membentuk organisasi yang efektif dan efisien: beberapa...

Membentuk Organisasi Yang Efektif dan Efisien: Beberapa Pemikiran untuk Pengembangan

Universitas

Wahyudi Kumorotomo

www.kumoro.staff.ugm.ac.id kumoro@ugm.ac.id

Magister Administrasi Publik

Universitas Gadjah Mada

Beleid Baru untuk UGM: UU No.12/2012

n  Dari ketentuan mengenai BLU, kembali ke PT BH. UGM selanjutnya memiliki otonomi untuk mengelola sendiri lembaganya sebagai pusat penyelenggaraan Tridharma. Apa implikasinya dari segi organisasi?

n  Otonomi pengelolaan di bidang non-akadamik (ps.64 ayat 3), meliputi:

n  Organisasi n  Keuangan n  Kemahasiswaan n  Ketenagaan n  Sarana & Prasarana.

Perkembangan Organisasi dan Restrukturisasi

1. Tahap kewiraswastaan 2. Tahap kebersamaan 3. Tahap formalisasi dan kontrol

4. Tahap perluasan struktur

5. Tahap kemunduran

•  Tujuan tidak jelas •  Kreativitas tinggi

•  Komunikasi dan struktur informal

•  Komitmen tinggi •  Formalisasi

Peraturan •  Struktur stabil •  Pemekaran pada

efisiensi

•  Stuktur lebih kompleks

•  Desentralisasi •  Berbagai macam

pasar

•  Turnover pegawai tinggi

•  Konflik meningkat •  Sentralisasi

Formasi

Pertumbuhan

Kedewasaan

Kemunduran

Pembagian kerja 1

Pembagian Kerja 2

Pembagian Kerja 3 Koordinasi dan

integrasi

Proses Terbentuknya Stuktur Organisasi

Struktur organisasi

Strategic apex

Support

Staff Techno-structure

Middle line

Operating core

Struktur Dasar Organisasi

Sb: Mintzberg (1979:20)

Strategic Apex

n Suatu unit satuan organisasi yang berfungsi membuat kebijakan strategis untuk kelangsungan hidup dan pengembangan suatu orgaisasi

n Fungsi ini biasanya terletak pada posisi tertinggi atau dijabat oleh Pimpinan tertinggi suatu Organisasi (Untuk Dinas=Kepala Dinas)

Middle Line

n  Satuan Organisasi ini berfungsi sebagai

perantara yang menyalurkan kebijakan strategis untuk dilaksanakan oleh satuan pelaksana organisasi

n  Satuan organisasi mediator ini umumnya pengelola dari fungsi bantuan dan fasilitasi (biasanya dijabat oleh Sekretaris)

Operating Core

n  Unit organisasi berfungsi melaksanakan tugas pokok suatu organisasi. Unit ini yang berfungsi sebagai pelaksana yang bertanggungjawab atas berhasil tidaknya pelaksanaan kebijakan strategis yang ditetapkan oleh Strategic Apex

n  Unit ini berada di depan yang erat kaitanya dengan terwujudnya tugas pokok suatu organisasi (Dinas kesehatan= rumah sakit, poli klinik dsb.)

Techno-Structure

n Unit ini berfungsi sebagai analis yang

memberikan bantuan (hasil analisisnya) kepada Strategic Apex mengenai segala aspek yang berkaitan dengan tugas pokok organisasi untuk masukan pengambilan kebijakan (Misalnya: bagian Litbang)

Support Staff

n Unit organisasi ini terdiri dari satuan

penunjang yang memperlancar pelaksanaan tugas pokok organisasi

n Unit ini biasanya dipandang kurang penting, akan tetapi tanpa unit ini organisasi bisa lumpuh (misalnya bagian Tata Usaha)

UNIVERSITY CHARACTERISTICS

Ø Decentralized organization

Ø Bottom heavy Organization

Ø High degree of autonomy in decision-making by academic staff

CURRENT ISSUES IN HIGHER EDUCATION: SEEK NEW SOURCES OF FUNDING REDUCE EXPENDITURE IMPROVE THE UTILIZATION OF EXISTING RESOURCES

Options for Higher Educations

Ø General Education Vs. Vocational Ø Publicly Supported Vs. Private Ø Basic Vs. Applied Research Ø Traditional Vs. Distance Learning Ø International Vs. Regional Vs. National

Orientation of Programmes Ø Consensus Oriented Management Vs.

Professional Management

TRANSFORMASI MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI

Characteristics Old Paradigm New Paradigm Strategy Planned Entrepreneurial Structure Hierarchy Network System Rigid Flexible Staff Title + Rank Helpful Style Problem-Solving Transforming Skills To Compete To build Shared-Value Better-Sameness Meaningful-Difference

Focus System/ Institution

Institution/ Individual

Source of Strength

Stability Change

Leadership Dogmatic Inspirational

Sumber: Sanyal, 2002

Sederhana, tetapi menunjukkan fungsi: Contoh Struktur Harvard

Sesuaikan Struktur dengan Visi: Contoh Cambridge

Strategi Reorganisasi untuk Peningkatan Pelayanan di Perguruan Tinggi

1.  Tetapkan “fungsi” sebelum “struktur” (money follows function)

2.  Jangan menghapus satuan organisasi yg kinerjanya baik (Do not kill the golden goose)

3.  Analisis ttg kinerja satuan di Universitas dan individual dg indikator kemampuan yg objektif

4.  Arahkan reorganisasi pada misi perguruan tinggi; penekanan pada riset, pengajaran, atau pengabdian?

5.  Kembangkan sistem insentif berdasarkan kinerja, bukan semata-mata pada jabatan struktural

6.  Utamakan good-will dalam mengoptimalkan kinerja, bukan mencari-cari kelemahan dalam peraturan untuk diri-sendiri & ego-sektoral.

Terima Kasih