HEALTHCARE KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ASPEK KLINIS

RUMAH SAKIT PELNI

Ichsan Kurniawan Putrama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi yaitu untuk mengidentifikasi healthcare knowledge resources dan model knowledge sharing, mengidentifikasi budaya, strategi dan fasilitas pendukung knowledge management, melakukan pemetaan terhadap knowledge resources serta pemetaan fitur pendukung knowledge portal serta melakukan analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal yang dikembangkan berdasarkan aktivitas medis Rumah Sakit PELNI.

Dalam mencapai tujuan analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal, dilakukan melalui beberapa tahapan metodologi, dimana pada proses identifikasi dilakukan pengumpulan data primer dan sekunder, sedangkan proses analisis pada aspek manajemen dilakukan analisis budaya dengan metode OCAI dan analisis strategi melalui tiga tahapan, yaitu: tahap input dengan metode EFE dan IFE, tahap pencocokan dengan metode SWOT dan matrik IE serta tahap keputusan dengan metode QSPM. Sedangkan analisis dan perancangan sistem informasi dengan pendekatan OOAD menggunakan model UML.

Dari analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal diharapkan memperoleh hasil berupa gambaran budaya organisasi saat ini serta budaya yang diharapkan, deskripsi infrastruktur jaringan dan strategi organisasi yang berhubungan dengan sumberdaya dan tujuan pengetahuan sehingga menghasilkan sebuah Knowledge Management Portal. Dengan rincian kriteria sebagai berikut: (1) Terdapat empat belas kategori pengetahuan yang didistribusikan dengan model divisional, (2) Bentuk budaya organisasi saat ini yang bersifat Hierarchy dan budaya organisasi yang diharapkan bersifat Clan, skema infrastruktur rawat jalan dan rawat inap serta strategi pengembangan produk, (3) Peta pengetahuan serta pengkategorian fitur dari knowledge portal dan (4) Rancangan Healthcare Knowledge Portal yang memiliki 10 fitur utama yaitu: (a) Guidance, (b) Blog and Reference, (c) News, (d) Event, (e) Data, (f) MedIdea, (g) MedLearning, (h) MedLibrary, (i) MedDiscuss dan (j) Healthcase.

Kata kunci: knowledge, budaya, infrastruktur, strategi, knowledge mapping, knowledge management portal.

1. Pendahuluan Industri medis (seperti rumah sakit) menggunakan informasi sebagai faktor kritis dalam

menjalankan tiga aspek dari manajemen rumah sakit yang meliputi administratif, keuangan dan

klinis. Dari sisi klinis sering terjadi sengketa medis yang dikenal dengan istilah “malpractice”

sebagai mana yang dinyatakan oleh dr. Sabir Alwy (MKDKI) pada seminar kedokteran di

Surabaya: “Dari data yang ada, awal Januari hingga akhir Juli 2010 ini sudah ada 20 kasus setiap

bulannya. Dibandingkan tahun 2009 cuma 40 kasus dalam satu tahun” (http1, 2010). Hal ini

menunjukkan pertumbuhan yang signifikan dari kasus malpraktik di Indonesia dan faktor

dominan penyebab timbulnya kasus ini adalah kurangnya pengetahuan praktisi medis mengenai

penanganan suatu kasus medis, prosedur medis yang harus dijalankan (seperti: informed consent)

dan standar profesi medis, serta adanya peluang terjadinya kehilangan pengetahuan dari praktisi

medis dan paramedis senior yang meninggalkan institusi kesehatan, hal ini dipandang dari

tingginya tingkat turn over dari para pekerja medis setiap tahunnya.

Dalam hal ini, Rumah Sakit PELNI sebagai pelaku dalam industri medis tentunya

menghadapi critical case yang sama dalam mencapai posisi competitive namun dengan

dukungan sistem informasi yang terintegrasi dan internal networking dalam proses bisnisnya

memberikan peluang dalam mengakomodasi dan mengelola pengetahuan.

Dengan adanya dukungan manajemen pengetahuan maka siklus pengetahuan dalam ruang

lingkup medis akan membantu praktisi klinis untuk menginterpretasi pengetahuan dan kebijakan

dalam menganalisis data medis dan menegakkan diagnosa medis serta meminimalkan human

error.

Oleh karena itu, diperlukan suatu alternatif solusi yang dapat meminimalkan resiko, yang

dalam hal ini dengan menggunaan sebuah metode analisis dan perancangan manajemen berbasis

pengetahuan yang terfokus pada proses pelayanan medis yang dikenal dengan “Clinical or

Healthcare Knowledge Management”, yang dalam pengembangannya membutuhkan berbagai

sumberdaya (meliputi: manusia, data dan informasi serta hardware dan software) sesuai dengan

derajat kedewasaan atas pengolahan dan pemanfaatan pengetahuan dalam institusi medis

tersebut.

2. Petunjuk Umum Pengembangan healthcare knowledge management portal difokuskan pada aspek klinis

dari manajemen Rumah Sakit PELNI dalam bentuk dokumentasi eksplisit yang dapat disimpan,

dimanipulasi dan di akses kembali oleh staff medis (dokter, paramedis dan tenaga medis) dalam

bidang pelayanan medis rawat inap dan rawat jalan. Pembahasan dilakukan melalui tiga (3)

tahapan, sebagai berikut:

1. Identifikasi (pengumpulan) data analisis.

2. Analisis kebutuhan healthcare knowledge management.

3. Perancangan healthcare knowledge management portal Rumah Sakit PELNI.

2.1 Identifikasi. Tahap pertama dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) dilakukan

melalui proses pengidentifikasian berbagai aspek internal Rumah Sakit PELNI yang dapat

mendukung dan / atau didukung oleh portal HKM yang meliputi aspek manajemen yang terdiri

dari struktur organisasi dan aktivitas klinis Rumah Sakit PELNI serta aspek sistem informasi

yang terdiri dari sumberdaya pengetahuan dan infrastruktur sistem pendukung portal HKM.

Struktur organisasi, khususnya divisi Pelayanan dan Pemasaran, mendeskripsikan proses

pembagian pengetahuan (meliputi proses diseminasi dan adopsi) yang secara langsung

berhubungan dengan aktivitas klinis instalasi rawat inap dan rawat jalan.

Gambar 1

DIVISI PELAYANAN DAN PEMASARAN

INSTALASI BEDAH

INSTALASI ICU/ICCU

INSTALASI RAWAT INAP II

INSTALASI IGD & ODC

INSTALASI RAWAT INAP I

BAGIANPENGEMBANGAN

& PEMASARAN

INSTALASI RAWAT JALAN

URUSANGCU

URUSANHEMODIALISA

URUSANPOLIKLINIK

URUSAN R. WK

URUSANR. MURAI

URUSANR. TERATAI

URUSANR. KENARI

URUSANR. MERAK

URUSANR. CPK. ANAK

URUSANR. CPK. DEWASA

URUSAN R. MAWAR

URUSANR. KENANGA

URUSAN R. MELATI

URUSANANASTESI

URUSANPELAYANAN

ICU/ICCU

URUSANYAN. GADAR & RWT SINGKAT

KOORDLITBANG &

PENTARIFAN

KOORDCUST. SERVICEDAN TELEPON

KOORDPEMASARAN

URUSANPELAYANANKM. BEDAH

Model knowledge sharing meliputi proses diseminasi dan adopsi knowledge dalam struktur “divisional” pada aspek klinis Rumah Sakit PELNI.

Aktivitas klinis pada aspek pengembangan healthcare knowledge management mengambil

bagian utama dari proses bisnis pada instalasi rawat inap dan rawat jalan Rumah Sakit PELNI

yang menjadi dasar dalam mengidentifikasi kebutuhan user dalam portal HKM, yang meliputi:

1. Tahap diagnosa awal: diagnosa atas gejala-gejala medis yang terlihat serta informasi kondisi

pasien dan analisa riwayat penyakit yang terdapat pada medical historis.

2. Tahap pemeriksaan: pemeriksaan klinis (fisik) serta pemeriksaan penunjang (termasuk

laboratorium dan radiologi) atas kondisi pasien secara umum dan sistem organ yang spesifik.

3. Tahap diagnosa diferensial: diagnosa sistematis terhadap sebuah daftar penyebab yang

mungkin menyebabkan suatu gejala medis didasari atas pemeriksaan riwayat dan fisik.

4. Tahap kesimpulan medis: praktisi medis memberikan hasil diagnosa akhir medis serta

memberikan penanganan baik yang bersifat symptom ataupun causal.

5. Tahap tindakan medis penunjang: meliputi persiapan ruang dan fasilitas penunjang serta

kemungkinan memberikan perlakuan medis tambahan (seperti: kamar bedah).

6. Tahap eksekusi akhir: pemeriksaan akhir kondisi pasien, melakukan entry tindakan medis

kedalam medical record, serta menerbitkan bukti pemeriksaan.

Infrastruktur sistem jaringan (network) dan perangkat keras (hardware) yang menjadi

baseline bagi proses pendistribusian pengetahuan pada Instalasi Rawat Jalan dan Rawat Inap. 

 

Gambar 2

Gambar 3

Sumberdaya healthcare knowledge diidentifikasi melalui aktivitas klinis yang berkontribusi

baik secara langsung maupun tidak langsung bagi para praktisi medis pada instalasi rawat inap

dan rawat jalan yang terdistribusikan dalam empat belas kategori pengetahuan, sebagai berikut:

Types Levers Knowledge

Structural Knowledge

Organizational Memory

Rules and Procedures 1. Medical Ethic and Law 2. General Treatment Procedures 3. Hospital Care Procedures

Medical Infrastructure Guidance 1. Treatment Tools 2. Laboratory and Radiology Tools

Stakeholder Relationships

Stakeholder Overview 1. Revenue Forecast 2. Pharmacy Paths and Consumes 3. Policies

Functional Knowledge

Knowledge in People

Medical Theories 1. Physiological Arts 2. Neurological Arts 3. Pathological Arts 4. Pharmacological Arts 5. Nursery and Gynecological Art

Syndromes and Diseases 1. Causal and Symptoms 2. Infectious Issues and Epidemiology 3. Genetically Issues

Customer Knowledge

Patient Acknowledgement 1. Patient Education and Empowerment 2. Patient Psychological Response 3. Patient Medical Inspection 4. Patient Safety and Alert 5. Patient Specific-Care Planning 6. Patient Monitoring

Customer Issues 1. Healthcare Satisfaction 2. Customer Relationship Management

Knowledge in Process

Medical Case Analysis 1. Medical Histories 2. General Case Analysis 3. Laboratory Report 4. Radiology Report 5. ISO / MIMS 6. Specific Case Analysis

Medical Evaluation 1. Symptoms Description 2. Allergic Evaluation 3. Contra Indication Analysis 4. Medical Case Decision

Medication 1. Symptoms or Causal Medication 2. Drug Prescription 3. Therapeutic Treatment 4. Specialized Medication

Medical Report and Standard 1. General Case Report 2. Hospital Case Report 3. Medical Record Reconstruction 4. Doctor Conclusion Letter 5. Medical Practitioner Resume

Knowledge in Products and

Services

Healthcare Intelligent 1. Omset of Action Calculation 2. Nutrition Agent

Behavioral Knowledge

Business Environment

Insights

Practitioner Learning 1. Internal Meeting 2. Seminars and Workshops

Care Team Collaboration 1. Surgeries 2. Specific and Pandemic Case

Tabel 1

2.2 Analisis. Tahap kedua dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) merupakan

tahap analisis yang terbagi atas dua aspek yaitu: analisis budaya organisasi serta analisis strategi

organisasi yang menjadi dasar penilaian apakah pengembangan HKM akan berhasil dan

mendapatkan dukungan baik dari pihak manajemen maupun praktisi medis secara khusus.

Analisis budaya mengetahui model budaya yang terdapat dalam mekanisme organisasi saat

ini serta model budaya yang sesungguhnya diharapkan oleh karyawan (praktisi medis) terdapat

dalam mekanisme organisasi yang dihubungkan dengan 4 kategori budaya, yaitu: Clan, Market,

Adhocracy, dan Hierarchy. Dimana, saat ini pada Rumah Sakit PELNI lebih mencerminkan tipe

budaya mengikuti budaya hierarchy yang lebih fokus pada isu internal dibanding isu eksternal

dan nilai kestabilan dan kendali di atas fleksibilitas dan pertimbangan. Sementara, untuk ke

depannya Rumah Sakit PELNI lebih fokus pada isu-isu internal secara fleksibel dan juga

mengedepankan pertimbangan-pertimbangan yang secara teori merupakan tipe budaya clan.

Tipe budaya ini sangat sesuai dengan kebutuhan budaya knowledge management karena

mengedepankan aspek berbagi terutama dalam hal pengetahuan.

Analisis strategi organisasi dilakukan melalui 3 tahapan, sebagai berikut: (1) Tahap input

yang menggunakan dua metode yaitu metode IFE diperoleh nilai 2.579 serta metode EFE didapat

nilai sebesar 2.56 yang secara umum menunjukkan posisi internal dan kendali eksternal yang

kuat. Selanjutnya, (2) Tahap pencocokan menggunakan matriks SWOT untuk mereferensikan

berbagai alternatif strategi serta matriks IE yang mengambil nilai IFE dan EFE sebagai tolak

ukur menghasilkan posisi strategi organisasi pada kuadran ke-V (Menjaga dan

Mempertahankan) dengan pilihan strategi yaitu: penetrasi pasar dan pengembangan produk.

Terakhir, (3) Tahap kesimpulan menggunakan metode QSPM yang mengukur daya tarik terkuat

dari dua strategi utama yang diperoleh pada matriks IE terhadap faktor internal dan eksternal

perusahaan, yang mana diperoleh nilai tertinggi sebesar 3.184 yang merupakan nilai dari strategi

pengembangan produk, yang selanjutnya akan digunakan sebagai strategi manajemen yang

menjadi dasar dalam pengembangan portal HKM yang terlihat melalui hubungannya dengan

tujuan pengetahuan, yang terbagi atas tiga kategori, yaitu tujuan normatif, tujuan strategis dan

tujuan operasional sehingga secara tak langsung akan memperlihatkan bahwa pengembangan

portal HKM akan menjawab kebutuhan strategis dari Rumah Sakit PELNI.

2.3 Perancangan. Tahap ketiga dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) dilakukan

proses perancangan yang terkontribusi dalam 3 bentuk yaitu: pemetaan sumberdaya pengetahuan

yang dimiliki dengan model relasional dilakukan melalui pengembangan topologi pengetahuan

dalam tiga level yaitu domain yang kategori utama, region yang merupakan sub kategori dari

domain serta section yang merupakan sub kategori dari region yang menunjukkan alur akses

terhadap pengetahuan dalam database Rumah Sakit PELNI, serta analisis terhadap fitur

knowledge portal yang menghasilkan fitur utama menggunakan required field sebagai komponen

pada setiap fitur yang harus diisi atau dipilih oleh user secara lengkap untuk dapat dikategorikan

dalam database pengetahuan dimana dari fitur tersebut terdapat lima fitur yang mendukung

penciptaan pengetahuan (knowledge creation) yaitu MedDiscuss yang menciptakan pengetahuan

dari kombinasi tacit knowledge dari berbagai praktisi medis dalam menangani suatu kasus,

Healthcase mengelola masalah konsumen serta insersi dengan tacit knowledge praktisi medis

sehingga menciptakan case-based knowledge, MedIdea mengorganisir berbagai pendapat dan

solusi alternatif dari berbagai praktisi medis dalam menyelesaikan masalah medis yang

menghasilkan problem-based knowledge, MedLearning memungkinkan sejumlah praktisi medis

untuk menginput berbagai materi pembelajaran terup-to-date yang dapat dikombinasi dan dapat

menghasilkan learning-based knowledge dan MedLibrary mengakuisisi berbagai file dan

pengetahuan dari seluruh aktivitas medis yang dilakukan dan menjadi knowledge base repository

pada Rumah Sakit PELNI.

. Rancangan sistem yang mendeskripsikan pola interaksi antara user dengan sistem melalui

pengembangan web portal yang akan terhubung secara langsung dengan server Rumah Sakit

PELNI dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design dengan dua model

yaitu model logis yang mendeskripsikan proses interaksi dalam aktivitas portal serta deskripsi

pola akses serta proses komunikasi antara portal dan database Rumah Sakit PELNI yang

digambarkan dalam model UML yang terdiri dari class diagram, use case diagram dan sequence

diagram, sedangkan pengembangan dengan model fisik menggunakan user interface diagram

untuk menunjukkan tampilan fisik dari setiap fitur dalam knowledge portal dan interaksinya

dengan user.

3. KesDar

Rumah S

1. Dima

penge

Jalan

know

waktu

panda

dilaku

berda

meng

2. Berda

meng

mend

strate

simpulanri hasil pros

Sakit PELNI

ana melalui

etahuan yan

n Rumah S

wledge resou

u dalam pen

ang distribu

ukan dengan

asarkan div

gkoordinasi a

asarkan ana

gikuti model

dukung pros

egi berdasark

n es analisis d

didapat kes

i analisis d

ng menjadi s

akit PELNI

urces yang d

ngambilan ke

usi (sharing

n model div

visi-divisi

aktivitas me

alisis buday

l hierarchy d

ses pendistri

kan hasil ak

INTERNA

Fitur: M

dan perancan

impulan seb

dilakukan p

sumberdaya

I yang men

dibutuhkan

eputusan ser

g) pengetah

visional terli

(salah satu

dis Rumah S

ya dengan m

dengan harap

ibusian know

khir pada tah

S

Fit

C

FituRefer

ALIZATION

MedLibrary

Gambar 4

ngan portal h

bagai berikut

pengkategori

inti dalam

nghasilkan

praktisi me

rta peningka

huan dalam

ihat dari stru

unya Divis

Sakit PELNI

metode OC

pan budaya m

wledge dalam

hap keputus

SOCIALIZAT

tur: MedD

COMBINAT

ur: MedLearence, New

Event

N

y

healthcare k

t:

ian pengeta

aktivitas m

empat bela

edis dalam m

atan kualitas

institusi m

uktur organi

si Pelayana

I.

CAI didapat

mengikuti m

m organisas

san didapat b

TION

Discuss

EXTERN

Fitur: HMedI

TION

arning, ws, Data, 

knowledge m

ahuan kedal

medis Rawat

as (14) kate

mengoptima

keputusan m

medis Ruma

isasi perusah

an dan Pe

bahwa org

model clan y

si, sedangka

bahwa strate

NALIZATIO

HealthcaseIdea, Blog

management

lam tujuh

Inap dan R

egori health

alkan manaje

medis. Dari

ah Sakit PE

haan yang d

emasaran)

ganisasi saa

ang sesuai d

n proses an

egi Rumah

ON

e, 

pada

lever

Rawat

hcare

emen

sudut

ELNI

dibagi

yang

at ini

dalam

nalisis

Sakit

PELNI adalah “pengembangan produk (layanan medis)” yang sangat membutuhkan adanya

pengelolaan dan kolaborasi knowledge untuk menciptakan layanan khusus. Sementara dari

segi infrastruktur organisasi (terutama jaringan dan komputer) Rumah Sakit PELNI telah

diintegrasikan pada seluruh lini layanan medis, hal ini memungkinkan untuk melakukan

distribusi serta interaksi pengetahuan diantara praktisi medis.

3. Pemetaan terhadap sumberdaya pengetahuan yang dimiliki dengan model relasional

dilakukan melalui pengembangan topologi pengetahuan dalam tiga level yaitu domain yang

kategori utama, region yang merupakan sub kategori dari domain serta section yang

merupakan sub kategori dari region yang menunjukkan alur akses terhadap pengetahuan

dalam database Rumah Sakit PELNI, serta analisis terhadap fitur knowledge portal yang

menghasilkan fitur utama yaitu Healthcase, MedDiscuss, MedIdea, MedLearning,

MedLibrary, Data, News, Event, Guidance, Blog dan Reference yang dikategorikan

menggunakan model SECI ke dalam empat aktivitas pengelolaan pengetahuan.

4. Tahap analisis dan perancangan dalam pengembangan portal knowledge Rumah Sakit PELNI

dilakukan dalam dua model yaitu model logis yang digambarkan dalam model UML yang

terdiri dari class diagram, use case diagram dan sequence diagram, sedangkan

pengembangan dengan model fisik menggunakan user interface diagram.

Daftar Pustaka [1] Abidi, S. S. R. (2008). Healthcare Knowledge Management: The Art of the Possible.

NICHE Research Group. Faculty of Computer Science. Dalhousie University, available = http://

citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/summary?doi=10.1.1.147.2628 [12 Juli 2011]

[2] Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis And

Design Using UML. (3th Edition). England: McGraw-Hill Education (UK) Limited.

[3] David, R, F., diterjemakan oleh Sunardi, D. (2010). Manajemen Strategis: Konsep.

(Edisi 12). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

[4] Debowski, Shelda. (2006). Knowledge Management. Milton Qld: John Wiley & Sons

Australia, Ltd.

[5] Holden, J, Nigel. (2002). Cross-Cultural Management: A Knowledge Management

Perspective. London: Pearson Education Limited.

[6] Jashapara, Ashok. (2011). Knowledge Management: An Integrated Approach. (2th

Edition). England: Pearson Education Limited.

[7] O’Brien, A, J., diterjemahkan oleh Fitriasari, D., & Kwary, D., A. (2006). Pengantar

Sistem Informasi. (Edisi 12). Jakarta: Salemba Empat.

[8] Putro, B, Laksono., & Pratondo, Agus. (2010). Kultur Organisasi Menggunakan Hofstede

Dan Ocai Terhadap Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Studi Kasus: Perguruan Tinggi

XYZ), Konferensi Nasional Sistem dan Informatika. Available =

http://yudiagusta.files.wordpress.com/2010/09/136-141-knsi2010-023-kultur-organisasi-

menggunakan-hofstede-dan-ocai-terhadap-strategi-penerapan-teknologi-informasi-studi-kasus-

perguruan-tinggi-xyz.pdf [04 November 2011]

[9] Rachmawati, U. A., & Sensuse, D. I. (2010). Perspektif Knowledge Management pada E-

Government di Indonesia, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, available =

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1916 [02 Juni 2011]

[10] Summinar, Dian. (2007). Analisis Formulasi Strategi pada Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Tirta Pakuan Kota Bogor, Departemen Management, Institut Pertanian Bogor,

available = http://www.scribd.com/doc/39150666/18/Matriks-IFE-dan-EFE [25 Desember 2011]

[11] Surendro, Krisanto. (2006). Budaya Organisasi Sebagai Indikator Pengukuran

Kesiapan Pemerintah Dalam Menerapkan E-Government, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi

Informasi, available = http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1474/1255 [25

September 2011]

[12] http 1: Anonymous. 2010. 11:31 januari hingga juli 2010, jumlah kasus malpraktik di

indonesia meningkat tajam. 03 September 2011. From =

http://portalkriminal.com/index.php?option=com_content&view=article&id=7632:1131-januari-

hingga-juli-2010-jumlah-kasus-malpraktik-di-indonesia-meningkat-tajam&catid=38:kriminal-

daerah&Itemid=41 

[13] http 2: Jati, P, S. 2009. Beberapa Konsep Dasar tentang Manajemen Rumah Sakit. 13

November 2011. From = http://www.scribd.com/doc/10911297/Nambah-Ilmu-Tentang-

Manajemen-Rumah-Sakit

[14] http 3: Anonymous. 2012. Berita Resmi Statistik: Pertumbuhan Ekonomi Indonesia. 7

Februari 2012. From = http://www.bps.go.id/brs_file/pdb_banner1.pdf 

[15] http4: Skyrme, David, J. 2008. Developing a Knowledge Strategy. 25 Desember 2011.

From = http://www.skyrme.com/pubs/knwstrat.htm 

[16] http5: Cameron & Quinn. 2000. Diagnosing and Changing Organizational Culture. 8

Maret 2012. From = www.tiplady.org.uk/pdfs/ocai.doc