analisis dan perancangan sistem informasi...

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT

PT. K ENTANIX SUPRA INTERNATIONAL

SKRIP SI

Oleh :

Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08

Universitas Bina Nusantara

Jakarta

2005

2



PT. K ENTANIX SUPRA INTERNATIONAL

SKRIP SI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada

Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntasi

Jenjang Pendidikan Strata-1

Oleh :

Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08


Jakarta

2005

3


Jurusan Sistem Informasi

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer

Semester VIII tahun 2004 /2005



PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL

Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741)

Kelas /Kelompok : 08PAA / 08

Abstrak Tujuan Pembuatan skripsi untuk menganalisa sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit PT. Kentanix supra International untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut, kemudian merancang sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit unt uk mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem tersebut. Metode yang digunakan adalah Metode penelitian lapangan, metode pustaka, dan metode perancangan. Setelah melakukan wawancara dan memperoleh data, maka dilakukan analisis terhadap data tersebut yang berguna untuk perancangan sistem yang baru. Dalam merancang sistem yang dilakukan pembuatan diagram aliran data, kamus data, diagram entitas, bagan terstruktur, spesifikasi modul serta rancangan masukan dan keluaran. Hasil yang dipero leh adalah Pengisisan data masih mengunakan tulisan tangan atau manual, dokumen yang tidak prenumbered, tidak adanya informasi mengenai piutang yang jatuh tempo dan tidak adanya laporan- laporan yang lebih rinci dan kurangnya informasi yang dilaporkan kepada manajemen, dan juga tidak adanya bagian penagihan. Kesimpulannya adalah Pengisisan secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi, terjadinya duplikasi nomor yang sama pada surat yang berbeda sehingga manajemen sulit mencari dokumen yang diinginkan, tidak adanya informasi mengenai piutang jatuh tempo sehingga sering terjadi keterlambatan penagihan, laporan yang dihasilkan kurang mendukung pengambilan keputusan manajemen. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit

4

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dun ia usaha saat ini berkembang sangat pesat, hal ini

menyebabkan semakin besarnya persaingan para pengusaha bisnis dalam

merebut pasar dan pelanggan, salah satu kebut uhan terpenting manusia adalah

tempat tinggal atau rumah, dan salah satu keberhasilan suatu perusahaan yang

bergerak di bidang properti yait u terletak pada keberhasilan perusahaan dalam

melakukan transaksi penjualan dan pengendalian piutang untuk mendapatkan

keuntungan. Penjualan merupakan hal yang sangat penting dalam bagi

kelangsungan hidup perusahaan. Pada beberapa perusahaan untuk meningkatkan

penjualan dilakukan baik dengan tunai maupun kredit, dengan adanya kegiatan

penjualan secara kredit maka akan menimbulkan piutang dagang dan apabila

penjualan dilakukan secara tunai maka tidak akan menimbulkan piutang dagang.

Proses Penjualan dan Piutang Dagang merupakan salah satu kegiatan

sehari-hari dunia usaha yang menghasilkan informasi, untuk mengatasi hal

tersebut maka diperlukan suatu SI berbasis computer yang baik, sehingga dapat

memberikan informasi yang cepat dan akurat.

PT. Kentanix Supra Internasional adalah perusahaan yang bergerak dalam

bidang pen jualan property rumah. Dimana pengo lahan data dan administrasi

penjualan dan piutang dilakukan secara manual.

Dengan adanya kelemahan-kelemahan ataupun masalah-masalah yang

terdapat pada PT.Kentanix Supra Internasional penulis berusaha merancang suatu

sistem informasi penjualan dan piutang yang terkomputerisasi dengan harapan

dapat memberikan manfaat bagi pihak manajemen perusahaan dalam mengambil

keputusan.

1.2 Ruang Lingkup Ruang Lingkup penelitian pada skripsi ini adalah perancangan Sistem

Informasi penjualan t unai dan penjualan kredit pada PT. Kentanix Supra

Internasional dengan ruang lingkup :

Analisis sistem penjualan pada transaksi penjualan secara kredit dan

penjualan tunai yang dimulai dar i pener imaan pesanan,pem buatan faktur sampai

dengan pembuatan laporan-laporan penjualan kepada manajemen. Laporan-

5

laporan penjualan meliputi laporan pen jualan persales, laporan penjualan

perpelanggan, laporan penjualaan KP R, dan laporan penjualan Tunai

Analisis Sistem Informasi dim ulai dari terjadinya transaksi penjualan kredit,

sampai dengan pelunasan kredit pemilikan rumah beserta penyusunan laporan-

laporan mengenai piutang dagang kepada manajemen. Laporan piutang meliputi

laporan piutang pelanggan, laporan p iutang jatuh tempo, laporan p iutang KPR.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelititan adalah :

• Membantu mencari so lusi dan kelemahan-kelemahan pada sistem

penjualan dan piutang yang sedang berjalan.

• Merancang sistem informasi pen jualan dan piutang yang lebih baik

pada PT. Kentanix Supra Internasional

Manfaat Penelitian adalah :

• Menyediakan informasi yang baik, cepat, dan akurat pada PT.Kentanix

Supra Internasional sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan khususnya

dalam hal pen jualan dan piutang perusahaan.

1.4 Metodologi Penelitian

Dalam metodologi penelitian, untuk mendapatkan data dan teori-teori

pendukung, penulis melakukannya dengan 3 metode yaitu:

1. Metode Penelitian Lapangan

Penelitian lapangan ditempuh dengan melalui dua cara yait u :

1. Teknik wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pihak perusahaan

mengenai kondisi perusahaan dan sistem yang berjalan.

2. Teknik Observasi Penulis Mengadakan penelitian terhadap prosedur-prosedur yang

berhubungan dengan penjualan dan piutang dagang.

2. Metode Pustaka

Penelitian ini dilakukan dengan membaca buku-buku atau sumber-sum ber

lainnya yang dapat melengkap i yang sudah ada untuk memecahkan masalah.

3. Metode Perancangan

6

Dalam skrispsi ini metode yang digunakan adalah perancangan terstruktur

dengan tahap-tahap sebagai berikut:

• Pembuatan DFD (Data FlowDiagram )

• Pembuatan kamus data

• Pembuatan data base

• Pembuatan pseudocode

• Pembuatan ERD (entity relationship diagram )

• Pembuatan bagan terstruktur

1.5 Sistem atika Penulisan Sistematika penulisan skripsi in i terdiri dari 5 bab. Isi bab tersebut secara

gar is besar adalah sebagai ber ikut:

Bab 1. Pendahuluan Pada Bab ini diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan

manfaat, metodologi penelitian dan sisitematika penulisan.

Bab 2. Landasan Teori

Dalam Bab in i, diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum atas def inisi

dar i teori-teori pendukung unt uk pendekatan pemecahan masalah, serta landasan

teori yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang.

Bab 3. Sistem yang sedang berjalan Dalam Bab in i, ber isi uraian singkat mengenai sejarah berdirinya perusahaan,

gam baran umum sistem yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan dan

uraian tugas, tata laksana sistem, diagram aliran data dan masalah yang

ditimbulkan serta usulan pemecahannya.

Bab 4. Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Dalam Bab ini, berisikan tata laksana sistem dan diagram aliran data sistem

informasi penjualan dan piutang yang diusulkan, kamus data, bagan terstruktur,

spesifikasi proses, spesif ikasi database, rancangan masukan dan keluaran,

diagram hubungan entitas dan rancangan implementasi.

Bab 5. Kesimpulan dan Saran Pada Bab ini, berisikan kesimpulan dar i pembahasan yang telah dilakukan

dalam bab-bab sebelumnnya, dan saran-saran yang berguna bagi PT.Kentanix

Supra Internasional.

7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori umum

2.1.1 Pengertian sistem

Menurut Mulyadi (2001,p3): “sistem adalah sekelompok unsur yang

erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai t ujuan tertentu.”

2.1.2 Pengertian inform asi Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p15):

“informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.”

2.1.3 Pengertian sistem inform asi

Menurut Wilkinson yang diterjemhakan oleh Agus maulana(1993,p4):

“sistem informasi adalah suat u kerangka kerja dengan sumber daya manusia

dan komputer yang dikoordinasikan ut uk mengubah masukan data menjadi

keluaran informasi guna mencapai sasaran perusahaan.”

.

2.1.4 Kualitas informasi

Menurut Jogiyanto(2000,p30): “kualitas dar i sistem informasi

tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat( accura te), tepat pada

waktunya( tim ely basis) dan relavan( relevance).”

2.1.5 Komponen utama sistem inform asi

Menurut Mulyadi(2001,p11-14) : “ komponen utama dari sistem

informasi adalah sebagai berikut:

o Blok masukan (input block)

Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi berserta

metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan

data tersebut ke dalam sistem.

Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan

o Blok model (m odel block)

Block model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah

masukan dan data yang di simpan dengan berbagai macam cara untuk

memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

o Blok keluaran (output block)

8

Keluaran suat u sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-

blok lain sistem informasi. Keluaran dapat berupa informasi yang bermutu

dan dokumen unt uk suatu tingkat manajemen dan semua pemakai

informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.

o Blok teknologi (technology b lock)

Teknologi menangkap masukan, dan menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkandan menyampaikan keluaran, serta

mengendalikan seluruh sistem.

o Blok basis data (database block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan

untuk melayani kebutuhan pemakai informasi

o Blok pengendalian (control block)

Blok pengendalian merupakan blok unt uk menjamin perlindungan,

integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi.

2.1.6 Pengertian sistem inform asi akuntansi

Menurut Widjajanto(2001,p4): “ sistem informasi akuntansi adalah

susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan

perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan

yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentrasformasikan

data keuangan menjadi informasi yang dibut uhkan manajemen.”

2.1.7 Alur sistem informasi akuntansi

Menurut Widjajanto(2001,p16): “ alur sistem informasi akuntansi

terpengal menjadi 2 bagian, yaitu:

A. Daur operasional, yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi

atau kejadian-kejadian ekonomis sampai terekamnya transaksi tersebut

kedalam bent uk dokumen. Daur oprasioan ini pada umumnya terbagi

kedalam 4 daur atau subsistem, yaitu:

1. Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yang mencakup kegiatan

penjualan, barang atau jasa yang merupakan faktor output atau produk

perusahaan.

9

2. Daur atau subsistem pengeluaran (expend iture scyle) yang mencakup

kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu,

ber ikut biaya faktor input lainnya.

3. Daur atau subsistem produk (product cyle) yang mencakup kegiatan

manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk.

4. Daur atau subsistem keuangan (finance cyle) yang mencakup kegiatan

penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat dari daur pendapatan,

pengeluaran, dan produksi.

B. Daur penyusunan laporan yait u daur yang mengubah dokumen-dokumen

hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur oprasional menjadi laporan,

baik dalam bentuk laporan keuangan untuk p ihak eksternal, maupun

laporan manajemen yang dit ugaskan untuk pihak internal perusahaan

(manajemen).

2.1.8 Pengertian analisis sistem Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p190): “

analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk merancang sistem baru atau diperbaik i.”

2.1.9 Pengertian perancangan sistem Menurut Mulyadi(2001,p151): “ perancangan sisem adalah proses

penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan

sistem informasi yang diajukan kepada pemakai untuk dipertimbangkan.”

2.1.10 Pengertian sistem pengendalian intern Menurut Mulyadi(2001,p171): “ pengendalian intern adalah suatu

proses yang di jalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain

yang di disain untuk memberikan keyak inan memadai tentang pencapaian 3

golongan berikut ini :

1. Kehandalan laporan keuangan

2. Kepat uhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3. Efektivitas dan efesiensi operasi

2.1.11 Langkah-langkah untuk merancang sistem

Menurut Jogiyanto(1995,p211): “perancangan sistem terbagi menjadi

beberapa tahap :

1. Tahap perancangan model sistem informasi secara umum

2. Tahap perancangan keluaran secara umum

10

3. Tahap perancangan masukkan secara um um

Terdapat 3 tahap, yait u:

A. Perancangan data cap ture

B. Penyiapan data

C. Data entry

4. Tahap perancangan data base secara umum

5. Tahap perancangan teknologi perangkat keras

6. Tahap perancangan teknologi perangkat lunak

7. Tahap perancangan net work

8. Tahap perancangan kontrol

2.2 Teori-teori khusus

2.2.1 Pengertian penjualan

Menurut Ar ifin(2000,p163): “sale (penjualan) adalah transfer hak atas

barang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti kas atau janji untuk

membayar kas.”

2.2.2 Jenis-jenis penjualan

Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan fess yang diterjemahkan

oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p240-241): “ pendapatan dar i penjualan

barang dagang biasanya di identifikasi pada buku besar sebagai penjualan.

Perusahaan bisa menjual barang dagang secara t unai maupun perusahaan

mugkin melakukan penjualan secara kredit.”

2.2.3 Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit

Menurut Mulyadi(2001,p211-213) : “ fungsi yang terkait dalam sistem

penjualan kredit adalah:

A. Fungsi penjualan

B. Fungsi kredit

C. Fungsi gudang

D. Fungsi pengir iman

E. Fungsi penagihan

F. Fungsi akuntansi. “

2.2.4 Dokumen yang di gunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,214): “dokumen-dokumen yang di gunakan

dalam prosedur penjualan kredit adalah:

11

A. Surat order pengir iman dan tembusan

B. Faktur dan tembusannya

C. Rekapitalasi harga pokok pen jualan

D. Bukti memorial.”

2.2.5 Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p218): “ catatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem penjualan kredit adalah:

A. Jurnal penjualan

B. Kartu p iutang

C. Kartu persediaan

D. Kartu gudang

E. Jurnal umum.”

2.2.6 Contoh jurnal atas transaksi penjualan

A. Pejualan t unai

Kas xxx

Penjualan xxx

B. Penjualan Kredit

Piutang dagang xxx

Penjualan xxx

2.2.7 Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

Menurut Mulyadi(2001,p219-220): “ jaringan prosedur yang

membentuk sistem penjualan kredit adalah:

A. Prosedur order pen jualan

B. Prosedur penjualan kredit

C. Prosedur pengir iman

D. Prosedur penagihan

E. Prosedur pencatatan piutang

F. Prosedur distribusi penjualan

G. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.”

2.2.8 Unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit

Menurut Mulyadi(2001,p220-221): “untuk merancang unsur-unsur

pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur

pokok pengendalian intern terdiri dari:

A. Organisasi

12

B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

C. Praktek yang sehat

2.2.9 Pengertian piutang

Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan

oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p34): “ p iutang adalah penjualan barang

atau jasa secara kredit.”

2.2.10 Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p258): “ dokumen pokok yang digunakan

sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:

A. Faktur penjualan

B. Bukti kas masuk

C. Memo kredit

D. Bukti memorial.”

2.2.11 Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat piutang Menurut Mulyadi(2001,p260) : “ catatan akun yang digunakan untuk

mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:

A. Jurnal penjualan

B. Jurnal retur pen jualan

C. Jurnal umum

D. Jurnal penerimaan kas

E. Kartu p iutang. “

2.2.12 Contoh jurnal atas pembayaran piutang

Jurnal atas pem bayaran piutang adalah

Kas xxx

Piutang dagang xxx

2.2.13 Metode pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p261): “ pencatatan piutang dapat dilakukan

dengan salah satu dari metode berikut ini:

A. Metode konvensional

B. Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan p iutang

C. Metode pencatatan tanpa buku pembantu

D. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.”

2.2.14 Pengertian piutang tak tertagih

13

Menurut Horngren, Sundem, dan Elliott(1998,265): “ piutang tak

tertagih adalah piutang dari pelanggan kredit baik karena tidak dapat atau

tidak mau membayar.”

2.2.15 Metode untuk mencatat piutang tak tertagih


oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p327): “ terdapat dua metode akuntansi

untuk mencatat piutang yang di perkirakan tidak akan tertagih yaitu :

1. Metode Penyisihan (a llowance m ethod)

2. Metode penghapusan langsung (direct write-off method)

2.2.16 Standar kredit


oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p326): “ standar kredit digunakan oleh

banyak perusahaan unt uk memutuskan pelanggan mana yang pantas

mendapatkan kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima.

Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai

“kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional, penilaian

kredibilitas pelanggan melibatkan pertimbangan atas 5K, masing-masing dari

K tersebut akan dijelaska sebagai ber ikut:

A. Karakter.

B. Kapasitas

C. Kapital

D. Kolateral

E. Kondisi

14

BAB 3

ANALISIS SISITEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Kentanix Supra Internasional (PT Kentanix) didirikan pada tanggal 27

October 1980 berdasarkan akta notaris Samsul Hadi,SH di Jakarta.

Akta perusahaan di perbaharui oleh notaris yang sama pada tanggal 09 October 1981.

Akta perusahaan dilegalisir o leh Menteri Kehak iman dengan surat keputusan No. Ya.

5/239/1 tertanggal 20 Maret 1982. Pada tanggal 24 December 1997, saham kapital

resmi bernilai Rp. 40 miliar meliputi 400.000 saham yang bernilai Rp. 100.000 per

unit saham. Saham kapital yang telah dimiliki dan diterbitkan terdir i dari Rp. 30

miliar didasarkan oleh Akta notaris nomor.105 yang dibuat oleh Irawan

Soerodjo,SH.

Pemegang Saham dan Struktur Manajemen

4.37% 51.83% 31.25% 12.55%

Struktur Manajemen

Jajaran Komisaris

Komisar is : KRISHNAN RABINDRA SJARIF

YUDI WIJAYA

Jajaran Dikert ur

Direkt ur : SENTOT SUDARYONO

MARTANEGARA SHALIM

PT GLASSAN TO

PT BAD RA ARTA

PT PANCA MUA RA JA YA

PT B ATU

PT KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL

15

PT KENTANIX SUPRA INTERNASIONAL

KABUPATEN TANGERANG KABUPATEN BOGOR KABUPATEN BEKASI

TERMASUK CILEGON DAN LEBAK DAN SEKITARNYA

Vila Nusa Indah 1

Parahu

Villa Bogor Indah

1

Villa Nusa Indah 2

Sukam anah

Villa Bogor Indah

2

Villa Nusa Indah 3

Bumi Maja Wiratam a

Bumi Mutiara 1

Taman Krakatau

Bumi Mutiara 2

Griya Permaya Asri

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

ManAku

StAc

16

Gambar 3.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra International

Komisaris

Direktur

GM.Akunting & Keuangan

GM.Marketing

Manager Marketing Manager

Akunting Manager Keuangan

Manager Personalia

Manager Umum& P .R

Ass Manager P romosi

Ass Manager Sales

SP V Data Marketing Supervisor

Keuangan Supervisor Akunting

Staf EDP

Staf Acc

Staf Keuanga

Staf Personalia

Staf Umum

Staf Data Marketing

Staf Sale

Manager Pertanahan

P IMP RO

Supervisor Legal

Site Manager

Site Manager

Staf P ertanahan

Staf Legal

Staf Teknik P royek

Staf Teknik P royek Staf Teknik

Pusat

Gm Teknik

18

Berikut ini akan diuraikan tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian-bagian

diatas:

Job Description.

Direkt ur

o Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional perusahaan dalam skala

strategis dalam rangka mencapai tujuan strategis jangka pendek dan jangka

panjang bagi perusahaan.

o Memberi pertanggung-jawaban kepada Komisaris.

o Memberi pertanggung-jawaban kepada Dewan Pemegang Saham dalam

RUPS.

General Manager (Marketing, Tehnik, Akunting & Keuangan)

o Menentukan tujuan manajerial bagi masing-masing Departemen baik

jangka pendek maupun jangka panjang.

o Mengkoordinasi serta memonitor para Manager dalam melaksanakan

tugas-t ugas yang diberikan

o Bertanggung jawab kepada Direktur

Manager (Pertanahan, Pimpro, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting)

o Melaksanakan aplikasi tujuan manajerial masing-masing Departemen baik

jangka pendek maupun jangka panjang.

o Mengkoordinasikan serta memonitor para Assisten Manager dan Supervisor

dalam melaksanakan t ugas-tugas yang diberikan

o Bertanggung jawab kepada General Manager.

Asisten Manager & Supervisor (Promosi, Sales, Data, Legal, Site Manager, ,

Keuangan, Akunting)

o Membantu Manager dalam melaksanakan tugas-t ugas

o Mengkoordinasi serta memonitor para Staf dalam melaksanakan tugas-t ugas

yang diberikan

o Bertanggung jawab kepada Manager.

Staf (Sales, Data Marketing, Pertanahan, Legal, Teknik Proyek, Tekhnik Pusat,

Umum, Personalia, Keuangan, Akunting, EDP)

19

o Melaksanakan t ugas-tugas operasional sehari-hari

o Bertanguung jawab kepada Asisten Manager/Supervisor

3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan

PT Kentanix Supra Internasional melakukan penjualan dengan 4 cara, yaitu:

penjualan tunai langsung, penjualan t unai bertahap, penjualan kredit Bank DP bertahap

dan penjualan kredit Bank DP langsung yang dikelola oleh pihak Bank. Dasar-dasar

prosedur penjualannya adalah sebagai berikut : Penjualan T unai Langsung, Penjualan

Tunai Bertahap, KPR DP Langsung, dan KPR DP Bertahap.

3.5 Permasalahan yang di hadapi

1. Pengisian data pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih

menggunakan t ulisan tangan.

Setelah penjualan diset ujui dan pelanggan membayar kepada sales.Maka bagian

Administrasi Marketing akan mengisikan data-data pem beli ke dalam Surat

Persetujuan Pembelian yang asli.

Pengisian Surat Perset ujuan Pem belian yang asli seharusnya tidak di t ulis dengan

tulisan tangan.karena manusia mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi.

Hal ini terjadi karena perusahaan belum mempunyai suat u otomasi dalam

pengisian Surat Persetujuan Pembelian.Kesalahan karena pengisian faktur

seharusnya dapat diminimalkan dengan otomasi.

2. Dokumen yang tidak prenumbered

Formulir yang digunakan perusahaan tidak mempunyai nomor urut

tercetak.Dokumen-dokumen tersebut seperti :surat persetujuan

pembelian,voucher,tanda terima sementara.

Seharusnya dokumen-dokumen tersebut mempunyai nomor urut yang

tercetak.Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mengawasi semua transaksi

keuangan yang terjadi dalam perusahaan melalui pengawasan penggunaan formulir

yang merupakan media bagi otorisasi transaksi yang terjadi.

3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan

jatuh tempo, sehingga sering terjadi keterlam batan penagihan piutang.

20

4. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem saat ini kurang membantu manajemen

dalam membuat keputusan sehingga dalam pengambilan keput usan yang dilakukan

pihak manajemen kurang akurat.

5. Tidak adanya Bagian penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan

sering tidak tepat waktu.

3.6 Pemecahan Masalah

Melihat permasalahan yang di hadapi diatas, maka kami mengusulkan beberapa

alternative pemecahan masalah, sebagai berikut:

1. Sebaiknya terdapat suatu otomasi dalam pengisian data pembeli ke dalam dokumen-

dokumen.Dengan adanya otomasi maka kesalahan dapat diminimalkan.

2. Sebaiknya formulir yang digunakan menggunakan nomor urut tercetak.Dengan

adanya hal ini maka pertanggungjawaban dari bagian yang terkait dapat diminta.

3. Membuat batas wakt u pem bayaran yang jelas agar pelanggan dapat melakukan

pembayaran pada saat jatuh tempo.Dalam hal ini,sistem dapat menampilkan

pelanggan yang piutangnya telah jatuh tempo dan membuat surat penagihan unt uk

dit ujukan kepada pelanggan.

4. Dibuatnya laporan-laporan tambahan yang menyajikan informasi yang berguna

untuk manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan-laporan yang

diusulkan adalah:

• Laporan Piutang jat uh tempo

• Laporan Penjualan Kredit Company

• Laporan Pelanggan

• Laporan Piutang Pelanggan

• Laporan Stat us booking dan Uang Muka

• Laporan Stat us Pem bayaran (Tunai Langsung, T unai Bertahap, Kredit DP

langsung,dan Kredit DP Bertahap)

5. Dibuatnya bagian penagihan yang berfungsi unt uk memberikan surat penagihan ke

pelanggan . Dan juga Bagian credit control bertugas unt uk menganalisa pelanggan

yang akan melakukan pembelian secara kredit company.

21

BAB 4

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Setelah memahami dan menganalisis sistem yang berjalan seperti yang telah di

uraikan dalam bab 3, maka pada bab 4 ini akan dirancang suatu sistem baru yang

diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapai oleh sistem yang lama.

4.1 Rancangan Struktur O rganisasi Perusahan

Perubahan utama dalama rancangan ini adalah penambahan bagian

penagihan dan credit control yang bertanggung jawab kepada

GM. Akunting dan Keuangan.. Dihalaman berikut ditampilkan

struktur organisasi yang baru.

4.2 Bagan Aliran Dokumen

Mengam barkan aliran dokumen pada sistem yang ada. Sekaligus fungsi-

fungsi yang terkait dalam penggunaan dalam dokumen tersebut. Perubahan

terjadi pada :

1. Penjualan Tunai langsung, bertahap, kredit DP langsung dan juga Kredit DP

bertahap pada saat penyerahan uang ke perusahaan yait u ditambahkannya sat u

surat yang bernama Kwitansi pada saat dilakukan pembayaran oleh konsumen

kepada Perusahaan, Hal ini berguna unt uk sebagai tanda bukti atas pem bayaran

kepada pihak perusahaan.

2. Pada Penjualan Tunai bertahap dan juga Kredit dengan DP Bertahap

ditambahkan bagian Penagihan yang berfungsi untuk memberitahukan ke pada

pelanggan waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan

tersebut.

3. Kami juga mengusulkan Penjualan kredit company. Pada halaman berikut akan

ditampilkan bagan aliran dokumen yang diusulkan.

23

Gambar 4.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra Internasional Yang Diusulkan

Komisaris

Direktur

GM.Akunting & Keuangan

GM.Marketing

Manager Marketing Manager

Akunting Manager Keuangan

Manager Personalia

Manager Umum& P.R

Ass Manager Promosi

Ass Manager Sales

SPV Data Marketing Supervisor

Keuangan Supervisor Akunting

Staf EDP

Staf Acc

Staf Keuanga

Staf Personalia

Staf Umum

Staf Data Marketing

Staf Sale

Manager Pertanahan

PIMPRO

Supervisor Legal

Site Manager

Site Manager

Staf Pertanahan

Staf Legal

Staf Teknik Proyek

Staf Teknik Proyek Staf Teknik

Pusat

Gm Teknik

Manager credit control

Credit analyst

Staf penagihan

24

4.3 Rancangan keluaran yang dihasilkan oleh sistem ini adalah

1. Dokumen yang terdiri dari:

- Tanda Terima Sementara (TTS)

- Surat Perset ujuan Pem belian(SPP)

- Payment Voucher (PV)

- Receipt Voucher (RV)

- Surat Kontrak Kredit (SKK)

- Surat Tolakan Kredit (STK)

- Surat Kontrak KPR (SKKPR)

- Surat Tolakan KPR (ST KKPR)

- Kwitansi

- Form Pembiayaan (FP)

- Surat Penagihan Down Payment (SPDP)

- Surat Tagihan Cicilan Kredit (STCK)

2. Laporan yang terdiri dari:

- Laporan Stock Rumah

- Laporan Stat us Pem bayaran

- Laporan Penjualan PerPelanggan

- Laporan Penjualan Persales

- Laporan Penjualan T unai

- Laporan Penjualan Kredit

- Laporan Penjualan KPR

- Laporan Piutang KPR

- Laporan Piutang Pelanggan

- Laporan Piutang Jatuh Tempo

- Laporan Analisis Piutang Tak Tertagih

25

Rancangan Menu Transaksi Surat Perset ujuan Pem belian

26

Rancangan Menu Transaksi Piutang Bank

Rancangan Menu Transaksi Piutang Pelanggan

27

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari Pembahasan yang dilakukan pada Bab sebelumnya, dapat di simpulkan

sebagai berikut :

1. Pengisian data Pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih secara

manual, karena pengisian secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang

cukup tinggi.

2. Dokumen yang dibuat dalam pembuatan penomoran di lakukan secara manual,

sehingga banyak Dokumen yang mempunyai nomor yang sama, yang membuat

Manajemen susah mencari dokumen yang diinginkan.

3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan

jatuh tempo, sehingga terjadi keterlamabatan penagihan piutang.

4. Laporan-Laporan yang di hasilkan oleh sistem saaat ini kurang membant u

manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengam bilan keput usan

yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat.

5. Tidak adanya Bagian Penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh

pelanggan sering tidak tepat waktu.

5.2 Saran.

Untuk menghasilkan sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit yang

lebih baik,maka terdapat beberapa alternatif yang disarankan antara lain:

1. Sistem yang dirancang ini dapat diterapkan dan dikembangkan sesuai dengan

perkembangan usaha perusahaan yang berkaitan dengan penanganan penjualan tunai

dan penjualan kredit agar sistem ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya

2. Pihak manajemen perlu memantau aktivitas perusahaan dengan mengevaluasi

laporan-laporan yang dihasilkan agar dapat melakukan penilaian terhadap hasil yang

telah di capai perusahaan selama periode tersebut.

3. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan perusahaan dapat mengatur pengendalian

intern terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan.

4. Pelatihan karyawan dalam memakai aplikasi program perusahaan.

28

5. Menambah performa aplikasi sistem perusahaan sesuai dengan perkembangan

teknologi saat ini.

29

Daftar Pustaka

Ariffin, J. (2000). Trik Akuntansi Dengan Doc Easy Accounting dan MYOB

Accounting. Jakarta: Penerbit PT Flex Media Komputindo.

Bodnar, G. H. & Hopwood, W. S. (2000). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-Ketiga

Terjemahan Jusuf, A. A. & Tambunan, R. M. Salemba Empat, Jakarta.

Horngren, C. T, Harrison, W. T, Robinson, M. A, & Secokusumo (1997). Akuntansi di

Indonesia, buku-1. Terjemahan Kosasih, R. Salemba Empat, Jakarta

Jugiyanto, H. M. (2000). SI Berbasis Komputer (edisi-2), Yogyakarta: Penerbit BPFE.

McLeod, R. Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Jilid-1. Terjemahan Teguh, H.

Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta.

Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi. Edisi-5. Universitas Gajah Mada, STIE.

Niswonger, C. R, Warren, C. S, Reeve, J. M. dan Fess, P. E (1999). Prinsip-Prinsip

Akuntansi, edisi ke-19, Jiid-1. Penerbit Erllanga, Jakarta.

Senn, James A (1999). Analysis and Design of Information System . McGraw Hil,

Singapura.

Supriyono, R. A (2001) Akuntansi Manajemen 2 ; Struktur Pengendalian Manajemen,

Edisi Pertama. Penerbit BPFE,Yogyakarta.

Widjajanto, N (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erllanga, Jakarta

Wikinson, J. W. (1993). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-ketiga Terjemahan

Maulana, A. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.

30

Riwayat Hidup

Nama : Andrian Hery Affandi

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 24 September 1983

Jenis Kelamin : Pria

Alamat : Jl. DI Panjaitan No.2 , GG Remaja III

Cip. Besar Utara

Jakarta 13320

Telepon : (021) 8198007

Pendidikan Formal

1989-1995 SD Kristen Berkat, Jakarta

1995-1998 SMP Kristen Berkat, Jakarta

1998-2001 SMA Cahaya Sakti, Jakarta

2001-2005 Universitas Bina Nusantara, Jakarta

31

Riwayat Hidup

Nama : Kwan Ming Tjun

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 28 September 1982


Alamat : Jl. Bukit Duri Tanjakan No.49

Bukit Duri

Jakarta 12840

Telepon : (021) 8290290

Pendidikan Formal

1988-1994 SD PAX, Matraman, Jakarta

1994-1997 SMP Marsudirini, Matraman, Jakarta

1997-2000 SMA Budhaya 1 Santo Agustinus, Jakarta


32

Riwayat Hidup

Nama : Hanes

Tempat, Tanggal Lahir : Medan, 14 Januari 1984


Alamat : Jl. KavPolri Blok F7, No 1571B

Jelambar

Jakarta 11460

Telepon : (021) 5601644

Pendidikan Formal

1989-1995 SD Bhinneka T unggal Ika , Jakarta

1995-1998 SMP Bhinneka Tunggal Ika, Jakarta

1998-2001 SMA Dharma Jaya, Jakarta


analisis dan perancangan sistem informasi...

Documents