penataan Arsip, melalui proses yang terdiri dari memisah-
misahkan arsip, memeriksa lampiran, menyisihkan salinan
yang akan dimusnahkan, mengelompokkan isinya dan
menentukan title serta penempatan sekat.
2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip yang terdiri dari alat-alat
kearsipan seperti lemari arsip, computer dan sebagainya
serta ruang arsip untuk menyimpan arsip.
3) Pemeliharaan Arsip yaitu upaya untuk memelihara arsip
terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan
mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik
terutama informasi arsip.
4) Pemindahan Arsip yaitu menyeleksi arsip, menentukan
arsip sesuai daftar dan dilaksanakan menurut suatu jadwal
tertentu yang disebut jadwal reterensi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
5) Pemusnahan Arsip yang merupakan menghapus
keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut.
Dalam pemusnahan arsip biasanya yang perlu diperhatikan
adalah membuat daftar arsip, membuat berita cara
pemusnahan dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam
bentuk apapun baik dokumen, naskah dan sebagainya yang di dalamnya
memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang suatu kejadian,
sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Proses
pengelolaan kearsipan sangat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran.
Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh
orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan.
Dalam bagian ini penulis menyajikan hasil pengamatan dan pembahasan
pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Hal yang
akan penulis bahas adalah sebagai berikut:
A. Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota
Surakarta pengelolaan arsip dilakukan melalui tahapan-tahapan.
Tahap-tahap tersebut adalah
1) Penataan Arsip
2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip
3) Pemeliharaan Arsip
4) Pemindahan Arsip
5) Pemusnahan Arsip
Berikut ini adalah pembahasannya:
A. Tahap – Tahap Dalam Pengelolaan Arsip
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi
penting guna menunjang proses kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi
ataupun intansi. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap intansi pemerintah
maupun swasta sehingga dalam kegiatan pengelolaannya harus dilakukan secara
seksama, berikut merupakan tahap-tahap dalam pengelolaan arsip:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
1) Penataan
Adapun tahap - tahap penataan berkasnya sebagai berikut:
a. Memisah-misahkan antara arsip yang sedang dikelola dengan arsip
yang sudah tidak dipergunakan (untuk segera dimusnahkan). Hal
itu dilakukan untuk mempermudah dalam kegiatan penataan. Bila
tidak dipisahkan terlebih dahulu nantinya dapat tercampur antara
arsip yang tidak lagi dipakai dengan yang masih terpakai.
b. Memeriksa lampirannya. Di dalam arsip sebagian terdapat
beberapa lampiran yang mengandung data-data penting sehingga
harus di periksa secara seksama.
c. Menyisihkan salinan-salinan atau copyan yang rangkap untuk
segera dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap). Hal itu
dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan berkas yang
tidak terpakai yang dapat memakan tempat.
d. Mengelempokkan isinya. Sebelum ditata arsip sebaiknya
dikelompokkan berdasarkan isinya sehingga bila sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah.
e. Menentukan title atau indeks berkas. Hal itu berguna untuk
membedakan dokumen yang satu dengan yang lainnya dalam suatu
berkas (yang merupakan suatu kesatuan arsip) dalam rak atau
lemari arsip.
f. Penempatan sekat dan folder bila memang diperlukan guna
mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang akan
digunakan.
2) Fasilitas
Fasilitas merupakan sarana untuk melancarkan suatu
kegiatan dalam pelaksanaan fungsi serta memberikan suatu
kemudahan dalam menunjang kelancaran suatu kegiatan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Dalam kegiatan mengarsip dibutuhkan suatu fasilitas yang berupa
peralatan dan perlengkapan demi menunjang kelancaran kegiatan
pengelolaan arsip. Fasilitas kearsipan juga merupakan faktor
pendukung kegiatan kearsipan. Berikut adalah fasilitas yang
tersedia :
a. Alat-alat kearsipan.
Alat-alat kearsipan yang digunakan di kantor Bagian Kerjasama
Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain:
i. Lemari arsip.
ii. Mesin mesin foto kopi.
iii. Staples.
iv. Buku Ekspedisi.
v. Alat pelubang kertas.
vi. Bolpoin/spidol/pensil.
vii. Tipex/penghapus.
viii. Klip.
ix. Filling cabinet.
x. Komputer
xi. Mesin Ketik.
xii. Map.
b. Ruang Kearsipan.
Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta belum ada ruangan khusus yang digunakan
untuk menyimpan arsip, sehingga pemeliharaan terhadap arsip
yang ada tidak maksimal. Tidak terdapatnya ruangan khusus
untuk penyimpanan arsip tersebut menandakan diperlukannya
fasilitas atau peralatan kearsipan yang memadai dan semestinya
juga terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk
menyimpan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip mudah
dalam hal perawatan dan pengawasannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
3) Pemeliharaan Arsip
Dalam situs www. arsipjatim. Go .id// Manajemen Arsip,
sistem pemeliharaan upaya untuk memelihara arsip terutama
ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan -
tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip,
disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip harus memperhatikan dua faktor pokok yang
dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu
dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga serta
mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung.
Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil.
Langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya serta
pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara
seperti :
a) Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip - arsip yang sudah
rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan
dan dapat disimpan kembali.
b) laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua)
lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari
bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga.
Dengan cara itu,arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
c) Sedangkan pengamanan informasi yang terkandung dalam
arsip ( isi ) dapat dilakukan dengan cara mengalih media ke
dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro
film, fich, dan ke media digital.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah
Kota Surakarta langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang
diterapkan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip
beserta informasinya biasanya dilakuan dengan cara mengalih
media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada
micro film, fich, dan ke media digital (disimpan di komputer).
4) Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip menurut Amsyah (1989,215)
Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu
jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Jadwal reterensi
adalah jadwal yang berisikan daftar umur dari berbagai jenis arsip
yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan
pemindahan dan pemusnahan arsip. Umumnya kantor –
kantor mengelola kearsipan berdasarkan asas kombinasi
sentralisasi – desentralisasi. Artinya, selama masih aktif arsip maka
arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing,
sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada
unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindahan
arsip dari file aktif berpindah ke file inaktif. Petugas pemindahan
diharapkan dapat melaksanakan pemindahan dengan cara:
a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan
dipindahkan.
b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur
arsip yang ditentukan sesuai daftar.
c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang
masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan
(untuk file campuran harus dipilih lebih teliti). Untuk
kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka
pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip. Petugas harus
membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta daftar
jenis arsip yang akan diserahkan, berita acara
ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak
yang menerima.
Pemindahan arsip yang diterapkan di kantor Bagian
Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta juga
menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi.
Kegiatan pemindahan biasa dilakukan oleh petugas kearsipan dan
dibantu oleh beberapa pegawai di kantor tersebut. Cara yang
dipakai adalah sebagai berikut:
a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan.
b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip
yang ditentukan sesuai daftar.
c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih
diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan.
5) Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip atau dokumen adalah menghapus
keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Hal
tersebut adalah tindakan untuk menghancurkan atau memusnahkan
arsip atau dokumen secara fisik yang tidak memiliki nilai namun
penghancuran arsip tidak sepenuhnya dilakukan secara total
sehingga dihilangkan identitasnya. Pemusnahan arsip yang
dilakukan dikantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta dilakukan dengan cara:
a) Arsip disobek dengan cara yang baik dan benar.
b) Arsip dimusnahkan dengan cara dibakar bilamana
diperlukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
c) Arsip dimusnahkan dengan menggunakan mesin
penghancur kertas.
d) Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi (habis masanya)
tidak dibenarkan atau tidak diperbolehkan untuk
dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.
Biasanya dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara
lain:
1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.
2. Memilah atau memeriksa kembali arsip yang akan
dimusnahkan.
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip.
4. Disaksikan oleh beberapa kepala bagian atau
pejabat yang berwenang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Kantor Bagian
Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, dapat diambil
kesimpulan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Surakarta telah ditangani dengan baik sekalipun ditunjang
dengan perlengkapan dan peralatan yang masih terhitung sederhana. Hal ini dapat
diketahui dari:
1. Secara keseluruhan pengelolaan arsip sudah dilakukan sesuai
prosedur yang ditentukan.
2. Pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat
Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-
tahapan:
a. Penataan Arsip
b. Fasilitas Dalam Penataan Arsip
c. Pemeliharaan Arsip
d. Pemindahan Arsip
e. Pemusnahan Arsip
B. Saran
Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun
tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum
dikelola karena terbatasnya tempat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama:
Jakarta
Handoko, T. Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta : BPFE.
Poerwadaminta, W.J.S. 2002. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai
Pustaka
Sedarmayanti. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit PT.
Refika Aditama.
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma.
Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret
University Press.
The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Undang – undang No.7 Tahun 1971. Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.
Jakarta.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.
Wursanto, Ig. 1989. Paradigma Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
Penerbit Amara Books.
Internet :
www.arsipjatim.go.id//ManajemenArsip
http://www.duniaarsip.com/kelola-arsip/
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-
arsip.html/#more-362
http://wordpress.com/
http://maulana07.blogspot.com/2009/03/laporan-hasil-observasi-di-bidang-
arsip.html?zx=88df6062abbeaa21