ANALISIS DAN PERANCANGAN E-OFFICE BERBASIS WEB

PADA BAGIAN HUMAS STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Dwindy Stanza

07.11.1469

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2010

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED E-OFFICE ON PUBLIC RELATIONS OF STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN E-OFFICE BERBASIS WEB PADA BAGIAN HUMAS

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Dwindy Stanza Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information systems have an important role in companies in providing information that is very useful for operation and management. Therefore, many companies have information technology or information systems department. So does STMIK AMIKOM Yogyakarta, a private higher in Yogyakarta that should have used a spesific office application, such as E-Office or Electronic Office Management System(EOMS).

For several years STMIK AMIKOM Yogyakarta has used information system to

handle its important activities such as recording and processing of students, lecturers, employeers data and supporting decision making. However, there are two main issues related to management of information systems. First of all, the information systems itself never been used to all division in STMIK AMIKOM such as Public Relation Division. For the time being Public Relation of STMIK AMIKOM, all of mailing and reporting activities handled by public relation staff. Secondly, since the STMIK AMIKOM won a number of national or international research awards in the field of ICT, more visitations to STMIK AMIKOM also according to that. The number of the visitations increase year by year. Based on that, several questions are waiting to be answered: What should STMIK AMIKOM prepare to create the efficiency of work in handling of visitations besides increase the quality of service? How to reduce the weaknesses of manual office system?

In this thesis, researcher tried to analyze those issues and build E-Office application that the results are addressed to be used and developed by Public Relation of STMIK AMIKOM. Besides, researcher also recommends that STMIK AMIKOM should develop this E-Office web to exploite the content of the databases in order to ease the saving process so it can create the better quality of works. Keywords: Information systems, E-Office, Office Application.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini telah mempengaruhi

segala bidang kehidupan manusia. Hal itu telah dibuktikan dalam bidang perkantoran

dan administrasi yang telah banyak menggunakan teknologi aplikasi perkantoran

sebagai sarana untuk menyelesaikan segala urusan administrasi dan surat

menyurat.

Menuju era perkembangan teknologi ini, banyak sekali organisasi-organisasi

atau perusahaan-perusahaan yang menginginkan untuk menggunakan teknologi

otomatisasi yang didukung oleh pemanfaatan efisiensi dan efektifitas teknologi yang

ada untuk berkomunikasi dengan banyak orang baik itu untuk informasi, maupun

untuk keperluan administrasi perkantoran, seperti pengarsipan, dokumentasi, dan

surat menyurat. Kebutuhan akan teknologi yang menekankan pada efisiensi dan

efektifitas tentu menjadi kebutuhan setiap perusahaan untuk meningkatkan kualitas

pekerjaan di perusahaan tersebut.

Dalam hal ini web sebagai media otomatisasi dan informasi dapat membantu

kegiatan proses administrasi tersebut yang disertai dengan pembuatan laporan-

laporannya, yang tentu saja tidak akan membuang waktu yang lama karena telah

tersedia program yang dapat mempercepat pemrosesan pengambilan data yang

dibutuhkan.

Berdasarkan pengamatan di lapangan menunjukkan bahwa proses

pembuatan surat, laporan, dan berita acara masih bersifat manual. Artinya staf masih

menggunakan aplikasi perkantoran standar yang terdapat di komputer yang dalam

proses pembuatannya membutuhkan alur yang rumit dan dokumentasi data yang

terstruktur. Untuk penginputan data sendiri tentu akan memakan waktu yang panjang

apabila staf menginputkan data untuk masing-masing dokumen seperti surat

pemberitahuan, surat peminjaman ruangan, rundown acara, dan berita acara.

Apalagi melihat semakin banyaknya kunjungan dan tamu yang berkunjung ke STMIK

AMIKOM. Bahkan, kadang ada pula tamu yang datang pada waktu yang tidak diduga

sehingga akan merepotkan staf untuk membuat beberapa surat dalam waktu yang

singkat tersebut.

Hubungan Masyarakat merupakan salah satu bagian ( Divisi ) dari STMIK AMIKOM

Yogyakarta yang mengawasi segala kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi dan

publikasi. Adapun kegiatan Hubungan Masyarakat sebagai berikut :

A. Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)

Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.

Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat.

Membuat publikasi kegiatan berupa berita di website resmi STMIK AMIKOM di

www.amikom.ac.id.

B. Komunikasi Eksternal (masyarakat)

Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.

Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan

pendidikan.

Membuat publikasi kegiatan berupa berita di website resmi STMIK AMIKOM di

www.amikom.ac.id.

2. Landasan Teori

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata

mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V.,

1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to

save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat

pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product

through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk

dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja

mechanize memiliki arti give a mechanical character to (menerapkan sistem

mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1)

equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store,

perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan

dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi

yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.

Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang

tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab

yang akan datang.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan

lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti

mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap

memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini

perkantoran.

Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang,

merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam

perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian

informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti

pencatatan, pembuatan dan pengolahan kata (word processing); penyajian/display,

pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database;

melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi;

korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor

yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan

menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan

bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya

teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan

perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah

aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses

berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran

sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini

pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006)

menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan

proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas

definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan

metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan

penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan

tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin

otomatis bahkan komputer.

Electronic dalam E-Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang

berhubungan dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan

menggunakan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan

perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband berkecepatan

tinggi, dan internet, maka perkantoran telah menjadi elektronis secara elektronik.

Pekerjaan kantor yang selama beberapa dekade dilakukan secara manual telah

berubah menjadi elektronik bahkan beberapa sudah menerapkan kantor maya.

Kantor elektronis menggunakan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan

administrasi perkantoran secara elektronis kepada siapa saja, dimana saja, dan tiap

saat.

3. Analisis

Berikut ini merupakan beberapa informasi dan petunjuk seputar aplikasi yang dibuat :

1. Pada tampilan halaman utama, program berhasil menampilkan halaman yang

berisikan berita, kategori, agenda, serta form untuk pencarian berita.

2. Pada textfield pencarian, ketika diketik kata “Merapi” dan diklik button cari,

muncul semua berita yang mengandung kata “Merapi”.

3. Jika salah satu kategori diklik, maka akan tampil semua berita yang tergabung

dalam kategori tersebut. Dan jika diklik pada judul berita, akan tampil berita

selengkapnya.

4. Ketika diketik http://127.0.0.1/e-office/adminweb/ pada address bar, menuju ke

halaman login admin.

5. Pada halaman login admin, user diminta memasukkan username dan password.

Ketika diketikkan username dan password yang tidak sesuai dengan yang

terdapat di dalam database,akan muncul pesan error dan user kembali diminta

memasukkan username dan password.

6. Jika username dan password yang dimasukkan telah sesuai dengan database,

user akan menuju ke halaman admin.

7. Pada halaman admin, terdapat berbagai module pada menu. Mulai menu

manajamen user, module, kategori, berita, agenda, disposisi, kunjungan, dan

pembuatan surat.

8. Manajemen user digunakan untuk mengolah data user. Ketika diklik maka akan

tampil seluruh user mulai dari admin, kabag dan staff. Khusus untuk admin,

dapat menambahkan user agar dapat mempunyai hak akses untuk membuat

berita.

9. Manajemen module digunakan untuk pengembangan web E-Office. Pada

module ini juga terdapat fungsi untuk memberikan batasan module mana yang

berhak untuk diakses oleh staff dan mana yang tidak. Selain itu, module ini juga

bisa mengatur module mana yang akan diaktifkan atau tidak.

10. Module kategori bisa diakses oleh admin, staff, dan kabag. Apabila diklik pada

menu kategori, akan tampil semua data kategori. User bisa menambahkan,

menghapus, dan merubah kategori sesuai dengan yang dibutuhkan.

11. Module disposisi hanya bisa diakses oleh kabag dan admin. Fungsinya untuk

membuat surat penugasan kepada staff.

12. Module berita bisa diakses oleh admin, kabag, dan staff. Jika diklik pada menu

berita, akan tampil semua berita. Khusus untuk staff, hanya akan tampil berita

yang telah dibuat staff tersebut. Berita yang tampil dapat dirubah dan dihapus.

Fungsi untuk menambahkan berita juga dapat berfungsi dengan baik. User juga

bisa menambahkan file gambar untuk mendukung kualitas berita.

13. Pada menu agenda, user dapat menambah, merubah, dan menghapus agenda

serta memberikan informasi yang terkait dengan agenda tersebut. Semua fungsi

pada modul agenda berjalan dengan baik.

14. Di module kunjungan, user bisa menambahkan data kunjungan baru serta

merubah dan menghapus data yang ada. Khusus di module kunjungan, user

bisa langsung membuat surat yang degenerate dari data yang ada di tabel

kunjungan. Surat-surat tersebut dihasilkan dalam format .pdf.

15. Pada menu surat, semua surat keluar akan dicatat di dalam tabel surat keluar.

Pada menu ini, tidak semua isi surat akan dicatat, tetapi hanya nomor surat, hal,

dan tujuan surat tersebut.

Aplikasi E-Office yang dirancang untuk Bagian Hubungan Masyarakat STMIK

AMIKOM, dibagi menjadi 5 (lima) fungsi utama, sedang tiap-tiap fungsi mempunyai

keterkaitan satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi utama tersebut adalah :

1. Fungsi Akses, adalah fungsi yang berguna bagi pihak pengguna sistem

(member) untuk mengakses kedalam sistem E-Office berdasarkan level masing-

masing member ketika login. Untuk mengakses halaman login admin, tidak

terdapat link khusus pada halaman utama, tetapi dengan cara menambahkan

/adminweb pada alamat url sehingga menjadi http://127.0.0.1/e-

office/adminweb/

2. Fungsi Agenda, adalah fungsi yang berguna bagi pihak Bagian Hubungan

Masyarakat STMIK AMIKOM untuk mengetahui jadwal kegiatan yang sedang

dan akan berlangsung yang berkaitan tentang STMIK AMIKOM Yogyakarta.

3. Fungsi Komunikasi(surat menyurat), adalah fungsi yang digunakan untuk

komunikasi antar pejabat di STMIK AMIKOM. Member didalam sistem E-Office

dapat saling membuat surat dan melihat surat-surat yang pernah dibuat. Semua

informasi ini dicatat dalam basis data sehingga dapat dilihat sewaktu-waktu.

4. Fungsi Koordinasi(Disposisi), adalah fungsi yang digunakan untuk melakukan

koordinasi antar staf di lingkungan STMIK AMIKOM. Kepala Bagian dapat

mengirimkan disposisi tugas kepada staf dibawahnya beserta penjelasan

penugasan tersebut. Data disposisi yang pernah dikirimkan dicatat dan

disimpan didalam basis data sehingga dapat dilihat data tersebut sewaktu-

waktu.

5. Fungsi Informasi, adalah fungsi untuk mempublikasi berita tentang segala

sesuatu yang berkaitan dengan STMIK AMIKOM baik berupa kegiatan,

informasi lainnya. Jenis informasi tersebut ada dua jenis yaitu umum dan privat.

Umum artinya dapat dilihat oleh semua pengguna tanpa harus melakukan login

kedalam sistem. Berita-berita yang terdapat pada E-Office ini telah dipisah

berdasarkan kategori dan jenis berita.

Tabel 1 Matriks Fitur E-Office

Fitur Level User

Admin Level

1 Level

2 Level

3

Manajemen Modul + - - -

Manajemen User + - - -

Setup Kategori + + + -

Lihat Kategori + + + +

Setup Disposisi + + - -

Lihat Disposisi + + + -

Setup Berita + + + -

Lihat Berita + + + +

Setup Agenda + + + -

Lihat Agenda + + + +

Setup Kunjungan + + + -

Lihat Kunjungan + + + +

Buat Surat + + + -

4. Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bagian terdahulu dan

hasil rancangan serta implementasi aplikasi Electronic Office Management System

(EOMS) untuk Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM Yogyakarta, maka

dapat diambil beberapa kesimpulan berikut :

1. Aplikasi EOMS dirancang berdasarkan analisis kebutuhan pada Bagian Humas

STMIK AMIKOM.

2. Dengan adanya sistem E-Office mekanisme koordinasi, komunikasi, dan

penyampaian informasi yang berkaitan dengan bagian Humas di lingkungan

STMIK AMIKOM Yogyakarta dapat dilakukan dengan cepat.

3. Meskipun belum semua fitur tersedia lengkap, secara garis besar sistem ini sudah

bisa mulai diterapkan di Bagian Humas STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan

pengembangan aplikasi web E-Office hasil rancangan pada Bagian Hubungan

Masyarakat STMIK AMIKOM, diantaranya adalah:

1. Bagi Mahasiswa dan Pengembang Sistem

Perlu adanya respon langsung dari para pemakai terhadap proses-proses

E-Office, khususnya berkaitan dengan informasi yang mereka dapatkan dan

informasi lain yang dibutuhkan, sehingga web E-Office dapat dikembangkan lebih

lanjut untuk mendapatkan aplikasi yang optimal.

1. Fungsi pengingat (reminder) dalam menu agenda dapat dibuat lebih baik lagi

dengan penambahan fasilitas notifikasi sehingga pemakai yang sedang

mengakses ke dalam sistem E-Office dapat langsung mengetahui agenda

yang akan dilakukan.

2. Merancang sistem basis data yang lebih baik untuk menjaga integritas data

untuk keakuratan data

3. Konsep analis dan pemrograman yang lebih baik lagi untuk memenuhi

kebutuhan sistem yang terus berkembang sesuai perkembangan dan

peningkatan kebutuhan user.

4. Menambahkan fasilitas komunikasi antar user sehingga tetap terjalin

kerjasama yang baik dalam institusi.

2. Bagi Bagian Hubungan Masyarakat STMIK AMIKOM Yogyakarta

Diharapkan pihak instansi untuk mengembangkan dan menggunakan

sistem E-Office ini untuk diterapkan pada lingkungan kerja Humas STMIK

AMIKOM. Dengan harapan dapat lebih memudahkan dalam penyimpanan data

dan pembuatan laporan, surat dan arsip.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa sistem ini masih jauh dari kata

sempurna, dan masih memiliki banyak kekurangan. Untuk itu penulis akan

menampung semua kritik dan saran demi perkembangan dan kesempurnaan

sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Adman, S.Pd, M.Pd. 2010. Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran.

http://fuadadman.com/?cat=25. Diakses 11 Oktober 2010.

Choi, Wakyu. 2000. Beginning PHP4. Birmingham: Wrox

Hakim, L. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Yogyakarta:Lokomedia.

Hakim, L. 2009. Trik Rahasia Master PHP Terbongkar Lagi. Yogyakarta: Lokomedia.

Hantono, Bimo Sunarfri, ST. 2002. PHP dan MySQL untuk Web.Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto. 2000.. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Korth, HF., Silberschatz, A. 2000 “Database System Concept”, Second Edition. New York :

McGraw-Hill Inc..

Sanjaya, R. 2009. Membuat Laporan PDF Untuk Aplikasi Web dengan PHP 5. Jakarta : Elex

Media Komputindo.

Sismoro, H. 2006. Pedoman Penyusunan Proposan dan Laporan Skripsi, Materi Kuliah

Metodologi Penelitian. STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Suyanto, M. 2005. Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset

Utami, Ema dan Sukrisno.2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic.Yogyakarta:Andi Offset

Waluto, D. E. 2000. Teknologi Perkantoran Modern: Wacana tentang Kantor Maya.

Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik

Negeri Semarang.