analisis penataan ruang kantor tata usaha …eprints.uns.ac.id/5405/1/212281812201102251.pdf ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA

DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Surakarta Tahun 2010)

SKRIPSI

Oleh :

NIKEN NURNOVITASARI

K7407025

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA

DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Surakarta Tahun 2010)

Oleh :

NIKEN NURNOVITASARI

K7407025

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar

Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi

BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran

Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

iii

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I, Pembimbing II,

Dr. Wiedy Murtini, M. Pd Drs. Hery Sawiji, M. Pd

NIP 19530724 198010 2 001 NIP 19610518 198903 1 001


commit to user

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan

diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari :

Tanggal :

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ................

2. Sekretaris : Drs. Ign Wagimin, M. Si 2. ................

3. Anggota 1 : Dr. Wiedy Murtini, M. Pd 3. ................

4. Anggota 2 : Drs. Hery Sawiji, M. Pd 4. ...............

Disahkan oleh

Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret

Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd

NIP 19600727 198702 1 001


commit to user

v

ABSTRAK

Niken Nurnovitasari. ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA

USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi

kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010).

Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas

Maret, Februari 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata

usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang dapat mendorong pencapaian efisiensi

kerja pegawai dilihat dari asas penataan ruang kantor menurut The Liang Gie

yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan

segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja.

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif

dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan

adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik bola salju

(snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa

serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,

observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan

trianggulasi data atau trianggulasi sumber. Sedangkan teknik analisis data yang

digunakan adalah analisis interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Kantor Tata Usaha

Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan

ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling

cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai, penempatan pegawai yang banyak

berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar

meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan

oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut menimbulkan pemborosan waktu dan

tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai; (2) Jika ditinjau dari sudut

pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah

menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai

dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika ditilik dari


commit to user

vi

sudut pandang pengguna layanan posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan

asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan

tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi

urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi

pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini

mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga; (3) Kantor Tata Usaha Dekanat

FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena

berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau

alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang

masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi lain ruangan terdapat penumpukan,

baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan; (4) Penataan ruang

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan

susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing

ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan

tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah dipatenkan

sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini

merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak

mengubah susunan tempat duduk para pegawai.


commit to user

vii

ABSTRACT

Niken Nurnovitasari. ANALYZE OF ADMINISTRATION OFFICE ROOM

ARRANGEMENT IN REACHING EFFICIENCY OF OFFICER STAFF

WORK (Case Study in the Administration Office of Dean of FKIP UNS

Surakarta, Year 2010). Script. Surakarta: Pedagogic and Education Science

Faculty, Sebelas Maret University, February 2011.

This research aims to know how the administration room arrangement of

efficiency viewed from principle of office room arrangement according to The

Liang Gie, they are: (1) the shortest distance principle, (2) work chain principle,

(3) principle of using all room, and 4) work place change arrangement

principle.

In line with the objectives of the research, so this research use approach

or the form of research is qualitative research with descriptive method, Strategy

used is single driven strategy. Sampling technique used is snow ball sampling.

The sources of data are informer, place and event and document. Data collecting

technique used is interview, observation, and documentation analysis.

Triangulation data or triangulation is used for legalizing data. While data

analysis used is interactive analysis.

Based on the result of the research, it can be concluded that: (1)

Administration office room of dean of FKIP UNS has not yet shortest distance

principle in room arrangement. This is showed by archive cabinet placement

and filling cabinet which is far from the seat of staff so that they have to walk

when they will take a file, document or archive which is needed at the moment of

work. By placing archive cabinet and filling cabinet which is far from

make the wasting time and energy, so that the work efficiency can not be

room arrangement of dean of FKIP UNS has applied principle of work chain,

because all of rooms have been arranged according to the flow of work

procedure of each departments. However, if it is view from perspective of user of


commit to user

viii

service of room position (locket), it has not yet suited to principle of work chain,

for example in the process of legalizing process. The movement which is

performed is not always forward, but also a lot of backward and a cross moving.

And even the sequence of service is not from the nearest to the furthest, but the

first location which has to be visited is the furthest room. It makes wasting time

and energy; (3) Administration office of dean of FKIP UNS has not yet applied

principle of using all rooms, because based on observation of the researcher

anced.

In a room there is still large and empty , while in another side of that room there

is accumulation , both accumulation of staffs, tools or equipments; (4) The

arrangement of administration office room of dean of FKIP UNS has not yet

applied principle of the change of work place arrangement optimally. Although

in fact each of room is arranged with open type which enables change of work

place arrangement according to the need, but the arrangement has been

patterned, so that it is difficult to be changed, if it is needed.


commit to user

ix

MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan

orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa

derajat

(Q.S. Mujadillah : 11)

Pengetahuan tidaklah cukup, maka kita harus

mengamalkannya.

Niat tidaklah cukup, maka kita harus melakukannya.

(Johann Wolfgang Von Goeth)

THERE IS A WILL, THERE IS A WAY

Dimana ada niat disitu pasti ada jalan

PLAN YOUR WORK, WORK YOUR PLAN

Rencanakan pekerjaanmu, kerjakan rencanamu

SIMPLE LIVING BUT HIGH THINKING

Hiduplah apa adanya tetapi berpikirlah yang luas

(Penulis)


commit to user

x

PERSEMBAHAN

Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak Darno dan Ibu Lis

Meyda dan Zaky

adik-adikku terkasih, aku ingin pulang karena kalian

Alm. Eyang Supangat dan Almh. Eyang Etty

Alm. Mbah Suharjo dan Almh. Mbah Ditmiarti

semoga Allah SWT selalu menjaga Eyang dan Mbah di surga-

Keluarga besar SUHARJO dan SUPANGAT

(paman, bibi dan sepupu2ku tersayang)

keluarga penuh cinta

The Special One

waktu terasa singkat jika bersamamu

(febe, elyn, ezty, mb dee, yunita)

kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan

PAP - FKIP UNS Surakarta

almamater tercinta tempatku menimba ilmu


commit to user

xi

KATA PENGANTAR

b

Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat

rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga

PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI

EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat

FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi

ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program

Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai

hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari

berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh

karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih

kepada:

1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang

telah memberikan izin penulisan skripsi ini.

2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan

penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Drs. Sutaryadi, M. Pd selaku Ketua Program Studi Pendidikan

Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah

memberikan izin penelitian ini.

4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi

Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu


commit to user

xii

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk

menyusun skripsi ini.

5. Ibu Dr. Wiedy Murtini, M. Pd selaku Pembimbing I yang telah memberikan

pengarahan, bimbingan dan motivasi tiada henti kepada peneliti selama

pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.

6. Bapak Drs. Hery Sawiji, M. Pd selaku Pembimbing II yang telah banyak

memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama

pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.

7. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah

banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.

8. Bapak Djoko Santoso, Bapak Pradja Suminta, Bapak Andre Rahmanto,

Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni

Ninghardjanti, Ibu Tutik Susilowati dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak

dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas

bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.

9. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh

karyawan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang telah

membantu kelancaran penelitian ini.

10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas motivasi dan doa-doa yang tak pernah

putus untukku.

11. Adik- ndorongku menyelesaikan

skripsi ini.

12.

membantu mencarikan bahan yang aku butuhkan.

13. Taufik Hidayat beserta keluarga (Bapak, Ibu, Mba Kurni, Mas Imam, Mbah)

atas motivasi dan perhatian yang telah diberikan selama ini.

14. Sahabat- FELNIEZDYTHA

menemaniku di perantauan dan banyak memberikan semangat untukku.

15. Compaq-ku, Accer-nya Ezty dan Axio-nya Ita yang telah berjuang bersamaku

di malam-malam panjang.


commit to user

xiii

16. Anak-

Shelma, Lisa, Septi, Sepfriend, Fitrie, Hanna, Githa), hidup seatap bersama

kalian membuat hari-hariku berwarna seperti pelangi.

17. Keluarga Luliana Elin (Bapak, Ibu, Pikachu) yang sudah menerima aku di

rumahnya seperti keluarga sendiri.

18. Sahabat-

persahabatan yang tak pernah putus.

19. Chikal, MovieZone, Azten dan El Torros, berkat buku dan film kalian

pikiranku kembali segar, sesegar es kelapa muda.

20. Teman-teman kelas A-

karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu, bersama

kalian hari-hari kuliahku tidak membosankan. Semoga kita semua sukses

kawan.

21. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini

dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih

banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat

peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada

umumnya. Amin.

Surakarta, Februari 2011

Peneliti


commit to user

xiv

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ iv

ABSTRAK ..................................................................................................... v

MOTTO ......................................................................................................... ix

PERSEMBAHAN .......................................................................................... x

KATA PENGANTAR ........................................... xi

DAFTAR ISI .................................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvii

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xviii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xix

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

B. Fokus Masalah ........................................................................... 5

C. Perumusan Masalah ................................................................... 6

D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 6

E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 8

1. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor .................................. 8

a. Pengertian Tata Ruang Kantor ........................................ 8

b. Tujuan Tata Ruang Kantor .............................................. 10

c. Asas Tata Ruang Kantor ................................................. 12

d. Tata Ruang Kantor yang Efektif ..................................... 13

e. Manfaat Tata Ruang Kantor ............................................ 16

f. Macam Tata Ruang Kantor ............................................. 17

g. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata

Ruang Kantor .................................................................. 19

2. Kantor Tata Usaha ................................................................ 31


commit to user

xv

a. Pengertian Tata Usaha .................................................... 31

b. Ruang Lingkup Tata Usaha ........................................... 32

3. Efisiensi Kerja ...................................................................... 35

a. Pengertian Efisiensi Kerja ............................................... 35

b. Prinsip Bekerja Efisien ................................................... 37

c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ........ 38

B. Tinjauan Penelitian yang Relevan ............................................. 39

C. Kerangka Pemikiran ................................................................... 43

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 46

1. Tempat Penelitian ................................................................. 46

2. Waktu Penelitian .................................................................. 47

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ................................................... 47

1. Bentuk Penelitian ................................................................. 47

2. Strategi Penelitian ................................................................. 48

C. Sumber Data ............................................................................... 49

D. Teknik Sampling ........................................................................ 50

E. Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 51

F. Validitas Data ............................................................................. 53

G. Analisis Data .............................................................................. 54

H. Prosedur Penelitian .................................................................... 56

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian ....................................................... 58

1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ............................... 58

a. Lantai 1 .......................................................................... 58

b. Lantai 2 .......................................................................... 59

c. Lantai 3 .......................................................................... 59

2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP

UNS ...................................................................................... 60

a. Sub Bagian Pendidikan .................................................. 62

b. Sub Bagian Kemahasiswaan ........................................... 62

c. Sub Bagian Kepegawaian ............................................... 63

d. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan ............................ 63


commit to user

xvi

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP

UNS ............................................................................................ 63

1. Bagian Tata Usaha ................................................................ 63

2. Sub Bagian Pendidikan ........................................................ 69

3. Sub Bagian Kemahasiswaan ................................................ 72

4. Sub Bagian Kepegawaian ..................................................... 74

5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan .................................. 78

6. Bidang Keuangan ................................................................. 81

C. Deskripsi Permasalahan Penelitian ............................................ 84

1. Alokasi Ruangan .................................................................. 84

2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan ............................. 90

3. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman ................................... 92

a. Cahaya atau penerangan ................................................. 92

b. Warna .............................................................................. 94

c. Udara ............................................................................... 95

d. Suara ............................................................................... 96

D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ............ 97

1. Asas Jarak Terpendek ............................................................ 98

2. Asas Rangkaian Kerja ........................................................... 105

3. Asas Penggunaan Segenap Ruang ......................................... 111

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja ................................ 113

5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai ............................................... 114

a. Cahaya ............................................................................. 115

b. Warna .............................................................................. 117

c. Udara ............................................................................... 118

d. Suara ............................................................................... 119

BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan .................................................................................... 121

B. Implikasi .................................................................................... 122

C. Saran .......................................................................................... 123

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 126

LAMPIRAN ................................................................................................... 128


commit to user

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Kerangka Pemikiran ................................................................... 44

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball

Sampling .................................................................................................... 51

Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara

Interaktif .................................................................................................... 55

Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian ......................................................... 57

Gambar 5. Struktur Organisasi FKIP UNS .................................................. 60

Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha ..................................... 61

Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha .............................. 65

Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha .............................................. 66

Gambar 9. Denah Ruang Sub Bagian Pendidikan ....................................... 69

Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan .............................. 73

Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian ................................... 75

Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP ........................................... 78

Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan ................................................ 83

Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir ......................................................... 87

Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F .................................................... 88

Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni ......................................... 106

Gambar 17. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang ...... 107

Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang

Disarankan .................................................................................................... 108


commit to user

xviii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) ................................ 22

Tabel 2. Pengaruh Warna ............................................................................ 24

Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon

Putih ....................................................................................................... 25

Tabel 4. Sumber Kebisingan........................................................................ 29

Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha ..................... 68

Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan ............. 71

Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ..... 74

Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian .......... 77

Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP ................. 81

Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan ...................... 84

Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter .......................... 99





commit to user

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Jadwal Penelitian ..................................................................... 128

Lampiran 2. Struktur Organisasi FKIP UNS ............................................... 129

Lampiran 3. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 130

Lampiran 4. Data Ruang Gedung F ............................................................. 131

Lampiran 5. Daftar Barang Inventaris Gedung F ........................................ 132

Lampiran 6. Daftar Rincian Tugas Karyawan Tata Usaha .......................... 149

Lampiran 7. Foto Kegiatan dan Ruangan .................................................... 179

Lampiran 8. Pedoman Wawancara .............................................................. 182

Lampiran 9. Field Note ................................................................................ 183

Lampiran 10. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ............................... 193

Lampiran 11. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................ 194

Lampiran 12. Surat Permohonan Ijin Research ............................................. 195

Lampiran 13. Surat Ijin Menyusun Skripsi .................................................... 196

Lampiran 14. Surat Keterangan Penelitian .................................................... 198


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi sekarang ini, banyak bermunculan berbagai macam

organisasi baik organisasi-organisasi swasta maupun pemerintah yang bergerak

dalam berbagai bidang kehidupan seperti bidang politik, ekonomi, sosial budaya

dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa di zaman kehidupan yang

modern ini, manusia tidak dapat meninggalkan dan terlepas dari adanya

organisasi sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.

Hampir di setiap lini kehidupan, manusia tidak bisa keluar dari lingkup

organisasi. Beragamnya organisasi yang berkembang tersebut merupakan bukti

nyata bahwa semakin modernnya kehidupan manusia maka akan semakin

kompleks pula kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kenyataan inilah yang

mendorong manusia untuk memasuki dan menjadi anggota suatu organisasi,

dimana di dalam organisasi inilah manusia akan bersosialisasi dengan orang lain

demi mewujudkan tujuan.

Setiap organisasi yang dibentuk dan bergerak di bidang apapun

memiliki suatu tujuan yang hendak dicapai. Keberhasilan pencapaian tujuan

organisasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu manusia (man),

metode (method), mesin (machine), bahan (materials) dan modal (money) atau

yang lebih dikenal dengan 5M. Dalam usaha mencapai tujuan tersebut organisasi

seringkali menghadapi suatu masalah yaitu bagaimana agar pekerjaan tersebut

dapat berjalan dengan lancar.

Dalam setiap organisasi yang menginginkan tujuannya tercapai

dengan baik dituntut untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif

dan efisien. Dikatakan efektif apabila sasaran yang dicapai sesuai dengan

kebijaksanaan, rencana dan program yang telah ditentukan. Sedangkan efisien

jika segala sarana dan fasilitas kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan

relatif lebih kecil dibanding dengan besarnya hasil yang dicapai.


commit to user

2

Salah satu upaya agar pekerjaan organisasi dapat berjalan dengan

lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas organisasi dengan

berlandaskan pada efisiensi yakni perbandingan terbaik antara usaha yang

dilakukan dengan hasil yang dicapai. Dengan cara tersebut diharapkan seluruh

sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dimanfaatkan dan dipergunakan

sebaik-baiknya. Efisiensi disini memiliki arti penghematan yaitu dalam

penggunaan tenaga, pikiran, waktu, ruang dan benda termasuk uang.

Adapun kantor merupakan pusat seluruh kegiatan pegawai dalam

melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas

dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat

membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik

pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah

dicapai.

Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan

rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesuai dengan ruang kerja dapat

memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan fasilitas di

dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme dan

mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan

organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang

tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan

dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka

pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih.

Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin

hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki

ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri.

Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi

suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada

pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan

pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian

aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan


commit to user

3

menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini

sering disebut juga pekerjaan kantor (office work).

Kegiatan ketatausahaan merupakan kegiatan yang menyeluruh yang

harus ada di setiap organisasi yang mana kegiatan tersebut ikut menentukan

berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie

(2000:21) tata usaha mempunyai 3 (tiga) ciri utama yaitu :

1) Bersifat pelayanan

Menyatakan bahwa tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-

pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

2) Bersifat merembes ke segenap bagian

Artinya bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan

dalam seluruh organisasi.

3) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Walaupun tata usaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok

pegawai, pekerjaan itu tidak merupakan monopoli kelompok pegawai

tersebut melainkan dilaksanakan oleh pimpinan tertinggi hingga

pegawai terendah.

Ketatausahaan bertujuan untuk melayani dan membantu dalam

pelaksanaan pekerjaan, karena kegiatan-kegiatan tersebut menyangkut

penanganan informasi bagi suatu organisasi. Hal ini berarti dalam pelaksanaan

kegiatan ketatausahaan harus terdapat informasi yang mutakhir, lengkap dan

dapat diandalkan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

Kantor tata usaha FKIP UNS sendiri belum lama ini menempati

gedung yang baru dan dengan susunan yang berbeda dari yang sebelumnya.

Kantor tata usaha menempati dua lantai yakni lantai satu dan lantai dua. Lantai

satu digunakan oleh bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) sedangkan

lantai dua ditempati oleh kantor pimpinan tata usaha, bagian kemahasiswaan,

bagian pendidikan dan kepegawaian. Para mahasiswa sendiri lebih banyak

berurusan di lantai satu ini khususnya bagian pendidikan dan kemahasiswaan.

Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan bahwa penataan

perabot dan peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan, khususnya ruang

Sub Bagian Kemahasiswaan dan Pendidikan, tidak sesuai dengan asas penataan

ruang kantor yang baik terutama asas jarak terpendek dan asas penggunaan

segenap ruang. Di ruangan Sub Bagian Pendidikan, penataan meja dan kursi


commit to user

4

yang berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek

membuat ruangan terasa sesak dan ruang gerak menjadi sempit. Walaupun

ruangan sudah dilengkapi dengan AC (air conditioner) tetapi masih saja terasa

pengap karena sirkulasi udara yang terganggu dengan banyaknya barang yang

ada di ruangan tersebut. Kurang maksimalnya pemanfaatan fasilitas-fasilitas

yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu.

Loket pelayanan mahasiswa di ruang Sub Bagian Pendidikan kurang berfungsi

dengan baik. Hal ini disebabkan barang-barang yang digunakan untuk melayani

mahasiswa tidak diletakkan di dekat loket sehingga proses pelayanannya lebih

lama. Seharusnya dengan adanya loket tersebut akan dapat mempercepat

pelayanan yang dilakukan untuk mahasiswa. Hal ini menunjukkan belum

diterapkannya asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor. Di depan loket

pelayanan mahasiswa bagian pendidikan juga terdapat meja-meja yang berjejer

tetapi jarang digunakan oleh pegawai dan di belakang meja pimpinan juga masih

ada ruang kosong yang justru digunakan untuk menumpuk arsip. Hal ini tidak

sesuai dengan asas penggunaan segenap ruang, dimana di suatu bagian ruang

berdempetan tetapi di bagian lain kosong dan belum dimanfaatkan secara

optimal. Posisi meja pimpinan yang berada di dekat pintu membuat pimpinan

terganggu dalam bekerja akibat adanya lalu lintas orang yang keluar masuk

ruangan. Seharusnya meja pimpinan berada di bagian dalam ruangan yang

terpisah sendiri.

Di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat ada lemari arsip,

tetapi arsip dan dokumen justru diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan

dengan susunan yang belum teratur. Banyak dokumen yang hanya diletakkan di

lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Masalah lain yang

peneliti temukan yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian dimana penerapan

prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan

baik. Lemari-lemari arsip diletakkan di satu sisi ruangan tersendiri, tidak

diletakkan di tempat yang dekat dengan pengguna arsip dan dokumen tersebut.

Oleh karena itu, ketika akan menggunakan arsip atau dokumen harus mengambil

di tempat yang jauh dari tempat duduknya. Begitu pula ketika arsip atau


commit to user

5

dokumen telah selesai digunakan dan akan dikembalikan, maka harus berjalan

lagi ke tempat lemari arsip itu diletakkan. Masalah penempatan arsip di satu sisi

ruangan bukan di dekat pegawai yang membutuhkan sebenarnya tidak hanya di

ruang Sub bagian Kepegawaian saja tetapi juga di ruang sub-sub bagian lainnya,

seperti UMKAP, Pendidikan dan Kemahasiswaan.

Susunan atau tata ruang dari kantor tata usaha tersebut sedikit banyak

ikut menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Hal ini diperkuat

dengan implikasi hasil penelitian tentang tata ruang kantor dan efisiensi kerja

(Nur Syamsiyah Widyaningrum, 2008) yang dilakukan di Kantor Pelayanan

Pajak Pratama Surakarta, menyatakan bahwa penataan ruang kantor yang baik

akan dapat menciptakan suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan

efektif bagi pegawai sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Surakarta dapat tercapai.

Berdasarkan hal itulah, maka peneliti berusaha mengkaji tentang

efisiensi kerja dalam kaitannya dengan penataan ruang kantor tata usaha dengan

melakukan penelitian yang diberi judul ANALISIS PENATAAN RUANG

KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA

PEGAWAI (Studi kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Surakarta tahun 2010) .

B. Fokus Masalah

Seorang peneliti yang melaksanakan penelitian ilmiah harus

menetapkan pembatasan masalah agar bidang penelitiannya terfokus pada satu

masalah saja dan tidak meluas tetapi mendalam. Hal ini mengingat adanya

keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh seorang peneliti baik itu

keterbatasan waktu, dana, pikiran dan lain sebagainya. Dengan adanya fokus

penelitian seorang peneliti tahu mana data atau informasi yang dibutuhkan dan

relevan dengan penelitian yang dilakukan.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penelitian

ini berfokus pada penataan dan pemanfaatan ruang kantor guna mendorong


commit to user

6

terciptanya efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP pada

tahun 2010.

C. Perumusan Masalah

Kegiatan penelitian muncul karena disebabkan adanya suatu masalah

yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang

menimbulkan kesulitan sehingga menggerakan manusia untuk

menyelesaikannya. Menurut pendapat Winarno Surachmad (1998:34

Berdasarkan uraian identifikasi dan fokus masalah, rumusan masalah

dari penelitian ini adalah Bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat

FKIP UNS Surakarta mampu mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai

dilihat dari asas penataan kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak

terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4)

asas perubahan susunan tempat kerja?

D. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam

melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan

tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika

masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut

adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan

dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah untuk mengetahui bagaimana

penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta mampu

mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan kantor

menurut The Liang Gie yaitu : (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja,

(3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat

kerja.

E. Manfaat Penelitian

Manfaat merupakan suatu hal baik yang dapat dirasakan ketika

kegiatan telah selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian menjadi sesuatu yang


commit to user

7

penting karena dapat memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu

permasalahan baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang dilakukan

dengan baik akan menghasilkan informasi yang akurat, rinci, dan faktual.

Adapun menfaat yang dapat diambil dari penelitian ini antara lain:

1. Manfaat teoretis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas

pengetahuan di bidang administrasi perkantoran khususnya tentang

penataan ruang kantor dan efisiensi kerja.

2. Manfaat praktis

Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat

sebagai berikut :

a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan di kantor tata usaha Dekanat

FKIP UNS Surakarta dalam menentukan kebijakan penataan ruang

kantor yang berhubungan dengan efisiensi kerja dalam usaha mencapai

tujuan yang telah ditentukan.

b. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan bagi pengembangan

penelitian sejenis di masa yang akan datang.

c. Sebagai bahan informasi bagi masyarakat mengenai tata ruang kantor dan

efisiensi kerja.

d. Sebagai tambahan bahan pustaka di perpustakaan.

e. Syarat kelulusan pendidikan jenjang Strata Satu (S1).


commit to user

8

BAB II

LANDASAN TEORI

D. Tinjauan Pustaka

4. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor

h. Pengertian Tata Ruang Kantor

Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai

adalah penyusunan tata ruang kantor yang baik. A. S. Moenir (1983:7)

menyatakan bahwa Kantor sebagai tempat untuk bekerja seseorang dengan

menggunakan peralatan seperti mesin tulis, mesin hitung, pensil/pulpen dan

alat tulis lain dan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, almari, telepon,

meja gambar dan lain- A. S. Moenir (1983:8) juga menyatakan bahwa

suatu tempat kerja disebut kantor apabila memenuhi tiga syarat yaitu:

1) Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang

bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat

itu.

2) Jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis,

komunikasi dan arsip/dokumentasi.

3) Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti mesin-tulis, mesin hitung,

mesin ganda dan lain-lain dan perlengkapan kerja serta pasilitas kerja

seperti lampu, air, telepon dan lain-lain.

Sedangkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:1)

menyatakan bahwa antor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat,

staf, personel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan .

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor

adalah tempat seseorang melakukan pemikiran dan menyelesaikan segala

sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung jawabnya sebagai

anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan tempat untuk

menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyalurkan surat-

surat, dokumen-dokumen, data-data dan informasi penting lainnya.

Produktivitas suatu organisasi secara langsung ataupun tidak

langsung dipengaruhi oleh penataan ruang kerja. Porras dan Robertson dalam


commit to user

9

Badri Munir Sukoco (2007:189) layout harus

menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan

Littlefield dan Peterson dalam The Liang Gie (2000:186)

menyatakan ata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan

perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia

Komaruddin (1993:157)

merupakan suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat, alat-alat

pembantu, dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk

Selain itu George R. Terry dalam The Liang Gie (2000:186)

ata ruang kantor adalah penentuan mengenai

kebutuhan dan penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu

susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi pelaksanaan

kerja perkantoran dengan biaya- . Pendapat tersebut

mengindikasikan bahwa dalam penyusunan tata ruang kantor juga harus

memperhatikan faktor kenyamanan dan biaya. Sedangkan The Liang Gie

alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang

menimbulkan kep

Mengenai definisi tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142)

adalah pengaturan ruangan kantor serta

penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan

kantor yang tersedia untuk

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tata ruang

kantor adalah penyusunan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta

pengaturan tempat kerja yang disesuaikan dengan ruangan yang bertujuan

untuk mewujudkan efisiensi kerja bagi pegawai. Tata ruang kantor tidak

hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan

perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan


commit to user

10

perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan

fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.

i. Tujuan Tata Ruang Kantor

Setiap kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi atau instansi,

memiliki suatu tujuan. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada

beberapa tujuan yang hendak dicapai. Menurut The Liang Gie (2000:188-

189) tujuan tersebut antara lain:

1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat

menempuh jarak yang sependek mungkin.

2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan

pekerjaan.

4) Kesehatan dan kepuasan kerja pegawai dapat terpelihara.

5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara

memuaskan.

6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat

kesan yang baik tentang organisasi itu.

7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai

pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Sedangkan Slamet Soesanto (1995:57) mengemukakan tata ruang

kantor memiliki tujuan-tujuan khusus seperti:

1) Agar tersedia ruang kantor yang cocok dan memaksimumkan

penggunaannya.

2) Untuk menjamin kenyamanan para karyawan maupun masyarakat

luar yang berhubungan dengan perusahaan.

3) Mengembangkan aliran kerja yang efektif dengan biaya yang

murah.

4) Untuk merancang tempat-tempat kerja yang mampu menyerap

metode-metode kerja yang baik dan memelihara sistem aliran

kerja.

5) Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan faktor-faktor

lingkungan terkait, seperti pemanas, penerangan, warna dan

pengendalian kebisingan.

6) Menjamin fleksibilitas dan mengembangkan tata letak agar bisa

dirubah-rubah untuk kecepatan kerja yang diperlukan.

7) Untuk lebih mempertimbangkan perlunya hubungan antar

karyawan dengan menyediakan suatu lingkungan yang bebas dari

hambatan-hambatan komunikasi.


commit to user

11

Berkenaan dengan tujuan tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142-

143) memberikan rumusan sebagai berikut:

1) Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah

ekonomis yang besar.

2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang

sedang bekerja.

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti

komputer, telepon, teleks, intercom, faksimili, e-mail, dan

pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga

perusahaan seperti penyediaan air minum.

6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan

arsip.

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh,

dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi

tinggi.

9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan

tamu perusahaan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

tujuan dari tata ruang kantor adalah untuk memanfaatkan segenap ruangan

secara optimal dan menempatkan perabot kantor di tempat yang sesuai,

sehingga dapat melancarkan dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan kantor.

Jika ruangan kantor tidak ditata dengan baik, maka akan menyita banyak

waktu, tenaga dan pikiran para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya

sehingga prinsip efisiensi dalam bekerja sulit terwujud. Dengan tata ruang

kantor yang baik, akan memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk

bekerja, sehingga pegawai merasa betah ketika bekerja di kantor.

Penataan ruang kantor tidak hanya ditujukan untuk pegawai saja

melainkan pihak-pihak lain yang berkepentingan di kantor tersebut, antara

lain pimpinan dan pihak luar yang mengunjungi kantor. Bagi pimpinan, akan

lebih memudahkan pengawasan terhadap para pegawainya sedangkan bagi

pihak luar akan memberikan kesan yang baik terhadap kantor tersebut.

Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan diperlukan agar proses


commit to user

12

pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai dapat terlaksana sesuai dengan yang

semestinya. Penataan kantor juga bertujuan agar pihak-pihak luar yang

berkepentingan merasa nyaman berada di kantor tersebut, apalagi jika fungsi

kantor adalah untuk pelayanan masyarakat, maka harus benar-benar

memperhatikan segi kenyamanan dan efisiensi kerjanya, sehingga akan

menimbulkan kesan yang baik dari masyarakat.

j. Asas Tata Ruang Kantor

Agar penataan ruang kantor dapat tercapai secara maksimal, maka

perlu memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. Ada empat asas pokok tata

ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas mengenai jarak terpendek, 2) asas

mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai penggunaan segenap ruang, 4)

asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Asas-asas tersebut berfungsi

sebagai pedoman dalam menyusun dan menata ruang kantor agar dapat

menciptakan efisiensi kerja bagi para pegawai.

Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih

cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-

barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya,

sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Selain itu,

penataan ruang kantor juga harus memperhatikan rangkaian kerja yang

dilakukan para pegawai. Pengaturan dan penempatan para pegawai

seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian

pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju

dari permulaan sampai penyelesaian, tidak ada gerakan mundur atau

menyilang. Dalam penataan ruang kantor, suatu ruangan harus ditata

sedemikian rupa sehingga satu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara

optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan

komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi di sudut yang

lain justru tidak dimanfaatkan. Susunan tempat kerja yang baik harus bisa

menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya, ruangan tersebut bisa diubah

susunannya sesuai dengan situasi dan kondisi, dengan tidak mengeluarkan


commit to user

13

biaya yang terlampau banyak. Hal ini sesuai dengan asas perubahan susunan

tempat kerja. Jadi, sebaiknya ruang kantor disusun dan ditata dengan posisi

yang mudah diubah letaknya agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan para

personil kantor tersebut.

Mengenai asas tata ruang kantor, Ida Nuraida (2007) menambahkan

bahwa dalam penataan ruang kantor juga harus memperhatikan 2 (dua) hal

yaitu asas integrasi kegiatan dan asas kepuasaan kerja bagi pegawai. Tata

ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter

bagian yang ada dalam organisasi. Selain itu, tata ruang dan peralatan kantor

harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.

Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh situasi-situasi yang

menghambat pekerjaannya misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-

barang yang dapat membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak

mendukung dalam penyelesaian pekerjaan.

Dengan berpedoman pada asas-asas tersebut, diharapkan dapat

terwujud tata ruang kantor yang mampu mendorong suatu pekerjaan berjalan

secara efektif dan efisien. Jika efisiensi dalam bekerja dapat terwujud, maka

pencapaian tujuan organisasi pun dapat tercapai dengan baik.

k. Tata Ruang Kantor yang Efektif

Slamet Soesanto (1995:56) menyatakan bahwa pedoman penyusunan

tata ruang kantor yang baik dan efektif yaitu:

1) Menjamin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang

mengalir secara garis lurus bukannya saling menyilang.

2) Sebaiknya ruang tidak dibagi-bagi menjadi ruang-ruang kecil,

melainkan dibiarkan dalam ruang lebar yang terbuka sifatnya.

3) Dinding penyekat hendaknya bisa dipindah-pindah.

4) Ruangan hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa

mengekang tempat-tempat kerja individual.

5) Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat seperti

bagian personalia harus ditempatkan di suatu ruangan yang

memudahkan hubungan dengan masyarakat.

6) Alokasi ruangan didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang

berfungsi disekitar penyimpanan dokuman untuk bagian-bagian


commit to user

14

yang membutuhkan komunikasi silang dengan departemen lain

harus diletakkan berdekatan satu sama lain.

Selain itu, Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007) menyebutkan

ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan tata ruang

kantor agar lebih efektif dan efisien, antara lain: 1) tugas pegawai, jenis tugas

dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan

jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka; 2)

arus kerja, dalam perancangan layout analisis arus kerja yang mengacu pada

pergerakan informasi dan tugas sangat diperlukan agar dalam penyelesaian

pekerjaan selalu bergerak lurus dan maju; 3) bagan organisasi, bagan

organisasi mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai dan membantu

dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai tersebut sehingga

pegawai-pegawai yang memiliki keterkaitan pekerjaan yang erat ditempatkan

saling berdekatan; 4) proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang,

menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan

melakukan perluasan atau pengurangan di masa akan datang; 5) jaringan

komunikasi, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan oleh

pegawai maka akan semakin dekat letak ruangannya; 6) departemen dalam

organisasi, banyak perusahaan maupun instansi yang mengelola kantornya

berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap

keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan

arus kerja di antara mereka; 7) kantor publik dan privat, pengoperasian

kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang

bersifat teknis; sulitnya mengubah layout bila diperlukan; lebih sulit

dilakukan dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat

komunikasi yang efektif; 8) kebutuhan ruang, pegawai yang membutuhkan

peralatan yang banyak dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan

ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak; 9) pertimbangan

keamanan, perencanaan layout harus dapat membuat pegawai bergerak

secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai

bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peralatan yang dapat menghalangi; dan


commit to user

15

10) pembiayaan ruang perkantoran, beberapa faktor yang merupakan potensi

biaya di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien

sehingga arus kerja kurang optimal dan lain-lain.

Sedangkan The Liang Gie (2000:191-192) berpendapat bahwa untuk

menentukan letak dan susunan ruang kantor perlu memperhatikan beberapa

pedoman sebagai berikut:

1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani

publik hendaknya ditaruh di teampat yang mudah didatangi

orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya.

2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain

hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat.

3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari

organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga

satuan-satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.

4) Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, hendaknya

dijauhkan dari satuan-satuan lainnya terutama satuan yang banyak

menjalankan pekerjaan otak.

Martinez dan Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:196)

berpendapat bahwa ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna

mendesain layout kantor yang efektif, antara lain:

1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai

dalam arus kerja.

2) Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus

dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan

backtracking.

3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa

harus ditempatkan dalam area yang bedekatan.

4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus

ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk.

5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus

ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.

6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang

dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing

individu.

7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.

8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan

yang lebih efisien dari pekerja.

9) Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.

10) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil

yang tertutup.


commit to user

16

11) Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban,

dan kontrol suara.

12) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.

13) Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.

Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang

kantor yang baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada

penyusunan dan penempatan perabot dan alat perlengkapan kantor secara

tepat, sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan tercipta suatu

ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja.

Dengan pedoman-pedoman tersebut diharapkan layout kantor dapat

membuat pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien serta sesuai

dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menjalankan

pekerjaannya tersebut.

l. Manfaat Tata Ruang Kantor

Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tata ruang kantor yang

efisien diharapkan dapat mengakibatkan lancarnya kegiatan-kegiatan kantor.

Badri Munir Sukoco (2007:189) menyatakan bahwa layout kantor yang

efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.

2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.

4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan

melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang

baik dan terencana memberikan manfaat kepada 2 (dua) pihak yaitu pihak

internal kantor yakni para personil kantor khususnya pegawai dan pihak

eksternal kantor yakni masyarakat umum. Manfaat yang diberikan bagi

pegawai antara lain dapat menciptakan suatu kondisi yang menunjang

kelancaran pekerjaan kantor, penghematan ruangan, mempercepat


commit to user

17

terselesainya pekerjaan kantor dan yang paling utama adalah terciptanya

efisiensi dalam bekerja. Sedangkan bagi pihak luar, tata ruang kantor yang

baik juga memberikan kenyamanan dan kepuasan bagi masyarakat, sehingga

masyarakat memiliki kesan yang baik terhadap kantor tersebut.

m. Macam Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan penataan ruang kantor, ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan, antara lain bentuk dan luas ruangan yang tersedia serta

jenis pekerjaan, sehingga akan menghasilkan tata ruang kantor yang efektif

dan efisien. The Liang Gie (2000:192-193) membedakan tata ruang kantor

dalam dua macam, yaitu:

1) Tata ruang kantor yang terpisah-pisah

Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam

beberapa satuan.

2) Tata ruang terbuka

Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak

dipisahkan.

Tata ruang kantor yang terbuka lebih baik dan memuaskan daripada

ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Hal

tersebut diungkapkan The Liang Gie (2000) dengan alasan sebagai berikut:

1) memudahkan pengawasan terhadap pegawai, dengan tata ruang kantor

yang terbuka, para pimpinan lebih leluasa untuk melihat dan mengamati

proses pelaksanaan pekerjaan pegawainya; 2) lebih memudahkan hubungan

di antara para pegawai, karena merasa bekerja dalam satu ruangan yang sama

maka akan menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat; 3) jika terjadi

penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai

proses penyelesaian suatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah

menampungnya.

Meskipun tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan dalam

hal penyelesaian pekerjaan, tetapi Komarudin (1993:160) menjelaskan

beberapa kerugiannya, yaitu:


commit to user

18

1) Dapat merendahkan moral pekerja atau staf. Hal ini terutama

disebabkan oleh cara hidup yang diawasi yang dirasakan terus

menerus. Tidak ada perasaan eksklusif yang diperlukan sebagian

jiwa pekerja.

2) Pekerja akan kehilangan kepribadiannya, kehilangan status dari

staf Pembina dan kurang rasa memiliki.

3) Ruang yang terbuka (meskipun dapat disekat-sekat) akan

mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia dan pengelolaan

kas.

4) Penyakit infeksi, epidemik dan endemik dapat menyebar dengan

lebih bebas.

5) Ketidakpuasan akan lebih mudah menjalar.

6) Suara yang ditimbulkan oleh pekerja-pekerja secara bersamaan

dapat menjadi-jadi.

7) Akan menyebabkan gangguan yang disebabkan letak taman

sebagai penyekat hidup dan gerakan umumnya.

Berkenaan dengan macam ruang kantor, Ida Nuraida (2008:143-144)

menyebutkan bahwa secara garis besar tata ruang kantor dapat dibedakan

menjadi dua macam yaitu:

1) Ruang kantor terbuka (open plan offices)

Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa

pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak

dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungannya adalah :

a) Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya

yang tinggi.

b) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai

baik.

c) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

d) Memudahkan pengawasan.

Kerugiannya adalah:

a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

b) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan

pendingin udara serta air cleaner untuk mengurangi bau.

c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu

konsentrasi kerja.

2) Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

Tempat kerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang

dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.


commit to user

19

Keuntungannya adalah:

a) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan,

kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan,

dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga.

b) Konsentrasi terhadap pekerjaan lebih mudah.

c) Dapat lebih menghargai tamu.

Kerugiannya adalah:

a) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan

ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan e-mail), penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan

pemeliharaannya, dan lain-lain.

b) Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas

ruangan kurang.

c) Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang

oleh alat komunikasi yang memadai.

d) Mempersulit pengawasan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, secara garis besar tata ruang

kantor dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu ruang kantor terbuka dan ruang

kantor tertutup, dengan keuntungan dan kerugiannya masing-masing.

Pemilihan jenis tata ruang kantor baik itu terpisah, terbuka atau tertutup

tergantung pada jenis pekerjaan, situasi dan kondisi organisasi yang

bersangkutan. Setelah memahami keuntungan dan kerugian dari macam-

macam tata ruang ini, hendaknya benar-benar menjadi perhatian karena jika

tidak tepat dalam menentukan jenis tata ruang kantor, maka prinsip efisiensi

dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tidak akan terwujud.

n. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor

The

yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah

Hal-hal itulah yang harus diperhatikan

dalam penataan ruang kantor. Berikut ini adalah uraian dari keempat hal

tersebut.


commit to user

20

1) Cahaya

Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang

pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan

memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena

mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan

kesalahan dan matanya tidak cepat lelah. Hal tersebut sesuai dengan yang

dikemukakan oleh Ida Nuraida (2008:155) bahwa:

Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan

efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai,

keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan

hal vital yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat

melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas kantor ini lebih banyak

tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga

harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat

dan dalam tempat yang tepat pula.

Selain itu McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:208)

mendeskripsikan bahwa:

80 hingga 85 persen informasi yang diterima pegawai di kantor adalah

menggunakan indera penglihatan (mata). Hal inilah yang menjadikan

kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan

mempengaruhi produktivitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai

akan meningkat apabila tingkat cahaya di tempat kerja tidak sesuai

yang akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada

matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini berdampak terhadap

penurunan motivasi pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai

menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus

memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan

tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri.

Lebih lanjut Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan

kantor yang optimal berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja,

suasana ruangan yang terang akan membuat pegawai lebih mudah

melaksanakan pekerjaannya sehingga produktivitas akan meningkat; b)

meningkatkan mutu kerja, pencahayaan yang baik dan cukup dapat

mengurangi tingkat kesalahan pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun

akan tinggi; c) mengurangi ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian


commit to user

21

besar pekerjaan yang dilakukan pegawai menggunakan indera

penglihatan, maka diperlukan penerangan yang optimal agar dapat

mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa lelah, suasana kantor

dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan perasaan semangat

dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih dan lelah; e)

meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang akan

membuat pegawai bersemangat dalam bekerja, lain halnya jika suasana

ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas;

dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor

dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan

lebih nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut.

Menurut The Liang Gie (2000:213-215), cahaya penerangan

buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu:

a) Cahaya langsung

Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan

meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat

sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas.

Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-

lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari

b) Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya melalui tudung lampu

yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu

. Sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan

meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja.

c) Cahaya setengah tak langsung

Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah

langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah

langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayang-bayang yang

diciptakannya sudah tidak begitu tajam

d) Cahaya tak langsung

Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit-langit

ruangan, dari situ barulah dipantulkan ke arah permukaan

meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu

tidak menimbulkan kelela

Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa cahaya

penerangan yang paling baik digunakan di kantor adalah cahaya tak


commit to user

22

langsung, karena cahaya tersebut tidak menimbulkan kelelahan pada

mata sehingga para pekerja akan lebih cepat dalam menyelesaikan

pekerjaannya dan kesehatan mata para pekerja terjaga.

McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan

bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu:

a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan

pencahayaan ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada

langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini

merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di

ruangan kantor tersebut.

b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja

seorang pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun

menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis

cahaya ini jarang digunakan pada kantor-kantor di Indonesia

c) Accent lighting dirancang pada lorong sebuah kantor atau

area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai

atau pengunjung tidak tersesat.

d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca,

dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan

memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini

tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung

atau gelap.

The Liang Gie (2000:215) mengemukakan:

Selain macamnya penerangan, hal lain yang perlu diperhatikan

adalah banyaknya cahaya penerangan tersebut. Satuan untuk

mengukur besarnya penerangan dipakai sebuah satuan hitung

yang disebu foot-candle yang

dipancarkan dari sebuah lilin ukuran biasa pada sebuah benda

yang jaraknya 1 kaki (30,48 cm) dari lilin itu.

Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle)

Macam Pekerjaan Foot Candle

1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan

tajam. Contoh: memeriksa perhitungan,

pembukuan, menggambar.

2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan

biasa. Contoh: surat menyurat, mengurus

arsip, rapat, pengiriman dan penerimaan

surat.

3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan

50

30

10


commit to user

23

sepintas lalu. Contoh: aktivitas dalam

ruang resepsi, tangga gedung, atau kamar

mandi.

4. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan

sederhana. Contoh: untuk lorong atau

jalan lalu lintas dalam gedung.

5

Sumber: The Liang Gie (2000:215)

Pemilihan cahaya penerangan untuk ruang kerja pegawai harus

diperhatikan dengan sebaik-baiknya. Hal ini perlu dilakukan karena

sistem pencahayaan yang berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan

oleh pegawai. Dengan pemilihan pencahayaan yang tepat, maka akan

mengurangi ketegangan dan kelelahan mata pegawai sehingga pegawai

dapat bekerja secara maksimal.

2) Warna

Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor

yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi

suatu kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga

mempunyai nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor

mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang

dikemukakan

mempunyai pengaruh terhadap jiwa orang yang melihatnya dan masing-

Dalam pemilihan warna, hendaknya disesuaikan dengan iklim,

suasana kerja dan cahaya yang digunakan di dalam kantor tersebut.

Selain itu, pemilihan warna juga harus memperhatikan sifat dan jenis

pekerjaan yang dilakukan. McShane dalam Badri Munir Sukoco

(2007:214) Meskipun sebagian besar pegawai sadar

akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak

psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan,


commit to user

24

Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:214) menjelaskan ada

beberapa faktor yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam

pemilihan warna di kantor, antara lain:

a) Kombinasi warna

b) Efek cahaya pada warna

c) Nilai pemantulan warna

d) Dampak dari warna

Para ahli membedakan 3 (tiga) warna pokok, yaitu merah, kuning

dan biru. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, semangat

dan kegembiraan. Warna kuning menggambarkan kehangatan, sedangkan

warna biru menggambarkan keleluasaan dan ketentraman. Dari ketiga

warna tersebut, dapat diciptakan beberapa warna sekunder. Warna merah

dan kuning jika dicampur dengan kuantitas yang sama maka akan

menghasilkan warna oranye. Warna kuning ditambah dengan biru maka

akan menjadi hijau, sedangkan jika biru dan merah dicampur maka akan

menghasilkan warna ungu. Apabila ketiga warna pokok dicampur,

terciptalah warna abu-abu netral.

Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap

orang dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap

warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai

berikut:

Tabel 2. Pengaruh Warna

No. Warna Jarak Temperatur Efek Psikis

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Putih

Biru

Hijau

Merah

Oranye

Kuning

Coklat

Netral

Jauh

Jauh

Dekat

Sangat dekat

Dekat

Sangat dekat

Dingin

Dingin/sejuk

Netral

Panas

Sangat hangat

Hangat

Netral

Ketenangan

Keleluasaan

Ketentraman

Menyenangkan

Merangsang

kegembiraan

tapi bisa juga

mengganggu

Merangsang

Merangsang

riang gembira,

Merangsang


commit to user

25

8.

9.

Ungu

Hitam

Sangat dekat

Sangat dekat

Dingin

Panas (menyerap

cahaya besar)

Agresif

Agresif,

menakutkan

mengganggu,

menolak

Sumber: Ida Nuraida (2008:158)

Bukan hanya pemilihan warna saja yang diperlukan, tetapi

komposisi warnapun harus diperhatikan juga, karena jika memilih

komposisi warna yang salah, maka akan mengganggu pemandangan dan

dapat menimbulkan rasa kurang nyaman serta dapat mempengaruhi

kegairahan dan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu, untuk ruang

kantor hendaknya dipilih warna-warna yang lembut seperti coklat muda

atau krem, abu-abu muda, biru muda, dan lain sebagainya.

The Liang G asing-masing

warna apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan

kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan suatu warna untuk

memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul

warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan dinyatakan dengan

presentasi(sic) Persentase-persentase ini diperhitungkan berdasarkan

pemantulan terhadap cahaya dari lampu neon putih.

Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih

Warna Persentase

1. Kaca bening

2. Putih

3. Warna sangat muda:

Hijau kebiru-biruan

Gading

Biru

Kuning kecoklat-coklatan

Abu-abu

4. Warna sedang:

Hijau kebiru-biruan

Kuning

100%

88%

76%

81%

65%

76%

83%

54%

65%


commit to user

26

Kuning kecoklat-coklatan

Abu-abu

5. Warna tua/gelap:

Biru

Kuning

Coklat

Abu-abu

Hijau

Hitam

6. Perabotan kayu:

Kayu maple

Kayu pohon kenari

Kayu mahoni

63%

61%

8%

50%

10%

25%

7%

0%

42%

16%

12%

Sumber: Ida Nuraida (2008:160)

Menurut Badri Munir Sukoco (2007:215), ada beberapa faktor

yang perlu diperhatikan sebelum memulai proses perencanaan memilih

warna ruang kantor, yaitu:

a) Penutup Lantai

Warna yang digunakan untuk menutup lantai sangat penting,

dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang

bagus. Pilihan warnanya beragam sangat beragam dan mudah

disesuaikan dengan faktor lain yang terdapat di kantor,

menjadikan karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup

b) Penutup Dinding

Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding

karena nilai estetikanya serta kemampuan untuk menyerap

suara. Pilhan warna disesuaikan dengan kondisi raung

c) Warna Furnitur

Pemilihan warna furnitur yang akan digunakan dalam ruang

kantor juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut di

Dewasa ini, tren yang sedang berkembang adalah

memilih furnitur dengan warna yang kontras dengan warna

3) Udara

Faktor udara sangat penting bagi pegawai yang bekerja dalam

suatu ruangan. Udara yang dihirup pegawai setiap hari dapat

mempengaruhi kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara


commit to user

27

yang kotor disebabkan karena kurangnya sirkulasi udara, sehingga akan

mengganggu kesehatan pegawai, yang berakibat pada menurunnya

prestasi kerja pegawai. Oleh karena itu, perlu adanya ventilasi dan

jendela yang banyak supaya pertukaran udaranya baik, sehingga udara di

dalam kantor akan tetap bersih.

Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara

yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat,

memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan

yang baik bagi para tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan

Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:161) bahwa:

Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan

mengawasi suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan.

Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20%

setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas

udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak

bagi kantor antara lain meningkatkan produktivitas kerja,

meningkat mutukerja kantor, menjaga kesehatan pegawai,

meningkatkan semangat kerja dan menimbulkan kesan yang

menyenangkan bagi para tamu.

Badri Munir Sukoco (2007:219) mengemukakan bahwa faktor

kualitas udara yang perlu diperhatikan ada 4 (empat), yaitu:

a) Temperatur udara

Temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah 3-

4ºCelcius, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika

memasuki ruangan. Apabila di luar kantor sedang panas

dengan temperatur udara 30ºC, sebaiknya temperatur diatur

pada 26ºC, dan apabila temperatur di luar sebesar 14ºC,

sebaiknya di dalam kantor

b) Tingkat kelembaban udara

Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara.

Tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan

memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor.

Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%.

c) Sirkulasi udara

Udara pada beberapa tempat kerja, terutama yang

peralatannya menghasilkan panas, harus disirkulasikan untuk

menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur

. Tingkat pergantian udara

rata-rata yang cukup adalah 0,67 m³


commit to user

28

d) Kebersihan udara

dilengkapi dengan alat guna membersihkan udara dari kuman,

debu, dan kotoran. Cahaya ultraviolet digunakan untuk

membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk

membuang debu serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi

pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi

lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik menjadi lebih

efisien.

Menurut American Society of Heating and Ventilating

Engineering, suhu udara yang nyaman bagi sebagian pekerja adalah

25,6ºC dengan kelembaban 45% (The Liang Gie, 1996:145). Di

Indonesia nilai kelembaban udaranya rata-rata lebih dari 70% dengan

suhu udara yang berbeda-beda dari satu tempat ke tempat lain. Soetarman

dalam The Liang Gie (2000:220) mengemukakan bahwa ada beberapa

hal yang dapat mengatasi udara yang panas-lembab seperti yang terjadi di

Indonesia, yaitu:

a) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat

conditioning.

b) Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang

kerja.

c) Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh

para pekerja.

4) Suara

Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama

pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang

bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan

pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco

(2007:216) Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang

tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap

Selain itu Alex S. Nitisemito (1992:196) menyatakan

adanya kebisingan ini maka konsentrasi dalam bekerja akan pula

terganggu. Dengan terganggunya konsentrasi ini maka pekerjaan yang


commit to user

29

dalam Ida Nuraida (2008:161-162) mengemukakan:

Pengaruh suara yang gaduh adalah:

a) Gangguan mental dan saraf pegawai.

b) Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil,

kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan

ketidakhadiran yang lebih banyak.

c) Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang

berkurang.

Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi

kebisingan tersebut, antara lain:

a) Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.

b) Menggunakan peralatan kantor yang yang tidak menimbulkan

c) Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada

dinding, jendela, ataulantai yang menyerap dan mengisolasi

d) Menjauhkan peralatan yang menimbulkan

Berikut ini adalah beberapa sumber kebisingan hasil dari

penelitian Ayr, Cirillo, Fato, dan Martellota.

Tabel 4. Sumber Kebisingan

Sumber Kebisingan

Orang

berbicara

Telepon

Berbunyi

Suara

dari luar

HVAC

systems*

Peralatan

kantor

Seluruh sampel

Ruang baca

Kantor tunggal

Kantor non AC

Kantor ber-AC

31%

47%

7%

14%

21%

8%

9%

18%

33%

10%

11%

14%

21%

13%

12%

34%

26%

27%

-

41%

16%

4%

27%

40%

16%

*HVAC systems: heating, ventilating, and conditioning system

Sumber: Badri Munir Sukoco (2007:217)

Dari data tersebut dapat diketahui bahwa sumber kebisingan dapat

berasal dari beberapa hal dengan tingkat kebisingan yang berbeda satu sama


commit to user

30

lain di berbagai tempat, khususnya kantor. Hal ini dapat dijadikan acuan bagi

kantor agar dapat mengantisipasi adanya kebisingan-kebisingan yang

mungkin muncul dan dapat mengganggu aktivitas pekerjaan kantor.

Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:217-218) mengemukakan

beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol kebisingan pada

ruang kantor, antara lain:

a) Konstruksi yang Sesuai

Berikut adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan untuk

mengurangi kebisingan:

(1) Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama

dari sistem HVAC.

(2) Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memiliki seal

yang terbuat dari ka

(3) Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur

bangunan, yaitu dengan menempatkan ruang berongga

(4) Penggunaan material konstruksi yang dapat mengurangi

kemungkinan

b) Penggunaan Material Peredam Suara

Tingkat peredaman suara diukur dengan menggunakan noise

reduction coefficient (NRC), yang kebanyakan materialnya

mempunyai ukuran .50 sampai .95. nilai .50 berarti 50% suara

diredam oleh material tersebut. Untuk tujuan meredam suara,

material dengan nilai di bawah .75 kur

c) Alat Peredam Suara

Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol

Alat yang dapat digunakan adalah penutup

peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain

d) Masking

Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara

rendah yang tidak mengganggu.

Ada suatu cara yang saat ini sering digunakan untuk meningkatkan

efisiensi kerja, yaitu penggunaan musik. Musik menghasilkan beberapa

keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan

produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam

bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara

psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata-rata.


commit to user

31

Penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa musik yang diputar

secara terus menerus akan berkurang efektivitasnya karena karyawan tidak

lagi menyadari kehadirannya. Oleh karena itu, sebaiknya pemutaran musik

hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya 10-15 menit

setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor

dan diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

5. Kantor Tata Usaha

c. Pengertian Tata Usaha

Setiap organisasi tidak terlepas dari penyelenggaraan pekerjaan

ketatausahaan. Ig. Wursanto (2003:24) menyatakan bahwa uatu pekerjaan

kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-

orang A. S. Moenir (1983:7) mengemukakan bahwa syarat kantor

pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis, komunikasi

dan arsip/doku

Sebagaimana telah dijelaskan pada pengertian kantor sebelumnya

bahwa kantor merupakan tempat seseorang melakukan pemikiran dan

menyelesaikan segala sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung

jawabnya sebagai anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan

tempat untuk menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan

menyalurkan surat-surat, dokumen, data dan informasi penting. Kantor

dalam hal ini bukan hanya sekedar tempat, gedung atau ruangannya saja,

tetapi juga segala perabotan dan perlengkapan yang ada di dalamnya.

Pekerjaan ketatausahaan tidak dapat dielakkan dari sebuah instansi

atau organisasi, karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan dan

penyampaian berbagai bahan keterangan (informasi), yang diperlukan oleh

pimpinan organisasi dalam melaksanakan tugasnya. Bahan keterangan

merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi sehingga

pengaturannya pun merupakan hal yang penting untuk diketahui. Pengaturan

bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Djoko Santoso (2003:14)

menyatakan Tata usaha dalam istilah asing adalah sebagai berikut :


commit to user

32

(1) office work berarti pekerjaan kantor, (2) clerical work berarti pekerjaan

tulis, (3) paper work

Menurut The Liang Gie (2000:16) Tata usaha adalah segenap

rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

usaha kerjasama itu .

Dari beberapa pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tata

usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan

dan mengirim berbagai bahan keterangan yang dapat dipergunakan bagi

siapa saja yang membutuhkan.

Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada

di dalamnya. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak

cukup hanya melihat dari segi bangunan atau orang-orang yang ada di

dalamnya, tetapi juga harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-

dalam kantor dilakukan pekerjaan-

pekerjaan yang meliputi pekerjaan pemikiran dan ketatausahaan.

Moenir, 1983:7)

Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor tata

usaha adalah tempat di mana dilaksanakannya kegiatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim berbagai bahan

keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama untuk mewujudkan

tugas-tugas pokok organisasi.

d. Ruang Lingkup Tata Usaha

Awalnya tata usaha hanya dianggap sebagai pekerjaan dasar saja.

Dengan peranan informasi yang semakin berkembang, maka semakin

penting pula ketatausahaan guna menunjang tugas tersebut. Pengelolaan

informasi sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi formal guna mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Informasi yang akurat sangat

dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan.


commit to user

33

Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan jika tidak ada

informasi yang akurat. Baik buruknya suatu informasi ditinjau dari

kelengkapan, ketepatan dan ketelitian yang sangat berpengaruh terhadap

kualitas keputusan yang akan ditetapkan.

Pengelolaan informasi sangat penting bagi setiap kantor. Penyediaan

informasi merupakan salah satu fungsi yang paling penting bagi kegiatan

perkantoran dan akan memberikan kontribusi paling riil dan esensial bagi

produktivitas dengan catatan informasi tersebut dikelola secara efektif dan

efisien. Inilah yang merupakan tugas dari tata usaha. Menurut The Liang Gie

(2000) tata usaha memiliki ciri utama sebagai berikut: 1) Bersifat pelayanan,

artinya bahwa tata usaha melaksanakan tugas melayani pekerjaan-pekerjaan

operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi; 2) Bersifat merembes ke

segenap bagian dalam organisasi, artinya bahwa pekerjaan tata usaha

diperlukan dan dilaksanakan di seluruh lingkup organisasi; 3) dilaksanakan

oleh semua pihak dalam suatu organisasi, maksudnya ialah bahwa tata usaha

dilaksanakan oleh semua personel dalam setiap organisasi terlepas dari tugas

pokok masing-masing anggota tersebut.

Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam

melancarkan aktivitas dan perkembangan di suatu organisasi atau instansi.

Peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000:20) sebagai berikut:

1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk

mencapai tujuan organisasi.

2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan

organisasi itu untuk membantu membuat keputusan atau

melaksanakan tindakan yang tepat

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dengan

menyediakan pelbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan

itu memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif dengan baik sehingga

akan memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan. The Liang Gie

(2000) merumuskan 6 (enam) pola kegiatan tata usaha sebagai berikut: 1)


commit to user

34

menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap digunakan jika diperlukan;

2) mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis

keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan; 3)

mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan tujuan

menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna sehingga akan lebih mudah

ketika digunakan; 4) mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan

pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan; 5) mengirim, yaitu

kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang

diperlukan; 6) menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan

alat di tempat tertentu yang aman.

Tata usaha melaksanakan berbagai macam kegiatan ketatausahaan.

Seperti yang diungkapkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:1-

2) bahwa tata usaha dapat digolongkan menjadi:

1) Pekerjaan yang bersifat komunikasi, yakni:

a) Penyelenggaraan rapat

b) Briefing

c) Musyawarah

d) Pertemuan

e) Wawancara

f) Konferensi

g) Pengaturan telepon

h) Pengaturan telegram

i) TV dan radio

j) Pengaturan korespondensi (penaskahan, koreksi, pengetikan)

k)

l) Protokol

2) Pekerjaan yang bersifat registrasi, yakni:

a) Agendaris surat-surat (penomoran agenda)

b) Filling

c) Recording

d) Dokumentasi

e) Perpustakaan

f) Microfilm

g) Photocopy

h) Perekam tape

3) Pekerjaan yang bersifat komputasi, yakni:

a) Analisa dan pengetahuan daripada laporan-laporan

b) Data processing


commit to user

35

c) Penyusunan tabel-tabel

d) Daftar-daftar ikhtisar

e) Grafik-grafik

f) Penyusunan laporan harian, bulanan, triwulan, semester,

tahunan

4) Pekerjaan yang bersifat informasi, yakni:

a) Pengumpulan data

b) Pemberian peringatan

c) Survey

d) Research e) Inspeksi

f) Opname (pemeriksaan-pemeriksaan)

g) Intelegence

h) Pemberian keterangan

6. Efisiensi Kerja

d. Pengertian Efisiensi Kerja

WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia

(1995:250) fisiensi adalah ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu

(dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya) kedayagunaan.

Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak

membuang-buang tenaga dan biaya Sedangkan Marshal Edward Dimock

dan Gladys Ogden Dimock dalam A. S. Moenir (1983:256) mengatakan

,

bukan suatu tujuan bagi dirinya sendiri; efisiensi adalah suatu aspek dari alat-

alt

Selain itu menurut The Liang Gie (2002:171) yaitu suatu

asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya .

Ibnu Syamsi (2007:2) mengatakan Efisien diterjemahkan dengan daya

Dari beberapa pengertian efisiensi tersebut, dapat diambil kesimpulan

bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan

dengan hasil yang dicapai dengan tidak membuang waktu, biaya dan tenaga.

Definisi kerja menurut WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar

Bahasa Indonesia egiatan melakukan sesuatu . Sedangkan The


commit to user

36

pelaksanaan kegiatan-kegiatan rohaniah dan jasmaniah yang pelaksanaan

kegiatan-kegiatan untu

Allan H. Morgensen dalam The Liang Gie (2000:173) merumuskan

efisiensi kerja

menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan

The Liang Gie

kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

efisiensi kerja adalah keseluruhan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan

untuk mencapai tujuan dengan perbandingan terbaik antara usaha dan hasil

yang dicapai. The Liang Gie (2000:171-172) meninjau tentang efisiensi kerja

dari 2 (dua) segi, yaitu:

1) Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu

tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi

[2007:6] mengatakan bahwa:

Yang dimaksud dengan efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu

hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu.

Kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau

sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi

kalau pengorbanannya lebih banyak, itu termasuk tidak efisien.

2) Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha

tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang

mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa efisiensi

kerja merupakan perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan mencapai

hasil yang ditentukan dengan penggunaan sumber usaha yang kecil. Seperti

halnya yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2000:173) bahwa:

Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut

mempengaruhi sesuatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha


commit to user

37

dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya

melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada

umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang

memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan

hasil, yaitu cara-cara bekerja efisien.

Efisiensi kerja dapat dilihat dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil kerja dan

segi usaha. Efisiensi kerja dilihat dari segi hasil kerja yang dikehendaki

berkaitan dengan jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih baik,

dengan kata lain bahwa dengan usaha tertentu yang dilakukan akan mampu

mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan efisiensi kerja jika dilihat dari

segi usaha, dapat dikembalikan pada 5 (lima) unsur yang dapat juga disebut

sebagai sumber-sumber kerja, yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda,

termasuk uang (The Liang Gie, 2000), dimana dalam penggunaan kelima

unsur kerja tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tidak menimbulkan

pemborosan. Artinya efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha adalah

bekerja yang tidak sedikitpun mengurangi hasil yang dicapai karena

dilakukan melalui cara yang paling mudah, ringan, cepat, dekat dan murah.

e. Prinsip Bekerja Efisien

Cara bekerja efisien berarti setiap pegawai dalam melaksanakan tugas

pekerjaannya berusaha untuk tidak melakukan pemborosan-pemborosan

dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini berarti cara

bekerja yang efisien ialah cara kerja yang termudah, teringan, tercepat,

terpendek dan termurah untuk mencapai tujuan.

Cara bekerja termudah artinya tidak sulit dan tidak memakai banyak

pikiran, teringan artinya tidak memerlukan banyak tenaga, tercepat artinya

tidak memakan waktu yang banyak, terdekat artinya jarak tempuh yang tidak

jauh dan termurah yang artinya tidak memerlukan banyak biaya.

Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dalam organisasi itu

termasuk efisien atau tidak, maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi

harus terpenuhi. Ibnu Syamsi (2007) mengemukakan beberapa prinsip antara


commit to user

38

lain: 1) efisiensi harus dapat diukur, untuk dapat mengukur efisiensi maka

harus ada standar yang digunakan dan disepakati oleh pihak-pihak yang

terkait; 2) efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional, rasional artinya

segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan

emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan

penilaian akan terjamin; 3) efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas,

dalam bekerja efisien jangan hanya mengejar kuantitas tetapi mengorbankan

kualitas. Jangan sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitasnya rendah; 4)

efisiensi merupakan teknis pelaksanaan, artinya dalam pelaksanaannya

jangan sampai bertentangan dengan kebijaksanaan atasan; 5) pelaksanaan

efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang

bersangkutan, ini berarti bahwa penerapannya disesuaikan dengan

kemampuan sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang

dimilki oleh organisasi yang bersangkutan sambil diusahakan

peningkatannya; 6) efisiensi itu ada tingkatannya, secara sederhana dapat

ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi, misalnya tidak efisien, kurang

efisien, efisien, lebih efisien, dan paling efisien (optimal).

Untuk mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya

dalam bekerja, maka diperlukan suatu prinsip dalam bekerja. Menurut The

Liang Gie (2000) agar tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja

ketatausahaan dengan hasilnya, ada 5 asas yang harus dilakukan antara lain:

1) perencanaan, yaitu menggambarkan dan mempersiapkan di awal

mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan; 2) penyederhanaan,

yaitu tindakan membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar

menjadi lebih mudah; 3) penghematan, yaitu mencegah pemakaian benda-

benda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan

menjadi mahal; 4) penghapusan, yaitu tindakan menghilangkan langkah-

langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang

dianggap kurang perlu; 5) penggabungan, yaitu menyatukan benda-benda

atau pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan dan memungkinkan

untuk dikerjakan dalam satu langkah sekaligus.


commit to user

39

f. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Kemampuan seseorang bekerja efisien tidak hanya tergantung pada

kecerdasan dan bakat yang dibawa sejak lahir. Upaya untuk mewujudkan

efisiensi kerja tidak terlepas dari beberapa faktor yang berpengaruh

terhadapnya, seperti yang diungkapkan Lehrer dalam The Liang Gie

(1992:15) bahwa:

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja itu dapat

diketegorikan menjadi delapan jenis yaitu:

1) Non physical working environtment (Suasana kerja)

2) Physical working environtment (Lingkungan tempat bekerja)

3) Product design (Corak hasil produksi)

4) Process or procedure (Proses atau prosedur)

5) Equipment and facilities (Perlengkapan dan fasilitas)

6) Tools (Alat-alat perkakas)

7) Workplace lay out (Tata ruang tempat kerja)

8) Hand and body motion (Gerak-gerak tangan dan tubuh)

Dari seluruh pembahasan mengenai efisiensi kerja sebelumnya, dapat

ditarik kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah pelaksanaan seluruh

aktivitas-aktivitas manusia dengan memperhatikan perbandingan terbaik

antara usaha dengan hasilnya. Jadi, setiap pegawai dikatakan dapat mencapai

efisiensi kerja apabila ia dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan

mudah, murah dan cepat, tanpa menyisihkan kualitas pekerjaan yang

dilakukan. Hal tersebut merupakan perwujudan dari 5 (lima) unsur efisiensi

yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda termasuk uang.

Pengukuran efisiensi kerja pegawai dapat dilakukan dengan melihat

pada ketercapaian tujuan dengan memperhatikan perbandingan antara usaha

dengan hasilnya.

E. Tinjauan Penelitian yang Relevan

1. Juwanti (2002) dalam penelitiannya yang berjudul

Pegawai dalam Bekerja dan Lingkungan Kerja Fisik terhadap Prestasi

Kerja Pegawai di Kantor Kelurahan Trimulyo Kecamatan Jetis Kabupaten


commit to user

40

menyimpulkan bahwa: a) ada

pengaruh yang signifikan sikap pegawai dalam bekerja terhadap prestasi

kerja pegawai di kantor kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten

Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, b) ada pengaruh yang signifikan

lingkungan kerja fisik terhadap prestasi kerja pegawai di kantor kelurahan

Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, c)

ada pengaruh yang signifikan sikap pegawai dalam bekerja dan lingkungan

kerja fisik secara bersama-sama terhadap prestasi kerja pegawai di kantor

kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah Istimewa

Yogyakarta. Sedangkan bedasarkan deskripsi data yang diperoleh, dapat

diketahui bahwa tingkat pencapaian sikap pegawai dalam bekerja sebesar

84,21%, lingkungan kerja fisik sebesar 83,62% dan prestasi kerja pegawai

sebesar 82,65%.

2. Khalyun Dwi Kusumaningrum (2003) dalam penelitiannya yang berjudul

p

Kelancaran Kerja Karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta Tahun

mengambil kesimpulan bahwa: a) ada pengaruh yang signifikan

komunikasi administrasi terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit

Jiwa Daerah Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang

diperolah dari masing masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat

pencapaian komunikasi administrasi sebesar 74,90%, b) ada pengaruh yang

signifikan tataruang kantor terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit

Jiwa Daerah Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang

diperolah dari masing masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat

pencapaian tata ruang kantor sebesar 72,35%, c) ada pengaruh yang

signifikan komunikasi administrasi dan tata ruang kantor secara bersama-

sama terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah

Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang diperolah dari

masing-masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat pencapaian

kelancaran kerja sebesar 74,10%.


commit to user

41

Implikasi dari kesimpulan penelitian tersebut antara lain:

ruang kantor berpengaruh secara signifikan terhadap kelancaran kerja

karyawan Rumah Sakit Jiwa Surakarta tahun 2002. Implikasinya, karyawan

Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta lebih bersemangat dalam menciptakan

dan memelihara suasana nyaman dan penataan ruang kerja yang efisien bagi

pelaksanaan kerja mereka.

3. Nur Syamsiyah Widyaningrum (2006) dalam penelitiannya yang berjudul

Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi

Kerja Pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta T

dengan implikasi hasil penelitian sebagai berikut: a) hasil penelitian dan

analisis data menunjukkan bahwa penataan tata ruang kantor yang baik dapat

menimbulkan inspirasi dan semangat baru bagi pegawai dalam upaya

pencapaian efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Surakarta; b) dengan penataan ruang kantor yang baik di Kantor Pelayanan

Pajak Pratama Surakarta, maka akan tercipta kondisi mutualis antara pegawai

dengan pekerjaannya, antara pegawai yang satu dengan pegawai lain, antara

pegawai dengan pimpinan maupun antara pegawai dengan lingkungan

kerjanya; c) penataan ruang kantor yang baik akan dapat menciptakan

suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan efektif bagi pegawai

sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Surakarta dapat tercapai.

4. Amin Priyono (2006) dalam penelitiannya yang berjudul

Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor dengan Efisiensi Kerja Pegawai

Kantor Dinas Pendidikan Kabup dengan hasil

sebagai berikut: a) ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan

dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten

Sukoharjo, b) ada hubungan yang signifikan antara tata ruang kantor dengan

efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo, c)

ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan dan tata ruang kantor

secara bersama-sama dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas


commit to user

42

Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasi penelitiannya antara lain

menyebutkan bahwa:

Berdasarkan analisis data menunjukkan bahwa tata ruang kantor mempunyai

hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas

Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasinya, pegawai Dinas Pendidikan

Kabupaten Sukoharjo lebih memahami tentang tata ruang kantor dan

melaksanakan tata ruang kantor yang dapat meningkatkan efisiensi kerja

pegawai.

Hasil penelitian yang dilakukan Juwanti (2002) ada

pengaruh yang signifikan lingkungan kerja fisik terhadap prestasi kerja pegawai

di kantor kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah

fisik berkaitan erat dengan tata ruang kantor.

Jika demikian, untuk meningkatkan prestasi pegawai perlu menerapkan penataan

ruang kantor yang efektif dengan memperhatikan lingkungan kerja fisik yang

sehat dan nyaman bagi pegawai. Selain itu, Khalyun (2003) dalam penelitiannya

ada pengaruh yang signifikan tata ruang kantor

terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta tahun

kerja karyawan dipengaruhi oleh

penataan ruang kantornya. Jika kantor ditata sesuai dengan 4 (empat) asas yaitu

asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan

asas perubahan susunan tempat kerja, maka akan dapat melancarkan pelaksanaan

kerja pegawai dan efisiensi kerja pun dapat tercapai.

Penelitian yang dilakukan Nur Syamsiyah Widyaningrum (2006)

memberikan gambaran lebih jelas bahwa tata ruang kantor yang baik dan sesuai

asas akan dapat membantu pencapaian efisiensi kerja pegawai. Penataan ruang

kantor yang baik akan memperlancar arus komunikasi antarpegawai dan

memberikan inspirasi bagi para pegawai. Jika arus komunikasi lancar dan

pegawai merasa nyaman dalam bekerja, maka pekerjaan dapat tertangani dengan

baik sehingga efisiensi kerja pun dapat tercapai. Lebih lanjut Amin Priyono

(2006) dalam penelitiannya juga menyimpulkan hal yang sama yaitu

hubungan yang signifikan antara tata ruang kantor dengan efisiensi kerja


commit to user

43

. Hal ini menunjukkan

bahwa antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata

ruang kantor yang baik dan efektif akan membantu pencapaian efisiensi kerja di

kantor.

Beberapa penelitian yang dilakukan di tempat dan waktu yang

berbeda tersebut menyimpulkan satu hal yang sama yaitu bahwa tata ruang

kantor memang memiliki keterkaitan dan pengaruh terhadap efisiensi kerja

pegawai, dengan presentase pengaruh yang berbeda satu sama lain. Dengan

adanya tata ruang kantor yang baik akan membantu tercapainya efisiensi kerja

para pegawai di kantor. Hal ini semakin meyakinkan peneliti untuk

melaksanakan penelitian mengenai tata ruang kantor dalam upaya mencapai

efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Hasil

penelitian ini dapat menguatkan kesimpulan dari penelitian-penelitian

sebelumnya yang menyatakan bahwa tata ruang kantor berkaitan dan

mempengaruhi efisiensi kerja pegawai atau justru menghasilkan kesimpulan

yang berbeda sehingga akan memperbanyak referensi hasil penelitian yang

sejenis.

F. Kerangka Pemikiran

Sebuah organisasi atau instansi pasti memilki tujuan yang hendak

dicapai. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, salah satu prinsip yang harus

diperhatikan adalah efisiensi kerja. Salah satu unsur penting dalam mewujudkan

efisiensi kerja pegawai adalah dengan menerapkan penataan ruang kantor yang

baik dan efektif. Hal ini dikarenakan tata ruang kantor menjadi sesuatu yang

bersinggungan langsung dengan pegawai selaku subyek pelaksana pekerjaan

kantor. Dalam hal ini kantor tata usaha merupakan pusat dari seluruh kegiatan

dalam pengelolaan informasi dalam suatu organisasi, sehingga kantor perlu

dibuat seaman dan senyaman mungkin bagi pegawai untuk bekerja.

Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP belum sepenuhnya

menerapkan 4 (empat) asas penataan ruang kantor yang baik, yaitu asas jarak

terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan asas

perubahan susunan tempat kerja. Misalnya, peletakkan arsip di sembarang


commit to user

44

tempat, penumpukkan pegawai di suatu sisi ruangan dan peralatan kantor yang

diletakkan jauh dari penggunanya. Hal inilah yang diduga menyebabkan efisiensi

kerja para pegawai belum tercapai secara optimal. Oleh karena itu, untuk

menciptakan efisiensi kerja pegawai yang optimal perlu memperhatikan prinsip-

prinsip dalam penataan ruang kantor.

Melalui kegiatan penelitian ini, akan dapat diketahui kondisi nyata di

lapangan mengenai penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP.

Berdasarkan data yang diperoleh kemudian akan dianalisis sehingga akan dapat

diketahui kelemahan penataan ruang kantor yang diduga menyebabkan efisiensi

kerja pegawai di kantor tata usaha Dekanat FKIP belum optimal. Seteleh

mengetahui kelemahan atau kekurangannya, maka langkah berikutnya adalah

mencari dan menemukan solusi atas masalah tersebut, yaitu dengan membuat

suatu rancangan tata ruang kantor yang efektif dan mampu meningkatkan

efisiensi kerja pegawai.

Dengan penataan ruang kantor yang baik di mana dalam

penyusunannya didasarkan pada asas-asas yang ada, akan mampu menciptakan

suasana kerja yang kondusif bagi pegawai dalam bekerja. Suasana kerja yang

kondusif akan mendorong terciptanya efisiensi kerja pegawai. Jika para pegawai

dapat bekerja secara efisien, maka hal tersebut akan semakin mempercepat

pencapaian tujuan suatu organisasi dengan kualitas pencapaian yang baik pula.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut:

Gambar 1. Kerangka Pemikiran

Efisiensi

Kerja

Pegawai

Penataan ruang kantor tata usaha

berdasarkan asas jarak terpendek,

asas rangkaian kerja, asas

penggunaan segenap ruang dan asas

perubahan susunan tempat kerja.


commit to user

45

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Kehidupan tidak bisa terlepas dari masalah. Sesuai dengan keinginan

manusia bahwa masalah harus dicari solusi penyelesaiannya. Melakukan

penelitian pada intinya menggiring manusia kepada usaha mencari solusi

penyelesaian masalah secara metode ilmiah. Penelitian merupakan suatu

kegiatan untuk memperoleh data atau informasi yang sangat berguna untuk

mengetahui dan memecahkan masalah.

Penelitian dalam hal ini berupa penelitian ilmiah. Kerlinger dalam

Iskandar (2009:7) menyatakan bahwa aktivitas

penelitian yang dilakukukan secara sistematis, terkontrol, empiris dan kritis

terhadap proposisi-proposisi hipotesis tentang hubungan yang diperkirakan

Sedangkan Mukhtar dalam Iskandar (2009:8)

menyebutkan bahwa

Penelitian ilmiah adalah suatu kegiatan untuk memilih judul,

merumuskan persoalan, kemudoan diikuti dengan pengumpulan,

pengolahan, penyajian dan analisis data yang dilakukan dengan metode

ilmiah secara efisien dan sistematis, yang hasilnya berguna untuk

mengetahui suatu keadaan/persoalan dalam usaha pengembangan ilmu

pengetahuan atau untuk membuat keputusan dalam rangka pemecahan

persoalan.

Dari beberapa pendapat tentang penelitian ilmiah, dapat disimpulkan

bahwa penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis dan

menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data untuk membuat

keputusan dan dilakukan secara sistematik.

Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran diperlukan tata cara

atau prosedur tertentu. Sebelum penelitian ini dilaksanakan, perlu ditentukan

terlebih dahulu metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan dalam

menentukan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan mengantar

penelitian kearah tujuan yang diinginkan.


commit to user

46

penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk

Cara ilmiah berarti bahwa data yang diperoleh menunjukkan ciri-ciri keilmuan,

seperti rasional (masuk akal), empiris (dapat diamati oleh panca indera) dan

sistematis (menggunakan langkah-langkah tertentu). Menurut Suharsimi

Arikunto (2006:36)

Berdasarkan beberapa pengertian metodologi penelitian tersebut,

dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud metodologi penelitian adalah suatu

kegiatan mengumpulkan data dalam penelitian dengan teratur, terencana dan

sitematis untuk mencari jawaban atas suatu masalah.

I. Tempat dan Waktu Penelitian

3. Tempat Penelitian

Penentuan tempat atau lokasi penelitian berkaitan erat dengan adanya

data atau informasi yang bisa diperoleh sesuai dengan permasalahan yang

diketengahkan dalam penelitian. Di dalam penelitian ini, peneliti memilih lokasi

di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS, dengan pertimbangan sebagai

berikut:

b. Kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta merupakan bagian dari

kampus tempat peneliti menimba ilmu, sehingga diharapkan akan dapat

memberikan saran, ide, dan gagasan demi kemajuan instansi tersebut.

c. Tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menjawab

permasalahan dalam penelitian ini.

d. Lokasi kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS yang mudah dijangkau

sehingga dapat memberikan kemudahan bagi peneliti untuk datang dengan

frekuensi yang besar sehingga mampu mendapatkan data yang lengkap dan

aktual


commit to user

47

4. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan selama 8 (delapan) bulan mulai dari

disetujuinya proposal penelitian sampai dengan terselesaikannya laporan

penelitian ini, terhitung dari bulai Juli 2010 - Februari 2011. (Jadwal terlampir)

J. Bentuk dan Strategi Penelitian

4. Bentuk Penelitian

Penelitian merupakan suatu usaha menentukan, menggambarkan, dan

menguji kebenaran dari suatu pengetahuan yang dilaksanakan dengan

menggunakan suatu metode ilmiah. Dalam penyelesaian suatu masalah

diperlukan suatu pendekatan. Pada dasarnya pendekatan dalam penelitian ilmiah

dibedakan menjadi 3 macam, yaitu kuantitatif, kualitatif dan kombinasi antara

kualitatif dan kuantitatif.

Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu jenis

penelitian yang menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai

dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik atau dengan cara cara lain

dari kuantifikasi (pengukuran). Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:11)

mengemukakan

yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari

orang-orang dan perilaku yang diamati . Sedangkan H.B. Sutopo (2002)

mengemukakan bahwa penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan penelitian yang

menekankan pada proses dan makna. Oleh karena itu jika dirumuskan dalam

bentuk pertanyaan cenderung menggunakan kata bagaimana dan mengapa yang

jawabannya mencakup pemahaman mengenai prosesnya dan sejauh mana

dampak itu bisa terjadi.

Selain itu, Kirk dan Miller dalam Iskandar (2009:12) menyatakan

sosial secara fundamental tergantung pada pengamatan manusia dalam

kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam

dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang dilakukan


commit to user

48

terhadap obyek dengan tidak mengubah kondisi obyek tersebut, dan hanya

mencatat sesuai dengan kondisi alamiah obyek penelitian tersebut.

Dalam penelitian kualitatif, peneliti adalah instrumen kunci karena

peneliti harus bisa menginterpretasikan data yang diperoleh guna mengambil

kesimpulan akhir. Oleh karena itu, peneliti harus memiliki bekal teori dan

wawasan yang luas sehingga bisa menganalisis dan mengkonstruksi obyek yang

diteliti supaya menjadi lebih jelas. (Iskandar, 2009).

Bentuk penelitian ini mengikuti paradigma penelitian deskriptif

kualitatif yang dilakukan tehadap variabel mandiri, yaitu tanpa membuat

perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Peneliti tidak

memberikan perlakuan apapun terhadap objek penelitian sehingga objek

dibiarkan seperti kondisi aslinya secara apa adanya. Penelitian kualitatif

diarahkan pada kondisi aslinya, bahwa datanya ditanyakan pada keadaan apa

adanya sesuai dengan yang ada di lapangan. Sedangkan deskriptif dimaksudkan

bahwa penelitian bertujuan mendeskripsikan data berdasarkan kenyataan

dilapangan dengan kata-kata, uraian ataupun penjelasan cara untuk memecahkan

masalah dengan menjabarkan fakta-fakta yang tampak sebagaimana adanya.

Jenis penelitian yang dipilih yakni studi kasus. Menurut Iskandar

(2009) penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan metode kerja yang paling

efisien, di mana peneliti mengadakan telaah secara mendalam tentang suatu

kasus, dan kesimpulan hanya berlaku atau terbatas pada kasus tertentu saja. Hasil

penelitian kasus tidak dapat dipakai untuk kepentingan generalisasi kepada

semua populasi.

5. Strategi Penelitian

Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

strategi tunggal terpancang. Tunggal diartikan bahwa hanya ada satu

permasalahan dan satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu tentang penataan

ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS. Sedangkan terpancang maksudnya

peneliti terjun langsung ke lapangan memilih dan menentukan fokus utama atau


commit to user

49

sasaran dan tujuan serta permasalahan yang sudah berbekal teori-teori yang

sudah ada.

K. Sumber Data

Sumber data merupakan suatu sumber di mana data dapat diperoleh.

Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai

kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga

validitasnya. Menurut H. B. Sutopo (2002:49

dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta

berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui

permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan

Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut:

2. Informan

Informan adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan

yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi terkait

dengan penelitian ini. Informan dalam penelitian ini adalah :

b. Dekan atau Pembantu Dekan FKIP UNS Surakarta.

c. Kepala bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta.

d. Staff bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta

Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai informan kunci (key informan)

adalah Kepala Bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta

karena dianggap sebagai informan utama yang mengerti tentang

permasalahan yang sedang diteliti.

3. Tempat dan peristiwa

Dari pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di

lokasi, peneliti dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku

atau peristiwa yang terjadi. Tidak semua peristiwa dapat diamati secara

langsung, kecuali peristiwa atau aktivitas yang sedang berlangsung ketika


commit to user

50

penelitian dilakukan. Dalam hal ini, kajian peristiwa didapatkan dari cerita

informan atau dokumen yang ada.

4. Dokumen

Dokumen merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan suatu

peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang

digunakan sebagai sumber data antara lain foto, denah tata ruang, laporan-

laporan dan catatan-catatan mengenai kepemilikan peralatan dan

perlengkapan kantor.

L. Teknik Sampling

H. B. Sutopo (2002:55) eknik sampling atau teknik

cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau

Teknik sampling

digunakan untuk menyeleksi dan memfokuskan permasalahan agar dalam

pelaksanaan penelitian atau dalam pemilihan sampel lebih terarah dan tepat pada

orang yang mengetahui permasalahan yang dibahas. Menurut Iskandar (2009:

114) bahwa alam penelitian kualitatif, teknik yang biasa digunakan dalam

memilih dan menentukan subjek penelitian dengan menggunakan teknik subjek

sesuai tujuan (Purposive Sampling) dan teknik bola salju (Snowball Sampling) .

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik bola salju (Snowball

Sampling). Dalam teknik bola salju, peneliti memulainya dengan menetapkan

satu atau beberapa orang informan kunci (key informan) dan melakukan

wawancara (interview) terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada

mereka kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi

informan berikutnya yang menurut mereka mempunyai pengetahuan,

pengalaman, dan informasi yang dicari, selanjutnya penentuan informan

berikutnya dilakukan dengan teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah

informan yang semakin lama semakin besar.


commit to user

51

Adapun proses teknik bola salju dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling

Sumber: Iskandar (2009 : 116)

M. Teknik Pengumpulan Data

Pemecahan suatu masalah dalam penelitian memerlukan data yang

relevan dengan permasalahan. Teknik pengumpulan data merupakan cara khusus

yang digunakan untuk memperoleh data tersebut. Oleh karena itu, data yang

obyektif dan relevan dengan permasalahan sangat diperlukan dalam suatu

penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik

pengumpulan data, yaitu:

1. Wawancara

Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan atau informasi

guna tujuan tertentu yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dengan responden yang

memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara.

Licoln dan Guba dalam Iskandar (2009) mengemukakan bahwa tujuan

mengadakan wawancara antara lain adalah untuk mengkonstruksi

mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi,

tuntutan dan kepedulian tentang situasi sosial (setting social). Dalam

Key

Informan

1

2

3

7

6

5

9

10

8

4


commit to user

52

penelitian ini, peneliti menggunakan jenis wawancara terstruktur. Hal ini

dikarenakan pokok-pokok pertanyaan sudah dibuat kerangka dan garis

besarnya, sehingga pertanyaan lebih terstruktur dan terarah. Pertanyaan

dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan data, sehingga dapat

menggali informasi secara mendalam.

2. Observasi

Kegiatan observasi meliputi melakukan pengamatan, pencatatan secara

sistematik kejadian-kejadian, perilaku, objek-objek yang dilihat dan hal-

hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang

dilakukan. Dalam penelitian ini, teknik observasi yang peneliti gunakan

adalah observasi berperan pasif. H. B. Sutopo (2002) menyatakan bahwa

observasi berperan pasif adalah metode pengumpulan data yang

digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan

penginderaan, di mana peneliti hanya mendatangi lokasi, tetapi sama

sekali tidak berperan sebagai apapun selain sebagai pengamat pasif.

3. Analisis dokumentasi

Selain menggunakan observasi dan wawancara, pengumpulan data juga

dilakukan dengan cara mencatat arsip atau dokumen yang berkaitan

dengan pemasalahan penelitian. Analisis dokumen dilakukan untuk

mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen baik yang

berada di tempat penelitian ataupun yang berada di luar penelitian, yang

ada hubungannya dengan penelitian tersebut. Arikunto dalam Iskandar

Teknik dokumentasi yaitu mencari data

mengenai atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,

majalah, prasasti,notulen rapat, agenda dan sebagai

Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari

dokumen, arsip dan laporan-laporan yang ada di kantor tata usaha

Dekanat FKIP UNS, antara lain berupa struktur organisasi, job

description, denah tata ruang kantor dan dokumen lain yang relevan.


commit to user

53

N. Validitas Data

Dalam pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan

pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu,

diperlukan suatu teknik pengabsahan data.

penting yang diperbaharui dari konsep kesahihan (validitas) dan keterandalan

(reliabilitas)

Dalam penelitian kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji

validitasnya melalui trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan

Trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang

memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau

sebagai pembanding terhadap suatu data itu .

Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik

trianggulasi, yaitu:

1. Trianggulasi data (data triangulation), cara ini mengarahkan peneliti agar

dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber

yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap kebenarannya

jika digali dari berbagai sumber yang berbeda. Trianggulasi data sering

disebut juga dengan trianggulasi sumber.

2. Trianggulasi peneliti (investigation triangulation), hasil peneliti baik data

maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji

validitasnya dari beberapa peneliti.

3. Trianggulasi metodologi (methodological triangulation), jenis trianggulasi

ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis

tetapi menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.

Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama,

peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.

4. Trianggulasi teoritis (theorical triangulation), trianggulasi ini dilakukan

dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas

permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu

memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa

perspektif dapat menghasilkan simpulan yang multidimensi.


commit to user

54

Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini

menggunakan trianggulasi data (data trianggulation). Trianggulasi data sering

juga disebut trianggulasi sumber berarti membandingkan dan mengecek balik

derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang

berbeda. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sumber yang satu bisa

lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh

dari sumber yang berbeda.

O. Analisis Data

Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:136) mengemukakan

sebagai proses yang mencari usaha secara formal untuk

menemukan tema dan merumuskan ide seperti yang disarankan oleh data dan

Teknik analisis

data adalah proses kategori urutan data, mengorganisasikan ke dalam suatu pola,

kategori dan satuan uraian dasar. Karena penelitian ini bersifat kualitatif, maka

analisis data berlangsung mulai dari awal penelitian sampai penelitian berakhir

yang dituangkan dalam laporan penelitian yang dilakukan secara simultan dan

terus menerus.

Analisis data sebagai proses yang merinci usaha secara formal untuk

menemukan tema dan merumuskan hipotesis. Teknik analisis data yang

digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan-

pertanyaan yang didapat dalam penelitian dan mengembangkan serta

menghubungkan dengan teori-teori yang melandasinya. Teknik analisis data

yang digunakan adalah teknik interaktif. Adapun langkah-langkah yang

digunakan dalam analisis interaktif adalah:

1. Reduksi data

Reduksi data merupakan suatu kegiatan analisis data yang menajamkan,

mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data.

Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan

penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan

data. Artinya, sebenarnya peneliti sudah melaksanakan reduksi data sejak


commit to user

55

peneliti mengambil dan menyusun kerangka kerja konseptual mengenai

penelitian yang akan dilakukan.

2. Penyajian data

Penyajian data merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang

tersusun dan disajikan yang memberi kemudahan dalam penarikan

kesimpulan, data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-bentuk

tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk yang

padu dan sistematis sehingga akan lebih mudah dipahami ketika dibaca.

3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Penarikan kesimpulan merupakan langkah analisis data yang dilaksanakan

segera setelah data diperoleh. Kesimpulan-kesimpulan yang didapat juga

harus diverifikasikan. Jadi, bukan berarti sesudah dilakukan penarikan

kesimpulan merupakan analisis final, karena pada dasarnya makna-makna

yang muncul dari data harus diuji kebenarannya.

Secara dragmatik proses siklus pengumpulan data dan analisis data

sampai pada tahap penyajian hasil penelitian serta pengambilan keputusan

tampak pada gambar di bawah ini:

Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif

Sumber: H. B. Sutopo (2002:96)

Pengumpulan data

Sajian Data Reduksi Data

Kesimpulan / Verifikasi


commit to user

56

P. Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci

yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar

penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat

dipertanggungjawabkan.

Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau

melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun

prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Tahap persiapan

Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat

mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan

penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan

persiapan pelaksanaan teknis.

2. Tahap pelaksanaan

Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk

menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian.

3. Tahap analisis

Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di

lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data

dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini

merupakan usaha untuk menemukan tema-team yang relevan dengan masalah

penelitian. Setelah data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian,

data tersebut kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam

untuk kemudian ditarik suatu kesimpulan.

4. Tahap penulisan laporan penelitian

Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk

skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna

pelaporan kepada pihak-pihak terkait.


commit to user

57

Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan

skema prosedur penelitian sebagai berikut.

Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian

Analisis Akhir Persiapan Pengumpulan data

dan analisis awal

Penarikan

kesimpulan

Penulisan laporan

penelitian

Penggandaan

Laporan


commit to user

58

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS merupakan kantor yang

berfungsi untuk membantu penyelenggaraan kegiatan administrasi di FKIP UNS.

Kantor ini berada di lantai 1 dan 2 gedung F FKIP dan mulai ditempati sejak

pertengahan Juni 2010. Gedung F sendiri berada di kompleks FKIP UNS dan

merupakan gedung yang terakhir dibangun sehingga menjadi gedung termegah

di antara gedung-gedung lain di komplek FKIP UNS. Sedangkan gedung-gedung

lain yang dimiliki FKIP UNS yaitu gedung A, B, C, D dan E digunakan untuk

perkuliahan baik Program S1 maupun S2.

Pada awalnya pembangunan gedung F FKIP UNS ini tidak

dimaksudkan untuk djadikan kantor melainkan untuk laboratorium. Sedangkan

kantor Tata Usaha tetap berada di gedung A seperti semula. Namun, pada

perkembangannya gedung F ini beralih fungsi dan dijadikan kantor Tata Usaha

dan kantor bagi pimpinan fakultas. Hal ini merupakan keputusan dari para

pimpinan fakultas yang terdiri dari Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan

II dan Pembantu Dekan III.

Gedung F FKIP UNS ini terdiri dari 3 (tiga) lantai. Berikut ini rincian

ruang yang berada di masing-masing lantai.

a. Lantai 1

Lantai yang terletak paling bawah dari Gedung F FKIP UNS. Di lantai ini

memiliki 13 (tiga belas) ruangan yang terdiri dari :

1) SBI A

2) SBI B

3) Arsip/Dokumen

4) Umkap

5) Risograp/Foto Copy


commit to user

59

6) Gudang

7) Penelitian Abdimus/Jurnal

8) Sertifikasi

9) Arsip Dok. PLPG/Sertifikasi

10) Gudang Perabot/Peralatan Kantor

11) Sekretariat Sertifikasi

12) Sekretaris Sertifikasi

13) Hall Sertifikasi

b. Lantai 2

Lantai 2 Gedung F terbagi menjadi 14 (empat belas) ruang, yaitu ruang:

1) Bagian Tata Usaha, terbagi lagi menjadi 2 ruang yaitu ruang Kepala

Bagian Tata Usaha dan ruang pegawai.

2) Sub Bagian Pendidikan

3) Sub Bagian Kemahasiswaan

4) Sub Bagian Kepegawaian

5) Bidang Keuangan

6) Dekan

7) Pembantu Dekan 1

8) Pembantu Dekan 2

9) Pembantu Dekan 3

10) Mushola

11) Sidang

12) Sidang 1A

13) Hall

14) Gudang

c. Lantai 3

Lantai 3 merupakan lantai tertinggi di Gedung F yang diperuntukkan untuk

aula besar yang digunakan untuk berbagai kegiatan.


commit to user

60

Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha, sehingga

ruang yang akan diobservasi dan dijadikan objek penelitian adalah ruangan-

ruangan yang merupakan bagian dari kantor tata usaha di Gedung F FKIP UNS.

Dengan kata lain, penelitian ini hanya akan meneliti tata ruang bagian atau sub

bagian yang berada di bawah garis komando tata usaha. Hal ini dimaksudkan

agar penelitian lebih terfokus dan tidak keluar dari lingkup penelitian. Ruangan-

ruangan tersebut antara lain :

1) Ruang Bagian Tata Usaha, termasuk di dalamnya ruang Kepala Bagian Tata

Usaha.

2) Ruang Sub Bagian Pendidikan

3) Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan

4) Ruang Sub Bagian Kepegawaian

5) Ruang Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP)

6) Ruang Bidang Keuangan

2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Di dalam struktur organisasi FKIP UNS Surakarta, Bagian Tata

Usaha berada di bawah komando Dekan. Bagian Tata Usaha memiliki jalur

tersendiri sehingga terpisah dari jurusan yang sama-sama di bawah garis

komando Dekan dan Pembantu Dekan. Berikut ini struktur organisasi FKIP UNS

Surakarta.

Gambar 5. Struktur Organisasi FKIP UNS

Dekan

Kasubag TU

PD I PD II PD III

Senat FKIP

UNS

Jur

P. IP

Unsur

Penunjang

Jur

P. IPS

Jur

P. MIPA

Jur

PBS

Jur

PTK

Jur

POK


commit to user

61

Dalam melaksanakan tugasnya, bagian Tata Usaha dibagi dalam 4

(empat) sub bagian dan satu bidang. Sub bagian yang ada di bawah komando

Bagian Tata Usaha adalah Sub Bagian Pendidikan, Kemahasiswaan,

Kepegawaian serta Umum dan Perelengkapan (UMKAP). Satu bidang lain di

luar sub bagian ialah bidang administrasi. Bidang administrasi ini terbagi dalam

6 (enam) jurusan, yaitu administrasi jurusan P. IPS, IP, PBS, P.MIPA, POK dan

PTK. Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan struktur organisasi bagian tata

usaha FKIP UNS.

Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha

Dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bahwa Bagian Tata

Usaha dipimpin oleh seorang Kasubag. Kabag Tata Usaha membawahi 4

KABAG TATA USAHA

ADMINISTRASI

ADM. JURUSAN P.IPS

ADM. JURUSAN P. MIPA

ADM. JURUSAN POK

ADM. JURUSAN IP

ADM. JURUSAN PBS

ADM. JURUSAN PTK

SUBBAG PENDIDIKAN

SUBBAG KEMAHASISWAAN

SUBBAG KEPEGAWAIAN

SUBBAG UMKAP


commit to user

62

(empat) Kasubag dan 6 (enam) Kepala Administrasi Jurusan, baik yang berada di

Kentingan, Kleco maupun Kebumen. Seorang Kasubag membawahi beberapa

Kepala Urusan (Kaur) dan seorang Kaur membawahi beberapa pegawai. jumlah

total pegawai yang berada di bawah komando Kasubag Tata Usaha ± 140 orang

yang tersebar di kampus FKIP Kentingan, Kleco dan Kebumen. Berikut ini

rincian masing-masing sub bagian.

e. Sub Bagian Pendidikan

Sub Bagian Pendidikan dipimpin oleh seorang Kasubag yaitu Bapak

Arif Wibowo. Sub Bagian Pendidikan terdiri dari 4 (empat) urusan, yaitu

urusan Pendidikan dan Evaluasi, urusan Registrasi dan Statistik, urusan

Kerjasama, Penelitian, P2M, urusan Komputer dan urusan Perpustakaan.

Masing-masing urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan (KAUR).

Jumlah seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak 20 orang.

Tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses

yang berhubungan dengan aktivitas perkuliahan mahasiswa, mulai dari

registrasi, pembayaran, pengolahan nilai dan transkrip nilai.

f. Sub Bagian Kemahasiswaan

Sub Bagian Kemahasiswaan dipimpin seorang Kasubag

Kemahasiswaan yaitu Bapak Supardi, S.IP. Sub Bagian Kemahasiswaan terdiri

dari 2 (dua) urusan yaitu urusan Minat, Penalaran dan Info dan urusan

Kesejahteraan dan Alumni. Masing-masing urusan terdiri dari seorang KAUR

dan seorang pegawai, sehingga total seluruh personil di Sub Bagian

Kemahasiswaan berjumlah 5 (lima) orang. Jumlah personil di Sub Bagian

Pendidikan adalah yang paling sedikit diantara sub-sub bagian di Kantor Tata

Usaha FKIP UNS ini. Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan adalah mengurus

segala sesuatu yang berhubungan dengan mahsiswa dan alumni di luar urusan

perkuliahan. Misalnya, mengajukan beasiswa, mengurus legalisir alumni dan

mengajukan PKM.


commit to user

63

g. Sub Bagian Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Kepegawaian adalah Ibu Dra. E. Aris Setiyani

yang merupakan satu-satunya Kasubag wanita di lingkungan Kantor Tata Usaha

FKIP UNS. Sub Bagian Kepegawaian ini terdiri dari 3 (tiga) urusan yaitu urusan

Tenaga Edukatif, urusan Administrasi dan urusan Keuangan. Total personil di

Sub Bagian Kepegawaian berjumlah 18 orang. Tanggung jawab Sub Bagian

Kepegawaian adalah mengurus segala hal yang berhubungan dengan seluruh

pegawai baik dosen maupun karyawan di lingkungan FKIP UNS, serta mengurus

keuangan FKIP UNS.

h. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) dipimpin oleh

seorang Kasubag yaitu Bapak Sukaryono, S.Pd. Sub Bagian Pendidikan terdiri

dari 5 (lima) urusan, yaitu urusan Persuratan, urusan Rumah Tangga, urusan

perlengkapan, urusan Keamanan dan tenaga kontrak Fakultas. Masing-masing

urusan dipimpin oleh seorang KAUR, kecuali tenaga kontrak Fakultas. Jumlah

seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak 36 orang. Tanggung jawab

Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses yang berhubungan

dengan pencatatan dan pengadaan seluruh kebutuhan perlengkapan dan peralatan

yang dibutuhkan oleh FKIP UNS.

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

1. Bagian Tata Usaha

Ruang tata usaha ini berada di bagian depan Gedung F FKIP UNS

Lantai 2. Ruangan ini terletak di sebelah lobi Gedung F dan bersebelahan

dengan front office atau receptionist. Jika kita masuk ke lobi lewat pintu

sebelah barat, maka ruang tata usaha ini tepat berada di belokan ketika akan

memasuki bagian dalam gedung F atau tepat di belakang mesin registrasi

legalisir alumni. Namun, jika kita masuk dari pintu sebelah selatan, kita

tinggal berjalan lurus ± 5 m dan ruang tata usaha ini akan berada di kiri,

berseberangan dengan front office. Ruang Bagian Tata Usaha ini berbentuk L


commit to user

64

karena di dalamnya terdapat ruang khusus untuk pimpinan atau Kepala

Bagian Tata Usaha.

Ruang Kabag Tata Usaha terletak di pojok dengan ukuran 3,40 m x

3, 60 m. Pintu ruangan berada ± 3 m dari pintu masuk ruang Bagian Tata

Usaha. Tepat di sebelah kiri pintu terdapat 2 (dua) buah filling cabinet

dengan 4 (empat) laci yang ditata saling membelakangi. Filling cabinet yang

berada di sebelah pintu ruangan menghadap ke timur, sedangkan filling

cabinet kedua diletakkan membelakangi filling cabinet yang pertama

sehingga menghadap ke barat. Di depan pintu, terdapat satu set sofa

berwarna coklat dengan 4 (empat) buah kursi dan diselingi oleh sebuah meja

kecil. Sofa ini juga dilengkapi dengan sebuah meja kaca yang diatasnya

terdapat vas beserta bunganya. Sofa tersebut diletakkan di pojok utara

ruangan.

Di ruangan tersebut juga terdapat 1 (satu) buah almari arsip yang

berukuran 180 cm x 88 cm berwarna abu-abu. Almari arsip ini diletakkan di

pojok kiri ruangan dan menghadap ke selatan. Tepat di depan almari arsip ini

terdapat satu set meja pimpinan yang terdiri dari 1 kursi metal baja berwarna

hitam untuk pimpinan, 1 meja kaca dan 2 kursi metal baja warna biru untuk

tamu. Kursi pimpinan menghadap ke timur sedangkan kursi tamu menghadap

sebaliknya. Meja pimpinan berbeda dengan meja pegawai, karena ukurannya

lebih besar dan terbuat dari stainless stell dan di atasnya dilapisi kaca,

sedangkan meja pegawai hanya berupa meja kayu biasa. Meja pimpinan

memiliki panjang 148 cm, lebar 76 cm dan tinggi 75 cm. Baik meja maupun

kursi yang digunakan oleh Kabag Tata Usaha ini juga digunakan oleh

seluruh Kasubag yang ada di kantor ini. Di atas meja tersebut banyak sekali

ditemukan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh Kabag Tata Usaha. Selain

dokumen, di atas meja juga terdapat kalender duduk, alat-alat tulis dan

sebuah baki arsip.

Di belakang kursi pimpinan terdapat tirai berwarna biru dan di

atasnya terdapat Air Conditioner (AC), sehingga AC ini tepat berada di atas

pimpinan. AC ini dipasang pada suhu 16°-21° Celcius. Selain itu, di ruangan


commit to user

65

ini terdapat pengharum ruangan otomatis yang dipasang di dinding bagian

atas sofa. Ruangan ini dipasangi lampu neon merk Philips sebanyak 2 (dua)

buah dengan masing-masing lampu berdaya 25 watt. Lampu neon ini ditutupi

sejenis teralis agar cahaya tidak langsung jatuh ke permukaan yang

menyebabkan mata menjadi silau, melainkan dipantulkan terlebih dahulu.

Dengan adanya teralis yang menutupi lampu, ruangan akan tetap terang

tetapi tidak menyilaukan. Dinding di ruangan pimpinan ini maupun di

ruangan-ruangan lainnya berwarna krem muda sehingga menimbulkan

suasana yang sejuk dan tenteram ketika memasuki ruangan tersebut. Dinding

ruangan Kabag Tata Usaha bagian utara terbuat dari triplek yang tebal,

karena pada awalnya ruangan tersebut tidak ada. Seperti yang diungkapkan

Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) bahwa:

Dinding ruangan sebelah utara ini bukan merupakan dinding yang

permanen melainkan tripleks tebal karena dulunya ini bukan

merupakan suatu ruangan, sehingga untuk menambah ruangan

dipasangi tripleks sebagai pembatasnya. Penggunaan tripleks

dimaksudkan agar pembuatan sekat ruangan cepat dan mudah

dicopot, tetapi sepengetahuan saya pembatas ini belum pernah

Skala 1 : 40

Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha


commit to user

66

Selain ruangan Kabag Tata Usaha, ruangan yang terdapat di ruang

Bagian Tata Usaha ini ialah ruang karyawan. Seperti halnya ruang Kabag

Tata Usaha, ruangan karyawan ini dipenuhi dengan barang-barang yang

berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan administrasi, karena pada

hakekatnya tugas Tata Usaha ialah melaksanakan administrasi di instansi

yang terkait.

Ruang bagi pegawai tata usaha terletak tepat di depan pintu masuk

ruang Bagian Tata Usaha. Baik pintu masuk utama ruang Tata Usaha

maupun pintu masuk ruangan Kabag Tata Usaha tidak pernah ditutup apalagi

dikunci, kecuali pada saat istirahat. Hal ini dimaksudkan untuk

mempermudah para pegawai untuk keluar masuk ruangan mengingat

mobilitas pekerjaan pegawai yang cukup tinggi. Berikut ini denah ruang

pegawai Tata Usaha.

U

Skala 1 : 62

Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha


commit to user

67

Ruang pegawai ini berukuran 7,40 m x 7,50 m. Tepat di depan pintu

masuk terdapat 2 (dua) buah almari arsip yang ditata berjajar menghadap ke

selatan. Di sebelah barat almari arsip terdapat 1 (satu) buah meja telepon

yang di atasnya terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding

di atas mejatelepon ini digantungkan sebuah kalender. Meja telepon ini

berada tepat di sebelah timur pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha.

Di sebelah kiri pintu masuk terdapat 3 (tiga) buah meja kayu kecil

yang ditata sejajar ke arah selatan, sehingga meja yang ketiga berada tepat di

pojok ruangan. Adapun 2 meja pertama yang terletak bersebelahan dengan

pintu masuk digunakan untuk menumpuk dokumen, sedangkan meja yang

berada di pojok ruangan di digunakan sebagai meja dapur yaitu meja untuk

meletakkan dispenser dan alat-alat makan seperti gelas, piring dan sendok.

Di sebelah barat meja dapur terdapat sebuah filling cabinet 4 laci

menghadap ke utara. Di tengah ruangan atau di sebelah barat filling cabinet

terdapat 3 (tiga) buah meja pegawai yang berderet ke arah barat. Masing-

masing meja pegawai terdapat 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke utara

untuk pegawai dan 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke selatan untuk

tamu yang. Jarak antara meja pegawai pertama dan kedua ± 30 cm,

sedangkan antara meja kedua dan ketiga jaraknya lebih besar yaitu ± 50 cm.

Hal ini dikarenakan di antara meja kedua dan ketiga (jika diurutkan dari

timur) terdapat meja komputer yang berisi seperangkat komputer dan printer.

Dengan jarak meja yang lebih luas, maka akan memudahkan lau lintas

pegawai yang ingin menggunakan komputer.

Di sebelah barat ruangan terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang

berjejer menghadap ke barat dan memenuhi seluruh dinding ruangan bagian

barat. Masing-masing meja dilengkapi dengan satu buah kursi. Jika diurutkan

dari timur, meja yang pertama terletak di pojok timur sedangkan meja ketiga

terletak di pojok barat ruangan. Meja ketiga ini sekaligus dijadikan meja

untuk Loket 1 di gedung F ini, sedangkan meja pertama dan kedua dijadikan

tempat meletakkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan di Loket 1.

Dokumen tersebut antara lain legalisir alumni, kwitansi pembayaran, buku


commit to user

68

pencatatan dokumen dan lain sebagainya. Di meja loket terdapat

cap/stempel, buku pencatatan dokumen dan di meja loket bagian kiri terdapat

printer.

Selanjutnya, di sebelah timur printer terdapat 1 (satu) meja kayu yang

diatasnya diletakkan seperangkat komputer dan kursi yang menghadap ke

utara. Kemudian di sebelahnya lagi terdapat 1 (satu) filling cabinet 4 laci

yang menghadap ke timur. Filling cabinet ini tepat berada di sebelah barat

pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha. Jadi, pintu masuk ruang Kabag Tata

Usaha diapit oleh meja telepon di sebelah timur dan filling cabinet di sebelah

barat.

Di ruangan ini terdapat sebuah AC yang dipasang di dinding ruangan

bagian selatan. Sumber pencahayaan yang digunakan di ruangan ini berupa 2

set neon yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) lampu neon berdaya 40

watt. Lampu neon di ruangan ini juga menggunakan teralis sehingga

pencahayaannya tidak terlalu kuat, tetapi cukup terang. Berikut ini adalah

daftar barang inventaris yang terdapat di ruang Bagian Tata Usaha.

Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha

No. Nama Barang Jumlah (buah)

1. Meja besi 1

2. Meja kayu 8

3. Kursi 10

4. Almari arsip 3

5. Komputer 2

6. Printer 2

7. Meja komputer 1

8. Filling cabinet 3

9. Sofa 1 set

10. AC 2

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS


commit to user

69

2. Sub Bagian Pendidikan

Ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di sebelah utara ruang Bagian

Tata Usaha. Pintu masuk ruangan ini terletak sejajar dengan pintu masuk Ruang

Bagian Tata Usaha. Jika kita masuk ke gedung F, berjalan dari front office ke

arah utara ± 7 m akan menemukan ruang Sub Bagian Pendidikan di sebelah kiri

sedangkan di sebelah kanan adalah ruang Pembantu Dekan I. Dengan kata lain,

ruang Sub Bagian Pendidikan berhadapan dengan ruang Pembantu Dekan I.

Pintu masuk ruang Sub Bagian Pendidikan merupakan jenis pintu

yang terbuat dari aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pemilihan pintu ini

disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan, mengingat dalam

pelaksanaan pekerjaan di Bagian Tata Usaha ini membutuhkan mobilitas yang

cukup tinggi. Dengan adanya pintu yang berbentuk dapat ditarik maupun

didorong ini akan memudahkan pegawai untuk keluar masuk ruangan. Ruang

inti Sub Bagian Pendidikan berukuran 7,40 m x 8,70 m, tetapi ada tambahan

ruang di bagian kiri pintu masuk berukuran 3,90 m x 3,80 m. Tambahan ruang

ini berasal dari sisa ruang Bagian Tata Usaha yang disekat sebagai ruang Kabag

Tata Usaha. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Pendidikan.

U

Skala 1 : 90

Gambar 9. Denah Ruang Sub Bagian Pendidikan


commit to user

70

Di bagian ruang tambahan ini terdapat seperangkat meja bagi

pimpinan, yang terdiri dari sebuah meja kaca, sebuah kursi metal baja warna

hitam bagi pimpinan, sebuah meja kayu dan dua buah kursi bagi tamu pimpinan.

Meja pimpinan ini ditata menghadap ke utara. Selain meja pimpinan, di bagian

ruang tambahan ini terdapat 4 (empat) buah almari kaca yang diletakkan berjejer.

2 (dua) almari kaca diletakkan di sebalah kiri pintu masuk ruangan dan

menghadap ke barat. Kemudian di sebelah selatan almari kaca ini terdapat meja

telepon beserta pesawat teleponnya. Meja telepon ini terletak di pojok ruangan.

Sedangkan 2 (dua) almari kaca yang lainnya diletakkan di sebelah barat meja

telepon dan menghadap ke utara. Almari laca ini berjarak ± 2 m dari meja

pimpinan yang berada di depannya. Terlihat hanya sebuah almari kaca yang diisi

penuh, sedangkan 3 almari lainnya tampak masih kosong. Di bawah almari kaca

tersebut atau tepat di belakang kursi pimpinan tampak dokumen-dokumen yang

diletakkan di lantai dalam kondisi bertumpuk-tumpuk.

Di sebelah barat meja pimpinan dipasang whiteboard yang berguna

sebagai tempat untuk menempel atau menuliskan pengumuman. Bagian barat

ruang Sub Bagian Pendidikan ini berjejer meja-meja baik meja kayu maupun

meja komputer. Bagian barat ruang Sub Bagian Pendidikan ini digunakan

sebagai Loket 3 pelayanan mahasiswa. Jika diurutkan dari selatan, meja yang

berderet itu adalah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan mesin tik,

meja komputer beserta komputernya, 2 (dua) buah meja kayu untuk pegawai dan

3 (tiga) buah meja komputer beserta perangkat komputernya.

Di bagian utara ruangan diletakkan 3 (tiga) buah filling cabinet

dengan 4 laci. Filling cabinet ini digunakan untuk menyimpan file-file pegawai,

sehingga untuk memudahkan tiap laci ditempeli nama sesuai dengan nama

pegawai yang bersangkutan. Sedangkan, di sisi timur ruangan terdapat 3 (tiga)

buah meja komputer beserta seperangkat komputer di masing-masing meja.

Masing-masing meja dilengkapi dengan sebuah kursi. Meja-meja ini ditata

berjejer ke arah selatan, sehingga kursi-kursi ini diletakkan menghadap ke timur.

Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para

pegawai. Ada 12 (dua belas) meja kayu dan tiap meja dilengkapai sebuah kursi


commit to user

71

pada masing-masing meja. Kedua belas meja tersebut ditata sedemikian rupa

agar dapat memenuhi ruangan tersebut. Dari arah utara ke selatan berjejer 4

(empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer

3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm,

sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Di atas

meja-meja pegawai yang berhimpitan di dua baris paling utara terdapat

perangkat komputer sebanyak 5 (lima) unit.

Penerangan di ruangan ini berasal dari lampu neon yang berjumlah 6

(enam) set. Masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40

watt. Sebagaimana ruangan Bagian Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan

ini dicat warna krem muda diseluruh bagian dindingnya. Ruangan Sub Bagian

Pendidikan ini dilengkapi dengan 3 (tiga) buah Air Conditioner (AC). AC ini

diset dalam suhu 16°-21°C. Peralatan di ruang ini cukup lengkap dalam upaya

melaksanakan pekerjaan di Sub Bagian Pendidikan ini. Peralatan yang

mendominasi di ruang ini adalah komputer, karena pada dasarnya pekerjaan di

Sub Bagian Pendidikan ini memang banyak menggunakan komputer dalam

pengolahan data. Untuk lebih jelasnya, berikut ini daftar barang inventaris yang

terdapat di ruang Sub Bagian Pendidikan.

Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan


1. Meja besi 1

2. Meja kayu 13

3. Kursi 23

4. Almari arsip 1

5. Komputer 11

6. Printer 11

7. Meja komputer 14


9. AC 3

10. Lemari kaca 4

11. Mesin ketik 1



commit to user

72

3. Sub Bagian Kemahasiswaan

Ruangan berikutnya adalah ruang Sub Bagian Kemahasiswaan

(MAWA). Karena ruangan sub-sub bagian ditata berjejer ke arah utara, maka

letak ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini tentunya berada di sebelah utara

ruang Sub Bagian Pendidikan. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini berukuran

5,40 m x 7,40 m.

Pintu masuk ruangan ini merupakan pintu aluminium yang terdiri dari

2 (dua) daun pintu. Pintu ini bisa didorong maupun ditarik, sehingga

memudahkan lalu lintas pegawai yang keluar masuk ruangan. Di depan pintu

masuk atau tepatnya di sisi selatan ruangan tampak berjejer almari dan filling

cabinet. Jika diurut dari timur ke barat ada almari kaca I, almari arsip I, almari

kaca II, filling cabinet 4 laci dan almari arsip II. Barang-barang tersebut

memenuhi sisi selatan ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan, sehingga almari

arsip II menempati pojok ruangan.

Di sisi barat ruangan yang sekaligus digunakan sebagai Loket 3 untuk

pelayanan, terdapat beberapa meja yang dijejerkan ke arah utara. Di sisi barat

paling selatan terdapat tumpukan dokumen-dokumen yang diletakkan di lantai

ruangan. Kemudian di sebelah utaranya terdapat meja kayu berukuran kecil yang

digunakan untuk meletakkan mesin ketik dan sebuah meja kayu berukuran besar

untu meletakkan dokumen-dokumen legalisir alumni. Di atas meja besar ini,

dipasang sebuah AC pada dinding. Di sebelah timur meja besar ini ada banyak

sekali tumpukan arsip yang terikat dengan tali rafia. Kebanyakan arsip tersebut

merupakan arsip-arsip beasiswa para mahasiswa. Selanjutnya, ada 2 (dua) buah

meja kayu yang dijejerkan sampai ke pojok ruangan. Kedua meja ini digunakan

sebagai tempat untuk melayani para mahasiswa, misalnya untuk memberi

stempel pada dokumen.

Untuk sisi ruangan bagian utara dipenuhi oleh 4 (empat) meja

komputer beserta perangkat komputernya yang berjejer ke arah timur. Masing-

masing meja dilengkapi dengan sebuah kursi, dengan arah kursi menghadap ke

utara. Di sebelah timur meja komputer yang ke-4, terdapat tumpukan arsip dan


commit to user

73

dokumen yang diletakkan di atas lantai dan sebuah almari arsip yang berada

tepat di pojok utara pada sisi timur ruangan.

Meja pimpinan terletak di sisi timur ruangan dengan 2 (dua) buah

filling cabinet di sebelah selatannya. Filling cabinet ini berada tepat di sebelah

utara pintu masuk. Jadi, jika kita memasuki ruangan maka meja pimpinan tidak

terlihat karena tertutup oleh filling cabinet. Meja pimpinan ini menghadap ke

barat dan di depannya terdapat 2 (dua) buah kursi untuk tamu. Selain meja

pimpinan, ada 2 (dua) buah meja yang diperuntukkan bagi Kepala Urusan

(KAUR). Letak meja ini di sebelah utara almari arsip I dan almari kaca II.

Masing-masing meja Kaur ini dilengkapi 2 (dua) buah kursi yaitu kursi kayu

untuk Kaur dan kursi metal baja warna merah untuk tamu. Untuk lebih jelasnya,

berikut ganmbaran ruang Sub Bagian Kemahasiswaan.

U

Skala 1 : 74

Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan

Di ruang Sub Bagian Pendidikan ini terlihat banyak sekali tumpukan-

tumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Tumpukan arsip ini terdapat baik

di tengah, pinggir maupun pojok ruangan. Selain tumpukan arsip, salah satu hal

yang bisa kita temui di ruang Sub Bagian Pendidikan ini adalah adanya musik

yang selalu mengalun disepanjang waktu. Jenis musik yang biasa terdengar


commit to user

74

antara lain keroncong, campur sari, langgem dan lagu nostalgia. Pencahayaan di

ruangan ini berupa lampu neon sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing

set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40 watt.

Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di ruang Sub Bagian

Kemahasiswaan ini cukup lengkap dan memadai dalam menunjang aktivitas

pekerjaan. Berikut ini daftar barang yang terdapat di ruang Sub Bagian

Kemahasiswaan.

Tabel 7.

Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan


1. Meja besi 1

2. Meja kayu 9

3. Kursi 13

4. Almari arsip 3

5. Komputer 3

6. Printer 3

7. Meja komputer 4


9. Lemari kaca 2

10. AC 1


4. Sub Bagian Kepegawaian

Ruangan Sub Bagian Kepegawaian terletak di sebelah utara ruang

Sub bagian Kemahasiswaan. Ruang Sub Kepegawaian berukuran 5,80 m x 7,40

m. Karena jumlah pegawai dan peralatan di Sub Bagian Kepegawaian ini relatif

banyak, maka ruangnya ditata sedemikian rupa agar dapat menampung seluruh

pegawai dan peralatan yang dibutuhkan. Berikut ini denah ruangan Sub Bagian

Kepegawaian.


commit to user

75

U

Skala 1 : 62

Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian

Pintu masuk yang digunakan di ruang Sub Bagian Kepegawaian ini

sama dengan pintu yang digunakan di ruang sub-sub bagian lainnya yaitu jenis

pintu aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pintu masuk ini terletak di pojok

tenggara ruangan. Di depan pintu masuk atau sisi selatan ruangan terlihat almari

yang berjejeran. Urutan dari timur ke barat adalah filling cabinet 4 laci, lemari

arsip besi, 2 (dua) buah almari kayu ukuran besar yang digunakan untuk

menyimpan arsip, kemudian almari arsip besi dan yang paling barat adalah

filling cabinet 4 laci. Di atas almari kayu besar terdapat TV yang dipasang di

dinding. Hampir sepanjang waktu kerja TV ini dinyalakan dan dimatikan pada

saat istirahat atau berakhirnya jam kerja.


commit to user

76

Kemudian, disisi barat ruangan paling selatan terdapat meja Kasubag

Kemahasiswaan yang dilengkapi kursi metal baja warna hitam menghadap ke

timur, sedangkan di depan meja disediakan 2 (dua) buah kursi metal baja warna

biru untuk tamu yang menghadap ke arah sebaliknya. Di dinding belakang kursi

pimpinan bagian atas dipasang sebuah AC. Di sebelah utara meja pimpinan ini

ada sebuah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan kertas-kertas.

Selanjutnya ada 2 (dua) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan

dilengkapi kursi pada masing-masing meja. Kedua meja komputer ini

menghadap ke selatan dan ditata berjejeran ke arah timur. Dibelakang kursi atau

disebelah utaranya terdapat meja kayu kecil yang tampak kosong. Tidak seperti

ruang-ruang sebelumnya dimana sisi barat ruangan dijadikan loket, di sepanjang

sisi barat ruang Sub Bagian Kepegawaian ini tidak dijadikan loket. Tirai yang

berada di sisi barat ruangan ini dibiarkan selalu tertutup sepanjang hari.

Ruang Sub Bagian di sisi utara diisi oleh meja-meja komputer dan

lemari arsip. Mulai dari sisi utara paling barat diletakkan 2 (dua) buah meja

komputer beserta perangkat komputernya. Masing-masing meja dilengkapi

sebuah kursi. Meja-meja ini ditata menghadap ke timur sehingga posisi kedua

meja ini tidak berjejeran tetapi membelakangi dan posisi kursi berada di barat

meja. Jarak antara kedua komputer ini ± 40 cm. Selanjutnya di timur meja

komputer ini terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang ditata berjejeran menghadap

ke utara dengan posisi kursi di sebelah selatannya. Kedua meja ini digunakan

untuk meletakkan komputer dan printer. Ada 2 (dua) buah lemari arsip di

sebelah timur meja. Kedua lemari arsip ini menghadap ke selatan. Di samping

lemari arsip terdapat meja kayu yang diatasnya digunakan untuk meletakkan

dispenser dan kipas angin.

Sisi timur ruangan atau sebelah kanan pintu ketika kita memasuki

ruangan, terdapat lemari kayu di pojok utara ruangan yang digunakan untuk

menyimpan arsip. Di sebelah selatan lemari kayu, terdapat sebuah filling cabinet

4 laci. Tepat di sebelah pintu masuk terdapat meja kayu yang digunakan untuk

meletakkan telepon dan mesin tik. Di atas meja ini dipasang kalender gantung


commit to user

77

pada dindingnya. Di bawah meja terdapat sebuah tempat sampah berukuran

sedang.

Di tengah-tengah ruangan diletakkan 4 (empat) buah meja bagi para

pegawai yang ditata berjejer dan membelakangi. 2 (dua) buah meja di sebelah

utara dan sisanya berada di selatannya. Kedua meja baik di sebelah utara

maupun selatan ditata berhimpitan. Keempat meja ini menmghadap ke selatan.

Jarak antara meja yang berada di sebelah utara dan selatan ± 30 cm. sedangkan

jarak antara meja yang berada di sebelah utara dengan lemari arsip di

belakangnya ± 40cm. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Kepegawaian.

Untuk sumber pencahayaan di ruangan ini berasal dari lampo neon

sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah

lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Di ruangan ini tidak tercium wewangian dari

pengharum ruangan. Warna dinding ruangan ini sama dengan ruangan-ruangan

lainnya di gedung F yakni menggunakan warna krem muda. Peralatan dan

perlengkapan di ruanagn ini didominasi oleh komputer, mesin ketik dan tempat

penyimpanan arsip baik berupa almari arsip maupun filling cabinet. Berikut ini

daftar barang inventaris yang ada di ruang Sub Bagian Kepegawaian.

Tabel 8.

Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian


1. Meja besi 1

2. Meja kayu 6

3. Kursi 15

4. Almari arsip 7

5. Komputer 5

6. Printer 4

7. Meja komputer 5


9. AC 2

10. Mesin ketik 1


commit to user

78


5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) menempati ruang

Lantai 1 pojok bagian utara. Dari 6 (enam) ruangan yang diteliti, ruangan ini

menjadi satu-satunya ruangan yang berada di Lantai 1. Di dalam ruang Sub

Bagian UMKAP ini tedapat ruangan bagi pimpinan yang terpisah dengan ruang

pegawai. Selain itu, di dalam ruang ini juga terdapat pula gudang tempat

penyimpanan alat-alat. Berikut gambaran ruang Sub Bagian UMKAP.

Skala 1 : 85

U

Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP

Ruangan untuk Kasubag UMKAP berada di sisi timur ruangan bagian

pojok utara utara dengan ukuran 3 m x 4 m. Ruangan ini menghadap ke timur

dengan pintu masuk di sebelah barat. Di sebelah utara pintu masuk terdapat

RUANG

FOTO

COPY

GUDANG

Ruang

Kasubbag

UMKAP


commit to user

79

sebuah lemari arsip. Sisi utara ruangan tidak diletakkan barang apapun hanya ada

tirai dengan warna biru. Jika diletakkan barang-barang disini, akan menyulitkan

untuk membuka tirai atau gordyn. Tirai ini selalu dibuka sehingga cahaya dan

udara selalu masuk ke ruangan.

Ruangan ini tergolong sempit, maka barang-barang di sini pun relatif

sedikit. Meja pimpinan berada tepat di depan pintu masuk dan menghadap ke

barat. Meja ini dilengkapi 3 (tiga) buah kursi, satu kursi untuk pimpinan berada

di sebelah timur meja dan dua kursi lainnya diperuntukkan bagi tamu

menghadap ke timur. Di sisi barat terdapat sebuah filling cabinet dan di sisi

timur tedapat sebuah almari arsip. Di sebelah selatan kursi pimpinan terdapat 2

(dua) buah meja kayu ukuran kecil, masing-masing untuk meletakkan printer dan

kertas-kertas dokumen. Sedangkan di belakang kursi pimpinan terdapat

tumpukan file dan dokumen diletakkan di atas lantai begitu saja. Di ruangan ini

terpasang sebuah AC di dinding sisi timur ruangan. Berbeda dengan ruangan

yang lain, ruangan ini dilengkapi dengan lampu esensial merk Philips berdaya 23

watt.

Di sebelah selatan ruang Kasubag UMKAP terdapat sebuah gudang

berukuran 3 m x 4 m sebagai tempat penyimpanan barang. Gudang ini

merupakan gudang khusus bagi Sub Bagian UMKAP, bukan gudang utama

gedung F. Gudang utama gedung F berada di sisi lain ruangan. Pintu masuk

gudang berhimpitan dengan pintu masuk ruangan Kasubag UMKAP. Di dalam

gudang ini hanya terlihat tumpukan-tumpukan barang, gardus dan alat-alat kecil

lainnya. Di gudang ini tidak terdapat AC maupun kipas angin. Di gudang ini

juga hanya menggunakan lampu esensial merk Philips berdaya 23 watt dan lebih

sering dimatikan. Lampu dinyalakan ketika pegawai masuk ke gudang dan

dimatikan begitu keluar. Hal ini berbeda dengan ruangan lain yang sepanjang

waktu kerja lampu terus dinyalakan, karena memang gudang ini hanya dimasuki

sesekali saja.

Di sebelah pintu gudang bagian luar, terlihat tumpukan-tumpukan

barang dan berkas yang diikat dengan tali rafia, yang diletakkan begitu saja di

atas lantai dan disebelahnya ada sebuah meja yang digunakan untuk meletakkan


commit to user

80

pesawat telepon dan buku teleponnya. Di dinding ruangan sisi timur tergantung

sebuah whiteboard yang digunakan untuk menuliskan atau menempelkan

pengumuman dan sebuah kalender. Di pojok ruangan atau tepatnya di sebelah

timur pintu masuk terdapat sebuah kulkas dan dispenser. Kulkas dan dispenser

ini menghadap barat.

Jika di timur pintu masuk terdapat kulkas, maka di sebelah barat pintu

masuk terdapat 2 (dua) buah meja pegawai yang ditata ke arah barat dan

dilengkapi sebuah kursi pada masing-masing meja. Kedua meja ini menghadap

timur dengan kursi yang berada di sebelah baratnya. Di belakang kursi pegawai

yang paling barat terdapat jendela kecil yang ditutupi gorden warna biru. Jendela

ini tepat berada di pojok ruangan. Ruang bagi pegawai ini berukuran 7 m x 8,90

m.

Di bagian tengah ruangan ini terdapat 6 (enam) buah meja sekaligus

kursi bagi pegawai Sub Bagian UMKAP. Keenam meja dan kursi ini dibagi

menjadi 2 (dua) saff sehingga masing-masing saff terdiri dari 3 (tiga) meja dan 3

(tiga) kursi. Saff ini ditata ke arah barat. Semua meja pegawai menghadap ke

arah timur. Jarak antar meja yang bersebelahan ± 60 cm, sedangkan jarak antar

meja yang saling membelakangi ± 40 cm.

Sisi barat ruang Sub Bagian UMKAP terdapat dua buah filling

cabinet di bagian selatan, 4 (empat) lemari arsip dan sebuah rak kayu besar yang

berjejer ke arah utara. Rak kayu ini digunakan menyimpan arsip dan dokumen,

tetapi terlihat baru sebagian yang terisi. Sisi utara ruangan digunakan untuk

meletakkan 4 (empat) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan 4

(empat) buah kursi. Tiga meja komputer ini ditata berjejer ke arah barat-timur

dan menghadap ke utara, sehingga masing-masing kursi akan berada di sebelah

selatan meja. Di bawah meja komputer terlihat tumpukan dokumen yang

berceceran di lantai

Ruang pegawai Sub Bagian UMKAP ini diterangi oleh 6 (enam) set

lampu yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya

40watt. Ruang seluas ini hanya dilengkapi dengan sebuah AC yang dipasang di

dinding sisi utara ruangan. Tidak tampak adanya kipas angin di ruangan ini. Ada


commit to user

81

sebuah dispenser di depan ruangan Kasubag atau tepatnya di sebelah utara pintu

masuk ruangan Kasubag bagian luar. Dispenser ini dilengkapi sebuah galon air

mineral. Berikut ini barang-barang inventaris yang dapat ditemukan di ruang Sub

Bagian UMKAP.

Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP


1. Meja besi 1

2. Meja kayu 12

3. Kursi 13

4. Almari arsip 6

5. Komputer 4

6. Printer 5

7. Meja komputer 4


9. Kulkas 1

10. AC 3

11. Dispenser 1


6. Bidang Keuangan

Bidang keuangan merupakan bagian dari Sub Bagian Kepegawaian.

Namun, karena tugas dan personil pegawai yang banyak maka Bagian Keuangan

menempati ruangan tersendiri. Hal ini juga dimaksudkan agar pelaksanaan

pekerjaan di bidang keuangan ini lebih terjaga kerahasiaannya. Bidang

Keuangan menempati ruangan di sisi barat Gedung F lantai satu bagian pojok

utara.

Walaupun ruangan bidang keuangan ini berada di lantai 1 Gedung F

dan berderet dengan ruangan sub-sub bagian, tetapi letaknya terpisah karena


commit to user

82

antara ruang Sub Bagian Kepegawaian dan Bidang Keuangan dipisahkan oleh

jalan masuk gedung F dari sebelah barat. Perlu diketahui bahwa pintu masuk

gedung F di bagian barat ada 2, yaitu pintu yang bersebelahan dengan lobi di

sebelah utara dan pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini. Namun,

pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini sudah ditutup agar lebih

efektif.

Ruang Bidang Keuangan ini berukuran 7 m x 8,60 m. Pintu masuk

terdapat di pojok selatan sisi timur ruangan. Di depan pintu masuk terdapat

sebuah lemari kaca yang menghadap ke utara. Di sebelah barat lemari kaca

terdapat meja receptionist besar yang terbuat dari kayu membujur ke arah utara-

selatan dan menghadap ke timur. Di bagian dalam meja tersebut terdapat

seperangkat komputer, 2 (dua) buah kursi, tumpukan dokumen dan di bagian

barat meja ini digunakan sebagai Loket 4.

Di sebelah utara pintu masuk juga terdapat sebuah meja receptionist

yang sejenis yang menghadap ke selatan. Di belakang meja receptionist inilah

terdapat meje-meja bagi para pegawai. Untuk masuk ke dalam, harus melalui

sebuah pintu semi permanen yang berada di sisi barat meja receptionist ini. Ada

12 (dua belas) buah meja kayu untuk pegawai yang semuanya menghadap ke

selatan. Meja-meja ini membujur ke arah utara-selatan sebanyak 4 (empat) meja

dan membujur ke arah timur-barat ssebanyak tiga meja. Meja-meja yang berada

di ruangan ini dipenuhi oleh tumpukan berkas/file dan dokumen-dokumen.

Sisi timur ruangan digunakan untuk meletakkan brankas. Ada 5

(lima) buah brankas yang terlihat berjejeran menghadap ke arah barat.

Sedangkan sisi barat ruangan terdapat 6 (enam) buah meja computer yang ditata

ke arah utara dan menghadap ke timur. Walaupun ada 6 (enam) meja tetapi yang

di atasnya terdapat komputer hanya 3 (tiga) meja saja. Tiga meja lainnya

digunakan untuk meletakkan dokumen. Sisi utara ruangan diisi 3 (tiga) meja

komputer beserta seperangkat komputernya dan dilengkapi sebuah kursi pada

masing-masing meja. Di pojok ruangan terdapat sebuah lemari arsip dan sebuah

filling cabinet yang menghadap ke selatan. Berikut gambaran ruangan Bidang

Keuangan.


commit to user

83

Skala 1 : 86 U

Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan

Di ruang Bidang Keuangan ini terpasang 2 (dua) buah AC. Warna

dinding ruangan ini sama seperti ruangan lainnya yaitu krem muda. Tidak

tampak adanya pengharum ruangan. Di ruangan ini juga tidak terdengar alunan

suara baik dari radio maupun televisi, mengingat pekerjaan bidang keuangan

membutuhkan konsentrasi tinggi. Untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan di

bidang keuangan, peralatan yang paling penting adalah komputer dan brankas.

Untuk lebih mengetahui secara detail barang-barang yang terdapat di ruang

Bidang Keuangan, berikut ini adalah daftarnya.


commit to user

84

Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan


1. Meja receptionist 2

2. Meja kayu 12

3. Kursi 24

4. Almari arsip 1

5. Komputer 6

6. Printer 6

7 Meja komputer 9


9. AC 2

10. Brankas 5


C. Deskripsi Permasalahan Penelitian

1. Alokasi Ruangan

Jumlah ruangan di seluruh gedung F ini berjumlah 28 ruang. Unit-

unit kantor yang banyak berhubungan dengan pelayanan berada di lantai 1.

Selain unit-unit utama pelayanan, di lantai 1 ini juga terdapat kantor Dekan,

Pembantu Dekan I dan Pembantu Dekan II. Praktis semua kegiatan terpusat di

lantai 1, sehingga lantai 1 ini menjadi lantai utama di Gedung F.

Penataan ruang kantor merupakan pengaturan tempat pegawai dalam

melaksanakan pekerjaannya, serta pengaturan peralatan dan perlengkapan kantor

yang mendukung pelaksanaan pekerjaan, dengan mempertimbangkan luas lantai

yang tersedia. Penataan ruang kantor dimaksudkan untuk memperlancar

pekerjaan yang menjadi tugas dan wewenang pegawai yang menempatinya, serta

agar dapat memaksimalkan ruangan yang ada pada suatu kantor.

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS terbagi dalam beberapa

ruangan. Sebuah ruangan untuk Bidang Tata Usaha sedangan 5 (lima) ruangan


commit to user

85

untuk sub-sub bagian di bawah garis komando Tata Usaha, yaitu Pendidikan,

Kemahasiswaa, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan, serta Keuangan. Di

ruang Bidang Tata Usaha, Kabag Tata Usaha memiliki ruangan khusus yang

disekat semi permanen. Begitu pula Kepala Sub Bagian Umum dan

Perlengkapan (UMKAP) memiliki ruangan khusus di dalam ruang Sub Bagian

UMKAP. Ruangan Kasubag UMKAP dan gudang di dalam ruang Sub Bagian

UMKAP disekat semi permanen dengan menggunakan papan kayu. Namun,

ruang bagi pegawai tidak disekat-sekat untuk masing-masing pegawai. Hal ini

menunjukkan bahwa jenis atau tipe yang digunakan di ruang Tata Usaha dan

UMKAP adalah semi terbuka. Adanya ruangan khusus bagi pimpinan ini

dimaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan pimpinan tidak terganggu karena

beban kerja pimpinan lebih banyak. Seperti yang diungkapkan Informan I

(wawancara tanggal 6 Januari 2011) bahwa:

tidak bercampur dengan pegawai. Hal ini akan membuat saya lebih

berkonsentrasi pada pekerjaan dan tidak terganggu oleh lalu lalang

Ruangan sub-sub bagian lainnya yaitu Sub Bagian Pendidikan,

Kemahasiswaan, Kepegawaian dan Keuangan menggunakan tipe ruang terbuka

karena di dalam ruang tersebut tidak terdapat sekat, baik sekat antara pegawai

dan pimpinan maupun antar pegawai. Hal ini dilakukan agar menghemat

ruangan, kedekatan antarfungsi dan memudahkan pengawasan. Hal ini sesuai

dengan pernyataan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011):

ersekat-sekat

ruangan akan menjadi lapang sehingga bisa digunakan untuk

meletakkan berbagai barang, dibandingkan dengan adanya sekat

maka ruangan akan terasa sempit. Selain itu juga agar pengawasan

Sementara Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011)

menyatakan bahwa:

semua pegawai dekat dan juga memudahkan pengawasan terhadap


commit to user

86

Pada awalnya gedung F ini akan digunakan sebagai laboratorium,

tetapi atas beberapa pertimbangan maka akhirnya gedung F ini digunakan

sebagai kompleks kantor Dekanat. Karena penempatan gedung F yang diluar

rencana awal, maka ruangan-ruangan yang disediakan juga tidak direncanakan

secara matang. Penataan kantor yang baik bukan hanya penataan yang rapi,

bersih dan nyaman saja, melainkan juga harus memperhatikan luas ruangan yang

dibutuhkan berdasarkan jumlah pegawai dan jenis pekerjaannya, serta

penempatan ruang yang sesuai alur prosedur kerja. Beberapa informan yang

peneliti wawancarai mengeluhkan masalah alokasi ruang yang tidak sesuai

kebutuhan. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari

2011):

Sebenarnya ruangan ini terlalu sempit walaupun jika dibandingkan

dengan ruangan lainnya, ruangan ini lebih luas. Hal ini terjadi karena

pegawai di bagian ini banyak jadi tetap terasa sempit. Tetapi apa

boleh buat, kita hanya bisa menerima karena yang mengatur ruangan

mana untuk bagian apa adalah atasan. Kami harus pintar-pintar

menata ruangan agar cukup menampung semua personil dan

Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VII (wawancara tanggal 8

Januari 2011) sebagai berikut.

Karena ruang ini memang sempit makanya ditata sedemikian rupa

Penataan ruang kantor tata usaha ini juga belum mengikuti alur

prosedur kerja, misalnya dalam prosedur pengurusan legalisir. Dalam proses

pengurusan legalisir, gerakan yang dilakukan tidak selalu maju tetapi ada

gerakan mundur, membelok dan penyelesaiannya tidak dalam satu arah

melainkan harus bolak balik. Berikut ini bagan alur prosedur pengurusan

legalisir di Gedung F.


commit to user

87

Pembayaran Pengambilan Pendaftaran Anjungan

Keuangan setelah jadi (dapat kuitansi) pembuatan

Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir

Sumber: Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Alumni yang akan mengurus legalisir di Gedung F ini harus

mengunjungi beberapa loket yaitu Loket 1, Loket 3 dan Loket 4. Setelah

melakukan registrasi on-line dan mendapatkan pin, alumni menuju Loket 1 (Tata

Usaha) untuk menyerahkan dokumen yang akan dilegalisir. Oleh petugas Loket

1 dokumen tersebut akan dicek kebenaran dan jumlahnya. Hal ini dikarenakan

jumlah dokumen yang dilegalisir dibatasi. Untuk Dekan maksimal 9 lembar (3

ijasah, 3 akta dan 3 transkrip) sedangkan untuk PD I dan PD III maksimal 15

lembar (5ijasah, 5 akta dan 5 transkrip).

Setelah dicek, alumni akan mendapatkan kuitansi pembayaran

rangkap 3 warna putih, kuning dan merah muda. Di kuitansi tersebut tercantum

jumlah uang yang harus dibayarkan oleh alumni di Loket 4 (Keuangan). Di

Loket 4 ini kuitansi yang berwarna merah muda ditinggal sebagai bukti bagi

bagian Keuangan. Setelah membayar di Loket 4, alumni kembali ke Loket 1

untuk menyerahkan kuitansi yang berwarna kuning, sedangkan kuitansi warna

putih dipegang oleh alumni sebagai bukti pengambilan di Loket 3 (Pendidikan).

Dari tata usaha, dokumen legalisir ini diserahkan ke Sub Bagian Pendidikan

untuk dikerjakan, dengan melampirkan kuitansi pembayaran berwarna kuning.

Legalisir alumni ini memang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan.

Alumni dapat mengambil dokumen yang sudah dilegalisir di Loket 3

(Pendidikan) dengan menyerahkan lembar kuitansi warna putih untuk kemudian

ditukar dengan lembar kuitansi warna kuning. Jadi, pada akhirnya lembar

4 3 2 1


commit to user

88

kuitansi yang berada di bagian Pendidikan adalah yang berwarna putih. Proses

penyelesaian legalisir ini membutuhkan waktu antara 3 hari sampai 1 minggu.

Berikut ini susunan loket pelayanan di Gedung F FKIP UNS

Surakarta.

P

A U

R

K

I

R

Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F

Jika kita melihat susunan loket pelayanan tersebut, dapat kita ketahui

bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir pertama-tama harus

berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah disediakan dan berada di

lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan kembali menuju Loket 1 kemudian

LOKET 4

LOKET 3

LOKET 2

LOKET 1

Registrasi

On-Line


commit to user

89

ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan susunan loket seperti yang

tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui tidak selalu maju tetapi

maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak

efisien.

Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan III (wawancara

tanggal 7 Januari 2011) bahwa:

urusan legalisir kurang efisien karena

perjalanannya harus bolak balik. Lebih baik jika ada bagian keuangan

yang ditempatkan di tata usaha sehingga tidak bolak-balik, tetapi

ternyata juga tidak bisa karena keterbatasan tempat.

Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak

berdasarkan alur prosedur kerja, sehingga terjadi aliran gerakan maju mundur

dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efisien. Sebenarnya, hal ini disadari

betul baik oleh para pegawai maupun mahasiswa serta alumni, sehingga muncul

usulan agar antara Loket 1 dan Loket 4 diperpendek jarak tempuhnya dengan

cara menempatkan bagian keuangan di Loket 1 (tata usaha). Dengan adanya

bagian keuangan di Loket 1, maka alumni yang akan membayar tidak harus

berjalan lagi ke Loket 4 dan pencatatan data di bagian keuangan juga akan lebih

cepat. Hal ini tidak hanya menghemat tenaga tetapi juga menghemat waktu

pekerjaan. Namun, usulan ini pun terbentur masalah ruang tata usaha yang

terbatas dan tidak bisa menampung bagian keuangan di ruangan tersebut.

Untuk penataan ruang di masing-masing bagian atau sub bagian pada

dasarnya sudah mengikuti alur prosedur kerja, walaupun tidak semua berjalan

selalu maju melainkan ada pula yang arahnya berbelok. Hal ini dipermudah

dengan bentuk ruangan yang terbuka dan tanpa sekat. Selain untuk efisiensi

gerak, waktu, langkah dan tenaga, hal ini juga untuk mengurangi tingkat lalu

lintas pegawai yang dapat mengganggu pegawai lain.

Tata ruang kantor yang baik dan efektif akan memberikan pengaruh

terhadap efisiensi kerja pegawai, sehingga dalam penataannya didasarkan pada

fungsi masing-masing tugas pegawai. Suatu bagian dalam satu kantor

mempunyai keterkaitan tugas dan tujuan yang sama, sehingga penataan ruang


commit to user

90

kantor yang baik dan sesuai dengan aliran tugas pegawai akan memperlancar

pelaksanaan tugas dan kewajibannya dalam rangka mencapai tujuan.

2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan

Dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung

jawabnya, seorang pegawai membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor

yang memadai untuk menunjang pekerjaannya tersebut. Peralatan dan

perlengkapan tersebut memerlukan penempatan yang tepat agar aktivitas

pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai

dengan prosedur.

Peralatan dan perlengkapan di bagian tata usaha dan sub-sub bagian

dibawahnya dapat dikatakan cukup lengkap dan sesuai dengan pekerjaan di

masing-masing bagian. Pekerjaan di tata usaha lebih banyak berupa kegiatan

administrasi. Seperti yang kita ketahui bahwa pekerjaan tata usaha meliputi

menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Semua kegiatan tersebut lebih banyak membutuhkan peralatan berupa komputer,

mesin ketik, printer, scanner, lemari arsip, filling cabinet, brankas dan lain-lain.

Sedangkan perlengkapan yang dibutuhkan berupa alat tulis kantor (ATK) seperti

pulpen, pena, pensil, spidol, kertas, tinta spidol, tinta printer, tip-ex dan lain

sebagainya.

Sarana komunikasi yang disediakan adalah pesawat telepon yang ada

di setiap ruang di bagian tata usaha dan sudah disambungkan secara paralel ke

ruang-ruang lainnya, sehingga memudahkan komunikasi lintas bagian.

Sedangkan prasarana lainnya antara lain jam dinding, radio, televisi dan satu set

sofa yang diletakkan di ruang Kabag Tata Usaha.

Penataan peralatan dan perlengkapan kantor mempunyai pengaruh

terhadap pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai. Namun, berdasarkan observasi

yang peneliti lakukan letak peralatan dan perlengkapan tidak berdekatan dengan

tempat duduk pegawai. Misalnya lemari arsip atau filling cabinet yang

diletakkan di sisi ruangan secara berjejeran, tidak di dekat tempat duduk pegawai

yang menggunakan file atau arsip tersebut. Hal ini menghambat kerja para


commit to user

91

pegawai karena harus bolak balik ketika membutuhkan file atau arsip tersebut.

Seperti yang diungkapkan oleh Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011)

bahwa:

-pencar dan letaknya jauh dari

pegawai yang menggunakan, sehingga jika akan menggunakan arsip

tersebut harus berjalan agak jauh.

Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan II (wawancara tanggal 7

Januari 2011) sebagai berikut.

Semua lemari arsip berada di belakang sehingga kalau

membutuhkan arsip harus mengambilnya di sana. Ini membuat

Penataan lemari arsip di satu sisi tertentu ruangan dan bukan di dekat

masing-masing pegawai dilakukan karena keterbatasan ruangan serta tidak

adanya sarana berupa lemari arsip kecil untuk masing-masing pegawai. Seperti

yang diungkapkan oleh Informan I (wawancara tanggal 8 Desember 2010)

bahwa:

file-file pegawai terpaksa diletakkan di

ruangan saya karena sudah tidak ada tempat di ruang pegawai. Jadi

jika ada pegawai yang membutuhkan file di filling cabinet ini harus

Dari beberapa wawancara di atas dapat diketahui bahwa peralatan

yang tidak diletakkan di dekat pegawai akan menghambat pekerjaan dan

efisiensi kerja tidak tercapai. Selain filling cabinet dan lemari arsip, peralatan

lain yang perlu diperhatikan adalah meja telepon. Meja telepon sebaiknya

diletakkan di sisi ruangan yang mudah dijangkau oleh semua personil di ruangan

tersebut. Namun, meja telepon di ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di pojok

selatan ruangan, di belakang kursi pimpinan yang jauh dari para pegawai. Jadi,

jika telepon berdering yang lebih sering mengangkat adalah Kasubag

Pendidikan. Padahal dengan tugas yang begitu banyak, kondisi seperti itu tentu

saja mengganggu konsentrasi Kasubag Pendidikan dalam melaksanakan

tugasnya.


commit to user

92

Selain penataan peralatan, perlengkapan seperti kertas, pulpen, pensil

dan alat tulis lainnya, sebaiknya juga diletakkan dekat dengan pegawai. Kertas

untuk print sebaiknya diletakkan di meja komputer atau di dekat printer agar

mudah dan cepat diambil jika dibutuhkan. Namun, yang tampak bahwa di meja

pegawai adalah berkas-berkas pekerjaan yang menumpuk dan berserakan,

hingga tidak menyisakan tempat untuk meletakkan alat-alat tulis. Sedangkan

kertas juga diletakkan di lemari dan diambil ketika membutuhkan saja. Hal

seperti ini akan menghambat kerja pegawai karena tidak efisien waktu, tempat

dan tenaga.

6. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman

Dalam menjalankan pekerjaan, selain harus dilengkapi dengan

peraatan dan perlengkapan yang memadai, pegawai juga membutuhkan suasana

ruangan yang aman dan nyaman. Aman artinya terbebas dari berbagai gangguan

dalam melaksanakan tugasnya, sedangkan nyaman artinya kondisi yang

menyenangkan hati dan pikiran serta membuat pegawai betah berada di ruangan

tersebut. Suasana kantor yang tidak gaduh, tenang, terang dan tidak sumpek

akan membuat pegawai merasa nyaman, sehingga dapat menimbulkan semangat

kerja pada para pegawai.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi keamanan dan kenyamanan

dalam penataan ruang kantor, yaitu:

a. Cahaya atau penerangan

Penerangan yang ada harus sesuai dengan kebutuhan, tidak terlalu

terang tetapi juga tidak terlalu gelap. Dengan sistem penerangan yang baik,

diharapkan para pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik,

kenyamanan dalam bekerja dapat tercapai dan akan memperkecil tingkat

kesalahan pegawai, sehingga akan dapat meningkatkan produktivitas

pegawai.

Penerangan atau pencahayaan di seluruh ruang Tata Usaha

menggunakan cahaya kombinasi, yaitu perpaduan antara cahaya buatan

dengan cahaya matahari. Cahaya buatan berasal dari lampu TL (neon) yang


commit to user

93

ditutupi semacam teralis yang terbuat dari aluminium dan lampu esensial.

Sedangkan cahaya matahari yang ikut menerangi ruangan berasal dari

jendela kaca warna bening. Namun, pada ruang-ruang tersebut terdapat

perbedaan dalam besarnya kombinasi cahaya ini. Misalnya, pencahayaan di

ruang Kabag Tata Usaha dan ruang Sub Bagian Kepegawaian lebih dominan

berasal dari lampu buatan yaitu lampu TL (neon) yang berdaya 40 watt,

karena walaupun memiliki jendela kaca yang besar di sisi ruangan tetapi

jendela tersebut selalu tertutup gordyn warna biru dan jarang sekali dibuka.

Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menyatakan:

Gordynnya memang sengaja ditutup karena silau jika dibuka.

Untuk pencahayaan di ruangan-ruangan lain seperti ruang pegawai

Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan, Sub Bagian Kemahasiswaan dan

Bidang Keuangan memang berasal dari kombinasi cahaya buatan dan cahaya

matahari. Karena selain menyalakan lampu TL (neon), ruangan-ruangan

tersebut juga membuka gordyn sehingga cahaya matahari dapat masuk ke

ruangan. Selain agar cahaya matahari dapat masuk, alasan utama gordyn ini

dibuka adalah karena memang sisi ruangan yang dipasangi gordyn dijadikan

loket pelayanan, sehingga gordyn tersebut harus dibuka.

Sedangkan ruang Sub Bagian UMKAP tidak memiliki jendela kaca,

sehingga cahaya yang dominan dalam menerangi ruangan ini berasal dari

cahaya lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Penerangan dari cahaya matahari

berasal dari pintu masuk ruangan. Untuk ruangan Kasubbag UMKAP,

penerangan berasal dari cahaya lampu esensial berdaya 23 watt dan cahaya

matahari yang masuk melalui jendela kaca di sisi utara ruangan. Kabag Tata

Usaha dan Kasubbag UMKAP sama-sama memiliki ruang khusus dengan

jendela kaca di salah satu sisinya dengan gordyn berwarna biru. Namun,

gordyn di ruang Kabag Tata Usaha lebih sering ditutup dengan alasan silau,

maka berbeda dengan gordyn di ruangan Kasubbag UMKAP yang selalu


commit to user

94

dibuka. Ada alasan gordyn di ruang Kasubbag UMKAP dibuka, seperti yang

Gordynnya memang selalu saya buka. Tidak silau kok, malah saya

Dari beberapa wawancara yang peneliti lakukan, walaupun dengan

ruangan yang relatif sama ternyata memiliki pertimbangan sendiri dalam

sistem pencahayaannya. Masing-masing keputusan untuk jenis pencahayaan

di suatu ruangan memiliki dasar alasan. Yang penting adalah ruangan

tersebut harus cukup cahaya, karena para pegawai akan lebih efisien dalam

bekerja jika ditunjang oleh pencahayaan yang baik.

Dengan adanya cahaya matahari maupun lampu TL (neon) dan

esensial, sudah cukup memberikan penerangan bagi pegawai di ruangan tata

usaha. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VIII (wawancara tanggal

14 Januari 2011) bahwa:

Dalam sebuah kantor, cahaya sangat diperlukan untuk menunjang

pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya dalam ruangan diusahakan dapat

memancar dengan cukup dan tepat ke segala penjuru ruangan, agar pegawai

lebih sedikit membuat kesalahan, mata tidak cepat lelah dan penyelesaian

pekerjaan akan lebih cepat, yang artinya efisiensi kerja pegawai dapat

tercapai.

b. Warna

Bagi suatu kantor, warna tidak hanya berfungsi untuk memperindah

ruangan saja. Namun, warna juga memiliki pengaruh yang penting pada

kejiwaan pegawai. Dengan pemilihan warna yang tepat bagi ruangan, maka

akan dapat menumbuhkan kegembiraan dan kenyamanan dalam bekerja.

Dengan kegembiraan dan kenyamanan yang dirasakan pegawai, akan

meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja, sehingga efisiensi dapat


commit to user

95

tercapai. Warna yang dipilih untuk ruangan-ruangan di gedung F ini adalah

warna krem muda yang menimbulkan hawa sejuk.

Sebagaimana yang diungkapkan Informan III (wawancara tanggal 14

Januari 2011) bahwa:

ruang sidang. Kemarin di ruang sidang dindingnya ditambahi motif

bunga-bunga berwarna ungu sebagai cirri khas FKIP. Dengan warna

krem muda ini ruangan menjadi terasa sejuk dan nyaman jika

Untuk sebuah kantor atau instansi, sebaiknya menggunakan warna-

warna yang kalem. Pemilihan warna pada ruangan menjadi penting karena

setiap warna memiliki pengaruh yang berbeda-beda. Jika kita memilih warna

yang tidak cocok, maka akan membuat suasana ruangan menjadi tidak

nyaman. Dengan suasana ruangan yang tidak nyaman, akan membuat

pegawai tidak betah berada di ruangan, sehingga efisiensi dan produktivitas

pegawai akan menurun.

c. Udara

Kualitas udara yang dihirup pegawai setiap hari, dapat mempengaruhi

kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih

karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang

akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai. Oleh karena itu, setiap

ruangan perlu adanya ventilasi udara yang berguna untuk memperlancar

sirkulasi udara. Keberadaan Air Conditoner (AC) sangat membantu dalam

sirkulasi udara ini, karena pada AC sudah dilengkapi dengan alat penyaring

udara. Selain itu, dengan adanya AC membuat ruangan menjadi lebih

nyaman. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan I (wawancara tanggal

28 Desember 2010) berikut.

gedung A. Sekarang sudah memakai AC sedangkan dulu hanya kipas


commit to user

96

Semua ruangan di gedung F ini dilengkapi dengan AC, yang jumlah

di masing-masing ruangan berbeda sesuai dengan kebutuhan. Jika

ruangannya tergolong sempit dengan pegawai yang sedikit maka AC yang

dipasang cukup satu saja. Namun, jika pegawai yang ada di ruangan relatif

banyak, maka ruangan tersebut dipasangi 2 (dua) buah AC. Seperti yang

diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:

sudah cukup karena ruangannya juga cuma

segini. Ini saja sudah dingin apalagi kalau ditambah lagi, nanti ada

Keberadaan AC ini juga harus diikuti dengan pengaturan suhu yang

tepat. Suhu udara sangat penting bagi kenyamanan dan kesehatan pegawai.

Suhu yang sesuai dapat menciptakan semangat para pegawai dalam

melakukan aktifitas. Dengan semangat kerja yang tinggi, produktivitas kerja

akan meningkat dan efisiensi kerja pun dapat tercapai. Jangan sampai

pegawai merasa kedinginan karena suhu AC yang terlalu rendah ataupun

sebaliknya. Seperti yang diungkapkan Informan I (wawancara tanggal 28

Desember 2010) menyatakan:

diatur pada suhu 21°C supaya tidak terlalu dingin

d. Suara

Suara berpengaruh terhadap kelancaran pegawai dalam melaksanakan

pekerjaan. Suara gaduh dan bising akan mengganggu konsentrasi dan

ketenangan pegawai dalam bekerja, apalagi jika melaksanakan pekerjaan

yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperti menghitung.

Namun, ada pula suara yang justru membuat pegawai lebih

bersemangat dalam bekerja. Suara itu ialah musik yang disetel di dalam

ruangan. Ruangan yang selalu terdengar musik di dalamnya adalah ruang

Sub Bagian Kemahasiswaan. Musik tersebut dinyalakan dari komputer yang

ada di ruangan. Sedangkan di ruang Sub Bagian Kepegawaian terdapat


commit to user

97

televisi yang bisa dinikmati suara sekaligus gambarnya. Seperti yang

diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:

mputer. Adanya musik ini

tidak mengganggu, justru membuat pegawai semangat bekerja. Selain

itu musik ini membuat pegawai betah di kantor karena serasa seperti

di rumah sendiri. Suara yang mengganggu itu jika ada mahasiswa

atau alumni yang marah-marah di loket karena masalah legalisir yang

belum jadi. Suara mereka menimbulkan kegaduhan sehingga

Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa keberadaan suara

sangat mempengaruhi kondisi jiwa para pegawai. Adanya musik justru

membuat pegawai betah dan meningkatkan semangat dalam bekerja,

sedangkan suara yang gaduh dan bising membuat konsentrasi pegawai dalam

bekerja menjadi terpecah.

D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori

Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi

suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada

pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan

pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian

aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan

menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini

sering disebut juga pekerjaan kantor (office work). Seluruh kegiatan tata usaha

ini dilakukan di kantor.

Kantor merupakan pusat seluruh kegiatan pegawai dalam

melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas

dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat

membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik

pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah

dicapai.

pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor pada

luas lantai dan ruangan yang t


commit to user

98

Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan

rapi dapat memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan

fasilitas di dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme

dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan

organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang

tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan

dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka

pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih.

Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin

hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki

ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri.

Ada empat asas pokok tata ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas

mengenai jarak terpendek, 2) asas mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai

penggunaan segenap ruang dan 4) asas mengenai perubahan susunan tempat

kerja. Berikut ini akan peneliti uraikan permasalah penataan ruang kantor di

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta berdasarkan 4 (empat) asas

tersebut.

1. Asas Jarak Terpendek

Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat.

Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang

diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan

mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Penataan ruang kantor Tata Usaha

Dekanat FKIP UNS nampaknya belum menerapkan asas jarak terpendek ini secara

maksimal. Hal tersebut dapat dilihat dari peletakkan lemari arsip dan filling cabinet

yang jauh dari tempat duduk pegawai. Padahal, dalam pekerjaan tata usaha selalu

berhubungan dengan file, dokumen dan arsip. Jadi, setiap hari pekerjaan pegawai tata

usaha selalu menggunakan file, dokumen maupun arsip tersebut. Dengan intensitas

penggunaan yang sering tetapi letaknya jauh dari tempat duduk akan menimbulkan

pemborosan waktu dan tenaga.

Permasalahan ini dapat ditemui di seluruh ruangan tata usaha, baik ruang

bagian Tata Usaha maupun ruang sub-sub bagiannya. Lemari arsip dan filling cabinet


commit to user

99

diletakkan di satu sisi ruangan yang jauh dari tempat duduk pegawai, sehingga jika

pegawai membutuhkan file, dokuman atau arsip yang tersimpan di dalamnya harus

berjalan agak jauh. Apalagi jika file,dokumen atau arsip yang diperlukan berbeda-

beda dan berganti-ganti, maka pegawai akan berjalan bolak balik dari tempat

duduknya ke tempat menyimpan file tersebut. Contoh di Sub Bagian Umum dan

Perlengkapan yang letak lemari arsip dan filling cabinet berada di belakang tempat

duduk pegawai atau di sisi barat ruangan. Berikut ini analisis gerakan dan waktu

ketika pegawai mengambil arsip di Sub Bagian UMKAP.

a. Pegawai yang duduk paling dekat dengan almari arsip

Jarak : ± 1 meter

Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter

No Gerakan Waktu (detik)

1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10

2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20

3. Menemukan letak almari arsip 10

4. Berjalan menuju almari arsip 15

5. Membuka almari arsip 10

6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30

7. Mengambil folder 10

8. Mencari file di dalam folder 90

9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file

yang dicari

45

10. Mengambil file yang sesuai 10

11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30

12. Meletakkan folder ke tempat semula 10

13. Menutup pintu almari arsip 10

14. Berjalan kembali ke tempat duduk 15

15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi

16. Menarik kursi ke depan 15

17. Duduk

18. Meletakkan file di meja

TOTAL 325


commit to user

100

b. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (depan)

Jarak : ± 4 meter











9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan

file yang dicari

45








17. Duduk


TOTAL 415


commit to user

101

c. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (samping)

Jarak : ± 6 meter











9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file

yang dicari

45








17. Duduk


TOTAL 475

Berdasarkan analisis gerak dan waktu ketika pegawai mengambil file

di lemari arsip yang tidak berada di dekat tempat duduknya, hasilnya adalah

sebagai berikut.

a. Jarak tempat duduk pegawai yang terdekat dengan almari arsip ± 1 meter,

ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali


commit to user

102

ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 325

detik atau 5 menit 25 detik.

b. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (depan) ± 4 meter,

ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali

ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 415

detik atau 6 menit 55 detik.

c. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (samping) ± 6

meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan

kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu

tempuh 475 detik atau 7 menit 55 detik.

Untuk dapat mengetahui gerakan dan waktu tersebut sudah efisien

atau belum, kita harus membandingkan dengan perlakuan yang lain. Di muka

sudah dikatakan bahwa sebaiknya file, arsip atau dokumen diletakkan di dekat

tempat duduk pegawai yang menggunakannya. Dengan keberadaan

file/dokumen/arsip di sebelahnya, pegawai tersebut tidak perlu beranjak dari

tempat duduknya. Berikut ini analisis gerak dan waktunya.



1. Tangan mendekati lemari atau meja kecil 2

2. Mencari folder 10


4. Mencari file/dokumen/arsip 30

5. Mengambil file/dokumen/arsip 5

6. Mengembalikan folder ke almari atau meja kecil 3

TOTAL 53

Berdasarkan tabel tersebut dapat kita ketahui bahwa jika masing-

masing pegawai memiliki meja atau almari kecil tempat menyimpan arsip dan

dokumen yang dibutuhkannya, dia hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan


commit to user

103

membutuhkan waktu 53 detik. Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan

file, dokumen atau arsip di dekat pegawai, maka pekerjaan akan lebih efisien

baik gerakan dan waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik =

272 detik sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi

gerakan yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan, artinya pegawai tidak perlu

melakukan 12 gerakan yang lainnya. Dengan berkurangnya 12 gerakan, maka

pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga. Penghematan tenaga ini akan

menghindarkan pegawai dari kelelahan dan keletihan dalam bekerja.

Jadi, sebaiknya setiap pegawai memiliki almari atau meja kecil

sebagai tempat menyimpan file, dokumen atau arsip tersebut dan diletakkan di

sebelah pegawai. Akan lebih tepat jika meja atau lemari kecil tersebut diletakkan

di sebelah kiri kursi pegawai. Jika diletakkan di sebelah kursi, keberadaan meja

atau lemari kecil tersebut masih dalam wilayah meja pegawai tersebut, tidak

mengambil tempat atau wilayah pegawai yang lain. Sedangkan peletakkan di

sebelah kiri dimaksudkan agar ketika mencari file/dokumen/arsip dapat

menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan tetap bisa memegang pena

dan ketika mengambil file/dokumen/arsip tersebut tubuh tidak akan melakukan

gerakan membelok. Selain itu, ketika proses pengambilan tidak terhalang oleh

adanya tangan kanan sebagaimana jika letak lemari atau meja tersebut berada di

sebelah kanan.

Selain masalah penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh

dari pegawai, belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui

dari penempatan posisi tempat duduk pegawai yang tidak sesuai dengan jenis

pekerjaannya. Misalnya, di ruang Sub Bagian Pendidikan yang banyak

berhubungan dengan mahasiswa, posisi tempat duduk pegawai yang langsung

mengurus kepentingan mahasiswa berada di bagian paling belakang.

Tidak semua pelayanan mahasiswa dilakukan di depan loket, tetapi

sering mahasiswa atau pihak lain yang berkepentingan langsung masuk melalui

pintu masuk ruangan, misalnya ketika mengurus transkrip atau revisi nilai. Dari

pintu masuk ruangan, tempat duduk pegawai administrasi mahasiswa masing-

masing jurusan justru berada paling belakang (utara). Jarak dari pintu masuk ke


commit to user

104

tempat duduk pegawai tersebut ± 5 m. Hal ini mengakibatkan mahasiswa harus

berjalan lebih jauh untuk menemui petugas yang dimaksud. Dengan jarak yang

lebih jauh maka otomatis waktu penyelesaian pekerjaan pun akan lebih lama.

Sebaiknya pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa ditempatkan di

dekat pintu masuk ruangan yaitu di deretan depan, sehingga begitu mahasiswa

masuk akan dapat langsung menemui petugas yang dimaksud. Jika pegawai

tersebut di tempatkan di deretan depan, jarak yang ditempuh ± 2 m dari pintu

masuk. Semakin cepat dia menemui petugas maka akan semakin cepat pula

proses penyelesaian pekerjaan tersebut.

Belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari

jarak antar meja di dalam ruangan yang terlalu sempit. Asas jarak terpendek

menyebutkan bahwa tata ruang kantor yang paling baik adalah tata ruang yang

memungkinkan para pegawai menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam

penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek dalam hal ini bukan berarti jarak yang

paling pendek tanpa menghiraukan proses penyelenggaraan pekerjaan, tetapi

jarak terpendek yang paling ideal untuk proses penyelenggaraan pekerjaan. Jadi,

jika terdapat jarak yang lebih pendek dari jarak terpendek ideal justru

mengganggu proses penyelesaian pekerjaan, maka hal tersebut dapat

dikategorikan belum menerapkan asasa jarak terpendek. Misalnya di ruang Sub

Bagian Pendidikanyang jarak antar meja pegawai ± 50-60 cm.

Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para

pegawai. Ada 12 (dua belas meja) yang ditata sedemikian rupa agar dapat

memenuhi ruangan. Dari arah utara ke selatan berjejer 4 (empat) meja dengan

jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer 3 (tiga) buah meja

dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm, sedangkan meja kedua

dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Padahal, jarak terpendek ideal

antar meja baik yang bersebelahan ataupun membelakangi ± 80 cm. Dengan

jarak antar meja yang hanya 50-60 cm mengakibatkan pegawai tidak memiliki

ruang gerak yang cukup. Apalagi ada meja yang berhimpitan sehingga

mengganggu lalu lintas para pegawai yang akan duduk di kursinya, karena

terhalang kursi pegawai yang berada di sebelahnya.


commit to user

105

Dari hasil analisis tersebut, dapat kita ketahui bahwa dengan

menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor, efisiensi kerja

pegawai dapat tercapai. Penerapan asas jarak terpendek ini dapat berupa

peletakkan benda-benda yang dibutuhkan pegawai di tempat yang dekat dengan

tempat duduk pegawai yang menggunakannya tersebut, menempatkan pegawai

di posisi yang paling dekat sesuai dengan arus prosedur kerjanya dan mengatur

posisi antar meja pegawai dengan jarak terpendek yang paling ideal. Efisiensi

yang dapat diperoleh berupa efisiensi waktu, gerakan dan tenaga. Jika efisiensi

kerja dapat tercapai, maka pencapaian tujuan organisasi atau instansi dapat

terwujud dengan baik.

2. Asas Rangkaian Kerja

Menurut asas ini, suatu tata ruang yang baik harus menempatkan para

pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan

penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan harus senantiasa

bergerak maju dari permulaan dikerjakan hingga selesai. Tidak boleh ada

gerakan mundur atau menyilang. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara

yang peneliti lakukan, ternyata penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP

UNS ini sudah menerapkan asas rangkaian kerja. Letak atau posisi duduk

pegawai di masing-masing ruangan disusun sedemikian rupa sehingga sesuai

dengan alur kerja yang dilakukan di bagian tersebut. Seperti yang diungkapkan

Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011) bahwa:

Namun, jika kita melihat dari sudut pandang pengguna layanan di

gedung F FKIP UNS ini, ternyata penataan antar ruang khususnya loket

pelayanannya belum efisien, misalnya dalam mengurus legalisir. Letak loket

pelayanan yang terkait ternyata saling berjauhan. Prosedur pengurusan legalisir

alumni adalah sebagai berikut.


commit to user

106

U

P

A

R 2

3

K

I

1

R

Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni

Jika kita melihat alur pengurusan dengan susunan loket pelayanan

tersebut, dapat kita ketahui bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir

pertama-tama harus berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah

disediakan dan berada di lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan kembali

menuju Loket 1 kemudian ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan

susunan loket seperti yang tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui

tidak selalu maju tetapi maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan

pekerjaan menjadi tidak efisien.

Seperti yang dituturkan Informan IX (wawancara tanggal 14 Januari

2011) bahwa:

ke sana terus balik ke sini lagi bikin saya capek aja. Nanti pas ambil

Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak

sesuai dengan asas rangkaian kerja jika dilihat dari sudut pandang pengguna

LOKET 4

LOKET 3

LOKET 2

LOKET 1

Registrasi

On-Line


commit to user

107

layanan. Hal ini dikarenakan adanya gerakan yang mundur yaitu dari anjungan

pembuatan ke Loket 1, lalu ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Berikut ini

adalah diagram aliran tata kerja pengurusan legalisir ditinjau dari sudut pandang

pengguna layanan

No O T I D S Proses pengerjaan : legalisir dokumen

O D Jarak/m Waktu/menit Keterangan

1. 23 3 Berjalan dari tempat

parkir ke anjungan

2. 0 10 Mengantre penggunaan

komputer

3. 0 15 Registrasi on-line dan

mendapat pin

4. 4 1 Berjalan ke Loket 1

5. 0 2 Mempersiapkan dan

menyerahkan berkas

6. 0 5 Menunggu pencatatan

administrasi (kuitansi)


8. 0 2 Membayar

9. 0 5 Menunggu penyelesaian

pembayaran


11. 0 1 Menyerahkan lembar

kuitansi warna kuning

12. 19 3 Berjalan menuju tempat

parkir

4 5 0 3 0 80 51 Jumlah langkah, jarak dan

waktu

Gambar 17. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang


commit to user

108

Dari diagram aliran tata kerja tersebut, dapat diketahui bahwa dalam

pengurusan legalisir alumni akan melakukan 12 aktivitas menempuh jarak 80

meter dalam 51 menit mulai dari proses awal sampai akhir. Dari diagram

tersebut pula, dapat diketahui bahwa tata ruang kantor (loket) belum mengikuti

asas rangkaian kerja, sehingga terjadi pemborosan tenaga dan waktu. Sebaiknya

ada pegawai tata usaha yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil dan

ditempatkan di Loket 1 untuk mengurus pembayaran. Dengan demikian, alumni

tidak harus bolak balik antara Loket 1 dan Loket 4 untuk membayar. Pengurusan

legalisir terpusat di satu loket saja yaitu Loket 1. Berikut ini diagram aliran tata

kerja yang disarankan.

No O T I D S Proses pengerjaan : legalisir dokumen

O D Jarak/m Waktu/menit Keterangan

1. 23 3 Berjalan dari tempat

parkir ke anjungan

2. 0 10 Mengantre penggunaan

komputer

3. 0 15 Registrasi on-line dan

mendapat pin


5. 0 2 Mempersiapkan dan

menyerahkan berkas

6 0 3 Membayar

7. 0 5 Menunggu penyelesaian

pembayaran

8. 19 3 Berjalan menuju tempat

parkir

3 3 0 2 0 46 42 Jumlah langkah, jarak dan

waktu


commit to user

109

Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang Disarankan

Dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa jika dengan

menempatkan pegawai tata usaha yang memegang kas kecil di Loket 1, maka

alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4 dan

kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan jarak tempuh

46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan menghasilkan beberapa

penghematan yaitu:

a. Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan

b. Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter

c. Waktu : 51 menit 42 menit = 9 menit

Jika registrasi on-line tidak dilakukan di tempat yang sudah

disediakan di lobi gedung F atau alumni datang dengan status sudah registrasi,

maka akan menghemat waktu dan tenaga. Alumni akan menempuh jarak yang

lebih pendek karena langsung menuju ke Loket 1, tidak ke anjungan regitrasi on-

line di lobi gedung. Alumni juga tidak harus mengantre untuk menggunakan

komputer di anjungan. Dengan menempuh jarak yang lebih pendek dan terhindar

dari antrean, alumni akan dapat menyelesaikan proses legalisir dengan lebih

cepat.

Penempatan pegawai pemegang kas kecil di Loket 1 juga akan

membuat pekerjaan pegawai lebih cepat. Jika pembayaran dilakukan di Loket 4,

maka waktu yang dibutuhkan oleh pegawai untuk mengurus administrasinya

adalah:

Adminstrasi di Loket 1 + waktu tempuh + Administrasi di Loket 4

= (2+5) menit + (2x2) menit + (2+5+1) menit

= 7 menit + 4 menit + 8 menit

= 19 menit

Sedangkan jika menempatkan pegawai pemegang kas kecil di Loket

1, maka akan mengurangi waktu penyelesaian, karena waktu tempuh antara


commit to user

110

Loket 1 dan Loket 4 tidak ada. Selain itu, karena hanya di satu loket, proses

pengurusan administrasi hanya dilakukan satu kali oleh pegawai. Berikut ini

perhitungan waktu pengurusan administrasinya.

Administrasi di Loket 1 = 2 menit + 3 menit + 5 menit

= 10 menit

Dari hasil kedua perhitungan waktu tersebut dapat diketahui dengan

jelas bahwa dengan adanya pegawai tata usaha pemegang kas kecil di Loket 1

dapat menghemat waktu dan tenaga para pegawai pelaksana. Penghematan

waktu yang diperoleh sebesar (19-10) menit = 9 menit. Jadi, jika proses

administrasi yang dilakukan di 2 (dua) loket menyelesaiakn administrasi legalisir

untuk 1 (satu) orang, maka jika proses administrasi dilakukan di satu loket dapat

menyelesaikan administrasi untuk 2 (dua) orang, dalam kurun waktu yang sama.

Namun, walaupun memberikan beberapa penghematan, penempatan

tambahan pegawai di Loket 1 menemui kendala, yaitu ruangan Loket 1 yang

sempit dan tidak cukup untuk memuat seorang pegawai lagi. Loket 1 sebenarnya

memiliki 2 (dua) pintu loket, tetapi yang digunakan hanya satu yaitu yang berada

di bagian paling utara. Di dalam Loket 1 terdapat 2 (dua) buah meja kayu, tetapi

yang digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi hanya satu meja, yaitu

meja yang di pintu loket bagian utara, sedangkan satu meja lainnya digunakan

untuk meletakkan dokumen-dokumen.

Menurut peneliti sebaiknya dokumen-dokumen yang terdapat di

kedua meja disingkirkan. Loket 1 ini memerlukan sebuah rak arsip yang bisa

diletakkan menempel dinding sisi selatan. Dengan demikian ada sebuah meja

yang bisa digunakan oleh pegawai bidang keuangan. Sebaiknya tempat duduk

pegawai Loket 1 berada di sebelah selatan dan pegawai pemegang kas kecil di

sebelah utaranya. Hal ini juga sesuai dengan asas rangkaian pekerjaan.

Kemudian seluruh pintu Loket 1 dibuka sehingga akan mempermudah proses

pelayanan. Dengan dibukanya seluruh pintu loket, maka penggunaan Loket 1

akan lebih maksimal dalam memberikan pelayanan.


commit to user

111

3. Asas Penggunaan Segenap Ruang

Menurut asas ini, penataan ruang kantor yang baik adalah penataan

yang menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang yang dimaksud

tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruang vertikal

ke atas maupun ke bawah. Jadi, dalam suatu ruangan jangan terdapat ruang yang

kosong.

Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS pada dasarnya

sudah menerapkan asas ini, tetapi nampaknya ruangan Sub Bagian Pendidikan

belum menerapkan asas ini sepenuhnya. Di ruangan Sub Bagian Pendidikan

masih terlihat ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan, sementara di sisi

lain ruangan terdapat penumpukan.

Di belakang kursi pimpinan terdapat 4 (empat) buah lemari kaca yang

tampak masih kosong, hanya terisi ± 5% dari keseluruhan ruang lemari kaca

tersebut. Padahal di bawahnya terlihat tumpukan berkas atau dokumen yang

diletakkan di atas lantai. Di beberapa bagian ruangan pun tampak tumpukan-

tumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Ada baiknya lemari kaca tersebut

digunakan untuk menyimpan berkas dan dokumen, sehingga tidak bertumpuk di

lantai yang menimbulkan kesan berantakan dan memenuhi jalan ruangan.

Adanya lemari kaca yang tidak dimanfaatkan secara optimal, justru membuat

ruangan menjadi tidak efektif dan efisien. Jika memang lemari kaca tersebut

belum diperlukan, sebaiknya disingkirkan terlebih dahulu saja. Dengan demikian

ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan.

Ruang kosong tersebut dapat digunakan untuk meletakkan meja-meja

komputer yang berada di sisi timur ruangan. Dengan pemindahan meja-meja

komputer, maka ruang bagi pegawai akan lebih lebar. Meja-meja pegawai yang

berhimpitan dapat dilonggarkan dan diberi jarak antarmeja tersebut. Jika

antarmeja memiliki jarak, maka akan memudahkan pegawai untuk keluar dan

masuk mejanya serta memperlancar lalu lintas pegawai dalam ruangan. Agar

pimpinan tidak terganggu dengan adanya meja komputer dan pegawai di

sebelahnya, lebih baik ruang bagi pimpinan disekat dengan partisi atau penyekat


commit to user

112

ruangan yang semi permanen. Tidak harus menyekat secara keseluruhan, cukup

di sebelah ruang pimpinan yang terdapat meja komputer tersebut, bagian depan

meja pimpinan tidak perlu disekat jika memang pimpinan menghendaki agar

pengawasan lebih mudah dilakukan.

Selain di ruangan Sub Bagian Pendidikan, asas penggunaan segenap

ruang juga belum sepenuhnya diterapkan di ruangan Sub Bagian Umum dan

Perlengkapan (UMKAP). Jika di ruangan Sub Bagian Pendidikan belum

menerapkan asas penggunaan segenap ruang pada ruang datarnya, maka di

ruangan Sub Bagian UMKAP belum menerapkan asas ini pada ruang

vertikalnya. Ruang vertikal khususnya vertikal ke atas yang dimaksud adalah

dinding atau tembok ruangan.

Sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya bahwa setiap ruangan

dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) yang dipasang di dinding ruangan.

Ruangan Sub Bagian UMKAP memiliki 2 (dua) buah AC yang keduanya

dipasang di dinding sisi utara ruangan. Dinding di sisi selatan ruangan kosong

karena tidak dipasang atau ditempeli apapun. Dinding di sisi barat digunakan

untuk memasang whiteboard yang berfungsi sebagai papan pengumuman,

sedangkan dinding di sisi timur tertutup lemari arsip dan lemari kayu yang

diletakkan menempel ke dinding.

Dengan kondisi demikian, dapat diketahui bahwa ruangan Sub

Bagian UMKAP belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena

masih ada ruang kosong sementara di sisi lain justru berlebihan. Dinding sisi

selatan dipasangi 2 (dua) buah AC sedangkan sisi utara tidak dipasang apapun.

Sebaiknya, 2 (dua) buah AC tersebut dipasang di kedua sisi ruangan yaitu sisi

utara dan selatan supaya seimbang. Dengan pemasangan salah satu AC di sisi

utara ruangan, maka tidak ada lagi kekosongan pada keempat sisi ruangan.

Selain untuk menghindari kekosongan pada salah satu ruang,

pemasangan AC di sisi utara ruangan akan membuat pegawai lebih nyaman.

Ruangan pegawai Sub Bagian UMKAP dari sisi utara ke selatan memiliki

panjang 8,90 meter. Di sepanjang ruangan ini berjejer meja-meja pegawai.

Dengan ruangan sepanjang itu dan letak AC hanya berada di sisi selatan, maka


commit to user

113

hembusan angin dan sirkulasi udara tidak maksimal ke seluruh ruangan. Ketika

AC diletakkan di sisi yang seimbang, maka akan membuat semua pegawai

merasakan kesejukan dan sirkulasi udara yang lebih baik, tidak hanya pegawai

yang duduk di sebelah selatan saja, dimana AC diletakkan pada awalnya.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang dapat

diubah dan disusun kembali dengan tidak terlampau sulit dan memakan biaya

serta tenaga yang besar. Jadi, dalam menata ruangan susunan tempat kerjanya

dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan, kemudian menyusunnya kembali

dengan mudah dan murah.

Hampir seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP ini

sudah memiliki susunan yang paten. Artinya, susunan empat kerja pegawai

sudah diatur sedemikian rupa yang susunannya tidak pernah diubah. Hal tersebut

dilakukan dengan alasan supaya lebih tertib dan menilai bahwa susunan tersebut

adalah yang paling ideal. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara

tangal 7 Januari 2011) bahwa:

ditempati, karena susunan ini adalah yang dinilai paling ideal untuk

Asas perubahan susunan tempat kerja ini juga belum diterapkan di

ruang Sub Bagian UMKAP. Susunan tempat duduk pegawai Sub Bagian

UMKAP sudah paten dan tidak diubah-ubah. Paten dalam hal ini merupakan

aturan tidak tertulis antar para pegawai (kesepakatan) dimana susunan tempat

duduk para pegawai tidak boleh diubah. Hal ini membuat ruangan menjadi tidak

fleksibel, misalnya ketika proses pembuatan amplop. Pada saat proses

pembuatan amplop, pegawai mengerjakan tugas tersebut di luar ruangan atau

tepatnya di meja yang berada di depan pintu ruangan Sub Bagian UMKAP.

Padahal berdasarkan pengamatan peneliti, di dalam ruangan masih banyak meja


commit to user

114

yang kosong karena ada pegawai yang sedang dinas di luar. Informan V

(wawancara tanggal 28 Desember 2010) menuturkan bahwa:

ada meja yang bisa digunakan. Memang ada beberapa meja yang

Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa walaupun

ada meja yang kosong tetapi tidak bisa digunakan untuk melaksanakan tugas

pegawai lain, misalnya membuat amplop. Ada atau tidak pegawai yang

menempati meja, meja tersebut tidak bisa digunakan untuk melaksanakan

pekerjaan lainnya. Padahal meja tersebut sangat dibutuhkan untuk

menyelesaikan pembuatan amplop, tetapi hanya dibiarkan kosong begitu saja

tanpa memberi kemanfaatan bagi Sub Bagian UMKAP sendiri.

Hal ini menunjukkan bahwa susunan tempat kerja di ruangan Sub

Bagian UMKAP tidak fleksibel dan belum menerapkan asas perubahan susunan

tempat kerja. Seharusnya meja-meja yang kosong tersebut dapat digabung dan

beralih fungsi untuk melaksanakan pekerjaan yang lainnya. Dengan demikian

tidak perlu mengerjakan tugas di luar ruangan, padahal masih ada ruang kosong

di dalam untuk bekerja. Setelah pembuatan amplop selesai, susunan dan letak

meja dikembalikan seperti semula.

Penerapan asas susunan tempat kerja ini perlu diperhatikan karena

akan membuat ruangan menjadi fleksibel untuk menyelesaikan tugas. Susunan

ruangan yang paten mengakibatkan efisiensi kerja sulit tercapai, karena tidak

bisa diubah sesuai dengan kebutuhan. Ada baiknya tempat kerja diatur dengan

susunan yang mudah diubah karena selain untuk mencapai efisiensi kerja juga

menghindarkan pegawai dari kebosanan karena letak dan susunan tempat kerja

yang seperti itu-itu terus.

Selain empat asas yang dikemukakan The Liang Gie tersebut, Ida

Nuraida (2007) menambahkan bahwa dalam penataan ruang kantor yang baik

juga harus memperhatikan asas kepuasaan kerja bagi pegawai.


commit to user

115

5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai

Menurut asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus membuat

pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman dan puas. Artinya, pegawai dalam

bekerja tidak terganggu oleh sitasi-situasi yang menghambat pekerjaannya,

misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-barang yang dapat

membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak mendukung dalam

penyelesaian pekerjaan.

Berkaitan dengan asas kepuasaan kerja pegawai, ada beberapa hal

yang harus diperhatikan. The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa ada empat

hal penting yang sangat mempengaruhi kinerja pegawai yaitu cahaya, warna,

udara dan suara.

e. Cahaya

Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang

pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan

memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena

mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan

dan matanya tidak cepat lelah.

Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan kantor yang optimal

berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja, suasana ruangan yang

terang akan membuat pegawai lebih mudah melaksanakan pekerjaannya

sehingga produktivitas akan meningkat; b) meningkatkan mutu kerja,

pencahayaan yang baik dan cukup dapat mengurangi tingkat kesalahan

pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun akan tinggi; c) mengurangi

ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian besar pekerjaan yang dilakukan

pegawai menggunakan indera penglihatan, maka diperlukan penerangan

yang optimal agar dapat mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa

lelah, suasana kantor dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan

perasaan semangat dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih

dan lelah; e) meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang

akan membuat pegawai bersemangat dalam bekerja, lain halnya jika suasana


commit to user

116

ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas;

dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor

dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan lebih

nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut.

McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan

bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu:

a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan

ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang

kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya

pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.

b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang

pegawai, misalnya meja kerja.

c) Accent lighting

yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung

tidak tersesat.

d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding,

serta cahaya langit.

Untuk keseluruhan ruang di gedung F FKIP UNS ini menggunakan 3

(tiga) jenis pencahayaan yaitu ambrient lighting, accent lighting dan natural

lighting. Ambrient lighting digunakan di masing-masing ruangan berupa

lampu TL (neon) berdaya 25 watt dan 40 watt serta lampu esensial berdaya

18 watt dan 23 watt. Lampu esensial hanya digunakan di ruang Kasubag

UMKAP dan gudang, selebihnya menggunakan lampu TL (neon). Ruang

Kabag Tata Usaha menggunakan 2 lampu TL (neon) masing-masing berdaya

25 watt, sedangkan ruangan lainnya menggunakan lampu TL (neon) berdaya

40 watt dengan jumlah yang berbeda-beda di masing-masing ruangan

tergantung luasnya.

Seharusnya jumlah lampu atau pencahayaan bukan hanya tergantung

pada luas ruangannya saja melainkan juga jenis pekerjaan yang dilakukan.

Untuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan penglihatan yang baik,

seperti menghitung dan mencatat lebih banyak memerlukan pencahayaan.

Hal ini untuk mengurangi kesalahan pegawai dalam bekerja. Oleh sebab itu

pencahayaan di ruang Bidang Keuangan harus lebih diperhatikan.


commit to user

117

Jenis, jumlah dan daya lampu di ruangan Sub Bagian UMKAP dan

Bidang Keuangan sama, padahal dari jenis pekerjaannya tentu saja Bidang

Keuangan lebih membutuhkan pencahayaan yang maksimal. Jika perlu, meja

pegawai Bidang Keuangan dilengkapi dengan lampu meja (task light) untuk

membantu pegawai dalam bekerja sehingga akan mengurangi tingkat

kesalahan. Walaupun demikian lampu TL atau neon yang dipasang di

masing-masing ruangan sudah memberikan penerangan yang cukup, apalagi

didukung adanya pencahayaan alami (natural lighting) yang berasal dari

cahaya matahari yang masuk melalui jendela kaca dan pintu.

Di lorong ruangan mulai dari ruang Bagian Tata Usaha sampai ruang

Bidang Keuangan dilengkapi 5 set lampu TL (neon) berdaya 25 watt.

Masing-masing set terdiri dari 2 lampu yang dilengkapi teralis dari

aluminium agar cahaya yang memancar tidak menyilaukan mata. Lampu

yang digunakan di lorong ruangan ini biasa disebut accent lighting.

f. Warna

Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor

yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu

kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai

nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh

besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang dikemukakan oleh Alex S.

orang yang melihatnya dan masing-masing warna itu akan menimbulkan

Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang

dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap warna-

warna tertentu. Seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

menggunakan warna krem muda pada dindingnya. Warna krem adalah warna

campuran antara coklat dan putih. Menurut Ida Nuraida (2008) warna putih

memiliki temperatur dingin dan menimbulkan efek tenang, sedangkan warna

coklat memiliki temperatur netral dan menimbulkan efek bergairah.


commit to user

118

Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa warna krem

menimbulkan kesan dingan dan sejuk. Warna krem juga menimbulkan efek

ketenteraman pada pegawai sekaligus merangsang pegawai unuk

bersemangat dalam bekerja. Hal itu pula yang peneliti rasakan ketika

memasuki ruangan-ruangan di lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP

UNS. Untuk kantor sebuah instansi memang sebaiknya menggunakan warna-

warna yang terkesan kalem dan tidak mencolok, karena pegawai instansi

biasanya membutuhkan suasana yang sejuk dan tenang dalam bekerja.

g. Udara

Kualitas udara yang dihirup pegawai stiap hari, dapat mempengaruhi

kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih

karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang

akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai.

Seperti yang diungkapkan oleh Moekijat dalam Ida Nuraida (2008)

bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi

suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Adanya AC dapat

meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Oleh karena itu, seluruh ruangan di

lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah dilengkapi dengan

AC. Jumlah AC di masing-masing ruangan berbeda-beda tergantung luas

ruangan dan jumlah pegawai di ruangan tersebut.

Ruangan yang tergolong sempit dan jumlah pegawai yang sedikit

(antara 1-5 orang) hanya dipasangi sebuah AC, misalnya ruangan Kasubag

Tata Usaha, ruangan pegawai Tata Usaha, ruangan Sub Bagian

Kemahasiswaan dan ruang Kasubag UMKAP. Untuk ruangan yang lebih

luas tetapi dengan pegawai yang lebih banyak (antara 6-8 orang) dilengkapi

2 (dua) buah AC, yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian. Ruangan yang

paling luas dengan jumlah pegawai antara 9-14 orang juga dilengkapi 2 (dua)

buah AC, misalnya ruangan Sub Bagian Pendidikan dan Bidang Keuangan.

Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara

yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat,


commit to user

119

memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang

baik bagi para tamu yang datang. Badri Munir Sukoco (2007)

mengemukakan bahwa temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor

adalah 3-4 Celcius. Hal ini bertujuan agar tubuh pegawai tidak terkejut

ketika memasuki ruangan. Misalnya jika di luar kantor sedang panas dengan

temperatur udara 30 C maka sebaiknya temperatur di dalam ruangan diatur

pada suhu 26 C.

Di dalam ruangan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ini, AC

diatur pada suhu antara 16 C sampai dengan 21 C. Jika dicocokkan dengan

teori yang diungkap Badri Munir Sukoco tersebut, maka pengaturan suhu

udara di dalam ruang kantor tata usaha ini masih masih belum sesuai.

Temperatur 16-21 C masih terlalu dingin karena suhu udara di Indonesia

sebagai negara tropis > 30 C.

h. Suara

Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan

yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat

mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai.

Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco (2007:216)

Gangguan suara seringkali dihadapi oleh petugas atau pegawai di Sub

Bagian Pendidikan. Misalnya, jika ada orang yang marah dan berbicara

dengan tensi yang tinggi ketika mengambil dokumen legalisir tetapi ternyata

belum selesai. Selain itu ada pula orang yang meminta agar proses legalisir

dokumennya dengan suara keras. Suara-suara tersebut menimbulkan

kebisingan dan mengganggu konsentrasi para pegawai. Tidak hanya dampak

psikologis yang dirasakan pegawai, tetapi secara fisik mereka juga terganggu

karena para pegawai harus mengerahkan fisik untuk menangani dokumen


commit to user

120

legalisir jika ada yang memaksa harus cepat. Seperti yang diungkapkan

Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) berikut.

-orang di Loket

jika berkas legalisirnya belum jadi. Apalagi kalau yang mintanya

cepat, padahal pekerjaan disini juga banyak. Kasihan anak-anak yang

magang itu harus lari pontang panting mencari berkas legalisir yang

Namun, di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan ini selalu terdengar

alunan musik dari komputer. Menurut beberapa penelitian, musik

menghasilkan beberapa keuntungan antara lain membantu meningkatkan

kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan

dan monoton dalam bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan

menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah

rata-rata.

Dari seluruh ruangan yang peneliti observasi, hanya ruangan Sub

Bagian Kemahasiswaan inilah yang selalu memperdengarkan musik. Jenis

musik yang biasa didengarkan adalah langgam, keroncong, campursari dan

lagu-lagu nostalgia. Mendengarkan musik di dalam ruangan ternyata

memberi banyak manfaat. Hal ini sesuai dengan penuturan Informan VIII

(wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:

ak keras-keras

menyetelnya. Justru dengan adanya musik ini kami jadi lebih betah

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa adanya musik di

dalam ruangan tidak mengganggu selama volumenya tidak terlalu keras,

justru memberi manfaat bagi pegawai. Dengan adanya musik ini, para

pegawai lebih betah berada di ruangan dan semangat dalam bekerja

meningkat. Oleh karena itu, sebaiknya instansi-instansi mulai sekarang ini

mencoba untuk menerapkan metode ini, dengan cara mendengarkan musik di

ruangan dengan porsi yang sesuai.


commit to user

121

BAB V

SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan

Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka

simpulan yang dapat ditarik peneliti sebagai berikut.

1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak

terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan

almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai

sehingga pegawai harus berjalan ketika akan mengambil file, dokumen dan

atau arsip yang dibutuhkan pada saat bekerja, penempatan pegawai yang

banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan

jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses

penyelesaian pekerjaan oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut

menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak

tercapai.

2. Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha

Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap

ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing

bagian. Namun, jika dilihat dari sudut pandang pengguna layanan, posisi

ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam

proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan

banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan

tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus

didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan

pemborosan waktu dan tenaga.

3. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan

segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan

ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu

ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi


commit to user

122

lain ruangan terdapat penumpukan, baik penumpukan pegawai, peralatan

maupun perlengkapan.

4. Penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan

asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya

masing-masing ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan

perubahan susunan tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya

tersebut sudah dipatenkan sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan.

Dipatenkan dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai

(kesepakatan) untuk tidak mengubah susunan tempat duduk para pegawai.

B. Implikasi

Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi

hasil penelitian ini sebagai berikut.

1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS untuk

menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik agar dapat

mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai. Apabila Kantor Tata Usaha

Dekanat FKIP UNS tetap ditata seperti sekarang yang ternyata belum

menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik, maka penyelesaian

pekerjaan administrasi akan terhambat. Namun, jika melakukan penataan

ulang (re-design) maka Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP memerlukan

persiapan dana khusus.

2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil

tema penataan ruang kantor yang efektif guna mencapai efisiensi kerja

pegawai. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain

sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.

3. Dengan penataan ruang kantor yang sesuai asas, maka akan memperlancar

pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat

dicapai. Selain itu, akan tercipta kondisi mutualis antarpegawai, antara

pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pengguna layanan, pegawai

dengan pimpinan maupun pegawai dengan lingkungannya.


commit to user

123

C. Saran

Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah

dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut.

a. Kepada Para Pegawai Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

a. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata musik memberikan

efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para

pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai dalam

bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai alat relaksasi.

Sebaliknya, jangan menggunakan musik-musik yang keras sehingga akan

mengganggu pelaksanaan pekerjaan.

b. Susunan tempat duduk para pegawai sebaiknya fleksibel agar dapat

diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan.

c. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian

lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih dan rapi, pegawai

akan merasa nyaman dalam bekerja dan semangat kerja pun meningkat,

sehingga efektivitas dan efisiensi akan dapat dicapai.

b. Kepada Pimpinan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

a. Jenis pekerjaan dan jumlah personil pada masing-masing Sub Bagian

berbeda-beda. Oleh karena itu, sebaiknya alokasi ruangan untuk masing-

masing Sub Bagian diperhitungkan dan disesuaikan dengan tugas dan

jumlah personil, sehingga pelaksanaan pekerjaan akan lebih efektif dan

efisien.

b. Untuk memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan, sebaiknya

pada masing-masing tempat duduk pegawai dilengkapi dengan almari

atau rak arsip kecil yang dapat menampung file/dokumen/berkas masing-

masing pegawai. Jika masing-masing pegawai memiliki meja atau almari

kecil tempat menyimpan arsip dan dokumen yang dibutuhkannya, dia

hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan membutuhkan waktu 53 detik.

Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan file, dokumen atau arsip

di dekat pegawai, maka pekerjaan akan lebih efisien baik gerakan dan


commit to user

124

waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik

sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan

yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan. Dengan berkurangnya 12

gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga.

Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan

keletihan dalam bekerja.

c. Sebagai kantor yang berkutat di bidang pelayanan baik mahasiswa

maupun alumni, susunan dan letak ruangan tidak hanya dilihat dari

efisiensi kerja pegawai saja melainkan juga dari sudut pandang para

pengguna. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan atau loket yang banyak

digunakan untuk pelayanan mahasiswa dan alumni letaknya saling

berdekatan sehingga akan memudahkan para pengguna layanan tersebut.

d. Sebaiknya pimpinan kantor menempatkan salah satu pegawai tata usaha

yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil di Loket 1. Tugas

petugas pemegang kas kecil ini adalah mengurus pembayaran legalisir,

sehingga alumni tidak perlu membayar ke Loket 4. Dengan demikian,

alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4

dan kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan

jarak tempuh 46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan

menghasilkan beberapa penghematan yaitu:

a) Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan

b) Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter

c) Waktu : 51 menit 42 menit = 9 menit

c. Kepada Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan

a. Sebaiknya mengatur ulang (re-design) ruangan agar dapat menampung

almari arsip atau filling cabinet yang lebih banyak. Dengan adanya

tambahan filling cabinet ini, arsip dan dokumen yang pada saat ini masih

berserakan baik di lantai maupun meja-meja dapat diletakkan di

dalamnya sehingga ruangan akan terlihat rapi.


commit to user

125

b. Mengoptimalkan adanya almari kaca yang terdapat di dalam ruangan Sub

Bagian Kemahasiswaaan sebagai tempat menyimpan arsip dan dokumen.

Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatur tata letak barang-barang di

dalam almari kaca tersebut sehingga terdapat ruang yang luas sebagai

tempat menyimpan arsip atau dokumen.

d. Kepada Kepala Sub Bagian Pendidikan

Sebaiknya menempatkan pegawai yang banyak berhubungan dengan

mahasiswa di dekat pintu ruangan, agar mahasiswa yang menemui akan

menempuh jarak yang lebih dekat dan waktu yang lebih singkat pula.

analisis penataan ruang kantor tata usaha …eprints.uns.ac.id/5405/1/212281812201102251.pdf ·...

Documents