tugas ibu nanik_kelompok 5
Post on 04-Jan-2016
227 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
SOP Pengadaan Obat, Bahan, dan Alat Kesehatan
Disususn oleh
1. Eka Rosiana (1507062029)
2. Tsalis Afifah (1507062033)
3. Nasrul Haq (1507062037)
4. Khikmatul Mukaromah (1507062046)
5. Agustina Wardani (1507062052)
FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
YOGYAKARTA
2015
NAMA SOP :
Pengadaan Obat, Bahan dan Alat Kesehatan Habis Pakai
Tanggal Revisi : 16 Oktober 2019Tanggal Berlaku : Nomor Dokumen : SB/ IFRS/ 01/ R0
1. Tujuan 1. Mengendalikan pengadaan obat2. Pengadaan obat/alat kesehatan di Instalasi Farmasi Rumah sesuai dengan kebutuhan yang ada. 3. Pengadaan obat/alat kesehatan yang diterima di Gudang Farmasi Rumah Sakit “Eka” sesuai dengan nama, jumlah, dan kualitas yang dipesan.
2. Ruang Lingkup Kegiatan pengadaan obat berdasarkan stok persediaan dan stok minimal.
3. Target Mutu 1. Pengadaan obat/alat kesehatan yang diterima di Gudang Farmasi Rumah Sakit “Eka” 100% sesuai dengan nama, jumlah, dan kualitas yang dipesan.
2. Tidak terjadi kekosongan (0%).4. Definisi 1. Pengadan obat merupakan proses pengadaan obat
berdasarkan stok persediaan dan stok minimal melalui prosedur yang efisien dan efektif.
2. Penerimaan obat dan bahan alat kesehatan habis pakai merupakan penerimaan barang baik obat maupun barang alat kesehatan habis pakai
5. Referensi Permenkes Nomor 48 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan, Pengadaan Obat
6. Didistribusikan Kepada
1. Apoteker Penanggung Jawab Gudang2. Petugas Gudang 3. Instalasi Farmasi4. Bagian Keperawatan
7. Ketentuan Umum 1. Pengadaan obat / bahan/ alkes dilakukan berdasarkan kebutuhan setiap bulan dengan cara mengajukan ke kepala instalasi farmasi dan apabila terdapat kebutuhan di luar perencanaan bisa mengajukan sewaktu-waktu.2. Penerimaan obat/alat kesehatan harus sesuai dengan pesanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit “Eka”.
8. Prosedur 1. Petugas pengelola obat / bahan / alkes UGD membuat rencana pengadaan kebutuhan untuk 1 bulan beserta jumlah maksimum dan minimumnya.2. Jika di Instalasi Farmasi Rumah Sakit ada penambahan atau pengurangan obat/alat kesehatan, maka orang yang
mengusulkan (dokter) penambahan atau pengurangan obat/alat kesehatan, menulis pada formulir usulan tambahan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan. 3. Formulir usulan tambahan obat/alat kesehatan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan diserahkan ke Gudang Farmasi Rumah Sakit. 4. Jika perlu penambahan atau pengurangan item obat/ alat kesehatan sewaktu-waktu, juga ditulis pada formulir usulan tambahan atau pengurangan kebutuhan obat/alat kesehatan dan diserahkan ke Gudang Farmasi Rumah Sakit. 5. Surat Permintaan Pembelian diotorisai oleh Bagian Gudang Farmasi Rumah Sakit Myria Palembang dan dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk Fungsi Pembelian, lembar kedua untuk arsip Bagian Gudang Farmasi, dan lembar ketiga untuk Fungsi Akuntansi. 7. Petugas pengelola membukukan obat/ bahan/ alkes yang diterima pada buku stock obat
No
Aktivitas Penanggung Jawab Formulir Batas Waktu
1 Rencana pengadaan :a. Apoteker membuat daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan jumlah permintaan (bertanda tangan)
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran 1 minggu sebelum pemesanan
2 Permintaan Pembelian :Logistik Farmasi membuat daftar permintaan pembelian obat berdasarkan daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan memeriksa jumlah permintaan berdasarkan stok, menambah produk persamaan komposisi beserta sisa, stok maksimal dan minimal (bertanda tangan)
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran tiap 3 bulan, tanggal 1-5 november, februari, mei, dst
3 Pemeriksaan kuantitas :a. Manager penunjang medis memeriksa ulang jumlah permintaan obatb. manager penunjang medis merevisi jumlah yang tidak sesuai stok maksimal atau minimal atau tidak rasional
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran Tiap 1 bulan, di akhir tanggal yaitu 30/31
c. manager penunjang medis memnentukan jumlah berdasarkan stok maksimal atau minimal (stok maksimal fast moving=history 21 hari penjualan fast moving obat 6 bulan sebelumnya atau stok maksimal slow moving=history 9hari penjualan slow moving obat 6 bulan sebelumnya (bertandatangan).
4 Permintaan pembelian tambahan : Apoteker membuat daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan jumlah permintaan (bertanda tangan)
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran 3 hari sebelum pemesanan tambahan
5 pemerikasaan kuantitas tambahan : Logistik Farmasi membuat daftar permintaan pembelian obat berdasarkan daftar rencana pengadaan obat yang berisi nama obat, suplier, sisa, harga satuan, harga total+ppn, stok akhir, stok maksimal, stok minimal dan memeriksa jumlah permintaan berdasarkan stok, menambah produk persamaan komposisi beserta sisa, stok maksimal dan minimal (bertanda tangan)
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran akhir bulan, bersamaan dengan pemeriksaan kuantitas bulanan, tiap tanggal 30/31
6 Pesanan pembelian atau pre-order :a. purchasing mempersiapkan pesanan pembelian / pre order berdasarkan permintaan pembelian (bertandatangan)b. direktur keuangan menyetujui pesanan pembelian/ PO. (Bertanda tangan)c. direktur utama menyetujui pesanan pembelian / PO. (Bertanda tangan)jika dirut tidak ada ditempat, tahap persetujuan hanya
Kepala Instalasi Farmasi
lampiran 1 minggu sebelum pemesanan, pertengahan bulan , tanggal 20-23
sampai ditingkat DirKeu. (direktur Keuangan)d. instalasi Farmasi memesan obat melalui telepon ke PBF atau distributor.e. instalasi farmasi mengingatkan PBF Atau distributor untuk tepat waktu dalam pengiriman obat, paling lambat satu hari setelah pembuatan PO.
7 Penerimaan obat dan bahan alat kesehatan habis pakai dari distributor a. Logistik Farmasi menerima obat dan bahan alat kessehatan habis pakai dari kurir distibutor denga memeriksa faktur dan barang baik jumlahnya, expired date, kondisi fisik kemasan.b. logistik farmasi menandatangani faktur dan bila ada barang yang tidak sesuai baik kuantitas, expired date maupun kondisi fisiknya maka, logistik farmasi memberi tanda rektur dalam faktur.
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
lampiran Awal bulan, tiap tanggal 1-2 setelah pemesanan
9. Lampiran Umum :
Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh Disahkan Oleh
Pengendali sistem mutu
( Hikmatul Mukaromah, S.Farm., Apt)
Kepala Perwakilan Manajemen
(Agustina Wardani, S.Farm., Apt)
Wakil Direktur
Bidang Instalasi Farmasi
(Tsalis Afifah, S.Farm., Apt)
Direktur
(Eka Rosiana,S.Farm., Apt)
Jalan Sakit Menuju Sehat No.001 Yogyakarta, Telp. (0274) 12345 , Fax. (0274) 56789
Rencana Pengadaan Obat dan Alat KesehatanNo. XXX/XXX/XXX
Unit Kerja : GudangTanggal :
No.Nama Obat
Supplier SisaHarga satuan
Harga total +
PPN
Stok akhir
Stok maksimal
Stok minimal
Jumlah permintaan
Mengetahui Kepala Instalasi Farmasi
(Eka Rosiana, S.Farm., Apt) SIPA.xxxxxxxxxxxx
Jalan Sakit Menuju Sehat No.001 Yogyakarta, Telp. (0274) 12345 , Fax. (0274) 56789
DAFTAR PERMINTAAN PEMBELIAN OBATNo. XXX/XXX/XXX
Unit Kerja : GudangTanggal :
No. Nama obat Supplier Sisa Harga satuan
Harga total +
PPN
Stok akhir
Stok maksimal
Stok minimal
Mengetahui Kepala Instalasi Farmasi
(Eka Rosiana, S.Farm., Apt) SIPA.xxxxxxxxxxxx
1. Pemeriksaan kuantitas (tidak ada)
2. permintaan pembelian tambahan
Seperti no 1
3. Pemeriksaan kuantitas tambahan Seperti no 2
4. Pesanan pembelian atau PO
Contoh Surat Permintaan Pembelian
Lampiran 2. Daftar Usulan Tambahan Kebutuhan Perbekalan Farmasi
Bukti Penerimaan Barang
Bukti Pengembalian Barang
Bukti Penerimaan Barang
formulir permohonan tambahan kebutuhan obat/alat kesehatan
top related