Administrasi Perkantoran dan

Perbekalan

Raja Abumanshur Matridi

Outline

• Pengertian– Kantor– Office administration and office management– Manajemen perkantoran

• Office Function• Fungsi kantor dalam Perusahaan• Office job• Ciri-ciri Pekerjaan Kantor• Tujuan Manajemen perkantoran• Aspek-aspek Manajemen Perkantoran• Manajer kantor• Pengawas kantor

Definisi kantor• The office is any room where clerical work is

normally carried on, whatever name it may be given (J. C. Denyer)

• Kantor adalah organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. (Prajudi Atmosudirdjo)

• Kantor adalah setiap tempat yang biasa digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat)

Continue...

– Tempat atau ruangan serta proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.

– Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif.

Office Administration

or

Office Management

Definition

Cont...

According to UNDP

The terms Adimistration and Management are more being used synonymously. While the term Administration has been applied more tto the conduct of public affairs and the term of management more to that of business enterprise, there has been a tendency in recent time form management to be used a greater degree in public affairs. This is probably because of the increasing application of business management practices in the field of public administration.

W. H. Evans

“office Administration as the function which involves the management and direction all of phases of the business operation which impinge upon data processing, communication, and organization memory”

Arthur Grager

"OM is the function of administering the communication and record services of an organization

Edwin Robinson

“OM is concerned with the direction and supervision of office work”

Goerge Terry

OM as the planning, controlling, and organizing office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of business information, and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value or destruction if obsolete.

Cont...

• Moekijat

MP adalah penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya khusunya dengan cara yang sehemat-hematnya.

• The Liang Gie

MP merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Cont...

Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-lain.

Office Function (Fungsi Kantor)

• Untuk menerima keterangan

ex. Surat-surat, harga-harga, dsb.• Untuk mencatat keterangan

ex. Catatan-catatan tentang pegawai• Untuk menyusun keterangan

ex. Dalam pembiayaan, pembukuan dsb.• Untuk memberi keterangan

ex. Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran dsb.

• Untuk mejamin aktiva

pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan

Fungsi Kantor dalam Perusahaan

• Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.

ex. Produksi pabrik mendahului administrasi kantor.

• Melengkapi tujuan pokok perusahaan

adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dsb

• Mengawasi faktor-faktor produksi

ex. Pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keuangan.

Office job

According to William H. Leffingwell and Edwin M. Robinson

1. Receiving, dispatching (mengirim) and shiping orders (mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal)

2. Billing (Membuka rekening)

3. Correspondence, dictation and typing

4. Filing (menyimpan warkat)

5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum terselesaikan

6. Mengurus, membagi dan mengirimkan surat-surat pos

Cont...

7. Duplicating and addresing work (Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat)

8. Bermacam-macam perkerjaan (miscellaneous) seperti menelpon, menerima tamu (receiving visitors), pekerjaan pesuruh (messenger service)

9. Special tasks

10. Membuat warkat-warkat / making record (mencatat data-data yang diinginkan)

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

a. Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau meringankan

b. Suatu pekerjaan yang bersifat yang memberikan pelayanan

c. Volume ditentukan oleh pihak luar

d. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan

e. Isi

f. pemencaran

Tujuan manajemen Perkantoran

George R. Terry

1. Untuk memberikan semua keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa, bilamana dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

2. Untuk memberikan catatan-catatan dan laporan yang cukup dengan biaya yang serendah-rendahnya

3. Untuk memelihara perusahaan memlihara saingan (keep competitive)

4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan

5. Untuk membuat catatan-catatan yang makin baik dengan biaya-biaya yang makin rendah

Cont...

Menurut Moekijat

1. Pelayanan atau jasa

2. Tanggung jawab sosial

3. keuntungan

Aspek-aspek Manajemen Perkantoran

1. Purpose / tujuan

2. Organization / organisasi

3. Method / metode

4. Personnel / personel atau kepegawaian

5. Environment / lingkungan

6. Mechines and equipment / mesin dan peralatan

Tugas seorang manajer kantor

• Dalam hubungannya dengan manajemen puncak (top management)

Membantu dan melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan majemen puncak merupakan tugas utama.

• Dalam hubungannya dengan pekerjaan

menjamin bahwa pekerjaan akan dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan dan menjamin pula akan kualitasnya

Cont...

• Dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan

menjamin kualitas penyusunan tenaga kerja dan mengajukan saran-saran untuk kenaikan jabatan dan/atau pembayaran yang lebih baik, melatih dan mengawasi pegawai, serta sebagai perantara komunikasi dalam bentuk bottom-up dan top-down

• Dalam hubungannya dengan rekan kerja

menjamin adanya koordinasi yang baik dengan rekan kerja, sehingga prosedur-prosedur perkantoran dapat mengikuti kebijaksanaan-kebijaksanaan umum dan bahwa sistem berhubungan satu sam lainnya.

Cont...

Tugas pokok seorang manajer kantor adalah menjuruskan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya serta memberi imbangan perhatian yang tepat terhadap aspek tujuan, organisasi, metode, pegawai, lingkungan, dan mesin-mesin serta peralatan.

Pengawas kantor

J. C. Denyer

Pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang dan yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer kantor.

Tugas seorang pengawas kantor

Tugas pokok

a. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan

b. Mengawasi pegawai-pegawai untuk mengetahui apakah pekerjaan telah dilaksanakan

c. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan pekerjaan

d. Memelihara hubungan antar-manusia yang baik dengan pegawai

Cont...

Dalam hubungannya dengan pekerjaan• Merencanakan pekerjaan seksi• Mengusahakan pekerjaan dapat

diselesaikan tepat pada waktunya• Menjamin adanya ketelitian• Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi-

seksi atau bagian-bagian lain• Membagi pekerjaan secara adil• Mengembangkan metode-metode baru

untuk melaksanakan pekerjaan

Cont...

Dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan

• Melatih orang-orang bawahan• Mengembangkan latihan magang• Mendelegasikan tanggungjawab• Mendamaikan perselisihan-perselisihan

perseorangan• Memberi hutang apabila perlu• Memelihara disiplin, memberi peringatan

apabila perlu

Cont...

Dalam hubungannya dengan para atasan dan teman-teman sekerja

• Menerima tanggungjawab atas pekerjaan kantor

• Bekerjasama dengan pengawas-pengawas lainnya

• Mengizinkan dan mendorong pertukaran pegawai

• Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan

Thank you for your attention

Thank you for your attention

Any Question or Suggestion.

..?

Any Question or Suggestion.

..?