analisa sistem informasi akuntansi
TRANSCRIPT
ANALISA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PT GUDANG GARAM Tbk.
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Bahasa Indonesia
DISUSUN OLEH :
FITRI RACHMAD K.H 01112033
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA
2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah SWT
karenaNya penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini. Shalawat serta salam semoga tetap
terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat yang
mulia. Karya Ilmiah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Bahasa Indonesia, adapun
judul karya ilmiah ini adalah “Analisa sistem informasi Akuntansi PT Gudang Garam Tbk.”.
Penulis menyadari karya ilmiah ini masih banyak kekurangan dalam penulisannya.
Untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun agar bisa melakukan
perbaikan untuk kedepannya.
Akhirnya, penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
dalam penulisan karya ilmiah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf atas segala
kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi
pembaca umumnya.
Surabaya, Juli 2013
Penulis
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................. i
DAFTAR ISI............................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 2
1.3 Pembatasan Masalah................................................................................... 2
1.4 Tujuan Penelitian........................................................................................ 2
1.5 Metode Penelitian....................................................................................... 3
1.6 Sistematika Penelitian................................................................................. 4
BAB II :LANDASAN PUSTAKA........................................................................... 5
2.1 Pengertian Sistem....................................................................................... 5
2.2 Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis................................. 7
2.3 Komponen Sistem Informasi....................................................................... 7
BAB III :
3.1 Profil Perusahaan........................................................................................ 9
3.2 Tinjauan Khusus........................................................................................... 9
3.3 Gambaran SIA Perusahaan........................................................................ 9
3.4 Analisa Terhadap SIA Perusahaan.............................................................. 9
3.5 Desain SIA Perusahaan................................................................................ 9
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan.......................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA
3
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis
mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat.
Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan
operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya,
sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu
informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang
tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di
masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi
merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.
Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk
kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli.
Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan
baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur
pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan
prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut,
maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat
menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan
transaksi perusahaan.
4
Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur,
sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak
lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal
perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya
sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi
dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan
dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat
dihindari dan ditangani.
Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan
oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai
pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti
luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan
perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi
memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan
ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas
dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain
dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya
yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan
mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan
dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.
Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab
terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang
dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern
yang sudah ditetapkan.
5
PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek
terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas
tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan
sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di
dunia. Produk PT. Gudang Garam diantaranya adalah Gudang Garam
International, Surya 12, Surya 16, Surya Slims, Surya Signature, Surya
Profesional, Surya Pro Mild, Gudang Garam Nusantara, Gudang Garam
Nusantara Mild, Gudang Garam Merah, Gudang Garam Djaja, Nusa, Taman
Sriwedari dan Sigaret Kretek Filter Klobot.
1.2. Rumusan Masalah
Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan
produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas
perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai
penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi dan
menganalisa sistem informasi akuntansi sebagai penyedia informasi
perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.
Dari uraian diatas maka permasalahan yang menarik diangkat untuk lebih
mengetahui tentang perusahaan adalah:
1.Bagaimana Gambaran Umum didirikannya PT. Gudang Garam Tbk?
2.Bagaimana Data Umum PT. Gudang Garam Tbk?
3.Bagaimana Gambaran Sistem Informasi Akuntansi di
PT. Gudang Garam Tbk?
4.Bagaimana analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi di
PT. Gudang Garam Tbk?
6
5.Bagaimana Rekomendasi /Desain Sistem Informasi Akuntansi di
PT. Gudang Garam Tbk?
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah:
-Perseroan Terbatas (PT) Gudang Garam Tbk.
-Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk.
-PT. Gudang Garam di jalan Raden Patah – Kediri
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih banyak
Tentang gambaran Sistem Informasi Akuntansi (SIA) khususnya
PT. Gudang Garam Tbk,
Dan menganalisa serta mendesain Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
PT. Gudang Garam Tbk.
1.5 Metode Penelitian
Metode penelitian yang penulis lakukan adalah observasi secara di
perusahaan PT Gudang Garam Tbk.
7
1.6 Sistematika Penulisan
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang, Rumusan Masalah,
Pembatasan Masalah, Tujuan Penelitian,
Metode Penelitian, Sistematika Penulisan
BAB II HUBUNGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI DAN
LINGKUNGAN BISNIS
Pengertian Sistem dan Komponen Sistem
Informasi
BAB III TEMUAN-TEMUAN Profil Perusahaan, Tinjauan, Gambaran
SIA Peruahaan
BAB IV PEMBAHASAN Analisa Terhadap SIA Perusahaan,
Desaian SIA Perusahaan
BAB V Penutup Kesimpulan
BAB II
8
2.1. Pengertian sistem
Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz
Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan
pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah
suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu”.
Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:
-Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.
-Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
-Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
-Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka
pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal,
and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran
berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan
suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan
melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan
mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi
pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.
9
2.2.1. Tipe transaksi dasar adalah:
-Penjualan produk atau jasa
-Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap
dari supplier
-Penerimaan kas
-Pengeluaran kas kepada supplier
-Pengeluaran kas gaji karyawan.
2.2.2. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi
Antara lain :
-Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas
Dan transaksi.
-Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan
-Dalam proses pengambilan keputusan.
-Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
2.2.3. Tujuan SIA:
-Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari
(to Support the –day-to-day operations)
-Mendukung pengambilan keputusan manajemen
(to support decision making by internal decision makers).
-Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan
pertanggung-jawaban
10
(tofulfill obligations relating to stewardship)
Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan
oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem
pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik
dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan
transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab
pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan
pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para
karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor
dan kreditor.
2.3. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang,
aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk
mendukung dan meningkatkan operasi seharihari sebuah bisnis, juga
menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal
dan multiuser.
BAB III
11
TEMUAN –TEMUAN
3.1. Profil Perusahaan
3.1.1. Sejarah Singkat Pabrik
Sebelum perusahaan PT. Gudang Garam berdiri, pemiliknya
yang bernama SURYA WONOWIJOYO kelahiran Hokian – Cina pada
tanggal 15 agustus 1923 bekerja diperusahaan rokok Tjap 93
(NV. Sembilan Tiga) milik pamannya di Jl Raden Patah – Kediri setelah tahun
1957 beliau membuka perusahaan sendiri dengan menyewa tanah seluas
1000M dan jumlah sekitar 50 orang.
Seorang pengusaha yang dibesarkan di pulau Madura tepatnya
di Sampang ini merintis perusahaannya dengan sangat ulet dengan
memasarkan 50 juta batang rokok yang dipasarkan kekota terdekat dengan
harga Rp. 1,- perbungkus sekitar pada trahun 1958 sehingga menjadi
perusahaan yang besar seperti sekarang ini, sekitar tahun 1968 perusahaan
perseorangan ini akhirnya dirubah menjadi Firma (Fa) dan kemudian sekitar
tahun 1972 dengan fasilitas pemerintah perusahaan-perusahaan ini menjadi
“PT” tertutup yang sahamnya hanya boleh dimiliki oleh keluarganya sendiri,
dan tahun 1990 PT. Gudang Garam menjadi terbuka dimana sahamnya boleh
dimiliki oleh orang luar.
Pada tahun 1960 sebuah cabang produksi SKT dan SKL dibuka
di Gurah sekitar 13 KM arah tenggara kota Kediri dengan pegawai kurang
lebih 200 karyawan yang setiap harinya pulang pergi Gurah – Kediri.
Dengan adanya kebijakan ekonomi pemerintah dan stabilitas politik pada awal
orde baru peluang semakin meningkat didalam negeri dan usahanya semakin
12
akselerasi dengan dukungan BNI 1946, sehingga pada September 1968 areal
pertama seluas 100 M dibeli dan dijadikan Unit I dan pada tahun yang sama
dibangun unit II disusul pemindahan unit produksi dari Gurah ke Kediri pada
tahun 1969.
Pada tahun 1990 perusahaan mencatatkan sahamnya pada
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan melakukan penawaran pada
masyarakat luas pada bulan juli – Agustus 1990 sebesar 1,98% sehingga total
sahamnya 20% dari modal yang disetor penuh.
3.1.2. Jumlah Karyawan
Pada awalnya berdirinya PT. Gudang Garam hanya memilki 50
orang karyawan dan hampr semua dari daerahnya sendiri, tetapi lama
kelamaan tanbah menjadi banyak dan sekarang kurang lebih sekitar hampir
39.000 dan sudah banyak yang berasal dari daerah luar (Luar Kota).
Data Karyawan per 31 Desember 2006
-Karyawan Borongan 14.272 orang
-Karyawan Tetap 24.400 orang
JUMLAH 38.400 orang
3.1.3. Jaminan keselamatan kerja.
PT. Gudang Garam sangat memperhatikan keselamatan
pegawai, antara lain :
Pabrik memberi bantuan kepada karyawan yang sakit atau kecelakaan saat
bekerja, serta kecelakaan pada saat berangkat dan pulang kerja.
13
Pabrik memberikan cuti hamil pada kaum wanita sampai 45 hari sebelum dan
sesudah melahirkan.
Perusahaan menyediakan klinik berobat yang terletak dilokasi
perusahaan untuk karyawan yang mengalami sakit atau kecelakaan bekerja.
PT. GUDANG GARAM membentuk Tim P2K3 ( Panitia Pembina
Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang bertugas untuk memastikan
keselamatan dan kesehatan kerja karyawan.
Adanya Tim dokter, para medis, bidan, asisten apoteker, analisis lab, dan
perawat gigi.
3.1.4. Perlengkapan Perlindungan kerja.
Perlengkapan perlindungan keselamatan kerja pada perusahaan
antara lain :
-Masker
-Sarung tangan
-Tabung api/pemadam.
3.1.5. Pendidikan dan pelatihan keselamatan kerja.
Pendidikan atau pelatihan keselamatan kerja oleh
PT. gudang Garam juga mendapat perhatian penting, hal ini terutama bagi
14
pegawai baru atau awal penggunaan alat baru seperti alat pembuat rokok
dengan mesin ( SKM ) dengan tujuan :
1.Karyawan lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaan.
2.Berusaha mandiri jika sewaktu-waktu tidak lagi bekerja pada
PT. Gudang Garam.
3.Karyawan tangkas dan cekatan dalam melaksanakan pekerjaan.
4.Karyawan lebih terampil dalam bekerja.
5.Mengembangkan kursus pengantin, hias janur, dan menjahit.
3.1.6. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan.
Pengaruh pabrik terhadap lingkungan selalu ada baik positif
atau negative, Pabrik Gudang Garam berusaha mengurangi dampak negative
bagi lingkungan dengan jalan mengolah limbah dengan baik, menjadikan
lingkungan kerjanya sejuk dan nyaman dengan cara menanam pohon-pohon
yang rindang dan penataan taman yang indah.
3.1.7. Pengaruh pabrik terhadap masyarakat sekitarnya.
Berdirinya pabrik rokok ini mempunyai hikmah tersendiri,
yakni masyarakat sekitar dapat bekerja pada pabrik tersebut atau
berjualan/berdagang pada lokasi pasar yang telah di sediakan.
Dengan demikian PT. Gudang Garam turut serta meningkatkan taraf hidup
masyarakat sekitar, membantu program pemerintah mengentaskan kemiskinan
15
dan pengangguran.
3.2. Tinjaun Khusus
3.2.1. Sistem Produksi
Sistem produksi yang dilakukan PT. Gudang Garam adalah
menggunakan sistem produksi manual dan mesin, apabila produksi rokok
yang diminta distribusi adalah jenis rokok klobot maka yang digunakan
menggunakan sistem manual ( SKT ) dan jika pesanan distribusi jenis rokok
filter maka menggunakan sistem produksi mesin ( SKM ) dam menggunakan
teknologi tinggi baik pengolahan bahan baku dan pembuatan rokok dan
laboratorium.
3.2.2. Bahan Baku Produksi
Bahan baku produksi rokok adalah sebagai berikut :
1.Tembakau kualitas.
2.Cengkeh pilihan.
3.Ambri ( Pembungkus rokok ).
4.Aroma rokok.
5.Lem Ambri.
3.2.3. Proses produksi.
16
Proses produksi yang dilakukan pertama kali adalah bahan
baku yang perlu di campur dipotong-potong agar mudah proses
pencampuranya, setelah bahan dicampur merata di masukkan ke oven untuk
proses pengeringan. Setelah bahan baku kering, proses pembuatan rokok
perbatang siap di lakukan baik oleh tenaga manusia ( SKT ) atau tenaga mesin
( SKM ) sehingga rokok siap di bungkus dan di pasarklan.
3.2.4. Menegement Perusahaan.
Sistem menegement perusahaan di PT. Gudang Garam adalah
Menejemen terbuka ( Open Menegement ) dan biasanya setiap 3 bulan sekali
data transaksi atau keuangan di layangkan pada media masa ( Visual atau
Audio Visual ).
3.2.5. Sistem penggajian.
Sistem penggajian dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : System
upah borongan dan system upah tetap atau harian, hal ini tergantung dari
bekerja itu sendiri dalam memilih sistem upah tetapi kebanyakan karyawan
memilih upah borongan dengan hasil sesuai kerjanya.
3.2.6. Acounting / Pembukuan.
Sistem pembukuan yang ada pada perusahaan PT. Gudang
Garam adalah tergantung pada setiap unit di perusahaan di karenakan setiap
unit sistemnya berbeda tetapi setiap harinya selalu tercover dalam Bulanan,
Triwulandan Tahunan.
3.2.7. Perpajakan
Perpajakan PT. Gudang Garam adalah sekitar 60% dari hasil
17
pemasaran adalah milik pemerintah dengan cara membeli cukai rokok
sehingga setiap tahunnya.
3.2.8. Pemasaran
Proses pemasaran rokok gudang garam dilakukan oleh tenaga
marketing/ pemasaran yang berpengalaman yang dipasarkan didalam negeri
dan luar negeri yang dibantu oleh para distributor, juga para agen dan grosir
atau sesuai dengan permintaan grosir dipasaran.
18
Apabila pemesanan sampai dilur negeri: Inggris,
Belanda,Prancis, Amerika, Arab Saudi, dll
maka perusahaan PT. Gudang Garam menyesuikan standart
rokok pada kondisi negara tersebut (Data) penjualan dalam 6 tahun terakhir
NO TAHUN Penjualan Domestik (batang) Penjualan Eksport (batang) Total Penjualan
1 2001 66.388.000.000 3.844.000.000 70.182.000.000
2 2002 61.405.000.000 4.134.000.000 65.539.000.000
3 2003 62.662.000.000 4.650.000.000 67.312.000.000
4 2004 65.196.000.000 4.681.000.000 69.877.000.000
5 2005 61.569.000.000 4.426.000.000 65.995.000.000
6 2006 59.394.000.000 4.969.000.000 64.363.000.000
3.3. Gambaran SIA Perusahaan
3.3.1. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi
utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data,
pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.
19
3.3.1.1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data
transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk
memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data
dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka
data harus ditransmisikan lebih dahulu.
3.3.1.2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi
output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
-Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang
Telah ditetapkan.
-Menyalin data ke dokumen atau media lain.
-Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
-Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
-Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
-Melakukan penghitungan.
-Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
-Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau
Perbedaan yang ada.
3.3.1.3. Manajemen Data
20
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu:
penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap
penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data
yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan
diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap
retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses
lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan
pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap
pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data,
misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap
pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat
dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan
menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan
informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama
mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
3.3.1.4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar:
untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data,
dan untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta
diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk
menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
3.3.1.5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan
21
informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian
informasia
3.3.1.6. Pengendalian persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses
perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan
diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan
berbasis komputer
memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan
investasi dan biaya dalam persediaan.
22
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan
4.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti
dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan
sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku
besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan
mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement
tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah
penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan
dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang
demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang
paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah,
hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah. Yang menjadi
persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebut.
Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan
data.
Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi
23
Dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat
Mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan
Komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program
dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu
diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan
melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan
salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk
menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau
penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri
atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar
yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri
biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam
hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan
berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan
dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam
sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh
komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi
manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang
dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera.
24
Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer
Maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu,
Dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti
Pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak
dapat diganti oleh
komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan
datanya.
Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer
sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
4.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan
cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat
melaksanakannya
dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi
(penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya
dengan mengikuti instruksi
yang langsung dapat dilihat pada layar monitor. Instruksi yang sudah
disiapkan pada waktu
25
Merancang sistem biasanya ditampilkan di layar monitor dalam
Bentuk menu. Menu menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki
.
4.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost
and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi
sebuah organisasi.
Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan
sumber daya yang
dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit.
Cost bukan hanya berarti
biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah
diperhitungkan
dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost
yang berbentuk selain biaya
tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif.
Tentu hal ini membutuhkan alat untuk
mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk
mengkuantifikasikannnya.
26
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem
komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya
dalam hal kecepatan (speed),
ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan.
Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu
perintah dalam hitungan mikrodetik
(microsecond). Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data
disiapkan dengan benar,
komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau
komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan perhitungan
dan klasifikasi menjadi kecil.
Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan,
suatu percobaan
(trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi
program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia,
kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
27
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi
sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik.
Oleh karena itu,
di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan
laporan-laporan
tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan.
Namun demikian, karena semua
data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia,
kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan
karena data dapat rusak atau hilang atau
tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme
backup. Manipulasi
dengan komputer dan kejahatan dengan komputer
(computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan
komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan
computer security yang memadai. Penggunaan password merupakan salah
satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau
memasukkan angka ke dalam sistem komputer.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan
28
harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang
benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk
kepentingan perusahaan. Yang lebih
penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana
memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang
tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data
yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah
hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in,
garbage-out (GIGO).
4.2. Desain SIA Perusahaan
4.2.1. SAP (System, Application and Product in Data Processing)
SAP ( System Application and Product in data processing )
adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan
software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk
membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai
kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP
dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
29
4.2.2. Modul-Modul di SAP
SAP mempunyai kelebihan dalam integrasi antar modul.
Didalam SAP ada beberapa modul aplikasi yang saling ter-integrasi sebagai berikut:
SD-Sales & Distribution
Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan
proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
MM-Materials Management
Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan
inventory.
PP-Production Planning
Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi
(manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management
Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
PM-Plant Maintenance
Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
HR-Human Resources Management
Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi
pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses
pembayaran gaji pegawai.
FI-Financial Accounting
30
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan
konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas.
AM-Asset Management
Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset
accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment
controlling.
PS-Project System
Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan
kontrol.
Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan sesuai
dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan setting yang
diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini
disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di
bidang usaha yang sejenis.
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan
31
mengintegrasikan sistem yang mempunyai manfaat antara lain :
-Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul
yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan
terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang
dikenal dengan istilah “real-time processing”
-Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus
menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product
maupun data vendor.
-Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat
melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun
informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy
informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga
mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang
berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
4.2.3. Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. 1. Data Transaksi
-Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP,
contoh: membuat purchase order
-Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data
32
-Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan,
contoh: material master, vendor master, customer master
-Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi
dalam sistem SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan
keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu
organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini
berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan
customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
4.2.4. SAP Data Archiving
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan
Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system
administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin,
yang berarti menghapus object
data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses
data yang online
sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan
atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan
diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan
memiliki strategi yang baik dalam archiving.
SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses
33
yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan
banyak tabel
dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing.
Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang
diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical,
keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan
menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi
gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record
menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas
memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan
menambah disk.
Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan
processor.
Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang
diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis
proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment)
tidak akan diakses oleh lagi kecuali keperluan khusus.
34
Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah
proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed,
tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi
dan harga tertentu
yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.
Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk
diakses, bisa dilakukan archiving.
Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data
(hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical
team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi
investasi penambahan hardware terpenuhi.
4.2.5. Data Archiving
Secara technical Data Archiving adalah memindahkan record data, dari
tabel-tabel database di Sistem SAP dan menyimpannya di dalam archiving file
(paling sedikit 1 file).
Proses Archive Data
Ada 2 tahap dalam archiving :
• Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang diarchive dari
R/3 database ke dalam bentuk archive files.
• Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan
akemudian menghapusnya dari database
BAB V
PENUTUP
35
5.1. Kesimpulan
5.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat
diganti dengan komputer
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling
kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah,
hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan
mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah
data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan
komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan
program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang
diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat
membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang
terdiri atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan
yang besar yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya
sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal
tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer.
Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu
kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan
dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari
36
dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang
dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan
dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar
utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan
segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer
maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu,
dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada
sistem manual.
5.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan
cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat
melaksanakannya dengan mudah.
5.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah
pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan
sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal
biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang
dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian
memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal
kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity)
pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond).
Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan,
suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan
37
untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap
langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi
lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data
menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk
elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama
komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan
tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun
demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat
dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau
tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu
mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi
perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya
dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem
pengendalian internal dan computer security yang memadai.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer
dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-
data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan
informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah
informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya
. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak
mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan
38
data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya
Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out
(GIGO).
DAFTAR PUSTAKA
39
1. A Hall, James. 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat.
2. F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. “Sistem Informasi
Akuntansi I Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan
Prosedur”. Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi.
3.H Bodnar, George & S Hopwood, William, diterjemahkan oleh Amir Abadi
Yusuf dan Rudi M. Tambunan. 2000. “Sistem Informasi Akuntansi
(Buku Satu)”. Jakarta : Salemba Empat.
4.Kusnadi. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate)
(Prinsip, Prosedur, dan Metode). Malang : Universitas Brawijaya.
5.Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat.
6.McLeod,Jr, Raymond, diterjemahkan oleh Hendra Teguh. 2001.
“Sistem Informasi Manajemen Edisi Ketujuh”. Jakarta : PT. Prenhallindo.
7.Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi).
Jakarta : Salemba Empat.
8. Tata, Sutabri. 2005. “Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta : Penerbit
ANDI.
9.Warren, R.F. 2005. Pengantar Akuntansi (Accounting), Buku 1 Edisi 21.
Jakarta: Salemba Empat.
10.Hadi.samsul. 2006. “Kunjungan Industri PT. Gudang Garam Tbk”.
SMK PGRI 1 Pasuruan.
40
41