1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIMBINGAN

DAN KONSELING DI SMK N 1 WONOSARI

Naskah Publikasi

diajukan oleh:

Eva Septya Ningsih

06.11.1258

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

3

ANALYSIS AND INFORMATION SYSTEM DESIGN GUDANCE AND COUNSELING IN

SMK N 1 WONOSARI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIMBINGAN DAN

KONSELING DI SMK N 1 WONOSARI

Eva Septya Ningsih

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In modern time now with very rapid technological progress, we need a source of highly qualified resourcer. To that, schools as one means of formal education should be able to provide the service of facility is best for their students and also to parent or quardians students. For students, the schools must provide information about the development of learning process is quick, precise and accurate. So did their parent or quardians of students, information about the development of relevant teaching and learning should be delivered in a rapid, precise and accurate. So the sooner the improvement of teaching and learning process that has applied to be corrected so that quality of human resources that have been generated after graduating from high schools qualified and capable of entering the workforce.

To meet this need, in this thesis will be made system guidance and counseling information is designed to facilitate teachers guidance and counseling to enter the data that do guidance and counseling. By using the applications systems of guidance and counseling is the function of guidance and counseling not only do teachers guidance on student with problem but also can do the counseling of students who have problem and to present history of students so they can create better treatment of students as learners. The application of the system is expected to assist in accessing aducational database making easier, efficient and effective and functioning of school as aducational institutions for generation of a virtuous nation’s nobel character will be achieved.

Keyword : information system, guidance and counseling

4

1. Pendahuluan

Pada jaman modern seperti saat ini dengan kemajuan teknologi yang sangat

pesat, kita membutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas baik. Untuk itu, sekolah

sebagai salah satu sarana pendidikan formal harus dapat memberikan pelayanan atau

fasilitas yang terbaik untuk siswa-siswanya dan juga kepada orang tua / wali siswa. Untuk

siswa, sekolah harus memberikan informasi tentang perkembangan proses belajar siswa

tersebut secara cepat, tepat dan akurat. Begitu juga dengan orang tua / wali siswa,

informasi tentang perkembangan belajar mengajar yang bersangkutan harus

disampaikan secara cepat, tepat dan akurat. Sehingga semakin cepat pula perbaikan

proses belajar mengajar yang telah diterapkan untuk segera diperbaharui agar kualitas

SDM yang dihasilkan setelah lulus dari sekolah tersebut berkualitas tinggi dan sanggup

memasuki dunia kerja.

Penyiapan peserta didik (Sekolah Menengah Umum / SMU) untuk melanjutkan

ke pendidikan lebih tinggi atau penyiapan peserta didik (Sekolah Menengah Kejuruan /

SMK) agar menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi dan sanggup memasuki dunia

kerja tidak hanya memperhatikan sisi materi pelajaran saja tetapi proses pembentukan

pribadi siswa juga sangat perlu diperhatikan.

Konselor dengan lembaga Bimbingan dan Konseling (BK) di sekolah sangat

berperan dalam proses pembentukan pribadi siswa. Peran tersebut dapat efektif apabila

BK di sekolah didukung oleh mekanisme sruktural di suatu sekolah.

SMK N 1 Wonosari mengemban tujuan pendidikan yaitu menyiapkan siswa untuk

memasuki lapangan kerja serta mengembangkan sikap professional. Sehubungan

dengan hal tersebut perlu adanya pengembangan sarana dan prasana khusunya pada

sistem manajemen data bimbingan mengingat konselor dengan lembaga Bimbingan dan

Konseling (BK) di SMK N 1 Wonosari dalam melakukan bimbingan terhadap siswanya

dan pengelolaan manajemen data bimbingan masih bersifat manual. Sehingga kegiatan

yang berhubungan dengan bimbingan masih terkesan lambat dan sering terjadi

kesalahan dalam pencarian data bimbingan. Oleh karena itu, diperlukan komputerisasi

sistem informasi Bimbingan dan Konseling (BK) agar mempermudah dan mempercepat

dalam peningkatan dalam kualitas pelayanan antara lain melakukan bimbingan dan

konseling terhadap peserta didik. Sehingga tercapainya fungsi sekolah sebagai lembaga

pendidikan bagi generasi penerus bangsa yang berbudi pekerti luhur dan menghasilkan

lulusan yang berkualitas tinggi serta sanggup memasuki dunia kerja.

5

2. Dasar Teori

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Secara umum sistem informasi merupakan aktivitas-aktivitas yang berisi

informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Selain itu definisi sistem

informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

2.2.1 Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer

dan printer.

2.2.2 Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang

memungkinkan perangkat keras memproses data.

2.2.3 Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan

data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

2.2.4 Orang (brainware), yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam

pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem

informasi.

2.2.5 Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpanan data.

3. Analisis

3.1 PIECES

3.1.1 Performance (Kinerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam

suatu perusahaan / badan usaha. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas

operasional dijalankan terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja

diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu tanggap (response time). Jumlah

produksi (troughput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka

waktu tertentu. Waktu tanggap (response time) adalah keterlambatan rata-rata antara

suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

3.1.2 Information (Informasi)

Informasi yang dihasilkan dalam suatu sistem sangat penting untuk pengambilan

keputusan bagi pihak manajemen. Sistem lama yang diterapkan pada SMK N 1 Wonosari

masih bersifat manual sehingga belum bisa menghasilkan informasi yang akurat, tepat

pada waktunya dan relevan dengan yang diharapkan. Di dalam sistem pengolahan data

6

bimbingan dan konseling masih membutuhkan peningkatan kualitas dalam pemberian

informasi kepada siswa sehingga terbangunnya sistem informasi bimbingan dan

konseling yang mampu menyajikan histori siswa untuk pertimbangan pemberian solusi

masalah siswa.

3.1.3 Economy (Ekonomi)

Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap

manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Berdasarkan

penilaian secara ekonomis maka sistem pengolahan data bimbingan dan konseling

secara terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan sekolah dengan menekan

biaya untuk pembelian alat-alat tulis.

3.1.4 Control (Kontrol)

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan karena

keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau

kesalahan sistem serta menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol

maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki.

3.1.5 Efficiency (Efisiensi)

Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan

ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan

pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya.

Dari hasil pengamatannya pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa

pendayagunaan personil belum efisien. Dengan sistem terkomputerisasi sumber daya

dan personil yang digunakan lebih efisien.

3.1.6 Service (Pelayanan)

Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam

suatu sekolah peningkatan pelayanan terhadap siswa merupakan tujuan utama. Pada

SMK N 1 Wonosari pelayanan kepada siswa dinilai cukup baik.

3.2 Analisis Kelayakan Sistem

3.2.1 Kelayakan Teknologi

Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah

memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras

dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi

pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.

7

3.2.2 Kelayakan Hukum

Suatu sistem yang dikembangkan ini dikatakan layak secara hukum jika tidak

melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak

boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang

berlaku terutama dalam perijinan dan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal

ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berijin, sehingga tidak

menimbulkan masalah dikemudian hari.

3.2.3 Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak

untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk

menjalankan sistem baru tersebut secara optimal. Sistem ini tidak terlalu membutuhkan

struktur organisasi baru dan memerlukan pegawai baru yang memiliki keahlian khusus,

karena hanya sebagai operator. Tetapi, diperlukan pelatihan untuk menjalankan dan

merawat sistem sehingga diharapkan tidak menimbulkan gejolak pada organisasi.

3.2.4 Kelayakan Ekonomi

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi

berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa

mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan

sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan

memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau

manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-

sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak

bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka

perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya.

4. Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan

supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang

diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Pada aplikasi

bimbingan dan konseling diimplementasikan dengan menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk media penyimpanan

database menggunakan Microsoft SQL Server 2000.

8

4.1 Uji Coba Program

Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat

lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi.

4.1.1 Kesalahan Penulisan (Syntax Error)

Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah

disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan

memberitahukan letak kesalahannya sewaktu program dikompilasi.

Gambar 4.1 Contoh Kesalahan Penulisan

4.1.2 Kesalahan Sewaktu Proses (Run-Time Error)

Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program

dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai

pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi

sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini.

9

Gambar 4.2 Contoh Kesalahan Sewaktu Proses

4.1.3 Kesalahan Logika (Logic Error)

Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan

seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan

tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti

ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan

hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. Cara mencari

kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program

dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan

hasil yang sudah diketahui.

10

Gambar 4.3 Contoh Kesalahan Logika

Pada program aplikasi pengolahan data guru yang telah dibuat masih terdapat

kesalahan logika pada form guru dikarenakan belum adanya penginputan pada field

nama. Untuk penanganan pada kesalahan logika ini admin dapat menginputkan sendiri

tanggal lahirnya.

4.2 Uji Coba Sistem

Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan

antar komonen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini

adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari

kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk

pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang

diintegrasikan perlu di tes kembali intuk melihat apakah suatu program dapat menerima

input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat meeemberikan output

kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu

pengujian black box testing dan white box testing.

4.2.1 Black Box Testing

Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan tombol

fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi kesalahan, tetapi

aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan harus diikuti karena

apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang tidak sesuai dengan aturan.

Contoh peringatan ketika user menginputkan data siswa yang sama, untuk kesalahan

semacam ini sistem akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan

yang dilakukan, berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena

menginputjkan data siswa yang sama pada menu input siswa.

11

Gambar 4.4 Uji Coba Black Box

4.2.2 White Box Testing

Uji coba white box testing merupakan metode pengetesan yang dilakukan

dengan cara melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan

menganalisa apakah ada kesalahan atau tidak.

Gambar 4.5 Uji Coba White Box

4.3 Manual Program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana

cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows.

Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan perancangan

database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form

seperti ini diharapkan pengolahan pemasukan data akan lebih sempurna.

Gambar 4.6 Form Login

12

Gambar 4.7 Form Utama

Gambar 4.8 Form Siswa

Gambar 4.19 Form Guru

13

Gambar 4.10 Data Kelas

Gambar 4.12 Form Bagi Kelas

Gambar 4.13 Form Tahun Ajaran

14

Gambar 4.14 Form Searching

Gambar 4.15 Form Orang Tua

Gambar 4.16 Form Konseling

15

Gambar 4.17 Form Pelanggaran

Gambar 4.18 Form Studi Kasus

16

5. Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil

kesimpulan :

1. Dengan adanya penerapan sistem baru secara terkomputerisasi pada SMK N 1

Wonosari, maka pengolahan data bimbingan dan konseling menjadi lebih efektif

dan efisien.

2. Sistem komputerisasi pengolahan data bimbingan dan konseling yang dibuat ini

dapat mempermudah dalam hal pencarian data yang berkaitan dengan siswa

karena data tersimpan dan terstruktur.

3. Dengan sistem yang baru ini mampu menyajikan histori siswa untuk

pertimbangan pemberian solusi masalah siswa di SMK N 1 Wonosari sehingga

membantu kebijakan lembaga ini dalam mengambil tindakan dapat dilakukan

lebih cepat.

4. Pembuatan laporan bisa lebih tepat waktu dan tingkat kesalahan akan lebih kecil

karena selalu terjadi pengoreksian data pada masing-masing bagian.

17

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset .

Davids, Gordon B. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Fatansyah. Basis Data. 1999. Bandung: Informatika Bandung.

Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Tersruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi Offset.

MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan. 2008. Microsoft Visual Basic 6.0

Untuk Pemula. Yogyakarta: Andi Offset.

MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan. 2003. Aplikasi Database Visual

Basic 6.0 dengan Crystal Report, Yogyakarta: Andi Offset.

Raymond McLeod, Jr.1995.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Gramedia.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Sutanto, Edhy. 1996. Sistem Basis Data Konsep dan Perancangannya dalam Sistem

Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.

Utami, Ema & Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset .

www.rakitan.com

www.softwareasli.com

www.bi.go.id

www.smkn1-wno.sch.id