pengelolaan arsip bagian umum - digilib.uns.ac.id/pengelolaan...perpustakaan.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SYARAT DALAM MEMPEROLEH

SEBUTAN AHLI MADYA (A.Md) DALAM BIDANG

MANAJEMEN ADMINISTRASI

OLEH

DAMARIS SEPTIAN

D.1509019

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

i


commit to user

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh:

DAMARIS SEPTIAN

D1509019

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Ali, M.Si

NIP. 195408301 985031 002

ii


commit to user

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh ;

DAMARIS SEPTIAN

D1509019

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji ;

1. Penguji I ; Drs. H.Marsudi, M.Si ..............................

NIP. 19550823 1983031 001

2. Penguji II ; Drs. Ali, M.Si ...............................

NIP. 19540830 1985031 002

Mengetahui,

Dekan Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito, Phd Drs. Sudarto,M. Si

NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006

iii


commit to user

MOTTO

Tidak pernah ada hal besar yang dicapai tanpa semangat besar. (Ralph

Wardo Emerson)

Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya.

(Cheterfield)

Hanya kebodohan yang meremehkan pendidikan (P.Syrus)

Kebijakan dan kebajikan adalah perisai terbaik. (Aspinal)

iv


commit to user

PERSEMBAHAN

Kakakku Rosita Hermawanti,Yosep Rini

Pantoko, Eva Ngelis Repno Jayanti yang

senantiasa selalu kusayangi dan

memberikan dukungan.

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku.

Almamater tercinta.

v


commit to user

PERNYATAAN

Nama : DAMARIS SEPTIAN

NIM : D1509019

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal

yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 11 Juli 2012

Yang membuat pernyataan,

DAMARIS SEPTIAN

vi


commit to user

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN

UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia

dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas

Akhir ini.

2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing,

memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh

perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

membantu perkuliahan dengan baik.

4. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Slamet Sanyoto, SH selaku Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar.

6. Bapak Heru, selaku Kepala Sub Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar.

vii


commit to user

7. Staff bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

8. Orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun

material.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen

administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk

itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi

meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi

pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 11 Juli 2012

Penulis

viii


commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................. i

PERSETUJUAN ........................................................................................ ii

PENGESAHAN .......................................................................................... iii

MOTTO ...................................................................................................... iv

PERSEMBAHAN ...................................................................................... v

PERNYATAAN ......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................ vii

DAFTAR ISI .............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xi

ABSTRAK .................................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ...................................................... . 1

B. Perumusan Masalah ............................................................. . 3

C. Tujuan Pengamatan ............................................................. . 3

D. Manfaat Pengamatan ........................................................... . 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka .................................................................. . 4

1. Pengertian Pengelolaan ................................................ 4

2. Pengertian Arsip .......................................................... . 6

3. Klasifikasi Arsip .......................................................... . 7

4. Pengelolaan Arsip ........................................................ 8

B. Metode Pengamatan ............................................................ 20

A. Lokasi Pengamatan ....................................................... 20

B. Jenis Pengamatan ......................................................... 20

C. Teknik Pengumpulan Data ........................................... 20

D. Sumber Data ................................................................ 21

E. Teknik Analisis Data .................................................... 22

Halaman

ix


commit to user

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Dasar Hukum ............ ......................................................... 23

B. Tugas Dan fungsi Sekretariat daerah kabupaten

Karanganyar ……………………………………………….. 23

C. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar ........................................................................ 25

D. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar ...................................................... 26

BAB IV PEMBAHASAN

A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip ....................................... 32

B. Penyimpanan Arsip ............................................................. 36

C. Pemeliharaan Arsip ............................................................. 38

D. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip .................................... 39

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ......................................................................... 41

B. Saran ................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

x


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip …………………………………………………. 7

Gb. 4. 1. Kartu Kendali Surat Masuk …………… ………………………… 32

Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar ............................................................ 34

xi


commit to user

ABSTRAK

DAMARIS SEPTIAN, D1509019, PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN

UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR,

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,

2012, 40 halaman.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui kegiatan pengeloaan arsip

bagian umum setda karanganyar dan untuk mengetahui hambatan-hambatan yang

terjadi dalam pengurusan arsip di bagian setda karanganyar agar dapat diberikan

masukan-masukan terhadap hambatan-hambatan tersebut.

Pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu

dengan menggambarkan pelaksanaan Pengeoan arsip di bagian umum Sekretariat

Daerah Kabupaten Karangayar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat

dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari

informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview

(Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian umum Setda

Karangayar, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip di bagian umum

setda karanganyar telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan

oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Setiap surat yang masuk yang berupa

surat dinas dituliskan di kartu kendali surat masuk rangkap tiga dan sebagai arsip,

dan surat keluar juga diberikan kartu kendali surat keluar.setelah itu arsip akan

disimpan dengan baik agar bila diperlukan akan dapat mudah ditemukan kembali.

xii


commit to user


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini informasi dapat dikatakan sebuah kebutuhan yang penting

untuk setiap organisasi. Untuk meningkatkan pnyelenggaraan proses

administrasi dan pelayanan publik yang baik perlu adanya sumber informasi

yang dapat mendukung. Salah satu sumber informasi yang penting untuk

dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Kearsipan adalah

suatu bagian peting dalam organisasi, maka hamper disetiap organisasi

dibentuk unit kerja yang khusus menangani arsip dari penerimaan, pencatatan,

penyimpanan, penemuan kembali.

Arsip sangat berperan terhadap kelancaran hubungan sebuah

organisasi dengan masyarakat.Arsip dapat dikatakan rekaman informasi

tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu

organisasi.Arsip memegang peranan penting bagi organisasi untuk mengingat

semua dokumen yang ada di dalam organasi tersebut karena tidak mungkin

seseorang dapat mengingat semua dokumen yang jumlahnya banyak dan terus

bertambah jumlahnya. Apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan dengan baik

maka akan menghambat kelancaran kegiatan-kegiatan organisasibahkan juga

akan dapat mengakibatkan penghamburan beberapa sumber antara lain,

pikiran, waktu, ruang, tenaga, dan biaya karena itu fungsi arsip sangat

diperlukan keberadaannya.

Agar setiap arsip dapat tersimpan dan terawat dengan baik, maka

diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang dapat menyimpan dan

memelihara arsip tersebut.Dengan adanya sistem pengelolaan yang baikakan

dapat membantu organisasi dalam memberikan informasi secara cepat,

lengkap, dan akurat. Arsip dapat juga berfungsi sebagai penyimpan informasi-

informasi penting yang kelak akan dibutuhkan dikemudian hari.

Dalam UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan macam-

macam tujuan arsip.Beberapa diantaranya yaitu untuk menjamin keselamatan

1


commit to user

dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara serta meningkatkan kualitas

pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara terpercaya.

Sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang diperhatikan oleh

berbagai organisasi.Masalah kearsipan yang masih sering terjadi adalah

hilangnya arsip-arsip akibat sistem penyimpanan arsip yang kurang sistematis,

pengamanan, dan peminjaman atau pemakaian arsip oleh suatu organisasi

dalam jangka waktu yang lama sehingga lupa dikembalikan kepada unit

kearsipan. Walaupun sekilas pengelolaan arsip terlihat sederhana tetapi jika

arsip tidak dijalankan oleh tenaga yang ahli dibidang penataan kearsipan dan

prasarana yang baik untuk mendukung penataan arsip dengan baik,

pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan baik. Serta fasilitas arsip yang

mendukung penataan arsip dengan baik masih sering kurang diperhatikan

dengan baik dan terkesan pengelolaan arsip tersebut dianggap hal yang tidak

penting oleh sebagian organisasi.

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganayar mempunyai tugas dalam

melaksanakan administrasi umum untuk melaksanakan tugas dan fungsi

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.Untuk membantu kegiatan-

kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

sengat diperlukan informasi dan data-data arsip. Arsip adalah bagian penting

yang keberadaannya harus ada didalamnya karena arsip digunakan untuk

menyimpan data-data informasi yang masuk maupun keluar di Sekretariat

Daerah kabupaten Karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang banyak

berhubungan dengan kebutuhan masyarakat khususnya diwilayah kabupaten

karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang berhubungan langsung

dengan masyarakat diwilayahnya.

Kegiatan dibagian umum Sekretariat Dearah Kabupaten Karanganyar

dilaksanakan secara baik yang masuk setiap hari rata-rata 40 surat dan surat

keluar 20 surat. Arsip harus dikelola dengan baikagar apabila sewaktu-waktu

arsip dibutuhkan dapat mudah ditemukan kembali dan dalam waktu yang

cepat.Kegiatan kearsipan yang dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

2


commit to user

Karanganyar sudah baik. Arsip surat yang disimpan dapat ditata secara

rapidan baik dan akan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan dan tidak

membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan permasalahan diatas, maka

penulis mengambil judul “ Pengelolaan Arsip Bagian Umum Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan hal-hal diatas maka permasalahan dalam penelitian ini

dirumuskan sebagai berikut

“ Bagaimana pengelolaan arsip di bagian umum secretariat daerah

kabupaten karanganyar?”

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

Untuk lebih mengetahui dan memahami tata pengelolaan arsip di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

2. Tujuan Fungsional

Agar pengamatan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak baik

sebagai pengetahuan maupun sebagai perbandingan sistem pegelolaan

arsip.

3. Tujuan Individu

Untuk memenuhi sebagai persyaratan guna memperoleh gelar

Ahli Madya (A.Md) pada program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Unuversitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Dapat memberi masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-

hal yang berkaitan dengan Pengadaan Barang atau Jasa terutama

Mahasiswa Manajemen Administrasi

2. Menambah pengalaman mengenai masalah yang berhubungan dengan

Pengadaan Barang atau Jasa.

3. Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat

bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambah informasi.

3


commit to user


commit to user

BAB II

TIINJAUAN PUSTAKA

DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan

Kata pengelolaan berasal dari kata yang mengandung arti proses,

memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian

aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah

suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. menurut HB

Siswanto (2008 : 23) pengelolaan yang berdasarkan manajemen adalah

suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli

dalam suatu organisasi yang dijalani.

Banyak orang orang yang mengertikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Manajemen

sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang

melakukan aktivitas manajemen. James A.F. Stoner dalam bukunya

“Management” (1982) mengemukakan manajemen adalah proses

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha

para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya

organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut

George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16) manajemen adalah

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan

menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan:

a. Perencanaan (planning)

T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa Perencanaan

(planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan

penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode,

sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” efisien dan

4


commit to user

efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses

manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan,

maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada

pencapaian tujuan organisasi.

b. Pengorganisasian ( organizing)

menurut M. Mannullang (2006 : 8) Apabila serangkaian telah

ditentukan, maka harus disusun organisasi untuk memberikan setiap

bawahan suatu tugas khusus, membangun departemen,

mendelegasikan wewenang kepada bawahan, serta mengkoordinasikan

kerja bawahan. Jika telah ditentukan bahwa fungsi-fungsi pegawai

tentu akan membantu kearah tercapainya sasaran organisasi, maka

struktur organisasi harus dibuat agar telihat jelas pembagian tugas dan

tanggung jawab karyawan yang akan melaksanakan tugas masing-

masing

c. Penggerakan (actuating)

Menurut George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16)

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak

diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung

jawab.Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada

harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja

organisasi.Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang

telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan

tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM

untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah

ditetapkan.

d. Pengendalian (controlling)

Sujamto (dikutip Silalahi, 2002:177) Pengendalian adalah

segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar

pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta

sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku.

5


commit to user

Dalam pengelolaan digunakan fungsi pengorganisasian.

Pengorganisasian merupakan suatu tindakan atau kegiatan

menggabungkan seluruh potensi yang ada dari seluruh bagian dalam suatu

kelompok orang atau badan atau organisasi untuk bekerja secara bersama-

sama guna mencapai tujuan yang telah di tetukan bersama, baik untuk

tujuan pribadi atau tujuan kelompok organisasi.Pengelolaan diartikan

sebagai sebagai suat rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukam oleh

sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengorganisasian ada dibagi dua yaitu statis dan dinamisMenurut

Drs. M. Manullang (1987) :

a. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan

pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas

atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-

hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan

orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk

pencapaian tujuan.

b. Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke

arah tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi

atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut

pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut

pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan

perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Pengertian asip

Pengertian arsip menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) Arsip adalah

setiap catatan (record atau warka) yang tertulis, tercetak, atau ketikan

dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada

kertas (kartu, formulir), kertas film (slide film-strip, micro-film), media

6


commit to user

computer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas copy, dan lain –

lain.

Menurut Gina Mediana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) arsip dapat

diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan

bukti suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, bangsa.

Sedangkan LAN (Lembaga Administrasi Negara) merumuskan

tentang arsip sebagai berikut:arsip adalah kertas, naskah, buku, foto, film,

microfilm, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen-dokumen lain

dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta

dengan segala penciptaannya,dan dihasilkan atau diterima oleh suatu

badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-

kebijaksanaan. Keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-

pekerjaan atau kegiatan-kegiatanpemerintah yang lain,atau karena

pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.(Ig. Wursanto,

1991:18).

Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan

bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat keterangan-keterangan

baik yangberupa tulisan, gambar, maupun benda-bendaa lain yang dapat

membantuingatan dan memiliki nilai informasi berupa sehingga

mempunyai kegunaanbaik bagi kepentingan organisasi maupun

kepentingan pribadi yang disimpansedemikian rupa sehingga mudah dan

cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan.

3. Klasifikasi arsip

Badri M Sukoco (2007 : 8) dalam bukunya Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern mengklasifikasikan arsip sebagai berikut.

7


commit to user

Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip

4. Pengelolaan arsip

Pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan

lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat

disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai

aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut

dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai

guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).

Pengelolaan arsip terdiri dari :

1. Penerimaan dan pencatatan arsip

2. Penyimpanan arsip

3. Pemeliharaan arsip

4. Penyusutan dan pemusnahan arsip

Dari proses pengelolaan arsip diatas dapat diuraian sebagai berikut :

a. Penerimaan dan pencatatan arsip

Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:26-28) agar

supaya surat-suratyang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang,

hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian

loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain

untuk menyerahkan surat-surat pada loket.

Arsip

Dokumen (Record/ Arsip Dinamis)

Aris Status (Archives)

Aktif

Inaktif

8


commit to user

Dalam hal penerimaan surat masuk, petugas penerima surat

harus mengumpulkandan menghitung surat-surat yang masuk serta

meneliti ketepatan tujuan dari surattersebut.

Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir

surat-surat kedalam surat pribadi dan surat dinas, memisahkan surat

pribadi untuk pimpinan,sekretaris atau pegawai lainnya, membagi

surat dinas menjadi 3 golongan yaitudinas rutin, penting atau rahasia.

Setelah itu membuka sampul (amplop) danmengeluarkan surat dari

dalam sampul.

Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda

atau ciricirinya.Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan

sampulnya.Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan

wewenangnya. Membaca suratdisamping untuk mengetahui isinya

juga untuk menentukan mana surat yangpenting dan mana surat yang

biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat-suratmana yang perlu

disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-suratmana yang

dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau unit-

unitpengolah yang dimaksud oleh surat.

Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya

adalahpencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat

disesuaikan dengan sifatsurat yaitu apakah termasuk surat penting,

surat biasa atau surat rahasia. Saranapencatatan untuk surat penting

berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutinbiasa dan surat

rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar.

Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada

yangberhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan

pokok masalahyang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar

disposisi (routing slip).Lembar disposisi berguna sebagai tempat

pimpinan memberikan tanggapan atasisi surat dengan menegaskan

berupa instruktur (untuk bawahan) atau informasi(untuk pimpinan

sederajad).

9


commit to user

b. Penyimpanan arsip

1) Asas Penyimpanan Arsip

Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi

tentunyaberbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman,

awet, efisien dan luwes(fleksibel).

Ada tiga macam asas menurut “Ig Wursanto” yang dapat

dipergunakandalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:

a) Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas

sentralisasi adalahpenyimpanan warkat yang dipusatkan

(central filing) pada unit tertentu. Jadi,penyimpanan warkat

dari setiap unit yang ada di dalam organisasi

(kantor)dipusatkan pada unit tertentu.

Keuntungan dari asas sentralisasi adalah:

i. Tanggung jawab penyimpanan warkat ada dipusat

(dipusatkan)sehingga penyelenggaraan penyimpanan

warkat lebih efektif.

ii. Penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan

lebih mudah karena mereka itu terdiri dari tenaga-tenaga

yang ahli atau paling tidak merekaitu mengerti tentang

seluk beluk pengelolaan warkat, maka mereka akan

lebihmudah mengembangkan kemampuan, kecakapan dan

keahlian mereka dalambekerja.

iii. Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah, lebih efisien

dengaan prosedurpengawasan yang sederhana karena dalam

asas sentralisasi itu hanya dikenal saluran tunggal,

makakekeliruan-kekeliruan dalam penyelenggaran warkat

dapat dicegah sekecil dansedini mungkin

iv. Dapat diperoleh berbagai penghematan dalam masalah

biaya, perlengkapan,peralatan, ruang dan pegawai.

Kelemahan dari asas sentralisasi adalah:

10


commit to user

v. Apabila masing-masing unit atau satuan kerja sewaktu-

waktu membutuhkanwarkat, tidak dapat segera dipenuhi

karena berbagai hal.

vi. Dalam menentukan warkat penting atau tidak penting

antara pusat denganmasing-masing unit satuan kerja

kemungkinan berbeda, padahal pusatcenderung untuk

menyingkirkan warkat-warkat yang dianggap tidak

pentingdan tidak dipergunakan oleh semua unit satuan kerja.

b) Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini

addalah denganmemberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit

satuan kerja untuk menguruspenyelenggaraan penyimpanan

warkat sendiri-sendiri.

Keuntungan dari asas desentralisasi adalah:

i. Tiap-tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam

melaksanakan system penyimpanan warkat.

ii. Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah

menyesuaikan sistem ataumetode kearsipan yang akan

dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unitsatuan kerja

masing-masing

iii. Lebih menghemat waktu karena tidak telalu banyak

prosedur

iv. Penyingkiran dan penyusutan warkat dapat dilakukan

dengan tepat karenapimpinan unit satuan kerja yang

bersangkutan yang mengadakan penyusutan.

Kelemahan asas desentralisasi adalah:

v. Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan

penyimpananwarkat

vi. Tidak menghemat biaya

vii. Kekembaran dalam penyimpanan warkat akan sering terjadi

karena setiap unitsatuan kerjaa cenderng memerlukan dan

11


commit to user

menyimpan warkat yang sama dalambentuk salinan atau

fotocopy.

c) Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara

desentralisasi dengansentralisasi. Dalam asas campuran tiap-

tiap unit satuan kerja dimungkinkanmenyelenggarakan sendiri-

sendiri penyelenggaraan penyimpaanan warkatnyakarena

mempunyai spesifikasi tersendiri: sedangkan penyimpanan

warkat untukunit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai

spesifikasi tersendiridisentralisasikan. Tujuan penyimpanan

warkat dengan asas campuran ini adalahuntuk mengatasi

kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas

sentralisasidan asas desentralisasi.(Ig. Wursanto, 1991:171-174)

2) Sistem Penyimpanan Arsip

Hal yang penting dalam penyimpanan arsip adalah dapat

menemukannyadengan mudah dan cepat bila dibutuhkan. Seperti

yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto (1991:87-88),

yaitu:Penyimpan arsip hendaknya dilakukan dengan

mempergunakan suatusistem tertentu yang memungkinkan :

a) Penemuaan kembali dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan.

b) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan

dengan mudah.

c) Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan

dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu

organisasi belumtentu sama dengan organisassi yang lain. Hal ini

karena :

a) Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda-beda

b) Volume pekerjaan tidak sama

c) Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama

12


commit to user

d) Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan

e) Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama (Ig.

Wursanto,1991:87)

Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem

penyimpananyang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih

dahulu dengan matang.Karena perencanaan merupakan suatu

persiapan untuk tindakan-tindakanadministrasi atas tindakan

selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto

(1991:33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan

maksudagar:

a) Jangan sampai kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok

dengan jenis dan luaslingkup kegiatan organisasi.

b) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbulkan kesulitanbagi para pegawai kearsipan karena

sulit dimengerti.

c) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menyulitkan dalam halpenyimpanan, penemuan kembali,

pemeliharaan dan perawatan arsip.

d) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbukan pemborosan,baik dalam hal tenaga, biaya, atau

dana maupun peralatan atau perlengkapanyang dipergunakan.

e) Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau

nilai pakai danperlu disimpan terus dalam jangka waktu yang

cukup lama, atau mungkindisimpan secara permanen, tetap ikut

dipindahkan dari arsip aktif ke arsiptidak aktif kemudian

dimusnahkan.

Sistem penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:49-

204) adalah:

13


commit to user

a) Sistem Abjad ( Alphabetic filing system )

Adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad.

Penyimpanan iniberarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat

dan diterima oleh suatu organisasiatau kantor yang didalamnya

termuat nama-nama, seperti nama organisasi, namatempat atau

nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata

urutansusunan abjad.

Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari

suatu nama setelahnama-nama itu di indeks menurut aturan dan

ketentuan yang berlaku bagi masing-masingnama.

b) Sistem Subjek ( Subject filing system )

Merupakan tatacara menyusun arsip-arsip dengan

mempergunakan pokokmasalah sebagai pedoman untuk

mengaturnya.Arsip-arsip disimpan dan diaturmenurut pokok

masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-

arsipyang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan

menjadi satu dalamberkas tersendiri.

c) Sistem Nomor ( Numeric filing system)

Adalah tatacara menyusun arsip-arsip dengan

mempergunakan urutanangka sebagai pedoman untuk

mengaturnya.Dalam sistem filing nomor setiapsurat diberi

nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpananya

dandisimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah

ditentukan itu.Semua arsipyang menyangkut hal-hal yang

saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folderdengan nomor

tersendiri.

d) Sistem Ilmu Bumi ( Geograpic filing system)

Adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pembagian wilayah ataudaerah. Arsip-arsip yang akan

disimpan, penyusunannya diatur menurut satuanwilayah atau

daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing sistem wilayah

14


commit to user

harusditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau

daerahnya.Susunan itu dapat berupasatuan-satuan wilayah atau

daerah menurut sistem ketatanegaraan.

e) Sistem Kronologis ( Chronological filing system )

Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan ururtan

tanggal yangtercantum dalam surat.

Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan :

i. Waktu surat itu ditandatangani;

ii. Mulai berlakunya surat tersebut;

iii. Saat dikeluarkannya surat tersebut;

iv. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari

berlangsungnya peristiwaatau ditulisnya suatu surat.

v. Proses Penyimpanan Arsip

Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau

langkah-langkahyang harus dilalui dalam usaha mencapai

tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkahitu satu dengan yang

lain saling berkaitan, sehingga merupakan suaturangkaian

kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan

sebagaiberikut:

vi. Memisah-misahkan (segregating) arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan

pensortiran terhadap arsip-arsipyang akan disimpan, untuk

dikelompokkan menurut subjek-subjek sepertiyang

dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar

indeks, yang telah ditentukan.

vii. Meneliti (examining arsip)

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk

mengetaahui apakaharsip yang disimpan (di-file) itu sudah

ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) daripejabat yang

berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh

disimpan.Arsip-arsip yang belum diberi tanda persetujuan

15


commit to user

(disposisi) untuk disimpansebaiknya dikembalikan kepada

yang berwenang untuk mendapatkan penjelasanlebih lanjut.

viii. Memadukan (assembling) arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian

langsung atas persoalan yangsama dijadikan satu dan

disusun menurut susuna kronologis tanggal surat.

ix. Mengklasifikasi (classification) arsip

Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti

menggolongkan arsip atas dasarperbedaan-perbedaan yang

ada serta mengelompokkan arsip atas dasarpersamaan-

persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub

subjek)beserta kodeenya secara cermat. Kode dicantumkan

pada bagian ujung kananbawah surat.

x. Mengindeks (indexing) arsip

Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan

sebagai berikut:

a. Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.

b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.

c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat

menjadi petunjuk(indeks).

d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalah

(sub subjek) pada arsipyang bersangkutan.

e. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)Tunjuk

silang dipergunakan apabila terdapat dua caption.

Caption pertamadipergunakan sebagai caption utama,

sedangkan caption kedua dicantumkan padatunjuk

silang.

f. Menyusun arsip. Arsip-arsip yang sudah diberi judul

atau caption disusun sesuai dengansistem susunan yang

digunakan dalam sistem penyimpanan; misalnya system

16


commit to user

abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan

lain sebagainya.

g. Memfile arsip. Memfile arsip berarti mengatur

pembentukan arsip-arsip sesuai denganpola klasifikasi

dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau

folder-folderpada tempatnya yang benar. Oleh karena

itu perlengkapan yangdipergunakan dalam filing dan

penempatanmnya dalam penyimpanan harusdisiapkan

lebih dahulu. (Ig. Wursanto,1995:16-18)

c. Pemeliharaan Arsip

Menurut Ig. Wursanto (1991:220), yang dimaksud dengan

pemeliharaanarsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari segalakerusakan dan kemusnahan.

Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi,

mencegah danmengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan

untuk menyelamatkan arsip-arsipberikut informasinya serta menjamin

kelangsungan hidup arsip daripemusnahan yang sebenarnya tidak

diinginkan.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha

sebagai berikut:

1) Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah

ruangan penyimpananarsip.

2) Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersiha

ruangan penyimpanan arsipdan kebersihan kertas-kertas arsip.

3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain

rak arsip dan lemariarsip.

17


commit to user

4) Penyusutan dan pemusnahan arsip

Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak

selamanya memilikinilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah

tidak mempunyai kegunaan, apabiladisimpan terus menerus akan

menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi parapegawai maupun

pimpinan organisasi itu sendiri; karena arsip-arsip itu

tersebutmembutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak

sedikit bagi perawatannya.

Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu

diadakan penyusutan terhadaparsip-arsip yang benar-benar tidak

mempunyai nilai kegunaan lagi baik untukmasa sekarang atau

masa yang akan datang.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan

arsip berartipemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif,

atau pemindahan arsip dariUnit Pengolah ke Pusat Penyimpanan

Arsip.

d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam

praktekpelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor

34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip, yang dimaksud dengan

penyusutan arsip adalahkegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1) Memindahan arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan

dalamlingkungan organisasi masing-masing;

2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

3) Menyerahkan arsip-arsip statis ke Unit Kearsipan kepada Arsip

Nasional. (Ig.Wursanto, 1995:208)

Pemusnahan atau disporal arsip adalah tindakan atau kegiatan

menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta

yang tidakmemiliki nilai guna.( Ig. Wursanto,1995:207)ada 4 metode

pemusnahan arsip:

18


commit to user

1) Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu

memusnahkan arsip denganmenggunakan alat pencacah yang

dinamakan shredden.Alat ini menggunakanberbagai metode untuk

memotong, menarik, dan merobek kertas menjadipotongan-

potongan kecil.

2) Pembakaran

Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena

dianggap palingaman, walaupun terkadang arsip yang dibakar

terlempar dari api pembakaransehingga mungkin saja ada arsip

rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat inimetode ini dianggap

kurang bersahabat dengan lingkungan.

3) Pemusnahan kimiawi

Metode ini menggunakan bahan kimiawi yang dapat

melunakkan kertas danmelenyapkan tulisan.

4) Pembuburan

Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman,

bersih, nyaman, dan takterulangkan: walaupun kurang begitu

populer di Indonesia. Arsip yang akandimusnahkan dimasukkan ke

bak penampungan yang diisi air, kemudiandicacah dan dialirkan

melalui saringan. (dikutip Badri Munir Sukoco,2007:105-106).

Berdasarkan uraianmengenai proses pengelolaan arsip penulis menitik

beratkan pada:





19


commit to user

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan ini bertempat di Sekretariat Daerah

Karanganyar,yang beralamatkan di jalan Lawu Karangayar Alasan

pemilihan lokasi pengamatan ini adalah karena di bagian umum

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdapat permasalahan dalam

proses pengelolaan arsip.

2. Jenis Pengamatan

Sesuai dengan masalah yang diajukan maka jenis pengamatan

yang akandigunakan adalah jenis pengamatan deskriptif kualitatif.

Pengamatan jenis ini mendeskripsikan secara rinci dan mendalam apa

yang terjadi di lokasi pengamatan. Hal ini dilakukan penulis bertujuan

untuk menggambarkan bagaimana kegiatan kearsipan yang berlangsung

di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang tidak

terstruktur.Wawancara ini dipilih karena penulis belum memahami

secara jelas tentang obyek yang diamati.Wawancara tidak terstruktur

dapat dilakukan pada waktu dan kondisi yang dianggap tepat serta

wawancara dapat dilakukan beberapa kali hingga data yang didapat

secara jujur, rinci dan mendalam di peroleh.Dalam tulisan ini pihak

yang di wawancarai oleh penulis adalah seluruh staf bagian umum

secretariat daerah kabupaten Karanganyar yang menangani kearsipan.

b. Observasi

Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah

obserbasi berperan aktif.Observasi berperan aktif digunakan karena

peneliti ikut berperan aktif dalam situasi yang diteliti yaitu sebagai

mahasiswa magang.Tetapi hanya terlibat dalam kegiatan kerja untuk

sementara waktu. Dalam pengamatan ini objek observasi penulis

adalah kegiatan kearsipan di bagian umum secretariat daerah

20


commit to user

kabupaten Karanganyar yang meliputi penerimaan surat, pencatatan

surat, penyimpanan surat, penemuan kembali surat, pinjaman surat,

pemusnahan dan penomeran surat keluar.

c. Rekaman

Dalam penelitian ini penulis menggunakan alat kamera foto.

d. Studi Pustaka

Penulis mempelajari buku-buku kearsipan, catatan perkuliahan,

undang-undang kearsipan, karya ilmiah, dokumen yang berkaitan

dengan objek yang diteliti.

4. Sumber Data

a. Narasumber

Narasumber dalam pengamatan ini adalah staf bagian umum

secretariat daerah kabupaten Karanganyar, yang menjadi narasumber

penulis adalah staf enerima, pencatat, disposisi, pengantaran,

penomoran surat keluar dan penyimpanan.

b. Peristiwa atau aktifasi

Peristiwa atau aktifasi yang diamati oleh penulis adalah

kegiatan di lingkungan bagian umum secretariat daerah kabupaten

bidang pengurusan arsip mulai penerimaan, pencatatan, peminjaman,

hingga pemusnahan serta penomoran surat keluar.

c. Dokumen

Dokumen yang merupakan sumber daya bagi penulis adalah

semua form yang dipergunakan dalam pengurusan surat seperti buku

agenda masuk, buku agenda keluar, kartu kendali masuk, kartu

kendali keluar. Selain itu penulis juga menggunakan buku-buku

referensi, undang-undang kerasipan, keputusan pemerintah daerah

mengenai pemberian kode surat.

21


commit to user

5. Teknik Analisis Data

Ada tiga komponen :

a. Reduksi

Reduksi data telah penulis lakukan dari awal pengamatan sejak

penulis memutuskan kasus yang diamati.Penulis sudah melakukan

reduksi data, penulis memilih mengatami kearsipan di bagian umum

sekertariat daerah kabupaten Karanganyar dikesampingkan

penulis.Penulis hanya berfokus pada kearsipan.Reduksi data

dilakukan dengan membuat ringkasan catatan dari data yang diperoleh

ditempat observasi. Proses reduksi data dilakukan terus menerus

hingga tugas akhir selesai.

b. Sajian data

Pada sajian data, data yang telah direduksi disusun menjadi

kalimat-kalimat yang logis, sistematis dan mudah dipahami saat

dibaca.

c. Penarikan simpulan verifikasi

Simpulan terakhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses

pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup

mantap dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.Verifikasi

dilakukan penulis dengan jalan memeriksa kembali catatan lapangan

dan berbagai data yang didapat dari lapangan sehingga simpulan

peneliti menjadi lebih kokoh dan terpercaya.

22


commit to user


commit to user

32

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA ISNTANSI

A. Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

1. Dasar Hukum

Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009

tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar.

2. Tugas dan Fungsi

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas

Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga

Lain, Kecamatan dan Kelurahan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas,

Sekretaris Daerah mempunyai fungsi :

a. Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

b. Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah,

Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain,

Kecamatan dan Kelurahan

c. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

d. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

b. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan

maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

c. Mengkoordinasikan sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis

daerah, satuan polisi pamong praja, lembaga lain, kecamatan dan

23


commit to user

24

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

e. Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakan/menyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan,

perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

f. Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah, perubahan anggaran pendapatan dan belanja

daerah dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

g. Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

h. Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan,

perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

i. Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

j. Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

k. Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

l. Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

m. Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja


commit to user

25

o. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

p. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

3. Struktur Organisasi

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, terdiri dari :

a. Asisten Pemerintahan

Terdiri dari :

1) Bagian Pemerintahan Umum, terdiri dari :

a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

b) Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c) Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2) Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan, terdiri dari :

a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b) Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c) Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3) Bagian Hukum, terdiri dari :

a) Sub Bagian Perundang-undangan

b) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c) Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4) Bagian Pengelolaan Data Elektronik, terdiri dari :

a) Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b) Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c) Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

4. Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari :

a. Bagian Perekonomian, terdiri dari :

1) Sub Bagian Perekonomian Rakyat


commit to user

26

2) Sub Bagian Sumber Daya Alam

3) Sub Bagian Perusahaan Daerah

b. Bagian Administrasi Pembangunan, terdiri dari :

1) Sub Bagian Penyusunan Program

2) Sub Bagian Pengendalian

3) Sub Bagian Pelaporan

c. Bagian Kesejahteraan Rakyat, terdiri dari :

1) Sub Bagian Agama, Pendidikan, dan Kebudayaan

2) Sub Bagian Pemuda, Olahraga, Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

3) Sub Bagian Sosial

5. Asisten Administrasi

Terdiri dari:

a. Bagian Perlengkapan dan Keuangan, terdiri dari :

1) Sub Bagian Pengadaan

2) Sub Bagian Pemeliharaan

3) Sub Bagian Keuangan

b. Bagian Organisasi dan Kepegawaian, terdiri dari :

1) Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

2) Sub Bagian Ketatalaksanaan

3) Sub Bagian Kepegawaian

c. Bagian Umum, terdiri dari :

1) Sub Bagian Tata Usaha

2) Sub Bagian Rumah Tangga

3) Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

B. Bagian Umum

1. Tugas Pokok Dan Fungsi

Kepala Bagian Umum mempunyai tugas membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan, membina,

dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah tangga, protokol

dan humas.


commit to user

27


a. Merumuskan program kegiatan Bagian Umum berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia

sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan

ketentuan yang berlaku;

c. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara lisan

maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung maupun

tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk

mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

e. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang tata usaha,

rumah tangga, protokol dan humas;

f. Membina dan mengarahkan penyelenggaraan kegiatan di bidang tata

usaha, rumah tangga, protokol dan humas;

g. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang tata usaha, rumah

tangga, protokol dan humas;

h. Memantau dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah

tangga, protokol dan humas;

i. Menyelenggarakan administrasi penggunaan aset daerah yang menjadi

tugasnya;

j. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja


yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;

k. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan;

l. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan


tugas; dan


commit to user

28

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

2. Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang tata usaha.


a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Tata Usaha serta anggaran

Bagian Umum, Bupati dan Wakil Bupati berdasarkan hasil evaluasi

kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;




c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Menyiapkan bahan perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang

tata usaha;

e. Melaksanakan kegiatan surat menyurat dan kegiatan pendataan serta

penataan dokumen/ arsip daerah di Kantor Bupati;

f. Melaksanakan pengendalian dan monitoring surat keluar dan surat

masuk kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten dan

Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah;

g. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja



h. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar



commit to user

29

i. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan


tugas; dan

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

3. Sub Bagian Rumah Tangga

Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang rumah tangga.


a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan;







d. Mengatur penerimaan tamu dan acara lainnya di Kantor Bupati dan

rumah dinas;

e. Mengatur penggunaan ruang kantor, ruang pertemuan/ rapat, pendopo,

dan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Bupati, Wakil Bupati, dan

Sekretariat Daerah;

f. Menyiapkan dan menyediakan konsumsi rapat-rapat dan kunjungan

tamu Pemerintah Daerah;

g. Mengatur penggunaan dan penyediaan BBM bagi kendaraan dinas

Bupati dan Wakil Bupati serta kendaraan dinas di lingkungan

Sekretariat Daerah;


commit to user

30

h. Memelihara gedung dan mengurus taman di lingkungan rumah dinas

Bupati, Wakil Bupati, pendopo, dan gedung Sekretariat Daerah agar

tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;

i. Melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan gedung kantor, ruang

kerja pejabat, pendopo, dan taman di lingkungan Sekretariat Daerah

agar tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;

j. Melakukan pengamanan Kantor Bupati, Wakil Bupati, Sekretariat

Daerah, dan rumah dinas Pejabat Daerah bersama dengan Satuan Polisi

Pamong Praja;

k. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja



l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar


m. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan


tugas; dan

n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

4. Sub Bagian Protokol dan Humas

Kepala Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan dan pengendalian kegiatan protokoler dan kehumasan Kepala

Daerah.


a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Protokol dan Humas

berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia

sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;


commit to user

31







d. Menyiapkan bahan di bidang keprotokolan dan kehumasan;

e. Melaksanakan penyusunan jadwal upacara hari besar, upacara bendera

tujuh belasan, dan apel bersama untuk disampaikan kepada SKPD;

f. Memfasilitasi kegiatan protokoler pimpinan daerah dalam kegiatan

seremonial baik acara resmi maupun tidak resmi;

g. Menyiapkan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu dari

Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/ Kota, dan

tamu luar negeri yang berkunjung ke Kabupaten Karanganyar;

h. Memberikan pelayanan pemberitaan tentang kebijakan Pemerintah

Daerah serta membina hubungan kerja dengan kalangan pers;

i. Mengkoordinasikan penyusunan naskah sambutan Bupati untuk

kegiatan upacara hari besar, upacara bendera tujuh belasan, apel

bersama, dan kegiatan-kegiatan lainnya;

j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan keprotokolan dan kehumasan;

k. Melaksanakan monitoring pelaksanaan tugas bawahan melalui

pengawasan melekat, mengevaluasi berdasarkan pedoman/ ketentuan

yang berlaku guna menghindari penyimpangan pelaksanaan tugas;

l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar


m. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja



n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun

tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas;

dan


commit to user

32

o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.


commit to user

33


commit to user

34

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar. Dalam bab ini akan dijelaskan hasil pengamatan

selama penulis magang di bagian umum sekretariat daerah Kabupaten

Karanganyar. Hal-hal yang dibahas meliputi :


Menurut bapak Widi staff tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar Kegiatan penerimaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dilakukan disertai dengan pencatatan arsip-arsip yang

diterima. Kegiatan pencatatan arsip yang berupa surat masuk dan surat keluar

akan dicatat dalam surat kendali masuk atau surat kendali keluar contoh

dilampirkan). Dengan pencatatan ini akan memperlancar proses pengurusan

arsip, selain itu akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau

dihasilkan dalam suatu waktu juga dapat berfungsi untuk mengawasi,

mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penulis akan menerangkan

bagaimana proses pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk

dan surat keluar.

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan

penerimaan dan pencatatan arsip telah dilakukan dengan baik.

a. Pengurusan surat masuk

Berdasarkan wawancara dengan staf tata usaha bapak Widi, surat

yang masuk di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diterima

dibagian umum sub bagian tata usaha kemudian surat akan diteruskan

pada bidang yang dituju ataupun surat yang rata-rata berjumlah kurang

lebih 12.000 surat. Surat yang masuk setiap harinya rata-rata 40 surat.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengurusan surat masuk

menurut kepala bagian sub tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah :

32


commit to user

35

1) Menerima surat yang disampaikan oleh pengatar, pos, instansi, atau

perorangan.

2) Meneliti kebenaran surat tersebut ditujukan untuk bagian apa.

3) Memberikan paraf atau bukti penerimaan jika ada.

4) Mensortir atau memisah-misahkan surat-surat yang diterima apakah itu

surat pribadi, surat dinas yang bersifat biasa, penting, atau rahasia.

5) Membuka sampul surat untuk mengeluarkan surat yang ditujukan

kepada Bupati Karanganyar selain surat yang ditujukan kepada Bupati

Karanganyar tidak akan dibuka dan langsung diserahkan kebagian

yang dituju.

6) Setelah dibuka kemudian surat dibaca untuk diketahui sisinya dan

tujuan surat.

7) Berikutnya adalah pemeriksaan surat yang meliputi : nomor dan

tanggal surat, alamat surat, perihal, tanda tangan dan dicap dinas.

8) Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya adalah mencatat dalam

kartu kendali surat masuk dan dibuatkan disposisi.

9) Setelah surat dikendalikan kemudian surat beserta disposisi di

serahkan ke bagian Tata Usaha Bupati.

10) Kemudian surat yang telah dikendali ditulis juga pada buku agenda.

11) Setelah surat turun dari bagian tata usaha Bupati akan diketahui

belasan surat dari Bupati atau kepala Sekretariat dan akan diteruskan

ke bagian yang telah ditunjuk oleh Bupati atau Sekretariat.

Dalam praktik untuk penulisan kartu kendali bentuk kartu kendali surat

masuk di bagian umum Sekretariat Karanganyar seperti di bawah ini:

Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Gb. 4. 1. Kartu Kendali Surat Masuk

33


commit to user

36

Berdasarkan wawancara diatas dapat diketahui bahwa proses

pengurusan surat masuk telah dilakukan sesuai dengan prosedur di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

b. Pengurusan Surat Keluar

Menurut hasil observasi di bagian Tata Usaha Surat keluar adalah

surat dari Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang ditujukan

kepada kantor atau lembaga lainnya. Surat keluar yang dikeluarkan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar rata-rata setiap harinya 20

surat.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penurusan surat

dibagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar antara lain :

1) Pembuat konsep surat ada yang dibuat oleh pimpinan, biasanya

dilakukan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian dan ada yang

dibuat oleh staf. Dalam hal-hal tertentu, biasanya pimpinan membuat

konsep kemudian diserahkan kepada juru ketik untuk diketik

sebagaimana yang sudah ditetapkan agar lebih cepat selesai.

2) Konsep surat yang telah diketik oleh bawahan surat diperiksa lagi oleh

kepala bagian agar tidak terjadi kesalahan kemudian diserahkan

kepada kepala bagian untuk ditanda tangani.

3) Surat diserahkan kepada pengganda di bagian sub tata usaha untuk

dicatat dalam kartu kendali keluar dan lampiran 1 fotocopy sebagai

arsip.

4) Surat diberikan nomor urut sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat

serta di bubuhi cap dinas.

5) Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.

6) Pemeriksaan surat yaitu sebelum surat dilipat untuk dimasukkan ke

dalam amplop diperiksa dulu kelengkapan surat yang meliputi :

Alamat surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas, serta lampiran bila

ada.

34


commit to user

37

7) Setelah surat dilipat, dimasukkan kedalam amplop kemudian ditutup

dan dilem. Pada amplop surat dibubuhi stempel instansi.

Setiap surat yang keluar akan mengikuti langkah-langkah seperti

diatas sedangkan bentuk surat kendali keluar adalah sebagai berikut.

Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar

Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan surat bagian

umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan

dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya surat kendali masuk dan

surat kendali keluar untuk mencatat arsip yang masuk maupun keluar.

Jenis surat yang dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan surat keluar

adalah jenis surat dinas baik yang sifatnya biasa, penting maupun rahasia.

Untuk surat yang bersifat rahasia akan langsung diserahkan ke bagian tata

usaha Bupati. Kemudian dicatat pada kartu kendali diberikan tanda huruf

“R” yang berarti surat tersebut bersifat rahasia.

Berdasarkan hasil observasi diatas dapat diketahui bahwa proses

pengurusan surat keluar telah dilakukan dengan baik di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar.

35


commit to user

38


a. Asas penyimpanan arsip

Berdasarkan dari hasil wawancara dengan staf bagian Tata Usaha,

Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah dengan menggunakan asas desentralisasi. Sehinga di

Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar juga

melakukan penyimpanan arsipnya sendiri. Asas desentralisasi ini

digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan

kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu.

Selain itu asas desentralisasi digunakan karena di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar merupakan organisasi dimana lokasi antara

bagian yang satu dengan yang lain terpisah walaupun masih dalam satu

gedung.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara kepada staf bagian

Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dapat diketahui

Keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dari pemakaian asas

desentralisasi, antara lain :

1) Karena setiap unit kerja dapat mengelola sendiri warkat yang ada,

sehingga pemimpin unit satuan kerja dapat memperoleh warkat dengan

cepat apabila sewaktu-waktu membutuhkan.

2) Keperluan akan arsip mudah, karena berada pada unit kerja sendiri-

sendiri serta penanganan arsip akan lebih mudah dilakukan karena

arsip sudah dikenal baik.

3) Penyingkiran atau penyusutan warkat dapat dilakukan dengan tepat

karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan mengadakan

penyusutan. Dengan demikian dalam menentukan warkat penting atau

tidak penting akan lebih tepat, karena pimpinan unit satuan kerja yang

bersangkutan yang lebih mengetahui.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

1) Sukar dalam penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan.

36


commit to user

39

Dari hasil wawancara diatas maka dapat diketahui bahwa asas

penyimpanan arsip yang di gunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar sudah baik.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Seperti yang

dikemukakan oleh Bapak Heru selaku pengelola masalah kearsipan di

Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut

adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pedoman pola

klasifikasi arsip di lingkungan sistematis masalah-masalah yang ada di

dalam surat. Dalam filling kartu kendali kode menunjukkan adanya tata

urutan yang sistematis dari kartu-kartu kendali dalam file.

Penyimpanan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar telah dilaksanakan secara teratur karena pemakaian sistem

penomoran dapat mempermudah pencarian arsip, juga dapat mehembat

tempat dan peralatan. Arsip-arsip yang digunakan sehari-hari merupakan

arsip aktif. Staf pelaksana pengelolaan arsip menggunakan arsip yang

masih aktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melewati

prosedur-prosedur tertentu.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai pengagenda surat

masuk yang mengatakan bahwa :

“Untuk peminjaman arsip di Bagian Umum Sekretariat Kabupaten

Karanganyar tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi

hanya secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam. Yang

boleh meminjam adalah pegawai. Sedangkan untuk lama peminjamannya

tidak ditentukan, namun jika peminjaman arsip terlalu lama dan arsip yang

dipinjam tersebut akan digunakan oleh penanggung jawab arsip tersebut

maka peminjam akan diminta untuk segera mengembalikan arsip yang

dipinjamnya” (Sumber : Wawancara, 18 Februari 2012).

37


commit to user

40

Dengan demikian berdasarkan hasil wawancara diketahui

peminjaman arsip yang tanpa bukti itu terdapat kelemahan yaitu tidak

adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi

kehilangan arsip. Selain itu lama peminjaman waktunya tidak ditentukan

sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.

c. Mensortir

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Bagian sub Tata

Usaha diketahui bahwa Setelah surat yang akan disimpan diberi kode,

langkah selanjutnya adalah menyortir surat-surat yang telah diberi kode

yaitu surat-surat yang mempunyai kode sama dikelompokkan menjadi satu

sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpananya.

Berdasarkan hasil observasi maka dapat diketahui proses

pensortiran arsip telah tertata sesuai kode masing-masing.

d. Menyimpan Surat

Menurut Bapak Widi penyimpanan surat dilakukan dengan Surat-

surat yang telah diteliti, diberi kode dan disortir dimasukkan dalam map

gantung yang tabnya menunjukkan kode yang telah ditentukan sama

dengan kode surat yang akan disimpan. Cara memasukkan ke dalam map

adalah muka surat mengharap ke depan map, disimpan menurut urutan

tanggal yaitu arsip yang baru harus diletakkan di depan sehingga

mempermudah dalam pencarian dan arsip jawaban surat dijepitnya pada

surat yang bersangkutan.

Berdasarkan hasil wawacara diketahui penyimpanan arsip telah

dilakukan sesuai prosedur.


Berdasarkan hasil observasi tentang pemeliharan arsip. Arsip agar

selalu terjaga dengan baik agar terhindar dari kerusakan maka perlu adanya

pemeliharaan arsip yang baik, kerusakan atau kemusnahan arsip datangnya

dari arsip itu sendiri atau disebabkan terlalu lama tersimpan. Pemeliharaan

berupa mengatasi, mencegah, melindungi, melakukan tindakan yang bertujuan

untuk tetap menjaga arsip-arsip dan informasi yang penting.

38


commit to user

41

Pemeliharaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar meliputi :

a. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas,

tempat penyimpanan arsip yaitu tiling cabinet diberikan bahkan bahan

pencegah serangga.

b. Pengatur ruangan

Pengatur ruang tempat penyimpanan arsip harus kering dan tidak

lembab agar arsip dapat terus awet dari kerusakan.

c. Menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip

Ruang penyimpanan arsip harus selalu dibersihkan. Ruang

penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara di lap.

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dikatakan di Bagian Tata

Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah mengadakan

pemeliharaan arsip secara teratur untuk menjaga agar arsip tetap terjaga.


a. Penyusutan

Menurut bapak Widi arsip-arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar tidak akan terus disimpan di bagian umum Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar, karena jika arsip terus dipelihara maka

akan memakan banyak tempat, biaya dan peralatan. Untuk mengetasi hal

tersebut diadakan penyusutan asrip yang sudah tidak mempunyai nilai

guna bagi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar arsip inaktif

diganti dengan arsip masih aktif. Sedangkan arsip yang dengan arsip

masih aktif. Sedangkan arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi akan

dipisahkan ditempat lain. Arsip-arsip yang berjangka waktu 5 tahun dan

tidak memiliki nilai guna lagi akan dimasukan ke kardus-kardus

berdasarkan tahun dan nomor dan disimpan di almari tersendiri.

Menurut staf bagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar mengtakan “penyusutan arsip dengan cara

39


commit to user

42

terpisah”. Arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi dalam jangka waktu

lima tahu akan dimasukkan kedalam kardus, menurut isi lalu akan

dimasukkan ke almari lain dan arsip yang masih aktif akan disimpan di

feling cabinet”. (Sumber : Wawancara Staf TU Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar 15 februari 2012).

Berdasarkan wawancara diatas diketahui proses penyusutan arsip

dilakukan secara teratur.

b. Pemusnahan

Dari hasil observasi yang dilakukan Pemusahan arsip adalah

kegiatan menghancurkan arsip yang telah tidak mempunyai fungsi lagi.

Penghancur itu dilakukan dengan berbagai cara sehingga informasi arsip

tidak akan dikenali atau diketahui lagi isinya. Di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar diketahui belum ada kegiatan pemusnahan arsip-

arsip yang dilakukan.

40


commit to user

43


commit to user

32

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data pada bab-bab sebelumnya tentang pengelolaan

kearsipan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, maka dapat

disimpulkan sebagai berikut :

1. Kegiatan penerimaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar karena disertai juga dengan pencatatan terhadap

arsip-arsip yang diterima, selanjutnya dan juga akan diketahui jumlah

berkas yang diterima dan dihasilkan. Dapat juga berfungsi untuk

mengawasi, mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penerimaan dan

pencatatan surat telah dilaksanakan dengan baik karena setiap surat

masuk maupun keluar akan dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan

surat keluar.

2. Kegiatan Penyimpanan dan Peminjaman Arsip

a. Kegiatan penyimpanan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar menggunakan asas desentralisasi, yaitu

memberikan kewenangan disetiap satuan kerja untuk mengurus

penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Sedangkan sistem penyimpanan

arsip menggunakan sistem nomor, yaitu cara menyimpan arsip dengan

menggunakan urutan angka sebagai pedoman, cara penyimpanan seperti

ini melalui proses seperti : membaca surat, mengindeks, memberikan

kode, mensortir dan menyimpan surat secara teratur. Hal ini terlihat dari

arsip yang berada di tempat penyimpanan telah tersusun secara

berurutan dan rapi sehingga dapat mudah untuk ditemukan kembali

apabila sewaktu arsip dibutuhkan.

b. Peminjaman arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar, belum dilaksanakan secara tertib karena belum

menggunakan tanda bukti peminjaman, hanya secara lisan.

41


commit to user

42

3. Kegiatan pemeliharaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah dilakukan dengan memelihara tempat

penyimpanan arsip dengan membersihkan, memberikan bahan pencegah

serangga menjaga kebersihan ruang kerja pegawai setiap hari sekaligus

tempat penyimpanan arsip dengan cara disapu atau dipel dan memberikan

penerangan yang cukup.

4. Kegiatan penyusutan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilakukan dengan cara memindahkan arsip yang berjangka

waktu 5 tahun yang telah tidak memiliki nilai guna lagi ke dalam kardus

dan disimpan dalam almari tersendiri.

5. Kegiatan pemusnahan arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

belum dilakukan karena kemungkinan masih akan diperlukannya sewaktu-

waktu arsip yang telah lama.

B. Saran

Berdasarkan kegiatan pengamatan yang penulis lakukan langsung

mengenai kegiatan pengelolaan arsip dibagian umum Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar penulis memberikan beberapa saran yang penulis

harap dapat lebih memperlancar kegiatan pengelolaan arsip Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar.

1. Selama ini proses peminjaman arsip belum menggunakan tanda bukti

peminjaman dan jangka waktu peminjaman. Maka sebaiknya diperlukan

bukti peminjaman agar arsip yang dipinjam dapat diketahui apabil

sewaktu-waktu hilang dan akan jelas terakhir kali keberadaannya.

2. Selama ini belum ada proses pemusnahan arsip atau dilakukan seadanya

tanpa menggunakan jadwal pemusnahan arsip. Pedomannya hanya arsip

undangan yang telah dilaksanakan dan arsip yang telah berumur lebih dari

5 tahun dan tidak memiliki guna dapat dimusnahkan. Padahal tidak semua

arsip yang berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna dan mungkin

ada arsip yang belum berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna


commit to user

43

sehingga dapat dihancurkan sehingga perlu dibuat jadwal pemusnahan

arsip agar arsip tidak banyak menumpuk.

pengelolaan arsip bagian umum - digilib.uns.ac.id/pengelolaan...perpustakaan.uns.ac.id...

Documents